Handleiding. voor de verkiezingscommissie. bij het gebruik van de website. als. elektronisch stembureau

1

Handleiding voor de verkiezingscommissie bij het gebruik van de website www.or-verkiezing.nl als elektronisch stembureau

Copyright 8 2003. OR Verkiezing Online BV. Alle rechten voorbehouden De inhoud van deze handleiding kan geheel of gedeeltelijk worden gereproduceerd en gedistribueerd, zowel in fysieke als elektronische vorm, voorzover deze copyright- en toestemmingsvermelding intact en ongewijzigd op alle kopieën voorkomt en voorzover geen wijzigingen zijn aangebracht.

8 2004 OR Verkiezing Online BV

Versie 1.02-vc-lite 26 maart 2004

2

Inhoudsopgave 1. Welkom bij www.or-verkiezing.nl ......................................................................................4 1.2. Anders dan u gewend bent..........................................................................................4 1.4. Ondersteuning ..............................................................................................................6 1.3.1. Hulpteksten..............................................................................................................6 1.3.2. Email-ondersteuning................................................................................................6 1.3.3. Handleidingen..........................................................................................................7 1.3.4. Aanvullende service ................................................................................................7 1.4. Verkoopprijs .................................................................................................................7 1.5. Privacy en beveiliging..................................................................................................8 1.6. Indeling van deze handleiding ....................................................................................8 2. Overzicht: volledige online organisatie van de verkiezing .............................................9 2.0. Aanmelding...................................................................................................................9 2.1. Voorbereiding ...............................................................................................................9 2.2. Stemoproep verzenden..............................................................................................10 2.3. Stemming ....................................................................................................................10 2.4. Uitslag .........................................................................................................................10 3. Aanmelding........................................................................................................................11 3.1. Overzicht .....................................................................................................................11 3.2. Toelichting ..................................................................................................................11 3.3. Hoe u het wachtwoord krijgt .....................................................................................14 3.4. Hoe u als verkiezingscommissie kunt inloggen......................................................15 3.5. Inlogcode/wachtwoord vergeten...............................................................................16 4. Gegevens verzamelen en voorbereiding van de applicatie ..........................................17 4.1. Overzicht .....................................................................................................................17 4.1.1. Overzicht ...............................................................................................................17 4.1.2. Programmering van de organisatie van de verkiezing ..........................................17 4.1.3. Checklist in te voeren gegevens ...........................................................................17 4.2. Navigatie via de Leidraad ..........................................................................................19 4.3. Invoeren verkiezingscommissie ...............................................................................20 4.4. Invoeren data en kiesstelsel......................................................................................22 4.4.1. Stemdatum, kies-systeem en kiesstelsel...............................................................22 4.4.2. Maanden in dienst Kiesgerechtigd / verkiesbaar...................................................23 4.4.3. Invoeren van Kiesgroepen (indien van toepassing) ..............................................24 4.4.4. Beheren van kiesgroepen (indien van toepassing) ...............................................25 4.5. Invoeren van medewerkers in het kiesregister........................................................27 4.6. Kiesstatus medewerkers ...........................................................................................32 4.7. Indelen kiesgroepen (indien van toepassing)..........................................................33 4.7. Afsluiten van de voorbereidingsfase........................................................................34 5. Het invoeren van kandidaten(-lijsten) .............................................................................35 5.1 Toevoegen van kandidatenlijsten en kandidaten.....................................................35 653. Afsluiting kandidatenlijst samenstellen ..................................................................37 6. Stemoproep verzenden.....................................................................................................38 6.1. Overzicht .....................................................................................................................38 6 gaslampen.2. Stemoproep verzenden (optioneel).......................................................38 7. De stemming......................................................................................................................40 7.1. Overzicht .....................................................................................................................40 7.2. Start en einde van de stemming ...............................................................................40 7.3. Online volgen van de opkomst .................................................................................40 8. Publicatie van de (voorlopige) uitslag.............................................................................42 8.1. Publicatie van de (voorlopige) uitslag......................................................................42 8.2. Wissen van gegevens en opnieuw beginnen ..........................................................43 8.2.1. Wissen van de verkiezing......................................................................................43 8.2.2. Wissen van de medewerkers ................................................................................43 8 2004 OR Verkiezing Online BV


3

8,2.3. Een nieuwe OR-verkiezing starten ........................................................................43 Bijlage I. Gebruiksvoorwaarden van OR-verkiezing online BV........................................45 Bijlage II. Verkoopprijzen en betaling..................................................................................46 Bijlage III. Berekening van de uitslag van de verkiezing volgens het lijstenstelsel .......47 Bijlage IV. Aanpassingen in het reglement van de OR of PVT..........................................48



4

1. Welkom bij www.or-verkiezing.nl Deze handleiding begeleidt u stap voor stap bij de de verkiezing van de OR of PVT in uw onderneming (elektronisch stembureau). Lees eerst hoofdstuk 2 "Overzicht" door alvorens u met de applicatie begint te werken. 1.2. Anders dan u gewend bent Www.or-verkiezing.nl is niet zomaar een website. Het is het zichtbare deel van een volledig computerprogramma (hier applicatie genoemd) dat op afstand op een server draait. Het werkt daarom niet als een gemiddelde website waarin alle handelingen in enkele klikken van de muis zijn afgerond. Bovendien wijkt het ook af van een gemiddeld computerprogramma. Als u als verkiezingscommissie de applicatie gebruikt dan werkt u gedurende een bepaalde periode met het programma tot het eindresultaat is bereikt (de verkiezingsuitslag). U heeft als verkiezingscommissie de regie en u bepaalt de voortgang en de randvoorwaarden, maar anderen hebben ook invloed. Medewerkers bijvoorbeeld kunnen hun stem uitbrengen. Op die stem kunt u geen invloed uitoefenen. 1.3. Wat u van deze applicatie kunt verwachten Met deze applicatie is het mogelijk om een online verkiezing te houden (elektronisch stembureau). Dat wil zeggen het online via internet uitbrengen van stemmen door de medewerkers. De applicatie bestaat uit de volgende onderdelen: • Voorbereiding • Kandidatenlijst samenstellen • Starten verkiezing (stemoproep via email = optioneel) • Verkiezing • Uitslag * Optioneel wil zeggen dat u dit onderdeel van de applicatie naar keuze kunt gebruiken of overslaan.

Deze handleiding behandelt stapsgewijze hoe u de verkiezing moet opzetten. U dient circa 3 weken voor de stemdatum te beginnen met het verzamelen van de gegevens die nodig zijn om in te voeren in de applicatie. Daarvoor heeft u de applicatie zelf niet nodig die gegevens moeten van de afdeling Personeelszaken komen. Zie paragraaf 2.1 en paragraaf 4. U kunt tussen 2 en 1 week voor de stemdatum beginnen met de voorbereidingsfase door u aan te melden en de verzamelde gegevens in de applicatie te voeren. Als alle noodzakelijke gegevens beschikbaar zijn kunt u in ongeveer 1 uur de voorbereiding doorlopen en de kandidatenlijst samenstellen. De stemoproep verzendt u ongeveer 1 week voor de stemdatum. Geen ingewikkelde installatie van software Alles verloopt (naar keuze) eenvoudig via internet. Een van de voordelen daarvan is dat u geen programmatuur hoeft te (laten) installeren. Uw ICT-afdeling hoeft niets voor te bereiden. U beschikt altijd over de laatste versie. De applicatie en de website worden permanent beheerd en verder ontwikkeld met aanvullende mogelijkheden en faciliteiten. De verkiezingscommissie heeft alleen toegang tot internet nodig. Alle beheer verloopt online. Medewerkers kunnen op het werk of van huis uit inloggen en stemmen.



