G-Standaard Invoerloket. Handleiding

G-Standaard Invoerloket

Handleiding

Versie 1.4 Pagina 3

1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7

Inleiding Demo-omgeving en online cursus met instructievideo’s Zorgartikelen Logistieke artikelen G-Standaard Logic Statussen van zorgartikelen in het G-Standaard Invoerloket Inloggen op het G-Standaard Invoerloket Oefenen via het demo-account

2

G-Standaard Productieschema

10

3

Opdracht 1: Opstarten van het invoerloket

11

4 4.1 4.2 4.3 4.4

Opdracht 2: Zorgartikelen handmatig beheren Opdracht 2a: Een zorgartikel toevoegen Opdracht 2b: Een zorgartikel met de status Concept verwijderen Opdracht 2c: Een zorgartikel laten vervallen/uit de handel halen Opdracht 2d: Een zorgartikel muteren

13 13 16 17 17

5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

Opdracht 3: Zorgartikelen beheren via de up/download Opdracht 3a: Controle cijfergroepering en lijstscheiding Opdracht 3b: Zorgartikelen muteren via de up/download Opdracht 3c: Een nieuw Excel-sheet met mutaties uploaden Opdracht 3d: Zorgartikelen opvoeren via de up/download Opdracht 3e: Nieuwe opvoer en mutaties via de up/download

18 19 20 23 26 29

6

E-mails vanuit het G-Standaard Invoerloket

31

Handleiding G-Standaard Invoerloket

4 4 5 7 7 8 9 9

Versie 1.4 Pagina 4

1

Inleiding

In deze handleiding wordt aan de hand van opdrachten uitleg gegeven over de werking van het G-Standaard Invoerloket. Door via dit invoerloket nieuwe zorgartikelen op te voeren of bestaande te wijzigingen zal uw actuele zorgartikelinformatie in de G-Standaard opgenomen worden. Via de maandelijkse productie-cyclus van de G-Standaard komt de bijgewerkte zorgartikelinformatie via zogenaamde softwarehuizen in alle voorschrijf-, aflever-, en bestelsystemen in de Nederlandse zorgmarkt terecht. In hoofdstuk 1 krijgt u de benodigde achtergrondinformatie om met het invoerloket te kunnen werken. Daarna volgt uitleg over het invoerloket: artikelonderhoud kan zowel handmatig plaatsvinden (uitgelegd in hoofdstuk 2) als ook semi-automatisch via de up/downloadfunctionaliteit (hoofdstuk 3). Beide worden uitgebreid besproken. Bij elke opdracht wordt het doel beschreven, voor elke stap staat een vinkje zodat u deze desgewenst af kunt afvinken.

1.1 Demo-omgeving en online cursus met instructievideo’s Naast deze handleiding is ook een online cursus G-Standaard Invoerloket beschikbaar. Door het bekijken van de instructievideo’s kunt u nog eens rustig de werking van het G-Standaard Invoerloket nakijken. In de afgeschermde cursusomgeving kunt u oefenen met artikelonderhoud zonder dat dit invloed heeft op uw actuele assortiment in de G-Standaard.. De online cursus is te bereiken via www.z-index.nl/cursusinvoerloket. De afgeschermde cursusomgeving is te bereiken via demoinvoer.g-standaard.nl. In de cursusomgeving kunt u inloggen met loginnaam demo en wachtwoord demo (kleine letters). Elk weekend wordt de cursusomgeving opgeschoond.


Versie 1.4 Pagina 5

1.2 Zorgartikelen Uw producten worden in het G-Standaard invoerloket aangeduid als zorgartikelen. Deze hebben onder andere een automatisch toegekend ZI-Nummer als unieke sleutel. In onderstaande tabel treft u alle velden van een zorgartikel in het invoerloket aan met daarachter een korte uitleg.

Veldnaam

Omschrijving

- Aanpasbaar na eerste publicatie

ZI-nummer - Nee

Artikelomschrijving - Nee

Productgroep - Nee Kliniekverpakking - Nee

Beperkt houdbaar

Een door Z-Index toegekend nummer dat uniek is voor elke productverpakking. Bevat in aangegeven volgorde artikelnaam, farmaceutische vorm, sterkte en evt. nadere aanduiding. Kan voor geneesmiddelen afgeleid worden van de registratienaam zoals afgegeven door het CBG en EMA. Producten worden in het kader van de rechten van de patiënt en de daarbij behorende declaratieprijzen in groepen ingedeeld. Kliniekverpakkingen hebben uitsluitend betrekking op geneesmiddelen. Wordt een geneesmiddel uitsluitend aan de intramurale zorg sector geleverd dan aanvinken. Als het product beperkt houdbaar is dan het vakje aanvinken.

- Nee

Bewaarconditie apoth.

Geeft bij het desbetreffende artikel aan wat de bewaarconditie in de apotheek is. Vervallen miv Geeft aan wanneer een artikel uit de handel gaat of is gegaan. Deze datum moet minimaal 6 maanden in de toekomst liggen. - Ja Aantal deelverpakkingen Aantal deelverpakkingen is de hoeveelheid in strips, etc. Voorbeeld: Ibuprofen 30 stuks ( inkoop hoeveelheid) - Nee Per strip 10 stuks ( hoeveelheid per deelverpakking) 3 strips per doos ( aantal deelverpakking) Hoeveelheid per Bij het genoemde Ibuprofen voorbeeld bevat elke strip 10 tabletten. De deelverpakking hoeveelheid per deelverpakking is dan 10 stuks. - Nee

- Nee

Inkoophoeveelheid - Ja

Inkoopprijs excl. BTW - Ja

Verkoopprijs excl. BTW - Ja

BTW code - Ja

De inkoophoeveelheid is het aantal stuks, milliliter of gram in een consumentenverpakking. Zie voorbeeld bij aantal deelverpakking. Hiermee wordt uitsluitend de inkoopprijs voor de openbare apotheek bedoeld. Let op! De inkoopprijs moet exclusief BTW opgevoerd worden. Uitsluitend in te invullen voor buiten-WMG artikelen (Wet marktordening gezondheidszorg) vallen. Het betreft artikelen die niet receptplichtig zijn, zoals handverkoop en medische hulpmiddelen. Het betreft de adviesprijs in een openbare apotheek. Let op! De verkoopprijs moet exclusief BTW opgevoerd worden. Het BTW tarief moet in dit veld worden opgegeven. Geneesmiddelen vallen onder het laag BTW tarief.


