Handleidingen 1.0 SugarCRM

Handleidingen 1.0 SugarCRM

SugarCRM

Handleidingen 1.0 SugarCRM In dit document vind je de handleidingen voor SugarCRM zoals aangeboden door ECM2.

I. Inleiding

1

1. Inleiding 3 1.1. Adresgegevens ..................................................................................................... 3 2. Snel starten met SugarCRM

5

3. SugarCRM Basic: Webinterface 7 3.1. Inloggen ............................................................................................................... 7 3.1.1. Profiel instellen .......................................................................................... 7 3.2. Schermen indelen ................................................................................................. 7 3.3. Beschikbare modules ............................................................................................ 8 3.4. Gegevens toevoegen en opvragen ....................................................................... 10 3.4.1. Gegevens toevoegen ................................................................................ 10 3.4.2. Gegevens opvragen ................................................................................. 11 3.5. Gegevens importeren en exporteren .................................................................... 12 3.5.1. Gegevens importeren in SugarCRM .......................................................... 12 3.5.2. Gegevens exporteren uit SugarCRM ......................................................... 14 3.6. E-mail account toevoegen ................................................................................... 15 3.7. E-mail campagne ................................................................................................ 16 3.8. Producten- en Facturatiemodule .......................................................................... 20 3.8.1. Templates maken ..................................................................................... 20 3.8.2. Producten toevoegen ................................................................................ 22 3.8.3. Quotes en Invoices aanmaken .................................................................. 22 3.8.4. Brieven genereren .................................................................................... 22 3.9. Administrator scherm ........................................................................................... 23 3.9.1. Modules uitschakelen en menu's indelen ................................................... 23 3.9.2. Thema's ................................................................................................... 24 3.9.3. Studio ...................................................................................................... 24 3.9.4. Dropdown Editor ...................................................................................... 26 3.9.5. Talen beheren .......................................................................................... 27 3.9.6. Rollen instellen ......................................................................................... 27 4. SugarCRM Basic: Geavanceerde kalenderfuncties 29 4.1. Kalender openen in andere applicaties ................................................................. 29 4.2. Terugkerende afspraken en telefoongesprekken maken ........................................ 30 5. SugarCRM Pro: Rapportagemodule 31 5.1. Rapportages aanmaken ...................................................................................... 31 5.2. Opties voor Rapportages ..................................................................................... 32 6. SugarCRM Pro: Mobiele toegang 6.1. App configureren ................................................................................................. 6.2. Standaard versie ................................................................................................. 6.2.1. Gegevens toevoegen ................................................................................ 6.2.2. Zichtbaarheid Modules aanpassen ............................................................ 6.3. Volledige versie .................................................................................................. 6.3.1. Zoekopdrachten opslaan ........................................................................... 6.3.2. Configureren ............................................................................................ 6.3.3. Offline werken ..........................................................................................

33 33 36 38 38 38 38 39 39

7. SugarCRM Pro: Outlook en Thunderbird plug-ins 7.1. Kinamu Connector .............................................................................................. 7.1.1. Plug-in installeren ..................................................................................... 7.1.2. Contactpersoon selecteren ........................................................................ 7.1.3. E-mail archiveren ..................................................................................... 7.1.4. Direct een Lead of Case aanmaken ..........................................................

43 43 43 45 46 48 iii

SugarCRM 7.2. De Grinmark Outlook plug-in installeren ............................................................... 49 7.3. De Opacus Thunderbird plug-in installeren ........................................................... 49 8. SugarCRM Pro: Email to SugarCRM

51

9. SugarCRM Expert: Security Groups

53

10. SugarCRM Expert: Attributen 10.1. Voorbeelden ...................................................................................................... 10.2. Attributen toevoegen aan andere modules .......................................................... 10.3. Zoeken op Attribuut ...........................................................................................

55 55 55 55

11. SugarCRM Expert: Reschedule

57

12. SugarCRM Expert: Publish Home

59

13. SugarCRM Expert: Workflow

61

14. Optie: Tijd schrijven 14.1. Inleiding ............................................................................................................ 14.1.1. Het Timesheet menu .............................................................................. 14.1.2. Tijd schrijven in de weekmatrix ............................................................... 14.1.3. Geschreven uren bekijken en bewerken in de Timesheet lijst .................... 14.2. Gebruikersgroepen ............................................................................................ 14.3. Rapportages .....................................................................................................

63 63 63 64 65 65 65

15. Optie: Gantt Projects

67

16. Optie: SugarCRM Back-up

69

17. Overige Modules: Mail merge 71 17.1. Templates creëeren ........................................................................................... 71 17.2. Documenten aanmaken ..................................................................................... 73 Register

iv

75

Deel I. Inleiding

Inleiding In deze handleiding beschrijven wij de basishandelingen binnen de verschillende CRM-pakketten van ECM2. Per hoofdstuk beschrijven we de benodigde stappen om de verschillende handelingen uit te voeren.Het gebruik van deze dienst vindt plaats via een browser, bijvoorbeeld Firefox of Internet Explorer. Je kunt deze dienst daarom gebruiken via je PC, Mac, Tablet of Smartphone.

1.1. Adresgegevens De benodigde adresgegevens om SugarCRM te gebruiken zijn uniek en heb je in je welkomstbrief gekregen. Andere gegevens die je nodig kunt hebben zie je hieronder. Mobiele App

1 2

1

Android:

Play store

Apple iOS:

iTunes store

2

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.NSTeam.quickcrm https://itunes.apple.com/nl/app/quickcrm-for-sugarcrm/id593452214?mt=8&ign-mpt=uo%3D4

3

4

Snel starten met SugarCRM SugarCRM is krachtige zakelijke software met uitgebreide mogelijkheden, dus niemand gebruikt SugarCRM op dezelfde manier. Voor optimaal gebruik raden we sterk aan om SugarCRM in te richten op jouw bedrijfsprocessen. Als je daar bij het eerste gebruik een half uur de tijd voor neemt zal dit het succes van het CRM binnen je bedrijf sterk verbeteren. • Maak een korte inventarisatie van je bedrijfsproces, en bij welke stap welke module zou passen: Gebeurtenis

SugarCRM module

Bestaande klantgegevens bijhouden

Organisaties en Contacten

Gesprek potentiële nieuwe klant

Invoeren in Leads

Bestaande klant wil opnieuw afnemen

Invoeren in Opportunities

Taken bijhouden of toewijzen

Invoeren in Taken

Als je niet veel tijd hebt voor de inrichting, is het aan te raden om met alleen de Organisaties, Personen en Leads module te beginnen. Je kunt andere modules dan op een later moment makkelijk in gebruik nemen als de behoefte daarvoor ontstaat. In het begin geldt: minder=meer. • Pas SugarCRM nu op twee plekken aan: • In Beheer > Ontwikkelaarstools > Toon modules en subpanelen. Hier kies je welke modules worden weergegeven in de blauwe modulebalk en in welke volgorde. Verberg de modules (en bijbehorende subpanelen) waar je niet direct gebruik van wil maken, en zet zeop volgorde. SugarCRM is nu overzichtelijk voor nieuwe gebruikers. • Verwijder op de Home-pagina de dashlets van ongebruikte modules door op het kruisje te klikken. Met het potloodje kun je een dashlet verder aanpassen. Dit doen alle gebruikers voor zichzelf. • Importeer nu gegevens uit bestanden die je al hebt, bijvoorbeeld klantgegevens uit Outlook in de Organisaties en Contacten modules. Lees hoe je dat doet in de sectie Paragraaf 3.5, “Gegevens importeren en exporteren”, of voer handmatig gegevens in. • Maak nu duidelijke afspraken met de gebruikers van het CRM, bijvoorbeeld: • alle gesprekken met nieuwe klanten worden vanaf nu bijgehouden in de leads module. Of: • geen eigen to-do lists meer, maar alles in de Taken module. Of: • vanaf nu contactgegevens in SugarCRM bijhouden en niet meer in Outlook. Het maken van zulke afspraken verdient zich direct terug door minder interne overdrachten, minder onduidelijke gegevens, en minder kansen die blijven liggen. • Als SugarCRM na een tijdje geïntegreerd is in je bedrijfsvoering, kijk dan of meer bedrijfs-processen en handelingen in SugarCRM uitgevoerd kunnen worden. Vaak kan dit tijd besparen en andere diensten vervangen, voor bijvoorbeeld factureren of het versturen van nieuwsbrieven via e-mail.

5

6

SugarCRM Basic: Webinterface De Webinterface is de meestgebruikte manier om met SugarCRM te werken. Deze is beschikbaar vanaf elke PC, laptop of Mac en werkt in alle moderne Browsers.

3.1. Inloggen Nadat je de dienst hebt aangevraagd ontvang je per email de logingegevens. Hierin staan het webadres, één of meerdere gebruikersnamen en wachtwoord(en) vermeld. Open het webadres in een browser als Firefox, Chrome of Internet Explorer. Vul je loginnaam en wachtwoord in op de pagina die opent en klik op ‘Log In’.

Opmerking Op het inlogscherm bepaal je in welke taal de interface wordt weergegeven. Om een andere 1 standaardtaal dan Engels in te stellen, neem contact op met de helpdesk .

3.1.1. Profiel instellen Het is aan te raden om direct na de eerste keer inloggen uw profiel in te stellen. Klik rechts bovenaan het scherm op je eigen naam. Je komt dan in je profiel terecht waar je de gewenste aanpassingen kunt doorvoeren. Het is aan te raden in ieder geval je volledige naam en emailadres in te stellen. Leat ook op de optie ’Email Client’. Gebruik je de interne mail client om mail te versturen, laat deze dan staan op ‘Sugar Email Client’. Gebruik je echter een externe mail client, bijvoorbeeld Outlook of Thunderbird, zet deze dan op ‘External Email Client’. Als je in het laatste geval klikt op een mailadres, dan wordt er direct een nieuwe mail aangemaakt in je externe mail client. Wil je gebruikmaken van een ander thema, klik dan op de tab 'thema' en kies voor het gewenste thema. Let op dat dit een groot effect kan hebben op hoe SugarCRM eruit ziet en hoe het werkt. De overige gegevens zijn naar wens in te stellen.

3.2. Schermen indelen Je kunt het uiterlijk van het CRM-pakket van ECM2 op vele plekken aanpassen naar eigen wens. De startpagina kan je opnieuw indelen door zogenaamde Dashlets te verwijderen of toe te voegen. Verwijderen van bestaande Dashlets doe je door op het kruisje te drukken, rechts bovenaan de betreffende Dashlet. Je kunt Dashlets toevoegen door:

1

mailto:[email protected]

7

Hoofdstuk 3. SugarCRM Basic: Webinterface 1. te klikken op de knop “Add Dashlet”. 2. te klikken op de gewenste Dashlet. “My Contacts” in dit voorbeeld.

Je kunt de indeling van je startpagina wijzigen door de Dashlets te verslepen. Ga met je muis naar de titel van de betreffende Dashlet. De muisaanwijzer verandert in een kruis. Klik en sleep de Dashlet naar de gewenste locatie.

3.3. Beschikbare modules In de SugarCRM CE-implementatie van ECM2 kan je zeer veel verschillende soorten gegevens kwijt. Je kunt onder andere de volgende gegevenssoorten toevoegen en koppelen aan elkaar: • Accounts – Organisaties • Contacts - Personen • Opportunities • Leads • Quotes - Offertes • Contracts - Contracten • Invoices - Facturen • Reports - Rapportages • Calls – Telefoongesprekken 8

Beschikbare modules • Notes - Notities • Meetings - Afspraken • E-mails • Documents - Documenten • Campaigns – (Email) Campagnes • Target lists - Targetlijsten (Verzendlijsten) Enkele van de belangrijkste modules in meer detail: Accounts Gebruik deze module om je (potentiele) klanten te beheren. Je kunt informatie van andere modules koppelen aan een klant, bijvoorbeeld: adresgegevens, opportunities en invoices. In Beheer > ECM2 Beheeropties kan de SugarCRM administrator het veld 'Staat' toevoegen (zoals voor 'Texas', of eventueel voor een provincie zoals 'Noord-Holland'). Contacts Dit zijn de contactpersonen bij een klantorganisatie of opportunity. Gebruik deze module om de contactgegevens van je contactpersonen op te slaan. In je profiel kun je onder 'Geavanceerd' bij 'Naamweergaveformaat' instellen hoe in de module Personen namen worden weergegeven. Wil je een apart veld voor het tussenvoegsel? Kies dan een van de onderste vier opties. In Beheer > ECM2 Beheeropties kan de SugarCRM administrator het veld 'Staat' toevoegen (zoals voor 'Texas', of eventueel voor een provincie zoals 'Noord-Holland'). Leads Heb je contact gehad met een contactpersonen of organisatie en zie je hier een potentiele klant in, dan sla je de gegevens op in deze module. Je kunt Leads in één stap converteren naar een Opportunity, Contact en een Account. Opportunities Heb je contact gehad met de lead en ben je een stap verder gekomen in het salesproces, bijvoorbeeld in een offertetraject, dan sla je de gegevens waarover je beschikt op in deze module. Quotes en Invoices In deze modules leg je de gegevens vast van de te leveren producten en/of diensten. Je gebruikt Quotes tijdens het offertetraject. Voor klanten gebruik je Invoices (facturen). Je kunt een Quote converteren naar een Invoice. Je producten en/of diensten voer je in onder de module ‘Products’. Quotes en Invoices beschikken echter ook over een vrij invoerveld voor producten en diensten die je daar niet hebt ingevoerd. Voor het aanmaken van een Quote of Invoice heb je een PDF-sjabloon nodig. Dit is in feite de opmaak van respectievelijk de Quote of Invoice. Deze sjablonen maak je aan onder ‘PDF Templates’. Contracts Leg de gegevens van opgestelde contracten vast in deze module. Je kunt hier bijvoorbeeld ook aangeven wat de status is van een contract: ondertekend of niet ondertekend. 9

Hoofdstuk 3. SugarCRM Basic: Webinterface Calls en Meetings CRM beschikt ook over een agenda. Te voeren telefoongesprekken legt je vast in Calls. Afspraken leg je vast in Meetings. Als je de bijbehorende Dashlets op je Dashboard plaatst, word je (na inloggen) geattendeerd op deze afspraken. Notes Gespreksnotities en afspraken met Leads, Opportunites, Contact en Accounts leg je vast in Notes. Je koppelt deze aan de eerder genoemde modules, zodat je collega’s deze eenvoudig kunnen terugvinden. Target Lists en Targets Indien je van plan bent om een mailinglijst op te stellen per brief of e-mail, dan kan je Target Listst aanleggen met daarin de gewenste Targets. Je kunt de contactgegevens dan in één keer exporteren en gebruiken in combinatie met bijvoorbeeld Excel of Word. Modules indelen Binnen de modules kan je de subpanelen met gegevens herordenen door deze te verslepen op dezelfde wijze als de Dashlets.