5

De verkiezingscommissie kan online de opkomst volgen (aantal stemmers en opkomstpercentage). Grote toegankelijkheid en flexibiliteit Om met de applicatie te werken is het niet noodzakelijk dat honderd procent van de medewerkers beschikt over een emailadres of toegang tot internet. Voor degenen die geen emailadres hebben om bijvoorbeeld de stemoproep te ontvangen is separate afhandeling per post mogelijk. Voor degenen zonder internet kan een computer worden klaargezet met internettoegang. Tot op het laatste moment kan de verkiezingscommissie het kiesregister beheren en daarin wijzigingen aanbrengen. U bent dus altijd in staat om te voldoen aan verzoeken tot wijziging of aanvulling van gegevens. De website www.or-verkiezing.nl is toegankelijk voor versie 4 en hoger van Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator, en Opera vanaf versie 6. Alle kies-systemen en -stelsels worden ondersteund volgens de regels van het SER voorbeeldreglement De applicatie ondersteunt zowel het Integraal- als het Kiesgroepensysteem, verder kan worden gewerkt volgens het Lijsten- of Personenstelsel. De applicatie werkt geheel overeenkomstig de Wet op de ondernemingsraden en de verkiezingsregels en de berekening van de uitslagen volgens het SER voorbeeldreglement ondernemingsraden. Zo kan bijvoorbeeld de verkiezingscommissie instellen bij hoeveel maanden in dienst een medewerker kiesgerechtigde is en bij hoeveel maanden in dienst verkiesbaar, hoeveel stemmen kiezers mogen uitbrengen, et cetera.



6

1.4. Ondersteuning bij het gebruik De verkiezingsapplicatie is zo opgezet, dat u er geheel zelfstandig mee kunt werken. Wanneer u toch vragen heeft, dan kunt u op verschillende vormen van ondersteuning terugvallen. 1.3.1. Hulpteksten Op de website vindt u context gerichte hulpteksten onder de link HULP. Deze link vindt u in elk scherm, rechts bovenin. Als u met de muis op de HULP-link klikt ziet u een tekst die uitlegt wat de bedoeling is van de pagina. Hieronder ziet u een voorbeeld.

1.3.2. Email-ondersteuning U vindt niet alleen uitleg maar u kunt ook per email een vraag te stellen. Klik daartoe met de muis in het hoofdmenu op de link Stel uw vraag. U ziet dan op het beeldscherm een web-formulier. Daar vult u een email-adres in (waarop u het antwoord wilt ontvangen), en stelt u in het tekstvak uw vraag. Email-vragen kunnen uitsluitend betrekking hebben op de applicatie.



7

U krijgt binnen twee werkdagen antwoord, behalve in vakantieperiodes, dan kan het wat langer duren. 1.3.3. Handleidingen Wanneer u tenslotte op de link Handleidingen klikt komt u bij de handleidingen. Er zijn twee soorten. De uitgebreide handleidingen en de snelgidsen. Voor elke gebruiker van de applicatie zijn deze hulpteksten beschikbaar: de verkiezingscommissie, vakbondskandidaten, ongeorganiseerde kandidaten en medewerkers.

1.3.4. Aanvullende service Mocht u behoefte hebben aan extra ondersteuning of service, dan kunnen wij u het volgende bieden: • • •

Papieren handleidingen (vier stuks: totaal i 100,-); Telefonische ondersteuning ( i 100,- per uur); Overige dienstverlening. Bijvoorbeeld: uploaden csv-bestand medewerkers ( i 100,- per uur).

Alle prijzen zijn exclusief 19% btw. 1.4. Verkoopprijs In 2004 zijn de prijzen voor toegang tot de applicatie door een afzonderlijke OR of PVT voor online verkiezing (elektronisch stembureau): i 350,Deze prijs is exclusief 19% btw Een gekozen OC (onderdeelscommissie) en een met een OR of PVT te vergelijken medezeggenschapsorgaan worden beschouwd als een afzonderlijke OR.



8

1.5. Privacy en beveiliging De applicatie draait op een server die volgens de modernste eisen is beveiligd. Alleen de geautoriseerde leden van de verkiezingscommissie kunnen de gegevens inzien en wijzigen. Geautoriseerde gebruikers van www.or-verkiezing.nl kunnen gedurende of na afloop van de verkiezingen alle gegevens in het kiesregister en de verkiezingsgegevens wissen. De website www.or-verkiezingen.nl is ontwikkeld volgens de W3C-richtlijnen HTML4.0 en CSS1, en de ECMA International richtlijn ECMA-262. Meer informatie? Www.or-verkiezing.nl Of bel: CONTRAST Advies 033-4652806 Of stuur een email: [email protected] 1.6. Indeling van deze handleiding Deze handleiding heeft betrekking op de uitvoering van de applicatie als elektronisch stembureau (stemmen via internet) en bestaat, buiten dit hoofdstuk, uit de volgende hoofdstukken en bijlagen: 2. Overzicht; 3. Aanmelden; 4. Voorbereiding; 5. Kandidatenlijst samenstellen; 6. Stemoproep verzenden (optioneel); 7. De stemming; 8. Uitslag. Bijlagen XII. Gebruiksvoorwaarden XIII. Verkoopprijzen en betaling XIV. Berekening van de uitslag van de verkiezing volgens het lijstenstelsel XV. Aanpassingen in het reglement van de OR of PVT



9

2. Overzicht Nadat u zich heeft aangemeld verloopt de online verkiezing in vijf fasen: 1. Voorbereiding; 2. Kandidatenlijst samenstellen; 3. Starten verkiezing (stemoproep verzenden per email = optioneel *); 4. Verkiezing; 5. Uitslag. * Optioneel wil zeggen, dat u dit onderdeel van de applicatie naar keuze kunt gebruiken of overslaan. Samen vormen ze de Leidraad. Bij elke fase hoort een aantal acties. 2.0. Aanmelding Alvorens u kunt inloggen dient u zich eenmalig als gebruiker aan te melden. Ga daartoe naar www.or-verkiezing.nl. Klik hiervoor op de link Aanmelden (in het topmenu of in de tekst). Dat gebeurt in drie stappen: $ Akkoordverklaring met de gebruiksvoorwaarden; $ Invoeren van gegevens van de organisatie; $ Invoeren van gegevens van de contactpersoon. U krijgt uw inloggegevens per email toegestuurd. Vervolgens kunt u elke keer zonder aanmelding inloggen en de online verkiezing organiseren. U krijgt tevens een factuur toegezonden (per TGP-post). Tijdens het gebruik van de applicatie heeft u buiten deze handleiding op twee manieren ondersteuning: $ Hulpteksten, en $ Email ondersteuning. 2.1. Voorbereiding Bij het gebruik van de applicatie als elektronisch stembureau zijn per OR de volgende gegevens nodig voor de set-up: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Gegevens van leden van de verkiezingscommissie die met de applicatie gaan werken: naam, email-adres en datum van indiensttreding; Stemdatum; Kies-systeem (Integraal of Kiesgroepen); Namen van de kiesgroepen (indien van toepassing); Kiesstelsel (Personen of Lijsten); Aantal OR-zetels (ook per kiesgroep indien van toepassing); Email-adres van de verkiezingscommissie; Aantal maanden in dienst kiesgerechtigd; Aantal maanden in dienst verkiesbaar; Gegevens van medewerkers opgeslagen in een CSV-bestand *) Het CSV bestand moet de volgende kolommen bevatten: o voornaam (vb. Jan) o tussenvoegsel (vb. de) o achternaam (vb. Boer) o initialen (vb. J.P.C.)



10

datum in dienst (conform dd-mm-yyyy óf mm-dd-yyyy óf yyyy-mm-dd óf yyyy-dd-mm) o email-adres (optioneel) o wachtwoord (optioneel) ** Indeling van de medewerkers in kiesgroepen (indien van toepassing); De vakbondskandidaten(lijsten); De ongeorganiseerde kandidaten(lijsten). o

11. 12. 13.

*) Een CSV-bestand is een zogenaamd kommagescheiden bestand (comma-separated values). Elk HR-systeem kan dat exporteren, eventueel met een tussenstap via een spreadsheet-programma zoals Microsoft Excel. Het bestand dient op de computer te staan van waarop u bent ingelogd op www.or-verkies.nl. **) Het is mogelijk om in het csv-bestand voor elke medewerker een specifiek eigen inlogcode (wachtwoord) op te nemen. Bijvoorbeeld het personeeslnummer gecombineerd met jaar van geboorte. Als u geen gebruik van deze optie maakt, genereert de applicatie zelf voor elke medewerker een unieke wachtwoord met twaalf lettertekens of cijfers. Bij gebruik van een eigen wachtwoord is fraudevrij gebruik van de applicatie niet gegarandeerd.