Versie 1.4 Pagina 6

HIBC fabrikant - Ja

HIBC Z-Index - Nee

GTIN - Ja

Artikelcodering fabr. - Ja

RVG/RVH nummer - Nee

Eurpees reg. nummer - Nee

Cliq code - Ja

GPH code - Ja

Naar wens kan de leverancier in dit veld een andere HIBC- barcode opgeven dan de door Z-Index toegekende barcode (in het geval van een licentie hierop). De HIBC-barcode Leverancier komt in Bestand 005 van de G-Standaard terecht. De Nationale Health and Industry Business Communic barcode wordt door Z-Index gegenereerd op basis van een LIC code die door u als bedrijf aangevraagd is bij de EHIBC in Den Haag. Mocht u dit als bedrijf niet hebben, dan zal er ook geen HIBC-barcode gegenereerd worden. Het veld blijft leeg. De HIBC-barcode Z-Index komt in bestand 200 van de G-Standaard terecht. Global Trade Item Number (GTIN), voorheen EAN-barcodes. De GTIN is een unieke codering die de verpakking identificeert. Omdat deze GTIN bij de zorgvelden wordt opgenomen noemen we dit de zorg-GTIN. In de logistieke module bevindt zich een logistieke GTIN. Zie hoofdstuk 1.2 en 1.3. Dit is de codering die de fabrikant zelf aan het artikel toekent. Indien niet aanwezig dan u kunt in dat geval het veld leeglaten. ‘Register Verpakte Geneesmiddelen’, is op het registerblad van het CBG terug te vinden. RVH is uitsluitend bedoeld voor geregistreerde homeopathische preparaten en staat voor ‘Register Van Homeopathische Geneesmiddelen’. In de kolom ‘RVG/RVH’ kan het bijbehorende nummer worden gezet. Deze kolom is uitsluitend bedoeld voor geregistreerde geneesmiddelen of geregistreerde homeopathische preparaten. Het Europese registratienummer wordt afgegeven door de EMA (European Medicine Agency) Generieke classificatie van hulpmiddelen die gebaseerd is op het beoogde gebruik van hulpmiddelen gezien vanuit het perspectief van de gebruiker. Dit veld wordt wel alvast verzameld maar nog niet uitgeleverd via de G- Standaard. Generieke Productcode Hulpmiddelen (GPH) is een classificatie voor hulpmiddelen, toegespitst op de behoeften van de zorg in Nederland. De GPH code wordt gebruikt ter ondersteuning van administratieve trajecten bij het elektronisch declareren van hulpmiddelen bij zorgverzekeraars.


Versie 1.4 Pagina 7

1.3 Logistieke artikelen Partijen uit de zorgmarkt zoals groothandels en gerobotiseerde apotheken vragen steeds vaker om aanvullende logistieke artikelinformatie zoals diepte, breedte, hoogte, gewicht en verpakkingshiërarchie-informatie. In de verpakkingshiërarchie wordt aangegeven welke verpakkingslaag door welke wordt verpakt. Bijvoorbeeld, een omdoos bevat 40 consumentenverpakkingen en er staan 25 omdozen op een pallet. Of een consumentenverpakking is te bestellen in een omdoos van 10 en een omdoos van 20 stuks. Ook de vraag naar barcodes op celverpakkingen (EAG’s) blijft onverminderd groot. Dit om bijvoorbeeld in ziekenhuizen toedieningsregistratie op EAG-niveau uit te voeren. In de verpakkingshiërarchie is al deze logistieke artikelinformatie te vinden.

1.4 G-Standaard Logic Het invoerloket heeft een logistieke module om naast de eerder genoemde zorginformatie van uw artikelen ook logistieke artikelinformatie genoemd in hoofdstuk 1.2 te verzamelen, ordenen en via de G-Standaard uit te leveren. Deze module wordt de G-Standaard Logic genoemd en is in samenwerking met GS1 Nederland ontwikkelt, de partij die wereldwijde logistieke standaarden beheert. Publicatie van de logistieke artikelinformatie is in het invoerloket uitgeschakeld, u kunt wel opvoeren en publiceren maar het zal de markt niet bereiken. Krijgt u vragen van uw afnemers naar logistieke artikelinformatie en wilt u meer informatie over de G-Standaard Logic, neem dan contact op met Z-Index. Functionaliteit over opvoer en onderhoud van logistieke artikelinformatie staat niet in deze handleiding beschreven, enkel opvoer en onderhoud van zorginformatie wordt behandeld.


Versie 1.4 Pagina 8

1.5 Statussen van zorgartikelen in het G-Standaard Invoerloket Alle zorgartikelen hebben een status waarmee inzichtelijk is in welke fase tussen opvoer tot publicatie het zorgartikel zich bevindt. Afhankelijk van de status kunt u wel of geen wijzigingen aanbrengen. De volgende statussen kunnen voorkomen: Status

Concept

Verrijking

Verrijking afgekeurd

Goedgekeurd

Gewijzigd

Controle

Gepubliceerd

Verschijnt

Toelichting

Bij opvoer van een nieuw zorgartikel na klikken op de knop ‘Opslaan’ . Na klikken op knop 'Publiceren'.

Het zorgartikel is nieuw (nog niet gepubliceerd) en alle velden staan nog open. De gegevens verlaten het loket niet.

