Handreiking Budgetcorrecties pgb naar het CAK tbv correctie eigen bijdrage

Handreiking Budgetcorrecties pgb naar het CAK tbv correctie eigen bijdrage Inclusief een aanvullende toelichting en handleiding gebruik BAB berichten met Excel (versie 7 juni 2016)

Inleiding In deze handreiking vindt u een praktische aanpak voor het doorgeven van de definitieve budgetten (op basis van de bestedingen) van budgethouders naar het CAK zodat de eigen bijdrage kan worden gecorrigeerd. Deze handreiking heeft de SVB in samenspraak met het CAK en de VNG gemaakt. U vindt hier informatie over de wijze waarop u de benodigde informatie uit het portaal van de SVB kunt halen, over hoe u deze informatie moet interpreteren en over specifieke kwesties zoals ziekengeld en Beschermd Wonen. Mocht u naar aanleiding van deze handreiking nog opmerkingen of suggesties willen doen voor de inhoud van dit document, dan kunt u dit doorgeven aan Relatiebeheer van de SVB: [email protected]. Welke budgethouders moeten een eigen bijdrage betalen? U kunt als gemeente uw inwoners een eigen bijdrage laten betalen voor ondersteuning in het kader van de ondersteuning vanuit de Wmo. Zorgvragers die een indicatie van vóór 2015 hebben, hadden in 2015 recht op dezelfde tarieven als in voorgaande jaren. Wanneer moet ik een budgetcorrectie over het pgb doorgeven aan het CAK zodat de eigen bijdrage gecorrigeerd wordt? Budgethouders hebben vanaf 15 april jl. een budgetuitnuttingsoverzicht ontvangen over hun bestedingen in 2015. Hierin staat aangegeven in hoeverre het toegekende budget daadwerkelijk is besteed. Bij een aantal situaties moet u als gemeente een budgetcorrectie aan het CAK doorgeven voor uw budgethouders: 1. Als de cliënt het pgb niet volledig benut heeft; 2. Bij verhuizing naar een andere gemeente; 3. Als de cliënt het pgb beëindigd heeft; 4. Bij overlijden – in principe geen correctie nodig. Het CAK bekijkt of de budgetcorrectie effect heeft op de reeds betaalde eigen bijdrage over het zorgjaar 2015. Als dit het geval is, ontvangt de klant een correctiefactuur voor de eigen bijdrage. Er zijn twee manieren waarop u de budgetcorrectie kunt doorgeven aan het CAK: via de H&V standaard of via de H&V applicatie. Voor beiden kunt u gebruik maken van de handleiding, deze vindt u hier: http://www.hetcak.nl/portalserver/portals/cak-portal/pages/z2-1-6-downloads

