HERZIEN. Spoorboekje planning & control Spoorboekje planning en control 2009 (6 februari 2009) pagina: 1 van 16

HERZIEN

Spoorboekje planning & control 2009

Spoorboekje planning en control 2009 (6 februari 2009)

pagina: 1 van 16.

1 Inleiding In het spoorboekje planning & control 2009 wordt de globale planning van de diverse documenten uit de planning & controlcyclus van het Hoogheemraadschap van Delfland gegeven. Deze globale planning wordt nader ingevuld met de detailplanningen en richtlijnen per document. Het moment van verschijnen van deze detailplanningen en richtlijnen maakt onderdeel uit van de globale planning. Het jaar 2009 vergt een nauwkeurige planning en een nauwgezette uitvoering. Vele zaken zijn immers nieuw. Zonder volledig te zijn kan vermeld worden: o De uitvoering van de bepalingen opgenomen in de recent vastgestelde Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie die tot stand is gekomen naar aanleiding van de plaatsgevonden wettelijke wijzigingen (Waterschapswetgeving en besluit begroten en verantwoorden); o De organisatorische herinrichting van het financiële beheer en beleid; de inbedding hiervan vindt in het eerste halfjaar 2009 plaats. o De waterschapsverkiezingen; Rekening moet worden gehouden met het totaal herziene politieke primaat. De P/C instrumenten dienen een heldere, sterk ondersteunende inslag te hebben. De kadernota en de tussentijdse rapportages moeten instrumenten zijn die het bestuur in de positie brengen om bij de toezichthouder (Gedeputeerde Staten) voldoende vertrouwen te creëren dat Hoogheemraadschap Delfland werkt aan een structureel financieel gezonde begroting. In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de planning & controlcyclus van het Hoogheemraadschap van Delfland en de wijzigingen ten opzichte van 2008. Vanaf hoofdstuk 2 worden de diverse documenten uit de planning & controlcyclus besproken. Hierbij wordt ingegaan op de belangrijkste ontwikkelingen rondom het document, het globale proces en de diverse actoren en aandachtspunten. Tenslotte: Met nadruk wordt er op gewezen dat in dit Spoorboekje getracht is ‘handen en voeten’ te geven aan de zeer belangrijke (financiële) kwesties die momenteel concernbreed spelen. De aandachtige lezer zal bemerken dat een aantal zaken worden geopperd zonder een concrete invulling te geven. Bijvoorbeeld: Het zo nodig/mogelijk in de tijdbalk ordentelijk vervlechten van andere belangrijke documenten (welke en wanneer?); Het aanstippen van de mogelijk te behalen ‘W-1 status’ (vergt een gedegen financieel onderbouwd vertrekpunt); Een effectievere vormgeving van de heersende bestedingsbeperking (de € 95 milj); Het instellen van ‘een redactiecommissie’ om de leesbaarheid van de stukken te verbeteren; Nadere rolverdeling tussen sectoren, concerncontroller, P/C en FA (maken van werkinstructies) Tot dit doorkijkje is gekomen: - Omdat de samenhang dit vergt; - Aandachtspunten worden aangereikt om als directie/bestuur aan te geven welke zaken nader uitgediept dienen te worden (noodzaak, omvang en tijdstip) In het laatste hoofdstuk wordt overigens de totale globale planning weergegeven.


pagina: 2 van 16.

1.1 Uitgangspunten Bij het opstellen van het spoorboekje is uitgegaan van de volgende uitgangspunten: 1. Detailplanningen per document worden verder uitgewerkt in de richtlijn; 2. Een concept richtlijn is zes weken voor de aanlevering van gegevens door de sectoren beschikbaar; 3. Iedere richtlijn bevat – indien nodig - een communicatieplan; 4. Ten behoeve van het opstellen van een Kadernota vindt vroegtijdig de opstelling van de daarbij te hanteren uitgangspunten plaats; 5. Jaarstukken zijn voor de VV beschikbaar vóór of tegelijkertijd met de behandeling van de kadernota/meerjarenraming in de VV; 6. De 2e bestuursrapportage is gelijktijdig beschikbaar met de begroting. 1.2 Scope Het spoorboekje richt zich uitsluitend op de planning & controlcyclus tussen VV en college D&H. Alle stukken die de sectoren moeten aanleveren aan het team consolidatie & beleid dienen als consolidatieset voor deze stukken. Deze consolidatiesets worden dus opgesteld voor de VV uit het oogpunt van het college D&H. Sectorstukken zijn dus geen verantwoording van het sectorhoofd aan het college D&H, maar aan de directie. De scope van het spoorboekje is het kalenderjaar 2009. Per document begint de planning van het verschijnen van de richtlijn voor het betreffende document en eindigt de planning met de behandeling van het betreffende document in de VV. De data van behandeling in de VV zijn afgestemd met het bureau Bestuur & Communicatie. Opletpunt: Naast de documenten uit de P&C-cyclus verdient het aanbeveling in de planning tevens op te nemen de andere belangrijke (financiële) documenten zoals bijvoorbeeld het: Waterbeheersplan Specifieke voorbereidingskredieten Etc. ? 1.3 Afstemming primair tussen lijn en bestuur De sectorhoofden zijn nauw betrokken bij het opstellen van de kadernota/meerjarenraming en de begroting. In 2009 worden door de concerncontroller gezamenlijke sessies gepland tussen het college D&H en BMO. Indien mogelijk vormt het PFO+ hierbij tevens het platform. 1.4 Rolverdeling binnen Concerncontrol Een goede voorbereiding en begeleiding van de P&C-cyclus is de verantwoordelijkheid van de concerncontroller. Concerncontrol stelt de kaders op voor alle middelen binnen het Hoogheemraadschap en toetst aan deze kaders. Daarom wordt in deze paragraaf ingegaan op de rolverdeling binnen Concerncontrol. Redactiecommissie: Voor de begroting en de jaarstukken is er een rol voor de ter zake in te stellen redactiecommissie. De concerncontroller plant - na vaststelling van het Spoorboekje - de te maken werkafspraken om tot concrete oprichting en inrichting te komen. Deze redactiecommissie bestaat uit minimaal één vertegenwoordiger van de afdelingen: Directiesecretaris, Communicatie & Bestuursondersteuning, Personeel & Organisatie Lid team P&C (nieuwe samenstelling). De redactiecommissie faciliteert en adviseert de opstellers van de P&C-documenten. Verschillen van inzicht tussen de sectorcontroller (de coördinator bij de sectoren) en redactiecommissie worden ter besluitvorming voorgelegd aan het BMO.


