Handleiding voor de MaxEngine van MaxMind Technologies
MaxEngine Backoffice – Overzicht
In deze handleiding vindt u een uitgebreide uitleg over hoe u hotels kunt beheren via de Backoffice van de MaxEngine. Per tabblad zal besproken worden welke opties er zijn, hoe u ze aan kunt passen en hoe ze de MaxEngine beïnvloeden De MaxEngine is momenteel uitgevoerd in de talen Nederlands, Engels, Duits, Frans, Spaans en Russisch. U kunt op elk moment de taal waarin de pagina wordt weergegeven wijzigen door op een van de vlaggetjes bovenaan de pagina te klikken. Rechtsboven kunt u handmatig uitloggen, als u een tijd lang niet actief bent wordt u automatisch uitgelogd.
2
MaxEngine Backoffice – Overzicht
Op de pagina's waar u opties in kunt vullen kan er een slotje achter een veld staan. Dit betekent dat u deze optie niet zelf kunt wijzigen. Wilt u een dergelijke optie toch aanpassen, neem dan contact met ons op dan kunnen wij dat voor u doen. Als u opties wijzigt worden de wijzigingen pas doorgevoerd als u op de knop 'Opslaan' klikt. Deze knop vindt u rechtsonder, op de plaats waar in bovenstaande afbeelding 'Plaatsen' staat.
3
MaxEngine Backoffice – Inloggen www.maxengine.eu
Om in te loggen gaat u naar www.maxengine.eu. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op de “Login” knop om in te loggen. Als u een gebruiker bent die toegang heeft tot meerdere hotels kunt u het hotel kiezen dat u nu wilt beheren en vervolgens nogmaals op de Login knop klikken. Als u één hotel beheert komt u rechtstreeks in de Backoffice terecht. Bent u uw wachtwoord vergeten? Klik dan op de link “Ik ben mijn wachtwoord vergeten” vlak boven de “Login” knop. U komt dan in een scherm waar u uw gebruikersnaam en E-mail adres in kunt vullen. LET OP: Het E-mail adres moet hetzelfde zijn als het E-mail adres dat u heeft ingevuld bij “Hotel gegevens”.
4
MaxEngine Backoffice – Home Hier ontvangt u nieuwsberichten over de MaxEngine van MaxMind en van andere gebruikers van uw hotel of hotelgroep.
5
MaxEngine Backoffice – Hotel gegevens Het tabblad hotel gegevens bevat drie subcategorieën In de eerste categorie, “hotel gegevens”, kunt u een aantal basis gegevens van het hotel invullen zoals de naam en adres- en contactgegevens. Als u gebruik wilt maken van de MaxMind Payment Service zullen wij deze velden voor u invullen. Anders kunnen deze velden leeg blijven.
6
MaxEngine Backoffice – Hotel gegevens In de categorie “Hotel profiel” kunt u allerlei extra informatie over het hotel, de faciliteiten en prijzen invullen. Er zijn opties zoals “Creditcard Verificatie” die ook op arrangementsniveau ingesteld kunnen worden. De arrangement instellingen zullen dan voorrang hebben boven de instelling die u hier kiest. Voor het bewerken van de Annuleringsvoorwaarden en Bevestigingsmail krijgt u een apart schermpje te zien waarin u deze opties in alle beschikbare talen kunt invullen. U kunt instellen dat de gast een aantal dagen voor zijn verblijf en een aantal dagen na zijn vertrek nog automatisch een e-mail krijgt. Ook bij deze opties krijgt een apart scherm te zien.
7
MaxEngine Backoffice – Hotel gegevens Bij “Kinderen” kunt u maximaal drie leeftijdscategorieën voor kinderen instellen. Bij het beheren van de arrangementen kunt u dan per categorie de prijzen aanpassen. Ook kunt u bij kamertypes aangeven dat er extra bedden beschikbaar zijn alleen voor kinderen. Als u die optie instelt, worden deze categorieën gebruikt om te bepalen tot welke leeftijd een kind wordt genoemd. In plaats van het Babybedje en Kinderstoeltje hier in te stellen kunt u deze ook als boekbare supplementen instellen. Daarover leest u meer op pagina ...
8
MaxEngine Backoffice – Hotel gegevens De laatste categorie is “Hotel afbeeldingen”. Hier kunt u een hoofdafbeelding voor het hotel instellen en de afbeeldingen in het Hotel album beheren. De hoofd afbeelding wordt als algemene afbeelding van uw hotel gebruikt. Om een afbeelding toe te voegen of te wijzigen klikt u op ‘Wijzigen’ onderaan de afbeelding. U kunt een beschrijving van de foto ingeven, dit is enkel voor uw eigen beheer. Vervolgens haalt u de foto op door op de knop ‘Bladeren’ te klikken. Door vervolgens rechtsonder opslaan te kiezen is de afbeelding toegevoegd.
