Starten met Cashr
1
Inhoud 1.
Aanmelden gratis Cashr Backoffice abonnement ......................................................................... 3
2.
Een device koppelen met de Cashr Backoffice .............................................................................. 4 2.1 De Cashr app installeren............................................................................................................... 4 2.2 Koppelen aan de Backoffice ......................................................................................................... 4
3.
Inrichten Cashr Backoffice .............................................................................................................. 5 3.1 Producten toevoegen ................................................................................................................... 5 3.1.1. Producten importeren met Excel ........................................................................................... 5 3.1.1 Handmatig invoeren ............................................................................................................... 6 3.2 Schermindeling ............................................................................................................................. 6 3.2.1 Schermindeling op basis van productgroepen........................................................................ 6 3.2.2 Schermindeling aanpassen of zelf indelen.............................................................................. 7 3.2.3 Condimenten/toevoegingen achter een product zetten. ........................................................... 8 3.3 Plattegrond aanmaken (indien van toepassing) .......................................................................... 8 3.4 Selecteren van schermindelingen en plattegronden op een device........................................... 9 3.5 Installeren van bonprinter(s) ..................................................................................................... 10 3.5.1 Cashr monteur ...................................................................................................................... 10 3.5.2 Stappenplan installatie bonprinter ....................................................................................... 10 3.5.3 Printers toevoegen in Cashr.................................................................................................. 10 3.6 Cashr synchroniseren ................................................................................................................. 11
2
1. Aanmelden gratis Cashr Backoffice abonnement Een gratis Cashr Backoffice abonnement kunt u aanmaken op de website van Cashr: http://www.cashr.nl/tarieven/tarieven/. -
-
-
-
U kunt hier een prognose berekenen van de maandelijkse kosten. Met alle abonnementen kunt u Cashr gebruiken op één device (tablet, smartphone of iPod). U kunt het aantal devices eenvoudig uitbreiden voor € 10,- p.m. per device. Ook is het mogelijk om betaalterminals aan Cashr te koppelen voor € 10,- p.m. per terminal. Het ‘aantal bonnen’ staat voor het aantal afgerekende kassabonnen per maand. Klik op ‘Gratis starten’. U begint altijd met het gratis ‘Cashr 20’ abonnement. Vul uw NAW gegevens en de captcha code in. Overige gegevens zoals uw bedrijfsnaam, het aanpassen van uw wachtwoord en het eventueel afsluiten van een betaald abonnement komen later aan de orde. Na aanmelding ontvangt u per email een gebruikersnaam en wachtwoord waarmee u kunt inloggen via http://www.cashr.nl/. Wij adviseren om uw tijdelijke wachtwoord direct te veranderen. Zodra u ingelogd bent met uw gebruikersnaam en wachtwoord ziet u de onderstaande mappen. U bevindt zich nu in de Cashr Backoffice. Hier worden alle kassabonnen opgeslagen en beheert u producten, klanten, medewerkers en alle instellingen voor de Cashr app.
-
3
2. Een device koppelen met de Cashr Backoffice U kunt een device met daarop de Cashr app als volgt koppelen met uw Cashr Backoffice: 2.1 De Cashr app installeren - Download een installer Cashr in de App Store (iOS) of Google Play (Android). - Start de app en selecteer waar u uw kassa voor gaat gebruiken; Horeca (inclusief tafelplattegrond) of Detailhandel (zonder tafelplattegrond). - Selecteer of u de app wilt vullen met voorbeeldgegevens of niet. Voorbeeldgegevens zijn fictieve producten zodat u de app goed kunt uitproberen zonder deze eerst in te hoeven richten. - Druk op ‘Start Cashr’ De Cashr tour kunt u bekijken en/of sluiten. - Na de tour komt u in het beginscherm van Cashr terecht, met of zonder voorbeeldgegevens. 2.2 Koppelen aan de Backoffice - Ga naar de instellingen van de Cashr app met de knop met het ‘Tandwiel’: -
Ga naar het tweede tabblad ‘Cashr Backoffice’. Als u al een Cashr Backoffice abonnement heeft aangemaakt dan kiest u voor Koppelen aan bestaande backoffice. (Als u nog geen Cashr Backoffice abonnement heeft aangemaakt dan kiest u voor Koppelen aan nieuwe backoffice. Er zal daardoor een gratis ‘Cashr 20’ abonnement worden aangemaakt).
