Helder als water Communicatievisie voor waterschap Vechtstromen 2013-2016
Auteurs: Arjan Heugens en René Aartsen Datum: 15 januari 2013 Versie: def
pagina 1
Inhoud Inleiding en leeswijzer
3
1. Organisatie en omgeving
4
2. Communicatiestrategie
5
3. Communicatiebeleid 2.1 concerncommunicatie 2.2 bestuurscommunicatie en woordvoering 2.3 project- en procescommunicatie 2.4 digitale communicatie en nieuwe media
7 7 8 10 11
pagina 2
Inleiding en leeswijzer Samen leven met water. Eén zin die de missie en visie van Vechtstromen kernachtig samenvat. Samen leven met water. Communicatie helpt daarbij graag. Door de buitenwereld naar binnen te halen. Door de binnenwereld naar buiten te brengen. Door ramen en deuren te openen. En door te helpen mensen en organisaties met elkaar te verbinden. In dit document leest u hoe.
Verantwoording/totstandkoming Deze communicatievisie voor Vechtstromen is tot stand gekomen op basis van gesprekken met leden van de dagelijkse besturen en met de voorzitters van de beide waterschappen, door gezamenlijke interactieve sessies met de communicatieteams van Velt en Vecht en Regge en Dinkel en door consultatie van verschillende sleutelfiguren uit de ambtelijke organisatie. Een conceptversie is met hen gedeeld, feedback daarop is zo veel mogelijk verwerkt. Uitgangspunt is steeds geweest om te komen tot een nieuwe communicatievisie, die recht doet aan de ambities van Vechtstromen en de maatschappelijke opgaven waar we samen voor staan. Niet twee bestaande beleidsdocumenten verlijmen tot een samengevoegde document, maar uitgaan van de toekomst, van een waterschap dat trendsettend in nauw contact met zijn omgeving en zijn medewerkers wil staan. Naast de hierboven genoemde input hebben we ons gebaseerd op de 'strategische schets 2020' en de business case die in het kader van de (voor)verkenning naar de fusie zijn opgesteld. De kortgeleden geformuleerde visie van Vechtstromen is leidend. Actuele inzichten en (wettelijke) kaders op het gebied van overheidscommunicatie, zoals de adviezen van de commissie Wallage en de Raad voor openbaar bestuur (Rob) hebben mede richting gegeven aan het eindresultaat.
Opbouw document Dit document is opgebouwd uit een aantal onderdelen. Het eerste hoofdstuk besteedt kort aandacht aan de organisatie Vechtstromen en de richting die zij op gaat. Hoofdstuk twee beschrijft de communicatiestrategie van Vechtstromen. Deze strategie geeft een kader en algemene uitgangspunten voor communicatie voor en door de gehele organisatie. Het beschrijft ambities en rollen van de communicatie(functie) van Vechtstromen, die passen bij de visie van de organisatie. Hoofdstuk drie beschrijft het communicatiebeleid voor Vechtstromen voor de komende jaren. Dit is afgeleid van de communicatiestrategie. Het is geschreven voor een periode van 3-4 jaar. Aspecten die de operationalisatie van strategie en beleid betreffen, zoals benodigde capaciteit en budgetten, en implementatieaspecten vallen buiten de scope van dit document. Bij de operationalisatie van strategie en beleid past een concreet jaarplan. In (uiterlijk) het vierde kwartaal van 2013 zal een op dit document gebaseerd communicatiejaarplan voor Vechtstromen in 2014 opgeleverd worden. Daarin staat voor 2014 aangegeven hoe we in dat jaar werken aan onze ambities en doelen en welke concrete acties daartoe zullen plaatsvinden.
