Handleiding. voor de verkiezingscommissie. bij het gebruik van de website. als. elektronisch stembureau

1

Handleiding voor de verkiezingscommissie bij het gebruik van de website www.or-verkiezingen.nl als elektronisch stembureau

Copyright 8 2003-2013. OR Verkiezing Online BV. Alle rechten voorbehouden De inhoud van deze handleiding kan geheel of gedeeltelijk worden gereproduceerd en gedistribueerd, zowel in fysieke als elektronische vorm, voor zover deze copyright- en toestemmingsvermelding intact en ongewijzigd op alle kopieën voorkomt en voor zover geen wijzigingen zijn aangebracht. 8 2013 OR Verkiezing Online BV

Versie 3.06-vc-lite 1 maart 2013

2

Inhoudsopgave 1. Welkom bij www.or-verkiezing.nl........................................................................................... 4 1.1. Anders dan u gewend bent ............................................................................................ 4 1.2. Wat u van deze applicatie kunt verwachten ................................................................... 4 1.3. Ondersteuning ................................................................................................................ 7 1.3.1. Hulpteksten.............................................................................................................. 7 1.3.2. Email-ondersteuning................................................................................................ 7 1.3.3. Telefonische ondersteuning .................................................................................... 8 1.3.4. Handleidingen.......................................................................................................... 8 1.3.5. Verkiezingsprotocol ................................................................................................. 8 1.4. De set-up en uitvoering van de online verkiezing uitbesteden ....................................... 8 1.5. Verkoopprijs ................................................................................................................... 9 1.6. Privacy en beveiliging ..................................................................................................... 9 1.7. Indeling van deze handleiding ...................................................................................... 10 2. Overzicht: doe-het-zelf organisatie van een verkiezing....................................................... 11 2.1. Aanmelding .................................................................................................................. 11 2.2. Voorbereiding ............................................................................................................... 11 2.4. Afstemmen met de ICT-beheerder ............................................................................... 12 2.5. Stemoproep verzenden ................................................................................................ 12 2.6. Stemming ..................................................................................................................... 12 2.7. Uitslag .......................................................................................................................... 12 2.8. Protocol ........................................................................................................................ 12 3. Aanmelding ......................................................................................................................... 14 3.1. Overzicht ...................................................................................................................... 14 3.2. Toelichting .................................................................................................................... 14 3.3. Hoe u het wachtwoord krijgt ......................................................................................... 18 3.4. Hoe u als verkiezingscommissie kunt inloggen ............................................................ 19 3.5. Inlogcode/wachtwoord vergeten ................................................................................... 20 4. Gegevens verzamelen en voorbereiding van de applicatie ................................................. 21 4.1. Overzicht ...................................................................................................................... 21 4.1.1. Overzicht ............................................................................................................... 21 4.1.2. Programmering van de organisatie van de verkiezing .......................................... 21 4.1.3. Checklist in te voeren gegevens ........................................................................... 21 4.1.3. Afstemmen met uw ICT-beheerder ....................................................................... 23 4.2. Navigatie via de Leidraad ............................................................................................. 24 4.3. Invoeren verkiezingscommissie ................................................................................... 25 4.4. Invoeren data en kiesstelsel ......................................................................................... 27 4.4.1. Stemdatum, kies-systeem en kiesstelsel............................................................... 27 4.4.2. Maanden in dienst Kiesgerechtigd / verkiesbaar ................................................... 28 4.4.3. Invoeren van Kiesgroepen (indien van toepassing) .............................................. 29 4.4.4. Beheren van kiesgroepen (indien van toepassing) ............................................... 30 4.5. Invoeren van medewerkers in het kiesregister ............................................................. 32 4.6. Kiesstatus medewerkers .............................................................................................. 37 4.7. Indelen kiesgroepen (indien van toepassing). .............................................................. 38 4.8. Versneld indelen van grote aantallen medewerkers in de kiesgroepen ....................... 39 4.9. Afsluiten van de voorbereidingsfase. ........................................................................... 39 5. Het invoeren van kandidaten(-lijsten) .................................................................................. 40 5.1 Toevoegen van kandidatenlijsten en kandidaten .......................................................... 40 5.2. Afsluiting kandidatenlijst samenstellen ......................................................................... 43 5.2. Afsluiting kandidatenlijst samenstellen ......................................................................... 43 6. Stemoproep verzenden ....................................................................................................... 44 6.1. Overzicht ...................................................................................................................... 44 6.2. Stemoproep verzenden (optioneel) .............................................................................. 44 7. De stemming ....................................................................................................................... 47 8 2013 OR Verkiezing Online BV


3

7.1. Overzicht ...................................................................................................................... 47 7.2. Start en einde van de stemming ................................................................................... 47 7.3. Online volgen van de opkomst ..................................................................................... 47 8. Publicatie van de (voorlopige) uitslag.................................................................................. 49 8.1. Publicatie van de (voorlopige) uitslag ........................................................................... 49 8.2. Wissen van gegevens en opnieuw beginnen ............................................................... 50 8.2.1. Wissen van de verkiezing ...................................................................................... 50 8.2.2. Wissen van de medewerkers ................................................................................ 50 8.2.3. Een nieuwe OR-verkiezing starten ........................................................................ 50 8.3. Bewaren van uitslag en stemgegevens ........................................................................ 51 Bijlage I. Gebruiksvoorwaarden van OR-verkiezing online BV .............................................. 52 Bijlage II. Verkoopprijzen en betaling ...................................................................................... 53 Bijlage III. Berekening van de uitslag van de verkiezing volgens het lijstenstelsel ................. 54 Bijlage IV. Aanpassingen in het reglement van de OR of PVT ............................................... 55

8 2013 OR Verkiezing Online BV


4

1. Welkom bij www.or-verkiezingen.nl Deze handleiding begeleidt u stap voor stap bij de de verkiezing van de OR of PVT in uw onderneming (elektronisch stembureau). Lees eerst hoofdstuk 2 "Overzicht" door alvorens u met de applicatie begint te werken. 1.1. Anders dan u gewend bent Www.or-verkiezingen.nl is niet zomaar een website. Het is het zichtbare deel van een volledig computerprogramma (hier applicatie genoemd) dat op afstand op een server draait. Het werkt daarom niet als een gemiddelde website waarin alle handelingen in enkele klikken van de muis zijn afgerond. Als u als verkiezingscommissie de applicatie gebruikt dan werkt u gedurende een bepaalde periode met het programma tot het eindresultaat is bereikt (de verkiezingsuitslag). U heeft als verkiezingscommissie de regie en u bepaalt de voortgang en de randvoorwaarden. Medewerkers bijvoorbeeld kunnen hun stem via het internet uitbrengen. Op die stem kunt u geen invloed uitoefenen. 1.2. Wat u van deze applicatie kunt verwachten De applicatie is zo opgezet dat de kiezers stemmen op een computer die is aangesloten op het internet, en dat u (als verkeizingscommissie) de verkiezing zelf kunt opzetten en beheren via het internet. Het is ook mogelijk om de set-up en uitvoering in handen te geven van www.or-verkiezingen.nl. Als u alles zelf doet, dan is dat het goedkoopste. Zie daarvoor paragraaf 1.5. Verkoopprijzen. Met deze applicatie is het mogelijk om een online verkiezing te houden (elektronisch stembureau). Dat wil zeggen het online via internet uitbrengen van stemmen door de medewerkers. De applicatie bestaat uit de volgende onderdelen:  voorbereiding (basisgegevens en kiesregister invoeren);  kandidatenlijst samenstellen;  starten verkiezing (stemoproep via email = optioneel*);  verkiezing;  uitslag. *) Optioneel wil zeggen dat u dit onderdeel van de applicatie naar keuze kunt gebruiken of overslaan.

Deze handleiding behandelt stapsgewijze hoe u de verkiezing moet opzetten. U dient circa 3 weken voor de stemdatum te beginnen met het verzamelen van de gegevens die nodig zijn om in te voeren in de applicatie. Daarvoor heeft u de applicatie zelf niet nodig die gegevens moeten van de afdeling Personeelszaken komen. Zie paragraaf 2.1 en paragraaf 4. U dient dan tevens een aantal afspraken te maken met uw ICT beheerder om er voor te zorgen dat het email-verkeer van de applicatie naar uw bedrijf probleemloos verloopt. Zie paragraaf 4.1.3 U kunt tussen 2 en 1 week voor de stemdatum beginnen met de voorbereidingsfase door u aan te melden en de verzamelde gegevens in de applicatie te voeren. Als alle noodzakelijke 8 2013 OR Verkiezing Online BV


5

gegevens beschikbaar zijn kunt u in ongeveer 2 uur de voorbereiding doorlopen en de kandidatenlijst samenstellen. Bij verkiezingen met kiesgroepen kan het wat meer tijd vragen. De stemoproep verzendt u ongeveer 1 week voor de stemdatum. Geen ingewikkelde installatie van software De hele setup en het stemmen verloopt eenvoudig via het internet. Een van de voordelen daarvan is dat u geen programmatuur hoeft te (laten) installeren. Uw ICT-afdeling hoeft niets te installeren. U beschikt altijd over de laatste versie. De applicatie en de website worden permanent beheerd en verder ontwikkeld met aanvullende mogelijkheden en faciliteiten. De verkiezingscommissie heeft alleen toegang tot internet nodig. Alle beheer verloopt online. Medewerkers kunnen op het werk of van huis uit inloggen en stemmen. De verkiezingscommissie kan online de opkomst volgen (aantal stemmers en opkomstpercentage). Grote toegankelijkheid en flexibiliteit Om met de applicatie te werken is het niet noodzakelijk dat honderd procent van de medewerkers beschikt over een emailadres of toegang tot internet. Voor degenen die geen emailadres hebben om bijvoorbeeld de stemoproep te ontvangen is separate afhandeling per post mogelijk. Voor degenen zonder internet, kan een computer worden klaargezet met internettoegang. Tot op het laatste moment kan de verkiezingscommissie het kiesregister beheren en daarin wijzigingen aanbrengen. U bent dus altijd in staat om te voldoen aan verzoeken tot wijziging of aanvulling van gegevens. De website www.or-verkiezingen.nl is toegankelijk voor versie 4 en hoger van Internet Explorer, Safari, Google Chrome, en Opera vanaf versie 6. Alle kies-systemen en -stelsels worden ondersteund volgens de regels van het SER voorbeeldreglement De applicatie ondersteunt zowel het Integraal- als het Kiesgroepensysteem, verder kan worden gewerkt volgens het Lijsten- of Personenstelsel. LET OP: Niet ondersteund wordt: het gelijktijdig houden van een OR verkiezing en verkiezing van de Onderdeelcommissie(s) van deze OR. Na elkaar kan wel. De applicatie werkt geheel overeenkomstig de Wet op de ondernemingsraden en de verkiezingsregels en de berekening van de uitslagen volgens het SER voorbeeldreglement ondernemingsraden. Zo kan bijvoorbeeld de verkiezingscommissie instellen bij hoeveel maanden in dienst een medewerker kiesgerechtigde is en bij hoeveel maanden in dienst verkiesbaar, hoeveel stemmen kiezers mogen uitbrengen, et cetera. Eenvoudig stemmen, tijdbesparing, hoge opkomst Via het internet stemmen heeft een aantal voordelen: o Stemmen is mogelijk vanaf elke computer die toegang heeft tot het internet. Dus ook thuis en in het weekend. Een eventueel in te richten stembureau (computer) voor mensen die geen internettoegang hebben werkt volautomatisch en hoeft niet bemenst te worden. Hier haalt u de grootste tijdbesparing; o Medewerkers bereiken het stemformulier door te klikken op een link in de stemoproep (email) of door het invoeren van het wachtwoord op de website www.or-verkiezingen.nl. Ze hoeven niet van de werkplek af te komen. Dat betekent tevens een aanzienlijke tijdbesparing; 8 2013 OR Verkiezing Online BV


