Handleiding wijkcoördinatoren Natuurmonumenten 2013
Collecteweek 01 april t/m 06 april 2013
1
Inhoudsopgave Bedankt voor uw hulp! ............................................................................................................3 Wie is uw eerste aanspreekpunt?...........................................................................................4 Taken en planning..................................................................................................................5 Voor de collecte......................................................................................................................7 Collectevergunning.................................................................................................................8 De collectematerialen ………………………………………………………………………………..8 Straatindeling huis-aan-huiscollecte .......................................................................................9 Plaatselijke publiciteit .............................................................................................................9 Landelijke publiciteit ...............................................................................................................9 Na de collecte ........................................................................................................................9 Geld tellen ..........................................................................................................................9 Het storten van de opbrengst............................................................................................10 Retour na de collecte ...........................................................................................................11 Regeling vrijwilligers………………………….…………………………………………………… 11 Contacten met collectanten...……………………………………………………………………... 12 Veel gestelde vragen door collectanten ………………………………………………………… 12
2
Bedankt voor uw hulp! Beste coördinator, Van 01 april tot en met 06 april zal in de provincies Noord-Holland, Zuid-Holland, Utrecht, Gelderland, Overijssel, Flevoland en Noord-Brabant, in zo’n 182 gemeenten gecollecteerd gaan worden voor Natuurmonumenten. Dit jaar zal de collecte voor Natuurmonumenten dus weer iets groter worden dan het jaar ervoor. U en vele duizenden vrijwilligers zullen zich gaan inzetten voor Natuurmonumenten. Zonder uw hulp zou deze collecte simpelweg niet mogelijk zijn. We hebben aan u gevraagd om de belangrijke rol als coördinator in uw wijk te vervullen. We willen u daarvoor nogmaals hartelijk danken. Juist bij deze voor u en voor ons nieuw op te zetten landelijke collecte is uw betrokkenheid en inzet voor ons van groot belang. Waarom heeft Natuurmonumenten besloten om te gaan collecteren? Het is tenslotte al mogelijk om Natuurmonumenten te steunen met een gift of door lid te worden. Tijdens de collecte zullen de collectanten bij veel betrokken leden van Natuurmonumenten aanbellen. Deze mensen zullen misschien niet altijd extra aan de collecte willen geven. De collectanten zullen ook mensen tegenkomen die geen lid zijn van Natuurmonumenten, maar die best een bijdrage zouden willen geven. Wij hopen met name om deze mensen te bereiken met de boodschap dat de natuur niet zonder een kleine en vrijblijvende bijdrage kan. Daarbij mogen we niet uit het oog verliezen dat al die bijdragen uiteindelijk opgeteld worden tot één groot bedrag, dat besteed kan worden aan de natuur in Nederland. In deze handleiding vindt u de informatie die u nodig heeft bij het organiseren van de collecte in uw woonplaats. Als u vragen heeft, kunt u ons vanzelfsprekend bereiken. Op de volgende pagina vindt u onze contactgegevens. Tot slot willen wij u nog veel plezier en succes wensen met de coördinatie van de collecte. Laten wij er met elkaar een succes van maken! Hartelijke groet,
Jannette Otte Collectemanager
3
Wie is uw eerste aanspreekpunt? Uw centrale aanspreekpunt is Ruben van Zeijl. Hij werkt als collectepromotor vanuit het centraal kantoor van Natuurmonumenten in ’s-Graveland en vanuit huis. U kunt hem tijdens kantooruren telefonisch of per e-mail bereiken met al uw vragen. Gemeente Alle
Functie Collectepromotor
Alle
Collectemanager
Naam Ruben van Zeijl Jannette Otte
Contact
[email protected] 06- 53 839 007
[email protected] (035) 6559949 of 06-54295150
Hoofd Fondsenwerving
Collectemanager (coördinatie landelijke collecte)
Collectepromotor (contact lokale contactpers/besturen)
Assistent collecte (telefonisch contact wijkcoördinatoren)
Lokale contactpersonen of besturen
Wijkcoördinatoren
COLLECTANTEN
Taakverdeling collecteorganisatie (dubbele lijn = medewerkers NM, enkel lijn = vrijwilligers)
4
Taken en planning Om de collecte tot een succes te maken is het erg belangrijk dat u op tijd met de organisatie ervan begint. Hier vindt u een overzicht van uw taken en planning. U kunt deze lijst als checklist gebruiken.
