Handleiding voor Comakers - VOC. Vastgoed Onderhoud Centrale

Handleiding voor Comakers - VOC

Vastgoed Onderhoud Centrale

Auteur : Erik Nous / Hennie Janssen Versie : Pharos 3.1 Datum : 1 juli 2009

Inhoudsopgave Inloggen in de Comaker Console ............................................................................................................ 3 Comaker console hoofdmenu ................................................................................................................. 4 Onderdeel ‘In behandeling nemen’ ......................................................................................................... 5 Onderdeel ‘Plannen order’....................................................................................................................... 7 Toelichting van onderdeel ....................................................................................................................... 7 Overzicht navigatiebalk ........................................................................................................................... 9 Annuleren van order ................................................................................................................................ 9 Onderdeel ‘Technisch gereedmelden’................................................................................................... 10 Toelichting van onderdeel ..................................................................................................................... 10 Vervolgactie ........................................................................................................................................... 11 Voorlopige kosten boeken ..................................................................................................................... 12 Onderdeel ‘Financieel afwikkelen’......................................................................................................... 13 Toelichting van onderdeel ..................................................................................................................... 13 Overzicht navigatiebalk ......................................................................................................................... 15 Factuurspecificatie opstellen ................................................................................................................. 16 Correctiefactuur opstellen...................................................................................................................... 18 Onderdeel ‘Wachtwoord wijzigen’ ......................................................................................................... 23 Onderdeel ‘Uitloggen’ ............................................................................................................................ 24 Onderdeel 'Vragen stellen aan contactperosnen VOC'………………..…………………………….........25

VOCl / Pharos - Instructie comaker – Pharos 3.1

2 / 25

Inloggen in de Comaker Console VOC verstrekt werkopdrachten (serviceorders en onderhoudsorders) via het internet aan comakers. U kunt deze werkopdrachten raadplegen door het betreffende internetadres te raadplegen. Regelmatig bekijkt u of VOC opdrachten aan u heeft toegewezen. De werkwijze is hierbij:

Opstarten internet browser Intypen van het volgende adres:

http://pharos.portaal.nl/voc/phw895 U komt dan in een scherm waarbij u de mogelijkheid heeft uw inlognaam en wachtwoord in te voeren. Hierdoor krijgt u toegang tot de console voor comakers en daarmee tot uw opdrachten van VOC.

Inlognaam:

.......................................................

Wachtwoord:

.......................................................

Na het inloggen verschijnt een lijst van opdrachten welke u kunt accepteren voor verdere verwerking. Volg voor deze acceptatie de werkwijze zoals hierna omschreven onder het onderdeel ‘In behandeling nemen’.


3 / 25

Comaker console hoofdmenu Het hoofdmenu, van waaruit u de verschillende mogelijkheden van de comaker console start, ziet er als volgt uit:

De verschillende onderdelen kunnen als volgt beschreven worden: In behandeling nemen:

Het raadplegen van nieuwe vrijgaves (opdrachten) waarvoor u nog dient aan te geven of u deze in behandeling wilt nemen.

Plannen order:

Het doorgeven van geplande momenten voor orders, inclusief de data voor eventuele vervolgplanningen. Daarnaast kunnen de openstaande orders geraadpleegd worden.

Technisch gereed melden: Het doorgeven van de uitvoeringsresultaten, waarbij u tevens, indien gewenst, de gerelateerde kosten aan kunt geven (voorlopig dan wel definitief). Daarnaast kunnen de openstaande en uitgevoerde orders geraadpleegd worden. Financieel afwikkelen:

Het specificeren van de kosten, het opstellen van voorstellen voor (verzamel)facturen, het raadplegen van de status van opgestelde en ingediende facturen en het aanmaken van correctiefacturen.

Wachtwoord wijzigen:

Het wijzigen van uw wachtwoord.

Uitloggen:

Het afsluiten van de sessie.


4 / 25

Onderdeel ‘In behandeling nemen’ Door het onderdeel ‘In behandeling nemen’ aan te klikken, krijgt u het overzicht met de aan u verstrekte opdrachten. Dit overzicht verschijnt ook altijd automatisch na het inloggen in de comaker console, indien nieuwe opdrachten aanwezig zijn.

Na het openen van het onderdeel verschijnt onderstaand scherm.

