HANDLEIDING VOOR DE AANMAAK VAN RAPPORTEN

HANDLEIDING VOOR DE AANMAAK VAN RAPPORTEN

INHOUDSTAFEL

VOORWOORD

5

1

8

DE KROON OP HET WERK: ANALYSEREN EN RAPPORTEN AFDRUKKEN 1.1

VOORBEREIDING: COÖRDINATORWERK

8

A

Wachtwoord

8

B

Beschrijving

8

C

Het Loginvenster klaarzetten voor gebruik

11

D

Deliberatieformulieren aanmaken

12

E

Rapport lay-out aanpassen

13

F

Aantal lesuren per vak op het rapport

19

G

Maandrapporten met attitudekolommen

20

H

Positionering in de klas

22

I

Attituderapport maken

24

J

Titel- of tekstbladen voor rapporten maken

25

K L

Lijsten maken Een nieuw lettertype op de computer installeren

28 32

M

Interpretatie van het deliberatieformulier

33

N

Interpretatie van het trimesterrapport

33

O

Het tabblad Analyse

34

P

Stage TOOLS VOOR DE TITULARIS EN ANDERE LEERKRACHTEN

36 40

Q

Deliberatieformulieren aanmaken

42

R

Rapporten drukken

44

S

Grafiek printen

45

T

Trimesterrapporten of Jaarrapport

45

U

FAQ’s

46

1.2

Voorwoord Deze handleiding is opgevat als een soort naslagwerk over het puntenprogramma Libra. Waar nodig werd met stappenplannen gewerkt om de gebruiker te begeleiden. Alhoewel we probeerden de mogelijkheden van Libra intuïtief te laten functioneren is dat uiteraard niet voor iedereen het geval. Pictogrammen zijn dikwijls te cryptisch om hun functie duidelijk te maken. De handleiding is opgesplitst in drie delen: 1. Het coördinatordeel bevat uitvoerige achtergrondinformatie van Libra o.a. om een datafile voor de school te kunnen opbouwen. 2. Het tweede deel is voor de leerkracht bestemd, het bevat algemene informatie over Libra met vervolgens specifieke gebruikersinformatie 3. Dit deel beschrijft de module voor het genereren van rapporten door het secretariaat, de titularis of de Libra-coördinator.

Misschien heb jij nog lumineuze ideeën om LIBRA te optimaliseren. Mogelijk ontdek je iets dat beter kan of niet werkt zoals verwacht. Al je opmerkingen, kritiek, taalcorrecties, aanvullingen aan de handleiding, enzovoort zijn welkom!

e-mail: [email protected] website: http://www.puntenboek.be of http://www.libra.yucom.be DANK voor je hulp. Jos & Walter

DE KROON OP HET WERK

Pieron vond dat er voor een wiskundetoets dertien, voor een opstel achtenzeventig en voor een open vaardigheid honderd zevenentwintig correctoren nodig zijn om de ware, gemiddelde, score te kennen.

Rapporten

6

Rapporten

7

1 De kroon op het werk: analyseren en rapporten afdrukken De Rapportenmodule levert een totaalbeeld van de punten van een leerling. Het secretariaat of de klastitularis kan hiermee aan de slag om overzichtformulieren of rapporten te genereren. Uiteraard moet je dan beschikken over deze module. De basis van Libra is gratis, voor deze module moet de school echter een contract afsluiten. Raadpleeg hiervoor http://www.puntenboek.be of http://www.libra.yucom.be

1.1 Voorbereiding: coördinatorwerk Alhoewel de meeste zaken voor zichzelf spreken en meestal wel in orde zijn toch even een overzicht van enkele noodzakelijkheden. Voorwaarden waaraan voldaan moet zijn: !

Op de computer waarop je Rapporten wil gebruiken moet Libra eveneens geïnstalleerd zijn.

!

De datumnotatie moet ingesteld staan volgens de BIN-normen: jjjj-MM-dd. (Dit lijkt onbelangrijk, maar geeft anders eigenaardige resultaten!) Via START " INSTELLINGEN " CONFIGURATIESCHERM " DATUM kan dit aangepast worden.

Om een analyse te kunnen uitvoeren moet Libra het puntenboek van een klas niet openen, maar uiteraard wel kunnen lezen. De gebruiker van de Rapportenmodule moet dus over voldoende netwerkrechten beschikken om deze bestanden te benaderen. A

Wachtwoord

Het secretariaat kan voor zijn werk beschikken over een eigen wachtwoord waardoor het toegang heeft tot alle punten. B

Beschrijving

De Rapportenmodule bevat naast het Startup tabblad nog een reeks tabbladen: Analyse, Deliberatie, Maandrapport.mrt, Rapport.trt, Attitude(…).trt, Stage.trt, een reeks documenten, Grafiek en Check. We zullen ze hieronder afzonderlijk bespreken. a. Startup Achtergrondscherm dat getoond wordt bij de opstart van de Rapportenmodule. b. Parameters Op dit tabblad staan alle variabelen samen die zorgen voor de werking van Rapporten. Als administrator kun je via de menukeuze ANALYSE " VARIABELEN " TOON VARIABELEN de inhoud daarvan bekijken én aanpassen indien gewenst. Hier kies je de parameters waarvan je een analyse wil maken. c.

Deliberatie Het af te drukken overzicht- of deliberatieformulier van de periode van de gekozen klas vind je hier.

d. Maandrapport.mrt Dit tabblad bevat de aanpasbare lay-out van het maandrapport. e. Rapport.trt Ook de lay-out van het perioderapport is aanpasbaar. Meer hierover vind je in de rubriek Rapport. f.

e

Attitude (Basisschool).art, Attitude (1 Graad).art Je kunt ook verschillende attituderapporten gebruiken, bijvoorbeeld met een aangepaste lay-out per graad.

g. Documenten: bijvoorbeeld Titelblad.doc, Ten geleide.doc, … h. Lijsten: bijvoorbeeld Klaslijst.lst, Attitude.lst, …

Rapporten

i.

Grafiek Hier wordt een grafiek gegenereerd met een overzicht van de actieve periode van de gekozen klas.

j.

Check Controleformulier of leerkrachten hun punten invoerden in de puntenboeken.

8

Er kunnen zeven soorten documenten gegenereerd worden: deliberatieformulier, maandrapport, perioderapport (ook stagerapport), attituderapport, grafiek, lijsten en tekstdocumenten.

De bediening van de rapportenmodule verloopt hoofdzakelijk via het loginvenster. Een gewone gebruiker werkt enkel via dit, in het leerkrachtendeel besproken, dialoogvenster. De administrator kan echter ook gebruik maken van objecten op het werkblad onder dit dialoogvenster en/of van menukeuzes. Een overzicht daarvan volgt hieronder.

Menukeuzes voor de administrator

Bovenstaande figuur komt uit Office XP, gebruikt u een andere Office-versie dan kan het uitzicht verschillen maar de inhoud blijft hetzelfde!

De meeste instellingen i.v.m. de Rapportenmodule gebeuren in Parameters. Lees meer daarover in de Handleiding voor de coördinator. Oude menu " nu via Parameters:

Rapporten

9

Login

Om als administrator het login-dialoogvenster op te roepen.

Deliberatie

Dit levert een overzicht van de punten van alle vakken van een klas. Formulier

Afdrukken op 2 Pagina’s Totalen

Alvorens rapporten kunnen aangemaakt worden moet steeds eerst dit formulier door Libra ingevuld worden. Vind je dat het deliberatieformulier onleesbaar wordt doordat het teveel gegevens bevat selecteer dan deze keuze. Kies je voor Totalen op het deliberatieformulier dan wordt gevraagd hoeveel periodes er nodig zijn voor een volledig resultaat. Dat cijfer wordt ook afgebeeld. Dit aantal is weerom een beslissing van de school. Wellicht staat dat reeds vermeld in uw schoolreglement. Het deliberatieformulier kan twee vormen aannemen: ofwel een trimesteroverzicht ofwel een jaaroverzicht (trimesters tezamen) Het volstaat om het vinkje bij Totaal aan te vinken om het totaalblad te krijgen. Dit kan ook al na 2 trimesters (=hoever staan ze nu?) Wil je op het rapport de totalen afbeelden dan moet je dit ook bij Deliberatie afgevinkt hebben. Je zal merken dat dit dan ook automatisch verloopt. Andersom kun je wel enkel kiezen voor Totalen op het deliberatieformulier.

Laatste Periode Syntheseproef

Variabelen

Vink dit aan wanneer er een syntheseproef werd afgenomen en er dus op het maandrapport ook een syntheseproef moet afgedrukt worden. Dit zijn beheertools die bij normaal gebruik niet nodig zijn.

Toon Variabelen Initialiseer Variabelen

Bij installatie gebeurt er reeds een initialisatie, deze knop heb je dus enkel nodig indien je later wijzigingen aanbrengt in de mappenstructuur of de Rapportenmodule verplaatst. (Bijvoorbeeld bij het gebruik van Rapporten in een netwerk kun je op een werkstation het pad naar de puntenboeken moeten aanpassen. De variabele gPtnPath is daarbij belangrijk.)

