umístit na hlavní stránce všechny položky (eventuelně můžete předtím odstranit vstupní body do skupin pomocí se obnoví přidělení všech položek ve skupině, včetně doposud nepřiřazené položky b) ručně - přetáhněte položku myší na volné tlačítko. b) Přidání položky na hlavní stránku 1. Přepněte do záložky "Položky". Pokud nejste na hlavní stránce, stiskněte klávesu [Home]. 2. Vyhledejte v tabulce novu položku - využijte standardní hledání [Ctrl+F]. Pro hledání podle kódu klepněte na ikonu vedle pole [Kód], nebo nejprve přesuňte kurzor do tohoto pole, a pak stiskněte [Ctrl+F]. 3.Pomocí myši umístěte položku na volné tlačítko. Přidání tlačítka na první volnou pozici Poklepejte (dvojklikem myši) v seznamu skupin nebo položek sortimentu na řádek s nepřiřazenou položkou. Program nabídne okno vlastností tlačítka a po jeho potvrzení umístí tlačítko na první volnou pozici v rastru tlačítek. Následně můžete pozici položky v rastru změnit přetažením myší. Přidání položky sortimentu pomocí kódu Klikněte pravým tlačítkem myši na volné tlačítko v rastru a vyberte volbu "Přiřadit kód": . dialog - je stejný jako otevření nového účtu. . . . vhodné provést i zkontrolovat fyzické stavy zboží. V tom případě se může hodit sestava (předloha) pro zápis skutečných (spočtených) stavů. Klávesa [T] otevře menu tiskových sestav. Pokračujte dále [F8].
© 2006-2010 ABX Software
57
Harsys - pokladní systém pro restaurace
viz Úprava vzhledu a chování tlačítek
8.5.3
Přidání nové položky V průběhu "života" každého provozu se sortiment neustále mění a obnovuje. v souladu s tím musíte upravovat i návrh dotykové obrazovky. a) Přidání položky do jeho skupiny 1.Přepněte do záložky "Položky". Pokud nejste na hlavní stránce, stiskněte klávesu [Home].
2.Poklepejte na tlačítko (vstupní bod) skupiny, do které je položka přiřazena: . V seznamu položek v tabulce budou vidět jen položky patřící do této skupiny. Pokud je skupina dále členěna do podskupin, a nově přidávaná položka zatím není dostupná, poklepejte na vstupní tlačítko podskupiny - tak dlouho, až bude k dispozici podskupina s onou položkou. a) automaticky - tlačítkem
Budete vyzváni k zadání kódu, a pokud tento bude dostupný pro aktuální stránku, bude program pokračovat dialogem vlastností nového tlačítka. Dostupnost kódu záleží na to tom, zda jste právě na hlavní stránce, nebo v některé z podstránek (skupině) můžete zkontrolovat v záložce "Položky".
8.5.4
Úprava vzhledu a chování tlačítek Před umístěním nového tlačítka, resp. jeho propojení s položkou nebo skupinou, se zobrazí dialog jeho vlastností. Stejný dialog lze vyvolat i pravým tlačítkem myši na tlačítku, volba {Vlastnosti a vzhled}:
© 2006-2010 ABX Software
Agendy
8.5.5
58
Automatické nabízení příloh a variant Skupinám pokrmů, kde položky nemají zahrnutou přílohu přímo v receptuře (většina minutek) se vyplatí nastavit automatické nabízení příloh. Z tohoto ohledu je výhodné, jestliže jsou všechny přílohy (hranolky, rýže, ale i tatarka apod.) v jedné skupině. Ve vlastnostech tlačítka zaškrtněte volbu {Nabídnout položku ze skupiny...} a nastavte skupinu příloh.
Přílohy se mohou nabízet buď roletovým menu, kde je maximální počet nabízených příloh omezen na 18, nebo přechodem na stránku vybrané skupiny. Viz nastavení parametrů narkování. U položek, které mají více variant A..C, např malé a velké pivo, lze nastavit, aby se po každé takovéto položce nabídl výběr varianty. U položek kde toto nenastavíte, bude položka vložena do objednávky vždy ve variantě A, a v případě potřeby bude muset obsluha variantu přehodit ručně příslušným tlačítkem nebo [F12]. Pokud nastavíte chování již na tlačítku skupiny, postačí, když položky mají zaškrtnuto "Podle skupiny". V opačném případě musíte nastavit každé položce chování samostatně.
8.5.6
Rychlotlačítko "Přílohy" Na horní liště objednávkové dotykové obrazovky je tzv. rychlotlačítko, které je určeno pro rychlé otevření obrazovky z jakékoli jiné skupiny či podskupiny. Nejobvyklejší použití rychlotlačítka je pro přílohy.
Nastavení skupiny otevírané rychlotlačítkem: pravým tlačítkem myši Deaktivace rychlotlačítka: levým tlačítkem myši
8.5.7
Jak na malé pivo, jak na varianty? Každá položka může být na jedné stránce jen jednou. Z toho vyplývá, že u položek, které se prodávají ve více variantách (jako např. velké a malé pivo) máte dvě možnosti: Položka, kde se většinou prodává varianta A, jiné varianty výjimečně Ballantines 0,04 (A), nebo 0,02(B) Neřešte, v případě potřeby si obsluha přepne variantu na B. Položka, kde se prodávají varianty podobně často, ale která až tak frekventovaná Kuřecí řízek 150g(A), nebo dětská porce 80g (B) Pokud zapnete v nadřazené skupině, nebo přímo ve vlastnostech tlačítka položky {Nabídnout výběr varianty A, B, C} , bude moci obsluha lehce při každé objednávce vybrat gramáž. Položka, kde se prodávají varianty podobně často, která je velmi frekventovaná Pivo 0,5l (A), 0,3l (B) Předchozí způsob nevyhoví u položek, které se prodávají "jak na běžícím páse". Jediný správný způsob, jak obsluze zjednodušit
© 2006-2010 ABX Software
59
Harsys - pokladní systém pro restaurace
zadávání např. právě malého a velkého piva, je mít dvě samostatné položky, nebo chcete-li "karty" v sortimentu: · Velké pivo: Položka typu Zboží, se zjednodušenou variantou A:
· Malé pivo: Položka typu Vlastní receptura střediska (VR), s recepturou ve které se používá položka 1 pro variantu A:
Receptura zajišťuje, že se pivo odepisuje ze stejné zásoby, jako položka 1:
Na dotykové obrazovce pak snadno mohou být tlačítka vedle sebe. Popis tlačítek si upravte v jejich vlastnostech (pravé tl. myši):
8.6
Návrhář stolové mapy Mapa stolů může usnadnit orientaci obsluhy v otevřených účtech. Záměrně říkáme, že může, protože nemusí. Záleží na složitosti dispozice podniku, na počtu stolů, na umístění kasy oproti stolům, na orientačním smyslu obsluhy a v neposlední řadě na kvalitě návrhu. Harsys disponuje komfortním integrovaným vektorovým návrhářem stolové mapy ve stylu "MS Visio" s obvyklými možnostmi, jako je například zarovnávání, rotace, duplikace, seskupování objektu. Připravené skupiny objektů lze ukládat do knihovny připravených prvků pro další použití. Pro každou místnost lze mít samostatný návrh. Příbuzná témata: nastavení vzhledu pokladny, Práce s mapou stolů
© 2006-2010 ABX Software
Agendy
60
Tip: Podržte kurzor myši nad jakýmkoli tlačítkem, nebo ovládacím prvkem návrháře pro zobrazení nápovědy
8.6.1
Vytvoření mapy stolů
1. Otevřete návrhář tlačítkem nebo volbou z menu: 2. Rozbalovací volbou "Místnost" vyberte jednu ze čtyř dostupných místností. 3. Volbou z menu vyberte používané rozlišení displeje pokladny. Pokud nebude návrh vytvořen pro správné rozlišení, bude při zobrazení na pokladně proporcionálně přepočtena velikost objektů. Pozn. Pokud používáte na jednom středisku více pokladen s různým rozlišením obrazovky, navrhněte mapu pro jedno z nich (nejpoužívanější, nebo pro více používanou kasu). Na ostatních stanicích pak můžete nastavit v konfiguraci programu (záložka Restkasa - část vzhled) toto rozlišení jako tzv "referenční" - potom budou účty umístěny na všech pokladnách na stejném místě mapy. 4. Pokud chcete smazat případný předchozí návrh, volbou z menu {Soubor} {Nový} vymažte původní návrh. 5. Nastavte pomocí rozbalovacího boxu barvu pozadí mapy.
6. Podle potřeby a rozlišení vaší obrazovky upravte zoom návrháře. Vložení stolů 7. Zvolte záložku objektů (Základní nebo skupiny) a pomocí myši přetáhněte na plochu vybraný objekt. Upravte pomocí myši (tažením za úchyty) jeho velikost, otočení a pozici na mapě. 8. Pokud např. nechcete, aby na objektu mohly být zakládány účty, nebo chcete změnit barvu a podobně, klikněte na označený objekt pravým tlačítkem myši a vyberte volbu {Vlastnosti tvaru} ev. {Vlastnosti skupiny tvarů}, pokud se jedná o seskupené objekty. V zobrazeném editoru lze nastavit na jednotlivých záložkách řadu podrobných vlastností objektu. 9. Popisek (např. číslo stolu) vložíte poklepáním na označený objekt. 10.Vytvořte prototyp obvyklé sestavy stolu a židlí či lavic. Podle vkusu a potřeby nastavte velikost, barvy, popisky a vlastnosti objektů. Další stejné stoly pak můžete snadno vytvořit podle tohoto vzoru pomocí duplikace. Před duplikací je vhodné objekty Seskupit. Chcete-li vytvořený vzor používat i v dalších místnostech, můžete skupinu uložit do uživatelské knihovny. 11.Postupně pomocí základních tvarů a připravených či vlastních skupin tvarů nakreslete celý půdorys místnosti. Nezapomeňte objektům nastavit, zda mohou nést účet či nikoli. Obrázek můžete doplnit o textové popisky a šipky např. "K východu", "WC" © 2006-2010 ABX Software
61
Harsys - pokladní systém pro restaurace
apod. Stoly by rozhodně měly mít nastavená čísla či jiné textové odlišení, které se následně bude používat pro označování otevřených účtů. 12.Hotový návrh můžete pomocí tlačítka na nástrojové liště uložit do souboru (nezavisle na databázi, lze použít i pro přenos do jiné databáze. Aby byl návrh dostupný pro pokladnu, uložte jej tlačítkem
do databáze.
Více o práci s editorem viz kapitola Fígle, triky, postupy
8.6.2
Fígle, triky, postupy Nastavení barvy pozadí a vlastností mapy Barvu pozadí nastavte z rozbalovací nabídky "Mapa" na nástrojové liště návrháře. Pokud kliknete pravým tlačítkem myši na mapy, můžete nastavit, zda smí nebo nesmí mapa nést účet. Popisky stolů (objektů, skupin) Popiska stolu slouží nejen orientaci, ale i pro přednastavení označení účtu při jeho otevírání na kase. Popisku vložíte poklepáním-dvojklikem na objekt, nebo v editoru vlastností. Pokud je seskupeno více objektů, které mají mít každý svoji popisku, pak je nutno doplnit popisky ještě před seskupením. Pokladna ale bude jako přednastavené označení účtu používat popisku celé skupiny. Chcete-li tedy aby např. každá židle měla své označení pro účty, objekty neseskupujte. Označení více objektů na jednou podržte klávesu [Shift] a postupně klikněte na více objektů. Můžete také "natáhnout" označovací rámeček přes více objektů. Nastavení vlastností jednoho nebo více objektů Označte jeden nebo více objektů a klikněte na označené pravou myší. v dialogovém okně nastavte vlastnosti (barva, pozice, typ čas, popisek, možnost umisťovat zde účty aj.). Při označení skupiny objektů mějte na paměti, že může dojít k nechtěnému nastavení vlastností i tam, kde jste to nechtěli! Pozn.: Některé vlastnosti, jako např. popisky nelze nastavovat hromadně. Smazání objektu Označte jeden nebo více tvarů a stiskněte [Delete] Duplikace (kopie) jednoho nebo více objektů Toto se rozhodně naučte! Označte tvar nebo skupinu tvarů a stiskněte [Ctrl+D], nebo použijte tlačítko označených objektů myší přesuňte na požadované místo na mapě.
. Vytvořenou kopii
Seskupování objektů Se skupinami (stůl + židle) se bude mnohem lépe manipulovat, pokud si je "seskupíte". I kdybyste měli po dokončení návrhu seskupení zrušit, jistě oceníte, že můžete snadno manipulovat s celým stolem. Označte (s klávesou [Shift]) objekty k seskupení, a klikněte na tlačítko
, ev. vyberte volbu z kontextového menu (pravá myš). Lze seskupovat i již hotové skupiny. Skupiny lze opět
rozpouštět na samostatné objekty tlačítkem
.
Zarovnání objektů Máte v návrhu neurovnané řady židlí a stolů? No tak je srovnejte! Označte (s podrženou klávesou [Shift]) všechny objektu k zarovnání, a následně vyberte jedno ze zarovnávacích tlačítek směru podle objektu, který byl označen naposledy.
. Objekty se zarovnají v požadovaném
Práce s elipsou (kruhem) Aby kruh při "natahování" velikosti myší držel ve tvaru kruhu, a nestávala se z něj elipsa, podržte současně [Shift]. Podobně, podržíte-li shift během nastavování velikosti objektu, nastaví se oba jeho rozměry stejně, tj. na přesný čtverec či kruh. Rotace objektu Označený objekt lze otáčet pomocí táhel, nebo, pokud chcete otáčet v přesných násobcích po 45o, máte k dispozici tlačítko na nástrojové liště:
. Úhel otočení je možné nastavit přesně ve vlastnostech objektu (pravá myš na označeném tvaru).
Krok zpět (undo) Něco se pokazilo? Zkuste stisknout [Ctrl+Z]m nebo kliknout na
.
© 2006-2010 ABX Software
Agendy
62
Uložení vlastního vzoru do knihovny Stoleček se židličkami se povedl? Šup s ním tedy do knihovny, aby ho bylo možné použít i v jiných místnostech nebo i dalších restauracích! Nejprve seskupte tvary do skupiny. Pak na označenou skupinu klikněte pravým tlačítkem myši vyberte volbu {Přidat do knihovny}. Po zadání názvu skupiny bude tento váš vzor dostupný na záložce "Knihovna vlastních skupin". Pozn.: Knihovna se ukládá do souboru mapuser.lib na lokálním počítači do adresáře programu. Podle potřeby můžete tuto knihovnu kopírovat na jiné počítače se systémem Harsys. Sloučení více knihoven je možné jedině tak, že vložíte objekty do dokumentu (mapy), ze kterého je následně vložíte do jiné knihovny. Smazání vlastního vzoru z knihovny Na záložce "Knihovna vlastních skupin" klepněte pravou myší na vzor který chcete smazat a vyberte příslušnou volbu {Odstranit z knihovny}. Uložení mapy do souboru Máte-li více restaurací, a chcete přenést návrh z jedné databáze do druhé, můžete zobrazenou mapu uložit do souboru. Z tohoto souboru pak lze opět mapu načíst do jiné databáze. Odlišná rozlišení
Poznámky · Prozatím se nepočítá se zavedením mapy i pro PDA (mobilního číšníka)
8.7
Vnitřní účty Agenda Vnitřní účty, dále jen VU slouží ke správě tzv. vnitřních účtů a k vyúčtování konzumace na tyto vnitřní účty převedené. V každém restauraci vzniká konzumace či výdej zboří střediska, který nebude zaplacen, ale je třeba by prošel pokladnou a tím byly použité zboží a suroviny odečteny ze skladu střediska, resp. kuchyně. Typicky jde o konzumaci majitele podniku, jeho hostů, ev. různých dodavatelů, řemeslníků, kterým je poskytnuto cokoli "na účet podniku". Vnitřní účty lze ale využít i pro evidenci personální stravy, nebo souhrnně fakturovaného stravování firem a podobně. Systém rozeznává tyto typy VU: R - Repre, O - Odpis, P - Personál, J - Jiný. V každé z těchto skupin může být libovolný počet samostatných účtů. Každá osoba z personálu tedy může mít svůj vlastní účet. Konzumace se na vnitřní účty připisuje v závislosti na příslušném zatržítku buď v normálních prodejních cenách, nebo v nákupních. Druhá možnost se může hodit u účtů majitele. NC, ve které se konzumace na vnitřní účet připisuje nemusí být přesně NC, jak je k dispozici v sortimentu, ale může být upravena procentním koeficientem, který se nastavuje v konfiguraci programu v části Restkasa, Speciality. Konzumaci připsanou na VU je možno vyúčtovat různými způsoby - za libovolné období, podle označených položek. Vyúčtováním se rozumí vytištění souhrnné sestavy, která slouží jako podklad pro fakturaci, příjmový doklad či jiný způsob vyúčtování. Vyúčtování může počítat s prodejními, nákupními cenami (pozor pokud nemáte pořizovací ceny receptur správně kalkulované), s možným použitím procentuelního koeficientu.
Po vyúčtování (pomocí přísl. akce) se položky z vnitřního účtu nevymažou, ale pouze označí jako "vyúčtované" a skryjí se. i vyúčtované, tedy skryté položky lze podle potřeby znovu zobrazit. Položky nelze z vnitřního účtu smazat úplně, protože jsou součástí komplexních prodejních dat.
Od verze 6.41 je možno provádět na vybrané účtu odpis buď v nákupních cenách pro účel slev, viz Zákaznické a jiné slevy, nebo v nulových cenách. Tyto dvě možnosti použijte v případě, že nechcete mít tržbu opticky navýšenou např. o konzumaci majitele. Také je možno převod vázat na magnetickou kartu. Zejména v případě, že u některého účtu nastavíte převod v nulových cenách, je vhodné účet takto zabezpečit. Pokud nastavíte převody v nulových cenách, v členění tržby ani v sumáři převodů (přednastavené součásti uzávěrkových sestav) neuvidíte žádnou hodnotu převodů. Měli byste proto věnovat zvýšenou pozornost dodatečné kontrole převodů (pokud je mají povolené číšníci). Pozn. Konzumace převedená na VU je z hlediska "účetní tržby" skryta. Program neřeší, zda a jakým způsobem se provozovatel s touto konzumací vypořádá. Nicméně i např. konzumace majitele by měla být nějakým způsobem zaúčtována (např. snížením nákladů o pořizovací hodnotu surovin). Akce Nový vnitřní účet [Ctrl+N]
Založení nového účtu. Vyberte typ účtu a poté doplňte zbývající údaje.
Vyúčtovat označené položky
V záložce "Detaily konzumace" můžete označit zatržítkem (mezerníkem). jen některé položky, a ty pak vyúčtovat. ve standardním dialogu vyúčtování (viz dále) můžete nastavit jeho parametry.
Vyúčtovat konzumaci
Standardní dialog umožňuje nastavit parametry vyúčtování.
Od data - Do data
Ovlivněte období, za které se maj konzumace vyúčtovat.
Sazby DPH (prodej uvnitř, prodej přes Vyúčtování může proběhnout v různých sazbách DPH. ulici) © 2006-2010 ABX Software
63
Harsys - pokladní systém pro restaurace Ceny (PC, NC, %cen)
Vyberte ceny (prodejní nebo nákupní), ev. jejich procentuelní koeficient. Pokud nemáte podrobně zkalkulované receptury, neměli byste pro vyúčtování používat nákupní ceny.
Zahrnout nevyúčtované položky
Do vyúčtování budou zahrnuty dříve nevyúčtované položky.
Zahrnout vyúčtované položky
Do vyúčtování budou zahrnuty již dříve vyúčtované položky.
Jen označené položky
Pokud byly v tabulce nějaké položky označeny (mezerníkem, zatržítko při levém okraji tabulky), může být vyúčtování omezeno jen na ně.
Sumarizovat shodné položky
Vyskytují-li se mezi položkami nějaké shodné, mohou být sečteny do jednoho řádku. Takové vyúčtování je kratší, ale nepodává informace o tom, jak byly položky vloženy do objednávky.
Tisknout/zobrazit vyúčtování
Po sestavení vyúčtování program nabídne standardní výběr tiskového výstupu - na tiskárnu nebo na obrazovku.
Označit položky jako vyúčtované
Po tisku mohou být položky označené jako vyúčtované. Tzn., takto označené položky nebudou v dalším vyúčtování, jestliže toto bude vytvořeno s parametrem "Zahrnout nevyúčtované položky".
Položky baru, Položky kuchyně
Možnost vybrat pouze položky příslušné středisku nebo kuchyni.
Sestavy
8.8
Seznam a stavy účtů
Přehled o vedených účtech a jejich momentálních stavech (jen doposud nevyúčtovaná konzumace)
Konzumace na účtu
Výpis konzumace na vybraném účtu.
Příjemky-převodky Pomocí příjemek/převodek vstupuje zboží do skladů, nebo se mezi nimi převádí. Každý doklad (příjemka) má definováno, " odkud kam" jejím prostřednictvím zboží směřuje. V rámci pořízení příjemky lze zakládat nové položky sortimentu (skladové karty), nebo upravit stávající (Ctrl+F12, Alt+F12).
Příjemky vytvářené číšníky Obvykle příjemky vytváří uživatel s vyššími právy, než je Vrchní nebo Číšník, tedy majitel nebo manažer restaurace. Pokud máte požadavek, aby si příjemky vytvářeli číšníci sami, musíte těmto uživatelům v nastavení uživatelů povolit přístup k příjemkám. V tom případě doporučujeme omezit přístup číšníků pouze k příjemkám týkajícím se střediska, ke kterému má dotyčný číšník právo prodeje (součást práv vztahujících se ke kase). Pokud takto uživatele pomocí vypnutí práva "Neomezený přístup ke všem příjemkám" omezíte, nebude se tento moci dostat k příjemkám hlavního skladu, kuchyně, ani ostatních středisek (pokud jich je v systému více než jedno). Zároveň systém omezí jeho přístup k tisku sestav a jiným akcím příjemek/převodek. Uživatel s omezeným přístupem k příjemkám nemůže vytvářet zpětné doklady (vratky), může ale v příjemkách používat záporné pohyby. Příjemky, které si vytvářejí číšníci sami, byste měli pochopitelně pečlivě kontrolovat.
Nová příjemka Smazání příjemky Oprava příjemky Akce Nová [Ctrl+N]
příjemka Otevře průvodce vytvořením nové příjemky/převodky.
Zařadit doklad
Zařazení dokončeného dokladu do skladu. Před zařazením se pohyby příjemky nepromítají do stavů zboží. Volitelně lze v rámci zařazení také "Zkontrolovat dodavatele v sortimentu", což znamená, že program nabídne nastavení dodavatele příjemky jakožto výchozího dodavatele pro přijímané druhy zboží.
Opravit příjemku
Dříve zařazený doklad lze vyřadit a dodatečně opravit.
Zobrazit pohyby Zobrazí pohyby (skladovou kartu) aktuální položky příjemky. položky [Ctrl+Q] Zobrazit stavy Zobrazí rychlý náhled na stavy položky ve všech skladech. položky ve skladech [F5] Do boxu vše
Veškeré položky aktuální příjemky se zkopírují do interní schránky programu (do boxu).
Vlož z boxu
Pokud je aktuální příjemka rozpracovaná (nezařazená do skladu), bude obsah boxu vložen (přidán) ke stávajícím položkám.
Vlož z boxu naopak
Položky z boxu budou vloženy v opačných množstvích, tedy např. počet 2 bude vložen jako -2.
Export hotel
do
XML
pro Vyexportuje příjemku ve formátu xml do adresáře zadaného v nastavení programu,záložka Harsys. Viz také Propojení na hotel.