Het zorgartikel wordt doorgezet naar Z-Index voor de verrijking. Alle velden staan op slot; er kan tijdelijk niks gewijzigd worden. Na klikken op de knop Een of meerdere zorgvelden zijn niet volledig of dienen 'Publiceren'. gecorrigeerd te worden. U krijgt een email hierover van Z-Index. Alle velden staan weer open voor aanpassing. Na klikken op de knop De velden van het zorgartikel zijn volledig en de 'Publiceren'. verrijking is afgerond. Slechts enkele velden staan na goedkeuring open voor eventuele aanpassing. Het zorgartikel is klaar om gepubliceerd te worden aan de zorgmarkt via de G-Standaard. Bij wijzigen van een Een of meerdere zorgvelden zijn gewijzigd. U moet het bestaand ZI-nummer gewijzigde zorgartikel nog wel publiceren. Doet u dit niet, en na klikken op de dan wordt de wijziging niet doorgezet. knop ‘Opslaan’ . Na klikken op de knop Na wijziging van een of meerdere zorgvelden wordt een 'Publiceren'. controle door Z-Index uitgevoerd. De velden staan op slot; er kan niks gewijzigd worden. Na klikken op knop Het zorgartikel is of wordt meegenomen in de G‘verrijken’ of Standaard productie. Zie ook kolom 'G- Standaard' in het 'Publiceren'. ZI-nummer overzicht.


Versie 1.4 Pagina 9

1.6 Inloggen op het G-Standaard Invoerloket Het G-Standaard Invoerloket is te benaderen via de website van Z-Index www.z-index.nl. Nadat u rechts bovenin op de knop ‘Inloggen’ heeft geklikt verschijnt het scherm waar u uw loginnaam en wachtoord in kunt voeren. In de brief ‘Aanmelding webapplicatie G-Standaard Invoerloket’ kunt u de loginnaam en wachtwoord vinden die u nodig heeft bij het inloggen. Let op: de loginnaam en wachtwoord zijn hoofd- en kleine letter gevoelig. Als u correct bent ingelogd komt u op de pagina ‘Toegangsrechten’ waar u de applicaties ziet staan waar u recht op heeft. U kunt het G-Standaard Invoerloket starten door op de desbetreffende link te klikken.

1.7 Oefenen via het demo-account Middels het demo-account kunt u oefenen met artikelonderhoud in de demo-omgeving. De artikelinformatie zal deze omgeving niet verlaten. De demo-omgeving is te benaderen via demoinvoer.g-standaard.nl waar u kunt inloggen met loginnaam demo en wachtwoord demo (let op de kleine letters). De demo-omgeving wordt regelmatig opgeschoond.


Versie 1.4 Pagina 10

2

G-Standaard Productieschema

In de inleiding heeft u kunnen lezen dat de G-Standaard maandelijks naar afnemers wordt gedistribueerd en zo alle voorschrijf-, aflever-, en bestelsystemen in de Nederlandse zorgmarkt van informatie voorziet. Om de processen in goede banen te leiden wordt hierbij het G-Standaard Productieschema gehanteerd. Zie www.z-index.nl -> G-Standaard -> Publicaties -> Productieschema. In de toelichting van het schema ziet u dat er twee sluitingsperiodes zijn: sluiting voor nieuwe producten (kolom 3) en sluiting voor goedkeuren mutaties (kolom 5). Tijdens de sluiting goedkeuren mutaties is de knop ‘Publiceren’ onder het artikeloverzicht is uitgeschakeld. U zult moeten wachten tot de volgende openstelling (kolom 2). Bent u te laat met uw nieuwe opvoer of wijziging en is de desbetreffende sluitingsperiode aangebroken dan is er geen mogelijkheid meer om wijzigingen door te voeren. Lees het productieschema daarom goed!



3

Opdracht 1: Opstarten van het invoerloket Doel van de opdracht. Deze opdracht heeft als doel het opstarten van de demoversie van het invoerloket in de demoomgeving en inzicht krijgen in de functionaliteit van het hoofdvenster.

Actie!

Log in via www.z-index.nl met uw loginnaam en wachtwoord en klik op ‘G-Standaard Invoerloket’ om het loket te starten of ga naar demoinvoer.g-standaard.nl en log in met gebruikersnaam demo en wachtwoord demo beide met kleine letters. In de demo-omgeving wordt de pagina ‘Toegangsrechten’ overgeslagen. Hierna komt u in het G-Standaard invoerloket. In de linker menubalk op de pagina vindt u de verschillende menukeuzes die u toegang geven tot alle informatie die bij een artikel hoort. Statusaanduiding

Filter op een zoekterm in

Filter op status van

de artikelnaam leggen

een artikel leggen

Details

Hiërarchie-informatie

De menukeuze ‘ZI-nummers’ is geopend nadat u bent ingelogd. Dit is het eerste scherm dat u zult zien als u het invoerloket opent. Verder ziet u in de linker oranje menubalk de menukeuzes ‘Hiërarchieën’, ‘GTIN’s’, ‘Voorkeuren’ en ‘Download/Upload’. De menukeuzes ‘Hiërarchieën’ en ‘GTIN’s’ horen bij de in hoofdstuk 1.1 genoemde logistieke module, de G-Standaard Logic en worden in deze handleiding verder niet besproken. Alle besproken handelingen gaan uit van de menukeuze ‘ZI-nummers’ in de oranje linker menubalk.



Actie!

