HANDLEIDING PRODUCTGERICHT MILIEUZORGSYSTEEM
Maliebaan 97 Postbus 279 3500 AG UTRECHT telefoon (030) 693 00 55 fax (030) 693 00 57
[email protected] www.metaaladvies.nl Rabobank Utrecht 3752 59 457
Handleiding Voor de opzet van een Productgericht Milieuzorgsysteem in het midden- en kleinbedrijf binnen de metalectro
kenmerk:
R076131aaA4.jlv
© 2005 Stichting Adviescentrum Metaal - opgericht in 1993 Opdrachten worden aanvaard en uitgevoerd volgens de 'Rechtsverhouding opdrachtgever-architect, ingenieur en adviseur DNR 2005', gedeponeerd ter griffie van de Rechtbank te Amsterdam onder nummer 139/2004. Dossiernummer KvK Utrecht 41186494
Inhoudsopgave 0. Over deze handleiding ........................................................................................................... 4 0.1 Aanleiding ............................................................................................................................ 4 0.2 Doelstelling en status handleiding ........................................................................................ 4 0.3 Opzet handleiding ................................................................................................................ 4 0.4 Betrokkenen......................................................................................................................... 4 0.5 Overige ................................................................................................................................ 5 Checklist Productgericht Milieuzorgsysteem........................................................................... 6 1. Inleiding................................................................................................................................... 8 1.1 Inpasbaarheid binnen reeds bestaande systemen ............................................................... 9 2. Opbouw productgericht milieuzorgsysteem ...................................................................... 10 2.1 Inleiding ............................................................................................................................. 10 2.2 Het belang van iedere stap ................................................................................................ 11 3. Planning ................................................................................................................................ 13 3.1 Inleiding ............................................................................................................................. 13 3.2 Onderdelen projectplan...................................................................................................... 13 1.1.1 3.2.1 Algemene gegevens ......................................................................................... 13 1.1.2 3.2.2 0-Situatie .......................................................................................................... 14 1.1.3 3.2.3 Doel .................................................................................................................. 14 1.1.4 3.2.4 Inventarisatie. ................................................................................................... 14 1.1.5 3.2.5 Werkzaamheden............................................................................................... 15 1.1.6 3.2.6 Kwaliteitsbewaking ........................................................................................... 16 1.1.7 3.2.7 Tijd.................................................................................................................... 16 3.3 Go/No Go - beslissing ........................................................................................................ 17 4. Productketen analyse........................................................................................................... 18 4.1 Inleiding ............................................................................................................................. 18 4.2 De productketen................................................................................................................. 19 4.3 Uitvoering product keten analyse.................................................................................. 21 1.1.8 4.3.1 Product bepaling............................................................................................... 22 1.1.9 4.3.2 Procesboom opstellen ...................................................................................... 23 1.1.10 4.3.3 Kwantificering van materialen en processen en berekeningen........................ 23 1.1.11 4.3.4 Transport ........................................................................................................ 26 4.4 Knelpunten opstellen ......................................................................................................... 27 4.5 Alternatieven genereren..................................................................................................... 27
R076131aaA4.jlv
2
5. Aanpak knelpunten............................................................................................................... 29 5.1 Inleiding ............................................................................................................................. 29 5.2 Algemene doelstellingen .................................................................................................... 30 5.3 Milieubeleidverklaring ........................................................................................................ 30 5.4 Productgericht milieuzorg programma (PMP)..................................................................... 31 5.5 Implementatie en uitvoering ............................................................................................... 31 1.1.12 5.5.1 Verdeling taken en verantwoordelijkheden...................................................... 32 1.1.13 5.5.2 Opleiding, bewustzijn en vakbekwaamheid..................................................... 32 1.1.14 5.5.3 Communicatie................................................................................................. 32 1.1.15 5.5.4 Documentatie van het PMZ............................................................................. 33 Productgericht milieuzorghandhoek ......................................................................................... 33 1.1.16 5.5.5 Documentenbeheer ........................................................................................ 36 1.1.17 5.5.6 Procesbeheersing........................................................................................... 36 6. Controle en corrigerende maatregelen ............................................................................... 38 6.1 Inleiding ............................................................................................................................. 38 6.2 Analyseren en vergelijken .................................................................................................. 38 6.3 Registraties........................................................................................................................ 39 6.4 Auditing van het productgerichte milieuzorgsysteem.......................................................... 39 7. Beoordeling door de directie ............................................................................................... 40
R076131aaA4.jlv
3
0. Over deze handleiding
0.1 Aanleiding Bestaande milieuzorgsystemen van bedrijven richten zich voornamelijk op het eigen productieproces. Bedrijven brengen hierbij de milieubelasting die ontstaat door de eigen bedrijfsvoering in kaart en houden geen rekening met de milieubelasting die ontstaat in de overige fasen van het product. Om de milieubelasting over de gehele keten “van kribbe tot graf’ in kaart te brengen is het Productgerichte Milieu Zorgsysteem (PMZ) ontwikkeld. Bij een productgericht milieuzorgsysteem wordt de aandacht gericht op het product en zijn levensloop en niet zozeer op enkel de productie fase. De manier waarop en hoe dit systeem het beste kan worden opgezet is met name in het middenen kleinbedrijf (nog) niet duidelijk.
0.2 Doelstelling en status handleiding Het doel van deze handleiding is om kleine en middelgrote bedrijven te ondersteunen bij het opzetten van een productgericht milieuzorgsysteem. De handleiding en de daarin aangereikte hulpmiddelen zijn geen garantie voor succes. Op de eerste plaats is de betrokkenheid van de directie en medewerkers de hoofdfactor voor het succesvol implementeren van een productgericht milieuzorgsysteem. 0.3 Opzet handleiding De handleiding is opgebouwd uit twee delen. Het eerste gedeelte bevat een uitneembare checklist. Het gebruik van deze checklist maakt het mogelijk de punten die beschreven dienen te worden tijdens de uitvoering op compleetheid te beoordelen. Het tweede deel beschrijft de inhoudelijke invulling van het productgerichte milieuzorgsysteem. Hierin wordt stap voor stap het systeem doorlopen waarbij allerlei aandachtpunten ter sprake komen. 0.4 Betrokkenen Deze handleiding is gericht aan de persoon binnen de organisatie die gezien kan worden als uitvoerder van het project. Dit zal bij voorkeur iemand zijn die inzicht heeft in alle processen binnen de organisatie en voldoende management kwaliteiten heeft. Vaak krijgt deze persoon de titel “milieucoördinator”. Hierbij wordt opgemerkt dat extra opleiding en/of het betrekken van externe adviseurs noodzakelijk kan blijken, uiteraard afhankelijk van de aanwezige kennis. Dit handboek leidt de milieucoördinator van een organisatie, stap voor stap door een proces waarbij het mogelijk wordt een PMZ-systeem op te zetten en te implementeren binnen de bestaande bedrijfsvoering. Hierbij dient te worden opgemerkt dat het nuttig is zoveel mogelijke aspecten tijdens het project te rapporteren. Hierdoor wordt u gedwongen over bepaalde zaken na te denken die u als algemeen bekend of vanzelfsprekend worden beschouwd. Dit zal de R076131aaA4.jlv
4
duidelijkheid van uw rapportages en communicatie met directie en/of overige projectleden verbeteren.
0.5 Overige De hoofdstukken (1 en 2) “Inleiding en opbouw PMZ” geven de benodigde achtergrondinformatie die ten grondslag ligt aan dit project. De uitvoering van het project wordt stap voor stap behandeld in de hoofdstukken 3 t/m 7. In deze hoofdstukken worden bepaalde acties verlangt die zo compleet mogelijk zijn beschreven. In deze handleiding worden concrete werkzaamheden aangegeven door een vinkje (√). Deze vinkjes zijn terug te vinden op de checklist.
R076131aaA4.jlv
5
Checklist Productgericht Milieuzorgsysteem Deze checklist biedt een overzicht van alle onderdelen binnen het PMZ. Per stap zijn de belangrijkste punten op een rijtje gezet. Deze lijst kan gebruikt worden tijdens de uitvoering van het project als controlemiddel. De punten die hier zijn aangegeven zullen respectievelijk besproken worden in de handleiding. Planning (Hfst. 3) Kernvraag voor de toetsing van de planning is of het project in de opstartfase degelijk is omschreven in het projectplan, zodat het opzetten van het PMZ systeem van start kan gaan. √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
Vermeld alle gegevens die ervoor zorgen dat het plan later direct herkend en teruggevonden kan worden. Leg de uitgangssituatie van de organisatie vast. Het doel van dit project is het opzetten van een PMZ binnen uw organisatie. Beschrijf de subdoelen die een rol kunnen spelen. Leg een systeem vast waarin alle gegevens gebundeld worden. Beschrijf de werkzaamheden. Leg verantwoordelijkheden vast. Beschrijf de tijdaspecten. De financiële aspecten dienen beschreven te worden. GoNo Go - beslissing. Organiseer een voorlichtingsbijeenkomst.
