v Verenigingenweb Handleiding Contributie Innen

v.1.177

Verenigingenweb Handleiding

Contributie Innen

Inhoud Contributie innen bij leden van een vereniging...................................................................................................................... 3 In het kort............................................................................................................................................................................................3 De inhoud van dit document.................................................................................................................................................... 3 Voordat je een contributie gaat innen...................................................................................................................................3 Stap 1. Het opstellen van een groepsfactuur..................................................................................................................... 4 De volgende stap................................................................................................................................................................................ 7 Stap 2. Het genereren van een incasso-opdracht voor de bank.............................................................................. 8 De volgende stap................................................................................................................................................................................9 Stap 3 A: het bekijken van een verzonden contributie.................................................................................................. 9 Stap 3 B: het verwerken van de incassobetalingen.......................................................................................................10 Automatisch (aangeraden)...........................................................................................................................................................10 Handmatig...........................................................................................................................................................................................10 Stap 3 C: het verwerken van betalingen via overboeking...........................................................................................11 Automatisch verwerken................................................................................................................................................................. 11 Handmatig verwerken....................................................................................................................................................................12 Wat heb je nodig voor automatisch incasso?........................................................................................................................ 13 Incassocontract..............................................................................................................................................................................13 Incassomandaat.............................................................................................................................................................................13 Een debiteurenprofiel instellen voor automatisch incasso............................................................................................. 14 Contributieregels.................................................................................................................................................................................15 Veelgestelde vragen...........................................................................................................................................................................16

Contributie innen bij leden van een vereniging In het kort Met Genkgo Financieel kun je een factuur naar meerdere mensen sturen. Zo'n groepsfactuur is ideaal voor het innen van contributie. In de software maak je eenvoudig een contributie-factuur aan en bepaal je hoe je deze wil laten betalen. Je kunt een verzoek tot overboeking op de factuur zetten, of alle bedragen bij de leden afschrijven door automatisch incasso. Daarbij is het mogelijk om te laten betalen in termijnen. De factuur stuur je vervolgens per e-mail naar mappen of groepen uit je ledenadministratie in Genkgo Organisatie. Wanbetalers stuur je een herinnering/aanmaning toe of je voert op een later tijdstip een nieuwe incasso uit. Zo hou je de controle over de debiteuren.

De inhoud van dit document In deze handleiding is uitgelegd hoe je contributie kunt innen bij leden door gebruik te maken van de mogelijkheden in Genkgo Financieel. Dit gaat via overboeking of via automatisch incasso. Er wordt niet stilgestaan bij elke functie die de software beidt. De nadruk ligt op een zo kort mogelijke route naar een succesvolle betaling via incasso en/of overboeking van alle leden. Het is wel belangrijk dat alle stappen in de juiste volgorde worden afgelegd. Onderdelen kunnen namelijk terug grijpen op handelingen die eerder zijn uitgevoerd.

Voordat je een contributie gaat innen Controleer dan of: •

De Genkgo Financieel instellingen correct zijn;

•

Er tenminste één factuursjabloon is aangemaakt;

•

Er wordt gewerkt met een up-to-date debiteurenbestand. Er dient recentelijk een synchronisatie te zijn gedaan met de ledengegevens uit Genkgo Organisatie;

•

Als je van plan bent om contributie te innen middels automatisch incasso: Lees dan eerst het onderdeel Wat heb je nodig voor automatisch incasso?