Wis Variabelen

Alle variabelen nodig voor de Rapportenmodule leeg maken, hierna moet je dus opnieuw Initialiseren.

Wis Links Wis Leerlingen

Layout

De van een bepaalde klas gekozen leerlingen in functie van het afdrukken van rapporten verwijderen. Aan de gegevens van de leerlingen wordt dus niet geraakt. Zie het hoofdstuk Rapport Lay-out aanpassen.

Enkel Huidige Punten

Dit item heeft enkel effect op de rapportlay-out. Bij maandrapporten kunnen alle maandrapporten naast elkaar afgedrukt worden. Via dit item worden énkel de punten van dit maandrapport (slechts één kolom dus) afgedrukt. Gebruik dit item ook om bijvoorbeeld na de tweede periode toch een jaartotaal op het rapport te bekomen. Dat jaartotaal wordt dan berekend met de punten van de twee beschikbare periodes.

Afvinken verplicht

Is dit item niet aangevinkt dan is afpunten van vakken niet noodzakelijk om de punten op een maandrapport te krijgen. In het andere geval zullen punten enkel op het maandrapport verschijnen indien het vak werd afgepunt op het respectievelijke tabblad in het puntenboek.

Maak Afpuntlijst

Om een overzicht te bekomen van de nog niet afgepunte vakken kun je Libra een lijst laten afdrukken.

Verwijder Afpuntlijst Graad Klas Sla Instellingen Op

Selecteer de graad waarvoor je een afpuntlijst wenst. Wens je enkel voor één klas een afpuntlijst te bekomen werk dan met dit item. De gemaakte keuzes of gewijzigde rapportlay-out opslaan. Bij normaal verlaten van de Rapportenmodule worden keuzes of wijzigingen niet bijgehouden. Deze functie verschilt nog van OPSLAAN via het menu doordat er nog extra opruimwerk in de Rapportenmodule wordt uitgevoerd.

Afsluiten

Rapporten

De Rapportenmodule sluiten en terugkeren naar het Librascherm van de klas.

10

C

Het Loginvenster klaarzetten voor gebruik

Vanaf versie 6 is er een automatische keuze tussen maand- en trimesterrapport, dus je hoeft niets meer klaar te zetten voor het komende rapport. TOTALEN: Om een jaaroverzicht te bekomen i.p.v. een periodeoverzicht. Wil je totalen op je rapporten dan moet ook hier de keuze totalen aanstaan!

Kruis je dit aan dan druk je het eindresultaat (Periodetotaal) af van leerlingen die van 1 of meer vakken wél DW -resultaten hebben maar geen Proefwerk meededen ( of omgekeerd géén DW, wel PW)? Bijvoorbeeld een leerling heeft voor Aardrijkskunde geen Proefwerk afgelegd. Je kunt nu kiezen om de eindprocent voor dat trimester van álle vakken voor die leerling wél of niet af te drukken. Omtrent het al of niet afbeelden van Totalen op het rapport bestaat er wel eens discussie. Wij hielden hieromtrent op onze school een enquête. (zie de bijlagen in de handleiding voor de coördinator) Wil je op het Rapport de totalen afbeelden dan moet je dit ook bij Deliberatie afgevinkt hebben. Je zal merken dat dit dan ook automatisch verloopt. Andersom kun je wel enkel kiezen voor Totalen op het deliberatieformulier.

LAATSTE PERIODE:

Deliberatieoverzicht maken van alle tot dan beschikbare punten.

SYNTHESEPROEF: In sommige klassen (bijvoorbeeld eerste jaar) wordt er één keer per jaar een tussentijdse proef afgenomen die apart op het rapport moet vermeld worden. Voerde je deze punten in en wil je ze afdrukken op het rapport vink dit dan aan. AFDRUKVOORBEELD: Via deze keuze krijg je het tabblad DELIBERATIE of MAANDRAPPORT te zien zodat je een oordeel kan vellen over de volledigheid van de punten. Via de functie IN- EN UITZOOMEN kun je procentueel aangeven hoe groot je dit formulier wil zien. Je wenst een jaartotaal op het Perioderapport ná de tweede periode •

Selecteer ENKEL HUIDIGE PUNTEN in het menu.

•

Stel op het tabblad Rapport de breedte in voor de kolommen van het Jaartotaal (rij 62 en volgende).

Rapporten

11

D

Deliberatieformulieren aanmaken

1. Met het Dialoogvenster Zie hoofdstuk voor de leerkracht. Voor de administrator via het menu Stappenplan: 1. Start via de knop Rapporten in het loginvenster de Rapportenmodule op. Standaard zijn reeds een reeks gegevens ingesteld, namelijk het soort rapport en de dichtstbijzijnde rapportdatum. Desgewenst kun je onder PERIODE controleren of de juiste periode staat ingesteld. Via DELIBERATIEFORMULIER krijg je de keuze tussen AFDRUKKEN of AFDRUKVOORBEELD. Met de knop UITGEBREID kun je nog extra’s instellen. Op het bekomen overzicht kun je zien of voor alle vakken punten werden ingegeven. Je wenst dat op een deliberatielijst de totalen onderaan op 20 staan i.p.v. op 10. Hoe stel je dit in? •

Open Parameters via het menu of de Libra-werkbalk (knop TOON PARAMETERS).

•

Ga naar het Tabblad Rapporten.

•

Wijzig in de rubriek Beoordelingssysteem het Rapporttotaal van de maandrapporten van 10 in 20.

•

Geef onderaan het administratorwachtwoord in en klik op OK.

Rapporten

12

E

Rapport lay-out aanpassen

De lay-out van rapporten en deliberatieformulieren kan gewijzigd worden. Werk hiervoor best in een kopie van het bestand Rapporten.xls, te vinden in de campusmap onder Libra\Data (bijv. C:\Libra\Data\0405\Demo\Rapporten.xls). Klik rechts erop en kies KOPIËREN gevolgd door PLAKKEN. Je kunt werken in het originele bestand maar als het fout loopt kun je terugkeren naar deze kopie en ze hernoemen in Rapporten.xls. ???Om aan de Rapportlay-out iets te wijzigen, voer je in het loginvenster je administratorwachtwoord in, om vervolgens op de knop OK te klikken. Je werkt dan in het originele bestand. Via de menukeuze LIBRA " RAPPORTEN " BEWAAR LAYOUT bewaar je de aanpassingen. Het is ook mogelijk in het bestand Rapporten.xls een kopie van een tabblad te nemen. Je kunt zo ook meerdere versies van een rapport bewaren. Klik daarvoor rechts op de label van een tabblad en maak gebruik van het snelmenu:

Noot vooraf: Sommige gegevens op het rapport worden toegevoegd op basis van formules op het tabblad maar een reeks gegevens worden programmatorisch op hun juiste plaats gezet. Daarom is het belangrijk dat je nooit kolommen of rijen verwijdert uit de lay-out! Werk steeds via verbergen of zichtbaar maken van kolommen.

Bestudeer aandachtig de in de huidige rapporten gebruikte verwijzingen naar cellen. Het is immers zeer belangrijk de correcte gegevens in te lezen op je formulier. Controleer na wijzigingen steeds of de juiste gegevens worden ingelezen. Laat dit door meerdere mensen bekijken alvorens je rapport in productie te nemen. Het is erg vervelend naar ouders toe wanneer je fouten vaststelt nádat de leerlingen hun rapporten kregen! Wens je bepaalde informatie zoals bijvoorbeeld het gemiddelde niet af te drukken dan kan het raadzaam zijn deze niet te wissen maar onzichtbaar te maken. Wens je achteraf deze gegevens toch nog te gebruiken dan zijn ze snel weer beschikbaar. Onzichtbaar maken kun je realiseren door rijen of kolommen te verbergen of de kleur van het lettertype in te stellen op wit. Witte tekst zal op wit papier immers niet afgedrukt worden. Als volgt kun je verborgen kolommen zichtbaar maken. Selecteer bijvoorbeeld kolom F tot AC, kies OPMAAK in het menu en vervolgens KOLOM, ZICHTBAAR MAKEN. Het opnieuw verbergen is niet nodig. Hieronder zien we een voorbeeld van een maandrapport. De formules werden in het blauw gezet; op basis van die formules worden een reeks gegevens door Libra ingevuld.