Productketen Analyse (Hfst. 4) In de stap productketen analyse worden milieuanalyses van een product vastgelegd. √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
Onderbouw de productkeuze. Stel de functionele eenheid vast. Stel de nauwkeurigheid vast die gehanteerd gaat worden gedurende het vervolg van de analyse. Stel de procesboom op. Leg zoveel mogelijk systeemgrenzen nu al vast. Omschrijf of bereken de milieubelasting (in mPt) die ontstaat in de vier fasen. Omschrijf of bereken de milieubelasting (in mPt) die ontstaat door transport. Analyseer de resultaten en bekijk de invloed van eventuele aannames op het eindresultaat. Bepaal waar de grootste milieubelastingen optreden. Inventariseer de oorzaken van deze milieubelastingen. Stel technisch en economisch haalbare alternatieven op die minder milieubelasting veroorzaken.
R076131aaA4.jlv
6
Aanpak knelpunten (Hfst. 5) Het Productgerichte Milieuzorg Programma (PMP) dient ais leidraad voor de uitvoering in de praktijk. √ √ √ √ √ √ √ √ √
Stel de algemene doel- en taakstellingen vast voor de organisatie. Stel een milieubeleidverklaring op ter ondertekening van de directie. Stel een actieplan vast in de vorm van een PMP. Breng de opleidingsbehoeften in kaart indien er sprake is van te kort aan kennis. Ontplooi activiteiten om het milieubewustzijn binnen de organisatie te vergroten. Stel procedures op voor interne en externe communicatie. Leg de bestaande werkwijzen indien nodig vast in procedures. Voeg deze handleiding als werkinstructie toe aan het handboek. Stel indien nodig werkinstructies op.
Controle en corrigerende maatregelen (Hfst. 6) De ervaringen leiden tot een verfijning van het systeem. √ √
Leg indien nodig vast welke punten geregistreerd dienen te worden. Stel een audit-plan op.
Beoordeling door de directie (Hfts. 7) De directie evalueert het project en de mogelijke meerwaarde voor uw organisatie. √
Leg de jaarlijkse vergadering “Status productgericht milieuzorgsysteem” vast.
R076131aaA4.jlv
7
1. Inleiding Een product gericht milieuzorgsysteem (verder: PMZ) is een systematiek, gericht op productie en ontwikkeling van een product, die stap voor stap is te implementeren binnen de bestaande bedrijfsvoering. Na implementatie is er een systeem dat een willekeurig product op hoofdlijnen analyseert op alle milieubelastingen die optreden “van wieg tot aan het graf “ en is het mogelijk een nieuw product ontwerp te toetsen aan het oude op milieubelastingen. Bij het opzetten van een PMZ dient als uitgangspunt de toenemende rol die wordt toegekend aan de eigen verantwoordelijkheid van het bedrijfsleven ten aanzien van de milieueffecten die optreden door productie, gebruik en afdanking van haar producten. Onder een PMZ wordt verstaan het samenhangende geheel van beleidsmatige, organisatorische en administratieve maatregelen, gericht op het inzicht krijgen in, beheersen en waar mogelijk verminderen van de effecten van geproduceerde producten op het milieu in de breedste zin van het woord. “Op langer termijn is het voor bedrijven in sommige bedrijfstakken twijfelachtig of zij kunnen blijven voortbestaan, wanneer zij er niet in slagen een milieuvriendelijker productenpakket op te bouwen. " PMZ kan een organisatie in de juiste richting sturen waardoor een aantal voordelen optreden: √ Meer inzicht in het primair proces; √ Mogelijkheid tot productie en ontwikkeling van minder milieubelastende producten; √ Verbetering van de concurrentie positie nu en op een langer termijn; √ Imago verbetering; √ Mogelijkheden tot kostenbesparingen o.a. door afvalreductie en energie besparing, maar ook grondstoffenbesparing en efficiëntie in de productie; √ Voorsprong door meer inzicht op: ♦ ARBO zaken; ♦ ISO- 9000 en/of 14000 certificering; ♦ Milieuvergunningen; ♦ Milieugerichte Product Ontwikkeling (MPO) en Eco-design; ♦ Duurzaam ondernemen. Er zijn een aantal aspecten waarmee vooraf rekening dient te worden gehouden. Het opzetten van een productgericht milieuzorgsysteem zal een gedeelte van de werkzame tijd van verschillende werknemers binnen een organisatie opeisen. Daarnaast zullen extra inspanningen gedaan dienen te worden op administratief niveau. Als een onderneming niet bekend is met de ISO-systematiek zal het een aanpassing van het denkpatroon en werkwijzen vragen. Tijdens het schrijven van deze handleiding is rekening gehouden met deze nadelen en is geprobeerd ze zoveel mogelijk te ondervangen door te streven naar een minimum aan administratieve handelingen. De nadruk ligt op een praktisch en werkbaar systeem.
R076131aaA4.jlv
8
1.1 Inpasbaarheid binnen reeds bestaande systemen* Wanneer een organisatie al gebruik maakt van een vorm van bedrijfsinterne milieuzorg of kwaliteitszorg, zal opgemerkt worden dat productgerichte milieuzorg overeenkomsten met deze systemen vertoond. Een productgericht milieuzorgsysteem, is een overkoepelend systeem waarin ruimte is voor inpassing van bestaande systemen en methode. Het verband tussen een aantal veel gebruikte systemen en PMZ is in afbeelding 1.1 aan de hand van de productketen grafisch samengevat.
Zoals in afbeelding 1.1 is weergegeven, zijn ISO-series en Bedrijfs Interne Milieuzorg (BIM)systemen intern gericht waarbij niet naar invloeden buiten de productie fase wordt gekeken. Milieugerichte Product Ontwikkeling (MPO) en/of toepassingen op het gebied van “Eco-design” bekijkt de gehele productketen, maar is specifiek gericht op een product en heeft geen cyclisch karakter.
∗
Onder systemen wordt in dit geval ook MIW en Eco-design verstaan. ondanks dat dit geen systemen zijn in de zin van een cyclische systematiek.
R076131aaA4.jlv
9
2. Opbouw productgericht milieuzorgsysteem
2.1 Inleiding PMZ omvat een aantal stappen die gefaseerd kunnen worden ingevoerd. In dit hoofdstuk wordt de opbouw van het systeem uitgelegd. Aan elke stap binnen het systeem is een apart hoofdstuk gewijd. De wijze waarop en de mogelijke invulling van de verschillende stappen zijn in deze handleiding uitgewerkt zodat een (praktisch) toepasbaar systeem ontstaat. De opbouw van de systematiek is gebaseerd op een vaste structuur en sluit aan bij de breed geaccepteerde beheersingsystematiek volgens Deming (afbeelding 2.1). De elementen planning, productketen analyse, controle en beoordeling door de directie, komen overeen met de vier
verschillende stadia uit Deming cyclus: plannen - uitvoeren - controleren en beoordelen. In afbeelding 2.1 is het verband tussen de opbouw volgens Deming en PMZ weergegeven.
R076131aaA4.jlv
10
2.2 Het belang van iedere stap Planning Voordat het opzetten van PMZ van start kan gaan moet eerst een projectgroep worden samengesteld. Vastlegging van taken en verantwoordelijkheden in een zogenaamd projectplan, maakt het mogelijk het project te sturen waardoor gezamenlijk wordt toegewerkt naar de gestelde doelen. Het opstellen van dit projectplan is eenmalig en dient ter ondersteuning van de opstartfase. Het is van belang dat in de projectgroep medewerkers uit alle geledingen van het bedrijf deelnemen. Productketen analyse De as waar een productgericht milieuzorgsysteem om draait is de productketen analyse. Hier vindt aan de hand van een gekozen product de analyse plaats van materialen en processen van grondstofwinníng tot afdanking. Wanneer voor de eerste keer deze analyse wordt uitgevoerd zal hier over het algemeen veel tijd en energie in moeten worden gestoken. Is eenmaal de analyse voor de eerste keer uitgevoerd en zijn alle processen binnen de organisatie in kaart gebracht, dan is bij een nieuwe analyse minder werk te verwachten. Het steeds opnieuw doorlopen, bij veranderde omstandigheden of periodiek vastgesteld, verschaft inzicht in de vooruitgang of juist achteruitgang op het gebied van milieubelasting. Uit de resultaten van de analyse is het mogelijk aandachtpunten op te stellen en vervolgens op zoek te gaan naar verbeteringen. Vaak zullen er meerder mogelijkheden een oplossing te bieden. Het uitvoeren van de productketenanalyse wordt in deze handleiding beschreven vanuit een eenvoudige methodiek waarin het gedachtegoed van PMZ wordt toegepast. Er wordt geen gebruik gemaakt van complexe berekeningen en/of bepalingen. Voor de start met PMZ is dit ook niet noodzakelijk. Indien een bedrijf meer diepgang in de analyse wil aanbrengen kan men ervoor kiezen om voor sommige producten of onderdelen een levenscyclus analyse uit te voeren. Hier zijn diverse programma’s voor beschikbaar. Het uitvoeren van een dergelijke analyse is vaak complex, hier kan men een adviseur voor inschakelen. In de handleiding wordt waar nodig verwezen naar deze verdiepingsmogelijkheid, deze onderdelen zijn blauw cursief weergegeven. Aanpak knelpunten Het selecteren van de meest geschikte alternatief gebeurt met als achtergrond bestaande weten regelgeving. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van milieudoelstellingen die zijn vastgelegd in bijvoorbeeld convenanten en intentieverklaringen. Na prioritering en het in kaart brengen van de beschikbare middelen is het mogelijk een Product gericht Milieuzorg Programma (PMP) op te stellen. Dit PMP, ook wel actieplan genaamd, bevatten de doel- en taakstellingen gekoppeld aan een tijdshorizon. Het uitvoeren en terugkoppelen op dit PMP moet ervoor zorgen dat het gewenste resultaat wordt bereikt.