pagina: 3 van 16.

De concerncontroller is voorzitter van de redactiecommissie en zorgt voor tijdige voortgang en besluitvorming. Communicatie & Bestuursondersteuning: De afdeling Communicatie & Bestuursondersteuning is verantwoordelijk voor de interne en externe communicatie van alle bestuurlijk vast te stellen P&C-documenten. De richtlijn van ieder P&C-document zal - waar nodig - een communicatieplan bevatten. Team P&C: verzamelt – in actieve zin - alle - ook niet-financiële - informatie (Voorwoorden, Aanbiedingsbrief, overige relevante teksten); adviseert vanuit de basis (de Kaderstelling) sectoren en portefeuillehouders over het gebruik van deze informatie; is verantwoordelijk - in nauw overleg met de directie en het dagelijks bestuur - voor het opstellen van de strategische hoofdstukken in de P&C-documenten en beoordeelt beleidsmatige begrotingswijzigingen in het licht van de besluitvorming. Consolidatie: Binnen het team P&C vindt consolidatie van de financiële informatie plaats en toetsing of de toelichting in lijn ligt met de gepresenteerde cijfers. Daarbij is de concerncontroller verantwoordelijk voor het toevoegen van de wettelijk voorgeschreven paragrafen en het opstellen van de financiële hoofdstukken inclusief de Aanbiedingsbrief Personeel & Organisatie: De afdeling Personeel & Organisatie (P&O) van de sector Middelen licht onder verantwoordelijkheid van het sectorhoofd de personele aspecten uit de bedrijfsvoeringparagraaf toe met extra aandacht voor inhuur derden.De afdeling P&O stemt de salarissen af met alle sectoren. Deze output is input voor de afdeling P&C 1.5 Nieuw ten opzichte van 2008 Naar twee besluitvormingsmomenten Zoals aangegeven dienen ten opzichte van 2008 in 2009 een aantal nieuwe zaken gestalte te krijgen. De aanpak om in de planning & controlcyclus 2009 de financiële besluitvorming te concentreren op twee momenten in het jaar: o in het voorjaar (jaarstukken, 1e bestuursrapportage, kadernota en bijstelling meerjarenraming); o in het najaar (begroting en 2e bestuursrapportage). Noot: Voor de duidelijkheid wordt aangetekend dat indien zich na het vaststellen van de meerjarenraming (in het voorjaar) nog onvermijdbare wijzigingen aandienen, deze worden verwerkt in de jaarbegroting (vaststelling najaar) en (via een begrotingswijziging) in de schijven van de vastgestelde meerjarenraming.

Het is daarbij overigens wenselijk te bewerkstelligen dat andere belangrijke financiële stukken gelijktijdig aan het college D&H worden aangeboden. Zo wordt aansluiting in de besluitvorming gegarandeerd en kan er in de diverse stukken naar de andere stukken worden verwezen. Het doel daarbij is dubbel werk zo veel als mogelijk te voorkomen. De bestuursrapportage (Burap) Ondanks dat 2009 een druk overgangsjaar is ten aanzien van P/C documenten door: - met name de nieuwe aanpak en - het ‘op stoom komen’ van GIDS wordt toch voorgesteld de standaard productie van 2 Buraps te handhaven. De 1e over de periode tot en met 30 april. De 2e tot en met de 31e augustus. De 1e geeft tussentijds een indicatie voor:


pagina: 4 van 16.