pagina 3
1. Organisatie en omgeving Deze Communicatievisie voor Vechtstromen is geschreven voor een organisatie die nog niet bestaat. Een organisatie in opbouw die per 1 januari 2014 het levenslicht ziet. Op veel fronten wordt momenteel hard gewerkt aan Vechtstromen. Dat neemt niet weg dat een organisatie in opbouw anders is dan een bestaande organisatie. Een communicatievisie sluit idealiter aan bij een bestuursakkoord, of bij strategische doelen. Beide bestaan nog niet voor Vechtstromen. Toch snijdt deze communicatievisie hout, en is het meer dan luchtfietserij. Een actuele analyse van de omgeving en de relevante ontwikkelingen daarin staan beschreven in de 'strategische schets waterschap 2020'. Die analyse doen we hier niet opnieuw maar gebruiken we als basismateriaal. Naast deze analyse van de omgeving geeft de strategische schets samen met de business case richting aan de nieuwe organisatie Vechtstromen. Een aantal ambities kunnen we daaruit destilleren: Vechtstromen wil samenwerking met partners intensiveren, richt zich op het verhogen van maatschappelijk rendement en het vergroten van de bestuurlijke slagkracht, en zoekt in een multischalige omgeving een passende aansluiting bij de verschillende schaalniveaus waarop de organisatie acteert. Waterschap Vechtstromen beweegt zich in de richting van een netwerkorganisatie. Het stelt zijn omgeving centraal en kiest een positie middenin die omgeving. De van deze ambities afgeleide strategische doelen zijn op het moment van schrijven nog in bewerking, maar de visie van het nieuwe waterschap Vechtstromen is wel vastgesteld. Die luidt als volgt: Samen leven met water Samen creëren wij een aantrekkelijke leefomgeving door te zorgen voor schoon, veilig en aantrekkelijk water. Wij zijn inlevend, ondernemend, realistisch en hebben een passie voor water. Wij zijn sterk als centrum van waterkennis, in verbindend netwerken en in slim realiseren. In 2020 zijn wij hét trendsettende waterschap van Nederland waar het gaat om Verbindend samenwerken Waterkennis delen Duurzame ontwikkeling Werkgeverschap
Op basis van de wél beschikbare informatie en de gevoerde gesprekken denken we over voldoende ingrediënten te beschikken om een nieuwe, ambitieuze communicatievisie voor Vechtstromen te kunnen formuleren. Een duidelijke visie, helder als water.
pagina 4
2. Strategie Communicatie is geen doel op zichzelf. Het is iets wat iedereen voortdurend doet en - indien effectief ingezet - vormt het een (management)instrument dat een bijdrage levert aan de realisatie van organisatieof projectdoelstellingen. In dit hoofdstuk staat een aantal communicatieve kaders en uitgangspunten voor Vechtstromen beschreven. Krachtige positionering op basis van kernwaarden Vechtstromen wil samenwerking intensiveren. Dit begint bij een positief imago van het waterschap als een betrouwbare partner. Dat vraagt om te beginnen om consequent gedrag en om openheid en transparantie in communicatie. En in het vervolg daarop een krachtige positionering van Vechtstromen, op basis van de in de visie verwoordde identiteit en kernwaarden, verbinden en samenwerken, kennis delen, innovatie en duurzaamheid. Het belangrijkste doel van Als we de sterke wil en ambitie van Vechtstromen om samen te werken overheidscommunicatie is en te delen met haar omgeving vertalen naar het communicatiedomein, te voldoen aan het recht sluit dit naadloos aan op de lijnen en piketpalen die het afgelopen van de burger op decennium op het vlak van overheidscommunicatie zijn gezet. informatie. (...) De overheid Uitgangspunten voor Vechtstromen zijn dan openheid en transparantie moet deze informatie actief waar het gaat om informatie en besluitvorming, en betrekken en openbaar maken. participatie waar het gaat om (beleids)ontwikkeling en beheer. (Commissie Wallage, 2001) Omgeving als uitgangspunt Samenwerking, en de intensivering daarvan, kan in veel soorten en maten plaatsvinden. De behoefte van de omgeving is een belangrijke maatstaf voor het vormgeven en invullen van die samenwerking en de communicatie. Communicatie is een steeds belangrijkere taak van de overheid. De vitale samenleving waarin de overheid steeds vaker als netwerkorganisatie opereert en waarin het maatschappelijk middenveld en burgers zélf met initiatieven komen, vraagt maatwerk. Soms gaat het daarbij verder dan het vergroten van de beïnvloedingsmogelijkheden voor burgers, organisaties en bedrijven via participatieve instrumenten. De rol varieert van reguleren en regisseren, via stimuleren en faciliteren tot