Handleiding voor aanvragen van bijdrage van premieplan

Versie 10 november 2015

Handleiding voor aanvragen van bijdrage van premieplan Let op! Hebt u de laatste versie van de handleiding? Deze versie handleiding dateert van 10 november 2015. Het kan zijn dat nadien op de website of in de formulieren nog enige (kleine) wijzigingen worden aangebracht. In dat geval klopt de beschrijving in de handleiding niet helemaal. Om er zeker van te zijn dat u werkt met de meest actuele handleiding, adviseren wij u te kijken op de website van KBO-Brabant, op de openingspagina, onder het tabblad in de bovenste balk ‘Kaderleden’, kies vervolgens ‘Premieplan’. www.kbo-brabant.nl. Meedoen met Premieplan is eenvoudig. Doorloop vóór u uw aanvraag doet de volgende stappen:  Houdt uw KvK-nummer bij de hand.  Maak een korte beschrijving van uw voorgenomen project of activiteit voor het welzijn van ouderen en een overzicht van de kosten die u denkt te gaan maken hiervoor.  Plan een actieve geldinzamelactie die op zijn vroegst 4 weken na het indienen van de aanvraag plaatsvindt. U kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld een braderie, bingo of sponsorloop. Maak ook voor deze geldinzamelactie een begroting met welke kosten u hiervoor denkt te maken en wat u verwacht dat de nettoopbrengst zal zijn. De netto-opbrengst is het totaal aan geld dat u inzamelt minus de kosten. U moet het Premieplan Aanvraagformulier in één keer invullen, dus het is handig als u de informatie zo compleet mogelijk bij de hand hebt. Let erop dat uw project/activiteit: • Eenmalig en concreet is • Niet tot de reguliere werkzaamheden of bedrijfsvoering behoort (zoals bijvoorbeeld een jaarvergadering) • Gericht op het welzijn van ouderen is • Binnen een jaar na goedkeuring van de aanvraag af te ronden is Het verdient aanbeveling eerst de website van het Premieplan door te nemen. Daar staan ook een aantal voorbeelden van activiteiten en geldinzamelacties en ook een voorbeeld van een begroting. Lees ook de voorwaarden (zie bijlage 1 van deze handleiding: ‘Voorwaarden Premieplan’). Klaar voor de start? Ga dan naar: www.premieplan.com. Daar klikt u op het tabblad ‘Aanvragen’.

Stap 1 U krijgt dan het volgende te zien:

1


De gegevens die hier worden gevraagd spreken voor zich. Onderaan de pagina staan twee knoppen: Afdrukken en Verzenden. Daar hoeft u op dit moment niks mee te doen; als u helemaal klaar bent kunt u straks eerst Afdrukken en daarna Verzenden.

Stap 2 Druk nu met uw muisknop op de blauwe regel ‘Omschrijving’. Het veld ‘Aanvrager’ rolt in en het volgende veld rolt zich uit in het groen:

2


-

Vul de naam van het doel in en zorg ook dat de naam van uw Afdeling daarin voorkomt; bijvoorbeeld ‘Sinterklaasviering KBO Erp’.

-

Bij de korte omschrijving vertelt u wat u van plan bent te gaan doen: wat de onderdelen van uw activiteit zijn of welk materiaal u zou willen aanschaffen.

-

Bij ‘Hoeveel mensen gaan hiervan profiteren’ maakt u een inschatting van het aantal deelnemers dat gaat meedoen aan de activiteit of dat gaat gebruik maken van het materiaal.

-

Bij ‘Wanneer gaat u het geld besteden’ vult u de datum in van de activiteit. Bijvoorbeeld ‘5 december t/m 5 december’. Wanneer u nog niet precies weet wanneer de activiteit zal zijn, kunt u een langere periode aangeven, bijvoorbeeld ‘2 december t/m 15 december’. Of wanneer u een toernooi o.i.d. organiseert dat een aantal dagen gaat duren, vult u de hele periode in. Wanneer u materiaal gaat aanschaffen voor bijvoorbeeld koersbal of bingo, vult u de periode in van het aanschaffen van dat materiaal.

