Handleiding. ZA Standaard

Handleiding ZA Standaard

Versie Datum:

31-10-2014

Versie:

9

Handleiding – ZA-standaard

pagina 2 van 21

Inleiding In deze handleiding leggen wij uit hoe de elektronische bestandsuitwisseling volgens de Zorgaanbieder Standaard (ZA-Standaard) in zijn werk gaat.

Vragen? Wij willen u zo goed mogelijk van dienst zijn en voorzien u graag van informatie ‘op maat’. U kunt met al uw vragen en het aanleveren van bestanden terecht bij de Servicedesk Dataverkeer Ketenpartners. Servicedesk Dataverkeer Ketenpartners is telefonisch bereikbaar op werkdagen van 09.00 tot 17.00 uur. Telefoonnummer: E-mail:

088 – 711 48 88 [email protected]

Met al uw vragen over een individuele klant kunt u contact opnemen met ons Klant Contact Centrum: Telefonisch bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 08.00 tot 18.00 uur. Telefoonnummer: Internet:

0800 – 1925 www.hetcak.nl

Voor het antwoord op algemene klantvragen kunt u ook terecht op onze website. Op www.hetcak.nl kunt u onder ‘Vragen?’ zoeken of het antwoord op uw vraag bekend is. De ’Veelgestelde vragen‘ worden regelmatig geüpdatet. Staat het antwoord er niet tussen? Dan kunt u contact met ons opnemen via de pagina ‘Contact’.


pagina 3 van 21

Wijzigingslog In het wijzigingslog worden alle wijzigingen vermeld, die zijn doorgevoerd als de ZA Standaard is aangepast naar een nieuwe versie. Bent u een bestaande gebruiker van de ZA Standaard? Dan kunt u in dit wijzigingslog in één oogopslag zien wat er gewijzigd is en wat u in uw programmatuur moet aanpassen. Bent u een nieuwe gebruiker van de ZA Standaard? Dan is het wijzigingslog niet direct voor u van toepassing. Neem dan de gehele ZA Standaard aandachtig door en bouw uw programmatuur strikt volgens de ZA Standaard op.

Huidige versie = Versienummer 9 Releasedatum = periode 1 van 2015 (29-12-2014) Algemene wijzigingen 01-record

Verwerkingsdatum (moet groter of gelijk aan eerder aangeleverd bestand zijn). Volgnummer (moet groter of gelijk aan eerder aangeleverd bestand zijn)

10-record

Persoonstype (alleen persoonstype 1)

12-record

Burgerlijke staat (vervalt in volgende versie) Leefeenheid (vervalt in volgende versie) In AWBZ (vervalt in volgende versie) Inkomensopvraag (vervalt in volgende versie) Automatische incasso (vervalt in volgende versie) Banknummer (vervalt in volgende versie) Telefoonnummer (vervalt in volgende versie) Overlijdensdatum (vervalt in volgende versie)

20-record

Wij verzoeken u geen 20-record meer aan te leveren. In de volgende versie komt het record te vervallen.

30-record


32-record


51-record

Financieringsstroom

01, 08, 10

Tekstuele wijzigingen


pagina 4 van 21

Inhoudsopgave

Inleiding

3

Wijzigingslog

4

1 Digitale aanlevering cliëntgegevens en zorguren

7

1.1 AGB en/of WZA code

7

1.2 Bestandsaanlevering

7

1.2.1 Aanlevering cliëntgegevens en zorguren

7

1.2.2 Uitval cliëntgegevens en zorguren

7

1.2.3 Gebruik cliëntnummer

8

1.2.4 Testbestanden

8

1.3 Bestandsopbouw

8

1.3.1 Bestandsnaam

8

1.3.2 Recordtype

9

2 Beknopte recordlay-out met toelichting

10

2.1 Hoofdrecord

11

2.1.1 Recordtype

11

2.1.2 AGB code

11

2.1.3 Bestandsnummer

11

2.1.4 Verwerkingsdatum

11

2.1.5 Systeemomgeving

11

2.1.6 Versienummer

12

2.1.7 Filler

12

2.2 Cliënt stamrecord

12

2.2.1 Jaartal ingangsdatum

13

2.2.2 Weeknummer ingangsdatum

13

2.2.3 Cliëntnummer

13

2.2.4 Persoonstype

13

2.2.5 Achternaam

13

2.2.6 Voorvoegsels

14

2.2.7 Voorletters

14


pagina 5 van 21

2.2.8 Geboortedatum

14

2.2.9 Burgerservicenummer (BSN)

15

2.3 Cliënt aanvullend record

15

2.3.1

Geslacht

15

2.3.2

Postcode + huisnummer (toevoeging)