6

o o o o

o o

Het stemformulier accepteert uitsluitend het aantal stemmen dat uitgebracht moet worden. Ongeldig stem is onmogelijk. Dubbelstemmen is onmogelijk; In plaats van een stemdatum kunt u werken met een door u te bepalen stemperiode (bijvoorbeeld een week). Daarmee verhoogt u de opkomst; Tijdens de stemperiode kunt u alle medewerkers die nog niet hebben gestemd met één druk op de knop per email een herinnering sturen. Ook dat verhoogt de opkomst; Tijdens de stemperiode kunt u precies de opkomst volgen (absoluut en als percentage). Bovendien kunt u in één oogopslag nazien wie er op een bepaald moment al heeft gestemd en wie nog niet. U kunt overigens niet zien op wie medewerkers stemmen. Aan het einde van de stemdag/periode is de uitslag onmiddellijk beschikbaar. Alle dataverkeer (set-up en het stemmen) verloopt via een beveiligde https-verbinding.

Gedetailleerde uitslag De uitslag is volledig en onmiddellijk na de sluiting van de stemdag/periode online te raadplegen door de verkiezingscommissie. Die kan vervolgens de uitslag direct online publiceren voor de medewerkers. Bij eventuele bezwaren is een protocol op te vragen (in de vorm van een Excel-bestand) waarin de volledige (geanonimiseerde) stemming tot in detail staat uitgesplitst en verantwoord. Deze gegevens kunnen tevens dienen als papieren back-up / verantwoording.



7

1.3. Ondersteuning bij het gebruik De applicatie is zo opgezet dat de kiezers stemmen op een computer die is aangesloten op het internet, en dat u (als verkiezingscommissie) de verkiezing zelf kunt opzetten en beheren via het internet. Wanneer u toch vragen heeft, dan kunt u op verschillende vormen van ondersteuning terugvallen.. 1.3.1. Hulpteksten Op de website vindt u context gerichte hulpteksten onder de link HULP. Deze link vindt u in elk scherm, rechts bovenin.

Als u met de muis op de HULP-link klikt ziet u een tekst die uitlegt wat de bedoeling is van de pagina. Hieronder ziet u een voorbeeld. 1.3.2. Email-ondersteuning U vindt niet alleen uitleg maar u kunt ook per email een vraag te stellen. Klik daartoe met de muis in het hoofdmenu op de link Stel uw vraag.

U ziet dan op het beeldscherm een web-formulier. Daar vult u een email-adres in (waarop u het antwoord wilt ontvangen), en stelt u in het tekstvak uw vraag. 8 2013 OR Verkiezing Online BV


8

Email-vragen kunnen uitsluitend betrekking hebben op de applicatie. U krijgt binnen twee werkdagen antwoord, behalve in vakantieperiodes, dan kan het wat langer duren. 1.3.3.Telefonische ondersteuning Op werkdagen biedt www.or-verkiezingen.nl tijdens de kantooruren telefonische ondersteuning. Daaraan zijn wel kosten verbonden: i 100,- per uur (exclusief 21% btw). Zie ook paragraaf 1.5. Verkoopprijzen. 1.3.4. Handleidingen Wanneer u tenslotte op de link Handleidingen klikt komt u bij de handleiding.

1.3.5. Verkiezingsprotocol Mocht u behoefte hebben aan een geanonimiseerd en volledig uitgesplitst verslag van de stemming ter onderbouwing van de uitslag, dan kunt u dit (optioneel) in de vorm van een Excell-bestand opvragen. De kosten daarvan zijn i 100,- exclusief 21% btw. OR Verkiezingen Online BV bewaart alle verkiezingsgegevens gedurende 3 maanden. Daarna worden ze vernietigd. 1.4. De set-up en uitvoering van de online verkiezing uitbesteden Als u niet zelf de verkiezing wilt opzetten en uitvoeren, dan kunt u dit laten doen door OR Verkiezingen Online BV. In dat geval hoeft u alleen voor de basis gegevens te zorgen. De besturing van de applicatie wordt dan naar uw precieze wensen en specificaties uitgevoerd.



9

1.5. Verkoopprijs Alle genoemde prijzen zijn in euro’s exclusief 21% btw.

Basisprijs doe het zelf Aantal kiesgerechtigde werknemers (kgw) 0 - 100 100 - 500 500 - 1000 1000 en meer Email ondersteuning Telefonische ondersteuning: p/uur Set-up en uitvoering door OR Verkiezingen Online BV Papieren handleiding (4 exempl.) Protocol: excel-bestand met volledige stemming

Elektronisch stembureau Stemmen via internet 350,00 + 1,00 per kgw 350,00 + 0,85 per kgw 350,00 + 0,65 per kgw 350,00 + 0,50 per kgw 0,00 100,00 0,25 per kgw, met een minimum van 200,00 euro 100,00 100,00

De verkoopprijzen gelden per Ondernemingsraad. Een gekozen OC (onderdeelcommissie) en een met een OR of PVT te vergelijken medezeggenschapsorgaan worden beschouwd als een afzonderlijke OR. Als een verkiezing niet doorgaat omdat er onvoldoende kandidaten zijn, en u heeft wel al zelf van de applicatie gebruik gemaakt (invoeren basisgegevens en kiesregister), dan rekenen wij 100 euro administratiekosten. 1.6. Privacy en beveiliging De applicatie draait op een server die volgens de modernste eisen is beveiligd. Alle dataverkeer (set-up en het stemmen) verloopt via een beveiligde https-verbinding. Alleen de geautoriseerde leden van de verkiezingscommissie kunnen de gegevens inzien en wijzigen. Geautoriseerde gebruikers van www.or-verkiezingen.nl kunnen gedurende of na afloop van de verkiezingen alle gegevens in het kiesregister en de verkiezingsgegevens wissen. De website www.or-verkiezingen.nl is ontwikkeld volgens de W3C-richtlijnen HTML4.0 en CSS1, en de ECMA International richtlijn ECMA-262. Meer informatie? Www.or-verkiezingen.nl Of bel: CONTRAST Advies 033-4652806 Of stuur een email: [email protected]



10

1.7. Indeling van deze handleiding Deze handleiding heeft betrekking op de uitvoering van de applicatie als elektronisch stembureau (stemmen via internet) en bestaat, buiten dit hoofdstuk, uit de volgende hoofdstukken en bijlagen: 2. Overzicht; 3. Aanmelden; 4. Voorbereiding; 5. Kandidatenlijst samenstellen; 6. Stemoproep verzenden (optioneel); 7. De stemming; 8. Uitslag. Bijlagen XII. Gebruiksvoorwaarden XIII. Verkoopprijzen en betaling XIV. Berekening van de uitslag van de verkiezing volgens het lijstenstelsel XV. Aanpassingen in het reglement van de OR of PVT



11

2. Overzicht: doe-het-zelf organistie van een verkiezing Nadat u zich heeft aangemeld verloopt de online verkiezing in vijf fasen: 1. Voorbereiding (basisgegevens en kiesregister); 2. Kandidatenlijst samenstellen; 3. Starten verkiezing (stemoproep verzenden per email = optioneel *); 4. Verkiezing; 5. Uitslag. * Optioneel wil zeggen, dat u dit onderdeel van de applicatie naar keuze kunt gebruiken of overslaan. Samen vormen ze de Leidraad. Bij elke fase hoort een aantal acties. 2.1. Aanmelding Alvorens u kunt inloggen dient u zich eenmalig als gebruiker aan te melden. Ga daartoe naar www.or-verkiezingen.nl. Klik hiervoor op de link Aanmelden (in het topmenu of in de tekst). Dat gebeurt in drie stappen: $ Akkoordverklaring met de gebruiksvoorwaarden; $ Invoeren van gegevens van de organisatie; $ Invoeren van gegevens van de contactpersoon. U krijgt uw inloggegevens per email toegestuurd. Vervolgens kunt u elke keer zonder aanmelding inloggen en de online verkiezing organiseren. Tijdens het gebruik van de applicatie heeft u buiten deze handleiding op twee manieren ondersteuning: $ Hulpteksten, en $ Email ondersteuning. 2.2. Voorbereiding Bij het gebruik van de applicatie als elektronisch stembureau zijn per OR de volgende gegevens nodig voor de set-up: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Gegevens van leden van de verkiezingscommissie die met de applicatie gaan werken: naam, email-adres en datum van indiensttreding; Stemdatum; Kies-systeem (Integraal of Kiesgroepen); Namen van de kiesgroepen (indien van toepassing); Kiesstelsel (Personen of Lijsten); Aantal OR-zetels (ook per kiesgroep indien van toepassing); Email-adres van de verkiezingscommissie; Aantal maanden in dienst kiesgerechtigd; Aantal maanden in dienst verkiesbaar; Gegevens van medewerkers opgeslagen in een CSV-bestand *) Het CSV bestand moet de volgende kolommen bevatten: o voornaam (vb. Jan) o tussenvoegsel (vb. de) o achternaam (vb. Boer) o initialen (vb. J.P.C.)



