Handleiding VNAB Sanctiechecker V5.0 06-01-2015
Inhoud • • • • • • • • • • • •
Inloggen Gebruikers Batch controle starten Batch via VNAB Batch resultaat Possible hits bekijken Possible hits organisatie beoordelen Possible hits persoon beoordelen Handmatige sanctiecheck (persoon) Scan organisatie Uitkomsten Scan organisatie Iconenlijst
Inloggen
U ontvangt een email met een tijdelijk wachtwoord. Het systeem zal u direct na inloggen vragen een nieuw wachtwoord aan te maken. Let op het wachtwoord dient te voldoen aan de volgende eisen: • Minimaal 1 getal • Minimaal 1 kleine letter • Minimaal 1 hoofdletter • Minimaal 1 niet-alfabetisch karakter (bijv. # $ %) • Minimaal 10 tekens • Maximaal 30 tekens
Gebruikers
Via menuoptie “Gebruikers” kan de beheerder nieuwe gebruikers aanmaken of bestaande gebruikers wijzigen. Wanneer een nieuwe gebruiker is aangemaakt, ontvangt deze een email met een tijdelijk wachtwoord.
Gebruikers
Door middel van de filters bovenaan het scherm kunt u eenvoudig de betreffende gebruiker(s) vinden. Om een gebruiker te wijzigen of deactiveren klikt u op het icoontje onder Acties. Een vergelijkbaar scherm als voor het toevoegen van een gebruiker verschijnt, met de huidige waarden van de gebruikersgegevens, zodat deze aangepast kunnen worden.
Batch controle starten Door middel van menuoptie “Batch controle starten” kunt u eenvoudig grote aantallen organisaties of personen laten controleren. U dient hiervoor een Excel file aan te leveren met de te controleren organisaties of personen. Deze Excel file dient te zijn opgesteld in een vast formaat dat te vinden is op www.vnab.nl.
Let op, in de batch is het verplicht een DUNS nummer (kolom A) OF een registratiecode (kolom B) in combinatie met een land (kolom C). Dit omdat een registratienummer in meerdere landen voor kan komen. Dus één van deze 2 nummers is verplicht. Organisatie batches zullen worden uitgevoerd door de VNAB. U ontvangt een email van
[email protected] met een indicatie wanneer uw batch gereed zal zijn. Personen batches kunnen gewoon door u afgerond worden.
Batch via VNAB De organisatie batches worden door de VNAB ingepland. De doorlooptijd is afhankelijk van de aanwezige werkvoorraad en de grootte van de batch. U ontvangt een email wanneer de batch is afgerond. Verwerking gebeurt op basis van first in first out. De VNAB voert de volgende controles uit: • Aanwezigheid van country code indien er registration code is ingevuld • Of KvK 8 cijfers heeft • Of DUNS nummer 9 cijfers heeft • Of country codes correct zijn De VNAB: • Doet geen wijzigingen in de batch • Voert geen analyse uit op de output, enkel technische fouten worden opnieuw aangeboden aan de sanctiechecker
Batch resultaat Via “Batch Controles” vindt u het overzicht van uw batches. Wanneer een batch nog in bewerking is, kunt u hier de voortgang zien. De batch heeft de status “In verwerking” Als een batch is verwerkt, kunt u op het bestand klikken en het resultaat downloaden. Zie voor de beschrijving van het resultaat pagina 8 voor organisaties en pagina 9 voor personen. U kunt ook de possible hits bekijken door op het cijfer in de kolom “# possible hits” te klikken. Verdere uitleg over het beoordelen van possible hits vindt u op pagina 11.
