Handleiding ZorgDomein Beheerapplicatie

Handleiding ZorgDomein Beheerapplicatie

©ZorgDomein, 2014

Inhoud 1. Inleiding .............................................................................................................................. 2 2. Menustructuur en navigatie.................................................................................................... 3 3. Inloggen beheerapplicatie ...................................................................................................... 5 4. Beheer zorgproducten ........................................................................................................... 6 4.1 Hoe maak ik een nieuw zorgproduct aan? ........................................................................... 6 4.2 Hoe bewerk ik een zorgproduct?...................................................................................... 19 4.3 Hoe kopieer ik een zorgproduct? ..................................................................................... 21 4.4 Hoe inactiveer ik een zorgproduct? .................................................................................. 22 4.5 Hoe verwijder ik een zorgproduct? ................................................................................... 23 4.6. Hoe zoek ik een zorgproduct? ........................................................................................ 23 4.7 Gegroepeerd wijzigen van zorgproducten ......................................................................... 28 5. Beheer toegangstijden ........................................................................................................ 31 6. Preview ............................................................................................................................. 32 7. Beheer verwijsbrieven ......................................................................................................... 33 7.1 Instellen melding ‘aanvullend deel verwijsbrief gewenst’ .................................................... 33 7.2 Beheer differentiaties specialismen .................................................................................. 34 7.3 Beheer bijlagen (indien geïmplementeerd door zorginstelling) ............................................. 34 8. Documentbeheer ................................................................................................................ 37 9. Rapportages ...................................................................................................................... 39 9.1 Basisrapportage ............................................................................................................ 39 9.2 Uitgebreide rapportage .................................................................................................. 40 10. Herzenden berichten ......................................................................................................... 42 11. Vragen en ondersteuning ................................................................................................... 43

© ZorgDomein 2014

Pagina 1 | 43

1. Inleiding Waar gaat deze handleiding over? ZorgDomein heeft in nauw overleg met haar gebruikers de verwijs- en aanvraagapplicatie ZorgDomein ontwikkeld. Door middel van de applicatie ZorgDomein kunnen zorgaanbieders hun zorgaanbod etaleren aan hun verwijzers. De op ZorgDomein aangesloten zorginstellingen beheren hun eigen zorgaanbod in de “ZorgDomein Beheerapplicatie”. Deze handleiding zet uiteen hoe u als contentmanager van een zorginstelling werkt met de ZorgDomein Beheerapplicatie. Voor wie is deze handleiding bedoeld? De handleiding is bedoeld voor contentmanagers die werkzaam zijn in een zorginstelling. Opmerkingen/Feedback Indien u opmerkingen of vragen heeft over deze handleiding, feedback wilt geven over informatie in de handleiding of de beheerapplicatie in zijn algemeenheid, dan verzoeken wij u om dit te melden aan de Servicedesk van ZorgDomein via [email protected].

© ZorgDomein 2014

Pagina 2 | 43

2. Menustructuur en navigatie In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de menustructuur van de ZorgDomein Beheerapplicatie is opgebouwd en hoe er genavigeerd kan worden binnen de applicatie.

Opbouw menu Het hoofdmenu van de beheerapplicatie bestaat uit verschillende blokken, die elk een categorie bevatten, zie figuur 1. Deze categorieën zijn: 

Producten



Verwijsbrieven



Documentbeheer



Overzichten en Rapportages



Overig

Figuur 1 – Hoofdmenu ZorgDomein Beheerapplicatie

Elke categorie bestaat uit een aantal onderdelen, die ieder één of meer menu-items bevatten. Naast de blokken zijn de categorieën en menu-items ook weergegeven in de menubalk, die in elk scherm van de applicatie zichtbaar en aanklikbaar is, zie figuur 2. De categorieën en menu-items zijn beschikbaar, afhankelijk van de autorisatie van de gebruiker.

Figuur 2 – Categorie, Menu-items en Menubalk

© ZorgDomein 2014

Pagina 3 | 43

Navigatie Header Bovenin ieder scherm is de header zichtbaar, zie figuur 3. De header bestaat uit de menubalk en een aantal andere handige knoppen om acties mee uit te voeren.

Figuur 3 - Header

In de header ziet u rechts altijd getoond welke contentmanager is ingelogd. Daarnaast kunt u een aantal acties uitvoeren: 1. Terug naar hoofdmenu: door te klikken op het ZorgDomein logo of op de Home-knop keert u terug naar het hoofdmenu van de beheerapplicatie. 2. Ga naar specifiek beheeronderdeel: door te klikken in de menubalk op de categorie en een menuitem komt u in het betreffende beheeronderdeel terecht. 3. Uitloggen: door te klikken op Log uit wordt u uitgelogd uit de ZorgDomein Beheerapplicatie

Vaste knoppenbalk Onderin ieder scherm, met uitzondering van het hoofdmenu, is een vaste knoppenbalk opgenomen. Zie figuur 4. Hierdoor hoeft u niet naar beneden te scrollen om bij deze knoppen te kunnen komen. Welke knoppen zich bevinden in de balk hangt af van op welke pagina u zich bevindt

Figuur 4 – Vaste knoppenbalk onderin het scherm

© ZorgDomein 2014

Pagina 4 | 43

3. Inloggen beheerapplicatie In dit hoofdstuk vindt u informatie over de werkwijze van inloggen in de ZorgDomein Beheerapplicatie. Inloggen Inloggen in de ZorgDomein Beheerapplicatie doet u via de website van ZorgDomein (www.zorgdomein.nl). Klik op de knop Login bovenin het scherm, kies voor de gewenste beheerapplicatie in het tussenscherm en vervolgens verschijnt het loginscherm, zie figuur 5. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in.

Figuur 5 - Inlogscherm

Direct nadat u heeft ingelogd in de ZorgDomein Beheerapplicatie komt u in het hoofdmenu.

© ZorgDomein 2014

Pagina 5 | 43

4. Beheer zorgproducten In dit hoofdstuk wordt een beschrijving gegeven van het beheer van de zorgproducten. Achtereenvolgens wordt toegelicht: 1. Aanmaken nieuw zorgproduct (paragraaf 4.1) 2. Bewerken zorgproduct (paragraaf 4.2) 3. Kopiëren zorgproduct (paragraaf 4.3) 4. Inactiveren zorgproduct (paragraaf 4.4) 5. Verwijderen zorgproduct (paragraaf 4.5) 6. Zoeken zorgproduct (paragraaf 4.6) 7. Gegroepeerd wijzigen zorgproducten (paragraaf 4.7)

4.1 Hoe maak ik een nieuw zorgproduct aan? Het aanmaken van nieuw zorgproduct bestaat uit de volgende stappen: o

Stap 1: Klik op het oranje plusteken om een nieuw product aan te maken

o

Stap 2: Voer de algemene informatie van het zorgproduct in

o

Stap 3: Voer naam en publicatiedatum in

o

Stap 4: Voer de inhoud van het protocol van het zorgproduct in

o

Stap 5: Vul het onderdeel toegangstijden in wanneer het zorgproduct een afwijkende

o

toegangstijd heeft

o

Stap 6: Disciplines koppelen aan het zorgproduct (alléén bij afname module Disciplinespecifiek

o

aanbod)

o

Stap 7: Koppelen van verwijsredenen aan het zorgproduct

o

Stap 8: Beheren van de (afhandeling van) berichten horend bij het zorgproduct

De verschillende stappen worden hieronder toegelicht. Stap 1: Klik op het oranje plusteken om een nieuw product aan te maken Nieuwe zorgproducten kunnen op 2 manieren worden aangemaakt: 1. Via het oranje plusteken bij het menu-item Productenlijst in het blok ‘Producten’ in het hoofdmenu (figuur 6)

Figuur 6 - Nieuw zorgproduct aanmaken vanuit het hoofdmenu

© ZorgDomein 2014

Pagina 6 | 43

2. Via het oranje plusteken in de menubalk bij het menu-item Productenlijst bij de categorie ‘Producten’ (figuur 7)

Figuur 7 - Nieuw zorgproduct aanmaken vanuit de menubalk

Stap 2: Voer de algemene informatie van het zorgproduct in De tweede stap in het aanmaken van een nieuw product is het selecteren van algemene informatie, zie figuur 8:

Figuur 8 - Algemene informatie van het zorgproduct

Kies achtereenvolgens: 1. Zorglocatie; kies een zorglocatie uit de lijst met beschikbare locaties 2. Producttype; kies een producttype: a.