© 2006-2010 ABX Software
Agendy
64
Pozn. Box lze použít ke zrychlenému vytváření podobných příjemek - např, pokud jednou příjemkou odeberete ze střediska nějaké zboží do hlavního skladu, můžete pomocí boxu snadno během několika vteřin vytvořit "protidoklad" s výdejem téhož zboží na jiné středisko. Nicméně, tento způsob práce byl běžný v předchozí verzi 5, v této verzi lze jednoduše převádět zboží přímo mezi středisky.
Sestavy
8.8.1
Příjemka na sklad
Opis příjemky např. pro předávací účely. K dispozici je i varianta pro pokladní tiskárnu 40 zn/řádek.
Seznam zobrazených příjemek (sumář)
Soupis zobrazených příjemek (podle filtru!), podtrženo, sečteno.
Sumář podle dodavatelů
Porovnání dodavatelů, sumy dokladů.
Nová příjemka Otevřete formulář Klikněte na ikonu akcí na barevném proužku, vyberte volbu {Nová příjemka}, nebo použijte klávesovou zkratku
1. 2.
[Ctrl+N] Otevře se průvodce novou příjemkou. Vyberte směr odkud-kam (nejčastěji Nákup od dodavatele -> výdej na středisko S1) a pokračujte tlačítkem
3. 4.
5. 6. 7. 8.
vyvoláte založení nové položky.1 Nyní již máme v poli kód platný kód a kurzor je v poli počet. Zadejte množství a nákupní cenu. To zadávejte vždy ve skladových jednotkách! Pokud tedy dodavatel účtuje 1x0,75l láhev Hennessy za 500Kč bez DPH, musíte zapsat cenu a množství přepočtené na skladovou MJ takto:2 (Více o přepočtu viz kapitola Prepočet na skladovou MJ)
9.
10. Pokud toto nebyla poslední položka, [Enter] přejděte na nový prázdný řádek a opakujte předchozí kroky …. 11. Po zapsání všech položek (kontrolujte celkovou částku) klikněte na tlačítko
1Místo [F12], [Ctrl+F12] můžete kliknout pravým tlačítkem myši v poli, nebo levým na ozubené kolečko v levém horním rohu mřížky. 2Pro přepočet se v závislosti na nastavení položky otevírá pomocník.
8.8.2
Přepočet na skladovou MJ Ve skladu je třeba zboží a suroviny vést ve standardních měrných jednotkách (MJ), jako jsou litry, kilogramy, kusy a podobně. Jednotka musí odpovídat způsobu, jak se položka prodává (nápoje, kusové zboží), nebo přidává do výrobků (suroviny kuchyně). jednotku volte vždy takovou, aby se vní dobře zboží nejen evidovalo, ale i normovalo a sledovala spotřeba. Například: · · · ·
rum, pivo, rozlévané víno - v litrech, cigarety, porcované nealko (lahev odpovídá porci) - v kusech káva - v gramech (ne v kilogramech!) maso, mouka, sýr - v kilogramech
Dodavatelé ale samozřejmě účtují např. lihoviny nikoli po litrech, ale po lahvích, navíc se totéž zboží může vyskytnout v různých baleních. Do příjemky je třeba zadávat zboží již ve množství a ceně přepočtené na skladovou jednotku. Přepočet usnadňuje pomocník, který se otevírá automaticky pro všechno zboží, které má jako MJ definované jednotku, u kterých se přepočet předpokládá. Podle potřeby můžete pomocník vyvolat akcí příjemky, nebo zobrazeným tlačítkem. naopak, pokud si pomocník u některého druhu zboží nepřejete, můžete snadno automatické zobrazování pomocníka vypnout.
© 2006-2010 ABX Software
65
Harsys - pokladní systém pro restaurace
Pro dodatečné vyvolání pomocníka pro opravu již zapsané hodnoty použijte klávesu [F6], nebo zobrazené tlačítko, ev. příslušnou akci [Shift+F10]. Pro celou příjemku můžete dočasně pomocníka vypnout pomocí zobrazeného zatržítka na panelu nad položkami (vedle tlačítka pro vyvolání pomocníka).
8.8.3
Smazání příjemky 1. Pokud je příjemka zařazená, vyřaďte ji tlačítkem
8.8.4
Oprava příjemky 1. 2. 3.
8.9
, nebo volbou z menu "Záznam"
Dokončenou příjemku je možno opravit až po odemknutí tlačítkem "Opravit". Opravte řádky podle potřeby. Smazat řádek lze [Ctrl+Delete], vložit nový mezi řádky [Insert]. Po dokončení oprav opět dokončete příjemku příslušným tlačítkem
Uzávěrky Zde jsou k dispozici uzávěrky, tak jak byly vytvořeny v pokladním modulu Restkasa. V jednotlivých záložkách naleznete data o prodejním období. Data zde nelze měnit, formulář je jen pro prohlížení a tisk sestav (viz dále). Pozornost věnujte záložce "Události", která obsahuje případné "zajímavé" události, ke kterým během prodejního období v pokladním modulu mohlo dojít. Více o uzávěrkách viz také Restkasa, uzávěrka. Záložky Seznam
Seznam dokončených uzávěrek středisek.
Sumář prodeje
Vše, co se prodalo. Pomocí zatržítek můžete omezit zobrazené položky podle typu ukončení prodeje, nebo na záporné pohyby (-2 x Guláš), nebo na položky "mimo ceník".
Vyúčtování
Finanční vyúčtování (hotovost, stravenky, zálohy atd.)
Zrcadlo (Hárek)
Kompletní inventura zásob střediska vč. případných oprav stavů.
Účtenky
Veškeré dokončené (zaplacené, převedené), nebo stornované účty. Možnost vytřídit jen účtenky se slevami, storno položkami apod.
Členění tržby
Rozdělení tržby mezi středisko (výčep) a kuchyň. Členěno podle číšníků, zvlášť část převedená na vnitřní účty.
KP položek
Kontrolní páska zobrazuje historii markovaných položek včetně stavu a čísel souvisejících účtů, čísla stolu, jména hosta atd. přesně tak, jak byly v průběhu směny vkládány do účtů.
Události
Restkasa může zaznamenávat do logu událostí různé "podezřelé" či "zajímavé" události, ke kterým během provozu dochází.
Spotřeba
Spotřeba surovin, která se vztahuje k prodejnímu období aktuální uzávěrky.
Sumář spotřeby
Spotřeba surovin sumarizovaně za všechny zobrazené uzávěrky - podle datumového rozsahu Od-Do.
Odložený odpis surovin
Pokud mají některé receptury kuchyně aktivován odložený odpis, naleznete zde jejich seznam k příslušné uzávěrce. Pomocí tlačítka zde lze provést dodatečný odpis surovin podle aktuální receptury.
Sumář odlož. odpisu surovin
Seznam neodepsaných receptur sumarizovaně za všechny zobrazené uzávěrky podle datumového rozsahu filtru Od-Do. Opět je možno dodatečně provést odpis surovin. © 2006-2010 ABX Software
Agendy
66
Zálohy
Výpis záloh na tržbu odevzdaných v průběhu směny.
Storna / Slevy
Jednoduchý přehled o počtu řádek dokladů a sumě řádků obsahujících slevy, storna, záporné množství a podobně.
Tip: Chcete znát celkovou spotřebu v penězích - tedy součet všech položek spotřeby? Zobrazte si tiskovou sestavu "Spotřeba", která má v zápatí sumu. Akce Aktualizace DPH položek Sortimentu a přepočet
podle Pokud se stalo, že některá z položek měla chybně v sortimentu nastavenou sazbu DPH, pak lze dodatečně v uzávěrce "pohnout" s rozdělením tržby do sazeb DPH. To Platí i v případě, že například nebyla správně nastavena snížená sazba pro položky, které byly prodány "přes ulici" a mohly být účtovány v nižší sazbě.
Přepočet uzávěrky
Přepočet celkové tržby, základů a hodnot DPH za celou uzávěrku bez aktualizace DPH u položek.
Smaž události
Odstraní zaznamenané události z pokladny.
Odemkni uzávěrky pro úpravy
Po odemčení je možno spouště t některé přepočty, a editovat např. datum od - do.
Odešli zprávu o uzávěrce e-mailem
Vygeneruje a odešle e-mail s informací o tržbě. Dostupné v závislosti na typu licence a na nastavení, viz nastavení e-mail reportů.
Přenese tržbu do hotelového informačního systému. Přenos se obvykle provádí Odešli tržbu do hotelového systému automaticky při dokončení uzávěrky na kase. Pokud se přenos nezdaří, nebo z kasy není hotelový systém dostupný, lze jej provádět touto volbou dodatečně. Stornovat účet po uzávěrce
Umožňuje dodatečné storno chybného účtu. Jedná se o příplatkovou možnost, info na vyžádání.
Sestavy
8.10
Sumář s DPH
Sumář použitelný např. jako doplňková sestava do účetní evidence.
Sumář se zisky
Sumář prodeje se zisky za jednotlivé položky
Stavy zboží v NC a v PC
Stavy zásob na středisku po ukončení prodejního období umožňuje tisk sestavy s cenami v NC, v PC, nebo bez cen. Sestava je použitelná i jako inventura do účetnictví.
Spotřeba surovin
Spotřeba
Součtový blok
Dotisk součtového bloku (při ztrátě originálu). pro tento typ tisku musí být v Nastavení POS tiskárny správně nakonfigurovaná pokladní tiskárna. Pokud je systém provozován v síti, lze pro pro tyto dotisky využít sdílenou tiskárnu instalovanou na pokladním počítači.
Jiná výroba kuchyně "Jinou výrobou" se rozumí proces, kdy restaurace prodává (vydává) či spotřebovává svoje výrobky (pokrmy dle receptur), zboží na prodej (nápoje) nebo suroviny (porcované uzeniny, sýr, ...), přičemž tento výdej či prodej neprochází běžnou evidencí na pokladně, tedy vše probíhá "mimo kasu". Typické příklady jiné výroby jsou mimo jiné: · · · · · · · ·
Svatební a jiné hostiny Rauty Catering Závodní stravování (rozvoz do podniků) Hotelové snídaně a penze Dodávka pokrmů k výdeji v jiné provozovně Výroba polotovarů pro další zpracování nebo prodej Interní odpis výrobků a surovin, včetně likvidace prošlých (neprodaných) jídel
Agenda umožňuje tyto i jiné případy podchytit, zpracovat a zjistit skutečné náklady, stanovit prodejní cenu a případně připravit podklady jak pro výdej a spotřebu surovin, tak pro fakturaci. Záložky Seznam
Seznam vyúčtování jiné výroby dle aktuálního filtru.
Složení jiné výroby položky
Seznam položek ve vyúčtování (složení jiné výroby). Mezi položky můžete zapsat jak receptury, tak zboží či suroviny, případně vložit oddělovací položku nebo i položku "mimo ceník". Více viz složení jiné výroby.
Detail cen
Rekapitulace nákupních a prodejních cen po jednotlivých sazbách DPH.
Spotřeba surovin
Výpis spotřeby surovin odpovídající složení (položkám) jiné výroby. Spotřeba se zcela přepočítává automaticky po každé změně složení jiné výroby podle aktuálního stavu receptur v Sortimentu. To znamená, že spotřeba je vždy spočtena podle Sortimentu platného ve chvíli přepočtu, tzn. není možné, aby část spotřeby byla spočtena podle jiné verze Sortimentu. Při případné dodatečné změně složení vždy dojde k přepočtu všech položek.
© 2006-2010 ABX Software
67
Harsys - pokladní systém pro restaurace
Sumář spotřeby
Sumář spotřeb z právě zobrazených vyúčtování jiné výroby - podle aktuálního filtru. Pokud tedy bude seznam jiných výrob filtrován podle názvu akce, nebo jména zákazníka, pak i sumář spotřeb bude zahrnovat podobně filtrovanou spotřebu. Spotřeba je do sumáře zahrnuta bez ohledu na stav vyúčtování (dokončené, rozpracované), tj ,bez ohledu na to zda je spotřeba odečtena ze skladu nebo ne.
Poznámky
Jakýkoli a libovolně dlouhý text či poznámky k dokladu.
Akce Nové vyúčtování jiné výroby
Vytvoří nové vyúčtování, více viz Nové vyúčtování.
Dokončit
Uzavření vyúčtování, spojené s odečtem surovin ze skladu.
Opravit
Dodatečné otevření dokladu, při kterém je vymazán odpis spotřeby surovin ze skladu, více viz skladové operace. Obnoví položku podle aktuálního stavu Sortimentu. Pokud například během práce s dokladem jiné výroby, nebo od sestavení jejího složení došlo ke změně definice položky v Sortimentu, lze touto akcí znovu načíst název, nákupní a prodejní cenu, definici typu položky a její zjednodušenou recepturu a podobně. Pozor - tato akce může, ale nemusí mít a následek automatický přepočet spotřeby surovin. Přepočet můžete vyvolat ručně, viz dále. Aktualizace všech položek dokladu podle Sortimentu.
Aktualizovat položku
Aktualizovat všechny položky
Přepočet se vyvolává automaticky po přidání, změně nebo smazání řádku složení (položek) jiné výroby. V případě, že se změní důležité parametry souvisejících položek Sortimentu (receptura, ceny, typ), je možno touto akcí přepočet vynutit. Více viz výpočet spotřeby. Položku přepočíst - vést Umožňuje přepočet/změnu položky podle MJ nebo porce, viz V MJ nebo v porcích?. v MJ nebo porcích Přepočti spotřebu
Sestavy
Přehled jiné výroby Výdejka v NC Výdejka v PC Spotřeba surovin Sumář spotřeby
Seznam zobrazených dokladů a součet jejich hodnoty. Výdejka položek (složení) v pořizovacích cenách Výdejka položek (složení) v prodejních cenách, viz také prodejní cena vyúčtování. Seznam spotřebovaných surovin Sumář surovin ze zobrazených dokladů, viz výše.
Pokračujte na: Jiná výroba podrobně
8.10.1 Jiná výroba podrobně Postup při vytvoření vyúčtování 1. Otevřete agendu pomocí ikony na liště nebo volbou z menu 2. Nové vyúčtování vytvoříte pomocí Akce (ShiftF10) {Nové vyúčtování...}. 3. Program předvyplní základní parametry nového dokladu. Podle potřeby pozměňte datum a čas konání akce, typ akce a způsob prodeje (má vliv na DPH). Můžete také vybrat zákazníka z adresáře.
Tip: pro výběr textu - názvu akce lze využít výběr z dříve zapsaných textů: 4. Pokud máte v systému zavedeno více středisek či kuchyní, je vhodné pro urychlení další práce přednastavit hlavní a pomocný sklad, viz sklady. V "jednoduchém" provozu se základní trojicí skladů (hlavní-středisko-kuchyň) ale obvykle není třeba sklady přednastavovat. Výjimkou je případ, kdy se většina surovin odebírá z hlavního skladu (H1).
5. Kurzor přejde automaticky (nebo jej tam můžete nastavit ručně) do tabulky složení, pole Kód. Postupně zapište položky jiné výroby. Pokud neznáte kódy zpaměti, vyhledávejte v Sortimentu pomocí klávesy F12 (kurzor musí stát v poli Kód), ev. můžete nové položky do Sortimentu přidat pomocí [Ctrl+F12]. Pole v tabulce, do kterých lze zapisovat jsou od polí "pouze pro čtení" odlišena barevně. Můžete doplnit počet, stanovit prodejní cenu položky, poskytnout slevy v %, nastavit sklad pro odečet surovin, vepsat poznámku a atd. Tip: Pokud kurzor stojí v poli Kód s platnou položkou a stisknete Alt+F12, otevře se agenda Sortiment s detailem této položky. V © 2006-2010 ABX Software
Agendy
68
modálním dialogovém okně ji můžete prohlížet a nebo i upravit (editovat). Pokud se mají případné změny promítnout do záznamu v jiné výrobě, po návratu ze sortimentu vyvolejte akci {Aktualizovat položku}, nebo prostě znovu vepište stejný kód. 6. Na další prázdný řádek přejdete pomocí klávesy [Enter], nebo [ ]. Opakujte předchozí krok, případně vložte oddělovací řádek . 7. Hotové a zkontrolované vyúčtování dokončete (zařaďte do skladu) pomocí příslušné akce (tlačítkem
Sazby DPH Jiná výroba pracuje se sazbami platnými k datu konání akce. Při vytvoření nového dokladu, nebo při pozdější změně data konání se z konfigurace programu (část firma) načtou do dokladu aktuální sazby. I po případné změně sazeb DPH bude dříve vytvořený doklad pracovat se sazbami platnými k datu konání. Případná změna může mít za následek přepočet nákupních cen s DPH a prodejních cen bez DPH (program respektuje pořizovací cenu bez a prodejní s daní, v závislosti na konfiguraci). Sazba DPH na vstupu (k nákupní ceně) U položek typu receptura je nákupní cena bez daně a s daní obvykle dána součtem pořizovacích cen surovin. Pokud jsou v receptuře obsaženy suroviny v různých sazbách DPH, pak cena receptury s a bez daně "nesedí" na žádnou z platných sazeb. Aby bylo možno v jiné výrobě tisknout výdejky v nákupní cenách, včetně správné rekapitulace DPH, používá se pro výpočet nákupní ceny s daní sazba pro výstup (prodej uvnitř/přes ulici atd.). Tj. NC položky s daní v jiné výrobě může být odlišná od ceny v Sortimentu, ceny bez DPH by měly být (v době vložení položky) shodné. Položky ostatních typů (zboží, služby atd) mají sazbu DPH danou Sortimentem. Podle uvážení lze položkám sazbu DPH na vstupu ručně přenastavit.
Položky - složení jiné výroby Do složení jiné výroby můžete vložit jakékoli položky Sortimentu: · · · ·
Zboží a suroviny Receptury kuchyně, střediska a společné Služby Počítadla
Položky sortimentu se vkládají do rozpisu běžným způsobem, tj. zapsáním kódu (nebo jeho výběrem pomocí F12) do pole kód. Výchozí variantu A je možno změnit na B či C dle potřeby:
Dále je možno vkládat oddělovací řádky a položky "mimo ceník" - viz dále.
Oddělovací řádek Mezi běžné položky může být vhodné (pro přehlednost, zejména u rozsáhlejších či komplikovanějších akcí) vložit samostatný řádek neobsahující žádnou položku, pouze oddělovací znaky, případně s nadpisem či označením následujících položek.
V MJ nebo v porcích? Položky typu "receptura" (výrobky kuchyně nebo baru) můžete do jiné výroby vkládat jedině v porcích. Položky, které mají v Sortimentu definovanou zjednodušenou recepturu (obvykle nápoje, kusové zboží) lze do složení jiné výroby vložit jak v porcích (např. 40x 0.04l porce Becherovky jako aperitiv), tak 1,6l Becherovky. První způsob se hodí, pokud lze vydané porce spočítat (hostiny s obsluhou), druhý pokud si hosté nalévají sami z připravených lahví, nebo porce spočítat nelze (rauty, recepce). Výchozí způsob závisí na konfiguraci, podle potřeby lze způsob účtování položky přepínat pomocí příslušné akce, nebo s akcí propojeného tlačítka , nebo klávesovou zkratkou [F7]. Přepnutí bude pochopitelně mít za následek přepočet prodejní ceny za jednotku (skladová MJ nebo porce) a také změnu NC jednotky (vč. přepsání případně ručně změněné NC). Při přepínání program zachovává případně zadanou % slevu. Položka "Mimo ceník" Mimo běžné položky ze Sortimentu můžete do vyúčtování (jak pro evidenční účely, tak pro správné stanovení prodejní ceny) © 2006-2010 ABX Software
69
Harsys - pokladní systém pro restaurace
vložit i "ad hoc" položku "mimo ceník". Může se jednat o zboží nebo služby, které jsou jednorázově nakoupeny na konkrétní akci, které se neevidují ve skladu; typickým příkladem jsou květiny na výzdobu. Položka má jak množství, tak prodejní a nákupní cenu.
Ceny položek Podle uvážení lze používat prodejní ceny podle Sortimentu, nebo jakékoli jiné: · Cena stanovená Sortimentem (pouze u položek které nějakou PC mají nastavenou) · Cena podle Sortimentu, s dodatečnou % slevou či přirážkou (záporná sleva). Je jedno zda zapíšete %1 slevy nebo přímo stanovíte cenu "po slevě". · Je-li zvolená prodejní cena nižší, než cena pořizovací (nákupní), pak je celé pole zvýrazněno červeně. V praxi může být samozřejmě dobrý důvod pro to, aby cena byla nulová, např. nějaký bonus poskytnutý podnikem zdarma apod. · Pokud chcete vycházet z jiné ceny "před" slevou (aby % slevy vypadala jak potřebujete), pak je možno opravit i výchozí cenu "PC s DPH v sortimentu":
Možnost opravy PC v Sortimentu závisí na právech v nastavení uživatelů a je tedy možno ji zakázat, pole se změněnou cenou bude červeně zvýrazněno. Editace ceny převzaté ze Sortimentu je možná až povolením úprav pomocí příslušné volby v pravé horní části záložky č.2
1 % slevy lze v tiskových sestavách skrýt
Prodejní cena vyúčtování součtem položek nebo stanovit ručně? Pokud ve vyúčtování jiné výroby zachycujeme nějakou akci prodejního charakteru (typicky hostinu, raut apod.), pak pravděpodobně bude potřeba nějak stanovit prodejní cenu akce - sady položek specifikované v jejím složení. a) použijeme prodejní ceny ze Sortimentu, ev. upravené (viz ceny položek), cena akce bude dána jejich součtem. b) zanedbáváme položkové ceny, ale stanovíme cenu za komplet. Při stanovení můžete vyjít z pořizovací ceny položek (pozor např./nejen na položky mimo ceník, které nemusejí mít NC stanovenou) a pomocí % marže dospět k ceně prodejní. Ceny a marže se stanovují po jednotlivých sazbách DPH na záložce č.3.
