Inhoudsopgave. Handleiding wijkcoördinatoren Natuurmonumenten Collecte

Inhoudsopgave Inhoudsopgave......................................................................................................................... 2 Alvast bedankt voor uw hulp! ................................................................................................... 3 1. De collecteorganisatie....................................................................................................... 4 2. Planning ............................................................................................................................ 5 3. Toelichting op de administratie en materialen .................................................................. 7 3.1 Collectevoorbereiding ............................................................................................ 7 3.2 Collectematerialen ................................................................................................. 8 3.3 Collecteafwikkeling ................................................................................................ 9 4. Contactgegevens en belangrijke adressen..................................................................... 13 5. Veel gestelde vragen door collectanten.......................................................................... 14 6. Samenvatting van het collecteprotocol ........................................................................... 16

Handleiding wijkcoördinatoren Natuurmonumenten Collecte 2015

2

Alvast bedankt voor uw hulp! Beste wijkcoördinator, Hartelijk dank dat u bereid bent de collecte van Natuurmonumenten te organiseren. De collecteweek van Natuurmonumenten wordt jaarlijks vastgesteld volgens het collecterooster van het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF, www.cbf.nl) en vindt in 2015 plaats

van maandag 9 t/m zaterdag 14 februari De collecte is belangrijk voor de natuur. In de eerste plaats omdat het beheren, uitbreiden en verbeteren van onze natuurgebieden veel geld kost. In 2014 haalden wij met zo’n 7.200 collectanten een half miljoen euro op. Een mooi resultaat. Maar wij brachten ook de natuur even tot aan de voordeur van Nederland – en ook dat vinden wij belangrijk. De collectant bereikt mensen die nog niet via lidmaatschap of donatie aan ons zijn verbonden. Maar ook als iemand al lid blijkt te zijn, ontvangt de collectant meestal toch een bijdrage in de collectebus. Iedereen is vrij om te geven wat hij wil. Deze handleiding is voor u, wijkcoördinator van Natuurmonumenten, geschreven. Het geeft u alle informatie en suggesties hoe u de collecte in uw eigen wijk kunt organiseren. Zo gaan wij er samen voor zorgen dat er in heel Nederland weer duizenden collectanten gaan collecteren voor Natuurmonumenten. Ter voorbereiding ontvangt u van ons de contactgegevens van de collectanten in uw wijk en alle documenten voor de organisatie van de collecte. Alsmede de collectematerialen waaronder de collectebussen. Wij zijn heel blij dat u als wijkcoördinator de collecte in uw buurt organiseert. Wij willen u daarvoor alvast hartelijk danken. Uw inzet is voor ons van groot belang. U staat als wijkcoördinator niet alleen! U kunt altijd een beroep doen op de ondersteuning van het collecteteam van Natuurmonumenten via [email protected] of 035 6559911. Heeft u vragen of problemen, aarzel niet contact te zoeken. Wij zijn er om u maximaal te ondersteunen! Veel plezier en succes met het organiseren van de collecte! Met vriendelijke groet,

Het collecteteam van Natuurmonumenten


3

1. De collecteorganisatie De collecte van Natuurmonumenten is een aantal jaren geleden voor het eerst georganiseerd en groeit elk jaar gestaag. Zo organiseren wij in 2015 de collecte in ruim 300 gemeenten. Voor de landelijke organisatie is het collecteteam van de Natuurmonumenten op ons kantoor in ‘s-Graveland verantwoordelijk. Zij zorgen voor de werving van nieuwe vrijwilligers, informeren u over de voorbereidingen van de collecte, voeren een uitgebreide administratie, kopen collectematerialen in en verzorgen onder meer de publiciteit. U als wijkcoördinator zet zich in voor de lokale organisatie van de collecte. U organiseert de collecte in de eigen wijk. Dit houdt o.a. het volgende in: - Het onderhouden van de contacten met de collectanten in uw wijk en zoveel mogelijk collectanten op de been krijgen. - De straten indelen en verdelen onder uw collectanten (looproutes). - Legitimatiebewijzen laten stempelen op het gemeentehuis, indien van toepassing. - Als u het leuk vindt kunt u zelf collectanten werven. - Collectemateriaal verdelen onder uw collectanten. - Kant-en-klare persberichten aanbieden bij de plaatselijke krant. - Het opgehaalde geld in ontvangst nemen, tellen en storten bij de bank. - Afwikkelen van de administratie en het opsturen van alle formulieren en het stortingsbewijs. - Opslaan/retourneren van de collectebussen voor volgend jaar. In de maanden december tot en met maart wordt het collecteteam ondersteund door de afdeling ledenservice van Natuurmonumenten. Uw telefonische vragen worden in eerste instantie op deze afdeling opgevangen. De medewerkers zijn goed op de hoogte van de collecteactiviteiten en kunnen uw vragen goed beantwoorden. Mocht uw vraag niet direct door hun beantwoord kunnen worden, dan wordt uw vraag doorgestuurd naar het collecteteam. Het collecteteam zal uw vraag vervolgens zo snel mogelijk beantwoorden, telefonisch of per e-mail. Ledenservice is telefonisch bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 09.00 tot 17.00 uur.