R076131aaA4.jlv
11
Controle (en corrigerende maatregelen) Het systeem is gebaseerd op de achterliggende gedachte dat periodiek het systeem zal worden geëvalueerd om te bekijken welke mogelijkheden er zijn voor verbetering en de implementatie ervan. De instrumenten die hierbij een rol spelen zijn regulieren vergaderingen, audits en jaarlijks overleg. Door de controle stap zorgt men ervoor dat PMZ een actief en werkend systeem is en blijft dat voortdurende wordt verfijnd. Beoordeling door de directie Het gehele PMZ wordt op directieniveau geëvalueerd, hier wordt kort over gerapporteerd. De beoordeling is in principe allesomvattend hoewel niet alle elementen beoordeeld hoeven te worden.
R076131aaA4.jlv
12
3. Planning
3.1 Inleiding Het is noodzakelijk een of meerdere personen binnen een organisatie verantwoordelijk te stellen voor het verloop en de uitvoering van het project. De milieucoördinator binnen de organisatie is de aangewezen persoon om het project te coördineren. De opbouw van het projectplan dient een aantal onderwerpen te bevatten. Deze onderwerpen zijn door ervaringen bij andere projecten in het bedrijfsleven noodzakelijk gebleken. Door het opstellen van dit projectplan is het noodzakelijk voor de projectleider zich te verdiepen in de stappen die gaan volgen. Hierdoor ontstaat een beter en compleet beeld van dit project. Het projectplan kan tijdens de uitvoering aan veranderingen onderhevig zijn en is daarmee een dynamisch document. 3.2 Onderdelen projectplan De onderdelen en bijbehorende aspecten zijn zoveel mogelijk uitputtend beschreven. Afhankelijk van o.a. beschikbare gegevens of het type organisatie kunnen bepaalde punten worden ingekort of uitgebreid. Voor deze handleiding is een vaste vorm gekozen, uiteraard kan men ook de eigen bedrijfsstandaard gebruiken. Dit deel van de handleiding vormt dan enkel een checklist om de volledigheid te toetsen.
3.2.1 Algemene gegevens √
Vermeld alle gegevens die ervoor zorgen dat het plan later direct herkend en teruggevonden kan worden. ♦ Titel (Projectplan voor.. . ..) ♦ Naam van het bedrijf (eventueel afdeling, locatie e.d.) ♦ Datum ♦ Auteur ♦ Projectonderwerp (Opzet PMZ binnen . ...)
R076131aaA4.jlv
13
3.2.2 0-Situatie √
Leg de uitgangssituatie van de organisatie vast. Deze paragraaf kan gezien worden als de inleiding van het projectplan en geeft antwoord op de vraag in welke situatie de organisatie zich nu bevindt. ♦ Bedrijfsbeschrijving waarin korte historie, branche, type producten, organisatiegrootte, omzet, doelgroep, beleid; ♦ Geef de motivatie redenen om een PMZ ter hand te nemen aan. Denk hierbij aan beleid, (milieu-)kosten, problemen met overheid in het verleden of wellicht in de toekomst (vergunningen e.d.). concurrentiepositie, productenpakket, imago, blootlegging van de productieprocessen en inzicht verschaffen op het gebied van milieu. ♦ Leg de huidige nulsituatie vast op het gebied van vergunningen, milieuzorg, convenanten etc.
3.2.3 Doel Hierin wordt vastgelegd wat aan het einde van het project bereikt moet zijn. Dit zal in eerste instantie de opzet van een productgericht milieuzorgsysteem zijn. Door het doel nauwkeurig te omschrijven kan het project afgebakend worden. √
Het doel van dit project is onder meer het opzetten van een PMZ-systeem binnen uw organisatie. Deze doelstelling kunt u aanvullen met meer bedrijfsspecifieke doelstellingen ten aanzien van analyse van een bepaald type product.
Als een productgericht milieuzorgsysteem (gedeeltelijk) is ingevoerd, kunnen gedetailleerde doelstellingen geformuleerd worden. Dit zal in volgende cycli van het zorgsysteem omschreven moeten worden. Naast de hoofddoelstelling kunnen ook subdoelstellingen geformuleerd worden. Deze subdoelstelling dienen echter nog wel een algemeen karakter te hebben omdat product- of procesgerichte subdoelen later aan bod komen in het productgericht milieuzorgprogramma. Voorbeeld van zo’n subdoel kan zijn dat de gebruikte systematiek conform een ISO-standaard is. √
Beschrijf de subdoelen die een rol kunnen spelen.
3.2.4 Inventarisatie. Om, in het vervolg stadium, alle benodigde gegevens makkelijk toegankelijk te maken is het van belang dat projectleden op de hoogte zijn van de stand van zaken. √
Leg een systeem vast waarin alle gegevens gebundeld worden.
R076131aaA4.jlv
14
Het is nog niet de bedoeling gegevens te gaan kwantificeren. Bekijk in eerste instantie alleen of informatie beschikbaar is en waar. Voorbeelden zijn: ♦ Water, gas en elektriciteit verbruik van processen of delen van processen; ♦ (Hulp)materialen en stoffen verbruik; ♦ Inkoop gegevens (materialen, hoeveelheid, waar wordt ingekocht); ♦ Opbouw van producten (tekeningen, processtappen); ♦ Milieuvergunningen, externe audits; ♦ Wet- en regelgeving, convenanten, intentiebesluiten; ♦ Afval (heffingen, hoeveelheden, betrokken bedrijven). Vaak is het niet mogelijk alle relevante informatie te bundelen in bijvoorbeeld één map. Bij het opstellen van procedures voor documentenbeheer wordt gebruik gemaakt van verwijzingen naar betrokken personen, of locaties waar de informatie is terug te vinden. Dit aspect zal zeker bij grotere bedrijven een rol spelen.
3.2.5 Werkzaamheden Van elke projectmedewerker moeten de werkzaamheden die hem of haar zijn toebedeeld beschreven worden. In de opstartfase van het project zal het niet gemakkelijk zijn deze nauwkeurig te omschrijven, waardoor de werkzaamheden door onvoorziene omstandigheden moeten worden aangepast. Aan de hand van de checklist, voor in deze handleiding, is het mogelijk een verdeling van de werkzaamheden op te stellen. Bij wijziging in werkzaamheden en of verantwoordelijkheden dient dit wel consequent geregistreerd te worden. √
Beschrijf de werkzaamheden op bijvoorbeeld de volgende manier: Planning (door milieu coördinator en directie): ♦ Schrijven van het projectplan (door .) ♦ Aanleggen documentatiemap ♦ Verzamelen gegevens voor map Productketen analyse (door.. .): ♦ Uitzoeken welk product het meest geschikt is ♦ Uitzoeken hoe dit product is opgebouwd (van wieg tot graf)
Deze werkzaamheden zijn hier niet geheel uitgewerkt omdat alle beschrijvingen in de checklist zijn terug te vinden en hier specifieke werkzaamheden aan zijn te koppelen. In dit gedeelte van het projectplan zullen ook de mogelijkheden van externe adviseurs onderzocht moeten worden. Voor sommige onderdelen is het wellicht niet mogelijk alle benodigde kennis zelf in huis te hebben. In dit geval kunnen externe adviseurs een uitkomst bieden. Doordat vooraf bekend is wat de werkzaamheden zullen zijn (zie checklist), kan vooraf een duidelijk omschrijving worden vastgesteld van de uit te voeren werkzaamheden door de externe adviseur(s).
R076131aaA4.jlv
15
3.2.6 Kwaliteitsbewaking Hierin wordt vastgelegd wie verantwoordelijk is voor het uit te voeren project of delen hiervan. Dit is al gedeeltelijk gebeurd in de vorige paragraaf “werkzaamheden”. Desalniettemin zal een nauwkeurige omschrijving van de verantwoordelijkheden ten goede komen aan het project. √ Hier dient duidelijk gesteld te worden wie: ♦ eindverantwoordelijke is (vaak iemand binnen de directie); ♦ verantwoordelijk voor de totale uitvoering (bijv. de milieu coördinator). Daarnaast verdient het de voorkeur, met name indien meerdere personen zijn betrokken, voor het project een organisatiediagram op te stellen zodat in één oogopslag de verantwoordelijkheden zichtbaar worden (zie voorbeeld in afbeelding 3.2.6). Vergeet niet de verantwoordelijkheden van de externe adviseur te beschrijven. Afb. 3.2.6: Organisatieschema ter verduidelijking voor betrokken projectleider
3.2.7 Tijd. Beschrijf hoeveel tijd beschikbaar is voor de opstartfase van het productgericht milieuzorgsysteem en hoe deze wordt gekoppeld aan de werkzaamheden. Doordat de werkzaamheden en betrokken personen in kaart zijn gebracht kan een tijdsplanning worden opgesteld. Door fasering van het project zal de duidelijkheid toenemen. Doe dit op een overzichtelijke manier, bij voorkeur in tabelvorm. √
Beschrijf de tijdaspecten waarbij gelet wordt op: ♦ beschikbare tijd (zo gedetailleerd mogelijk, maximaal in maanden) van het totale project; ♦ beschikbare tijd per (deel)fase en of werkzaamheden; . ♦ tussentijds overleg van projectteam, tussen projectleden onderling, tussen projectuitvoerder, adviseurs en projectverantwoordelijke; ♦ tussentijdse rapportages.
