Handleiding Tellen, Storten en Verantwoorden 2015

Handleiding

Tellen, Storten en Verantwoorden 2015

Nederlandse Brandwonden Stichting Afdeling Landelijke Collecte Zeestraat 29, Beverwijk (0251) 27 55 55 [email protected]

1. Tellen Voordat uw collectanten de straat op gaan, ontvangen zij van u een collectebus. Deze collectebus dient altijd te zijn verzegeld. Dit kan met een borging (1) of sluitzegel (2). Werkt u met intekenlijsten, dan is dit uiteraard niet van toepassing.

1.1 Geld ontvangen Na de collecte neemt u de collectebussen weer in. Controleer altijd of de borging (1) danwel sluitzegel (2) nog onbeschadigd is. Zijn deze wél beschadigd, zonder geldige reden, neem dan contact op met de landelijke collecte-administratie (0251) 27 55 55. Samen met u overleggen we dan de eventueel te nemen stappen. Laat de borging of sluitzegel intact tot u met een tweede teller de bussen kunt openen.

1

2

1.2 Tellen: altijd met z’n tweeën! Voor de meeste organisatoren het spannendste moment: Wat is er in uw locatie opgehaald? Verbreek de borging of sluitzegel pas als u gaat tellen, in het bijzijn van minimaal één andere teller. Deze teller mag geen familielid zijn. Elke bus moet dus door twee mensen geteld worden! Vaak is de collectant ook nieuwsgierig naar de opbrengst, het is daarom handig om samen met de collectant het geld te tellen.

Vermissing of diefstal Bij vermissing, diefstal of roof van geld dient u, als collecteorganisator, altijd zo snel mogelijk aangifte te doen bij de politie. Informeer in dit geval ook altijd direct de landelijke collecte-

administratie: (0251) 27 55 55.

2

Bij het tellen gebruikt u het telbriefje op het collectantenblad van de betreffende collectant. U vult op dit telbriefje in ieder geval het totaalbedrag in. Beide tellers zetten na het tellen van de bus hun naam en handtekening op het collectantenblad. Per collectant heeft u dus uiteindelijk een totaal (handmatig geteld) bedrag en twee namen en handtekeningen van de tellers op het betreffende collectantenblad. Deze bladen zijn de basis van uw administratie en dient u minimaal 1 jaar te bewaren

1.3 Acceptgiro’s Soms komt het voor dat iemand een acceptgiro invult en deze in de collectebus stopt. Een acceptgiro kunt u in de antwoordenvelop sturen naar de Brandwonden Stichting. Dan kan de acceptgiro worden geïnd en komt het bedrag bij uw collecteopbrengst. Vul het bedrag van de acceptgiro’s altijd apart in op uw afrekenstaat.

1.4 Buitenlands geld Buitenlandse biljetten zijn welkom! Ook oude biljetten van de Europese landen die zijn overgegaan op de Euro, kunnen we nog steeds inwisselen. Treft u een buitenlands of oud Europees biljet aan, dan kunt u die in de antwoordenvelop sturen naar de Brandwonden Stichting U hoeft deze biljetten niet in uw administratie op te nemen. De waarde is koers-afhankelijk en de biljetten worden in één keer ingeleverd, dus niet per locatie. Buitenlandse munten hoeft u niet op te sturen, deze kunnen niet meer ingewisseld worden.

1.5 Geen antwoordenvelop? Als het goed is heeft u bij uw bestelling een declaratieformulier en een antwoordenvelop ontvangen. Heeft u deze niet (meer), dan kunt u altijd kosteloos acceptgiro’s, buitenlands geld en uw declaratieformulier opsturen naar ons antwoordnummer: Nederlandse Brandwonden Stichting Landelijke Collecte Antwoordnummer 111 1940 VC Beverwijk

Papiergeld Let op dat er geen papiergeld in de bus achterblijft. Eventueel buitenlands geld (geen munten) kunt u per post opsturen naar de Brandwonden Stichting.

