HANDLEIDING WORKING TIME OFFICE. Versie 2.0c NL. Déhora Consultancy Group B.V

HANDLEIDING Versie 2.0c NL

WORKING TIME OFFICE

®

Déhora Consultancy Group B.V. Afdeling Déhora Software A.J. Ernststraat 595k 1082 LD AMSTERDAM t.: +31-(0)20-4044042 f: +31-(0)20-4044676 i: www.dehora.nl i: www.workingtimeoffice.nl e: [email protected]

INHOUDSOPGAVE 1.

INLEIDING........................................................................................................................ 3 1.1.

W ELKOM .................................................................................................................... 3

2.

SYSTEEMEISEN .............................................................................................................. 6

3.

INSTALLATIE .................................................................................................................. 7

4.

®

3.1.

DE W ORKING TIME OFFICE INSTALLEREN ................................................................... 7

3.2.

LOCATIE VAN DE WTO INSTALLATIEMAPPEN ............................................................... 10

3.3.

DE-INSTALLEREN VAN DE WTO MODULES WTS-WTE-WTR ....................................... 11

3.4.

UPDATE VAN DE WTO MODULES WTS-WTE-WTR .................................................... 12

3.5.

KOPPELING VAN DE WTO MODULES WTS-WTE-WTR ............................................... 12

INGEBRUIKNAME ......................................................................................................... 13 4.1.

STARTEN VAN DE W ORKING TIME SCHEDULER ........................................................... 13

4.2.

REGISTRATIE VAN W ORKING TIME SCHEDULER .......................................................... 13

4.3.

PROBEER GEBRUIK VAN DE WORKING TIME SCHEDULER ............................................. 15

4.4.

DEMOBESTAND IN DE W ORKING TIME SCHEDULER ..................................................... 15

4.5.

STARTEN VAN W ORKING TIME EVALUATOR ................................................................ 16

4.6.

REGISTRATIE VAN DE W ORKING TIME EVALUATOR ...................................................... 17

4.7.

STARTEN VAN DE W ORKING TIME REPORTS ............................................................... 18

4.8.

FOUT TIJDENS HET INSTALLEREN ............................................................................... 19

4.9.

AFSLUITING .............................................................................................................. 19

5.

AUTEURSRECHTEN ..................................................................................................... 20

6.

INDEX ............................................................................................................................. 21

Working Time Office®

2 / 21

Déhora Software

1.

INLEIDING

1.1.

Welkom ®

Welkom bij de Working Time Office (WTO), een compleet en geïntegreerd roosterplansysteem ®

ontwikkeld in Excel door Déhora Consultancy Group B.V.. De WTO suite bestaat uit de Working Time Scheduler (WTS), de Working Time Evaluator (WTE) en de Working Time Reports (WTR). In deze handleiding wordt de installatieprocedure van de WTO stap voor stap beschreven. ®

Gebruik Excel

Tijdens de installatieprocedure van de WTO worden alle modules in één keer op uw computer ®

geïnstalleerd. De WTO maakt gebruik van Excel dat op uw computer dient te zijn geïnstalleerd. ®

Excel is reeds bij veel planners bekend en wordt vaak gebruikt om de personeelsplanning uit te voeren. De WTO is voor iedere planner eenvoudig te leren. Ook voor gebruikers die niet of nauwelijks ®

ervaring met Excel hebben.

Internetverbinding Voor het uitvoeren van de evaluaties en voor het uitvoeren van specifieke rapportages is verder een internetverbinding via een beveiligde (HTTPS) verbinding noodzakelijk.

Gebruik Macro's ®

Er wordt door de WTO gebruik gemaakt van macrofuncties in Excel welke dan ook toegestaan moeten zijn. Anti-virus programma's hebben het gebruik van macro's soms uitgeschakeld. Ter verhoging van de veiligheid kan het zijn dat de afdeling systeembeheer het onmogelijk heeft gemaakt om de WTO, zonder hun tussenkomst, zomaar te installeren. Hun hulp is dan noodzakelijk..