Basiszorg

b.

Eerstelijnsdiagnostiek

c.

Specialisme

3. Verwijstype; kies een verwijstype (voor uitleg over de verschillende verwijstypen, verwijzen wij u naar de leaflet “Verwijstypen in ZorgDomein”) 4. Specialisme; kies een specialisme of onderzoekscategorie, afhankelijk van het gekozen producttype Nadat alle vier de velden gevuld zijn, opent automatisch de rest van het zorgproductscherm. Daar waar mogelijk is al informatie vanuit de basisset vooringevuld.

© ZorgDomein 2014

Pagina 7 | 43

Stap 3: Voer naam en publicatiedatum in Voer een naam en publicatiedatum in vanaf wanneer het zorgproduct zichtbaar moet worden voor de verwijzers, zie figuur 9.

Figuur 9 – Invullen naam zorgproduct en publicatiedata

Tijdens het aanmaken van het product ziet u direct in het scherm een voorbeeld van hoe het product in het aanbodscherm getoond wordt (figuur 10).

Figuur 10 – Voorbeeldregel aanbodscherm

© ZorgDomein 2014

Pagina 8 | 43

Hierna wordt per onderdeel toegelicht welke informatie bij welk onderdeel verwacht wordt. Naam

:

Geef het zorgproduct een naam, zonder hoofdletters te gebruiken.

Datum vanaf

:

Geef aan vanaf welke datum het product zichtbaar moet zijn voor de verwijzers

Datum tot

:

Geef aan tot welke datum een product zichtbaar moet zijn voor de verwijzers (u kunt dit veld leeglaten)

Versienummer

:

Geef indien gewenst een versienummer aan het zorgproduct.

Stap 4: Voer de inhoud van het protocol van het zorgproduct in Vervolgens kan het deel met de inhoud van het protocol van het zorgproduct worden ingevoerd, zie figuur 11.

Figuur 11 – Inhoud protocol zorgproduct

Hierna wordt per onderdeel toegelicht welke informatie bij welk onderdeel verwacht wordt. Traject

:

Vul het veld in zonder opsommingstekens, indien het traject bestaat uit meerdere onderdelen. Door na ieder onderdeel te drukken op de ‘Enter’-toets, voert ZorgDomein automatisch een opsommingsteken in (1., 2., 3., enz.). Typ voor ieder deelonderdeel een ‘-’ en sluit af met de ‘Enter’-toets, indien een onderdeel bestaat uit meerdere deelonderdelen.

Titel verwijscriteria

:

U kunt hier een titel voor de verwijscriteria invoeren. De titel wordt vetgedrukt weergegeven in het aanbodscherm.

Verwijscriteria

:

Vermeld hier de relevante verwijscriteria. De regels worden vooraf gegaan door bullets. U kunt gebruik maken van de Tab-toets om 1 of meer niveaus in te springen.

Titel voorbereiding verwijzer

© ZorgDomein 2014

:

U kunt hier een titel voor de voorbereiding verwijzer invoeren. De titel wordt vetgedrukt weergegeven in het aanbodscherm.

Pagina 9 | 43

Voorbereiding verwijzer

:

Vermeld hier relevante voorbereiding voor de verwijzer. De regels worden vooraf gegaan door bullets. U kunt gebruik maken van de Tab-toets om 1 of meer niveaus in te springen.

Aanwijzingen verwijzer

:

Vermeld hier relevante aanwijzingen voor de verwijzer. De regels worden vooraf gegaan door bullets. U kunt gebruik maken van de Tab-toets om niveaus in te springen.

Naslagwerk

:

Selecteer een eventueel naslagwerk.

Aanwijzingen patiënt

:

Vermeld hier relevante aanwijzingen voor de patiënt. De regels worden vooraf gegaan door bullets. Deze aanwijzingen worden ook afgedrukt in het patiëntbericht.

Patiëntinformatiefolders

:

Voeg een eventuele patiëntinformatiefolder toe.

Stap 5: Vul het onderdeel toegangstijden in zodra het zorgproduct een afwijkende toegangstijd heeft Bij het onderdeel ‘Protocol (Toegangstijd)’ kunt u zien welke toegangstijd geldt voor dit zorgproduct, zie figuur 12. Indien hier al een toegangstijd ingevuld staat, is deze ingevoerd bij het menu-item Toegangstijden. Mocht voor dit product een afwijkende toegangstijd gelden, dus niet de toegangstijd die geldt voor alle producten met hetzelfde verwijstype, dan kan een vinkje worden gezet bij ‘Afwijkende toegangstijd’. Dit product wordt vervolgens apart weergegeven bij het menu-item ´Toegangstijden’ bij de categorie ‘Producten’ (zie ook hoofdstuk 5).

Figuur 12 – Onderdeel toegangstijden in protocol zorgproduct

© ZorgDomein 2014

Pagina 10 | 43

Hierna wordt per onderdeel toegelicht welke informatie bij welk onderdeel verwacht wordt. Afwijkende toegangstijd

:

Vink het vakje aan als een afwijkende toegangstijd van het betreffende verwijstype op het product van toepassing is. Nadat dit veld is aangevinkt kunnen de overige velden worden gewijzigd.

Toegangstijd

:

Indien het vakje “Afwijkende toegangstijd” is aangevinkt, kan hier de toegangstijd in kalenderdagen worden vermeld. Standaard toegangstijden worden beheerd onder het menu-item “Toegangstijden” bij de categorie “Producten”.

Let op:

Producten waarvan de optie “Afwijkende Toegangstijd” is aangevinkt worden apart weergegeven onder het menu-item “Toegangstijden” bij de categorie “Producten”.

Normtijd

:

Vermeld de maximale afgesproken toegangstijd in kalenderdagen, indien dit is vastgelegd.

Niet van toepassing

:

Vink deze optie aan indien de toegangstijd niet van toepassing is.

Inloop

:

Vink deze optie aan indien geen toegangstijd geldt, maar er sprake is van een inloopmogelijkheid.

Stap 6: Disciplines koppelen aan het zorgproduct (alléén bij afname Module Disciplinespecifiek aanbod) Indien door uw zorginstelling de module Disciplinespecifiek aanbod is afgenomen kunt u aangeven aan welke discipline of disciplines het zorgproduct gekoppeld moet worden. Het koppelen van een zorgproduct aan een discipline betekent dat dit zorgproduct alléén voor die verwijzers verschijnen horend bij het betreffende discipline, bv verloskundigen. U kunt een discipline koppelen door bij het onderdeel Disciplines in de uitklapbalk ‘Disciplines en Verwijsredenen’ de gewenste disciplines te selecteren en vervolgens te klikken op de button ‘Toevoegen’, zie figuur 13.