Výpočet spotřeby surovin Po každé změně (ovlivňující spotřebu) ve složení položek se znovu vypočte spotřeba za všechny položky. Děje se tak po přidání nebo smazání řádku, po změně počtu, nahrazení kódu nebo varianty položky. Spotřeba se nepřepočítává, pokud dojde © 2006-2010 ABX Software
Agendy
70
ke změně v položce "mimo ceník". Spotřeba surovin z receptur se počítá vždy podle aktuálního stavu receptur v Sortimentu. Naopak u položek typu Zboží, Surovina, Počítadlo se v jiné výrobě při vložení položky zaznamená množství v porci (pokud je v Sortimentu nastaveno) a to se použije při výpočtu v případě, že je v daném řádku počet v porcích. Pokud je počet v MJ (litrech, kg apod.), pak je samozřejmě jedno, zda a jaké množství v porci je v Sortimentu definováno. Hodnota (suma pořizovacích cen surovin) spotřeby se zapisuje jako informativní údaj do hlavičky vyúčtování. Tento údaj se může lišit od od sumy pořizovacích cen položek, a to např. z následujících důvodů: dodatečná aktualizace NC položek Sortimentu, položky mimo ceník (nemají recepturu), ručně změněná NC položky v rozpisu, položka Sortimentu s ručně nastavenou nákupní cenou a pod. Pokud se v recepturách vyskytnou suroviny v různých sazbách DPH, pravděpodobně nebude souhlasit hodnota surovin s DPH a cena s položek s DPH (protože položkám jiné výroby typu receptura se stanovuje jednotná řádková sazba DPH, viz výše). Pozn.: Při dodatečné opravě složení staršího vyúčtování jiné výroby je třeba mít na paměti, že přepočet proběhne podle aktuálního stavu Sortimentu, tj. může dojít k neočekávané změně ve spotřebě. Oprava vypočtené spotřeby - modifikace receptur Může se stát, že budete potřebovat upravit spotřebu spočtenou programem (zál.č.4) - např. v případě, že na akci použijete mírně modifikované receptury, než jak jsou v sortimentu. Odchylku od vypočtené spotřeby (suroviny navíc, nebo méně, záměny) můžete podchytit pomocí samostatných řádků s diferencí surovin v rozpisu položek:
Sklady, ze kterých se odečítají suroviny Sklady se nastavují v řádku každé položky složení jiné výroby bez ohledu na přednastavené sklady v hlavičce dokladu. Povolené typy skladů závisí na typu položky (receptura, zboží, ..). · Zboží, suroviny, počítadla - odečet může proběhnout z jakéhokoli dostupného skladu. Výchozí sklad pro každou položku se přednastavuje podle výchozích skladů v horní části formuláře (viz výše):
· Receptury kuchyně a společné receptury - odečet surovin probíhá vždy z vybraného skladu kuchyně. Pomocný sklad (středisko) určuje, odkud odečíst suroviny v případě, pokud se v receptuře (kdekoli ve stromu receptur a surovin, ze kterých se položka skládá) objeví nějaká společná receptura (jako subreceptura - polotovar):
· Receptury střediska - odečet surovin probíhá vždy ze skladu vybraného střediska (baru). Pomocný sklad (kuchyň) určuje, odkud odečíst suroviny v případě, pokud se v receptuře (kdekoli ve stromu receptur a surovin, ze kterých se položka skládá) objeví nějaká společná receptura (jako subreceptura - polotovar):
· Služby - zde nedochází k žádnému odečtu surovin, sklady se proto nenastavují:
· u receptur ne z H1! Poznámky: · V rámci jedné položky nelze kombinovat odečet z více skladů stejného typu (více kuchyní či středisek) · Receptury všech typů nemohou odečítat z hlavního skladu; suroviny vždy odečítají ze středisek či kuchyní
Sladové operace při dokončení a opravě vyúčtování Při zařazení/dokončení jiné výroby dojde k zápisu spotřeby surovin do pohybů (skladových karet) a odpisu spotřebovaných množství se stavů příslušných skladů. Pozor, pokud se jedná o spotřebu odečítanou ze skladu střediska (baru), provádí se i odpis z aktuálního zrcadla, tj posledního, bez ohledu na datum a čas odpisu surovin zadané v jiné výrobě! Při možné pozdější opravě dokončené jiné výroby se nejprve provede výmaz zapsaných pohybů (návrat odepsaných surovin do skladu). Pokud byla mezi dokončení a opravou provedena uzávěrka pokladny na dotčeném středisku, není pochopitelně možné © 2006-2010 ABX Software
71
Harsys - pokladní systém pro restaurace
zasahovat do zrcadla, které prošlo uzávěrkou. Z tohoto důvodu se takový dřívější pohyb nevymaže, ale je vytvořen opravný "protipohyb", a návrat dříve odepsaného množství se projeví až v současném neuzavřeném zrcadle (jak původní, tak všechna případná následující uzavřená zrcadla zůstanou beze změny). Při vyřazení se nepřihlíží k aktuálnímu stavu receptur, ale pouze se odstraní zápisy spotřeb, tak jak byly spočteny ve chvíli zařazení/dokončení jiné výroby. Čtěte také: Poznámky k jiné výrobě Účtování / fakturace jiné výroby Program (prozatím) nevystavuje faktury ani příjmové doklady; nicméně dostupné tiskové sestavy (výdejka jiné výroby) je možno použít jako přílohu (dodací list) pro daňový doklad vystavený ať už ručně, nebo v účetním programu.
8.10.2 Poznámky k jiné výrobě U receptur všech typů se nepřihlíží k tomu, zda je aktivní "odložený odpis surovin" té které receptury či nikoli Při opravě Přesměrování spotřeby se nepoužívá Receptury nikdy neodečítají suroviny z hlavního skladu Nelze používat dětské porce v režimu 50/70% Antidatováním pohybu může dojít ke zkreslení pozdějšího výpočtu nákupní ceny - v takovém případě se doporučuje pomocí přísl. akce přeprůměrovat nákupní ceny v Sortimentu · Jiná výroba při odpisech ze skladu neprovádí kumulaci pohybů; pohyb ve skladu je vždy jeden za každé vyúčtování; · Prodejní ceny položek, které se do rozpisu položek přenášejí ze Sortimentu jsou vždy PC střediska S1. V případě potřeby nastavení cen jiného střediska (nebo jakýchkoli jiných) použijte postup viz ceny položek · Při Odstranění pohybů za období z databáze se vynechávají nezařazená vyúčtování (takže ta po jeho provedení mohou i nadále zůstat v databázi), zařazená se odstraní s ostatními pohyby, jejich odpisy surovin budou zahrnuty do kumulativního zápisu. · · · · · ·
8.11
Inventury (opravné inventury) Systém umožňuje provádět inventury různě podle typu skladu: · Sklad střediska (kasa): inventura, včetně možnosti opravit skutečné stavy a finančního vyrovnání s číšníkem je součástí každé uzávěrky, viz Uzávěrka kasy. Agenda Inventury se netýká skladu střediska! · Hlavní sklad, sklady kuchyní: inventura se provádí podle potřeby v této agendě. Inventura slouží k nastavení nových "správných" stavů zboží podle skutečně zjištěných fyzických stavů zboží, a případně také k nastavení nové nákupní ceny položek. Než vytvoříte inventuru, ujasněte si, čeho chcete dosáhnout:
· Potřebujete jen vytisknout stavy zboží k nějakému datu: možné postupy viz Tisk inventurních sestav · Chcete zkontrolovat, zda něco nechybí: proveďte inventuru, viz Postup provedení inventury
Kumulace pohybů Při zapisování objednávek, nebo při importu dat o prodejích (při off-line zapojení systému) dochází k odpisu surovin ze skladové zásoby. Tento pohyb je součástí skladové karty suroviny. Pohyby jsou dostupné v záložce "Pohyby, stavy" v agendě Sortiment. V průběhu směny (od uzávěrky do uzávěrky) program kumuluje pohyby do jednoho řádku v závislosti na nastavení programu (viz nastavení, kapitola Harsys). V praxi vyhovuje denní kumulace, tj. pohyby z jednoho dne jsou v databázi vyjádřeny jedním řádkem, který zahrnuje pohyby za časové období Od-Do. Nevýhodou je, že nelze jednoduše a zcela přesně zpětně zjistit (dopočítat) stav suroviny v mezičase. Pokud kumulaci zcela vypnete, nebo zvolíte kratší časový interval pro kumulaci, budou informace o pohybu zabírat v databázi více místa. S kumulací je třeba počítat při vytváření inventur. Doporučený čas provádění inventur: Pokud používáte kumulace (viz výše), provádějte inventury zásadně mezi směnami, tedy po uzávěrce pokladen. V běžné restauraci je to tedy večer, po zavření kuchyně, nebo ráno, před zahájením dalšího prodeje. Potřebujete-li provádět inventury i během směn, doporučujeme kumulace vypnout, nebo nastavit jejich kratší interval. Poznámky: · Samozřejmě nelze správně sestavit inventuru k budoucímu datu. takto případně sestavená inventura bude mít pravděpodobně chybně vypočtené předpokládané stavy zboží a surovin.
Akce Nová inventura [Ctrl+N] Otevře průvodce vytvořením nové příjemky/převodky. Dokončit/zařadit inventuru [F8]
Zařazení dokončeného dokladu do skladu. Před zařazením se pohyby příjemky nepromítají do stavů zboží.
Opravit inventuru
Dříve zařazený doklad lze vyřadit a dodatečně opravit.
© 2006-2010 ABX Software
Agendy
72
Přepočíst předpokládané pohyby
Při vytvoření inventury se sestaví soubor položek spolu se stavy předpokládanými v okamžiku sestavení. Pakliže před dokončením inventury dojde k pohybům, které chronologicky spadají před datum a čas inventury, je možno touto akcí stavy aktualizovat. Stavy se ale přepočtou automaticky vždy při zařazování, nebo vyřazování inventury.
Smazat položky s nedoplněným stavem
Pokud se rozhodnete v rámci opravné inventury opravit stavy jen vybraných položek (část skladu), můžete pro vyšší přehlednost vymazat položky, kde jste nezapisovali skutečné stavy (třeba proto, že souhlasí).
Nesečtené položky nastavit na nulu
Pokud víte, že jste do inventury zapsali vše, co je ve skladu, pak je možno předpokládat, že všechno ostatní zboží, ačkoli má třeba nějaký předpokládaný stav je ve skutečnosti "na nule". tato akce do všech prázdných skutečných stavů zapíše nuly.
Nesečtené položky nastavit jako souhlasící
Naopak, pokud doplníte vše, co nesouhlasí, pak vše ostatní musí souhlasit. Položkám, kde se stav inventurou nemění není nutno skutečný stav zapisovat - pokud ale stav zapsat chcete, můžete si touto akcí zjednodušit.
Vymazat doplněné skutečné stavy
Zapsali jste vše špatně? Tato akce umožňuje všechny zapsané skutečné stavy z inventury najednou vymazat.
Sestavy Předloha
Předloha pro zjištění skutečných stavů položek ve skladu.
Konečné stavy
Konečné stavy - buď zapsané, nebo předpokládané (pokud nebudou zapsány skutečné).
Rozdíly
Položky, kde je rozdíl mezi skutečným a předpokládaným stavem.
Seznam/sumář inventur
Seznam inventur (z aktuálního zobrazení podle filtru!) a jejich sumarizace.
Tip: Pokud je inventura hodně rozsáhlá, může být výhodné zobrazit jen položky, kde je rozdíl mezi skutečným a předpokládaným stavem, případně kde je rozdíl vyjádřený finančně vyšší než zvolená částka, dejme tomu 100Kč. K tomuto a jinému omezení použijte filtrovací lištu v záložce "Detaily inventury" nad seznamem položek. Zvolené zobrazení, včetně případného setřídění (pomocí kliknutí na titulek tabulky) můžete použít i pro tiskovou sestavu - stačí před tiskem vybrat z nabízených možností volbu "podle aktuálního filtru".
8.11.1 Tisk inventurních sestav Pokud potřebujete vytisknout předpokládané stavy zboží k nějakému datu, můžete postupovat dvěma způsoby: a) Otevřete agendu Sortiment, a vyberte [Ctrl+P] tiskovou sestavu "Stavy zboží a surovin". Vyberte datum pro výpočet stavů a další parametry z nabídnutého dialogu. Sestava je členěna podle skupin. b) Otevřete agendu "Inventury", vytvořte [Ctrl+N] novou inventuru ke zvolenému datu a pak [Ctrl+P] vytiskněte sestavu "Konečné stavy". Před tiskem můžete případně položky vyfiltrovat pomocí nabízených položkových kritérií. Pokud nechcete stavy zboží měnit (kontrolovat), můžete následně nepotřebnou inventuru smazat: Umístěte kurzor někam do editovatelného pole v horní části formuláře a smažte celý záznam [Ctrl+Delete].
Tip: Předlohu pro inventuru kuchyně s aktuálními stavy lze vytisknout také z formuláře "Monitor".
8.11.2 Provedení inventury 1. Otevřete agendu "Inventury" 2. [Ctrl+N] nebo z menu vyvolejte akci {Nová inventura}. 3. Vyberte z dostupných skladů. 4. Inventura může být pořízena jako "celková", nebo "rychlá". Položky mohou totiž být v sortimentu označeny zatržítky "Inventura", "Rychlá inventura" (pro inventury hlavního skladu), viz Sortiment, záložka "Detaily" a obdobné volby jsou dostupné také pro inventury kuchyně, viz Sortiment, záložka "Kuchyně". Vyberte tedy, jak má být inventura podrobná. V praxi se osvědčuje provádět co nejčastěji rychlé inventury s omezeným souborem nejpodstatnějších položek, a "velkou" inventuru jen jednou za čas.1 5. Program vytvoří inventuru a naplní ji položkami. 6. Nyní [Ctrl+P] vytiskněte sestavu "Předloha". 7. Doplňte do předlohy skutečně zjištěné stavy zboží v kontrolovaném skladu. 8. Přepište stavy (stačí ty, které se liší od předpokladu) do tabulky. 9. Pokud se liší čas platnosti zjištěných stavů, opravte čas inventury:
10.Dokončete (zařaďte) inventuru do skladu tlačítkem
© 2006-2010 ABX Software
73
Harsys - pokladní systém pro restaurace
Ve skladu se průměrují pořizovací ceny surovin. Obvykle se tak děje při zařazování Příjemek. Pokud je z jakéhokoli důvodu potřeba nastavit nové skladové ceny položek, můžete tak učinit v rámci inventury, kde je to velmi pohodlné. Postačí, jestliže u položek přepíšete aktuální nákupní cenu a současně zatrhnete pole "Určuje NC":
Po zařazení inventury je ale ještě potřeba vyvolat proces přeprůměrování cen takto: 1. Otevřete agendu "Sortiment" 2. Spusťte akci {Přepočti vše (Stavy, NC, receptury)} pro kompletní přepočtení sortimentu, ev. {Přeprůměrovat NC položky} pro přepočtení konkrétního zboží. V případě, že toto přepočtení neprovedete, uplatní se v inventuře nastavená cena jedině v rámci zařazování příjemky, která bude obsahovat stejný druh zboží. Inventura umožňuje pouze "určuje nc", tj. od tohoto pohybu až do další cenové změny je nastavena v historii pohybů tato cena. Vývoj průměrné ceny můžete sledovat v Sortimentu, viz Záložka "Pohyby a stavy". 1Položky, kterým zrušíte v sortimentu zatržítko "Inventura" se nezahrnou vůbec!
8.11.3 Odstranění inventury 1. Otevřete agendu "Inventury". 2. Nastavte kurzor na nepotřebnou inventuru. 3. Pokud je inventura zařazená, vyřaďte ji tlačítkem
8.12
.
Objednávky Rychlá objednávka
8.12.1 Rychlá objednávka Rychlá objednávka slouží k operativnímu zobrazení docházejícího nebo již doprodaného zboží a k pohotovému vytvoření nákupního seznamu zboží k odeslání dodavateli, nebo předání nákupčímu. Uživatel má k dispozici široké možnosti, jak objednávku vytvořit. Formulář se otevře s přednastavenými parametry pro vytvoření celkové objednávky pro celou firmu (všechna střediska, kuchyně i hlavní sklad dohromady). · Pro správnou funkci automatického sestavení objednávky je třeba mít dobře nastavená minima jednotlivých položek ve skladech. Pokud nevedete hlavní sklad, nenastavujte minima pro hlavní sklad, ale jen pro středisko (nebo naopak), protože při sestavování objednávky "pro celou firmu" se mohou minima sčítat (je možno ovlivnit nastavením parametrů). · Rychlá objednávka se neukládá do databáze. Pokud si sestavenou objednávku nevytisknete, nebo neuložíte do samostatného souboru, ev. nevyexportujete do .xls souboru, po zavření formuláře bude ztracena a v případě potřeby ji bude nutno sestavit znovu. Uloženou objednávku lze samozřejmě načíst a dále zpracovávat. · Ve druzích (skupinách) zboží jsou zobrazeny jen ty, které mají nějaké položky v sortimentu. Zda nějaké zboží přísluší baru (výčepu), nebo kuchyni se vyhodnocuje jednak podle toho, zda je položka součástí ceníků střediska či inventury kuchyně, ale i zda není v receptuře. · Někdy je potřeba objednávku rozdělit mezi dva dodavatele, dva nákupčí, či dva dodací listy na dvě části podle uvážení uživatele. V tomto případě je možno v předvyplněné objednávce zobrazit navíc sloupečky pro dodavatele B a sloupečky součtu Postup: 1. Otevřete rychlou objednávku kliknutím na její ikonu, nebo kombinací kláves [Ctrl+Shift+B]. 2. Podle potřeby nastavte parametry automatického sestavení objednávky:
© 2006-2010 ABX Software
Agendy
74
3. Tlačítkem
5. Vytiskněte hotovou objednávku seřazenou buď podle dodavatelů a skupin (část pro každého dodavatele může začínat na samostatné stránce), nebo jen v řazení podle skupin. Objednávku můžete také odeslat e-mailem. To bude možné v případě, že je na počítači nainstalován a nakonfigurován MAPI emailový klient (MS Outlook Express apod.). Harsys vytvoří mailovou zprávu s objednávkou, do které dopíšete adresu příjemce a kterou můžete před vlastním odesláním ještě upravit. Pokud používáte rozdělení objednávky mezi dodavatele A a B, pře odesláním nebo tiskem budete dotázáni, zda má výstup obsahovat součet obou objednávek, nebo jen část pro dodavatele A nebo B. 6. Po zavření okna již nebude objednávka dostupná a v případě potřeby ji bude nutno sestavit znovu. Tip: Na rozdíl od většiny ostatních agend je možno rychlou objednávku otevřít vícekrát a pracovat tak na více objednávkách současně.
8.13
Přehled prodeje Uskutečněné prodeje můžete sumarizovat a analyzovat z různých pohledů. Sestavené přehledy lze tisknout. V jediném formuláři můžete vhodným nastavením filtru získat různě konstruované přehledy. Přehled prodeje se sestavuje položek v účtech a z případných oprav prodeje v zrcadlech (uzávěrkách). Příslušná nastavení filtrů určují, zda mají být zahrnuty pouze zaplacené účty, nebo i převody na vnitřní účty neb dokonce storna. Pokud využíváte možnost vzájemného započtení přebytků a mank v zrcadle (tj. proti doplatkům za chybějící zboží je započten případný přebytek jiného druhu zboží a číšník platí jen rozdíl), nemusí vypočtená tržba a zisk odpovídat skutečnosti, protože
© 2006-2010 ABX Software
75
Harsys - pokladní systém pro restaurace
přehled započítává všechny opravy v plné výši. Přehled se sestavuje podle filtru za vybrané období (ev. za všechny prodeje v databázi bez ohledu na datum) buď podle data a času objednávky (připsání na účet), nebo podle data uzavření účtu (zaplacení). Pouze v druhém případě bude spočtená částka odpovídat hodnotě uzávěrky (pokud nastavíte data od-do přesně jako jsou v uzávěrce). Pokud se přehled sestavuje podle data objednávky, může se stát, že součet zdánlivě neodpovídá uzávěrkám. Záložky Všechny záložky mají číselnou (datovou) část, některé mají navíc grafické vyjádření.
Položky
Prosté pořadí položek podle jednotlivých položek (kódů). Můžete si nechat zobrazit jen omezený počet (prvních 10, 20, 50, 100) podle tržby, zisku, marže nebo počtu prodaných porcí. To vše v období podle filtru, případně omezeno druhem položky, názvem a podobně.
Skupiny
Často nás ani tak nezajímá, zda jsme prodali 556 či 655 porcí sodovky, ale spíše, zda víc a kolik vyděláváme na nealku, na lihovinách či na jídlech. Porovnání se provádí podle základních skupin sortimentu.
Číšníci
Porovnejte si jednotlivé směny či číšníky.
Po hodinách
Jednoduše zjistíte, ve kterých hodinách je váš podnik jak vytížen. Posilte směny v nejdůležitějších částech dne. protože veškeré přehledy jsou závislé na filtrech, můžete snadno zjistit, ve kterých hodinách se prodává nejvíce lihovin, a kdy zase nejvíce jídel.
je ve vaší Opravdu?
restauraci
nejsilnější
pátek?
Po dnech
Podívejte se vývoj týdenních tržeb. Křivka stoupá, klesá... Po týdnech
Po měsících
Měsíční křivka bude zajímavá až po delším provozování programu. Budete-li používat program po několik let, jistě bude zajímavé i meziroční srovnání. K dispozici je jak graf, tak data (v číslech)
Po rocích
Členění
Zobrazí graficky rozdělení tržby mezi odbytová střediska (nápoje, zboží) a kuchyně (pokrmy). Na samostatné záložce jsou samozřejmě k dispozici i číselné údaje.
© 2006-2010 ABX Software
Agendy
KP položek
76
Kontrolní páska (KP) položek chronologicky zobrazuje namarkované položky přesně tak, jak byly do účtů vloženy. Na rozdíl od obdobné KP v uzávěrkách, nebo v monitoru lze v přehledu prodejů pásku podrobně filtrovat pomocí filtrů společných pro všechny záložky přehledu. Položky upravené při prodeji jsou zvýrazněné červeným podkladem, převody na vnitřní nebo hotelové účty jsou šedivé, stornované přeškrtnuté. Přehled o počtech existujících účtů a osob (hostů), s využitím údajů zadávaných obsluhou při otevírání účtů na stůl. Do příslušného období (dne či hodiny) je účet zahrnut podle provedené objednávky, tzn. jeden a tentýž účet se může projevit ve více obdobích - pokud na něj bylo něco připsáno.
Osoby po dnech1
Obdoba předchozího přehledu, s rozdělením do hodin:
Osoby po hodinách1
Klasický liniový graf, monitorující vývoj návštěvnosti v čase:
Osoby - denní vývoj1
Podle středisek
Tam, kde je v systému více středisek bude jistě zajímavé, jak se tato střediska podílejí na tržbách podniku.
Podle typu prodeje
Grafické i číselné vyjádření rozdělení tržby mezi typy prodeje (Uvnitř, Přes ulici, Rozvoz).
Podle místností
Grafické i číselné vyjádření rozdělení tržby mezi jednotlivé místnosti (Hlavní, Bar, Salonek a podobně).
Tips
Suma zaplacených účtů ve vybraném období dle aktivního filtru s vyčíslením případných přirážek (tipů) podle jednotlivých číšníků. Uvedené sumy neobsahují převedené nebo stornované účty! Tento tip přehledu má také omezené možnosti filtrace, některé filtry pro tuto záložku nejsou dostupné.
Bonusy
Přehled vystavených bonusů, s údaji o času vystavení a uplatnění bonusové poukázky.
1Přehled je dostupný až od edice PREMIUM
Sestavy Přehledy: Podle položek, skupin, číšníků, grafy Rozložení tržeb: po hodinách, dnech,týdnech, měsících
© 2006-2010 ABX Software
77
8.14
Harsys - pokladní systém pro restaurace
Denní nabídka Tato agenda, dostupná od edice PREMIUM, slouží ke snadnému vytvoření denní nabídky (vložky do stálého jídelního lístku). Usnadní práci např. v restauracích s obměňovaným poledním menu. V Denní nabídce lze připravit libovolný počet nabídek, např. na několik dní dopředu. Pro sestavování nabídek se využívá Sortiment jako zdroj názvů a cen, ale je možno vložit názvy i ručně, případně je podle potřeby doplnit, opatřit poznámkami, přidat přílohy (pokud nejsou již zahrnuty v ceně jídla) a podobně. Pozn.: Do budoucna se počítá i s určitým propojením s návrhem dotykové obrazovky, kdy bude možno "naplánovat" na dotykové obrazovce denní nabídky na více dní dopředu. Vytvoření nové denní nabídky 1. 2. 3. 4.
Otevřete agendu Denní nabídka (Ctrl+Shift+J) Zvolte Akci {Nová denní nabídka}, nebo použijte zkratku [Ctrl + N] Program vytvoří základní hlavičku denní nabídky1 a přejde do seznamu jejích položek Podle potřeby opravte hlavičku (název) nabídky, jméno kuchaře a podobně.
Vložení položky ze Sortimentu 1. V poli "Kód" zapište kód jídla, nebo stiskněte [F12] pro vyhledání pokrmu 2. Podle potřeby upravte název a [Enter] přejděte na další řádek Vložení položky "mimo Sortiment" 1. Přejděte na prázdná řádek, nebo vložte řádek klávesou [Insert] 2. Vyplňte název, gramáž, cenu. Kód ponechte prázdný. Pozn. Položka bez vazby na Sortiment bude v tištěné sestavě přidána ke skupině předchozího jídla. Také není nijak řešeno, jak bude položka markována - např. jako "mimo ceník", nebo bude teprve později přidána do Sortimentu. Pořadí položek Položky byste měli vkládat v pořadí, v jakém mají být vytištěny. Pokud vložíte položky "na přeskáčku", tj. např. nebudou polévky pohromadě, pak ve výsledné sestavě může dojít k opakování stejných nadpisů skupin. Pořadí již vložených položek ale můžete snadno změnit pomocí kombinace kláves [Ctrl + Nahoru] a [Ctrl + Dolu], nebo příslušných tlačítek nad tabulkou.