Rapporten

13

Kolom D bevat de lesuren per vak. Heb je vakken met bijvoorbeeld 1,5 lesuren dan moet je de celopmaak aanpassen om dit goed weer te geven. Selecteer de kolom en kies voor OPMAAK, CELEIGENSCHAPPEN, TABBLAD UITLIJNING, TEKSTCONFIGURATIE, TEKST PASSEND MAKEN. Overzicht van bruikbare variabelen: Variabele

Inhoud van de variabele

gSchool

Schoolnaam

gSchoolAdres

Adres

gSchoolPtnr

Postnummer

gSchoolGemeente

Gemeente

gSchoolTelefoon

Telefoon

gSchoolTelefax

Fax

gSchooleMail

E-mail

gPeriode

Benaming van de periode. Bijvoorbeeld 1

gSchooljaar

Lopende schooljaar. Bijvoorbeeld 2003-2004

gKlas

Klasbenaming

gTitularis

Naam van de titularis

gTit_Voornaam

Voornaam van de titularis

gDirectie

Naam van de directie

gVolledig

Is dit een volledig resultaat of ontbreken er punten?

gLeerling

Samenvoeging van familienaam en voornaam

gLNaam

Naam van de leerling

gLVoornaam

Voornaam van de leerling

gLNr

Klasnummer van de leerling

gLDg

Benaming van de deelgroep

Rapporten

ste

Trimester

14

Wens je een overzicht van ALLE beschikbare variabelen? Start Rapporten.xls, voeg het administratorwachtwoord in en klik op INSTELLINGEN. Op het tabblad Parameters zie je alle variabelen staan.

Onderaan het rapport kun je een reeks lay-outaanpassingen doorvoeren. De breedte van een kolom is te bepalen door deze hieronder in te geven. Het is zelfs mogelijk deze voor elk leerjaar anders te maken! Wil je bepaalde gegevens op je rapport krijgen dan kan dat door de correcte formule in te geven. Indien de module statistiek geïnstalleerd is heb je tevens de beschikking over volgende functies: [AT] = Aantal Toetsen voor deze leerling van dit vak. [KG] = Klasgemiddelde per vak [ME] = Mediaan per vak [PL] = Plaats in de klas voor dat vak [P]=

Positionering in de klas

Een voorbeeld: Je wenst voor de eerste jaren de gegevens AT en KG op het rapport af te drukken. In rij 61 plaats je in kolom C een cijfer 1. D.w.z. alle klassen die beginnen met het cijfer 1. Je wilt bijvoorbeeld in kolom J het aantal toetsen plaatsen en daarnaast in kolom K het klasgemiddelde per vak. Vul dan de codes in zoals hieronder weergegeven. Onder het aantal toetsen moet dan geen Maximum totaal meer komen, dus verwijder dat totaal (bijv. 10). Doe hetzelfde voor het klasgemiddelde. De cellen van deze kolommen staan ingesteld op conditionele formattering zodanig dat een cijfer onder de helft onderlijnd wordt. Verwijder deze instelling via OPMAAK, VOORWAARDELIJKE OPMAAK van deze cellen. Stel voor de kolom met het Aantal Toetsen via OPMAAK, CELEIGENSCHAPPEN het aantal decimalen in op nul, voor het Klasgemiddelde één cijfer na de komma.

Rapporten

15

e

1 jaar e

2 jaar e

3 jaar e

4 jaar e

5 jaar e

6 jaar

Instellingen voor individuele klassen: Je zou ook voor individuele klassen specifieke lay-out instellingen kunnen ingeven. Zoals je in bovenstaand voorbeeld merkte werden er telkens 10 rijen tussen gelaten. D.w.z. we startten op rij 61 voor de formule, de kolombreedte kwam op rij 62. Daarna analoog op rij 71 en 72, verder op 81 en 82, enz… Een voorbeeld: Stel je vulde de gegevens in zoals in ons eerste voorbeeld. Maar je wilt één klas (of enkele) laten afwijken van deze standaard. Voor de klas 7RD plaats je op rij 121 in kolom C ‘7 RD’ en bij kolom J ‘[PL]’. Hierdoor zou er énkel voor de klas 7RD in kolom I de plaats in de klas voor dat vak afgedrukt worden.

Wil je na het tweede trimester reeds een jaartotaal op het rapport om te kunnen zien waar de leerling staat in het totaal? Selecteer dan ENKEL HUIDIGE PUNTEN én stel in de rapportlay-out de kolommen van het jaartotaal in via de kolombreedte.

Je wenst dat op het trimesterrapport de mededeling “onv” verschijnt wanneer een leerling onvoldoende heeft voor een vak. Hoe stel je dit in? Plaats in de formule-rijen zoals hierboven beschreven de volgende formules: Kolom DW: IF([DW]<50;”onv”;[DW]) Kolom PW: IF([PW]<50;”onv”;[PW]) Kolom TOT: IF([TOT]<50;”onv”;[TOT) Letterlijk betekent de formule: indien minder dan 50 % zet dan “onv” anders geef je de punten weer. Gebuik je liever “onvoldoende” i.p.v. “onv” zorg er dan wel voor dat de kolombreedte minstens 12 bedraagt! Let op: bij gebruik van IF of ALS mag de formule niet voorafgegaan worden door een = teken (zie schermafdruk hieronder).

Je wenst de proefwerkresultaten niet in procenten mee te delen aan de leerlingen maar met codes te werken. Hoe stel je dit in? Laat ons even onderstaand voorbeeld bekijken. In de rijen 8 en 9 zie je wat als hoofding op het rapport zal verschijnen. In de rijen vanaf 61 zien we de celinhouden die zorgen voor de juiste weergave op het rapport. Merk op dat de jaren 1 tot 7 voor het jaartotaal hun cijfers DW, PW en TOT op het rapport afgedrukt krijgen. De klassen 7HO en 7RD echter krijgen enkel hun DW als cijfer meegedeeld. De klas 7TR krijgt van het jaartotaal het DW en TOT als cijfer, alsook het DW van het tweede semester. Rapporten

16

De proefwerkresultaten van 7HO en 7RD worden voor het jaartotaal omgezet in codes. Ook PW van het tweede semester worden voor de klassen 1 tot 7 omgezet in codes.

Analyse van de gebruikte formule: if([PW]="-";"-";if([PW]<50;"IV";if([PW]<60;"III";if([PW]<75;"II";"I")))) Indien de leerling niet deelnam aan het proefwerk (een streepje) komt er een streepje op het rapport. Verder zijn er volgende codes: •

minder dan 50% correspondeert met de code IV

•

minder dan 60% correspondeert met de code III

•

minder dan 75% correspondeert met de code II

•

de rest krijgt code I

Uiteraard kunnen hier ook andere codes zoals letters gebruikt worden, ook de intervallen kunnen aangepast worden! Je wenst punten af te ronden naar beneden toe: de zgn. integer-functie. Hoe stel je dit in? De integer-functie, toegepast op punten van het rapport, geeft het volgende resultaat: bijvoorbeeld 79,3 wordt 79 maar 56,7 wordt 56. De formules op rij 61, 71, 81 en volgende zien er als volgt uit:

o voor DW-kolom tik je in IF(SUM([DW])>0;INT([DW]);[DW]) Het sommeren is erg belangrijk om Excel te forceren een – (streepje) of een x (x-teken) om te zetten in een 0 (nul).

o voor PW-kolom tik je in IF(SUM([PW])>0;INT([PW]);[PW]) o voor TOTAAL-kolom tik je in IF(SUM([TOT])>0;INT([TOT]);[DW])

Rapporten

17

Bij normaal verlaten van Rapporten worden gemaakte keuzes of wijzigingen in de rapportlay-out niet bijgehouden. Dit is immers belangrijk bij gebruik door leerkrachten of titularissen. Gebruik RAPPORTEN " BEWAAR LAYOUT uit het menu LIBRA indien je aanpassingen wil bewaren.

Je wenst de rij waarin het titulariscommentaar komt hoger te maken. Zo kunnen titularissen thuis manueel hun commentaar daarin schrijven om een meer persoonlijk cachet aan je rapport te geven. Hoe stel je dit in? In de kolom CV staat een letter X die mee de rijhoogte bepaalt. Maak de lettergrootte van deze letter groter via OPMAAK, CELEIGENSCHAPPEN, TABBLAD LETTERTYPE, PUNTEN bijvoorbeeld 72 punten. P.S. Libra plaatst het titulariscommentaar op het maand- en trimesterrapport op basis van de codeverwijzing OPM_TIT in cel CU45. Je wenst het klasgemiddelde én de mediaan afgedrukt te zien op het trimesterrapport. Hoe doe je dit? Op het trimesterrapport is rij 44 in gebruik voor het afdrukken van de mediaan je moet deze rij dus zichtbaar maken. Indien je énkel de mediaan wenst te zien moet je rij 44 zichtbaar maken en rij 43 onzichtbaar. Standaard wordt enkel het klasgemiddelde afgedrukt. (Menu OPMAAK " RIJ " VERBERGEN of " ZICHTBAAR MAKEN)

Rapporten

18

F Aantal lesuren per vak op het rapport Standaard staat op het rapport links van het vak het vakgewicht (=aantal lesuren per vak) ingesteld met 1 decimaal. Hieronder beschrijven we hoe dit ingesteld kan worden: Open Rapporten.xls en geef het administratorwachtwoord in om lay-outwijzigingen te kunnen uitvoeren. •

Klik op het tabblad MAANDRAPPORT of RAPPORT.