U heeft de mogelijkheid een order te accepteren of te weigeren. In het geval u een order weigert, gaat deze order terug naar VOC. U kunt iedere order afzonderlijk accepteren of weigeren door een vinkje te zetten. Het is ook mogelijk alles tegelijk te selecteren (link ‘Zet alles op accepteren’) of te deselecteren (link ‘Deselecteer alles’). De acceptatie of weigering van een of meerdere orders wordt pas verwerkt na het gebruik van de knop ‘Opslaan en sluiten’. Door het selecteren van een order/regel en de knop ‘Details’ kunt u informatie over de betreffende order inzien.


5 / 25

Met een opdracht krijgt u de volgende gegevens: Ordernummer Adres onderhoudsobject Naam van de melder/bewoner en telefoonnummer(s) De omschrijving van de werkzaamheden Eventueel aanvullende informatie Eventueel een verwijzing naar het betreffende contract Eventueel een vaste prijs (indien overeengekomen en vastgelegd in een contract) Het uiterlijke startmoment (datum en tijdstip) Indicatie of een afspraak is vereist Indicatie urgent


6 / 25

Onderdeel ‘Plannen order’ Door het onderdeel ‘Plannen order’ aan te klikken, krijgt u het overzicht met de aan u verstrekte orders.

Toelichting van onderdeel Na het openen van het onderdeel verschijnt onderstaand scherm.

In het getoonde overzicht worden de openstaande orders getoond. De orders kunnen op 2 manieren in dit overzicht terecht komen, namelijk: U heeft de orders in het overzicht ‘In behandeling nemen’ geaccepteerd. U heeft een afspraak met VOC dat bepaalde orders ingepland mogen worden. De geplande orders verschijnen direct in het bovenstaande overzicht en zijn in te zien met behulp van het vinkje ‘ook geplande orders tonen’. De geplande tijd wordt dan in de kolom ‘Geplande start/vervolg’ weergegeven. Tevens is op de order aangegeven wanneer de bewoner aanwezig is. VOCl / Pharos - Instructie comaker – Pharos 3.1

7 / 25

Door het aanklikken van een orderregel wordt de achterliggende informatie van de order getoond en kan, indien nog geen tijd is afgesproken door VOC, de geplande uitvoeringstijd worden ingegeven. Door het klikken op ‘Print’ kan de informatie afgedrukt worden.

De gemaakte afspraak moet u invoeren in het veld ‘Geplande start’. Verder voert u, indien van toepassing, de bloktijd in bij ‘Melder aanwezig van ... tot ...’. Wanneer op verzoek van de klant op een later moment een afspraak wordt gemaakt, dient u het vinkje ‘Later dan uiterlijke start op verzoek van de melder’ aan te zetten.

In het geval reeds een afspraak is gemaakt, krijgt u de mogelijkheid een herplanningsafspraak in te vullen. Deze nieuwe afspraak moet uiteraard in overleg met de melder tot stand zijn gekomen. Bij het plannen van een order kan een toelichting meegegeven worden door het veld ‘Planningsannotatie’ in te vullen. Bij het herplannen van een order moet dit veld ingevuld worden. Aandachtspunt De ingevulde planningsinformatie en -annotatie worden getoond in dt informatieschermen van VOC als bij Portaal klantenservice wanneer deze order wordt opgeroepen. VOCl / Pharos - Instructie comaker – Pharos 3.1

8 / 25

Overzicht navigatiebalk In onderstaand overzicht worden verschillende opties van de navigatiebalk nader toegelicht. Het overzicht van geaccepteerde en/of geplande orders wordt opgehaald. Deze orders zijn nog niet technisch gereed gemeld.

Door het ingeven van een ordernummer wordt de betreffende order direct geopend, zodat gelijk de informatie bekeken en eventueel een (her)planning ingevoerd kan worden. Door ‘Uitloggen’ aan te klikken, wordt de sessie afgesloten en keert u terug naar het inlogscherm. Door ‘Sluiten’ aan te klikken keert u terug naar het hoofdmenu.

Annuleren van order In het detailscherm van een order is de knop ‘Orders annuleren’ opgenomen. Hierdoor wordt het volgende scherm geopend.