LET OP: het invoeren van deze gegevens in de applicatie kost weinig tijd als de gegevens beschikbaar zijn zoals hier aangegeven. 2.2. Stemoproep verzenden De verkiezingscommissie verzendt de stemoproep per email. Dit is optioneel. De stemoproepen kunnen ook op een andere wijze worden verzonden. Als is gekozen voor verzending van de stemoproep per email, dan ontvangt de verkiezingscommissie van de medewerkers waarvan geen emailadres is geregistreerd in het kiesregister, alle emails zodat deze medewerkers op andere wijze op de hoogte kunnen worden gesteld van hun inlog-code (wachtwoord) om mee te stemmen. 2.3. Stemming De verkiezingscommissie opent en sluit de stemmodule. Op de stemdatum (of in de stemperiode) brengen de kiesgerechtigde medewerkers hun stem uit. De verkiezingscommissie kan online de opkomst volgen (aantal stemmers en opkomstpercentage). 2.4. Uitslag Nadat de eventuele bezwaren zijn afgehandeld publiceert de verkiezingscommissie de definitieve uitslag op het internet. De OR kan van start.



11

3. Aanmelding 3.1. Overzicht Alvorens u kunt inloggen dient u zich eenmalig als gebruiker bekend te maken door u aan te melden. De aanmelding gebeurt in drie stappen. 3.2. Toelichting Klik om aan te melden met de muis in de homepage op de link Aanmelden in het hoofdmenu

of onderaan: Meld uw organisatie aan. U komt dan in het eerste aanmeld scherm: Gebruikvoorwaarden (1/3)



12

Geef door de drie vakjes aan te vinken aan dat u akkoord gaat met de gebruiksvoorwaarden; dat u namens de OR bevoegd bent om deze overeenkomst met "OR verkiezing BV" aan te gaan, en, dat u akkoord gaat met de betaling. Onder aan de pagina vindt u de link naar de Gebruiksvoorwaarden. De Gebruiksvoorwaarde staan tevens in bijlage I. van deze handleiding. Druk op de knop AGa verder@. Organisatie (2/3)

U kunt in dit scherm in de aangegeven velden uw adresgegevens invullen. Naar dit adres stuurt OR-verkiezing online BV de factuur voor het gebruik van de applicatie in de kandidaatstellingsfase. De met een rode asterix (*) aangegeven velden zijn verplicht om in te vullen. Tevens kiest u voor de wijze waarop u van de applicatie gebruik wenst te maken door één van de twee keuzerondjes (radio buttons) aan te klikken. U kiest hier voor één van de twee beschikbare uitvoeringen: • de volledige organisatie van een verkiezing *. • alleen stemmen met het elektronisch stembureau (hiermee laten u de kiezers online stemmen); * in deze uitvoering dient de factuur te zijn betaald voor afronding van de kandidaatstellingsfase. Dit is afhankelijk van uw tijdschema zes tot negen weken vanaf de start van de online-organisatie van de verkiezingen.

Deze handleiding behandeld de uitvoering van de applicatie als elektronisch stembureau. Druk op de knop AVerder@.



13

Contactpersoon (3/3) In het laatste van de drie aanmeld-schermen vult u de gegevens van de contactpersoon voor de verkiezing in. In de praktijk is dat de voorzitter of secretaris van de verkiezingscommissie. Het email-adres dat u invult is het email adres waarop u als verkiezingscommissie gedurende (de organisatie van) de verkiezing alle email-correspondentie ontvangt. Het wordt ook vermeld in alle uitgaande emails. LET OP:

zorg ervoor dat het email-adres geen fouten bevat.

Druk op de knop AVerder@. Het volgende scherm verschijnt:

Uw account is nu aangemaakt. Dit is een eenmalige procedure. Elke volgende keer dat u als organisator van de OR-verkiezing naar www.or-verkiezing.nl gaat kunt u onmiddellijk inloggen met uw inlogcode. Die inlogcode is direct na de afronding van de aanmelding per email verzonden naar het email-adres dat u heeft opgegeven. Nadat u zich heeft aangemeld nemen wij contact met u op ter bevestiging van uw aanmelding.



14

3.3. Hoe u de inlogcode krijgt Start uw email-programma, want daar vindt u een email met uw inlogcode waarmee u als Medewerker kan inloggen én de inlogcode waarmee u in de hoedanigheid van verkiezingscommissie kunt inloggen om de organisatie van de verkiezing te starten. De tekst van het email-bericht luidt als volgt: Beste [Naam], U heeft zich zojuist aangemeld op de site: http://www.or-verkiezing.nl Uw wachtwoord voor de site is: [Wachtwoord] Via onderstaande link kunt u direct inloggen: Als medewerker: http://www.or-verkiezing.nl/email_login.php?lc=[Wachtwoord] Als verkiezingscommissie: http://www.or-verkiezing.nl/email_login.php?em=[Emailadres]&lc=[Wachtwoord] Met vriendelijke groet, or-verkiezing.nl De applicatie vult de gegevens tussen haakjes automatisch in.



15

3.4. Hoe u als verkiezingscommissie kunt inloggen De meest simpele manier om in te loggen is door de link aan te klikken in het email-bericht dat u na de aanmelding heeft toegezonden gekregen. Daarmee start u automatisch uw browser en verschijnt de eerste pagina van de organisatie-module op het scherm: de Leidraad. TIP: Omdat u vaker zult willen inloggen kunt u het beste de inlog-link, die in het email-bericht staat, opnemen in de Favorieten of Bookmarks van uw browser. Daarmee kunt u in het vervolg direct vanuit uw browser inloggen. Het is ook altijd mogelijk om Amet de hand@ in te loggen door uw email-adres en inlogcode n te vullen in de daartoe bestemde velden op de homepagina (www.or-verkiezing.nl). De ervaring leert echter dat hierbij makkelijk fouten kunnen worden gemaakt.

Als medewerkers handmatig willen inloggen dan hoeven zij alleen de inlogcode in te voeren.



16

3.5. Inlogcode/wachtwoord vergeten Wanneer u uw inlogcode bent vergeten kunt u: a. op de homepage klikken op de link Wachtwoord vergeten. of b. u kunt klikken op de link inloggen in het hoofdmenu. Vervolgens klikt u op Wachtwoord vergeten? Klik hier. U ziet dan het volgende scherm:

Vul uw email-adres in en druk op de knop AVerstuur@. De inlogcode wordt direct per email opgestuurd. LET OP:

u dient altijd het email-adres op te geven waarmee u zich eerder heeft aangemeld, want het email-adres en inlogcode zijn gekoppeld.

3.6. Hoe u moet betalen Nadat u zich heeft aangemeld ontvangt u een factuur op naam van de contactpersoon op het door u aangegeven organisatie-adres (per TGP-post).



17

4. Gegevens verzamelen en voorbereiding van de applicatie 4.1. Overzicht 4.1.1. Overzicht Voorafgaande aan het gebruik van de applicatie en de Voorbereidingsfase maakt u een planning van de verkiezing en verzamelt u de benodigde basisgegevens. Daarna start u de applicatie met de voorbereidingsfase van de verkiezing daarin geeft u de basisgegevens op die u eerder heeft verzameld. Dat gebeurt in de volgende stappen: • invoeren verkiezingscommissie • invoeren data en kiesstelsel • invoeren medewerkers (kiesregister) • indeling kiesgroepen (indien van toepassing) • kiesstatus medewerkers • invoeren vakbondskandidaten(lijsten) • invoeren ongeorganiseerde kandidaten(lijsten) 4.1.2. Programmering van de organisatie van de verkiezing Neem de tijd om voorafgaande aan de Voorbereidingsfase (1) gegevens te verzamelen en een planning te maken tot aan de stemdatum.OR-verkiezingen verlopen altijd volgens een strak tijdschema. In onderstaande schema kunt u zelf de belangrijkste data invullen

Tijd voor de stemdatum

Hoeveelheid tijd om te werken met de applicatie

0. Gegevens verzamelen bij eigen afdeling P&O

Advies: 3 weken

Buiten de applicatie om

1. Start en voorbereidingsfase

2 à 1 week

circa 1 uur

2. Stemoproep verzenden

1 week

5 minuten

3. Stemmen

1 dag of meer

1 dag of meer

Fasen

4. Uitslag

Datum

Direct beschikbaar

4.1.3. Checklist in te voeren gegevens Wanneer u begint aan de voorbereidingsfase (1) dient u de gegevens bij de hand te hebben die hieronder staan opgesomd: 1. 2. 3.

Gegevens van leden van de verkiezingscommissie die met de applicatie gaan werken: naam, email-adres en datum van indiensttreding; Stemdatum; Kies-systeem (Integraal of Kiesgroepen);



18

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

11. 12. 13.