12

datum in dienst (conform dd-mm-yyyy óf mm-dd-yyyy óf yyyy-mm-dd óf yyyy-dd-mm) o email-adres (optioneel) o wachtwoord (optioneel) ** Indeling van de medewerkers in kiesgroepen (indien van toepassing); De vakbondskandidaten(lijsten); De ongeorganiseerde kandidaten(lijsten). o

11. 12. 13.

*) Een CSV-bestand is een zogenaamd kommagescheiden bestand (comma-separated values). Elk HR-systeem kan dat exporteren, eventueel met een tussenstap via een spreadsheet-programma zoals Microsoft Excel. Het bestand dient op de computer te staan van waarop u bent ingelogd op www.or-verkies.nl. **) Het is mogelijk om in het csv-bestand voor elke medewerker een specifiek eigen inlogcode (wachtwoord) op te nemen. Bijvoorbeeld het personeeslnummer gecombineerd met jaar van geboorte. Als u geen gebruik van deze optie maakt, genereert de applicatie zelf voor elke medewerker een unieke wachtwoord met twaalf lettertekens of cijfers. Bij gebruik van een eigen wachtwoord is fraudevrij gebruik van de applicatie niet gegarandeerd.

LET OP: het invoeren van deze gegevens in de applicatie kost weinig tijd als de gegevens beschikbaar zijn zoals hier aangegeven. 2.4. Afstemmen met de ICT-beheerder Er moet afstemming plaatsvinden met uw ICT-beheerder om er voor te zorgen dat het emailverkeer tussen de applicatie (externe server) en uw bedrijfs (interne server) goed verloopt. De instellingen van de (interne) server van uw bedrijf moeten rekening houden met inkomend emailverkeer afkomstig van de (externe) server van www.or-verkiezingen.nl. Zie voor meer details paragraaf 4.1.3. 2.5. Stemoproep verzenden De verkiezingscommissie verzendt de stemoproep per email. Dit is optioneel. De stemoproepen kunnen ook op een andere wijze worden verzonden. Als is gekozen voor verzending van de stemoproep per email, dan ontvangt de verkiezingscommissie van de medewerkers waarvan geen emailadres is geregistreerd in het kiesregister, alle emails zodat deze medewerkers op andere wijze op de hoogte kunnen worden gesteld van hun inlog-code (wachtwoord) om mee te stemmen. 2.6. Stemming De applicatie opent automatisch de verkiezing op de aangegeven (eerste) stemdatum. Op de stemdatum (of in de stemperiode) brengen de kiesgerechtigde medewerkers hun stem uit. De verkiezingscommissie kan online de opkomst volgen (aantal stemmers en opkomstpercentage). De verkiezingscommissie kan op elk moment tijdens de stemperiode een email verzenden met een herinnering aan alle medewerkers die op dat moment nog niet hebben gestemd. De verkiezingscommissie sluit de stemmodule. 2.7. Uitslag Nadat de eventuele bezwaren zijn afgehandeld publiceert de verkiezingscommissie de definitieve uitslag op het internet (optioneel). De OR kan van start. 2.8. Protocol



13

www.or-verkiezingen.nl bewaart gedurende drie maanden een gedetailleerd protcol van de stemming en de uitslag (in de vorm van een Excel-bestand).



14

3. Aanmelding 3.1. Overzicht Alvorens u kunt inloggen dient u zich eenmalig als gebruiker bekend te maken door u aan te melden. De aanmelding gebeurt in drie stappen. 3.2. Toelichting Klik om aan te melden met de muis in de homepage op de link Aanmelden in het hoofdmenu of onderaan: Meld uw organisatie aan.

U komt dan in het eerste aanmeld scherm: Gebruikvoorwaarden (1/3)



15

Geef door de drie vakjes aan te vinken aan dat u akkoord gaat met de gebruiksvoorwaarden; dat u namens de OR bevoegd bent om deze overeenkomst met "OR verkiezing BV" aan te gaan, en, dat u akkoord gaat met de betaling. Onder aan de pagina vindt u de link naar de Gebruiksvoorwaarden. De Gebruiksvoorwaarde staan tevens in bijlage I. van deze handleiding. Druk op de knop AGa verder@. Organisatie (2/3) Nadat u op de knop AVerder@ heeft gedrukt kunt u op het volgende scherm

In de aangegeven velden kunt u uw adresgegevens invullen. Naar dit adres stuurt OR-verkiezing online BV de factuur voor het gebruik van de applicatie. De met een rode asterix (*) aangegeven velden zijn verplicht om in te vullen. Kies verder voor de optie "Alleen stemmen". LET OP: kies dus niet de optie "De volledige organisatie van een verkiezing". Deze handleiding behandeld de uitvoering van de applicatie voor "Alleen stemmen": als elektronisch stembureau. Dus stemmen via internet. Druk op de knop AVerder@.



16

Contactpersoon (3/3)

In het laatste van de drie aanmeld-schermen vult u de gegevens van de contactpersoon voor de verkiezing in (contactpersoon met ons: OR Verkiezingen Online BV). In de praktijk is dat de voorzitter of secretaris van de verkiezingscommissie. Het email-adres dat u invult is het email adres van de contactpersoon Deze contactpersoon wordt als eerste lid van de verkiezingscommissie toegevoegd aan de de lijst met leden van de verkiezingscommissie die de applicatie kunnen beheren. Andere leden van de verkiezingscommissie kunt u later apart toevoegen. Zie paragraaf 4.3. LET OP:

zorg ervoor dat het email-adres geen fouten bevat, want u krijgt de op dit emailadres de inlogcode (wachtwoord) voor het beheer van de applicatie toegezonden.

LET OP:

U moet in een volgende fase van de setup nog een ander email-adres invoeren: het centraal contact-email-adres. Dat is dus een ander email-adres dan het emailadres dat u de eerste keer bij de aanmelding invult.

Druk op de knop AVerder@. Het volgende scherm verschijnt:



17

Uw account is nu aangemaakt. Dit is een eenmalige procedure. Elke volgende keer dat u als organisator van de OR-verkiezing naar www.or-verkiezingen.nl gaat kunt u onmiddellijk inloggen met uw inlogcode. Die inlogcode is direct na de afronding van de aanmelding per email verzonden naar het email-adres dat u heeft opgegeven. Nadat u zich heeft aangemeld nemen wij contact met u op ter bevestiging van uw aanmelding.



18

3.3. Hoe u de inlogcode (wachtwoord) krijgt Start uw email-programma, want daar vindt u 1. een email met uw inlogcode waarmee u als Medewerker kan inloggen én 2. de inlogcode waarmee u in de hoedanigheid van verkiezingscommissie kunt inloggen om de organisatie van de verkiezing te starten. De tekst van het email-bericht luidt als volgt: Beste [Naam], U heeft zich zojuist aangemeld op de site: http://www.or-verkiezingen.nl Uw wachtwoord voor de site is: [Wachtwoord] Via onderstaande link kunt u direct inloggen: Als medewerker: http://www.or-verkiezingen.nl/email_login.php?lc=[Wachtwoord] Als verkiezingscommissie: http://www.orverkiezingen.nl/email_login.php?em=[Emailadres]&lc=[Wachtwoord] Met vriendelijke groet, or-verkiezingen.nl De applicatie vult de gegevens tussen haakjes automatisch in.



19

3.4. Hoe u als verkiezingscommissie kunt inloggen De meest simpele manier om in te loggen is door de link aan te klikken in het email-bericht dat u na de aanmelding heeft toegezonden gekregen. Daarmee start u automatisch uw browser en verschijnt de eerste pagina van de organisatie-module op het scherm: de Leidraad. TIP: Omdat u vaker zult willen inloggen kunt u het beste de inlog-link, die in het email-bericht staat, opnemen in de Favorieten of Bookmarks van uw browser. Daarmee kunt u in het vervolg direct vanuit uw browser inloggen. Het is ook altijd mogelijk om Amet de hand@ in te loggen door uw email-adres en inlogcode in te vullen in de daartoe bestemde velden op de homepagina (www.or-verkiezingen.nl). De ervaring leert echter dat hierbij makkelijk fouten kunnen worden gemaakt.

Als medewerkers handmatig willen inloggen dan hoeven zij alleen de inlogcode in te voeren.



20

3.5. Inlogcode (wachtwoord) vergeten Wanneer u uw inlogcode bent vergeten kunt u: a. op de homepage klikken op de link Wachtwoord vergeten. of b. u kunt klikken op de link inloggen in het hoofdmenu. Vervolgens klikt u op Wachtwoord vergeten? Klik hier. U ziet dan het volgende scherm:

Vul uw email-adres in en druk op de knop AVerstuur@. De inlogcode wordt direct per email opgestuurd. LET OP:

u dient altijd het email-adres op te geven waarmee u zich eerder heeft aangemeld, want het email-adres en inlogcode zijn gekoppeld.

3.6. Hoe u moet betalen U ontvangt pas een factuur als de verkiezing is afgerond. Als een verkiezing niet doorgaat omdat er onvoldoende kandidaten zijn, en u heeft wel al van de applicatie gebruik gemaakt (invoeren basisgegevens en kiesregister), dan rekenen wij 100 euro administratiekosten (exclusief 21% btw). LET OP:

Wanneer u onmiddellijk met de verkiezing wil beginnen dan kan dat dus zonder dat de factuur is betaald.