-

Bij ‘Wanneer gaat u het geld inzamelen’ vult u in over welke periode er geld voor het doel wordt ingezameld. Bijvoorbeeld ‘januari 2016 t/m september 2016’. Let wel: u

3

Versie 10 november 2015 kunt met geld inzamelen beginnen vanaf 4 weken nadat u deze aanvraag indient. En u moet eindigen twee weken voordat uw doelactiviteit plaats vindt of voordat u materiaal gaat aanschaffen. Wij letten bij het goedkeuren op deze data. Zorgt u er alstublieft voor dat dit klopt. Het komt erg vaak voor dat dit niet goed is ingevuld en dat kost ons erg veel tijd. Goed invullen betekent een snellere goedkeuring. -

Bij ’Hoeveel mensen helpen mee inzamelen’ vult u het totale aantal in dat meehelpt, dus als u verschillende inzamelacties heeft, telt u alle betrokken mensen bij elkaar op.

-

Bij ’Hoe gaat u geld inzamelen’ vult u de verschillende inzamelacties in. Dat kan er 1 zijn, maar ook meer acties mogen meetellen. Als u een regelmatig terugkerende inzamelactie heeft, zoals bijvoorbeeld oud papier ophalen of bingo-middagen, vul dan de periode in en het aantal keren. Dus bijvoorbeeld: ‘oud papier ophalen van april tot en met september, 6 keer’. Geef hier ook aan welke sponsoren u gaat benaderen, bijvoorbeeld de plaatselijke RABO-bank, of de bakker/slager etc. Als u bij particulieren gaat vragen te doneren voor uw activiteit, vermeld dat dan ook. Let wel: van al deze geldinzamelingen willen wij later ‘bewijzen’ hebben, dus zorg ervoor dat u kwitanties, stortingsbewijzen, rekeningen e.d. verzamelt en bewaart.

-

Met de knoppen Afdrukken/Verzenden hoeft u op dit moment weer niks te doen.

Stap 3 Als u klaar bent met stap 2, klikt u op de blauwe zin ‘Begroting’; de tab ‘Omschrijving’ klapt weer dicht en ‘Begroting’ opent zich in het groen. U krijgt nu het volgende te zien:

4


-

Bij ‘Verwachte kosten doel’ vult u alle kosten in die u op dit moment voorziet voor uw uit te voeren activiteit. Hebt u méér regels nodig voor al uw kosten, klik dan steeds op ‘Extra regel’. Vul hier geen kosten in die verbonden zijn aan de geldinzamelactie. Dat komt verderop. Voorbeelden van kosten zijn: consumpties, optreden artiest, huur zaal, huur bus, drukken uitnodigingen,lunch/diner.

-

Bij ‘Verwachte opbrengsten’ kunt u invullen wat u aan geld denkt te gaan inzamelen; bij ‘Lokale particuliere geldinzamelactie’ kunt u bijvoorbeeld de opbrengsten van uw bingo-middagen of het inzamelen van oud papier, of donaties van particulieren, enzovoort aangeven. Als er meer inzamelacties worden ingezet telt u die hier allemaal bij elkaar op.

-

Vervolgens moet u bedenken wat u aan kosten gaat hebben om de geldinzamelactie uit te voeren. Dat kunnen bij voorbeeld de aanschaf van prijsjes zijn voor de bingo, of reiskosten, of aanschaf van materialen die u gaat verkopen, of de huur van een kraampje van waaruit u dingen gaat verkopen. Vul het totaalbedrag van de kosten hier in.

-

Het systeem maakt vervolgens zelf een netto-berekening. Dit nettobedrag wordt door Premieplan verdubbeld.

-

Als u donaties krijgt van bedrijven of instellingen, vult u die op de volgende regel in. Hiervan krijgt u van Premieplan nog eens 50% extra. Let op: de Grote Clubkasactie van de Rabobank telt niet meer mee voor verdubbeling (en moet niet hier worden meegeteld); wel de gewone donaties van de lokale Rabobank. Krijgt u geen donaties, laat deze regel dan open.

