Helyszínválasztó tippek:
1. Gombhoz a kabátot (azaz a helyszín jellegének meghatározása) Amikor
felmerül
egy
rendezvény
megtartásának
gondolata
(konferencia,
partnertalálkozó, workshop, de akár egy esküvő, vagy osztálytalálkozó) fontos, hogy határozzuk meg az esemény célját és struktúráját. Elsődleges döntés, hogy a rendezvény jellegének megfelelően keressünk helyszínt, és ne essünk abba a hibába, hogy egy meglévő helyszínre próbálunk ráhúzni egy oda nem illő eseményt. Hiába szeretnénk egy elegáns állófogadást a cégünk partnereinek tartani, ha mindenáron az irodaházunk nagytárgyalójában, vagy az alagsori étteremben kívánjuk megszervezni, sokkal többe fog kerülni azt a környezetet a rendezvény jellegéhez hangolni, mint keresni egy már magában is elegáns helyszínt. Ugye az esküvői vacsora sem lesz maradandó élmény, ha a nappaliban terítünk meg, akármilyen finomak is az ételek, vagy drága a ruha a menyasszonyon. TIPP: Tervezzük meg a rendezvény jellegét, és ahhoz keressünk alkalmas helyszínt
2. Szerelem első látásra (avagy, meddig ragaszkodjunk a kedvencünkhöz) Előfordul a szervezés során, hogy valamilyen helyszín nagyon „becsípődik” a rendezvény szervezőinek, vagy a megrendelőnek (legjobb haver étterme, egy másik rendezvény kellemes emléke, magas presztizs faktor, személyes preferenciák, stb.) Ilyenkor fontos, hogy ha bármilyen általunk meghatározott, és a rendezvény sikeres lebonyolítása szempontjából fontos kritériumnak nem felel meg, akkor tudjuk „elengedni” az adott helyszínt. Ha megmagyarázzuk a barátunknak, miért nem alkalmas az étterme, higgyük el meg fogja érten (már ha tényleg a barátunk). Mindenkinek, aki a szervezésben, előkészítésben, döntésben részt vesz, elemi érdeke, hogy ne egészségtelen kompromisszumok mentén legyen kiválasztva a rendezvény helyszíne. TIPP: Vonatkoztassunk el a pozitív/negatív személyes érzelmektől és próbáljuk kívülálló (vendég) szemmel nézni az adott helyszínt
3. Funkcionalitás, méret, berendezés (Bármilyen szép is a báli cipő, ha szoros vagy bő nem lehet benne végigtáncolni az éjszakát) Nagyon fontos szempont a helyszín kiválasztásánál, hogy a tervezett rendezvény struktúrájához mennyire illeszkedik? A tervezett berendezés hogyan helyezhető el? Mennyire szűk, vagy esetleg túlságosan tág a hely a céljainknak? Lehet bármilyen szép a helyszín, stílusában megfelelő, de ha körasztalos díszétkeztetést terveztünk, és az utolsó asztal már csak félig a lépcső alá fér be, akkor inkább hagyjuk, mert akit oda ültetünk, az sok mindent fog gondolni, de nem a rendezvényről, hanem inkább az anyai felmenőinkről fog megemlékezni. Ugyanez a helyzet akkor is, ha egy gyönyörű elegáns (vagy modern minimalista, esetleg magyaros csárda) hangulatot választottunk, de a vendéglátás jellege mondjuk állófogadás, és a több száz négyzetméteres teremben lézengve álldogálnak a vendégek az elszórtan elhelyezett könyöklőknél, bizony azt fogják érezni, hogy itt a vendégek nagy része nem jött el, ami megint csak kellemetlen érzés mindenkinek. A megfelelő méret kiválasztása mellett a tér formája sem mellékes, hiszen egy hosszú teremben, vagy oszlopokkal zsúfolt térben, a színpadon esetlegesen zajló műsorból, vagy protokoll eseményekből zárjuk ki a rossz helyre ültetett vendégeket. TIPP: A létszám, berendezés, műsor ismeretében vizsgáljuk meg a helyszín adottságait. Készítsünk berendezési vázrajzot a teremről 4. Stílus (azaz Charles herceg a pajtában) Ahogy már említettem, az alapokat kell először meghatároznunk, amikor azt is eldöntjük milyen lesz a meghívottak köre. A helyszín kiválasztásánál fontos szempont, hogy az oda érkező vendégek mennyire érzik jól magukat az adott környezetben. (Hacsak nem kimondott cél a koncepció során, hogy kimozdítsuk a meghívottakat a komfortzónájukból, meglepve Őket egy számukra idegen helyszínnel.) Nagyon kényelmetlenül tudják érezni magukat egy gyár dolgozói, ha fogadást rendeznek számukra egy elegáns hotelben, vagy galériában, de ugyanúgy fog feszengeni a TOP 100 gála összes résztvevője, ha egy hangárban tartunk nekik gálavacsorát, telepített mobil toalettel. Egy esküvő esetében ugyanez a helyzet, ha a vidéki sátras lagzikon edzett rokonságot bekényszerítjük az ötcsillagos hotel báltermébe, garantáltan nem fogják kirúgni a ház oldalát. TIPP: A vendégkör meghatározása elsődleges szempontok között szerepeljen a helyszín stílusának kiválasztásakor.