21

4. Gegevens verzamelen en voorbereiding van de applicatie 4.1. Overzicht 4.1.1. Overzicht Voorafgaande aan het gebruik van de applicatie en de Voorbereidingsfase maakt u een planning van de verkiezing en verzamelt u de benodigde basisgegevens en stemt u af met uw ICT-beheerder (zie paragraag 4.1.3.). Daarna start u de applicatie met de voorbereidingsfase van de verkiezing. Daarin geeft u de basisgegevens op die u eerder heeft verzameld. Dat gebeurt in de volgende stappen:  invoeren verkiezingscommissie  invoeren data en kiesstelsel  invoeren medewerkers (kiesregister)  indeling kiesgroepen (indien van toepassing)  kiesstatus medewerkers 4.1.2. Programmering van de organisatie van de verkiezing Neem de tijd om voorafgaande aan de Voorbereidingsfase gegevens te verzamelen en een planning te maken tot aan de stemdatum. OR-verkiezingen verlopen altijd volgens een strak tijdschema. In onderstaande schema kunt u zelf de belangrijkste data invullen

Fasen

Tijd voor de stemdatum

Hoeveelheid tijd om te werken met de applicatie

0. Gegevens verzamelen bij eigen afdeling P&O Afstemmen met de ICT-beheerder

Advies: 3 weken

Buiten de applicatie om

1. Start en voorbereidingsfase

2 à 1 week

circa 1 uur

2. Stemoproep verzenden

1 week

5 minuten

3. Stemmen

1 dag of meer

1 dag of meer

4. Uitslag

Datum

Direct beschikbaar

4.1.3. Checklist in te voeren gegevens Wanneer u begint aan de voorbereidingsfase (1) dient u de gegevens bij de hand te hebben die hieronder staan opgesomd: 1. 2.

Gegevens van leden van de verkiezingscommissie die met de applicatie gaan werken: naam, email-adres en datum van indiensttreding; Stemdatum;



22

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

11. 12. 13.

Kies-systeem (Integraal of Kiesgroepen); Namen van de kiesgroepen (indien van toepassing); Kiesstelsel (Personen of Lijsten); Aantal OR-zetels (ook per kiesgroep indien van toepassing); Email-adres van de verkiezingscommissie; Aantal maanden in dienst kiesgerechtigd; Aantal maanden in dienst verkiesbaar; Gegevens van medewerkers opgeslagen in een CSV-bestand *) Het CSV bestand moet de volgende kolommen bevatten: o voornaam (vb. Jan) o tussenvoegsel (vb. de) o achternaam (vb. Boer) o initialen (vb. J.P.C.) o datum in dienst (conform dd-mm-yyyy óf mm-dd-yyyy óf yyyy-mm-dd óf yyyy-dd-mm) o email-adres (optioneel) o wachtwoord (optioneel) ** Indeling van de medewerkers in kiesgroepen indien van toepassing); De vakbondskandidaten(lijsten); De ongeorganiseerde kandidaten(lijsten).

*) Een CSV-bestand is een zogenaamd kommagescheiden bestand (comma-separated values). Elk HR-systeem kan dat exporteren, eventueel met een tussenstap via een spreadsheet-programma zoals Microsoft Excel. Het bestand dient op de computer te staan van waarop u bent ingelogd op www.or-verkies.nl. **) Het is mogelijk om in het csv-bestand voor elke medewerker een specifiek eigen inlogcode (wachtwoord) op te nemen. Bijvoorbeeld het personeeslnummer gecombineerd met jaar van geboorte. Als u geen gebruik van deze optie maakt, genereert de applicatie zelf voor elke medewerker een unieke wachtwoord met twaalf lettertekens of cijfers. Bij gebruik van een eigen wachtwoord is fraudevrij gebruik van de applicatie niet gegarandeerd.

LET OP: het invoeren van deze gegevens in de applicatie kost weinig tijd als de gegevens beschikbaar zijn zoals hier aangegeven.



23

4.1.3. Afstemmen met uw ICT-beheerder Er moet afstemming plaatsvinden met uw ICT-beheerder om er voor te zorgen dat het emailverkeer tussen de applicatie (externe server) en uw bedrijfs (interne server) goed verloopt. De instellingen van de (interne) server van uw bedrijf moeten rekening houden met inkomend emailverkeer afkomstig van de (externe) server van www.or-verkiezingen.nl In de eerste plaats moet de interne server van uw bedrijf alle emails accepteren die afkomstig zijn van server05.samhoud.com met als SMTP: [email protected] De tekst in het Onderwerp (subject) van de emails begint altijd met "[or-verkiezing]" (zonder aanhalingstekens, met vierkante haken). In de tweede plaats moeten de spamfilters van de server in uw bedrijf geen emails tegenhouden die in het afzenderadres (FROM:) uw bedrijfsdomeinnaam hebben staan. U geeft namelijk bij de set-up van de basisgegevens in de appicatie op wat het centrale emailadres is van de verkiezingscommissie. Dat is een emailadres dat (meestal) een bedrijfsemailadres is. Bijvoorbeeld: [email protected] Dit emailadres komt te staan als afzenderadres (FROM:) van de emails die u als verkiezingscommissie via de applicatie naar de medewerkers verstuurt.



24

4.2. Navigatie via de Leidraad Nadat u bent ingelogd ziet u het openingsscherm van de Leidraad. Zie voor uitleg over inloggen: hoofdstuk 3 paragraaf 3.4. Hoe u kunt inloggen

De Leidraad geeft onder de kop Status aan in welke fase van de organisatie van de verkiezing u bent. Fase 1) is de Start en voorbereiding. Onder de kop Acties, ziet u welke acties er in die fase mogelijk zijn. LET OP:

U kunt de Acties het beste in de volgorde uitvoeren waarin ze staan aangegeven. Op die manier weet u zeker dat u alle stappen correct uitvoert.

U kunt ook buiten de Leidraad om navigeren door te klikken op de linken in het hoofdmenu (Verkiezingscommissie; Medewerkers; Vakbonden). Wij adviseren u echter zoveel mogelijk via de Leidraad te navigeren, en de andere linken pas te gebruiken wanneer u enigszins gewend bent om met de applicatie te werken.



25

4.3. Invoeren verkiezingscommissie In de eerste actie van de Voorbereiding geeft u op uit welke leden de verkiezingscommissie bestaat. Klik daartoe met de muis op de link Invoeren verkiezingscommissie. U ziet het volgende scherm:

Daar staat reeds één persoon. Dit is degene die bij het aanmelden als contactpersoon is opgegeven. LET OP: zorg ervoor dat voor deze persoon de datum van indiensttreding wordt toegevoegd. Zie ad. b. Bewerken (van de gegevens van leden van de verkiezingscommissie). Op deze pagina kunt u vier acties ondernemen: a. Toevoegen van leden aan de verkiezingscommissie; b. Bewerken (van de gegevens van leden van de verkiezingscommissie); c. Een wachtwoord mailen naar leden van de verkiezingscommissie; d. Verwijderen van leden uit de verkiezingscommissie. Ad a. Toevoegen van leden aan de verkiezingscommissie Door te klikken op de link Toevoegen verkiezingscommissieleden kunt u andere leden aan de verkiezingscommissie toevoegen. Vul voor elk lid van de verkiezingscommissie de gevraagde gegevens in. De met een rode asterix (*) gemarkeerde velden zijn verplicht. Een nieuw toegevoegd lid van de verkiezingscommissie krijgt automatisch zijn of haar wachtwoord toegezonden naar het opgegeven email-adres. Wanneer er reeds medewerkers in het kiesregister zijn opgenomen (zie volgende paragraaf: 4.5. invoeren van medewerkers in het kiesregister), dan kunt u leden aan de verkiezingscommissie toevoegen door een medewerker te selecteren uit de totale lijst van medewerkers. De leden van de verkiezingscommissie zijn allen in dezelfde mate gemachtigd om in de applicatie wijzigingen aan te brengen. LET OP:

maak afspraken wie daadwerkelijk met de applicatie werkt. Het is onverstandig om met meer kapiteins op één schip te werken.



26

Ad b. Bewerken (van de gegevens van leden van de verkiezingscommissie) Hier kunt u de gegevens van alle verkiezingscommissie leden wijzigen. Tevens ziet u hier het wachtwoord van de betreffende leden. LET OP:

de gegevens van het eerste lid van de verkiezingscommissie zijn nog niet volledig ingevuld: de datum van in dienst treding ontbreekt. Vergeet niet deze datum in te vullen. U kunt het onderdeel “lidmaatschap van een vakbond” negeren.

LET OP:

wanneer u het email-adres van een lid van de verkiezingscommissie wijzigt, dan wijzigt ook het wachtwoord van dit commissielid (omdat email-adres en wachtwoord bij leden van de verkiezingscommissie gekoppeld zijn). U kunt het wachtwoord altijd per email toezenden. Zie hieronder Ad.c.

Ad c. Een wachtwoord mailen naar leden van de verkiezingscommissie Door op de link Mail wachtwoord te klikken ontvangt het betreffende lid van de verkiezingscommissie zijn of haar wachtwoord. Wanneer u een lid van de verkiezingscommissie voor het eerst invoert, krijgt hij of zij het wachtwoord automatisch toegezonden naar het opgegeven email-adres. Ad d. Verwijderen van leden uit de verkiezingscommissie Door op de link Verwijderen te klikken verwijdert u een lid van de verkiezingscommissie. Alle leden van de verkiezingscommissie kunnen elkaar verwijderen. Alleen het laatst overgebleven lid kan niet verwijderd worden.



27

4.4. Invoeren data en kiesstelsel De tweede stap van de Voorbereiding bestaat uit het invoeren van een aantal basisgegevens over de verkiezing. 4.4.1. Stemdatum, kies-systeem en kiesstelsel Daarvoor gaat u weer terug naar de Leidraad en klik onder acties op de link Invoeren data en kiesstelsel. U ziet dan het volgende scherm.

In drie schermen wordt u een aantal gegevens gevraagd. In Scherm 1/3 zijn dat: a. Stemdatum; b. Kies-systeem; c. Kiesstelsel; d. Aantal OR-zetels; e. Email-adres. LET OP:

OR-verkiezingen met behulp van deze applicatie verlopen volgens een strak tijdschema. Het meest variabele gedeelte daarin is de voorbereiding. U kunt daarvoor een dag nemen of een maand, wat u zelf wilt, of nodig denkt te hebben.

TIP:

u kunt met behulp van het rekenschema bepalen wanneer u met de voorbereidingen moet beginnen. Uitgangspunt is daarbij de door u bepaalde stemdatum. Klik daartoe links onderaan de pagina met de muis op de link: Bereken startdatum voorbereidingen.

LET OP:

het rekenschema is een hulpmiddel. Gegevens die u invoert in het rekenschema hebben geen invloed op de applicatie.