15

2.4 Cliënt zorgrecord

16

2.4.1

Actiecode

17

2.4.2

Jaartal afgenomen product

18

2.4.3

Week afgenomen product

18

2.4.4

Afgenomen product

18

2.4.5

Financieringsstroom

18

2.4.6

Aantal uren

18

2.4.7

Medewerkernummer

19

2.4.8

Deskundigheid

19

2.5 Sluitrecord

19

2.5.1

Aantal records

20

2.5.2

Aantal uren

20

3 Bijlagen ZA Standaard

21

3.1 Voorbeeld van een ZA bestand

21

3.2 Voorbeeld van een Uitvallijst

21


pagina 6 van 21

1 Digitale aanlevering cliëntgegevens en zorguren 1.1 AGB en/of WZA code Om klantgegevens en zorguren bij ons aan te leveren, moet u in het bezit te zijn van een Algemene Gegevens Beheer code (AGB-code). Daarnaast is het mogelijk bepaalde zorg met een WZA-code aan te leveren. Op een AGB-code kunnen alle producten die vermeld staan op de conversietabel van het desbetreffende zorgjaar aangeleverd worden. Met een WZA-code kunt u geen zorg met productcode in de 300 en 500 aanleveren (zie conversietabel 2015). Vektis geeft de AGB-code uit. Het CAK geeft de WZA-code uit. Vanaf 2015 is het niet meer nodig om voor Wmo-zorg een WZA-code aan te vragen.

1.2 Bestandsaanlevering Bestanden worden aangeleverd via de applicatie CRS (ketenportaal) op ons Extranet. U kunt inloggen op ons Extranet via https://keten.hetcak.nl/. Wanneer u nog geen account heeft kunt u deze aanvragen door middel van het aanvraagformulier op de website. Hier zijn ook verschillende gebruikershandleidingen te vinden. Voor vragen over het aanleveren van bestanden kunt u altijd contact opnemen met de Servicedesk Dataverkeer ([email protected] of 088 711 48 88). 1.2.1 Aanlevering cliëntgegevens en zorguren Een zorgjaar bestaat voor de regelingen Wet Langdurige Zorg (Wlz) en Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) uit 13 perioden van 4 weken. Wij brengen jaarlijks een periodetabel uit waar deze zorgperioden op staan. In deze tabel kunt u zien tot wanneer een periode loopt en wanneer u de zorguren uiterlijk bij ons moet aanleveren. Deze planning is terug te vinden op de website van het CAK. NAW-gegevens mag u niet verdeeld over meerdere bestanden aanleveren. Het cliënt stamrecord (10 record), het cliënt aanvullend record (12 record) en het zorgrecord (51 record) moeten in één bestand staan met vermelding van het burgerservicenummer. Wanneer de klantgegevens bij ons zijn aangeleverd, controleren wij deze gegevens bij de GBA. Wij ontvangen automatisch eventuele mutaties van deze klant. Voorbeelden van deze mutaties:    

Verhuisdata Overlijdensdata Trouw-of scheidingsdata Geboortes

1.2.2 Uitval cliëntgegevens en zorguren Tijdens de verwerking van de aangeleverde bestanden met klantgegevens en zorguren kunnen er problemen ontstaan waardoor het hele bestand of delen van het bestand niet te verwerken zijn. Dit wordt uitval genoemd. U ontvangt na iedere aanlevering een uitvallijst. Op deze lijst kunt u terugvinden of er wel of geen uitval is. De uitvallijst wordt altijd via CRS (ketenportaal) teruggekoppeld naar de zorgaanbieder van elk bestand dat wordt aangeleverd. U ontvangt een mail wanneer het uitvalrapport klaar staat op CRS ketenportaal. Er bestaat geen standaard formaat waarin de uitval gecommuniceerd wordt. Momenteel wordt de uitval in CSV formaat teruggekoppeld.