Doplnění přílohy Pokud nejsou jídla již normována a oceněna včetně přílohy (která se markuje zvlášť), můžete doplnit název přílohy ( HK, rýže, brambory a pod.) a cenu, která bude připočtena k zobrazované ceně. Pozor, toto nemá žádný vliv na způsob objednávání, tj i nadále musíte markovat dvěma položkami. Poznámka k jídlu Pod názvem jídla může být zobrazena vysvětlující poznámka k jídlu, např. "Z pravé svíčkové, pikantní".
Omezení počtu porcí - limit prodeje Umožňuje zabránit zápisu objednávky, kterou by kuchyň již nemohla vyřídit. © 2006-2010 ABX Software
Agendy
78
1. Zaškrtněte volbu "Zobrazit limit prodeje" 2. Do pole "Limit pro kuchyň" zapište číslo kuchyně, kterou tento řádek omezuje, a do pole "Porcí uvařeno" počet porcí k dispozici. Zápis objednávky, který by byl nad rámec limitu skončí chybou. Poznámky k limitům: · Limit se uvažuje jen ke dni platnosti denní nabídky · Pokud se ukáže, že lze prodat další porce nad rámec limitu, je nutno upravit limit, případně (pokud není čas) prodat jako položku "mimo ceník". · V denní nabídce se zobrazuje aktuální stav prodeje limitované položky, ale data se neobnovují automaticky (podle potřeby obnovte ručně)
Tisk denní nabídky 1. Podle uvážení můžete pomocí rozbalovací nabídky na formuláři vybrat font2 pro sestavu (pokud nevyhoví výchozí Arial) a případně nastavit poměrnou velikost písma (doporučujeme ponechat velikost 10, resp. použijte pro kompenzaci velikosti atypických fontů) 2. Klepněte na nabídku "Tisk" na horní liště agendy, nebo použijte kombinaci kláves [Ctrl + P].
Tipy: · Pomocí integrovaného návrháře si můžete sestavu upravit podle vlastní představy (pozor, sestavu si zálohujte, při upgrade programu se sestavy přepisují). · Lepšího výsledku dosáhnete, pokud budete nabídky tisknout na barevný, nebo vlastní hlavičkový papír. 1 Program použije texty z nabídky, na které právě stojí kurzor, nebo, pokud je agenda prázdná, výchozí texty. Pokud chcete do
nové nabídky použít výchozí texty, vyvolejte akci {Výchozí hlavička a zápatí}. 2 Font by měl být "český"
8.15
Monitor Pokud je v síti více počítačů, a všechny pracují se stejnou databází, můžete s výhodou z kanceláře sledovat, co se "děje" na střediscích (pokladnách). Online monitor poskytuje přehled o aktuálním počtu otevřených, zaplacených, převedených a stornovaných účtech a o výši tržby od poslední uzávěrky. Dále zobrazuje kompletní přehled účtů, včetně položek. Podobně jako v agendě Uzávěrky, je možno filtrovat účty podle různých kritérií (obsah upravených položek, položek mimo ceník apod.). Součástí monitoru je i náhled na aktuální stavy zboží (zrcadlo/hárek), kontrolní páska (KP) položek* a celkový sumář prodeje. *Položky upravené při prodeji jsou zvýrazněné červeným podkladem, převody na vnitřní nebo hotelové účty jsou šedivé, stornované přeškrtnuté. Tipy: · Při příchodu do restaurace se nenápadně porozhlédněte, co je mají hosté na stolech. Pak se z kanceláře pomocí monitoru podívejte, zda je to správně namarkováno. Pokud zi zároveň pořídíte kamerový systém, nemusíte se ani zvednout ze židle... · Pomocí monitoru zjistěte, jaké zboží se dnes hodně prodávalo. Přímo ve skladu si ověřte, zda skutečný stav souhlasí.
8.16
Sledovač uživatelů V edici PREMIUM je k dispozici sledování přihlášení a odhlášení uživatelů. Tato agenda poskytuje přehled o přístupech do systému - kdo, kdy a z jakého počítače. Eviduje se čas přihlášení a odhlášení (čas počítače sloužícího jako server). Pokud nedojde ke korektnímu odhlášení uživatele (například při havárii programu, výpadku napájení a podobně), je při dalším přihlášení stejného uživatele ze stejného počítače původní záznam o přihlášení označen. Při neúspěšném přihlášení (chybném zadání hesla) je tato skutečnost zaznamenána, včetně chybně znění hesla. Administrátor či manager tak může odhalit neúspěšný pokus o průnik do systému pod cizím jménem. V závislosti na nastavených oprávněních je možno ze sledovače smazat jednotlivé záznamy, nebo pomocí akce celou zobrazenou historii.
© 2006-2010 ABX Software
79
Harsys - pokladní systém pro restaurace
Jednotlivým uživatelům je možno v nastavení programu nastavit, zda mají být jejich přihlášení logována:
Tip: Pokud máte nižší edici než PREMIUM, můžete všem uživatelům vypnout právo pro zobrazení této agendy, aby se nezobrazovala na liště ani v nabídce {Otevři}.
8.17
Šablony emailů Šablony e-mailů se používají při hromadném e-mailingu z adresáře. Postup: Vytvoření šablony: 1. Otevřete agendu volbou z menu Otevři. Pozor, tato pomocná agenda nemá vlastní ikonu na nástrojové liště. 2. Vyvolejte akci {Nová šablona}, nebo použijte klávesovou zkratku [Ctrl+N]. 3. Doplňte zkratku a ostatní parametry šablony: · Odesílatel - Jméno odesílatele, jak se bude jevit adresátům · email odesílatele - Na tuto adresu budou adresáti případně odpovídat · Adresát - Tato adresa bude použita pouze při odeslání jednorázového emailu z této agendy · CC - Na tuto adresu půjde kopie každé odeslané zprávy · Předmět - Předmět zprávy · Tělo zprávy - text zprávy, v "plain" textovém režimu (prozatím nelze vytvářet šablony v HTML formátu) · Příloha 1..6 (na záložce č.3) - cesta k souborům, které mají být připojeny jako příloha 4. Uložte data [Ctrl+S]. 5. Podle uvážení můžete odeslat zkušební e-mail pomocí akce {Poslat odesílateli....} Pozn.: Pro správné odeslání zprávy je nezbytné, aby byl v konfiguraci programu (část Internet) vyplněn název smtp a případně přihlašovací údaje, jsou-li serverem vyžadovány.
9
Restkasa Dostupnost Pokladní část systému Harsys je dostupná jednak v závislosti na obsahu licenčního klíče (Ne každá licence musí mít povoleno zpuštění pokladního modulu), jednak podle práv právě přihlášeného uživatele. Jak bude pokladna pracovat, závisí z velké části na její konfiguraci, a také na nastavení práv obsluhy (uživatele). Ovládání Restkasa je navržena tak, aby ji bylo možné ovládat jak pomocí standardní klávesnice, tak dotykové obrazovky. Podle potřeby lze oba způsoby ovládání i kombinovat. Pokud je opatřeno tlačítko zkratkovou klávesou, je tato na tlačítku vypsána v jeho levém horním rohu. Pokud tlačítko nemá zkratkovou klávesu, a je na něm nějaký popisek, mívá většinou jedno z písmen popisku © 2006-2010 ABX Software
Restkasa
80
podtržené. Tak jako všude ve Windows, i zde pak funguje kombinace kláves [Alt+podtržené písmeno]. Virtuální klávesnice Pokud se k ovládání kasy používá dotyková obrazovka, (a je tento způsob aktivní v nastavení, viz. nastavení Vzhled), pak je možné k vyplnění polí, kde se očekává číselná nebo textová hodnota vyvolat tzv. virtuální klávesnici. Klávesnice se vyvolá buď klepnutím na tlačítko , nebo, tam kde tlačítko není zobrazeno poklepáním přímo do editačního políčka. Podle situace se otevře buď kompletní, nebo numerická klávesnice.
Pozn. Ať si zastánci dotykových displejů říkají co chtějí, psaní textů na takovéto klávesnici je "opruz". Proto pokud to uspořádání pracoviště dovolí, doporučujeme mít k dispozici i klasickou klávesnici.
9.1
Hlavní obrazovka ..aneb seznam všech účtů. Účty se dělí jednak podle stavu: Otevřené, Zaplacené, Převedené a Stornované. Dále se účty mohou označovat podle umístění stolu: Hlavní, Bar, Terasa a Salonek. Je důležité, aby personál správně pochopil smysl a ovládání přepínacích lišt, aby se pak dokázal v účtech dobře orientovat. Číšník, který chápe, si nevymýšlí, že se mu ztratil účet. Pro přepínání, stejně jako na všechny ostatní funkce kasy jsou navrženy zkratkové klávesy.
9.2
Otevření nového účtu Ovládání klávesnicí 1.
Stiskněte [*] (hvězdičku) na numerické části klávesnice.
© 2006-2010 ABX Software
Ovládání dotykovou obrazovkou Klepněte na tlačítko
81
Harsys - pokladní systém pro restaurace
2.
V dialogu vyberte pomocí [F1] až [F4] místnost, zapište Potřebné údaje doplňte pomocí ovládacích prvků, nebo číslo nebo jiné označení stolu (jakýkoli text) a chcete-li, virtuální klávesnice. pro nastavení čísla stolu můžete s nastavte počet hostů příslušejících k tomuto účtu a doplňkové označení hosta. Mezi poli přecházejte výhodou použít tlačítko . kurzorovými šipkami. Podle potřeby (např. pokud se jedná 1 o rozvoz) vyberte hosta z adresáře , nebo, pokud zákazník předložil idividuální zákaznickou kartu, protáhněte kartu čtečkou. Pro vyvolání čtení individuální zákaznické karty je k dispozici klávesová zkratka [F12]2.
3.
Potvrďte nový účet [Enter].
Potvrďte nový účet klepnutím na tlačítko
1 Výběr z adresáře můžete provést i dodatečně (viz Operace s otevřeným účtem), nebo až při zaplacení. Pokud má zákazník
přidělenou slevu, pak se ceny podle daných slev přepočtou až před zaplacením. 2 Skupinové zákaznické karty lze načíst až při zaplacení. Tip: Pokud nechcete do databáze zavádět náhodného zákazníka, vyhraďte si jeden záznam se zkratkou např. "Náhoda", do kterého budete vždy adresu zákazníka pro rozvoz přepisovat. Pozn. V režimu "sportoviště" se může program chovat odlišně, viz Režim "Sportoviště".
9.3
Operace s otevřeným účtem Přesun účtu na jiný stůl, oprava označení hosta
Ovládání klávesnicí
Ovládání dotykovou obrazovkou
1.
Označte účet, který chcete opravit.
2.
Klávesou [/] (lomítko na numerické klávesnici) vyvolejte Klepněte na tlačítko
3.
Opravte údaje a potvrďte [Enter]
Opravte údaje a potvrďte tlačítkem
Storno účtu Nenulový účet může stornovat jen uživatel s příslušným oprávněním. Ovládání klávesnicí
9.4
Ovládání dotykovou obrazovkou
1.
Označte účet, který chcete stornovat.
Označte účet, který chcete stornovat.
2.
Klávesou [Delete] zahajte stornování účtu.
Klepněte na tlačítko <Stornovat účet>.
3.
V závislosti na nastavení zapsání důvodu storna.
si program může vyžádat V závislosti na nastavení si program může vyžádat zapsání důvodu storna.
Objednávka na účet Ovládání klávesnicí 1.
2.
Označte účet (stůl), na který objednávku. Stiskněte [Enter].
chcete
Ovládání dotykovou obrazovkou vložit
novou Označte účet (stůl), na který chcete vložit novou objednávku. Klepněte na
Postupně, v takovém pořadí, v jakém, mají být na bonu viz Objednávka pomocí displeje (tiskne-li se) vložte do objednávky všechny položky. více © 2006-2010 ABX Software
82
Restkasa viz Objednávka pomocí klávesnice. 3.
Dokončenou objednávku uložte klávesou [+] ("plus" na Dokončenou objednávku numerice). objednávku>.
uložte
tlačítkem
4.
Pokud není v nastavení deaktivováno závěrečné potvrzení objednávky, zobrazí se dialog s počty položek na bonech a s vyčíslením celkové hodnoty objednávky. Obsluha má možnost objednávku buď definitivně potvrdit, nebo se do prozatím nedokončené objednávky vrátit. Pokud to není v konfiguraci programu zakázáno (viz popis nastavení, Tisk a vzhled bonů), pak lze zapnout "ad hoc" tisk bonů i na položky, na které by se jinak bony netiskly. 5.
Program podle potřeby vytiskne bony a připíše novou objednávku k účtu.
Fígle a kouzla s objednávkou Dále popisované operace mohou být dostupné pouze na základě přiděleného oprávnění, viz Nastavení uživatelů Změna varianty F12 Přepne variantu položky A, B, C (Velké/malé pivo apod.) položky Upravit položku
F5
Umožňuje změnit název , cenu a počet porcí v označeném řádku objednávky
Oddělovač do bonu
/
Pokud je potřeba kuchaři zvýraznit, v jakém pořadí má připravit jednotlivé chody, pak můžete před označenou položku objednávky vložit oddělovač - vodorovnou čáru a mezeru, která se vytiskne na bonu pro kuchaře.
Komentář do bonu
F6
Steak propečený "Medium", zmrzlina "bez kakaa" a jinou poznámku můžete připsat ke konkrétní položce objednávky. Program kromě možnosti zapsat jakýkoli txt nabízí 8 přednastavitelných komentářů pro kuchyň a 8 pro výčep. Také je možno vybírat z posledních, nebo nejčastěji zadávaných dřívějších komentářů.
+ počet - počet
Mezera Ctrl+mezera
Jednoduše zvyšte nebo snižte počet porcí v označeném řádku
0,5 porce
F9
Počet porcí v řádku se změní na 0,5. To znamená, že ze skladu bude odečteno 50% surovin, prodejní cena bude poloviční. V nastavení kasy je možno markování 1/2 porcí tímto způsobem zakázat
1/2 Poloviční porce s F10 automatickým výpočtem ceny a odpisu surovin
Pokud je tato funkce povolena, označí položku jako "1/2 porce". Toto označení se projeví jak na kuchyňském bonu, tak na účtence a v návazných přehledech. Prodejní cena se vypočte a ze skladu se odepíše množství surovin podle nastavení v nastavení restkasy, část Markování.
Smazání objednávky
Delete
Řádek rozpracované objednávky bude odstraněn.
Hledej v ceníku
F4
Zapište část názvu pro nalezení v ceníku. je jedno zda zadáte začátek, konec, nebo prostředek názvu. Ponecháte-li pole prázdné, nabídnou se všechny položky ceníku. jako nahrazovací znak lze použít %. tedy pro nalezení svíčkových řezů můžete zapsat "sv%řez".
Položka mimo ceník
F3
Umožní do objednávky vložit položku, která není v běžném ceníku - mimořádnou službu (květinová výzdoba, hudba apod.), nebo specialitu či zvláštní úpravu pokrmu.
Opakování poslední F7 objednávky (rundy)
Pokud si společnost objedná 10 fernetů, 3 vodky a 2 griotky, možná že objednávku zopakuje. Zápis další rundy si můžete usnadnit právě touto volbou.
Storno objednávky
Nedokončenou objednávku můžete beze všeho zrušit.
řádku
Odložení objednávky
© 2006-2010 ABX Software
Esc
Esc
Pokud rozpracujete objednávku, a než ji dokončíte zapomenete část požadavku hosta, nebo se vyskytne jiná překážka jejího dokončení, můžete objednávku odložit. Než se problém vyřeší, mohou ostatní číšníci pokladnu používat, a doposud vložené položky objednávky se neztratí.
83
9.4.1
Harsys - pokladní systém pro restaurace
Objednávka pomocí klávesnice Do objednávky můžete vkládat položky více způsoby: Přímý zápis kódu Zapište kód položky ceníku, např 100 pro Becherovku, 101 pro Fernet apod. Zápis části názvu Pokud obsluha nezná kód, může namísto čísla zapsat část názvu, "Bech", "Gul" a pod. Program buď doplní správnou položku, nebo, pokud zapsanému textu odpovídá více ceníkových položek, nabídne výběr. Horká klávesa Pokud jsou v ceníku definovány horké klávesy, může obsluha namísto kódu stisknout Ctrl+Klávesu (písmeno). tedy např. [Ctrl +K] pro kávu apod. Vyhledání v ceníku Stiskněte [F4] a zapište část hledaného názvu. Program nabídne vyhovující položky. Využití rozhraní pro dotykovou obrazovku Pokud je navržena dotyková obrazovka (a je součástí licence), může i při ovládání klávesnicí obsluha přepnout [F8] způsob ovládání programu, a vybrat položku pomocí myši. Zadání počtu Počet porcí v řádku nemusíte zapisovat, pokud je 1 (jedna porce). V jiných případech buď zapište číslem, nebo "nacvakejte" mezerníkem. Ctrl+Mezerník pak počet snižuje (i pod nulu!). Další položka Přejděte klávesou [Enter] na další volný řádek a zadejte kód (nebo část názvu) pro další položku. Pokud chcete vložit položku mezi stávající řádky, vložte prázdný řádek klávesou [Insert]. Smazání řádku objednávky Pomocí klávesy [Delete] lze smazat řádek nedokončené objednávky. program před smazáním zobrazí kontrolní dotaz. Tip: Pokud stisknete [Ctrl + Delete], bude řádek smazán bez dotazu.
9.4.2
Objednávka pomocí displeje V závislosti na tom, jak je navrženo rozložení položek ceníku na dotykové obrazovce můžete vybírat položky buď z hlavní
stránky, nebo z podstránek skupin. Tlačítka (vstupní body) pro skupiny rozeznáte podle modré tečky vlevo nahoře: . Tímto tlačítkem se otevře stránka s položkami v příslušné skupině, nebo případně se vstupními body do dalších podskupin. Automatické nabízení příloh Pokud tak byl displej navržen, mohou se u pokrmů nabízet automaticky přílohy. Systém umožňuje zadání i více příloh najednou.
Automatické nabízení příloh se nastavuje v návrháři rozložení dotykové obrazovky - viz. Touchscreen. Rychlotlačítko Přílohy
© 2006-2010 ABX Software
Restkasa
84
V horní liště dotykové obrazovky je neustále k dispozici rychlotlačítko, které otevírá jednu z dostupných skupin - obvykle přílohy. Ze skupiny otevřené rychlotlačítkem se lze tímto rychlotlačítkem vrátit zpět. Příklad použití: hosté si objednávají 1x Biftek se šunkou + hranolky a 2xRumpsteak, jednou s bramborem a jednou s kroketami:
1. Tlačítkem "Hovězí minutky" otevřete příslušnou skupinu
2. Klepněte 1x na biftek 3. Rychlotlačítkem přejděte na přílohy
4. Vyberte Hranolky 5. Stejným rychlotlačítkem se vraťte zpět do hovězích minutek
6. klepněte 2x na Rumpsteak 7. Rychlotlačítkem přejděte na přílohy
8. klepněte 1x na Brambor a 1x na Krokety 9. Tlačítkem Home se vraťte zpět na hlavní obrazovku k výběru další skupiny, nebo, pokud je objednávka kompletní, rovnou ji zapište.
Zadání počtu Pokud má být počet vyšší než jedna, stiskněte tlačítko položky vícekrát. Pro dodatečnou úpravu počtu označte položku, a využijte tlačítka <+ počet> nebo <- počet>. © 2006-2010 ABX Software
85
Harsys - pokladní systém pro restaurace
Pozn. Pokud při stisku tlačítka např. pro Biftek stisknete opět Biftek, bude počet porcí v řádku zvýšen o 1. V jakémkoli jiném případě bude přidán další řádek. V objednávce se tedy položku nesumarizují za každou cenu, což umožňuje sestavovat objednávky tak, aby i na bonu byly patrné kombinace s přílohami a pod.
9.5
Předúčet, náhled na stav účtu Náhled je určen k rychlé orientaci o položkách na otevřeném, nebo i uzavřeném či stornovaném účtu.
Ovládání klávesnicí 1.
Náhled na označený účet vyvolejte klávesou [Ctrl +N]
Ovládání dotykovou obrazovkou Klepněte na tlačítko
Náhled umožňuje přepínání mezi Sumářem, nebo historií účtu. Ve vybraném zobrazení je možno vytisknout předúčet pro hosta. Pokud to oprávnění právě přihlášené obsluhy umožňuje, pak je možno dodatečně upravit položku co do názvu, nebo ceny (nikoli množství, to lze řešit domarkováním). Předúčet je možno vytisknout, například pro účely informace hosta o dosavadním stavu obsáhlejšího účtu, před částečnou úhradou a podobně. Možnost tisku předúčtu lze uživatelům zablokovat v nastavení jejich práv. Kromě předúčtu jsou k dispozici i dvě varianty podkladu pro rozdělení účtu - buď s rozdělením do řádku po jednotkách, nebo naopak s kolonkami pro zadání počtů k vyúčtováním jednotlivým hostům. V závislosti na právech obsluhy lze v náhledu účtu vystornovat celý řádek. Při tomto stornu se samozřejmě vrátí odepsané suroviny zpět do skladu. Takto stornovaná položka je definitivně vymazána z databáze (na rozdíl od storna účtu, kdy účet může být pouze označen jako stornovaný). Tato skutečnost je ale zaznamenána do událostí, které jsou dostupné v rámci uzávěrky. Z hlediska skladu a tržby je storno z náhledu účtu ekvivalentní namarkování příslušného záporného množství. Tip: Potřebujete-li stornovat pouze část množství v řádku, nejprve toto množství oddělte na chybový účet.
9.6
Zaplacení účtu Zaplacení je nejběžnější způsob ukončení účtu. Ovládání klávesnicí
Ovládání dotykovou obrazovkou
1.
Označte účet k zaplacení a stiskněte [+].
2.
Má-li být na účet poskytnuta sleva, nebo vybrán zákazník, použijte [/] (lomítko na numerice).
namísto klávesy použijte příslušné tlačítko
3.
Pokud chcete, aby program vypočetl, kolik máte vrátit (při pultovém prodeji), můžete [F12] nebo přísl. tlačítkem zobrazit políčka pro zadání hotovosti.
namísto klávesy použijte příslušné tlačítko
4.
Klávesami F4 až F8 můžete ovlivnit vzhled účtenky, viz dále.
namísto klávesy použijte příslušné tlačítko
Klepněte na účet k zaplacení a pak na tlačítko
5.
Pokud byl vybrán zákazník (z databáze nebo kartou), lze [F9] ev. Alt+V povolit nebo potlačit tisk jeho údajů.
namísto klávesy klepněte na zatržítko
6.
Dokončete zaplacení [+], ev. [*] pro ukončení bez tisku účtenky.
namísto klávesy použijte příslušné tlačítko
Prodej uvnitř/přes ulici/rozvoz Při prodeji přes ulici se použijí, resp. mohou se použít nižší sazby DPH. Záleží na konfiguraci programu, viz nastavení Vzhled účtenek, a na definici jednotlivých položek, viz Sortiment, Záložka "Detaily". Formát účtenky Sumář/historie viz Sumář, historie účtu Úhrada hotově/kartou/fakturou/stravenkami Pokud již znáte, jakým způsobem bude host chtít platit, můžete zde změnit. Obvykle nemá jiný význam, než pro předpočítání hodnoty stravenek a plateb kartami do vyúčtování uzávěrky. Tyto hodnoty je (podle oprávnění obsluhy)možné při uzávěrce upravit, ale hlavně je nutno je doložit (potvrzeními z platebního terminálu, stravenkami), viz Uzávěrka kasy. Od verze 6.43 je v seznamu zaplacených účtů zvolená forma úhrady znázorněna piktogramem a je možno ji pomocí tlačítka
© 2006-2010 ABX Software
Restkasa
86
Jazyk Česky/Anglicky/Německy Pokud jsou v sortimentu zapsány i cizojazyčné názvy, můžete tisknout účtenku v jiném než národním jazyce. Pozn. Tato možnost bude plnohodnotně implementována až v některé z příštích verzí. Zákazník - výběr, poskytnutí slevy a tisk na účtence Zákazník může být vybrán už při otevření účtu, nebo až nyní, při zaplacení.