Ad a. Stemdatum De stemdatum is de datum van de dag waarop de verkiezing begint. Het is dus de datum van de eerste dag waarop de kiezers kunnen stemmen. LET OP.

U hoeft niet de datum in te vullen waarop de verkiezing stopt. Het stoppen van de verkiezing gebeurt door (een lid van) de verkiezingscommissie, door middel van het aanklikken van de link Afsluiten stemmodule. Deze is pas zichtbaar als de verkiezing loopt. Zie paragraaf 7.2.



28

Ad b. Kies-systeem Er bestaan twee soorten kies-systemen: $ Het Integraal kiessysteem: kiesgerechtigden uit de hele onderneming kunnen stemmen op alle kandidaten; $ Het Kiesgroepen-systeem: kiesgerechtigden zijn ingedeeld in (kies)groepen en kunnen alleen stemmen op de kandidaten van hun eigen kiesgroep. Ad c. Kiesstelsel Er bestaan twee soorten kies-stelsels: $ Het Personenstelsel: er wordt gestemd op personen (eventueel meer uit te brengen stemmen per kiezer); $ Het Lijstenstelsel: er wordt gestemd op lijsten (dat wil zeggen: op één van de kandidaten binnen een lijst. Dus één stem per kiezer. TIP:

Raadpleeg uw reglement om te zien welk systeem en welk stelsel bij u van toepassing is.

Ad d. Aantal OR-zetels Vul hier het totaal aantal zetels van de OR in (in stap 2/3 kunt u, indien van toepassing het aantal zetels per kiesgroep invullen). Ad e. Email-adres Het email-adres dat u hier ziet is niet het email-adres dat u tijdens de aanmelding invulde. Dit is het centrale email adres waarop u als verkiezingscommissie gedurende de (organisatie van) de verkiezing alle email-correspondentie ontvangt. Het wordt ook vermeld in alle uitgaande emails. U moet hier geen emailadres invullen van een van de kiesgerechtigden (inclusief leden van de verkiezingscommissie). Want de applicatie accepteert geen dubele email-adressen. 4.4.2. Maanden in dienst Kiesgerechtigd / verkiesbaar Druk op de knop Verder, dan komt u in Scherm (2/3):

Hier kunt u invoeren hoeveel maanden een medewerker in dienst moet zijn voor hij of zij kiesgerechtigd dan wel verkiesbaar is. Standaard is reeds zes respectievelijk twaalf maanden ingevuld. Volgens de Wet op de ondernemingsraden is een werknemer kiesgerechtigd wanneer hij/zij 6 maanden in dienst is, en verkiesbaar na een diensttijd van 12 maanden. De OR kan in



29

overleg met de ondernemer van deze termijnen (naar beneden) afwijken. Raadpleeg daarvoor het OR-reglement. Zie ook artikel 6. Lid 2, 3 en 4 van de WOR. Druk op de knop Verder. LET OP:

Als u volgens het personenstelsel werkt dan moet u ook invoeren hoeveel stemmen elke kiezer mag uitbrengen. (Als u volgens het lijstenstelsel werkt dan kan de kiezer altijd maar één stem uitbrengen). Als u volgens het integraal kiessysteem werkt (geen kiesgroepen, zie stap 1/3), dan komt u na het invullen van het aantal stemmen per kiezer weer in de Leidraad uit. U kunt in dat geval de tekst hieronder over het invullen van gegevens met betrekking tot kiesgroepen overslaan en doorgaan bij paragraaf: 4.5. Invoeren van medewerkers

4.4.3. Invoeren van Kiesgroepen (indien van toepassing) Als u volgens het kiesgroepen-systeem werkt (zie stap 1/3) dan gaat u automatisch over naar stap (3/3). Deze stap staat hieronder uitgelegd. Een kiesgroep is een groep kiesgerechtigde personen die een deel van de OR kunnen kiezen. Kiesgroepen kunnen zijn ingedeeld op basis van afdeling, vestiging, functie, et cetera. Welke kiesgroepen uw onderneming heeft is vastgelegd in het OR-reglement. Indien u werkt volgens het kiesgroepen-systeem dan komt u in scherm (3/3):

In een kiesgroepen-systeem zijn ten minste twee kiesgroepen. In het formulier is ruimte voor voor zes kiesgroepen. Dit aantal kan onbeperkt worden uitgebreid. Zie paragraaf 4.4.4. ad a. Toevoegen kiesgroep. Elke kiesgroep kan een bepaald aantal kandidaten in de OR kiezen. U dient dit aantal beschikbare OR-zetels per kiesgroep aan te geven. Het totaal van alle beschikbare OR-zetels van alle kiesgroepen samen moet overeenkomen met het totaal aantal OR-zetels. LET OP:

Als u volgens het personenstelsel werkt kunt u bij elke kiesgroep opgeven hoeveel stemmen de kiezers kunnen uitbrengen. Dit aantal kan dus per kiesgroep variëren (Als u volgens het lijstenstelsel werkt dan kan de kiezer altijd maar één stem uitbrengen).



30

Wanneer u de kiesgroepen heeft ingevoerd, drukt u op de knop Verstuur. U ziet op het scherm dat nu de Leidraad verschijnt.

4.4.4. Beheren van kiesgroepen (indien van toepassing) Het beheren van kiesgroepen gaat als volgt. Klik in de Leidraad op de link Indelen kiesgroepen. U komt nu in het volgende scherm. Op deze pagina kunt u vier acties ondernemen om de kiesgroepen te beheren: a. Toevoegen kiesgroep; b. Bewerken; c. Medewerkers; d. Verwijderen. Ad a. Toevoegen kiesgroep Door op deze link te klikken kunt u extra kiesgroepen toevoegen.



31

LET OP:

door toevoegen van extra kiesgroepen wordt het aantal OR zetels te hoog. Pas daarom het aantal zetels in de andere kiesgroepen aan door op de link Bewerken te klikken. Zie hieronder Ad.b. Bewerken.

Ad b. Bewerken Door op deze link te klikken kunt u de naam van een kiesgroep en het aantal zetels van die kiesgroep wijzigen. LET OP:

controleer of het totaal aantal zetels van de kiesgroepen overeenkomt met het totaal aantal OR-zetels.

Ad c. Medewerkers Door op deze link te klikken ziet u welke kiesgroepen er zijn en kunt u bekijken welke medewerkers in die kiesgroepen zijn ingedeeld. LET OP:

1. Als u de Acties van de Leidraad in volgorde heeft afgewerkt, dan zult u geen medewerkers in die kiesgroepen aantreffen, want u heeft nog geen medewerkers in het kiesregister ingevoerd. Zie paragraaf 4.5. Invoeren van medewerkers in het kiesregister. 2. Als er wel reeds medewerkers in het kiesregister zijn ingevoerd maar wanneer deze nog niet zijn ingedeeld in kiesgroepen, dan kunt u in het scherm dat verschijnt de medewerkers indelen in kiesgroepen. Zie verder paragraaf 4.8. Indelen kiesgroepen (indien van toepassing). 3. Als er wel reeds medewerkers in het kiesregister zijn ingevoerd en deze bovendien al zijn ingedeeld in de kiesgroepen, dan kunt u in het scherm dat verschijnt per kiesgroep medewerkers toevoegen of verwijderen.

Ad d. Verwijderen Door op deze link te klikken kunt u kiesgroepen verwijderen. LET OP:

door verwijderen van kiesgroepen wordt het aantal OR zetels te laag. Pas daarom het aantal zetels in de andere kiesgroepen aan door op de link Bewerken te klikken. Zie hierboven Ad.b. Bewerken.



32

4.5. Invoeren van medewerkers in het kiesregister Gaan naar de Leidraad door met de muis te klikken op de link Leidraad in het hoofdmenu. Klik op de link Invoeren medewerkers (kiesregister). U ziet nu het volgende scherm:

Op deze pagina kunt u zeven acties ondernemen om het kiesregister te beheren: a. b. c. d. e. f. g.

Toevoegen medewerkers; Bestand medewerkers uploaden (csv); Auto update kiesstatus; Beheer kiesstatus medewerkers; Bewerken; Mail wachtwoord; Verwijderen.

Het kiesregister bestaat uit alle kiesgerechtigde en verkiesbare medewerkers. De applicatie zal automatisch de kiesstatus van de medewerkers verwerken aan de hand van de datum van in diensttreding. Dat wil zeggen, welke medewerkers worden aangemerkt als kiesgerechtigd en/of verkiesbaar. Ad a. Toevoegen medewerkers aan het kiesregister Door op de link Toevoegen medewerkers te klikken kunt u een medewerker toevoegen aan het kiesregister. De met een rode asterix (*) gemarkeerde velden zijn verplicht. LET OP:

Deze methode is geschikt om een afzonderlijke medewerker toe te voegen aan het kiesregister maar is te bewerkelijk om het kiesregister te vullen met alle medewerkers.

Ad b. Bestand met medewerkers uploaden naar het kiesregister Veel sneller werkt het wanneer u een csv-bestand met alle medewerkers in één keer upload naar het kiesregister. Een CSV-bestand is een zogenaamd kommagescheiden bestand (comma-separated values). Elk HR-systeem kan dat exporteren, eventueel met een tussenstap via een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel. Het bestand dient op de computer te staan van waarop u bent ingelogd op www.or-verkies.nl. 8 2013 OR Verkiezing Online BV


33

Het CSV bestand moet de volgende kolommen bevatten:  voornaam (vb. Jan)  tussenvoegsel (vb. de)  achternaam (vb. Boer)  initialen (vb. J.P.C.)  datum in dienst (conform dd-mm-yyyy óf mm-dd-yyyy óf yyyy-mm-dd óf yyyy-dd-mm)  email-adres (optioneel) *  eigen wachtwoord (optioneel) ** *) Het wenselijk dat er een kolom email-adres aanwezig is met zoveel mogelijk emailadressen, al is dit optioneel. **) Het is mogelijk om in het csv-bestand voor elke medewerker een specifiek eigen wachtwoord op te nemen. Bijvoorbeeld het personeeslnummer gecombineerd met jaar van geboorte. Als u geen gebruik van deze optie maakt, genereert de applicatie zelf voor elke medewerker een unieke wachtwoord met twaalf lettertekens of cijfers. NB. Het CSV bestand mag meer kolommen omvatten dan de bovenstaande kolommen, na upload kunt u zelf definiëren welke kolommen u gebruikt.