3.4. Gegevens toevoegen en opvragen Alle (klant)gegevens voer je in en vraag je op op een vergelijkbare manier. Ook de presentatie is uniform. In deze handleiding geven we één algemeen voorbeeld door een Account aan te maken.

3.4.1. Gegevens toevoegen Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord. 1. Ga met je muis naar “Sales”, zodat het menu daaronder zichtbaar wordt. Klik op “Accounts”. Je krijgt de lijst met bestaande Accounts te zien. 2. Kies voor “Create Account".

3. Voeg in het volgende scherm de gewenste gegevens toe.

10

Gegevens opvragen

4. Geef onderaan het scherm aan wie de eigenaar is van de informatie. Standaard wordt hier de gebruiker die de nieuwe gegevens toevoegt geselecteerd. Wil je de gegevens aan iemand anders toewijzen, klik op het pijltje om iemand uit de gebruikerslijst te kiezen. 5. Klik onderaan het scherm op “Opslaan” om het Account toe te voegen.

Het Account is aangemaakt en je hebt de gegevens toegevoegd.

3.4.2. Gegevens opvragen Nadat je gegevens in het CRM hebt ingevoerd, wil je deze kunnen opvragen als dat nodig is. Daarvoor zijn er grofweg twee mogelijkheden: 1. Je loopt handmatig de lijsten met gegevens na. Door de gegevens te sorteren krijg je een goed overzicht. 2. Als er veel gegevens in het CRM zijn opgeslagen, dan is het aan te raden om gebruik te maken van de zoekfunctie. Met de gewenste zoekterm vind je met het ‘standaard zoekveld’ rechts bovenaan elke pagina snel de gegevens waarnaar je op zoek bent. Wil je een complexere zoekopdracht geven, kies dan voor “Advanced search”. Standaard zoeken De standaard zoekfunctie vind je elk scherm rechts bovenaan. Je gebruikt deze door met je muis binnen het veld te klikken en (een deel van) een naam op te geven. Wanneer je op enter drukt of met je muis op het vergrootglas klikt, zoekt de zoekfunctie automatisch binnen alle gegevens in het CRM en geeft de resultaten weer op gegevenstype (bijvoorbeeld Account of Contact). Advanced search 11

Hoofdstuk 3. SugarCRM Basic: Webinterface Heb je erg veel gegevens in het CRM staan, dan krijgt je misschien te veel resultaten na een standaard zoekopdracht. Het is dan aan te bevelen de geavanceerde zoekmethode te gebruiken. Klik daarvoor op het vergrootglas zonder een zoekterm te hebben ingevuld en klik op “Advanced” naast de knop “Zoeken”. Je kunt dan de modules selecteren waarbinnen moet worden gezocht. Ook als je eerst een standaard zoekopdracht hebt gegeven is de knop “Advanced” beschikbaar.

3.5. Gegevens importeren en exporteren Als je eerder je gegevens hebt bijgehouden in een ander programma, zoals bijvoorbeeld een Excelbestand, kun je deze ook in SugarCRM invoeren met de 'Importeer' functie, mits het programma een CSV-bestand kan exporteren. Importeren is mogelijk voor alle modules waarin gegevens worden opgeslagen. Importeren en exporten in SugarCRM is gebaseerd op CSV-bestanden. Deze bestanden lijken op Excelbestanden en zijn de standaard voor handmatige gegevensuitwisseling tussen databaseprogramma's zoals CRM's, website CMS, boekhoudprogramma's en allerlei andere 2 zakelijke software. Lees bijvoorbeeld hier hoe u uit Microsoft Outlook gegevens exporteert.

3.5.1. Gegevens importeren in SugarCRM Importeren in SugarCRM gaat als volgt: 1. Kies binnen Excel voor 'Opslaan als' en kies als bestandsformaat "CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken) (*.csv)" of een van de andere beschikbare CSV-formaten. Binnen andere software kunnen er verschillende opties zijn, probeer eerst de standaardinstellingen voor CSV. Let op dat er in ieder geval kolomnamen aanwezig zijn, en dat er geen lege rijen of kolommen zijn. a. Ga naar de importeerfunctie door in de Moduleblak de muis op de modulenaam te zetten en vervolgens op 'Importeer [modulenaam]' te klikken. Let goed op dat je de module kiest die het best bij de gegevens in het bestand past. Selecteer in stap 1 het CSV-bestand en kies voor 'Maak alleen nieuwe records aan' ('Create new records only') en klik op volgende. Je kunt hier evt. ook een voorbeeldbestand genereren. b. In stap 2 zie je hoe SugarCRM het bestand heeft gelezen. Eventueel kun je hier een bron selecteren en de eigenschappen van het importbestand aanpassen, zoals de codering of de datumnotatie. Je kunt hier later terugkomen als het bestand niet goed wordt gelezen. c.

In stap 3 match je de kolommen van je CSV bestand met modulevelden van SugarCRM, of laat je ze weg als ze niet relevant zijn. Mis je een veld? Bedenk goed of je importeert in de juiste module. Alleen velden uit die module worden getoond. Match het veld ID niet (tenzij dit noodzakelijk is en je weet wat de gevolgen zijn), SugarCRM geeft zelf een waarde aan dit veld. Velden met een * erbij moeten verplicht worden gematcht om in deze module te importeren.

d. In stap 4 is het mogelijk om op dubbelingen te controleren. Als je meerdere CSV bestanden met dezelfde opmaak en indeling gaat importeren, kun je hier evt. ook de importinstellingen opslaan voor toekomstig gebruik.

2

http://office.microsoft.com/nl-nl/outlook-help/contactpersonen-exporteren-HA101870639.aspx

12

Gegevens importeren in SugarCRM

Opmerking Heb je in de 1e stap gekozen voor 'Maak nieuwe records aan en update bestaande records' ('Create new records and update existing records'), dan kan je in deze 4e stap de velden selecteren waarop SugarCRM zoekt om bestaande records te updaten. Selecteer je hier niets, dan wordt alleen o.b.v. ID geupdatet. Dit is de aanbevolen wijze. Is er geen goede, unieke ID aanwezig, dan kan je hier één of enkele velden selecteren. Let goed op dat wijzigingen die met deze optie zijn doorgevoerd, niet ongedaan kunnen worden gemaakt.

e. In stap 5 wordt het resultaat getoond. Je kunt de import nu nog ongedaan maken. Als je op exit klikt is de import definitief, controleer de gegevens dus goed. Bijvoorbeeld door de betreffende Module in een andere tab te openen. 2. Als een CSV import niet lukt, zijn er een aantal mogelijke oorzaken. Allereerst is het zo dat als je een CSV bestand exporteert uit een ander programma en vervolgens in Excel opent, Excel ongemerkt wijzigingen aanbrengt in het bestand. Open bestanden waar mogelijk dus niet 3 tussendoor. Als onvermijdelijk is, gebruik dan de Excel-vervanger LibreOffice Calc . Let verder op dat de eigenschappen die je in stap 2 van het importproces aangeeft overeenkomen met de exportinstellingen van het exporterende programma (bijv. Excel). Let bij het zowel het exporteren als het importeren op de volgende instellingen: -'Karakterset' (File Encoding) : Standaard is dit in SugarCRM UTF-8. -'Velden gekwalificeerd door' (Fields qualified by). Tekst tussen twee van deze tekens wordt behandeld als data en niet als code. -'Velden gescheiden door' (Fields Delimited By). Dit teken scheidt in een CSV (Comma Separated Value)-bestand de veldwaardes van elkaar. Als in uw CSV bestand geen veldkwalificatietekens worden gebruikt, is het belangrijk wat je hiervoor kiest bij de export. Het teken dat je hier kiest wordt gezien als scheiding tussen velden en niet als data. Kies je voor de puntkomma, maar bevatten uw velden ook puntkomma's? Dan brengt SugarCRM een scheiding aan zonder dat je het zo bedoelt en komen gegevens in de verkeerde velden terecht. 3. Als je er niet uitkomt raden wij je aan het CSV-bestand te openen in Textedit (Notepad). Je ziet dan het bestand onopgemaakt. Kijk hier of er aanhalingstekens om de gegevens heenstaan, en door welk leesteken de gegevens van elkaar worden gescheiden. 4. Als je vaker gegevens importeert of er niet uitkomt, raden we je nogmaals aan het gratis 4 programma LibreOffice Calc te gebruiken. Hiermee kun je Excel- en CSV bestanden bewerken en alle exportinstellingen bepalen, zodat je deze precies kunt matchen met de importinstellingen van SugarCRM. LibreOffice brengt geen verborgen wijzigingen aan in het bestand.

3 4

http://www.libreoffice.org/download/ http://www.libreoffice.org/download/

13

Hoofdstuk 3. SugarCRM Basic: Webinterface

3.5.2. Gegevens exporteren uit SugarCRM Ook voor exporteren geldt dat dit gebeurt door middel van CSV-bestanden. Vink in een module de gewenste records aan, of meerdere records tegelijk (1). Onder het driehoekje rechts van 'Verwijder' (2) bevindt zich de functie 'Exporteren'. Als je hierop klikt wordt een CSV-bestand 5 gegenereerd. Ook hier geldt dat je dit bestand met Excel kunt bewerken, maar dat LibreOffice Calc een betere optie is.

3.5.2.1. Een CSV-bestand openen in LibreOffice of Excel Ook voor LibreOffice en Excel geldt dat je de eigenschappen van het CSV-bestand moet opgeven. SugarCRM exporteert bestanden met de volgende eigenschappen: • Karakterset/Character set: UTF-8 • (Veld)scheidingsteken: Komma • Tekstscheidingstekens/Tekstindicator: Dubbele aanhalingstekens In Excel 2010 selecteer je eerst de hele kolom A. Ga dan naar het tabblad 'Gegevens'> 'Tekst naar kolommen'. Selecteer 'Gescheiden' en daarna de bovenstaande opties. LibreOffice vraagt tijdens het openen van het bestand om deze gegevens, waardoor je direct de juiste instellingen kunt ingeven.

5

http://www.libreoffice.org/download/

14

E-mail account toevoegen

3.6. E-mail account toevoegen Om ook je e-mail in SugarCRM te kunnen inzien en versturen, kan je jouw IMAP e-mail account toevoegen aan SugarCRM. Daarvoor gebruik je de module Emails. Om het account toe te voegen, volg je onderstaande stappen: 1. Klik op Settings (Instellingen) 2. Klik op de tab Mail Accounts (E-mail accounts) 3. Klik onder de sectie 'Mail Accounts (E-mail accounts)' op Add (Toevoegen). 4. In het scherm dat opent vul je de juiste gegevens in die nodig zijn om in te kunnen loggen op het IMAP e-mail account. Klik op 'Test settings' (Test instellingen) om te controleren of de gegevens goed zijn ingevuld en de verbinding tot stand kan worden gebracht. 5. Standaard is het niet nodig ook de gegevens voor uitgaande mail te wijzigen. Deze staat reeds correct ingesteld op een server van ECM2 en het is niet nodig deze te veranderen of een server toe te voegen. Je kunt hier een andere server invullen. Indien het versturen van e-mail echer niet meer werkt, dan kunen wij daar niet bij helpen.

Opmerking Maak je gebruik van een Gmail account voor het ontvangen van e-mail, let dan op de volgende zaken : 1. Schakel eerst IMAP in, voordat je bovengenoemde stappen doorloopt. Zie daarvoor de 6 hulppagina's van Google . 2. Google blokkeert sinds enige tijd het inloggen van onbekende machines. Bij de eerste keer drukken op 'Test settings' zal dan ook een timeout optreden. Om de blokkade op te 7 heffen, ga na het drukken op 'Test settings' naar deze pagina . Geef toegang aan de nieuwe applicatie en druk daarna opnieuw op 'Test settings'.