9
MaxEngine Backoffice – Kamertypes Via het tabblad “Kamertypes” beheert u de kamers die in het hotel aanwezig zijn. U komt eerst bij het overzicht van de kamers terecht. U kunt kamers toevoegen, wijzigen en verwijderen. Uitleg over de details pagina van de kamers volgt op de volgende pagina. Als u in het submenu op “Kamer volgorde” klikt kunt u met de pijltjes de volgorde van de kamers aanpassen. Dit is de volgorde waarin de kamers in het boekingsproces getoond worden.
10
MaxEngine Backoffice – Kamertypes Kamer type Voer de naam in van het type kamer, bijvoorbeeld “Suite” Aantal kamers Geef aan hoeveel kamers van dit type in het hotel aanwezig zijn. Aantal personen Voor hoeveel personen is deze kamer standaard uitgevoerd. Extra bedden Hoeveel bedden kunt u extra in deze kamer plaatsen? Zijn deze bedden alleen beschikbaar voor kinderen? Kamer beschrijving Typ hierin een beschrijving van het betreffende kamertype. Rokerskamer Geef aan of de kamer een rokerskamer is of niet. Staat standaard op niet van toepassing. Bedden Geef het soort bedden aan waarover dit type kamer beschikt. Kamer details Met behulp van de kamer details geeft u alle faciliteiten weer waarover het kamertype beschikt. Bekijk uit het keuzemenu achtereenvolgens de categorieën: Badkamer, Faciliteiten, Uitzicht en Inrichting en Overig. Selecteer uit deze onderdelen de items waarover de kamer beschikt. Selecteer een item door er één keer op te klikken, klik vervolgens op de knop Toevoegen. Het item staat nu rechts, dit betekent dat hij in de kamer details is opgenomen. U wilt uiteraard de meest bijzondere kenmerken bovenaan, zodat ze het meest in het oog springen. Breng de items in de gewenste volgorde m.b.v. de knoppen links ‘Omhoog, ‘Bovenaan’ enz. Mist u nog een item? Maak een item aan door naar de knop ‘Nieuw’ te gaan. Afbeeldingen Voeg vier foto’s van het kamertype toe. Dit werkt hetzelfde als bij het beheren van de hotel foto's.
11
MaxEngine Backoffice – Arrangementen / Rates Vanuit dit tabblad kunt u de arrangementen beheren. Net als bij de kamertypes kunt u arrangementen toevoegen, verwijderen en wijzigen. Verder kunt u de beschikbaarheid van de arrangementen instellen en de arrangementen inen uitschakelen zodat u een bepaald arrangement niet hoeft te verwijderen als u het tijdelijk niet wilt gebruiken. Ook bij de arrangementen kunt u de volgorde in de MaxEngine instellen. Het ID nummer dat in het overzicht getoond wordt is een uniek identificatienummer voor de MaxEngine en kan gebruikt worden om direct naar het betreffende arrangement te linken.
12
MaxEngine Backoffice – Arrangementen / Rates Naam Voer de naam van het arrangement in. Als er een koppeling is met uw channel manager zullen deze prijzen voorrang hebben boven de prijzen die zijn ingesteld in de MaxEngine, tenzij u aanvinkt dat de prijzen van de channel manager genegeerd moeten worden. Corporate rate code U kunt arrangementen aanmaken speciaal voor zakelijke connecties. Meer hierover vind u verderop in deze handleiding Thema U kunt uw arrangement een bepaald thema meegeven, De MaxEngine heeft de mogelijkheid om bijvoorbeeld alleen de arrangementen uit een bepaald thema weer te geven. Deze optie kan ook worden gebruikt om aan te geven dat een arrangement speciaal voor een derde partij is aangemaakt. Aantal nachten U kunt een vast aantal nachten instellen of een minimaal en maximaal aantal nachten. Omschrijving Een omschrijving van het arrangement in verschillende talen. Inhoud Geef hier aan wat er bij het arrangement is inbegrepen. Het systeem van toevoegen, verwijderen en sorteren van items is hetzelfde als bij het kamertype de kamerdetails. Bekijk de handleiding over dat gedeelte voor een uitgebreidere uitleg.
