Handleidingen 1.0 Beheerpaneel
Beheerpaneel
Handleidingen 1.0 Beheerpaneel In dit document vind je de handleidingen voor het Beheerpaneel van ECM2.
I. ECM2 Beheerpaneel
1
1. Inleiding 3 1.1. Inloggen op het beheerpaneel ............................................................................... 3 2.
Gebruikers 2.1.
2.2. 3.
Register
5
Gebruikers bewerken ................................................................................... 5 2.1.1.
Tabblad Algemeen ............................................................................ 5
2.1.2.
Tabblad Alfresco ............................................................................... 5
2.1.3.
Tabblad SugarCRM .......................................................................... 5
2.1.4.
Tabblad Zarafa ................................................................................. 5
Wachtwoorden wijzigen ............................................................................... 5
Groepen 7 3.1. Inleiding ................................................................................................................ 7 3.2. Groepen bewerken ............................................................................................... 7 3.2.1.
Tabblad Algemeen ............................................................................ 7
3.2.2.
Tabblad Zarafa ................................................................................. 7 9
iii
iv
Deel I. ECM2 Beheerpaneel
Inleiding In deze beknopte handleiding beschrijven wij hoe je gebruik kunt maken van het beheerpaneel van ECM2. Het beheerpaneel is de plek waar je de gegevens van gebruikers kunt aanpassen.
Opmerking Het beheerpaneel is in ontwikkeling en wordt nog uitgebreid, zodat je bijvoorbeeld ook zelf gebruikers en groepen kunt toevoegen of verwijderen.
1.1. Inloggen op het beheerpaneel Om in te kunnen loggen dien je de hoofdgebruiker te zijn. Standaard is dat de gebruiker die de dienst(en) heeft aangevraagd, maar die rol kan ook worden overgedragen aan één of meer andere gebruikers. Dat kan je via het beheerpaneel zelf doen. Deze rol staat overigens los van wie bijvoorbeeld beheerder is in SugarCRM. Als hoofdgebruiker log je met je eigen inloggegevens in op https://beheer.ecm2.nl. In het overzicht zie je twee tabbladen: Gebruikers Groepen In de tab Gebruikers zie je welke gebruikers er zijn en welke diensten zij van ECM2 afnemen. Naast iedere gebruiker zie je daarnaast twee icoontjes staan: één voor bewerken, en één voor wachtwoord aanpassen. In de tab Groepen zie je de eventuele groepen die in gebruik zijn en wat het e-mailadres en de functie van die groep is.
3
4
Gebruikers 2.1. 2.1.1.
Gebruikers bewerken Tabblad Algemeen
In dit tabblad kun je de persoonsgegevens van de gebruiker aanpassen. Op dit moment zijn wijzigingen die je hier doorvoert alleen zichtbaar in Zarafa. Een wijziging hier werkt dus niet door in SugarCRM of Alfresco. Daarvoor pas je de gegevens in de betreffende applicatie aan. Onder 'Contactgegevens' zie je het e-mailadres van de gebruiker. Dit kan niet worden gewijzigd. Het veld 'Organisatie' heeft geen technische functie en kan voor administratieve doelen worden gebruikt.
2.1.2.
Tabblad Alfresco
In dit tabblad kun je de toegang tot Alfresco in- en uitschakelen. Dit is nu alleen ter kennisneming: deze optie wordt in de toekomst actief.
2.1.3.
Tabblad SugarCRM
In dit tabblad kun je de toegang tot SugarCRM in- en uitschakelen. Dit is nu alleen ter kennisneming: deze optie wordt in de toekomst actief.
2.1.4.
Tabblad Zarafa
In dit tabblad kun je een aantal opties van Zarafa aanpassen: • Verzenden-als rechten: hier geef je aan welke andere gebruikers namens deze gebruiker e-mail mogen verzenden. Toegang tot de mailbox dien je vanuit Zarafa zelf te doen. • Verborgen: deze gebruiker is in Zarafa niet zichtbaar in het adresboek. • Actief: Zarafa is voor deze gebruiker geactiveerd. Dit is nu alleen ter kennisneming: op dit moment worden wijzigingen in dit veld nog niet opgeslagen en doorgevoerd. • Beheerder: deze gebruiker is Zarafa-beheerder en heeft toegang tot mailboxen van alle gebruikers. Pas op met het toekennen van deze functie: de persoon krijgt hiermee veel rechten binnen de organisatie.
2.2.
Wachtwoorden wijzigen
Als je het wachtwoord van een gebruiker wilt wijzigen, kun je een willekeurig wachtwoord laten genereren (aangeraden), of je kunt zelf een wachtwoord invoeren. Als je een wachtwoord via e-mail verstuurt, gaat dit naar het e-mailadres dat zichtbaar is bij 'bewerken'. Je kunt ook een alternatief emailadres instellen. 5
6
Groepen 3.1. Inleiding 'Groepen' zijn groepen van gebruikers. Het groeperen van gebruikers is nuttig om verschillende redenen. Het is overzichtelijker, minder foutgevoelig en kost minder klikken. Je kunt groepen op dit moment voor twee dingen gebruiken binnen Zarafa: distribueren van e-mail naar meerdere mailboxen en het instellen van rechten. Voor Alfresco MKB klanten, zullen daarnaast de groepen en hun leden automatisch synchroniseren naar Alfresco. Je kunt die groepen binnen Alfresco gebruiken om rechten in te stellen. Op dit moment is het groeperen van gebruikers in het beheerscherm alleen mogelijk voor Zarafa. Voor Alfresco en SugarCRM Expert doe je dit binnen de applicatie. Overige SugarCRM versies ondersteunen geen groepen.
3.2. Groepen bewerken 3.2.1.
Tabblad Algemeen
Hier geef je de naam van de groep op en eventueel een omschrijving. Naast 'Leden' zie je wie er lid zijn van de groep en kun je op 'Verander' klikken. In het volgende scherm onder 'Items toevoegen' kies je of je Gebruikers of Groepen wil ttoevoegen. Je kunt dus ook groepen lid maken van groepen. Onder 'Leden' zie je wie er al lid zijn en kun je bestaande leden verwijderen. E-mail die binnenkomt op een groepsadres wordt doorgeplaatst in de inbox van de groepsleden: zo kan je een e-mail op meerdere plekken in één keer laten afleveren. Let wel op dat dit ook meer opslagruimte kost en dat de status van de mail (gelezen, beantwoord) dan uiteraard niet mee synchroniseert, omdat elk een unieke e-mail is.
3.2.2.
Tabblad Zarafa
E-mail: • E-mail: het e-mailadres van de groep. • 'Verzenden als' rechten: hier selecteer je wie er mag verzenden namens (met het e-mailadres van) de groep. Opties • Rechtengroep: deze groep kan worden gebruikt om rechten toe te kennen aan leden van die groep op mailboxen binnen Zarafa. Als je deze optie aan zet, is de groep zichtbaar in Zarafa op de volgende plek: klik rechts op een map > Eigenschappen > Permissies. Als je deze optie niet aanzet. is de groep alleen maar bruikbaar als e-mailgroep. • Verborgen: verberg deze groep voor het adresboek van Zarafa • Actief: Indien je de groep de-activeert voor Zarafa, dan ziet je die niet meer in het adresboek en de leden ontvangen geen e-mail meer via het e-mailadres. 7
8
Register
9
10