uiteindelijk loslaten. Vechtstromen zal bij die rolbepaling altijd nauw aansluiten bij de behoefte van de samenleving. Een en ander vraagt om andere en sterke communicatieve vaardigheden van Vechtstromen én van haar medewerkers: luisteren, betrekken, co-creëren, soms los- of overlaten, verbinden. Soms het proces managen in plaats van sturen en regisseren. Maar altijd beginnen vanuit het perspectief van de omgeving, de stakeholder. Communicatie overal en altijd In de huidige netwerksamenleving communiceren we allemaal en voortdurend. Als organisatie en als individu. Als bestuurder en als medewerker. Als samenwerkingspartner, als belastingbetaler, als kiezer. Als een kraan die altijd openstaat. Het monopolie op communicatie ligt allang niet meer bij communicatieafdelingen en traditionele media. Met alle vormen van nieuwe, sociale media vormt iedereen zijn eigen communicatiekanaal. Dat maakt dat lang niet alles te reguleren, te beheersen en te controleren is. En dat moeten we ook niet willen. De communicatiefunctie in Vechtstromen is er op gericht om de organisatie communicatiever te maken. Door het bestuur, de organisatie en de medewerkers bewust te maken van de mogelijkheden én gevolgen van communicatie en op die manier in contact te treden met de omgeving en verbindingen te smeden. Kortom, om de communicatiekanalen te verbinden. Digitaal als primair kanaal De wereld om ons heen heeft de afgelopen jaren een sterke digitaliseringsslag ondergaan en die ontwikkeling is nog niet ten einde. De maatschappij is, denkt en doet steeds meer digitaal en verwacht dat ook van zijn omgeving. Dus ook van Vechtstromen. Voor de jongeren van nu, dus onze klanten, onze belastingbetalers, onze medewerkers, onze bestuurders of onze partners van de toekomst, geldt dat in nog veel sterkere mate. Sociale media drukken een duidelijke stempel op het maatschappelijk debat. Vechtstromen kiest digitale communicatie als het primaire kanaal, waarbij er - waar dat nodig is - uiteraard ruimte blijft voor inzet van traditionele (papieren) media. Een grotere focus op digitale communicatie leidt op onderdelen tot (forse) kostenbesparing, hetgeen goed past bij een organisatie die doelmatigheid hoog in het vaandel draagt.
pagina 5
Beelden vertellen het verhaal De samenleving versnelt. De houdbaarheidsdatum van informatie en nieuws is steeds korter. De maatschappij is steeds meer visueel ingesteld. Beelden zijn een krachtige manier om een verhaal onder de aandacht te brengen. Eén beeld zegt meer dan duizend woorden. Vechtstromen wil sterk gebruik maken van beeldtaal. Foto’s, artist impressions, video's of metaforen worden een 'vast' onderdeel van de boodschap en zijn in staat om de authenticiteit van de boodschap en de positionering van bestuur en organisatie te versterken. Communiceren als we er toe doen Om de effectiviteit van communicatie zo groot mogelijk te laten zijn, werken we zo veel mogelijk volgens het principe van geïntegreerde (onderling op elkaar afgestemde) communicatie. Daarbij is het essentieel dat, hoewel alle medewerkers 'aan communicatie doen' er regie op communicatie wordt gevoerd door Communicatie. Alleen dán kan optimale afstemming, synergie én doelmatigheid bereikt worden en op een effectieve wijze vorm gegeven worden aan de (communicatie)ambities van Vechtstromen. Terug naar het begin van dit hoofdstuk. Communiceren is geen doel op zichzelf. We communiceren met een doel. Niet ongericht, maar met het juiste instrument, richting de juiste doelgroep, op het juiste moment en met de juiste focus. Kortom: als we er toe doen. Aan de in dit hoofdstuk beschreven kaders en uitgangspunten voor communicatie, wordt nader invulling gegeven in het communicatiebeleid. Dat staat beschreven in hoofdstuk twee.
pagina 6
3. Communicatiebeleid In dit hoofdstuk staan de verschillende communicatiemodaliteiten voor Vechtstromen beschreven. Daarbij wordt per modaliteit op hoofdlijnen de richting of de focus aangegeven. Ook staan de ambities voor de komende jaren (2013 – 2016) benoemd. Het jaar 2013 staat vooral in het teken van voorbereiding op en overgang naar Vechtstromen en de implementatie van het daarbij behorende nieuwe communicatiebeleid. Zaken als de nieuwe huisstijl, de nieuwe website en interne communicatie/cultuurverandering leggen een groot beslag op de focus en de capaciteit gedurende dat jaar. Vanaf eind 2013 zullen de ambities telkens aan het eind van het jaar in een jaarplan voor het daarop volgende jaar concreet worden uitgewerkt in doelen en te behalen resultaten/effecten.