13
MaxEngine Backoffice – Arrangementen / Rates Supplementen overzicht Hier worden de beschikbare supplementen weergegeven. Vink de supplementen die bij dit arrangement geboekt kunnen worden aan. U kunt zelf de beschikbare supplementen beheren, Verderop in deze handleiding staat hoe. Ontbijt Geef hier aan hoe het ontbijt is geregeld bij dit arrangement. Indien u het ontbijt als supplement koppelt kiest u hier voor ‘niet van toepassing’. Geldigheid Hier kunt u de standaard geldigheid van het arrangement aangeven. U kunt het arrangement alleen binnen een bepaalde periode laten gelden of het hele jaar door. U kunt bepaalde aankomst dagen deactiveren. U kunt bij boeking restrictie aangeven of het arrangement tot een aantal dagen van tevoren geboekt kan worden. U kunt ook aangeven dat het arrangement vanaf een aantal dagen van tevoren is te boeken, bijvoorbeeld voor een last-minute aanbieding. Bij 'Markeer kalender' kunt u aangeven dat als de beschikbaarheid lager is dan het ingevulde getal dit speciaal wordt weergegeven in de kalender
14
MaxEngine Backoffice – Arrangementen / Rates Prijs type Kies hier hoe de prijs van het arrangement in de MaxEngine wordt weergegeven. Op aanvraag Vink deze optie aan als het arrangement op aanvraag boekbaar moet zijn. Prijs en beschikbaarheid Hier vindt u een overzicht van de kamertypes in het hotel. U kunt aangeven welke kamertypes bij dit arrangement boekbaar zijn. U kunt bij elk kamertype een standaard prijs en beschikbaarheid instellen. U kunt later voor bepaalde data de prijs en beschikbaarheid nog aanpassen. Eénpersoonstoeslag Indien van toepassing kunt een een vaste of procentuele prijs invullen. Prijs per extra bed Indien van toepassing kunt een een vaste of procentuele prijs invullen. Prijs kinderen De categorieen beheert u bij “Hotelgegevens” onder het kopje “Hotel profiel”. Indien van toepassing kunt een een vaste of procentuele prijs invullen. Dagtoeslagen Indien van toepassing voert u een bedrag per dag in. Geavanceerd Onder dit kopje kunt u vroegboekkortingen en reserveringskosten invullen. Creditcard verificatie
Geef aan of er creditcard verificatie moet plaatsvinden. Annuleringsvoorwaarden en Bevestigingsmail U kunt de opties beheren in het “Hotel profiel”. Kies hier welke optie van toepassing is. Tot slot kunt u weer afbeeldingen toevoegen.
15
MaxEngine Backoffice – Arrangementen / Rates Indien u een arrangement wilt aanmaken speciaal voor een zakelijke connectie, dan voert u tijdens het aanmaken van een arrangement een Corporate Rate code in. Het arrangement wordt dan enkel zichtbaar indien de consument de code invoert. Indien u wenst dat er tijdens het boekingsproces om een kostenplaatsnummer en/of facturatieinstructie wordt gevraagd dan vinkt u dit aan. De boeker krijgt bij de facturatieinstructie de volgende keuzemogelijkheden: - Alles voor eigen rekening van de gast - Alles op rekening van het bedrijf - Logies en ontbijt op rekening van het bedrijf - Logies op rekening van het bedrijf
16
MaxEngine Backoffice – Arrangementen / Rates Naam Voer de naam van het supplement in.. CRM ID (optioneel) Externe identificatie van het supplement. Omschrijving De omschrijving van het supplement in verschillende talen. Type Geef aan of het supplement optioneel is of verplicht. Prijs U kunt hier de prijs van het supplement en het prijstype invullen. Prijs kinderen U kunt voor kinderen een aparte prijs aangeven. Maximaal aantal Indien van toepassing kunt u een een maximaal aantal aangeven. Geldig voor kamers Geef hier aan bij welke kamers het supplement geboekt kan worden. Houdt de [Ctrl] knop ingedrukt om meerdere kamers te selecteren. Geldig voor arrangementen
Geef hier aan bij welke arrangement het supplement geboekt kan worden Supplement opties U kunt indien nodig nog uit een viertal extra parameters kiezen om aan het supplement mee te geven. Indien u één van de opties wilt gebruiken dan kunt u erop klikken. Vervolgens kunt u ofwel 1. Dagen selecteren waarop het supplement beschikbaar is. 2. Vertrekdagen selecteren waarop het supplement geldig is. 3. Een periode aangeven waarin het supplement geldig is 4. Aanvinken indien het supplement enkel bij boeking met kinderen geldig is.
17
MaxEngine Backoffice – Arrangementen / Rates U kunt Promocodes aanmaken voor speciale korting. De code moet ten minste zeven karakters bevatten. Als u een code aanmaakt zal de MaxEngine vast een code voor u genereren, maar u kunt natuurlijk ook zelf een andere code invullen. Geef aan hoeveel korting de klant met de code krijgt, voor welke arrangementen de code geldig is en voor welke periode de code geldig is. U kunt ook een “Kenmerk” invullen, dit is een extra opmerking bij de promocode die u als extra informatie voor u zelf en voor de boeker kunt gebruiken. Als u “Kenmerk weergeven” aanvinkt zal de boeker het kenmerk ook te zien krijgen. Tot slot kunt u aangeven of de code voor eenmalig gebruik is of niet.