Klik op het oranje boekje links onderin het scherm. U krijgt toegang tot de verschillende hulpbronnen van het invoerloket, Bekijk globaal de hulpbronnen, klik daarna op het kruisje om de helpfunctie weer te sluiten. Zorgartikelen hebben een status om de voortgang van de verwerking bij te houden. Zie ook hoofdstuk 4. Breng in het overzicht een filter aan op verschillende statussen en zie hoe het overzicht hierop wordt aangepast. Typ in het filterveld een gedeelte van een artikelnaam en zie hoe het overzicht hierop direct wordt aangepast. Verwijder de zoekterm weer om alle artikelen te tonen. Klik bij een willekeurig artikel in de kolom Details op de link zorg. U komt nu in het detailscherm met alle zorgvelden van het zorgartikel waar mutaties doorgevoerd kunnen worden. Klik op het kruisje van dit scherm. U keert weer terug naar het ZI-nummers-overzicht. U kunt elke kolom op- of aflopend sorteren waar dit teken achter de kolomnaam staat:

Als u alleen artikelen in het overzicht wilt zien die een bepaalde status hebben, bijvoorbeeld ‘Concept’ of ‘Gewijzigd’, dan selecteert u uit het keuzemenu waar ‘Alles’ staat ‘Concept’ en het overzicht wordt direct gefilterd. Wilt u alleen artikelen met een bepaalde term in de naam zien dan vult u die term in bij het filterveld. U hoeft niet op Enter te drukken, het overzicht wordt direct aangepast. Indien gewenst kunt u het aantal rijen dat in het venster getoond wordt aanpassen.



4

Opdracht 2: Zorgartikelen handmatig beheren Doel van de opdracht. Doel van deze opdracht is kennis en vaardigheden te verkrijgen die nodig zijn bij het beheren van

zorgartikelen. Ook wordt het publiceren van nieuwe opvoer of mutaties besproken.

4.1 Opdracht 2a: Een zorgartikel toevoegen Zorgartikelen toevoegen gebeurt vanuit het overzicht ‘ZI-nummers’.

Actie!

Klik in de linker menubalk op ‘ZI-nummers’ om bij het ZI-nummer overzicht te komen.

Klik op de button ‘Toevoegen’ links onderaan het scherm om het zorgartikel op te voeren. Op het scherm verschijnt een nieuw formulier waarin u de zorgvelden kunt invullen.



Klik op de oranje veldnaam ZI-nummer (automatisch). Een venster met uitleg wordt geopend. Op deze manier kan van elk veld specifieke informatie verkregen worden. Klik op het kruisje om de velduitleg te sluiten.



Actie!

Voer de zorgvelden op zoals in de afbeelding.

Vul hier een zelfverzonnen Artikelomschrijving in.

Vul hier een GTIN in. Voorbeelden: 8712345000004 8712345000035 8712345000066 8712345000097 8712345000127 8712345000158

Tijdens het invoeren kunt u op elke oranje veldnaam klikken om uitleg over het desbetreffende veld te krijgen. In hoofdstuk 1.1 van deze handleiding wordt ook uitleg over deze velden getoond. Klik als u klaar bent op de button ‘Opslaan’. U keert automatisch terug in het naar het ZInummer overzicht. Typ in het zoekvenster links boven een gedeelte van de zelfverzonnen artikelnaam en u ziet het door u zojuist opgevoerde artikel in het overzicht verschijnen. De status van het artikel is Concept, u kunt nog wijzigingen doorvoeren door op de link zorg in de kolom Details te klikken. Of u kunt het artikel zelfs weer weggooien door een vinkje voor de regel van het artikel te zetten en op de knop Verwijderen te klikken.



Filter zetten op status.

Filter zetten op zoekterm.

Vinkje om zorgartikel te selecteren, bv om te verwijderen of publiceren.

Bent u klaar met opvoeren, zoek dan uw nieuwe zorgartikel op, zet een vinkje voor de regel met dit artikel en klik op de knop ‘Publiceren’. De status van het artikel verandert nu in ‘Verrijking’. Alle velden staan op slot, u kunt geen wijzigingen doorvoeren totdat de verrijking gereed is. Als het zover is ontvangt u van Z-Index een e-mail met daarin de bevestiging dat het zorgartikel is opgenomen en per de getoonde datum via de GStandaard uitgeleverd zal worden. In de demo-omgeving wordt deze mail niet verstuurd. Vergeet u te publiceren, dan zal het nieuwe zorgartikel niet in de G-Standaard worden opgenomen en dus niet aan de afnemers kenbaar worden gemaakt. Z-Index heeft de mogelijkheid om uw nieuwe opvoer af te keuren. Er wordt dan per e-mail contact met u opgenomen. De status van het zorgartikel in het G-Standaard Invoerloket is op ‘Afgekeurd’ gezet. Alle velden staan weer open, u kunt nu de gewenste correcties doorvoeren en het zorgartikel opnieuw publiceren door het in het overzicht aan te vinken en op de knop ‘Publiceren’ te klikken.

4.2 Opdracht 2b: Een zorgartikel met de status Concept verwijderen Enkel zorgartikelen met de status Concept kunt u verwijderen. Wilt u een actief zorgartikel uit de handel halen, dan moet u een vervaldatum invullen, zie hoofdstuk 3.3. Actie!

Klik in de linker menubalk op ‘ZI-nummers’ Zoek met behulp van een zoekterm het zorgartikel dat u wilt verwijderen. Zoals gezegd moet dit artikel de status Concept hebben. Zet een vinkje voor de regel met het artikel dat u wilt verwijderen. Klik op de knop ‘Verwijderen’ onder het artikeloverzicht. Het artikel wordt verwijderd.



4.3 Opdracht 2c: Een zorgartikel laten vervallen/uit de handel halen Wilt u aan de markt kenbaar maken dat een zorgartikel uit de handel zal gaan dan dient u de vervaldatum in te vullen. Deze moet minimaal 6 maanden in de toekomst liggen. Actie!