pagina 7 van 21

Voorbeeld: 75000015.001 of 69000015.001. In het document ‘Toelichting op de uitvallijsten’ (zie www.hetcak.nl, CAK zakelijk) worden redenen van uitval genoemd. Hierin is ook terug te vinden welke actie eventueel ondernomen moet worden. Bij vragen over de uitvallijst kunt u ook terecht bij de Servicedesk Ketenpartners. Lever bij eventuele uitval zo spoedig mogelijk een correctie aan. Wanneer een bestand in zijn geheel niet te verwerken is, moet u het herstelde bestand opnieuw aanleveren. Dit moet u uiterlijk binnen drie werkdagen na ontvangst van de uitvallijst verzenden. Bij gedeeltelijke uitval van een bestand, moet u de gewijzigde klantgegevens en/of zorguren uiterlijk vier weken na het verloop van een periode aanleveren. 1.2.3 Gebruik cliëntnummer Met de ZA standaard is het mogelijk om eigen cliëntnummers door te geven. Hierdoor is de bestandsuitwisseling met het CAK transparant en is er gemakkelijk te communiceren over de aanlevering. Wanneer een cliënt voor het eerst wordt aangeleverd bij het CAK, wordt het meegegeven cliëntnummer gekoppeld aan de cliënt (BSN). Daarmee is de eerste aanlevering erg belangrijk. Bij volgende aanleveringen wordt de zorg op basis van het gebruikte cliëntnummer gekoppeld. Het is niet mogelijk en toegestaan om een reeds gebruikt cliëntnummer opnieuw te gebruiken. Bij overlijden wordt een cliëntnummer direct afgesloten en kan er geen zorg meer op worden aangeleverd. Bij het aanleveren van cliëntgegevens wordt er een ingangsdatum (week) meegestuurd. Let erop dat deze ingangsdatum vóór de datum (week) van de zorg ligt. 1.2.4 Testbestanden Gaat u voor de eerste keer zorg aanleveren? Dan kunt u eerst een testbestand naar ons sturen. Met dit testbestand controleren wij of het aangeleverde bestand technisch kunnen verwerken. Wanneer het testbestand correct is, kunt u overgaan tot het aanleveren van de zorggegevens. Ook als u aanpassingen in uw softwarepakket heeft gedaan, is het wenselijk om opnieuw een testbestand aan te leveren. Wij controleren of het bestand technisch correct is, zodat er geen onnodige uitval en vertraging wordt veroorzaakt in de aanlevering van de klantgegevens en zorguren.

1.3 Bestandsopbouw De elektronische bestandsuitwisseling gaat volgens een bepaald formaat. In deze paragraaf worden de details beschreven. Een bestand heeft altijd één hoofdrecord, één sluitrecord en kan één of meerdere cliëntrecords (NAW gegevens) en zorgrecords (zorguren) bevatten. In bijlage I is een voorbeeld van een bestand te vinden. 1.3.1 Bestandsnaam De bestandsnaam van een TZI bestand is een 8-cijferige combinatie gevolgd door een 3-cijferig volgnummer en zijn van elkaar gescheiden door een punt.

De eerste 6 cijfers is de AGB of WZA code van de zorgaanbieder. De volgende 2 cijfers zijn de laatste twee cijfers van het huidige jaar (dus voor 2015 geldt 15 en voor 2014, 14). De laatste 3 cijfers is het volgnummer. Wij adviseren om bij 001 te beginnen. Het is niet mogelijk om hetzelfde volgnummer te gebruiken voor


pagina 8 van 21

bestanden met dezelfde verwerkingsdatum. U bent zelf verantwoordelijk voor de administratie zodat de bestanden opvolgend worden aangeleverd. 1.3.2 Recordtype Elk bestand bevat 5 recordtypes. In het volgende hoofdstuk wordt er dieper ingegaan op de voorwaarden waar de verschillende recordtypen aan horen te voldoen om de cliëntgegevens en zorguren goed bij het CAK aan te leveren. De volgende record typen worden door de interface ondersteund:     

Hoofdrecord Cliënt stamrecord Cliënt aanvullend record Cliënt zorgrecord Sluitrecord