3.1 Concerncommunicatie Onder concerncommunicatie verstaan we alle communicatie die vanuit de organisatie in zijn geheel plaatsvindt. We onderscheiden daarbinnen corporate communicatie, interne communicatie en educatie & arbeidsmarktcommunicatie. Calamiteitencommunicatie wordt, als onderdeel van het calamiteitenzorgsysteem, in een apart beleidsplan beschreven.
Corporate communicatie Corporate communicatie richt zich op de zichtbaarheid en de positionering van waterschap Vechtstromen. Waterschap Vechtstromen is een nieuw waterschap. Het merk Vechtstromen moet geladen worden. We creëren op basis van onze visie ‘Samen leven met water’ een unieke breinpositie bij onze omgeving. Wie zijn we, wat doen we, waarom doen we dat? Steeds slaan we daarbij de brug naar het belang van de 'ontvanger'. Een sterke positionering draagt bij aan herkenbaarheid en vertrouwen en vergemakkelijkt samenwerking met stakeholders. Daarnaast levert het een bijdrage aan de bekendheid en legitimiteit van het waterschap in algemene zin. De visie voor Vechtstromen en de daarbij benoemde kernwaarden en kwaliteiten worden vertaald in een nieuwe huisstijl. Ontwikkeling vindt plaats in 2013, implementatie gaat medio 2013 van start maar loopt door tot naar verwachting 2014-2015. Belangrijk bij de ontwikkeling van de huisstijl is dat die bijdraagt aan een krachtige en herkenbare verbinding tussen Vechtstromen en (de ingezetenen van) het beheergebied en de regionale identiteit. Coaching van de organisatie op toepassing van de huisstijl, en bewaking van huisstijltoepassing vindt voortdurend plaats. Om tot een goede positionering te komen, moet 'het merk' Vechtstromen worden geladen. Waar het gaat om het algemene waterschapsverhaal van Vechtstromen (waar is het water in ons gebied, welke betekenis of waarde heeft dat water, wat is daar voor nodig, wat doet het waterschap?) ontwikkelen we een ‘corporate story’. Intern helpen we collega’s om de corporate story zichzelf goed eigen te maken. In samenspraak met (interne) betrokkenen formuleren we, in lijn met de visie voor Vechtstromen, voor verschillende thema's/functies/beleidsdomeinen kernboodschappen, die consequent gehanteerd worden bij communicatie over dat onderwerp. Zichtbaar zijn als we er toe doen De positionering van Vechtstromen wordt verder ondersteund door een pro-actieve inzet van PR-activiteiten. We communiceren niet breed (campagnematig) of ongericht maar op het juiste moment met de juiste focus: als het er (voor de 'ontvanger') toe doet, en daar waar aandacht of doelgroepen al aanwezig zijn. Deelname aan publieksevenementen (Big Jump, Dag van de Dijk, et cetera) is daar een onderdeel van. Vechtstromen hanteert als overheid die werkt met belastinggelden een terughoudend sponsor- en advertentiebeleid. Waar we samenwerken met partners zullen we ook samen communiceren met partners. Dat vraagt per keer om afstemming en het vinden van de juiste balans: wie is zichtbaar en herkenbaar als afzender: iedere afzonderlijke samenwerkingspartner, één samenwerkingsverband of een mix? We onderhouden goede contacten met alle relevante (samenwerkings)partners. We stemmen communicatie van elkaar onderling af en informeren elkaar tijdig, om zo door slim samen te werken meer communicatiekracht te realiseren.
pagina 7
Interne communicatie In een nieuwe organisatie is interne communicatie van groot belang. Dat geldt zeker voor een organisatie die blijft werken met twee hoofdlocaties, waar tijd- en plaatsonafhankelijk werken een belangrijke rol krijgt en waar wordt gewerkt op basis van de vier v’s: verantwoordelijkheid, vertrouwen, verbinden en vrijheid. Voor een organisatie die participeert in shared-services-verbanden en andere samenwerkingsvormen en opereert in een wisselende (netwerk)omgeving. En zeker ook voor een organisatie die haar visie eigen wil maken. Kortom voor Vechtstromen. Communicatie adviseert en coacht het management met interne (lijn)communicatie. Interactie, verbinden, met elkaar in gesprek gaan, co-creëren en samenwerken staan daarbij centraal. Intranet zal als intern communicatiemiddel een steeds grotere rol krijgen, waarbij personalisering, verbinden, kennis delen en interactiviteit een prominente rol krijgen. Communicatie verzorgt tot slot de uitgave van het personeelsblad.