Na de installatie van de WTO en het opstarten van de Working Time Scheduler of de Working Time ®

Evaluator kan bovenin uw Excel de volgende balk verschijnen.


3 / 21

Déhora Software

Klik op in dat geval op 'Opties'. In het scherm wat vervolgens verschijn selecteert u dan de optie ‘Deze inhoud inschakelen’ en drukt u op OK.

Indien er tijdens het opstarten niet wordt gevraagd om de macro’s in te schakelen en u merkt dat de module zich anders gedraagt dan verwacht, kunt u macro's zelf aanzetten. Raadpleeg hiervoor de ®

juiste procedure in de helpsectie van uw Excel versie. ©

In Microsoft Office 2007 kan de map waarin de WTO is geïnstalleerd eenmalig als veilig worden ingesteld, waardoor de macro-meldingen niet meer verschijnen. Doe dit via de 'Office Knop'


4 / 21

Déhora Software

Na het klikken op de knop 'Opties voor Excel' ziet u het venster met de 'Vertrouwenscentrum' knop. Door deze te kiezen kunnen de 'Instellingen voor het Vertrouwenscentrum' worden ingesteld, waarmee de beveiliging kan worden ingesteld.

In het volgende scherm kunt u via de knop 'Vertrouwde locatie' de map instellen waarin de WTO is geïnstalleerd. Dit kan worden ingesteld door te klikken op de 'Nieuwe locatie toevoegen' knop. Kies in het venster dat verschijn de locatie van de map waarin de WTO is geïnstalleerd en plaats het vinkje bij de optie 'Submappen op deze locatie worden ook vertrouwd' en klik daarna op 'OK' om de map toe te voegen.

Hierna zullen de macromeldingen niet meer worden getoond. Het is mogelijk dat u deze instellingen op de computer op uw werkplek of laptop, uitsluitend door uw systeembeheerder kunt laten uitvoeren.


5 / 21

Déhora Software

2.

SYSTEEMEISEN

De systeemvereisten voor het gebruik van de WTO zijn grotendeels afhankelijk van die voor het ®

gebruik van uw versie van Microsoft Excel .

De WTO is getest op Besturingsysteem ©

Windows 2000 / XP / Vista / Windows 7

Microsoft Office versie

Office Professional 2000 / 2003 / 2007

Intern geheugen

Minimaal 1024 MB intern geheugen

Processor

Pentium III / Pentium IV

Ruimte harde schijf

50 MB

Internet snelheid

2 MB

Schermresolutie

1280x720

Minimale Systeemeisen Besturingsysteem ©

Windows 2000


Office 2000 standaard

Intern geheugen

128 MB intern geheugen *

Processor

Pentium III *

Ruimte harde schijf

50 MB

Internet snelheid

512 kB

Schermresolutie

1280x720

Aanbevolen Systeem eisen Besturingsysteem ©

Windows XP of hoger


Office 2003 standaard

Intern geheugen

512 MB intern geheugen *

Processor

Pentium IV of hoger *

Ruimte harde schijf

100 MB

Internet snelheid

1 MB

Schermresolutie

1600x1024

* zie ook uw MS Office versie systeemeisen


6 / 21

Déhora Software

3.

INSTALLATIE

3.1.

®

De Working Time Office installeren

De installatie van de WTO is precies hetzelfde, zowel voor de 'Probeer' licentie de versie voor testgebruik als voor de 'Volledige' licentie, de betaalde versie. De functionaliteit is ook gelijk, echter de in te voeren registratiecode bepaalt het gebruik, evenals het maximaal aantal medewerkers dat kan worden gepland, geëvalueerd en gerapporteerd.

De WTO modules worden automatisch tijdens de installatieprocedure op uw computer geïnstalleerd. Dat gaat als volgt: Nadat u het installatiebestand 'WTO.zip' heeft ontvangen (bijv. via onze website, of via een e-mail) kunt u het betreffende bestand uitpakken, bijvoorbeeld op uw bureaublad. In dit ZIP bestand is ook de WTO handleiding als PDF bestand beschikbaar. Deze kunt u voorafgaande aan de installatie eerst nog doornemen. De overige handleidingen komen na de installatie beschikbaar.

