HEFOP alintézkedés A felnőttképzés hozzáférésének javítása a rendelkezésre álló közművelődési intézményrendszer rendszerszerű bevonásával

HEFOP 3.5.4 alintézkedés „A felnőttképzés hozzáférésének javítása a rendelkezésre álló közművelődési intézményrendszer rendszerszerű bevonásával”

Projekt Előrehaladási Jelentések befogadásával, formai ellenőrzésével, kezelésével kapcsolatos tapasztalatok; elvárások, kérések a kedvezményezettek felé HEFOP Közreműködő Szervezet Foglalkoztatási Hivatal ESZA Főosztály 2006. május 17.

Foglalkoztatási Hivatal

Az előadás tematikája • • • • • • • • • •

Monitoring fogalma A Projekt Monitoring folyamata, résztvevői Foglalkoztatási Hivatal szerepe, feladatai Formai, eljárásrendi monitoring A Kedvezményezett feladatai A Projekt Előrehaladási Jelentés Közbeszerzés ellenőrzése Helyszíni ellenőrzés Gyakorlati tanácsok Önellenőrzési lista


A monitoring fogalma •

(124/2003 rendelet szerint):

A források, az eredmények és a teljesítmények mindenre kiterjedő és rendszeres vizsgálata …. a programok eredményes, tervszerű és hatékony megvalósítása érdekében. A monitoring kiterjed annak vizsgálatára is, hogy a programok megvalósítása megfelelt-e a célkitűzéseknek, amelyek a támogatás elnyerését lehetővé tették. Röviden: Menedzsment támogató eszköz. A program tervezése során meghatározott célok teljesülésének, azaz a program pénzügyi és fizikai megvalósulásának folyamatos nyomon követése.


Az Európai Szociális Alap (ESZA) által támogatott projektek monitoringja A monitoring folyamat résztvevői: 1. 2.

Irányító Hatóság Közreműködő Szervezetek (KSZ) • • •

3.

Eljárásrendi (Teljesítési) – Foglalkoztatási Hivatal Szakmai – ESZA Kht. Pénzügyi – Magyar Államkincstár

Végső kedvezményezett • •

Főkedvezményezett Konzorciumi partnerek

Szerkezeti Struktúra

Irányító Hatóság

ESZA Kht.


Kedvezményezett

Magyar Államkincstár


A Foglalkoztatási Hivatal szerepe, feladatai • Közvetlen kapcsolattartás a kedvezményezettekkel a megyei kihelyezett egységeken keresztül • Koordináció a közreműködő szervezetek között • Előrehaladási jelentések és mellékleteik átvétele, formai és eljárásrendi ellenőrzése • Jelentések továbbítása a KSZ-ek felé • Egységes Monitoring Információs Rendszer (EMIR) adatbázisának feltöltése • Helyszíni ellenőrzések megszervezése és lebonyolítása


Formai és eljárásrendi monitoring Formai szempontú vizsgálat: – Előrehaladási jelentés mellékleteiben felsorolt dokumentumok (formanyomtatványok) vizsgálata

Eljárásrendi monitoring: – –

határidő betartás közbeszerzési eljárások szabályszerű lefolytatása


A kedvezményezettek feladatai 1.

2. 3. 4. 5. 6.

Negyedéves előrehaladási jelentések és mellékleteinek elkészítése és benyújtása határidőre a támogatási szerződés által rögzített időpontokban, három havonkénti ütemezésben a projekt zárásáig. A benyújtás személyesen történik, előre egyeztetett időpontban. A szerződésben foglalt azonosító adatok, illetőleg a szerződés teljesítésével összefüggő adatok változásának jelentése 7 napon belül. Amennyiben szükséges, szerződésmódosítás kezdeményezése. Információszolgáltatás és a helyszíni látogatások, ellenőrzések alkalmával a dokumentumokba való betekintés biztosítása. A projekt végén zárójelentés készítése. Dokumentumok megőrzése a támogatási szerződésben rögzített időpontig.


Projekt Előrehaladási Jelentés 1. Monitoring folyamat: • A kedvezményezett az előrehaladási jelentés benyújtását megelőzően figyelemfelhívó levelet kap az FH kihelyezett megyei egységétől. (15 nappal a benyújtás határideje előtt) • Az előrehaladási jelentés benyújtására negyedévente, az FH kihelyezett megyei egységénél, személyesen, előre egyeztetett időpontban kerül sor.