Stap 1. Het opstellen van een groepsfactuur Het opstellen van een factuur voor het innen van contributie gaat ongeveer op dezelfde wijze als het maken van een enkele factuur. Het verschil zit hem in de verzending: logischerwijs gaat een contributie-factuur naar meerdere personen tegelijkertijd. Contributie kun je dus beschouwen als een groepsfactuur. Leg de volgende stappen af om een groepsfactuur op te stellen: 1. Navigeer naar de applicatie Financieel, te herkennen aan het koffertje met euro teken. 2. Kies aan de rechterzijde voor de juiste administratie en het juiste jaar. Bij de meeste verenigingen is er één administratie. 3. Controleer of je de juiste administratie hebt geselecteerd door de titel te bekijken en klik in de Financiële boom op Contributie. 4. Het onderdeel Contributie is nu uitgeklapt. Hier zie je dat er meerdere opties zijn verschenen. Klik op Nieuwe contributie. 1. Eigenschappen. Hier bepaal je de instellingen van de contributie-factuur. Als je de factuur via e-mail wil versturen dan stel je hier ook de instellingen van de email in. Je dient tenminste de volgende velden in te vullen: 1. Onderwerp. Het onderwerp van de contributie. Als je kiest voor verzending via e-mail dan zal dit ook het onderwerp van de factuur ook het onderwerp van de email zijn. Dit is in een latere stap aan te passen. 2. Factuur sjabloon. Kies het factuursjabloon dat je wilt gebruiken voor deze contributie-factuur. Het sjabloon zal de velden onder kopje E-mail automatisch voor je invullen. Lees hier meer over factuursjablonen. 3. Betaling. Hier stel je in op welke wijze de leden de contributie moeten gaan betalen. Deze keuze wordt expliciet op de factuur vermeld. Betalen kan op twee manieren: 1. Overboeking. Het lid wordt gevraagd het bedrag over te maken op het rekeningnummer van de vereniging, binnen een door de vereniging gestelde termijn. (vervolg van 4. Nieuwe Contributie → 1. Eigenschappen → 3. Betaling) 2. Automatisch incasso. Hierbij wordt het geld automatisch afgeschreven van de bankrekening van het lid. Om als vereniging te kunnen incasseren bij een lid dient dit correct te zijn ingesteld op zijn/haar debiteurenprofiel (lees hier meer over incasso bij leden). Als je dat nog niet hebt gedaan, bekijk dan het onderdeel: Wat heb je nodig voor automatische incasso

Als je kiest voor automatisch incasso, maar dit desondanks niet is ingesteld voor een lid, dan zal wel een factuur met betalingsverzoek ontvangen. Deze wordt echter automatisch omgezet naar die van Overboeking. Zodra Automatisch incasso is ingesteld, zal er een nieuw kopje in het scherm verschijnen: 1. Incasso. Hier stel je de volgende zaken in: 1. Benodigd contract. Hier selecteer je het incasso contract dat is ingesteld voor de vereniging. Standaard is er één incassocontract ingesteld. 2. Incasso datum. Datum van uitvoering van het incasso. Dit veld is niet verplicht. 3. Betaling in termijnen. Selecteer dit als je het bedrag wil afschrijven in meerdere termijnen. De termijnen worden verdeeld tussen de eerste incasso datum en de onderstaande laatste betaaldatum. 1. Aantal termijnen 2. Laatste betaaldatum 3. E-mail 1. Aanhef. Kies hier of je een formele of informele aanhef wil gebruiken. 2. Onderwerp. Onderwerp van de e-mail. 3. Tekst. Begeleidende tekst in de e-mail. 4. Verzenddatum. De datum waarop je de facturen wil verzenden. 2. Begunstigden 1. Hier selecteer je de leden die de contributie moeten gaan betalen en dus een factuur moeten ontvangen: de begunstigden. De selectiemogelijkheden die je hier hebt komen precies overeen met de gegevens in applicatie Organisatie. Stel dat je naar alle leden een factuur wil sturen, dan vink je de map “leden” aan. Het systeem zal dan elke debiteur in deze map toevoegen aan de lijst met begunstigden. Het is dus van belang dat van alle leden die je wil factureren een correct ingevuld debiteurenprofiel bestaat. Hier lees je meer over debiteuren