Door dubbel te klikken op 'setup.exe' wordt de installatie gestart en ook automatisch het derde onderdeel 'WTO_Installer_NL.msi' uitgevoerd. Er verschijnt vervolgens het volgende venster:


7 / 21

Déhora Software



De set-up wizard wordt opgestart en in dit venster klikt u op 'Next'.



In het volgende venster kunt u bepalen waar de WTO dient te worden geïnstalleerd. Wij raden aan om met de voorgestelde locatie in te stemmen. Ook kunt u aangeven of iedereen de WTO mag gebruiken, of alleen u, nadat u bent ingelogd op uw computer.


8 / 21

Déhora Software



De installatie wordt vervolgens uitgevoerd indien u nog tweemaal op 'Next' heeft geklikt.



Klik vervolgens op 'Close' om de installatie af te ronden. De WTO kan in gebruik worden genomen door in het 'Startmenu' bij 'Programma's' te kiezen voor 'Working Time Office' en de 'Working Time Scheduler' op te starten om het eerste periode- of basisrooster te maken.


9 / 21

Déhora Software



Op het 'Bureaublad' verschijnt na de installatie een map genaamd: 'Working Time Office'. Als u deze opent treft u daarin drie iconen aan, die u ook kunt gebruiken om de programma's te starten. In de map 'Handleidingen' zijn de handleidingen te vinden en in de een map 'Demo' treft u demobestanden aan om optionele rapportages te bekijken van RRPA en ORT overzichten.

LET OP! Hoewel de installatie van de WTO bijzonder simpel is, kan het installeren op de werkplek meestal niet zonder tussenkomst van uw systeembeheerder worden uitgevoerd. Bij onduidelijkheden of vragen kan er per e-mail ([email protected]) contact met onze Helpdesk worden opgenomen. De installatie op uw thuiscomputer is meestal geen enkel probleem. Met de 'Probeer' licentie kunt u wellicht eerst thuis op deze manier de WTO uitproberen en gebruiken.

3.2.

Locatie van de WTO installatiemappen

Voorheen werd de 'Program Files' map als basismap gebruikt ('C:\Program Files', tenzij anders ingesteld) met daar onder de mappen '\Dehora Software\Working Time Office\' waarin alle programma onderdelen werden opgeslagen. Voor de programmabestanden van de WTR module blijft dit ook zo.


10 / 21

Déhora Software

©

Bij de nieuwe WTO versie 2.0 wordt voor de andere bestanden (Excel modules, demobestanden en handleidingen) gebruik gemaakt van de map: Windows XP: 'C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Dehora Software\Working Time Office' Windows 7 of hoger: ‘C:\ProgramData\Dehora Software\Working Time Office’

Uw systeembeheerder kan echter ook een andere bestandslocatie hebben gekozen, bijvoorbeeld om de WTO bestanden op een netwerkschijf te plaatsen.

Gebruikers dienen op de map waarin de WTO staat geïnstalleerd schrijfrechten toegekend te krijgen.

Indien tijdens de installatie voor 'Just me' wordt gekozen, worden de WTO snelkoppelingen alleen aan de betreffende gebruiker getoond. Deze staan bij die gebruiker dan op het 'Bureaublad' en in het 'Start Menu' in de map: 'C:\Documents and Settings\UW NAAM\Menu Start\Programma's\Working Time Office\'.

3.3.

De-installeren van de WTO modules WTS-WTE-WTR

De WTO kunt u via 'Configuratie' - 'Software' verwijderen. De originele bestanden Working Time Scheduler.xls(m) en Working Time Evaluator.xls(m) blijven echter bestaan. Dit is uit veiligheid, zodat er geen reeds met roosters ingevulde bestanden verloren gaan.


11 / 21

Déhora Software

3.4.

Update van de WTO modules WTS-WTE-WTR

Regelmatig verschijnen er nieuwe versies van Working Time Office, welke via onze website kunnen worden opgehaald. Hiermee is een update uit te voeren, waardoor van de nieuwste functionaliteit gebruik kan worden gemaakt.

