In vitro Diagnosztikai Minőségellenőrzési Nonprofit Közhasznú Kft.
Használati útmutató a QualiCont Nonprofit Közhasznú Kft.
elektronikus ügyfélszolgálati rendszeréhez
QUALICONT IN VITRO DIAGNOSZTIKAI NONPROFIT KÖZHASZNÚ KFT. 6720 Szeged, Somogyi u. 6. 62/543-016, 62/648-996
[email protected] www.qualicont.com
Tisztelt Kollégák!
2009. decemberétől kerül bevezetésre a QualiCont Nonprofit Közhasznú Kft. új Internet alapú elektronikus ügyfélszolgálati rendszere. Ezt a fejlesztést a Társaság az általa elnyert II. Nemzetközi Fejlesztési Terv Gazdaságfejlesztési Operatív program GOP-2008.2.2.3 pályázat segítségével valósította meg. Ennek révén a 2005 óta működő elektronikus adatközlő rendszer további működése mellett lehetőség nyílik az
•
elektronikus szerződéskötés és
•
elektronikus számlázás kialakítására, valamint
•
elektronikus fizetés bevezetésére.
Ez azt jelenti, hogy az online ügyfélszolgálati rendszer segítségével Interneten intézhet minden körvizsgálatokkal kapcsolatos ügyet: szerződéskötést, megrendelést, fizetést, ill. bármi javaslata vagy problémája van, ezt az e-Ügyfélszolgálaton keresztül jelezheti a QualiCont irodának. Az Internet alapú elektronikus ügyfélszolgálati rendszert a QualiCont Nonprofit Közhasznú Kft. megújult honlapján keresztül érheti el. Figyelem: a QualiCont-tal folytatott elektronikus kapcsolat annak ellenére biztonságos, hogy némely böngésző Biztonsági figyelmeztetést generál! A QualiCont rendelkezik elektronikus aláírással, mely biztonságos kapcsolatot tesz lehetővé. Sajnos némely böngésző az elektronikus aláírás hitelességét
technikai okokból kifogásolja. Ezen
böngészők esetén kérjük szíves megértésüket és a biztonságos kapcsolat érdekében a figyelmeztetés mellőzését a piros keretes gombok követésével az 1. és 2. ábra szerint.
2/12
1. ábra: Hibás tanúsítvány felhívásának mellőzése (Internet Explorer)
2. ábra: Hibás tanúsítvány felhívásának mellőzése (Firefox 3)
A QualiCont Nonprofit Közhasznú Kft. új Internet alapú elektronikus ügyfélszolgálati rendszerének használata Indítson el egy böngészőt és írja be a következő Internet címet (3. ábra): www.qualicont.com
3/12
3. ábra: QualiCont honlap Válassza a főmenük közül az e-Ügyintézés-t, amely a QualiCont új elektronikus ügyfélszolgálati rendszerének beléptető oldalára vezet, amelyet a 4. ábra mutat. A rendszer belépéskor mindig kérni fogja a laboratórium azonosítóját (labor kódját vagy más néven QC kódját) és Jelszavát.
4. ábra: Bejelentkezés Ha az Ön laboratóriuma már korábban is kapcsolatban állt a QualiCont-tal, akkor rendelkezik labor kóddal, amelyre az anonimitás biztosítása végett van szükség. Ebben az esetben lapozzon az 1.2. Belépés fejezethez. Ha az Ön laboratóriuma első alkalommal szeretné igénybe venni a QualiCont szolgáltatásait, tehát még nem rendelkezik labor 4/12
kóddal, akkor kérjük kattintson a „Labor kód kérés” hivatkozásra a 4. ábrán szemléltetett belépési oldalon. A „Labor kód vagy QC kód kérés” fejezet ismerteti a Labor kód kérés folyamatát.
1.1. Labor kód vagy QC kód kérés Ez a fejezet csak annak a laboratóriumnak szól, aki korábban még nem állt kapcsolatban a QualiCont-tal és még nincs a QualiCont-nál regisztrált labor kódja. Ebben az esetben automatikusan igényelhet egyet a
bejelentkezési oldalon (4.
ábra) a „Labor kód kérés” hivatkozásra kattintva. A 5. ábrán látható „Regisztráció”-s ablak fog megjelenni, ahol egy szerződési formanyomtatványt kell kitöltenie, melyben megadja adatait és elfogadja a QualiCont szolgáltatásaihoz kapcsolódó Általános szerződési feltételeket.
A hagyományos szerződéskötésen túl az elektronikus
szerződésben meg kell adja e-mail címét és az elektronikus ügyfélszolgálati rendszerben
5. ábra: Regisztráció és szerződéskötés használandó jelszavát, amelynek minimum 8 karakternek kell lennie. Ha a Számlázási, Szállítási ill. az Igazolások adatai eltérnek az Általános adatoktól, azokat itt megadhatja. A sikeres regisztrációhoz a *-gal jelölt mezők kitöltése kötelező, valamint az oldal alján a Szerződési feltételek elfogadása szintén. A „Regisztrálás” gombra kattintva történik meg 5/12
a laboratórium kódjának elkészítése és elektronikus postázása a megadott e-mail címre. A szerződéskötés után automatikusan a bejelentkezési oldalra kerülünk vissza, ahol az emailben megkapott labor kóddal és a regisztráció folyamán megadott jelszóval tud belépni az elektronikus rendszerbe.