R076131aaA4.jlv
16
3.3 Go/No Go - beslissing In de voorgaande paragraaf zijn alle noodzakelijke onderdelen beschreven voor het projectplan. Door deze beschrijving is vooraf zoveel mogelijk duidelijkheid gecreëerd inzake de opzet van een productgericht milieuzorgsysteem. Met het projectplan kan de hoofdverantwoordelijke inzicht krijgen in het gehele project. Deze verantwoordelijke kan dan op basis van dit document een zogenaamde go/no go beslissing maken waarbij hij of zij besluit verder met het project door te gaan. Daarnaast kunnen aan de hand van het projectplan doelstellingen aangepast worden. Het is in het uiterste geval zelfs mogelijk dat verdere uitwerking van het project wordt uitgesteld of geheel wordt stopgezet. √
Go/No Go - beslissing.
De keuzes die aan de beslissing ten grondslag liggen kunnen voor elke organisatie zeer divers zijn, en zullen dan ook naar eigen inzicht bepaald moeten worden. Bestudeer of gewijzigde doelstelling of andere wijzigingen gevolgen hebben voor het projectplan en pas deze meteen aan. Wanneer besloten is door te gaan dient nog één obstakel overwonnen te worden. De keuze voor de opzet van een productgericht milieuzorgsysteem ligt in eerste instantie bij de directie. Voor het verdere succes van het project moeten alle medewerkers van de organisatie het nut hiervan inzien. Het dient daarom de aanbeveling om bij de “officiële” start van het project (na goedkeuring van de hoofdverantwoordelijke) een voorlichtingsbijeenkomst voor de medewerkers en projectleden te organiseren. Hiermee wordt het draagvlak vergroot en weten de medewerkers wat hen de komende tijd (mogelijk) te wachten staat. √
Organiseer een voorlichtingsbijeenkomst, eventueel als onderdeel van een reguliere vergadering of personeelsbijeenkomst.
R076131aaA4.jlv
17
4. Productketen analyse 4.1 Inleiding Het te onderzoeken product wordt getoetst op mogelijke milieueffecten tijdens alle fasen van de levenscyclus. Het is mogelijk aan de hand van deze handleiding een productanalyse uit te voeren met of zonder gebruik van LCA software. Bepaalde details van de productketen analyse zijn i.v.m. de algemene opzet van deze handleiding niet geheel uitgewerkt. Dit kan inhouden dat specifieke vragen of onduidelijkheden onbeantwoord blijven. De ervaringen die worden opgedaan gedurende de analyse moeten goed worden vastgelegd. Deze zgn. systeemgrenzen worden namelijk opnieuw gebruikt bij het uitvoeren van de analyse t.b.v. alternatieven genereren en de totale controle van het PMZ. Het duidelijk omschrijven en vastleggen is daarom essentieel. Er zijn verschillende LCA-methodieken ontwikkeld die op dit moment in het bedrijfsleven worden getest en gebruikt. Eén van deze methoden die het mogelijk maakt een LCA uit te voeren die minder tijd en inspanning vergt en toch voldoende informatie oplevert, is de Eco-indicator 95 methode. Hierbij wordt in het kort een getal (in punten) gegeven aan een product of onderdeel van een product. Hoe hoger dit getal, des te hoger de milieubelasting.
√
alle gegevens omtrent productketen analyse worden op een centrale locatie verwerkt zodat de gegevens traceerbaar en inzichtelijk blijven.
R076131aaA4.jlv
18
4.2 De productketen Een milieugerichte levenscyclusanalyse is een analyse van het product gezien over de gehele “levensloop van het product”, ook wel van wieg tot aan het graf genoemd.
De verschillende fasen binnen de levenscyclus kunnen worden onderverdeeld in 4 stappen. 1. Grondstofwinning en productie (eventueel van halffabrikaten). Hieronder vallen de milieubelastingen die optreden tijdens de productie van bulkmaterialen. Wanneer onderdelen of halffabrikaten worden ingekocht kunnen deze onderdelen beschouwd worden als grondstoffen. Vaak zijn halffabrikaten opgebouwd uit meerdere grondstofmaterialen. Deze halffabrikaten zijn zelf te analyseren, of wellicht dat een tussenleverancier hierover gegevens kan verstrekken. 2. Productie. Bewerkingsprocessen die bijdragen aan de emissie van stoffen worden in kaart gebracht. Dit is vaak voor de betrokken organisatie de meest interessante fase. De analyse in deze fase zorgt ervoor dat de eigen procesvoering in kaart wordt gebracht. 3. Gebruik. Het gebruik van een product gedurende een bepaalde periode kan een grote bijdrage hebben op de totale milieubelasting die optreed na analyse van de keten. Apparaten die veel hulpmaterialen en of energie verbruiken zullen een hoge milieubelasting met zich mee brengen.
R076131aaA4.jlv
19
4. Afvalscenario. Aan het einde van de levensloop van het product kan het product verschillende richtingen opgaan. Het product of onderdelen ervan, kunnen direct hergebruikt worden (bijvoorbeeld als tweede hands product) met eventueel wat reparatie / verbetering. Het product kan gerecycled worden. Dat wil zeggen dat het geheel of gedeeltelijk gedemonteerd wordt en opnieuw als grondstofmateriaal in een (ander) product wordt gebruikt. Een voorbeeld hiervan is metaal dat via de metaalinzamelaar en hersmelt opnieuw gebruikt kan worden. Als laatste optie kan het product als afval verdwijnen door storting en/of verbranding. Volgens de zogenaamde “Ladder van Lansink” is deze laatste optie het minst gewenst. Wanneer het product zo is ontworpen dat het gemakkelijk recyclebaar en/of hergebruikt kan worden, zal dit een positief effect hebben op de overallmilieubelasting.
Afb. 4.2A: De ladder van Lansink waarin de voorkeursafhandeling van afval
Het ontwerp van het product heeft op elke fase van de productketen invloed. Met andere woorden de milieubelasting wordt bepaald op de tekentafel. De keuzes die t.a.v. de milieubelasting ondersteund kunnen worden zijn: • Materiaal keuze; • Keuze van bewerkingsprocessen; • Keuze van assemblagemethode; • Invloed van: hergebruik, recycling en afdanking ( m.b.t. Design for Enviroment en Design for Disassembly); • Invloed van halffabrikaten; • Transport (gelet op verpakkingen en gewicht).
R076131aaA4.jlv
20
4.3 Uitvoering product keten analyse Het uitvoeren van de analyse, eventueel m.b.v. de Eco-indicator methode, zal hier verder stap voor stap besproken worden. Het maken van de analyse kan worden opgedeeld in 6 te doorlopen stappen: • Product bepaling; • Procesboom opstelling; • Kwantifícering materialen en processen; • Berekeningen; • Knelpunten opstellen; • Alternatieven genereren. • De stappen in relatie tot het gehele systeem zijn weergegeven in afbeelding 4.3.
De stappen van productbepaling tot en met alternatieven genereren zijn weergegeven als afzonderlijke onderdelen. In de praktijk zal er echter interactie plaatsvinden tussen de afzonderlijke onderdelen. Problemen die tijdens het kwantificeren opdoemen zullen misschien leiden tot aanpassingen in de procesboom opstelling enz. Dit zorgt ervoor dat constant gezocht wordt naar een balans tussen wat theoretisch mogelijk is en wat praktisch haalbaar is. De ervaringen en aanpassingen dienen weer consequent te worden vastgelegd.
