Handleiding ZorgDomein Verwijzen naar specialistische zorg

Handleiding ZorgDomein Verwijzen naar specialistische zorg

©ZorgDomein 2011

1 | 22

Inhoudsopgave Inleiding ............................................................................................................................................... 3 Stap 1: Selecteer de verwijsreden ........................................................................................................... 4 Stap 2: Kies het zorgaanbod ................................................................................................................... 6 Stap 3: Verwijs de patiënt ...................................................................................................................... 8 Stap 4: Maak de verwijsbrief ................................................................................................................... 8 Ad 1.

Controleer het envelopgedeelte

9

Ad 2.

Vul deelcontacten automatisch in

10

Ad 3.

Vul het kerndeel in

11

Ad 4.

Vul het aanvullend deel in

17

Ad 5.

Rond de verwijsbrief af

18

Ad 6.

Toon en verzend de verwijsbrief

19

Ad 7.

Rond openstaande verwijsbrieven af

21

Contact .............................................................................................................................................. 22

2 | 22

Inleiding Deze handleiding ondersteunt de verwijzers tijdens het gebruik van ZorgDomein. Aan de hand van diverse schermafbeeldingen worden alle stappen van het verwijsproces in ZorgDomein uitgelegd: Stap 1: Selecteer de verwijsreden Stap 2: Kies het zorgaanbod Stap 3: Verwijs de patiënt Stap 4: Maak de verwijsbrief Ad 1:

Controleer het envelopgedeelte

Ad 2:

Vul deelcontacten automatisch in

Ad 3:

Vul het kerndeel in

Ad 4:

Vul het aanvullend deel in

Ad 5:

Rond de verwijsbrief af

Ad 6:

Toon en verzend de verwijsbrief

Ad 7:

Rond openstaande verwijsbrieven af

3 | 22

Stap 1: Selecteer de verwijsreden Selecteer de gewenste verwijsreden met behulp van onderstaande stappen: I.

Open in ZorgDomein via het tabblad “Specialistische zorg” het scherm “Verwijzen naar specialistische zorg”. In dit scherm wordt het verwijsredenmenu voor specialistische zorg getoond (zie figuur 1).

Figuur 1: het verkorte verwijsredenmenu “Verwijzen naar specialistische zorg” op basis van ICPC-code Tip: Wanneer in het HIS ICPC-gecodeerd wordt geregistreerd, ondersteunt ZorgDomein dit tijdens het gebruik. Op basis van de geregistreerde ICPC-code worden in het verwijsredenmenu enkel de specialismen en verwijsredenen getoond die bij de geregistreerde ICPC-code horen (zie figuur 1). Klik in het scherm “Verwijzen naar specialistische zorg” op de knop “Toon volledig menu” om het gehele verwijsredenmenu weer te geven (zie figuur 2).

4 | 22

Klik op de knop “Toon volledig menu”, om het gehele verwijsredenmenu weer te geven (zie figuur 2).

Figuur 2: het gehele verwijsredenmenu “Verwijzen naar specialistische zorg” II.

Beweeg met de muis over een specialisme om een overzicht uit te klappen met verwijscategorieën en verwijsredenen (zie figuur 3).

Figuur 3: het uitgeklapte overzicht met verwijscategorieën- en redenen III.

Klik op de gewenste verwijsreden om voor de betreffende verwijsreden het relevante zorgaanbod te tonen (zie ook “Stap 2: Kies het zorgaanbod”).

5 | 22

Stap 2: Kies het zorgaanbod Klik op de gewenste verwijsreden om het aanbodscherm van ZorgDomein te tonen (zie figuur 4).

Figuur 4: het aanbodscherm van ZorgDomein met een overzicht van het zorgaanbod Doorloop bij het kiezen van het zorgaanbod de volgende stappen: I.

Maak in het aanbodscherm een keuze uit het relevante zorgaanbod door op het verwijstype/ naam van de afspraak te klikken. Maak tijdens het kiezen uit het relevante zorgaanbod gebruik van de keuzeondersteunende informatie uit aanbodscherm. In onderstaand tekstvak worden de definities uit het aanbodscherm verder toegelicht.

Uitleg over de definities in het aanbodscherm (zie figuur 4) Verwijstype:

hier wordt het verwijstype en de naam van de afspraak getoond.

Traject in zorginstelling:

hier wordt stapsgewijs getoond welk traject de patiënt in de zorginstelling doorloopt.

TT dagen:

hier wordt de toegangstijd voor deze specifieke afspraak in kalenderdagen getoond.