(01-record) (10-record) (12-record) (51-record) (90-record)


pagina 9 van 21

2 Beknopte recordlay-out met toelichting In dit hoofdstuk lichten wij de verschillende recordtypen toe. Wij behandelen de verschillende velden in de recordtypen en geven de belangrijkste aandachtspunten aan. Let op! De voorbeelden in dit hoofdstuk zijn fictief en komen uit een testomgeving U ziet per recordtype de structuur van het bericht. Van elk gegeven wordt de naam beschreven, het soort, de veldlengte, het formaat en of het veld verplicht is. Een aantal velden komen in meerdere records voor. De toelichting op het veld wordt echter maar één keer in dit document vermeld. Wij behandelen de records op chronologische volgorde, beginnend bij het laagste record nummer. TOELICHTING

Recordspecificatie Soort

Hiermee wordt aangegeven of het veld numeriek of alfanumeriek is: A = Alfanumeriek, kan de letters A t/m Z bevatten N = Numeriek, kan alleen cijfers bevatten. Wanneer niet alle posities gebruikt worden, moet u voorloopnullen in het veld invullen.

Lengte

Is een numeriek veld, waarmee het maximaal aantal karakters aangegeven wordt.

Formaat

Dit is de juiste weergave van het record om goed verwerkt te kunnen worden.

Eindpositie

De cumulatie van de verschillende lengtevelden.

Verplicht

Hiermee wordt aangegeven of een veld verplicht of optioneel is: V= verplicht O = optioneel NB: Wanneer een veld optioneel en numeriek is, moet u het veld volledig met spaties invullen, als u die niet met een numerieke waarde wilt invullen.

Toelichting

Eventueel kunt u hier een korte toelichting op het veld geven, bijvoorbeeld bij keuzemogelijkheden.

 Elk record heeft een vaste recordlengte van 80 posities.  Elk verplicht veld moet een waarde hebben.  Als aangegeven is dat een beperkt aantal waarden wordt toegestaan, dan mag er geen andere waarde in het veld staan.


pagina 10 van 21

2.1 Hoofdrecord Elk bestand waarin cliëntgegevens en zorguren worden aangeleverd is voorzien van een hoofdrecord. Het hoofdrecord bevat een groot deel van de bestandsnaam. Voor de verwerking van het bestand is dit noodzakelijk. TABEL 1: TOELICHTING HOOFDRECORD

Veld

Soort

Lengte

Formaat

Eind

Verplicht

Toelichting

positie Recordtype

N

2

2

V

= 01

AGB code

N

6

8

V

AGB of WZA code

Bestandsnummer

N

7

JJJJ999

15

V

jaartal+volgnummer

Verwerkingsdatum

N

8

JJJJMMDD

23

V

Jaar+maand+dag

Systeemomgeving

A

1

24

V

Versienummer

N

2

26

V

=20

Filler

A

54

80

V

Spaties

P= productie T = test

2.1.1 Recordtype Het recordtype is het unieke identificatie nummer om de verschillende records te identificeren en te herkennen. 2.1.2 AGB code Vul hier uw AGB-code of WZA-code in. Deze codes bestaat uit zes posities. De AGB-code bestaat uit 8 posities. Het CAK gebruikt de laatste 6 cijfers. 2.1.3 Bestandsnummer Het bestandsnummer is uniek per zorgaanbieder. Houd er rekening mee dat het volgnummer in de bestandsnaam opvolgend moet zijn aan voorgaande volgnummers wanneer de verwerkingsdatum gelijk is aan het laatst verwerkte bestand. Let op: de AGB/WZA-code, het jaartal en het volgnummer in de bestandsnaam moet gelijk zijn aan de AGB/ WZA-code, het jaartal en het volgnummer in het hoofdrecord. 2.1.4 Verwerkingsdatum De verwerkingsdatum mag niet in de toekomst liggen. Ook mag de verwerkingsdatum van een bestand niet voor de verwerkingsdatum van een eerder aangeleverd bestand liggen. 2.1.5 Systeemomgeving In dit veld geeft u aan of het bestand een test- of een productiebestand betreft. Een testbestand wordt aangegeven met een T en een productiebestand met een P.


pagina 11 van 21

2.1.6 Versienummer Het versienummer is momenteel 20. Wij informeren u wanneer deze versie wijzigt. Andere versienummers ondersteunen we momenteel niet. 2.1.7 Filler De filler is bedoeld om het hoofdrecord aan te vullen naar 80 posities, zodat alle records van het bestand een zelfde lengte hebben. Voor de filler kunnen spaties gebruikt worden.