- de lopende begroting en - de overige meerjarenschijven bij structurele afwijkingen De 2e geeft een tussentijdse indicatie ten aanzien van het te bereiken jaarresultaat. Kadernota (incl. bijstelling meerjarenraming) Medio april worden voor de samenstelling van dit nieuwe product de uitgangspunten opgesteld. Die uitgangspunten leiden - via een nog uit te werken scenario - tot de samenstelling van de Kadernota op basis waarvan gelijktijdig de mutaties voor de vigerende meerjarenraming en het toe te voegen laatste jaar worden bepaald. De Kadernota wordt inclusief de meerjarenraming ter vaststelling begin juni aangeboden aan de VV. Door deze ineenvlechting vergt het opstellen van de begroting cijfermatig nog maar weinig aandacht. De beschikbare tijd tot de begroting kan worden aangewend om de inhoud van de begroting toegankelijker en beheersbaarder te maken. Via – de nog vast te stellen - formulering van de 3 w’s: - wat willen we bereiken? - wat doen we er voor? - wat kost het? ontstaan documenten waaruit duidelijk blijkt welke resultaten worden beoogd met als effect dat tussentijds (Burap-momenten) en jaarlijks (bij de Jaarrekening), inzichtelijk verantwoording kan worden afgelegd. Tijden het vervaardigingproces heeft het college D&H – indien gewenst - tussentijds ook nog gelegenheid tot debat met de VV over de uitwerking (naar de jaarbegroting) van de opgenomen kaders in de kadernota/meerjarenraming. De beleidsteksten kunnen dan in hoofdlijnen al gereed zijn voor de zomervakantie en behoeven alleen nog bijstelling bij wenselijk geachte bijstelling van de financiële besluitvorming. Teksten begroting op hoofdlijnen voor de zomervakantie gereed. In de maand september zit er (te) veel druk op het begrotingsproces. Om een betere spreiding van de werkzaamheden te bewerkstelligen is het uitgangspunt om in 2009 te proberen de beleidsteksten en de voorgeschreven paragrafen al op hoofdlijnen af te hebben voor de zomervakantie. In september (nadere invulling datum volgt bij de fine-tuning van de planning) hoeft dan alleen nog te worden bijgesteld aan de hand van financiële uitkomsten en besluitvorming in het college D&H. Belastingverordeningen gelijktijdig met de begroting De belastingverordeningen dienen gelijktijdig beschikbaar te zijn met de begroting (In de fine-tuning planning zullen data worden opgenomen). In de detailplanning van de begroting wordt de planning van de belastingverordeningen geïntegreerd. Nieuwe financiële verordening Per 1 januari 2009 wordt een nieuwe financiële verordening van kracht. Alle documenten in 2009 moeten aan deze verordening voldoen. Herinrichting financieel beheer en beleid Door een (gedeeltelijke) herordening van taken en verantwoordelijkheden (verschuiving van taken van het team P&C naar een stevige borging in de sectoren zelf) wordt van alle betrokkenen veel inzet, betrokkenheid en flexibiliteit gevraagd. 1.6 Planning & Controlcyclus 2009 De Planning & Controlcylus in Hoogheemraadschap Delfland ziet er als volgt uit: Onderdelen: Jaar t-1: In jaar t-1 vindt de kaderstelling plaats.


pagina: 5 van 16.