Klik in de linker menubalk op ‘ZI-nummers’ om bij het ZI-nummer overzicht te komen indien dit overzicht nog niet geselecteerd was. Zoek met behulp van een zoekterm het zorgartikel dat u wilt laten vervallen. Klik op de link zorg in de kolom Details bij dit zorgartikel. U komt in het scherm met de velden van dit zorgartikel. Vul bij het veld ‘Vervallen met ingang van’ een vervaldatum in die minimaal 6 maanden in de toekomst ligt. Klik op Opslaan. Het zorgartikel krijgt nu de status ‘Gewijzigd’ als het voorheen de status ‘Gepubliceerd’ had of blijft ‘Concept’ als het voorheen ook al de status ‘Concept’ had. Zoek met behulp van een zoekterm of het statusfilter het zojuist aangepaste zorgartikel, zet een vinkje voor de regel van dit artikel en klik op de knop ‘Publiceren’ onder het artikeloverzicht. De status verandert in ‘Controle’, alle velden staan op slot, u kunt geen wijzigingen doorvoeren totdat de publicatie gereed is. Vergeet u te publiceren, dan zullen de mutaties niet in de G-Standaard worden doorgevoerd en dus niet aan de afnemers kenbaar worden gemaakt.

4.4

Opdracht 2d: Een zorgartikel muteren

Actie!

Klik in de linker menubalk op ‘ZI-nummers’ om op het ZI-nummer overzicht te komen indien dit overzicht nog niet geselecteerd was. Zoek met behulp van een zoekterm het zorgartikel dat u wilt wijzigen. Zoals uit de tabel in hoofdstuk 1.4 blijkt moet dit artikel de status Concept, Gepubliceerd, Gewijzigd of Verrijking afgekeurd hebben. Alleen bij zorgartikelen met deze statussen kunt u wijzigingen aanbrengen. Klik op de link zorg in de kolom Details bij dit zorgartikel. U komt in het scherm met de velden van dit zorgartikel. Breng de gewenste wijzigingen aan. Klik op Opslaan. Het zorgartikel krijgt nu de status ‘Gewijzigd’ of blijft ‘Concept’ als het voorheen ook al de status ‘Concept’ had. Zoek met behulp van een zoekterm of het statusfilter het gewijzigde zorgartikel, zet een vinkje voor de regel van dit artikel en klik op de knop ‘Publiceren’ onder het artikeloverzicht. De status verandert in ‘Controle’, alle velden staan nu op slot, u kunt geen wijzigingen doorvoeren totdat de publicatie gereed is. Vergeet u te publiceren, dan zullen de mutaties niet in de G-Standaard worden doorgevoerd en dus niet aan de afnemers kenbaar worden gemaakt.



5

Opdracht 3: Zorgartikelen beheren via de up/download

Via de up/download-functionaliteit van het G-Standaard Invoerloket kunt u semigeautomatiseerd meerdere wijzigingen tegelijk aan uw assortiment doorvoeren:  u haalt via de download uw assortimentsbestand in csv-formaat over naar uw lokale computer,  u voert de gewenste mutaties door en/of voegt een of meerdere nieuwe zorgartikelen toe aan het csv-bestand. Muteren en nieuwe opvoer kan dus gecombineerd worden in één csv-bestand,  u stuurt het csv-bestand terug naar het invoerloket en ontvangt een e-mail met de uitslag van de verwerking,  na een laatste visuele controle publiceert u de wijzigingen. Dit voorkomt handwerk en dus fouten. Indien mogelijk kunt u uw backoffice-systeem het csvbestand met wijzigingen in het juiste formaat kunnen laten genereren. Handwerk wordt dan nog verder geminimaliseerd. In dit hoofdstuk krijgt u uitleg over de up/download-functionaliteit. Daarbij wordt er vanuit gegaan dat u basiskennis heeft van Excel: bestanden openen, opslaan als csv, regels kopiëren tussen werkbladen en kolommen uitlijnen zijn handelingen die zullen worden besproken. Als eerste moet gecontroleerd worden of het cijfergroeperingssymbool en het lijstscheidingsteken goed staan. Dat is van cruciaal belang voor een goede werken en daar beginnen de opdrachten dan ook mee.



5.1

Opdracht 3a: Controle cijfergroepering en lijstscheiding Doel van de opdracht. Deze opdracht heeft als doel het controleren of de instellingen van het decimaalteken, het cijfergroeperingssymbool en het lijstscheidingsteken goed staan. Het is belangrijk dat deze instellingen goed staan.

Actie!

Ga naar de landinstellingen in het configuratiescherm van uw computer. Afhankelijk van het besturingssysteem kan het pad naar de landinstellingen anders zijn. Vraag desgewenst hulp van uw systeembeheerder. Controleer of de instellingen van de velden met de rode tekstballonnen in de afbeelding hieronder zijn zoals aangeduid. Is dit het geval, sluit dan het configuratiescherm,

Punt

Komma

Puntkomma

Is dit niet het geval, zet de instellingen dan als volgt: - decimaalteken een punt, - cijfergroeperingssymbool een komma, - lijstscheidingsteken een puntkomma, Sluit het configuratiescherm. U kunt nu beginnen met de opdrachten.



5.2

Opdracht 3b: Zorgartikelen muteren via de up/download Doel van de opdracht. Doel van deze opdracht is om via de upload wijzigingen aan te brengen in een bestaand zorgartikel.

Via de up/download kunt u één of meerdere zorgartikelen wijzigen die de status Concept, Gepubliceerd, Gewijzigd of Verrijking afgekeurd hebben. Actie!

Klik in de linker menubalk op Download/Upload. Het volgende scherm verschijnt:

Zorgartikelen staat al aangevinkt, klik op de knop ‘Bestand downloaden’. Na enige tijd (maximaal 30 seconden) wordt gevraagd om het csv-bestand met zorgartikelen op te slaan. De naam van het bestand is als volgt: NAAM BEDRIJF-GLN-DATUM-TIJD-Z.csv Voorbeeld: DEMO-8714252020205-20121120-161655-Z.csv Het csv-bestand eindigt op csv, daarvoor een Z van zorgartikelen, daarvoor de tijd en datum van de download, de GLN en bedrijfsnaam. Sla het bestand op op uw computer en klik op Sluiten als het bestand is gedownload (nog niet Excel starten!), Start Microsoft Excel en zorg dat een nieuwe, lege werkmap is geopend In Excel klik op Gegevens en dan op Van tekst.