2.2 Cliënt stamrecord Het cliënt stamrecord bevat de identificerende gegevens van een klant die zorg ontvangt. Belangrijk is dat u hierin altijd het burgerservicenummer van de betreffende klant vermeldt. Het cliënt stamrecord moet u altijd in combinatie met de adresgegevens aanleveren in het cliënt aanvullend record. Lever deze gegevens voor alle klanten in elk bestand aan. Dat is namelijk wettelijk verplicht. TABEL 2: TOELICHTING CLIENT STAMRECORD

Veld

Soort

Lengte

Formaat

Eind

Verplicht

Toelichting

2

V

=10

6

V

8

V

positie Recordtype Jaartal ingangsdatum Weeknummer ingangsdatum

N

2

N

4

N

2

JJJJ

Jaartal > 2008 Conform periodetabel Uniek nummer per

Cliëntnummer

N

10

18

V

zorgaanbieder, max. 10 cijfers (eventueel aanvullen met voorloop nullen)

Persoonstype

N

1

19

V

1=Cliënt

Achternaam

A

25

44

V

Conform NEN-norm

Voorvoegsels

Conform NEN-norm. A

8

52

O

Niet hoofdlettergevoelig, voluit geschreven

Voorletters

A

5

Geboortedatum

N

8

57

O

Conform NEN-norm

65

V

Jaar+maand+dag

BSN

N

9

74

V

Moet voldoen aan 11 proef

Filler

A

6

80

V

Spaties

JJJJMMDD


pagina 12 van 21

2.2.1 Jaartal ingangsdatum Gebruik hier een jaar (en week, zie 2.2.2) die vóór het jaar en de week van de zorg die aangeleverd moet worden ligt. Wisselt een klant van zorgaanbieder? Dan moet de nieuwe zorgaanbieder het jaar aanhouden dat zij zelf voor het eerst zorg aanleveren bij de klant. Het jaartal mag voor nieuwe klanten niet voor jaar 2014 liggen. 2.2.2 Weeknummer ingangsdatum De ingangsdatum van de weeknummers begint op maandag en eindigt op zondag. De periodekalender van het CAK kunt u terug vinden op de website. 2.2.3 Cliëntnummer Het cliëntnummer is het unieke identificatienummer van de zorgaanbieder. Wij combineren dit cliëntnummer met de AGB en/of WZA-code waarop u de klantgegevens aanlevert. Deze unieke combinatie wordt vastgelegd in de leefeenheid waarin wij de klant registreren. Let op: Het is niet mogelijk en toegestaan om een reeds gebruikt cliëntnummer opnieuw te gebruiken. 2.2.4 Persoonstype Vul bij het persoonstype ‘1‘ in. 2.2.5 Achternaam Vul hier de achternaam zoals bekend bij de GBA in. Deze mag maximaal 25 posities innemen. Bij het invullen hoeft u geen rekening te houden met hoofdletters en kleine letters. U hoeft geen leestekens te gebruiken (bijvoorbeeld Jörgens). Spaties kunt u invullen, deze tellen wel mee als positie. Heeft een achternaam meer dan 25 posities? Let dan goed op hoe de naam juist afgebroken moet worden. De voorwaarde is dat de eerste naam volledig wordt weergegeven in het cliënt stamrecord.

Voorbeeld: Goed: Fout:

Croiset van Ugchelen-Wouters Croiset van Ugchelen-Wout Cr. van Ug.-Wouters

Bij personen met een buitenlandse afkomst verdient het afbreken van de achternaam extra aandacht. In een aantal landen is het de gewoonte dat de geboortenaam van een persoon bestaat uit de achternaam van de vader en de achternaam van de moeder. Het is daarom raadzaam om te controleren op welke wijze deze persoon bij de burgerlijke stand staat ingeschreven (bijvoorbeeld via het paspoort of rijbewijs). Als het afbreken van de achternaam noodzakelijk is, neem dan een deel van de geboortenaam op.


Sabramohammed Pastahannessi (naam vader/ naam moeder) Sabramohammed Pastahannes Sabramohammed


pagina 13 van 21

De achternaam van gehuwde klanten kunt u op vier verschillende manieren aanleveren. Ook hierbij is het van belang dat u de combinatie aanhoudt zoals bekend is bij de burgerlijke stand.    