In grote lijnen geeft de VV begin juni de kaders aan voor het college D&H. Deze kaders worden verder uitgewerkt in de beleidsbegroting. De beleidsbegroting wordt altijd vóór 1 december vastgesteld door de VV. Gedurende het begrotingsjaar (jaar t) wordt over de voortgang van de begroting door het college D&H aan de VV gerapporteerd met de bestuursrapportages (Buraps). Om te kunnen voldoen aan de eisen die worden gesteld aan de rechtmatigheid (het begrotingscriterium) wordt in bijgevoegd Protocol Begrotingswijzigingen voorgesteld in elke vergadering van de VV begrotingswijzigingen te agenderen. Jaar t+1: De verantwoording wordt uiteindelijk afgelegd in jaar t+1 met de jaarrekening. De jaarrekening wordt eind mei / begin juni in de VV behandeld. Deze wordt door het college D&H vastgesteld. Hierin wordt een terugblik gegeven (verantwoording afgelegd) over het jaarplan. 1.7 Contactpersonen De P&C-documenten worden gecoördineerd door de afd. P&C. De concerncontroller is eindverantwoordelijk voor het opstellen van de richtlijn en detailplanning van het betreffende document en communiceert met de sectoren en de afd. Communicatie & Bestuur over de voortgang van het proces. In de nadere uitwerking zal worden uitgewerkt hoe voor het jaar 2009 binnen het team P& C de taken en het zijn van aanspreekpunt nader worden verdeeld. 2. Kadernota (incl. bijstelling meerjarenraming) 2.1 Doel Met de Kadernota stelt de VV de beleidsmatige en financiële kaders vast waarbinnen de meerjarenraming (en begroting) moet worden uitgewerkt. Dit richtinggevend document dient te worden gezien als een eerste stap van de begrotingsvoorbereiding (2010-2014). Het richtinggevend karakter heeft betrekking op zowel het beleidsmatige deel als het financiële deel. Op basis hiervan wordt de 1e schijf van de vigerende meerjarenraming (jaar 2010) de nieuwe jaarbegroting en vormen de volgende schijven (plus 1 extra) de meerjarenraming. 2.2 Ontwikkelingen Gebaseerd op de Najaarsnota 2008 en in het verlengde hiervan de Jaarrekening 2008, wordt door concerncontrol een financieel perspectief weergegeven voor de jaren 2010 tot en met 2014. Het betreft zowel autonome ontwikkelingen als de effecten verbonden aan tussentijds plaatsgevonden besluitvorming. Basis is de jaarschijf 2010 van de meerjarenraming 2009-2013. In de Kadernota worden alle (geaccordeerde) zaken vermeld die tot aanpassing leiden van de vigerende meerjarenraming waardoor de nieuwe meerjarenraming gelijktijdig vorm krijgt. Aan de hand van deze stand van zaken (lees: het effect op het exploitatieresultaat) kan het college D&H beoordelen waar intensivering en/of bijsturing noodzakelijk is. Alle speerpunten van het college D&H worden zo veel als mogelijk SMART gemaakt met prestatie-indicatoren. De portefeuillehouder financiën zal gesprekken voeren met alle portefeuillehouders over de wensen voor de twee laatste jaren van de meerjarenraming (2013 en 2014). In de kadernota wordt een hoofdstuk opgenomen over de financiële ontwikkeling van het lopende jaar (betreft de periode vanaf datum opmaak begroting tot samenstelling kadernota). Hier wordt de stand van zaken weergegeven ten aanzien van de belangrijkste activiteiten.


pagina: 6 van 16.

2.3 Proces: 1. Richtlijn kadernota/meerjarenraming; 2. Financiële stand van zaken. Ad 1 Alle sectoren ontvangen op de vastgestelde datum een richtlijn en een detailplanning voor de Kadernota. In de richtlijn wordt gemeld welke zaken vanuit concerncontrol ingediend zullen worden om ‘automatisch’ in de meerjarenraming te muteren. De input hiertoe bestaat uit de door de sectoren geleverde analyse behorend bij de jaarrekening 2008. Deze analyse zal de aard moeten aangeven van de plaatsgevonden onder- of overschrijdingen (let op: inclusief de gepleegde ‘reparatie’ bij het opstellen van de Najaarsnota 2008) Inzicht zal gegeven moeten worden in: is sprake van een incidentele afwijking? is sprake van een structurele afwijking? is deze structurele afwijking onvermijdbaar? En zo ja waarom? is deze bijstelling al verwerkt in de vigerende schijven 2009-2013? waaruit bestaat de structurele afwijking, te weten: o een prijsverschil (marktwerking, inflatie, rente ontwikkelingen) o een bezettingsverschil o een efficiencyverschil Slechts op basis van deze betrouwbare informatie kan het team P/C in afstemming met concerncontrol ‘een klantvriendelijk maatkostuum’ aanreiken om via een totale begrotingswijziging voor te stellen deze bijstellingen als het ware ‘automatisch’ te muteren in de ramingen van de vigerende jaarschijven. Noot: Hierbij wordt verondersteld dat het nieuwe pakket GIDS hiertoe zeer ondersteunend zal blijken te zijn.

Ad 2 In de (1e) kadernota zal gelet op de financiële positie ruimschoots aandacht en invulling gegeven worden aan de meest essentiële punten die onder dit hoofdstuk vallen. Ter indicatie van hetgeen hieronder is begrepen moge het volgende dienen. Aandacht zal gegeven worden aan de financiële stand van zaken. Het is noodzaak in de kadernota de actuele financiële stand van zaken weer te geven om te kunnen beoordelen of er ruimte is voor nieuw beleid of dat bestaand beleid dient te worden aangepast c.q. omgebogen (oud voor nieuw). Om dit inzicht onderbouwd te kunnen geven is beoordeling van de volgende kenmerken nodig: 1. Ontwikkeling investeringen; 2. Flexibiliteit van de exploitatie; 3. Weerstandsvermogen; 4. Financiering van de activa; 5. Onderhoudssituatie. Tussen nu en het moment van presentatie van de kadernota zal veel inzet gepleegd moeten worden om deze informatie te vergaren.


pagina: 7 van 16.