3

2. Storten Het storten van geld mag alleen volgens het protocol. Het is onder geen beding toegestaan collectegeld via een eigen rekening te storten. Het collectegeld dient vóór 15 november gestort te zijn. Een samenvatting van dit hoofdstuk ‘Storten’ ontvangt u op papier bij uw bestelling van de collectematerialen en is als bijlage “Collectegeld Storten - Stappenplan” bij deze handleiding toegevoegd.

2.1 Alleen storten bij een Rabobank Alle collecterende fondsen hebben een overeenkomst met de Rabobank. Hierdoor vergoedt de Rabobank de gemaakte bankkosten, zodat storten voor ons gratis is. Daarom vragen wij u met klem alleen bij een Rabobank te storten. Neem circa twee weken van tevoren contact op met een plaatselijke Rabobank en vraag of u een afspraak moet maken voor het storten van het collectegeld. Op deze manier kunt u afstemmen wanneer en op welke locatie u van een CDS-geldtelmachine (stortingsapparaat) gebruik kunt maken. Niet ieder filiaal heeft namelijk een stortingsapparaat. Met de Rabobank is afgesproken dat het bankpersoneel zo weinig mogelijk ondersteuning verleent. Uiteraard is dit erg afhankelijk van uw plaatselijke bank. Ondervindt u problemen rond het afstorten? Neem dan contact op met de landelijke collecteadministratie: (0251) 27 55 55. Wij nemen dan contact op met Rabobank Nederland en/of de plaatselijke bank.

2.2 Naar de bank Pas nadat u het collectegeld met twee personen hebt geteld gaat u naar de betreffende Rabobank. Neem, naast het collectegeld, de volgende zaken mee naar de bank: • • • •

Het formulier “Collectegeld Storten - Stappenplan” (bijlage) met o.a. het rekeningnummer waarop gestort moet worden. Dit formulier heeft u ook bij uw collectematerialen ontvangen. Uw locatiecode. Het beste noteert u deze alvast op het formulier “Collectegeld Storten Stappenplan”, zodat u de code altijd bij de hand hebt. Een geldig legitimatiebewijs, bijvoorbeeld een paspoort, rijbewijs of identiteitskaart. Uw bankpas (pinpas). Dit hoeft geen pas van de Rabobank te zijn.

Eventueel kunt ook de Rabobank-brief gericht aan de medewerkers van de lokale Rabobank meenemen. Deze brief heeft u ontvangen bij uw bestelling van de collectematerialen en is als bijlage bij deze handleiding toegevoegd.

Geen bankkosten! Sinds vorig jaar verrekent de Rabobank de gemaakte kosten voor de storting (bankkosten) pas achteraf. Uw storting wordt dus geheel overgemaakt op onze rekening en u zult geen bankkosten meer zien op het stortingsbewijs. U hoeft dus ook geen

bankkosten meer op de (digitale) afrekenstaat te vermelden.

4

2.3 Storten op rekeningnummer 10.73.77.624 Volg de instructie op het stortingsapparaat. U zult uw bankpas moeten gebruiken en uw pincode moeten intoetsen om te kunnen storten. Dit is een wettelijke maatregel, zodat geen grote sommen geld anoniem van hand tot hand kunnen gaan. Bij de Rabobank kun je op gewone rekeningen alleen storten met een bankpas van de Rabobank. Collectegeld kan echter gestort worden met alle bankpassen, dus ook van andere banken. Geef bij de storting aan dat het geld moet worden gestort op rekeningnummer 10.73.77.624 Geef bij de storting als kenmerk uw locatiecode zónder letter ervoor mee. Sommige apparaten kennen een maximum te storten bedrag. Stort dan gerust in meerdere keren. Bewaar van elke storting het stortingsbewijs! Dit bewijs dient u minimaal zeven jaar in uw administratie te bewaren.

2.4 Onkosten We maken onderscheid in twee soorten kosten. Stortingskosten De Rabobank rekende altijd een bedrag voor de gemaakte stortingskosten. Sinds vorig jaar berekent de Rabobank deze kosten niet meer bij de storting en vindt u de kosten niet meer op uw stortingsbewijs. Door u gemaakte kosten Maakt u voor de collecte kosten, zoals bijvoorbeeld telefoon-, porto-, benzinekosten en/of de huur van collectebussen, dan mogen deze kosten tezamen nooit meer dan een zeer klein deel van uw collecteopbrengst vormen. Mocht u twijfelen dan kunt u altijd vooraf uw regiovertegenwoordiger om toestemming vragen. U kunt alle onkosten direct aftrekken van uw collecteopbrengst. De door u gemaakte kosten geeft u aan op de declaratieformulier. Deze getekende verklaring stuurt u samen met de bijbehorende bonnetjes in de antwoordenvelop naar de landelijke collecteadministratie.