Educatie, jongerencommunicatie en arbeidsmarktcommunicatie Educatie en jongerencommunicatie is gericht op kennisoverdracht. Het draagt bij aan de vergroting van de kennis over de waterschappen en het belangrijke werk dat zij doen. Het draagt bij aan bewustwording van de dilemma’s en thema’s waar waterschappen mee te maken hebben (onder andere innovatie, duurzaamheid, klimaatverandering, verdroging/vernatting ), de keuzes die we daarin maken, en de gevolgen daarvan voor ons werk. En het maakt inzichtelijk welke bijdrage iedereen zélf kan leveren aan de wateropgaven. Educatie draagt kort gezegd sterk bij aan de zichtbaarheid van waterschap en een positief imago. Investeren in educatie is daarmee niet alleen gerechtvaardigd maar ook sterk gewenst. Vechtstromen wil graag aansluiten bij de landelijke educatievisie en ontwikkelt samen met collegawaterschappen in Rijn-Oost daar een concreet actieprogramma op. Binnen die kaders blijft daarbij ruimte voor lokale/regionale initiatieven (zoals bijvoorbeeld Water en Energie Twente, WET). De komende jaren streeft Vechtstromen er naar de doelgroepen te verbreden. \ Arbeidsmarktcommunicatie houdt zich bezig met de profilering van Vechtstromen als goed werkgever en met communicatie in het kader van werving en selectie (vacatures, traineeships, stages). Het richt zich daarmee op bredere doelgroepen (ook intern) en is volgend op het arbeidsmarktbeleid. Ambities sterke positionering en naamsbekendheid Vechtstromen; ingezetenen en stakeholders herkennen de naam en het merk Vechtstromen nieuwe huisstijl volledige implementatie huisstijl corporate story positief imago (stakeholderonderzoek), bijvoorbeeld via een nog te bepalen waarderingscijfer van de stakeholders nieuwe website nieuw intranet gebruikervriendelijke beeldenbank verbreding doelgroepen educatie Quick wins nieuwe huisstijl nieuwe website nieuw personeelsblad nulmeting naamsbekendheid beeldenbank kernboodschappen formuleren
3.2 Bestuurscommunicatie en woordvoering Bestuurscommunicatie Een grotere organisatie, een organisatie met een deels andere rol en positie, die sterk verweven is met zijn maatschappelijke omgeving en partners, en een verder geprofessionaliseerd bestuur, dat alles vraagt om een adequate ondersteuning vanuit Communicatie.
pagina 8
Communicatie sluit zich nauw aan bij het bestuur, en is zo veel mogelijk vertegenwoordigd bij bestuursvergaderingen. Communicatie kan op die manier op strategisch niveau proactief meedenken en adviseren. Communicatie levert een actieve bijdrage aan agendering, aan strategische koersbepaling en framing van het publieke debat. In aansluiting op de kaders voor overheidscommunicatie én om invulling te geven aan de ambitie tot samenwerken en (kennis) delen, zoals die staan verwoord in visie voor Vechtstromen, draagt Communicatie zorg voor actieve, tijdige en open communicatie naar aanleiding van de bestuurlijke besluitvorming door het AB en het DB. Actieve communicatie naar aanleiding van bestuurlijke besluitvorming draagt bij aan de zichtbaarheid van de organisatie. Het is een kans om de bestuurlijke relevantie van het waterschap onder de aandacht te brengen. We laten zien dat waterbeheer meer is dan een oplossing voor een technisch vraagstuk, maar dat er bestuurlijke keuzes te maken zijn en een voortdurende belangenafweging plaatsvindt. In samenspraak met de portefeuillehouder worden de juiste accenten, focus en toon gekozen. Communicatie ondersteunt, coacht en faciliteert individuele bestuurders bij openbare (media-)optredens. Daarbij is aandacht voor presentatie, aan verinnerlijking van de corporate story of het waterschapsverhaal van Vechtstromen, én, per bestuurder, aan het trainen en doorleven van de kernboodschappen die de ‘eigen’ portefeuille raken.Daarnaast wordt gezorgd voor een adequate voorbereiding (speeches, Q&A's, woordvoeringslijn). Binnen waterschap Vechtstromen, dat samenwerking met de omgeving centraal stelt, is het belangrijk dat niet alleen op de vaste, formele momenten (ambtelijk overleg, bestuurlijk overleg) contact met stakeholders plaatsvindt. Er is ook behoefte aan momenten waar bestuur