R076131aaA4.jlv
21
4.3.1 Product bepaling Binnen de organisatie worden alle processtappen bekeken die het product en zijn onderdelen doorloopt voordat het getransporteerd kan worden voor verdere bewerking of naar de eindgebruiker. Om zoveel mogelijk te weten te komen van alle aanwezige processen is het aan te raden in deze beginfase van het project, een product te kiezen dat zoveel mogelijk processtappen doorloopt. Hierdoor wordt zoveel mogelijk van de processen binnen uw bedrijf op het gebied van milieubelasting blootgelegd. Het te onderzoeken product dient duidelijk te worden omschreven, ook wel de functionele eenheid genoemd. Men noemt in de PMZ-methodiek de functionele eenheid een beschrijving van: • Product; • Levensloop; • Prestatie; Dit kan beschouwd worden als uitgangspunt van de te maken productketen analyse. √ Onderbouw de productkeuze. √ Stel de functionele eenheid vast. Door het in kaart brengen van de milieubelasting van een bepaald product kan deze vergeleken worden met de milieubelasting van een nog te ontwikkelen product. Wanneer twee ontwerpen worden vergeleken is het mogelijk onderdelen die in beide ontwerpen gelijk zijn niet mee te nemen. Een onderdeel dat gelijk is in beide ontwerpen zal immers evenveel milieubelasting opleveren en heeft daardoor geen invloed op het verschil bij vergelijking van beide ontwerpen. Opgemerkt dient te worden dat de milieubelasting van het genegeerde onderdeel dus ook niet bepaald wordt. Het vastleggen van wat wel en niet is meegenomen in de productanalyse is nogmaals van groot belang. Een productketen analyse zal naar verwachting een aantal onzekerheden bevatten. Dit is te wijten aan ontbrekende gegevens en simpelweg het feit dat het soms te veel tijd kost bepaalde gegevens te achterhalen. Hierdoor zullen in een aantal gevallen bepaalde aannames gemaakt moeten worden die de nauwkeurigheid van uw onderzoek beïnvloeden. Indien deze aannames goed worden omschreven zodat bij herhaling van de analyse deze opnieuw kunnen worden gebruikt zal dit geen afbraak doen aan de kwaliteit van de analyse. √
Stel de nauwkeurigheid vast die gehanteerd gaat worden gedurende het vervolg van de analyse.
Het is aan te raden, bij gebrekkige ervaring, zo gedetailleerd mogelijk te werk te gaan. Dit omdat in de beginfase niet of moeilijk is in te schatten welke materialen of processen in het totaalbeeld de “bottleneck” zullen vormen. Hierbij wordt benadrukt niet te lang te blijven steken op een
R076131aaA4.jlv
22
bepaald onderdeel van het totaal i.v.m. de beschikbare tijd. Aan het eind van de productanalyse kan worden nagegaan welke invloed de aannames hebben op het totaal resultaat.
4.3.2 Procesboom opstellen Het opstellen van een procesboom met daarin de relevante stappen is noodzakelijk voor het verkrijgen van inzicht op de benodigde gegevens voor de berekeningen. Een goede procesboom geeft veel inzicht en gemak bij verder analyse van het product. √
Stel de procesboom op.
Als basis voor het opstellen van de procesboom zal de productketen dienen waarin de vier fasen zijn te onderscheiden. Een methode om tot een goede procesboom te komen is door het product geheel uit te rafelen tot in het kleinste onderdeel. Deze methode is nauwkeurig maar arbeidsintensief. De punten die van belang zijn bij het opstellen van de procesboom: • Het uitgangsmateriaal (fase 1); • Waar het vandaan komt i.v.m. transport; • Het bewerkingsproces en mogelijke gebruik van hulpmaterialen (fase 2); • Assemblage van de verschillende onderdelen tot een groter onderdeel of het eindproduct; • Verpakkingen en transport; • De in- en output gedurende de gebruikersfase (fase 3). Door de milieubelasting van bijvoorbeeld het verbruik van hulpmaterialen en of onderdelen, geheel aan de gebruikersfase toe te wijzen, is het mogelijk de prestatie en duurzaamheid van het product in kaart te brengen; • Wat er gebeurt in het afvalscenario (fase 4). De scheiding tussen de stappen 1-4, is soms niet zo duidelijk als verwacht. Behoort bijvoorbeeld het transport van halffabrikaten thuis in de grondstofwinningsfase (fase 1) of in de productiefase (fase 2) ? Ook hier geldt, neem uw aanname mee in de analyse en bekijk later de invloed. De procesboom wordt in de volgende fase van de analyse gebruiken tijdens het kwantificeren van materialen en processen. Een procesboom laat in één oogopslag zien wat wel en niet wordt meegenomen tijdens het kwantificeren.
4.3.3 Kwantificering van materialen en processen en berekeningen Nadat alle betrokken processen en stappen in kaart zijn gebracht (kwalitatief) kunnen deze gekwantificeerd worden. Logischerwijs zal men in eerste instantie gaan kwantificeren waarna eventueel de milieubelasting nauwkeuriger berekend kan worden. Tijdens het kwantificeren moet men echter al vooruit kijken naar de stap berekeningen i.v.m. gevraagde eenheden, het wel of niet beschikbaar zijn van een eco-indicator enz.
R076131aaA4.jlv
23
Tijdens het kwantificeren zullen de afbakeningen concreet worden gemaakt. Deze problematiek is hieronder aan de hand van praktische situaties weergegeven. • Het achterhalen van producten en hun processen via toeleveranciers is vaak wegens tijdgebrek niet uitvoerbaar omdat niet alle details van een productlevensloop in de regel bekend zijn. Dit houd meestal in dat er een aantal schattingen of zelfs het totaal weglaten van een product(onderdeel) of proces nodig zijn. Het weglaten kan men alleen doen wanneer redelijker wijs mag verondersteld worden dat dit geen beslissende invloed heeft op het eindresultaat. Indien men hiervan niet overtuigd is, is het aan te raden dit gedeelte van de procesboom toch verder uit te werken met zelf gemaakte schattingen; • Reserveonderdelen en hulpmaterialen in de gebruikersfase zijn vanaf de productiefase in de procesboom aanwezig. Bekijk of deze materialen apart onderverdeeld kunnen worden. Het apart houden van de data heeft als voordeel dat bij vergelijking van het oude en nieuwe product, de duurzaamheid van het product mee kan worden genomen in de vergelijking. De milieubelastingen van hulpmaterialen en reserveonderdelen moeten worden toegewezen aan de betreffende stap waar het wordt gebruikt en/of afgedankt; • Vaak moet bij de bepaling van de best passende eco-indicator weer worden overgaan tot aannames omdat slechts een beperkt aantal type materialen en processen op dit moment in kaart is gebracht. Het is mogelijk zelf een eco-indicator aan te maken of m.b.v. van professionele hulp vast te stellen. De uitleg bij het opstellen van een eigen eco-indicator voert te ver om tijdens dit project behandeld te worden en is dan ook achterwege gelaten. • De eco-indicatoren kunnen pas gebruikt worden indien de gegevens de juiste eenheid hebben. Het is daarom aan te raden voor het kwantificeren van de gegevens eerst naar de gevraagde eenheid te kijken (dit geldt met name voor eenheden in de productiefase). • Wanneer het proces dat wordt gebruikt niet is beschreven in de eco-indicator lijst is er soms de mogelijkheid het energieverbruik te achterhalen van dit proces. Hierdoor is toch een juiste indicatie te krijgen van de milieubelasting, weer in de vorm van indicatorpunten; • Het is gebruikelijk geen kapitaalgoederen mee te nemen bij de bepaling van de milieubelasting. Dit houdt in dat bijvoorbeeld machines of gebouwen die betrokken zijn bij de productie niet worden meegenomen in de analyse. √
Leg zoveel mogelijk systeemgrenzen nu al vast.
Wil men hoofdzakelijk bekijken welke processtappen en grondstoffen het eerst dienen te worden aangepakt dan kan men de gekwantificeerde data samenvoegen. Het nadeel is dat de data minder specifiek op de onderdelen is terug te voeren. Het voordeel is dat men niet specifiek elk product moet volgen binnen de productie. Men kan bijvoorbeeld bepalen hoeveel energie er in totaal wordt verbruikt. Deze laatste methode is minder tijdrovend en vaak noodzakelijk omdat sommige gegevens niet uit het geheel te destilleren zijn. Naast de bovenstaande algemene praktische wenken, kunnen ook specifiek per fase van de keten een aantal aandachtspunten vermeldt worden die helpen bij de uitvoering van de kwantificering en eventueel berekeningen.
R076131aaA4.jlv
24
1. Grondstofwinning-, grondstofproductiefase Dit gedeelte van het onderzoek zal zich concentreren op welke materialen en hoeveel zijn verwerkt in het product. Probeer het product tot in het kleinste detail te ontleden (Dit is als het goed is al gedaan tijdens de procesboom opstelling). Ga na hoeveel grondstoffen worden ingekocht of halffabrikaten worden verwerkt in het product. Nu de materiaalsoorten en hoeveelheden bekend zijn is het mogelijk de milieubelasting in de grondstofwinningsfase te bepalen. √ √
Omschrijf de milieubelasting die ontstaat in de grondstofwinning-, grondstofproductiefase. Bereken de milieubelasting (in mPt) die ontstaat in de grondstofwinning-, grondstofproductiefase.
2. Productiefase De productiefase speelt zich binnen uw bedrijf af. Men zal dus van elk onderdeel moeten bekijken hoe dit gemaakt wordt, welke hulpmaterialen worden gebruikt, welke processen zijn betrokken enz. Het is belangrijk steeds te kijken of afval dat wordt geproduceerd tijdens de bewerkingsprocessen is verwerkt in de eco-indicator. Afval geproduceerd d.m.v. hulpmaterialen, moet eveneens worden meegenomen in de berekeningen. √ √
Omschrijf de milieubelasting die ontstaat in de productiefase. Bereken de milieubelasting (in mPt) die ontstaat in de productiefase.