1

Welke informatie heb ik nodig om de budgetcorrectie door te geven aan door het CAK? Waar haal ik deze informatie vandaan? U heeft de volgende gegevens nodig: - De hoogte van het pgb; - De daadwerkelijke bestedingen die zijn gedaan door de budgethouder; - De periode waarin deze bestedingen zijn gedaan. Vanaf 15 juni 2016 ontvangt de gemeente van de SVB per wettelijke regeling een budgetafsluitingsbericht (BAB). In de BAB is het definitieve bestedingsniveau over 2015 opgenomen dat u kunt gebruiken voor de beoordeling van de eventuele budgetcorrectie. Deze BAB is voor uw gemeente een verzamelbestand in XML dat via de portal “Mijn PGB voor gemeenten” wordt aangeleverd. Deze XML kunt u inlezen in uw domeinapplicatie (indien gereed) en/of in Excel en per budgethouder in behandeling nemen. Voor het inlezen in Excel is de bijgevoegde ‘Handleiding gebruik van de BAB in XML-format zonder specifieke software: openen met Excel’ van toepassing. Hoe zit het met vrijwillige storting van de budgethouder? Een budgethouder kan ervoor kiezen om zelf vrijwillig bij te storten als zijn budget ontoereikend is of wanneer hij een hoger uurloon met de zorgverlener heeft afgesproken dan het maximumtarief dat de gemeente heeft aangegeven. De budgethouder hoeft géén eigen bijdrage te betalen over het gedeelte dat hij zelf bijstort. Dit is dus niet van invloed op de hoogte van de eigen bijdrage. In de BAB is de vrijwillige storting expliciet niet opgenomen. Hoe zit het met cliënten Beschermd Wonen (BW)? De woonplaatsgemeente is verantwoordelijk voor de aanlevering van (de correcties op) het budget en daarmee de correctie op de eigen bijdrage van de budgethouders. Afhankelijk van de regionale afspraken over Beschermd Wonen is hetzij de centrumgemeente, hetzij de regiogemeente verantwoordelijk voor het aanleveren van alle budgetten van de cliënten Beschermd Wonen aan de SVB. De gemeente die de TKB's heeft aangeleverd zal ook de BAB ontvangen in het portaal "Mijn PGB voor gemeenten". In het geval dat de centrumgemeente de BAB ontvangt, kan de centrumgemeente in de portal de budgetten en bestedingen inzien van alle cliënten Beschermd Wonen. Onderlinge afstemming tussen centrum- en regiogemeente is op dit punt dus cruciaal. De centrumgemeente zal aan elke regiogemeente een lijst moeten overhandigen van BW-cliënten met de budgetten en bestedingen. Vervolgens kan de regiogemeente de stappen volgen die zijn beschreven in dit document. Hoe en wanneer lever ik de gegevens aan? De gemeente heeft vanaf 15 juni inzicht in de definitieve bestedingen van haar budgethouders. Als het bestede budget van een klant afwijkt van het toegekende budget, kan dit worden gecorrigeerd en uiterlijk op 31 juli 2016, maar bij voorkeur voor 15 juli 2016 bij het CAK worden aangeleverd. Het CAK bekijkt of de correctie effect heeft op de reeds betaalde eigen bijdrage over het zorgjaar 2015. Als dit het geval is, ontvangt de klant een correctiefactuur voor de eigen bijdrage. Let op: aanlevering na 31 juli is zeer onwenselijk omdat de budgethouders dan langer dan een half jaar na 2015 moeten wachten op eventuele correcties.



2

Waar kan ik terecht met vragen? Heeft u vragen over de informatie die u op de portal vindt dan kunt u dit bij de SVB navragen via [email protected]. Voor overige vragen kunt u contact opnemen met uw relatiebeheerder van de SVB: [email protected]. Heeft u vragen over operationele vragen over de eigen bijdrage of het aanleveren hiervan? Dan kunt u terecht bij het CAK via [email protected] of 088-7114888. Voor overige vragen kunt u contact opnemen met uw relatiebeheerder van het CAK. Heeft u vragen over Beschermd Wonen of wilt u als gemeente advies over dit proces, dan kunt u terecht bij het VNG Ondersteuningsteam PGB via [email protected].



3





Aanvullende toelichting CAK en VNG 1. Proces eindafrekening eigen bijdrage pgb Wmo Pgb Wmo klanten hebben budgetoverzichten over 2015 van de SVB ontvangen. Hierin staat aangegeven in hoeverre het toegekende budget daadwerkelijk is besteed. U als gemeente ontvangt de definitieve jaaroverzichten over het kalenderjaar 2015 van de SVB vanaf 15 juni in de vorm van budgetafsluitingsberichten (BAB). Als het bestede budget van een klant lager is dan het door de gemeente toegekende budget, kan dit budget worden gecorrigeerd. Het is in het belang van de klant om het CAK zo snel als mogelijk na ontvangst van de budgetafsluitingsberichten te informeren over mogelijke budgetcorrecties. Het CAK bekijkt of de correctie effect heeft op de reeds betaalde eigen bijdrage over het zorgjaar 2015. Als dit het geval is, ontvangt de klant een correctiefactuur voor de eigen bijdrage. Of de gemeente eigen bijdragen (en of de gemeente correcties op de pgb-budgetten) hanteert, is afhankelijk van de beleidskeuzes die zijn gemaakt. 2. Aanlevering budgetcorrecties door gemeenten De aanlevering van budgetcorrecties aan het CAK kent een aantal specifieke aandachtspunten: - In geval de besteding van het budget precies 100% is, hoeft er geen aanlevering aan het CAK plaats te vinden. - In geval van overbesteding als gevolg van combicontracten (Wmo en Zvw), ambtshalve budgetten en doorbetaling loon bij ziekte hoeft er geen aanlevering aan het CAK plaats te vinden (zie onderdeel 6). - In geval van beëindiging van het pgb in 2015 moet ook worden aangeleverd. - Gecorrigeerde budgetgegevens dienen onder dezelfde inningsvariant als de initiële aanlevering te worden aangeleverd. De inningsvariant is namelijk van invloed op de wijze van de eigenbijdrageberekening. In verband met het ontbreken van de zorgfuncties in de BAB wordt geadviseerd om de budgetcorrectie per zorgfunctie in te schatten en toe te delen aan de zorgfuncties die bij de initiële levering van het oorspronkelijke budget zijn gebruikt. U wordt geadviseerd om de inschatting in het voordeel van de klant toe te passen. 3. Correcties overgangsrecht Voor overgangscliënten wordt de budgetonderbesteding toegepast op de zorgfunctie met het hoogste percentage. Dit is in geval van onderbesteding in het voordeel van de klant. De eigen bijdrage is gebaseerd op de volgende percentages: a. 33% van bruto persoonsgebonden budget voor persoonlijke verzorging; b. 20% van bruto persoonsgebonden budget voor verpleging; c. 27% van bruto persoonsgebonden budget voor begeleiding. 4. Verwachtingsmanagement budgethouders Klanten kunnen bij onderbesteding van het pgb mogelijk verwachten dat zij teveel eigen bijdrage hebben betaald en dat zij geld terugkrijgen. Daar is echter alleen sprake van onder bepaalde