-

Sommige Afdelingen krijgen ook nog van overheden, stichtingen of fondsen geld voor een doelactiviteit. Dit geld wordt door Premieplan niet verdubbeld. Maar moet hier wel ingevuld worden, omdat het in uw begroting hoort, en dan kunt zien wat u verwacht totaal tot uw beschikking te hebben voor uw doel. De opbrengsten van de Grote Clubkasactie kunnen hier worden vermeld.

-

Het systeem rekent nu zelf uit wat u van Premieplan zou krijgen.

-

Als u nu nog niet genoeg geld heeft om uw activiteit te kunnen uitvoeren (dat bedrag is net door het systeem voor u berekend onder het kopje ‘Verwachte kosten doel’), gaat u misschien een eigen bijdrage van de deelnemers vragen of dit tekort uit eigen kas van de Afdeling betalen. Dat bedrag kunt u nu kwijt bij ‘Overige opbrengsten’.

-

Hebt u een extra regel nodig om nog andere opbrengsten te vermelden, klik dan op de blauwe tekst ‘Extra Regel’ en vul het soort opbrengst en het bedrag in.

-

Als het goed is verschijnt er, als u klaar bent met deze kosten en opbrengsten, vanuit het systeem een nul onderaan. Uw kosten van de doelactiviteit en het geld dat u in totaal netto gaat inzamelen (dus uit: de geldinzamelactie, van donaties, van overheden, eigen bijdragen én Premieplan) zijn dan gelijk aan elkaar. Is dat niet het geval, dan moet u ergens nog wat gaan aanpassen: dat kan door de kosten van het doel omlaag of omhoog te brengen, of juist meer of minder bij de inzameling aan te geven. Vaak vormt de eigen bijdrage van deelnemers of Afdeling de sluitpost als u geld tekort komt. Let wel: als u tevéél inzamelt (dat komt ook wel eens voor!), dan is de kans groot dat uw aanvraag niet meteen wordt goedgekeurd. Dan heeft u namelijk de bijdrage van het Premieplan niet nodig. Maar u kunt vast wel een leuk extraatje bedenken waaraan u dat geld zou willen besteden. Zodat opbrengsten en kosten weer gelijk zijn. Of u kunt ook de eigen bijdrage van deelnemers of Afdeling laten dalen. Of u laat bijvoorbeeld een donatie weg (die kunt u dan mooi voor een andere activiteit of een ander doel gebruiken, waarvoor u misschien ook geld van

5

Versie 10 november 2015 Premieplan kunt aanvragen als u de ruimte van 2000 euro nog niet volledig hebt benut). -

U krijgt in een jaar maximaal 2000 euro van het Premieplan. Dat kan voor één activiteit zijn, maar u mag ook meer projecten aanvragen. Dan wel steeds een nieuw formulier op de website van Premieplan invullen per project. Dus niet alle projecten in één aanvraag doen. Het totaal van uw aanvragen mag samen nooit meer zijn dan 2000 euro. Let in het geval van meer activiteiten goed op het scheiden van de geldinzameling. Het geld kan namelijk maar 1 x verdubbeld worden. Als u bijvoorbeeld bingo-middagen inzet, moet u duidelijk aangeven welke maanden voor de ene activiteit en welke maanden voor de andere activiteit worden ingezet.

-

Wij wijzen u ook op het volgende: u krijgt nooit méér dan het aangevraagde Premieplan bedrag. Andersom geldt dat als u minder inzamelt dan u verwacht had, u het werkelijke bedrag krijgt uitgekeerd.

Weet u zeker dat u alles goed heeft ingevuld, dan kunt u de aanvraag desgewenst afdrukken. Handig voor uw administratie. Vervolgens drukt u op de knop ‘Verzenden’. Na verzending kunt u zonder onze tussenkomst niets meer wijzigen aan uw aanvraag. Het is helemaal niet erg als u bepaalde dingen nog niet zeker weet, wij kunnen samen met u nog een en ander wijzigen, voordat we tot goedkeuring overgaan. Aan onze kant van het systeem zit een mogelijkheid om eerst nog ‘meer informatie’ aan u te vragen. Niettemin stellen wij het zeer op prijs als u de aanvraag zo goed mogelijk invult. Het is voor ons erg veel werk als we bij alle aanvragen eerst extra informatie moeten gaan opvragen. U neemt ons veel werk uit handen door zelf van tevoren goed nagedacht te hebben en de instructies van deze handleiding op te volgen. Ook belangrijk is dat u zorgt voor tijdige aanmelding. De datum van aanmelding telt bij de voorwaarde dat u een aanvraag moet hebben ingediend minimaal vier weken voordat u met geld inzamelen begint. Dat we vervolgens nog een beetje gaan sleutelen aan de aanvraag maakt dan niet meer uit. Ook letten we op de volgorde van binnenkomst bij de aanvragen. Op een gegeven moment is het budget op! De eerste aanmeldingen maken de meeste kans.