4

2. Planning Voor de voorbereidingen, organisatie en afwikkeling van de collecte kunt u het volgende stappenplan volgen. In hoofdstuk 3 worden belangrijke punten toegelicht. december

!

december & januari

! !

januari

!

! !

!

!

U ontvangt half december per brief de contactgegevens van uw collectanten en alle documenten voor de organisatie van de collecte: - Verzamellijst collectanten (gegevens van collectanten). - Legitimatiebewijzen (met aangehechte telkaart). - Collectevergunning van de gemeente. - Collectestaat. - Handleiding collecte 2015. - Retourenvelop voor het terugsturen van de administratie. Daarnaast ontvangt u per email het postcodestratenoverzicht voor het maken van looproutes (heeft u geen email, vraag het dan telefonisch aan) U neemt tijdig en bij voorkeur telefonisch contact op met al uw collectanten die op de ‘verzamellijst collectanten’ staan en maakt afspraken over het afhalen/ bezorgen van de collectebus en wensen t.a.v. de looproutes. U maakt meteen een afspraak wanneer zij de bus terugbrengen. U maakt de looproutes op basis van de wensen van de collectanten en met behulp van het postcode-stratenoverzicht. Geef een collectant daarbij bij voorkeur niet meer dan ca. 100 huizen, tenzij zij zelf meer willen lopen. Veel collectanten willen het liefst collecteren in hun eigen straat. U ontvangt begin januari de collectematerialen (collectebussen, verzegelingen, etc). Indien u niet thuis bent wordt het pakket bij uw buren of bij een PostNL punt afgeleverd. Controleer of de inhoud van de pakketten overeen komt met de pakbon, of alle collectebussen voorzien zijn van 2 stickers en of u genoeg materialen heeft gekregen. Klopt er iets niet? Collectematerialen kunt u nabestellen via nm.nl/nabestelling of telefonisch. Het is handig om vooraf contact op te nemen met uw lokale Rabobank en een afspraak te maken voor het storten van de collecteopbrengst na de collecte. Soms is er een mogelijkheid vóór openings- of na sluitingstijd. Een lijst met alle Rabo stortingspunten vindt op nm.nl/collecte-toolkit. U controleert of de collectevergunning het stempelen van de legitimatiebewijzen voorschrijft. Indien dit zo is, kunt u de legitimatiebewijzen bij de gemeente of politie laten stempelen. NB. In sommige gevallen vermeldt de vergunning dat er afgestempeld moet worden maar blijkt dit te zijn achterhaald. Informeer bij de gemeente of er wel gestempeld moet worden. Vindt u het leuk om aandacht te vragen in de lokale media en de collecte in uw gemeente aan te kondigen? Een persoonlijk verhaal over de collecte wordt doorgaans goed gelezen. Op nm.nl/collecte-toolkit vindt u een basis persbericht die u kunt gebruiken. De media willen de kopij vaak een week voor de collecte ontvangen. Nb. Natuurmonumenten zal de regionale en landelijke media benaderen. U maakt voor iedere collectant onderstaand collectepakket klaar: - Een collectebus (voorzien van 2 stickers ‘Geef om de natuur’ & ‘SMS’). - Op de legitimatiebewijzen vult u de looproutes, verzegelingsnummer en het inlever tijdstip in. De telkaart doet u in de collectebus. - U doet het legitimatiebewijs in het plastic zakje en maakt het - met de verzegeling - vast aan de bus van de desbetreffende collectant. - Voor iedere collectant maakt u een katoenen tas met daarin: de verzegelde collectebus, kaart met tips voor de collectant en een bundel collecteflyers om uit te delen tijdens het collecteren.


5

!

U brengt eind januari de collectematerialen bij de collectant of de collectant haalt deze af op het afgesproken tijdstip. - De collectant zet zijn/haar handtekening op ‘de verzamellijst collectanten’ als bewijs van ontvangst van de bus. - Wijs de collectant nogmaals op zijn/haar looproute. - Benadruk dat de collecte van maandag 9 t/m zaterdag 14 februari is. - Is een collectant niet thuis, lever de bus dan af bij een van de buren en laat de legitimatiekaart achter in de brievenbus van de collectant met daarop de mededeling op welke adres de collectebus en materialen zijn bezorgd. Bel later dan nog wel even op om te vragen of hij/zij het gevonden heeft. - Maak de afspraak wanneer de collectant de bus bij u komt inleveren. Doe dit bij voorkeur zo snel mogelijk na de collecte.

9 t/m 14 februari

!

De collecteweek! Wij wensen u veel succes.

16 t/m 25 februari

!

vóór 7 maart

!