6 7

https://support.google.com/mail/troubleshooter/1668960?hl=nl#ts=1665018 https://accounts.google.com/DisplayUnlockCaptcha

15

Hoofdstuk 3. SugarCRM Basic: Webinterface

3.7. E-mail campagne De gegevens die je in SugarCRM hebt opgeslagen wil je natuurlijk zo effectief mogelijk gebruiken. Één van de manieren waarop dat kan, is het uitsturen van een mailing via e-mail. Met behulp van SugarCRM verstuur je gepersonaliseerde e-mails naar je klanten en andere geïnteresseerden en houd je bij wie de mail heeft gelezen en op welke links in de mail is geklikt.

Opmerking De Nederlandse wet schrijft voor dat je toestemming van de ontvanger moet hebben voor het versturen van e-mail. Verder dient de mail aan verschillende andere voorwaarden te voldoen. Jij bent daar zelf voor verantwoordelijk. Indien wij melding van misbruik ontvangen, dan maken wij het versturen van mails via SugarCRM onmogelijk. Om deze functionaliteit te gebruiken dien je eerst een account specifiek voor het versturen en ontvangen van nieuwsbrieven aan te maken. Ga daarvoor naar "Admin / Inbound E-mail" en maak een "New Bounce Handling Account" aan. Gebruik hiervoor geen algemeen account, zoals bijvoorbeeld ‘info@’, omdat de mailbox (bij voorkeur) alleen mail bevat die te maken heeft met de nieuwsbrief.

16

E-mail campagne

Opmerking Wil je gebruikmaken van een Gmail-account voor het afhandelen van bounces, let dan op de instructies in de paragraaf Paragraaf 3.6, “E-mail account toevoegen” om de standaardblokkade van Gmail op te heffen. Nadat je het zogenaamde ‘bounce’-account voor de nieuwsbrief hebt ingesteld, ga je naar ‘Marketing’ en dan ‘Campaigns’ om een Campaign aan te maken. 1. Klik daar op ‘Create Campaign (Wizard)’. 2. Kies voor ‘Newsletter’ en klik op ‘Start’. 3. Geef in het scherm ‘Campaign header’ een duidelijke naam op, stel een status is en geef een einddatum op. De status en einddatum hebben geen invloed op de campaign zelf, maar zijn uitsluitend voor eigen gebruik. Klik op ‘Next’. 4. Geef in het scherm ‘Campaign Budget’ eventueel een budget en de verwachte opbrengsten op. Deze hebben geen effect op de Campaign zelf, maar kunnen later wel inzicht geven in de resultaten van de campaign. Klik op ‘Next’. 5. In het scherm ‘Campaign Tracker URLs’ maak je speciale links aan, waarvan SugarCRM bijhoudt of een ontvanger daarop klikt. Maak in ieder geval een ‘Opt-out Link’ aan, omdat die verplicht is in Nederland. Vink die optie aan en geef een duidelijke naam op. Je kan op een later moment meer trackers aanmaken. Klik op ‘Next’. 6. In het scherm ‘Subscription Information’ maak je de maillijsten aan. Let op dat er drie soorten maillijsten zijn: a. Subscription List (Default): Dit is de lijst met emailadressen waarnaar de nieuwsbrief wordt gestuurd. b. Unsubscription List: Dit is een lijst met emailadressen waarnaar de nieuwsbrief niet wordt gestuurd. Als een adres op zowel de ‘subscription list’ als de ‘unsubscription List’ staat, dan wordt er geen mail naar verstuurd. Je kunnt adressen handmatig uitsluiten per domeinnaam en per emailadres. Uitsluiten per ‘ID’ gebeurt als een ontvanger klikt op een ‘opt-out link’. c.

Test List: Dit is een lijst met emailadressen waarnaar je de testverzending(en) uitstuurt. Bijvoorbeeld om de opmaak van de mail of de links in de mail te testen voor de definitieve verzending.

7. Je koppelt bestaande lijsten door te klikken op ‘Select’ en in het scherm dat opent te klikken op de lijstnaam. Heb je nog geen lijsten, of wil je een nieuw maken, klik dan op ‘Select’ en in het scherm dat opent te klikken op ‘Create Target List’. Geef een naam op en kies de lijstsoort. Klik op de nieuwe lijst om die toe te voegen. We voegen de ontvangstadressen later toe aan deze lijst. Voeg van alle drie de soorten een lijst toe. Klik op ‘Save and Continue’. 8. In het scherm ‘Marketing email’, vul de volgende onderdelen in: a. Name: geef een duidelijke naam op voor deze nieuwsbrief. b. Status: geef een status op - zet deze voor nu nog op ‘Inactive’.

17

Hoofdstuk 3. SugarCRM Basic: Webinterface c.

Use Mail Account: kies het mailaccount waarvanaf verzonden moet worden. Is hier geen keuze mogelijk, dan moet je deze nog invoeren. Zie de opmerking in deze handleiding voor stap 1.

d. Start Date & Time: Geef een starttijd en datum op. Indien je de campaign nog verder wil bewerken, zet deze in de toekomst. Wil je de campaign direct versturen na het op ‘Actief’ zetten van de status, zet deze op de huidige tijd of in het verleden. e. From Name: Geef de naam op waarvanaf verzonden moet worden. Bijvoorbeeld ‘Nieuwsbrief ECM2’. f.

From Address: Dit word automatisch ingevuld op basis van de Mail Account die je kiest. Als je dit wijzigt, dan worden bounces niet meer verwerkt in SugarCRM maar gaan ze naar het hier ingevulde e-mailadres. We raden dus niet aan hier een ander adres in te vullen.

g. Send This Message To: Kies één of meer Target lists waarnaar de mail moet worden verzonden. Deze lijsten heb je in stap 7 toegevoegd. h. Email template: Kies een template voor de email. Heb je deze nog niet gemaakt, kies voor ‘Create’ en maak de template aan. Deze kan je op een later moment verder verfijnen. Klik op ‘Next’. i.

Kies voor ‘Finish’ om de Campaign verder in te stellen, kies voor ‘Send Marketing Email As Test’ om de mail te versturen naar de ontvangers op de eerder toegevoegde Test-lijst, kies voor ‘Schedule Mail’ om de mail voor verzenden klaar te zetten. Wij raden aan nu nog voor ‘Finish’ te kiezen. Klik daarna op de knop ‘Finish’ en bekijk de instellingen en het ‘Campaign Summary’-scherm.

Op dit punt is de Campaign in de basis aangemaakt. Omdat het waarschijnlijk nog nodig is om de target lijsten te vullen, eventuele Tracking URLs aan te maken en de template bij te werken, kies voor ‘View Campaigns’ en klik op de net aangemaakte Campaign om deze te bewerken. Target List Om de Target Lists bij te werken, klik je op de naam van de lijst. Je kan in het scherm dat open Targets verwijderen van de lijst (de entiteiten blijven wel gewoon in SugarCRM staan, maar zijn niet meer gekoppeld), of juist koppelen aan de lijst. Om bestaande Contacts te koppelen, kies in het menu onder Contacts voor ‘Select’. In het scherm dat open, selecteer de Contacts handmatig, of stel een lijst samen met behulp van een zoekopdracht. Selecteer één of meer Contacts en klik op de knop ‘Select’. Doe dit voor elke Target list die je hebt gekoppeld. Je kan zo veel Target lists koppelen als je wilt, dus bedenk een logische en herbruikbare indeling. Indien bij een Account of Contact staat geselecteerd dat die geen email wilt ontvangen, dan zal daar ook geen mail aan worden gestuurd. Dat geldt ook voor alle entiteiten in de ‘Suppression Lists’.

18

E-mail campagne

Opmerking De ‘Suppression List - By Id’ is bij de eerste keer verzenden vaak leeg , maar dient wel te worden gekoppeld. Hierin plaatst SugarCRM alle ID’s die zich via 'opt-out' hebben uitgeschreven voor de betreffende nieuwsbrief.

Email trackers Voeg naar wens Email trackers toe aan de nieuwsbrief door te kiezen voor ‘Create’ onder ‘Tracker URLs’. Geef een duidelijke naam op en vul de link in. Bijvoorbeeld naar je Website of de bestelpagina van een product of dienst. Klik op Save. De Tracker URL is nu aangemaakt, maar dient nog in de template te worden toegevoegd. Email templates De Email template is een belangrijk onderdeel van de Campaign: dit is wat de ontvangers daadwerkelijk gemaild krijgen. Maak deze op met behulp van de ingebouwde editor, of maak gebruik van een externe html-editor en kopieer de html-broncode naar SugarCRM door op de knop ‘HTML’ te drukken. Om de inhoud van de email dynamisch te maken, kies bij ‘Insert Variable’ voor de juiste module en daarna de juiste variabele. Als je een gepersonaliseerde mail wilt versturen aan Accounts, kies respectievelijk voor ‘Account’, dan ‘Name’ en klik daarna op ‘Insert’ om de variabele in de mail te kopeieren. Deze variabele zal door de volledige naam van de ontvanger worden vervangen. Om Tracker URLs toe te voegen, selecteer de tekst of afbeelding die als link moet dienen. Kik daarna op het icoontje dat lijkt op een ketting (met de beschrijving ‘Insert/edit link’) en vul de naam van de Tracker URL in bij ‘Link URL’ en zet daar twee krulhaakjes omheen. Bijvoorbeeld ‘{Voorbeeld Link}’ of voor een opt-out ‘{Uitschrijven}’. Geef bij ‘Target’ aan of de link in hetzelfde scherm moet openen of in een nieuw scherm bij het klikken op de link. Verzenden en resultaten bekijken Als je tevreden bent over de target lijsten, email tracker URLs en de email template, dan is het tijd om de campaign als test te versturen. Ga daarvoor naar ‘View Campaigns’ en klik op de net aangemaakte Campaign. Kies in het actiemenu voor ‘Send Test’. De mail wordt verstuurd en je kan het resultaat controleren door de ontvangen mail te bekijken. Bekijk ook de status van de verzending door te klikken op ‘View Status’. Verwijder deze teststatistieken eventueel voor de definitieve verzending door te klikken op ‘Delete Test Entries’. Is alles akkoord, dan bewerk je ‘Email Marketing’ en zet je de status op ‘Active’ en de ‘Start Date & Time’ op het moment dat je de mail wilt verzenden. Sla die instellingen op en zet de definitieve

19

Hoofdstuk 3. SugarCRM Basic: Webinterface verzending in gang door in het Campaign-scherm in het actiemenu te kiezen voor ‘Send Emails’. De mails worden verzonden op de eerder ingestelde verzendtijd. Bekijk de resultaten van de mailing door te klikken op ‘View Status’. Door Opportunities en Leads te koppelen aan de Campaign wordt de ROIberekend.

3.8. Producten- en Facturatiemodule Met deze module leg je tijdens de verschillende stadia van het verkoopproces eenvoudig de te verkopen producten en/of diensten vast. Genereer offertes op basis van voorgeprogrammeerde producten of vrije invulvelden en geef deze met behulp van templates een uniforme uitstraling. Converteer deze offertes na acceptatie door de klant direct naar een contract en een factuur, waarvoor ook weer templates beschikbaar zijn.

3.8.1. Templates maken Voordat je offertes en facturen kunt gaan gebruiken, dien je daarvoor templates aan te maken. Je gaat daarvoor naar ‘Invoices / PDF Templates’ en kies voor ‘Create PDF Template’. Volg daarna de onderstaande stappen om een Template aan te maken: 1. Geef de template een naam 2. Kies de module waarvoor je de template wilt aanmaken. Let daarbij op dat je de aangemaakte template alleen voor dat type kan gebruiken. 3. Om snel van start te gaan, kies er eventueel voor om een standaard voorbeeld te laden. 4. Om de template daarna aan te passen, is het belangrijk de drie onderdelen van de template te onderscheiden: a. De body van de template is waar de meeste informatie in zal komen te staan. Denk bijvoorbeeld aan het typen van een e-mail: daar type je alle tekst in de body van de mail. b. Optioneel is de header: deze wordt bovenaan elke pagina geplaatst en is dus bijvoorbeeld handig om de titel van een pagina weer te geven. c.

Optioneel is de footer: deze wordt onderaan elke pagina geplaatst en is dus bijvoorbeeld handig om het aantal pagina’s weer te geven.

5. Indien je geen gebruikmaakt van een standaard template, dan kan je met behulp van de editor zelf een template opbouwen. Ook kan je een andere HTML-editor gebruiken en de broncode daarvan kopiëren. Om de broncode te kopiëren, klik je op de knop ‘HTML’. De broncode kopieer je naar het nieuw geopende scherm en klik op ‘update’. 6. Om daarna automatisch de juiste informatie op de template te laten invullen bij het genereren van het PDF-bestand, ga naar ‘Insert Fields’. De juiste module is al geselecteerd. Kies in het tweede menu voor het gewenste veld. De naam daarvan komt overeen met de titels in de module zelf. Na het klikken op de naam, wordt de variabele geplaatst in het 3e veld. Klik op de juiste plek in de template en kies voor ‘Insert’. De ingevoerde variabele is te herkennen aan het dollarteken, bijvoorbeeld ‘$variabele’.