In Excel 2010 (niet in versie 2013): klik bij Bestandstype op het uitklapmenu en selecteer Alle bestanden,

Zoek op uw computer het zojuist gedownloade csv-bestand, selecteer dat en klik op ‘Openen’. De wizzard tekst importeren wordt gestart.

Zorg dat Gescheiden staat aangevinkt. Klik op Volgende,



Vink Tab UIT en vink Puntkomma AAN. Klik op Volgende,

Punt

Komma

Klik op Geavanceerd, zorg dat Decimaalteken op punt staat en Scheidingsteken voor duizendtallen op een komma. Klik op OK,

Ga met de horizontale schuifbalk naar de kolom HIBC fabrikant en klik op HIBC fabrikant. De kolom wordt zwart, Klik op Tekst om aan te geven dat dit een tekstkolom is. Boven de HIBC fabrikant verschijnt nu Tekst ipv Standaard, Voer dezelfde handelingen uit voor de kolommen: o HIBC Z-Index, o GTIN, o Artikelcodering fabrikant, o RVG/RVH nummer, o Europees registratienummer, o CLIQ code, o GPH code. Maw, vanaf de kolom HIBC fabrikant moeten alle kolommen rechts daarvan als Tekst worden aangemerkt.



LET OP: u moet ALTIJD in Excel de wizzard tekst importeren gebruiken en genoemde stappen uitvoeren. Doet u dit niet, dan raakt u voor- en achterloopnullen kwijt!

Klik op Voltooien. Zorg dat cel A1 geselecteerd staat en klik dan op OK. Het bestand wordt nu geladen met indien van toepassing de voor- en achterloopnullen op de juiste plaats. Klik op cel A1

5.3

Opdracht 3c: Een nieuw Excel-sheet met mutaties uploaden

Nu moet er een nieuw Excel-sheet gemaakt worden met daarin de juiste kopregel en verder alleen het te muteren zorgartikel. Ga in Excel naar het ingelezen zorgartikelbestand. Klik met de linker muistoets op de “1” van regel 1. De hele kopregel met de veldnamen is nu geselecteerd.

In Excel klikt u op Start en dan Kopiëren. Klik in op Bestand, dan op Nieuw, dan op Lege werkmap, Klik op Start en dan op Plakken, Klik met de linker muistoets op de cel helemaal links boven in. Zie de linkerpijl in de afbeelding hieronder. Alle cellen in Excel zijn nu geselecteerd. Dubbelklik nu op de grens tussen de cel met A en de cel met B. Zie de rechterpijl in de afbeelding hierna. De kolommen zijn nu uitgelijnd.



Nu moeten het juiste, aan te passen zorgartikel naar het nieuwe lege Excelsheet gekopieerd worden. Ga naar het G-Standaard Invoerloket en zoek het eerste zorgartikel met de status Concept. Onthoud het ZI-nummer. Ga terug naar het Excel-sheet met alle zorgartikelen, zoek dat ZI-nummer in kolom A en selecteer de hele regel van dat zorgartikel door op het regelnummer te klikken. De hele regel wordt omlijnd. Klik in Excel op Start en dan Kopiëren. Ga naar het Excel-sheet met de zojuist gekopieerde kopregel, Klik op de lege cel A2 en klik op Start en dan op Plakken, Vervang in cel T2 de Artikelcodering fabrikant in ABCD12345, In de praktijk zult u waarschijnlijk meer of andere velden dan alleen de Artikelcodering fabrikant willen wijzigen. Ook zult u meerdere zorgartikelen tegelijk willen wijzingen. Bij deze opdracht wijzigen we slechts 1 zorgartikel door deze naar het nieuwe lege Excel-sheet met alleen de kopregel te kopiëren. Maar het principe blijft bij meerdere zorgartikelen uiteraard gelijk. Klik in Excel op de Start en dan op Opslaan als, Selecteer de juiste map en dan in het pulldownmenu bij Opslaan als de waarde CSV (gescheiden foor lijstscheidingsteken)(*.csv)

Typ als bestandsnaam Mutatie G-Standaard zorgartikelen + datum Klik op de knop ‘Opslaan’,



Klik bij de melding van Excel op de knop ‘OK’, Klik bij de volgende melding van Excel op de knop ‘Ja’. Afhankelijk van uw Excel-versie kan de procedure iets anders verlopen, maar het resultaat dient hetzelfde te zijn: een nieuw csv-bestand opgeslagen op uw computer met daarin de juiste kopregel en de gewijzigde zorgartikelen die naar het invoerloket gestuurd kunnen worden. Klik in Excel in de bovenste menubalk op Bestand en dan op Sluiten. Klik op Nee of Niet opslaan om het bestand niet op te slaan en klik nog een keer op Nee of Niet opslaan om het tweede bestand met alle zorgartikelen ook te sluiten, Ga terug naar het invoerloket, klik in de linker oranje menubalk op Download/upload. Bij upload staat Zorgartikelen al aangevinkt. Klik op de knop ‘Bladeren’ of ‘Bestand kiezen’ (welke is afhankelijk van uw besturingssysteem),

Zoek het bestand dat u eerder heeft opgeslagen. Klik op de knop ‘Open’. De bestandsnaam van het csv-bestand wordt in het loket ingevuld, Klik in het invoerloket op de knop ‘Bestand uploaden’, U krijgt een bevestiging in beeld dat het bestand is verstuurd en dat u de uitslag per email wordt verzonden. Klik op de knop ‘Terug’. In de productieomgeving ontvangt u een email als de verwerking correct is verlopen. U ontvangt ook een email als er iets fout is gegaan. Per regel in het csv-bestand wordt in de foutrapportage de gevonden afwijking aangegeven. Deze mailfunctionaliteit zit niet in de demo-omgeving, u ontvangt nu geen bevestigingsemail. Het systeem heeft nu tijd nodig om uw via het csv-bestand aangeleverde mutaties door te voeren. Na maximaal 7 minuten zullen wijzigingen van zorgartikelen die u in Excel heeft aangepast en via de upload van het csv-bestand naar het invoerloket heeft gestuurd verschijnen. In de productie-omgeving zult u hier dus een email over ontvangen.