U neemt de collectebussen weer in ontvangst en telt de inhoud van de bus bij voorkeur ter plekke met de collectant (of later maar dan altijd met een tweede onafhankelijke persoon, vierogen principe). Gebruik hierbij de telkaarten. Tevens vraagt u of de collectant volgend jaar weer wil collecteren en u overhandigt de bedankkaart. U vult op de verzamellijst per collectant de busopbrengst in en u kruist aan of hij/zij volgend jaar weer gaat collecteren. Op de verzamellijst zet u uw handtekening als bewijs voor ontvangst. Lees de toelichting bij 3.3. Als alle bussen geteld zijn, gaat u afstorten. U maakt een afspraak bij de Rabobank en stort de collecteopbrengst op rekeningnummer NL47 RABO 0388 2741 07 ten name van Natuurmonumenten onder vermelding van uw wijknummer (=eerste 4 cijfers van uw postcode). Lees goed de toelichting bij 3.3. Wij verzoeken u om het geld vóór 7 maart 2015 te storten. U vult de collectestaat in en stuurt deze retour vóór 7 maart 2015. Samen met het stortingsbewijs, de ingevulde verzamellijst collectanten, de telkaarten, de niet gebruikte legitimatiebewijzen (eventueel met acceptgiro’s en uw declaratieformulier). Ook de ongebruikte verzegelingen stuurt u terug, deze zijn slechts 1 jaar te gebruiken. Gebruik de retourenvelop, postzegel is niet nodig. NB. Wij adviseren om voor uw eigen administratie een kopie te maken van de collectestaat en het stortingsbewijs. De collectematerialen kunnen worden opgeruimd: Om het jaarlijks heen en weer verzenden van pakketten te beperken hopen wij dat u ruimte heeft om de collectebussen thuis op te slaan, alsmede overige collectematerialen, waarbij alles met een datum mag worden weggegooid (bijv. de bedankkaarten en flyers). Indien u de bussen toch liever retour stuurt, kunt u per email/ telefonisch een retourformulier opvragen en de pakketten via PostNL samen met de retourbon en zonder kosten opsturen naar MAILFORS in Amersfoort. NB. Stuur de administratie en de ongebruikte verzegelingen NIET naar dit adres, deze kunt u via de antwoordenvelop direct retourneren naar Natuurmonumenten.

!

maart

!


6

3. Toelichting op de administratie en materialen In de planning heeft u gelezen hoe u de collecte voorbereidt, organiseert en afwikkelt. Hieronder lichten wij een aantal belangrijke stappen extra toe.

3.1 Collectevoorbereiding Afspraken maken met de collectanten op basis van de verzamellijst collectanten Eén van de allerbelangrijkste taken voor u als wijkcoördinator is het onderhouden van contacten met de collectanten. U ontvangt van Natuurmonumenten de gegevens van alle collectanten in uw wijk. Uit ervaring weten wij dat collectanten graag persoonlijk en op tijd benaderd willen worden door hun wijkcoördinator. Telefonisch contact werkt daarbij beter dan het sturen van een email. Velen vinden het fijn om inspraak te hebben in de route die zij lopen en om na afloop samen met u de inhoud van de bus te tellen. Als de collectanten aangeven niet te kunnen lopen, om wat voor reden dan ook, dan scheelt dat opbrengst. Een collectant haalt gemiddeld € 70,- op. Het is dus van het grootste belang, dat u iedereen vroegtijdig benadert en ervoor zorgt dat zoveel mogelijk collectanten ook daadwerkelijk gaan collecteren. In oktober 2014 hebben alle collectanten een brief ontvangen met aankondiging van de collecte 2015 en de mogelijkheid om af te zeggen. Daarnaast hebben wij een groot aantal nieuwe collectanten geworven. U ontvangt in december de verzamellijst collectanten met alle gegevens van uw collectanten: - Actieve collectanten. Deze herkent u door een A achter hun naam. Dit zijn alle collectanten die eerder gecollecteerd hebben en naar aanleiding van de brief niet hebben afgezegd. Plus alle nieuwe collectanten. Nb. Als er een mede-wijkcoördinator is wordt deze ook vermeld. - Reserve collectanten. Deze herkent u door een O achter hun naam. Velen van hen hebben eerder gecollecteerd, maar voor ons is het onduidelijk of ze dit jaar beschikbaar zijn. U kunt hen vragen om mee te doen of alleen benaderen als u extra collectanten nodig heeft. NB. Wij verzoeken u om zeer zorgvuldig om te gaan met de contactgegevens van de collectanten en deze nooit te delen met derden. U heeft deze gegevens alleen gekregen voor de organisatie van de collecte en mag ze voor geen enkel ander doel gebruiken. Op de verzamellijst staan ook een aantal invulvelden: - Vraag de collectant om een handtekening bij ontvangst van de verzegelde collectebus. - Na afloop van de collecte noteert u per collectant de opbrengst per collectebus. U dient als wijkcoördinator zelf voor ontvangst van de verzegelde collectebus én het legitimatiebewijs te tekenen. - U kruist aan of de collectant volgend jaar weer mee doet. Dit formulier stuurt u - samen met de collectestaat en overige documenten - in de antwoordenvelop retour. Collectevergunning U ontvangt een kopie van de collectevergunning. Sommige gemeentes kennen echter geen vergunningsplicht meer voor Natuurmonumenten omdat wij op het collecterooster van het CBF staan. Ontvangt u wel een vergunning, lees deze dan goed door voor de collecte. In de vergunning staat vermeld of een gemeentestempel op de legitimatiekaart verplicht is, maar informeer bij de gemeente van tevoren nog even naar of het echt nodig is. Bij vragen aan de collectant over de vergunning, kan de collectant naar u of naar ons doorverwijzen. Het is daarom belangrijk dat u de collectevergunning goed bewaard. U hoeft deze niet te kopiëren voor de collectanten. In de vergunning leest u ook of Natuurmonumenten verplicht is opgave te doen van de collecteopbrengst. Dit hoeft u niet zelf te doen, het collecteteam doet dit. Handleiding wijkcoördinatoren Natuurmonumenten Collecte 2015