•

Selecteer in kolom D de rij 10 t.e.m. rij 42 zodat alle vakgewichten in de selectie zitten.

•

Open het menu OPMAAK, CELEIGENSCHAPPEN en kies op het Tabblad GETAL bij CATEGORIE voor STANDAARD i.p.v. GETAL.

•

Wellicht is de kolom te smal en wordt nog steeds geen kommagetal weergegeven! Kies nu zelf: -

ofwel maak je de kolom iets breder;

-

ofwel kies je ook bij het menu OPMAAK, CELEIGENSCHAPPEN voor het tweede tabblad UITLIJNING en vink aan bij TEKSTCONFIGURATIE: TEKST PASSEND MAKEN.

Vergeet nu niet om de lay-outwijziging op te slaan via het menu LIBRA " RAPPORTEN " BEWAAR LAYOUT (niet via het menu Bestand, Opslaan)

Rapporten

19

G Maandrapporten met attitudekolommen Er zijn twee mogelijkheden om informatie over attitudes mede te delen. Enerzijds via extra kolommen op het maandrapport. Anderzijds via een afzonderlijk attituderapport. Voor beiden moet de module attitudes besteld zijn. Hier bespreken we de eerste mogelijkheid. Deze cellen op het puntenboek kunnen gebruikt worden om via codes een soort attitude-mededeling te doen die dan op het rapport naast de punten verschijnt. Deze code kan bestaan uit letters of cijfers, maar geen 0 (nul).

Vermits er tien kolommen voorzien zijn kun je tot 10 attitude-codes ingeven. In onderstaande lay-out werden 10 attitudekolommen A1 tot A10 aan een maandrapport toegevoegd. Je bent uiteraard niet verplicht om 10 attitudes te evalueren, dit is het maximum (verwijder in de rijen 61 en volgende de formules en kolombreedte uit de kolommen die je niet wenst te gebruiken). Uiteraard is ook hier de kolombreedte afhankelijk van de attitude-mededeling die je wil afbeelden. Hieronder werd ze overal ingesteld op 7 punten.

De eerste attitudekolom uit het puntenboek kun je op het rapport afbeelden door (bijvoorbeeld in de kolom AA) bij FORMULE in rij 61 [A1] te plaatsen. Analoog voor de andere attitudes. De titels in rij 9 zijn vrij te kiezen en hebben verder geen invloed op de gegevens daaronder.

Rapporten

20

Zorg voor een legende op het rapport of op een apart blad zodat de ouders begrijpen waarvoor de codes staan.

Rapporten

21

H

Positionering in de klas

Met deze functie (die behoort tot de module statistiek) kun je op het rapport weergeven waar een leerling zich bevindt in de klasgroep, en dit opgesplitst in intervallen. (Denk erom de module statistiek bij Parameters te selecteren). Je kunt per vak een positie in de klas laten genereren met een zelf te kiezen voorwaarde. De te gebruiken code is [P] zoals je op de schermafdruk hierbij kunt zien. Merk op dat de kolommen aaneensluitend moeten zijn! Belangrijk voor de functie positionering is rij 64, 74, 84, 94, enz. Rij 64 ste de bepaalt de ondergrenzen voor het 1 jaar. Analoog zorgt rij 74 voor het 2 jaar en zo verder. De rijen 64, 74, 84, … bevatten de ondergrenzen (getallen) van intervallen waartussen een resultaat zich bevindt. Die rijen worden gebruikt om het aantal leerlingen te tellen van het interval. De rijen 63, 73, 83, … worden telkens gebruikt om automatisch in rij 9 te plaatsen als kolomtitel. In de cellen van rij 8 plaats je een willekeurig te kiezen titel. Standaard wordt het aantal leerlingen vetjes weergegeven maar je kan het naar eigen inzicht veranderen via het menu OPMAAK, VOORWAARDELIJKE OPMAAK... (klik op het knopje OPMAAK). Vergeet dan niet alle cellen (in dit geval selecteer je eerst van cel AA10 tem. AF42) eerst te selecteren vooraleer je de voorwaardelijke opmaak verandert. Voor de duidelijkheid hebben we in onderstaand voorbeeld enkele rijen verborgen, je kunt dat zien aan de rijnummers.

Betekenis van de cijfers in bovenstaand voorbeeld: Harry Potter zit in een eerste jaar want de gegevens uit de rijen 63 en 64 werden in dit rapport gebruikt. Zat Harry in een tweede jaar dan werden er slechts 4 kolommen gebruikt voor de positionering zoals ingegeven in de rijen 73 en 74. Harry behaalde voor het vak Toveren met gedachten 72,5%, hij zit daarmee in het interval tussen 80 en 70%. Er zijn nog zes leerlingen in dit interval (daarom zie je het cijfer 7 vet afgebeeld staan). In het gebied 100 tot 90 % is er 1 leerling in deze klas.

Rapporten

22

Harry heeft voor Vliegen met bezems een totaal van 50,5 % dit trimester. De meeste leerlingen, namelijk 9 hebben punten tussen 60 en 70 %. Harry zit samen met 4 andere leerlingen in het interval tussen 60 en 50 % daarom staat er in die cel een 5 in het vet. ste

Voor het 1 Trimester behaalt Harry 59,9% als Algemeen totaal, hij zit daarmee in het interval tussen 60 en 50%. De meeste leerlingen (13) behalen een eindtotaal tussen 70 en 60 %. Naast een positionering per vak kun je ook opteren om enkel een positionering op het totaalcijfer weer te geven. Selecteer dan de cellen met de cijfers van de positionering per vak en geef de tekst een witte kleur via OPMAAK, CELEIGENSCHAPPEN, TABBLAD LETTERTYPE, KLEUR. Ook de inhoud van de cellen voor klasgemiddelde en mediaan moeten een witte tekstkleur krijgen. De voorwaardelijke opmaak wijzigen: Standaard komt het cijfer van het interval waartoe de leerling behoort in het vet te staan. Je kunt dit echter wijzigen. Wens je bijvoorbeeld de cel grijs te maken van het betreffende interval ga dan als volgt tewerk: • Selecteer het ganse gebied van de Positionering in de klas. (in dit geval selecteer je eerst vanaf cel AA10 tem. AF42) • Kies OPMAAK, VOORWAARDELIJKE OPMAAK... Klik op het knopje OPMAAK, nu kun je de celeigenschappen wijzigen. Bijvoorbeeld in dit geval via het Tabblad PATRONEN een grijze celarcering instellen. De voorwaardelijke opmaak terug instellen op Standaard: • Selecteer de eerste cel van het gebied van de Positionering in de klas. (in dit geval selecteer je cel AA10) • Kies OPMAAK, VOORWAARDELIJKE OPMAAK... Klik op het knopje VERWIJDER, en selecteer alle voorwaarden. Libra zal dit detecteren en opnieuw de Standaard Voorwaardelijke Opmaak instellen. Het cijfer van het interval waartoe de leerling behoort komt nu terug in het vet te staan.

Rapporten

23

I

Attituderapport maken

Het systeem om het attituderapport te ‘vullen’ werkt analoog als bij de andere rapporten. Dit wil zeggen Libra kijkt naar een reeks parameters in de cellen vanaf rij 1000. Als gebruiker ben je vrij die informatie naar jouw situatie aan te passen. Hieronder krijg je een overzicht van deze informatie. Dit is als het ware een kopie van het tabblad Attitude (per vak).art A 1000

C

AV

1001

1002

B

Code AV betekent Attitude per Vak al de rest is een ‘klassiek’ attituderapport [Vak

Codes: [Vak] = vaknaam, [Att] = attitude, ([U] = aantal lesuren " nog niet operationeel) Om het even welk getal = kolom uit datafile bijv. 1 = klasnaam ; 2 = vak.afh.

Vakken

Naam van het Werkblad in Data.xls

-

1003 1004 1005 1006 1007 1008 1009 1010 1011

Werkblad

1012

StartRij StopRij

1013

8 39

1014

Verspringrij

1

1015

Rij Titularis

41

1016

Kolom Titularis Extra lettergrootte

1017

1018 1019

Aantal titelrijen

Deliberatielijst

2 8

= de rij waarop het eerste vak verschijnt = laatste rij waar een vak kan verschijnen (wordt onzichtbaar als er geen vak is.) Hoeveel rijen tussenlaten vooraleer een nieuw vak.