Namen van de kiesgroepen (indien van toepassing); Kiesstelsel (Personen of Lijsten); Aantal OR-zetels (ook per kiesgroep indien van toepassing); Email-adres van de verkiezingscommissie; Aantal maanden in dienst kiesgerechtigd; Aantal maanden in dienst verkiesbaar; Gegevens van medewerkers opgeslagen in een CSV-bestand *) Het CSV bestand moet de volgende kolommen bevatten: o voornaam (vb. Jan) o tussenvoegsel (vb. de) o achternaam (vb. Boer) o initialen (vb. J.P.C.) o datum in dienst (conform dd-mm-yyyy óf mm-dd-yyyy óf yyyy-mm-dd óf yyyy-dd-mm) o email-adres (optioneel) o wachtwoord (optioneel) ** Indeling van de medewerkers in kiesgroepen (indien van toepassing); De vakbondskandidaten(lijsten); De ongeorganiseerde kandidaten(lijsten).

*) Een CSV-bestand is een zogenaamd kommagescheiden bestand (comma-separated values). Elk HR-systeem kan dat exporteren, eventueel met een tussenstap via een spreadsheet-programma zoals Microsoft Excel. Het bestand dient op de computer te staan van waarop u bent ingelogd op www.or-verkies.nl. **) Het is mogelijk om in het csv-bestand voor elke medewerker een specifiek eigen inlogcode (wachtwoord) op te nemen. Bijvoorbeeld het personeeslnummer gecombineerd met jaar van geboorte. Als u geen gebruik van deze optie maakt, genereert de applicatie zelf voor elke medewerker een unieke wachtwoord met twaalf lettertekens of cijfers. Bij gebruik van een eigen wachtwoord is fraudevrij gebruik van de applicatie niet gegarandeerd.

LET OP: het invoeren van deze gegevens in de applicatie kost weinig tijd als de gegevens beschikbaar zijn zoals hier aangegeven.



19

4.2. Navigatie via de Leidraad Nadat u bent ingelogd ziet u het openingsscherm van de Leidraad. Zie voor uitleg over inloggen: hoofdstuk 3 paragraaf 3.4. Hoe u kunt inloggen

De Leidraad geeft onder de kop Status aan in welke fase van de organisatie van de verkiezing u bent. Fase 1) is de Start en voorbereiding. Onder de kop Acties, ziet u welke acties er in die fase mogelijk zijn. LET OP:

U kunt de Acties het beste in de volgorde uitvoeren waarin ze staan aangegeven, hoewel dit niet strikt noodzakelijk is.

U kunt ook buiten de Leidraad om navigeren door te klikken op de linken in het hoofdmenu (Verkiezingscommissie; Medewerkers; Vakbonden). Wij adviseren u echter zoveel mogelijk via de Leidraad te navigeren, en de andere linken pas te gebruiken wanneer u enigszins gewend bent om met de applicatie te werken.



20

4.3. Invoeren verkiezingscommissie In de eerste actie van de Voorbereiding geeft u op uit welke leden de verkiezingscommissie bestaat. Klik daartoe met de muis op de link Invoeren verkiezingscommissie. U ziet het volgende scherm:

Daar staat reeds één persoon. Dit is degene die bij het aanmelden als contactpersoon is opgegeven. Op deze pagina kunt u vier acties ondernemen: a. Toevoegen van leden aan de verkiezingscommissie; b. Bewerken (van de gegevens van leden van de verkiezingscommissie); c. Een wachtwoord mailen naar leden van de verkiezingscommissie; d. Verwijderen van leden uit de verkiezingscommissie. Ad a. Toevoegen van leden aan de verkiezingscommissie Door te klikken op de link Toevoegen verkiezingscommissieleden kunt u andere leden aan de verkiezingscommissie toevoegen. Vul voor elk lid van de verkiezingscommissie de gevraagde gegevens in. De met een rode asterix (*) gemarkeerde velden zijn verplicht. Een nieuw toegevoegd lid van de verkiezingscommissie krijgt automatisch zijn of haar wachtwoord toegezonden naar het opgegeven email-adres. Wanneer er reeds medewerkers in het kiesregister zijn opgenomen (zie volgende paragraaf: 4.5. invoeren van medewerkers in het kiesregister), dan kunt u leden aan de verkiezingscommissie toevoegen door een medewerker te selecteren uit de totale lijst van medewerkers. De leden van de verkiezingscommissie zijn allen in dezelfde mate gemachtigd om in de applicatie wijzigingen aan te brengen. LET OP:

maak afspraken wie daadwerkelijk met de applicatie werkt. Het is onverstandig om met meer kapiteins op één schip te werken.



21

Ad b. Bewerken (van de gegevens van leden van de verkiezingscommissie) Hier kunt u de gegevens van alle verkiezingscommissie leden wijzigen. Tevens ziet u hier het wachtwoord van de betreffende leden. LET OP:

de gegevens van het eerste lid van de verkiezingscommissie zijn nog niet volledig ingevuld: de datum van in dienst trading ontbreekt. Vergeet niet deze datum in te vullen. U kunt pas het lidmaatschap van een vakbond invullen nadat gegevens over vakbonden zijn ingevoerd (optioneel). Zie daarvoor paragraaf 4.7.

LET OP:

wanneer u het email-adres van een lid van de verkiezingscommissie wijzigt, dan wijzigt ook het wachtwoord van dit commissielid (omdat email-adres en wachtwoord gekoppeld zijn). U kunt het wachtwoord altijd per email toezenden. Zie hieronder Ad.c.

Ad c. Een wachtwoord mailen naar leden van de verkiezingscommissie Door op de link Mail wachtwoord te klikken ontvangt het betreffende lid van de verkiezingscommissie zijn of haar wachtwoord. Wanneer u een lid van de verkiezingscommissie voor het eerst invoert, krijgt hij of zij het wachtwoord automatisch toegezonden naar het opgegeven email-adres. Ad d. Verwijderen van leden uit de verkiezingscommissie Door op de link Verwijderen te klikken verwijdert u een lid van de verkiezingscommissie. Alle leden van de verkiezingscommissie kunnen elkaar verwijderen. Alleen het laatst overgebleven lid kan niet verwijderd worden.



22

4.4. Invoeren data en kiesstelsel De tweede stap van de Voorbereiding bestaat uit het invoeren van een aantal basisgegevens over de verkiezing. 4.4.1. Stemdatum, kies-systeem en kiesstelsel Daarvoor gaat u weer terug naar de Leidraad en klik onder acties op de link Invoeren data en kiesstelsel. U ziet dan het volgende scherm.

In drie schermen wordt u een aantal gegevens gevraagd. In Scherm 1/3 zijn dat: a. Stemdatum; b. Kies-systeem; c. Kiesstelsel; d. Aantal OR-zetels; e. Email-adres. Ad a. Stemdatum Neem 10 tot 13 weken de tijd vanaf het begin van de voorbereidingen tot aan de stemdatum. OR-verkiezingen met behulp van deze applicatie verlopen volgens een strak tijdschema. Het meest variabele gedeelte daarin is de voorbereiding. U kunt daarvoor een dag nemen of een maand, wat u zelf wilt, of nodig denkt te hebben. TIP:

u kunt met behulp van het rekenschema bepalen wanneer u met de voorbereidingen moet beginnen. Uitgangspunt is daarbij de door u bepaalde stemdatum. Klik daartoe links onderaan de pagina met de muis op de link: Bereken startdatum voorbereidingen.

LET OP:

het rekenschema is een hulpmiddel. Gegevens die u invoert in het rekenschema hebben geen invloed op de applicatie.

Ad b. Kies-systeem Er bestaan twee soorten kies-systemen: $ Het Integraal kiessysteem: kiesgerechtigden uit de hele onderneming kunnen stemmen op alle kandidaten; $ Het Kiesgroepen-systeem: kiesgerechtigden zijn ingedeeld in (kies)groepen en kunnen alleen stemmen op de kandidaten van hun eigen kiesgroep.



23

Ad c. Kiesstelsel Er bestaan twee soorten kies-stelsels: $ Het Personenstelsel: er wordt gestemd op personen (eventueel meer uit te brengen stemmen per kiezer); $ Het Lijstenstelsel: er wordt gestemd op kandidaten binnen lijsten (maximaal 1 uit te brengen stem per kiezer). TIP:

Raadpleeg uw reglement om te zien welk systeem en welk stelsel bij u van toepassing is.

