Handleiding Cashr v1.6.2.4 Kasopmaak
Inleiding De functie Kasopmaak helpt u bij het beheren en controleren van de geldstromen op uw kassa. Zo kunt u per betaalwijze zien welke bedragen er op de kassa zijn aangeslagen en kunt u controleren of deze bedragen overeenkomen met de telling van het contante geld in uw kassa of met de afslag van uw pin-automaat. De functie Kasopmaak kan uitsluitend worden gebruikt door ‘Beheerders’ van de kassa en kan dus afgeschermd worden voor overige medewerkers. Zodra de kasopmaak ‘definitief’ wordt gemaakt, wordt de kassa gereset. Dat wil zeggen dat alle bedragen per betaalwijze weer op nul worden gezet. Dit wordt ook wel de Z-afslag genoemd. U kunt de kasopmaak ook opvragen zonder deze definitief te maken. Deze niet-definitieve kasopmaak wordt ook wel de X-afslag genoemd. U kunt dit doen om bijvoorbeeld gedurende een dag inzicht te krijgen in de afgerekende bonnen. U kunt een kasopmaak ook als deze niet definitief is gemaakt altijd uitprinten of emailen. NB. Meerdere kassa’s kunnen onderdeel zijn van een ‘kassagroep’. Als dat het geval is, zal de kasopmaak betrekking hebben op alle kassa’s in de kassagroep. Meer informatie hierover vindt u in een aparte handleiding hierover. In deze mini handleiding worden de volgende onderwerpen behandeld: 1. Onderdelen van de kasopmaak a. Contant b. Afstorting c. Via Creditcard d. PIN e. Correctieboekingen verschillen 2. Tussentijdse kasopmaak (X-afslag) 3. Voorbereiden van de definitieve kasopmaak a. Tellen van het contante geld in uw kassa b. Het afstorten of afromen van het contante geld in uw kassa c. Controleren van de afgerekende bedragen via uw pin-terminal d. Verwerken van (kas-) verschillen 4. Definitieve kasopmaak 5. Wat gebeurt er in uw boekhouding?
Cashr handleiding v.1.6.2.4
Pagina 1
Handleiding Cashr v1.6.2.4 1. Onderdelen van de kasopmaak De kasopmaak is tevens bedoeld als verantwoording van degene die de kassa heeft bediend sinds de laatste kasopmaak. In de ‘bon’ van de kasopmaak aan de linkerzijde van het scherm worden in het rood omkaderde blokje de datum van de laatste kasopmaak en het aantal transacties sinds die datum getoond. Het bedrag dat wordt getoond bij ‘Totaal verkoop (incl. BTW)’ betreft het totale bedrag van alle afgerekende kassabonnnen sinds de laatste kasopmaak. NB. In de totaaltelling worden alleen afgerekende kassabonnen geteld. De volgende onderdelen maken dus geen deel uit van de kasopmaak: - Eigen verbruik - Breuk&Bederf - Representatie - Omzet op rekening (klanten)
Onderdelen van de kasopmaak: Als de u kassaopmaakfunctie opent, ziet u aan de linkerzijde de weergave van de kasopmaak ‘bon’ die u kunt printen op uw bonprinter of kunt emailen.
Cashr handleiding v.1.6.2.4
Pagina 2
Handleiding Cashr v1.6.2.4 Contant: In het blokje ‘Contant’ ziet u alle gegevens die betrekking hebben op de contante transacties op uw kassa. Hieronder volgt een uitleg van de begrippen: 1. Beginsaldo: dit is het bedrag aan contant geld dat in de kassa aanwezig was, gerekend vanaf de vorige kasopmaak. 2. Aangeslagen verkopen: dit is het bedrag van alle kassabonnen die contant zijn afgerekend. 3. Diverse kas IN: dit is het totaal van het contante geld dat u in uw kassa heeft gestort, buiten de contant afgerekende kassaqbonnen om. 4. Diverse kas UIT: dit is het totaal van het contante geld dat u aan uw kassa heeft onttrokken. Bijvoorbeeld om een rembourszending af te rekenen. 5. Eindsaldo berekend: Dit is het totaal van alle ‘bij’ en ‘af’ transacties in uw kassa. Het totaalbedrag moet overeenkomen met het bedrag dat u daadwerkelijk in uw kassa heeft geteld. De bedragen van 1 t/m 5 zijn berekend vanaf het moment van de laatste definitieve kasopmaak. 6. Telling: wordt toegelicht in het onderdeel ‘definitieve kasopmaak’ 7. Verschil: wordt toegelicht in het onderdeel ‘definitieve kasopmaak’
Afstorting: In het blokje ‘Afstorting’ ziet u onder (2) het eindsaldo contant. Dat bedrag is gelijk aan het ‘Eindsaldo berekend’ in het blokje contant. Met het ‘Af te storten’ bedrag (1) wordt het bedrag bedoeld dat u na het tellen van de kassa en het definitief maken van de kasopmaak uit uw kassa kunt halen om dit bijvoorbeeld te storten bij uw bank. Hiervoor wordt soms ook de term ‘afromen’ bedoeld.
via Creditcard: In het blokje via CreditCard ziet u het totaalbedrag dat via de creditcard (1) is afgerekend. Indien uw betaalautomaat een ander bedrag aangeeft, is er sprake van een kasverschil. U kunt het werkelijke bedrag als telling invoeren (2). Het verschil wordt automatisch berekend.