Obsluha má možnost ovlivnit, zda se na účtence vytiskne hlavička zákazníka (adresa, telefon), což může být užitečné např. pro řidiče provádějícího rozvoz. Pokud chcete zajistit, aby obsluha nepřidělovala slevy nikomu jinému, že přísluší, nepovolte v nastavení uživatelů právo výběru zákazníka z databáze, a slevy poskytujte jedině na základě zákaznických karet (viz Zákaznické slevy).
9.7
Rychlá platba přímo z objednávky V některých provozech má obsluha tak málo času, že každý úkon navíc je znát. Je to zejména tam, kde se většina účtů platí ihned po vložení objednávky, např. ve fastfoodech, diskotékách a podobně. Po dokončení objednávky lze namísto tlačítka [Zapiš objednávku] použít tlačítko [Rychlá platba/účet].
Provede se následující, nezávisle na tom, zda se jedná o běžný účet nebo účet typu "Rychlík": 1. Zapíše se objednávka, aniž bude zobrazeno její potvrzení. Bony se vytisknou normálně, dle nastavení. 2. Program provede okamžitě zaplacení účtu, aniž zobrazí dialog placení. Účtenka bude vytištěna v té podobě, jak odpovídá přednastaveným parametrům (měna, jazyk a podobně). Obsluha tedy nemá žádnou možnost ovlivnit vzhled účtenky ani další parametry platby! Tuto volbu lze v konfiguraci programu povolit/zakázat, a to v záložce Restkasa, kapitola Markování.
9.8
Převod konzumace na vnitřní účet Namísto běžného zaplacení lze účet převést na tzv. vnitřní účet, více viz Vnitřní účty. Vnitřní účty slouží k převodu konzumace majitelů, obchodních partnerů, personální stravy a podobně.
© 2006-2010 ABX Software
87
Harsys - pokladní systém pro restaurace Ovládání klávesnicí
9.9
1.
Označte účet a stiskněte nejprve [Ctrl] a pak [+]
2.
Vyberte skupinu vnitřních účtů a posléze i konkrétní účet. Pomocí [Alt+T] můžete potlačit tisk (není-li potřeba, což obvykle je)
3.
Potvrďte [Enter] nebo tlačítkem
4.
Vytištěné potvrzení si podle situace nechte podepsat od konzumenta. Potvrzení o převodu budete pravděpodobně dokládat při uzávěrce namísto peněz.
Ovládání dotykovou obrazovkou Označte účet a pak klepněte na tlačítko
Převod konzumace na hotelový účet Pokud je restaurace součástí ubytovacího zařízení, může být konzumace hotelových hostů namísto placení v restauraci převáděna na hotelový účet hosta vedený v recepci, kde jej host zaplatí až při odjezdu. Propojení systému Harsys na hotelový program je třeba nejprve nastavit v konfiguraci programu, viz kapitola Propojení na hotel. Nastavení je specifické podle typu hotelového systému.
Ovládání klávesnicí 1.
Označte účet a stiskněte nejprve [Ctrl] a pak [+]
2.
Zapište číslo pokoje, na který chcete konzumaci převést.
3.
V závislosti na typu používaného systému si program ještě vyžádá výběr hosta ze seznamu či jiné ověření vlastníka hotelového účtu. Potvrďte [Enter] nebo tlačítkem
4.
Vytištěné potvrzení si podle situace nechte podepsat od hosta. Potvrzení o převodu budete pravděpodobně dokládat při uzávěrce namísto peněz. Jedna z kopií se obvykle předává na recepci.
Ovládání dotykovou obrazovkou Označte účet a pak klepněte na tlačítko
Poznámky: Propojení na hotelové systémy je dostupné pro edici GOLD+, v závislosti na typu hotelového systému může být za příplatek. Aktivace na vyžádání.
9.10
Rychlý účet (rychlík) "Rychlík" slouží k rychlému namarkování konzumace "přes pult", bez otvírání účtu na stůl, s okamžitým zaplacením. Možno využít i při kioskovém prodeji a podobně. Rychlý účet může být v jednu chvíli jen jeden.
Ovládání klávesnicí
9.11
1.
Klávesou [.] (tečka na numerické klávesnici) otevřete rychlý účet. Program přejde ihned do objednávky.
2.
Obvyklým způsobem vytvořte objednávku a zapište ji.
3.
Po zápisu objednávky program okamžitě nabídne zaplacení tohoto účtu. Potvrďte zaplacení, ev. odvolejte [Esc].
Ovládání dotykovou obrazovkou
Rozdělení a sloučení účtu Rozdělením/sloučením účtu můžete řešit mj. následující situace: · · · ·
Zaplacení části účtu Přesun položky omylem připsané na jiný stůl na správný účet Přesun chyb a odpisů (vrácené jídlo apod.) na chybový, resp. storno účet Připsání celé, nebo části konzumace na jiný účet ("napište to na mě")
Ovládání klávesnicí 1.
2.
Ovládání dotykovou obrazovkou
Označte účet pro rozdělení a stiskněte [-] (mínus na Označte účet pro rozdělení a klepněte na tlačítko
[U ]
Jedna porce z řádku (nebo celý řádek, pokud je v něm jen jedna porce) k oddělovanému účtu. © 2006-2010 ABX Software
Restkasa
[ß]
88
Jedna porce zpět k původnímu účtu oddělit celý řádek
[Ctrl U ] celý řádek zpět
[Ctrl U ] (Ctrl + šipka doprava) pro přesun celého řádku [F11] pro přesun všech položek najednou. Stejně funguje i poklepání na řádek (dvojklik).
[Ctrl ß]
[F11]
vše přesunout do oddělovaného účtu vše zpět k původnímu účtu
[F12]
Klepněte na
3.
Dokončete rozdělení klávesou [Enter] a vyberte z nabídnutých možností (Zaplatit, na nový účet, na jiný stávající účet).
Tip: Pokud je v řádku např. 100 porcí, a je třeba oddělit 99 z nich, přesuňte nejprve [Ctrl U ] vše doprava, a pak jedním stisknutím [ß] vraťte jednu porci zpět.
9.12
Průběžné přehledy, další akce Pokladna poskytuje obsluze přehledy o stavu prodeje, stavu zásob a o pohybech od poslední uzávěrky. Přehledy jsou k dostupné na základě uživatelského oprávnění přihlášení obsluhy. Přehledy jsou dostupné na hlavní obrazovce pokladny pod tlačítkem
Kontrolní páska pokladny
Seznam uzavřených (zaplacených) účtů.
Přehled bonů
Seznam vytištěných bonů, včetně čísla účtenky, pokud byla účtenka, jejíž je bon součástí již zaplacena.
Sumář prodeje
Soupis prodaných položek.
Stavy zboží
Aktuální stavy zboží ve skladu střediska (baru).
Zrcadlo - předloha pro kontrolu stavů zboží
Tisk s kolonkou pro dopsání skutečných stavů.
Zrcadlo - kompletní zrcadlo
Sestava obsahuje počáteční stav, příjem, celkem, prodej+spotřeba, zůstatek atd.
Uzávěrkové sestavy A4
Sestavy, které je praktičtější tisknout na klasické kancelářské tiskárně. Tiskárna, která může být instalována např. na jiném počítači v síti a na kterou má tisk směřovat se dá vybrat v nastavení systému, nebo přímo před tiskem sestavy. Tuto volbu lze jednotlivým uživatelům podle potřeby zablokovat (uživatelské oprávnění).
Otevřít pokladní zásuvku
Pokud je přes pokladní tiskárnu připojena zásuvka na peníze, odešle se prostřednictvím tiskárny impuls k jejímu otevření.
Objednávka spotřebního materiálu
viz Objednávka spotřebního materiálu.
Odevzdané zálohy na tržbu
Výpis odevzdaných záloh nebo odevzdání další zálohy na tržbu (s tiskem potvrzení o předání).
Stav účtů / tržby k odevzdání
Sestava vhodná např. při odchodu účtujícího číšníka během směny, přehled o "zkasírované" tržbě a aktuálním stavu jeho účtů. Možnost volby mezi jedním číšníkem nebo sumářem za celou směnu.
Nabít kredit / zákaznickou kartu
Nabití karty, viz Kreditní systém.
Tip: Při zkušebním provozu programu se stalo, že kdosi z personálu tvrdil, ze se "ztrácejí účty" a vyžadoval od majitele odečtení údajně podruhé namarkované konzumace. Situace se vyřešila tak, že jsme zapnuli tisk bonů na veškerou konzumaci. Na každém bonu je vidět čas objednávky, položky, stůl kam objednávka směřovala. Řekli jsme: "Jestliže se ztratil nějaký účet, ukažte bon s objednávkou na tento ztracený účet. V přehledu bonů se pak podíváme, zda byl, nebo nebyl zaplacen". Od této chvíle se neztratil ani jediný účet :-).
© 2006-2010 ABX Software
89
9.13
Harsys - pokladní systém pro restaurace
Storna, řešení chyb a problémů Dodatečná úprava prodejní ceny nebo názvu položky Pokud to má obsluha povoleno, může změnit prodejní cenu položky nebo její název hned při objednávce. V praxi se toto může použít v případě, že je např. při nějaké akci (svatbě apod.) domluvená jiná cena, než je v běžném ceníku. Pokud obsluha na změnu zapomene, nebo k tomu nemá právo, můžete postupovat následovně: 1. Pokud není přihlášena obsluha s právem upravovat položku, přehlašte se. 2. Označte účet obsahující položku pro změnu. 3. Otevřete náhled na účet [N], tlačítko
(<-
b) Obsluha nemá záporné prodeje povoleny Pomocí operace popsané v kapitole Rozdělení a sloučení účtu oddělte chybný fernet na nově založený účet, nebo stávající chybový účet. Chybový účet následně stornuje manažer restaurace pod svým heslem. c) Univerzální řešení - přesvědčete hosta, ať vypije i fernet :-) Vrácené jídlo Pokud host odmítne jídlo, nebo cokoli jiného: a) Zboží lze vrátit do skladu a prodat znovu: použijte předchozí postup "Chyba v počtu porcí nebo omylem vložená položka". b) jídlo nebo zboží již nelze znovu prodat a bude likvidováno Oddělte (viz Rozdělení a sloučení účtu) vrácený pokrm na nový, ev. stávající (pokud to není případ ve směně) chybový účet. Neměl by to ale být stejný účet, kam se převádějí jen chyby markování (chyby kde položky byly jen namarkovány, nebyly vydány), protože: vrácené jídlo nebo jiné zboží bylo vyrobeno či vydáno, došlo ke spotřebě surovin a ty je třeba odepsat. Proto tento chybový účet by neměl být stornován, ale převeden na vnitřní odpisový účet (viz Převod konzumace na vnitřní účet). Omylem zaplacený jiný účet Dejme tomu, že hosté u stolu 6 chtěli platit, ale číšník omylem "vyjede" účet pro stůl 7. Co s tímto chybně zaplaceným účtem, co když stůl 7 ještě pokračuje v konzumaci? a)Obsluha nemá právo znovuotevřít zaplacený účet V tomto případě nezbude než vytisknout správný účet, a pro stůl č. 7 založit nový účet. Při placení pak bude mít stůl 7 dva účty. Případně můžete celou konzumaci pro stůl 7 namarkovat znovu, aby byla na jednom účtu s tím, že původní, omylem zaplacený účet bude později vystornován (po jeho vrácení zpět mezi otevřené). Samozřejmě, pokud je přítomen někdo s příslušným oprávněním, je nejjednodušší ho požádat o vrácení omylem zaplaceného účtu, viz druhá možnost. b)Obsluha smí vrátit zaplacený účet mezi otevřené 1. Přepněte zobrazení účtů na zaplacené účty [F6], tlačítko na spodním okraji hlavní obrazovky. 2. Označte omylem zaplacený účet. Klávesou [End] se dostanete na poslední záznam. na dotykové obrazovce použijte tlačítko
© 2006-2010 ABX Software
Restkasa
90
Pozn.: Při vrácení účtu zpět mezi otevřené se z něj vymažou případné slevy, nebo údaje o platební kartě (faktuře). Omylem převedený účet na vnitřní účet. Postup je stejný, jako v předchozím případě s tím rozdílem, že účet pro vrácení budete hledat mezi převedenými účty [F7]. Chyba v účtu pro hosta Host reklamuje účet, protože je v něm něco, co host neměl. a)obsluha s právy pro záporné prodeje: vytvořte opravný účet, ve kterém odečtete chybnou položku, ev. domarkujete to co v účtu naopak chybělo. Zákazník pak zaplatí rozdíl mezi oběma účty. tento postup použijte, pokud se jedná o malou chybu. b)obsluha s právy pro vrácení účtu zpět mezi otevřené: Vraťte účet zpět (viz výše) a následně jen opravte připsáním záporných a kladných položek tak, aby účet odpovídal skutečnosti. Pokud nemáte právo na záporné prodeje, můžete chyby oddělit pomocí operace "Rozdělení účtu", viz Rozdělení a sloučení účtu. Opravený účet znovu vytiskněte. Položka chybně připsaná na jiný stůl Pomocí operace "Rozdělení účtu", viz Rozdělení a sloučení účtu přesuňte položku na správný stůl.
Chybně zadaná forma úhrady 1. Přepněte Restkasu do seznamu zaplacených účtů [F6]. 2. Označte účet, který je třeba opravit.
, nebo [Ctrl F6] vyvolejte dialog placení. 3. Příslušným tlačítkem 4. Nastavte správný typ úhrady a dokončete obvyklým způsobem, včetně případného tisku účtenky. Pozn.: Na rozdíl od zaplacení, které mění vlastníka účtu (pokud účet zaplatila jiná obsluha než která jej otevřela), změna FU vlastníka nemění.
9.14
Co povolit a co ne? Těžká odpověď :). Prostudujte si důkladně práva, která jsou k dispozici v nastavení uživatelů v konfiguraci programu. Uživatelská politika záleží na vás a na podmínkách konkrétního podniku, na kvalitě a druhu personálu. Důležité je si uvědomit, že pokud v restauraci neustále, nebo alespoň vždy před uzávěrkou je někdo z vedení, pak můžete personál v jeho právech hodně omezit. takový režim je bezpečný, vše máte pod kontrolou. Pokud naopak v restauraci jste málo, musíte personálu přidělit dostatečná práva, aby byl schopen vyřešit veškeré situace, ke kterým může dojít (viz např. Storna, řešení chyb a problémů) a také aby byl schopen provést uzávěrku. Že v tomto případě je na místě vyšší kvalita a z toho vyplývající úroveň důvěry mezi majitelem a personálem podniku je zřejmé na první pohled.
9.15
Sumář, historie účtu V souvislosti se zaplacením účtu nebo s náhledem na účty se v programu i v této příručce setkáte s pojmem "Sumář" a "Historie" účtu. Představme si hosta, který během několika hodin vypije 6 piv, které si objednává postupně. Pokud mu vytiskneme účet ve formátu "Sumář", pak bude na jeho účtu jediný řádek "Pivo 6x". Zvolíme-li ale formát "historie", pak bude na účtu 6 řádků "Pivo 1x". Sumář tedy seskupuje shodné řádky všech objednávek, historie je opisem objednávek. Obvykle je přehlednější (a z hlediska papíru i úspornější) formát "Sumář". Historie se hodí v tom případě, kdy u stolu ještě dochází k rozpočítávání platby mezi hosty.
9.16
Odevzdání zálohy na tržbu V průběhu směny bývá v některých restauracích zvykem odevzdávat průběžně zálohy na tržbu (velké peníze) manažerovi podniku. O předání se obvykle vystavuje nějaké potvrzení. Restkasa systému Harsys obsahuje nástroj, který tento úkon usnadní:
© 2006-2010 ABX Software
91
Harsys - pokladní systém pro restaurace
1. Příslušným tlačítkem, nebo klávesou F10 vyvolejte nabídku "Zapsat nově odevzdanou zálohu"
2. Do dialogového okna zapište hodnotu odevzdávané hotovosti.
3. Program zobrazí aktuální sumu záloh a volitelně vytiskne potvrzení, které přebírající osoba podepíše.
Podle potřeby lze v průběhu směny zobrazit/vytisknout celkový přehled o odevzdaných zálohách od poslední uzávěrky. Při uzávěrce je suma záloh předvyplněna do příslušného políčka vyúčtování. Zápis záloh i zobrazení jejich přehledu je závislé na příslušném uživatelském právu obsluhy, tj. tyto operace lze obsluze zakázat.
9.17
Uzávěrka kasy Uzávěrka kasy se provádí obvykle denně. V systému Harsys je součástí uzávěrky i kompletní inventura (hárek, zrcadlo) zboží a surovin střediska. Je na obsluze, zda možnosti zkontrolovat stavy využije či nikoli. Systém disponuje mechanismem pro okamžité řešení případných rozdílů skutečných stavů (manka, přebytky). V závislosti na konfiguraci programu program umožní, nebo neumožní uzavření kasy ve chvíli, kdy jsou v systému nějaké neuzavřené stoly (nezaplacené účty).
Ovládání klávesnicí
Ovládání dotykovou obrazovkou
Otevřete okno uzávěrky [Ctrl+U]
Klepněte na tlačítko
1.Sestavení uzávěrky
[F12] vytvořte uzávěrku.**
Klepněte na tlačítko
2.Vytištění předlohy
Pokud se po uzávěrce střídají směny, je Podle potřeby klepněte na
3.Kontrola zboží
stavů
Klepněte na tlačítko
Od edice PREMIUM můžete položky měřit pomocí váhy Do pole "Skut.stav". Můžete zapsat skutečné připojené k počítači, viz Měření položek vážením. stavy - stačí jen tam, kde se liší od předpokladu.* Pokračujte dále [F8].
Klepněte na tlačítko
Restkasa 3.Finanční vyúčtování
92
Vyplňte podle potřeby pole vyúčtování. Před pokračováním musí být vyplněno pole "Odevzdávaný doplatek". Ostatní pole jsou nepovinná. Pozn. : Pole "Stravenky", "Bezhotovostní platby", "EUR" aj, mohou obsahovat předpočítané hodnoty. Tato čísla nemusí odpovídat skutečné hodnotě stravenek ani počtu odevzdávaných EUR, protože jsou počítána na základě toho, jak obsluha označila účet při placení (a v tu dobu číšník nejspíš ještě netuší, zda se platí stravenkami nebo hotově). Podle potřeby tyto údaje opravte. Obsah každého pole musí odpovídat odevzdávané skutečnosti! Pokračujte dále [F8].
4.Dokončení uzávěrky
Uzávěrku dokončete [F12]. Pokračujte dále [F8].
5.Vytištění předávacích sestav
Klepněte na tlačítko
Podle potřeby vytiskněte stavy zboží pro Podle potřeby klepněte na
*kasa rozdíl promítne do tzv. opravy (částka která se přičítá nebo naopak odečítá od tržby) v závislosti na konfiguraci (viz nastavení Uzávěrky, zabezpečení). Zatímco případná manka se projeví vždy jako navýšení tržby, přebytky mohou buď být z hlediska opravy zanedbány (tj. je pouze upraven počáteční stav pro další směnu, ale tržba se nesnižuje), nebo mohou tržbu i snižovat. Limit pro snížení tržby díky přebytkům lze nastavit podle uvážení. Např. v diskotéce, kde je na baru takový provoz, že dochází k častým záměnám (cola / lehká cola, fernet / fernet citrus apod.) může být vhodné povolit i vhodným limitem omezené (třeba 500Kč) započtení přebytků "ve prospěch číšníků". Mějte na zřeteli, že snižování tržby defacto motivuje personál k šizení na mírách nápojů! **Dokud nebude uzávěrka dokončena, nebude možno na kase markovat (otevírat účty, objednávky). V případě potřeby je možno rozpracovanou uzávěrku stornovat a pokračovat v započatém pokladním období. Uzávěrka "Na slepo" V konfiguraci práv uživatelů můžete pochopitelně nastavit, zda obsluha vůbec může do uzávěrky vstoupit, zda může zapisovat skutečné stavy zboží a zda může uzávěrku dokončit. Pokud uživateli deaktivujete oprávnění "Zobrazit stavy zboží, tržbu a prvky umožňující dokončení uzávěrky"1, pak takovémuto uživateli budou v uzávěrce skryta řada udajů (počátek, příjem, předp. konečný stav zboží, manko/přebytek, hodnoty případných oprav tržby, celková tržba, výše doplatku a další.) Také nebude moci uzávěrku dokončit. V režimu "na slepo" je možné, aby personál večer uzavřel kasu, spočítal zboží, peníze, stravenky... a teprve manažer restaurace pak druhý den, před zahájením další směny provede kontrolu a uzávěrku dokončí. 1 Pozn.: Deaktivace tohoto práva má vyšší moc a může zablokovat i jiné, jinak povolené operace s uzávěrkou.
9.18
Měření položek vážením Podpora pro měření vážením je dostupná od edice PREMIUM. Smysl Smyslem je usnadnění provádění pravidelných inventur střediska (baru/výčepu), tzv. zrcadel. Nejpracnější částí bývá obvykle měření zůstatků lihovin a dalších rozlévaných nápojů. Dříve se pro přesné měření používal odměrný válec, ale při časově náročném přelévání dochází k znehodnocování nápojů. Existují i speciální měřítka, ale ta zastarávají tak, jak výrobci mění tvar a obsah lahví, a pochopitelně nemohou obsahovat všechny existující obaly. Řešením je tzv. měření vážením. Princip Program na základě zjištěné hmotnosti prázdné a plné láhve (obalu) a jejího obsahu (v litrech) vypočte měrnou hustotu daného nápoje (či jiné suroviny). Zůstatek na skladě je pak snadno stanoven ze zvážené hmotnosti a zadání počtu vážených lahví. Program umožňuje pro každou položku definovat 2 druhy obalu/lahve. Konfigurace programu Nastavte správný typ váhy v konfiguraci programu, část Periferie. Pracovníkům, kteří budou moci editovat parametry obalů (nastavovat hmotnost lahví) můžete v Nastavení uživatelů přidělit, resp. odebrat právo "Oprava parametrů obalů/lahví při vážení". Příprava parametrů položek jednotlivým položkám, které mají být váženy je nutno nastavit potřebné parametry. a) v agendě Sortiment 1. Otevřete agendu Sortiment 2. Najděte položku, kterou chcete konfigurovat pro měření vážením 3. Na záložce č.9 zapište popis a obsah obalu, a pomocí váhy zjistěte hmotnost prázdné i plné láhve:
© 2006-2010 ABX Software
93
Harsys - pokladní systém pro restaurace
b) v rámci samotné inventury V okně vážení (vyvolání tohoto okna viz dále) lze upravovat parametry obalu. Podmínkou je, aby přihlášený pracovník měl přiděleno (viz výše) příslušné oprávnění: 1. Odemkněte položku pro úpravy pomocí tlačítka:
2. Tím se odemknou pole pro zápis textových hodnot a zobrazí se tlačítka pro vyvolání formuláře vážení pro prázdné a plné lahve. 3. Doplňte/opravte hodnoty. Změněné parametry se zapíší při přechodu na jinou položku, nebo potvrzení formuláře (tlačítkem OK).