3. Gebruikersfase In de gebruikersfase wordt het product gedurende een bepaalde periode gebruikt. Deze periode is gekozen in het begin van de productketen analyse tijdens het opstellen van de functionele eenheid. Vaak zal in de gebruikersfase milieubelasting ontstaan door gebruik van energie, nieuwe onderdelen en eventueel hulpmaterialen. De milieubelastingen van deze onderdelen dient men toe te wijzen aan deze fase. √ √
Omschrijf de milieubelasting die ontstaat in de gebruikersfase. Bereken de milieubelasting (in mPt) die ontstaat in de gebruikersfase.
R076131aaA4.jlv
25
4. Afdank fase In deze fase wordt bekeken welke milieueffecten ontstaan door afdanking van het product. Er zijn verschillende scenario’s te bedenken op welke manier een product aan zijn eind komt: hergebruik, recycling en afdanking. Misschien wordt een gedeelte van het product gerecycled en de rest verbrand via de gemeentelijke afvalverbranding. Probeer te achterhalen wat er gebeurt met het product (en zoek hierbij de eco-indicatoren.) √ √
Omschrijf de milieubelasting die ontstaat door afdanking. Bereken de milieubelasting (in mPt) die ontstaat door afdanking.
4.3.4 Transport De grondstoffen en halffabrikaten worden aangeleverd. De afstanden die hierbij worden afgelegd zijn veelal via de tussenleveranciers te achterhalen. In de procesboom zijn de andere momenten waarop transport plaatsvindt aangegeven. De milieubelasting van deze transporten worden op dezelfde manier bepaald en zal niet opnieuw besproken worden. In veel gevallen is het transport in de vorm van de gemiddelde afstand in Nederland of Europa al meegenomen in de Eco-indicator. √ √
Omschrijf de milieubelasting die ontstaat door transport. Bereken de milieubelasting (in mPt) die ontstaat door transport.
R076131aaA4.jlv
26
4.4 Knelpunten opstellen Door het interpreteren van de gevonden gegevens is het mogelijk te bepalen in welke fase van de keten en door wat (oorzaak) de grootste milieubelasting optreedt. Alle fasen kunnen worden opgeteld. Het totaal ( in mPt) vertelt u iets over het gehele product en niets meer over de verschillende materialen en onderdelen. Dit getal is dus alleen interessant indien vergeleken wordt tussen product A en B. Door zoveel mogelijk data gescheiden te houden is het opsporen van de knelpunten gemakkelijker en in dit geval noodzakelijk √
Analyseer de resultaten en bekijk de invloed van eventuele aannames op het eindresultaat.
Verbind voorlopige conclusies aan de uitkomsten en kijk hoe deze veranderen indien men een andere aannames maakt. Stel hierna indien nodig, de conclusies bij en controleer of de uitkomsten aan de gestelde verwachtingen voldoen. √ √
Bepaal waar de grootste milieubelastingen optreden; Inventariseer de oorzaken van deze milieubelastingen.
4.5 Alternatieven genereren De uitkomsten van de analyse dienen als basis voor het op zoek gaan naar verbeteropties. Het aandragen van alternatieven oplossingen heeft tot doel uiteindelijk een product te creëren dat minder milieubelasting oplevert dan het huidige product. Een mogelijk stappenplan om tot een goed alternatief te komen wordt hieronder besproken. • • •
•
•
Bekijk per fase uit de keten, van grondstofwinning tot en met afvalscenario, waar de grootste milieubelasting optreedt (is al gebeurt in voorgaande paragraven); Probeer de oorzaken te achterhalen; Ga op zoek naar minder milieubelastende materialen en/of processen. Let hierbij op de volgende punten: . • technische haalbaarheid; • economische haalbaarheid; Selecteer één of meerdere alternatieven en werk deze opnieuw uit volgens de methodiek. Dus begin weer bij de (veranderde-)levensloop vaststelling en bereken opnieuw de milieubelasting van het nieuwe ontwerp; Kies na de berekeningen voor de alternatieven met de beste kans op succes in de praktijk, die later in het productgericht milieuzorgprogramma worden opgenomen.
R076131aaA4.jlv
27
√
Stel technisch en economisch haalbare alternatieven op die minder milieubelasting veroorzaken.
Het zoeken naar een geschikt alternatief vraagt veel van de projectleider. Het is zijn taak verschillende ideeën te koppelen. Hierbij dient men bij voorkeur zoveel mogelijk mensen met verschillende relevante achtergronden, bij het ontwikkelen van nieuwe alternatieven te betrekken. Laat niet alleen bijvoorbeeld de materiaaldeskundige binnen de organisatie op zoek gaan naar oplossingen maar betrek de constructeur, calculator, enz. ook bij de ontwikkeling. Het samenbrengen van mensen met een verschillende kijk op de zaak kan vruchtbare ideeën opleveren. Men kan hierbij gebruik maken van de hulpmiddelen brainstorming of enquêtes. Deze zijn het beste vorm te geven middels een workshop voor het gehele bedrijf of een representatieve afspiegeling hiervan. Voor het houden van een workshop zijn diverse technieken uitgewerkt, men kan ook overwegen hier een adviseur voor in te schakelen.
R076131aaA4.jlv
28
5. Aanpak knelpunten
5.1 Inleiding In het vorige hoofdstuk zijn als laatste stap de alternatieven gegenereerd. De uitvoering dient gekoppeld te worden aan o.a. een tijdpad. De relevante punten worden vastgelegd in een actieplan het productgericht milieuzorg programma (PMP). Buiten het onstellen van een PMP zullen een aantal organisatorische aspecten een rol gaan spelen die vastgelegd dienen te worden in procedures. Om hoofdzakelijk eigen medewerkers, maar ook derde belanghebbende op de hoogte te brengen, en te houden zal er een productgericht milieuzorgsysteem handboek worden aangelegd. Dit handboek zal, buiten een algemeen gedeelte, een milieubeleidsverklaring, procedures, eventuele werkvoorschriften en het PMP bevatten. De opbouw van het handboek zal onder het kopje documentenbeheer verder worden uitgewerkt, hierbij is aansluiting gezocht bij gangbare systemen zoals ISO 9000. In afbeelding 5.1 is een eerste indruk gegeven van de opbouw die gehanteerd wordt.
R076131aaA4.jlv
29
De invulling van de verschillende punten zal vervolgens per paragraaf in dit hoofdstuk besproken worden. De onderdelen procedures en werkinstructies zullen besproken worden in paragraaf 5.5 Implementatie en uitvoering. Feitelijk wordt het projectplan in deze fase van het project omgezet in een gestructureerd systeem, alle onderdelen van het projectplan komen aan bod. 5.2 Algemene doelstellingen Op basis van het, door het bedrijf vastgestelde, productgerichte milieubeleid moet de organisatie milieudoelstellingen (algemeen, maar wel gekwantificeerd) en milieutaakstellingen (concrete milieuprestatie-eisen) vaststellen. Milieudoelstellingen zijn gericht op het verbeteren van prestaties van het product op milieugebied. De doelstellingen dienen aan de volgende eisen te voldoen: • Specifiek, meetbaar en tijdgebonden, omdat er zonder deze eigenschappen moeilijk geëvalueerd kan worden in hoeverre de doelstellingen worden bereikt; • Acceptabel en realistisch, omdat te ambitieuze doelstellingen er vaak toe leiden dat men “afhaakt”. Het is daarom de kunst om doelstellingen te formuleren die enerzijds ambitieus en uitdagend zijn, maar tegelijkertijd acceptabel en realistisch. √
Stel de algemene doel- en taakstellingen vast voor de organisatie.
Deze doel- en taakstelling komen wat betreft de opbouw overeen met de doel en taakstelling die beschreven is in het projectplan in hoofdstuk 3.
5.3 Milieubeleidverklaring In de milieubeleidverklaring worden de algemene doelstellingen en intenties van de directie vastgelegd. De directie van de organisatie zal het document ondertekenen zodat duidelijk is aan de eigen medewerkers als aan derde belanghebbende het beleid dat door de organisatie gevoerd wordt. √
Stel een milieubeleidverklaring op ter ondertekening van de directie.
R076131aaA4.jlv
30
5.4 Productgericht milieuzorg programma (PMP) Om de doel- en taakstellingen te kunnen verwezenlijken moet de organisatie een actieplan vaststellen, waarvoor in dit project de term PMP wordt gebruikt. Zo’n programma moet tenminste duidelijk maken: • Welke (productgerichte) doelstellingen worden uitgevoerd; • Wie verantwoordelijk zijn voor het realiseren van de doelstellingen; • Welke middelen worden ingezet; • Wat het tijdpad is. De opbouw en beschrijvingen van deze onderwerpen kunnen weer gemaakt worden aan de hand van de opbouw die in hoofdstuk 3 besproken is. In het milieuzorgprogramma worden dus het beleid en de doelen uitgewerkt in concrete acties en maatregelen. Het milieuprogramma wordt periodiek geëvalueerd en bijgesteld, bijvoorbeeld jaarlijks tijdens het “Status PMZ-overleg”. Het PMP zal voor een langere periode, normaal gesproken vier jaar, geldig zijn. √
Stel een actieplan vast in de vorm van een PMP.