Voor sommige printerdefinities is het nodig de lettergrootte aan te passen om een mooie afdruk te bekomen. Aantal rijen bovenaan die herhaald moeten worden bij de afdruk. Moet een deliberatielijst worden gemaakt vooraleer de lijst wordt afgedrukt (geef T voor Trimester en M voor Maandrapport). Laat deze cel blanco als er geen deliberatielijst nodig is)

1020

Rapporten

24

J

Titel- of tekstbladen voor rapporten maken

Een rapport is meer dan een resultatenoverzicht of een opsomming van vakcommentaren. Er is meestal ook een voorstelling van de evaluatiemethode van de school. Er kan ook een overzicht van de einddeliberatie bij horen die gepersonaliseerd is, dit wil zeggen de naam en klas van de leerling worden mee afgedrukt. Zulke papieren werden vroeger meestal met de hand ingevuld. Dit tijdrovende werkje kun je door Libra laten uitvoeren. Eens de tekst en lay-out in Excel op punt werd gezet kun je resultaten zoals hieronder weergegeven bekomen. Alle bladen kunnen gemakkelijk in een plastic presentatiemap met verschillende zichtmapjes voor de afzonderlijke bladen gebundeld worden. Dit vormt een erg verzorgd geheel.

Lay-out Enkele punten om op te letten: •

Een cel mag omwille van exportmogelijkheden nooit meer dan 255 karakters bevatten (Excellimiet). Bij een update zou dat kunnen meespelen. Heb je een langere tekst begin dan een nieuwe cel. Het aantal karakters in een cel moet je niet zelf tellen. Laat Excel dat voor jou doen met de formule =LENGTE(C4) deze telt het aantal karakters in dit geval in cel C4. Zet die formule ergens aan de zijkant als hulpmiddel. Doe ze weer weg als je lay-out klaar is.

•

Om de tekst mooi in de cel te plaatsen werk je als volgt. Maak gebruik van de functie OPMAAK, CELEIGENSCHAPPEN. Kies het tabblad UITLIJNING. Vervolgens bij de rubriek TEKSTUITLIJNING, VERTICAAL selecteer je BOVEN. Bij de rubriek TEKSTCONFIGURATIE kun je de functies TERUGLOOP en CELLEN SAMENVOEGEN aanvinken om je tekst beter te kunnen indelen in de celstructuur van Excel.

Bestudeer de manier waarop de namen van leerlingen, directie, klas en dergelijke op de voorbeelddocumenten verschijnen door in de respectievelijke cellen naar de gebruikte formules te gaan kijken. Op die manier kun je een eigen lay-out opbouwen of de voorbeelddocumenten aanpassen. De formule om zoals in bovenstaand voorbeeld het kalenderjaar in “30 juni 2004” automatisch af te drukken: =RECHTS(gSchooljaar;4). Door in het demobestand te kijken naar de voorbeeldpagina’s kun je nog meer formules terugvinden. In Rapporten zijn er momenteel vijf rubrieken. Deze kunnen van elkaar onderscheiden worden door een extensie die aan de benaming van de tabbladen werd toegevoegd.

Rapporten

25

Rubriekbenaming in het loginvenster

Extensie in de tabbladbenaming

Trimesterrapport

.trt

Maandrapport

.mrt

Attituderapport

.art

Documenten

.doc

Lijsten

.lst

Indien er meer dan 1 tabblad met eenzelfde extensie is komt er automatisch een lijstje onder de knop met de rubriekbenaming. Zie het voorbeeld hieronder. Wens je zelf documenten toe te voegen dan kan dat door aan de tabbladbenaming de geschikte extensie toe te voegen. De volgorde van de tabbladen in Rapporten.xls bepaalt de volgorde in het keuzelijstje. Er zijn twee standaardnamen van rapporten: RAPPORT.TRT en MAANDRAPPORT.MRT. Al de rest zijn vrij te kiezen namen, de extensie zorgt ervoor dat ze bij de juiste categorie komen. Je kunt dus willekeurig nieuwe rapporten genereren. Afdrukken Start Rapporten op dezelfde manier zoals je klassieke rapporten aanmaakt. Selecteer dus ook de betreffende klas. Bij KIES EEN RAPPORT selecteer je uit het keuzelijstje DOCUMENTEN. De periode speelt enkel een rol indien deze ook op de documenten voorkomt.

Kies bij de knop boven het venster met de leerlingen het gewenste item en druk op de knop om het afdrukken te starten. Wens je slechts voor één of enkele leerlingen een document af te drukken, selecteer deze dan uit de lijst op dezelfde manier als bij het afdrukken van rapporten.

In dit geval is er keuze uit vier documenten. Momenteel is het document TITELBLAD gekozen, daarom heeft de knop ook deze benaming.

Rapporten

26

Ook het systeem van het afdrukvoorbeeld werkt zoals bij de rapporten.

Rapporten

27

K

Lijsten maken

Zoals hierboven beschreven kun je ook lijsten genereren met Libra. Lijsten behandelen leerlingengegevens.

Indien de lijst gegevens van het rapport bevat (vb. resultaten of attesten) dan kies je hier de periode waarover de resultaten in de lijst moeten komen. Indien de lijst enkel gegevens van de leerlingen bevat (vb. een gewone klaslijst), dan is dit menu niet actief (zie verder).

De keuzelijstjes (kies een rapport en een periode) worden automatisch actief als je ze kan gebruiken, niet actief indien niet

Kies hier welke lijst je wenst (indien je maar 1 lijst gemaakt hebt is dit keuzelijstje niet te zien)

Het is niet nodig om een leerling aan te duiden gezien lijsten steeds alle leerlingen bevatten.

Nadat je een bepaald soort lijst koos krijg je onderstaand dialoogvenster. Klik je daarin op de knop UITGEBREID dan bekom je extra instelmogelijkheden.

Wil je een lijst afdrukken voor ALLE klassen van de school dan bepaal je hier die keuze.

Rapporten

28

Het is mogelijk naar een bestand af te drukken, zo kun je bijvoorbeeld Excellijsten maken voor gebruik op een elektronisch leerplatform! Via de aanvinkmogelijkheid BEVEILIGEN kun je deze lijsten beschermen tegen ongeoorloofde wijzigingen. Je kunt een eenvoudige klaslijst maken maar ook een specifieke lijst zoals in dit voorbeeld. De hier gehanteerde formules zorgen voor een overzicht van de tekorten voor de vakken van één klas.

Merk op dat we in kolom B een formule gebruiken om de naam en voornaam van de leerling samen te voegen uit de kolommen BA en BB.

Vanaf cel A1 tot cel IV999 kun je de celinhoud vrij bepalen. Vanaf rij 1001 volgen instructies om te bepalen welke gegevens op elke rij komen.

Kolom van het tabblad “Leerlingen” uit de datafile. Bijv. kolomnr 2 = llnnummer. Leeglaten van deze cel = géén gegevens hier plaatsen

Analoog: 3= llnnaam 4 = llnvoornaam

Rijnummer Betekenis 1001

Rapporten

Rijen op de lijst: welke gegevens wil je op elke rij? Geef het kolomnr uit de datafile van het tabblad dat je opgeeft in cel 1011 (voorlopig wordt alleen het tabblad Leerlingen ondersteund) Bijv. 1 is de klas, 2 is het nummer, 3 is de familienaam, enz…

29

1002

Hier kun je een “rij-verbergsymbool” opgeven. Als de rij waar je zit aan dit “symbool” gelijk is, wordt ze verborgen. Bijv. in dit geval wordt een leerling met als llnnummer een streepje (-) verborgen op de lijst.

1003

Kolommen op de lijst: voor elke kolom kan je een rijnummer opgeven en het gegeven op die rij vergelijken met het verbergsymbool uit rij 1004. Bijv. 6 betekent: kijk op rij 6 uit deze lijst.

1004

Hier kun je een “kolom-verbergsymbool” opgeven. Je moet rij 1004 met rij 1003 combineren. Bijv. hier wordt de kolom verborgen als op rij 6 een 0 staat, anders blijft de kolom zichtbaar.

1011

Over welk werkblad van de datafile gaat het hier (voorlopig wordt alleen het tabblad Leerlingen ondersteund)? Bijv. “Leerlingen”

1012

Op welke rij begint de effectieve lijst? In dit voorbeeld hebben we een hoofding van 6 lijnen en dan begint de echte lijst met leerlingengegevens op rij 7.

1013

Op welke rij eindigt ten laatste de effectieve lijst? In dit voorbeeld zullen maximaal 40 lijnen met rijgegevens komen: startrij 7 tot en met eindrij 46

1014

Hoeveel rijen moet ik open laten alvorens het volgende gegeven (in dit geval een leerlingennaam) te plaatsen? Bijv. 1 = naar de volgende rij springen. (Zie schermafdruk hieronder: hier staat de verspringrij op 6)

1015

Aantal rijen die worden geëxporteerd naar een uitvoerbestand. Bijv. 50 (dit is om de efficiëntie te verhogen, anders wordt het volledige werkblad geëxporteerd, wat de snelheid verminderd en ook “onzichtbare” gegevens mee kopiëert) TIP Bij het exporteren van gegevens worden alle gegevens (formules) omgezet naar “waarden”.