-
Bedenk een naam voor deze Cashr-kassa. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Tik op ‘Koppelen’. Uw kassa wordt nu gekoppeld en gesynchroniseerd met uw Cashr Backoffice. Als dit is gebeurd dient u zich opnieuw aan te melden. Druk op ‘OK’. U komt in het aanmeldscherm terecht van Cashr. De default aanmeldcode is 1. U kunt de aanmeldcodes van medewerkers wijzigen in de Backoffice.
-
4
3. Inrichten Cashr Backoffice 3.1 Producten toevoegen U kunt producten op verschillende manieren in de Backoffice invoeren. Voor het invoeren van meerdere producten is het handig om gebruik te maken van een speciaal Excel importsheet. Daarnaast kunnen producten ook per stuk worden ingevoerd in de map ‘Producten’ \ 3.1.1. Producten importeren met Excel Download het ‘Reeleezee Importsheet Producten’ in de ‘map Producten > Overzicht > Import > klik hier om een leeg template bestand te downloaden’.
In het Importsheet wordt op het tabblad ‘toelichting’ en ‘codes’ beschreven wat u in de kolommen dient in te vullen. Het is van belang dat u naast de verplichte kolommen ook de volgende kolommen invult: omschrijving op factuur, BTW, productgroep en sortering (indien gewenst). Als u de productgroepen in het Importsheet heeft aangemaakt voegt u deze daarna handmatig toe in de map ‘Producten > Instellingen productgegevens > Productgroepen’. Klik hier op ‘Nieuw’ om de productgroepen aan te maken. De ‘Grootboekrekening verkoop’ kunt u hier negeren, deze heeft u al per product opgegeven in het Importsheet. De productgroepen kunnen later bij het automatisch genereren van een schermindeling dienen als schermgroepen. Extra grootboekrekeningen kunt u aanmaken bij ‘map Instellingen> Financieel> tabblad Onderhoud grootboekrekeningen’. Scroll naar beneden en zoek grootboekrekening 8000 op. Ga op de regel staan en klik op de rechtermuisknop. Kies voor ‘Regel Kopiëren’ en vul het pop-up scherm naar wens in met de gegevens van uw nieuwe grootboekrekening en de omschrijving van uw productgroep. Let op! Heeft u nog geen tabblad ‘Financieel’ in de map ‘Instellingen’ staan dan dient u het product Administratie Free aan de Backoffice toe te voegen. Dit doet u bij ‘map Instellingen> Mijn abonnement> Abonnementgegevens. Ga naar tabblad ‘Huidige Producten’ en kies voor ‘Administratie toevoegen’. Er worden hiervoor geen extra abonnementskosten voor in rekening gebracht.
5
Als alle verplichte gegevens op een juiste manier zijn ingevuld kunt u het Importsheet uploaden in de map ‘Producten> Overzicht’. Klik op ‘Import’. Selecteer het ingevulde excelbestand en druk op ‘Importeren’. Let op: Excel 97-2003 bestanden kunnen niet geimporteerd worden, dit dient een Excel-werkmap te zijn (xls bestand). Mocht er een foutmelding tevoorschijn komen tijdens het importeren neem dan contact op met onze Cashr helpdesk op 0346-258087. Onze medewerkers kunnen via een logsysteem vaststellen waarom een import niet gelukt is. U kunt het Importsheet ook gebruiken om in de toekomst een update te doen van uw productenbestand. Het is handig om te weten dat de productcode hierbij zal worden gebruikt als waarde aan de hand waarvan de overige gegevens worden overschreven. Zo kunt u bijvoorbeeld snel en gemakkelijk prijswijzigingen doorvoeren of productgegevens aanvullen. 3.1.1 Handmatig invoeren U kunt producten ook handmatig invoeren in de map ‘Producten > Overzicht’. Klik op ‘Nieuw’. Hier kunt u producten aanmaken. Belangrijk is dat u de volgende gegevens invult: - Naam product/dienst - Productcode - Verkoopprijs - BTW - Product en/of dienst - Productgroep en grootboekrekening - Afdrukbestemming - Klik op ‘Opslaan’