18
MaxEngine Backoffice – Beschikbaarheid
In het beschikbaarheid overzicht kunt u per dag aanpassingen maken aan de standaard beschikbaarheid, prijzen en minimaal aantal nachten die u bij de arrangementen heeft ingevuld. U kunt kleine aanpassingen maken door in het betreffende vakje op de prijs of beschikbaarheid te klikken en een andere waarde in te vullen. Met de bovenste balk kunt u door de maanden heen bladeren. Links bovenin staan nog een aantal opties om het beheren van de beschikbaarheid gemakkelijker te maken. Als u op “Kamer weergave” kunt u een of meer kamers selecteren. Vervolgens worden alleen de arrangementen getoond waar deze kamer aan gekoppeld is. Via de andere opties kunt u grotere aanpassingen in een keer doen. Waar de beschikbaarhied op 0 staat zal de achtergrondkleur van het vakje rood worden. Een paarse achtergrondkleur betekent dat deze dag niet als aankomstdag beschikbaar is.
19
MaxEngine Backoffice – Beschikbaarheid Als u bovenin op “Beschikbaarheid”, “Prijzen” of “Minimale nachten” klikt krijgt u een schermpje te zien zoals hiernaast. U kunt dan een of meerdere arrangementen en kamers kiezen die u wilt wijzigen. Voor minimale nachten kunt u alleen arrangementen kiezen. Kies vervolgens een periode en de dagen waarvoor u de wijzigingen wilt maken. Voor de beschikbaarheid kunt u nog de speciale opties “Selectie geheel sluiten” en “Selectie sluiten als aankomstdatum” selecteren. Geef tot slot aan wat de nieuwe waarde moet worden. U kunt de nieuwe waarde direct invullen via de optie “wordt”, maar ook een aantal bij de huidige waarde optellen of ervan aftrekken. Klik op “OK” om de wijzigingen door te voeren.
20
MaxEngine Backoffice – Reserveringen
Via het tabblad Reserveringen kunt u overzichten opvragen van de gemaakte reserveringen. Via de link “Nieuwste reserveringen” vind u een overzicht van alle reserveringen gesorteerd op de datum van boeken. Verder kunt u zelf specifieke reserveringen zoeken door een criterium te kiezen en een waarde in te vullen en vervolgens op “Zoeken” te klikken. Als u in de lijst op een reservering klikt verschijnen in een apart schermpje de details van de reservering, zoals u hiernaast kunt zien.
21
MaxEngine Backoffice – Reserveringen
U kunt via de link supplementen in het submenu ook een overzicht opvragen van welke supplementen worden geboekt. U ziet hoe vaak een supplement is geboekt en hoeveel omzet dat in totaal heeft opgeleverd. Als u op een bepaald supplement klikt krijgt u extra details over het supplement te zien zoals u hierboven ziet voor het supplement fruit.
22
MaxEngine Backoffice – Reserveringen
Als u op “Excel export” klikt kunt u uw eigen rapportage van de reserveringen samenstellen. U kunt bij “Zoek opties” criteria instellen waarop gezocht moet worden. Bijvoorbeeld voor of na een bepaalde reserveringsdatum, of meer dan 1 nacht zoals hierboven, of een bepaald arrangement. Kies de kolommen die u in de rapportage wilt zien. Klik vervolgens op de knop “Exporteer naar Excel”. U kunt dan een zogenaamd csv (comma separated values) bestand downloaden. Dit bestand kunt u in Excel of een vergelijkbaar programma bekijken en bewerken.
23
MaxEngine Backoffice – Help Via het “Help” tabblad kunt u ondersteuning aanvragen als u iets niet begrijpt of iets aan wilt passen dat u zelf niet aan kunt passen of ideeen aanleveren hoe we de MaxEngine nog beter kunnen maken. In plaats van de knop “Opslaan” vindt u nu rechtsonder de knop “Verzenden” waarmee u de aanvraag naar ons toestuurt. Via het submenu “Gebruikersaccounts” kunt u zien welke gebruikers toegang hebben tot dit hotel. U kunt hier ook uw wachtwoord wijzigen. Tot slot kunt u ook een nieuwe gebruiker voor dit hotel aanmaken. Vul daarvoor een nog niet bestaande gebruikersnaam in en laat het vak “Oud wachtwoord” leeg.
24