Om de integratie van milieuzorg in de bedrijfsvoering te bevorderen dient de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de maatregelen zoveel mogelijk bij de lijnmanagers te liggen (en niet bij de milieucoördinator). √
Stel het PMP op in overleg met de lijnmanagers. Stel het programma vast in een speciaal daarvoor belegde vergadering of als agendapunt van een reguliere vergadering. In overleg kunnen dan realistische deadlines worden afgesproken.
Het PMP wordt vervolgens ter goedkeuring aan de directie voorgelegd. Na goedkeuring van het PMP wordt het document in uitvoering gebracht en kan vervolgens in het handboek worden opgenomen.
5.5 Implementatie en uitvoering In dit hoofdstuk zijn de eisen die worden gesteld aan allerlei organisatorische en personele aspecten van het productgerichte milieuzorgsysteem behandeld. In de vorige fase is een op het bedrijf toegesneden PMP tot stand gebracht. Wil dit programma goed kunnen worden uitgevoerd, dan moet het bedrijf een aantal maatregelen treffen en een aantal zaken formaliseren. In dit hoofdstuk worden deze onderwerpen behandeld.
R076131aaA4.jlv
31
5.5.1 Verdeling taken en verantwoordelijkheden Het moet duidelijk zijn wie welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft op het gebied van productgerichte milieuzorg. De directie is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van de middelen die nodig zijn voor het zorgsysteem. Voor bepaalde onderdelen binnen het systeem zullen deze verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd zijn in de bijbehorende procedures. Ook hier kan weer worden voortgeborduurd op het reeds vastgestelde projectplan.
5.5.2 Opleiding, bewustzijn en vakbekwaamheid Bij het ontwerpen van een product dient er rekening gehouden te worden met de milieubelastingen in de verschillende fasen van het product. Het personeel zoals de bedrijfsleider, constructeur en de calculator, dient op de hoogte te zijn en te blijven van de productgerichte milieukritische eisen. Hieruit vloeit voort dat opleidingsbehoeften in kaart worden gebracht en er activiteiten worden ontplooid om het milieubewustzijn te vergroten. √ √
Breng de opleidingsbehoeften in kaart indien er sprake is van gebrekkige kennis. Ontplooi activiteiten om het milieubewustzijn binnen de organisatie te vergroten.
Voorlichting en onderricht moet zoveel mogelijk afdelings- en functiegewijs plaatsvinden en zo concreet mogelijk betrekking hebben op feitelijke werkzaamheden.
5.5.3 Communicatie De organisatie moet op milieugebied procedures hebben voor o.a. interne en externe communicatie. Bij interne communicatie kan worden gedacht aan het vaststellen van de formele (bestaande) overlegsituaties waar milieu een vast of periodiek onderdeel van de agenda is. Uit dergelijk overleg komen actiepunten voort, die uitgevoerd moeten worden. Het is belangrijk ook vast te leggen hoe deze uitvoering wordt bewaakt. De organisatie moet een beleid bepalen met betrekking tot externe communicatie inzake haar productgerichte milieuaspecten. Het bedrijf moet daarover expliciet een besluit nemen en dat schriftelijk vastleggen. Als bijvoorbeeld wordt besloten tot het uitbrengen van een productverslag, ligt de wijze waarop en de frequentie waarmee externe informatie wordt verspreid vast. √
Stel procedures op voor interne en externe communicatie.
De manier waarop een procedure wordt opgezet en de minimale opbouw ervan komen later in dit hoofdstuk aan bod.
R076131aaA4.jlv
32
5.5.4 Documentatie van het PMZ Een zorgsysteem dient flexibel en praktisch te zijn en niet te star of bureaucratisch. Er dient er dan ook zorg voor te dragen dat de documentatie niet te uitgebreid wordt. Het is belangrijk dat men zich concentreert op de doeltreffende implementatie van het zorgsysteem en niet op een ingewikkeld systeem van documentenbeheer. Het primaire doel van milieuzorgdocumentatie is het geven van een adequate beschrijving van het zorgsysteem. Een handboek kan daarbij dienen als permanent naslagwerk voor de implementatie en het onderhoud van het systeem. Een handboek is vooral van belang voor de overdraagbaarheid, duidelijkheid en controleerbaarheid van het systeem. De documentatie kan op verschillende wijzen worden vormgegeven. In veel gevallen wordt gekozen voor de piramidestructuur (zie afbeelding 5.1). Deze opbouw dient als model voor de documentatiestructuur die hier is vastgelegd. Productgericht milieuzorghandboek Een productgericht milieuzorghandboek bevat: • Inhoudsopgave; • Algemene inleiding: • Bedrijfsbeschrijving (zie ook hoofdstuk 3) • Beleid en doelstellingen; • Organisatiestructuur; • Verantwoordelijkheden en bevoegdheden. • Omschrijving van het productgerichte milieuzorgsysteem; • Een beknopte samenvatting van het productgerichte milieuzorgsysteem; • Een overzicht van de in werking zijnde procedures. Het productgericht milieuzorg programma Dit onderdeel van het handboek is reeds besproken in §5.4. Procedures Onder procedure moet worden verstaan: “het beschrijven van een geselecteerde wijze voor het uitvoeren van een activiteit”. Het is niet de doelstelling van een procedure om een geheel nieuwe manier van werken te ontwikkelen. De werkwijze kan natuurlijk onvolkomen zijn en voor verbetering vatbaar, maar dit is geen doel op zich. De bestaande werkwijze kan worden gespecificeerd in een procedure. Dan wordt vastgelegd, wie welke werkzaamheden verrichten en hoe deze verricht dienen te worden. Dit wordt vervolgens de formele afspraak binnen uw bedrijf waar iedereen zich aan dient te houden.
R076131aaA4.jlv
33
Procedures zijn onder andere nodig voor: • procesbeheersing; • kennisoverdracht; • het in- en extern zichtbaar maken van de manier van werken Procedures beschrijven processen of delen daarvan. Het maken van een samenhangend geheel van procedures begint daarom met het systematisch, in hoofdlijnen, in beeld brengen van de processen binnen de organisatie. Een aantal van deze processen is voor het verkrijgen van het eindproduct (dienst) van direct belang (primaire processen). Als ondersteuning van de primaire bedrijfsprocessen zijn vele ondersteunende taken/processen in organisaties aanwezig (bijv. de salarisadministratie). In het kader van milieuzorg zijn de primaire processen het eerst van belang. Maar op zijn minst is ook een deel van de secundaire processen daarbij onmisbaar. Bij het vaststellen van de noodzakelijke procedures kan men gebruik maken van de opgestelde procesboom uit de analyse. De keuze om een procedure wel of juist niet op te stellen is afhankelijk van een aantal factoren (zie ook 5 5.5.6). De opbouw van een procedure zal onafhankelijk van het soort procedure hetzelfde zijn. De punten die minimaal in een procedure dienen te worden opgenomen zijn: •
• • • • • • • •
Koptekst waarin: • Procedure nummer en naam; • Datum uitgifte, procedure versie; • Procedure eigenaar en door wie de procedure is opgesteld; • Het aantal bladen. Het doel van de procedure; Toepassingsgebied: Op welke afdelingen of deel van het onderzoek heeft de procedure betrekking; Referenties: Waarin verwezen kan worden naar overlappende procedures, literatuur en of werkvoorschriften; Definities: Verklaringen van afkortingen e.d. die in de procedure gebruikt zijn; Werkwijze: Stapsgewijs kan worden vastgelegd hoe de procedure dient te worden uitgevoerd. Een stroomschema kan hierbij verhelderend werken; Verantwoordelijkheden; Bevoegdheden; Stroomschema’s/Toelichtingen: Onduidelijkheden die mogelijk optreden kunnen hier beschreven worden (zie ook werkwijze). √
R076131aaA4.jlv
Leg de bestaande werkwijzen, of een selectie hiervan, vast in procedures.
34
Werkinstructies Het is gebruikelijk een onderscheidt te maken tussen procedures en werkinstructies. Procedures betreffen activiteiten waar meerdere afdelingen in het bedrijf bij betrokken zijn of meerdere functies binnen één afdeling; werkinstructies betreffen activiteiten op een specifieke werkplek. Verder betreffen procedures de activiteiten-in-hoofdlijn en leggen vast, wie wàt doet, plus verantwoordelijkheden en bevoegdheden, terwijl werkinstructies een gedetailleerde weergave zijn van chronologische en uitgewerkte (be)handelingen. Binnen een productgericht milieuzorgsysteem is afhankelijk van de resultaten van de productketen analyse noodzakelijk werkinstructies wel of niet op te stellen. Blijkt uit de analyse dat de productiefase verbeterd dient te worden waarbij bijvoorbeeld het gebruik van een freesmachine en zijn geproduceerd afval van belang is, dan dient hier een werkinstructie voor te worden opgezet. Werkinstructies kunnen worden gebruikt voor het beschrijven van noodzakelijke handelingen en controles bij processen zoals: • Het instellen en controleren van machines; • Het invoeren van gegevens en de controle daarvan ten behoeve van dataverwerking. Werkinstructies worden meestal geschreven door specialisten en zijn voorschriften voor degene die de werkzaamheden uitvoeren. De opzet van deze handleiding kan gezien worden als een werkinstructie voor het uitvoeren en opzetten van het productgerichte milieuzorgsysteem. Deze handleiding kan dan ook als zodanig worden ingevoerd in een bijlage van het handboek. Indien blijkt dat er behoefte is aan specifieke werkvoorschriften dienen deze tevens te worden opgenomen in het handboek. De opbouw van een werkvoorschrift dient dezelfde punten te bevatten die zijn opgesomd bij de procedureopbouw. √ √
Voeg deze handleiding als werkinstructie toe aan het handboek. Stel indien nodig werkinstructies op.