De goede waarden moeten gekozen worden voor de velden ‘Stopzetting vanwege’ en ‘Reden’. Daarnaast moet in het veld ‘Opmerking’ een duidelijke omschrijving genoteerd worden ter verduidelijking van het annuleren. Door het opslaan worden de gegevens verwerkt en verdwijnt de order uit het overzicht. Aandachtspunt Het annuleren van een order moet u overleggen met VOC. Pas na een akkoord vanuit VOC kan de actie uitgevoerd worden. VOCl / Pharos - Instructie comaker – Pharos 3.1

9 / 25

Onderdeel ‘Technisch gereedmelden’ Door het onderdeel ‘Technisch gereedmelden’ aan te klikken, krijgt u het overzicht met de aan u verstrekte orders, die u technisch gereed kan melden.

Toelichting van onderdeel Na het openen van het onderdeel verschijnt een leeg scherm. Door het ingeven van zoekcriteria en het klikken op ‘Zoeken’ wordt het overzicht gevuld.

Door het aanklikken van een orderregel krijgt u de achterliggende informatie van de order te zien. Een snellere manier om de order te openen, is door het ingeven van het ordernummer in de navigatiebalk. Daardoor wordt de order direct geopend.


10 / 25

De velden ‘Werkelijk gestart op’ en ‘Technisch gereed op’ dienen door u ingevuld te worden. In het veld ‘Technisch gereed op’ wordt standaard de huidige datum en tijd ingevuld. Daarnaast biedt Pharos u de mogelijkheid om een toelichting te geven op de uitgevoerde werkzaamheden of andere constateringen, bijvoorbeeld aangetroffen ongewenst woongedrag, tips voor planmatig onderhoud, etc. Door vervolgens op ‘Gereedmelden’ te klikken, meldt u de order technisch gereed. Aandachtspunt Uitgevoerde opdrachten dienen door u technisch gereed gemeld te worden in Pharos. Bij uitvoering door eigen medewerkers direct na afronding, bij uitvoering door derden vóór 10:00 uur de volgende werkdag.

Vervolgactie Door het aanvinken van de optie ‘Vervolgactie nodig’ kunt u aangeven dat op het betreffende adres andere werkzaamheden moeten gebeuren (eventueel n.a.v. de uitgevoerde opdracht). Hierbij is het opgeven van een toelichting verplicht. Bij het klikken op ‘Gereedmelden’ wordt vervolgens een mail verstuurd naar de vestiging van VOC, die gerelateerd is aan het adres. Een medewerker van VOC zal de vervolgactie vervolgens afhandelen.


11 / 25

Voorlopige kosten boeken Na het technisch gereed melden wordt direct het scherm voor het opvoeren van kosteninformatie getoond. De ingevoerde kosteninformatie kan voorlopig of definitief opgeslagen worden. Daarnaast is het ook mogelijk om het scherm af te sluiten, zonder dat er kosteninformatie is opgevoerd.

De uitleg van het opvoeren van financiële informatie is opgenomen in het onderdeel ‘Financieel afwikkelen’. Aandachtspunt In het geval dat de opdracht onder ‘contractwerk’ valt, kan direct na het technisch gereed melden een bedrag van € 0,00 ingevuld worden.


12 / 25

Onderdeel ‘Financieel afwikkelen’ Door het onderdeel ‘Financieel afwikkelen’ aan te klikken, krijgt u het overzicht met financieel af te handelen orders te zien.

Toelichting van onderdeel Na het openen van het onderdeel verschijnt een leeg scherm. Door het ingeven van zoekcriteria en het klikken op ‘Zoeken’ wordt het overzicht gevuld. Daarnaast is het mogelijk om orders met definitieve kosten in het overzicht te krijgen door het vinkje ‘Toon tevens de orders met definitieve kosten’ bij het zoeken aan te zetten.

Door het aanklikken van een orderregel krijgt u de achterliggende informatie van de order te zien. Een snellere manier om de order te openen, is door het ingeven van het ordernummer in de navigatiebalk. Daardoor wordt de order direct geopend.


13 / 25

Bij het invullen van de kostenspecificatie zijn er 2 mogelijkheden, namelijk: In het geval er geen sprake is van een contract moet u de aan de order verbonden kosten verbijzonderen. Dit is mogelijk door het ingeven van het bedrag manuren, bedrag materiaal, bedrag voorrijkosten, bedrag materieel en bedrag onderaanneming. Vervolgens geeft u het BTW percentage aan (hoog (19%) of laag (6%)). Doorgaans moet het hoge percentage worden geselecteerd. Het totaalbedrag wordt automatisch door het programma berekend. Wanneer de werkzaamheden onder een contract vallen, en een vaste prijs is overeengekomen, staat de prijs al vermeld.

