Handleiding voor MaxRes van MaxMind Technologies
MaxRes Backoffice – Overzicht
In deze handleiding vindt u een uitgebreide uitleg over de backoffice van MaxRes. Per tabblad zal besproken worden welke opties er zijn en hoe ze MaxRes beïnvloeden. MaxRes is momenteel uitgevoerd in de talen Nederlands, Engels, Duits, Frans, Spaans en Russisch. U kunt op elk moment de taal waarin de pagina wordt weergegeven wijzigen door op een van de vlaggetjes bovenaan de pagina te klikken. Rechtsboven kunt u handmatig uitloggen, als u een tijd lang niet actief bent wordt u automatisch uitgelogd. Als u opties wijzigt worden deze wijzigingen pas doorgevoerd als u op de knop 'Opslaan' klikt. Deze knop vindt u rechtsonder op de pagina.
2
MaxRes Backoffice – Inloggen www.maxres.eu
Om in te loggen gaat u naar www.maxres.eu. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op de “Login” knop om in te loggen. Als u een gebruiker bent die toegang heeft tot meerdere aanbieders kunt u de aanbieder kiezen dat u nu wilt beheren en vervolgens nogmaals op de “Login” knop klikken. Als u slechts een aanbieder beheert komt u rechtstreeks in de Backoffice terecht. Bent u uw wachtwoord vergeten? Klik dan op de link “Ik ben mijn wachtwoord vergeten” vlak boven de “Login” knop. U komt dan in een scherm waar u uw gebruikersnaam en E-mail adres in kunt vullen. LET OP: Het E-mail adres moet hetzelfde zijn als het E-mail adres dat u heeft ingevuld bij “Bedrijfsgegevens”.
3
MaxRes Backoffice – Bedrijfsgegevens Onder het tabblad “Bedrijfsgegevens” staan drie opties in het submenu. De eerste optie is “Bedrijfsgegevens”. Hier vult u de algemene gegevens van het bedrijf in. U kunt aangeven dat u onder een bepaalde groep aanbieders valt en eventueel zelfs een subgroep aangeven. U ontvangt bevestigingsmails van reserveringen op het Email adres dat u invult. De opties van de payment service vullen wij voor u in als dat van toepassing is.
4
MaxRes Backoffice – Bedrijfsgegevens Het tweede item is “Bedrijfsprofiel”. Hier kunt u aangeven of de klant bij het reserveren een opmerking mee kan sturen en of de mogelijkheid om te reserveren op een bepaalde tijd gesloten moet worden. Verder kunt u algemene voorwaarden, annuleringsvoorwaarden en een aanvulling op de bevestigingsmail invullen. De laatste zal als extra alinea aan de mail worden toegevoegd. Als u Outlook Calendar import aanvinkt ontvangt de aanbieder bij de bevestigingsmail een outlook bestand waarmee de reservering automatisch in de agenda van outlook wordt geplaatst. U kunt via het submenu ook nog een preview zien van de bevestigingsmail, zowel voor de aanbieder als voor de gast.
5
MaxRes Backoffice – Units Een unit is in MaxRes een item dat bij een arrangement geboekt kan worden. U moet dan denken aan een tafel in een restaurant, een stoel in een beautysalon of een golfbaan bij een golfclub. U vult een naam en beschrijving van de unit in. Geef vervolgens aan hoeveel units van deze soort u heeft en voor hoeveel personen de unit geboekt kan worden. Deze units kunnen later aan arrangementen gekoppeld worden. Bij een arrangement geeft u aan welke unit er voor dat arrangement geboekt kan worden en hoeveel van de totaal aanwezige units maximaal voor dat arrangement kunnen worden geboekt.
6
MaxRes Backoffice – Arrangementen Via het tabblad “Arrangementen” kunt u arrangementen beheren. Aan een arrangement worden één of meer units gekoppeld. De klant kiest bij het reserveren eerst een arrangement en vervolgens een gekoppelde unit. In het geval van een restaurant kiest de gast bijvoorbeeld het arrangement “ontbijtbuffet” en vervolgens een tafel. Daarna wordt een datum gekozen en tot slot (als van toepassing) een tijd. U kunt arrangementen toevoegen, wijzigen en verwijderen. U kunt arrangementen ook in- en uitschakelen zodat u een arrangement niet hoeft te verwijderen als u het tijdelijk niet gebruikt. Als u een nieuw arrangement toevoegt of een bestaand arrangement wijzigt komt u op de detailpagina van het arrangement terecht. Daar kunt u allerlei opties voor het arrangement instellen.
7
MaxRes Backoffice – Arrangementen Naam Voer de naam in van het arrangement in in verschillende talen. Interface ID (optioneel) Voor een arrangement dat standaard niet getoond moet worden, maar op een andere manier benaderd moet worden, (bijvoorbeeld via een banner of via een andere website,) kunt u een interface id invullen. Omschrijving Hier kunt u een uitgebreide beschrijving van het arrangement invullen, ook hier in verschillende talen. Extra formuliervelden Op aanvraag kunnen wij extra formuliervelden beschikbaar maken voor uw arrangementen. Dit zijn extra velden die de gast in moet vullen als hij een reservering maakt. Bijvoorbeeld voor een kapsalon een veld om een favoriete kap(p)(st)er aan te geven. Thema Als het arrangement aan een derde partij gekoppeld moet worden kan dat via het thema worden ingesteld. Geldigheid Hier kunt u de standaard geldigheid van het arrangement aangeven. U kunt het arrangement alleen binnen een bepaalde periode laten gelden of het hele jaar door. U kunt bepaalde dagen deactiveren. Bij 'Markeer kalender' kunt u aangeven dat als de beschikbaarheid lager is dan het ingevulde getal dit speciaal wordt weergegeven in de kalender.