Batch resultaat (organisaties) Kolomnaam DUNS_NUMBER NATIONAL_IDENTIFICATION_CODE
Toelichting DUNS nummer KvK nummer of lokaal registratienummer in geval van buitenlandse organisaties
Input/output Input & Output Input & Output
COUNTRY_ISO_2
Indien voor National Identification code wordt gekozen moet er verplicht een land gekozen worden
Input & Output
ORGANISATION_NAME TYPE
Naam van de organisatie Hier komt het type uit: Organisatie Bestuurder Bestuurdersorganisatatie UBO Per ingevoerde organisatie zal er een nieuwe regel aangemaakt worden per bestuurder(sorganisatie) en UBO
Input & Output Output
LEGAL_FORM_ORGANISATION
Rechtsvorm van de organisatie. Hieronder de meest voorkomende Corporation Non Profit organisation Partnership Proprietorship Co-operative / Mutual Organisation
Output
LINE_OF_BUSINESS PERSON_NAME SHARE_PERCENTAGE RESULT
Sector In geval van Bestuurder(sorganisatie) of UBO staat in dit veld de naam In geval van UBO's staat hier het percentage aandeel wat deze UBO heeft Resultaat van de check: OK: alles gevonden en geen hits Check: Advies om de uitkomst nog te verifieren HITS: alles gevonden maar wel possible hits Incomplete: niet alles gevonden Hits & incomplete: niet alles gevonden en possible hits
Output Output Output Output
MESSAGE
Toelichting op resultaat: Niet verwerkt: bedrijf niet gevonden Niet verwerkt: bedrijf inactief Geen bestuurders én geen UBO’s gevonden Geen bestuurders gevonden Geen UBO’s gevonden Niet bepaald, beursgenoteerd Niet bepaald, overheid Non corporate met bestuurders Most likely UBO's Certificaathouders dienen geïdentificeerd te worden Bestuurder is belanghebbende Aantal possible hits op de NL sanctielijst Aantal possible hits op de EU sanctielijst Aantal possible hits op de OFAC sanctielijst Aantal possible hits op de geconsolideerde OFAC sanctielijst
Output
POSSIBLE_HITS_NL POSSIBLE_HITS_EU POSSIBLE_HITS_OFAC_SDN POSSIBLE_HITS_OFAC_CONS
Output Output Output Output
Batch resultaat (personen) Kolomnaam UNIQUE_PERSONCODE LASTNAME FIRSTNAMES INITIALS FULLNAME BIRTHDATE BIRTHPLACE GENDER NATIONALITY ADDRESS_OF_RESIDENCE ZIPCODE_OF_RESIDENCE PLACE_OF_RESIDENCE COUNTRY_OF_RESIDENCE
RESULT
MESSAGE POSSIBLE_HITS_NL POSSIBLE_HITS_EU POSSIBLE_HITS_OFAC_SDN POSSIBLE_HITS_OFAC_CONS
Toelichting Uniek nummer of code zodat possible hits gewhitelist kunnen worden. Dit veld is verplicht Achternaam Voorna(a)m(en) Initialen Volledige naam, indien leeggelaten zal het systeem de aanwezige voor, achter en initialen samenvoegen tot full name Geboortedatum Geboorteplaats Geslacht Nationaliteit dmv 2 karakter ISO code Adres Postcode Woonplaats Land dmv 2 karakter ISO code Uitkomst van de check: OK: geen hits Hits: possible hits Incomplete: verplichte gegevens ontbreken Toelichting op resultaat: Niet verwerkt: UNIQUE_PERSONCODE leeg Niet verwerkt: Lastname leeg Niet verwerkt Nationality bevat geen 2 letterige ISO code Niet verwerkt: Country_of_residence bevat geen 2 letterige ISO code Aantal possible hits op de NL sanctielijst Aantal possible hits op de EU sanctielijst Aantal possible hits op de OFAC sanctielijst Aantal possible hits op de geconsolideerde OFAC sanctielijst
Possible hits bekijken
Door op het menu hits te klikken komt u op het totaal overzicht van alle hits. Er zijn 4 verschillende statussen: 1: Possible hit, deze is voortgekomen uit een batch of organisatie scan en moet nog beoordeeld worden. 2: Hit, hierbij heeft een gebruiker vastgesteld dat de persoon of organisatie daadwerkelijk degene is die op de sanctielijst staat. 3: False positive, het systeem gaf een possible hit maar na beoordeling is gebleken dat de ingevoerde persoon of organisatie niet dezelfde is als op de sanctielijst. Door deze als false positive te markeren zal deze de volgende keer niet meer als possible hit verschijnen. 4: Vervallen hit, dit is voorheen een hit geweest, maar deze persoon of organisatie is van de lijst gehaald zodat dit nu een vervallen hit is. In een volgende controle komt deze ook niet meer naar boven.
Possible hits bekijken Wanneer er een possible hit is bij een Scan organisatie dan zal deze oranje kleuren en een vlammetje als icoon tonen. Door op de naam te klikken wordt u naar de desbetreffende possible hit gebracht. Vanuit het Batch controles scherm kunt u eenvoudig naar alle possible hits voor één batch door op het cijfer in de kolom “# possible hits” te klikken.