Alleen geboortenaam Alleen gehuwde naam Gehuwde naam-geboortenaam Geboortenaam-gehuwde naam

In het geval van een combinatie moet u de namen scheiden door middel van een “-“ (koppelteken). U hoeft geen spaties voor of na het koppelteken te plaatsen. 2.2.6 Voorvoegsels Gebruik in het cliënt stamrecord voorvoegsels op de volgende manier: Voorbeeld: Goed: Fout:

Van Dijk-De Bruin Achternaam Dijk-De Bruin Voorvoegsel Van Achternaam Dijk-Bruin Voorvoegsel DeVan

2.2.7 Voorletters Het aantal te vullen posities is minimaal één en maximaal vijf. Eventuele punten vult u niet in. Spaties kunnen ook worden meegeleverd, deze tellen wel mee als positie. Voorbeeld: Goed: Fout:

Eric Johannes Jacobus Jansen EJJ E.J.J

2.2.8 Geboortedatum In dit veld vult u de geboortedatum van de klant in. Bij personen van buitenlandse afkomst is soms alleen het geboortejaar bekend. Vul in dergelijke gevallen de geboortedatum als volgt in: 19JJ0000 (JJ= in het bestand moet deze vervangen worden door het geboortejaar)


31 december 1960 19601231 31121960


pagina 14 van 21

2.2.9 Burgerservicenummer (BSN) U bent verplicht om het burgerservicenummer van een klant in te vullen. Dit gebruiken wij voor de Identificatie van de klant. Hierdoor kunnen wij verkeerde identificatie voorkomen. De GBA koppelt de gegevens terug die geregistreerd staan bij dit BSN.

2.3 Cliënt aanvullend record In dit record vult u de aanvullende NAW-gegevens van de klant in. Het cliënt aanvullend record (12-record) levert u altijd aan in combinatie met het cliënt stamrecord (10-record). TABEL 3: TOELICHTING CLIËNT AANVULLEND RECORD

Veld

Soort

Lengte

Formaat

Eind

Verplicht

Toelichting

2

V

=12

6

V

positie Recordtype

N

2

N

4

N

2

8

V

Cliëntnummer

N

10

18

V

Persoonstype

N

1

19

V

A

1

20

O

Jaartal ingangsdatum Weeknummer ingangsdatum

JJJJ

Jaartal > 2008 Conform de periodekalender van het CAK Uniek nummer per zorgaanbieder, altijd 10 cijfers (eventueel aanvullen met voorloop nullen)

Geslacht

1=Cliënt M=Man V=Vrouw ·=Onbekend (spatie)

Postcode

A

6

26

V

Aanleveren met hoofdletters

Huisnummer

N

5

31

V

Aanleveren met cijfers

A

4

35

O

A

45

80

V

Huisnummer toevoeging Filler

Verplicht bij aanwezigheid van toevoeging Spaties

2.3.1 Geslacht Dit veld mag gevuld worden met het geslacht zoals geregistreerd staat bij de burgerlijke stand. Als het geslacht niet bekend is, vult u het veld in met een spatie. 2.3.2 Postcode + huisnummer (toevoeging) Hier worden de gegevens gevuld zoals de klant geregistreerd staat bij het GBA. Het aanleveren van de gegevens van een tijdelijke verblijfplaats, bijvoorbeeld een vakantiehuisje, kan als correspondentieadres aangeleverd worden.


pagina 15 van 21

Wanneer er geen huisnummer bekend is (zoals het geval is bij bijvoorbeeld woonboten) moet een nul gevuld worden in het veld huisnummer.

2.4

Cliënt zorgrecord

Vul bij het cliënt zorgrecord de uren en minuten of dagdelen in die u aan de klant heeft geleverd. De klant ontvangt op basis van deze gegevens een factuur wanneer de geleverde zorg bijdrageplichtig is.

TABEL 4: TOELICHTING CLIËNT ZORGRECORD

Veld

Soort

Lengte

Formaat

Eind

Verplicht

Toelichting

=51

positie Recordtype Actiecode

N

2

2

V

N

1

3

V

Jaartal afgenomen

1=Nieuw 2=Wijzigen Jaartal > 2008

N

4

N

2

JJJJ

7

V

9

V

product Week afgenomen

Conform de periodekalender van het CAK

product Cliëntnummer

Uniek nummer per zorgaanbieder, N

10

19

V

altijd 10 cijfer (eventueel aanvullen met voorloop nullen)

Afgenomen product Financieringsstroom

N

3

22

V

N

2

24

V

Zie conversietabel op website. 01, 08 of 10 (financieringsstroom 10 alleen in 2015)