Klaar, en wat nu? Antwoord van het Premieplan Als u het formulier heeft ingevuld, krijgt u zo snel mogelijk antwoord of uw aanvraag voldoet aan de voorwaarden. Is dat niet het geval, dan vragen wij wat meer informatie bij u op. Dit kan nog een paar keer heen en weer gaan. Als uw aanvraag voldoet aan de voorwaarden kunnen wij overgaan tot goedkeuring. Uitbetaling na geldinzameling Als uw aanvraag is goedgekeurd, dan krijgt u daarvan via een e-mail bericht. Bij dit bericht krijgt u als bijlage een ‘Uitbetalingsformulier Premieplan’ toegestuurd (zie een voorbeeld in bijlage 2 van deze handleiding). Nadat u uw geldinzamelingsactie hebt afgerond, kunt u de verdubbeling aanvragen. U vult u dit formulier in en stuurt het op naar KBO-Brabant. Dat kan digitaal, maar mag ook per post. Let op! Dit formulier moet door twee bestuurders zijn ondertekend en binnen 3 maanden na de inzamelingsactie door KBO-Brabant zijn ontvangen. Wanneer het formulier niet binnen de termijn van 3 maanden door ons is ontvangen, vervalt uw aanvraag. Vergeet ook vooral niet uw rekeningnummer in te vullen; dit wordt vaak vergeten! Bovendien moet u alle bewijzen van de geldinzamelactie direct meesturen, zodat wij kunnen beoordelen of uw geldinzamelactie goed is verlopen en hoeveel geld u van het

6

Versie 10 november 2015 Premieplan ontvangt. Het is vervelend als pas in een later stadium blijkt dat u toch recht heeft op minder uitkering; in dat geval moeten wij (een deel van) het geld terugvragen, terwijl u het dan misschien al zou hebben uitgegeven. Ga als volgt te werk voor een goede onderbouwing met bewijzen van geldinzameling. Hebt u maar één inzameling georganiseerd, stuur dan een kopie van het bewijs, bijvoorbeeld een storting op de bankrekening, aan ons met daarnaast een overzicht van de kosten die u hebt gemaakt voor de geldinzameling (bijvoorbeeld de bonnen van bepaalde aankopen). Hebt u méér inzamelacties uitgevoerd, maak dan een overzicht op 1 A4, met de verschillende acties en de opbrengsten en kosten, bijvoorbeeld: Actie 1. 2. 3. 4. 5.

Bingomiddag 1 Bingomiddag 2 Bijdrage Rabobank Donaties particulieren Verkoop braderie