Postup vážení při uzávěrce (v zrcadle) Průvodce uzávěrkou, krok č.3 "Kontrola a zapsání skutečných stavů zboží" se týká zrcadla, tedy vyplnění skutečných stavů do seznamu položek. Orientace v zrcadle V tabulce najdete v její pravé části piktogramy usnadňující orientaci v položkách:
Poznámka: i položku, která není označena pro vážení je možno zvážit. V rámci vážení je vhodné tuto položku označit pro vážení (označení je stejně jako parametry obalů trvalé i pro další uzávěrky). Vyvolání dialogu vážení Ve spodní části je k dispozici tlačítko, které vyvolá dialog vážení:
Dialog se otevře k položce, na které právě stojí kurzor. Tzn. Pokud chcete vážit konkrétní položku, můžete ji nejprve najít v zrcadle (třeba pomocí Ctrl+F), a pak klepnout na toto tlačítko, nebo použít kombinaci kláves Alt+V. Vážení položky
© 2006-2010 ABX Software
Restkasa
94
Pokud má položka správně zadané parametry alespoň jednoho typu obalu, pokud nebyla prozatím zvážena a pokud je zároveň aktivní volba "Automaticky otevírat okno vážení", otevře se ihned okno pro komunikaci s váhou. V opačném případě (tedy pokud například již byla položka zvážena dříve a je potřeba ji převážit) musí obsluha vyvolat vážení tlačítkem , nebo klávesami [F5] nebo [F6]. Pokud se např. "najde" další otevřená láhev, je možno zvážit pouze tuto samostatnou láhev a zjištěnou hodnotu přičíst k původní hodnotě tlačítkem
.
V závislosti na nastavení váhy v konfiguraci programu (viz část Periferie) bude formulář "Zvážení zboží" čekat na potvrzení obsluhy tlačítkem [OK]m nebo se po přijetí hmotnosti z váhy zavře automaticky. Hodnotu je také možno vložit ručně (např. při poruše komunikace). Přechod na další položku nebo ukončení vážení Po dokončení položky je možno tlačítky v levé spodní části formuláře přejít na další, ev. předchozí položku, nebo tlačítkem [OK] ukončit vážení. Pomocí F4 nebo tlačítka je možno hledat v zrcadle podle názvu. Data jsou do databáze zapsána ihned po uzavření formuláře nebo přechodu na jinou položku, tzn, případný výpadek počítače v © 2006-2010 ABX Software
95
Harsys - pokladní systém pro restaurace
průběhu vážení neznamená ztrátu všech zjištěných dat. Hledání položky pro vážení 1. Pomocí tlačítek Předchozí/Další, nebo kláves PageUp/Page Down. 2. Ukončení dialogu vážení, nalezení v zrcadle (třeba pomocí Ctrl+F) a opětovné vyvolání funkce vážení. 3. Hledání tlačítkem Najdi nebo podle čárového kódu (viz dále). Nalezení položky pomocí čtečky čárových kódů Pokud je součástí definice obalu i čárový kód, je možno prostých načtením tohoto kódu pomocí čtečky možno přejít na položku. Čtečka musí být správně nakonfigurovaná (musí mát nastavená prefix a suffix, viz Podpora pro pultový prodej, Periferie)
Tipy: · na váhu lze postavit všechny lahve, i plné (nebo zdánlivě plné) - když zadáte počet lahví, bude množství zjištěno správně. Tzn., všechny otevřené lahve je možno zvážit najednou, bude-li zároveň správně vložen počet vážených lahví. · Vážit můžete i kávu, nebo drobné kusové zboží atd. · Občas zkontrolujte správnost parametrů obalu převážení aktuální verze láhve. Pokud program při převážení prázdné nebo plné láhve "zná" měrnou hmotnost obsahu, dává na výběr zda má přepočíst hmotnost lahve nebo hustoty. Tzn., pokud máte k dispozici pouze novou plnou láhev, není nutno ji vylít a převažovat ji prázdnou! · Virtuální klávesnici pro aktuální pole (pokud není k pokladnímu počítači připojena standardní) můžete vyvolat poklepání (dvojklikem) na pole, nebo toto pole označte a pak klepněte na tlačítko
9.19
.
Happy hours Pokud jsou aktivní ceny "Happy hours" (viz také nastavení Happy Hours a popis záložky sortimentu "Prodej, ceny"), dochází k přepínání cen automaticky. Typ aktuálních cen je zobrazen na panelu nad tlačítky pro ukončení kasy a odhlášení obsluhy. Pokud je to obsluze povoleno (v nastavení uživatelů), pak je zobrazeno i tlačítko pro blokaci happy cen. Tlačítko na hlavní stránce kasy blokuje happy ceny trvale (až do příštího spuštění kasy, nebo náběhu dalšího happy časového intervalu). Přímo v objednávce je toto tlačítko zobrazeno také, což umožňuje obsluze vypnout happy ceny pouze pro jednotlivou objednávku, nebo dokonce jen pro část vkládaných položek. Změna cen je obsluze oznámena.
Pokud dojde při placení k poskytování slevy (ať už na základě zákaznické karty, nebo ručně), bude se tato sleva vztahovat na položky účtované v Happy Hours ceně jen pokud to není v nastavení systému zakázáno, viz kapitola Nastavení/Markování. Tip: Potřebujete na Happy Hours cenu výjimečně poskytnout slevu? Upravte položku v náhledu na účet (Ctrl+N).
9.20
Práce s mapou stolů Předpokládejme, že máte Harsys ve verzi GOLD+ nebo vyšší, tedy s podporou pro stolovou mapu, a že máte hotový návrh mapy. Příbuzná témata: Návrhář stolové mapy, Fígle, triky, poznámky, Nastavení vzhledu kasy Zde následuje přehled úkonů: Přepínání mezi textovým režimem a mapou Výchozí režim je možno na stavit v konfiguraci programu. Mezi oběma režimy můžete přepínat tlačítky.
Otevření účtu Poklepejte (prstem na dotykové obrazovce nebo myší) na volném místě na stole, nebo jiném objektu na mapě, kde je povoleno zakládat účty. Pokud má takovýto objekt textový popisek, bude tento přednastaven jako označení účtu. Podle potřeby toto označení opravte, doplňte jméno hosta. Dále pokračujte naprosto stejně, jako při práci v textovém režimu. Poznámky: · Účty nelze zakládat na malých objektech, kde není dost místa. · Zpravidla je možno zakládat účty i mimo stoly (záleží na návrhu mapy, viz Návrhář stolové mapy), ve volném prostoru na © 2006-2010 ABX Software
Restkasa
96
mapě. u takovýchto účtů program nabízí jako označení "0" (nulu). · Označení účtu nemusí korespondovat s popiskem stolu nebo jiného objektu na kterém je účet umístěn. Přesun účtu ze stolu nebo mimo stůl Myší nebo prstem "odvezte" účet kam je potřeba. Pokud není na cílovém místě povoleno umisťovat účty, účet se po uvolnění vrátí na původní místo. Pozor! Přesunem ze stolu na stůl se automaticky změní označení účtu podle cílového objektu, přičemž může dojít i k duplicitě. Při přesunech a i při jiných operacích na mapě program pro ulehčení práce obsluhy toleruje i duplicitní označení účtů, které ale standardně nepovolí při otevírání nového účtu. Změna označení účtu 1. Označte účet jedním klepnutím 2. klepněte na tlačítko "Přesun na jiný stůl / změna hosta " nebo stiskněte na klávesnici lomítko [/]. Pozor! Změnou označení účtu se účet nepřesune na jiný stůl, to musíte udělat ručně. Odložení nevyřízeného účtu stranou Uchopte účet a "odvezte" jej kamkoli stranou. Později jej můžete vrátit na místo Více účtů na jednom stole Pokud se na stůl vejdou, může být na jednom stole více účtů. Pokud jsou tvary znázorňující stoly příliš malé, můžete účty umisťovat na židlích, nebo vedle stolu.) Tip: Pokud budou stoly se židlemi vyjádřeny skupinou (viz seskupování objektů), bude umísťování více účtů na jednom stole mnohem snazší. Objednávka na účet Poklepejte (dvoklik) na účet, nebo označte účet a klepněte na tlačítko [Objednávka na účet], ev. stiskněte [Enter]. Zaplacení účtu, převod na vnitřní účet, náhled a další operace s účtem Označte účet jedním klepnutím a pak ovbyklým způsobem, pomocí příslušného tlačítka proveďte požadovanou akci stejně jako v textovém režimu. Rozdělení účtu Označte účet a běžným způsobem vyvolejte dělení účtu. Pokud je výsledkem dělení nový účet (oddělení k zaplacení nebo na nový účet), bude tento vyjádřen novým kolečkem, které se vytvoří diagonálně posunuté nad původním účtem, který jím bude částečně zakryt. Oddělený účet (pokud nezmizí v souvislosti s se zaplacením) můžete samozřejmě přesunout podle potřeby. Účty které nejsou vidět na mapě Účty, které byly vytvořeny v textovém režimu nejsou na mapě vidět, jsou dostupné pouze v textovém režimu. Otvírání účtů v textovém režimu lze v konfiguraci programu zakázat. Pak je zaručeno (nevztahuje se na tzv Rychlý účet) , že nebudou žádné skryté účty. Pozn.: Po některých operacích, jako např. vrácení účtu zpět mezi otevřené se může stát, že vrácený účet zcela překryje jiný účet. Nalezení účtu, orientace v účtech Po klepnutí na účet (označení) se vpravo nad mapou objeví krátký text zobrazující základní údaje o účtu. Podrobnější info získáte např. volbou "Náhled na účet", nebo vyvoláním dialogu zaplacení a podobně. Tip: Mezi účty lze v pořadí, v jakém jsou v textovém zobrazení přecházet pomocí kurzorových kláves na klávesnici, nebo tlačítky[Nahoru] a [Dolu]. Rychlý účet v režimu mapy ...v režimu mapy funguje bez zobrazení zcela stejně jako v textovém režimu. Náhled na zaplacené, převedené, stornované účty V režimu mapy nejsou tyto náhledy k dispozici. Nejprve musíte přepnout do textového režimu.
9.21
Podpora pro pultový prodej Pokladní část systému Harsys je možno vhodným nastavením (konfigurací) přizpůsobit požadavkům pro rychlou obsluhu zákazníků ve fastfoodech, rychlých občerstveních a jiných provozech s pultovým prodejem. Vhodnou kombinací následujících nastavení docílíte maximální efektivity práce obsluhy při účtování za sebou jdoucích účtenek; při současném zachování možnosti zakládat běžné účty na stoly: 1. Zákaznický displej Komunikaci se zákazníkem usnadní připojený zákaznický displej, který bude zobrazovat jak položky postupně přidávané do objednávky, tak výslednou částku k úhradě. Vhodný typ displeje konzultujte nebo si vyžádejte u výrobce/dodavatele programu. Po zaplacení rychlého účtu program může buď ihned, nebo po uplynutí nastaveného časového intervalu automaticky otevřít novou "Rychlou" objednávku pro dalšího zákazníka. Po zahájení pultového prodeje tlačítkem [Rychlý účet] tak může pokladna vystavovat účet za účtem s minimem meziúkonů obsluhy. Nastavení programu - záložka Restkasa - kapitola Periferie.
© 2006-2010 ABX Software
97
Harsys - pokladní systém pro restaurace
2. Načítání položek pomocí čtečky čárových kódů (EAN) - pouze edice PREMIUM Konfigurace čtečky: použijte běžnou klávesnicovou, případně USB čtečku čárových kódů, která umožňuje naprogramování tzv. prefixu a suffixu, a které nastavíte tento prefix a suffix na F11 (HEX 19). Naprogramování prefixu a suffixu je nezbytné, podle něj rozlišuje vstup z klávesnice a ze čtečky. Zároveň doporučujeme vypnout odesílání tzv. terminatoru (obvykle znak CR). Pokud si s výběrem a konfigurací čtečky nevíte rady, doporučujeme objednat čtečku přímo u výrobce programu - při objednávce požadujte naprogramování, nebo si vyžádejte zaslání návodu ke konfiguraci čtečky. Vložení EAN kódu do Sortimentu: V záložce "Detaily" agendy Sortiment vložte do příslušného pole EAN - buď přímo čtečkou, nebo opište kód ručně. Pole musí být před vložením prázdné!
Použití vlastních EAN kódů: Zboží, které nemá vlastní čárové kódy výrobce, je možno opatřit vlastními kódy. Program prozatím neřeší tisk vlastních štítků, ty je nutno vytisknout jiným způsobem. Tip: Je to sice nevkusné, ale čárové kódy je možné zakomponovat i do jídelního lístku. Prodej s použitím EAN kódů: Program umožňuje použití čtečky jak v režimu dotykové obrazovky, tak při ovládání klávesnicí. Po otevření nové objednávky stačí načítat kódy čtečkou a vše funguje stejně, jako byste vložili položku ručně s tím, že: · Pokud bude nalezen načtený kód v sortimentu vícekrát, program dá obsluze na výběr. · Je-li opakovaně načten stejný kód, na kterém právě stojí kurzor v objednávce, dojde k navýšení počtu porcí, stejně jako při opakovaném stisku tlačítka s položkou na touchscreenu. · Je-li pro položku navrženo i tlačítko na touchscreenu, a je ve vlastnostech tohoto tlačítka aktivní volba "Nabídnout výběr varianty (A,B,C)", viz Úprava vzhledu a chování tlačítek, bude po vložení položky nabídnuta varianta. Pozor, tato volba musí být nastavena přímo tlačítku, ne nadřazené skupině! Případné nastavení automatického výběru přílohy se neuplatní. Tip: Pro zadání více kusů stejného zboží nastavte po prvním načtení správný počet pomocí mezerníku na klávesnici, nebo tlačítkem
3. Potvrzování objednávek, Automatické otvírání nových objednávek Ve výchozím nastavení se před konečným zápisem objednávky zobrazí potvrzovací dialog umožňující obsluze potvrdit nebo naopak zrušit zápis objednávky na účet. Vynechání, nebo omezením potvrzení na objednávky převyšující určitou sumu můžete obsluze ušetřit jeden krok. Nastavení programu - záložka Restkasa - kapitola Markování.
4. Režim zadávání placeno/vráceno Při pultovém prodeji by mělo být normální, že se do systému zadá placená částka, a program pak vypočte sumu k vrácení. Nastavte program tak, aby se pole pro zadání placené částky zobrazila automaticky. Nastavení programu - záložka Restkasa - kapitola Vzhled účtenek.
Pozn.: Uvedené funkce jsou dostupné pro verzi GOLD+ a vyšší
9.22
Režim "Sportoviště" Tento speciální režim je dostupný pro edici PLATINUM a aktivuje se v konfiguraci programu, záložka Restkasa, kapitola Sportoviště. Umožňuje pracovat následujícím způsobem: 1. Obsluha vydá hostu při vstupu do zařízení (např bazénu nebo sauny) klíč od skříňky, přičemž toto číslo zadá při otevření účtu do systému. Zadá také počet hostů, pokud si více osob bere jednu skříňku. 2. Pomocí tlačítka [Vybrat vstupné] se připíše položka vstupného v počtu odpovídajícím zadanému počtu osob. V závislosti na nastavení se ihned vyvolá dialog zaplacení - vytiskne se pro hosta účtenku na vstupné. 3. Po zaplacení vstupného, opět v závislosti na nastavení programu program automaticky vytvoří nový prázdný účet s číslem © 2006-2010 ABX Software
Restkasa
98
skříňky, na který může obsluha (třeba z jiné pokladny v síti) připisovat konzumaci hosta. 4. Při vrácení klíčů host zaplatí v průběhu pobytu připsanou konzumaci, nebo obsluha účet vystornuje (pokud žádná konzumace nebyla).
Pozn.: Při aktivním režimu "Sportoviště" se v pokladní části změní některé popisky "Stůl" na "Skříňka". Ale ne všude, takže v manažerské části i v některých částech pokladny nebo na tiskových sestavách bude nadále popiska "Stůl". Tip: Režim sportoviště je možno použít nejenom ve sportovních zařízeních, ale například i v klubech, kde host při vstupu zaplatí vstupné, a dále je mu veden účet. S výhodou lze toto zkombinovat s vazbou účtu na čipovou kartu, viz Vazba účtů na čipy .
9.23
Kreditní systém Tato funkce je dostupná pro edici "PREMIUM", nebo vyšší. Umožňuje "nabíjet" zákaznické karty kreditem, obvykle po zaplacení přímo na pokladně. Zákazníci pak mohou z tohoto kreditu hradit útratu. Doporučení Pro správnou funkci je vhodné mít systém vybavený čtečkou zákaznických karet (magnetických, nebo MIFARE). Vhodný typ čtečky, stejně jako dodávku karet Vám zajistí dodavatel systému Harsys. Rozhodně se nedoporučuje provozovat kreditní systém postavený na snadno zfalšovatelných médiích (tím jsou myšleny karty s čárovým kódem, nebo dokonce se zadáváním čísla z klávesnice). Naopak, ve větších provozech zvažte, zda při akceptaci karty nevyžadovat verifikaci zadáním PIN. Aktivace, nastavení Kreditní systém nejprve aktivujte v konfiguraci programu, v záložce Restkasa. Více viz konfigurace Sportoviště, Kredity. Zavedení nové kreditní karty V závislosti na právech obsluhy lze zavádět karty buď přímo v pokladní části, nebo v adresáři v části manažerské. Více informací o kartách, o jejich závádění do systému najdete v kapitole Zákaznické a jiné slevy. V zásadě každá kreditní karta musí mít svůj záznam v adresáři. Příjem, nebo vrácení kreditu (nabitívybití karty) na pokladně 1. Klepněte na tlačítko "Další akce, přehledy" a zvolte položku menu {Nabít kredit}:
2. Nyní bude vyzváni k načtení zákaznické karty. V případě úspěšného načtení karty program zobrazí formulář se základními údaji zákazníka a s aktuální výší kreditu: © 2006-2010 ABX Software
99
Harsys - pokladní systém pro restaurace
V tomto formuláři nastavte požadovanou výši kreditu. Můžete také otevřít detail zákazníka a upravit jeho údaje, včetně výše případných slev a podobně. Pokud chcete kredit vracet, zadejte zápornou částku, nebo použijte tlačítko [Vrátit vše].
3. Po odsouhlasení program vytvoří novou účtenku, která bude obsahovat jediný řádek s položkou "nabití", nebo "vrácení" kreditu, a přejde do zaplacení. Účet dokončete obvyklým způsobem, včetně výběru typu úhrady, jazyka účtenky a podobně. Systém tedy umožňuje zaplacení kreditu nejen v hotovosti, ale i např. platební kartou. Pokud doklad nedokončíte (vystornujete zaplacení), nedokončená účtenka bude ze systému odstraněna. 4. O provedené transakci bude (pokud nezvolíte "Bez tisku") vytištěna účtenka, obvykle jeden výtisk navíc. Doporučujeme nechat podepsat zákazníkem a uschovat pro případ řešení nesrovnalostí. Zaplacení útraty z kreditu
1. Běžným způsobem vyvolejte zaplacení účtu. 2. Pokud nebyl zákazník nastaven pomocí karty již při založení účtu, klepněte na [Sleva, zákazník], a z menu vyberte {Slevová (zákaznická) karta}. Pak obvyklým protažením karty načtěte zákazníka.
3. Pokud má zákazník čerpání kreditu povoleno, a pokud mu nějaký kredit zbývá, zobrazí se tlačítko [Použít kredit].
4. Klepněte na toto tlačítko (nebo stiskněte klávesu R) a následně zadejte částku pro čerpání. Obvykle stačí potvrdit navrženou hodnotu. Chcete-li při placení zároveň nastavovat slevy "ručně", učiňte tak ale před aktivací čerpání z kreditu. 5. Hodnota k zaplacení nyní bude snížena o zvolenou částku k čerpání. 6. Obvyklým způsobem dokončete zaplacení účtu. Je doporučeno nechat si od zákazníka podepsat účtenku a tuto archivovat. Čerpání kreditu bude na účtence promítnuto přidáním zúčtovací položky na konec účtu.
© 2006-2010 ABX Software
Restkasa
100
Tip: Poklud zadáte zápornou částku čerpání, bude karta "dobita" v rámci účtenky, jejíž hodnota k zaplacení bude takto navýšena. Nastavení kreditu z manažerské části programu 1. Otevřete Adresář a pomocí filtru, hledání [Ctrl+F] nebo jiným způsoben najděte zákazníka. 2. Přejděte na záložku č.5, kde budou zobrazeny kreditní pohyby tohoto konta. 3. Klepněte na tlačítko [Upravit současnou výši ...] 4. Zadejte novou požadovanou výši kreditu. Program vygeneruje příslušný pohyb. O provedené operaci se netiskne žádný doklad a ani nemá žádný vliv na tržbu kasy ani na DPH. Předpokládá se, že kredit byl účtován jiným způsobem, např. fakturou vystavenou z účetního systému. Pozor, při uplatnění i takto nastavený kredit snižuje denní tržbu. Přehled o kreditních pohybech Přehled v adresáři, na záložce č.5 lze pomocí příslušného tiskového menu tisknout. Tip: pomocí filtru nejprve nastavte požadované období výpisu.
Jak se projeví kreditní pohyby v tržbě? Na pokladně přijaté kreditní platby (nabíjení) navyšují tržbu ve zvolené sazbě DPH. Podobně uplatněné kredity (čerpání, placení) tržbu snižují. Z účetního hlediska kredity fungují jako běžné zálohové platby. Poznámky · Automaticky vytvářené účtenky při nabíjení se vždy zakládají v místnosti 1, s označením účtu -. tyto účty nejsou viditelné ostatním pokladnám ani PDA. · Kreditní operace nelze provádět z PDA terminálů. · Nabití ani čerpání samozřejmě nepodléhá slevám, a nepočítá se z nich zisk v přehledech prodejů. · Práva obsluhy k operacím s kredity lze konfigurovat v nastavení uživatelů programu. · Účet, na kterém je kreditní operace nelze po zaplacení vzít zpět mezi otevřené. V případě chyby je nutno vystavit opravný účet. Chybně odepsané čerpání z kreditu můžete opravit buď záporným čerpáním na opravném účtu, nebo opětovným nabitím karty. · Slevový a kreditní systém spolu souvisejí. Pokud neposkytujete kreditním zákazníkům slevy, může program při nastavování zákazníků vypisovat zprávy o tom, že zákazník nemá žádné slevy, nebo že je nemá povolené. Vhodným nastavením zákazníka v adresáři lze těmto "hláškám" předejít.
9.24
Bonusový systém Bonusový systém má dvě základní nastavení: · A) Upozornění při placení účtu o překročení Vámi zadané hodnoty. · B) Při vystavení účtu, který přesahuje hodnotu zadanou v nastavení - vystavení časově omezeného slevového poukazu
A) Bonusový systém Při placení účtu systém upozorní na, že hodnota tohoto účtu převyšuje částku zadanou v nastavení. Lze použit pro připomenutí, že zákazník má nárok na nějaký dárek, nebo jiný bonus.
Evidenci, ani způsob předání dárku nebo bonusu program neřeší. B) Bonusový systém umožňuje k účtenkám automaticky v závislosti na nastavení generovat slevový poukaz s omezenou dobou platnosti, který může zákazník uplatnit při další návštěvě. Bonusová poukázka je opatřena čárovým kódem. Do budoucna se počítá s možností načítání čtečkou. Tato funkce je dostupná pro edici "PREMIUM", nebo vyšší. Aktivace, nastavení Bonusový systém nejprve aktivujte v konfiguraci programu, v záložce Restkasa. Více viz konfigurace Bonusový systém.
Vystavení slevového poukazu Při placení účtu se v závislosti na nastavení automaticky generuje slevový poukaz. Slevový poukaz se vytiskne i v případě, že při placení účtu zvolíte možnost bez tisku dokladu. Uplatnění bonusu
© 2006-2010 ABX Software
101
Harsys - pokladní systém pro restaurace
1. Běžným způsobem vyvolejte zaplacení účtu. 2. Klepněte na [Sleva, zákazník], a z menu vyberte {Uplatnit slevový poukaz - bonus}.