Aantal uren/

Het aantal zorguren,

dagdelen

uitgedrukt in uren en minuten of in dagdelen. De eerste 3 N

5

29

V

posities staan voor het aantal uren en in de laatste 2 posities wordt het aantal minuten weergegeven

Medewerkernummer Deskundig-heid Filler

N

10

39

V

N

2

41

O

A

39

80

V

Nummer waaronder medewerker van zorgaanbieder geregistreerd is Functieniveau van medewerker zorgaanbieder Spaties


pagina 16 van 21

2.4.1 Actiecode Er zijn twee mogelijkheden voor het aanleveren van de zorguren. De actiecode geeft aan wat er met de zorguren moet gebeuren. Actiecode 1

Actiecode 2

Nieuw, er wordt een nieuw uniek record aangeleverd. Er zijn niet eerder zorguren doorgegeven voor de betreffende combinatie van het cliëntnummer, jaar, week, productcode, financieringsstroom en medewerkernummer. Bij deze actiecode mag het aantal uren niet nul zijn. Wijzigen, betekent dat het een wijziging betreft op al eerder aangeleverde uren. Er zijn al eerder zorguren doorgegeven voor de betreffende combinatie van het cliëntnummer, jaar, week, productcode, financieringsstroom en medewerkernummer.

Wanneer actiecode 1 (nieuw) wordt aangeleverd mag dit zelfde record niet bestaan in ons systeem. Het betreft de combinatie cliëntnummer, jaar, week, productcode, financieringsstroom en medewerkernummer. Als de uren aangeleverd met actiecode 1 gewijzigd moeten worden, lever dan hetzelfde zorgrecord aan voor het juiste aantal uren, met actiecode 2.

Voorbeeld:

Riet de Vries (1234567890) heeft bij de heer Voorbeeld (0000123456) in week 41 van 2014 voor totaal 4 uur aan zorg geleverd. De Zorgaanbieder heeft echter 5 uur bij het CAK aangeleverd. Dit moet dus gecorrigeerd te worden.

Goed:

511201441000012345602001005001234567890 512201441000012345602001004001234567890

Fout:

511201441000012345602001005001234567890 511201441000012345602001005001234567890 Resultaat: correctie valt uit i.v.m. 2de aanlevering actiecode 1, voor dezelfde combinatie (uitvalcode 5112: Zorgrecord is al geleverd in de productie)

Goed:

511201441000012345602001005001234567890 512201441000012345602001001001234567890 Resultaat: aantal uren is gecorrigeerd naar 1 uur, geleverd door Riet de Vries

Let op: het komt voor dat er een wijziging wordt aangeleverd met precies dezelfde inhoud als de nieuwe regel. Hiervoor bestaat geen uitvalcode. Daarmee bestaat de kans dat het bestand volledige bestand wordt afgekeurd.

Het is niet mogelijk om met het veld ‘actiecode’ een verkeerd aangeleverde productcode te wijzigen. Om dit te wijzigen moet u eerst de uren corrigeren van de verkeerde productcode naar 0 uur en 0 minuten, vervolgens moeten de uren op de juiste productcode aangeleverd worden.


pagina 17 van 21

Voorbeeld:

De heer de Vries heeft in week 41 van 2014 ook nog hulp in het huishouden ontvangen van een alfahulp. Zij is in totaal 3 uurtjes langs geweest. De zorgaanbieder heeft in plaats van HH1, HH2 aangeleverd bij het CAK.

Goed:

511201441000012345600608003001212121212 512201441000012345600608000001212121212 511201441000012345600708003001212121212 511201441000012345600608003001212121212 512201441000012345600708003001212121212

Fout:

2.4.2 Jaartal afgenomen product Hier moet u het jaartal invullen waarin de zorg is geleverd. Dit jaartal mag niet in de toekomst liggen. 2.4.3 Week afgenomen product Vul hier het weeknummer in waarin de zorg is geleverd. Dit weeknummer mag niet in de toekomst liggen. Een week begint op maandag en eindigt op zondag. Dit kunt u terugzien op onze periodekalender. De periodekalender kunt u downloaden op de website van het CAK. 2.4.4 Afgenomen product In onze conversietabel zijn de CTG-codes die door de NZa zijn vastgesteld vertaald naar productcodes. Wij accepteren alleen de productcodes zoals deze staan vermeld in de conversietabel van het betreffende zorgjaar. 2.4.5 Financieringsstroom De financieringsstroom geeft aan uit welke wettelijke regeling het product gefinancierd wordt. TABEL 5: FINANCIERINGSSTROOMCODE TABEL

Nr.