3. Factuur 1. Hier stel je in wat je wil factureren. Voor elk product kun je een factuurregel toevoegen. Deze verschijnt dan als een aparte regel op de factuur, met een eigen bedrag. Onderaan de factuur worden de bedragen automatisch bij elkaar opgeteld. 2. Druk op Nieuwe factuurregel aanmaken. 1. Regel. Hier vul je de naam van het te factureren product in. Voorbeeld: In het geval van een jaarcontributie van een vereniging, is het product “contributie lidmaatschap 2016”. 2. Aantal. Hier bepaal je het aantal. In het geval van een lidmaatschapscontributie voor een lid is dit bijvoorbeeld “1”. 3. Bedrag. Het bedrag van de contributie. 4. BTW. Als je vereniging BTW plichtig is, dan kun je hier het tarief bepalen. Zo niet dan vul je 0 in. De meeste verenigingen zijn niet BTW plichtig. Lees hier meer over BTW. 5. Na het opslaan zal de factuurregel, die zojuist is aangemaakt, verschijnen in het scherm. Het is mogelijk om meerdere factuurregels aan te maken. 6. Met Contributieregels is het mogelijk om kortingen op de factuur in te stellen voor bepaalde groepen. Lees hier meer over Contributieregels. 4. Voorbeeld 1. De echte factuur wordt als pdf document gevoegd als bijlage in een email. In Voorbeeld zie je hoe dit pdf document er uit komt te zien. 2. Het cijfer dat zichtbaar is rechtsboven het voorbeeld geeft aan hoeveel facturen er zullen worden verzonden. 3. Door op het oogje te klikken kun je de lijst met facturen openen. Je kunt van iedere te verzenden factuur een voorbeeld genereren. De leden bij wie het bedrag middels automatisch incasso zal worden geïnd herken je in deze lijst aan het winkelmandje dat wordt weergegeven naast hun weergave naam. 4. Als je naar aanleiding van het voorbeeld de factuur nog wil aanpassen, dan kan dat uiteraard. Navigeer dan via de tabs terug naar bijvoorbeeld 1. Eigenschappen. Is het voorbeeld goed en wil je overgaan tot verzenden? Klik dan op Naar Verzenden.

5. Verwerken 1. Lees de instructies in het scherm goed. Als je klaar bent om de factuur te versturen, plaats dan een vinkje bij Verwerk deze contributie en klik op Verwerken. 2. De contributie-factuur zal nu worden verplaatst vanuit Concepten naar Outbox. Het systeem zal de factuur verzenden op de door jou ingestelde verzenddatum. Wil je de factuur alsnog niet verzenden? Dan kun je de factuur uit de Outbox halen en hem terugplaatsen naar Concepten door op het potloodje naar de factuur te klikken. 3. Als de contributie-factuur is verzonden dan wordt hij automatisch verplaatst van Outbox naar Verzonden.

De volgende stap Als er is aangegeven dat er via automatisch incasso betaald moet worden, ga dan naar Stap 2. Als er betaald moet worden via overboeking, ga dan door naar Stap 3 A.

Stap 2. Het genereren van een incasso-opdracht voor de bank De facturen voor de contributie-inning zijn in stap 1 gemaakt, geadresseerd en verzonden. Dat betekent dat de leden een email hebben ontvangen met daarin een factuur. Op de factuur kunnen ze lezen wat ze moeten betalen en hoe ze het moeten betalen. In het geval van automatisch incasso zal het bedrag van hun rekening worden afgeschreven. Om dit incasseren mogelijk te maken zal er van de zojuist verzonden factuur een incassobatch gemaakt worden. Van deze batch kan vervolgens een bankbestand worden gemaakt. Door dit bestand te uploaden bij de bank kan de incasso-opdracht worden uitgevoerd. Dit proces loopt via een aantal vast stappen: 1. Van de verzonden contributie is een incassopost aangemaakt. Klik in de Financiële boom op Incasso's om de openstaande incasso posten te bekijken. 2. Onder het tabje “Openstaande posten” wordt een lijst getoond met alle te incasseren posten. Dit zijn verzonden facturen waarbij incasso succesvol is aangemerkt als betalingswijze. Hier worden alle incassoposten weergegeven, dus ook die van eerder aangemaakte facturen. 3. Van al deze posten is een batch te genereren. Dat betekent dat alle incasso betaalopdrachten in één keer kunnen worden uitgevoerd door de bank. Dit doen we door te klikken op Batch genereren. 4. Kies een incassodatum. Ook is het mogelijk om de openstaande posten te verdelen over meerdere batches. Dit is handig als er bijvoorbeeld een maximum aantal, of maximum bedrag aan incasso's is afgesproken met de bank. Klik op genereren 5. Indien alle posten succesvol zijn verwerkt zal de lijst met openstaande posten geleegd zijn. Navigeer nu naar het tabje Batches om de gemaakte batch te bekijken. 6. Open de batch door op de datum te klikken. 7. Nu verschijnt een overzicht van handelingen die je kunt uitvoeren. Je hebt een bestand nodig om de batch te kunnen uploaden bij de bank. Om het bestand te downloaden klik je op Download XML (PAIN).i Vroeger gebeurde dit met een CLIEP03ii bestand. Er zal nu een download worden gestart. 8. Lokaliseer het .XML PAIN bestand dat zojuist is gedownload naar je computer. Dit bestand kun je nu uploaden in de software van de bank om de incasso daadwerkelijk uit te voeren.