Opbrengsten (a) 200 euro 125 euro 200 euro 150 euro 250 euro

Kosten (b) 125 euro 50 euro 0 euro 0 euro 50 euro

En nummer dan de bewijzen van de opbrengsten overeenkomstig (a1, a2 etc). U kunt daar bijvoorbeeld kasstortingsbewijzen van de bank, of bankafschriften voor gebruiken. Staan er meer posten op een bankafschrift dat u als bewijs meestuurt, arceer dan het bedrag dat voor het Premieplan relevant is en zet er een nummer en de omschrijving bij die u ook in het overzicht hebt gebruikt. Zo hebben wij snel overzicht. Nummer ook de bewijzen van de kosten die u heeft gemaakt voor de geldinzamelactie(s). Dus van bijvoorbeeld reiskosten of van prijsjes die u heeft gekocht e.d. Graag nummeren wat bij elkaar hoort. Dus bijvoorbeeld voor bingomiddag nummer 1: alle bonnen van prijsjes die u heeft gekocht nummeren b1.1, b1.2, b1.3 etc. Voor Bingo nummer 2 idem dito: b2.1, b2.2, b2.3 etc. Hebt u héél veel bonnetjes, dan volstaat ook een overzicht met alleen de bedragen, de winkel en waarvoor het was, met een totaaloptelling. En geef dan dat overzicht de naam en het nummer dat bij de geldinzameling hoort. Dus weer Bingo 1: b1. Bingo 2: b2. N.B.: U moet de bonnen wel bewaren voor als er een accountantscontrole komt. Zo kunnen wij voor u de netto te ontvangen premie berekenen, deze bedraagt de opbrengsten van de geldinzameling minus de kosten die u ervoor hebt gemaakt. Zolang wij niet beschikken over de bewijzen kunnen wij helaas niet uitbetalen. Voor u is het fijn als u na onze uitbetaling van de geldinzameling weet hoeveel u heeft te besteden, namelijk: - Uw eigen netto actieve geldinzameling + - Donaties van derden die voor verdubbeling in aanmerking komen + - Donaties van derden niet voor verdubbeling in aanmerking komen + - Bijdrage Premieplan + - Eventueel eigen bijdrage van deelnemers of Afdeling Op grond van dit optelsommetje kunt u bepalen wat u kunt uitgeven en waaraan. Wellicht kunt u bij een hoger ingezameld bedrag (dan van tevoren is voorzien) nog iets extra’s doen! Of dan vraagt u een lagere eigen bijdrage van deelnemers. Bij een lager bedrag weet u dat u bepaalde dingen moet schrappen. U kunt ook beslissen dat de Afdeling bijpast of dat u de deelnemers om een bijdrage gaat vragen. Wanneer uw uitbetaling is goedgekeurd, krijgt u via een e-mail bericht van het Premieplan. Daarbij zit als bijlage ook een ‘Eindverantwoordingsformulier’ (zie voor een

7

Versie 10 november 2015 voorbeeld bijlage 3 van deze handleiding) om alle werkelijke kosten en opbrengsten op een rij te zetten, voor als uw activiteit helemaal is afgerond. Zie de volgende stap. Activiteit ook afgerond? Eindverantwoording nodig! Wanneer uw activiteit ook achter de rug is, kunt u het ‘Eindverantwoordingsformulier’ gaan invullen (een voorbeeld hiervan vindt u in bijlage 3 bij deze handleiding). U kunt hier onder A aangeven wat de activiteit gekost heeft. U voert alle kostenposten op en stuurt daarvan de rekeningen mee. Geef die rekeningen het nummer van de overeenkomende kostenpost, zodat wij uw bonnen snel kunnen terugvinden. Dus als u onder A1 in de eerste kolom invult ‘busreis’, en in de tweede kolom: ‘1500 euro’; dan stuurt u een kopie mee van de rekening van de busreis en zet daar met de hand rechtsboven ‘A1’. En zo een kostenpost A2, bijvoorbeeld ‘koffie onderweg’, voor 100 euro; u zet dan op de kopie van de rekening van de koffie rechtsboven ‘A2’; etc. etc. Hebt u héél veel bonnetjes, dan volstaat ook een lijstje met alleen de bedragen en waarvoor het was, met een optelling. De optelling noteert u onder bijvoorbeeld A3 en op het lijstje van opgetelde bonnen zet u ‘A3’. Onder B geeft u alles aan wat u bruto heeft binnen gekregen aan gelden via de inzamelingsactie(s). Als het goed is, heeft u de bonnen en bewijzen al eerder ingestuurd bij het ‘Uitbetalingsformulier’ en u hoeft dat dan hier niet meer te doen. Alleen de bedragen invullen. Dat moeten wel dezelfde bedragen zijn als van het uitbetalingsformulier. Het komt wel eens voor dat men hier opeens andere bedragen opvoert en dan wordt het erg lastig om een goede eindverantwoording te maken. U kunt niet opeens halverwege het proces extra inkomsten of kosten opvoeren. Dit schept verwarring. Vul hier nog niet het bedrag van het Premieplan in, dat komt verderop. Hier wél de donaties en sponsorgelden opvoeren die voor verdubbeling in aanmerking zijn gekomen. Onder C geeft u aan welke kosten u heeft gemaakt voor de geldinzameling(en). Ook hiervan hebben wij al de bonnen, dus ook hier hoeft u alleen de posten en de bedragen nogmaals aan te geven. Onder D en E vult u de gevraagde bedragen in. Bij E moet als het goed is het totaalbedrag op 0 uitkomen. Immers, u hebt kosten gemaakt voor uw activiteit, die zijn opgebracht door geld in te zamelen. Het kan zijn dat u een tekort heeft, maar dan past de Afdeling dat uit eigen middelen bij, of u hebt bijvoorbeeld van de deelnemers een eigen bijdrage gevraagd. Dus die vormen dan de sluitpost. Het moet altijd kloppen, want de werkelijkheid heeft ook geen losse eindjes. Het komt ook wel eens voor dat u bemerkt dat de activiteit uiteindelijk toch minder heeft gekost dan dat er aan geld is ingezameld. In dat geval moeten wij bij de grotere bedragen (zeg boven de 50 euro) toch geld terugvragen voor Premieplan. Dit gaat uiteraard in overleg met u. Het eindverantwoordingsformulier moet ook weer door twee bestuurders worden ondertekend en aan ons worden gestuurd. Dit mag allemaal digitaal als u dat prettiger vindt.