Ingevuld moet daarbij (indicatief) worden gedacht aan het volgende: Ontwikkeling investeringen Afspraak is dat de omvang van de te plegen (nieuwe) investeringen niet meer mag bedragen dan maximaal € 95 milj. per jaar. Dit is afgesproken omdat het investeringsniveau te snel steeg in relatie tot de druk die daarvan uitgaat naar de exploitatie (kapitaallasten) Opletpunt: Gelet op dat uitgangspunt (het streng beheren van de exploitatieresultaten) valt te overwegen deze bestedingsbeperking om te buigen door te bepalen dat de exploitatielasten, die voortkomen uit investeringen die niet door subsidies etc. worden afgedekt, per jaar slechts met maximaal € 9 milj. mogen toenemen. Dit (exploitatie)volume kan dan in het lopende jaar volledig worden aangewend zonder dat feitelijk geheel de € 95 milj. is uitgegeven. Deze benadering betekent dat rentefluctuaties en jaarlijkse lasten zoals afschrijving, onderhoud en beheer dan tevens zijn ingesloten en sprake is van een concrete beheersing van begrote (lees: toegestane) exploitatieuitkomsten.

Concrete beheersing vergt overigens dat de activa positie nader onder de loupe wordt genomen met als vertrekpunt een Nota Beleid Vaste Activa (wordt inmiddels aan gewerkt). Afschrijvingsperiode en methode geven dan de vereiste indicaties om te kunnen sturen op de beoogde bestedingsbeperking. Gebaseerd op de daarin vervatte uitgangspunten dient naar de afgesloten en onderhanden zijnde investeringswerken nader onderzoek te worden verricht. Op basis daarvan kunnen de in het tijdvak 2009 tot en met 2015 optredende kapitaallasten goed worden begroot. Uitgangspunten bij dit onderzoek zullen in elk geval zijn: De rekenrente (met als aandachtspunt hoeveel kan/wordt bijgeschreven aan investeringswerken)1 De beoordeling of het restantkrediet bij de nog niet afgeronde investeringsopdrachten voldoende is om de investering geheel conform de neergelegde uitgangspunten te voltooien. Flexibiliteit van de exploitatie Een organisatie waar de financiën onder druk staan, moet veel flexibiliteit hebben in de exploitatie om structurele tegenvallers op te kunnen vangen. Bij Delfland is dit een groot aandachtspunt. Het aanbieden van een sluitende meerjarenraming met daarin ruimte voor het bijstellen of invoeren van nieuw beleid is jaarlijks dan ook een grote opgaaf. Een beschouwing waardoor deze situatie optreedt, dient in de kadernota een prominent aandachtspunt te vormen. Zoals reeds aangegeven is de ligging van het schap hierbij zeer relevant. Door de Dijkgraaf is aangegeven dat het wellicht aanbeveling verdient zo mogelijk een parallel te trekken met de preferente positie die (grote) Centrumgemeenten in het kader van het Gemeentefonds hebben (de G-4- structuur). Het is immers zeer duidelijk dat de taakstelling waar HHDelfland voor staat niet alleen via het mechanisme van de beide heffingen (de eigen bronnen van inkomsten) kan worden opgevangen. De zorgplicht overstijgt het draagvlak. Een aantal aanvullende maatregelen is daarom nodig om te bereiken dat de financiële positie van HHDelfland in stabieler vaarwater komt (een structurele solvabiliteit). Een insteek kan daarbij zijn: 1. Een analyse van de verschillen met betrekking tot vergelijkbare schappen. (De Unie is met een project benchmark onderweg); 2. Een nadere analyse op de uitgavenstructuur ten opzichte van de inkomsten; 3. Meer nadruk op doelmatigheid en doeltreffendheid van beleidsmaatregels; en 4. (Blijvende) inzet op de financiële strategie (waaronder –waar mogelijk temporisering van geplande investeringen) 1

Had bij de NJN 2008 een zeer verstorend karakter


pagina: 8 van 16.

Hierbij treden gelijk raakpunten op met het weerstandsvermogen. Op basis van de op te stellen nota weerstandsvermogen en risicomanagement zal afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit een nadere analyse plaatsvinden. Het weerstandsvermogen (ratio) is daarbij:

Beschikbare weerstandscapaciteit -------------------------------------------Benodigde weerstandscapaciteit