Projekt Előrehaladási Jelentés 2. • Amennyiben a Kedvezményezett nem nyújtja be határidőre jelentését, a Megyei Egység felszólító levelet küld a Kedvezményezettnek, aki köteles pótolni a jelentés benyújtását. • Amennyiben a Kedvezményezett ekkor sem pótolja jelentését, a Megyei Egység jelenti ezt az Foglalkoztatási Hivatal ESZA Főosztály Központi Egységének, aki kezdeményezi az Irányító Hatóság felé a Támogatási Szerződés felbontását.


Projekt Előrehaladási Jelentés 3. •

A jelentéseket az FH formai (3 munkanap), majd továbbítja;

szempontból

ellenőrzi

•

Az FH eljárásrendi szempontból ellenőrzi a jelentést (15 munkanap) Ez idő alatt a Magyar Államkincstárnak, aki pénzügyi szempontból illetve az ESZA Kht., aki szakmai szempontból ellenőrzi a teljesítést.

•

Az FH ESZA Főosztály Megyei Egység, a Kincstár és a szakmai KSZ ellenőrzését követően az FH javaslatot tesz az Irányító Hatóságnak a támogatás kifizethetőségéről.

•

Az IH a forráslehívás ellenőrzését követően gondoskodik a támogatás kifizetéséről


Projekt Előrehaladási Jelentés 4. Hiánypótlás/korrekció: • Ha az FH a jelentés formai ellenőrzése során hiányosságot észlel, levélben értesíti a kedvezményezettet, akinek 15 nap áll rendelkezésére a hiányzó dokumentumok hiánypótlására. • Amennyiben a KSZ-ek eljárásrendi / pénzügyi / szakmai ellenőrzésük során újabb hiányosságot tapasztalnak, az FH kihelyezett megyei egysége erről ismét levélben tájékoztatja a kedvezményezettet. A korrekció benyújtására újabb 10 napja van a kedvezményezettnek. Mindkét esetben a kifizetési folyamat felfüggesztésre kerül.


Az előrehaladási jelentés részei: • (A) formai (teljesítési) beszámoló • (B) szakmai beszámoló • (C) pénzügyi beszámoló • projektek célcsoportjára és tevékenységére vonatkozó statisztikai adatlapok (pl. indikátorlista, nyilvántartások)


Helyszíni ellenőrzés Céljai: Projekt megvalósításának ellenőrzése Esetleges problémák feltárása, közös megoldása Száma: -min. 1 időközi helyszíni ellenőrzés - záró helyszíni ellenőrzés (Sikeressége a végső támogatási rész kifizetésének előfeltétele.) Amennyiben szükséges sor kerülhet ezen felül rendkívüli, ill. helyzetfeltáró preventív helyszíni ellenőrzésre is. Lebonyolítása: – FH szervezi meg (értesítés 10 munkanappal előbb) – Az ellenőrzésen – lehetőség szerint minden KSZ jelen van. – Tapasztalatokról jegyzőkönyv készül – A kedvezményezettnek lehetősége van a helyszínen a jegyzőkönyv észrevételeire reagálni.


Közbeszerzés ellenőrzése 1 A Közbeszerzési ütemterv kitöltése (9/1 melléklet) Az ütemtervben a projekt időtartama alatt tervezett összes közbeszerzési eljárást szerepeltetni kell. A közbeszerzési ütemtervet az első előrehaladási jelentés mellékleteként kell csatolni. Az ütemtervet cégszerűen kell aláírni; az aláírásra jogosult ellátja kézjegyével, és lepecsételik. Beszerz és sorszám a

A közbeszerzé si eljárást elindító konzorciumi partner

Az eljárás indításának tervezett dátuma

A közbeszerzési eljárás

Fajtája

tárgya

A közbeszerzés során beszerzett javak megnevezése

A szerződés tervezett összege (millió Ft)


Közbeszerzés ellenőrzése 2 •

A PEJ 1.6 pontja Kérjük, az alábbi táblázatban mutassa be a közbeszerzéssel kapcsolatos, a támogatási szerződésben foglalt kötelezettségek teljesítését (a táblázatba igény szerint sorok beszúrhatók). A táblázatban az összes közbeszerzési eljárást szerepeltesse, amit a projektjelentés elkészítésének időpontjáig elindított.