5. Elhelyezkedés, parkolás (Van ám helikopter leszállónk is!!!! Ja busz??? Az nem jár erre) Megvan, hogy kik vesznek részt a rendezvényünkön, kiválasztottuk a szóba jöhető helyszínek stílusát, méretét. Nézzük, csak hol helyezkednek el! Mindig próbáljuk a vendég szemüvegén keresztül vizsgálni a döntéseinket. Honnan érkezik? Mivel érkezik? Mennyit kell utaznia? Mikor kell indulnia, hogy odaérjen? Stb, stb…. Más az elhelyezkedés szempontja, ha egy vállalkozóknak szóló konferenciát, partnertalálkozót szervezünk, mintha egy nyugdíjasoknak, vagy diákoknak szóló rendezvényt. Előbbinél nem fontos, hogy a belvárosban legyen, tömegközlekedéssel jól megközelíthető helyen, viszont fontos, hogy lehessen parkolni, lehetőleg díjmentesen, közel a helyszínhez. Ügyelnünk kell arra is, hogyha egy szélesebb körnek szervezünk országos rendezvényt, akkor a legtávolabbról érkezők menetidejét bekalkulálva állapítsuk meg a kezdést, és gondoskodjunk buszok számára is behajtási, parkolási lehetőségről. Ha páratlanul jó a helyszínünk, de nincs optimális helyen, akkor a rendezvény költségén kell megoldanunk az odajutást. (Pl. szervezett buszjárat a város forgalmas pontjáról, TAXI társasággal való szerződés, TUK-TUK, riksa, konflis, kisvonat, stb. bérlése a vendégek részére.) TIPP: A vendégek utazási igényeinek figyelembe vételével válasszuk ki a helyszínt 6. Ami a háttérben van (avagy hegedűvonó a húslevesben) Amikor kiválasztunk egy helyszínt, akkor azokra a területekre is figyelnünk kell, ahol ugyan nem tartózkodik vendég (jó esetben nem is látja), de záloga lehet a sikeres rendezvénynek. Ilyenek a vendéglátás előkészítő bázisa (hinterland), az öltöző fellépőknek, technikai raktár, back-stage, stb. Sarkalatos pontja a vendéglátásnak, hogy honnan tudják a bekészített ételeket szervírozni, a büféasztalt utántölteni, vagy akár a szennyes edényt eltárolni. Fontos, hogy a kiszolgáló helyiségek megfelelő méretűek legyenek, külön bejárattal, hogy a személyzet a vendégek zavarása nélkül tudjon előkészülni, illetve elpakolni. Nincs annál kínosabb, mint a rendezvény közepén megjelenő szállító, aki az öltönyös urak és estélyi ruhás hölgyek között tör utat a melegen tartó ládákkal, vagy a technikus/dj, aki a feje felett egyensúlyozva a hangfalakkal próbál eljutni a színpadig. Rendezvényünk színvonalát nem csak az jellemzi, hogy a vendégek mit tapasztalnak, hanem a közreműködő fellépőink, alvállalkozóink milyen körülmények között szolgáltatnak. A töltött káposzta mellett a zokniját húzó énekes mosolya nem lesz őszinte a színpadon. TIPP: A helyszínbejárás során ügyeljünk a vendéglátás, technika, fellépők munkakörülményeinek színvonalas biztosítására.