en directie en haar gesprekspartners bij de stakeholders elkaar op een ongedwongen wijze kunnen ontmoeten. In samenspraak met de bestuurders levert Communicatie hier een actieve bijdrage aan, door hiertoe samen met bestuursondersteuning geschikte vormen te ontwikkelen, en deze momenten te (doen) organiseren. Communicatie verzorgt een concreet en adequaat format voor de communicatieparagraaf van bestuursvoorstellen en adviseert opstellers van bestuursvoorstellen ten aanzien van de invulling van deze paragraaf. Ambitie Proactieve bijdrage leveren aan agendavorming en framing Participeren in relevante netwerken Quick wins In 2014 optimale en structurele communicatie naar aanleiding van bestuurlijke besluitvorming Nieuw extranet (bestuursnet) Aanscherping communicatieparagraaf bestuursvoorstellen
Persvoorlichting en woordvoering Overheden hebben zoals genoemd een verplichting tot actieve communicatie. Vechtstromen heeft sterke ambities op het gebied van samenwerking. Een en ander leidt noodzakelijkerwijs tot een openheid en transparantie die ook terug te zien is in het persbeleid en draagt bovendien stevig bij aan de realisatie van de krachtige identiteit, zichtbaarheid en de communicatiedoelen die we nastreven. Perscontacten vinden altijd plaats onder regie van Communicatie. Ten aanzien van de inhoud van de boodschap stemt Communicatie af met de inhoudelijk verantwoordelijk medewerker. Ten aanzien van de focus, toonzetting, accenten en woordkeus houdt Communicatie binnen de communicatieve kaders (deze communicatievisie van Vechtstromen) rekening met de bestuurlijke koers en stemt dit zo nodig af met de verantwoordelijke portefeuillehouder. Telefonische persvragen worden afgehandeld door het cluster Communicatie. Zo nodig wint de communicatieadviseur de benodigde informatie in bij de behandelend medewerker en stemt zij af met bestuur. Verzoeken om woordvoering op radio of televisie, of interview worden beoordeeld door Communicatie. In het algemeen wordt woordvoering zo veel mogelijk verzorgd door behandelend medewerker (als de focus ligt op de inhoud) en bestuurder (als de focus ligt op bestuurlijke aspecten). Communicatie coacht en begeleidt hen in concrete situaties en verzorgt periodiek algemene trainingen ten aanzien van dit onderwerp. In voorkomende gevallen verzorgt Communicatie zelf de woordvoering. pagina 9
Een goede relatie met de pers is essentieel. Daarom draagt Communicatie zorg voor een optimale bereikbaarheid voor de pers. Belangrijke ontwikkeling en besef tot slot is dat het belang van de pers als massamediaal communicatiekanaal afneemt. Met de snelheid en reproduceerbaarheid ('delen') van de website en de sociale media zoals Twitter, Facebook, YouTube- en Picasa-kanaal zijn we steeds minder afhankelijk van de pers en hebben we steeds meer de beschikking over 'eigen' kanalen. Ambities Actieve communicatie ook naar aanleiding van besluitvorming DB We zijn zichtbaar in de media wanneer we er toe doen Goede relatie en pro-actieve omgang met de regionale en lokale media Framing: mediabeleid draagt bij aan een sterke positionering en naamsbekendheid Quick wins Verkiezingscommunicatie in het kader van de verkiezingen voor het algemeen bestuur van Vechtstromen Mediatraining ten behoeve van nieuw DB Training media-awareness voor collega’s
3.3 Project- en procescommunicatie Watersysteem- en waterketenprojecten zou je in een aantal opzichten het vlaggenschip van de organisatie kunnen noemen. Door de omvang en de impact zijn ze veelal beeldbepalend aanwezig. Projecten zijn heel zichtbaar en maken de omgeving vaak mooier. Dat maakt dat projecten vaak aanleiding geven voor positieve communicatie over het waterschap en bijdragen aan een positief imago. Projecten bieden vaak mogelijkheden voor samenwerking en tot het betrekken van belanghebbenden. Door de zichtbaarheid en de tastbaarheid van projecten doen ze er toe voor de omgeving. Projecten en daarmee ook projectcommunicatie kennen vaak een geheel eigen dynamiek. Communicatie adviseert de projectleider en kiest daarbij de juiste balans tussen enerzijds opdrachtnemer en anderzijds onafhankelijk