Beszerzés sorszáma

Az közbeszerzési eljárást elindító konzorciumi partner

A közbeszerzési eljárás fajtája

tárgya

Az eljárás indításának dátuma

Szerződés aláírásának dátuma

A beszállító megneve zése

A szerződés (tervezett) összege (millió Ft)

Közbeszerzéshez kapcsolódó számla sorszáma a számlaöszszesítőben

Lezárult közbeszerzési eljárások*

* a projektjelentés tárgyidőszakában lezárult eljárások, melynek dokumentációja a jelenlegi PEJ-ben beadásra kerül a 9. melléklet 9/3, illetve 9/4 számú adatlapot ki kell tölteni közbeszerzési eljárásonként

Elindított közbeszerzési eljárások**

** a projektjelentés tárgyidőszakában elindított eljárások, valamint a korábbi időszakban elindított, de le nem zárult közbeszerzési eljárások

Következő jelentéstételi időszakban elindítani tervezett közbeszerzések***

*** a 9. melléklet 9/2 számú mintaokmányát ki kell tölteni közbeszerzési eljárásonként


Közbeszerzés ellenőrzése 3 •

• •

•

Az egyes közbeszerzéseket a jelentésekben mindig ugyanazon a sorszámon kell szerepeltetni, mint az első projekt előrehaladási jelentéshez csatolt közbeszerzési ütemtervben, mert így folyamatosan ellenőrizhető, hogy a közbeszerzés az eljárás melyik szakaszában tart. Minden elindított közbeszerzés esetében fel kell tüntetni az eljárás fajtáját és típusát, valamint tárgyát és mennyiségét. A közbeszerzési eljárás fajtája oszlopban azt kell rögzíteni, hogy az eljárás nyílt, meghívásos, versenypárbeszéd, tárgyalásos, egyszerűsített, egyszerű vagy központosított formában valósul meg (kérjük az eljárásfajtát pontosan nevesíteni). A közbeszerzés tárgya oszlopban az eljárás során beszerezni kívánt építési beruházást, szolgáltatás beszerzést, vagy árubeszerzés paramétereit sorolja fel.


Közbeszerzés ellenőrzése 4 KÖZBESZERZÉSENKÉNT csatolandó dokumentumok – a jelentés mellékleteként (nem központosított eljárás esetén): a,/ adatlap a közbeszerzési eljárásról b,/ ajánlatkérői nyilatkozat a közbeszerzés során a törvényesség betartásáról, (nem módosítható!) c,/ ajánlatkérői nyilatkozat aláírójának képviseleti jogának igazolása 1./ az eljárást megindító dokumentum (felhívás hirdetmény) 2./ műszaki leírás vagy dokumentáció – ha készült 3./ az ajánlatok bontásáról készült jegyzőkönyv 4./ összegzés az eljárás eredményéről 5./ tájékoztató az eljárás eredményéről 6./ a nyertesként kiválasztott ajánlattevő ajánlata 7./ az eljárást lezáró szerződés 8./ tájékoztató a szerződés teljesítéséről 9./ a szerződés alapján kiállított szállítói számla, számlák 10./ valamennyi, esetleges jogorvoslati eljárás során keletkezett irat


Közbeszerzés ellenőrzése 5 KÖZPONTOSÍTOTT KÖZBESZERZÉSENKÉNT csatolandó dokumentumok – a jelentés mellékleteként: 1./ adatlap a központosított közbeszerzési eljárásról 2./ ajánlatkérői nyilatkozat a közbeszerzés során a törvényesség betartásáról, (nem módosítható!) 3./ ajánlatkérői nyilatkozat aláírójának képviseleti jogának igazolása Csatolandó dokumentumok– a jelentés mellékleteként: 1./ 2./ 3./ 4./

megrendelő teljesítési igazolás, (pl. szállító levelek) - ha van számla a számlák ellenértékének kifizetését igazoló iratok


Közbeszerzés ellenőrzése 6

Az „Adatlap a közbeszerzési eljárásról” kitöltése • Az adatlapot a már lefolytatott/lezárult eljárásokról kell kitölteni és benyújtani. • A kiállítás időpontját minden esetben ki kell tölteni. • Az adatlapot cégszerűen kell aláírni.