In het geval dat de uitgevoerde werkzaamheden niet conform de ontvangen order zijn geweest, kan een ander element en maatregel worden geselecteerd. Daarnaast is het mogelijk om informatie over het uitvoeren van de order mee te geven door het veld ‘Uitvoeringsinfo’ in te vullen.

Vervolgens moet u uw eigen specificatie van de kosten toevoegen aan de opgevoerde kosten. Hiervoor is de link ‘Toevoegen factuurspecificatie...’ opgenomen, waardoor het volgende scherm verschijnt, waarmee een bestand gezocht kan worden (knop ‘Bladeren’) en aan de order kan worden toegevoegd (knop ‘Toevoegen en Sluiten’).


14 / 25

Aandachtspunt Door het toevoegen van een bestand ter specificatie van de opgevoerde kosten, dient er geen papieren specificatie meer verstuurd te worden bij de factuur.

In het scherm van de kostenspecificatie zijn 2 mogelijkheden voor het opslaan, namelijk: De kostenspecificatie kan voorlopig opgeslagen worden, zodat een volgende keer de specificatie nog aangepast kan worden. De kostenspecificatie kan definitief opgeslagen worden. Hierdoor staan de kosten vast en kunnen daardoor niet meer worden aangepast.

Overzicht navigatiebalk In onderstaand overzicht worden verschillende opties van de navigatiebalk nader toegelicht. Door het selecteren van deze optie krijgt u een overzicht van alle technisch gereed gemelde orders, met de mogelijkheid om kosten (nader) te specificeren. Tevens kunnen orders met definitieve kosten opgehaald worden. U kunt een order direct openen door het betreffende ordernummer in te voeren.


15 / 25

Met deze optie kunt u een (verzamel)factuur opstellen. In het subonderdeel ‘Factuurspecificatie’ wordt nadere toelichting gegeven.

Met deze optie kunt u een correctiefactuur aanmaken. In het subonderdeel ‘Correctiefactuur opstellen’ wordt nadere toelichting gegeven. Hier krijgt u een overzicht van de aangemaakte facturen te zien. Facturen kunnen worden ingezien, geprint en definitief worden gemaakt. Door ‘Uitloggen’ aan te klikken, wordt de sessie afgesloten en keert u terug naar het inlogscherm. Door ‘Sluiten’ aan te klikken keert u terug naar het hoofdmenu.

Factuurspecificatie opstellen Door het aanklikken van de link ‘Factuurspecificatie’ kunt u een (verzamel)factuur opstellen.

Het scherm voor de (verzamel)factuur ziet er als volgt uit:


16 / 25

De volgende gegevens dient u hierbij in te voeren: Uw factuurnummer/referentie (moet uniek zijn) De factuurdatum Nadere omschrijving van de factuur BTW verlegd Ja/Nee (staat goed, aangezien dit voor u is ingeregeld) Vervolgens kunt u een order aan de factuur koppelen door het vinkje voor het ordernummer aan te zetten. Na het klikken op ‘Opslaan als concept’ wordt de factuur als concept opgeslagen. De factuurspecificatie krijgt u vervolgens direct in beeld.

In dit scherm heeft u diverse mogelijkheden, namelijk: Het wijzigen van de factuur (link ‘Wijzigen factuur...’). Het wijzigen is mogelijk totdat de factuur definitief wordt opgeslagen. Tevens kan hier de conceptfactuur nog verwijderd worden. Door het selecteren van een order en de link ‘Order nader inzien’ kunt u de order in detail bekijken Het printen van de getoonde factuurspecificatie (knop ‘Print specificatie’) Het definitief opslaan van de factuur (knop ‘Maak specificatie definitief’). De factuur kan dan ook door VOC ingezien worden. Door de knop ‘Sluiten...’ wordt de factuurspecificatie afgesloten en is de (concept)factuur in het facturenoverzicht terug te vinden Aandachtspunt De fysieke factuur die u indient, dient overeen te komen met en te verwijzen naar de (verzamel)factuur die u in Pharos aanmaakt. Een afdruk van de factuur uit Pharos dient als bijlage aan de fysieke factuur te worden toegevoegd.


17 / 25

Correctiefactuur opstellen Door het aanklikken van de link ‘Correctiefactuur opstellen’ kunt u een correctiefactuur opstellen.