-
-
-
-
-
Februari Lees de wijkcoördinatorenhandleiding, die u heeft ontvangen bij uw welkomstbrief nauwkeurig door. Stem ev. onduidelijkheden of vragen af met de collectepromotor. Maart Op 2 of 4 maart ontvangt u van ons een envelop met daarin de collectedocumenten. Neem deze door en controleer of alles compleet is (hierin zit de administratie die u tijdens en na de collecte moet bijhouden zoals: de collectantenlijst, de legitimatiekaarten, kopie plattegrond van uw woonplaats etc.). Er zit ook een brief met uitleg bij, zodat u precies weet wat de bedoeling is; Ook ontvangt u op 2 of 4 maart de overige collectematerialen zoals: collectebussen, verzegelingen, keycords etc. Controleer direct of alles wat op de pakbon staat vermeld, ook daadwerkelijk in de doos zit. Is de zending niet compleet, neem dan contact op met de collectepromotor zodat wij het ontbrekende materiaal nog kunnen nasturen. Maak na ontvangst van de namen van de collectanten, snel een start met het contact opnemen met uw collectanten (om hun gegevens te checken, hen betrokken te houden bij en te herinneren aan de collecte en maak ev. meteen een afspraak voor het ophalen van de collectebus); Start met het maken van een globale straatindeling binnen uw postcodegebied (veel collectanten geven de voorkeur aan te collecteren in hun eigen straat, stem dit af) Neem contact op met de collectanten die u nog niet heeft kunnen bereiken en maak de eerdergenoemde afspraken; Maak een definitief stratenplan; Als de collectevergunning (die u op 2 of 4 maart ontvangt) dat voorschrijft, willen wij u vragen om de legitimatiebewijzen bij de gemeente of politie laten stempelen; Stel voor iedere collectant een collectepakket.
Een collectepakket bestaat uit: * papieren draagtas; * collectebus voorzien van sticker en verzegeling + aan het handvat bevestigde bundel met 50 informatiekaartjes over Natuurmonumenten, die collectanten kunnen uitreiken ► Indien u de collectebussen nog thuis hebt van de vorige collecte, verzoeken wij u om zelf aan iedere collectebus 1 bundel informatiekaartjes te bevestigen met bijgeleverde tie-wraps.
* persoonlijke legitimatiekaart, opgevouwen in het plastic hoesje van de keycord; * brochure met collectantentips; * te lopen route (deze kunt u op het legitimatiebewijs vermelden); * kopie collectevergunning. -
-
In de week voorafgaand aan de collecteweek Collectematerialen uitdelen aan de collectanten (zie instructie bij collectemateriaal); U kunt (in overleg met andere wijkcoördinatoren in uw woonplaats) een persbericht versturen naar de lokale media om de collecteweek bekend te maken in uw woonplaats. Een voorbeeld is in deze handleiding opgenomen, de digitale versie kunt u downloaden op www.natuurmonumenten.nl/doe mee/collecte of bij de collectepromotor opvragen; Alvast contact opnemen met de lokale Rabobank i.v.m. het afstorten van de collecteopbrengst na de collecte en een afspraak voor het afstorten maken.
5
-
-
Wat te doen na de collecteweek Het in ontvangst nemen/ophalen van de collectebussen na afloop van de collecteweek (zie hiervoor de instructie bij de collectematerialen); Geld tellen per bus, altijd met zijn tweeën en het liefst samen met de collectant Collectanten bedanken voor hun inzet; Persbericht met de totaalopbrengst van uw woonplaats opsturen naar de lokale media (in overleg met andere wijkcoördinatoren). Een voorbeeld is in deze handleiding opgenomen, de digitale versie kunt u downloaden op www.natuurmonumenten.nl/doe mee/collecte of bij de collectepromotor opvragen; Geld storten bij Rabobank of ING op het bankrekeningnummer van Natuurmonumenten (zie de instructiebrief bij de collectedocumenten). Doet u dit svp. vóór 20 april 2013; Administratieve afhandeling (zie de instructiebrief bij de collectedocumenten); Wij adviseren om voor uw eigen administratie een kopie te maken van de afstortbankbon en de collectestaat. De ingevulde administratie en ongebruikte verzegelingen opsturen (geen postzegel nodig)naar: Natuurmonumenten Afdeling C&M T.a.v. Jannette Otte Antwoordnummer 9933 1200 WK ’s-GRAVELAND
-
Collectematerialen opruimen; alles met een datum mag weg;
Om verzendkosten van pakketten te minimaliseren vragen wij u om de collectebussen en overgebleven materialen zonder datum bij u of een van de andere vrijwilligers of in een veilige opslag bij bedrijf, op te slaan tot het volgende jaar; Indien u de bussen terug wilt sturen, maakt u dan svp gebruik van de bijgeleverde retouradressticker. U kunt de pakketten ter verzending aanbieden bij elke TNT-postwinkel.