De volgende stap 1. Uitvoeren van de incasso's bij de bank. Dit gaat in bijna alle gevallen met Internetbankieren. Voor nadere instructies verwijzen we je naar de documentatie van de bank. 2. Nadat de incasso's zijn uitgevoerd kun je de status hiervan verwerken in Financieel. Ga door naar stap 3 A.

Stap 3 A: het bekijken van een verzonden contributie De contributie is nu verzonden. De leden zullen nu gaan overboeken, of het bedrag zal door de bank van hun rekening worden geschreven. De geslaagde betalingen zullen we gaan aanmerken in het systeem. Dit aanmerken verschilt per betalingswijze. Algemeen: 1. Ga naar Contributie en naar Verzonden. Aan de rechterzijde verschijnen alle verzonden contributies. Zoek de zojuist verzonden contributie op en klik op het onderwerp. 2. Er wordt een lijst getoond met alle verzonden facturen in deze contributie. Zoals je ziet heeft elk lid een eigen factuurnummer gekregen. Ook is te zien naar welk emailadres de mail met de factuur is verstuurd. 3. In de kolom Incasso is aangegeven of het betalingsverzoek automatisch incasso of overboeking is. Zie je ook een kruisje bij de leden van wie je eigenlijk verwacht had te incasseren? Dan zal de benodigde informatie voor het uitvoeren van incasso onjuist of incompleet zijn. Controleer in dat geval de gegevens in het debiteurenprofiel van het lid. 4. Elke afzonderlijke factuur die hoort bij deze contributie is terug te vinden in het hoofdonderdeel Facturatie – Verzonden.

Stap 3 B: het verwerken van de incassobetalingen De incasso zal niet altijd in één keer succesvol verlopen. Vermoedelijk zullen de meeste betalingen in een keer worden voltooid. Het kan echter voorkomen dat een lid geen geld op de rekening had, een MOIiii heeft gemeld of een stornering heeft gedaan. Je bankprogramma zal hier inzicht in geven. Je zult de correcte betaalstatus moeten automatisch. Wij raden zeer aan dit automatisch te doen, met behulp van een bank bestand.

Automatisch (aangeraden) Het automatisch verwerken van incasso doen we door de gestorte bedragen op de bankrekening te vergelijken met de verzonden facturen. Met behulp van een geüpload banktransactie bestand gaat het systeem per betaling kijken of hij een bijbehorende factuur kan vinden. Vervolgens controleer je deze “matches” en verwerk je zo automatisch de geslaagde betalingen. Niet betaalde facturen blijven zo actief in je administratie.