3. Vložte číslo slevového poukazu.
4. Vložte ověřovací kód slevového poukazu.
Při psaní kódu nezáleží na velikosti písma. 5. Hodnota k zaplacení bude snížena o hodnotu slevového poukazu - bonusu.
© 2006-2010 ABX Software
Restkasa
102
Před dokončením zaplacení účtu lze obdobným postupem uplatnění bonusu zrušit:
6.Obvyklým způsobem dokončete zaplacení účtu. Poznámky: · Účet, ke kterému byl vystaven bonus, který již byl uplatněn, nelze znovu otevřít. · Stejně tak nelze znovu otevřít účet, na který již byl bonus uplatněn. · Při pokusu o uplatnění propadlého poukazu bude tento systémem zneplatněn a tak jej nelze dodatečně použít, a to ani po změně systémového času. · Pro uplatnění poukazu je tolerováno +10min. po skončení jeho platnosti. · Pokud chcete, aby slevový poukaz motivoval zákazníky k další návštěvě vašeho podniku, vystavujte bunusy s odloženou počáteční platností, aby nebylo možno bonus uplatnit bezprostředně po jeho vystavení. · Tip: pomocí omezení času pro čerpání můžete směrovat zákazníky s bonusem do "hluchých" částí dne, kdy není podnik zcela vytížen.
9.25
Vazba účtů na čipy Vazbu účtů na čipy využijí ponejvíce provozy typu sauna, bazén, bowling, nebo hudební klub. Čipová karta nebo náramek usnadní a ochrání operace s účtem, navíc ji lze použít i k dalším funkcím - otevírání dveří, šatnových skříněk a podobně. Při založení účtu může být k účtu přidělen identifikátor, tzn. čipová karta, případně karta s magnetickým proužkem a podobně. Čtecí zařízení a identifikátory doporučujeme objednat u dodavatele programu - program podporuje pouze některé z široké škály dostupných čteček a médií. Podporu pro vazbu čipů je nutno nejprve aktivovat v nastavení programu, záložka restkasa, kapitola Sportoviště, Kredity, Čipy. Také je třeba nastavit správně typ čtečky. Protože Harsys umožňuje používat různé identifikátory pro různé účely (tj. např. magnetické karty pro přihlášení a slevy,a čipové pro vazbu s aktivním účtem), budete možná muset nastavovat typ čtečky (a port na který je připojena) v konfiguraci programu na více místech. Podpora pro čipy svázané s účty je dostupná až od verze PREMIUM. Přidělení čipu k účtu
© 2006-2010 ABX Software
103
Harsys - pokladní systém pro restaurace
V dialogu otevření nového účtu (stejný dialog se otevře i při přesunu účtu na jiný stůl/změně hosta) je nyní tlačítko [Přidělit čip].
Po klepnutí na toto tlačítko (nebo po stisknutí klávesy F5) bude zobrazen dialog načtení identifikátoru:
Pokud není čip přidělen (obsluha zapomene), v závislosti na konfiguraci podpory pro čipy program při založení účtu vyžaduje načtení identifikátoru automaticky. Pokud obsluha načtení stornuje, bude účet zapsán bez čipu. Později je možno čip doplnit pomocí "Přesun na jiný stůl/změna hosta". Podle nastavení program také kontroluje, zda není tento čip již použit pro jiný otevřený účet.
Vyhledání "očipovaného" účtu Jedním z přínosů používání čipů je jednodušší vyhledání účtu zákazníka v množství otevřených účtů. Při zapnuté podpoře pro čipy se zobrazuje na ovládacím panelu Restkasy výrazné tlačítko pro vyhledání podle čipové karty. Po jeho stisknutí přiložte ke čtečce identifikátor, a pokud bude účet nalezen, program jej barevně zvýrazní.
Tip: pokud nepoužíváte dotykovou obrazovku, můžete na klávesnici stisknout kombinaci kláves [Alt+č] Poznámka: Pokud je kasa v režimu stolové mapy, a hledaný účet není na mapě, bude zobrazení automaticky přepnuto do textového režimu Práce s "očipovaným" účtem Jakmile je k účtu přiřazen čip, bude program vyžadovat ověření čipu při každé operaci s tímto účtem. Zda bude moci obsluha pracovat s účtem i bez ověření kartou, záleží na uživatelském oprávnění přihlášeného pracovníka:
Odstranění vazby na čip z otevřeného účtu Při zaplacení (převodu, stornu) se vazba na čip z účtu odstraňuje automaticky. V případě potřeby změny identifikátoru, nebo jeho uvolnění postačí klepnout na "Přesun na jiný stůl/změna hosta" a následně informaci o čip z účtu vymazat pomocí příslušného tlačítka:
© 2006-2010 ABX Software
Restkasa
9.26
104
Časoměrné položky Časoměrné (dále jen ČM) položky umožňují snadno účtovat služby závislé na době trvání, jako jsou pronájmy sportovišť (bowlinq, squash apod.), kulečníkových stolů, prostor (salónek, whirlpool), případně časově závislé vstupné (sauna, bazén) a podobně. Podpora pro ČM položky je dostupná až od verze PREMIUM. Aktivace podpory pro ČM položky v Restkase, nastavení Podporu zapnete v konfiguraci programu, záložka Restkasa, kapitola Sportoviště, Kredity, Čipy. Zde můžete nastavit interval pro automatické dotěžování účtů a také zda se mají počítat započaté intervaly jako celé, nebo s přesností na setiny. V nastavení práv uživatelů pak můžete nastavit, zda pracovník může položku vložit do účtu, zda může zastavit její běh a zda posléze může ručně upravovat vlastnosti této položky.
Pozn.: Pozor, pokud nechcete, aby obsluha ručně zasahovala do ČM položky, neměli byste jí povolovat ani "Oprava ceny ceníkové položky". Vytvoření ČM položky v sortimentu ČM položku je možno vytvořit z jakékoli položky typu "Počítadlo" (viz Typy položek sortimentu). Obvykle bude mít taková položka nastaveno "Prodej naopak", což umožňuje případné porovnávání s případným počítadlem (např. časomíry kulečníku). Dále musí mít zaškrtnutý parametr [x] Časoměrná položka, a její množstevní jednotka musí být buď min, nebo hod. Všechny tyto parametry nastavíte v Sortimentu na záložce č.2:
Pozn.: ČM položka bude součástí zrcadla (hárku), což umožňuje provádět opravy jejího konečného stavu jako u jakékoli jiné položky. Pokud nechcete, aby se v zrcadle zobrazoval konečný nakumulovaný stav položky, můžete čas od času pomocí opravy stavu, nebo příjemky stav ČM položky vynulovat.
Vložení ČM položky na účet ČM Položka se vkládá do účtu stejně jako jakákoli jiná (pokud má obsluha právo ČM položku vložit). Po vložení ČM položky je zobrazena informace o počátečním času běhu ČM položky. Důležité: Běh ČM položky je zahájen jejím vložením do objednávky, nikoli až jejím zápisem. Pokud tedy obsluha nemá právo na ruční úpravy časů od-do, měla by ČM položku vkládat v okamžik zahájení měřené služby. Účet obsahující aktivní ČM položku bude v textovém seznamu otevřených účtů označen symbolem stopek:
Automatické přepočítávání účtů V intervalech dle konfigurace programu Restkasa přepočítá všechny otevřené účty obsahující ČM položky. Přepočítávání se děje jedině, pokud je kasa spuštěná a je v seznamu účtů (nezáleží na tom, zda otevřených nebo zaplacených, ani na vybrané místnosti). Přepočítání je zablokováno, pokud je zobrazeno jiné okno (např. náhled na účet). Pokud nebylo možné provést přepočet v intervalu dle konfigurace programu, po návratu do režimu zobrazení účtů dojde k přepočtu již po deseti vteřinách. Účet s ČM položkami se přepočítává jednotlivě před zaplacením, nebo převodem. Nemůže tedy dojít k nedoúčtování uplynulého času. Zastavení nebo opětovné spuštění běhu ČM položky, zjištění podrobností o ČM položce
1. Zobrazte náhled na otevřený účet s ČM položkou: 2. Pokud je v účtu nějaká ČM položka aktivní, otevře se náhled v režimu "Historie". Běžící a již zastavené ČM položky jsou označené odlišným symbolem:
© 2006-2010 ABX Software
105
Harsys - pokladní systém pro restaurace
3. Klepnutím na tlačítko
(nebo klávesou R) vyvoláte dialog nastavení vlastností ČM položky.
4. Podle práv přihlášeného uživatele budou dostupné ovládací prvky, umožňující položku zastavit, znovu spustit, nebo upravit počáteční a konečný čas , případně účtovaný počet minut nebo hodin:
Poznámky k ručnímu nastavení počátku a konce trvání ČM položky · Pokud změníte čas počátku nebo konce, dojde k přepočtení počtu účtovaných jednotek. Oproti tomu změna počtu jednotek neovlivňuje časy. · Změna konečného času, nebo počtu u běžící položky nemá smysl, neboť bude při nejbližším přepočtu aktualizována dle skutečnosti. · Program disponuje mechanismy, které do určité míry mohou zabránit chybnému účtování ČM položky v případě manipulace se systémovým časem. Zejména však v případě, kdy jako server slouží přímo pokladna doporučujeme zabezpečit počítač tak, aby obsluha nemohla čas měnit.
9.27
Položky "na váhu" Tato možnost je dostupná pouze pro edici "Premium". Typickým příkladem položky "na váhu" jsou saláty, uzeniny, případně ryby. O vhodných typech vah se dočtete v kapitole Periferie. Konfigurace programu V nastavení programu (záložka Restkasa, kapitola Periferie) nastavte typ váhy, komunikační port a také další parametry. protože váhy udávají hmotnost na 3 desetinná místa, doporučujeme zapnout volbu "Upravit vzhled pro používání váhy" - šířka pole pro množství v řádku bude širší. Nastavení položky v Sortimentu Na záložce č.2 zaškrtněte volbu "Po vložení zvážit". Položku musíte vést a oceňovat v kilogramech!
© 2006-2010 ABX Software
Restkasa
106
Obsluha váhy při prodeji 1. Běžným způsobem vložte do objednávky položku. 2. Pokud se jedná o vážené zboží, zobrazí se formulář s výzvou k odeslání hmotnosti z váhy. 3. Na váze připravte zboží ke zvážení a odešlete do pokladny. 4. Postup odeslání závisí na typu váhy, prostudujte její uživatelský manuál. Obvykle je nutno při prvním vážení po zapnutí váhy zadat i PLU (libovolné číslo, pokladna ho nebere v potaz), pak stisknout tlačítko PLU na váze. Při dalším vážení pak stačí stisknout jen PLU. 5. Odeslání můžete v případě chyby i zopakovat, neboť hmotnost se do objednávky přenese až po potvrzení. 6. Tlačítkem
9.28
Hotovostní/CASH operace Tuto funkci využijí nejčastěji restaurace s hracími či jinými automaty na mince (výherní, jukeboxy, ..). Umožňuje evidovat a vydat hostu hotovost s tím, že tato bude hostem později vrácena, nebo zaplacena spolu s ostatní úhradou. CASH operace se promítají do placených částek, ale ne do tržby. Nejsou nijak zatíženy DPH. Funkce je dostupná od edice GOLD+. Konfigurace V nastavení programu, Restkasa - Speciality lze povolit nebo zakázat oba typy CASH operací. Použití 1. V Restkase lze vyvolat CASH operaci buď pomocí tlačítka (které nebude zobrazeno, pokud CASH operace v konfiguraci programu zakážete, nebo pokud provozujete program na displeji s malým rozlišením):
nebo volbou z menu "Další akce":
Vyplatit hotovost = vydat hostu peníze, nejčastěji drobné do automatu, částka bude připočtena k celkové útratě Přijmout hotovost = přijmout od hosta peníze, například výhra z automatu, nebo záloha na pozdější úhradu účtu, bude odečtena od útraty (a nebo předchozích výplat hotovosti). 2. Zapište výši hotovosti. Výdej i příjem lze opakovat, celková částka se postupně načítá a navyšuje nebo snižuje. O aktuální © 2006-2010 ABX Software
107
Harsys - pokladní systém pro restaurace
výši takto vyplacené či přijaté hotovosti jste informováni samostatným číselným údajem v seznamu účtů (v textovém zobrazení), nebo po označení konkrétního účtu i ve stolové mapě v jejím pravém horním rohu:
(zeleně přeplatek, odečítá se od útraty, červeně nedoplatek, přičítá se ke konzumaci)
3. Při zaplacení účtu s CASH operacemi je ve spodní části účtenky zobrazena jejich historie a jsou zahrnuty v konečné částce k úhradě. obsahuje Cash operace a uzávěrka V ideálním případě je účet s CASH pohyby před uzávěrkou zaplacen v hotovosti. Takový účet se pak nijak v uzávěrce neprojeví. Pokud je ale účet uhrazen jinak než v hotovosti, např. platební kartou, nebo není do uzávěrky uhrazen, bude ve vyúčtování uzávěrky (ve finanční výčetce) odpovídající oprava hotovosti:
Omezení, upozornění, poznámky: · · · · · · · · · ·
10
Průběžný přehled o CASH operacích je patrný z mezisoučtu pokladny (Ctrl+M). Texty pro účtenky a ostatní tisky jsou pouze v češtině, nepřekládají se do jazykových mutací. Účtenky s nenulovým stavem CASH nelze uzavřít a tisknout z PDA (stav k 1.4.2010) Tisk historie CASH operací není prozatím dostupný pro zakázkové účtenky tištěné na A4 tiskárně. CASH se předpokládá vždy v národní měně (CZK); kombinovat s účtenkami přepočtenými na EUR se nedoporučuje Pokud je to možné, doporučujeme neponechávat neuzavřené účty s CASH částkou přes uzávěrku, ani neumožňovat úhrady takovýchto účtů jinak než v hotovosti. Dohledání přesného důvodu výše odečtu v uzávěrce pak může být obtížné. Pokud je aktivní kódování hodnoty účtu do čárového kódu tištěného v zápatí účtenky, kóduje se vždy bez CASH operací. Opis účtu tištěný z manažerské části nebude obsahovat CASH operace. Při dělení účtů se hodnota CASH nepřevádí na oddělovaný účel, ale zůstává na původním. Odečet CASH operací není součástí uzávěrkových tiskových A4 sestav.
Předávání dat mezi stanicemi v souborech Pokud nelze propojit manažerské pracoviště s restaurací do jedné sítě, a to ani prostřednictvím internetu, umožňuje program přenos dat pomocí tzv. off-line souborů. Tento způsob práce má řadu nevýhod a rizik, proto je považujte za nouzový a nedoporučený. Proč? Protože narozdíl od síťového režimu, kdy se vše děje automaticky (zápis příjemky/převodky, odpis surovin, přenos změn v Sortimentu na do pokladní části apod.), závisejí při offline způsobu tyto věci na uživateli a na tom, zda potřebné výměnné soubory skutečně budou správně přeneseny a zpracovány. Pozn. Program prozatím nepodporuje kompletní off-line režim, ale pouze dále popsané procesy. Off-line přenos číselníků Tip: Off-line přenosy číselníků můžete využít pro vytvoření nového sortimentu (přecenění) např. na dovolené, kdy budete úplně mimo dosah sítě. Nahrajte si do samostatné instalace programu datovou zálohu, upravte sortiment a výsledný soubor vyexportujte pro off-line přenos.
10.1
Off-line přenos číselníků Tento typ přenosu obsahuje v jednom souboru celou základní sadu číselníků: Adresář, Skupiny, Sortiment, Vnitřní účty. S S jeho pomocí snadno nastavíte na stanici mimo síť základní prodejní parametry. Stejně tak můžete přenést zpět na manažerský počítač změny provedené na pokladně a podobně. Export: 1. Vyberte volbu "Export číselníků..." z nabídky "Nástroje" 2. V závislosti na konfiguraci se program zeptá, pro které středisko bude export určen. 3. Ve formuláři, který se otevře můžete změnit jméno exportního souboru a cestu pro jeho uložení.
© 2006-2010 ABX Software
Předávání dat mezi stanicemi v souborech
108
4. Klepnutím na tlačítko [Exportovat] spusťte export. Pozn. Export číselníků lze vyvolat i z menu akcí z agendy Sortiment. Import: 1. Vyberte volbu "Import číselníků..." z nabídky "Nástroje". Ve formuláři, který se otevře zvolte dostupný výměnný soubor. Před zahájením importu se kontrolou údajů na záložce "Informace" ujistěte, že jste vybrali správný a aktuální soubor s daty.
5. Klepnutím na tlačítko [Importovat] spustíte import. Program postupně projde všechny obsažené číselníky, zobrazí průběh importu a zprávy o průběhu importu zapíše do logu, který si můžete před zavřením formuláře prohlédnout.
Tip: Před importem dat si zazálohujte současný stav databáze. Záložnímu souboru nastavte aktuální datum a čas jako název. V případě naimportování nesprávných dat se tak budete moci rychle vrátit k předchozímu stavu. Poznámky: · Funkce není určena k oboustranné synchronizaci dvou databází, na kterých se mezitím pracuje, tzn. editují se. V opačném případě může při importu dat dojít k chybám, nebo přepisu mezitím vložených dat! · Doporučený postup je: 1. Na pracovní stanici, kde chcete off-line editovat přeneste aktuální databázi 2. Zajistěte, aby v číselnících (databázi na serveru) nikdo neprováděl mezizměny, zejména přidávání a mazání záznamů. 3. Vytvořte změny na odloučeném pracovišti 4. Vyexportujte soubor pro přenos 5. Naimportujte data na hlavním počítači.
11
Bezhotovostní platby (karty, faktury) Systém Harsys umožňuje při placení zvolit jednu ze čtyř forem úhrady (Hotově, Kartou, Fakturou, Stravenkami). I po zaplacení účtu je možno dodatečně formu úhrady změnit. V zásadě lze zvolit jednu ze dvou strategií: a) Zjednodušená práce s kartami
© 2006-2010 ABX Software
109
Harsys - pokladní systém pro restaurace
· Nepožaduje se bezpodmínečné označení účtu správnou formou úhrady, ani zapsání typu a čísla karty. Při placení obsluha nemusí přepínat formu úhrady. · Pokud host teprve dodatečně zjistí, že nemá hotovost, obsluha nemusí znovu zasahovat do účtu. · Teprve při uzávěrce (ve výčetce) obsluha do příslušných polí zapíše celkovou hodnotu přijatých plateb kartami. K tomu musí mít povolené příslušné oprávnění v nastavení uživatelského konta:
· Zapsané hodnoty plateb kartami či fakturou směna pochopitelně prokazuje příslušnými doklady (lístky z platebního terminálu a podobně) Výhodou tohoto způsobu práce je větší jednoduchost, nevýhodou nemožnost tisknout přehledy pro kontrolu provedení plateb ze strany banky. b) Podrobná práce s kartami · Obsluha musí zadávat správně typ úhrady, a pokud se host rozhodne dát spropitné, toto musí zapsat do sytému. je to proto, že nemá (nemusí mít) právo následně ve výčetce uzávěrky měnit celkovou hodnotu bezhotovostních plateb.
· Pokud se host rozhodne platit kartou teprve dodatečně, je nutno toto do systému dodatečně zadat. Obsluha by tedy měla mít příslušné právo:
Dodatečná změna formy úhrady je možná v Restkase ze seznamu zaplacených účtů. Viz Storna, řešení chyb. Dále můžete v konfiguraci programu (Restkasa - Vzhled účtenek, placení) nastavit povinné zadávání typu karty a specifikace faktury:
Zaplacení účtu pak bude vázáno na správné doplněné specifikace platby:
Tento způsob práce umožňuje následně z agendy "Uzávěrky" tisknout přehledy o uskutečněných bezhotovostních platbách:
Pozn.: Přehled se tiskne vždy za všechny právě zobrazené uzávěrky, tedy za období dané filtrem!
© 2006-2010 ABX Software
Zákaznické a jiné slevy
12
110
Zákaznické a jiné slevy Zákaznické slevy se přidělují zákazníkům zavedeným v Adresáři. Zákazník musí mít přidělené "číslo" karty pomocí kterého probíhá identifikace zákazníka. Pokud není systém vybaven čtečkou karet (viz Periferie), je možno zadávat číslo ručně. V tom případě ale je čistě na zvážení obsluhy, zda neposkytne slevu i někomu, kdo na ní nemá nárok.
V adresáři lze nastavit krátký kód vhodný pro ruční zadávání, bez ochrany ověřovacím kódem (PIN):
Při použití čtečky je přidělen dlouhý kód, který je nemožné zadat ručně. V příkladu je navíc nastaven ověřovací kód 500 a krátký kód pro tzv. skupinovou kartu:
Pozn.:Nastavení počtu číslic načítaných z karty se provádí pro každou pokladnu zvlášť, viz popis nastavení kasy více o čtečkách viz. Periferie.
Markování,
Individuální karta Každý zákazník má přidělenou vlastní kartu s unikátním číslem a případně ověřovacím kódem (PIN, nemusí být unikátní). Výhodou je možnost nastavit každé kartě jiné slevy. Všechny karty musejí mít stejnou délku řetězce číslic, např. 30. Skupinová karta Pokud vydáváte velké množství slevových karet, pak nelze každou kartu zavádět do systému zvlášť. V tomto případě si nejspíše pořídíte sérii karet se stejným kódem. Pokud ale máte unikátní karty, budou určitě mít stejné předčíslí - pak můžete pro skupinové karty nastavit jinou délku načítaného řetězce číslic (např. 16), tak aby všechny karty měly tento počet číslic stejný. Tip: Pole skupinová karta lze využít i pro zadání druhého identifikátoru karty, např. čísla vytištěného na MIFARE kartě. Pomocí tohoto sekundárního identifikátoru lze akceptovat kartu v tzv nouzovém režimu, viz dále. Ručně zadávané slevy "ad hoc" Pokud to má uživatel povoleno v nastavení uživatelských práv, pak může při placení účtu nastavit procentuelní slevu ručně. Sleva může být přidělena buď na všechny položky, nebo volitelně jen na kuchyň nebo jen na nápoje a ostatní (tedy i jiné procento). V nastavení uživatelů lze každé obsluze zvlášť omezit maximální výši poskytované slevy. Tento způsob poskytování slev není pochopitelně vhodný tak, kde majitel podniku potřebuje mít toto pod kontrolou. Výběr zákazníka z databáze Nejméně "bezpečný" způsob poskytování slev je umožnit obsluze výběr, ev. i zakládání zákaznických kont v databázi zákazníků. Tuto možnost doporučujeme ponechat pouze pro účely ev. rozvozu, kdy obsluha sice má možnost vybrat zákazníka z databáze, ale nesmí nastavovat zákaznické slevy. Nastavení výše slevy pro zákazníka (slevovou kartu) Systém umožňuje nastavit zvlášť slevu na výrobky kuchyně a zvlášť na nápoje a ostatní zboží a služby. Nastavení je individuální pro každého zákazníka. Obvykle postačí nastavit jednu slevovou úroveň, ale je také možné odlišit výši slevy podle počtu osob, pro které je veden účet. Je tedy možné slevy nastavit např. jako degresivní, tj. pro čím více osob bude účet veden, tím nižší sleva, nebo naopak. Každému zákazníkovi je pak možno nastavit počty osob zvlášť. Pokud nechcete rozlišovat slevu podle počtu osob, pak vyplňte pouze pole pro základní slevu. Pokud současně se slevovými kartami provádíte rozvoz a z tohoto důvodu jste umožnili obsluze zadávat do zákaznické databáze nové zákazníky a jejich následný výběr, doporučujeme u zákazníků, kteří mají přidělenou slevovou kartu zaškrtnout volbu "Slevu poskytnout jedině po protažení karty", aby nebylo možné výběrem z databáze bez karty přidělit slevu "ani omylem".