1.2. Belépés A 4. ábrán szemléltetett oldalon megadva a labor kódot és jelszót, a „Belépés” gombra kattintva léphet be a rendszerbe, ahol az alábbi üdvözlő oldal fogadja (6. ábra), amely röviden ismerteti a rendszer elemeit.
6. ábra: Bejelentkezés után
1.3. Szerződési adatok módosítása A fenti menüsorban Szerződés menüpontra kattintva a QualiCont-ban regisztrált szerződési adatait tudja megváltoztatni, valamint a meglévő szerződéseit és a szerződési feltételeket tudja megtekinteni. A 5. ábrának megfelelő struktúrában láthatja az adatait és tud módosításokat eszközölni azokon. A „Változtatások elküldése” gombbal elküldheti a QualiCont számára a változtatott adatokat. Ezzel egyidejűleg a rendszer az új adatok szerint automatikusan elkészíti annak megfelelően az új szerződését elektronikus formában. A szerződés létrejöttéhez szükséges, hogy elfogadja az Általános szerződési feltételeket. Itt kérjük megadni azt, hogy a számlát milyen formában szeretné megkapni, csak elektronikus formában vagy papír alapon is. Ha csak elektronikus formában kéri a számláit, kérjük nyomtassa ki és postázza az aláírt EDI szerződés papír alapú példányát 6/12
címünkre.
1.4. Rendelés A fenti menüsorban a Rendelés menüpontra kattintva jelölheti ki a megrendelni kívánt programokat (7. ábra), amelyek logikai csoportokba vannak sorolva, segítve ezzel az egyes programok megtalálását. A csoportok neve melletti + jelre kattintva megjeleníthetők a csoportba tartozó programok. Mivel sok program érhető el a QualiCont szolgálatsásai között, ezért a programok főbb jellemzői alapján szűrési lehetőség is biztosított. Az aktuális évet követő egész éves megrendeléseket minden év december 31-ig lehet megtenni (pl: 2010-es évre 2009. december 31-ig). Használhatja a 'Mind' gombot egy program egész éves megrendelésének megadásához. Ha csak egy-egy körvizsgálati ciklusra kíván rendelni akkor azt a program által jelzett megrendelési határidőig teheti meg. A megrendelési határidőt követően már nem lehet rendelni vagy rendelést visszamondani, ezért a 'Mind' gomb is csak a még rendelhető körvizsgálati ciklusokra vonatkozik. A 7. ábra egy rendelés megadását is szemlélteti. A programokról bővebben a program nevére kattintva érünk el információkat, amely a programhoz tartozó
7. ábra: Rendelések megadása
laboratóriumok által mérendő analitek vagy paraméterek listáját tartalmazza. A minta szett megrendeléseket a beviteli mezőkben adhatja meg, ahogy eddig is a papír alapú 7/12
megrendelőlapon megszokott módon. Az nagy „X” vagy kis „x” betű beírásával egy darab minta szett megrendelését adhatja meg. Az „X” beírására a rendszer az „X”-et automatikusan
1-esre
változtatja.
A
minta
szett
megrendeléseket
számokkal
is
megadhatja, azaz a nagy „X” vagy a kis „x” helyett használhat „1”-est is. Bizonyos esetekben pl. az 'Allergia diagnosztika' programhoz szükség lehet két minta szettre is, ekkor „2”-est kell az adott beviteli mezőbe írni. Törölni egy megrendelést a beviteli mezőbe „0” bevitelével vagy a benne lévő érték törlésével, a mező üressé tételével lehet (ez a mezőben állva a Backspace billentyű megnyomásával - ha a szám mögött áll a kurzor vagy a Delete billentyű megnyomásával - ha a szám előtt áll a kurzor - érheti el), ekkor a mező sárga színű lesz jelezve a törlési változást. Ha nem megfelelő karaktert (tehát nem szám és nem nagy „X” valamint nem is kis „x”) ír egy mezőbe akkor a mező színe piros lesz és tartalma pedig üres. Ha egy beviteli mező tartalma megváltozik azt a mező körül egy zöld keret jelzi. Egy beviteli mezőről a következőre egyszerűen a TAB billentyű lenyomásával juthatunk. Az eligazodást a megfelelő megrendeléshez az aktuális sor kék kiemelésével és az aktuális mező felett megjelenő rövid üzenettel segíti a rendszer. Ha egész évre rendel mintákat akkor jogosult a
kedvezményes
árra. Valamint a
megrendelések megadása mellett lehetőség van további értékelések megadására egy adott programhoz a sor végén található mező kitöltésével, ezzel a megrendelés árában foglalt értékelés mellé kérhet további értékeléseket. A további értékelések az adott sorban lévő megrendelésekhez tartoznak. A “Rendeléseim áttekintése” hivatkozásra kattintva egy áttekintő ábrához (8. ábra) érünk, ahol az árak részletes és összesített áttekintése található. A rendszerben lévő előző rendelésekhez képest beállt változások a felhasználó számára a könnyebb áttekinthetőség kedvéért itt is zölddel vannak kiemelve.
