Handleiding Tridion voor authors en editors

Handleiding Tridion voor authors en editors Wijzigen van items van vóór de herimplementatie (mei 2009)

Telefoon helpdesk: 7500 E-mail: [email protected].

Juli 2009

Een bestaand item wijzigen Het Tridion-formulier van vóór de herimplementatie (begin mei 2009) ziet er anders uit dan het formulier van na die tijd.

Filename (URL)

Als eerste geef je aan je item een unieke URL-naam. Let op: -

Gebruik alleen het alfabet en cijfers (geen andere tekens, zoals ë, ", etc.). Ook het minteken (-) en de underscore (_) zijn toegestaan. Deze naam komt in de URL te staan, het adres op Internet!

Kies bij voorkeur een korte filename, maar wel een die te onderscheiden is van de andere items die je maakt. Bijvoorbeeld: Geef je de filename "Aanmelden voor het studiejaar 2009-2010", en staat die onder Civiel Recht, dan wordt de URL: http://www.law.leidenuniv.nl/org/civielrecht/aanmelden_voor_het_studiejaar_2009-2010.html

Je ziet dat van de hoofdletter A een kleine letter is gemaakt, en dat de spaties veranderd zijn in underscores (_). ".html" wordt er automatuisch achter geplakt. De naam kan eventueel korter. N.B.: De Filename (URL) kan niet gewijzigd worden nadat het item is opgeslagen! Dat moet aan de helpdesk gevraagd worden. Vervolgens begin je met het invullen van het formulier zelf. Een onderdeel waarvoor een rood sterretje staat, zoals Filename URL), Title en Paragraph, moet verplicht worden ingevuld.

Expiry date

De expiry date is geeft de verloopdatum van een item aan. Op die datum is het item niet meer toegankelijk voor publiek. Het wordt dan automatisch gearchiveerd. Het item verdwijnt dus niet zomaar en is altijd nog in een archief te vinden. De expiry date kun je selecteren via "Select date". De uiterste verloopdatum die je kunt selecteren is één jaar na aanmaak van het item. Na 6 maanden verloopt het item automatisch. N.B.: Op dit moment (juli 2009) functioneert de Expiry date nog niet.

2

Keywords

Keywords geven aan voor welke doelgroep of thema het item van belang is, en zijn essentieel voor de vindbaarheid en herbruikbaarheid van het item. Het item kan ook in meer dan één categorie ingedeeld worden.

Title

"Title" of de titel is de "hoofdkop" van de pagina, en komt in een rode kleur te staan. Ook op andere plaatsen kan van van deze titel gebruik gemaakt worden, zoals op de sectie-index en eventueel op de homepage.

Abstract

In de abstract geef je een samenvatting van het item. Deze samenvatting is maximaal 2 of 3 regels lang, en beschrijft wat een bezoeker in het item kan vinden. Ook op andere plaatsen kan automatisch van deze abstract gebruik gemaakt worden, zoals op de sectie-index (en soms op de homepage).

Paragraph(s) Een item bestaat uit één of meerdere paragrafen. Elke paragraaf moet afzonderlijk worden ingevoerd. Het invullen van minimaal één paragraaf is verplicht. Langs elke paragraaf in het formulier loopt een paarse verticale balk. Aan een onderbreking in deze balk is te zien waar een bepaalde paragraaf ophoudt en een andere begint.

3

1) Optional paragraph header (for anchors)

Elke paragraaf kan een eigen titel of kopje (header) krijgen. Het invullen van een header heeft de volgende twee gevolgen: 1.

Boven de paragraaf verschijnt de opgegeven header.

2.

Bovenaan de pagina verschijnt een link (anchor) met de opgegeven header. Als een bezoeker op deze link klikt, verspringt de pagina direct naar de paragraaf.

Als je géén link (anchor) bovenaan de paragraaf wilt, zet dan een vinkje bij "Yes" onder de vraag "Is Sub Paragraph"? Dan wordt de titel beschouwd als een "subparagraaf", die geen anchorlink krijgt.

2) Paragraph text

Onder “Paragraph text” vul je de inhoud van de paragraaf in. De tekst die hier wordt ingevoerd zal op een pagina als één paragraaf worden weergegeven. Indien nodig kan een lege regel (witregel) worden gemaakt via tweemaal Shift+Enter. De layout-functies die beschikbaar zijn, zijn vet (bold) en cursief (italic). Je kunt ook (al of niet genummerde) lijsten maken en een tabel toevoegen. Deze functies staan in de werkbalk (zie hieronder). Links maken in de tekst: zie pagina 6.

4

3) Click here to choose a Paragraph Image

Hier kun je aan de paragraaf een plaatje toevoegen. Als je op het icoontje klikt achter "Click here to choose a Paragraph Image", kun je in de beeldbank een afbeelding gaan zoeken via het invullen van een trefwoord. N.B.: De afbeelding die bij de eerste paragraaf staat, wordt automatisch als thumbnail (klein plaatje) op de sectie-index geplaatst, naast de titel en abstract. Met het rode kruisje kun je de afbeelding weer verwijderen.

4) Position of image

Als je klikt in het veld waarin "Left" staat, zie je drie manieren waarop je de positie van een plaatje kunt instellen: Left: links van de paragraaf. Right: rechts van de paragraaf. Below: onder de paragraaf.