Het automatisch verwerken van incassobetalingen aan de hand van geïmporteerde banktransacties staat beschreven in Stap 3 C: het verwerken van betalingen via overboeking

Handmatig 1. Navigeer het onderdeel Incasso's – Batches. Open de laatst verzonden batch door op de datum te klikken. De lijst met posten wordt nu weergegeven. 2. Hier zul je de niet-geslaagde incasso's (terugstorting) als zodanig moeten aanmerken. Dit doe je door bij de juiste post te klikken op Terugstorting, te herkennen aan het icoontje. Er opent een nieuw venster. Hier kun je de reden van terugstorting doorgeven. Bovendien kun je ervoor kiezen om het bedrag laten opnieuw te innen door een nieuwe transactiedatum in te stellen bij Opnieuw innen. Als je alle terugstortingen hebt verwerkt dan kun je de overige posten in de batch aanmerken als betaald. Dit kun je in één keer doen door bovenin het scherm te klikken op de knop Betaald markeren. Controleer of het vinkje staat bij “Terugstortingen niet als betaald markeren” en klik op opslaan. De geslaagde incasso's zullen nu worden verwerkt. De niet-betaalde posten waarvan een nieuwe transactiedatum is ingesteld, zullen weer zichtbaar worden onder het tabje Openstaande posten. Van alle openstaande posten kan je later een nieuwe incassobatch uitdraaien.

Stap 3 C: het verwerken van betalingen via overboeking Het verwerken van facturen via overboeking verloopt op dezelfde wijze als het verwerken van een enkele, individueel verzonden factuur. Je kunt verzonden facturen bekijken, debiteuren een herinnering sturen en aanmanen. Door een bankbestand met daarin je mutaties te importeren wordt het aanmerken van een factuur als zijnde betaald vergemakkelijkt. Ga naar in het hoofdonderdeel Facturatie naar Verzonden. Hier wordt een lijst getoond met alle verzonden facturen die nog geen betaalstatus hebben. Van elke factuur zie je het factuurnummer, de naam van de debiteur, het bedrag (in/ex btw) en de verloopdatum. De verloopdatum is de datum die is ingesteld toen je de betalingstermijn van de factuur instelde.

Automatisch verwerken. Het automatisch verwerken van betaalde facturen gaat met behulp van bankgegevens. Met behulp van een geüpload banktransactie bestand gaat het systeem per betaling kijken of hij een bijbehorende factuur kan vinden. Vervolgens controleer jij deze “matches”, doet aanpassingen en verwerkt zo snel de geslaagde betalingen. Benodigdheden: CAMTiv bankmutatie bestand. Dit bestand kun je downloaden in internetbankieren. Niet alle bankpakketten bieden een CAMT download aan. In dat geval is er te kiezen voor een ander bestandsformaat, zoals CSV. Let op: Upload het originele, ongewijzigde bestand. Dat betekent dat je het bestand niet mag wijzigen met een programma zoals Excel. •

Ga naar Banktransacties – Kies voor het juiste rekeningnummer. Dit is het rekeningnummer waarop de betalingen binnen zijn gekomen.

•

Vervolgens kies je hier bovenin voor Uploaden ◦ Banktransacties importeren. Selecteer het CAMT bestand op je computer en klik op importeren. Het systeem zal nu alle transacties uit het bankbestand opnemen, bekijken en controleren of er betaalde facturen bij zitten. Hij controleert hier op factuurnummers in de beschrijving, of op combinaties tussen rekeningnummer, bedrag en naam. Je wordt doorgeleid naar een nieuw scherm ◦ De lijst met banktransacties wordt getoond. Van elke transactie wordt het afschrift, de eerste transactiedatum, het aantal transacties en de datum weergegeven. Verwerkt transacties zijn te herkennen aan een groen vinkje. de zojuist geïmporteerde transacties is deze laatste kolom nu dus nog leeg.

Bij

◦ Klik op Alles verwerken. We gaan nu de alle geïmporteerde banktransacties één voor één verwerken. Dat betekent dat we ze gaan koppelen aan openstaande facturen.