Gyakorlati tanácsok 1  Egy ablakos rendszer betartása: • A Végső Kedvezményezett a megvalósítás során az ellenőrző szervezetek közül egy szervezettel a Foglalkoztatási Hivatal ESZA Főosztály Megyei Kihelyezett Egységével áll kapcsolatban. • A szerződés aláírását követően a kapcsolattartó személy írásban tájékoztatást küld elérhetőségeiről. • Kivéve IH közvetlen megkeresése esetén, szerződéskötés és módosítás folyamatában, egyes szakmai vagy pénzügyi kérdések tisztázása kapcsán.


Gyakorlati tanácsok 2  Szerződés kézhezvétele utáni teendők: A szerződés és mellékleteinek felülvizsgálata • Pályázat felülvizsgálata, abban szereplő azóta változott adatok (pl: megvalósító személyek változása) bejelentése • Cselekvési és pénzügyi terv aktualizálása

Aláírásra jogosultak körének átgondolása • Meghatalmazás és aláírási címpéldány becsatolása.

Beszerzések tervezése • Közbeszerzési ütemterv elkészítése / felülvizsgálata a módosult közbeszerzési törvény függvényében


Gyakorlati tanácsok 3  Jelentés benyújtásának követelményei: Jelentés formadokumentuma és az 1.,2.,7.,8., 9/1. mellékletek: • 3 eredeti példányban történő benyújtása + elektronikus formában történő becsatolása

Jelentéshez csatolandó egyéb mellékletek: (számlák, egyéb számviteli bizonylatok, számlák ellenértékének kifizetését igazoló bizonylatok stb.)

• 2 másolati példányban kell benyújtani Ezen dokumentumok aláírására a Kedvezményezett részéről a szerződés aláírója, valamint meghatalmazottja, vagy a projektmenedzser jogosult.


Gyakorlati tanácsok 4 Az eredeti dokumentumokon (számla vagy az elszámolás dokumentuma, és a közbeszerzéshez benyújtott dokumentumokon) a kedvezményezettnek fel kell tüntetnie, az alábbi mondatot. „HEFOP-3.5.4-P.-2005-… (EMIR azonosító szám) projektre elszámolásra beadva” +aláírás! Minden egyes dokumentumon a EMIR azonosító!!!

Az ezt követően elkészített kettő másolati példányon a kedvezményezettnek fel kell tüntetnie az alábbi mondatot. „Az eredetivel mindenben megegyező másolat” +aláírás!

A megadott szövegek dokumentumokra való felvitelére célszerű bélyegzőt használni.


Gyakorlati tanácsok 5 Az összetartozó összetűzve.

dokumentumok legyenek

tűzőgéppel

Az összetartozó (összetűzött) dokumentumokat elég egy helyen hitelesíteni, lehetőleg ott, ahol az eredeti példányon az aláírás is van Kérdés: ha nem fér rá az utazási jegyre/számlára (nagyon pici) a „…………..elszámolásra beadva” szöveg, akkor hogyan történjen a hitelesítés? IH válasza: IH egyetért azzal, hogy a hátoldalon történjen a bélyegzés, természetesen ilyenkor másolni mind a két oldalt kell. Amennyiben van hozzá számla, akkor a jegyre nem kell bélyegezni, csak a számlára.


Gyakorlati tanácsok 6 A beadandó dokumentumok összerendezése: • A számlákon a számlaösszesítő szerinti sorszámok feltüntetése javasolt. Így könnyen megkülönböztethető, és észrevehető. • továbbá a számlákhoz tartozó igazolások, bizonylatok, stb. legyenek a számla mögé téve, és lehetőleg 1/1, vagy 1/a, 1/b… azonosítóval ellátva. • A közbeszerzéssel érintett számlákra kérjük vezessék rá a „közbeszerzési ütemterv - 9/2 mellékletben” az adott eljáráshoz rendelt beszerzés sorszámát, így folyamatos teljesítés esetén is nyomon követhetők a közbeszerzésben érintett számlák, dokumentumok.