expert en hoeder van de communicatiestrategie van Vechtstromen. Communicatie neemt, in opdracht van de projectleider en binnen overeengekomen kaders (waaronder budget), verantwoordelijkheid voor de gehele communicatie van het project, zoals die in een communicatieplan of -aanpak is overeengekomen met de projectleider of het projectteam. Communicatie adviseert over een effectieve communicatieve aanpak van het project waarbij het bereiken van de projectdoelstellingen centraal staan. Communicatie adviseert over de mogelijkheden en beperkingen van participatie. Aansluiten bij de behoefte van de omgeving is daarbij het uitgangspunt. Communicatie neemt daarbij de rol van facilitator of van manager van het participatieproces, en coacht en begeleidt projectteamleden. Communicatie draagt zorg voor de operationele communicatieactiviteiten en houdt daar regie op, waarbij voor secretariële werkzaamheden een beroep wordt gedaan op afdelings- of projectsecretariaat. Niet alleen bij projecten, maar ook bij beleidsontwikkeling is er de duidelijke ambitie om de buitenwereld te betrekken en te zoeken naar de juiste participatieve vormen. Vanuit dat oogpunt wil communicatie ook daar aan het begin van het proces haar bijdrage leveren. Bijvoorbeeld door te adviseren hoe (samenwerkings)partners, burgers, kortom de omgeving kunnen worden betrokken bij de beleidsontwikkeling, en dit in samenspraak met de beleidsmedewerker vorm te geven.
Ambities verantwoordelijkheid nemen voor (en regie voeren over) de gehele communicatie van een project managen van participatieprocessen; facilitator-rol communicatie aan het begin van het beleidsontwikkelingsproces aangehaakt, door de beleidsmedewerkers mee te nemen in, en te adviseren over interactieve beleidsvorming samen met stakeholders, en dit te (doen) organiseren. Quick wins ontwikkelen, pilotten met en implementeren van handvatten voor participatie.
pagina 10
3.4 Digitale communicatie en nieuwe media Digitale communicatie is een steeds belangrijkere discipline geworden. De samenleving digitaliseert steeds verder, organisaties die een actieve rol in de samenleving willen spelen doen dat ook. Vechtstromen kiest in de communicatiemiddelenmix het digitale kanaal als primaire kanaal. Dat betekent dat bij het formuleren van een concrete communicatieaanpak en bij keuzes in communicatiemiddelen altijd de vraag gesteld wordt: volstaat digitale communicatie om onze communicatiedoelen te bereiken? Op onderdelen (bijvoorbeeld bekendmakingen) leidt dit naar verwachting tot forse kostenbesparingen. De nieuwe website van Vechtstromen richten we in vanuit de focus en behoefte van de bezoeker. Het ontwerp van de website is afgestemd op gebruik op PC, tablet en smartphone. De website kent sterke interactieve mogelijkheden, biedt ruimte aan user-generated content en speelt een prominente rol bij het delen en ontsluiten van kennis en informatie. De website maakt optimaal gebruik van wat de moderne techniek ons te bieden heeft. Sociale media drukken hun stempel op het maatschappelijk debat. Vechtstromen neemt deel aan dat debat, en gebruikt de moderne nieuwe media daarbij op actieve wijze. Communicatie stimuleert en coacht (bijvoorbeeld met trainingen en workshops) medewerkers en bestuurders van Vechtstromen in het gebruik van sociale media. Bij de inzet van sociale media wordt aansluiting gezocht bij de mate waarin onze doelgroep vertegenwoordigd is op en deelneemt aan deze sociale media. De vlucht van sociale media heeft niet alleen betekenis voor externe communicatie. Ook interne communicatie zal er door veranderen. Het nieuwe intranet en het nieuwe (extranet) bestuursnet zullen hier op toegerust zijn.
Ambitie internet en intranet om kennis delen en ontsluiten interactie en user-generated content op website digitale communicatiemiddelen geschikt maken voor meerdere toepassingen: PC, mobiel, tablet intranet als hét interne communicatieplatform, waarbij interne sociale media zijn geïntegreerd met website voldoen we aan webrichtlijnen Quick wins nieuw content managementsysteem (CMS) nieuwe website nieuw intranet nieuw extranet/bestuursnet
pagina 11