4



omstandigheden. Voor budgethouders geldt dat in meer dan 90 procent van de gevallen de budgethouder al de maximale periodebijdrage betaalt. Een wijziging van het pgb leidt dan in het algemeen niet tot een wijziging van de eigen bijdrage. Een eventuele correctie vindt plaats 4 weken nadat het CAK de gecorrigeerde gegevens van de gemeente heeft ontvangen. 5. Klantboodschap Hieronder vindt u een klantboodschap met een toelichting die u kunt gebruiken voor uw klantcommunicatie, bijvoorbeeld bij vragen van budgethouders. We verzoeken u de verkorte boodschap eronder ten behoeve van verwachtingsmanagement mee te nemen in de directe communicatie met budgethouders (brieven, website, etc.). U kunt daarbij ook verwijzen naar het bericht op de website van het CAK: http://www.hetcak.nl/portalserver/portals/cak-portal/pages/k12-9-2-6-pgb De klantboodschap luidt als volgt: Heeft u in 2015 een pgb vanuit de Wmo gehad? Dan heeft u in april een voorlopig budgetoverzicht over 2015 van de SVB ontvangen. Hierin staat hoe uw pgb in 2015 is besteed. Heeft dit gevolgen voor uw eigen bijdrage? Dan verrekent het CAK dat met uw factuur in het najaar van 2016. Krijg ik geld terug? Mogelijk krijgt u geld terug als u aan de volgende voorwaarden voldoet: • U heeft uw persoonsgebonden budget in 2015 niet volledig besteed • U heeft in 2015 géén andere zorg of ondersteuning uit de Wmo ontvangen. Let op: als u uw maximale periodebijdrage betaald heeft, dan is de kans klein dat uw eigen bijdrage wordt gecorrigeerd. Dat is alleen het geval als de eigen bijdrage door de correctie lager wordt dan uw maximale periodebijdrage. Als u geld terugkrijgt dan verrekent het CAK deze correctie met de factuur in het najaar van 2016. Moet ik iets doen? Het CAK stuurt een nieuwe factuur ca. 4 weken nadat de gemeente de gegevens van uw pgb heeft doorgegeven. U hoeft niets te doen. Het CAK verrekent het verschil automatisch met uw nieuwe factuur Verkorte klantboodschap: Als dit {onderbesteding} gevolgen heeft voor uw eigen bijdrage, dan verrekent het CAK dat met uw factuur in het najaar 2016. Hiervoor hoeft u niets te doen.