20

Templates maken

21

Hoofdstuk 3. SugarCRM Basic: Webinterface

3.8.2. Producten toevoegen Maak je veel gebruik van standaardproducten, dan loont het de moeite om deze producten vooraf te definiëren. Ga daarvoor naar ‘Incvoices / Products’ en kies voor ‘Create Product’. Kies als eerste de Product Code. Kies daarna de Product Name. Voeg de kosten toe die je per verkoop denk te maken en vul de vraagprijs in. De andere velden kan je naar keuze invullen. Na opslaan is het product beschikbaar bij het opstellen van Quotes en Invoices.

Opmerking De waardes in de drop down menu's, zoals het 'Product type' en 'Product Code', pas je aan in de 'Drop Down Editor' in het Admin-menu.

3.8.3. Quotes en Invoices aanmaken Het aanmaken van een Quote of Invoice gaat op dezelfde wijze. Als eerste vul je een titel in en aan welke status de Quote of Invoice heeft, zodat je daar later op kan selecteren. Koppel naar wens een Opportunity, Account en/of Contact indien je die al hebt aangemaakt. De contactgegevens worden dan automatisch overgenomen. Kies een eerder aangemaakte template. Zonder template kan je een Quote of Invoice niet opslaan. Voeg naar wens eerder aangemaakt Products toe, of kies voor een vrij invulveld door een Service toe te voegen. De Quote of Invoicewaarde wordt automatisch berekend.

Na het opslaan heeft de Quote of Invoice automatisch een uniek, opvolgend gekregen.

Indien de klant akkoord heeft gegeven op een Quote, dan zet je die eenvoudig om in een Invoice door de Quote te openen en in het menu te kiezen voor ‘Convert to Invoice’. De meeste waarden zijn dan al ingevuld.

3.8.4. Brieven genereren Naast het generen van Quotes en Offertes, kan je ook templates aanmaken om snel PDF-bestanden te genereren. Dat kan rechtstreeks vanuit de modules Accounts, Contacts en Leads.

22

Administrator scherm Maak eerst een bijpassende PDF-template aan, bijvoorbeeld voor Accounts. Om op basis van de gegevens van één of meer Accounts een PDF-bestand te genereren, bijvoorbeeld een gepersonaliseerde brief, ga naar het overzicht van alle Accounts. Selecteer één of meer Accounts en kies uit het actiemenu ‘Generate Letter’. De bestanden worden gegenereerd en in één PDF ter download aangeboden. Deze actie is ook beschikbaar als je een account hebt geopend. Kies daarvoor ‘Generate Letter’ uit het actiemenu. Hier is het uiteraard alleen mogelijk om PDF-bestanden per Account te genereren, niet meerdere in één keer.

3.9. Administrator scherm De tools in dit scherm zijn alleen beschikbaar voor gebruikers die 'Administrator'-rechten hebben binnen SugarCRM. Met behulp van deze tools pas je het uiterlijk aan van de schermen, voeg je extra velden toe en stel je andere algemene zaken in.

Opmerking De Administrator tools bieden zeer krachtige mogelijkheden. Door verkeerd gebruik kan er gegevensverlies optreden, kan functionaliteit stoppen met werken of kunnen er zaken onherstelbaar fout gaan. Let dus goed op bij het doorvoeren van wijzigingen.

3.9.1. Modules uitschakelen en menu's indelen SugarCRM biedt standaard zeer veel opties. Wij raden vaak aan om ongebruikte Modules en Subpanels uit te schakelen, zodat alleen de relevante onderdelen overblijven. Dat zorgt voor een rustiger overzicht voor de gebruikers. Schakel ongebruikte Modules en Subpanes als volgt uit: 1. Ga naar Admin / Display Modules and Subpanels 2. Sleep onder "Displayed Modules" de ongewenste Modules naar "Hidden Modules" 3. Sleep onder "Displayed Subpanels" de ongewenste Modules naar "Hidden Subpanels" 4. Klik op 'Save'. Om de menu's goed te laten aansluiten bij de werkzaamheden, is het aan te bevelen om de overgebleven menu's in te delen. 1. Ga naar Admin / Configure Module Menu Filters 2. Klik op het potloodje om de Menunaam te wijzigen 3. Klik op de prullenbak om het Menu te verwijderen. 4. De verder indeling van de menu's doe je met Klikken en slepen. 5. Klik op 'Save & Deploy' om de wijzigingen door te voeren.

23

Hoofdstuk 3. SugarCRM Basic: Webinterface

Opmerking Ingeschakelde Modules die niet in één van de Menu's zijn ondergebracht, vind je terug onder het menu 'All'.

3.9.2. Thema's Binnen SugarCRM van ECM2 zijn verschillende thema's beschikbaar. Een thema beinvloedt de manier waarop SugarCRM eruit ziet en hoe het werkt. Wij adviseren daarom om de verschillende thema's uit te proberen en te ontdekken welke het beste bij jouw werkmethode past. Om een standaardthema in te stellen, kies bovenaan het onderdeel 'Themes' voor het geweste 'Default theme'. Dit thema geldt daarna voor elke nieuwe gebruiker die binnen SugarCRM wordt aangemaakt. Bestaande gebruikers passen hun thema aan via hun eigen profiel. Wil je dat alle gebruikers hetzelfde thema gebruiken, sleep dan de overige thema's naar het 'Disabled Themes'. Die zijn daarna niet meer beschikbaar voor de gebruikers.

Opmerking Er zijn twee soorten thema's: thema's waarbij een aantal Modules per groep worden gebundeld, zoals het 'Classic' thema en thema's waarbij er geen bundeling plaatsvindt, maar de Modules als hoofdknoppen worden gepresenteerd. In het eerste geval beheer je het menu via "Configure Module Menu Filters" in het Administrator scherm, in het tweede geval bepaal je de zichbare knoppen door de volgorde van de Modules aan te passen in "Display Modules and Subpanels".

3.9.3. Studio Gebruik Studio om het uiterlijk van de modules aan te passen en om velden toe te voegen of te verwijderen. Als voorbeeld nemen we hier de module 'Accounts'.

3.9.3.1. Indeling schermen Om de indeling van de schermen te wijzigen, volg onderstaande stappen: 1. Klik op het plusje naast 'Accounts', klik daarna op het plusje naast 'Layouts'. 2. In het resulterende overzicht zijn verschillende opties beschikbaar: • EditView: De weergave van de Accounts nadat je op 'Edit' hebt geklikt. • DetailView: De weergave van de Accounts, zodra je een Account hebt aangeklikt. In deze weergave worden veel gegevens weergegeven. • ListView: De weergave van de Accounts in lijstvorm onder elkaar. Je krijgt deze weergave als je de module 'Accounts' opent, of bij zoekresultaten.

24

Studio • QuickCreate: De weergave als je vanuit een andere module een Account aanmaakt in een Subpanel. 3. Klik op EditView om deze weergave aan te passen. De schermindeling opent aan de rechterkant. 4. Geef het scherm een andere indeling met behulp van slepen en laten vallen. Klik op een veld om deze te verslepen. 5. Sleep dit veld naar de prullenbak om deze uit het overzicht te verwijderen. 6. Voeg een veld toe aan het overzicht door deze naar het overzicht te verslepen. 7. Voeg nieuwe regels of panelen toe door deze naar het overzicht te slepen. Bij panelen kan je kiezen voor 'Panel', of 'Tab'. Panels worden onder elkaar weergegeven, Tabs naast elkaar in tabs. 8. Als je dezelfde gegevens wilt weergeven in de DetailView, kan je bovenaan het scherm klikken op 'Sync to DetailView'. Je hoeft die weergave daarna niet meer te bewerken. 9. Klik op 'Save & Deploy' om het scherm actief te maken.

3.9.3.2. Indeling zoekschermen Onder 'Layouts' vind je ook het menu 'Search'. Als je dat menu opent, zie je 'Basic Search' en 'Advanced Search' staan. Beide zijn op een dezelfde manier in te delen als de 'gewone' schermen: sleep de gewenste zoekvelden naar 'Default' en sleep de ongewenste zoekvelden naar 'Hidden'. Klik op 'Save & Deploy' om het zoekscherm actief te maken.

3.9.3.3. Nieuwe velden toevoegen Omdat de standaardvelden mogelijk onvoldoende mogelijkheden bieden om de gewenste informatie op te slaan, kan je ook nieuwe velden toevoegen. Nieuwe velden voeg je toe door direct onder de module te gaan naar 'Fields'. In dat overzicht staan alle velden die binnen die module beschikbaar zijn. Van standaardvelden kan je alleen de beschrijving aanpassen. Je kan deze niet van type veranderen of verwijderen. Om een nieuw veld toe te voegen, volg onderstaande stappen: 1. Klik op 'Add Field' 2. Kies het juiste Data Type. Daarvan is standaard een groot aantal beschikbaar. Elk type heeft bepaalde eigenschappen, dus kies het juiste type om het gewenste resultaat te bereiken. Een beschrijving van de belangrijkste Types: • Checkbox - Een aan / uit knopje. • Date - Een datum met dag, maand en jaar • Datetime - Een datum met dag, maand, jaar en een tijdstip • Decimal - Een getal dat niet 'heel' hoeft te zijn, bijvoorbeeld '2,5' • DropDown - Een menu waarmee je uit verschillende opties kan kiezen. De beschikbare opties stel je in via de Dropdown Editor. Zie de paragraaf Paragraaf 3.9.4, “Dropdown Editor”. 25

Hoofdstuk 3. SugarCRM Basic: Webinterface • Integer - Een 'heel' getal, bijvoorbeeld '100' • TextArea - Een tekstveld met meerdere regels waarin alle soorten alfanumerieke tekens kunnen worden gebruikt. • TextField - Een tekstveld va één regel waarin alle soorten alfanumerieke tekens kunnen worden gebruikt. 3. Na selectie van het Type, vul je in ieder geval de volgende gegevens in: • Field Name - De veldnaam in de database. Kies een logische naam uit. • Display Label - De beschrijving van het veld. Dit wordt weergegeven op het scherm 4. Daarnaast is er, afhankelijk van het type nog een aantal extra mogelijkheden: • De standaardwaarde voor nieuwe records. Bij een datum kan dat bijvoorbeeld 'today' of 'next week' zijn, bij een DropDown kan dat een bepaalde waarde uit dat menu zijn. • Required Field - Of dit veld verplicht moet worden ingevuld. • Audit - Of alle wijzigingen van de waarde in het veld moeten worden bijgehouden in een 'geschiedenis'. 5. Klik op 'Save' om het veld te bewaren. Let op dat toegevoegde velden een '*' voor hun naam hebben staan en altijd eindigen op '_c'. 6. Om het veld daadwerkelijk te gaan gebruiken, voeg toe aan één of meerdere schermen van de module.

3.9.4. Dropdown Editor Met behulp van de Dropdown Editor pas je de Dropdown menu's aan die je terugvindt in SugarCRM. Je kan zowel bestaande Dropdown menu's aanpassen, als nieuwe toevoegen. Als voorbeeld nemen we het menu 'account_type_dom'. Zodra je op de naam klikt kan je de opties in het menu aanpassen: • Verander de volgorde door te klikken en slepen, of klik op 'Sort Ascending' om de opties alfabetisch te sorteren. • Om een bestaande waarde aan te passen, klik op rechts op het potloodje. Let op dat je alleen het label kan aanpassen, niet de waarde in de database: die staat vast. • Verwijder een bestaande waarde door rechts op het prullenbakje te klikken. Let op dat als er records zijn die die waarde hebben, dat het veld dan als blanco wordt weergegeven. De record heeft echter nog wel een waarde. Dat kan rare resultaten bij het zoeken veroorzaken. • Voeg een nieuwe optie toe door onder 'Item name' de database waarde in te vullen en onder 'Display Label' de waardie die in de interface wordt weergegeven. Klik op 'Save' om de nieuwe opties op te slaan en deze beschikbaar te maken. Een nieuw Dropdown menu maak je aan door in het hoofdscherm te kiezen voor 'Add Dropdown'. Kies in het scherm dat opent een goede naam en voeg de opties toe zoals hierboven beschreven. Neem het menu in gebruik door deze te selecteren in een nieuwe 'Dropdown menu'-veld in Studio.

26

Talen beheren

3.9.5. Talen beheren Er zijn in ieder geval twee talen beschikbaar: US Engels en Nederlands. Is het niet gewenst dat SugarCRM in het Nederlands wordt weergegeven, dan kan je die taal uitschakelen in 'Languages'. Sleep de taal van 'Enabled Languages' naar 'Disabled Languages' om de desbetreffende taal uit te schakelen. Wil je een taal wel beschikbaar houden, maar een andere taal als standaardtaal hebben? Neem 8 contact op met de helpdesk .