De uitkomst geeft een indicatie hoe solide de begroting is. Voldoende vermogen is nodig om te voorkomen dat elke investering die noodzakelijk is en/of elke financiële tegenvaller dwingt tot bezuinigingen of het verhogen van heffingen. Indien de onvermijdelijk te plegen taakstelling extra armslag vraagt kan vervolgens goed onderbouwd hiertoe een inspanning richting hogere overheid worden gepleegd. Financiering van de activa Activa (bezittingen) kunnen worden gefinancierd met eigen vermogen (reserves) of vreemd vermogen (voorzieningen en leningen). Interessant is om te onderzoeken of bij HHDelfland in vergelijk met andere schappen zeer veel gefinancierd wordt met leningen. Het is dan ook noodzaak om het risico van renteverhogingen op te kunnen vangen. Hardheid van prognoses is dan pure noodzaak. Verbeteren van de liquiditeitsplanning heeft inmiddels hoge prioriteit Onderhoudssituatie In het kader van het stabiel krijgen van de begroting en in relatie tot het mogelijk aanvragen van een rijksbijdrage (G4 visie) is het strikte noodzaak dat wordt onderzocht en gerapporteerd of de geraamde budgetten voor het plegen van onderhoud in de pas lopen en wel zodanig dat geen achterstanden ontstaan waardoor (t.z.t.) verschuiving naar omvangrijke vervangingsinvesteringen wordt voorkomen (risicoafweging). Financiële stand (verbijzondering): Gelet op de financiële positie wordt geadviseerd per portefeuillehouder een nadere inventarisatie te plegen om de prioriteiten voor de jaren van de vigerende meerjarenraming vast te stellen. Eventuele herijking2 en toevoegen van plannen in het laatst aangehechte jaar (2014) is daarbij regel. Vervolgens wordt voorgesteld deze collegiaal in het college D&H vast te stellen. De concerncontroller maakt ten behoeve van dit overleg de gevraagde prioritering – voor de eerste twee jaren - SMART. Het werken met SMART doelstellingen voor twee jaar dient als leermoment om te bewerkstelligen uiteindelijk over de volle breedte met dergelijke indicatoren te werken. Voor de periode 2010-2014 worden daarbij alle materiële autonome ontwikkelingen, college D&H besluiten en verruimende maatregelen in beeld gebracht. Daarbij wordt ook het meerjaren investeringsplan geactualiseerd. De voortgang van de financiële strategie wordt opgenomen. Met name de ontwikkeling van de financieringspositie zal worden toegelicht. 3. Begroting 3.1 Doel Het doel van de begroting is het door de VV autoriseren van de budgetten voor het college D&H.

2

Vanwege gebrek aan capaciteit, of bezuiniging, of andere prioriteit, of wijziging kan deze noodzaak ontstaan).


pagina: 9 van 16.

3.2 Ontwikkelingen Het inleidende hoofdstuk is gebaseerd op de besluitvorming (in juni) rondom de Kadernota en de bijgestelde meerjarenraming. De vertaling – door de sectoren – naar de jaarbegroting vindt zoveel als mogelijk plaats in juni. Na de zomervakantie vindt op basis hiervan de tekstuele uitwerking plaats waarbij volgens een nog aan te reiken handleiding gewerkt zal gaan worden via de formule van de 3 w’s zoals eerder aangegeven. Concerncontrol maakt hiertoe een inzichtelijk voorstel. 3.3 Proces Proces: 1. Richtlijn begroting (gebaseerd op de jaarrekening 2008, de kadernota en de bijgestelde meerjarenraming) 2. Opstellen effecten van de onvermijdbare en gewenste beleidsbijstellingen. 3. Uitwerken financiële effecten 4. Vaststellingsprocedure (D&H en VV) Ad 1 Alle sectoren ontvangen op de afgesproken datum een richtlijn3en detailplanning voor het opstellen van de begroting. Bij vaststelling van de kadernota/meerjarenraming zijn de kaders voor het opstellen van de begroting vastgelegd. Dit betekent dat ingrijpende beleidsbijstellingen en aanpassingen in principe niet meer mogelijk zijn. Ad 2 Met het opstellen van de beleidsbegroting wordt al voor het zomerreces gestart. De resultaten van de kadernota/meerjarenraming-bespreking in de VV vormen hiervoor de basis. De eindredactie van de beleidsbegroting is in handen van de redactiecommissie. De financiële begroting wordt afgerond aan de hand van de, door de sectoren, ingevulde basistabellen. De redactiecommissie stemt periodiek af met de concerncontroller. De uitgewerkte financiële gevolgen worden voorgelegd aan het college D&H ter besluitvorming en zonodig voorzien van een voorstel tot aanpassing van de ramingen opgenomen in de schijven van de in het voorjaar vastgestelde meerjarenraming. Ad 3 De kadernota/meerjarenraming is leidend voor de uitwerking van de begroting. De sectoren worden tot een bepaalde datum in de gelegenheid gesteld mutaties aan te leveren. Deze mutaties worden inhoudelijk onderbouwd in GIDS. De mutaties in het investeringsplan zullen afzonderlijk met de sectoren worden afgestemd. De verzameling aan mutaties met de onderbouwing vormt de basis voor de financiële besluitvorming in het college D&H. Ad 4 In een door de directie met de concerncontroller te organiseren overleg worden de uitkomsten van de te treffen maatregelen besproken en zodanig gemodelleerd dat het aangegeven begrotingsevenwicht (lees: exploitatieresultaat) ontstaat. De leden van de VV worden in de gelegenheid gesteld om in de commissies vragen te stellen over de op deze wijze ontstane conceptbegroting. 4. Bestuursrapportage 4.1 Doel Het doel van de Bestuursrapportage (burap) is periodiek tussentijds te rapporteren aan college D&H en VV over de uitvoering van de vigerende begroting en de VV en het college D&H in de gelegenheid te stellen om bij te sturen. Na het vaststellen van de buraps worden 3