-
Na afloop van de collecte ontvangt u een enquête, zou u deze s.v.p. willen invullen?
6
Voor de collecte De collectevergunning Voor een collecte is een vergunning nodig. Stichting Collecteplan bepaalt in welke week de aangesloten fondsen mogen collecteren. Natuurmonumenten heeft nog geen vaste plaats in het landelijk collecterooster. De weken waarin wij mogen collecteren zijn beperkt tot de vrije periodes in het collecterooster. Natuurmonumenten heeft de vergunningen voor de gemeenten waar gecollecteerd wordt aangevraagd. U ontvangt voor de collecteplaats waarin u de collecte organiseert een kopie van deze vergunning. Lees deze goed door. Hierin staan de voorwaarden waaraan u zich moet houden, zoals: Hoe u mag collecteren; Minimum leeftijd van de collectanten, wij houden standaard de leeftijd van 18 jaar aan; Op welke tijdstippen; Of de legitimatiekaart van de collectanten voorzien moet zijn van een stempel van politie of gemeente. De voorwaarden verschillen per gemeente. Het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF) en de Stichting Collecteplan hebben afgesproken dat op zon- en feestdagen niet huis-aan-huis gecollecteerd mag worden.
De collectematerialen Op 2 of 4 maart ontvangt u van ons een envelop met daarin de navolgende documenten: - begeleidende brief; - de collectantenlijst + invulinstructie; - voorbedrukte legitimatiekaarten/telkaarten; - de collectestaat; - kopie collectevergunning; - kopie plattegrond van uw woonplaats; - retourenvelop. Collectantenlijst Op deze lijst staan de namen van de leden die zich hebben opgegeven om te collecteren al voorbedrukt. Uw collectanten moeten de lijst tekenen voor ontvangst van de verzegelde collectebus. Na afloop van de collecte wordt ook per collectant de opbrengst ingevuld en dient u als wijkcoördinator te tekenen voor retour ontvangst van de verzegelde collectebus én het legitimatiebewijs. Dit is ook de gelegenheid om aan de collectant te vragen of hij/zij volgend jaar wederom zou willen collecteren. Wilt u dit aanvinken op de collectantenlijst? Dit formulier stuurt u retour in de retourenvelop. Legitimatiekaart met telkaart (onderzijde) Op de kaart zijn de persoonsgegevens van uw collectant en van uw al voorbedrukt. De collectant is verplicht dit bewijs bij zich te hebben tijdens het collecteren. Het onderste gedeelte van de legitimatiekaart is tevens de telkaart. Voordat u de bus verzegelt, scheurt u dit gedeelte eraf en stopt u het in de bus. Zo weet u bij het tellen altijd, van wie welke bus is. U schrijft de busopbrengst op de telkaart, laat deze ondertekenen door twee personen en stuurt deze na afloop terug naar Natuurmonumenten in de retourenvelop (zie instructie). Op de legitimatiekaart is tevens ruimte voor een stempel van de gemeente, mocht dit volgens de collectevergunning verplicht zijn. Wilt u of een andere vrijwilliger de kaarten op
7
het gemeentehuis (soms bij politie) laten stempelen? Daarnaast kunt u, indien gewenst, met pen op de legitimatiekaart de route zetten, die de collectant gaat lopen. De legitimatiekaart kunt op dubbelvouwen in het plastic hoesje van het keycord. Collectestaat Voor een zorgvuldige afwikkeling van de collecte is het correct invullen van de collectestaat noodzakelijk. Deze collectestaat maakt een goede controle op de procedure achteraf mogelijk. Op dit formulier noteert u de totaalopbrengst van uw collectegebied. Dit formulier, het stortingsbewijs van de bank en het ev. declaratieformulier stuurt u gedateerd en ondertekend door twee personen in de retourenvelop retour aan Natuurmonumenten (zie instructie). Kopie collectevergunning Het is niet in iedere gemeente verplicht, maar wij adviseren om standaard aan iedere collectant een kopie van de collectevergunning te verstrekken en de collectant deze bij zich te laten dragen tijdens het collecteren. Kopie plattegrond van uw woonplaats Deze plattegrond is uw leidraad bij het samenstellen van de straatindeling. Wij komen hier onder het kopje “straatindeling” uitgebreid op terug. Op 2 of 4 maart ontvangt u ook de resterende collectematerialen, dit zijn: • de collectebussen met sticker; • de handvatten voor de collectebussen, aan deze handvatten zijn per handvat met een tyrip 50 kaartjes van Natuurmonumenten bevestigd, die collectanten aan gevers kunnen uitreiken; ► Indien u de collectebussen nog thuis hebt van de vorige collecte, verzoeken wij u om zelf aan iedere collectebus 1 bundel kaartjes te bevestigen met bijgeleverde tie-wraps.