2.5 Meerdere locaties Heeft u meerdere locaties, stort dan alstublieft het geld per locatie en vul ook per locatie een afrekenstaat in. Voor de administratie en financiële controle van o.a. onze accountants, is het veel overzichtelijker als de bedragen per locatie worden gestort.

2.6 Vragen? Komt u er niet uit? Vraag dan zo mogelijk iemand bij de Rabobank om u kort te helpen. Gebruik hierbij de brief van de Rabobank IJmond, gericht aan het bankpersoneel van uw bank. Laat zo nodig de bankmedewerker contact opnemen met de Rabobank IJmond.

Te weinig geteld? Een apparaat zal bijna altijd een ander bedrag tellen dan u handmatig hebt geteld. Dat is normaal. U hoeft dit niet te melden. Soms is het verschil echter groot, bijvoorbeeld meer dan €50,-. Geef dit dan zo snel mogelijk door aan de plaatselijke Rabobank waar u hebt gestort. Een foutje van het tel- en stortingsapparaat kunnen zij (vaak enkele dagen later) herstellen. Mocht dit gebeuren, meld het voor de zekerheid dan ook bij de landelijke collecte-administratie: (0251) 27 55 55.

5

3. ORCA De collecteopbrengst kunt u digitaal verantwoorden via onze Online Realtime Collecte Administratie (ORCA).

3.1 Inloggen bij ORCA ORCA is een speciaal ontwikkelde website en u kunt ORCA dus gewoon via uw webbrowser (bijvoorbeeld Internet Explorer of Safari) bezoeken. ORCA vindt u via: orca.brandwondenstichting.nl U komt dan in onderstaand scherm.

1 2

4 3

Vul uw inlognaam in, dat is uw e-mailadres zoals dat bij ons bekend is (1). Vul daarna uw wachtwoord in (2) en klik vervolgens op de rode knop “Inloggen” (3). 3.2 Wachtwoord vergeten? Klik dan op de link “Wachtwoord vergeten”(4). Er verschijnt onderstaand schermpje. Vul opnieuw uw e-mailadres in (5) en klik op de rode knop “OK” (6). U ontvangt dan het wachtwoord per e-mail.

5 6

6

4. Verantwoorden Als organisator verantwoordt u de collecte via een digitale afrekenstaat. Hierin geeft u aan hoeveel geld er is opgehaald, met wie u heeft geteld en hoeveel geld er is overgemaakt op de collecterekening van de Brandwonden Stichting. In dit hoofdstuk leest u hoe u dit kunt doen.

4.1 Digitale afrekenstaat Na het inloggen bent u in het hoofdscherm van ORCA. U kunt altijd terug naar dit hoofdscherm door de knop “Home” in de rode balk (1). Om naar de afrekenstaten te gaan, klikt u in de linker kolom op “Afrekenstaten” (2).

2 1

U ziet dan een overzicht van de vorige afrekenstaten van uw locatie.

7

4.2 Afrekenstaat inzien

2

1

In het overzicht staan alle afrekenstaten die bij uw locaties horen. U ziet het collectejaar, de datum waarop de afrekenstaat is gemaakt, het bedrag, de locatie, regio en gemeente. Als laatste ziet u een groen vinkje (1). Afrekenstaten met een groen vinkje zijn definitief: u kunt deze afrekenstaten wél inzien, maar niet meer wijzigen. Het groene vinkje geeft aan dat de afrekenstaat door de organisator verstuurd is en door de landelijke collecte-administratie is ontvangen. Om een afrekenstaat in te zien, klikt u op het zwarte pijltje voor de betreffende afrekenstaat (2). U ziet dan de afrekenstaat, met alle gegevens. Via de knop rechtsboven “Print” (3) kunt u de afrekenstaat afdrukken. Om weer naar het overzicht van de afrekenstaten te gaan, klikt u in de linker kolom op “Afrekenstaten” (4).