LET OP! Het update proces controleert op de aanwezigheid van bestaande WTO xls(m)-bestanden. Wanneer deze worden gevonden, worden deze NIET overschreven om gegevensverlies te voorkomen. De aanbevolen procedure voor de update is: 

Handmatig de naam van de bestaande bestanden hernoemen: Working Time Scheduler.xls en Working Time Evaluator.xls, of de bestanden verplaatsen.

3.5.



Voer de eigenlijke update uit.



Importeer de bestaande bestanden in de nieuwste versie van Working Time Office .

®

Koppeling van de WTO modules WTS-WTE-WTR

Met de WTO kunnen roosters worden gemaakt en via internet door onze Working Time Servers worden geëvalueerd op wet- en regelgeving. De modules zijn onderling gekoppeld, waardoor het gehele planproces qua functionaliteit is afgedekt.

WTS -> WTE De koppeling tussen de WTS en de WTE wordt tot stand gebracht door de knop 'WTE Start'. Deze staat in het menu. Door op deze knop te klikken start de WTE automatisch op, met het door u gemaakte basisrooster uit de WTS. Hierna kan worden begonnen met het roosterbeheer, door het aanpassen van de geplande begin- en eindtijden, afwijkende- en gerealiseerde uren, oproepen en dienstruilingen. Ook de laatste wijzigingen als gevolg van ziekmeldingen en verlofaanvragen kunnen tijdens de roosterbeheer fase in de WTE worden verwerkt.

WTE -> WTR Tijdens dit planproces kan er voortdurend worden getoetst op wet- en regelgeving door evaluaties uit te voeren. De WTR kan vanuit de WTE worden opgestart met de knop 'Rapportage', waarmee complexe uurrapportages kunnen worden afgedrukt welke als sjabloon zijn meegeleverd, of speciaal voor u als maatwerk zijn ontwikkeld.


12 / 21

Déhora Software

4.

INGEBRUIKNAME

4.1.

Starten van de Working Time Scheduler ®

De Working Time Scheduler (WTS) maakt gebruik van Excel en dit dient dan ook op uw computer te zijn geïnstalleerd. De WTS kan gestart worden door in het 'Startmenu' bij 'Programma's' te kiezen voor ®

'Working Time Office' en de 'Working Time Scheduler', waarna Excel opstart met daarin de WTS.

4.2.

Registratie van Working Time Scheduler

Allereerst dient u de configuratie van uw WTS in te stellen. Dit zijn eenmalige instellingen en later niet meer te wijzigen in dezelfde WTS sheet.


13 / 21

Déhora Software

Direct daarna verschijnt onderstaand venster, waarin de registratiegegevens en de registratiecode kunnen worden ingevuld. Deze heeft u na uw bestelling per e-mail toegestuurd gekregen. We sturen u ook het benodigde wachtwoord voor de Working Time Evaluator. Bewaar alstublieft de gebruikersnaam die u hebt ingevoerd op een veilige plaats; deze zult u later nodig hebben om in te loggen op onze Working Time Servers.


14 / 21

Déhora Software

4.3.

Probeer gebruik van de Working Time Scheduler

Met de 'Probeer' licentie kan de WTO gebruikt worden voor testdoeleinden Indien u besluit tot aankoop van de WTO kunt u van de knop 'Bestellen via internet' gebruikmaken.

4.4.

Demobestand in de Working Time Scheduler

Nadat de WTS voor het eerst wordt opgestart verschijnen er enkele roostervoorbeelden in beeld. Het is goed mogelijk om met dit demobestand te oefenen en te testen. Neem de handleiding van de WTS door om alle functionaliteiten te leren kennen en volledig te benutten.

De roostergegevens uit het demobestand kunnen worden verwijderd via de 'Menu'-knop, dan 'Instellingen' en 'Reset WTS'. Ook is het op deze manier mogelijk om het demobestand opnieuw te laten instellen. Let hierbij wel op, alle bestaande medewerkers, diensten, afwezigheden en roostergegevens worden hierbij eerst verwijderd!