5) Paragraaf verwijderen/invoegen

Onderaan de paarse verticale balk, links van de paragraaf, staan de knoppen waarmee je een paragraaf kunt invoegen en verwijderen. Klik je op de bovenste knop (Insert), dan wordt een nieuwe paragraaf toegevoegd onder de paragraaf die bij deze knop hoort. Klik je op het rode kruisje (Remove), dan verwijder je de paragraaf die hierbij hoort. Heb je een grote lap tekst, overweeg die dan voor de leesbaarheid in een aantal kleinere pagina’s op te splitsen. Handleidingen en grote documenten kunnen in de vorm van pdf-files op de website worden aangeboden. Je kunt een paragraaf verplaatsen door de paarse verticale balk naar een andere plaats te slepen.

5

Links maken in een paragraaf Om een link in de tekst van een paragraaf te maken, doe je het volgende: 1. Selecteer het stuk tekst waarvan je een link wilt maken. 2. Klik in de werkbalk bovenin op het symbool voor hyperlink:

Dan krijg je het volgende scherm:

3.

4.

Vul achter "http://" het Internet-adres in waarnaar gelinkt moet worden. Achter "Title" kun je eventueel een "Alt-tekst" invullen. Dat is de tekst die verschijnt als je met de muis over het gemarkeerde gebied gaat. Klik op OK.

6

Bij een interne link (link naar een item/pagina binnen de eigen website) hoeft alleen het deel achter de URL van de publication worden ingevuld. Een publication is bijvoorbeeld www.fsw.leidenuniv.nl. Dus als je binnen de site van de FSW wilt linken naar http://www.fsw.leidenuniv.nl/medewerkers/voorzieningen/ict-fsw, dan hoef je uitsluitend in te vullen: /medewerkers/voorzieningen/ict-fsw. (De hele URL invullen mag ook, maar hoeft niet. Bij het opzetten van een nieuwe website is het handig deze korte versie te gebruiken. Dan werkt zowel het staging-adres als het live-adres.) Email-link Om een e-mail link in de tekst van een paragraaf te maken, doe je het volgende: 1. Selecteer het stuk tekst waarvan je een link wilt maken. 2. Klik in de werkbalk bovenin op het symbool voor hyperlink:

Dan krijg je het volgende scherm:

3.

Klik achter "Type" in het blauwe gedeelte of op het kleine driehoekje. Dan kun je kiezen uit een aantal mogelijkheden. Kies voor mailto:.

4.

Vul achter "mailto:" het email-adres in waarnaar gelinkt moet worden. Achter "Title" kun je een "Alt-tekst" invullen. Dat is de tekst die verschijnt als je met de muis over het gemarkeerde gebied gaat. Klik op OK.

5.

7

Relevant Links Onder de paragrafen staan de Relevant Links. Dit zijn de links die komen in de kolom Direct naar. Het zijn links die direct aanklikbaar zijn, zonder dat een bezoeker de link in de tekst hoeft te zoeken. Elk chapter kan zijn vaste “Direct naar”-links hebben (die je niet kunt wijzigen), maar bij een item kun je daar een link aan toevoegen. 1) Title of the link

Dit is de titel van een relevante link. Deze titel verschijnt in de rechter kolom van de webpagina onder "DIRECT NAAR" (in de kolom uiterst rechts).

2) Link to an Internet address (URI)

Als de relevante link een link naar een externe site is, kun je in het veld “Link to an Internet address (URI)” het volledige internet-adres (URI of URL) invullen. Dat geldt ook voor een link naar een andere pagina binnen de eigen website. De link kun je bijvoorbeeld via Copy en Paste van Internet afhalen. Let op: Zet het adres er nauwkeurig in. Een extra spatie kan tot gevolg hebben dat de link niet werkt! Is de relevente link een e-maillink? Zet "mailto:" vóór het e-mailadres, bijvoorbeeld: mailto:[email protected]. Met het rode kruisje rechts kun je de link verwijderen. Met behulp van het wereldbolletje (links naast het kruisje) kun je desgewenst een keuze maken tussen een Internet-adres (dat begint met http://) of een e-maillink:

3) Optional keyword highlight Deze optie speelt geen rol meer, en is al verdwenen als je een nieuw item aanmaakt.

8

4) Link verwijderen/toevoegen/verplaatsen

Onderaan de paarse verticale balk, links van de "direct links", staan de knoppen waarmee je een direct-naar link kunt invoegen en verwijderen. Klik je op de bovenste knop (Insert), dan wordt een nieuwe "direct link" toegevoegd onder de relevante link die bij deze knop hoort. Klik je op de onderste knop, het rode kruisje (Remove), dan verwijder je de directnaar link die hierbij hoort. Je kunt een direct link verplaatsen door de paarse verticale balk (aan de linker kant) naar een andere plaats te slepen.

Attached document Let op: Je kunt wel een pdf weghalen, maar dat krijg je niet meer terug! Je kunt in een oud item (van vóór de herimplementatie van mei 2009) geen nieuw pdf meer onderaan invoegen (met een icoontje ervoor). Als je een nieuw pdf hebt, kun je dat op de server laten plaatsen door de helpdesk (of bij Geesteswetenschappen door de webredactie). Met de link die je dan teruggestuurd krijgt, kun je in de tekst van een paragraaf een link naar de pdf maken.

Opslaan en publiceren Als je klaar bent met het invullen van het item-formulier klik je in de werkbalk op "Save and Close":

Dan wordt het item opgeslagen en tegelijkertijd afgesloten. (Als je het formulier wilt afsluiten zonder iets op te slaan, klik dan op het kruisje (X) in de rechterbovenhoek van het formulier, en daarna op OK.) Publiceren gaat tijdelijk op een speciale manier. Zie hiervoor de website: http://communicatie.staging.leidenuniv.nl/website/gebruikersondersteuning/actueelge bruikersondersteuning/work-around-publiceren.html

9