4

3

8

4.3 Een nieuwe afrekenstaat invoeren

1

Om een nieuwe afrekenstaat in te voeren, klikt u rechts boven het overzicht op de knop “+ Nieuwe afrekenstaat” (1). Meerdere locaties Als u meerdere locaties heeft, dient u altijd per locatie een afrekenstaat in te voeren! Stort het liefst ook per locatie het collectegeld bij de bank. Heeft u het geld van meerdere locaties in één keer gestort, vul dan dit stortingsbedrag bij één locatie in en zet bij de overige locaties dan het stortingsbedrag op €0. Als u meerdere locaties heeft, krijgt u een scherm te zien waarin u aangeeft voor welke locatie u een afrekenstaat wilt invullen. Klik op het zwarte pijltje (2) voor de betreffende locatie om een afrekenstaat te maken.

2

Meerdere locaties = meerdere afrekenstaten Maak altijd per locatie een afrekenstaat. Ook als er niet is

gecollecteerd. In dat geval kunt u een afrekenstaat maken met alle bedragen op €0.

9

De digitale afrekenstaat bestaat uit de volgende vier delen, die per onderdeel worden uitgelegd: 1) 2) 3) 4)

Handmatig geteld Geteld door Kosten Storting

Handmatig geteld

1 2

3

4 Vul altijd het totaal getelde bedrag in bij het vakje “Totaal geteld” (1) Dit is het bedrag dat u samen met minimaal één andere teller hebt geteld. Dit bedrag kan afwijken van het gestorte bedrag. Doet u mee met de collecteverdubbelaar? Vul dan het bedrag dat u via deze collecteverdubbelaar hebt opgehaald in bij het vakje “Contant ivm collecteverdubbelaar” (2). Dit geld stort u gewoon bij de collecteopbrengst. Het vakje “Totaal contant” (3) wordt automatisch berekend. U kunt dit vakje niet wijzigen.

Heeft u acceptgiro’s ontvangen? Een acceptgiro kunt u niet storten en wordt dus anders afgehandeld dan contant geld. Stuur de acceptgiro’s in de antwoordenvelop naar de Brandwonden Stichting en vul bij het vakje “Acceptgirobedrag” (4) het totaalbedrag van de acceptgiro’s in.

10

Geteld door

1

2 3 4

5 In dit onderdeel van de digitale afrekenstaat legt u vast wie er op welke datum met u heeft geteld. Hebben er meerdere mensen geteld? U hoeft dan slechts van één extra teller de gegevens in te vullen. Vul bij het vakje “Datum geteld” (1) de datum in dat u met de tweede teller het collectegeld hebt geteld. Als u op het rode kalendertje klikt, verschijnt er een kalender en kunt u heel eenvoudig de dag aanklikken waarop u hebt geteld. Het vakje “Naam” (2) is automatisch ingevuld met uw naam. Dit vakje is niet te wijzigen. Bij het vakje “Tweede teller” (3) vult u de naam in van één van de extra tellers. Daaronder, bij het vakje “Tel. Tweede teller” (4) vult u een telefoonnummer in van de deze extra teller. Deze teller kan eventueel (steekproefsgewijs) door onze accountant worden benaderd. Het laatste vakje (5) gaat over het aantal collectanten. Vul hier het aantal collectanten in dat dit jaar heeft gecollecteerd.

Kosten 6

Dit onderdeel gaat over de door u gemaakte kosten. Een uitleg over welke kosten u eventueel kunt declareren en hoe u dat doet, vindt u op pagina 5. Vul bij het vakje “Kosten” (6) het bedrag in dat u aan kosten hebt gemaakt. Haal dit geld zelf van de collecteopbrengst. De gemaakte kosten worden dus niet gestort.

Kosten? Dan declareren De gemaakte kosten haalt u van de collecteopbrengst af. U stort dus minder dan is opgehaald. Als u kosten heeft gemaakt, moet u die altijd verantwoorden via een declaratieformulier en bijbehorende bonnetjes, volgens de uitleg op pagina 5.