Financieringsstroom

01

AWBZ voor zorgjaar 2014 en eerder (zie conversietabel 2014 AWBZ-producten) Wmo2015 Overgangsrecht (i.c.m. met de 300-reeks)

08

Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) Huishoudelijke hulp productcode 6,7 en 100 t/m 107 (Wmo 2015 i.c.m. 400-reeks)

10

Wlz vanaf zorgjaar 2015 ( i.c.m. product 500-reeks)

2.4.6 Aantal uren Het aantal geleverde uren wordt uitgedrukt in uren en minuten of dagdelen. Bij het doorgeven van het zorgrecord, wordt het daadwerkelijk aantal geleverde zorguren doorgegeven. De laatste twee posities van het veld aantal uren betreft het aantal minuten, de eerste drie posities betreft het aantal uren.


pagina 18 van 21

2.4.7 Medewerkernummer Het veld ‘medewerkernummer’ is verplicht. Mocht u geen onderscheid maken tussen medewerkers, kunt u hier een fictief nummer invullen.

Voorbeeld:

De heer Voorbeeld heeft in totaal 6 uur en 45 minuten (dus 405 minuten) zorg ontvangen van zijn huishoudelijke hulp Riet in week 40 van 2014.

Goed:

511201440000012345602001006451234567890

Fout:

511201440000012345602001004051234567890 Resultaat: het CAK factureert voor week 40, 4 uur en 5 minuten

2.4.8 Deskundigheid Het veld ‘deskundigheid’ mag leeg zijn.

2.5

Sluitrecord

Elk bestand is voorzien van een sluitrecord. Het sluitrecord is een opsomming van de gegevens die in het aangeleverde bestand worden aangeboden. TABEL 7: TOELICHTING SLUITRECORD

Veld

Soort

Lengte

Formaat

Eind

Verplicht

Toelichting

=90

positie Recordtype Aantal records Aantal uren Filler

N

2

2

V

N

7

9

V

N

12

21

V

A

59

80

V

Totaal regels in het bestand -2 (hoofd- en sluitrecord) Het totaal aantal uren van alle zorgrecords

Als er fouten zijn gevonden in het sluitrecord, dan verwerken we het bestand niet en koppelen we het (uitval)bestand terug. Het aangepaste bestand moet u zo spoedig mogelijk opnieuw aanleveren. Houd er rekening mee dat de verwerkingsdatum in het hoofdrecord (01) niet voor de verwerkingsdatum van een eerder verwerkt bestand mag liggen.


pagina 19 van 21

2.5.1 Aantal records Het totaal aantal records in het bestand (exclusief hoofd- en sluitrecord) moet gelijk zijn aan het opgegeven aantal records in het sluitrecord.

2.5.2 Aantal uren Het totaal aantal uren en minuten in de cliënt zorgrecords van het bestand moet gelijk zijn aan het aantal uren en minuten dat u opgeeft in het sluitrecord.


pagina 20 van 21

3. Bijlagen ZA Standaard 3.1 Voorbeeld van een ZA bestand 01712345201500120151111T20 1020120112345678901Laan van der P 19560201123456789 1220120112345678901M1234AA00123 511201601123456789040108003001234567890 511201602123456789040108002001234567890 511201603123456789040108002301234567890 511201604123456789040108003001234567890 1020120100000123451Vermeulen 19460302234567890 1220120100000123451 2345BB00234 512201549000001234541108000002345678901 512201550000001234541108000002345678901 512201551000001234541108000302345678901 512201552000001234541108000302345678901 900000012000000001130 Toelichting De eerste regel van het bestand is het hoofdrecord. De tweede en derde regel van het bestand zijn de cliëntrecords. De vierde tot en met de zevende regel van het bestand zijn de zorgrecords. De laatste regel van het bestand is het sluitrecord.

3.2 Voorbeeld van een Uitvallijst

De toelichting van de uitvallijst met bijbehorende foutcodes vindt u op de website van het CAK.


pagina 21 van 21

Handleiding. ZA Standaard

Recommend Documents