7

Wijkindeling, looproute U ontvangt per email het postcodestratenoverzicht van uw wijk (heeft u geen email, dan kunt u dit overzicht telefonisch opvragen) met alle straten in uw wijk en het aantal huishoudens per straat. Hiermee kunt u een wijkindeling en looproutes maken. Dit is een excel document met daarin: - De gegevens van de actieve collectanten die eerder gecollecteerd hebben en naar aanleiding van onze brief in oktober niet hebben afgezegd plus alle nieuwe collectanten. Als er een medewijkcoördinator is wordt deze ook vermeld. - De gegevens van de reserve collectanten waarvan het voor ons onduidelijk is of ze dit jaar beschikbaar zijn. U kunt hen vragen om mee te doen of alleen benaderen als u extra collectanten nodig heeft. - Het aantal huishoudens/deuren per straat (de aantallen zijn niet altijd exact, denk aan a, b, c nummers en onder 1 huisnummer vallen soms meerdere wooneenheden). Hiermee kunt u eenvoudig bepalen in welke straten een collectant kan gaan lopen. Houdt het gemiddelde aan van ca. 100 deuren per collectant en maak de route niet te groot. In een flat kunt u vaak 120 woningen aanhouden, maar in een buitenwijk kunnen het er soms maar ± 60 zijn. Het is verstandig om dit te bespreken met de collectant. Als een collectant graag meer wil lopen, dan is dat natuurlijk geen bezwaar. Als u geen computer heeft en het overzicht per post wilt ontvangen, dan kunt u dit aanvragen bij het collecteteam.

3.2 Collectematerialen U ontvangt begin januari de collectematerialen. Indien u niet thuis bent wordt het pakket bij uw buren of PostNL punt afgeleverd. Controleer of de inhoud van de pakketten overeen komt met de pakbon en of u genoeg materialen heeft gekregen. NB. Als u materialen mist kunt u deze nabestellen via nm.nl/nabestelling (of telefonisch). Collectebussen • De collectebussen die u ontvangt kunt u gemakkelijk zelf in elkaar zetten (handvat en romp). Controleer of de collectebussen voorzien zijn van 2 stickers: één ‘Geef om de natuur’ en één SMS sticker. Als u stickers of onderdelen mist, kunt u deze nabestellen. • Voordat u de bussen uitdeelt aan de collectanten moeten deze verzegeld zijn en voorzien zijn van een legitimatiebewijs en telkaart (lees hieronder). Legitimatiebewijzen en telkaarten. Plus de plastic hoesjes Iedere collectant moet zich kunnen legitimeren met een legitimatiebewijs. • Op het legitimatiebewijs zijn de gegevens van de collectant en van u al voorbedrukt. • U vult de looproute, verzegelingnummer en inlevertijdstip en adres in. • Onderaan het bewijs zit de telkaart, deze stopt u in de collectebus voordat u deze aan de collectant geeft. Zo weet u bij het tellen altijd precies van wie welke bus is. • U doet het legitimatiebewijs in het plastic zakje en maakt het - met de verzegeling - vast aan de bus. • De collectant is verplicht het legitimatiebewijs bij zich te hebben en zichtbaar te dragen tijdens het collecteren. • Op de legitimatiekaart is ruimte voor een stempel van de gemeente, mocht dit volgens de collectevergunning verplicht zijn. Informeer bij de gemeente of dat nog moet. Wilt u zo nodig de legitimatiebewijzen op het gemeentehuis (soms bij politie) tijdig laten stempelen? • U schrijft na het tellen de busopbrengst op de telkaart, laat deze ondertekenen door twee personen (uzelf en een tweede persoon). Stuur alle afgetekende telkaarten (ook de lege) na afloop terug in de retourenvelop samen met de overige documenten. • De ongebruikte legitimatiebewijzen stuurt u terug samen met de collectestaat en de overige documenten.