Cashr handleiding v.1.6.2.4
Pagina 3
Handleiding Cashr v1.6.2.4
PIN: In het blokje PIN ziet u het totaalbedrag dat via PIN-automaat is afgerekend (1). Indien uw betaalautomaat een ander bedrag aangeeft, is er sprake van een kasverschil. U kunt het werkelijke bedrag als telling invoeren (2). Het verschil wordt automatisch berekend.
Digitale boeking: In het blokje PIN ziet u het totaalbedrag dat via een gekoppelde PIN-automaat is afgerekend (1). Indien uw betaalautomaat een ander bedrag aangeeft, is er sprake van een kasverschil. U kunt het werkelijke bedrag als telling invoeren (2). Het verschil wordt automatisch berekend. Het totaal van de aangeslagen bedragen bij Contant, via Creditcard, PIN en Digitale boeking is gelijk aan het bedrag dat wordt getoond bij ‘Totaal verkoop (incl. BTW)’ aan de linkerzijde van het kasopmaakscherm.
Correctieboeking verschillen: Bij elk van de genoemde betaalwijzen bestaat de mogelijkheid dat er een verschil is tussen wat uw kassa aangeeft en het bedrag dat u daadwerkelijk telt of ziet op de afslag van uw PINapparaat. Een verschil zal over het algemeen het meest voorkomen bij het contante bedrag in de kassalade dat u daadwerkelijk heeft geteld (1). Om de kassa weer te laten kloppen, moet u het verschil invoeren. Het nieuwe beginsaldo zal dan weer aansluiten bij het bedrag dat er daadwerkelijk in kas is. Wij adviseren u om degene die de kasopmaak verzorgt altijd te vragen om een verklaring van het kasverschil in te voeren (5).
Cashr handleiding v.1.6.2.4
Pagina 4
Handleiding Cashr v1.6.2.4 2. Tussentijdse kasopmaak (X-afslag) Het is mogelijk om gedurende de dag de Kasopmaakfunctie op te roepen om inzicht te krijgen in de transacties op uw kassa tot dat moment. U kunt de bon van de kasopmaak ook printen op de bonprinter of emailen. In tegenstelling tot de definitieve kasopmaak, zet een tussentijdse kasopmaak wordt uw kassa niet gereset en verandert er ook niets in de saldi. De functie is puur informatief. U verlaat de tussentijdse kasopmaak door op ‘Terug’ te drukken. U keert dan automatisch terug naar het aanmeldscherm.
3. Voorbereiden van de defintieve kasopmaak Het voorbereiden van de defintieve kasopmaak volgt eigenlijk altijd een aantal vaste stappen. Wij adviseren u om hiervoor een procedure te maken die door iedere kassamedewerker met de bevoegdheid tot het opmaken van de kassa kan worden gevolgd. a. b. c. d.
Tellen van het contante geld in uw kassa Het afstorten of afromen van het teveel aan contant geld in uw kassa Controleren van de afgerekende bedragen via uw pin-terminal Verwerken van (kas-) verschillen
a . Tellen van het contante geld in uw kassa De kasopmaakfunctie berekent het contante eindsaldo dat u op het moment van de kasopmaak in kas zou moeten hebben. U kunt dit controleren door het contante geld in uw kassa te tellen. Als het goed is, dan is het getelde bedrag gelijk aan het berekende bedrag. U hoeft dan niets te doen. Is er wél een verschil, dan moet u dat registreren zodat het verschil kan worden verwerkt en het actuele kassaldo weer klopt. b. Het afstorten of afromen van het contante geld in uw kassa Het is gebruikelijk om een beperkte hoeveelheid contant geld in uw kassa aan te houden. In ieder geval moet u over voldoende kasgeld beschikken om klanten die contant afrekenen voldoende wisselgeld te kunnen teruggeven. Het is eveneens gebruikelijk om elke dag te beginnen met hetzelfde vaste bedrag aan wisselgeld. Als het bedrag aan contant geld in uw kassa op het moment van de kasopmaak (veel) hoger is dan waar u mee begon, dan kunt u dit contante geld uit uw kassa halen en op uw bankrekening storten. Dit proces wordt vaak afstorten of afromen genoemd. c. Controleren van de afgerekende bedragen via uw pin-terminal Het is gebruikelijk dat gelijk met de kasopmaak ook de pin-terminal wordt gereset. U krijgt dan een bon waarop in ieder geval het totaal van alle transacties per kaarttype wordt vermeld. Deze bedragen moeten overeenkomen met de bedragen die per betaalwijze op de kasopmaak worden vermeld. Mocht er toch een verschil zijn, tussen uw kassa en de betaalautomaat, dan moet u dit verschil ook verwerken in de kasopmaak.