Registraties, verslagen en documenten De registraties, verslagen en documenten vormen als het ware de output van het systeem. Onder andere hieruit valt af te leiden in hoeverre het systeem functioneert. Het verdient de voorkeur deze administratie apart te bundelen in een registratiesysteem. De opbouw van dit systeem is vrij maar dient minimaal een aantal delen te bevatten: • De resultaten van de productketen analyse (zie ook hoofdstuk 3 en 4); • Audit resultaten; • Verslagen van overleg/notulen; • Overige relevante gegevens.
R076131aaA4.jlv
35
5.5.5 Documentenbeheer Alle documenten die een rol spelen in het productgerichte milieuzorgsysteem moeten goed worden beheerd. Dit betekent dat: • Ze moeten gelokaliseerd kunnen worden; • Ze periodiek worden beoordeeld, eventueel herzien en goedgekeurd door bevoegd personeel; • Geldende versies beschikbaar zijn op een relevante locatie; • Verouderde documenten direct worden verwijderd. Door het opstellen van een tabel waarin naast het betreffende document de archivaris, locatie en bewaartermijn wordt aangeduid is het mogelijk de documenten beheersbaar te houden. Afhankelijk van het soort documenten dienen deze een bewaartermijn te hebben. Documenten die constant vernieuwd en bijgehouden dienen te worden zijn o.a. procedures en werkvoorschriften. Documenten die het mogelijk maken de vooruitgang (of juist achteruitgang) van het productgerichte milieuzorgsysteem aan te tonen, dienen bijvoorbeeld een bewaartermijn van 10 jaar te hebben. Denk hierbij aan het PMP en de 0-situatie die bij de productketen analyse is vastgelegd. 5.5.6 Procesbeheersing In dit geval wordt onder de procesbeheersing verstaan: “het beheersen van de bedrijfsvoering om ongewenste milieubelasting tijdens productie gebruik en afdanking van een product te voorkomen”. Hiermee zitten we in het hart van het zorgsysteem. Het bedrijf moet grofweg twee stappen nemen: • Vaststellen wat de ‘milieukritische’ activiteiten zijn, dat wil zeggen: die werkzaamheden en activiteiten die samenhangen met belangrijke milieuaspecten. • Ervoor zorgen dat die werkzaamheden en activiteiten worden beheerst en waar mogelijk de milieubelasting teruggedrongen. Dit kan bijvoorbeeld door het vaststellen van procedures en werkinstructies die moeten worden gevolgd, en de doelen die gesteld zijn in het PMP.
R076131aaA4.jlv
36
Dat milieukritische activiteiten beheerst dienen te worden, betekend niet dat er altijd procedures en werkinstructies moeten zijn. Andere mogelijkheden om beheerste uitvoering van werkzaamheden te bereiken zijn onder andere: • regelmatig werkoverleg; • gerichte training. Een belangrijk hulpmiddel ter ondersteuning van het wel of niet schrijven van een procedure en of wellicht werkinstructies is in onderstaande tabel uitgewerkt. Is de actie ‘milieukritiek’? Ja
Is er een raakvlak ?
Nee
Ja Procedure Functieomschrijving Training Werkinstructie Functieomschrijving Training
Nee Functieomschrijving, training
Training
Voorbeelden van procedures en -instructies voor een productgerichte milieuzorgsysteem zijn: • Productbepaling; • Wet- en regelgeving en andere onderschreven eisen; • Productketen analyse; • Alternatieven selectie • Productgericht Milieuzorg Programma; • Documentenbeheer; • Beheersing Handboek PMZ; • Beheersing registraties; • Interne en externe communicatie; • Productgerichte milieuzorgsysteem audits; • Beoordeling door de directie. Procesbeheersing heeft ook betrekking op de goederen en activiteiten van andere bedrijven. Ook hier wordt rekening mee gehouden bij een productketen analyse.
R076131aaA4.jlv
37
6. Controle en corrigerende maatregelen
6.1 Inleiding Dit hoofdstuk bevat de eisen voor controle op de goede werking van het productgerichte milieuzorgsysteem en het nemen van corrigerende en preventieve maatregelen bij het vaststellen van tekortkomingen. Interne controle kan plaatsvinden op twee niveaus: • analyseren en vergelijken van gegevens van de productketen analyse, om na te gaan of de verwachtingen overeenkomen met de gegevens van de analyse; • auditing van het zorgsysteem, om na te gaan of dit systeem voldoet aan gestelde systeemeisen en goed is ingevoerd.
6.2 Analyseren en vergelijken Een productketen analyse kan om diverse redenen uitgevoerd worden, bijvoorbeeld het vergelijken van twee activiteiten of onderzoek naar de meest milieukritische fase. Het beleid van de organisatie dient aan te geven welk doel uiteindelijk bereikt dient te worden. Na afloop van de productketen analyse en uitwerking van de alternatieven, wordt bekeken of de verwachtingen zijn uitgekomen. Een voorbeeld van een verwachting die zeker terug zal komen is: • Het is mogelijke aan de hand van de resultaten uit de productketen analyse een product te ontwikkelen dat minder milieubelasting veroorzaakt dan het bestaande. √
Controleer na afloop van de productketen analyse of de gestelde verwachtingen zijn uitgekomen.
Het licht voor de hand dat deze controle zal gebeuren door degene die de analyse heeft uitgevoerd. De resultaten zullen besproken worden met de directie of andere betrokkene.
R076131aaA4.jlv
38
6.3 Registraties Een van de eisen die gesteld worden aan het productgerichte milieuzorgsysteem is dat de organisatie streeft naar continue verbetering. In welke vorm en de mate van registratie zal sterk afhankelijk zijn van de doelstellingen die in het PMP door de organisatie zijn vastgelegd. Minimaal zullen de volgende punten geregistreerd worden(die overigens al aan bod zijn geweest in voorgaande hoofdstukken): • analyse resultaten productketen analyse; • wettelijke eisen en andere eisen; • klachten van afnemers en de wijze van afhandeling daarvan. √
Leg indien nodig vast welke punten geregistreerd dienen te worden.
6.4 Auditing van het productgerichte milieuzorgsysteem De organisatie moet een programma en procedures hebben voor het uitvoeren van productgerichte milieuzorgsysteemaudits. Er zijn (nog) geen ISO-normen betreffende productgerichte milieuzorgsystemen. Men kan aansluiting zoeken bij de ISO 14.001 voor milieuzorg, hoewel voor PMZ niet alle onderdelen relevant zijn. Een audit dient betrekking te hebben op: • effectiviteit van het systeem in het bereiken van doelstellingen; • invoering van het systeem op de alle afdelingen; • effectiviteit van de productketen analyse en de methode van vergelijking; • de doeltreffendheid van het PMP; • werking van registraties. √
Stel een audit-plan op.
Dit audit-plan wordt gekoppeld aan een tijdpad. Men kan bijvoorbeeld besluiten 1 maal per jaar een audit uit te voeren. In dit audit-plan dient tevens beschreven te worden waarop beoordeeld wordt. De resultaten van zo’n audit dienen ter bijsturing van het project en zullen gebruikt worden tijdens de evaluatie over de voorgang van het project (zie ook beoordeling door directie).
R076131aaA4.jlv
39
7. Beoordeling door de directie Het gehele productgerichte milieuzorgsysteem moet van tijd tot tijd worden beoordeeld op voortdurende geschiktheid en doeltreffendheid. Naast de verbetercyclus binnen het zorgsysteem gaat het hier om de verbetering van het zorgsysteem zelf en staat ook het ambitieniveau ter discussie dat in het milieubeleid is vastgelegd. De directie baseert haar beoordeling op onder andere: • Uitkomsten van audits; • De mate waarin doel- en taakstellingen zijn bereikt ; • Veranderende omstandigheden en informatie die een relatie hebben met de geschiktheid van het systeem; • Aandachtspunten van externe belanghebbende partijen. Dit overleg dient minimaal jaarlijks te worden gevoerd en kan worden aangeduid met de titel “Status productgericht milieuzorgsysteem”. Het verdient de voorkeur de vergadering te laten voorzitten door de uitvoerder van het project waarbij de resultaten gepresenteerd worden. √
Leg de jaarlijkse vergadering “Status productgericht milieuzorgsysteem” vast.
De directie kan opdracht geven tot het herschrijven van het PMP, procedures doel en taakstellingen enz. De aangepaste documenten dienen zoals is vastgelegd in een procedure documenten beheer behandeld te worden.
R076131aaA4.jlv
40
