Handleiding Site to Edit Modules Vergadering & Forum

THAR Design Kipboomweg 15 7636 RC AGELO E-mail: [email protected] Website: www.thar.nl KvK nummer: 08165396 BTW nummer: NL8186.22.416.B01 Rekeningnummer: 45.09.80.59

Handleiding “Site to Edit™” Modules Vergadering & Forum Aanvulling op Handleiding Algemeen - Release 2011.2.14

Getest met de onderstaande browsers!

Algemeen Hartelijk dank voor de aanschaf van een “Site to Edit™” *) website beheer systeem. Met “Site to Edit™” kunt u zelf simpel en snel uw website beheren. Deze handleiding is bedoeld als naslagwerk om de mogelijkheden van “Site to Edit™” optimaal te kunnen benutten. In deze handleiding worden uitsluitend de modules Vergadering en Forum besproken. Voor de basiswerking van ons “Site to Edit™” systeem verwijzen wij u graag naar de Handleiding Algemeen.

Inhoud Algemeen ................................................................................................................................................ 2 Hoofdmenu ............................................................................................................................................. 3 Vergadering ............................................................................................................................................. 4 Nieuwe vergadering aanmaken ........................................................................................................... 4 Vergadering wijzigen ........................................................................................................................... 5 Vergadering verwijderen ..................................................................................................................... 5 Agenda toevoegen/wijzigen ............................................................................................................ 5 Agenda verwijderen ......................................................................................................................... 6 Agenda afdrukken ............................................................................................................................ 6 Notulen toevoegen/wijzigen ........................................................................................................... 6 Notulen verwijderen ........................................................................................................................ 6 Notulen afdrukken ........................................................................................................................... 6 Actiepunten toevoegen ................................................................................................................... 7 Actiepunten wijzigen ....................................................................................................................... 7 Actiepunten verwijderen ................................................................................................................. 7 Actiepunten afdrukken .................................................................................................................... 7 Openstaande acties ............................................................................................................................. 8 Actiepunten wijzigen ....................................................................................................................... 8 Openstaande actiepunten afdrukken .............................................................................................. 8 Vergadering toevoegen in het menu ................................................................................................... 8 Forum ...................................................................................................................................................... 9 Nieuw forum aanmaken ...................................................................................................................... 9 Forum wijzigen .................................................................................................................................. 10 Forum verwijderen ........................................................................................................................... 10 Forum toevoegen in het menu .......................................................................................................... 10 Forum op de website ............................................................................................................................ 11 Overzicht aanwezige forums ............................................................................................................. 11 Nieuw bericht plaatsen...................................................................................................................... 11 Een bericht wijzigen........................................................................................................................... 12 Een reactie plaatsen .......................................................................................................................... 13 Een reactie wijzigen ........................................................................................................................... 13 Zoeken in forum ................................................................................................................................ 14

*) “Site to Edit™” is een merknaam van Charihil Holding b.v.. De merknaam “Site to Edit™” is in licentie gegeven aan BROSIS IT diensten b.v.. Pagina 2 van 14

Handleiding “Site to Edit TM” - Documenten

Hoofdmenu Na het inloggen komt u in het hoofdmenu van de website. Van hieruit kunt u naar de verschillende modules van “Site to Edit™”. Elke module heeft een eigen functie. Als u een bepaalde module niet hebt aangeschaft, dan zal hij niet in het hoofdmenu verschijnen. In uw hoofdmenu staat in ieder geval de module ‘Vergadering’ en/of ‘Forum’ er bij.