Figuur 13 – Koppelen van disciplines aan een zorgproduct

© ZorgDomein 2014

Pagina 11 | 43

Stap 7: Koppelen van verwijsredenen aan het zorgproduct Selecteer hier de verwijsredenen of aanvraagredenen die u wilt koppelen aan het zorgproduct, zie figuur 14. Dit betekent dat bij keuze van de betreffende verwijsreden(en) door de verwijzer het zorgproduct getoond wordt in het aanbodscherm.

Figuur 14 – Koppelen verwijs- of aanvraagredenen aan een zorgproduct

Stap 8: Beheren van de (afhandeling van) berichten horend bij het zorgproduct Aan een zorgproduct zijn verschillende berichten gekoppeld die de logistieke afhandeling in goede banen leiden. In dit onderdeel kunt u aangegeven welke berichten, aanvraagformulieren of brieven horen bij dit zorgproduct en hoe deze (technisch) afgehandeld moeten worden. Een deel van de velden in het onderdeel ‘Afhandeling’ is al vooringevuld op basis van informatie die al bij ZorgDomein bekend is. Mocht de vooringevulde informatie niet juist zijn, dan kunt u contact opnemen met de Servicedesk van ZorgDomein. De verschillende berichten zijn: 1. Patiëntbericht 2. Afspraakbericht 3. Annuleringsbericht 4. Aanvraagformulier diagnostiek RTF 5. Aanvraagformulier Basiszorg 6. Verwijsbrief 7. Terugrapportage (in ontwikkeling) Hieronder volgt een toelichting op de afhandeling van de verschillende berichten.

© ZorgDomein 2014

Pagina 12 | 43

1. Afhandeling Patiëntbericht (figuur 15) Het Patiëntbericht wordt door de verwijzer aan de patiënt gegeven. Het Patiëntbericht kan worden uitgeprint en meegegeven aan de patiënt of worden gemaild. Op het Patiëntbericht worden die gegevens getoond die nodig zijn rondom (het maken van) de afspraak. Door te klikken op de Voorbeeld-knop ziet u hoe het Patiëntbericht er uit ziet voor dit product. Nieuw toegevoegde informatie dient eerst te worden opgeslagen voordat deze verschijnt in de voorbeeldweergave.

Figuur 15 – Afhandeling van het Patiëntbericht

Patiëntbericht

:

Standaard wordt hier het door de zorginstelling gebruikte Patiëntbericht getoond

Toelichting boven

:

telefoonnummer Telefoonnummer

Geef per zorgproduct een toelichting wanneer dit niet op specialismeniveau of zorglocatieniveau voorgedefinieerd is

:

Vul het telefoonnummer in voor het maken van de afspraak in, bijvoorbeeld: 012-3456789

Toelichting bij

:

telefoonnummer Beltijden

Geef per zorgproduct een toelichting wanneer dit niet op specialismeniveau of zorglocatieniveau voorgedefinieerd is

:

Geef aan op welke tijden het telefoonnummer gebeld kan worden voor het maken van de afspraak wanneer dit niet op specialismeniveau of zorglocatieniveau voorgedefinieerd is

© ZorgDomein 2014

Pagina 13 | 43

2. Afhandeling Afspraakbericht (figuur 16) Het Afspraakbericht wordt vanuit ZorgDomein naar de zorginstelling verstuurd. In het Afspraakbericht staat logistieke informatie die nodig is om de juiste afspraak in te kunnen plannen. Door te klikken op de Voorbeeld-knop ziet u hoe het Afspraakbericht er uit ziet voor dit product.

Figuur 16 – Afhandeling van het Afspraakbericht

Afspraakbericht

:

Het Afspraakbericht voor het product staat automatisch vooringevuld.

Verzendprotocol

:

Het verzendprotocol staat standaard ingevuld als “mail” en kan niet worden gewijzigd.

Emailadres

:

Controleer indien het Afspraakbericht via mail wordt afgeleverd het reeds ingevulde emailadres waarop het Afspraakbericht moet worden ontvangen.

Volgorde titel

:

Kies welke onderdelen getoond moeten worden in de titel van het emailbericht. De volgende onderdelen kunnen worden opgenomen: de naam van de patiënt, het ZD-nummer, verwijstype en/of de naam van het zorgproduct.

Urgentie Hoog

:

Geef eventueel een verhoogde urgentie aan, door de checkbox aan te vinken. Er verschijnt dan een uitroepteken bij de email voor de ontvanger.

© ZorgDomein 2014

Pagina 14 | 43

3. Afhandeling Annuleringsbericht (figuur 17) Wanneer een patiënt toch besluit om geen afspraak te maken in de zorginstelling is het voor de verwijzer mogelijk een annuleringsbericht te versturen. Het annuleringsbericht bevat dezelfde informatie als een afspraakbericht, alleen wordt duidelijk vermeld dat het om een annulering gaat. Door te klikken op de Voorbeeld-knop ziet u hoe het Annuleringsbericht er uit ziet voor dit product. De mogelijkheid voor de verwijzer een annuleringsbericht te versturen wordt geactiveerd door het invullen van een emailadres door de zorginstelling, zie onder.

Figuur 17 – Afhandeling van het Annuleringsbericht

Annuleringsbericht

:

Het Annuleringsbericht voor het product staat automatisch vooringevuld.

Verzendprotocol

:


Emailadres

:

Controleer het reeds ingevulde e-mailadres waarop het annuleringsbericht moet worden ontvangen.

4. Afhandeling Aanvraagformulier diagnostiek RTF (figuur 18) Het is mogelijk om bij combinatieafspraken, verwijsafspraken en bij aanvragen eerstelijns diagnostiek een aanvraagformulier te koppelen aan het zorgproduct. Door te klikken op de Voorbeeld-knop ziet u hoe het Aanvraagformulier er uit ziet voor dit product.

Figuur 18 – Afhandeling van het Aanvraagformulier diagnostiek (RTF)

© ZorgDomein 2014

Pagina 15 | 43

Aanvraagformulier

:

diagnostiek (RTF) Verzendprotocol

Selecteer hier het aanvraagformulier dat gekoppeld moet worden aan dit zorgproduct.

:


E-mailadres

:

Vul hier het e-mailadres in waar het aanvraagformulier naar toe gestuurd moet worden.

Tweede e-mailadres

:

Wanneer het aanvraagformulier ook naar een ander e-mailadres gestuurd moet worden kan dat hier worden ingegeven.

Volgorde titel

:


Het is mogelijk bij een aanvraagformulier RTF een voorinvulling te plaatsen bij één of meerdere rubrieken om de aanvrager te ondersteunen bij het doen van de aanvraag. Gedacht kan worden aan een omschrijving van een specifieke foto, zodat de aanvrager niet zelf hoeft te bedenken wat er exact aangevraagd hoeft te worden. Dit kan fouten voorkomen. Om rubrieken voor in te kunnen vullen dient u contact op te nemen met de Servicedesk. Zij kunnen een aanvraagformulier dan geschikt maken om een voorinvulling te kunnen plaatsen. Indien dat gebeurd is klikt u op de knop ‘Voorinvulling’, zie figuur 18. Vervolgens plaatst u bij de gewenste rubriek(en) van het aanvraagformulier de voorinvulling en klikt u op ‘Opslaan’ om de gegevens te bewaren. De voorinvulling wordt vervolgens getoond aan de aanvrager. De voorinvulling is door de aanvrager nog wel te wijzigen. 5. Afhandeling aanvraagformulier Basiszorg (figuur 19) Het is mogelijk om bij een zorgproduct basiszorg een aanvraagformulier te koppelen aan het zorgproduct. Door te klikken op de Voorbeeld-knop ziet u hoe het Aanvraagformulier er uit ziet voor dit product.