Cashr handleiding v.1.6.2.4
Pagina 5
Handleiding Cashr v1.6.2.4 d. Verwerken van (kas-) verschillen U heeft in de kasopmaakfunctie voor elke betaalwijze de mogelijkheid om een verschil in te voeren.
Druk of klik op het witte vlakje ‘Telling’ en voor het daadwerkelijk getelde bedrag in. Als u besluit om een deel van het contante geld ‘af te storten’ voer dit bedrag dan in bij het vakje af te storten.
In het blokje onderaan de kasopmaak, ziet u de samenvatting van alle ingevoerde verschillen. Vergeet niet om ook de verklaring voor deze verschillen in te voeren. Dit wordt vastgelegd in de Cashr backoffice en kan later worden teruggezocht.
4. De definitieve kasopmaak Door de kasopmaak definitief te maken wordt de kassa gereset en wordt er een eindrapportage opgesteld. Deze rapportage is te beschouwen als de verantwoording van de gebruiker(s) van de kassa. De definitieve kasopmaak wordt ook wel de Z-afslag genoemd. Door de reset worden alle afgerekende bedragen weer op ‘0’ gezet en wordt het eindsaldo van contant geld het nieuwe beginsaldo. U maakt de kasopmaak definitief door rechtsboven op de groene knop ‘definitief’ te drukken. Omdat een definitieve kasopmaak niet kan worden teruggedraaid, krijgt u nogmaals de vraag of u de kasopmaak definitief wilt maken.
Cashr handleiding v.1.6.2.4
Pagina 6
Handleiding Cashr v1.6.2.4 5. Wat gebeurt er in uw boekhouding? De primaire functie van de kasopmaak is het bieden van een verantwoordingsfunctie. De medewerkers sinds de vorige kasopmaak op de kassa hebben gewerkt, leggen hiermee verantwoording af over alle handelingen en transacties. Eventuele verschillen dienen te worden ingevoerd en verklaard. Na de kasopmaak wordt de kassa gereset en worden alle transacties opnieuw geregistreerd. De kasopmaak zelf heeft geen consequenties voor de boekhouding. De enige uitzondering hierop is de verwerking van eventueel ingevoerde verschillen. Omdat het getelde saldo per betaalwijze moet blijven aansluiten met de gekoppelde kas- en bankboeken in de administratie, worden verschillen direct in de de kas- en bankboeken verwerkt. Meer informatie hierover vindt u binnenkort in een aparte mini handleiding over dit onderwerp. 6.
Veelgestelde vragen over de kasopmaak
Vraag: Als ik korting geef, wordt dit dan in mindering gebracht op de omzet? Antwoord: U kunt in de Cashr Backoffice aangeven hoe kortingen moeten worden verwerkt. Indien u niets doet, zal Cashr de korting in mindering brengen op de omzet. U kunt er ook voor kiezen om kortingen niet via de omzet te verrrekenen maar via een aparte kortingsrekening. Zie hiervoor de Cashr handleiding of neem contact op met de Cashr Helpdesk. Vraag: Wordt eigen verbruik, breuk&bederf of representatie meegeteld in de dagomzet? Antwoord: Nee. Eigen verbruikm breuk&bederf en representatie worden op aparte tussenrekeningen verwerkt en niet in mindering gebracht op de omzet. Vraag: Als ik een bon afreken ‘op rekening’, wordt deze dan meegeteld in de dagomzet? Antwoord: de omzet van een kassabon op rekening wordt niet meegenomen in de dagomzet. De omzet wordt dus niet in de kassaopmaak meegenomen, maar wordt wél zichtbaar in uw backoffice als nog te factureren omzet. Vraag: Hoe verwerk ik ontvangen fooien op de kassa? Antwoord: Een fooi wordt gezien als een bedrag dat wordt afgerekend bovenop het te betalen bedrag dat op de kassabon wordt vermeld. Afhankelijk van de betaalwijze zal er bij de kassaopmaak dus een (positief) verschil ontstaan tussen de afgerekende omzet en het bedrag dat daadwerkelijk is afgerekend. Dat verschil kunt u bij het definitief maken van de kasopmaak verantwoorden als ‘fooi’.
Cashr handleiding v.1.6.2.4
Pagina 7