Ad d. Aantal OR-zetels Vul hier het totaal aantal zetels van de OR in (in stap 2/3 kunt u, indien van toepassing het aantal zetels per kiesgroep invullen). Ad e. Email-adres Het email-adres dat u hier ziet is het email-adres dat u tijdens de aanmelding invulde. Dit is het email adres waarop u als verkiezingscommissie gedurende de (organisatie van) de verkiezing alle email-correspondentie ontvangt. Het wordt ook vermeld in alle uitgaande emails. U kunt hier het beste een emailadres invullen dat niet overeenkomt met een emailadres van een van de kiesgerechtigden (inclusief leden van de verkiezingscommissie). 4.4.2. Maanden in dienst Kiesgerechtigd / verkiesbaar Druk op de knop Verder, dan komt u in Scherm (2/3):

Hier kunt u invoeren hoeveel maanden een medewerker in dienst moet zijn voor hij of zij kiesgerechtigd dan wel verkiesbaar is. Standaard is reeds zes respectievelijk twaalf maanden ingevuld. Volgens de Wet op de ondernemingsraden is een werknemer kiesgerechtigd wanneer hij/zij 6 maanden in dienst is, en verkiesbaar na een diensttijd van 12 maanden. De OR kan in overleg met de ondernemer van deze termijnen (naar beneden) afwijken. Raadpleeg daarvoor het OR-reglement. Zie ook artikel 6. Lid 2, 3 en 4 van de WOR. Druk op de knop Verder. LET OP:

Als u volgens het personenstelsel werkt dan moet u ook invoeren hoeveel stemmen elke kiezer mag uitbrengen. (Als u volgens het lijstenstelsel werkt dan kan de kiezer altijd maar één stem uitbrengen).



24

Als u volgens het integraal kiessysteem werkt (geen kiesgroepen, zie stap 1/3), dan komt u na het invullen van het aantal stemmen per kiezer weer in de Leidraad uit. U kunt de tekst hieronder over het invullen van gegevens met betrekking tot kiesgroepen overslaan en doorgaan bij paragraaf: 4.5. Invoeren van medewerkers 4.4.3. Invoeren van Kiesgroepen (indien van toepassing) Als u volgens het kiesgroepen-systeem werkt (zie stap 1/3) dan gaat u automatisch over naar stap (3/3). Deze stap staat hieronder uitgelegd.

Indien u werkt volgens het kiesgroepen-systeem dan komt u in scherm (3/3):

Welke kiesgroepen uw onderneming heeft is vastgelegd in het OR-reglement. Een kiesgroep is een groep kiesgerechtigde personen die een deel van de OR kunnen kiezen. Kiesgroepen kunnen zijn ingedeeld op basis van afdeling, vestiging, functie, et cetera.

In een kiesgroepen-systeem zijn ten minste twee kiesgroepen. In het formulier is ruimte voor voor zes kiesgroepen. Dit aantal kan onbeperkt worden uitgebreid. Zie paragraaf 4.4.4. ad a. Toevoegen kiesgroep. Elke kiesgroep kan een bepaald aantal kandidaten in de OR kiezen. U dient dit aantal beschikbare OR-zetels per kiesgroep aan te geven. Het totaal van alle beschikbare OR-zetels van alle kiesgroepen samen moet overeenkomen met het totaal aantal OR-zetels. LET OP:

Als u volgens het personenstelsel werkt kunt u bij elke kiesgroep opgeven hoeveel stemmen de kiezers kunnen uitbrengen. Dit aantal kan dus per kiesgroep variëren (Als u volgens het lijstenstelsel werkt dan kan de kiezer altijd maar één stem uitbrengen).

Wanneer u de kiesgroepen heeft ingevoerd, drukt u op de knop Verstuur. U ziet op het scherm dat nu de Leidraad verschijnt.



25

4.4.4. Beheren van kiesgroepen (indien van toepassing) Het beheren van kiesgroepen gaat als volgt. Klik in de Leidraad op de link Indelen kiesgroepen. U komt nu in het volgende scherm.

Op deze pagina kunt u vier acties ondernemen om de kiesgroepen te beheren: a. Toevoegen kiesgroep; b. Bewerken; c. Medewerkers; d. Verwijderen. Ad a. Toevoegen kiesgroep Door op deze link te klikken kunt u extra kiesgroepen toevoegen. LET OP:

door toevoegen van extra kiesgroepen wordt het aantal OR zetels te hoog. Pas daarom het aantal zetels in de andere kiesgroepen aan door op de link Bewerken te klikken. Zie hieronder Ad.b. Bewerken.



26

Ad b. Bewerken Door op deze link te klikken kunt u de naam van een kiesgroep en het aantal zetels van die kiesgroep wijzigen. LET OP:

controleer of het totaal aantal zetels van de kiesgroepen overeenkomt met het totaal aantal OR-zetels.

Ad c. Medewerkers Door op deze link te klikken ziet u welke kiesgroepen er zijn en kunt u bekijken welke medewerkers in die kiesgroepen zijn ingedeeld. LET OP:

1. Als u de Acties van de Leidraad in volgorde heeft afgewerkt, dan zult u geen medewerkers in die kiesgroepen aantreffen, want u heeft nog geen medewerkers in het kiesregister ingevoerd. Zie paragraaf 4.5. Invoeren van medewerkers in het kiesregister. 2. Als er wel reeds medewerkers in het kiesregister zijn ingevoerd maar wanneer deze nog niet zijn ingedeeld in kiesgroepen, dan kunt u in het scherm dat verschijnt de medewerkers indelen in kiesgroepen. Zie verder paragraaf 4.8. Indelen kiesgroepen (indien van toepassing). 3. Als er wel reeds medewerkers in het kiesregister zijn ingevoerd en deze bovendien al zijn ingedeeld in de kiesgroepen, dan kunt u in het scherm dat verschijnt per kiesgroep medewerkers toevoegen of verwijderen.

Ad d. Verwijderen Door op deze link te klikken kunt u kiesgroepen verwijderen. LET OP:

door verwijderen van kiesgroepen wordt het aantal OR zetels te laag. Pas daarom het aantal zetels in de andere kiesgroepen aan door op de link Bewerken te klikken. Zie hierboven Ad.b. Bewerken.



27

4.5. Invoeren van medewerkers in het kiesregister Gaan naar de Leidraad door met de muis te klikken op de link Leidraad in het hoofdmenu. Klik op de link Invoeren medewerkers (kiesregister). U ziet nu het volgende scherm:

Op deze pagina kunt u zeven acties ondernemen om het kiesregister te beheren: a. b. c. d. e. f. g.

Toevoegen medewerkers; Bestand medewerkers uploaden (csv); Auto update kiesstatus; Beheer kiesstatus medewerkers; Bewerken; Mail wachtwoord; Verwijderen.

Het kiesregister bestaat uit alle medewerkers die een arbeidscontract met de onderneming hebben (plus alle medewerkers die langer dan 24 maanden in uw onderneming zijn gedetacheerd). Dit is inclusief part-timers en mensen met een contract voor bepaalde tijd. De applicatie zal automatisch de kiesstatus van de medewerkers verwerken (dat wil zeggen, welke medewerkers kiesgerechtigd en/of verkiesbare zijn). Ad a. Toevoegen medewerkers aan het kiesregister Door op de link Toevoegen medewerkers te klikken kunt u een medewerker toevoegen aan het kiesregister. De met een rode asterix (*) gemarkeerde velden zijn verplicht. LET OP:

Deze methode is geschikt om een afzonderlijke medewerker toe te voegen aan het kiesregister maar is te bewerkelijk om het kiesregister te vullen met alle medewerkers.

Ad b. Bestand met medewerkers uploaden naar het kiesregister Veel sneller werkt het wanneer u een csv-bestand met alle medewerkers in één keer upload naar het kiesregister. Een CSV-bestand is een zogenaamd kommagescheiden bestand (comma-separated values). Elk HR-systeem kan dat exporteren, eventueel met een tussenstap via een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel. Het bestand dient op de computer te staan van waarop u bent ingelogd op www.or-verkies.nl.