Figuur 19 – Afhandeling van het Aanvraagformulier Basiszorg © ZorgDomein 2014

Pagina 16 | 43

Aanvraagformulier

:

basiszorg

Selecteer hier het aanvraagformulier dat gekoppeld moet worden aan dit zorgproduct.

Verzendprotocol

:

Kies hier het verzendprotocol dat hoort bij dit zorgproduct.

E-mailadres

:

Vul hier het e-mailadres in waar het aanvraagformulier naar toe gestuurd moet worden.

: Tweede e-mailadres Volgorde titel

Wanneer het aanvraagformulier ook naar een ander e-mailadres gestuurd moet worden kan dat hier worden ingegeven.

:


6. Afhandeling Verwijsbrief (figuur 20) Bij een verwijzing specialistische zorg dient een verwijsbrief te worden gekoppeld. Door te klikken op de Voorbeeld-knop ziet u hoe de verwijsbrief er uit ziet voor dit product.

Figuur 20 – Afhandeling van de verwijsbrief

Verwijsbrief

:

Selecteer de algemene verwijsbrief of een voor het specialisme of de verwijsreden specifieke verwijsbrief (bijv. voor psychiatrie, mammapathologie of geriatrie).

Aanvullend deel gewenst

:

Het is mogelijk bij een specifiek zorgproduct aan te geven of het invullen van het aanvullend deel van de verwijsbrief door de verwijzer gewenst is. Na het zetten van een vinkje wordt voor de verwijzer bij het aanvullend deel van de verwijsbrief een notificatie getoond waarbij wordt gevraagd dit aanvullend deel in

© ZorgDomein 2014

Pagina 17 | 43

te vullen. Verzendprotocol

:

Selecteer hier het gewenste verzendprotocol. Het is aangeraden bij twijfel de wijze waarop de verwijsbrief wordt afgehandeld te bespreken met de accountmanager van ZorgDomein.

HL7 Verzendprotocol

:

Selecteer hier het type HL7 bericht indien het verzendprotocol HL7 is.

Adres en Poortnummer

:

Selecteer hier het IP-adres en poortnummer waar het HL7 verzendprotocol gebruik van maakt.

Emailadres

:

Vermeld hier het emailadres waarop de verwijsbrief moet worden ontvangen indien deze via mail verstuurd wordt. Het is mogelijk met het plusje een extra e-mailadres toe te voegen en met het kruisje een e-mailadres te verwijderen.

Volgorde titel

:


Het is mogelijk om op het niveau van het zorgproduct differentiaties toe te voegen aan de verwijsbrief door te klikken op de knop ‘Differentiaties’, zie figuur 20. Een toelichting hiervan wordt beschreven in hoofdstuk 7. 7. Afhandeling Terugrapportage (in ontwikkeling) Deze functionaliteit is nog in ontwikkeling.

© ZorgDomein 2014

Pagina 18 | 43

4.2 Hoe bewerk ik een zorgproduct? Het is mogelijk om bestaande producten te bewerken. Dit gaat als volgt: 1. Zoek het product dat gewijzigd moet worden via de Productenlijst of Uitgebreid zoeken 2. Selecteer het product in de resultatenlijst 3. Bewerk het product op de gewenste onderdelen. Toelichting over de zoekmogelijkheden vind u in paragraaf 4.6. Door een bestaand product met de status “Gefiatteerd” te bewerken verandert deze status naar “In bewerking” (na klikken op “Opslaan”) of “Ter Controle” (na klikken op “Publiceren”), zie figuur 21.

Figuur 21 – Bewerken van een zorgproduct

De gevolgen van het bewerken van zorgproducten zijn als volgt: 1. U bewerkt een product met de status ‘Gefiatteerd’ 2. Het initiële product blijft (ongewijzigd) zichtbaar voor verwijzer 3. Wanneer u het product ter Publicatie aanbiedt, verandert de status naar “Ter controle”. 4. Bij goedkeuring door de Servicedesk wordt het product gefiatteerd. 5. Het oude product wordt automatisch overschreven. 6. Verwijzers kunnen uw gewijzigde product zien en selecteren indien de publicatiedatum vanaf voor de huidige datum ligt. Producten vergelijken Wanneer een zorgproduct de status ‘In bewerking’ of ‘Ter controle’ heeft, kunt u door het klikken op het Vergelijk-icoon in de Productenlijst (zie figuur 22) of het klikken op de Vergelijk-button in het productprotocolscherm (zie figuur 23) de verschillen zien tussen de huidige versie van het product en het aangepaste product.

© ZorgDomein 2014

Pagina 19 | 43

Figuur 22 – Vergelijken van een zorgproduct in de Productenlijst

Figuur 23 – Vergelijken van een zorgproduct dmv de knop ‘Vergelijk’ in productprotocolscherm

© ZorgDomein 2014

Pagina 20 | 43

4.3 Hoe kopieer ik een zorgproduct? Kopiëren van producten kan wanneer de status van het te kopiëren product “Gefiatteerd” of “Inactief” is. Er zijn twee manieren om een product te kopiëren: 1. In het productoverzicht kunt u door te klikken op het kopieer-icoontje een kopie maken (figuur 24)

Figuur 24 – Kopiëren van een zorgproduct mbv het Kopiëren-icoontje in de Productenlijst

2. In het productprotocol van het product dat u wilt kopiëren staat onderin de knoppenbalk een knop ”Kopieer” (figuur 25)

Figuur 25 – Kopiëren van een zorgproduct mbv de button ‘Kopieer’ in het productprotocolscherm

U dient het nieuwe product eerst een nieuwe naam te geven. Hierna kunt u de overige gegevens desgewenst aanpassen.

© ZorgDomein 2014

Pagina 21 | 43

4.4 Hoe inactiveer ik een zorgproduct? Het is mogelijk een zorgproduct te inactiveren. Dit product is dan niet zichtbaar voor de verwijzer, tot het moment dat u het product weer activeert. Wanneer u een zorgproduct wilt inactiveren doet u het volgende, zie figuur 26: 1. Pas de ‘Datum tot’ in het productprotocol aan naar een datum in het verleden 2. Klik op de knop ‘Publiceren’, het product is dan meteen Inactief (geen fiattering nodig door Servicedesk ZorgDomein).

Figuur 26 – Inactiveren van een zorgproduct door de ‘Datum tot’ in het verleden te zetten

Om een inactief product opnieuw te activeren verwijdert u de ‘Datum tot’ en zet u de ‘Datum vanaf’ op de dag dat het product weer actief moet worden.

© ZorgDomein 2014

Pagina 22 | 43

4.5 Hoe verwijder ik een zorgproduct? U kunt producten rechtstreeks vanuit het Productenoverzicht verwijderen. Klik hiervoor op het Prullenbak-icoontje, zie figuur 27. Na klikken op het prullenbakje krijgt u een pop-up te zien waarbij u moet bevestigen het product echt te verwijderen. Het verwijderen van producten heeft geen invloed op de managementrapportages. Let op: verwijderde producten kunnen niet worden teruggehaald!