Contactgegevens Wij wensen u veel succes bij het invullen. Voor vragen kunt u op maandag- en dinsdagmorgen bellen met KBO-Brabant en vragen naar Marieke Hageman of op woensdagmorgen naar Caren Herps. Telefoon: 073-6444066. Mail: [email protected] of [email protected].

8


Bijlage 1: Voorwaarden Premieplan

Voorwaarden Premieplan NOV 2016 1. -

Partners in Premieplan NOV in 2014 ANBO De Zonnebloem Humanitas Johanniter Hulpverlening IVN KBO-Brabant Kerk in Actie LSMO Nationaal Ouderenfonds PCOB

Partners zijn aangesloten bij Vereniging NOV en treden op als beoordelaar voor aanvragen in het kader van Premieplan vanuit de eigen achterban, vanuit andere organisaties die met vrijwilligers werken of vanuit een op zichzelf staand vrijwilligersverband dat door een organisatie wordt ondersteund. 2. Deelnemende fondsen Premieplan NOV in 2014 - Stichting RCOAK - Fonds Sluyterman van Loo - Fonds 1818 - VSBfonds 3. Deelname Premieplan staat open voor: a. Afdelingen van de bovengenoemde partners b. Organisaties die werken met vrijwilligers c. Op zichzelf staande vrijwilligersverbanden die door een organisatie worden ondersteund. Voor toekenning van een premie via Premieplan komen in aanmerking lokale projecten, doelen of (gasten)activiteiten voor kwetsbare ouderen waarvoor met hulp van vrijwilligers door middel van een inzamelactie geld wordt geworven. 4. Projectvoorwaarden Projecten die aan Premieplan kunnen deelnemen, voldoen aan de volgende voorwaarden: a. Het project, het doel of de (gasten)activiteit is concreet. b. Het project, het doel of de (gasten)activiteit is gericht op het welzijn van ouderen. c. Het project, het doel of de (gasten)activiteit wordt afgerond binnen een jaar na de goedkeuring van de aanvraag door de beoordelende partner. d. De aanvraag bevat een duidelijke beschrijving van het project, het doel of de (gasten)activiteit én van de daaraan voorafgaande geldinzamelactie. e. De geldinzamelactie wordt minimaal 2 weken vóór de start van het project afgerond. f. De begroting is zorgvuldig ingevuld en goed onderbouwd g. Het project, het doel of de (gasten)activiteit wordt conform een door de beoordelende partner goedgekeurd plan en begroting uitgevoerd.