5



6. Besteding hoger dan toegekend pgb Als de SVB bij een budgethouder een besteed bedrag rapporteert , dat hoger is dan het oorspronkelijke door de gemeente toegekende budget, dan kunnen de volgende redenen van toepassing zijn en is budgetcorrectie niet gewenst. • Combicontracten: Dit zijn contracten op grond waarvan de zorgverlener zowel Wmo-ondersteuning als zorg op grond van de Zorgverzekeringswet (Zvw) heeft verleend en waarvan een gedeelte van de zorgkosten Zvw ten onrechte van het Wmo-budget is afgeboekt. Als er sprake is van een combicontract, geeft de gemeente geen correctie door aan het CAK. Hiermee wordt voorkomen dat de budgethouder een eigen bijdrage voor het Zvw-deel van het budget krijgt opgelegd. • Ambtshalve budgetten: In het overgangsjaar 2015 is noodgedwongen gewerkt met ambtshalve budgetten. Indien de gemeente geen regulier budget heeft toegekend, geeft de gemeente geen budgetcorrectie door aan het CAK. Ook in de gevallen van overbesteding ten opzichte van het reguliere budget van de gemeente veroorzaakt door ambtshalve budgetophoging in 2015 geeft de gemeente geen budgetcorrectie door aan het CAK. • Doorbetaling loon bij ziekte: In 2015 is ten behoeve van de extra kosten in verband met loondoorbetaling bij ziekte van de zorgverlener door het ministerie van VWS een extra voorziening in de vorm van een budgetverhoging gerealiseerd. In de berekening van de eventuele budgetcorrectie kunnen de kosten in verband met doorbetaling ziekengeld dan ook buiten de bestedingen worden gelaten. Feitelijk wordt het gemeentelijke budget vergeleken met de bestedingen van de zorgkosten (ook vervangende zorgkosten) exclusief de doorbetaalde ziektekosten. Ook in deze categorie geldt dat als er dan nog sprake is van overbesteding er geen budgetcorrectie wordt door gegeven aan het CAK. 7. Overige aandachtspunten • Indien uw gemeente over 2015 in verband met het overgangsjaar 2015 besloten heeft om geen eigen bijdrage op te leggen en u besluit om dat nu alsnog wel te corrigeren over 2015 dan zal de budgethouder een naheffing ontvangen. • Indien uw gemeente over 2015 in verband met het overgangsjaar 2015 besloten heeft om geen eigen bijdrage op te leggen en u besluit om dat nu ook niet te corrigeren dan derft uw gemeente mogelijk enige inkomsten. • Alleen budgethouders bij wie een gecorrigeerde eigen bijdrage wordt vastgesteld, ontvangen een correctiefactuur van het CAK. Bij de grote meerderheid van de budgethouders zal de eigen bijdrage niet gecorrigeerd worden; zij krijgen dus ook geen bericht van het CAK. • Indien gewenst kan de gemeente de budgethouder informeren op het moment dat de gemeente een budgetcorrectie heeft ingediend bij het CAK >> graag onder vermelding van de klantboodschap: Als dit {de budgetcorrectie} gevolgen heeft voor uw eigen bijdrage, dan verrekent het CAK dat met uw factuur in het najaar 2016. Hiervoor hoeft u niets te doen. • De budgetafrekening met de budgethouder over 2015 kan aanleiding zijn om het toekomstig recht en de hoogte er van her te beoordelen en zo mogelijk bij te stellen.



6



Handleiding gebruik van de BAB berichten in XML-formaat zonder specifieke software: openen met Excel Vanaf 15 juni zal de SVB budgetafsluitingberichten (BAB’s) naar de gemeente sturen, waarin informatie per budgethouder staat over het afgeronde budget van 2015. Dit BAB-bericht wordt door SVB altijd aangeboden in de vorm van een xml-bestand. Wanneer de gemeente geen software heeft om dit XML-bestand in de software in te lezen, dan kan het ook met behulp van Excel geopend worden, om vervolgens de gegevens als een lijst te openen. Onderstaande instructie legt uit hoe u dit kunt doen. Hoe wordt de XML in Excel ingelezen:



- Sla het XML-bestand op in een map op de computer, onthoud de naam van het bestand. - Open Excel, en kies in Excel voor ‘openen bestand’.

Afbeelding 1: selecteer het BAB-bestand.



(kies als type bestand voor: ‘alle bestanden’ of ‘XML bestanden’)



- Selecteer het BAB bestand. - Open het bestand als een XML-tabel:

Afbeelding 2: selecteer ‘Als een XML-tabel’.



-Excel zal de volgende melding geven: ‘de opgegeven XML-bron verwijst niet naar een schema. Excel maakt een schema op basis van de XML-brongegevens’. Klik op OK.

Afbeelding 3: klik op OK.



- Het bestand wordt geopend in Excel, de inhoud kan met Excel bewerkt worden. Het bestand zal bestaan uit 13 kolommen. U kunt de voor u irrelevante kolommen verwijderen als dat wenselijk is (dit zal over het algemeen kolom A t/m F zijn).



7



Afbeelding 4: Overzicht van uw ingelezen XML-bestand



U kunt dit bestand ook opslaan als een Excel-bestand (.xls) Kies hiervoor voor ‘opslaan als’ en sla het bestand op.





8