Figuur 27 – Verwijderen van een zorgproduct mbv het Prullenbak-icoontje

4.6. Hoe zoek ik een zorgproduct? Het zoeken van zorgproducten kan op verschillende manieren, namelijk bij de categorie Producten via de menu-items: 1. Productenlijst 2. Uitgebreid zoeken Zoeken via menu-item Productenlijst Na keuze voor het menu-item Productenlijst heeft u verschillende mogelijkheden om te zoeken naar één of meer zorgproducten, namelijk (zie figuur 28): a. Gebruik van de tabbladen b. Gebruik van de multizoekbalk c. Gebruik van de statusfilter

Figuur 28 – Verschillende mogelijkheden bij Productenlijst om te zoeken naar zorgproducten © ZorgDomein 2014

Pagina 23 | 43

a. Gebruik van tabbladen Door middel van het gebruik van de tabbladen kunt u zoeken op producten die gekoppeld zijn aan een verwijs/ of aanvraagreden. Na keuze voor het gewenste tabblad (verwijzen specialistische zorg, aanvragen eerstelijns diagnostiek, verwijzen basiszorg) selecteert u vervolgens een verwijsreden of aanvraagreden, zie figuur 29. Vervolgens verschijnen in de productenlijst de hieraan gekoppelde producten. Wanneer u een tabblad in wilt klappen klikt u opnieuw op het tabblad. Het menu klapt vervolgens weer in. In de productenlijst zelf kunt u, na een eventuele zoekopdracht, filteren op diverse kolommen. Er kan op 1 kolom gefilterd worden. Na keuze voor een filter bij een andere kolom verdwijnt het eerste filter.

Figuur 29 – Zoeken naar zorgproducten via de tabbladen naar producten gekoppeld aan een verwijs- of aanvraagreden

b. Gebruik van de multizoekbalk Het is mogelijk via de multizoekbalk zelf te zoeken op (onderdelen van) woorden. De multizoekbalk zoekt op de volgende product-onderdelen (figuur 30): 

naam zorgproduct



zorglocatie



verwijsreden / aanvraagreden



verwijstype



discipline



specialisme / categorie eerstelijns diagnostiek / categorie basiszorg

© ZorgDomein 2014

Pagina 24 | 43

Figuur 30 – Zoeken naar zorgproducten via de multizoekbalk

Na het invoeren van een zoekterm drukt u op ‘Enter’ of op de button ‘Zoeken’. Vervolgens worden in de productenlijst de zoekresultaten getoond. Bij ‘Gezocht op’ wordt weergegeven op welke zoektermen u gezocht heeft, met de mogelijkheid deze zoektermen (individueel) te verwijderen. Het is mogelijk in de productenlijst de resultaten te sorteren bij de kolommen ‘Naam’ en ‘Gewijzigd’. Verder is het mogelijk bij de overige kolommen het zoekresultaat verder te verfijnen door de resultaten te filteren. Dit kan door op de kolomtitel te gaan staan met de muis en vervolgens het gewenste filter te selecteren. Let op: standaard wordt de zoekopdracht onthouden. Wanneer dit ongewenst is haalt u het vinkje bij ‘Zoekopdracht onthouden’ weg voor het geven van de zoekopdracht, zie figuur 31.

Figuur 31 – Mogelijkheid tot instellen of de zoekopdracht onthouden moet blijven

© ZorgDomein 2014

Pagina 25 | 43

c. Gebruik van de statusfilter Zorgproducten kunnen de volgende statussen hebben: 1. Gefiatteerd, (totaal-) aanbod aan goedgekeurde en beschikbare producten 2. In bewerking, door u opgeslagen maar nog niet gepubliceerde producten 3. Ter controle, producten die zijn gepubliceerd maar nog niet gefiatteerd door de Servicedesk van ZorgDomein 4. Afgewezen, producten welke “Ter controle “ zijn aangeboden, maar niet aan de fiatteringscriteria voldoen 5. Inactief, producten waarvan de “Datum tot” verstreken is. Deze producten kunnen overigens wederom geactiveerd worden door het aanpassen van de publicatiedata. Het product dient daarna wel opnieuw gepubliceerd (en gefiatteerd) te worden. Het is mogelijk om direct alle producten met een bepaalde status weer te geven. Hiervoor klikt u in het onderdeel ‘Status’ op de gewenste status. Hier is ook weergegeven hoeveel producten er van elke status zijn op dit moment, zie figuur 32.

Figuur 32 – Via het statusoverzicht kunnen direct alle producten met een bepaalde status worden weergegeven

Exporteren van zorgproducten Na het doen van een zoekopdracht is het mogelijk de zoekresultaten te exporteren naar een Excelbestand. Hiervoor klikt u op de knop ‘Exporteer overzicht’ rechts onderaan de pagina, zie figuur 33. Vervolgens selecteert u de onderdelen van het zorgproduct die u wilt opnemen in de export.

Figuur 33 – Mogelijkheid tot exporteren van een producten na het geven van een zoekopdracht

© ZorgDomein 2014

Pagina 26 | 43

Zoeken via menu-item Uitgebreid zoeken Na klikken op het menu-item ‘Uitgebreid zoeken’ bij de categorie Producten kunt u binnen dit scherm een zoekopdracht opgeven waarbij gezocht kan worden op alle informatie die binnen een zorgproductprotocol beschikbaar is. Op deze manier bent u in staat om gerichte zoekacties uit te voeren. De beschikbare informatie is gegroepeerd in de volgende onderdelen: 

Protocol algemeen



Protocol inhoudelijk + toegangstijden



Patiëntbericht



Afspraakbericht



Annuleringsbericht



Aanvraagformulier diagnostiek



Aanvraagformulier basiszorg



Verwijsbrief



Verwijsreden

Door te klikken op een balk opent deze zich en verschijnen vervolgens de beschikbare items waarop gezocht kan worden, zie figuur 34. Na invoeren van de zoekcriteria worden na klikken op de knop ‘Zoeken’ de resultaten getoond. Desgewenst kan de zoekopdracht onthouden worden. Evenals bij het zoeken vanuit het Productenlijst-scherm kan bij Uitgebreid zoeken ook een export worden gemaakt van de zoekresultaten.

Figuur 34 – Mogelijkheid tot uitgebreid zoeken op alle onderdelen van een zorgproduct

© ZorgDomein 2014

Pagina 27 | 43

4.7 Gegroepeerd wijzigen van zorgproducten Gegroepeerd wijzigen stelt u in staat om wijzigingen in één specifiek product (‘bronproduct’) door te voeren naar een selectie van andere producten. Hiervoor doorloopt u de volgende stappen: 1. Selecteer het menu-item Gegroepeerd wijzigen bij de categorie Producten 2. Zoek het bronproduct; dit is het product waarin u de eigenschappen wijzigt die u wilt doorvoeren in meerdere producten 3. Selecteer de velden waarin de wijzigingen moeten plaatsvinden en voer uw wijzigingen door 4. Selecteer de producten die u (tevens) met dezelfde informatie gewijzigd wilt hebben 5. Controleer en accepteer de wijzigingen Deze stappen worden hieronder nader toegelicht. 1. Selecteer het menu-item Gegroepeerd wijzigen Kies in het hoofdmenu of in de menubalk bij Producten het onderdeel ‘Gegroepeerd wijzigen’. 2. Zoek het bronproduct Zoeken van het bronproduct gebeurt met gebruik van de zoekmogelijkheden beschreven in paragraaf 4.6, zie ook figuur 35. Selecteer het gewenste product uit de zoekresultatenlijst.