3.9.6. Rollen instellen Standaard heeft elke gebruiker toegang tot alle gegevens in SugarCRM. Mocht dat niet de bedoeling zijn, dan kan je werken met Rollen. Rollen kun je gebruiken om gegevens te beveilgen en om te voorkomen dat een gebruiker per ongeluk schade aanricht. Het is daarom aan te raden om bij meerdere gebruikers met rollen te gaan werken. Ga hiervoor in het Admin-scherm (Beheer) naar 'Role Management' (Beheer Rollen). Om de rechten met behulp van een Rol te beperken, volg onderstaande stappen: 1. Maak binnen deze module een nieuwe Rol aan en geef die een duidelijke, beschrijvende naam. 2. Open de aangemaakte Rol en je komt terecht in een overzicht met alle Modules op de verticale as en een aantal rechten op de horizontale as. Je kunt dus per Module de rechten instellen. De rechten op de horizontale as zijn als volgt: • Access - Heeft de gebruiker toegang tot de module. Indien toegang is uitgeschakeld, wordt de Module niet weergegeven bij die gebruiker. • Delete - Mag de gebruiker records verwijderen • Edit - Mag de gebruikers records bewerken • Export - Mag de gebruikers records exporteren. Door dit recht uit te schakelen kun je voorkomen dat een gebruiker gemakkelijk gegevens mee kan nemen buiten het bedrijf. • Import - Mag de gebruikers records importeren • List - Mag de gebruikers het recordsoverzicht gebruiken • Mass Update - Mag de gebruikers meerdere records tegelijkertijd updaten. Door alleen bepaalde medewerkers dit recht te geven kun je (grootschalige) schade voorkomen. • View - Mag de gebruikers records bekijken maar niet wijzigen. Per onderdeel zijn, afhankelijk van de module, de volgende rechten beschikbaar • Not set - De rol heeft geen invloed op deze instelling. • Enabled - Ingeschakeld (de gebruiker heeft toegang) • Disabled - Uitgeschakeld (de gebruiker heeft geen toegang) • All - Alle rechten • None - Geen rechten

8

mailto:[email protected]

27

Hoofdstuk 3. SugarCRM Basic: Webinterface • Owner - De gebruiker heeft alleen rechten op de records waarvan hij/zij eigenaar is ('Assigned User'). 3. Zodra de rechten naar wens zijn ingesteld voor de Modules, druk op Save (Opslaan) 4. Voeg daarna onder Users (Gebruikers) de gebruikers toe op wie deze Rol van toepassing is. 5. Om een nieuwe rol te creeëren kun je ook een bestaande rol dupliceren. Klik in de detailweergave op het pijltje naast 'Bewerk' en dan op 'Dupliceer'.

Opmerking Gebruikers met beheerrechten hebben altijd toegang tot alle modules. Als je de rechten wilt testen, maak dan gebruik van een gebruiker zonder die rechten.

Opmerking Als je meerdere rollen toewijst aan één gebruiker, let dan op dat de 'negatieve' rechten voorrang hebben. Staat in de ene rol de toegang tot Accounts op 'enabled' en in de andere rol op 'disabled', dan heeft die gebruiker geen toegang tot de module Accounts.

Opmerking Zijn de mogelijkheden die 'Rollen' biedt ontoereikend, of werkt u veel met groepen? In SugarCRM expert bieden wij de mogelijkheid om rollen op een preciezere manier te definieren en om mensen lid te maken van groepen. Kijk daarvoor verder in dit hoofdstuk.

28

SugarCRM Basic: Geavanceerde kalenderfuncties 4.1. Kalender openen in andere applicaties Indien je graag de kalender van SugarCRM wilt toevoegen aan een andere kalenderapplicatie, dan is dat mogelijk indien die applicatie het 'iCal'-formaat ondersteunt. Enkele van die applicaties zijn: 'Calendar' van Mac OS X, Thunderbird (met Lightning plug-in), Google Agenda en iOS-gebaseerde smartphones en tablets. Outlook 2010 ondersteunt iCal deels, maar kan foutmeldingen geven bij het toevoegen van de kalender. Herstart Outlook in dat geval en probeer het opnieuw. Na het toevoegen van de kalender ververst Outlook de kalender alleen als je handmatig op 'Verzenden / ontvangen' klikt. We focussen in deze handleiding op de algemene werkwijze om de kalender aan een applicatie toe te voegen en geven voorbeelden voor Outlook, Mac OS X en iOS. De werkwijze kan anders zijn in de kalenderapplicatie die jij gebruikt. 1. In SugarCRM, ga naar je eigen profiel toe door op je naam rechtsboven in het scherm te klikken. 2. Ga naar het tabblad 'Advanced'. 3. Geef onder 'Calendar Options' achter 'Publish key' een willekeurige reeks tekens op. Zie deze reeks als het wachtwoord, dus gebruik minimaal 8 verschillende letters en cijfers. 4. Klik op 'Save' om de key op te slaan en ga terug naar dit tabblad. 5. Kopieer de tekst achter 'iCal integration URL' naar het plakbord. 6. Ga naar de kalenderapplicatie en kies voor het toevoegen van een nieuwe agenda. Binnen kalenderapplicaties worden voor dit formaat kalender termen als 'Subscribe' of 'Internetkalender' gebruikt. Als URL voeg je de URL uit punt 5 in, een inlognaam en wachtwoord zijn niet nodig. Die zitten in de URL verwerkt. Geef de URL dus nooit aan iemand die geen toegang tot jouw kalender moet hebben! • Kies in Outlook 2010 in de Agenda-modus voor 'Agenda Openen' en dan voor 'Van internet' om de kalender toe te voegen. • In Google Agenda, klik je in het menu links op het pijltje naast 'Andere Agenda's', en vervolgens op 'Toevoegen via URL'. • Om de 'refresh rate' van de agenda in Outlook aan te passen, ga je naar Bestand> Opties> Geavaneerd> Verzenden en ontvangen > knop 'Verzenden/ontvangen...'. Zet 'Automatisch verzenden/ontvangen elke' op 5 minuten. (of een lagere frequentie) • Kies in Calendar van Mac OS X voor 'Subscribe to Calendar' om de kalender toe te voegen. • Kies in iOS (iPad, iPhone) Instellingen> Email, Contacten, Agenda's> Nieuwe account> Anders> Voeg agenda-abonnement toe. Plak in het volgende scherm de URL uit SugarCRM. • Om de 'refresh rate' van de agenda in iOS aan te passen, ga je naar Instellingen> Email, contacten, agenda's > Nieuwe gegevens. Als je wil dat de SugarCRM agenda automatisch wordt ververst, zet je deze op 'Fetch'. Vervolgens kies je een frequentie. Om de batterij te sparen kun je ten hoogste elk kwartier de agenda laten verversen. Het valt daarom te overwegen om de agenda op 'handmatig' te zetten. iOS haalt dan nieuwe gegevens op zodra 29

Hoofdstuk 4. SugarCRM Basic: Geavanceerde kalenderfuncties je de agenda opent. Zolang je binnen bereik van mobiel internet (WiFi of 3/4G) is de vertraging slecht enkele seconden. Daarbij spaar je de batterij meer dan bij 'Fetch'. • Om in iOS de agenda handmatig te veversen, ga je binnen de Agenda app naar 'Agenda's', onderin het scherm. Je ziet nu een overzicht van de verschillenda agenda's in de app. Sleep dit scherm naar beneden, je ziet dan een ronddraaiend symbool. De agenda is nu ververst.

Opmerking De iCal-kalender synchroniseert alleen van SugarCRM naar de kalenderapplicatie, niet andersom. Dat betekent dat je alleen wijzigingen kunt doorvoeren aan die kalender vanuit SugarCRM. Probeer je de kalender toch te wijzigen vanuit de kalenderapplicatie, dan zal je een foutmelding krijgen in die kalenderapplicatie.

4.2. Terugkerende afspraken en telefoongesprekken maken Gebruik het quickcreate-formulier om een terugkerende afspraak te maken. 1. Klik op de dag en tijd in de kalender waar je de afspraak voor het eerst wil laten voorkomen. 2. Kies voor 'Plan Afspraak' of 'Leg Telefoongesprek vast' 3. Voer alle verplichte velden in. 4. Bovenin het quickcreate-formulier zie je drie tabbladen. Het meest rechter betreft de herhaling van de afspraak of het telefoongesprek. 5. Kies voor dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks en vul de overige velden in zoals gewenst.

30

SugarCRM Pro: Rapportagemodule Naast de standaard grafieken die je op je Homepage kan plaatsen, kan je de behoefte hebben om meer gebruik te gaan maken van de beschikbare data, of wil je dieper op bepaalde aspecten ingaan. Daarvoor is de ‘Reports’-module. Hieronder vind je een beknopte handleiding. De uitgebreide, 1 engelstalige handleiding vind je hier .

5.1. Rapportages aanmaken Maak een nieuwe Rapportage aan door te gaan naar ‘Rapportages > Voer in'. Geef als volgt een invulling aan een rapportage: 1. Tabblad 'Algemene gegevens a. Geef de rapportage een naam. b. Kies de module waarvan je rapportages wilt maken. Doordat er altijd relaties zijn gelegd met andere modules kan je de informatie ook combineren met informatie uit andere modules dan de hier gekozen module. c.

Optioneel: Geef bij 'Rapportageype' aan of je de rapportage volgens een planning automatisch wil laten versturen. Als je kiest voor 'Alleen gepland', kan de rapportage niet handmatig worden uitgevoerd. Geef het formaat van de rapportage aan als je hem als emailbijlage verstuurt, en kies of je alleen een tabel, of ook een grafiek wil aanmaken.

2. Tabblad Velden&Filters a. Voeg een veld toe door te klikken op de veldnaam en te kiezen voor ‘Voeg velden toe’. Je kan er meerdere tegelijk selecteren met CTRL of shift. b. Voeg velden uit andere modules toe door te klikken op een veld in het blauw en met een plusje erachter. Kies daarna voor ‘Show Related’ en de aanvullende velden worden in het vlak daaronder getoond. c.

Zodra de velden zijn toegevoegd, kan je daar handelingen mee uitvoeren. De belangrijkste zijn: i. Geef een duidelijke naam ii.

De sorteerrichting

iii. Keuze of het veld moet worden weergegeven, of er alleen inzit voor bijvoorbeeld een filter en verborgen mag zijn. iv. Extra functies, zoals het totaal aantal regels tellen (COUNT), de totale omvang weergeven (SUM) en vele anderen. De opties zijn afhankelijk van het veldtype. Met behulp van het tandwiel kan je meer geavanceerde berekeningen maken door middel van SQL-queries. SQL is een functie voor geavanceerde gebruikers; vragen hieronver vallen niet onder de standaard helpdesk-support. v.

1

Het groeperen van regels.

/download/User_Guide_AlineaSol_Reports_4.x_v1.pdf

31

Hoofdstuk 5. SugarCRM Pro: Rapportagemodule d. Voeg eventueel een filter toe om de gegevens verder te optimaliseren. Er zijn drie soorten filters: Automatisch (onzichtbaar), Zichtbaar (de parameter wordt weergegeven), en Gebruikersinput. Bij de laatste optie kan de gebruiker bij het uitvoeren van de rapportage zelf een parameter invoeren. Als je de beschikbare parameters wil limiteren, kun je dit doen door op het tandwiel onder 'Gebruikersinputmogelijkheden' te klikken. Klik hierna op het plusteken. Het veld wordt aan de lijst met filters toegevoegd. e. Bewerk het filter naar wens. Bijvoorbeeld: wil je alleen gegevens uit 2013, kies dan voor een aanmaakdatum tussen 1-1-2013 en 31-12-2013. 3. Tabblad Grafieken a. Bij 'Grafiekgenerator' kies je hoe de grafieken worden aangemaakt. Iedere generator geeft een ander uiterlijk. b. Vink de kolommen aan waar je een grafiek van wil, selecteer een type, een Y-as en waar mogelijk een Z-as. 4. Tabblad Geagendeerde taken: Als je in het tabblad 'Algemene gegevens' bij rapportagetype 'Gepland' of 'Alleen gepland' hebt gekozen, wordt dit tabblad actief. Een taak is het versturen van een email, met de rapportage als bijlage. Bepaal hier de frequentie en het moment waarop de email wordt verstuurd. 5. Tabblad Distributielijst: Selecteer in 'Aan' 'CC' en 'BCC' de ontvangers van een geplande rapportage. In 'Samenvatting' zie je de ontvangers terug. 6. Klik op 'Bewaar', daarna op het ‘driehoekje’ rechts in de lijst (lijkt op een ‘afspelen’-knop) om de rapportage weer te geven.

5.2. Opties voor Rapportages De rapportages die door de module worden gegenereerd zijn opgemaakt met CSS. Als u deze opmaak wil aanpassen kunt u dit bestand downloaden en aanpassen. Deze en andere opties zijn beschikbaar in Rapportages > Configuratie. CSS is een functie voor geavanceerde gebruikers; vragen hieronver vallen niet onder de standaard helpdesk-support.

32

SugarCRM Pro: Mobiele toegang De toegang vanaf mobiele devices neemt in belang toe. De standaard webinterface, eerder in deze handleiding beschreven, is gemaakt voor PC's en laptops met grote schermen, toetsenbord en muis. Voor mobiele devices hebben wij een aparte plug-in geïnstalleerd die specifiek voor mobiele touchdevices is gemaakt. Het is mogelijk om de mobiele interface op verschillende manieren te benaderen: 1 1. App voor Andoid - gratis te downloaden via: Google Play 2. App voor iPad en iPhone - gratis te downloaden via: iTunes Appstore

2

3. Webinterface voor mobiele browsers - met elke moderne browser te benaderen door '/ mobile' toe te voegen achter jouw SugarCRM domeinnaam. Zoals bijvoorbeeld: https:// bedrijfsnaam.crm.ecm2.nl/mobile De mobiele interface komt in twee versies: 1. Standaard versie - gratis beschikbaar in alle Pro-pakketten en hoger 2. Volledige versie - biedt meer mogelijkheden, maar is een betaalde uitbreiding

6.1. App configureren De webinterface is platformonafhankelijk en heeft geen configuratie nodig. De Apps voor Android en iPhone/iPad moeten wel worden geconfigureerd en in dit hoofdstuk leggen wij uit hoe. 1. Start de App na installatie op. Standaard wordt er toegang gegeven tot een demo-omgeving. 2. Klik linksboven van het scherm op de knop om naar de extra opties te gaan 3. Klik daarna op het tandwieltje om naar het configuratiescherm te gaan.