Klik in de linker menubalk op de knop ZI-nummers, Typ in het zoekveld het ZI-nummer van het zorgartikel waarvan u zojuist via de upload een veld heeft gewijzigd, Dit ZI-nummer zal als enige in het overzicht getoond worden. Klik in de kolom Detail op de link zorg. Controleer of het veld Artikelcodering fabrikant daadwerkelijk is veranderd in ABCD12345. Is dit niet het geval, dan is het systeem nog bezig met de verwerking. Klik op het kruisje om het scherm met de zorgvelden te sluiten en herhaal de voorgaande en deze stap totdat de wijziging zichtbaar is. Is de wijziging zichtbaar, klik dan op het kruisje om het scherm met de zorgvelden te sluiten. Zet een vinkje voor de regel met het ZI-nummer zodat deze geselecteerd staat en klik op de knop ‘Publiceren’. De status verandert in ‘Controle’, alle velden staan nu op slot, u kunt geen wijzigingen doorvoeren totdat de publicatie gereed is. Vergeet u te publiceren, dan zullen de mutaties niet in de G-Standaard worden doorgevoerd en dus niet aan de afnemers kenbaar worden gemaakt. U heeft nu via de uploadfunctie een mutatie bij een zorgartikelen doorgevoerd. En als het met één lukt, dan moet het ook met meerdere lukken!

5.4

Opdracht 3d: Zorgartikelen opvoeren via de up/download Doel van de opdracht. Doel van deze opdracht is om via de upload meerdere nieuwe zorgartikelen tegelijk op te voeren.

Via de up/download kunt u één of meerdere nieuwe zorgartikelen toevoegen. Als basis hiervoor wordt een al bestaand zorgartikel gebruikt. Actie!

Voer opdracht 3b nogmaals uit om een vers bestand met zorgartikelen te downloaden en in Excel in te lezen. Het bestand is nu geladen met indien van toepassing de voor- en achterloopnullen op de juiste plaats. Nu moet er een nieuw Excel-bestand gemaakt worden met de nieuwe zorgartikelen Klik met de linker muistoets op de “1” van regel 1. De hele kopregel met de veldnamen is nu geselecteerd.



Klik in Excel op Start en dan Kopiëren. Klik in op Bestand, dan op Nieuw, dan op Lege werkmap, Klik Start en dan op Plakken, Klik met de linker muistoets op de cel helemaal links boven in. Zie de linkerpijl in de afbeelding hieronder. Alle cellen in Excel zijn nu geselecteerd. Dubbelklik nu op de grens tussen de cel met A en de cel met B. Zie de rechterpijl in de afbeelding hierna. De kolommen zijn nu uitgelijnd. Klik op cel A1.

Klik op cel A1, Nu moeten het als sjabloon te gebruiken zorgartikel naar het nieuwe lege Excelsheet gekopieerd worden. Ga terug naar het Excel-sheet met alle zorgartikelen en selecteer de hele regel van een zorgartikel dat als sjabloon gebruikt gaat worden door op het regelnummer te klikken. De hele regel wordt omlijnd. Klik in op Start en dan Kopiëren. Ga naar het Excel-sheet met de zojuist gekopieerde kopregel, Klik op de lege cel A2 en klik in dan op Plakken. Het sjabloon is nu gekopieerd, Vervang in cel A2 het ZI-nummer door een 0 en maak in cel B2 de Artikelomschrijving leeg. Kopieer de hele regel 2 naar regel 3 en naar regel 4. Verzin in cel B2, B3 en B4 een nieuwe artikelomschrijving. In de praktijk zult u waarschijnlijk meer en andere velden dan alleen de Artikelomschrijving willen wijzigen. Bij deze opdracht houden we het bij het aanpassen van de Artikelomschrijving. Klik in de bovenste menubalk op Bestand en dan op Opslaan als, Selecteer eerste de juiste map en dan in het pulldownmenu bij Opslaan als de waarde CSV (gescheiden foor lijstscheidingsteken)(*.csv)



Typ als bestandsnaam Nieuwe zorgartikelen G-Standaard + datum Klik op de knop ‘Opslaan’, Klik bij de melding van Excel op de knop ‘OK’, Klik bij de volgende melding van Excel op de knop ‘Ja’. Afhankelijk van uw Excel-versie kan de procedure iets anders verlopen, maar het resultaat dient hetzelfde te zijn: een nieuw csv-bestand opgeslagen op uw computer met daarin de juiste kopregel en de nieuwe zorgartikelen die naar het invoerloket gestuurd kunnen worden. Klik in Excel in de bovenste menubalk op Bestand en dan op Afsluiten. Klik op Nee om het bestand niet op te slaan en klik nog een keer op Nee om het tweede bestand met alle zorgartikelen ook te sluiten, Ga terug naar het invoerloket, klik in de linker oranje menubalk op Download/upload. Bij upload staat Zorgartikelen al aangevinkt. Klik op de knop ‘Bladeren’ of ‘Bestand kiezen’ (welke is afhankelijk van uw besturingssysteem),

Zoek het bestand dat u eerder heeft opgeslagen.