9

Versie 10 november 2015 h. De aanvrager organiseert een actieve lokale geldinzamelactie om fondsen te werven voor de uitvoering van het project, het doel of de (gasten)activiteit, maakt anderen daarop opmerkzaam en enthousiasmeert daarmee ook de omgeving. i. De aanvraag betreft een op zichzelf staand project; aanvragen voor vervolgprojecten of verlenging van een eerdere projectaanvraag worden niet gehonoreerd. j. Het project, doel of de (gasten)activiteit waarvoor de aanvraag wordt gedaan, behoort niet tot de reguliere werkzaamheden of tot de bedrijfsvoering van de aanvragende afdeling, de aanvragende vrijwilligersorganisatie of van de organisatie die de aanvraag van het op zichzelf staande vrijwilligersverband ondersteunt. 5. Premie De verdubbelingspremie voor de opbrengst van een lokale geldinzamelactie bedraagt maximaal € 2.000,-. De maximale premie geldt: - Per project - Per aanvrager, afdeling of instellingslocatie - Per kalenderjaar Een aanvrager kan meerdere keren per kalenderjaar een aanvraag doen, zolang de som van de uitgekeerde premies in dat jaar het maximaal uit te keren premiebedrag niet overschrijdt. 6. Premieberekening a. Lokale particuliere geldinzamelactie (bijvoorbeeld via een fancy fair, oliebollenactie): 100% vermeerdering. b. Donaties/schenkingen van particulieren, maar alleen wanneer een actieve geldinzamelactie onder/door particulieren heeft plaatsgevonden: 100% vermeerdering. c. Donaties van benaderde commerciële bedrijven en instellingen: 50% vermeerdering. d. Donaties van serviceclubs (zoals Rotary, Lions): 50% vermeerdering. e. Donaties van Rabobank (lokaal bankkantoor): 50%; geen vermeerdering bij donatie van Rabobank Foundation. f. Financiële bijdragen van andere vermogensfondsen, stichtingen en overheden: geen vermeerdering. Ook Rabobank Clubkasactie levert geen verdubbeling meer op. Donaties ‘in natura’ tellen niet mee voor de premieberekening. 7. Aanvraagprocedure a. De aanvraag wordt gedaan door, voor of als onderdeel van een organisatie die ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel. b. Voor de aanvraag wordt het digitale Aanvraagformulier Premieplan op de website Premieplan www.premieplan.com gebruikt, dat ook kan worden bereikt via de websites van de deelnemende partners. c. De aanvraag bevat een duidelijke beschrijving van het project, doel of de (gasten)activiteit, een gespecificeerde begroting (de verwachte kosten en de verwachte netto opbrengsten van de geldinzamelactie zijn in balans) en een planning van de activiteiten in het project, voor het doel of voor de (gasten)activiteit. In de begroting mogen geen personeelskosten worden opgevoerd. d. Aanvragen voor Premieplan dienen minimaal 4 weken voor de aanvang van de geldinzamelactie t.b.v. het project, het doel of de (gasten)activiteit te worden ingediend. Ze worden op datum van binnenkomst behandeld. Een eventuele aanvulling van de gegevens op een later moment is niet meer van invloed op de genoemde termijn van 4 weken.