8

Busverzegelingen Alle bussen moeten verzegeld worden uitgegeven. Vermeldt het verzegelingnummer op het legitimatiebewijs. Uw collectanten mogen de verzegeling NIET verbreken. Dat doet u in hun aanwezigheid bij het tellen van de busopbrengst. NB. Verzegelingen zijn slechts 1 jaar bruikbaar. Voor verzegelingen van 2015 starten met code C. Nb. oude verzegelingen van 2014 dient u weg te gooien, deze beginnen met een code B. Kaart ‘Tips voor de collectant’ Deze kaart kunt u meegeven aan alle collectanten met belangrijke tips alsmede antwoorden op enkele veel gestelde vragen aan de deur. Bundel met 50 flyers ‘Bedankt’ De flyers overhandigt de collectant aan de gevers als dank voor hun gift. Op de kaart staat een unieke wincode waarmee de gever – via de website – kans maakt op het winnen van een ‘bijen- en vlinderkast’. De bundel bevat 50 flyers. Als de collectant ze allemaal heeft uitgedeeld zijn wij heel blij. Extra flyers kunnen niet worden besteld. Katoenen draagtassen In de katoenen draagtas zet u het collectemateriaal voor iedere collectant klaar. De collectant mag de tas als presentje houden. Bedankkaart Na afloop van de collecte geeft u – als dank voor hun inzet - de bedankkaart aan de collectant. U vult de busopbrengst en de naam van de collectant in en ondertekent de kaart met uw naam. U overhandigt de kaart aan de collectant of bezorgd deze naderhand thuis. Dit stellen zij altijd zeer op prijs en het werkt versterkend voor volgend jaar. Nabestellingen Als u materialen mist kunt u deze nabestellen via nm.nl/nabestelling (of telefonisch).

3.3 Collecteafwikkeling In ontvangst nemen van de collectebussen en tellen van de opbrengst Een leuk en belangrijk moment is natuurlijk het tellen van de busopbrengsten: • Het spreekt voor zich dat de collectebus verzegeld moet zijn als deze door de collectant wordt ingeleverd. • U tekent de ‘verzamellijst collectanten’ samen met de collectant af voor het terugbrengen van de verzegelde collectebus én het inleveren van de legitimatiekaart. • U verbreekt de verzegeling en opent de collectebus samen met de collectant en telt de opbrengst. • Op de telkaart die in iedere collectebus zit, geeft u aan hoeveel er in de collectebus zit en zet u beiden een handtekening. • De busopbrengst van iedere collectant vult u in op de ‘verzamellijst collectanten’. • Lukt het om de één of andere reden niet om samen met de collectant te tellen, zorg er dan voor dat er een andere onafhankelijke getuige aanwezig is (vier ogen principe). Dit is een vereiste van het landelijk collecteprotocol (zie hoofdstuk 6). Zo kunt u ook bijv. met alle collectanten en evt. andere wijkcoördinatoren afspreken om gezamenlijk te tellen (bijv. bij u thuis, zaaltje wijkcentrum of kerk). • Stuur overschrijvingsbewijzen, die als gift zijn meegegeven, naar kantoor. De overschrijvingsbewijzen worden verzameld en in één keer geïncasseerd. • Als na telling van alle bussen de totaalopbrengst bekend is, vermeldt u deze op de collectestaat conform de toelichting hierboven en gaat u het geld storten.


9

Storten van de collecteopbrengst Bij Rabobank • Het is aan te raden om twee weken voor de collecteweek, contact op te nemen met het Rabobank filiaal bij u in de buurt over het afstorten. Op nm.nl/collecte-toolkit vindt u een lijst met alle Rabo afstortpunten. In de meeste gevallen kunt u gewoon tijdens kantooruren terecht maar het kan zijn dat het op bepaalde tijdstippen erg druk kan zijn bij de stortautomaat. Of dat u zelf overdag niet kunt afstorten. Overleg dit met uw lokale Rabobank. • Ook als u rekeninghouder bent bij een andere bank, kunt u gebruik maken van de stortmachine van de Rabobank. U heeft ter identificatie uw bankpas nodig, mede om de stortmachine in werking te kunnen stellen. • Het is beslist niet toegestaan de opbrengst eerst op uw privé rekening te storten en daarna over te boeken naar de rekening van Natuurmonumenten. • Voordat u naar de bank gaat om de opbrengst af te storten, scheidt u het muntgeld van het papiergeld. U hoeft het muntgeld niet te sorteren. Het is wel verstandig om gevouwen en gekreukelde biljetten even met uw hand glad te strijken of om (zwaar) beschadigde biljetten eerst om te wisselen bij de bank. Bij ongeveer de helft van alle automaten dienen de biljetten één voor één ingevoerd worden, de andere helft kent een bundelstortfaciliteit (er kan dan een bundel biljetten in één handeling worden geplaatst). • Sommige apparaten kennen een maximum te storten bedrag. Stort dan gerust in meerdere keren. • U volgt de aanwijzingen op die u leest op het scherm: o U voert uw bankpas in en typt uw eigen pincode in. o U typt het Rabo rekeningnummer NL47 RABO 038.82.74.107 in van Natuurmonumenten. o Vervolgens voert u uw wijkcode in (dit is uw 4-cijferige postcode), zodat uw storting bij ons binnenkomt o.v.v. uw wijkcode en wij de opbrengst aan u kunnen koppelen. o U stopt de biljetten in de biljettengleuf van het apparaat. Tegelijkertijd legt u de munten in etappes op de muntbak. o Controleer na het storten of de machine geen munten heeft uitgeworpen. Haal de vreemde munten eruit en doe alle euromunten munten nogmaals in de machine. o Bent u klaar met storten dan kunt u STOPPEN aangeven. o Het bedrag wordt nu direct op de rekening van Natuurmonumenten gestort. o Geef JA aan bij de vraag of u een stortingsbon wilt. o Neem de stortingsbon mee en stuur deze mee met de collectestaat. Als u meerdere stortingen doet, dient u alle stortingsbewijzen mee te sturen. o Maak altijd een kopie van de stortingsbewijzen voor uw eigen administratie. - De Rabobank rekent stortingskosten van € 9,-. Dit bedrag wordt direct afgetrokken van het gestorte bedrag. Vanwege de stortingskosten, is het van belang dat u de collecteopbrengst tot een minimum aantal stortingen beperkt. Zorg ervoor dat u pas gaat storten als u alle collectebussen retour heeft. - Buitenlandse munten en bijzondere munten worden niet geaccepteerd. Wilt u deze munten bijvoegen (in een zakje) in de antwoordenvelop? Natuurmonumenten zal al deze munten verzamelen verkopen/inwisselen ten bate van Natuurmonumenten. Bij ING bank Als er geen Rabobank met stortingsmachine bij u in de buurt is, dan geven wij als 2e voorkeur de mogelijkheid om te storten bij ING bank. Het ING bank rekeningnummer van Natuurmonumenten is: NL50 INGB 0000 0323 91. Hiervoor heeft u wel een barcode nodig die u kunt aanvragen bij het Collecteteam.