• • • •
de verzegelingen voor de collectebussen; de keycords met plastic hoesje; papieren draagtasjes; flyers met “tips voor de collectant”;
Collectebussen en handvatten Deze collectebussen zijn door ons aangeschaft en zijn voorzien van een sticker van Natuurmonumenten. Aan het handvat van iedere collectebus zijn met een tie-wrap 50 kaarten van Natuurmonumenten bevestigd. Collectanten kunnen deze als bedankkaart uitreiken aan de gevers. Uit ervaring weten de meeste goede doelen dat het flyeren huisaan-huis of het achterlaten van flyers in bijvoorbeeld een bibliotheek niet tot het beste resultaat leidt. Waarom? Er mist persoonlijk contact. Dat is mede de reden waarom Natuurmonumenten de kaarten mee wil geven bij de collecte. Door persoonlijk de kaart te overhandigen voegt u waarde toe aan de kaart die in 2012 erg gewaardeerd werd. Met de persoonlijke code maakt men namelijk kans op een vogelhuisje en korting in onze webshop. Verzegelingen Alle bussen moeten verzegeld worden voor uitgifte. Uw collectanten mogen de verzegeling NIET verbreken. Dat doet u altijd in hun aanwezigheid bij het tellen van de busopbrengst. Keycords en plastic houders voor de legitimatiekaarten De collectanten dragen dit sleutelkoord zichtbaar om de hals. De legitimatiekaart wordt in de plastic houder gestopt. Na afloop van de collecte bij inlevering van de collectebus en de legitimatiekaart mag de collectant het keycord als presentje houden.
8
Papieren Natuurmonumenten draagtassen In de papieren draagtas zet u het collectemateriaal voor iedere collectant klaar. Brochure met “tips voor collectant” Een brochure (A5 formaat) waarin kort en bondig tips zijn opgenomen voor de collectant.
Straatindeling huis-aan-huiscollecte Bij deze handleiding ontvangt u een kopie van een plattegrond van uw woonplaats. Op deze afdruk kunt u een straatindeling maken. (We kunnen u helaas geen meer gedetailleerde plattegrond toesturen. U kunt echter een stadsplan van uw gemeente kopen en de kosten die u daarvoor maakt, declareren bij Natuurmonumenten.) Met een stift kunt u de straten per collectant markeren. Op die manier kunt u ervoor zorgen dat er maar één keer in een straat wordt gecollecteerd. U kunt ook een lijst maken en per collectant de straatnamen noteren waar wordt gecollecteerd. Ook de site maps.google.nl is zeer handig voor het uitprinten van plattegronden. Een tip hierbij is om collectanten zoveel mogelijk zelf hun wijk te laten bepalen, u kunt met hen overleggen op het moment dat u hen opbelt om een afspraak te maken voor het ophalen van de collectebus. Maak de te collecteren wijken niet te groot. Wat dat laatste betreft kan +/100 woningen per collectant voldoende zijn. Dat is gemiddeld 1 à 2 straten per collectant. Dit is een richtlijn. In een flat zijn 100 woningen prima te doen, maar in een buitenwijk kan het juist weer teveel zijn. Het is verstandig om hier overleg over te hebben met de collectant. Natuurlijk zijn er ook collectanten die meer willen lopen. Dat is natuurlijk geen bezwaar. Vanzelfsprekend verwachten we niet dat de collectanten het gehele gebied aflopen. NB: de collectanten moeten in hun eigen wijk (postcodegebied op de collectantenlijst) collecteren. In de grotere gemeenten kunnen namelijk meerder wijkcoördinatoren actief zijn. Zo voorkomen we dat meerdere collectanten achter elkaar collecteren.
