Handleiding voor online tolkaanvragen IN-Gent vzw – afdeling tolken en vertalen
Algemene afspraken:
Aanvraagtermijn: Min. 2 werkdagen en max. 90 dagen vóór de uitvoerdatum
Status aanvraag: Alle communicatie over de status van uw aanvraag, verloopt via de website. Het is dus belangrijk uw aanvragen regelmatig te raadplegen want u ontvangt hierover geen email of telefonische bevestiging.
Annulatie van een aanvraag door aanvrager: Minder dan 24 u voor de tolkopdracht: Gelieve ons te bellen op 09/235.29.63 zodat we de tolk snel kunnen verwittigen. Meer dan 24u voor de tolkopdracht: Volg de online annulatieprocedure
Annulatie door IN-Gent: Minder dan 24u voor de tolkopdracht : U wordt direct telefonisch verwittigd. Meer dan 24u voor de tolkopdracht : De status van uw aanvraag zal wijzigen naar: Annulatie door IN-Gent, zoekend naar vervanging Indien een vervangende tolk gevonden wordt, zal u een e-mail ontvangen met de bevestiging. Let wel op dat vanaf dan het aanvraagnummer zal gewijzigd worden! Indien geen vervangende tolk gevonden wordt, zal u een e-mail ontvangen met in het onderwerp annulatie + aanvraagnummer, uw aanvraag krijgt dan de status ‘geannuleerd door IN-Gent’
Wijzigen van een bestaande aanvraag. Indien u een aanvraag wenst te wijzigen, bv verkeerde taal aangevraagd: Minder dan 48u voor de tolkopdracht: Gelieve ons te bellen op 09/235.29.63 en dan zoeken we samen naar een oplossing. Meer dan 48u voor de tolkopdracht: Stuurt een e-mail met de wijzigingen naar
[email protected] en vermeldt bij onderwerp : WIJZIGING + aanvraagnummer. Wij volgen uw aanvraag tot wijzigen dan verder op.
1
Handleiding bij het online aanvragen Deze handleiding zal u helpen bij het online aanvragen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Eerste aanmelding en activering van uw account Aanmelden na activering Een aanvraag registreren voor een tolk ter plaatse of via webcam Weergeven en opvragen status lopende aanvragen Annuleren van een opdracht Berichten van IN-Gent vzw – afdeling tolken en vertalen Accountgegevens beheren Eventuele problemen oplossen
1. Eerste aanmelding en activering van uw account
Wanneer u als contactpersoon van uw dienst door IN-Gent toegang werd verleend tot de online aanvragen kan u zich aanmelden op de website met volgende link: http://aanvragen.tvgent.be Indien u als dienst werkt met een gemeenschappelijk e-mailadres: ga naar pagina 11, item 7.1 Bij een eerste aanmelding vult u uw e-mailadres in en klikt u vervolgens op ‘aanmelden’.
Vervolgens komt u op een scherm waar u een paswoord kan genereren en bevestigen. Vul een zelf gekozen paswoord in (min. 8, max. 16 karakters en minstens 1 cijfer) en klik op ‘ Activeer account’. Na de registratie van het paswoord zult u een e-mail ontvangen waarmee u het account kan activeren.
2
Na ontvangst van deze e-mail, klikt u op de link om de activatie te bevestigen
2. Aanmelden na activering
Na activering kan u zich aanmelden met het e-mailadres in combinatie met het eerder geregistreerde paswoord. Optioneel kunnen login en paswoord worden onthouden, indien uw browserinstellingen dit toelaten.
3
Na aanmelden komt u op het portaal terecht, met bovenaan een menustructuur.
4
3. Aanvragen van een tolk
Klik in het menu op ‘Aanvragen’ -> tolken of onmiddellijk op de link ‘U hebt een tolk nodig’. Vervolgens kan u starten met de registratie van uw aanvraag voor een tolk ter plaatse of via webcam.
Stap1: Type opdracht en selectie van de aanvrager U kiest voor een tolk ter plaatse of voor een webcamtolkgesprek (enkel voor deelnemende diensten). Indien uw account gekoppeld is aan meerdere aanvragende diensten, dan bent u verplicht hier een selectie te maken. In de meeste gevallen is een account maar aan 1 aanvragende dienst gekoppeld. . Indien alle gegevens correct zijn, klikt u op ‘ volgende’.
Indien gegevens onvolledig of onjuist zijn, kunnen deze via de link ‘hier’ aangepast worden.
5
Stap2: Taalselectie, onderwerp In het volgende scherm worden taal (eventueel alternatieve taal) en onderwerp van het gesprek geselecteerd.
Indien u Arabisch kiest als taal, zal ook het land van herkomst van de cliënt gevraagd worden. Dit is een verplicht veld!