Zet het CSV-bestand op de computer waarop u werkt. Onthoud goed de directory (map) waar u het bestand heeft opgeslagen. Klik vervolgens op de link Bestand medewerkers uploaden (csv). U ziet het volgende scherm:

Klik op de knop Bladeren. Ga naar de directory (map) waar het CSV-bestand staat. Selecteer het bestand, zodat het path de naam in het veld staan. LET OP:

u ziet twee vakjes staan die u kunt aan vinken:  het vakje "Eerste vrije bevat kolom informatie". Vink dit vakje aan als de eerste rij van het is csv-bestand algemene kolom informatie bevat. Bijvoorbeeld: "voornaam"; "achternaam" et cetera.



34



Het vakje "CSV-bestand bevat wachtwoord veld". Vink dit vakje aan als u gebruik wilt maken van zelf bepaalde wachtwoorden voor elke medewerker. Het csv-bestand moet in dat geval voor elke medewerker een uniek wachtwoord bevatten. Bijvoorbeeld het personeelsnummer gecombineerd met geboortedatum. Medewerkers kunnen dan met dit wachtwoord inloggen. Als u het vakje niet aanvinkt dan genereert de applicatie een unieke wachtwoord met twaalf lettertekens of cijfers.

NB. Als u met een zelfgekozen wachtwoorden werkt kan de fraudebestendigheid van de applicatie niet worden gegarandeerd. Klik op de knop Verder U krijgt een foutmelding wanneer het CSV-bestand niet wordt geaccepteerd door de applicatie. Wanneer de applicatie het CSV-bestand accepteert, dan kom u bij het volgende scherm:

Door telkens in het vak Selecteer te klikken en de juiste koppeling te maken controleert u de indeling van het kiesregister. Door tenslotte op de knop Verder te klikken wordt het CSV-bestand definitief in het kiesregister opgenomen. LET OP:

Hoewel het niet verplicht is, verdient het aanbeveling om in het CSVbestand zoveel mogelijk email-adressen van de medewerkers op te nemen, zodat de correspondentie met de medewerkers zoveel mogelijk via email afgehandeld kan worden, en zomin mogelijk op papier. Van de



35

medewerkers waarvan een emailadres is geregistreerd in het kiesregister, ontvangt de verkiezingscommissie alle emails zodat deze medewerkers op andere wijze op de hoogte kunnen worden gesteld van de voortgang van de organisatie van de verkiezing. In de volgende fase, van Verificatie en bezwaar kiesregister, worden medewerkers in staat gesteld hun gegevens aan te passen en eventueel een email-adres toe toevoegen. Zie daarvoor hoofdstuk 5: Verificatie en bezwaar kiesregister. LET OP:

Kijk even na of de leden van de verkiezingscommissie niet dubbel in het kiesregister zitten. Wis ze als ze dubbel zijn. Pas op dat u niet de registratie van de medewerker als lid van de verkiezingscommissie wist.

TIP:

U kunt alle medewerkers in één keer uit het kiesregister verwijderen door rechts boven in de pagina te klikken op de link PROFIEL en nogmaals te klikken op de link Wis alle medewerkers. Daarna kunt u opnieuw een CSVbestand met medewerkers uploaden.

TIP:

Als u met kiesgroepen werkt, dan kunt u het csv-bestand ook opdelen in meer bestanden (voor elke kiesgroep één bestand) en één voor één de bestanden uploaden. Het voordeel daarvan is dat u zeer snel de medewerkers in de applicatie kunt indelen in de betreffende kiesgroep. Zie paragraaf 4.8. Versneld indelen van grote aantallen medewerkers in kiesgroepen.

TIP:

Als de meeste medewerkers van uw bedrijf juist geen bedrijfsemailadressen hebben, dan is het verstandig te werken met zelf gekozen wachtwoorden. U kunt dan namelijk al in een vroeg stadum het wachtwoord per medewerker aanmakenen en per post verzenden naar de kiesgerechtigde medewerkers.U bent dan niet afhankelijk van het genereren van wachtwoorden door de applicatie.

Ad c. Beheer kiesstatus medewerkers De kiesstatus van een medewerker kan zijn:  Kiesgerechtigd  Verkiesbare  Geen van beide Nadat u de eerste maal medewerkers in het kiesregister heeft ingevoerd, werkt de applicatie automatisch de juiste kiesstatus bij, op basis van de ingevoerde gegevens met betrekking tot datum in dienst en de criteria voor kiesgerechtigd en verkiesbaar. Handmatige wijziging kiesstatus U kunt de kiesstatus eventueel handmatig aanpassen. Klik daartoe in de Leidraad op de link Kies-status medewerkers. U ziet in het overzicht van medewerkers, de datum indiensttreding en twee al dan niet aangevinkte aankruisvakjes (Kiesgerechtigd; Verkiesbaar).



36

U kunt de wijzigingen doorvoeren door de betreffende aankruisvakjes aan te klikken of uit te klikken. U bevestigt deze wijzigingen door onderaan het overzicht te klikken op de link Update. U kunt alle aan- of uit-geklikte aankruisvakjes in één keer weer in de oorspronkelijke stand zetten door onderaan de pagina op de link en Reset te klikken. Reset werkt niet er wanneer u reeds op de link Update heeft geklikt, want daarmee worden alle wijzigingen in het kiesregister doorgevoerd. LET OP:

Auto update kiesstatus (zie hieronder Ad. d.) maakt de handmatig ingestelde kiesstatus van medewerkers ongedaan.

TIP:

Voer eventueel noodzakelijke handmatige wijzigingen pas door na de fase van Verificatie en bezwaar door de medewerkers. Zie hoofdstuk 5.

Ad d. Auto update kiesstatus U kunt de handmatig ingestelde kiesstatus in één keer terugzetten naar de automatisch door de applicatie ingestelde waarden. Klik daartoe in de Leidraad in het hoofdmenu op de link Medewerkers. Wanneer u links onder in het scherm op de link Auto update kiesstatus klikt, dan verwerkt de applicatie op basis van de datum van indiensttreding automatisch wie kiesgerechtigd is, wie verkiesbaar en wie geen van beide. LET OP:

de handmatig ingestelde kiesstatus (zie Ad. c.) wordt ongedaan gemaakt.

Ad e. Bewerken Met behulp van de link Bewerken kunt u de individuele gegevens van medewerkers aanpassen. Ad f. Mail wachtwoord Met behulp van de link Mail wachtwoord kunt u de individuele medewerkers per email een wachtwoord toezenden waarmee ze online toegang hebben tot de eigen gegevens, om deze te wijzigen. Ad g. Verwijderen Met behulp van de link Verwijderen kunt u de individuele medewerkers uit het kiesregister verwijderen. 8 2013 OR Verkiezing Online BV


37

4.6. Kiesstatus medewerkers Deze Actie in de Leidraad is beschreven in paragraaf 4.5. Invoeren van medewerkers in het kiesregister Ad c. Beheer kiesstatus medewerkers



38

4.7. Indelen kiesgroepen (indien van toepassing). LET OP: deze paragraaf is alleen bedoeld voor ondernemingen met kiesgroepen. Wanneer u met kiesgroepen werkt dient u alle medewerkers, die opgenomen staan in het kiesregister, in te delen in deze kiesgroepen. Dat gaat als volgt. Ga naar de Leidraad en klik met de muis op de link Indelen kiesgroepen. U ziet nu het volgende scherm:

Op deze pagina kunt u vijf acties ondernemen om de kiesgroepen te beheren: a. Toevoegen kiesgroep; b. Beheer kiesgroepleden; c. Bewerken; d. Medewerkers; e. Verwijderen. Het toevoegen, bewerken en verwijderen van kiesgroepen is beschreven in paragraaf 4.4.4. Beheren van kiesgroepen (indien van toepassing). Hier wordt alleen het indelen van de medewerkers in kiesgroepen behandeld. Ad b. Beheer van kiesgroepleden Klik op de link Beheer kiesgroepleden U ziet nu het volgende scherm:



39

Door op de keuzerondjes te klikken kunt u aangeven in welke kiesgroepen de medewerkers thuishoren. LET OP:

wanneer u alle medewerkers heeft ingedeeld, dan moet u geheel onder in het scherm de gegevens vastleggen door op de knop AUpdate@ te klikken

LET OP:

als u niet alle medewerkers indeelt in kiesgroepen, is het niet mogelijk om de voorbereiding af te ronden en over te gaan op de volgende fase van Verificatie en bezwaar kiesregister.

4.8. Versneld indelen van grote aantallen medewerkers in de kiesgroepen Om te vermijden dat u medewerkers afzonderlijk moet indelen in de kiesgroepen, kunt u het csv-bestand waarmee u de medewerkersgegevens in de applicatie laadt, opdelen in meer bestanden (voor elke kiesgroep één bestand) en één voor één de bestanden uploaden. Het voordeel daarvan is dat u zeer snel de medewerkers in de applicatie kunt indelen in kiesgroep. Dat indelen gaat als volgt. Nadat u een bestand met de medewerkersgegevens van één kiesgroep heeft ge-upload, klik u in de Leidraad op de link Indelen kiesgroepen U ziet nu op het scherm dat alle medewerkers die u in het kiesgroep-bestand heeft ge-upload niet zijn ingedeel. Ga nu naar onder in het scherm daar ziet u links op de onderste regel Selecteer deze kolom staan. LET OP:

Klik NIET op het keuzerondje in de meest rechtse kolom. Want daarmee zet u alle medewerkers in de kolom Niet ingedeeld. Als u dit per ongeluk toch heeft gedaan dan kunt u de fout herstellen door op de link Reset te klikken.