Plaatselijke publiciteit Publiciteit is belangrijk voor het slagen van de collecte. Hierbij is ook voor u als collectecoördinator een rol weggelegd. Wij vragen u (of iemand aan wie u dit overdraagt) de plaatselijke kranten, verenigings- en kerkbladen te benaderen. U kunt gebruikmaken van twee persberichten, welke u kunt downloaden op www.natuurmonumenten.nl/doemee/collecte of bij de collectepromotor kunt opvragen: • persbericht bekendmaking collecte (verspreiding voorafgaand aan de collecte); • persbericht melding totale opbrengst collecte in uw woonplaats (verspreiden zodra de collecteopbrengst bekend is).
Landelijke publiciteit Medewerkers van Natuurmonumenten zullen de regionale en landelijke media benaderen.
Na de collecte Geld tellen Het leukste van de collecte is natuurlijk het tellen van het geld. Het spreekt voor zich dat de collectebus verzegeld moet zijn als deze door de collectant wordt ingeleverd. Mocht u twijfels hebben over een collectant, bijvoorbeeld als de verzegeling is verbroken of de collectant een lege bus terugbrengt, neem dan contact op met de collectepromotor. Let op dat u de collectantenlijst samen met de collectant ondertekent voor de inname van de verzegelde collectebus én de legitimatiekaart. Dit is ook een goed moment om de collectant te vragen of
9
hij volgend jaar weer wil lopen. Vink dit duidelijk aan op de collectantenlijst. Het centrale kantoor verwerkt namelijk alle gegevens per collectant in het systeem zodat u volgend jaar weer een bijgewerkte collectantenlijst ontvangt. U opent, samen met iemand anders (bij voorkeur de collectant), de collectebus en telt de inhoud. Op de telkaart die in iedere collectebus zit, geeft u aan hoeveel er in de collectebus zit en zet u beiden een handtekening. De opbrengst per collectant zet u op de collectantenlijst. Lukt het om één of andere reden niet om samen met de collectant te tellen, zorg er dan in elk geval voor dat er een andere getuige aanwezig is. Volgens het landelijk collecteprotocol mag u niet samen met uw partner of een ander familielid tellen. Zo kunt u met de collectanten en evt. andere wijkcoördinator afspreken om samen een avond te gaan tellen. Dat is efficiënt en gezellig. Bij vermissing of diefstal van geld dient u als coördinator zo snel mogelijk aangifte te doen bij de politie. Vervolgens informeert u de collectepromotor, die de collectemanager op de hoogte stelt. Als alle bussen zijn geteld en de totaalopbrengst bekend is vult u de collectestaat in. Op de collectestaat vult u de algemene gegevens van het collectegebied en uw contactgegevens in. Daarnaast vermeldt u de bruto collecte-opbrengst in, dit is het overgemaakte geld. Af: de gemaakte kosten (die u via het declaratieformulier declareert) en de netto collecte-opbrengst. Daarnaast vult u het aantal collectanten in dat heeft gelopen, het aantal collectebussen dat is gebruikt en het aantal verzegelingen dat is gebruikt.