15 / 21

Déhora Software

4.5.

Starten van Working Time Evaluator ®

De Working Time Evaluator (WTE) maakt gebruik van Excel en dit dient dan ook op uw computer te zijn geïnstalleerd. De WTE wordt opgestart vanuit de WTS waarin u het basisrooster voor een komende periode heeft gemaakt. Na een klik op de knop 'WTE Start' wordt dit basisrooster en volgende periodes automatisch overgenomen in de WTE, welke ook direct wordt opgestart. Alle wijzigingen van het basisrooster door langer of korter werken, dienstruilingen, vakantie, ziekte en zelfs alle oproepen binnen een consignatiedienst kunnen worden ingevoerd. Tijdens dit roosterbeheerproces kan het rooster over veel langere periodes getoetst worden op wet- en regelgeving.


16 / 21

Déhora Software

4.6.

Registratie van de Working Time Evaluator

Het toetsen van het rooster gebeurt via de 'Rooster evalueren' knop. Direct daarna verschijnt onderstaand venster, waarin de inloggegevens kunnen worden ingevuld. Na uw aanmelding heeft u deze gegevens, bestaande uit een 'Gebruikersnaam' en een 'Wachtwoord', van ons per e-mail toegestuurd gekregen.

De registratie kunt u bespoedigen door het vakje voor 'Wachtwoord opslaan' aan te vinken. Ook is het mogelijk om via 'Instellingen' een andere mogelijkheid van registratie te selecteren, waardoor tijdens veelvuldig toetsen van het rooster niet iedere keer de registratiegegevens nodig zijn. Neem de handleiding van de WTE door om alle functionaliteiten volledig te benutten.


17 / 21

Déhora Software

4.7.

Starten van de Working Time Reports

De Working Time Reports (WTR) wordt opgestart vanuit de WTE met de knop 'Rapportage' waarin automatisch de roostergegevens beschikbaar zijn om de verschillende rooster- en urenoverzichten af te drukken. De WTR neemt de registratiegegevens van de WTE over en behoeft geen eigen registratie. Voor het uitvoeren van bepaalde rapportages dient er voor de berekening daarvan een evaluatie te worden uitgevoerd. De WTR neemt ook de inloggegevens van de WTE over en behoeft geen eigen inlog.


18 / 21

Déhora Software

4.8.

Fout tijdens het installeren ®

Als er al eerder de Working Time Office is geïnstalleerd verschijnt de onderstaande foutmelding. De eerdere geïnstalleerde versie dient eerst te worden verwijderd om de nieuwe installatie te voltooien.

Verwijder in het 'Configuratiescherm' via

Working Time Office installatie.

LET OP! Het kan voorkomen dat u vlak voor de installatie van de WTS een waarschuwing krijgt van uw beveiligingsprogramma (anti-virus of firewall) met de vraag of u het er mee eens bent dat er een programma wordt geïnstalleerd op uw harde schijf. Dit is een normale beveiligingswaarschuwing en u loopt geen risico als u akkoord gaat met de verdere installatie.

4.9.

Afsluiting

Nadat de installatieprocedure is afgesloten, kunt u de modules in gebruik nemen. Voor uitleg over de functionaliteiten zijn separate handleidingen per module beschikbaar.


19 / 21

Déhora Software

5.

AUTEURSRECHTEN Copyright © 2014 Déhora B.V. Alle rechten voorbehouden. Alle bedrijfsnamen, productnamen of dienstnamen die in dit document genoemd worden zijn het eigendom van hun respectievelijke eigenaren.

Copyright © 2014 Déhora B.V. All Rights Reserved. All company, product or service names referenced herein are properties of their respective owners.


20 / 21

Déhora Software

6.