7. Ár-érték (Operaház 20 millióért? Köszönöm, most kihagyom!) Az elmúlt években a rendezvényekre fordított pénzügyi keretek bizony jelentősen megcsappantak,
ezért
a
rendezvényelemnél
is)
rendezvényhelyszín
bérleti
helyszínválasztásnál
fokozottan díjánál
(ahogy
előtérbe
került
nagyon
sok
az
az
összes
árérzékenység.
tényező
játszik
többi Egy
szerepet
(frekventáltság, méret, kihasználtság, kapcsolódó szolgáltatások, pozícionálás, stb.) de főként az, hogy mennyiért eladható a rendezvényt szervezők/megrendelők körében. Néhány alapvető dologra azért érdemes odafigyelni. Először is, mit tartalmaz a bérleti díj? Mennyi időre szól? Bele van-e kalkulálva az építés-bontás ideje, vagy arra külön díj vonatkozik? Energia felhasználás benne van-e? Vannak-e kötelezően fizetendő plusz személyzeti költségek (takarító, biztonsági szolgálat, stb)? Berendezést tartalmaz-e? Van-e benne beépített technika használat? Az általunk használni kívánt teljes rendezvényterületet lefedi-e? (jártam úgy egyszer, hogy a szerződés megkötése után derült ki, hogy az előtér nincs benne, az még két csillió. Ok, de hogy jönnek be a vendégek teleportáljuk őket? Sajnálom, akkor is 2 csillió ). Illetve az egyik legfontosabb az ár-érték meghatározásánál, hogy a helyszín mennyiben szolgálja a rendezvény jellegét önmagában. Ha jól választottunk, akkor nem kell egy dekoratőr hadseregnek felvonulni, hogy elérjük a célunkat, hanem belépve megérzik a vendégek a hely és a rendezvény hangulatából az üzenetünket. TIPP: A terveinkhez jól illeszkedő helyszín nem a dekorációval, hanem a stílusával közvetíti az üzenetet, így rengeteget spórolhatunk. 8. Kapcsolódó szolgáltatások (kizárólagosság pro és kontra) Nagyon sok rendezvényhelyszín köt szerződést kizárólagos beszállítókkal, vagy saját szolgáltatásait kínálja kötelezően. Ennek nézzük meg az előnyeit és hátrányait. Legjellemzőbb ez a kapcsolódó szolgáltatás a hotelek esetében, ahol szinte természetes ez a fajta felállás, hiszen Ők nem a termek bérbeadásából, hanem a szállás és éttermi szolgáltatások nyújtásából élnek. Itt egy rendezvény esetén ki lehet használni ezt a fordított helyzetet és akár grátisz megkapjuk a termet megfelelő szállás, étel-ital rendelés esetén. Természetesen, ha a helyszínnel kapcsolatos preferenciáink erősek, akkor ez kényszerű kompromisszum lesz. A „független” rendezvényhelyszínek esetében nem vagyok híve a kizárólagosságnak, hiszen megköti a megrendelő/szervező kezét az előkészítések során, ha nem tud a jól bevált catering, vagy technikai partnerével dolgozni. Természetesen az előnyeit is soroljuk fel, mert egy jól működő partnerség esetén a „helyi” vendéglátás, technika,
dekoratőr otthonosan mozog a helyszínen, és bevált, praktikus, költséghatékony megoldásai lesznek az elképzeléseinkre. TIPP: Keressük a kizárólagos helyett, a preferált szolgáltatókkal dolgozó helyszíneket, ahol általában a javasolt szolgáltatótól, együttműködés esetén plusz kedvezményt kaphatunk. 9. Együttműködés a helyszínnel (A láthatatlan házigazda) Végül, de közel sem utolsónak fontos beszélnünk a helyszínnel való együttműködésről. Egy jó szakmai kapcsolatot a helyszínnel, mint beszállítóval már az első ajánlatkérés esetében meg tudunk alapozni. Minél pontosabb a leírásunk a helyszín felé, annál pontosabb ajánlatot fogunk kapni, és lerövidítjük az ajánlatadási és kiválasztási köröket. Ha a helyszín oldalán még foglaltsági naptár is van, akkor aztán tényleg profikkal állunk szemben, hiszen az első levelet, vagy hívást már meg is spórolták nekünk (Szabad-e a helyszín a tervezett napon?) Sokat mondó információ, az is, milyen gyorsan kapunk választ az ajánlatkérésre. Természetesen egy helyszínbejárás során alakul ki az igazi első benyomás, amit nagyban befolyásolhat a kapcsolattartó személye, szakmai felkészültsége („Mindjárt megmutatom a mellékhelyiségeket is! Jajj, pardon ez a székraktár!”) TIPP: A lebonyolításkor mindenképpen ragaszkodjunk egy felelős személy jelenlétéhez, aki segítségünkre tud lenni bármilyen a helyszínt érintő kérdésben, akár váratlan áramszünet, akár a zaj miatt kivonuló rendőrség kezelésében.