1 2

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.NSTeam.quickcrm https://itunes.apple.com/us/app/quickcrm-for-sugarcrm/id593452214?mt=8&uo=4

33

Hoofdstuk 6. SugarCRM Pro: Mobiele toegang 4. Kies voor 'My SugarCRM Server' en vul achtereenvolgens de SugarCRM-URL, je inlognaam en wachtwoord in volgens onderstaand voorbeeld.

34

App configureren

35

Hoofdstuk 6. SugarCRM Pro: Mobiele toegang 5. Klik op 'Save' om de instellingen op te slaan. De mobiele App is nu klaar voor gebruik.

6.2. Standaard versie De standaard versie biedt alleen toegang tot de standaard modules (oftewel: Organisaties, Personen, Leads, Opportunities, Telefoongesprekken, Afspraken, Taken, Cases, Projecten and Projecttaken). Van die modules kan je de ingevoerde gegevens opvragen, wijzigen en toevoegen. Andere modules, ook enkele die ECM2 heeft toegevoegd (zoals Facturen, Contracten en Offertes), kan je niet benaderen. Ook zelf (via Studio) toegevoegde velden in standaardmodules zijn niet beschikbaar.

36

Standaard versie

37

Hoofdstuk 6. SugarCRM Pro: Mobiele toegang Om gegevens op te vragen, raak je de betreffende Module aan, bijvoorbeeld Organisaties. In het scherm dat opent, zoek je op de naam van een Organisatie. Klik je op een resultaat uit de resulterende lijst, dan krijg je de gegevens van die Organisatie te zien. Klik je op een telefoonnummer dan kan je dat direct bellen. De Volledige versie slaat zelfs direct op in SugarCRM op welk tijdstip je met die Organisatie hebt gebeld. Vanuit de Organisatie-module kan je op basis van de gekoppelde gegevens direct doorklikken naar de andere Modules. In elk scherm zijn er (indien relevant) knoppen om een scherm terug te gaan, weer naar het zoekscherm van de Module te gaan of terug te gaan naar het beginscherm.

6.2.1. Gegevens toevoegen Gegevens toevoegen Om gegeven toe te voegen ga je naar de gewenste Module toe. Onderin de balk verschijnt de optie 'Create', waarmee je gegevens kunt toevoegen. Vul de gewenste gegevens in en klik op 'Save'. De gegevens zijn rechtstreeks in SugarCRM opgeslagen en zijn direct beschikbaar voor anderen.

6.2.2. Zichtbaarheid Modules aanpassen Om aan te passen welke modules zichtbaar zijn in de App, gaat de beheerder in SugarCRM in het 'Beheer'-scherm, in het subpaneel QuickCRM Mobile Pro naar 'Selecteer de Modules'. Hier selecteer je welke modules in de App zichtbaar zijn. Je moet nu ook bepalen welke velden worden weergegeven. Dit doe je in Beheer>(QuickCRM) Weergaveinstellingen. Let op dat je ook in niet-betaalde versie niet-standaard Modules kunt toevoegen aan QuickCRM en de indeling van de schermen kunt aanpassen. Die wijzigingen zijn echter niet zichtbaar in de mobiele App.

6.3. Volledige versie De volledige versie geeft alle mogelijkheden van de standaardversie, maar biedt daar verschillende extra's bovenop. Zo kan je alle in SugarCRM beschikbare modules en Custom (via Studio aangemaakte) velden aanzetten en gebruiken via de mobiele app. Verder kan je ook gegevens offline opslaan, bewerken en weer synchroniseren.

6.3.1. Zoekopdrachten opslaan Zoekopdrachten In de Volledige versie is het ook mogelijk om veelgebruikte zoekopdrachten op te slaan in de mobiele App zelf. Klik daarvoor na een zoekoptie op 'Options'. Kies in het veld onder 'Save search as' voor een duidelijke naam en klik op 'Search' om tegelijkertijd te zoeken en de opdracht op te slaan. De zoekopdracht is vanaf nu altijd beschikbaar onder 'Options'. 38

Configureren Indien je deze zoekopdracht vaak gebruikt, kan je deze als 'Favorite' markeren. Deze opdracht wordt dan op het 'Home'-scherm weergegeven, zodat je nog sneller de gewenste gegevens bij de hand hebt.

6.3.2. Configureren De Volledige versie is uitgebreid te configureren via het Administrator scherm. Om Modules in/uit te schakelen, ga naar 'QuickCRM Mobile Pro / Select Modules'. Sleep modules die je in de mobiele interface wilt zien naar 'Display Modules' en modules die je niet in de mobiele interface wilt zien naar 'Hidden Modules'. door deze naar het juiste scherm te slepen in Om de beschikbare velden aan te passen, 'QuickCRM Mobile Pro / Views Configuration'. Ga in de lijst met ingeschakelde Modules naar de gewenste Module. Klap die uit. Kies ervoor om de Weergave (Displayed fields) te wijzigen, de zoekopties (Search fields) of de zichtbare Subpanelen (Displayed Subpanels) aan te passen door daarop te klikken. Sleep de gewenste velden naar 'Available' om deze toe te voegen aan de weergave en naar 'Hidden' om deze uit de mobiele weergave te verwijderen.

6.3.3. Offline werken De mobiele Apps kunnen ook de gegevens offline opslaan. Handig voor als je over de grens een afspraak hebt, of verwacht buiten bereik van een mobiel datanetwerk te gaan. Om deze functie in te schakelen, ga in Home naar 'Sync'.

39

Hoofdstuk 6. SugarCRM Pro: Mobiele toegang

40

Offline werken

Offline gaan Je kunt zelf instellen welke modules gesynced worden en op welke manier. Raak in het Home scherm in de menubalk de knop 'Sync' aan en vervolgens 'Opties'. In dit scherm kun je per module een aantal opties selecteren:: Geen betekent dat de Module niet wordt gesynchroniseerd Gerelateerd betekent dat alleen de gegevens van die Module worden gesynchroniseerd die aan een andere, gesynchroniseerde Module zijn gekoppeld Mijn items betekent dat alleen gegevens van die Module worden gesynchroniseerd die aan jou zijn toegewezen Alle betekent dat alle gegevens uit deze module worden opgehaald. Bij veel gegevens en/of een wat langzamere internetverbinding of telefoon kan dit lang duren. Hou ook rekening met de hoeveelheid dataverkeer die wordt verzonden i.c.m. een mobiel abonnement. Lim. betekent dat het aantal onderdelen dat van een module wordt geladen wordt gelimiteerd. De hoogte van de modulelimieten kun je helemaal onderaan het scherm instellen met een schuifknop. De maximumhoeveelheid die uit een module wordt opgehaald is altijd 2000. Als je meer dan dit aantal gegevens in een module heeft kun je dit verminderen bij Opties->Filter oude gegevens. Om offline te gaan, klik op 'Sync' en wacht met verbreken van de verbinding totdat de gegevens zijn gesynchroniseerd, waarna de aantallen per Module worden weergegeven. Klik nu op 'Ga Offline' om offline te gaan. Het controlelampje dat in elk scherm rechtsboven zichtbaar is, is nu rood. Online gaan en synchroniseren Om weer online te gaan, klik in het Home-scherm op Sync en klik op 'Sync'. Eventuele wijzigingen worden gesynchroniseerd met SugarCRM en de aantallen worden weergegeven. Zijn er geen wijzigingen doorgevoerd, dan staat er 0. Klik op 'Ga Online' om weer online te gaan. Het controlelampje dat in elk scherm rechtsboven zichtbaar is, is weer groen.

41

42

SugarCRM Pro: Outlook en Thunderbird plug-ins Met al uw belangrijke (klant)gegevens in CRM, wil je deze natuurlijk ook direct vanuit Outlook of Thunderbird kunnen gebruiken. Daarvoor zijn een aantal vrij beschikbare plug-ins: Kinamu Connector voor Outlook tot en met versie 2010, Grinmark voor Outlook 2013, en Opacus voor Mozilla Thunderbird. Met deze plug-ins kan je: 1. Direct een contactpersoon selecteren bij het versturen van een e-mail; 2. E-mail archiveren naar Accounts, Contacts, etc. 3. Direct een Lead of Case aanmaken o.b.v. een e-mail. Bij Grinmark en Opacus kan dit alleen in de betaalde versie. Deze is rechtstreeks bij de leverancier af te nemen. De overige functies van deze plug-ins ondersteunen wij niet en wij raden af deze te (proberen te) gebruiken.

7.1. Kinamu Connector 7.1.1. Plug-in installeren Om CRM direct vanuit Outlook te gebruiken, dien je eerst een Plug-in te installeren. Er is keuze uit 1 2 twee versies: één versie voor 32 bit Windows en één voor 64 bit Windows . Download de juiste versie en bewaar het bestand op een voor jou bekende plek op, zodat je deze kunt terugvinden.

Opmerking 3

Weet je niet welke versie je nodig hebt? Controleer de Windowsversie door dit programma uit te voeren, of druk tegelijk op de Windows-knop en Pause/Break-knop en controleer wat in het scherm dat opent staat achter 'Systeemtype'. In beide gevallen moet Outlook zelf wel 32 bits zijn om de plug-in te kunnen installeren en gebruiken. Krijg je een melding tijdens installatie dat de Visual Studio Tools missen, download die dan vand 4 de site van Microsoft via deze link . Volg daarna onderstaande stappen (zie de schermafbeelding hieronder voor meer hulp): 1. Sluit Outlook af als je die open had staan. 2. Open het bestand en start ‘KINAMUConnectorSetup.msi’. Volg de instructies om de plug-in te installeren.

1

/download/KINAMUConnectorSetup_V1_6_3-ECM2-i686.zip /download/KINAMUConnectorSetup_V1_6_3-ECM2-x64.zip 3 /download/64bit-checker.exe 4 http://www.microsoft.com/nl-nl/download/confirmation.aspx?id=23656 2

43

Hoofdstuk 7. SugarCRM Pro: Outlook en Thunderbird plug-ins 3. Na installatie, dubbelklik op het bestand ‘ECM2_SugarCRM_Outlook_Connector.reg’ en kies ervoor om de gegevens in het register te importeren. 4. Start Outlook op. 5. Om de plug-in te configureren, klik je in Outlook 2010 achtereenvolgens op: Bestand / Opties / Invoegtoepassingen / Opties invoegtoepassingen. 6. In het scherm dat opent ga je naar het tabblad ‘Kinamu Connects’. 7. Vul de volgende gegevens in a. Het adres waar je naartoe gaat om van CRM gebruik te maken. Dit adres heb je van ons gekregen in de welkomstbrief. Let op dat je achter dit adres ‘/soap.php’ toevoegt. b. Voer je Gebruikersnaam en wachtwoord in. c.

Klik op ‘Verify’.

d. Zodra de verbinding is geverifieerd, vink je ‘Active’ aan. e. Klik op ‘OK’. 8. De plug-in is gereed voor gebruik.

44

Contactpersoon selecteren

7.1.2. Contactpersoon selecteren Bij het schrijven van een e-mail kan je direct een e-mailadres selecteren van een contactpersoon uit CRM. Volg daarvoor onderstaande stappen: 1. Klik in het e-mailscherm op het blauwe poppetje. 2. In het scherm dat open, geef de juiste zoektermen in en klik op ‘Search’. 3. Klik op het gewenste contact 4. Kies onderaan voor ‘To’, ‘Cc’ of ‘Bcc’. 5. Klik op OK.

45

Hoofdstuk 7. SugarCRM Pro: Outlook en Thunderbird plug-ins

7.1.3. E-mail archiveren Met de plug-in kan je ook direct e-mails archiveren van Outlook naar SugarCRM. Het maakt daarbij niet uit of de e-mail in een account van ons staat, of dat je van een andere mailprovider gebruikmaakt. Volg onderstaande stappen om mail te archiveren:

46

E-mail archiveren 1. Klik rechts op een e-mail en kies onderaan het menu voor ‘Archive Dialog’. 2. Indien de verzender van de mail bekend is binnen CRM, dan krijgt je in het scherm dat opent de beschikbare opties. 3. Selecteer één of meer van die opties om de e-mail naar te archiveren. 4. Klik op ‘Archive’ om de mail te archiveren in CRM.

5. Zijn er geen gegevens bekend, dan kan je direct een Contact toevoegen door te klikken op een contact in de lijst en te kiezen voor ‘Add contact’.