(Deze richtlijn bevat rekenregels met betrekking tot loonvoetontwikkeling, prijscompensatie, inflatie,ophoging subsidies, tarieven, rekenrente, etc.)


pagina: 10 van 16.

de daaraan verbonden begrotingswijzigingen opgesteld en aangeboden volgens het Protocol Begrotingswijzigingen (het separaat aangeboden protocol). 4.2 Ontwikkelingen Ondanks dat 2009 een druk overgangsjaar is ten aanzien van P/C documenten door met name de nieuwe aanpak en het ‘op stoom komen’ van GIDS wordt toch voorgesteld het standaard aantal (2 Bestuursrapportages –Buraps-) op te stellen en die betreffen dan de volgende periode: - De 1e over de periode tot en met 30 april; - De 2e tot en met de periode 31 augustus. De 1e geeft tussentijds een indicatie voor: de lopende begroting het eventueel bijstellen van de ramingen opgenomen in de overige meerjarenschijven (uiteraard alleen bij structurele afwijkingen); De 2e geeft een tussentijdse indicatie ten aanzien van: het te bereiken jaarresultaat; en inzicht in het verloop van de onder handen zijnde investeringen. 4.3 Proces 1. Voorbereiden Burap 2. Afsluiten financiële administratie 3. Uitzetten basistabellen 4. Opstellen basistabellen 5. Opstellen Burap Ad 1 Alle sectoren ontvangen op de afgesproken datum een richtlijn en detailplanning voor de burap. Ad 2 Voor de betrouwbaarheid van de financiële informatie is het van belang dat alle boekingsdocumenten (o.a. tijdlijsten, externe facturen, intercompany facturen, verdeelmodellen, etc.) tijdig worden gemaakt en aangeleverd. Ad 3 De basistabellen worden ingevuld door de FA aan de hand van (standaard)rapportages uit de financiële administratie. Concerncontrol zet de basistabellen uit bij de sectoren. Ad 4 Aan de hand van de basistabellen stellen de sectoren een prognose op en lichten deze toe. De basistabellen met prognose en toelichting worden ingediend bij Concerncontrol. Ad 5 De ingevulde basistabellen worden door Concerncontrol geconsolideerd in een burap. De burap wordt vastgesteld door de VV met voorafgaand een behandeling in de commissie(s). 5. Begrotingswijzigingen 5.1 Doel Begrotingswijzigingen hebben tot doel de vigerende ramingen dynamisch te houden waardoor bij voortduring wijzigingen ten aanzien van de exploitatie in beeld blijven. Op deze wijze kan Hoogheemraadschap Delfland voldoen aan de eisen die de wetgever stelt aan begrotingsrechtmatigheid. Om dit doel te bereiken is inmiddels specifiek een Protocol begrotingswijzigingen opgesteld (bijgevoegd) waarnaar kortheidshalve wordt verwezen. 6. Jaarstukken 6.1 Doel Met de jaarstukken legt het college D&H verantwoording af aan de VV over het vorige begrotingsjaar.


pagina: 11 van 16.

6.2 Ontwikkelingen Het jaar 2009 wordt het eerste jaar dat Deloitte optreedt als controlerend accountant. 6.3 Proces 1. Voorbereiden jaarstukken 2. Afsluiten financiële administratie 3. Opstellen jaarverslag 4. Opstellen jaarstukken 5. Accountantscontrole 6. Opstellen jaarrekening 7. Drukken en verspreiden jaarstukken In een reeds aangeboden Draaiboek procedure en planning samenstelling jaarstukken 2008 is de aanpak en werkwijze terzake al toegelicht. 7. Overige belangrijke financiële stukken Om integrale besluitvorming in VV en college D&H mogelijk te maken worden de volgende stukken gelijktijdig met de P&C-documenten beschikbaar gesteld: 1. Actualisatie Waterbeheersplan 2. ? (nadere afstemming moet nog plaatsvinden)


pagina: 12 van 16.

8. Planning Jaarstukken Richtlijn en detailplanning vaststellen BMO Afstemmen planning met accountant Richtlijn, detailplanning en formats uitzetten Afsluiten boekjaar in financiële administratie Uitvraag naar organisatie (tekstueel/verschillen) Inleveren toelichtingen organisatie Opstellen jaarrekening (door FA) Samenstellen jaarrekening en jaarverslag Data afstemming met portefeuillehouder Start accountantscontrole Afrondend gesprek controle accountant Afgifte accountantsverklaring Uiterste inleverdatum tbv besluitvorming Uiterste datum vaststelling in directie Uiterste datum vaststelling in D&H Rekeningcommissie Datum behandeling in commissies Uiterste datum ter inzage legging en openbare kennisgeving Datum vaststelling in VV Uiterste datum verzending naar provincie

29 oktober 2008 24 oktober 2008 15 november 2008 28 januari 2009 15 december 2008/28 januari 2009 8 februari 2009 januari 2009 februari 2009 6 februari 2009 11 februari 2009 5 maart 2009 18 maart 2009 1 april 2009 8 april 2009 14 april 2009 16 april 2009 19 mei 2009 4 mei 2009 4 juni 2009 18 juni 2009