Příklad degresivního nastavení slev:
© 2006-2010 ABX Software
111
Harsys - pokladní systém pro restaurace
Tomuto zákazníkovi nebude možno poskytnout slevu jinak než pomocí jeho karty.1
1 To platí za předpokladu, že je v nastavení programu zapnuto načítání karet čtečkou. Pokud se budou zadávat čísla karet ručně,
stačí číšníkovi pochopitelně pouhá znalost čísla karty! Poskytnutí slevy Vlastní poskytnutí slevy probíhá při placení účtu v pokladní části programu. Před potvrzením zaplacení obsluha pomocí klávesy [/] (lomítko), nebo příslušným tlačítkem vyvolá nabídku slev. Viz také kapitola Zaplacení účtu. Pokud byl zákazník vybrán již při otevření účtu, bude sleva poskytnuta automaticky. Pro načtení individuální zákaznické karty je k dispozici klávesová zkratka [F12]. Poznámka: Slevy se neuplatní pro položky (např. cigarety) , které jsou ze slev vyjmuty (nastavením v sortimentu), nebo volitelně pro položky účtované v cenách "happy hours". Položky typu SR (Společná receptura) se pro účely slev považují za výrobky kuchyně, tj. použije se pro ně sazba slevy platná pro kuchyň. Slevy pro zaměstnance a) zaměstnanec konzumaci platí na středisku - vytvořte pro zaměstnance záznam v adresáři stejně jako pro každého jiného zákazníka. Přidělte stejnou kartu, jako se používá pro přihlášení do systému (v případě číšníků). b) konzumace je převáděna na vnitřní účet - přidělte kartu v nastavení vnitřních účtů - viz popis agendy Vnitřní účty. Účet v nákupních cenách, nákupní cena pro účel slev Pokud chcete např. zaměstnancům jejich konzumaci okamžitě vyúčtovat v hotovosti, ale v nákupních cenách, lze použít typ slevy "Účet v nákupních cenách". V konfiguraci programu (Nastavení-Restkasa-speciality) lze nastavit, že pro pro tento účel se jako nákupní cenu nebere skladová nákupní cena, ale např. 105% této ceny. Funkce "Účet v nákupních cenách" je dostupná pouze ve vyšší verzi GOLD+ NET. Nouzový režim poskytování slev Používáte zákaznické karty pro přidělování slev (magnetické, s čarovými kódy, RFID nebo MIFARE)? Chcete umožnit jejich akceptaci i v případě poruchy čtečky? 1. V konfiguraci programu nastavte kromě použitého typů identifikačních médií také nouzový PIN (heslo), který sdělíte obsluze až v případě poruchy (zapečetíte v obálce a podobně). Viz popis konfigurace, část Restkasa / Markování. 2. Při placení může obsluha v okně zaplacení přepnout kasu do nouzového režimu zadávání slev pomocí tlačítka "Sleva / Zákazník", volba {Slevová zákaznická karta}{Přejít do nouzového režimu}. Obdobným postupem lze nouzový režim podle potřeby opět ukončit. 3. Následně bude program namísto čtečky požadovat zadání ID karty ručně. Pokud je ID karty příliš dlouhý, lze s výhodou použít pro nouzovou identifikaci druhý (sekundární) identifikátor, např. klubové číslo karty, které bude viditelně vytištěno přímo na kartě.
Nouzový režim je nutno po každém spuštění kasy zapínat znovu. O přepnutí se vytvoří záznam v událostech (dostupný v událostech).
© 2006-2010 ABX Software
Zákaznické a jiné slevy
12.1
112
Slevové programy se sledováním obratu Pro verzi PREMIUM je kromě základních, "natvrdo" zadaných slev k dispozici i možnost sestavit neomezené množství vlastních slevových programů se slevou závislou na celkové sumě předchozího obratu (útraty). Předchozí obrat se počítá za libovolné předcházející období. Zákazník je tak motivován, aby navštěvoval váš podnik pravidelně a nepřišel tak o dosaženou úroveň slevy. Vytvoření (editace) slevového programu a přidělení zákazníkovi 1. Otevřete adresář a přejděte na jeho záložku č.4 "Zákaznické slevy". 2. Klepněte na tlačítko v poli [Typ programu]:
3. Ve formuláři vyberte stávající slevový program, případně jej upravte, nebo vytvořte nový:
4. Pro uložení změn a přidělení vybraného programu zákazníkovi stiskněte [F8] nebo klepněte na tlačítko
13
Přirážky k účtu (Tips) V některých restauracích je zvykem připočítávat k účtu určitou procentuelní přirážku k celkové útratě "za obsluhu", neboli "Tips". Pokud chcete používat tento typ pevného spropitného, povolte % přirážky v nastavení restkasy (viz také popis konfigurace Markování).
© 2006-2010 ABX Software
113
Harsys - pokladní systém pro restaurace
Můžete nastavit samostatnou sazbu pro každou jazykovou verzi účtenek. Podle typu podniku se rozhodněte, zda budete přirážky připočítávat ke všem účtům automaticky, nebo jen podle uvážení obsluhy. V nastavení práv můžete každému uživateli zvlášť nastavit, zda smí přirážku k účtu přidat, nebo naopak odebrat.
Před výtiskem účtu je patrné, zda je účet zatížen přirážkou nebo ne. Pokud to má obsluha povoleno, může Tip zapnout/vypnout klávesou [F11], nebo příslušnou volbou z menu slev (klávesa / ). Pokud jsou nastaveny rozdílné úrovně Tips pro jednotlivé jazyky, při přepínání jazyků dochází k přepočítávání přirážky.
Tips se počítají vždy z ceny před slevou. Dodatečná sleva na účet tedy neovlivní výši přirážky. Tips a Couvert není totéž - Couvert si podle potřeby zaveďte jako samostatnou položku do sortimentu Při navrácení účtu zpět mezi otevřené jsou případné přirážky vynulovány. Tips se započítávají do základní sazby DPH a jsou součástí účetní tržby. Denní výši tips zjistíte buď v členění tržby (záložka v uzávěrkách, obvykle se také tiskne při uzávěrce), nebo v sumáři uzávěrek (tisková sestava A4 v uzávěrkách). · V přehledech prodejů nejsou tips zahrnuty, protože přehledy se počítají z jednotlivých položek. Je ale k dispozici samostatná záložka s přehledem vybraných přirážek podle číšníků. · V přehledech, jako je monitor, nebo přehled uzávěrek je v hlavičce každého účtu uvedena částka přirážky. celková částka účtu je tvořena součtem položek po případných slevách, přirážky a případného zaokrouhlení. · Tips jsou dostupné uživatelům nejvyšší verze GOLD+ (GOLD NET). · · · · ·
14
Periferie Čtečky magnetických karet (nebo s čarovým kódem) Systém umožňuje přihlašování uživatelů pomocí čtečky karet opatřených magnetickým záznamem, nebo čárovým kódem. Karty lze využít také pro poskytování slev (zákaznické karty), nebo ověřování při převodech na vnitřní účty. Předpokládá se tzv. klávesnicová čtečka, zapojená do klávesnicového vstupu počítače. Čtečka karet nemusí mít zapnutou žádnou speciální znakovou sadu, musí ale po přečtené posloupnosti číslic posílat znak CR (#13). Některé čtečky posílají kódy pomocí tzv. Altsekvencí. Harsys tento způsob nepodporuje, takovou čtečku nastavte do standardního módu. Předpokládá se, že používané karty obsahují číselný kód, jiné znaky jsou ignorovány. Délka řetězce na kartách se nastavuje v nastavení každé pokladny zvlášť. Všechny karty musejí mít stejnou délku záznamu (čísla). Tip: Funkčnost čtečky ověříte nejlépe tak, že budete načítat karty např do notepadu, wordu, nebo jiného textového editoru. Pokud čtečka vrací namísto čísel české znaky, např. namísto čísla 22334455 vrátí ěěššččřřžž, není to chyba, jen čtečka není nastavena na české rozložení klávesnice. V systému Harsys není nutno čtečku přenastavovat, systém interpretuje i češtinu jako čísla. Čtečky RFID identifikátorů Pro přihlašování číšníků lze použít také bezkontaktní klíče, tzv. RFID (Radio Frequency Identification). Výhodou je snadnější identifikace obsluhy (klíč stačí přiblížit ke čtečce). navíc je možno Restkasu zapnout do režimu automatického odhlašování, kdy je obsluha automaticky ohlášena po oddálení klíče od čtečky. Harsys podporuje čtečky připojené pomocí rozhraní RS232, ev. USB s příslušným driverem. Protože neexistuje jednotný komunikační protokol pro čtecí zařízení, doporučujeme Vám zakoupit čtečku přímo od dodavatele systému Harsys, abyste měli jistotu, že bude se systémem Harsys kompatibilní. V opačném případě nelze funkčnost zaručit!
© 2006-2010 ABX Software
Periferie
114
Poznámka: Současně s identifikátory lze nadále používat přihlášení pomocí jména a hesla, tj. není nutné, aby každý uživatel měl identifikátor, resp. přihlášení do systému je možné i když čtecí zařízení není z jakéhokoli důvodu k dispozici. Čtečky MIFARE karet ACS120 Použití oblíbené čtečky ACS se předpokládá pouze pro ověření zákazníků, nebo pro přihlašování obsluhy. Program je přizpůsoben pro čtečku ACS120S. Pro správnou funkci je třeba: · V adresáři programu by měla být obslužná dll knihovna ACR120.dll pro RS232 verzi, nebo ACR120u.dll pro verzi s USB připojením. · V nastavení restkasy v kapitole markování zapněte MIFARE identifikaci (viz nastavení markování) · Pokud budete karty přidělovat zákazníkům v manažerské části, je třeba podobně nastavit MIFARE čtečku i v nastavení v záložce Harsys, kapitola Program (viz nastavení Harsys) · Mají-li se MIFARE karty používat pro přihlašování obsluhy, je třeba tento způsob identifikace zapnout v nastavení uživatelů. Pozor, se čtečkou ACS není podporováno automatické odhlašování obsluhy. Pokud požadujete automatické odhlášení po odebrání identifikátoru, doporučujeme jiný model čtečky, např. PCR. Jinak je práce s MIFARE kartami a čtečkou ACS stejná, jako s magnetickými nebo EAN kartami či RFID identifikátory. Další čtečky Program se postupně rozšiřuje o podporu dalších typů čteček. Některé čtečky potřebují drivery, jiné podpůrné dll knihovny, u jiných postačí nastavit v programu číslo COM portu, na který jsou připojeny. Před zakoupením čtečky se raději poraďte s dodavatelem programu. Dodatečná implementace prozatím nepodporované čtečky může být poměrně nákladná. Proto doporučujeme zakoupit čtečku u dodavatele programu, aby byla zaručena její funkčnost. Zákaznický displej V rámci podpory pro pultový prodej je možno k pokladně systému Harsys připojit zákaznický displej. Předpokládá se standardní displej s protokolem CD5220, volitelně s vestavěnou češtinou, připojený na COM1 až 8. Vhodný typ displeje konzultujte nebo si vyžádejte u výrobce/dodavatele programu. Více informací v kapitole: Podpora pro pultový prodej. Čtečka čárových kódů (Barcode reader) Edice "Premium" umožňuje načítat zboží do prodeje i pomocí čárových (EAN) kódů. Program podporuje běžné klávesnicové čtečky. Více o konfiguraci a použití viz Podpora pro pultový prodej. Váhy Edice "Premium" může při prodeji, nebo inventurách používat váhu, ze které se do programu přenáší hmotnost zboží. Více viz Položky "na váhu" a Měření položek vážením. Systém podporuje několik druhů vah, viz konfigurace programu, část Periferie. Předpokládá se RS232 připojení. S výběrem váhy doporučujeme obrátit se na dodavatele (výrobce) programu. V případě výrobcem nedodané a neodzkoušené váhy, stejně jako při použití nesprávného kabelu nelze zajistit správnou funkci.
15
Více pokladen na jednom středisku Harsys umožňuje v jednom systému více odbytových středisek/skladů. Standardně je na každém středisku provozována jedna pokladna, tj. z každého skladu odebírá zboží jedna pokladna. V některých větších provozech, jako jsou například diskotéky, pivnice a podobně nemusí jedna pokladna obsluze stačit. V takovémto případě lze využít možnosti připojit k hlavní pokladně ještě jednu nebo více pomocných pokladen, takže může markovat více číšníků současně. Tomuto režimu můžeme říkat Hlavní - Pomocná pokladna (Master - Slave). Poznámky k režimu Master - Slave · Mezisoučet kasy [Ctrl+M] je zobrazován za konkrétní pokladnu, ale ostatní přehledy (sumář prodeje, kontrolní páska, přehled bonů aj. po [F10] ) jsou za celé středisko (všechny k němu připojené pokladny). · Monitor středisek v manažerské části programu zobrazuje stav celého střediska · Samostatná, nebo "master" kasa je označena jako Kasa 1, kasa "slave1" jako Kasa 2 atd. · Uzávěrku je možno provádět jedině na "master kase" ve výhradním režimu, kdy nejsou přihlášené (spuštěné) žádné "slave" kasy · Pomocnou "slave" kasu nelze spustit, pokud je na středisku rozpracovaná (vytvořená) uzávěrka. Pokud nelze pomocnou kasu spustit z důvodu rozpracované uzávěrky na středisku, je nutno nejprve tuto uzávěrku dokončit, nebo zrušit (není tedy jiná cesta, než spustit hlavní "master" kasu1) Konfigurace režimu Master-Slave a další poznámky viz také popis nastavení Prodejního místa. 1Pokud by došlo k tomu, že hlavní "master" kasu nelze spustit (třeba kvůli poruše PC), dočasně nastavete některou z pomocných pokladen jako hlavní "master" kasu, viz dále.
15.1
Směna v režimu více pokladen Pokud pracuje středisko v režimu Master-Slave, probíhá obvyklá směna v těchto fázích: 1. Podle potřeby se přihlašují jednotlivé pokladny v libovolném pořadí. Podmínkou pochopitelně je, aby běžel počítač, na kterém jsou umístěna data a který proto slouží jako server. 2. V běžném provozu má každá pokladna "svoje" účty, "svůj" mezisoučet, ale společné přehledy (sumáře). Uživatel může být
© 2006-2010 ABX Software
115
Harsys - pokladní systém pro restaurace
současně přihlášen i na více pokladnách. 3. Před uzávěrkou se ukončí pomocné "slave" pokladny. Pokud není (v nastavení hlavní kasy) povolena uzávěrka i s neuzavřenými účty, je nutno nejprve všechny účty zaplatit, převést na vnitřní účet nebo případně stornovat. 4. Počítače pomocných pokladen je možno podle potřeby úplně vypnout. 5. Na hlavní pokladně se provede obvyklým způsobem uzávěrka (viz Uzávěrka kasy). Po dokončení (ev. stornu) uzávěrky se mohou pomocné pokladny opět připojit do systému.
16
SW podpora Kontakty Služby Zakázkové úpravy Časté dotazy a potíže (FAQ)
16.1
Kontakty Adresa:
ABX software s.r.o. Sokolovská 56 360 05 Karlovy Vary
e-mail:
[email protected]
www :
www.ab-x.cz
telefon: mobil:
353 561 986 606 652 513
(technická podpora)
Poznámka: Pokud je Vaším dodavatelem smluvní prodejce, pravděpodobně bude podporu poskytovat on. Kontakty na Vašeho prodejce zjistíte mimo jiné v dialogovém okně "O aplikaci", které vyvoláte v programu z menu {Nápověda}{O aplikaci}.
16.2
Služby Uživatelům je poskytována podpora (telefonická, e-mailem) min, po dobu jednoho roku od zakoupení programu zdarma. V dalších obdobích může být poskytnutí podpory (rady) vázáno na zaplacení mírného poplatku (cca 1000,- Kč/rok).
16.3
Zakázkové úpravy Každý podnik je trochu jiný, a každý majitel má odlišné požadavky. Pokud Vám program v něčem nevyhovuje, nebo mu podle vašeho názoru něco chybí, neváhejte obrátit se na nás s požadavkem. Požadavky, které by byly přínosem i pro jiné uživatele lze mnohdy zapracovat do některé z dalších verzí zdarma, případně (pokud se jedná o specialitu) za příplatek.
16.4
Časté dotazy a potíže (FAQ) Potíže: Q: Program funguje normálně, ale při některých náročnější operacích, např. sestavování přehledů dojde k chybě přístupu k dočasnému souboru serveru. Řešení: Pravděpodobně máte chybně definovanou cestu k databázi. Připojovací údaje nesmějí obsahovat zdvojené zpětné lomítko \\. Q: Program zapomíná nastavení (konfiguraci) Restkasy. Po novém spuštění jsou nastavení opět ve výchozím stavu Řešení: Nastavení jsou v databázi svázána s názvem počítače. Po instalaci Windows může být toto jméno nastaveno na nevyhovující formát. Klikněte pravým tlačítkem na "Tento počítač" a v jeho vlastnostech nastavte počítači nějaké smysluplné jméno, např. "KASA", "RESTAURACE" a podobně.
© 2006-2010 ABX Software
Rejstřík
Rejstřík
filtr 37 filtrování 37 filtry 31 firewall 4 firma 6 Forma úhrady 85, 90, 108 formuláře 28
-AabxDBservice 22 adresář 35 agendy 33 akce 66 aktualizace databáze
23
grafy
-BBazén 97 bon 81 bony 9, 17, 45, 81 bowling 104
74
-H-
-Cceník 41 ceny 19, 44, 45 couvert 112 čárový kód 96, 113 časoměrné položky 104 časové natěžování 104 částečná úhrada 87 čip 102 číselníky 107 číslování 9 členění 74 Členění tržby 65 čtečka 96, 97, 98, 102, 113 čtečky 113
-Ddatabáze 4, 14 datová záloha 23 dělení účtů 87 dělění účtů 19 denní menu 53 denní nabídka 77 dodavatel 35, 46 domluva 1 Dotisk 65 dotyková obrazovka
-G-
happy hours 9, 19, 44, 45, 95, 110 hárek 88, 104 Harsys pro DOS 25 historie 1, 90 hledání 28, 31 Hledání podle názvu 43 hostina 66 hotel 8, 20, 63, 65, 87 hotelový účet 20, 87 hromadný e-mailing 38, 79
-Iidentifikátor 102 import 25, 107 instalace 1 internet 4, 7, 9 inventura 43, 47, 65, 71 Inventurní sestavy 65 Inventury 43 IP adresa 4
-Jjak zacít 1 jídelní lístek 77 Jiná výroba 8, 66
-K-
55
-EEAN 96, 113 e-mail 36, 37, 38, 79 e-mail report 65 e-mailing 37, 38, 79 e-mailové reporty 9 excel 32 export 32, 63, 107 export příjemek 8
-FFaktura 108 fastfood 11, 20, 96 Ffltry 28 © 2006-2010 ABX Software
kamarádský režim 21 karty 85, 108, 110 kioskový prodej 87 klávesové zkratky 27, 33 konc programu 22 konfigurace programu 2 kontakty 115 kredit 98 kuchyň 46 kumulace 24
-Llicence 1 licenční klíč 1 limit prodeje 77 logo 15, 16
116
117
Harsys - pokladní systém pro restaurace
-M-
-P-
magnetické karty 10, 98 mail 23 mapa 60, 61, 95 markování 11 master 114 mazání 28 menu 53 měření vážením 92 Mifare 11, 102, 110, 113 místnosti 19 MJ 64
PDA 45, 61 personál 86 PIN 11 Platební karty 108 podpora 115 podskupiny 39 pokladny 114 poloviční porce 11, 41, 81 porce 11 práva 3 prefix 96, 97 printer 32 Prodej přes ulici 85 prodejní ceny 44 pronájem 104 průměrné nákupní ceny 72 první spuštění 2 předávání dat 107 předúčet 85 přehlašování uživatelů 10 přehledy 74, 88 přenos dat 63 přenos tržeb 65 přepínání středisek 26 přepínání uživatelů 10, 21 přepočet MJ 64 přesměrování 35 přesun spotřeby 46 převod 63 převod na hotel 20, 87 převod na vnitřní účet 86 přidání záznamu do adresáře přihlášení 2 příjemky 63 přílohy, automaticky 58 připojení 4 připojení k různým databázím přirážky 112 pultový prodej 11, 20, 96
-Nnáhled na účet 85 nákup zboží 63 nákupní cena 71 nákupní ceny 72 narozeniny 37 nastavení programu 23 nastavení uživatelů 3 nastavení viditelnosti a pořadí sloupců nástroje 22 nástrojové lišty 33 nástrojový pruh 33 navigátor záznamu 33 návrhář obrazovky 55 normy 41 Nouzový režim poskytování slev 111 Nová položka 54 nová příjemka 64 nový záznam 30
-Oo programu 1 objednávka 81 obnova 22 Obnova dat 23 odběratel 35 odeslání zálohy 23 odhlášení 21 odhlášení uživatele 21 odložení odpisu 8 odložený odpis 46 odpis 62 odpis surovin 53 odstranění 28 off-line 107 omezení počtu porcí 77 oprava 22 oprava příjemky 65 oprava záznamu 30 oprávnění 3, 90 ovládání 26 ovládání v datových formulářích označení jako smazané 55
29
36
4
-R-
28
raut 66 recepce 20, 87 receptura 8, 41, 46, 53 referenční integrita 28 remote 107 repre 86 reset databáze 24 reset uživatelského nastavení RFID 102, 113 Rozvoz 85, 110 Rozvoz jídel 19 různé databáze 4 rychlá platba 86 rychlík 87
23
© 2006-2010 ABX Software
Rejstřík rychlosleva rychlý účet
11 87
-Ssady cen 44 server 4, 14 sestavy A4 88 setřídění v tabulce 29 sít 14 sklad 35 sklady 34 skupiny 39 skutečné stavy 71 slave 114 sledování přihlášení 78 Sleva 85 slevové karty 8, 98 slevové programy 112 slevy 11, 35, 110, 112 služby 115 smazání 55 smazání příjemky 65 smazat záznam 30 směna 114 směřování bonů 45 SMTP 9 Speciality 19, 44 sportoviště 97, 104 spotřeba 46 Spotřeba surovin 35, 66 spotřební materiál 26 srovnání stavů 71 stanovení NC 71 statistiky 74 stav účtu 80 Stav zásob 65 Stavy 43 stavy zboží 91 stolová mapa 60, 61, 95 stop-inventura 47 storno 89 strom skupin 39 střediska 26 suffix 96, 97 sumář 90 suroviny 46 šablony e-mailů 79 štěpení účtů 87
-Ttabulky 29 tips 112 tipy 112 tisk 15, 32 tiskárny 45 touchscreen 55 tržby 20 © 2006-2010 ABX Software
-Uúčet 80 účet v NC 62, 110 účtenka 15, 16 účtenky 9 Události 65 UDF 8 úprava položky 89 uzávěrka 91 Uzávěrky 18, 65 uživatelé 78
-Vváha 20, 88, 92, 113 varianta 41 varianty 41 vážené inventury 20, 92 vážené položky 88 vážení 88, 92, 113 více pokladen 114 vnitřní účty 62, 86 vstupné 97 výběr zákazníka 80 vyhledávání 28 vyhledávání v hodnotách polí 28 Vyprázdnění 24 vyprázdnění databáze 24 vyúčtování 62, 91 vzhled kasy 13 vzhled účtenky 16 vzorová databáze 53, 54, 55
-WWindows
8
-Xxls xml
32 63
-Zzabezpečení 4, 8 zákaznické karty 11, 35, 85, 110 zákaznický displej 113 zákaznický kredit 98 zákazník 80, 85 základní pojmy 26 Záloha 23 zálohování 22, 23 zaměření 1 zaokrouhlování 8 zaplacení účtu 85, 86 zaplacení zvlášť 87 záporný prodej 89 Závisející 49 Závislosti 41, 49 Zboží 41
118
119
Harsys - pokladní systém pro restaurace změna ceny 89 změna hesla 23 změna kuchyně 46 změna uživatele 21 zrcadlo 88, 104
© 2006-2010 ABX Software