Stap 3: Datum en tijdstip Hier vult u datum van het gesprek, aanvangsuur en duur van het gesprek in. Dit kan per 5 minuten ingevuld worden. Bij een langdurige opdracht kan ook de duur van de middagpauze vermeldt worden (min. 30 minuten, max. 3 uur). Er is een mogelijk tot invullen van alternatieve data. U kan geen aanvragen registreren verder dan 90 dagen.
6
Stap 4: Locatie van de opdracht Indien de locatie van de opdracht overeenkomt met de locatie van de aanvrager, dan kan dit worden aangevinkt. Indien afwijkend, moeten adres, postcode en plaats + eventueel bijkomend de naam van de locatie (bv K12, OCMW, particuliere woning,…) worden ingevuld.
Stap 5: Richtlijnen voor de tolk Op deze pagina kunnen er een aantal richtlijnen voor de tolk zoals contactpersoon ter plaatse, gsm-nummer en eventueel bijkomende opmerkingen (huisbezoek, infomoment, slecht nieuws, moeilijk gesprek, naam van de dokter, specialisatie van de dokter, consultatie, medische ingreep, inschrijving, uitwijzing, teambespreking, werkstraf, schoolrondleiding, tuchtgesprek e.d.) worden geregistreerd. U kan kiezen voor een bestaande of een nieuwe contactpersoon. De nieuwe contactgegevens worden bewaard zodat u bij een volgende aanvraag niet alles hoeft in te vullen.
7
Stap 6: Overzicht en bevestiging In deze laatste stap krijgt men een overzicht van wat geregistreerd werd. Als u bepaalde gegevens niet correct hebt ingegeven, kan u steeds naar één van de vorige pagina’s gaan door te klikken op de knop ‘vorige’. Bij ‘voltooien’ ontvangt u een e-mailbevestiging van de registratie, net zoals IN-Gent een melding voor de registratie krijgt. U heeft nog de mogelijkheid om uw aanvraag te dupliceren. Al uw gegevens uit de vorige aanvraag blijven bewaard, u hoeft enkel de datum en duur in te vullen en te bevestigen.
4. Weergave en opvragen status lopende aanvragen Op het portaal krijgt rechts u een overzicht van alle opdrachten die vandaag gepland zijn.
8
Om een overzicht van alle toekomstige opdrachten te krijgen ‘Aanvragen’ -> ‘Mijn aanvragen’ of gebruik de link
ga naar menu
Door te klikken op het nummer wordt een detail van de betreffende aanvraag weergegeven. U kan via het portaal zoeken op aanvraagnummer, ook naar opdrachten in het verleden.
Verschillende statussen: Annulatie (tolkopdracht gaat niet door) In verwerking Opdracht bevestigd (tolkopdracht kan doorgaan, tolk heeft bevestigd)
5. Annuleren van een opdracht Minder dan 24 u voor de tolkopdracht: Gelieve ons te bellen op 09/235.29.63 zodat we de tolk snel kunnen verwittigen. Meer dan 24u voor de tolkopdracht: Klik op de annulatielink naast uw aanvraag in het overzicht ‘Mijn aanvragen’
Bevestig nogmaals dat u zeker de aanvraag wilt annuleren door te klikken op ‘bevestig annulatie’.
9
U zal een bevestigingse-mail ontvangen dat uw aanvraag werd geannuleerd. Ook de aanvrager (indien u niet zelf de aanvraag registreerde) en IN-Gent ontvangen dezelfde e-mail.
6. Berichten van IN-Gent Op het portaal rechts kan u belangrijke informatie of nieuws terugvinden van IN-Gent vzw – afdeling tolken en vertalen zoals de meest recente handleiding, nieuwsbrieven,…
7. Mijn accounts Onder ‘Mijn account’ -> ‘Beheer’ kan u de gegevens van de aanvrager en contactpersonen bewerken. Ook hebt u de mogelijkheid om nieuwe contactpersonen aan te maken. Deze personen zullen dan automatische toegang krijgen tot de online aanvragen. U kan ook contactpersonen verwijderen.
10
8. Problemen oplossen
1. Bij eerste aanmelding krijgt u bericht: ‘U heeft geen toegang met dit emailadres’. Oplossing: - U heeft uw e-mailadres niet correct ingegeven - Het e-mailadres is bij IN-Gent niet geactiveerd of u gebruikt een ander emailadres, gelieve contact op te nemen met Infopunt
[email protected] of 09/235 29 63)
11
2. U bent uw paswoord vergeten. Oplossing: - Kies ‘Paswoord vergeten?’
- U zal de aanmeldingsprocedure opnieuw moeten uitvoeren zoals vermeld in punt 1: Eerste aanmelding
3. Uw dienst werkt met een algemeen e-mailadres bv:
[email protected] 1. Login en registreer met het algemene e-mailadres 2. U volgt dezelfde procedure als in deze handleiding, maar kies bij het veld contactpersoon uw eigen naam. Op deze manier kan u steeds terug vinden wie de aanvraag heeft geplaatst.
12
13