Het storten van de opbrengst -
-
-
-
Het is aan te raden om op tijd, uiterlijk twee weken voor de collecteweek, contact op te nemen met het Rabobank filiaal bij u in de buurt. In de meeste gevallen kunt u tijdens kantooruren terecht. Probeer een rustig moment uit te kiezen als u het geld gaat afstorten. Het kan zijn dat het op een marktdag of rond de lunchpauze erg druk kan zijn bij de stortautomaat. U kunt eventueel de lokale Rabobank hierover raadplegen. Ook als u rekeninghouder bent bij een andere bank, kunt u gebruik maken van de stortmachine van de Rabobank. U heeft ter identificatie uw bankpas nodig, om gebruik te kunnen maken van de stortmachine. Het is niet toegestaan om de opbrengst op uw eigen Raborekening te storten en daarna over te boeken op het rekeningnummer van Natuurmonumenten. Voordat u naar de bank gaat om de opbrengst af te storten, scheidt u het muntgeld van het papiergeld. U hoeft het muntgeld niet te sorteren. Het is wel verstandig om gevouwen en gekreukelde biljetten even met uw hand glad te strijken of om (zwaar) beschadigde biljetten eerst om te wisselen bij de bank. Bij ongeveer de helft van alle automaten dienen de biljetten één voor één ingevoerd worden, de andere helft kent een bundelstortfaciliteit (er kan dan een bundel biljetten in één handeling worden geplaatst). Als u zelf rekeninghouder bent bij de Rabobank kunt u ongelimiteerd afstorten. Als u geen rekeninghouder bent bij de Rabobank, dan is er een limiet van €2000,-. Dat betekent dat als u een grotere opbrengst, dat u misschien twee maal zult moeten afstorten. U volgt de aanwijzingen op die u leest op het scherm. U voert uw bankpas in. U geeft aan dat u het geld wilt storten op Raborekeningnummer 38.82.74.107 van Natuurmonumenten Er word altijd gevraagd een numeriek kenmerk mee te geven. Wilt u dan als kenmerk uw 4-cijferige postcode invoeren? Alleen dan kunnen we het
10
-
gestorte bedrag onder uw postcode gemakkelijk terugvinden op het rekeningoverzicht. U stort de biljetten in de biljettenbak van het apparaat. Daarna vraagt het apparaat of u ook munten wil afstorten. U stort de munten in de muntbak van het apparaat. U controleert of de machine geen normale munten eruit gooit in het bakje aan de voorzijde van de machine (opvang vreemde munten) Het bedrag wordt direct gestort. Aan het einde van de transactie geeft u aan dat u een stortingsbewijs wilt laten printen. De Rabobank rekent afstortkosten. Dit bedrag wordt afgetrokken van het gestorte bedrag. Buitenlandse munten en bijzondere munten worden niet geaccepteerd. Deze munten kunt u ook bijvoegen (svp vastplakken) in de antwoordenvelop. Natuurmonumenten zal al deze munten verzamelen en via oude-munten-verzamelaars verkopen ten bate van Natuurmonumenten.
Wij verzoeken u het geld vóór 20 april 2013 te storten. Wij dienen namelijk de collecteopbrengst in uw gemeente tijdig door te geven aan de gemeente.
Retour na de collecte Wat moet retour? Nog even op een rijtje: - de ingevulde en getekende collectantenlijst; - de collectestaat gedateerd en ondertekend door twee personen, vergezeld van evt. acceptgiro’s, het stortingsbewijs + evt. declaratieformulier; - alle ondertekende telkaarten; - de niet gebruikte verzegelingen. De legitimatiebewijzen bewaart u een jaar en kunnen bij de eerstvolgende collecte worden weggegooid. De overige collectematerialen zoals collectebussen en handvatten, de papieren draagtassen, kopie van de collectevergunning kunt u bewaren tot de eerstvolgende collecte.
Regeling vrijwilligers Verzekering Wij gaan ervan uit dat collectanten zelf verzekerd zijn voor ongevallen en voor schade toegebracht aan derden (WA: wettelijke aansprakelijkheidsverzekering). Ontstaan er toch calamiteiten tijdens het collecteren, neem dan zo spoedig mogelijk contact op met de collectepromotor. Zij kan u informeren of de schade valt binnen de collectieve ongevallenverzekering, die Natuurmonumenten heeft afgesloten voor vrijwilligers. NB: De collecte ongevallenverzekering van Natuurmonumenten is secundair. Alleen als de vrijwilliger geen eigen verzekering heeft, of deze verzekering onvoldoende dekking biedt, kan er een beroep op worden gedaan. Onkosten Als u onkosten maakt voor de collecte zoals kopieer-, telefoon- en portokosten, dan kunt u deze op de collectestaat verantwoorden. De gemaakte kosten mag u direct inhouden van de collecteopbrengst. Hoog zullen de kosten niet zijn. Voor de telefoonkosten geldt dat per collectant een bedrag van € 0,25 gedeclareerd mag worden, gebaseerd op twee telefoontjes (één om te vragen of men van de partij is en één om een afspraak te maken voor het afhalen van de collectebus). Onkosten kunnen helaas alleen vergoed worden als u de bonnen meestuurt. Mocht u reiskosten maken, dan geldt hiervoor een vergoeding van € 0,19 per
11
kilometer of de werkelijk gemaakte kosten met het OV. Wanneer u deze kosten declareert, vult u dan het declaratieformulier in en hecht dit aan de collectestaat. Het formulier kunt u opvragen bij de collectepromotor. In 2012 is een aantal van u als coördinator actief geweest en heeft daarbij een wijkhoofd aangestuurd. De administratie liep via u en u heeft ook de collectematerialen ontvangen en verdeeld over de andere wijkhoofden. Omdat die in een aantal plaatsen niet goed is verlopen, hebben we besloten om de materialen aan iedere wijkcoördinator afzonderlijk te versturen. En wij vragen de wijkcoördinator om zelf de administratie in te vullen en het geld af te storten. Mocht u in 2012 wijkhoofd zijn geweest en de samenwerking met de coördinator kunnen voortzetten, dan kunt u net als afgelopen jaar, zelf afspraken maken met de coördinator.