1016

Hoeveel kolommen bevatten gegevens (die mogen afgedrukt worden of geëxporteerd worden)? Hier geef je het aantal zichtbare kolommen op.

1017

Page Break. Na hoeveel leerlingen een pagina-einde inbouwen? Voor lijsten met een grote verspringrij is dit interessant (vb. een lijst waar per leerling 5 lijnen bestaan kan je 4 leerlingen op een horizontaal-liggend blad opgeven).

1018

Aantal titelrijen (Herhaling van de titelkop op elke pagina.)

1019

Moet er vóór de aanmaak van deze lijst een deliberatielijst gemaakt worden? Plaats je een M dan wordt automatisch een deliberatielijst Maandrapport gedraaid en zal automatisch de Periode-box gevuld en gekozen worden, bij een T wordt dat Trimesterlijsten, in alle andere gevallen wordt geen deliberatielijst aangemaakt en kan je dus geen rapportegegevens op de lijst weergeven. De keuzelijst “Periode” blijft dan ook inactief op het inlogscherm.

Rapporten

30

Rapporten

31

L Een nieuw lettertype op de computer installeren Vond je ergens een mooi lettertype en wens je dat voor je rapporten te gebruiken? Dan zul je dat lettertype op de computer waarmee je rapporten of titelbladen afdrukt moeten installeren. Reeds op je toestel geïnstalleerde lettertypen vind je terug in de Windows-map onder de map Fonts. Door op een lettertype-bestand te dubbelklikken krijg je een tekstvoorbeeld. Hoe installeer je een bijkomend lettertype? 1. 2. 3. 4. 5.

Open LETTERTYPEN in het Configuratiescherm. Klik op NIEUW LETTERTYPE INSTALLEREN in het menu BESTAND. Geef in het vak STATIONS het gewenste station op. Dubbelklik in MAPPEN op de map met de lettertypen die je wilt toevoegen. Klik in LIJST MET LETTERTYPEN op het lettertype dat je wilt toevoegen en klik vervolgens op OK. Als je alle weergegeven lettertypen wilt installeren, klikt u op ALLES SELECTEREN en vervolgens op OK.

Opmerkingen • • • •

Je opent LETTERTYPEN als volgt: klik op START, klik op CONFIGURATIESCHERM en klik op VORMGEVING EN THEMA'S. Klik onder ZIE OOK (in het linkse vensterdeel) op LETTERTYPEN. Je kunt verschillende lettertypen tegelijk selecteren door CTRL ingedrukt te houden terwijl je op de lettertypen klikt die je wilt toevoegen. Je kunt ook OpenType-, TrueType-, Type 1- en rasterlettertypen vanaf een andere locatie slepen en aan de map Fonts toevoegen. Dit kun je alleen doen als het lettertype nog niet in de map Fonts staat. Als je lettertypen vanaf een netwerkstation wilt toevoegen zonder dat deze lettertypen schijfruimte op je computer in beslag nemen, moet je in het dialoogvenster LETTERTYPEN TOEVOEGEN het selectievakje LETTERTYPEN NAAR DE MAP FONTS KOPIËREN uitschakelen. Deze optie is alleen beschikbaar als je de opdracht NIEUW LETTERTYPE INSTALLEREN in het menu BESTAND gebruikt voor het installeren van OpenType-, TrueType- of rasterlettertypen.

Een lettertype kopiëren lukt niet met het snelmenu van de rechtermuistoets, gebruik het menuitem BEWERKEN, KOPIËREN of de sneltoetscombinatie CTRL + C.

Rapporten

32

M Interpretatie van het deliberatieformulier Indien een leerling niet heeft deelgenomen aan een quotatie (DW of PW) en er dus geen punten beschikbaar zijn verschijnt een X. Verschijnt er een !X! dan is de reeks niet volledig. Dit wil zeggen een leerling heeft bijvoorbeeld wél het schriftelijk proefwerk afgelegd maar het mondelinge deel nog niet.

N

Interpretatie van het trimesterrapport

Indien een leerling niet heeft deelgenomen aan een quotatie (DW of PW) en er dus geen punten beschikbaar zijn verschijnt een X. Werd voor een vak geen proefwerk ingericht (bijvoorbeeld DW = 100% en PW = 0 %) dan wordt de respectievelijke cel grijs gekleurd.

Rapporten

33

O

Het tabblad Analyse

Boodschappen In de lay-out van ons rapport voorzagen we onderaan vier lijnen waar opmerkingen kunnen afgedrukt worden. Dat afdrukken hebben we geautomatiseerd. (Zie ook de rubriek Datafile hieromtrent) Immers sommige opmerkingen zijn niet meer dan een zinnetje, maar andere hebben verregaande implicaties. a. Algemene opmerkingen Algemene opmerkingen die voor meerdere leerlingen gelden kun je door Libra op het rapport laten afdrukken. Bijvoorbeeld een Kerst- of Paaswens. De tekst wordt overgenomen op het rapport zonder de op dit tabblad geldende opmaak. Onder de reeks af te vinken vakjes tref je nog een reeks zinnetjes aan. Je kunt die eenvoudig in de plaats van Lijn 3, Lijn 4 of de eerste lijn kopiëren. Je kunt ook met een verwijzing werken, bijvoorbeeld =B38. b. Onvolledig resultaat Ook hier speelt de schoolvisie op het rapport een rol. Wanneer leerlingen niet deelnamen aan het dagelijks werk of een proefwerk en dus een onvolledig eindtotaal bekwamen kan dat vermeld worden op het rapport. Vink je dit af dan wordt op het rapport X afgedrukt op de plaats waar punten ontbreken. c. Lijn 3 en Lijn 4 Dit zijn vrij te kiezen opmerkingen die onderaan het rapport kunnen afgedrukt worden. Zie ook a. Algemene opmerkingen hieromtrent. d. Het vak Vormen van… In de eerste graad kennen we het vak Leefsleutels waarvoor geen quotatie bestaat maar dat wel voorkomt in het lessenrooster. Wil je dit ook vermelden op het rapport vink dan dit vakje aan. e. Voorlopig jaartotaal Sommige scholen willen altijd het jaartotaal weergeven, ook na slechts één of twee periodes. Dat jaartotaal geeft dan een beeld van waar de leerling op dat moment staat. Uiteraard is dat dus slechts een voorlopig jaartotaal want er zijn nog periodes af te leggen. Vink je dit vakje af dan wordt het jaartotaal afgedrukt met onderaan de in deze cel genoteerde vermelding. Op het deliberatieformulier verschijnt het label ‘Voorlopig jaartotaal’ (in cel A4). f. Arcering van punten Soms wordt een vak tijdens een bepaalde periode niet gequoteerd terwijl dat wél het geval is tijdens de andere periodes. Bijvoorbeeld: Geschiedenis heeft quotaties tijdens de eerste en derde periode maar niet tijdens de tweede periode. Het zou nogal gek zijn dat dit vak dan wegviel op het rapport van de tweede periode. Het vak wordt afgedrukt maar in de plaats van de punten komt er een arcering. Onderaan op het rapport komt de in deze cel geschreven vermelding te staan. Variabelen Via de menukeuze TOON VARIABELEN krijg je een overzicht van alle in te stellen variabelen. De meeste worden automatisch door Libra ingevuld, maar je kunt ook manueel ingrijpen. Een voorbeeld gPCopies bepaald het aantal kopies die automatisch afgedrukt worden. (bijvoorbeeld voor alle leden van de klassenraad)

Rapporten

34

Rapporten

35

P

Stage

Sommige scholen gebruiken voor stages of GIP-opdrachten (Geïntegreerde Proef) een afzonderlijk rapport. Ook dit is via Libra mogelijk.

Het eenvoudigste om deze functionaliteit uit te leggen is te vertrekken van een voorbeeld. Stel je wil onderstaand rapport genereren, hoe ga je dan effectief te werk?

1. Ingeven van de evaluatie-resultaten (punten en commentaar)

Rapporten

36

Dit GIP-rapport is opgebouwd uit enkele rubrieken. We zullen elke rubriek afzonderlijk bespreken. Uiteraard is de basis van elk rapport een evaluatie. Die evaluatie-resultaten moet je ergens kunnen ingeven. Voor een stage of GIP zullen we ons puntenboek dan ook een beetje moeten aanpassen. De punten voor Stage of GIP kun je als volgt verwerken:

A. Stages Stageperiode

Rapporten

37

Stageopdracht is een onderdeel van het vak Stages + seminarie Het krijgt als deelgroep STAGE en bij de leerlingen onder DG (deelgroep) iets anders bijvoorbeeld Vak B. Opdrachten In dit voorbeeld is er voor elk vak ook een beoordeling voor de stage of GIP. Dit bekomen we door op het P-blad van elk vak per periode (trimester) een kolom toe te voegen waarin de quotatie komt voor de stage of GIP. Die kolom krijgt gewicht 0 en maximum 10.