Verwijscriteria:

hier worden de eventuele verwijscriteria met een “ja” getoond. Wanneer de muis op deze “ja” staat, worden de criteria getoond waaraan de patiënt moet voldoen.

Voorbereiding:

hier worden de eventuele voorbereiding met een “ja” getoond. Wanneer de muis op deze “ja” staat, worden de voorbereiding getoond die van de huisarts worden verwacht.

6 | 22

II.

Klik op het gewenste zorgaanbod om het scherm “Protocol” te openen (zie figuur 5).

Figuur 5: het scherm “Protocol” In het protocol wordt de keuze-ondersteunende informatie uit het aanbodscherm nogmaals overzichtelijk gepresenteerd. Daarnaast staan in het protocol aanwijzingen voor de huisarts, naslagwerken en aanwijzingen voor de patiënt. Ook is het in het scherm “Protocol” mogelijk om bij verwijzingen patiëntdocumentatie te printen voor de patiënt, te mailen naar de patiënt of zowel te printen als te mailen naar de patiënt. III.

Onderaan het protocol bestaan vier mogelijkheden: 1.

Keer terug naar het scherm “Overzicht zorgaanbod” (klik op de knop “Terug”);

2.

Keer terug naar het startscherm (klik op het huis-icoontje);

3.

Print het weergegeven afspraakprotocol (klik op de knop “Print protocol”);

4.

Verwijs de patiënt naar deze afspraak (zie hiervoor Stap 3).

7 | 22

Stap 3: Verwijs de patiënt I.

Klik rechtsonder in het scherm “Protocol” op de knop “Verwijs patiënt” om de patiënt te verwijzen (zie de pijl in figuur 5). Vervolgens verschijnt een bevestigingsscherm (zie figuur 6).

Keer terug naar het HIS

Keer terug naar het startscherm

Print (nogmaals) het patiëntbericht

Maak de verwijsbrief

Figuur 6: het bevestigingsscherm in ZorgDomein II.

Het bevestigingsscherm heeft vier mogelijkheden (zie figuur 6): 1.

Keer terug naar het HIS: keer direct terug naar het HIS en rond de verwijsbrief op een later moment af (de verwijsbrief wordt in ZorgDomein aangemaakt en wordt geplaatst bij de openstaande verwijsbrieven).

2.

Keer terug naar het startscherm: keer direct terug naar het ZorgDomein startscherm

3.

Print nogmaals het patiëntbericht: print hiermee het patiëntbericht nogmaals uit

4.

Maak de verwijsbrief: ga direct naar de verwijsbrief

Stap 4: Maak de verwijsbrief Klik bij het bevestigingsscherm (zie figuur 6) op de knop “Naar verwijsbrief” om de verwijsbrief direct te openen. Doorloop tijdens het opstellen van de verwijsbrief de volgende stappen: Ad 1.

Controleer het envelopgedeelte

Ad 2.

Vul deelcontacten automatisch in

Ad 3.

Vul het kerndeel in

Ad 4.

Vul het aanvullend deel in

Ad 5.

Rond de verwijsbrief af

Ad 6.

Toon en verzend verwijsbrief

Ad 7.

Rond openstaande verwijsbrieven af

8 | 22

Ad 1. Controleer het envelopgedeelte Controleer in het envelopdeel of de gegevens juist zijn ingevuld vanuit het HIS en Mijn Profiel in ZorgDomein. Standaard is de envelop gedeeltelijk ingeklapt (zie figuur 7). Klap deze uit of in door te klikken op de envelopbalk (zie figuren 7 en 8). Ongeacht of het envelopgedeelte is in- of uitgeklapt, wordt alle informatie uit het envelopgedeelte verzonden

Figuur 7: envelopdeel van de verwijsbrief, ingeklapt

Figuur 8: envelopdeel van de verwijsbrief, uitgeklapt

9 | 22

Ad 2. Vul deelcontacten automatisch in Geef in het onderdeel “Mijn Profiel” van ZorgDomein aan of standaard „alle‟, alleen het „laatste‟ of „geen‟ deelcontacten (van de huidige episode of het algemene journaal) worden vooringevuld in de rubrieken anamnese, lichamelijk onderzoek en ingestelde behandeling. Tijdens het maken van iedere verwijsbrief kunnen de vooringevulde deelcontacten nog worden aangepast met het deelcontactenfilter (zie figuur 9).

Figuur 9: wijzig automatisch invullen van deelcontacten met het deelcontactenfilter

10 | 22

Ad 3: Vul het kerndeel in I.