28

Het CSV bestand moet de volgende kolommen bevatten: • voornaam (vb. Jan) • tussenvoegsel (vb. de) • achternaam (vb. Boer) • initialen (vb. J.P.C.) • datum in dienst (conform dd-mm-yyyy óf mm-dd-yyyy óf yyyy-mm-dd óf yyyy-dd-mm) • email-adres (optioneel) * • eigen wachtwoord (optioneel) ** *) Het wenselijk dat er een kolom email-adres aanwezig is met zoveel mogelijk emailadressen, al is dit optioneel. **) Het is mogelijk om in het csv-bestand voor elke medewerker een specifiek eigen wachtwoord op te nemen. Bijvoorbeeld het personeeslnummer gecombineerd met jaar van geboorte. Als u geen gebruik van deze optie maakt, genereert de applicatie zelf voor elke medewerker een unieke wachtwoord met twaalf lettertekens of cijfers. NB. Het CSV bestand mag meer kolommen omvatten dan de bovenstaande kolommen, na upload kunt u zelf definiëren welke kolommen u gebruikt.

Zet het CSV-bestand op de computer waarop u werkt. Onthoud goed de directory (map) waar u het bestand heeft opgeslagen. Klik vervolgens op de link Bestand medewerkers uploaden (csv). U ziet het volgende scherm:

Klik op de knop Bladeren. Ga naar de directory (map) waar het CSV-bestand staat. Selecteer het bestand, zodat het path de naam in het veld staan. LET OP:

u ziet twee vakjes staan die u kunt aan vinken: • het vakje "Eerste vrije bevat kolom informatie". Vink dit vakje aan als de eerste rij van het is csv-bestand algemene kolom informatie bevat. Bijvoorbeeld: "voornaam"; "achternaam" et cetera. • Het vakje "CSV-bestand bevat wachtwoord veld". Vink dit vakje aan als u gebruik wilt maken van zelf bepaalde wachtwoorden voor elke medewerker. Het csv-bestand moet in dat geval voor elke medewerker



29

een uniek wachtwoord bevatten. Bijvoorbeeld het personeelsnummer gecombineerd met geboortedatum. Medewerkers kunnen dan met dit wachtwoord inloggen. Als u het vakje niet aanvinkt dan genereert de applicatie een unieke wachtwoord met twaalf lettertekens of cijfers. NB. Als u met een zelfgekozen wachtwoorden werkt kan de fraudebestendigheid van de applicatie niet worden gegarandeerd. Klik op de knop Verder U krijgt een foutmelding wanneer het CSV-bestand niet wordt geaccepteerd door de applicatie. Wanneer de applicatie het CSV-bestand accepteert, dan kom u bij het volgende scherm:

Door telkens in het vak Selecteer te klikken en de juiste koppeling te maken controleert u de indeling van het kiesregister. Door tenslotte op de knop Verder te klikken wordt het CSV-bestand definitief in het kiesregister opgenomen. LET OP: Hoewel het niet verplicht is, verdient het aanbeveling om in het CSVbestand zoveel mogelijk email-adressen van de medewerkers op te nemen, zodat de correspondentie met de medewerkers zoveel mogelijk via email afgehandeld kan worden, en zomin mogelijk op papier. Van de medewerkers waarvan een emailadres is geregistreerd in het kiesregister, ontvangt de verkiezingscommissie alle emails zodat deze medewerkers op andere wijze op de hoogte kunnen worden gesteld van de voortgang van de organisatie van de verkiezing.



30

In de volgende fase, van Verificatie en bezwaar kiesregister, worden medewerkers in staat gesteld hun gegevens aan te passen en eventueel een email-adres toe toevoegen. Zie daarvoor hoofdstuk 5: Verificatie en bezwaar kiesregister. TIP:

U kunt alle medewerkers in één keer uit het kiesregister verwijderen door rechts boven in de pagina te klikken op de link PROFIEL en nogmaals te klikken op de link Wis alle medewerkers. Daarna kunt u opnieuw een CSVbestand met medewerkers uploaden.

Ad c. Beheer kiesstatus medewerkers De kiesstatus van een medewerker kan zijn: • Kiesgerechtigd • Verkiesbare • Geen van beide Nadat u de eerste maal medewerkers in het kiesregister heeft ingevoerd, werkt de applicatie automatisch de juiste kiesstatus bij, op basis van de ingevoerde gegevens met betrekking tot datum in dienst en de criteria voor kiesgerechtigd en verkiesbaar. Handmatige wijziging kiesstatus U kunt de kiesstatus eventueel handmatig aanpassen. Klik daartoe in de Leidraad op de link Kies-status medewerkers. U ziet in het overzicht van medewerkers, de datum indiensttreding en twee al dan niet aangevinkte aankruisvakjes (Kiesgerechtigd; Verkiesbaar).

U kunt de wijzigingen doorvoeren door de betreffende aankruisvakjes aan te klikken of uit te klikken. U bevestigt deze wijzigingen door onderaan het overzicht te klikken op de link Update. U kunt alle aan- of uit-geklikte aankruisvakjes in één keer weer in de oorspronkelijke stand zetten door onderaan de pagina op de link en Reset te klikken. Reset werkt niet er wanneer u reeds op de link Update heeft geklikt, want daarmee worden alle wijzigingen in het kiesregister doorgevoerd.



31

LET OP:

Auto update kiesstatus (zie hieronder Ad. d.) maakt de handmatig ingestelde kiesstatus van medewerkers ongedaan.

TIP:

Voer eventueel noodzakelijke handmatige wijzigingen pas door na de fase van Verificatie en bezwaar door de medewerkers. Zie hoofdstuk 5.

Ad d. Auto update kiesstatus U kunt de handmatig ingestelde kiesstatus in één keer terugzetten naar de automatisch door de applicatie ingestelde waarden. Klik daartoe in de Leidraad in het hoofdmenu op de link Medewerkers. Wanneer u links onder in het scherm op de link Auto update kiesstatus klikt, dan verwerkt de applicatie op basis van de datum van indiensttreding automatisch wie kiesgerechtigd is, wie verkiesbaar en wie geen van beide. LET OP:

de handmatig ingestelde kiesstatus (zie hierboven Ad. c.) wordt ongedaan gemaakt.

Ad e. Bewerken Met behulp van de link Bewerken kunt u de individuele gegevens van medewerkers aanpassen. Ad f. Mail wachtwoord Met behulp van de link Mail wachtwoord kunt u de individuele medewerkers per email een wachtwoord toezenden waarmee ze online toegang hebben tot de eigen gegevens, om deze te wijzigen. LET OP:

bij aanvang van de volgende fase van Verificatie en bezwaar krijgen alle medewerkers in één keer een wachtwoord toegezonden waarmee ze toegang hebben tot de eigen gegevens om deze eventueel te wijzigen.

TIP:

gebruik Mail wachtwoord uitsluitend wanneer u wijzigingen in de gegevens van individuele medewerkers heeft aangebracht en u deze medewerker in de gelegenheid wilt stellen om de wijzigingen te verifiëren.

g. Verwijderen Met behulp van de link Verwijderen kunt u de individuele medewerkers uit het kiesregister verwijderen.



32

4.6. Kiesstatus medewerkers Deze Actie in de Leidraad is beschreven in paragraaf 4.5. Invoeren van medewerkers in het kiesregister Ad c. Beheer kiesstatus medewerkers



33

4.7. Indelen kiesgroepen (indien van toepassing). LET OP:

deze paragraaf is alleen bedoeld voor ondernemingen met kiesgroepen.

Wanneer u met kiesgroepen werkt dient u alle medewerkers, die opgenomen staan in het kiesregister, in te delen in deze kiesgroepen. Dat gaat als volgt. Ga naar de Leidraad en klik met de muis op de link Indelen kiesgroepen. U ziet nu het volgende scherm:

Op deze pagina kunt u vijf acties ondernemen om de kiesgroepen te beheren: a. Toevoegen kiesgroep; b. Beheer kiesgroepleden; c. Bewerken; d. Medewerkers; e. Verwijderen. Het toevoegen, bewerken en verwijderen van kiesgroepen is beschreven in paragraaf 4.4.4. Beheren van kiesgroepen (indien van toepassing). Hier wordt alleen het indelen van de medewerkers in kiesgroepen behandeld. Ad b. Beheer van kiesgroepleden Klik op de link Beheer kiesgroepleden U ziet nu het volgende scherm:



34

Door op de keuzerondjes te klikken kunt u aangeven in welke kiesgroepen de medewerkers thuishoren. LET OP:

wanneer u alle medewerkers heeft ingedeeld, dan moet u geheel onder in het scherm de gegevens vastleggen door op de knop AUpdate@ te klikken

LET OP:

als u niet alle medewerkers indeelt in kiesgroepen, is het niet mogelijk om de voorbereiding af te ronden en over te gaan op de volgende fase van Verificatie en bezwaar kiesregister.