◦ Voor elke transactiedatum wordt er een scherm getoond. In dit scherm wordt voor elke afzonderlijke transactie weergegeven. De regel bestaat uit vijf kolommen, ten noemen Factuur, Boekdatum, Transactie, Bedrag en Tegenrekening ▪ Factuur: in dit selectieveld kun je de factuur waar de transactie bij hoort selecteren. Dit kun je doen door te zoeken op bedrag, beschrijving, plaats, naam en factuurnummer. Ook is het mogelijk om te scrollen door de gehele lijst van facturen. ▪ Transacties waar het systeem al de juiste factuur van heeft gevonden worden automatisch voor je ingevuld. ▪ Het is niet verplicht om alle transacties te matchen. Transacties waar geen factuur bij hoort, of waarvan je niet weet welke factuur er bij hoort, kun je leeg laten. Je kunt deze op een later tijdstip ook verwerken. ▪ Als je klaar bent met het “matchen” klik je op verwerk dit afschrift. Je wordt doorgeleid naar een scherm voor de opvolgende transactiedatum, waar je de bijbehorende transacties gaat verwerken. Als je alle transactiedata hebt verwerkt wordt je teruggeleid naar het overzicht. ◦ De verwerkte facturen zijn nu automatisch gemarkeerd als betaald. Wat er over blijft zijn de openstaande facturen. Deze kun je gaan herinneren of aanmanen.

Handmatig verwerken. Het is mogelijk om facturen handmatig te verwerken. Bijvoorbeeld als je geen gebruik maakt van internetbankieren en dus geen transacties kunt uploaden. Hiervoor gebruik je de knoppen aan de rechterzijde van elke factuur in het facturenoverzicht. •

Markeren als betaald. Zoek de factuur op die is betaald en klik bij opties op Betaald

•

Markeren als niet betaald. Zoek de factuur op die niet is betaald en klik bij opties op Niet Betaald

•

Herinnering sturen. Zoek de factuur waarvan je een herinnering wil sturen en klik bij opties op Herinnering. Vink aan dat je de factuur per e-mail wil verzenden en vul de volgende velden in: ◦ Adres. Dit wordt automatisch ingevuld maar is te wijzigen indien nodig. ◦ Onderwerp. Het onderwerp van de e-mail. ◦ Tekst. De inhoud van de e-mail. ◦ Klik op opslaan. De debiteur krijgt nu een email met in de bijlage een herinnering in pdf formaat. De factuur wordt geplaatst in facturatie – herinnering.

Wat heb je nodig voor automatisch incasso? Betalingen via automatisch incasso kunnen alleen onder strikte voorwaarden plaatshebben. Deze voorwaarden zijn onlangs aangepast met de introductie van de SEPA richtlijnenv.

Incassocontract Allereerst dient de vereniging een afspraak te hebben met een bank om incasso's te mogen uitvoeren. Dit wordt een incassocontract genoemd. Wat heb je nodig van de bank? •

Incassant IDvi – Dit is een unieke code die hoort bij degene die de incasso uitvoert: de incassantvii. Dit ID ontvang je van je bank als er een contract is afgesloten.

•

Toegang tot software om een incasso-opdracht uit te voeren. Dit gebeurt over het algemeen met Internetbankieren van je bank.

Incassomandaat Ook met de leden zal de vereniging een afspraak moeten hebben. Het lid moet toestemming geven voordat de vereniging geld kan afschrijven van zijn/haar rekening. Deze incasso-overeenkomst tussen vereniging en lid wordt een mandaat genoemd. Welke gegevens dien je te hebben van een lid? •

Het IBANviii bankrekeningnummer.

•

De BICix code behorende bij het rekeningnummer.

•

Mandaat datum. Datum van ondertekening van de machtiging. Dit is de datum waarop de 'incassant' (het lid) toestemming heeft gegeven voor incasso. Soms is deze datum voor reeds (lang geleden) afgegeven machtigingen niet bekend. In dat geval kun je standaard de volgende datum invullen: 1-11-2009.

•

Mandaat nummer. Het mandaat-nummer is een automatisch gegenereerd uniek nummer dat bij het lid hoort. Dit nummer identificeert de incasso-overeenkomst die je met het lid hebt afgesloten. Gaat het om een nieuw lid of een nieuw incasso mandaat? Dan zal het systeem dit nummer voor je genereren. Eke machtiging wordt voorzien van een uniek nummer, een kenmerk van maximaal 35 karakters.

Bovenstaande gegevens dien je in te voeren op het debiteurenprofiel van de leden.