3.2 Schermindeling 3.2.1 Schermindeling op basis van productgroepen Als u de productgroepen heeft aangemaakt en uw producten hebt ingevoerd kunt u automatisch op basis van deze productgroepen een schermindeling aanmaken. Nadat u alle productgroepen heeft aangemaakt gaat u naar map ‘Instellingen> tabblad Kassa> Kassa schermindelingen’. Klik rechtsboven op ‘Nieuw’ en maak een keuze uit de drie opties ‘Nieuw’, ‘Kopie’ of direct ‘op basis van productgroepen’. Let op: het overnemen lukt alleen als u de productgroepen ook daadwerkelijk heeft aangemaakt bij ‘map Producten> tabblad Instellingen Productgegevens> Productgroepen’
6
Er wordt een nieuw venster geopend. Vul bij het eerste tabblad ‘Algemeen’ de naam en omschrijving van uw schermindeling in en druk op ‘Opslaan’. Ga naar het tweede tabblad ‘Schermgroepen’. U kunt nu uw schermindeling inrichten. In ons voorbeeld hebben wij de schermindeling al aangemaakt op basis van productgroepen. U ziet deze aan de linkerkant. Elke productgroep heeft de producten in het scherm ernaast staan:
3.2.2 Schermindeling aanpassen of zelf indelen Als u nog producten wil verwijderen, toevoegen of van positie wijzigen heeft u de volgende mogelijkheden: -
-
‘Selecteer producten’ opent een venster met al uw producten. U kunt deze naar de gewenste positie slepen. ‘Overnemen’ zorgt ervoor dat de gehele schermindeling weer op basis van uw productgroepen wordt ingedeeld. Gebruik deze knop niet meer als u aanpassingen heeft gedaan, anders zullen deze verloren gaan. U kunt de volgorde van de productgroepen wijzigen door het ‘Volgnummer’ te veranderen; nummer 1 zal bovenaan de lijst worden geplaatst, nummer 2 daaronder, etc.
7
Als uw indeling naar uw wens is, kunt u klikken op ‘Opslaan’. 3.2.3 Condimenten/toevoegingen achter een product zetten. Het is tevens mogelijk om condimenten / toevoegingen achter een product te zetten. - Klik op het product waar u een condiment/toevoeging achter wenst te zetten. - Kies voor ‘Details bewerken’ en klik op ‘OK’. - Sleep de gewenste producten naar uw schermindeling en klik op ‘Opslaan’.
Belangrijk: indien u gelijktijdig meerdere condimenten/toevoegingen wenst aan te slaan dan dient u deze niet in de eerste kolom onder elkaar te plaatsen maar van links naar rechts. De kolommen komen overeen met de keuzemogelijkheid die u bij het aanslaan van de producten krijgt. Kolom 1 is dan de eerst keuze, kolom 2 de tweede keuze etc.
3.3 Plattegrond aanmaken (indien van toepassing) Met een plattegrond maakt u een schematisch overzicht van uw onderneming en de tafels en stoelen die daar staan, waarmee u kassabonnen per tafel en/of stoel kunt opslaan en afrekenen. - Ga naar de map ‘Instellingen> tabblad Kassa> Plattegronden’ en klik rechtsboven op ‘Nieuw’ - Geef bij tabblad ‘Algemeen’ uw plattegrond een naam en klik op ‘Opslaan’. - Ga naar het tweede tabblad ‘Locatie’ en feef een locatienaam op. Een plattegrond kan uit meerdere locaties bestaan, bijvoorbeeld een locatie “Binnen” en een locatie “Terras”. Vul een volgnummer in en klik op ‘Opslaan’. Met het vinkje “Inactieve locatie” kunt u zorgen dat een locatie niet op de kassa wordt getoond, zonder dat u de locatie uit de plattegrond hoeft te verwijderen. Zo kunt u bijvoorbeeld een terras op “Inactief” zetten in de wintermaanden. - U kunt ervoor kiezen om een (zelfgemaakte) afbeelding up te loaden van bijvoorbeeld een vloer om uw plattegrond meer waarheidsgetrouw te maken. - Nadat u op ‘Opslaan’ heeft geklikt kunt u het vierkante icoontje slepen naar uw plattegrond om uw tafelindeling na te maken. Ook als u een afbeelding heeft geüpload met tafels dan dient u alsnog op deze manier de tafels te plaatsen. - U kunt een naam geven en/of het tafelnummer wijzigen door in de plattegrond op een tafel te klikken. - Klik na het indelen van de tafels weer op ‘Opslaan’.