4.7. Afsluiten van de voorbereidingsfase. Ga om de voorbereidingsfase af te sluiten naar Leidraad en klik op de link Einde voorbereiding U komt nu in de module voor het beheren van kandidaten(-lijsten).



35

5. Het samenstellen van kandidaten(-lijsten) De verkiezingscommissie voert namen van kandidaten(-lijsten) in de applicatie zo gauw deze beschikbaar zijn. Elke kandidaat staat op een kandidatenlijst. In het personenstelsel is dat altijd maar één kandidaat, in het lijstenstelsel kunnen dan één of meer kandidaten zijn. 5.1. Toevoegen van kandidatenlijsten en kandidaten Ga naar de leidraad. Klik op de link beheer en kandidatenlijsten. U komt in het volgende scherm.

Er zijn vier actiemogelijkheden a. Toevoegen kandidatenlijst; b. Verkiesbaren (toevoegen van kandidaten aan een lijst) c. Bewerken; d. Verwijderen.. Ad a. Toevoegen kandidatenlijst Klik op de link Toevoegen kandidatenlijst U komt dan in het volgende scherm



36

Vul de lijstnaam in. LET OP::

elke kandidaat staat op een kandidatenlijst. In het personenstelsel is dat altijd maar één kandidaat, in het lijstenstelsel kunnen dan één of meer kandidaten zijn.

Klik op de knop Verstuur. U ziet nu een overzicht van namen van medewerkers.

Dit zijn alle verkiesbare medewerkers die nog niet op een kandidatenlijst voorkomen. Selecteer uit dit overzicht de namen van de kandidaten die op de betreffende kandidatenlijst horen. Klik met de muis onderaan 5 pagina op de knop Verstuur om deze lijst bij de applicatie in te dienen. LET OP:

U moet als verkiezingscommissie de afzonderlijke kandidaten nog valideren voor ze definitief zijn geaccepteerd. Zie daarvoor paragraaf 6.4.2.

Ad b. Toevoegen van kandidaten aan een lijst Klik in de Leidraad op de link Beheren kandidatenlijsten, Selecteer een kandidatenlijst en klik vervolgens op de link Verkiesbaren



37

Klik op de link Toevoegen kandidaten. Vink vervolgens alle namen aan van kandidaten die u bij deze lijst wil voegen. Diende namen een de knop Verstuur te klikken. Ad. c. Bewerken van kandidatenlijsten U kunt vanuit bovenstaand scherm ook kandidatenlijsten bewerken door op de link Bewerken te klikken. U ziet dan het volgende scherm

U kunt de lijstnaam veranderen, en u kunt aangeven bij welke vakbond deze lijst behoort (of niet bij een vakbond). Ad d. Verwijderen kandidatenlijsten Tenslotte kunt u een kandidatenlijst verwijderen. Deze acties spreekt voor zich. 5.2. Afsluiting kandidatenlijst samenstellen De verkiezingscommissie sluit de het invoeren van kandidaten af door in de Leidraad op de link Einde kandidaatstelling te klikken.



38

6. Starten verkiezing 6.1. Overzicht De verkiezingscommissie verzendt de stemoproep per email. Dit is optioneel. De stemoproepen kunnen ook op een andere wijze worden verzonden. Als is gekozen voor verzending van de stemoproep per email, dan ontvangt de verkiezingscommissie van de medewerkers waarvan geen emailadres is geregistreerd in het kiesregister, alle emails zodat deze medewerkers op andere wijze op de hoogte kunnen worden gesteld van hun inlog-code (wachtwoord) om mee te stemmen. 6.2. Stemoproep verzenden (optioneel) LET OP:

neem tenminste één week de tijd tussen het versturen van de stemoproep en de stemdatum als er medewerkers zijn zonder email-adres. Die medewerkers moeten de stemoproep schriftelijk ontvangen, en daarvoor heeft u enkele dagen tijd nodig.

U ontvangt automatisch op het email-adres van de verkiezingscommissie de stemoproepen die de applicatie heeft gestuurd naar medewerkers zonder email-adres (of fout opgegeven email-adres). Allereerst dient u de stemmodule te starten. Ga daartoe naar de Leidraad.

Klik op de link Starten stemmodule U krijgt een melding in welke (kies-) groepen een stemming nodig is (indien van toepassing). Vervolgens moet u de stemoproep verzenden. Het verzenden van de stemoproep gaat als volgt. Ga naar de Leidraad, en klik op de link Stemoproep. U ziet daarna het volgende scherm



39

Selecteren één van de drie verzendingsmethoden: 1.

Mail de medewerkers afzonderlijk (mits emailadressen aanwezig); Deze methode zendt aan elke afzonderlijke medewerker waarvan het emailadressen bekend is de stemoproep. In elk email-bericht staat de persoonlijke inlogcode (wachtwoord) waarmee de medewerker kan stemmen. Deze methode is vooral geschikt als van alle medewerkers het emailadres bekend is.

2.

Mail alle logincodes naar de kiescommissie; Met deze methode ontvangt de verkiezingscommissie alle namen en inlogcodes (en eventuele emailadressen) van de kiesgerechtigde medewerkers in één email-bericht.

3.

Mail alle medewerkermails naar de kiescommissie. Met deze methode ontvangt de verkiezingscommissie op zijn centrale emailadres alle email-berichten bestemd voor de afzonderlijke kiesgerechtigde medewerkers. In elk email-bericht staat de persoonlijke inlogcode (wachtwoord) waarmee de medewerker kan stemmen. Deze methode stelt de verkiezingscommissie instaat om alle emailen berichten afzonderlijke uitprinten vanuit de medewerkers versturen.

Klikken op de knop Verstuur Hiermee ontvangen alle medewerkers een email-bericht met een oproep voor de stemming. LET OP:

Verstuur deze oproep voldoende tijd voor de geplande stemdatum overeenkomstig de tijdsplanning.

Beste [NAAM], Wij nodigen je uit op mee te doen aan de verkiezing op [DATUM]. U kunt op onderstaande site stemmen: http://www.or-verkiezing.nl Uw wachtwoord voor de site was: vede8moum0bu U kunt direct inloggen via onderstaande link: http://www.or-verkiezing.nl/email_login.php?lc=vede8moum0bu Hoogachtend, de verkiezingscommissie



40

7. De stemming 7.1. Overzicht De stemming start automatisch op de stemdatum. Medewerkers brengen hun stem uit. Als u werkt volgens het kiesgroepensysteem dan wordt de stemming per kiesgroep afgehandeld: medewerkers in de ene kiesgroep hebben geen zicht op de stemming in een andere kiesgroep. Na afloop van de stemdag (of -periode) sluit de verkiezingscommissie de stemming af. 7.2. Start en einde van de stemming De applicatie start de stemming automatisch aan het begin van de stemdatum. Dat gebeurt om 00.00 uur van de stemdatum. Vanaf dat tijdstip kunnen de stemgerechtigde medewerkers stemmen. Aan het einde van de stemdag (of stemperiode) sluit u als verkiezingscommissie de applicatie voor het stemmen af. Ga daartoe naar de Leidraad:

Klik op de link Afsluiten stemmodule. 7.3. Online volgen van de opkomst Gedurende stemperiode kan de verkiezingscommissie de opkomst bijhouden. Ga daartoe naar de Leidraad en klik onder Overzichten op de link Response [opkomstcijfer] u komt dan in een scherm dat er als volgt uit zou kunnen zien



41

LET OP:

De weergave van de opkomst is statisch, dus u moet elke keer opnieuw op de link in de Leidraad klikken om de actuele opkomst te zien.