10

De collectestaat invullen en opsturen Voor een zorgvuldige afwikkeling van de collecte is het correct invullen van de collectestaat heel belangrijk. De collectestaat maakt een goede controle en afwikkeling van de collecte mogelijk. - Nadat u de opbrengst gestort heeft, noteert u op de collectestaat: o gegevens van het collectegebied en uw contactgegevens. o bruto (handgetelde) collecteopbrengst. o gemaakte (bank)kosten. o afgestorte bedrag, conform bankstortingsbewijs. o andere kosten (die u via het declaratieformulier declareert). o eventueel verschil tussen handgetelde opbrengst en banktelling (vanwege afgekeurde munten die u waarschijnlijk voor euro’s hebt meegeteld). o netto collecteopbrengst. o aantal collectanten die hebben gelopen. o aantal gebruikte collectebussen. o aantal gebruikte verzegelingen. o aantal bussen dat bij u op voorraad blijft voor volgend jaar. - Voor het declareren van kosten kunt u per email/ telefonisch een declaratieformulier aanvragen. - U zorgt voor twee handtekeningen, één van uzelf en één van een getuige (bijv. een van de collectanten). Dit is nodig voor de accountantscontrole. - Wij adviseren u een kopie te maken voor uw eigen administratie. - Vóór 7 maart stuurt u – in de antwoordenvelop – retour: o de ingevulde en ondertekende collectestaat. o het stortingsbewijs. o de ingevulde en getekende verzamellijst collectanten. o de telkaarten met de opbrengst per collectant. o de ongebruikte verzegelingen (deze zijn slechts 1 jaar te gebruiken). o de ongebruikte legitimatiebewijzen (nb. de gebruikte legitimatiebewijzen hoeft u niet terug te sturen. Wilt u deze een jaar bewaren). o evt. acceptgiro’s. o evt. declaratieformulier. o evt. vreemde munten (in een plastic zakje). Wij verzoeken u vóór 7 maart 2015 de collecteopbrengst te storten & de collectestaat (met alle andere documenten) op te sturen in de antwoordenvelop. Collectematerialen opruimen of retour na de collecte • Om het jaarlijks heen en weer verzenden van pakketten te beperken hopen wij dat u ruimte heeft om de collectebussen en overige materialen thuis op te slaan voor de collecte van 2016. Nb. Alle materialen met een datum kunt u weggooien, zoals de bedankkaarten, de kaarten ‘tips voor de collectant’ en bundel met flyers. • Indien u de bussen toch liever retour stuurt, kunt u per email/ telefonisch een retourformulier opvragen. • U kunt de pakketten samen met de retourbon via PostNL en zonder kosten opsturen naar: MAILFORS Natuurmonumenten Antwoordnummer 465 3800 VB AMERSFOORT NB. Stuur de administratie en de ongebruikte verzegelingen NIET naar dit adres, deze kunt u via de antwoordenvelop direct retourneren naar Natuurmonumenten.