8
3.4 Selecteren van schermindelingen en plattegronden op een device Let op! Het is mogelijk om meerdere schermindelingen te maken met bijvoorbeeld een winter en een zomer variant. Hetzelfde geldt voor de plattegronden. Schermindelingen en plattegronden kunnen per gekoppeld device worden geselecteerd. Ga hiervoor naar de map ‘Instellingen> Tabblad Kassa > Overzicht kassa’s’. Selecteer hier een device > Ga naar tabblad ‘Algemeen’. Onder het kopje ‘Schermindeling’ kan een schermindeling worden gekozen bij ‘Indeling’ en onder het kopje Plattegrond kan een lattegrond voor dit device worden ingesteld bij ‘Naam’.
9
3.5 Installeren van bonprinter(s) Het is belangrijk om te weten dat niet elke bonprinter en/of randapparatuur compatible is met Cashr, raadpleeg hiervoor ons huidige assortiment in de webshop http://shop.cashr.nl/. Om een Epson bonprinter te koppelen aan Cashr is het van belang dat de bonprinter een vast IPadres in uw lokale netwerk krijgt toegewezen. 3.5.1 Cashr monteur Een Cashr monteur kan u ondersteunen bij het installeren van randapparatuur. Kijk voor meer informatie en prijzen in onze webshop http://shop.cashr.nl/ > tabblad ‘Cashr installatie’. 3.5.2 Stappenplan installatie bonprinter Om een bonprinter een vast IP-adres in uw lokale netwerk te geven hebben wij twee handleidingen met intructies geschreven die u op onze website kunt vinden bij http://www.cashr.nl/servicesupport/support/. Let op: Het configureren van een bonprinter is specialistisch werk. Het Cashr team kan u helpen met functionele vragen over de bonprinters maar voor moeilijkheden met het instellen van IP-nummers, het opnemen van printers in uw datanetwerk etc. is de hulp van een monteur noodzakelijk. Het Cashr team kan u in contact brengen met ervaren installateurs die bij u de randapparatuur op een juiste manier kunnen aansluiten. Kijk voor meer informatie in onze webshop http://shop.cashr.nl/ bij ‘Cashr installatie’.
3.5.3 Printers toevoegen in Cashr Zodra uw bonprinter voorzien is van een vast IP-adres dan dient dit IP-adres in uw Backoffice ingesteld te worden zodat de Cashr App weet naar welk IP-adres de bonnen verstuurd moeten worden. Ga in de Backoffice naar map ‘Instellingen > tabblad Kassa > Algemene instellingen’. Ga hier naar het tabblad ‘Apparatuur’. Kies voor het apparaat Epson TM printer (IP) en geef de printer een zelf gekozen naam (bijvoorbeeld “Balie” of “Bar”). Bij IP-adres geeft u het IP-adres in van uw bonprinter. Klik op ‘Opslaan’.
U kunt de afdrukbestemmingen instellen via het tabblad ‘Afdrukbestemmingen’. ‘Verwerking’ staat voor een maakbon (keuken) en ‘Facturering’ staat voor een afrekenbon.
10
Ga vervolgens naar ‘map Instellingen > tabblad Overzicht kassa’s > Selecteer een kassa’. Er wordt een tweede scherm geopend. Ga naar het tabblad ‘Uitgiften’ Bij Bestemming en Printer kunt u uw bonprinters toevoegen.
Ga naar tabblad ‘Kassabon’ en scroll naar beneden. Bij Afdrukken kassabon kunt u ervoor kiezen of een bon wel/niet wordt geprint. Klik op ‘Opslaan’. Ga als laatste stap naar de Cashr app en meld aan via ‘Balie’. Ga naar instellingen via het ‘Tandwieltje’ > tabblad Cashr Backoffice > Synchroniseer’. Na het synchroniseren selecteert u tabblad ‘Printers’. Controleer of uw printer verbinding heeft. 3.6 Cashr synchroniseren Nadat u producten heeft toegevoegd en/of instellingen in de backoffice heeft gewijzigd dient u Cashr altijd te synchroniseren met de Backoffice. Cashr haalt tijdens het synchroniseren de nieuwe en/of aangepaste gegevens op. Meld aan op de Cashr app via ‘Balie’ > Ga naar instellingen via het ‘Tandwieltje’ > tabblad Cashr Backoffice > Synchroniseer’.
11