Possible hits organisatie beoordelen In de kolom “Organisatie” staat de input die u als gebruiker heeft geleverd.
In de rechter kolom ziet u tegen welke sanctie lijst entry deze is gehit en daarachter het hit percentage. Heeft u een waarde ingevoerd die op de sanctielijst leeg is, dan wordt deze niet meegeteld. Door middel van de link “Meer info” kunt u details van de sanctielijst bekijken. Bij de vraag “Echte hit?” geeft u aan of deze possible hit terecht is (Ja) of niet (Nee, false positive). Bij een false positive is een onderbouwing verplicht. Een false positive zal de volgende keer niet meer naar boven komen als possible hit, tenzij er gegevens zijn gewijzigd en het hit percentage hoger was dan op het moment van beoordeling.
Possible hits persoon beoordelen Bij de check op persoon wordt ook op aliassen gezocht. De alias met het hoogste scoringspercentage wordt gekozen in de totaalberekening. De “Laatste term volledige naam” is ingebouwd voor de personen die uit DUNS komen. Deze worden altijd als full name geregistreerd. Door naar de laatste term te kijken creëren we een achternaam ter voorkoming van onnodige hits.
Handmatige sanctiecheck (persoon) Naast de batchcontroles is het ook mogelijk om los een persoon tegen de sanctielijsten te houden. Dit doet u via “Handmatige sanctiecheck”. Op basis van de ingevoerde gegevens zal het systeem via complexe zoek algoritmes proberen een match te vinden. Hoe meer gegevens u invult, hoe nauwkeuriger de hit bepaling plaats kan vinden. Door middel van het “Min match %” veld kunt u de ondergrens bepalen. In dit geval zullen alle matches van minder dan het aangegeven percentage niet getoond worden. U ziet dat de gegevens op de sanctielijst niet altijd gevuld zijn. Zou u in dit voorbeeld linksboven een nationaliteit hebben ingevoerd dan zou deze invoer niet meewegen in de score, omdat er geen nationaliteit is ingevuld op de sanctielijsten. Bij deze handmatige check kunnen geen hits beoordeeld worden. De resultaten worden ook niet opgeslagen. Deze optie dient dus vooral voor een snelle check gebruikt te worden.
Scan organisatie
Via “Scan organisatie” kunt u een organisatie opzoeken in de DUNS database om deze vervolgens te onderzoeken. Net als in de batch zullen voor de desbetreffende organisatie de UBO’s en Bestuurders opgezocht en tegen de sanctielijst gehouden worden. LET OP: Dit kan enkel voor organisaties in de DUNS database. Kan een organisatie niet gevonden worden in de DUNS database, dan kan deze ook niet gecontroleerd worden.
Scan organisatie
Tijdens het onderzoek worden 3 zaken opgehaald en gecontroleerd. 1. IDENTIFICATIE, de organisatie zoals ingevoerd wordt tegen de sanctielijsten gehouden. 2. BELANG/ZEGGENSCHAP, hier wordt de zogenaamde UBO boom opgebouwd die in dit geval tot 1 UBO leidt. 3. BESTUURDERS, hier worden de statutaire bestuurders getoond, zoals geregistreerd bij de Kamer van Koophandel. In sommige gevallen kan dit ook een organisatie zijn, bijvoorbeeld Bart Lohr B.V..
Uitkomsten Scan organisatie Een organisatiescan kent diverse uitkomsten zoals hieronder genoemd. Hierna volgen screenprints van alle uitkomsten: • OK, • OK, Non corporate met bestuurders • OK, Eenmanszaak met bestuurder • OK, Bestuurder is belanghebbende • CHECK, Most likely UBO’s • Niet bepaald: Beursgenoteerd • Niet bepaald: Overheid • Incomplete, Geen UBO’s gevonden • Incomplete, Certificaathouders dienen geïdentificeerd te worden • Incomplete, Geen bestuurders gevonden • Incomplete, Geen bestuurders én geen UBO’s gevonden
Uitkomst: OK, -
Voor deze organisatie is alle benodigde informatie gevonden. Er is 100% van het eigenaarsbelang geïdentificeerd en ook de bestuurders zijn bekend.
Alle personen en organisaties zijn tegen de sanctielijst gehouden en er zijn geen possible hits.