Contacten met collectanten Eén van de allerbelangrijkste taken voor u als wijkcoördinator is het onderhouden van contacten met de collectanten. Als zij uitvallen, om wat voor reden dan ook, dan scheelt dat opbrengst. Een collectant haalt gemiddeld € 80,- op. Het is dus van het grootste belang, dat zoveel mogelijk collectanten die zich hebben opgegeven, ook daadwerkelijk gaan collecteren. Uit ervaring blijkt dat collectanten graag persoonlijk en op tijd benaderd willen worden. Velen vinden het leuk om inspraak te hebben in de route die zij lopen en om na afloop samen met u de inhoud van de bus te tellen.
Veel gestelde vragen door collectanten Hieronder vindt u de antwoorden op de meest gestelde vragen door collectanten. Heeft u andere vragen, neemt u dan gerust contact op met de collectepromotor. • •
•
•
Wanneer is de collecteweek van Natuurmonumenten? Van maandag 01 april tot en met zaterdag 06 april 2013. Mogen mijn kinderen ook collecteren? In de meeste collectevergunningen van de gemeente staat aangegeven wat de minimale leeftijd om te collecteren is. Wij houden als standaard 18 jaar aan, om verwarring te voorkomen. Jongere kinderen mogen niet alleen geld inzamelen, maar uiteraard wel met u samen! Potentiële gevers weten dit vaak te waarderen. Wat gebeurt er met het ingezamelde geld? Al het geld dat tijdens de collecteweek wordt ingezameld komt Natuurmonumenten ten goede. Natuurmonumenten besteedt dit niet aan één bepaald project of natuurgebied. Omdat er voor veel verschillende natuurgebieden geld nodig is, wordt de collecteopbrengst over deze natuurgebieden verdeeld. Waar kan ik mijn collectebus ophalen? De coördinator zorgt ervoor dat alle materialen, die een collectant nodig heeft om te collecteren, worden verspreid. Hij/zij zal u bellen of e-mailen om een afspraak te maken voor het ophalen van de collectebus.
12
•
•
•
•
Moet ik iedere dag in de collecteweek collecteren? Een collectant collecteert net zo lang en zo vaak als hij/zij dat zelf wilt. Natuurmonumenten is blij met ieder uurtje dat een collectant kan en wil collecteren. Sommige mensen gaan een paar avonden de huizen in hun buurt langs, anderen gaan een paar uurtjes achter elkaar. De collectant bepaalt zelf wanneer en hoe lang hij/zij wil collecteren. Alle beetjes helpen! Mag ik samen met iemand anders gaan collecteren? Natuurlijk mag dit! Het is bovendien vaak gezelliger om met een familielid, buurvrouw of –man of vriend(in) te gaan. Is het niet gevaarlijk om in het donker te collecteren? De beste tijd om te collecteren is tussen 17 uur en 20 uur, omdat dan de meeste mensen thuis zijn. Veel mensen gaan in hun eigen straat en omgeving langs de deuren. Dit werkt vaak prettig, omdat de mensen u kennen. Als een collectant liever niet alleen ’s avonds de straat op gaat, kan hij/zij samen met iemand gaan of alleen overdag. De zaterdag is ook een goed tijdstip om te collecteren. Moet ik per se in mijn eigen straat collecteren? In overleg met de coördinator kan aangegeven worden waar men graag wil collecteren en hoe lang.
13
NOTITIES
14