Figuur 35 – Zoek een zorgproduct waarvan u één of meer eigenschappen wilt wijzigen en doorvoeren bij andere zorgproducten

3. Wijzig het bronproduct In dit scherm kunt u de gewenste wijzigingen aanbrengen. Bij elk onderdeel van het productprotocol dat u wijzigt dient u het vinkvakje voor dit onderdeel aan te vinken. Nadat u uw wijzigingen heeft aangebracht klikt u op “Volgende”, zie figuur 36. Let op: de gehele inhoud van het aangevinkte onderdeel wordt doorgevoerd bij de producten waarbij u deze wijzigingen door wilt voeren. De bestaande informatie van deze onderdelen wordt volledig overschreven.

© ZorgDomein 2014

Pagina 28 | 43

Figuur 36 – Vink het onderdeel aan waarvan de inhoud doorgevoerd moet worden bij andere zorgproducten

4. Selecteer de zorgproducten waar de wijzigingen doorgevoerd moeten worden Selecteer één of meerdere producten bij één of meerdere specialismen die u gegroepeerd wilt wijzigen, zie figuur 37. U kiest de te wijzigen producten door het aanvinken van het vakje voor het product en klikt op “Volgende”. U kunt ook gebruik maken van de mogelijkheid om alle producten binnen een specialisme of categorie te selecteren of te deselecteren door middel van de knoppen “Selecteer alle” en “Selecteer geen”.

Figuur 37 – Selecteer de producten waarbij de wijzigingen doorgevoerd moeten worden

© ZorgDomein 2014

Pagina 29 | 43

Het overzicht toont u alle producten die voor gegroepeerd doorvoeren in aanmerking komen. Dit zijn de producten met de status ‘Gefiatteerd’. Let op: producten waarvan de status “In bewerking” of “Ter Controle” is kunnen niet worden bijgewerkt. 5. Controleer de wijzigingen en de te wijzigen producten en voer wijzigingen door Dit is de controlepagina voordat u de wijzigingen daadwerkelijk doorvoert (figuur 38). In dit scherm ziet u: a.

Het onderdeel van het product dat u heeft gewijzigd

b.

De naam van het veld dat u heeft gewijzigd

c.

De door u gewijzigde inhoud

d.

De producten die u heeft geselecteerd om te worden bijgewerkt

U bent nu nog in staat om velden en producten te de-selecteren. Nadat u uw wijzigingen heeft gecontroleerd klikt u op “Wijzigen”.

Figuur 38 – Controlescherm en mogelijkheid tot doorvoeren wijzigingen

© ZorgDomein 2014

Pagina 30 | 43

5. Beheer toegangstijden Onder het menu-item ‘Toegangstijden’ bij de categorie ‘Producten’ zijn de toegangstijden van producten van een specialisme met hetzelfde verwijstype gegroepeerd te beheren, zie figuur 39.

Figuur 39 – Beheren van toegangstijden

Via het menu-item “Toegangstijden” komt u in een overzichtsscherm. U kunt hier selecteren voor welke locaties, producttype en specialisme of categorie u de toegangstijden wilt beheren. In het overzicht voor bewerking worden de volgende velden weergegeven waarin u uw wijzingen door kunt voeren. TT huidig

: Hier is de huidige toegangstijd in kalenderdagen voor u ingevuld

TT nieuw

: Hier kunt u de nieuwe toegangstijd in kalenderdagen invoeren. Na klikken op Opslaan verschuift deze toegangstijd naar TT huidig.

TT norm

: Vermeld de afgesproken maximale toegangstijd in kalenderdagen, indien dit is vastgelegd.

NVT

: Vink deze optie aan indien dit niet relevant is (bv na telefonische intake wordt de toegangstijd pas bekend)

Inloop

: Vink deze optie aan indien geen toegangstijd geldt, maar er sprake is van een inloopmogelijkheid

Nadat u de gegevens heeft gewijzigd dient u deze op te slaan middels de “Opslaan” knop. In de balk van het specialisme of de categorie wordt de datum aangepast aan de datum waarop de wijzigingen zijn doorgevoerd. Producten waarvan bij het aanmaken van een product de optie “Afwijkende Toegangstijd” is aangevinkt, worden apart gegroepeerd aangegeven, zie figuur 39. © ZorgDomein 2014

Pagina 31 | 43

6. Preview Met de “Preview” functie krijgt u een overzicht van de beschikbare producten op een bepaalde datum, zoals deze aan de verwijzer worden weergegeven. Om gebruik te maken van de preview doorloopt u de volgende stappen, zie figuur 40: 1. Ga naar het menu-item ‘Preview’ onder de categorie ‘Producten’ 2. Voer de datum voor preview in 3. Kies het producttype

Figuur 40 – Preview-mogelijkheid voor zorgaanbod

Middels het datumveld kunt u aangeven op welke datum u het aanbod wilt zien. Zo kunt u ook producten zien die in de toekomst pas voor de verwijzer zichtbaar worden. U kunt ook gebruik maken van het kalendertje om een datum te selecteren of de datum direct 1 jaar vooruit te zetten ten opzichte van de weergegeven datum door te klikken op de knop ‘+1 jaar’. Na uw keuze voor het producttype opent de Preview vanzelf. Na latere wijziging van de datum of producttype klikt u op de knop “Bekijk” rechts onderin het scherm om de Preview te starten. Bij het gebruik van de Previewfunctie komt u in de Verwijsapplicatie terecht. Nadat de Verwijsapplicatie is opgestart kunt u in het verwijsredenmenu de verwijsreden kiezen, waarna u in het “Overzicht zorgaanbod” uw producten kunt bekijken, zie figuur 41. Tevens bent u nu in staat om de getoonde producten direct te bewerken, door te klikken op de link ‘bewerken’. U wordt dan automatisch terug geleid naar het betreffende productprotocol in de ZorgDomein Beheerapplicatie.

Figuur 41 - Overzicht zorgaanbod in de Preview met directe link naar bewerken zorgproduct

Als u klaar bent met de “Preview” functie dient u deze af te sluiten door op de knop “Afsluiten” te klikken, rechtsbovenin het scherm. U keert dan terug naar de ZorgDomein Beheerapplicatie. © ZorgDomein 2014

Pagina 32 | 43

7. Beheer verwijsbrieven ZorgDomein werkt voor het verwijzen naar specialistische zorg door verwijzers met de verwijsbrief gebaseerd op de NHG-richtlijn HASP. Deze richtlijn biedt verwijzers en specialisten de basis voor de overdracht van informatie rond het verwijzen van patiënten. In ZorgDomein zijn 4 verwijsbrieven beschikbaar, namelijk een algemene verwijsbrief, een verwijsbrief voor geriatrie, een verwijsbrief voor psychiatrie en een verwijsbrief voor mammapathologie. De algemene verwijsbrief in ZorgDomein bestaat uit een vaste set rubrieken. Voor bepaalde specialismen of afspraken kan behoefte zijn aan extra, specifiek benodigde informatie waarvan het niet vanzelfsprekend is dat de verwijzer dit zelf vermeldt. Om hieraan te voldoen zijn in de brief zogenaamde differentiaties beschikbaar. Dit zijn door de specialist gevraagde extra invulinstructies voor de verwijzer. Per specialisme en per zorgproduct is het voor de contentmanager van de zorginstelling mogelijk deze differentiaties te beheren. In de categorie ‘Verwijsbrieven’ bent u in staat om wijzigingen aan te brengen m.b.t. de verwijsbrieven, namelijk: 1. Instellen melding ‘aanvullend deel verwijsbrief gewenst’ 2. Differentiaties wijzigen of toevoegen 3. Ontvangen van bijlagen beheren