Klik op de knop ‘Open’. De bestandsnaam van het csv-bestand wordt in het loket ingevuld, Klik in het invoerloket op de knop ‘Bestand uploaden’, U krijgt een bevestiging in beeld dat het bestand is verstuurd en dat u de uitslag per email wordt verzonden. Klik op de knop ‘Terug’ In de productieomgeving ontvangt u een email als de verwerking correct is verlopen. U ontvangt ook een email als er iets fout is gegaan. Per regel in het csv-bestand wordt in de foutrapportage de gevonden afwijking aangegeven. Deze mailfunctionaliteit zit niet in de demo-omgeving, u ontvangt nu geen bevestigingsemail. Het systeem heeft nu tijd nodig om uw via het csv-bestand aangeleverde nieuwe zorgartikelen door te voeren. Na maximaal 7 minuten zullen de nieuwe zorgartikelen die u in Excel heeft opgevoerd en via de upload van het csv-bestand naar het invoerloket heeft gestuurd verschijnen. In de productie-omgeving zult u hier dus een email over ontvangen. Klik in de linker menubalk op de knop ZI-nummers, Sorteer de kolom aflopend, dus met de hoogste ZI-nummers bovenaan, Controleer of de drie nieuwe zorgartikelen met de status Concept bovenaan in het overzicht verschijnen. Is dit niet het geval, dan is het systeem nog bezig met de verwerking. Klik dan nogmaals in de linker oranje menubalk om het ZI-nummer overzicht te verversen. Zijn de drie nieuwe zorgartikelen zichtbaar, zet dan drie vinkjes voor de regels van die nieuwe zorgartikelen zodat deze geselecteerd staan en klik op de knop ‘Publiceren’. De status verandert in ‘Verrijking’, alle velden staan nu op slot, u kunt geen wijzigingen doorvoeren totdat de publicatie gereed is. Als het zover is ontvangt u van Z-Index een email met daarin de bevestiging dat de zorgartikelen zijn opgenomen en per de getoonde datum via de G-Standaard uitgeleverd zullen worden. In de demo-omgeving wordt deze mail niet verstuurd. Vergeet u te publiceren, dan zullen de nieuwe zorgartikelen niet in de G-Standaard worden doorgevoerd en dus niet aan de afnemers kenbaar worden gemaakt. U heeft nu via de uploadfunctie drie nieuwe zorgartikelen opgevoerd op basis van een al bestaand zorgartikel.

5.5

Opdracht 3e: Nieuwe opvoer en mutaties via de up/download

In de voorgaande opdrachten heeft u via de up/download afzonderlijk een mutatie doorgevoerd in een bestaand zorgartikel en drie nieuwe zorgartikelen opgevoerd op basis van een bestaande. Deze acties kunt u ook combineren. In één csv-bestand kunt u zowel wijzigingen aanbrengen in bestaande zorgartikelen (als de status ervan dat toelaat) als ook nieuwe zorgartikelen toevoegen. In de rapportage die u per email ontvangt wordt duidelijk



aangeven welke mutaties het systeem heeft doorgevoerd (met de oude en nieuwe stand) en welke zorgartikelen nieuw zijn opgevoerd. De daadwerkelijke handelingen van zo’n gecombineerde nieuwe opvoer/mutatie worden niet meer uitgeschreven omdat ze niet afwijken van de twee opdrachten hiervoor beschreven.



6

E-mails vanuit het G-Standaard Invoerloket

Tijdens opvoer en onderhoud van zorgartikelen via het G-Standaard Invoerloket wordt een aantal e-mail notificaties naar u gestuurd. Sommige zijn informatief, anderen om u actie te laten ondernemen. De volgende e-mail notificaties kunnen naar u gestuurd worden.

Tijdstip

Omschrijving

Indien nodig

Z-Index stelt u per e-mail een vraag over uw nieuwe opvoer of een mutatie. Het kan zijn dat Z-Index uw nieuwe opvoer afkeurt, de status van het zorgartikel wordt dan ‘Afgekeurd’. U kunt de gewenste wijzigingen aanbrengen en het artikel opnieuw publiceren. Na verrijking U ontvangt van Z-Index een e-mail met de melding dat het nieuw opgevoerde zorgartikel verrijkt is en mee zal gaan met de G-Standaard productie op de in de e-mail getoonde datum. Zondag en De mogelijkheid tot het publiceren van nieuwe opvoer of mutaties hangt af woensdag voor van het productieschema G-Standaard, zie sluiting mutaties www.z-index.nl -> G-Standaard -> Publicaties -> Productieschema. De zondag en de woensdag voor de zgn. Sluitingsperiode Mutaties (kolom 5 in het schema) ontvangt u ter herinnering een e-mail hierover. Zondag voor sluiting De zondag voor de zgn. Sluitingsperiode Nieuwe artikelen (kolom 3 in het nieuwe artikelen schema) ontvangt u ter herinnering een e-mail hierover. Elke vrijdagavond U ontvangt een e-mail met daarin een overzicht van alle zorgartikelen met 23.00 uur de status ‘Concept’, ‘Gewijzigd’ of ‘Verrijking afgekeurd’. Indien u deze niet publiceert zullen ze niet opgenomen worden in de G-Standaard. Na een correcte U heeft een csv-bestand naar het invoerloket gestuurd en de verwerking is upload correct verlopen. In de bijlage van de e-mail die u hierover ontvangt treft u indien van toepassing een overzicht aan van alle nieuwe opvoer en mutaties met de oude en nieuwe stand. Na een foutieve U heeft een csv-bestand naar het invoerloket gestuurd en de verwerking is upload niet correct verlopen. In de bijlage van de e-mail die u hierover ontvangt treft u per regelnummer de foutmelding aan.

Deze handleiding is met de grootst mogelijke zorg samengesteld. Desondanks accepteert Z-Index geen aansprakelijkheid voor eventuele onvolkomenheden.


Z-Index Alexanderstraat 11 2514 JL Den Haag Postbus 16090 2500 BB Den Haag T 070 - 37 37 437 F 070 - 37 37 401 [email protected] www.z-index.nl © 2014 - 2015

G-Standaard Invoerloket. Handleiding

Recommend Documents