47

Hoofdstuk 7. SugarCRM Pro: Outlook en Thunderbird plug-ins

Een tweede optie vereist enige configuratie, maar zorgt ervoor dat je mail sneller kunt archiveren. 1. Zet in het instellingenscherm ‘Enable Quick archive in Context Menu’ aan in het tabbled ‘Email’ (zie de eerste paragraaf in dit hoofdstuk om bij deze instellingen te komen). 2. Klik rechts op een e-mail en kies voor ‘Quick Archive’. Indien de verzender van de mail bekend is binnen CRM, dan krijgt je de beschikbare opties. 3. Kies voor een van deze opties en de mail wordt direct gearchiveerd in CRM.

4.

Zijn er geen gegevens bekend, dan kan je irect een Contact toevoegen door te klikken op een contact in de lijst en te kiezen voor ‘Add contact’.

7.1.4. Direct een Lead of Case aanmaken Naast het archiveren van mail naar een bestaande Account of Contact, kan je ook direct een Lead of Case aanmaken op basis van een ontvangen of verstuurde mail. 1. Volg daarvoor alle stappen uit de vorige paragraaf en zorg ervoor dat ‘Enable Quick archive in Context Menu’ aan in het tabbled ‘Email’ aan staat. 2. Ga uit de instellingen, klik rechts op een email en kies voor 'Quick Action'. Kies in dat menu voor 'Create Lead' of 'Create Case'. 3. Vul in het scherm dat opent de gewenste gegevens in. 4. In het geval van een Case, kan je deze in dat scherm direct koppelen aan een Account, Contact of Project. 5. Klik op 'Create'.

48

De Grinmark Outlook plug-in installeren

7.2. De Grinmark Outlook plug-in installeren 5

6

1. Download hier de 32-bit en hier de 64-bit Grinmark MS Outlook plug-in.

Opmerking 7

Weet je niet welke versie je nodig hebt? Controleer de Windowsversie door dit programma uit te voeren, of druk tegelijk op de Windows-knop en Pause/Break-knop en controleer wat in het scherm dat opent staat achter 'Systeemtype'. In beide gevallen moet Outlook zelf wel 32 bits zijn om de plug-in te kunnen installeren en gebruiken. Krijg je een melding tijdens installatie dat de Visual Studio Tools missen, download die dan 8 vand de site van Microsoft via deze link .

2. Sluit Outlook af, en voer het gedownloade bestand uit. 3. Open Outlook weer. De plugin staat in Outlook 2013 in het tabblad Invoegtoepassingen. 4. Open de plugin en klik op 'Instellingen'. 5. Vul hier de inloggegevens in die je van ECM2 hebt gekregen. Let op dat de SugarCRM URL begint met https://. Vink 'Use LDAP authentication' aan en laat 'LDAP key' leeg.

7.3. De Opacus Thunderbird plug-in installeren 9

1. Download hier de Opacus Thunderbird plug-in. 2. Open in Thunderbird het menu add-ons en klik in het instellingen-menu op 'Add-on installeren via bestand'. 3. Selecteer het gedownloade bestand en herstart Thunderbird. 4. Klik in het add-on menu bij de nieuwe add-on op opties. 5. Vul hier de inloggegevens in die van ECM2 hebt gekregen. Let op dat de SugarCRM URL begint met https://. Vink 'Use LDAP authentication' aan en laat 'LDAP key' leeg.

5

/download/GrinMarkAddinSetup_4.1.9.msi /download/GrinMarkAddinSetup_4.1.9_Office_x64.msi 7 /download/64bit-checker.exe 8 http://www.microsoft.com/nl-nl/download/confirmation.aspx?id=23656 9 http://www.opacus.co.uk/outlook-plugin/lite 6

49

50

SugarCRM Pro: Email to SugarCRM Indien je niet beschikt over Outlook, maar gebruikmaakt van een andere mailclient. Of omdat je ook graag vanaf je smartphone of tablet mail wilt archiveren naar Sugar, dan is de Outlook plug-in niet bruikbaar. Voor die gevallen hebben wij de ‘Email to SugarCRM’-functionaliteit beschikbaar gemaakt. Omdat je voor het functioneren hiervan alleen mail hoeft te kunnen versturen, werkt dit op elke device en vanuit elke mail client. Wij stellen voor deze functionaliteit een uniek emailadres beschikbaar, waarnaar je de mails kunt sturen. Uitgaande mail archiveren Indien je een uitgaande mail wilt archiveren die je stuurt aan een klant of potentiele klant, dan hoeft je niets anders te doen dan het unieke mailadres in het BCC-veld te zetten. Binnen 5 minuten na verzenden is de mail gearchiveerd en gekoppeld aan de Contact, het Account, of elke andere entiteit waarvan het emailadres gelijk is aan het ‘Aan:’-mailadres.

Ontvangen mail archiveren Ook ontvangen mail kan je snel archiveren door deze te forwarden naar dit mailadres. Deze mail wordt gekoppeld aan entiteiten met hetzelfde ‘Van:’-mailadres in de body (tekst) van de mail. Daarvoor kijken we alleen naar het eerste ‘Van:’-adres in de mail, niet naar verdere adressen.

Opmerking De mails worden alleen gekoppeld als deze afkomstig zijn van gebruikers die ook toegang hebben tot SugarCRM en die hun e-mailadres hetzelfde hebben ingesteld in hun SugarCRMprofiel als waarmee ze de mail versturen.

51

52

SugarCRM Expert: Security Groups Met de module 'Security Groups' kun je op een snelle en efficiënte manier met rollen werken. Over 1 Rollen heb je al in de paragraaf Paragraaf 3.9.6, “Rollen instellen” kunnen lezen. In dezevideo (in het Engels) wordt de werking van de 'Security Groups' module uitgelegd. De belangrijkste functionaliteit is het kunnen werken met groepen. Waar je Gebrukers met standaard Rollen alleen toegang tot een module volledig kunt weigeren, of alleen toegang kunt geven tot de eigen records, geeft deze optie 'Groep' veel meer mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan een Salesteam Belgie: als zij met meer personen zijn, dan wil je dat zij allemaal de aan die groep toegewezen records kunnen zien, maar niet die van Salesteam Nederland. Met Rollen is dat niet mogelijk, omdat de leden van het Salesteam dan óf toegang hebben tot alle records, óf alleen toegang tot hun eigen records. Naast de mogelijkheid om met Groepen te werken, is de Role Management module ook verbeterd. Ga eerst naar Admin->Role Management en klik op create om de door jou gewenste rol te creeëren. Klik nu op de naam van de rol om deze te bewerken. Je kunt in dit overzicht nu op de kolomnamen klikken om bepaalde rechten in één keer voor alle modules te bewerken. Je kunt bijvoorbeeld voor de rol 'manager' het recht 'Mass Update' voor alle modules inschakelen, en dit voor de rol 'Medewerker' voor alle modules uitschakelen. Als je de gewenste rol(len) hebt gecreëerd, ga je naar de 'Security Groups' module via de modulebalk en klik je op 'Invoeren'. Vul de velden in en bewerk vervolgens de gecreëerde groep. Door bij Gebruikers op 'selecteer' te klikken kun je gebruikers toevoegen aan de groep. Voeg de gewenste Rol(len) toe door bij dat onderdeel op 'selecteer' te klikken. De geselecteerde Rol(len) zijn nu van toepassing op de geselecteerde Gebruiker(s) Nu kunnen we records toewijzen aan de Security Group die zojuist is gecreëerd. Ga bijvoorbeeld naar de module 'Personen' (Contacts). Selecteer de contacten die je aan de groep wil toewijzen, selecteer in onderin het scherm in het subpaneel Security Groups de gewenste groep, en klik op 'Assign'.

Opmerking De checkbox 'not inheritable' wordt in de regel niet gebruikt. Bovenaan het subpaneel van een groep zorgt de checkbox ervoor dat een groep niet wordt toegewezen aan een record dat door de users uit de groep wordt gecreëerd. Bij een individuele user zorgt de checkbox dat de andere users uit zijn groep een record niet ook krijgen toegewezen. Gebruik de chekcbox bijvoorbeeld voor accounts of groepen die een systeembeheer functie hebben, zoals SugarCRM administrators of voor test-gebruikers.

1

https://www.youtube.com/v/yJ-BzM3GTgA

53

54

SugarCRM Expert: Attributen De 'Attributen'-module maakt het mogelijk om records van verschillende modules een gedeelde eigenschap te geven, zonder dat je met relaties hoeft te gaan werken, of een aparte module op te zetten. Met name in combinatie met de Rapprtage-module geeft dit veel mogelijkheden. Je kunt attributen aanmaken in de attributenmodule, of in het Atributen subpaneel. Het is mogelijk attributen hierarchisch in te delen: je maakt dan eerst een hoofdattribuut aan, waaronder verschillende subattributen vallen. Records met dit subattribuut vallen dan ook onder het hoofdattribuut. Om snel attributen toe te kennen aan alle contacten of alle leads van een Organisatie, klik je bij deze organisatie in het subpaneel 'Attributen' op de functie 'Sync to'. De Attributen van de Organistatie worden dan ook toegevoegd aan die subrecords. Eventuele Attributen die al waren toegewezen worden niet verwijderd.

10.1. Voorbeelden Een voorbeeld: je gaat naar een conferentie, leert daar personen kennen en creëert Leads, maar spreekt ook enekele bekenden (Personen). Deze verschillende soorten informatie worden ingevoerd in hun eigen modules. Door eerst in de Attributen-module een attribuut aan de maken voor de conferentie, kan dit attribuut aan al deze informatie bij het invoeren worden toegekend. Zo kan in dit geval duidelijk worden aangegeven wat de oorsprong van de informatie is geweest. Door dit Attribuut te gebruiken in een Rapportage, is er een weergave te maken van alle informatie van de conferentie bijelkaar staat. Een ander voorbeeld: je hebt gegevens uit verschillende hoofdregio's, die weer zijn onderverdeeld in subregio's. Je wil deze per hoofdregio én per subregio sbrieven sturen via een op csv-gebaseerd adressenbestand. Creeër voor elke subregio een attribuut. Maak vervolgens de subregios aan en selecteer de subregio-attributen die erbij horen. Geef in de organisatiemodule elke organisatie een van de subregio-attributen. Maak rapportages aan o.b.v. die Attributen, exporteer de csv en verstuur de brieven.

10.2. Attributen toevoegen aan andere modules U kunt attributen standaard toevoegen aan records in de Organisaties, Personen en Leads modules. U kunt ook aan records in andere modules attributen toevoegen. U doet dit in Admin->Studio>Attributes->Relationships->Add Relationship. Selecteer hier de te relateren module en kies afhankelijk van uw wensen het 'Type' 'Many to Many' of 'One to Many'. Je zult nu in de gerelateerde modules over en weer het subpaneel zien staan of een veld kunnen toevoegen aan het overzicht.

10.3. Zoeken op Attribuut Als je een relatie hebt gelegd tussen Attributen en een andere module, wil je ook kunnen zoeken op dat attribuut, binnen die andere module. Je doet dat doet in Beheer > Studio > [modulenaam] > Layouts > Zoeken > (Geavanceerd/Standaard) zoeken. Voeg het veld 'Attribuut toe'.

55

56

SugarCRM Expert: Reschedule In SugarCRM Expert heeft de module 'Telefoongesprekken' extra functionaliteit in de vorm van 'Reschedule'. De functionaliteit is bedoeld voor gebruikers die veel uitgaande telefoongesprekken plannen en houden op basis van SugarCRM. Reschedule maakt het mogelijk om geplande telefoongesprekken die niet hebben plaatsgevonden direct opnieuw te plannen. U kunt 'Reschedule' gebruiken in de detailweergave van een telefoongesprek. Ga met de de muis naar het driehoekje naast 'Bewerk' en klik op 'Reschedule'. Kies een reden, en pas eventueel de datum en tijd aan waarop u opnieuw geattendeerd wilt worden op het telefoongesprek. Als u op 'Save' klikt, ziet u dat er in de detailweergave een nieuw paneel is gecreëerd genaamd 'Herplannen'. Hierin ziet u de historie van de pogingen om dit telefoongesprek te voeren. In het beheerscherm kunt u de redenen aanpassen.

57

58

SugarCRM Expert: Publish Home In SugarCRM Expert is het voor de Administrator mogelijk om verschillende standaard-homepages in te stellen. Dit kan aan de hand van Rollen. Je kunt je zo verzekeren dat voor medewerkers het dashboard van SugarCRM optimaal is ingericht voor hun rol. Ook is het mogelijk om meerdere homepages te gebruiken door middel van tabbladen. Zo is het mogelijk om meer informatie te zien zonder modules in te gaan, of om een tabblad in te richten als 'Dashboard' waar je alle relevante rapportages en grafieken bundelt.