Vul onder “kern verwijsbrief” het kerndeel van de verwijsbrief in, voor zover wenselijk.

II.

Klik naast een rubriek op het NHG-logo voor een toelichting over de in te vullen informatie in de betreffende rubriek (zie figuur 10).

Figuur 10: klik op het NHG-logo naast de rubriek voor een toelichting Indien beschikbaar, wordt informatie gedeeltelijk vooringevuld vanuit het HIS. Het verschilt per type HIS welke rubrieken automatisch worden gevuld. Zie voor meer informatie ook de website van ZorgDomein (http://www.zorgdomein.nl/nl_nl/support/handleidingen/handleiding-koppeling-his-zd).

11 | 22

III.

Voeg beschikbare HIS-regels toe als volgt toe: a)

Klik onder een rubriek op de knop “HIS-regels toevoegen” om de gewenste beschikbare HISregels toe te voegen (S-regels bij anamnese, O-regels bij lichamelijk onderzoek, E-regels bij evaluatie/conclusie, P-regels bij ingestelde behandeling) (zie figuur 11).

b)

Klik op de knop “OK” om de geselecteerde HIS-regels toe te voegen aan een rubriek.

Figuur 11: klik op de knop “HIS-regels toevoegen” om beschikbare HIS-regels toe te voegen

12 | 22

IV.

Het is ook mogelijk handmatig informatie toe te voegen aan of te verwijderen uit een rubriek. Klik hiervoor in het tekstveld naast de relevante rubriek en typ de gewenste extra informatie in (zie figuur 12).

Figuur 12: klik in het tekstveld naast een rubriek om informatie toe te voegen of te verwijderen V.

Daarnaast is het mogelijk de gehele tekst van een tekstveld in één keer te verwijderen. Klik hiervoor op het rode kruisje rechts van het relevante tekstveld (zie figuur 13).

Figuur 13: klik op het rode kruisje om alle informatie in het tekstveld te wissen

13 | 22

VI.

Gebruik eventueel de herstelknop om de oorspronkelijke (automatisch ingevulde) tekst in een rubriek te herstellen (zie figuur 14).

Figuur 14: klik op de herstelknop om de oorspronkelijke informatie te herstellen VII.

Wanneer een knop “Instructie van specialist” linksonder een rubriek staat, betekent dit dat de specialist extra informatie wenst met betrekking tot deze rubriek (differentiatie). Klik op deze knop of in het tekstveld bij deze rubriek voor een toelichting (zie figuur 15).

Figuur 15: klik op de knop “Instructie van specialist” voor een toelichting

14 | 22

VIII.

In de rubriek “relevante probleem-/episodelijst” wordt de probleemlijst en/of episodelijst vanuit het HIS vooringevuld. Geef door middel van het aan-/ en uitvinken van hokjes aan welke problemen of episoden relevant zijn voor deze verwijzing. Het is ook mogelijk alle problemen/episoden tegelijk te selecteren of te de-selecteren door te klikken op „Alles‟ of „Geen‟ (figuur 16). Daarnaast is het mogelijk de namen van de problemen of episoden aan te passen.

IX.

Door een vinkje te zetten bij „Anders, namelijk‟ verschijnt een vrij in te vullen tekstveld.

Figuur 16: selecteren van problemen en/of episoden

15 | 22

X.

Vink in de rubriek “procedurevoorstel” aan waarom de patiënt wordt doorverwezen naar de specialist. Het is mogelijk meerdere hokjes aan te vinken. Klik op “Anders, namelijk.:” om in een extra tekstveld een eigen procedurevoorstel in te voeren (zie figuur 17).

Figuur 17: de rubriek “procedurevoorstel” XI.

De eerste zeven rubrieken van het kerndeel zijn verplicht. Deze zijn te herkennen aan de dikgedrukte en grotere rubrieksnaam dan de niet-verplichte rubrieken. Indien een verplichte rubriek niet wordt ingevuld, verschijnt een herinnering wanneer de brief wordt verzonden (zie hiervoor ook “Stap 10: Toon en verzend de verwijsbrief”).

16 | 22

Ad 4. Vul het aanvullend deel in Het aanvullend deel van de verwijsbrief is standaard ingeklapt. Klap het aanvullend deel uit door te klikken op de balk “Aanvullend deel verwijsbrief” (zie figuur 18).

Figuur 18: klik op de balk “Aanvullend deel verwijsbrief” om het aanvullend deel uit te klappen Let op: Onder de balk “Aanvullend deel verwijsbrief” kunnen twee attentiedriehoekjes verschijnen: -

De specialist verzoekt om het aanvullend deel in te vullen;

-

HIS-informatie is aanwezig in het aanvullend deel.