Het scherm voor de correctiefactuur ziet er als volgt uit:

De volgende gegevens dient u hierbij in te voeren: Uw factuurnummer/referentie (moet uniek zijn) De factuurdatum Nadere omschrijving van de factuur BTW verlegd Ja/Nee (staat goed, aangezien dit voor u is ingeregeld)

Vervolgens dient u de link ‘Facturen overzicht...’ te gebruiken om de oorspronkelijke factuur, waarop een correctie plaats moet vinden, te zoeken en te koppelen. Na het klikken op de link verschijnt het volgende (facturen)overzicht.


18 / 25

Aandachtspunt U kunt alleen een correctiefactuur aanmaken op een factuur met de status ‘Definitief’ of ‘Gefiatteerd’.

Door het selecteren van een factuur worden de gegevens overgenomen op de correctiefactuur. Na deze stap is het mogelijk op de correctiefactuur tussentijds op te slaan (knop ‘Opslaan als concept’).


19 / 25

Vervolgens dient u de link ‘Koppelen’ aan te klikken. Hierdoor verschijnt het scherm waarop de orders van de oorspronkelijke factuur worden weergegeven.

Selecteer de order(s) waarop de correctie moet worden aangebracht en klik op ‘Koppelen aan correctiefactuur’. Het volgende scherm verschijnt:


20 / 25

Selecteer de order en klik op ‘Orderoverzicht’ om de kosten te kunnen corrigeren. In de middelste kolom ‘Correctie’ kan de correctie voor de betreffende order worden ingevoerd. Dit kunnen positieve en negatieve bedragen zijn. Controleer daarbij de bedragen in de kolom ‘Gecorrigeerde kosten’. In deze kolom worden de nieuwe bedragen voor de order weergegeven.

Na het klikken op ‘Opslaan’ wordt het overzicht van de order(s) getoond, inclusief de gecorrigeerde kosten.


21 / 25

In dit scherm heeft u diverse mogelijkheden, namelijk: Na het selecteren van een order(regel) kunt u de order gedetailleerd bekijken door de link ‘Orderoverzicht’ Het printen van de getoonde correctiefactuur (knop ‘Print’) Het verwijderen van de factuur (knop ‘Verwijderen’) Het voorlopig opslaan van de correctiefactuur (knop ‘Opslaan als concept’) Het definitief opslaan van de correctiefactuur (knop ‘Opslaan als definitief’). De factuur kan dan ook door VOC ingezien worden. Door de knop ‘Sluiten’ wordt de correctiefactuur afgesloten Aandachtspunt Ook dient u een papieren versie van de correctiefactuur richting VOC te sturen.


22 / 25

Onderdeel ‘Wachtwoord wijzigen’ Op het hoofdscherm is het onderdeel ‘Wachtwoord wijzigen’ terug te vinden.

Na het aanklikken van het onderdeel verschijnt onderstaand scherm. Door het ingeven van het oude wachtwoord en vervolgens het nieuwe wachtwoord (2x), wordt na het klikken op ‘OK’ het nieuwe wachtwoord actief.


23 / 25

Onderdeel ‘Uitloggen’ Op het hoofdscherm is het onderdeel ‘Uitloggen’ terug te vinden.

Daarnaast is in alle onderdelen van het programma de link ‘Uitloggen’ in de navigatiebalk opgenomen.

Na het aanklikken van het onderdeel of de link in de navigatiebalk wordt het programma afgesloten en verschijnt het inlogscherm.

Aandachtspunt Wanneer u ingelogd bent, maar 20 minuten geen acties uitvoert in het programma, wordt u bij de eerstvolgende actie gevraagd opnieuw in te loggen.


24 / 25

Onderdeel ‘Vragen stellen en contactpersonen VOC’ Vragen facturatie Vragen betreffende verstuurde facturen e.d kunt u stellen bij : Naam

: financiele administratie

Telefoon

: 030 – 263 49 49

E-mail

: [email protected]

Vragen financiele inrichting Vragen betreffende de financiele inrichting e.d. kunt u stellen bij: Naam

: Ank Mocking

Telefoon

: 030 – 263 49 61

E-mail

: [email protected]

Vragen Co-maker module Vragen betreffende de werking, inrichting e.d over de co-maker module kunt u stellen bij:

Naam,

:Hennie Janssen

Telefoon

: 06 218 363 56

E-mail

: [email protected]


25 / 25

Handleiding voor Comakers - VOC. Vastgoed Onderhoud Centrale

Recommend Documents