11

Storting

1 2 3

6 5 Dit onderdeel is noodzakelijk om het gestorte geld op de collecte-rekening te kunnen koppelen aan uw afrekenstaat. Vul daarom alle velden zo compleet mogelijk in. Vul bij “Datum gestort” (1) de datum in dat u bij de Rabobank het collectegeld hebt gestort. Dit staat op uw stortingsbewijs. Vul bij het veld “Banknaam” (2) zo volledig mogelijk de naam van de bank in. Deze naam staat ook op uw stortingsbewijs Bij “Stortingsbedrag” (3) vult u het bedrag in dat de telautomaat heeft geteld. Dit bedrag kan uiteraard afwijken van het handmatig getelde bedrag. U vindt dit bedrag ook op uw stortingsbewijs bij “totaal”.

4.4 Afrekenstaat opslaan Om de ingevoerde gegevens te bewaren, klikt u onderaan de afrekenstaat op een rode knop. Wilt u de afrekenstaat later nog bewerken? Dan klikt u op de rechter knop “Opslaan en later bewerken” (5). Na het opslaan kunt u (op een later tijdstip) verder gaan met het invullen van de afrekenstaat of de ingevulde gegevens wijzigen. Heeft u alles goed ingevuld en wilt u de afrekenstaat naar de collecte-administratie verzenden? Klik dan op de linker knop “Opslaan en verzenden” (6). De afrekenstaat wordt gecontroleerd en als alle gegevens juist zijn ingevuld, verstuurd naar de collecte-administratie. U krijgt een mededeling of u zeker weet dat u de afrekenstaat wilt verzenden. Klik op “OK” (7) als u de afrekenstaat wilt versturen. Na het versturen is de afrekenstaat niet meer aan te passen

7

Alles ingevuld? Vergeet niet in te sturen! Klaar met uw afrekenstaat? Klik dan op “Opslaan en verzenden”. Heeft u geklikt op “Opslaan en later bewerken”, vergeet dan niet om op een later tijdstip alsnog de afrekenstaat te versturen om uw administratie af te ronden!

12

4.5 Afrekenstaat later versturen

2

1

1

Als u een afrekenstaat hebt ingevuld en opgeslagen met de knop “Opslaan en later bewerken”, is hij nog niet verstuurd! In het overzicht van alle afrekenstaten ziet u dan de nieuwe afrekenstaat met daarachter een envelopje en de tekst “verstuur” (1). Zolang dit envelopje er staat, kunt u de afrekenstaat nog bewerken. U klikt op het zwarte pijltje voor de afrekenstaat (2) en kunt de gegevens dan aanpassen. Om uw administratie af te ronden, moet u de afrekenstaat nog versturen! Klik hiervoor op het envelopje met de tekst “verstuur” (of pas de afrekenstaat aan en klik daar op “Opslaan en verzenden”). Als u niet alle gegevens hebt ingevuld, zal u een foutmelding krijgen waarin staat welke gegevens u nog niet (juist) hebt ingevuld. U kunt deze gegevens toevoegen of wijzigen door op het zwarte pijltje voor de afrekenstaat (2) te klikken. Als u de afrekenstaat wilt versturen, wordt u gevraagd of u dit echt wilt doen. Na het versturen kunt u namelijk de afrekenstaat niet meer wijzigen. Klik op “Ja, verzenden” (3) als u de afrekenstaat wilt versturen. Het envelopje in het overzicht is nu gewijzigd in een groen vinkje. De afrekenstaat is definitief en niet meer Te wijzigen.

3

Oeps, foutje…? Staat er onverhoopt een verkeerd bedrag in een verstuurde afrekenstaat? Geen probleem! Mail dan even de landelijke collecte-administratie [email protected] De administratie zorgt dan voor een juiste oplossing.

13

4.6 samenvattend

1) Maak per locatie en per storting een aparte afrekenstaat. 2) Vul de afrekenstaat zo volledig mogelijk in. 3) Klik op opslaan als u de ingevulde gegevens wilt bewaren. 4) Verstuur de afrekenstaat door in het overzicht van alle afrekenstaten op het envelopje te klikken.

14

Bijlagen

15

16

17

19