7.1 Instellen melding ‘aanvullend deel verwijsbrief gewenst’ Bij dit onderdeel kunt u aangeven of het gewenst is dat ook het aanvullende deel van de verwijsbrief door de verwijzer wordt ingevuld. Hiervoor gaat u gaat het menu-item ‘Aanvullend deel verwijsbrief’. Hier heeft u vervolgens de mogelijkheid om per locatie en per specialisme aan te geven of er voor de verwijzer een melding getoond moet worden dat het aanvullend deel ingevuld moet worden (vinkje aan) of dat het kerndeel van de verwijsbrief volstaat (vinkje uit), zie figuur 42. Na het aanbrengen van wijzigingen dient u op de knop ‘Opslaan’ te klikken. Let op: deze functie past geen bestaande producten aan, alleen diegene die nieuw onder het gekozen specialisme worden aangemaakt. Voor reeds bestaande producten dient u de bestaande producten te bewerken of wijzigingen van het aanvullend deel gegroepeerd door te voeren.

Figuur 42 – Instellen melding ‘Aanvullend deel verwijsbrief gewenst’ © ZorgDomein 2014

Pagina 33 | 43

7.2 Beheer differentiaties specialismen Bij het menu-item ‘Differentiaties specialismen’ kunt u differentiaties beheren op het niveau van een specialisme, locatie en verwijsbrief. De stappen hiervoor zijn als volgt (zie figuur 43): 1. Selecteer een specialisme 2. Selecteer een zorglocatie 3. Selecteer de verwijsbrief waarin de differentiatie moet worden opgenomen Nadat u dit heeft gedaan zult u in de geselecteerde verwijsbrief differentiaties kunnen toevoegen bij de verschillende rubrieken van de verwijsbrief door gebruik te maken van de knop ‘+Toevoegen’. Nadat u de gewenste differentiaties hebt ingevoerd klikt u op de knop ‘Opslaan’ rechts onderaan de pagina.

Figuur 43 – Beheren van differentiaties op specialismeniveau

Differentiaties kunnen ook toegevoegd worden per individueel zorgproduct, rechtstreeks vanuit het productprotocolscherm bij Afhandeling, via de knop ‘Differentiaties’ bij het onderdeel ‘Verwijsbrief’. Naast differentiaties op het niveau van het specialisme en zorgproduct zijn er ook landelijke differentiaties. Deze differentiaties zijn opgesteld door het NHG en worden beheerd door ZorgDomein.

7.3 Beheer bijlagen (indien geïmplementeerd door zorginstelling) Bij het menu-item ‘Bijlagen’ bij de categorie ‘ Verwijsbrieven’ kunt u het ontvangen van bijlagen bij de verwijsbrieven beheren. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt naar drie niveaus: 1. Zorginstellingniveau: ‘Basisset’ bijlagen 2. Specialismeniveau: ‘Specialismeset’ bijlagen 3. Zorgproductniveau

© ZorgDomein 2014

Pagina 34 | 43

Zorginstellingniveau: ‘Basisset’ bijlagen Hier geeft u het standaard verzendprotocol en één of meer e-mailadressen op, zie figuur 44. Deze gegevens worden gebruikt indien er op specialismeniveau geen verzendprotocol of e-mailadres is ingevuld. Tevens geeft u hier aan welke soorten bestandsformaten bij alle specialismen toegevoegd mogen worden aan de verwijsbrief door de verwijzer. Dit kan door via het dropdownmenu ‘Voeg bestandsformaat toe’ de gewenste bestandstypen te selecteren en toe te voegen door te klikken op de ‘Toevoegen’-knop. Nadat alle bestandstypen zijn toegevoegd klikt u op de button ‘Opslaan’ rechts onderaan de pagina.

Figuur 44 – Basisset bijlagen beheren

Specialismeniveau: ‘Specialismeset’ bijlagen Het is mogelijk om per specialisme/per zorglocatie aan te geven of, en zo ja welke, bestandsformaten toegevoegd mogen worden door de verwijzer. Hiervoor klikt u op het hangende tabblad ‘Specialismen’ onderaan de pagina, zie figuur 45. In het scherm dat dan verschijnt kunt u: 1. Aangeven voor welke locaties en welk producttype/specialisme u bijlagen wilt gaan beheren (gedeelte bovenaan de pagina) 2. Aangeven of een specialisme bijlagen mag ontvangen (vinkje bij ‘Bijlagen ontvangen’) 3. Een afwijkend verzendprotocol instellen voor een specialisme (bij ‘verzendprotocol’) 4. Eén of meer afwijkende e-mailadressen instellen voor een specialisme (bij ‘E-mailadres’) 5. Afwijkende en/of specifieke type bestandsformaten instellen voor een specialisme (Toevoegen bij dropdownmenu bij ‘Bestandsformaten specialismeset’) Nadat u de gewenste aanpassingen heeft aangebracht klikt u rechts onderaan de pagina op ‘Opslaan’ om de gegevens te bewaren.

© ZorgDomein 2014

Pagina 35 | 43

Figuur 45 - Specialismeset bijlagen beheren

Indien er geen keuzemogelijkheden worden getoond bij ‘Bestandsformaten specialismeset’ betekent dit dat alle beschikbare bestandsformaten al in de basisset zijn opgenomen. Zorgproductniveau Om bijlagen op zorgproductniveau te kunnen afhandelen is het noodzakelijk dat er zowel bij de ‘Basisset’ als bij de ‘Specialismeset’ géén emailadres is ingevuld. Voor het versturen van de bijlage wordt namelijk eerst bekeken of er een emailadres op specialismeniveau (specialismeset) ingevuld is en vervolgens of er een emailadres op zorginstellingniveau (basisset) ingevuld is. Wanneer beiden leeg zijn wordt de bijlage verzonden naar het emailadres dat in het beheer van het zorgproduct ingevuld is bij ‘E-mailadres’ bij het onderdeel ‘Verwijsbrief’, zie figuur 46.

Figuur 46 – Beheren bijlagen op zorgproductniveau (wanneer basisset en specialismeset geen emailadressen bevatten) © ZorgDomein 2014

Pagina 36 | 43

8. Documentbeheer Binnen ZorgDomein kennen we twee typen documenten, namelijk de patiëntinformatiefolders en de naslagwerken. Patiëntinformatiefolders zijn bedoeld om de patiënt goed voor te bereiden op de afspraak bij de zorginstelling. Deze folders worden door de verwijzer uitgeprint en meegeven aan de patiënt of gemaild naar de patiënt. Naslagwerken zijn bedoeld om de verwijzer extra (achtergrond)informatie te geven over de afspraak. Een naslagwerk wordt binnen de applicatie bekeken. In het onderdeel ‘Documentbeheer’ worden beide typen documenten beheerd. Het beheer voor beide typen is identiek. Als voorbeeld wordt hier het beheer van patiëntinformatiefolders genomen. Na de keuze voor het menu-item ‘Patiëntinformatiefolders’ bij de categorie ‘Documentbeheer’ opent het scherm dat te zien is in figuur 47. Hierin zijn de volgende onderdelen opgenomen: 

Omschrijving: omschrijving van de folder, deze wordt getoond aan de verwijzer in het protocolscherm en aan de patiënt in het PatiëntPortaal wanneer de verwijzer ervoor gekozen heeft de folder via dit portaal beschikbaar te stellen.