Gyakorlati tanácsok 7 • A kötelezően beadandó formadokumentumok (jelentés + 1,2,7,8,9/1 mellékletek) a pénzügyi, a szakmai és a közbeszerzéshez kapcsolódó iratanyag különüljön el a beadott dokumentációban. • A dokumentumok beadása történhet gyűrűs mappában, vagy szalagos irományfedélben. • A másolati dokumentumok minden esetben jól láthatóak és olvashatóak legyenek!!!


Önellenőrzési Lista 1 Előrehaladási jelentés formanyomtatványa 1.1. Minden rubrika kitöltésre került, a nem releváns rubrikák kihúzásra kerültek. 1.2. A dokumentum minden oldalának fejlécén szerepel a projekt azonosító száma és a jelentés sorszáma. 1.3. A dokumentumon szerepel a dátum, az aláírásra jogosult aláírása és pecsétje . 1.4. A jelentés és a 1,2,7,8,9/1 számú mellékletek elektronikus formában csatolásra kerültek, az adathordozó(ka)t lepecsételték, szerepel rajta a projekt azonosító száma és a jelentés sorszáma, kitöltésre került a nyilatkozat (16. sz. melléklet). 1.5. A jelentésben felsorolt csatolt dokumentumok száma megegyezik a ténylegesen csatolt dokumentumok számával.


Önellenőrzési Lista 2 Fizetési kérelem 2.1. A fejlécen szerepel a projekt azonosító száma és a jelentés sorszáma. 2.2. Minden rubrika kitöltésre került, üres rubrikák kihúzásra kerültek. 2.3. Mérlegképes könyvelő ellenjegyezte. 2.4. Dátum, pecsét (a támogatási szerződésben rögzített) és az aláírásra jogosult aláírása szerepel a dokumentumon; Ha több oldalas a fizetési kérelem akkor minden oldalát szignózni kell. 2.5. A fizetési kérelemben megjelölt bankszámlaszám megegyezik a támogatási szerződésben rögzített bankszámlaszámmal (ugyanez vonatkozik a név, cím, adószámra is). 2.6. A fizetési kérelemben megjelölt igényelt támogatás összege megegyezik a jelentésben és a számlaösszesítőben rögzített adatokkal. A fizetési kérelem 3. oszlopába „bruttó összeg” a számlaösszesítő 11. oszlopában „elszámolni kívánt bruttó összeg” szereplő értéket kell feltüntetni 2.7. A fizetési kérelmen szereplő „jelentés készítés dátuma” egyezzen meg a projektjelentésen feltüntetett dátummal.


Önellenőrzési Lista 3 Számlaösszesítő 3.1. Dátum, pecsét (a támogatási szerződésben rögzített) és az aláírásra jogosult aláírása szerepel a dokumentumon. 3.2. A számlaösszesítő tételeinek folyamatos a számozása. 3.3.Minden számlához tartozik teljesítésigazolás/ szállítólevél, megrendelő vagy szerződés, pénzügyi teljesítés igazolása. 3.4. A számlákat a támogatási szerződésben megadott kedvezményezett nevére, címére állították ki és a számlákon, bizonylatokon szerepel a projekt azonosító száma, és a számlaösszesítő szerinti sorszáma. 3.5. A számlák adatai helyesen kerültek rögzítésre a számlaösszesítőben (számlaszám, összeg, számlát alátámasztó mellékletek, stb).


Önellenőrzési Lista 4

Mellékletek 4.1. A dokumentumok benyújtása az előírt sorrendben történt. 4.2. A dokumentumok sorrendje és száma az eredeti és a másolati példányok esetében megegyezik 4.3. Minden dokumentumon olvashatóan szerepel az EMIR szám.


Önellenőrzési Lista 5 Minden dokumentum

6.1. A másolatok jól láthatóak, olvashatóak!!!. 6.2. Az eredeti iratokon aláírás szerepel. 6.3. Az előírt formanyomtatvány került kitöltésre.

Köszönöm a figyelmet és sikeres megvalósítást kívánok! Varga Lilla monitoring koordinátor Foglalkoztatási Hivatal Baranya Megyei Kihelyezett Egység E-mail: [email protected]

HEFOP alintézkedés A felnőttképzés hozzáférésének javítása a rendelkezésre álló közművelődési intézményrendszer rendszerszerű bevonásával

Recommend Documents