Itt még
lehetőség van a rendelés módosítására a “Vissza a szerkesztéshez” hivatkozással valamint a rendelés feladására a “Rendeléseim feladása és számlázás” gombbal.
8/12
8. ábra: Rendelések áttekintése
1.5. Számlázás A “Rendeléseim feladása és számlázás” gomb hatására automatikusan egy megfelelő Díjbekérő generálódik a feladott rendelésekhez (9. ábra). Később ezen oldalra az eSzámlázás/e-fizetés menüpontot választva is eljuthatunk. A Díjbekérő kifizetésére több mód is kínálkozik, ezeket az oldal taglalja. A Díjbekérő részleteit a “Részletes díjbekérő” hivatkozás alatt találjuk meg (10. ábra). A Díjbekérő alapján - annak határidőre történő befizetése után - a QualiCont egy számlát bocsát ki, melyet elektronikus (EDI szerződés megkötése után) vagy postai úton eljuttat a Megrendelőhöz, erről rendelkezni a felső főmenü „Szerződés” menüpontja alatt lehet. A díjbekérő kifizetése után a számla PDF formátumban is letölthető a „PDF végszámla” oszlopban megjelenő hivatkozás alatt (9. ábra).
9/12
9. ábra: Számlázás
10. ábra: Díjbekérő
1.6. e-Fizetés Ahogy az imént említettük, a még ki nem fizetett Díjbekérők kifizetésére több mód is kínálkozik. Az egyik az on-line ügyfélszolgálati rendszeren keresztül, bankkártya 10/12
segítségével. Ehhez a rendszer egy külső, banki rendszert hív segítségül, átadva a megfelelő adatokat annak (11. ábra). A fizetés után a banki rendszerből visszakerülünk a QualiCont rendszerébe.
11. ábra: Fizetés bankkártyával
1.7. Eredményközlés és értékelések Az ügyfélszolgálati rendszernek ez a része már 2005 óta működik. Az I-QC adatközlési rendszer segítségével az eredményközlés és az értékelés is elektronikus úton zajlik, sőt digitális képekkel lebonyolított körvizsgálatok is lehetővé válnak (12. ábra).
12. ábra: Körvizsgálatok az I-QC rendszerben
1.8. Ügyfélszolgálat Elektronikus ügyfélszolgálat, ahol kapcsolatba léphet a QualiCont-tal, üzeneteket küldhet, valamint megtekintheti korábbi üzeneteit és az ezekre kapott válaszokat is. Az ügyfélszolgálaton az “Új üzenet” gombbal küldhetünk új üzenetet a QualiCont számára. Az üzenetnek
különböző
technikai
paraméterei
11/12
adhatók
meg
a
szolgálatatások
tulajdonságainak megfelelően. Az üzenetek különböző státusszal rendelkeznek aszerint, hogy mi történt velük a rendszerben: olvasott, megválaszolatlan, megválaszolt. Mivel az idők során rengeteg üzenet gyűlhet össze, ezért kereséssel/szűréssel segítjük az üzenetek közti eligazodást. Csak az aktuális és meg nem válaszolt üzenetek látszanak a laboratóriumok számára, ha először látogatnak el erre az oldalra, a szűrési feltételeknek ez az alapbeállítása. Az üzenet elküldése a “Elküld” gomb segítségével tehető meg (13. ábra).
13. ábra: Ügyfélszolgálat. Elküldött üzenet. Az üzenet elküldése után minőségbiztosítási okokból az elküldött üzenet nem módosítható, azonban lehetőség van további hozzáfűzésre vagy a „Válasz” hivatkozásra kattintva. A téma megjelenik a fejlécben és az üzenetre adott további válaszok ezen téma alá kerülnek időrendben megfelelő behúzásokkal a válaszok szintjének megfelelően, azaz, hogy időrendben hányadik válaszra reagáltunk éppen.
A rendszerből a bal felső sarokban lévő „Kijelentkezés” gombbal léphetünk ki.
Reméljük, hogy a hatékonyabb és gyorsabb ügyintézés, mely a nap bármely időszakában
igénybe
Javaslataikat
és
vehető,
észrevételeiket
Ügyfeleink szívesen
kényelmét fogadjuk,
szolgálja
amelyeket
majd! vagy
a
[email protected] címre küldjék, vagy az ügyfélszolgálati rendszerünkön keresztül juttassák el hozzánk. Szeged, 2009. november 18.
12/12