11

Bij diefstal en onregelmatigheden • Bij vermissing of diefstal van bussen en geld, dient u als wijkcoördinator zo snel mogelijk aangifte te doen bij de politie. Neem hierover eerst contact op met het collecteteam, zodat wij u kunnen helpen en de zaak kunnen registreren. • Mocht u twijfels hebben over een collectant, bijvoorbeeld als de verzegeling is verbroken, neem dan ook contact op met het collecteteam. Bij schade en ongevallen Bij calamiteiten – zoals schade of ongevallen - tijdens het collecteren, neem dan zo spoedig mogelijk contact op met het collecteteam van Natuurmonumenten. Bij de afwikkeling gaan wij ervan uit dat collectanten zelf een ongevallenverzekering hebben alsmede verzekerd zijn voor schade toegebracht aan derden (WA-verzekering). Wij zullen u informeren of de schade valt binnen de collectieve ongevallenverzekering die Natuurmonumenten heeft afgesloten voor vrijwilligers. NB: De ongevallenverzekering van Natuurmonumenten is secundair. Alleen inzetbaar als de vrijwilliger geen eigen verzekering heeft, of deze verzekering onvoldoende dekking biedt. Declaratie van onkosten • Als u kosten maakt voor de organisatie van de collecte (zoals kopieer-, telefoon- en portokosten) en deze vergoed wilt krijgen, kunt u deze kosten direct inhouden op de bruto collecteopbrengst. Voordat u de collecteopbrengst gaat storten, houdt u deze kosten in. U stort dus de collecteopbrengst minus de door u gemaakte kosten. • Voor de telefoonkosten geldt dat per collectant een bedrag van € 0,25 gedeclareerd mag worden (gebaseerd op twee telefoontjes). • Voor reiskosten geldt een vergoeding van € 0,19 per kilometer of de werkelijk gemaakte kosten met het OV. • Alle gemaakte kosten vermeldt u op de collectestaat. • U moet de kosten verantwoorden op een declaratieformulier en deze meesturen met de collectestaat. Het declaratieformulier kunt u per email/ telefonisch opvragen bij het collecteteam. Stuur het ingevulde en ondertekende formulier mee met alle (kassa)bonnen, met de collectestaat.


12

4. Contactgegevens en belangrijke adressen Voor al uw vragen, het opvragen van lijsten en formulieren en het doorgeven van mutaties Email aan het collecteteam: [email protected] Telefonisch via ledenservice: 035 655 9911 (bereikbaar ma t/m vrijdag, 9-17 uur) Aanmelden van nieuwe collectanten Nieuwe collectanten kunnen zich aanmelden via nm.nl/collectant. U kunt gegevens van nieuwe collectanten doorgeven op de verzamellijst collectanten die u na de collecte retour stuurt. Nabestellingen Na ontvangst van de collectematerialen begin januari, kunt u materialen nabestellen via nm.nl/nabestelling. Meer informatie en downloads nm.nl/collecte-toolkit. Facebook Er is een besloten Facebookgroep voor wijkcoördinatoren Wordt lid via http://www.facebook.com/groups/CollecteNM Bankrekeningnummers voor storten van collecteopbrengst Rabobank NL47 RABO 0388 2741 07 o.v.v. van wijkcode (= 4cijfers v. postcode). ING bank NL50 INGB 0000 0323 91 vraag een barcode aan bij het Collecteteam. Retourzending van de collectestaat en de administratie (svp geen collectebussen) Natuurmonumenten Collecteteam Antwoordnummer 9933 1200 WK ’s-Graveland Retourzendingen van collectebussen en andere collectematerialen Vraag eerst het retourformulier aan bij het Collecteteam. U kunt de pakketten samen met de retourbon via PostNL en zonder kosten opsturen naar: MAILFORS Collecte Natuurmonumenten Antwoordnummer 465 3800 VB Amersfoort Het CBF-keur Mensen die geld geven aan goede doelen willen weten of met hun gift verantwoord wordt omgegaan. Het CBF-keur voor goede doelen is een blijk van betrouwbaarheid. Om een CBF-keur te mogen voeren, moeten organisaties aan strenge eisen voldoen. Zo mag niet meer dan 25% van de geworven inkomsten aan kosten worden besteed. Natuurmonumenten heeft het CBF-keurmerk. Dit keurmerk is te herkennen aan het CBF-keur logo. Dit logo staat op alle relevante communicatieuitingen van Natuurmonumenten. Zie ook www.cbf.nl


13

5. Veel gestelde vragen door collectanten Hieronder vindt u antwoorden op de meest gestelde vragen van collectanten. Krijgt u andere vragen waar u geen antwoord op kunt geven, neemt u dan contact op met het collecteteam. 1. Wanneer ga ik lopen? Natuurmonumenten collecteert van maandag 9 februari t/m zaterdag 14 februari 2015. U mag in die periode zelf beslissen wanneer u wilt lopen. De beste tijd om te collecteren is tussen 17.00 en 20.00 uur wanneer de meeste mensen thuis zijn. Ook zaterdag is een succesvolle collectedag. 2. Wanneer krijg ik de collectebus? Ik ben uw wijkcoördinator en neem een paar weken voor de collecte contact met u op (telefonisch of via email) en spreek dan met u af wanneer de bus gebracht wordt, of wanneer u de bus kunt ophalen. 3. Wanneer kan ik de collectebus weer inleveren? Dit wordt van tevoren met u afgesproken (sommige wijkcoördinatoren komen de bus bij u ophalen, andere coördinatoren vinden het prettiger als u de bus komt inleveren). 4. Waar ga ik collecteren? Ik ben uw wijkcoördinator en maak voor iedere collectant een looproute, waarin is aangegeven welke collectant welke straten loopt. In overleg met mij kunt u aangeven of u wel of niet in uw eigen straat wilt lopen. Voordeel is dat buren meer geven als ze de collectant kennen. Als richtlijn houden wij aan dat u in 2-4 uur alle huizen bezocht moet kunnen hebben. Gemiddeld zijn dit ca. 100 huizen. Maar als collectant bepaalt u zelf wanneer en hoe lang u collecteert. 5. Mag ik samen met iemand anders of mijn kinderen collecteren? Natuurlijk mag dit! Het is bovendien gezelliger om met een familielid of buurvrouw rond te gaan. In de meeste collectevergunningen van de gemeente staat aangegeven vanaf welke leeftijd kinderen mogen collecteren. Wij houden als standaard 18 jaar aan. Jonge kinderen mogen niet alleen langs de deur maar wel in het bijzijn van een volwassene. Het publiek waardeert het vaak wel als kinderen collecteren. 6. Wat moet ik doen als? • Geen kleingeld in huis. Dan kunt u vragen om een SMS met de tekst NM te sturen naar 4333. Dit is een eenmalige gift van 1,50 euro aan Natuurmonumenten. • Niet thuis. Probeer later in de week nog een keer langs te gaan. • Niet geven. Blijf altijd vriendelijk, ook als iemand niets wil geven. • Reeds gegeven. Als iemand zegt al geld te hebben gegeven, kunt u hem of haar bedanken. De kans bestaat dat u bij een van onze leden of donateurs aanbelt.