10


11

Versie 10 november 2015 8. Beoordeling van aanvragen a. Aanvragen worden beoordeeld door de partner waarbij de aanvragende afdeling is aangesloten of, indien de aanvrager niet is aangesloten bij een van de deelnemende partners, door het Nationaal Ouderenfonds. b. De aanvrager ontvangt zo spoedig mogelijk van de beoordelende partner bericht of de aanvraag in behandeling kan worden genomen of dat nadere informatie wordt gewenst. Het streven is binnen een week. c. De aanvrager ontvangt een goedkeuring wanneer aan deze algemene voorwaarden is voldaan en het jaarbudget nog toereikend is. In andere gevallen volgt een afwijzing. 9. Verantwoording geldinzamelactie en uitbetaling a. Het verzoek tot uitbetaling van de premie wordt door de aanvrager uiterlijk binnen 3 maanden na de geldinzamelactie gedaan. Na 3 maanden vervalt het recht op uitbetaling. Uitstel vanwege gegronde redenen kan door de beoordelaar worden overwogen op basis van een goed gemotiveerd verzoek daartoe. b. Hiervoor wordt het formulier Verzoek tot uitbetaling Premieplan gebruikt dat de aanvrager van zijn beoordelaar ontvangt bij de goedkeuring van zijn aanvraag. c. Door het invullen, het ondertekenen en opsturen van het uitbetalingsformulier aan de beoordelaar worden de werkelijke opbrengsten van de geldinzamelactie door de aanvrager verantwoord. d. De werkelijke opbrengsten zijn uitgesplitst in: - particuliere donaties - donaties van lokale bankkantoren, serviceclubs, bedrijven en andere commerciële instellingen - donaties van fondsen, stichtingen en overheden e. Voor de berekening van de premie worden de voor de geldinzamelactie gemaakte kosten in mindering gebracht op de werkelijke opbrengsten. f. De premie wordt berekend op basis van de hiervoor onder punt 10.e berekende netto-opbrengsten. g. Wanneer de werkelijke netto-opbrengsten van de geldinzamelactie lager zijn dan de verwachte opbrengsten, wordt ook de premie lager. Wanneer de werkelijke netto-opbrengsten hoger zijn dan de verwachte opbrengsten, blijft de premie gemaximeerd tot het aangevraagde bedrag (altijd geldt: maximumpremie is € 2.000,-). h. De premie wordt uiterlijk 2 weken na goedkeuring door de beoordelaar van de verantwoording over de geldinzamelactie uitbetaald aan de aanvrager. i. De verantwoording gebeurt op basis van een overzicht van de werkelijke kosten en de werkelijke opbrengsten. j. Het financiële overzicht is ondertekend door 2 daartoe tekenbevoegden bij de ontvanger van de premie, of een daartoe - via een machtiging van het bestuur of de directie - gevolmachtigde. k. De ontvanger van de premie (een niet-natuurlijk persoon) moet geregistreerd staan in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. l. Indien de financiële verantwoording niet voldoet, is de beoordelaar gerechtigd om van uitbetaling af te zien. 10. Verantwoording project, doel of (gasten)activiteit a. Het project waarvoor een aanvraag is gedaan bij Premieplan dient binnen een jaar na goedkeuring van de aanvraag door de beoordelende partner te worden afgerond. b. De verantwoording over het gehele project, doel of (gasten)activiteit dient uiterlijk 3 maanden na afloop daarvan te zijn ingediend en in ieder geval binnen een jaar na goedkeuring van de aanvraag door de beoordelende partner te zijn ontvangen. c. Bij het uitblijven van de verantwoording heeft de beoordelaar het recht de uitbetaalde premie terug te vorderen. d. De verantwoording gebeurt op basis van een overzicht van de werkelijke kosten en de werkelijke opbrengsten. e. Het kosten/batenoverzicht van de uitvoering van het project, het doel of de

12

Versie 10 november 2015 f.

(gasten)activiteit wordt ondersteund door kopieën van nota’s van de gemaakte kosten. g. De verantwoording blijft in het bezit van de partners. Vereniging NOV kan daarop te allen tijde een beroep doen voor inzage, controle of publicatie. h. Indien de projectverantwoording niet voldoet, heeft de beoordelende partner het recht tot terugvordering van de uitbetaalde premie. i. Een kort verslag met beeldmateriaal van de geldinzamelactie en van het project, het doel of de (gasten)activiteit waarvoor het geld is ingezameld, wordt op prijs gesteld. Deze kunnen dienen ter inspiratie van anderen. j. De partners zullen zich inzetten in enige vorm materiaal te verkrijgen over de geldinzamelactie en de uitvoering van het project, het doel of de (gasten)activiteit, zodat daarvan door de partners zelf en/of vereniging NOV gebruik kan worden gemaakt voor publiciteitsacties. 11. Controle a. Vereniging NOV is gerechtigd om te controleren of de procedure is gevolgd, de voorwaarden juist zijn gehanteerd en de financiële verantwoording voldoet. b. Indien uit de controle blijkt dat dit niet het geval is, kan vereniging NOV de uitbetaalde premie terug doen vorderen.

13


Bijlage 2: Uitbetalingsformulier

14


Bijlage 3: Eindverantwoordingsformulier (3 pagina’s)

15


16


17

Handleiding voor aanvragen van bijdrage van premieplan

Recommend Documents