Naam: naam van het bestand



Versie: versienummer van het document

Figuur 47 – Overzichtscherm aanwezige patiëntinformatiefolders

Na selectie van een folder opent zich een scherm waarbij de volgende acties mogelijk zijn, zie figuur 48: 

Aanpassing omschrijving patiëntinformatiefolder



Aanpassing versienummer



Downloaden patiëntinformatiefolder (door te klikken op de link ‘downloaden’)



Vervangen huidig bestand door nieuw bestand (door via ‘Bladeren’ een bestand te selecteren vanaf uw computer)



Bekijken van de patiëntinformatiefolder (door te klikken op de knop ‘Voorbeeld’)

Wanneer er wijzigingen zijn aangebracht op deze pagina dient u op de knop ‘Opslaan’ te klikken rechts onderaan de pagina. Let op: Zorg bij het invullen van de omschrijving voor een duidelijke naam, die voor zowel verwijzer als patiënt te begrijpen is.

© ZorgDomein 2014

Pagina 37 | 43

Let op: er kunnen alléén HTML-bestanden worden geüpload. Indien u zelf patiëntinformatiefolders om wilt zetten in HTML, neem dan eerst contact op met de Servicedesk van ZorgDomein. Het is ook mogelijk een nieuwe patiëntinformatiefolder te uploaden. Na klikken op het oranje plusteken bij het menu-item Patiëntinformatiefolders opent zich onderstaand scherm, maar dan zonder het onderdeel ‘Huidig bestand’.

Figuur 48 – Bewerkscherm patiëntinformatiefolder

© ZorgDomein 2014

Pagina 38 | 43

9. Rapportages Via de categorie “Rapportages” kunt u rapportages genereren van de verwijzingen en aanvragen van de verwijzers naar uw zorginstelling. De categorie ‘Rapportages bestaat uit 2 menu-items: 1. Basisrapportage 2. Uitgebreide rapportage De Basisrapportage geeft u keuze uit 4 standaard rapportvormen, terwijl de Uitgebreide rapportage u in staat stelt om een selectie te maken uit de ter beschikking gestelde parameters.

9.1 Basisrapportage Om een basisrapportage te maken doorloopt u de volgende stappen, zie ook figuur 49: 1. Klik op het menu-item Basisrapportage 2. Geef de periode aan waarover u een rapportage wilt maken. Dit kunt u doen door de periode aan te geven in week, maand of in kwartaal. 3. Kies het soort rapport dat u wilt genereren. U kunt kiezen uit: 

Aanvragen per product



Aanvragen per type



Aanvragen per verwijzer



Aanvragen per reden

4. Kies voor welke zorglocatie/specialismen u een rapport wilt genereren (hiervoor verschijnt een apart venster met ook de mogelijkheid aan te geven of het rapport gesorteerd moet worden naar zorglocatie) 5. Klik op de knop ‘Genereer rapport’ om de rapportage te genereren

Figuur 49 – Het genereren van een basisrapportage

© ZorgDomein 2014

Pagina 39 | 43

De ZorgDomein Managementrapportage-applicatie verzamelt vervolgens alle data en presenteert deze in een .CSV bestand. Het genereren van rapporten kan enige tijd duren wanneer een grote hoeveelheid data is opgevraagd. De voortgang wordt getoond door middel van de statusweergave, zie figuur 50.

Figuur 50 - Overzicht gegenereerde rapportages en Ververs pagina-knop

Per aangevraagd rapport kunt u zien op welk tijdstip u deze heeft aangevraagd, het type rapport en de huidige status van het rapport (In bewerking of Gereed). Ook vindt u hier de mogelijkheid om uw rapportage te bekijken en/of te verwijderen. Gebruik de knop “Ververs pagina” om dit overzicht bij te werken wanneer u een rapport “In bewerking” heeft. Zodoende kunt u zien wanneer het rapport gereed is om te bekijken. Uw gegenereerde rapportages blijven op deze pagina 14 dagen beschikbaar tenzij u ze eerder heeft verwijderd.

9.2 Uitgebreide rapportage Bij “Uitgebreide rapportage” bent u in staat om een rapport op maat te maken met de daarvoor beschikbare parameters. Na selectie van de periode van de rapportage kunt u kiezen uit diverse parameters, gerangschikt naar de volgende groepen: 1. Algemene gegevens van de Verwijzing/Aanvraag 2. Gegevens met betrekking tot het Afspraakbericht/Annuleringsbericht 3. Gegevens met betrekking tot de Verwijsbrief 4. Gegevens van de Verwijzer/Aanvrager Na keuze van de gewenste parameters heeft u de mogelijkheid uw selectie als sjabloon op te slaan, zodat u deze een volgende keer opnieuw kan gebruiken, zie figuren 51 en 52. Klik u op ‘Genereer rapport’ om de rapportage te genereren.

© ZorgDomein 2014

Pagina 40 | 43

Bij het samenstellen van het sjabloon kunt u bij 3 parameters een waarde toevoegen om uw selectie meer te detailleren. Dit zijn: a.

Afspraaknummer van de verwijzing

b.

AGB-code van de verwijzer

c.

AGB-code van de praktijk

Figuur 51 – Uitgebreide rapportage met selectie van parameters en mogelijkheid tot opslaan sjabloon

Figuur 52 – Selecteren van een eerder opgeslagen sjabloon

© ZorgDomein 2014

Pagina 41 | 43

10. Herzenden berichten Herzenden berichten gebruikt u om een reeds verzonden afspraakbericht, verwijsbrief of eventueel een aanvraagformulier te herzenden op basis van het ZorgDomein nummer (ZD-nummer). Stappen om een bericht te herzenden zijn de volgende, zie ook figuren 53 en 54: 1. Ga naar het menu-item ‘Herzenden berichten’ onder de categorie ‘Overig’ 2. Voer een ZD-nummer in en druk op ‘Enter’ 3. Klik op de knop ‘Herzenden’ achter het bericht dat herzonden moet worden

Figuur 53 – Invoeren ZD-nummer van verwijzing waarvan bericht(en) herzonden moeten worden

Figuur 54 – Mogelijkheid tot herzenden van de gewenste berichten

Let op: berichten kunnen alleen herzonden worden naar hetzelfde e-mailadres of IP-adres en poortnummer als van de initiële verzending

© ZorgDomein 2014

Pagina 42 | 43

11. Vragen en ondersteuning Heeft u naar aanleiding van deze handleiding vragen, opmerkingen of suggesties, neem dan contact op met de Servicedesk van ZorgDomein, bereikbaar op werkdagen van 8.30 – 17.00 uur via 020-471 52 82 of via [email protected]. Alle handleidingen van ZorgDomein zijn ook beschikbaar via de website: http://www.zorgdomein.nl/nl_nl/support/handleidingen/handleidingen-zorgdomein

Uitgave en copyright ZorgDomein Nederland B.V. Straatweg 68 3621 BR Breukelen T 020 - 471 38 17 F 020 - 471 38 18 E [email protected] Copyright © 2014, ZorgDomein, Breukelen. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Disclaimer De redactie besteedt de grootst mogelijke aandacht aan de juistheid van informatie in deze handleiding. Fouten zijn echter niet volledig uit te sluiten. U kunt daarom geen rechten ontlenen aan deze teksten. Voor vragen of opmerkingen kunt u zich richten tot de Servicedesk, e-mail: [email protected].

© ZorgDomein 2014

Pagina 43 | 43

Handleiding ZorgDomein Beheerapplicatie

Recommend Documents