Zorg eerst voor een algemene voorbereiding van het puntenboek van de klas met een GIP-rapport: - Open de klas met een GIP-rapport - Ga naar parameters (knopje uit Libra-knoppenbalk) en scroll naar onder: je ziet daar BEOORDELINGSSYSTEEM (instellingen voor de Invoegen kolom PW met gewicht) maak van het gewicht 0 (nul) en van het totaal 10 Toetstotaal

10

Rapporttotaal

10

Totaal DW

100

Totaal PW

100

Algemeen Totaal

100

Invoegen kolom DW met gewicht



Afkorting

SP

Tekst

Syntheseproef

Gewicht

25

Totaal

100

Invoegen kolom PW met gewicht



Afkorting

GIP

Tekst

Geïntegreerde Proef

Gewicht

0

Totaal

10

Invoegen kolom Totaal met gewicht



Afkorting

GIP

Tekst

Geïntegreerde Proef

Gewicht

20

Totaal

80







Elke leerkracht doet dus het volgende voor haar/zijn vak: -

ga naar het P-blad voor de lopende periode, bijvoorbeeld P1.

-

Kies in het Libra-menu voor VOEG KOLOM PW TOE MET GEWICHT

Rapporten

38

-

Controleer of het gewicht voor die kolom op 0 (nul) staat (deze quotatie mag immers niet meetellen voor de berekening op dit tabblad maar wél voor de berekening van het GIPrapport).

-

Pas het maximum aantal punten aan specifiek voor jouw vak. Bijvoorbeeld voor Godsdienst 10, voor Project algemene vakken op 30 punten.

Zoals je ziet in bovenstaand voorbeeld geeft niet elk vak élke periode een quotatie. Vakken waarbij tijdens de volgende periodes geen quotatie plaatsvindt, voegen geen extra kolom in op de P-bladen van die periodes.

Jaaropdracht Dit beschouwen we als een extra vak, waarvoor dus slechts éénmalig punten zullen ingegeven worden. Dit vak hoeft geen Rapport- of Proefwerkbladen te hebben. Hoe instellen in de Datafile? De labels van het vak Jaaropdracht dat je toevoegt, voor 1ste, 2de en 3de Trimester wissen zodat op de vierde plaats enkel nog jaaropdracht staat (kolom CD op tabblad Vakken). Dit zal tot gevolg hebben dat er geen R noch P-bladen zijn, wat de bedoeling is. Zet op het tabblad Parameters voor aantal Rapporten 5 (kolom C) en aantal Periodes 3 (kolom D) als aantal R en Pbladen. Punten kun je ingeven in de kolom Extra PW op blad Jaartotaal.

C. Eindbeoordeling Deze sommatie gebeurt automatisch door Libra.

Toelichting van de leerkracht De commentaar die je hier per leerling wenst te geven voer je in als vakleerkracht bij het vak Jaaropdracht.

2. Afdrukken van het rapport Start Rapporten op dezelfde manier zoals je klassieke rapporten aanmaakt. Selecteer dus ook de betreffende klas. Bij KIES EEN RAPPORT selecteer je uit het keuzelijstje ATTITUDERAPPORT. Kies de juiste periode uit de keuzelijst daaronder. Klik eerst op DELIBERATIE en vervolgens op de knop ATTITUDE.

Rapporten

39

1.2 Tools voor de titularis en andere leerkrachten 1. Het dialoogvenster Start Libra via de snelkoppeling op uw bureaublad of via Start - Alle Programma’s – Libra – Libra en kies links op het Loginscherm de knop Rapporten. Het loginvenster ziet er dan als volgt uit:

Staan al klaar (dichtstbijzijnde rapportdatum)

NIETS invullen (enkel voor administrator)

Hiermee sluit je Libra af.

Visualisatie van de vooruitgang van de taken.

Om rapporten van afzonderlijke leerlingen te drukken: Selecteer met de Shift of Ctrl-toets indien gewenst meerdere leerlingen. Om de ganse klas af te drukken hoef je niets te selecteren.

Via de knop DELIBERATIEFORMULIER kun je zien of voor alle vakken punten werden ingegeven én of ze afgepunt werden. Nadat je op de knop DELIBERATIEFORMULIER of RAPPORT drukte heb je enkele mogelijkheden om het resultaat te verwerken.

Rapporten

40

De ingestelde standaardprinter wordt in het vet in het dialoogvenster weergegeven.

Via AFDRUKVOORBEELD kun je eerst controleren of alles in orde is alvorens te printen. Wil je niet drukken dan klik je op SLUITEN in het Afdrukvoorbeeld-scherm. Met de knop INSTELLEN in het Afdrukvoorbeeld kan je het aantal kopies instellen.

Rapporten

41

Q

Deliberatieformulieren aanmaken

Begrip ‘deliberatieformulier’ De benaming deliberatieformulier kan verkeerd begrepen worden. Het is in feite een overzicht van de resultaten dat bijvoorbeeld bij de deliberatie gebruikt wordt. Natuurlijk is zo’n overzicht ook handig bij een gewoon maandrapport of op het einde van een periode zonder dat er een deliberatie plaatsvindt. What’s in a name? Aanmaken Nadat Rapporten werd gestart kies je in het dialoogvenster een klas. Automatisch verschijnt het in de toekomst dichtstbijzijnde rapport in de keuzevakjes. Je kan desgewenst een andere keuze maken in de selectievakjes. Klik op Deliberatie om de punten uit het puntenboek binnen te halen en een overzicht te genereren. Koos je voor Afdrukvoorbeeld dan kan je het formulier beoordelen alvorens het af te drukken. Beoordelen van het deliberatieformulier De meeste gegevens op dit formulier spreken voor zichzelf, toch is er informatie die iets meer uitleg verdient. Waarom komen er bijvoorbeeld in bepaalde cellen kruisjes (X) voor?

Dit vak is afgepunt, de punten zullen afgedrukt worden op het rapport. Niet afgepunt vak, punten verschijnen niet op het rapport. De leerling heeft een onvolledig resultaat (bijvoorbeeld een proefwerk nog niet afgelegd).

Vind je dat er eigenaardige gegevens voorkomen op een deliberatieformulier, bijvoorbeeld het ontbreken van punten of erg veel onverwachte onvoldoendes, controleer dan even de punten van dat vak in het puntenboek. Met het secretariaats- of titulariswachtwoord zijn alle punten bereikbaar. Plaatste een leerkracht mogelijk punten op een foutieve plaats? Werd een fout gemaakt in het toekennen van de gewichten? Ging een leerling weg uit een klas vergeet dan niet in Data.xls een streepje te zetten bij het klasnummer van deze leerling. Bij de berekening van de deliberatiegegevens zal er dan geen rekening worden gehouden met de eventueel reeds ingevulde punten van die leerling (bijvoorbeeld voor het berekenen van gemiddelden). Een leerling wordt nooit verwijderd maar verborgen. De punten blijven evenwel nog steeds ingevuld en tellen nog mee in het gemiddelde. Later zal de mogelijkheid voorzien worden om de reeds ingevulde punten automatisch te verwijderen indien gewenst. Nu kan dit wel manueel door een streepje te zetten over de punten (leerling heeft niet deelgenomen).

Deliberatie op het einde van een periode Ná de deliberatie geeft de titularis groen licht aan het leerlingensecretariaat voor het drukken van de Perioderapporten. Het deliberatieformulier wordt tijdens de deliberatie gecontroleerd op fouten. Mogelijke vergissingen bij de invoer van punten kunnen hier onderschept worden. Fouten worden genoteerd of gecorrigeerd op dit formulier en door de titularis bij afloop van de deliberatie afgegeven op het leerlingensecretariaat. De titularis parafeert het deliberatieformulier.

Rapporten

42

De vakleerkrachten van de respectievelijke vakken met problemen gaan zo snel mogelijk langs het leerlingensecretariaat en paraferen daar het deliberatieformulier als hun probleem is opgelost.

Het leerlingensecretariaat start pas met afdrukken van de rapporten wanneer het geparafeerde deliberatieformulier werd ingeleverd én de fouten door de vakleerkrachten werden verbeterd. Moet je als titularis nog iets in een vak wijzigen ga dan als volgt tewerk: Sluit Rapporten af en open je puntenboek op de normale manier. Kies daar via het menu het vak dat je wilt openen en voer je titulariswachtwoord in. Na de aanpassingen klik je op de diskette om de gegevens op te slaan. Vervolgens ga je opnieuw naar Rapporten en kies je opnieuw DELIBERATIEFORMULIER. Je krijgt nu een vernieuwde situatie.

Punten kunnen allerlei betekenis hebben, een deliberatie is niet “uit den boze”.

Rapporten

43

R

Rapporten drukken

Nadat een klas gekozen werd importeert Libra de leerlingennamen van deze klas uit de datafile. Kies je geen leerling(en) dan kun je rapporten van de ganse klas afdrukken. Door één of meer leerlingen aan te duiden kun je voor hen een rapport drukken.