Selecteer in de onderste regel het keuzerondje in de kiesgroep-kolom waarin u alle niet ingedeelde medewerkers wilt indelen. Bevestig vervolgens deze indeling door op de link Update te klikken. Door elke keer deze procedure te herhalen (uploaden van bestand met medewerkersgegevens per kiesgroep en versneld indelen in kiesgroepen), kunt u snel grote aantallen medewerkers indelen in (veel) kiesgroepen. 4.9. Afsluiten van de voorbereidingsfase. Ga om de voorbereidingsfase af te sluiten naar Leidraad en klik op de link Einde voorbereiding



40

5. Het invoeren van de kandidaten(-lijsten) U komt nu in de module voor het beheren van kandidaten(-lijsten). De verkiezingscommissie voert namen van kandidaten(-lijsten) in de applicatie zo gauw deze beschikbaar zijn. Elke kandidaat staat op een kandidatenlijst. Op elke lijst kunnen één of meer kandidaten worden ingevoerd. LET OP:

De applicatie werkt ook in het personenstelsel met kandidatenlijsten. Dan kan volstaan worden met het aanmaken van één lijst. Bijvoorbeeld een lijst met de naam: “alle kandidaten”. Daarop komen dan alle kandidaten te staan. In het stemformulier is de lijst-naam niet meer zichtbaar.

5.1. Toevoegen van kandidatenlijsten en kandidaten Ga naar de leidraad. Klik op de link beheer en kandidatenlijsten. U komt in het volgende scherm.

Er zijn vijf actiemogelijkheden a. Toevoegen kandidatenlijst; b. Verkiesbaren (toevoegen van kandidaten aan een lijst) c. Wijzigen van de volgorde van de kandidaten in een lijst, d. Bewerken; e. Verwijderen.. Ad a. Toevoegen kandidatenlijst Klik op de link Toevoegen kandidatenlijst U komt dan in het volgende scherm



41

Vul de lijstnaam in. Klik op de knop Verstuur. U ziet nu een overzicht van namen van medewerkers.

Dit zijn alle verkiesbare medewerkers die nog niet op een kandidatenlijst voorkomen. Selecteer uit dit overzicht de namen van de kandidaten die op de betreffende kandidatenlijst horen. Klik met de muis onderaan de pagina op de knop Verstuur om deze lijst bij de applicatie in te dienen. Ad b. Later toevoegen van kandidaten aan een lijst U kunt later nog kandidaten aan een kandidatenlijst toevoegen. Klik in de Leidraad op de link Beheren kandidatenlijsten, Selecteer een kandidatenlijst en klik vervolgens op de link Verkiesbaren 8 2013 OR Verkiezing Online BV


42

Klik op de link Toevoegen kandidaten. Vink vervolgens alle namen aan van kandidaten die u bij deze lijst wil voegen. Diende namen een de knop Verstuur te klikken. Ad c. Wijzigen van de volgorde van de kandidaten in een lijst U kunt eenvoudig de volgorde van de kandidaten die op de kandidatenlijst staan wijzigen. De volgorde die u aanbrengt is ook de volgorde in de lijst op het stemformulier. Klik in de leidraad op de link Beheer kandidatenlijsten Selecteer de lijst waarvan u de volgorde wilt veranderen. Klik op de link Verkiesbaren U ziet dan het volgende scherm.

Klik onder de kop "Rangorde" op de kleine zwarte pijltjes (driehoekjes) om de rangorde te wijzigen.



43

LET OP:

Controleer achteraf of de lijstvolgorde goed is. Soms verversen browser het beeld niet correct, en siet u niet de juiste informatie na het klikken op de kleine zwarte pijltjes (driehoekjes).

Ad. d. Bewerken van kandidatenlijsten U kunt vanuit bovenstaand scherm ook namen van kandidatenlijsten bewerken door op de link Bewerken te klikken. U ziet dan het volgende scherm

U kunt de lijstnaam veranderen, en u kunt aangeven bij welke vakbond deze lijst behoort (of niet bij een vakbond). Ad e. Verwijderen kandidatenlijsten Tenslotte kunt u een kandidatenlijst verwijderen. Deze acties spreekt voor zich.

5.2. De volgorde van de kandidaten in het personenstelsel In het lijstenstelsel is er een vaste volgorde van kandidaten per lijst. Dit heeft te maken met de berekening van de uitslag. In het personenstelsel is het niet mogelijk om een volgorde vast te leggen in de applicatie. De applicatie toont bovendien in het stemformulier de kandidaten in willekeurige volgorde. Dus als de verkiezing is gestart, dan krijgt elke stemmer de lijst met kandidaten in een steeds andere, en willekeurige volgorde te zien. Deze volgorde wordt automatisch en at-random gegenereerd. 5.3. Afsluiting kandidatenlijst samenstellen De verkiezingscommissie sluit de het invoeren van kandidaten af door in de Leidraad op de link Einde kandidaatstelling te klikken.



44

6. Starten verkiezing 6.1. Overzicht De verkiezingscommissie verzendt de stemoproep per email. Dit is optioneel. De stemoproepen kunnen ook op een andere wijze worden verzonden. Als is gekozen voor verzending van de stemoproep per email, dan ontvangt de verkiezingscommissie van de medewerkers waarvan geen emailadres is geregistreerd in het kiesregister, alle emails zodat deze medewerkers op andere wijze op de hoogte kunnen worden gesteld van hun inlog-code (wachtwoord) om mee te stemmen. 6.2. Stemoproep verzenden (optioneel) LET OP:

neem tenminste één week de tijd tussen het versturen van de stemoproep en de stemdatum als er medewerkers zijn zonder email-adres. Die medewerkers moeten de stemoproep schriftelijk ontvangen, en daarvoor heeft u enkele dagen tijd nodig.

U ontvangt automatisch op het email-adres van de verkiezingscommissie de stemoproepen die de applicatie heeft gestuurd naar medewerkers zonder email-adres (of fout opgegeven email-adres). Allereerst dient u de stemmodule te starten. Ga daartoe naar de Leidraad.

Klik op de link Starten stemmodule U krijgt een melding in welke (kies-) groepen een stemming nodig is (indien van toepassing). Vervolgens moet u de stemoproep verzenden. Het verzenden van de stemoproep gaat als volgt. Ga naar de Leidraad, en klik op de link Stemoproep.

U ziet daarna het volgende scherm



45

Selecteren één van de drie verzendingsmethoden: 1.

Mail de medewerkers afzonderlijk (mits emailadressen aanwezig); Deze methode zendt aan elke afzonderlijke medewerker waarvan het emailadressen bekend is de stemoproep. In elk email-bericht staat de persoonlijke inlogcode (wachtwoord) waarmee de medewerker kan stemmen. De inlogcode (wachtwoord) is wordt in het emailbericht zichtbaar als link. Deze link voegt de applicatie auutomatisch toe aan de tekst van de stemoproep (zie verder). Deze methode is vooral geschikt als van alle of de meeste medewerkers het emailadres bekend is.

2.

Mail alle logincodes naar de kiescommissie; Met deze methode ontvangt de verkiezingscommissie alle namen en inlogcodes (en eventuele emailadressen) van de kiesgerechtigde medewerkers in één email-bericht.

3.

Mail alle medewerkermails naar de kiescommissie. Met deze methode ontvangt de verkiezingscommissie op zijn centrale emailadres alle email-berichten bestemd voor de afzonderlijke kiesgerechtigde medewerkers. In elk email-bericht staat de persoonlijke inlogcode (wachtwoord) waarmee de medewerker kan stemmen. Deze methode stelt de verkiezingscommissie instaat om alle emailen berichten afzonderlijke uit te printen en vervolgens per post aan de medewerkers te versturen.

Klikken op de knop Verstuur Optie 1. Hiermee ontvangen alle medewerkers een email-bericht met een oproep voor de stemming. LET OP:

U kunt de standaardtekst zelf aanpassen.

LET OP:

Verstuur deze oproep voldoende tijd voor de geplande stemdatum overeenkomstig de tijdsplanning.

Beste [NAAM], Wij nodigen je uit op mee te doen aan de verkiezing op [DATUM]. U kunt op onderstaande site stemmen: http://www.or-verkiezingen.nl Uw wachtwoord voor de site was: vede8moum0bu 8 2013 OR Verkiezing Online BV


46

U kunt direct inloggen via onderstaande link: http://www.or-verkiezingen.nl/email_login.php?lc=vede8moum0bu Hoogachtend, de verkiezingscommissie

TIP: Wanneer u de kiezers via de stemoproep op de hoogte wilt brengen van de kandidaten, dan kunt u dit doen door een linkt (URL) op te nemen in de tekst, die verwijst naar de internetpagina waarop de kandidaten zich presenteren. Deze link in de stemoproep is aanklikbaar als u het volgende format gebruikt: http://www.linknaardee website.nl/informatieoverdekandidaten.html U moet dan natuurlijk wel een website opzetten waarop de kandidaten zich presenteren.



47

7. De stemming 7.1. Overzicht De stemming start automatisch op de stemdatum. De stemdatum is de dag waarop de verkiezing begint. Medewerkers brengen hun stem uit. Als u werkt volgens het kiesgroepensysteem dan wordt de stemming per kiesgroep afgehandeld: medewerkers in de ene kiesgroep hebben geen zicht op de stemming in een andere kiesgroep. Na afloop van de stemdag (of -periode) sluit de verkiezingscommissie de stemming af. 7.2. Start en einde van de stemming De applicatie start de stemming automatisch aan het begin van de stemdatum. Dat gebeurt om 00.00 uur van de stemdatum (of een uur later afhankelijk van zomer- en wintertijd). Vanaf dat tijdstip kunnen de stemgerechtigde medewerkers stemmen. Aan het einde van de stemdag (of stemperiode) sluit u zelf als verkiezingscommissie de applicatie voor het stemmen af. Ga daartoe naar de Leidraad:

Klik op de link Afsluiten stemmodule. 7.3. Online volgen van de opkomst Gedurende stemperiode kan de verkiezingscommissie de opkomst bijhouden. Ga daartoe naar de Leidraad en klik onder Overzichten op de link Response [opkomstcijfer] u komt dan in een scherm dat er als volgt uit zou kunnen zien



48

LET OP:

De weergave van de opkomst is statisch, dus u moet elke keer opnieuw op de link in de Leidraad klikken om de actuele opkomst te zien.