Klik op de balk “Aanvullend deel verwijsbrief” om het aanvullend deel uit te klappen.

17 | 22

Ad 5. Rond de verwijsbrief af I.

Klik onderaan het scherm op de knop “Later afronden”, om de verwijsbrief op een later tijdstip te voltooien (zie figuur 19). De brief wordt dan opgeslagen in de lijst met openstaande verwijsbrieven.

Figuur 19: klik op de knop “Later afronden” om de verwijsbrief later te voltooien

18 | 22

Ad 6: Toon en verzend de verwijsbrief I.

Klik onderaan het scherm op de knop “Tonen/verzenden” om de verwijsbrief te tonen en te verzenden

(zie figuur 20).

Figuur 20: klik op de knop “Tonen/verzenden” om de verwijsbrief te tonen en te verzenden II.

Wanneer een verplichte rubriek niet is ingevuld, verschijnt de melding “De dikgedrukte rubrieken zijn verplicht”. Keer vervolgens terug naar de verwijsbrief om de relevante rubriek(en) alsnog in te vullen (klik op de knop “Terug naar verwijsbrief”) of besluit de verwijsbrief toch te tonen en te verzenden (klik op de knop “Toch doorgaan”) (zie figuur 21).

Figuur 21: wanneer een verplichte rubriek niet is ingevuld verschijnt hiervan een melding

19 | 22

Let op: De brief wordt getoond, indien alle (verplichte) rubrieken zijn ingevuld of indien bewust is gekozen de bovenstaande melding te negeren. Een niet ingevulde, verplichte rubriek wordt getoond aan de specialist met hierachter de tekst “Geen informatie”. Niet ingevulde, niet-verplichte rubrieken verschijnen niet in de brief aan de specialist. III. Ter controle wordt de uiteindelijke verwijsbrief getoond. Klik op de knop “Verzend verwijsbrief” om de verwijsbrief te verzenden (zie figuur 22).

Figuur 22: klik op de knop “Verzend verwijsbrief” om de verwijsbrief te verzenden

20 | 22

Ad 7: Rond openstaande verwijsbrieven af Wanneer na het verwijzen van een patiënt in het bevestigingsscherm van ZorgDomein niet wordt geklikt op de knop “Naar verwijsbrief” (zie figuur 6), wordt de verwijsbrief toegevoegd aan de lijst met openstaande verwijsbrieven. Het is mogelijk de verwijsbrieven af te ronden op een later moment. Rond de openstaande verwijsbrieven als volgt af: I.

Klik in het hoofdmenu rechts in het scherm onder het kopje “Statusoverzicht” op de tekst “Openstaande verwijsbrieven” om de lijst met openstaande verwijsbrieven weer te geven (zie figuur 23).

Figuur 23: open de lijst met openstaande verwijsbrieven in het hoofdmenu van ZorgDomein II.

Klik op de betreffende verwijzing in het scherm “Openstaande verwijsbrieven” (zie figuur 24).

Figuur 24: klik op een openstaande verwijsbrief om deze af te ronden

21 | 22

III. Klik in het scherm “Status verwijzing/aanvraag” onder het kopje “Onderdeel” op de tekst “Verwijsbrief” (zie figuur 25).

Figuur 25: selecteer in het scherm “Status verwijzing/aanvraag” het onderdeel “Verwijsbrief” IV. Volg de bovengenoemde Stap 5 van deze handleiding om de verwijsbrief af te ronden. Tips: -

Gebruik in het scherm “Openstaande verwijsbrieven” de zoekfunctie om de lijst met openstaande verwijsbrieven te doorzoeken op de categorieën: geboortedatum patiënt, naam patiënt of ZDafspraaknummer.

-

Na het afronden van een verwijsbrief is deze nog 30 dagen via ZorgDomein beschikbaar, bijvoorbeeld om de verwijsbrief uit te kunnen printen.

Contact Heeft u naar aanleiding van deze handleiding vragen, opmerkingen of suggesties, neem dan contact op met de servicedesk van ZorgDomein, bereikbaar via 020-4715282 of via [email protected]. Op de website van ZorgDomein (www.zorgdomein.nl) treft u naast deze handleiding een overzicht per HIS met daarin aangegeven welke informatie automatisch wordt vooringevuld in de verwijsbrief. Bovendien vindt u op de website een korte instructiefilm over de verwijsbrief van ZorgDomein.

22 | 22