42

8. Publicatie van de (voorlopige) uitslag 8.1. Publicatie van de (voorlopige) uitslag U kunt als verkiezingscommissie als eerste de verkiezingsuitslag zien. Ga naar de Leidraad. Klik op de link Uitslag. U ziet dan de uitslag. Die kan er zo uit zien in het lijstenstelsel:

Dit is de voorlopige uitslag omdat medewerkers daarentegen nog bezwaar kunnen aantekenen. Dat moet buiten de applicatie op Als er loting nodig is om zetels dan moet dat ook buiten de applicatie om gebeuren. U publiceert de uitslag door in de Leidraad te klikken op de link Bekendmaking verkiezingsuitslag. Daarmee komt u in een email-formulier. Druk op de knop Verstuur, en alle medewerkers krijgen het email-bericht Medewerkers kunnen de uitslag raadplegen door met hun inlogcode (wachtwoord) op de website www.or-verkiezing.nl in te loggen.

Veel succes met de nieuwe OR!



43

8.2. Wissen van gegevens en opnieuw beginnen 8.2.1. Wissen van de verkiezing U kunt als verkiezingscommissie op elk moment de applicatie stopzetten en wissen zodat u opnieuw kunt beginnen. LET OP:

hoe verder u bent gevorderd met de organisatie van de verkiezing des te ingrijpender is opnieuw beginnen.

Om een verkiezing te wissen logt u in bij www.or-verkiezing.nl en gaat u naar de Leidraad en klikt u op de link PROFIEL (rechtsboven in het scherm). U ziet dan het volgende scherm: Door op de link Wis huidige verkiezing te klikken worden alle ingevoerde verkiezingsgegevens gewist, met uitzondering van de meest actuele versie van het kiesregister. LET OP:

deze actie is onherroepelijk.

8.2.2. Wissen van de medewerkers Als u op de link Wis alle medewerkers klikt, dan wist u het volledige kiesregister (inclusief de ingevoerde wijzigingen). LET OP:

deze actie is onherroepelijk.

8.2.3. Een nieuwe OR-verkiezing starten Als u klikt op de link nieuwe OR-verkiezing starten, dan start u een nieuwe verkiezing (bijvoorbeeld een tussentijdse verkiezing). U kunt daarbij gebruik maken van de gegevens van het actuele kiesregister en de gegevens van de vorige verkiezing (kiesgroepen, lijsten). Zolang deze natuurlijk nog niet zijn gewist. De gegevens kunt u wijzigen en aanvullen indien nodig.



44

LET OP:

als u de kandidaatstellingsfase heeft afgerond, dan kunt u wel een nieuwe ORverkiezing starten maar daarvoor ontvangt u een nieuwe rekening. Deze rekening moet betaald zijn alvorens u opnieuw de kandidaatstellingsfase kunt afronden. U kunt te allen tijde een nieuwe OR-verkiezing starten als u heeft betaald voor toegang tot de website gedurende drie jaar (en deze periode nog niet is afgelopen).



45

Bijlage I. Gebruiksvoorwaarden van OR-verkiezing online BV voor de website www.orverkiezing.nl Algemeen Doordat u gebruik maakt van de internettool www.or-verkiezing.nl / www.or-verkiezingen.nl gaat u akkoord met de gebruikersvoorwaarden zoals hieronder zijn aangegeven. Als u niet akkoord wenst te gaan met de gebruikersvoorwaarden dient u geen gebruik van deze website te maken. OR-Verkiezingen BV behoudt zich het recht voor deze gebruikersvoorwaarden naar eigen inzicht aan te passen of te vernieuwen zonder u daarvan op de hoogte te stellen. Netiquette Het gebruik van internet is aan een aantal gedragsregels onderworpen. Zij hebben tot doel het internetverkeer tussen alle gebruikers goed te laten verlopen De gedragsregels worden ook wel Netiquette genoemd. Bij het gebruik van deze website wordt van u verwacht dat u deze in acht neemt. Voor meer informatie over deze gedragsregels kunt u terecht op de website van de Vereniging Nederlandse Internet Providers: www.nlip.nl Inhoud van de website OR-verkiezingen BV garandeert niet dat de website te allen tijde op alle locaties beschikbaar is, dat defecten en fouten met betrekking tot de website direct worden verholpen en dat de website vrij is van virussen en andere schadelijke bestanddelen. Disclaimer Het gebruik van de website komt voor uw eigen risico. OR-verkiezingen BV is op geen enkele wijze aansprakelijk voor de gevolgen van uw gebruik van de website noch voor directe of indirecte schade ontstaan door de inhoud van de, al dan niet door derden aangeboden, informatie op de website. Intellectuele Eigendom Aan alle materialen op de website, zoals programma's, scripts, teksten, afbeeldingen, fotomaterialen, illustraties en andere grafische materialen, namen en logos zijn intellectuele eigendomsrechten verbonden. Met betrekking tot haar eigen intellectuele eigendomsrechten behoudt OR-verkiezingen BV zich alle rechten voor. Het is niet toegestaan om de hiervoor genoemde materialen te verveelvoudigen of voor commerciëële doeleinden openbaar te maken zonder voorafgaande toestemming van OR-verkiezingen BV. Niets op de website leidt tot de toekenning van enig recht of licentie met betrekking tot de genoemde intellectuele eigendomsrechten. Toepasselijk recht en bevoegde rechter Op deze gebruikersvoorwaarden is het Nederlandse recht van toepassing. Allegeschillen die zijn ontstaan naar aanleiding van het gebruik van de website, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Utrecht.



46

Bijlage II. Verkoopprijzen en betaling In 2004 zijn de prijzen voor toegang tot de applicatie door een afzonderlijke OR of PVT voor online verkiezing (elektronisch stembureau): i 350,Deze prijs is exclusief 19% btw Een gekozen OC (onderdeelscommissie) en een met een OR of PVT te vergelijken medezeggenschapsorgaan worden beschouwd als een afzonderlijke OR. Nadat u zich heeft aangemeld ontvangt u een factuur op naam van de contactpersoon op het door u aangegeven organisatie-adres (per TGP-post). LET OP:

Wanneer u onmiddellijk met de organisatie van de verkiezing wilt beginnen dan kan dat de zonder dat de factuur is betaald.



47

Bijlage III. Berekening van de uitslag van de verkiezing volgens het lijstenstelsel Artikel 13 1 Ter bepaling van de uitslag van de verkiezing berekent de ondernemingsraad in de eerste plaats de kiesdeler, door het aantal geldig uitgebrachte stemmen te delen door het aantal te bezetten zetels in de ondernemingsraad. Vervolgens worden aan iedere kandidatenlijst zoveel zetels toegewezen als de kiesdeler begrepen is in aantal op die lijst uitgebrachte geldige stemmen. Zetels die op deze wijze niet kunnen worden vervuld, worden achtereenvolgens toegekend aan de lijsten met de grootste stemmenoverschotten. Stemmen uitgebracht op een lijst die de kiesdeler niet haalde, gelden - indien ten minste driekwart van de kiesdeler is gehaald - ook als overschotstemmen. Bij een gelijk stemmenoverschot van twee of meer lijsten beslist het lot welke lijst het eerste een restzetel krijgt. De aan een lijst toegevallen zetels worden toegewezen aan de daaropstaande kandidaten in de volgorde waarop zij op de lijst voorkomen, met dien verstande dat een kandidaat die persoonlijk de kiesdeler heeft gehaald, in ieder geval is gekozen. SER voorbeeldreglement ondernemingsraden. zie: http://www.ser.nl/publicaties/default.asp?desc=publicaties_rapporten_9807_3



48

Bijlage IV. Aanpassingen in het reglement van de OR of PVT De WOR schrijft in artikel 9 lid 1 voor dat de OR-leden gekozen worden via een geheime schriftelijke stemming. Geheim De verkiezing via www.or-verkiezing.nl is geheim omdat u als verkiezingscommissie uitsluitend met individuele medewerkers correspondeert over de persoonlijke inloggegevens, en de individuele medewerker alleen met deze inloggegevens kunnen stemmen. Op deze wijze worden uitsluitend de kiesgerechtigde personeelsleden toegelaten om te stemmen (en de applicatie werk zodanig dat medewerkers niet meer dan één keer hun stem kunnen uitbrengen). Schriftelijk Het verdient aanbeveling om in het OR-reglement op te nemen dat elektronisch stemmen per computer gelijk staat aan schriftelijk stemmen. Op deze wijze legt u vooraf vast dat elektronische verkiezingen kunnen plaatsvinden en is vooraf duidelijk wat de stemmethode is, zodat de verkiezingscommissie bij bezwaren daar op terug kan vallen.



Handleiding. voor de verkiezingscommissie. bij het gebruik van de website. als. elektronisch stembureau

Recommend Documents