Uitkomst: OK, Non corporate met bestuurders
Dit betreft een zogenaamde non corporate (alle ondernemingsvormen behalve N.V. / B.V.). Deze ondernemingsvormen kennen over het algemeen geen echte UBO. Daar zijn de bestuurders degenen met direct belang. Daarom krijg je als er geen possible hits zijn de status OK, Non corporate met bestuurders.
Uitkomst: OK, Eenmanszaak met bestuurder
Wanneer het een eenmanszaak betreft, geeft D&B deze persoon weer onder de bestuurders. Vandaar dat de uitkomst wel goedgekeurd wordt ook al is er geen data beschikbaar onder Belang/Zeggenschap.
Uitkomst: OK, Bestuurder is belanghebbende
Deze BV heeft een non-corporate als belanghebbende organisatie. Non corporates hebben geen UBO’s maar wel bestuurders. Hier tonen we de bestuurders waarmee belang en zeggenschap in kaart gebracht is.
Uitkomst: CHECK, Most likely UBO’s
Dit is een voorbeeld van Most likely UBO’s. Te herkennen aan het vraagtekentje voor de personen. Op basis van de informatie in DUNS is niet vast te stellen wat de eigendomspercentages zijn. Via een extra check op de bovenliggende organisatie komen we tot de mogelijke eigenaren. Daar kan vanuit de sanctiechecker geen oordeel over gegeven worden. Dit is aan de gebruiker of er aanvullend onderzoek naar de UBO nodig wordt geacht.
Uitkomst: Niet bepaald: Beursgenoteerd
Deze onderneming is beursgenoteerd. Hiervoor geldt dat het niet noodzakelijk is alle belanghebbenden en bestuurders te identificeren. Achterliggende redenatie is dat om op een beurs te acteren er al vele compliancy checks zijn gedaan. Daarnaast is het nagenoeg onmogelijk om dit te identificeren omdat de aandelen dagelijks van eigenaar wisselen.
Uitkomst: Niet bepaald: Overheid
In geval van een overheidsorganisatie zal u deze melding krijgen. Daarvan zijn geen belanghebbenden en bestuurders bekend, maar dat is ook niet nodig. De gemeente zal tegen de sanctielijst gehouden worden en wanneer deze akkoord is, hoeft er geen verdere actie ondernomen te worden.
Uitkomst: Incomplete, Geen UBO’s gevonden
Deze organisatie is incompleet. Ook al is er een boom opgebouwd, de uiteindelijke UBO is niet bekend. Dit kan je zien aan het totaal eigendomspercentage dat nog op 0 staat. Voor deze organisatie zal dus een UBO formulier uitgestuurd moeten worden. Het is bij D&B/KvK niet bekend wie de aandeelhouders zijn.
Uitkomst: INCOMPLETE, Certificaathouders dienen geïdentificeerd te worden
Dit is een voorbeeld van een stichting administratiekantoor. Voor dit soort trusts of financiële holdings dienen certificaathouders opgevraagd te worden. Voor non corporates geldt normaal dat men alleen bestuurders hoeft te vinden. Echter voor deze Stichting administratiekantoor (STAK) constructies zijn er zogenaamde certificaathouders. Dat zijn de mensen die het zogenaamde economisch recht hebben. Deze certificaathouders zijn niet geregistreerd maar moeten van de DNB wel opgevraagd en gecontroleerd worden. Deze STAK’s zijn niet duidelijk te filteren binnen D&B dus vandaar de Check melding
Uitkomst: Incomplete, Non corporate zonder valide bestuurder
In dit geval wordt wel een naam van de bestuurder gevonden, maar kan deze niet gevalideerd worden o.b.v. officiële gegevens. Voor deze situatie zal alsnog een UBO formulier verzonden moeten worden.
Uitkomst: Incomplete, Geen bestuurders én geen UBO’s gevonden
Voor deze organisatie heeft D&B geen bestuurders of UBO’s geregistreerd staan. Dit zal enkel voorkomen bij buitenlandse organisaties. In deze gevallen zal er een UBO formulier verzonden moeten worden.
Iconenlijst Icoon
Betekenis Onderzoek starten Wijzigen Gebruikers Indicatie of een entiteit een persoon is Indicatie of een entiteit een organisatie is Verwijderen Link opent in nieuw venster Link naar “mailto:” <e-mailadres> Deblokkeren gebruiker Bekijken Possible hit Vervallen False positive Hit