49

8. Publicatie van de (voorlopige) uitslag 8.1. Publicatie van de (voorlopige) uitslag De (voorlopige) uitslag is onmiddellijk online beschikbaar na sluiting van de verkiezing. U kunt als verkiezingscommissie als eerste de verkiezingsuitslag zien. Ga naar de Leidraad. Klik op de link Uitslag. U ziet dan de uitslag. Die kan er zo uit zien in het lijstenstelsel:

Dit is de voorlopige uitslag omdat medewerkers daarentegen nog bezwaar kunnen aantekenen. Dat moet buiten de applicatie om. Als er loting nodig is om zetels, dan moet dat ook buiten de applicatie om gebeuren. U publiceert de uitslag (online) door in de Leidraad te klikken op de link Bekendmaking verkiezingsuitslag. Daarmee komt u in een email-formulier. Druk op de knop Verstuur, en alle medewerkers krijgen het email-bericht Medewerkers kunnen de uitslag raadplegen door met hun inlogcode (wachtwoord) op de website www.or-verkiezingen.nl in te loggen.

Veel succes met de nieuwe OR!



50

8.2. Wissen van gegevens en opnieuw beginnen 8.2.1. Wissen van de verkiezing U kunt als verkiezingscommissie op elk moment de applicatie stopzetten en wissen zodat u opnieuw kunt beginnen.

LET OP:

hoe verder u bent gevorderd met de organisatie van de verkiezing des te ingrijpender is opnieuw beginnen.

Om een verkiezing te wissen logt u in bij www.or-verkiezingen.nl en gaat u naar de Leidraad en klikt u op de link PROFIEL (rechtsboven in het scherm). U ziet dan het volgende scherm: Door op de link Wis huidige verkiezing te klikken worden alle ingevoerde verkiezingsgegevens gewist, met uitzondering van de meest actuele versie van het kiesregister. LET OP:

deze actie is onherroepelijk.

8.2.2. Wissen van de medewerkers Als u op de link Wis alle medewerkers klikt, dan wist u het volledige kiesregister (inclusief de ingevoerde wijzigingen). LET OP:

deze actie is onherroepelijk.

8.2.3. Een nieuwe OR-verkiezing starten Als u klikt op de link nieuwe OR-verkiezing starten, dan start u een nieuwe verkiezing. U kunt daarbij gebruik maken van de gegevens van het actuele kiesregister en de gegevens van de vorige verkiezing (kiesgroepen, lijsten). Zolang deze natuurlijk nog niet zijn gewist. De gegevens kunt u wijzigen en aanvullen indien nodig. 8 2013 OR Verkiezing Online BV


51

8.3. Bewaren van uitslag en stemgegevens Www.or-verkiezingen.nl bewaart gedurende drie maanden het kiesregister en de verkiezingsuitslag. Binnen die periode is het mogelijk om bij ons het verkiezingsprotocol op te vragen van de stemming (in de vorm van een Excel-bestand). Dit protocol bevat alle stemgegevens tot op het niveau van de individuele medewerker. Het is daarom te vergelijken met de ingevulde stembriefjes van een traditionele handmatige verkiezing die dienen als bewijs van de uitslag. U kunt het Excel-bestand tegen betaling opvragen. Na drie maanden is dit niet meer mogelijk en zijn al uw gegevens gewist.



52

Bijlage I. Gebruiksvoorwaarden van OR-verkiezing online BV voor de website www.orverkiezingen.nl Algemeen Doordat u gebruik maakt van de internettool www.or-verkiezingen.nl / www.or-verkiezingen.nl gaat u akkoord met de gebruikersvoorwaarden zoals hieronder zijn aangegeven. Als u niet akkoord wenst te gaan met de gebruikersvoorwaarden dient u geen gebruik van deze website te maken. OR-Verkiezingen BV behoudt zich het recht voor deze gebruikersvoorwaarden naar eigen inzicht aan te passen of te vernieuwen zonder u daarvan op de hoogte te stellen. Netiquette Het gebruik van internet is aan een aantal gedragsregels onderworpen. Zij hebben tot doel het internetverkeer tussen alle gebruikers goed te laten verlopen De gedragsregels worden ook wel Netiquette genoemd. Bij het gebruik van deze website wordt van u verwacht dat u deze in acht neemt. Voor meer informatie over deze gedragsregels kunt u terecht op de website van de Vereniging Nederlandse Internet Providers: www.nlip.nl Inhoud van de website OR-verkiezingen BV garandeert niet dat de website te allen tijde op alle locaties beschikbaar is, dat defecten en fouten met betrekking tot de website direct worden verholpen en dat de website vrij is van virussen en andere schadelijke bestanddelen. Disclaimer Het gebruik van de website komt voor uw eigen risico. OR-verkiezingen BV is op geen enkele wijze aansprakelijk voor de gevolgen van uw gebruik van de website noch voor directe of indirecte schade ontstaan door de inhoud van de, al dan niet door derden aangeboden, informatie op de website. Intellectuele Eigendom Aan alle materialen op de website, zoals programma's, scripts, teksten, afbeeldingen, fotomaterialen, illustraties en andere grafische materialen, namen en logos zijn intellectuele eigendomsrechten verbonden. Met betrekking tot haar eigen intellectuele eigendomsrechten behoudt OR-verkiezingen BV zich alle rechten voor. Het is niet toegestaan om de hiervoor genoemde materialen te verveelvoudigen of voor commerciëële doeleinden openbaar te maken zonder voorafgaande toestemming van OR-verkiezingen BV. Niets op de website leidt tot de toekenning van enig recht of licentie met betrekking tot de genoemde intellectuele eigendomsrechten. Toepasselijk recht en bevoegde rechter Op deze gebruikersvoorwaarden is het Nederlandse recht van toepassing. Allegeschillen die zijn ontstaan naar aanleiding van het gebruik van de website, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Utrecht.



53

Bijlage II. Verkoopprijzen en betaling In 2013 zijn de prijzen voor toegang tot de applicatie door een afzonderlijke OR of PVT voor online verkiezing (elektronisch stembureau): i 350,- plus een toeslag per kiesgerechtigde werknemer. Zie de tabel voor een overzicht. Basisprijs doe het zelf Aantal kiesgerechtigde werknemers (kgw) 0 - 100 100 - 500 500 - 1000 1000 en meer Email ondersteuning Telefonische ondersteuning: p/uur Set-up en uitvoering door OR Verkiezingen Online BV Papieren handleiding (4 exempl.) Protocol: excel-bestand met volledige stemming

Elektronisch stembureau Stemmen via internet 350,00 + 1,00 per kgw 350,00 + 0,85 per kgw 350,00 + 0,65 per kgw 350,00 + 0,50 per kgw 0,00 100,00 0,25 per kgw, met een minimum van 200,00 euro 100,00 100,00

Deze prijzen zijn exclusief 21% btw De verkoopprijzen gelden per Ondernemingsraad. Een gekozen OC (onderdeelscommissie) en een met een OR of PVT te vergelijken medezeggenschapsorgaan worden beschouwd als een afzonderlijke OR. Als een verkiezing niet doorgaat omdat er onvoldoende kandidaten zijn, en u heeft wel al zelf van de applicatie gebruik gemaakt (invoeren basisgegevens en kiesregister), dan rekenen wij 100 euro administratiekosten (exclusief 21% btw). LET OP:

Wanneer u onmiddellijk met de organisatie van de verkiezing wilt beginnen dan kan dat dus zonder dat de factuur is betaald.



54

Bijlage III. Berekening van de uitslag van de verkiezing volgens het lijstenstelsel Artikel 13 1 Ter bepaling van de uitslag van de verkiezing berekent de ondernemingsraad in de eerste plaats de kiesdeler, door het aantal geldig uitgebrachte stemmen te delen door het aantal te bezetten zetels in de ondernemingsraad. Vervolgens worden aan iedere kandidatenlijst zoveel zetels toegewezen als de kiesdeler begrepen is in aantal op die lijst uitgebrachte geldige stemmen. Zetels die op deze wijze niet kunnen worden vervuld, worden achtereenvolgens toegekend aan de lijsten met de grootste stemmenoverschotten. Stemmen uitgebracht op een lijst die de kiesdeler niet haalde, gelden - indien ten minste driekwart van de kiesdeler is gehaald - ook als overschotstemmen. Bij een gelijk stemmenoverschot van twee of meer lijsten beslist het lot welke lijst het eerste een restzetel krijgt. De aan een lijst toegevallen zetels worden toegewezen aan de daaropstaande kandidaten in de volgorde waarop zij op de lijst voorkomen, met dien verstande dat een kandidaat die persoonlijk de kiesdeler heeft gehaald, in ieder geval is gekozen. Bron: SER voorbeeldreglement ondernemingsraden.



55

Bijlage IV. Aanpassingen in het reglement van de OR of PVT De WOR schrijft in artikel 9 lid 1 voor dat de OR-leden gekozen worden via een geheime schriftelijke stemming. Geheim De verkiezing via www.or-verkiezingen.nl is geheim omdat u als verkiezingscommissie uitsluitend met individuele medewerkers correspondeert over de persoonlijke inloggegevens, en de individuele medewerker alleen met deze inloggegevens kunnen stemmen. Op deze wijze worden uitsluitend de kiesgerechtigde personeelsleden toegelaten om te stemmen (en de applicatie werk zodanig dat medewerkers niet meer dan één keer hun stem kunnen uitbrengen). Schriftelijk In het SER voorbeeld reglement voor ondernemingsraden staat in een toelichting: "De in artikel 9 lid 1 WOR neergelegde eis dat de verkiezing plaatsvindt bij schriftelijke stemming, beoogt veilig te stellen dat iedere uitgebrachte stem controleerbaar wordt geregistreerd. Mondelinge stemming is niet toegestaan omdat het geheime karakter van de stemming moet worden gewaarborgd." De controleerbaarheid van de elektronische stemming via www.or-verkiezingen.nl is verzekerd door het gedetailleerde protocol van de stemming. Zie paragraaf 8.3. Wijziging van het OR-reglement Vooraf moet voor iedereen duidelijk zijn wat de procedure is zodat de verkiezingscommissie bij bezwaren daar op terug kan vallen. Het verdient daarom aanbeveling om in het OR-reglement op te nemen dat elektronisch stemmen per computer gelijk staat aan schriftelijk stemmen.

LET OP:

Wij wijzen u er nadrukkelijk op dat u bij gebruik van de apllicatie u geen zicht heeft op wie feitelijk de stem uitbrengt. Dit geldt ook bij stemmen per post.



Handleiding. voor de verkiezingscommissie. bij het gebruik van de website. als. elektronisch stembureau

Recommend Documents