INDEX Afsluiting ...................................................19 Anti-virus programma's .........................3, 19 Basisrooster ....................................9, 12, 16 Begin- en eindtijden ..................................12 Bestandslocatie ........................................11 Bestellen .............................................14, 15 Beveiliging .................................................. 5 Beveiligingsprogramma ............................19 Bureaublad ...........................................7, 10 Consignatiedienst .....................................16 Copyright Déhora B.V. ..............................20 Déhora Consultancy Group B.V. ............1, 3 Déhora Software ......................................... 1 De-installeren ...........................................11 Demobestand ...............................10, 11, 15 Dienstruilingen ....................................12, 16 E-mail........................................7, 10, 14, 17 Evalueren van het rooster ........................17 ® Excel .............................................3, 13, 16 Firewall .....................................................19 Foutmelding ..............................................19 Gebruikersnaam .......................................17 Gerealiseerde uren ...................................12 Handleiding ...............................................11 Handleidingen ...........................................10 Helpdesk ...................................................10 Hernoemen ...............................................12 HTTPS ........................................................ 3 Inloggen ..............................................17, 18 Installatie.......................... 3, 7, 9, 10, 11, 19 Installatiemappen .....................................10 Installeren op de werkplek ........................10 Internetverbinding ....................................... 3 Just me .....................................................11 Koppeling ..................................................12 Langer of korter werken............................16 LET OP! ........................................10, 12, 19 Macro's ....................................................... 3 Maximaal aantal medewerkers ................... 7 Menu .........................................................12 © Microsoft Office ......................................... 4 Modules ............................... 3, 7, 10, 12, 19 Netwerkschijf ............................................11 Nieuwe versies .........................................12 Office Knop ................................................. 4 Office Professional ..................................... 6 Oproepen ............................................12, 16 Optionele rapportages ..............................10 ORT rapportage ........................................10 PDF bestand ............................................... 7 Perioderooster ............................................ 9 Personeelsplanning .................................... 3 Planproces ................................................12


Probeer licentie .............................. 7, 10, 15 Programmabestanden ............................. 10 Rapportage .............................................. 18 Registratie .................................... 13, 17, 18 Registratiecode .................................... 7, 14 Registratiegegevens .................... 14, 17, 18 Rooster- en urenoverzichten.................... 18 Rooster evalueren .................................... 17 Roosterbeheer ................................... 12, 16 Roostergegevens ............................... 15, 18 Roosterplansysteem .................................. 3 Roostervoorbeelden ................................. 15 RRPA rapportage ..................................... 10 Setup Wizard.............................................. 8 Setup.exe ................................................... 7 Sjabloon ................................................... 12 Starten.......................................... 13, 16, 18 Startmenu............................................. 9, 13 Systeembeheerder ..................... 3, 5, 10, 11 Systeemeisen............................................. 6 Testdoeleinden ........................................ 15 Thuiscomputer ......................................... 10 Toetsen ........................................ 12, 16, 17 Update...................................................... 12 Uurrapportages ........................................ 12 Vakantie ................................................... 16 Verlofaanvragen ....................................... 12 Vertrouwde locatie ..................................... 5 Vertrouwenscentrum .................................. 5 Verwijderen ........................................ 11, 19 Volledige licentie ........................................ 7 Wachtwoord ....................................... 14, 17 Wet- en regelgeving ........................... 12, 16 Windows 2000 ........................................... 6 Windows 7.................................................. 6 Windows Vista ........................................... 6 Windows XP ............................................... 6 Working Time Evaluator ....................... 3, 16 Working Time Office .............. 3, 7, 9, 13, 19 Working Time Reports ......................... 3, 18 Working Time Scheduler ............ 3, 9, 13, 15 Working Time Servers ....................... 12, 14 WTA ......................................................... 11 WTE ............................. 3, 11, 12, 16, 17, 18 WTO ......................... 3, 6, 7, 8, 9, 10, 12, 15 WTO.zip ..................................................... 7 WTO_Installer_NL.msi ............................... 7 WTR ................................... 3, 10, 11, 12, 18 WTS ......................................... 3, 11, 12, 19 XLS bestand............................................. 12 Ziekmeldingen .......................................... 12 Ziekte ....................................................... 16

21 / 21

Déhora Software

HANDLEIDING WORKING TIME OFFICE. Versie 2.0c NL. Déhora Consultancy Group B.V

Recommend Documents