Met het dialoogvenster: Via de knop DELIBERATIEFORMULIER wordt een overzicht van de punten aangemaakt. Hierop kun je o.a. controleren of alle punten door de vakcollega’s werden ingegeven. Je kunt dit uiteraard ook afdrukken. Klik je ineens op RAPPORTEN dan wordt het deliberatieformulier automatisch gegenereerd.

Rollen er geen rapporten uit de printer? Welke printer staat als standaardprinter gedefinieerd? Mogelijk zijn je rapporten naar een andere printer verzonden.

Onderbreken van het afdrukken van de rapporten: •

Toetscombinatie CTRL + BREAK

•

Kies SLUITEN

•

Knopje BEËINDIGEN

Rapporten

44

Rapport voor één of enkele leerlingen drukken: Wil je voor slechts 1 of enkele leerlingen van een klas een rapport drukken, selecteer deze dan in het venster met leerlingennamen. Kies met de Shift of Ctrl-toets indien gewenst meerdere leerlingen. Voor alle geselecteerde leerlingen zal een rapport gegenereerd worden wanneer je op de knop RAPPORTEN klikt. Om de ganse klas af te drukken hoef je niets te selecteren.

Wijzigde gedurende het schooljaar de rapportlay-out in Rapporten.xls en druk je thuis rapporten? Dan moet je ook thuis die aangepaste versie installeren. Raadpleeg hierover je Libra-coördinator.

S

Grafiek printen

Analoog maar gebruik de menukeuze GRAFIEK.

T

Trimesterrapporten of Jaarrapport

De procedure is analoog aan de maandrapporten. Via het deliberatieformulier krijg je een klasoverzicht van de ingevulde punten. De afgevinkte vakken zijn aangeduid met een kruisje. Enkel de punten van deze afgevinkte vakken zullen op het rapport afgedrukt worden. Te volgen procedure: 1. Kies een klas in het bovenste dialoogvenster. 2. Indien je het rapport van slechts één leerling wil drukken klik je in de leerlingenlijst op de respectievelijke leerling. Wens je de ganse klas, laat dit veld dan leeg (= niets aanklikken). 3. Selecteer de periode waarvoor je rapporten wil. (Kies JAARTOTAAL voor een Jaarrapport.)

Rapporten

45

U

1

FAQ’s

Op het rapport ontbreekt een vak, terwijl de andere vakken normaal worden afgedrukt. Wat kan de oorzaak daarvan zijn?

We interpreteren deze vraag als volgt. De naam van het vak wordt wel op het rapport afgedrukt maar het vak heeft géén punten. Indien het vak niet werd afgevinkt (afgepunt) voor dit rapport, maar wel punten heeft in het puntenboekje zullen deze toch niet op het rapport verschijnen. De vakleerkracht heeft door het niet afvinken te kennen gegeven deze punten niet op het rapport te willen plaatsen.

2

De laatste leerling van een klas heeft op het deliberatieformulier allemaal nullen. Wat is de reden?

Indien in de puntenboeken verder alles OK klaslijst. Controleer de leerlingennummers. leerling aan en klik op de knop VERNIEUW desgevallend een streepje i.p.v. de naam, in opvolgen!

is, bestaat de kans dat er een leerling ontbreekt in de Vul via PARAMETERS " LEERLINGEN de ontbrekende LEERLINGEN. Verliet een leerling de school plaats dan alle geval moeten de klasnummers elkaar zonder hiaten

Daarna moet ook nog een samenvatting gedraaid worden én de punten van de leerlingen gecontroleerd worden. Indien de Datafile correct was komt dit probleem niet voor.

3

Alle leerlingen hebben op het deliberatieformulier voor één of meerdere vakken allemaal nullen. Wat is de reden?

De basis van het deliberatieformulier is een samenvatting (een reeks totalen van de punten van een vak), die Libra automatisch maakt bij het verlaten van het puntenboek van een vak. Erg uitzonderlijk kan het voorkomen dat het puntenboek van een vak nog nooit werd geopend vooraleer er een deliberatieformulier werd gegenereerd. Er werd dan door Libra ook nog nooit een samenvatting gemaakt… en dus loopt de analyse mank. Open en sluit gewoon de vakken waarvoor er onterecht nullen op het deliberatieformulier staan. Libra zal automatisch een samenvatting maken voor de rapporten. N.B. Mogelijk is ook een gesprekje met de respectievelijke vakcollega(‘s) hier op zijn plaats.

4

Een leerling kreeg een foutief cijfer op het maandrapport hoe verbeteren?

Om te voorkomen dat rapportcijfers van reeds afgedrukte rapporten nog wijzigen op latere rapportafdrukken worden deze cijfers ‘bevroren’ als de rapportdatum verstreken is. Dit is vooral belangrijk wanneer er bij maandrapporten gewerkt wordt met een lay-out waarop steeds alle maandrapporten naast elkaar zichtbaar zijn. Ouders vinden het immers erg verwarrend wanneer op een nieuwe afdruk vroegere rapportcijfers wijzigden. Dit ‘bevriezen’ gebeurt met behulp van het opslaan van een zogenaamde samenvatting van de cijfers. Wil je achteraf toch een rapportcijfer wijzigen dan moet die samenvatting vernieuwd worden. Een samenvatting is niet vak- maar klasafhankelijk. Ga als volgt tewerk: Kies in het menu LIBRA " BEHEER " SAMENVATTING OVERSCHRIJVEN. Samenvatting opnieuw maken: puntenboek van een rapport dat nog moet komen opnieuw maken. Bestaande puntenboeken (van rapporten die reeds voorbij zijn) blijven bestaan. Samenvatting overschrijven: puntenboek van een rapport dat reeds voorbij is opnieuw maken.

Rapporten

46

5

Het gemiddelde op het deliberatieformulier van een vak verschilt van het gemiddelde bekomen op het tabblad van dat vak.

Reden: Een leerling verliet de school tijdens het trimester. Verklaring: Op de vaklijst wordt de leerling verborgen maar de punten blijven beschikbaar. Keert de leerling enige tijd later toch terug naar de school (komt voor!) dan kunnen de punten opnieuw gebruikt worden. Op de deliberatielijst staat het correcte gemiddelde. Hier wordt uiteraard geen rekening gehouden met leerlingen die de school verlieten.

Rapporten

47

Rapporten

48

Index – trefwoordenregister afdrukken ...............................26, 28, 39, 41, 44 fouten .........................................................44 onderbreken ...............................................44 afdrukvoorbeeld .............................................41 afronden.........................................................17 attestering ......................................................25 attitude ...........................................................20 attitudelijst ......................................................31 attituderapport..........................................20, 24 begeleidende tekst.........................................25 bijkomende proef ...........................................25 codes .............................................................16 commentaar titularis ........................................................18 datumnotatie ....................................................8 deliberatieformulier ......................12, 40, 42, 44 beoordelen .................................................42 totaal wijzigen.............................................12 documenten .........................................9, 25, 26 drukken ..........................................................44 eindbeslissing ................................................25 einddeliberatie ...............................................25 evaluatiemethode ..........................................25 faq ..................................................................46 font installeren ...................................................32 geïntegreerde proef .......................................36 gemiddelde verschillen ..................................................47 GIP-opdrachten .............................................36 GIP-rapport ....................................................37 grafiek ............................................................45 info-blad .........................................................25 integer ............................................................17 interpretatie deliberatieformulier.....................................33 interval ...........................................................22 jaaropdracht ...................................................39 jaarrapport......................................................45 klasgemiddelde ........................................15, 18 klaslijst ...........................................................29 kolom breedte .......................................................15 lay-out ..............................................................8 aanpassen..................................................13 lesuren aantal per vak.............................................19 lettertype

Rapporten

nieuw installeren.........................................32 lijst attitude........................................................31 specifieke ...................................................29 lijsten ........................................................26, 28 loginvenster....................................................40 mededeling op rapport ...................................................16 mediaan ...................................................15, 18 netwerkrechten ................................................8 onvoldoende ..................................................16 parameters .................................................9, 22 plaats in de klas .............................................15 positionering.............................................15, 22 presentatiemap ..............................................25 printer .............................................................41 proefwerkresultaat codes ..........................................................16 punten afronden .....................................................17 quotatie met letters...................................................16 rapport foutief cijfer .................................................46 GIP .............................................................37 interpretatie ................................................33 nullen ..........................................................46 voor 1 leerling .............................................45 samenvatting..................................................46 secretariaat ....................................................43 stage ........................................................36, 37 standaardprinter .............................................41 tabblad ...........................................................26 tekstblad.........................................................25 ten geleide .....................................................25 titelblad...........................................................25 titularis wijzigingen in een vak ................................43 titulariscommentaar........................................18 toetsen aantal voor dit vak ......................................15 totaal wijzigen ................................................12 vak ontbreekt op rapport ...................................46 variabelen ......................................................14 veelgestelde vragen.......................................46 wachtwoord secretariaat...................................................8

49