8
MaxRes Backoffice – Arrangementen Prijs type U kunt aangeven of prijzen per persoon of per unit worden gerekend. Beschikbaarheid Hier vind u een overzicht van alle units. Vink de units aan die u aan dit arrangement wilt koppelen U kunt per unit aangeven welk aantal er standaard beschikbaar is. U kunt ook een standaard prijs invullen, maar u kunt de prijs ook leeg laten. De prijs en beschikbaarheid kunt u later per datum en tijdsperiode nog aanpassen via het tabblad beschikbaarheid. Dagtoeslagen U kunt voor bepaalde dagen een extra toeslag rekenen. Tijden Hier vind u alle tijdsperiodes die u heeft aangemaakt. Hoe u deze tijdsperiode beheert leest u op de volgende pagina. Selecteer de tijdsperiode die u aan dit arrangement wilt koppelen. Payment service Als u gebruikt maakt van de MaxMind Payment service kunt u hier aangeven of er voor dit arrangement een aanbetaling is vereist. U kunt een percentage van de totaalprijs aangeven en als gewenst een minimum bedrag.
9
MaxRes Backoffice – Arrangementen U kunt zelf een tijdsperiode definiëren die u kunt koppelen aan arrangementen. Zo kan een unit meerdere malen per dag gereserveerd worden. Een restaurant kan bijvoorbeeld periodes aangeven voor ontbijt, lunch en diner. Een beautysalon die bijvoorbeeld massages aanbiedt die 45 minuten duren zou de tijden in kunnen richten als in het tweede voorbeeld hier rechts. De gast ziet bij het boeken alleen de starttijd. Bij een reservering wordt de beschikbaarheid van de gereserveerde unit voor elk arrangement voor elke tijdsperiode die een overlap heeft met de gereserveerde tijd aangepast. Zo kunnen er geen overboekingen ontstaan. Als u geen tijden aan een arrangement koppelt zal een reservering voor een gehele dag gelden.
10
MaxRes Backoffice – Beschikbaarheid
In het beschikbaarheid overzicht kunt u per dag en per tijdsperiode aanpassingen maken aan de standaard beschikbaarheid en prijzen die u bij de arrangementen heeft ingevuld. U kunt kleine aanpassingen maken door in het betreffende vakje op de prijs of beschikbaarheid te klikken en een andere waarde in te vullen. Met de bovenste balk kunt u door de maanden heen bladeren. Links bovenin staan nog een aantal opties om het beheren van de beschikbaarheid gemakkelijker te maken. Als u op “Unit weergave” kunt u een of meer units selecteren. Vervolgens worden alleen de arrangementen getoond waar deze unit aan gekoppeld is. Via de andere opties kunt u grotere aanpassingen in een keer doen.
11
MaxRes Backoffice – Beschikbaarheid Als u bovenin op “Beschikbaarheid” of “Prijzen” klikt krijgt u een schermpje te zien zoals hiernaast. U kunt dan één of meerdere arrangementen, units en voor beschikbaarheid ook tijdsperiode kiezen die u wilt wijzigen. Kies vervolgens een periode en de dagen waarvoor u de wijzigingen wilt maken. Voor de beschikbaarheid kunt u nog de speciale optie “Selectie geheel sluiten” selecteren. Geef tot slot aan wat de nieuwe waarde moet worden. U kunt de nieuwe waarde direct invullen via de optie “wordt”, maar ook een aantal bij de huidige waarde optellen of ervan aftrekken. Klik op “OK” om de wijzigingen door te voeren.
12
MaxRes Backoffice – Reserveringen
Via het tabblad reserveringen kunt u overzichten opvragen van de gemaakte reserveringen. U kunt aangeven tussen welke data de reserveringsdatum of aankomstdatum moet liggen en u kunt bijvoorbeeld een specifiek reserveringsnummer zoeken. Als u in de lijst op een reservering klikt verschijnen in een apart schermpje de details van de reservering, zoals u hiernaast kunt zien.
13
MaxRes Backoffice – Reserveringen
Als u op “Excel export” klikt kunt u uw eigen rapportage van de reserveringen samenstellen. U kunt bij “Zoek opties” criteria instellen waarop gezocht moet worden. Bijvoorbeeld voor of na een bepaalde reserveringsdatum. Kies de kolommen die u in de rapportage wilt zien. Klik vervolgens op de knop “Exporteer naar Excel”. U kunt dan een zogenaamd csv (comma separated values) bestand downloaden. Dit bestand kunt u in Excel of een vergelijkbaar programma bekijken en bewerken.
14
MaxRes Backoffice – Gebruikers Op het tabblad “Gebruikers” kunt u als u manager bent uw gegevens wijzigen of extra gebruikers aanmaken. Als u uw eigen gebruikersnaam laat staan wijzigt u uw eigen gegevens, als u een andere gebruikersnaam invult maakt u een nieuwe gebruiker aan. Deze kunt u verschillende rechten geven. U kunt alle rechten geven zodat de gebruiker ook manager wordt. U kunt ook alleen toegang geven tot de beschikbaarheid of de arrangementen en de beschikbaarheid. De taal die u kiest is de standaard taal waarin de Backoffice zal openen, de gebruiker kan uiteraard zelf via de vlaggetjes een andere taal kiezen.
15
MaxRes Backoffice – Help Via het “Help” tabblad kunt u ondersteuning aanvragen. Bijvoorbeeld als u iets niet begrijpt of iets aan wilt passen dat u zelf niet aan kunt passen of ideeën aanleveren hoe we MaxRes nog beter kunnen maken. In plaats van de knop “Opslaan” vindt u rechtsonder nu de knop “Verzenden” waarmee u de aanvraag naar ons toestuurt.
16