Kadernota Richtlijn en detailplanning vaststellen BMO Richtlijn, detailplanning en formats uitzetten Uitvraag naar organisatie Inleveren wensen organisatie Samenstellen kadernota + meerjarenraming Data afstemming met portefeuillehouder Opgave sectoren structurele effecten jaarrekening 2008 Uiterste inleverdatum tbv besluitvorming Uiterste datum vaststelling in directie Uiterste datum vaststelling in D&H Datum behandeling in commissies Datum vaststelling in VV Uiterste datum verzending MJR naar provincie


19 februari 2009 19 februari 2009 januari 2009 2 februari 2009 februari 2009 10 februari 2009 13 februari 2009 18 februari 2009 25 februari 2009 3 maart 2009 7 april 2009 23 april 2009 7 mei 2009

pagina: 13 van 16.

Meerjarenraming 2010-2014 Richtlijn en detailplanning vaststellen BMO Richtlijn, detailplanning en formats uitzetten Uitvraag naar organisatie Inleveren wensen organisatie Samenstellen meerjarenraming Data afstemming met portefeuillehouder Uiterste inleverdatum tbv besluitvorming Uiterste datum vaststelling in directie Uiterste datum vaststelling in D&H Datum behandeling in commissies Uiterste datum ter inzage legging en openbare kennisgeving Datum vaststelling in VV Uiterste datum verzending mjr naar provincie

18 februari 2009 19 februari 2009 19 februari 2009 12 maart 2009 maart 2009 24 maart 2009 1 april 2009 8 april 2009 14 april 2009 19 mei 2009 4 mei 2009 4 juni 2009 18 juni 2009

1e Bestuursrapportage (zie noot) Richtlijn en detailplanning vaststellen BMO Richtlijn, detailplanning en formats uitzetten Uitvraag naar organisatie Inleveren wensen organisatie Samenstellen bestuursrapportage Data afstemming met portefeuillehouder Uiterste inleverdatum tbv besluitvorming Uiterste datum vaststelling in directie Uiterste datum vaststelling in D&H Datum behandeling in commissies Datum vaststelling in VV

2 april 2009 2 april 2009 2 april 2009 6 mei 2009 2 april – 12 mei 2009 6 mei 2009 13 mei 2009 20 mei 2009 26 mei 2009 16 juni 2009 2 juli 2009

Begroting Richtlijn en detailplanning vaststellen BMO Richtlijn, detailplanning en formats uitzetten Uitvraag naar organisatie Inleveren wensen organisatie Samenstellen begroting Data afstemming met portefeuillehouder Uiterste inleverdatum tbv besluitvorming Uiterste datum vaststelling in directie (concept) Uiterste datum vaststelling in D&H (concept) Uiterste datum vaststelling in directie (definitief) Uiterste datum vaststelling in D&H (definitief) Datum behandeling in commissies Uiterste datum ter inzage legging en openbare kennisgeving Datum vaststelling in VV Uiterste datum verzending begroting naar provincie


4 juni 2009 4 juni 2009 4 juni 2009 15 juli 2009 juli/augustus 2009 24 augustus 2009 2 september 2009 9 september 2009 15 september 2009 23 september 2009 29 september 2009 3 november 2009 5 november 2009 19 november 2009 30 november 2009

pagina: 14 van 16.

2e Bestuursrapportage (zie noot) Richtlijn en detailplanning vaststellen BMO Richtlijn, detailplanning en formats uitzetten Uitvraag naar organisatie Inleveren wensen organisatie Samenstellen bestuursrapportage Data afstemming met portefeuillehouder Uiterste inleverdatum tbv besluitvorming Uiterste datum vaststelling in directie Uiterste datum vaststelling in D&H Datum behandeling in commissies Datum vaststelling in VV

5 augustus 2009 5 augustus 2009 5 augustus 2009 9 september 2009 5 augustus – 15 september 2009 9 september 2009 16 september 2009 23 september 2009 29 september 2009 3 november 2009 19 november 2009

Noot: Indien uit bestuursrapportages begrotingswijzigingen voortvloeien vindt pas doorzending naar de Provincie plaats.


pagina: 15 van 16.

Bijlage schoolvakanties regio 2008 Kerstvakantie 2009 Voorjaarsvakantie Meivakantie Zomervakantie Herfstvakantie Kerstvakantie

20-12-2008 t/m 04-01-2009

14-02-2009 t/m 22-02-2009 25-04-2009 t/m 05-05-2009 11-07-2009 t/m 23-08-2009 (basisonderwijs) 11-07-2009 t/m 30-08-2009 (voortgezet onderwijs) 17-10-2009 t/m 25-10-2009 19-12-2009 t/m 03-01-2010


pagina: 16 van 16.

HERZIEN. Spoorboekje planning & control Spoorboekje planning en control 2009 (6 februari 2009) pagina: 1 van 16

Recommend Documents