Als administrator beheer je de verschillende homepage-templates vanaf je eigen homepage. In het 'Home Page Role' dropdown menu kun je voor iedere rol een homepage-template maken. Er zijn twee extra templates in het rollen-menu: 'default' en 'ALL'. 'Default' is de template voor gebruikers die geen andere homepage toegewezen krijgen op basis van hun rol. 'ALL' is de template die alle gebruikers krijgen toegewezen. Templates kunnen voor een rol worden gepubliceerd of alleen opgeslagen. Een template dat wordt gepubliceerd wordt ook opgeslagen. Door alleen op te slaan, kan later worden verdergewerkt aan een template zonder het al te publiceren. Templates kunnen worden gekopieerd om gemakkelijk een template voor een nieuwe rol te maken. Als administrator kun je prioriteiten aan rollen toekennen. Als een template is gepubliceerd voor een bepaalde rol, krijgen alleen gebruikers die die rol toegekend hebben gekregen, en geen andere rol met een hogere prioriteit, dat template toegekend. Een vuistregel: hoe meer beperkend een rol is, hoe lager de prioriteit moet zijn. De 'Multiple Tab Management Bar' kan worden geopend met het >> symbool. Met de achterliggende functies kunnen de tabbladen worden beheerd. Let op dat wijzigingen alleen worden opgeslagen als je op save hebt geklikt. Dit wijkt af van SugarCRM in het algemeen. Als er een nieuwe SugarCRM gebruiker wordt aangemaakt, krijgt deze niet direct een rol toegewezen, en dus de 'default' homepage-template.

59

60

SugarCRM Expert: Workflow Met SugarCRM Expert wordt de module Workflow meegeleverd. Workflow is een module waarmee allerlei handelingen in het CRM geautomatiseerd kunnen worden uitgevoerd. Voor Workflow is alleen 1 de originele engelstalige handleiding hier beschikbaar.

1

/download/User_Guide_AlineaSol_WorkFlowManager_4.X.pdf

61

62

Optie: Tijd schrijven 14.1. Inleiding Bij ECM2 kun je de optionele module 'Timesheet' afnemen. Dit pakket bestaat uit een extra module en een aantal rapportages. Deze installeren wij voor jou in het CRM. Je kunt vervolgens tijdschrijven op Cases, Projecten en Projectaken, in een zogenaamde matrix-weergave. Je ziet dan in een overizcht voor de hele week, alle projecten die aan je zijn toegewezen. We raden aan om alleen tijd te schrijven op projecttaken (en niet op projecten). Dat maakt het makkelijker om naderhand met een rapportage de gemaakte uren te kunnen tonen. Projecten kan je (optioneel) koppelen aan een Organisatie, zodat je op die manier ook de voor die klant gemaakte uren kunt bijhouden.

14.1.1. Het Timesheet menu • Timesheet: klik hierop om meteen naar de weekmatrix te gaan. We raden aan om hier je uren in te vullen • Timesheet lijst: hier zie je een lijst van alle uren die zijn ingevuld. Je kunt ook zoeken. • Weekoverzicht Timesheet: zie 'Timesheet'. • Dagoverzicht Timesheet: hier kunnen gebruikers per dag uren invullen met een beschrijving erbij. • Overige opties: SugarCRM met beheerdersrechten zien ook nog 'Importeer' en 'Instellingen'. In Instellingen kun je items uitsluiten van Timesheet, en evt. ondersteuning voor Gebruikersgroepen (Security Groups) uitschakelen. Wij raden aan dat laatste niet te doen, omdat dat een hoop flexibiliteit in het toewijzen van projecten, -taken en cases uitschakelt.

63

Hoofdstuk 14. Optie: Tijd schrijven

14.1.2. Tijd schrijven in de weekmatrix

In bovenstaand overzicht van de weekmatrix vallen twee dingen op. Ten eerste stoppen de invulvakjes soms halverwege een week. Dat houdt in dat de 'datum tot' die je in een project of projecttaak invult is bereikt. In de week daarna, zul je deze helemaal niet meer tegen komen. Ten tweede zie je Projecten waar in het geheel geen invulvakjes bij zitten. Dat betekent dat de 'datum tot' van het project verstreken is, maar nog niet van alle bijbehorende projecttaken. Voor de overzichtelijkheid wordt het project dan toch nog weergegeven. Er zijn drie manieren om Projecten en Projecttaken uit het overzicht te laten verdwijnen: 1. Invullen van de eindtijd van Projecten en ProjectTaken - wij raden aan om altijd de start- en einddata in te vullen, zodat deze functionaliteit wordt benut. 2. De SugarCRM beheerder heeft Projecten en/of ProjectTaken met een bepaalde status uitgesloten van de weergave. 3. Je zit niet in de juiste groep, oftewel: je bent niet toegewezen aan het Project en/of de ProjectTaak.

64

Geschreven uren bekijken en bewerken in de Timesheet lijst

14.1.3. Geschreven uren bekijken en bewerken in de Timesheet lijst Het onderdeel Timesheet lijst, is een lijst van alle registraties die in de matrix zijn gedaan. Ook kun je die registraties hier verder bewerken. Je kunt bijvoorbeeld het veld 'Factureerbare uren' invullen of de status wijzigen. • Om de status te wijzigen zijn twee snelkoppelingen beschikbaar: 'wijzig naar Gecontroleerd' en 'wijzig naar Gefactureerd'. Als deze niet zichtbaar zijn, dan kan een SugarCRM beheerder ze in de Studio toevoegen. • Je kunt binnnen 'Geavanceerd zoeken' zoeken naar registraties die op een specifieke Projecttaak of Case zijn gedaan. Je kunt echter ook zoeken naar alle registraties binnen een bepaald project, dus bij alle taken die binnen dat project vallen.

14.2. Gebruikersgroepen Als je veel Projecttaken aanmaakt kan de Timesheet module onoverzichtelijk worden. Daarom levert ECM2 een beperkte versie van de module voor Security Groups mee. Met deze module kun je gebruikers onderverdelen in groepen. Vervolgens wijs je de projecttaken toe aan verschillende groepen. Gebruikers zien nu alleen nog maar de Projecttaken van hun eigen groep. Je kunt uiteraard ook een groep per persoon aanmaken, om een Project(Taak) mar aan één persoon toe te kunnen wijzen. Om een groep aan te maken ga je naar 'Security Groups Management' > 'Create a Security Group'. Nadat je de groep hebt aangemaakt, selecteer je de gewenste gebruiker(s). Laat 'Roles' leeg. Als je nu naar een Project(Taak) gaat, of een nieuwe aanmaakt, zul je zien dat er een subpaneel 'Security Groups' is bijgekomen. Hier kun je de gewenste groep selecteren.

14.3. Rapportages ECM2 levert standaard drie rapportages mee. Deze plaatsen wij in de Rapportagemodule. Je kunt deze uiteraard zelf aanpassen, maar we raden aan de originele rapportage te laten staan en voor een evt. aanpassing een duplicaat te maken. Als er een verbetering te maken is, dan zetten wij een nieuwe versie van de rapportage in de rapportagemodule. Je zult deze dan vanzelf zien. We gaan er voor deze rapportages vanuit dat je tijd schrijft op Projecttaken die zijn onderverdeeld in Projecten. Wil je de module anders gebruiken, dan kan je de rapportages daar zelf op aanpassen. Let op dat wij in de toekomst nieuwe rapportages kunnen toevoegen aan het overzicht. Wij zullen deze dan markeren met een hoger versienummer: 'v2' bijvoorbeeld. We overschrijven eerdere versies niet, die kun je naar wens zelf aanpassen of verwijderen. Hieronder beschrijven we de huidige standaardrapportages. • Timesheet per medewerker: in deze rapportage selecteer je een maand en een jaar, waarna je per medewerker uitgesplitst de gemaakte uren te zien krijgt. • Timesheet Projecturen in detail: in deze rapportage selecteer je een project, maand en jaar, waarna je per projecttaak een lijst van de gemaakte uren te zien krijgt. • Timesheet uren per project totaal: in deze rapportage selecteer je een project, maand, jaar en status, waarna je van dat project de totalen per projecttaak ziet van de gemaakte uren. Om meerdere projecten te zien voer je bij 'Projectnaam' niets in, of gebruik je het teken '%'.

65

66

Optie: Gantt Projects Met SugarCRM Expert wordt de module Projects meegeleverd. Projects is een geavanceerde projectmanagementmodule. Deze is nu nog in ontwikkeling en alleen beschikaar voor enkele van onze klanten die hiermee proefdraaien. Voor Gantt Projects is alleen de originele engelstalige handleiding 1 hier beschikbaar.

1

/download/User_Guide_AlineaSol_Project_Management_2.x_v1.pdf

67

68

Optie: SugarCRM Back-up Als je bij ECM2 SugarCRM Back-up afneemt, zetten wij elke zaterdagochtend een nieuwe back-up klaar op een afgeschermde plaats, met daarin de relevante database-gegevens en de opgeslagen documenten en e-mail bijlagen. De inloggegevens voor die locatie zijn als volgt: Protocol: FTPS (FTP over TLS / SSL). Dit is de beveiligde versie van het FTP-protocol Adres: backup.ecm2.nl Inlognaam: deze heb je in een e-mail ontvangen. Standaard is dit de URL van jouw SugarCRM, zonder https:// ervoor. Bijvoorbeeld: bedrijf.crm.ecm2.nl Wachtwoord: dit heb je in een e-mail ontvangen. 1

Een goede FTPS-client is FileZilla: open source en gratis te gebruiken. Download die via deze link . Voeg na downloaden en installeren van FileZilla het account in FileZilla toe via de Site Manager en kies daarbij het juiste protocol (FTP met de optie ‘Require explicit FTP over TLS’).

1

http://sourceforge.net/projects/filezilla/files/latest/download

69

70

Overige Modules: Mail merge De modules in dit gedeelte van de handleiding vallen niet onder een van de ECM2 SugarCRM standaardpakketten. Wij hebben hier echter wel de nodige ervaring mee. Met de 'Mail Merge Reports' module is het mogelijk .docx (Microsoft Word), .odt (OpenOffice, LibreOffice) en .pdf-bestanden te genereren waarin informatie uit SugarCRM records vooraf is ingevuld. Op deze manier kunt u eenmalig een standaarddocument in Mailmerge invoeren met bijvoorbeeld uw huisstijl en een standaardtekst, waarvan u vervolgens snel gepersonaliseerde versies kunt creëren voor één of meerdere records uit SugarCRM.

17.1. Templates creëeren Mailmerge werkt op basis van codes die u genereert. In een teksteditor als Word of LibreOffice Writer plakt u deze codes in een document. Vervolgens upload u dit document naar Mailmerge. Hierna kunt u het downloaden met ingevulde waardes op de plaats van de code. 1. Ga in de blauwe modulebalk naar Mail Merge Reports => Available variables list & Generate basic template. 2. Selecteer de module op basis waarvan u primair het document wil genereren. Een persoonlijke brief zal gebaseerd zijn op 'Personen', een offerte op 'Offertes', etc. In dit voorbeeld gaan we uit van 'Personen' (Contacts). 3. U ziet nu alle velden van de module 'Personen'. Als u een veld aanvinkt wordt er in het volgende stadium een code gegenereerd voor dat veld. Verder naar onderen ziet u alle modules die aan de personenmodule gerelateerd zijn. Ook voor deze kunt u codes genereren. 4. Kies onderaan de pagina een documentnaam voor het template, een bestandsformaat en een taal. . Klik op generate, en download het gegenereerde document door op de bestandsnaam te klikken. • Het bestandsformaat bepaalt of u een Word, PDF of OpenOffice template wil aanmaken. • Met de taal bepaalt u de instellingen voor de weergave van datum, nummers en andere waardes in het template. Een nederlandse datum is bijvoorbeeld dd-mm-jjjj, een Amerikaansengelse datum is mm/dd/jjjj. 5. Als u het document opent ziet u het onderstaande of iets daarop gelijkends. Een aantal zaken zijn belangrijk: -Bij (1) ziet u de basiscode. Deze code moet altijd vóór alle andere codes in een document staan. Deze code zal in een uiteindelijk document onzichtbaar zijn. -Bij (2 ziet u een code die naar een variabele verwijst. U kunt deze codes gebruiken in andere documenten, zolang de basiscode er ook instaat. U moet de basiscode tegelijk met de variabele gegenereerd hebben. -Het is essentiëel dat de codes zonder typefouten worden overgenomen en inclusief de [blokhaken] ervoor en erna. Als een code niet werkt kan het zijn dat uw tekstverwerker er iets aan heeft aangepast. Probeer dan eerst de code handmatig opnieuw in te typen.

71

Hoofdstuk 17. Overige Modules: Mail merge

6. Neem de codes op de aangegeven wijze over in uw document. Denk aan het overnemen van de basiscode. U kunt codes voor variabelen hergebruiken. De opmaak van de code wordt ook de opmaak van de uiteindelijke tekst.

72

Documenten aanmaken

7. Ga nu naar Mail Merge Reports -> View Document Templates. Klik op de naam die u het bestand bij 4 hebt gegeven. Verwijder het oude bestand, of download het nog een keer om te bewaren. Klik op 'bestand kiezen' en kies het door u nieuw gemaakte document en klik op bewaar. U ziet voor welke module u het document heeft gemaakt.

17.2. Documenten aanmaken Ga nu naar die module en kies een record waarvoor u het document. wil aanmaken. In de listview kunt u meerdere records selecteren om meerdere documenten aan te maken. Ga naar het driehoekje naast 'Verwijder' en klik op 'Generate Document'. Ook in de detailview kunt u een document aanmaken. Selecteer uw document, en klik op 'Generate Document'. Het document wordt gedownload en de variabelen zijn omgezet in de waarden van het record. Is een variabele niet omgezet? Probeer dan goed alle aanwijzingen in stap 5 te volgen.

73

Hoofdstuk 17. Overige Modules: Mail merge

74

Register

75

76