Een debiteurenprofiel instellen voor automatisch incasso. Beschik je over alle benodigde informatie, zoals gespecificeerd in onderdeel 4? Dan kun je de debiteurprofielen gaan aanvullen met de juiste gegevens. De incassomachtiging dient te worden toegevoegd voor elk afzonderlijk lid. Zijn de incassogegevens al toegevoegd aan het profiel van een lid in Genkgo Organisatie? Dan kun je deze gegevens automatisch ophalen naar het debiteurenprofiel via Synchronisatie Organisatie. Als dit niet het geval is neem dan de volgende stappen: 1. Ga in de Financiële boom naar Debiteuren 2. Zoek de debiteur die je wil aanpassen op en klik op zijn naam. Het profiel zal nu worden geopend 3. Open het tabje Incassomachtigingen en vervolgens op Toevoegen: ◦ Gegevens Machtiging. Vul hier het volgende in: ▪ Incasso contract. Kies hier het incassocontract dat je eerder hebt ingesteld onder Instellingen ▪ Mandaat datum. Heb je deze niet paraat? In dat geval kun je standaard de volgende datum invullen: 1-11-2009. ▪ Bankrekening (IBAN) waarvan geïncasseerd zal worden. Je kunt hier het IBAN nummer selecteren dat je kunt vinden onder het tabje Bankrekeningen. Zorg dat van dit nummer ook een BIC nummer is toegevoegd. ◦ SEPA ▪ Status. Geef aan of het om een nieuw of om een bestaand incassomandaat gaat. Wat betekent dit precies? Kies eerste transactie als je bij dit lid nog nooit een incasso gedaan hebt. Kies opvolgende transactie als in het verleden (met bijvoorbeeld een andere programma) al geïncasseerd is. Let op: je dient een bestaand mandaatnummer paraat te hebben. ▪ Mandaatnummer. Het mandaatnummer kan leeg worden gelaten als je eerste transactie hebt geselecteerd.

Contributieregels Contributieregels maken het mogelijk om een groepsfactuur te finetunen. Als er bepaalde korting of opslag geldt voor groepen leden, bijvoorbeeld voor ereleden, junioren, etc. dan is het mogelijk deze korting toe te passen via contributieregels. Contributieregels worden toegevoegd aan de bestaande factuurregels. •

Zorg dat je van tevoren weet aan wie je korting wil toekennen en zorg dat voor hen in Genkgo Organisatie een groep is aangemaakt.

•

Contributieregels stel je in bij het aanmaken van de contributie-factuur onder het tabje 3. Factuur.

•

Klik op Contributie regels

•

Nu verschijnt de contributie tabel. Dit is een tabel waarin alle groepen zijn opgenomen die zijn aangemaakt in de ledenadministratie in Genkgo Organisatie. Boven de tabel vind je knoppen voor groepen, dynamische groepen, functies. Om deze te tonen klik je op de desbetreffende knop.

•

Factuurregel. Stel hier de naam van de kortingsregel in, bijvoorbeeld “korting ereleden”.

•

BTW. Stel hier een btw bedrag in, indien van toepassing. De meeste verenigingen zijn vrijgesteld van btw.

•

Stel in of het gaat om een korting of een opslag. Vul een bedrag of percentage in bij het veld dat toepasbaar is (Opslag €, Opslag %, Korting € Korting %). Als een lid zowel een vaste als een procentuele korting krijgt, worden beide berekend uitgaande van het originele factuurbedrag.

•

Als je klaar bent met het invullen van de velden klik je onder de tabel op toepassen. Als alles goed is ingevuld geeft het systeem de melding “De contributietabel is opgeslagen”.

•

Druk op Terug om terug te keren naar de factuurregels.

•

Ga verder naar 4. Voorbeeld. Klik op het oogje om de lijst met voorbeelden te openen. Controleer de facturen van leden die recht hebben op korting. Als alles goed is verwerkt kun je de facturen gaan verzenden. Wil je toch nog iets aanpassen, ga dan terug naar het tabje 3. factuurregels – Contributieregels.