14

7. Mag ik in een winkelcentrum collecteren of bij een supermarkt? U mag dit alleen doen met toestemming van de winkelmanager waar u met de collectebus staat. Juist op de zaterdag (laatste dag van de collecteweek) kunt u nog veel geld ophalen. Vooral mensen die de collectant hebben gemist, kunnen dan alsnog een bijdrage geven. Stem het wel even af met mij. 8. Hoe hoor ik wat ik heb opgehaald? Het kan zijn dat wij meteen de inhoud van de bus tellen wanneer u de bus inlevert. Als wij samen tellen, dan hoort u meteen wat u heeft opgehaald. Soms tel ik het geld op een ander moment. U krijgt altijd een bedankkaart met uw collecteopbrengst. 9. Wat gebeurt er met de collecteopbrengst? Al het geld dat tijdens de collecteweek wordt ingezameld, komt de natuur in Nederland ten goede. De opbrengst van de collecte draagt voor een groot deel bij aan het beheer en de uitbreiding van onze 355 natuurgebieden. Op nm.nl/natuurgebieden kunt u zien welke gebieden bij u in de buurt liggen. 10. Hoe weet ik dat het geld goed terecht komt? Natuurmonumenten heeft het CBF keurmerk voor goede doelen. Dit betekent dat wij voldoen aan strenge regels op gebied van bestuur, beleid, bestedingen, fondsenwerving en financiële verslaglegging. Op nm.nl/jaarverslag kunt u zien hoe de inkomsten worden besteed.


15

6. Samenvatting van het collecteprotocol In 2007 heeft de Stichting Collecteplan1 het “Collecteprotocol voor landelijke collecterende instellingen” vastgesteld. Het collecteprotocol dient onder meer om: - In te spelen op toenemende verantwoordingseisen. - Het bewerkstelligen van gelijkheid binnen de collecterende goede doelen. - Het beschermen van het imago van collecterende goede doelen. Het protocol bevat een groot aantal eisen waaraan wij moeten voldoen met elkaar. Deze eisen zijn onder meer: - Het invoeren van regels rondom de collecteopbrengst. - Het instellen van een centraal meldpunt voor klachten voor contactpersonen en collectanten. - Het “fraudebestendig” maken van de collectematerialen. Een kort overzicht van de belangrijkste eisen: 1 Het meldpunt Wanneer u, als contactpersoon, of uw collectant een klacht heeft, kunt u deze (schriftelijk) indienen bij de afdeling collecte van Natuurmonumenten. 2 De collectematerialen In het protocol zijn verschillende eisen gesteld aan de collectematerialen, bijvoorbeeld dat verzegelingen moeten zijn voorzien van een uniek nummer. Daarnaast: - Moet de collectant op de “collectanten overzichtslijst” tekenen bij ontvangst en na inlevering van de (verzegelde) collectebus. - Moeten de niet-gebruikte collectematerialen (de legitimatiebewijzen en verzegelingen) worden teruggezonden naar kantoor voor centrale vernietiging. 3 De collecteopbrengst Rondom het tellen van de opbrengst zijn de volgende regels ingesteld: - U dient de busverzegeling in bijzijn van minimaal één persoon te verbreken. - Het tellen van de busopbrengst dient altijd door twee personen te geschieden. - Per bus dient u de telkaart te gebruiken en deze wordt teruggestuurd naar Natuurmonumenten. - De collectestaat dient mede te worden ondertekend door een tweede persoon (dit mag geen familielid zijn). 1

Stichting Collecteplan adviseert het Centraal Bureau Fondsenwerving over het jaarlijkse collecterooster.


16

Aantekeningen


17


18

Inhoudsopgave. Handleiding wijkcoördinatoren Natuurmonumenten Collecte

Recommend Documents