DOOR PLANNING IN CONTROL Financiële planning en capaciteitsplanning: een gelukkig huwelijk ! ?
Freek Aertsen
1
Uitdagingen Financiële planning in ziekenhuizen
Missie Strategie 1 • • • •
Taak en kaderstellend Top Down Kalender jaar Delegatie en verantwoording
Budget
ACTIE PLAN
Forecast 2
• • • •
Dagelijkse uitvoering Zorgproducten Afwijkingen Tactische planning
Realisatie
Van kosten gedreven naar markt / opbrengst georiënteerd! 2
• • • •
“Health check” Top Down / Bottom Up Rollend / Kalender jaar Correctieve acties
1
Budget
• “Als je alle uren die ermee gemoeid zijn berekent, dan is een begroting een heel duur product,” Manager Planning & Control Doorlooptijd in maanden
Aantal iteraties
7 Precies goed
6 5
Te weinig iteraties
4 3
Te veel iteraties
2 1 0%
10%
20%
30%
0%
10% 20% 30% 40% 50% 60%
• Interne discussies, scenario’s, kaderbrieven, afspraken met zorgverzekeraars, impact op capaciteiten, doelmatigheid verbetering, medische verbeteringen, …. Het budget proces wordt vaak als een moeilijk, langdurig, energie verslindend financieel feestje gezien. 3
2
Bijsturen
• “We willen naar een kort cyclische aanpak. We willen permanent inzicht in het verwachte resultaat op termijn van een jaar. Dit betekent dat we op elk moment inzicht moeten hebben in de gerealiseerde en verwachte patiëntenstroom zodat we die tijdig kunnen gaan beïnvloeden.” Manager Planning en Control Zuid-Nederlands Ziekenhuis Niet
Incidenteel
Jaarlijks
Continu
• Aanbod ligt vast, de vraag dus ook • Aantal spreekuren is historisch zo gegroeid
• Nieuwbouw • Fusie van locaties
• Budgetbepaling in P&C cyclus • Concurrentie analyse • Marketing- 45% plannen • Afspraken met zorgverzekeraars
• Tactisch plannings overleg • Reviewen van de patiëntmix
27%
18%
• Snelle data ontsluiting, afhankelijk versus onafhankelijke vraag, …. Het gebruik van de rolling forecast om frequent bij te sturen lijkt beperkt veel te laat reageren op tegenvallers! 4
9%
Raamwerk: Gewenste situatie
Missie Strategie ‘Lean’ budget proces waarin zonder onnodige iteraties doelstellingen bepaald en delegatie
Budget
ACTIE PLAN
Realisatie
Forecast Op gezette momenten in de tijd correctieve acties kunnen definiëren en uitvoeren gebaseerd op de laatste inzichten en verwachtingen uit :
capaciteitsplan
5
Uitdagingen capaciteitsplanning
• Hoe krijgen we tactische planning op de kaart?
6
Voorbeeld P&L Vraagvoorspelling per zorgproduct per periode (Q) Afhankelijke vraag per ‘service RVE’ per product
FTE’s per periode obv verwachte vraag
7
Welke bouwstenen dragen bij aan het verbeteren van de financiële prognose?
Bouwsteen 1:
Budget proces start met (1) specifieke topdown doelstellingen en (2) operationele onderbouwing
Bouwsteen 2:
Koppel vraag, aanbod en financiën aan elkaar om tot continue bijsturing te komen
Bouwsteen 3:
Schat de verwachte zorgvraag regelmatig in (onafhankelijk en afhankelijk)
Bouwsteen 4:
Gebruik een rollende forecast gebaseerd op operationele plannen en capaciteitsbenutting
Bouwsteen 5:
Zorg voor regulier afstemmingsoverleg
Bouwsteen 6:
Zorg voor betrouwbare en snelle data ontsluiting
Bouwsteen 7:
Meet de prestatie en koppel deze structureel terug
Bouwsteen 3. Schat de verwachte zorgvraag regelmatig in (onafhankelijk en afhankelijk)
• Maak gebruik van statistische prognose, op juiste aggregatieniveau (wat is relevant voor het bijsturen van specifieke capaciteit? • Houdt rekening met seizoenseffecten • Houdt rekening met afhankelijke vraag: b.v. op basis van OK-planning is deel van vraag op IC te herleiden • Verrijk met ‘events’, b.v. effect regionaal bevolkingsonderzoek borstkanker Aantal patiënten die contact opnemen voor eerste afspraak
• • • • •
340 320 300 280 260 240 220 200 180 160 140
Niveau (DOT, zorgproduct?) Poort versus service ’Echte vraag’? Historie? Productie afspraken of voorspelling?
0
wk 20 wk 21 wk 22 wk 23 wk 24 wk 25 wk 26 wk 27 wk 28 wk 29
Vraag afgelopen periode
Statistische forecast (Min)
Statistische forecast
Statistische forecast (Max)
Week wk 30 wk 31 wk 32 wk 33 wk 34 wk 35 wk 36 wk 37 wk 38 wk 39 wk 40
Bouwsteen 3. Schat de verwachte zorgvraag regelmatig in (onafhankelijk en afhankelijk)
Aantal nieuwe klantvragen
Forecast Werkelijke Nieuwe Klantvraag
Heden Toekomst
280 261
265
264
269
260 240 220 200
wk 25
wk 26
wk 27
wk 28
wk 29
Week wk wk wk wk wk 30 31 32 33 34 Nieuwe klantvraag komt 2 weken later op poli
1.200 1.000
264 269
800
261
265
wk 32
wk 33
600 400 200
Week wk 30
wk 31
• Methodiek vertaling zorgproduct vraag naar vraag service afdeling: zorgprofielen? • Tijdsdimensie
wk 34
wk wk 35 36 wk wk 28 29 1.200
wk 30
wk 32
wk 33
wk 34
Nieuwe klantvraag komt 1 week later op OK
1.000 800 600 400 200 wk 30
10
wk 31
wk 31
wk 32
wk 33
wk 34
wk 35
wk 36
Bouwsteen 4. Gebruik een rollende forecast gebaseerd op operationele plannen en capaciteitsplanning
• Herzie het plan periodiek
• Q uit capaciteitsplanning / P uit afspraken verzekeraars • Frequentie
Bouwsteen 4. Gebruik een rollende forecast gebaseerd op operationele plannen en capaciteitsplanning
• Hanteer scenario’s Marktaandeel van 70 90%
• Tot welk niveau capaciteitsvraag inschatten Afdeling in uren of meer detail? • FTE inschatting (tijdsgefaseerd) • Eigen versus gedeelde capaciteit
12
Bijvoorbeeld OK-capaciteit wordt probleem in Q1 / Q2 2014
Bouwsteen 5. Zorg voor regulier afstemmingsoverleg
• Deelnemers multidisciplinair & beslissingsbevoegd • Regulier overleg / strak gepland (vgl. S&OP / IBP uit de industrie) • Goed voorbereid met standaard rapportages • Acties & besluiten vastleggen & opvolgen
• • • •
Hoe vaak afstemmen? Escalatie? Wie aanwezig? Welke acties?
Samenvatting
• Capaciteit / tactische planning is een cruciale bouwsteen om ziekenhuizen financieel te kunnen sturen – Vraagvoorspelling (afhankelijk versus onafhankelijk) – Capaciteitsplanning gebaseerd op markt vraag – Overlegstructuur waarin capaciteitsplanning gekoppeld wordt aan rolling forecast
14