Veelgestelde vragen Staat het antwoord waar je naar op zoek bent er niet bij? Stuur dan een e-mail naar [email protected] •

Het incasseren is mislukt maar ik heb wel alle gegevens ingevuld. Wat kan ik hier aan doen? Wanneer een eerste incasso wordt geweigerd door de bank, dien je de status terug te zetten op eerste transactie. Lukt het bij de eerste volgende incassobatch weer niet, dan zal de incassomachtiging vermoedelijk niet in orde zijn. Controleer de gegevens van het lid en vraag hem/haar om contact op te nemen met de bank.

•

Waarom ontbreekt er een lid in het voorbeeld bij het aanmaken van een groepsfactuur? Dit kan meerdere redenen hebben: 1. Het lid heeft geen debiteurenprofiel. 2. Het aanwezige debiteurenprofiel is niet goed ingevuld. 3. Het lid is niet aanwezig in de bij begunstigden aangevinkt mappen of groepen.

•

Mijn vereniging heeft meerdere incassocontracten. Hoe kan ik dit instellen? Incassocontracten kunnen worden toegevoegd in Genkgo Financieel onder Instellingen – Incassocontracten. Zorg dat je een goede beschrijvende naam geeft aan de contracten, zodat je ze makkelijk van elkaar kunt onderscheiden. Bijvoorbeeld “contributiecontract”, “evenementencontract”, “magazinecontract”.

•

Er is van sommige leden geen e-mailadres bekend. Is het mogelijk om hen een papieren facturen te versturen? Als een contributie-factuur wordt verzonden naar een map of groep, dan zal voor de leden zonder e-mail adres ook een factuur worden gemaakt. In Contributie – verzonden herken je deze facturen aan het ontbreken van een adres in het veld Naar. Klik op om de pdf van de factuur te downloaden, te printen en op de post te doen. Wil je naar iedereen een papieren exemplaar sturen, dan klik je op Download PDF. Het systeem maakt dan één document waarin alle facturen zijn opgenomen.

i

PAIN PAyment INitation (SEPA XML PAIN). Dit is het bestandsformaat waarin je binnen SEPA de incasso-opdrachten moet aanleveren bij de bank. Dit bestand bevat informatie over degene die incasseert (incassant-gegevens, dat zijn uw gegevens); degenen bij wie geïncasseerd wordt; gegevens over de bedragen en omschrijving.

ii

CLIEOP 03 Cliëntenopdracht. Dit is de naam voor het het elektronische bestand dat je nu kunt gebruiken voor de aanlevering van incasso-opdrachten aan de bank. Per 1 augustus 2014 komt deze standaard te vervallen en moet je je bestanden aanleveren in SEPA XML PAIN formaat.

iii MOI Melding Onterechte Incasso. Een geïncasseerde kan bij de bank een Melding Onterechte Incasso doen. Als incassant moet je kunnen aantonen dat de incasso volgens de regels is verlopen. Kunt je dat niet, dan zal het geïncasseerde bedrag door de bank teruggestort worden. iv CAMT.053 Voor SEPA-betaalproducten is een nieuw rapportageformaat geïntroduceerd: CAMT. Het CAMT-rapportageformaat bevat gedetailleerde informatie over SEPA-transacties. Het bestand heeft vaak een .XML extensie. Ook kan het zijn dat de bank de bestanden aanbiedt in .ZIP formaat of .TXT formaat. v

SEPA Single Euro Payments Area. Standaardisatie en harmonisatie van het eurogerelateerd betalingsverkeer.

vi Incassant ID De 'incassant ID' of referentie identificeert je als unieke incassant. Dit kenmerk ontvang je eenmalig van de bank en is grotendeels opgebouwd uit het KVK-nummer van de organisatie. vii Incassant De 'inner'. Degene die de incasso uitvoert, de vereniging. viii IBAN International Bank Account Number. ix BIC Bank Identifier Code. Het internationale kenmerk van je bank. Dit is nu ook wel bekend als de SWIFT code. Het is verplicht deze te vermelden bij internationaal betalingsverkeer.