THAR Design

Pagina 3 van 14

Vergadering Met de module Vergadering kunt u alle Vergadering die bij een vergadering horen, zoals bijlages en notulen, overzichtelijk op uw website publiceren. De actiepunten die uit de vergaderingen voortvloeien kunnen worden vastgelegd en van de openstaande actiepunten kan de beheerder een overzicht afdrukken. U kunt de Vergaderingen per taal instellen. Wanneer er vanuit het hoofdmenu voor de module Vergadering wordt gekozen, worden de reeds aanwezige vergaderingen getoond:

Nieuwe vergadering aanmaken  

Ga via het hoofdmenu naar Vergadering Klik op Toevoegen (rechtsboven of links in het menu)

o o o o

Geef de Titel van de vergadering op Geef de Plaats op waar de vergadering wordt gehouden Kies met behulp van de kalender een Datum Voer een Begintijd en een Eindtijd in, het juiste formaat is uu:mm

Aan een vergadering kunnen ook een of meerdere bijlagen gekoppeld worden, zoals bijvoorbeeld binnengekomen stukken. o Klik op Bladeren en zoek het bestand op dat u wilt toevoegen o Zodra Bijlage 1 is ingevuld, verschijnt er een nieuw veld voor Bijlage 2, etc. o Klik op Opslaan

Pagina 4 van 14


Vergadering wijzigen  

Ga via het hoofdmenu naar Vergadering Klik op de titel van de vergadering die u wilt wijzigen



Pas de gegevens aan en klik op Opslaan

Vergadering verwijderen  

Ga via het hoofdmenu naar Vergadering Klik op achter de vergadering die u wilt verwijderen

LET OP:

als u een vergadering verwijdert, worden ook ALLE gegevens die aan deze vergadering gekoppeld zijn verwijderd!

Agenda toevoegen/wijzigen   

Ga via het hoofdmenu naar Vergadering Klik op achter de vergadering waarvoor u de agenda wilt toevoegen Het volgende scherm verschijnt:



Voer met behulp van de editor de agenda in en klik op Opslaan

THAR Design

Pagina 5 van 14

Agenda verwijderen   

Ga via het hoofdmenu naar Vergadering Klik op achter de vergadering waarvan u de agenda wilt verwijderen Klik op Verwijderen

Agenda afdrukken Ga via het hoofdmenu naar Vergadering  Klik op achter de vergadering waarvan u de agenda wilt afdrukken  Klik op Afdrukken

Notulen toevoegen/wijzigen   

Ga via het hoofdmenu naar Vergadering Klik op achter de vergadering waarvoor u de notulen wilt toevoegen Het volgende scherm verschijnt:



Voer met behulp van de editor de notulen in en klik op Opslaan

Notulen verwijderen   

Ga via het hoofdmenu naar Vergadering Klik op achter de vergadering waarvan u de notulen wilt verwijderen Klik op Verwijderen

Notulen afdrukken   

Ga via het hoofdmenu naar Vergadering Klik op achter de vergadering waarvan u de notulen wilt afdrukken Klik op Afdrukken

Pagina 6 van 14


Actiepunten toevoegen   

Ga via het hoofdmenu naar Vergadering Klik op achter de vergadering waarvoor u de actiepunten wilt toevoegen Het volgende scherm verschijnt:



Het systeem geeft automatisch het eerstvolgende vrije nummer voor actiepunten. Dit nummer kunt u aanpassen, het mag echter geen bestaand nummer zijn. Voer het Onderwerp van het actiepunt in Geef aan Wie voor de afhandeling verantwoordelijk is Bij Gepland kiest u met behulp van de datumkiezer de datum waarop het actiepunt afgehandeld dient te zijn Klik op Opslaan

   

Actiepunten wijzigen    

Ga via het hoofdmenu naar Vergadering Klik op achter de vergadering waarvoor u de actiepunten wilt wijzigen Klik op het actiepunt dat u wilt wijzigen, de gegevens worden nu in het bovenste deel van het scherm getoond Maak de gewenste aanpassingen en klik op Opslaan

Actiepunten verwijderen • • •

Ga via het hoofdmenu naar Vergadering Klik op achter de vergadering waarvan u de actiepunten wilt verwijderen Klik achter het betreffende actiepunt op om het te verwijderen

Actiepunten afdrukken • • •

Ga via het hoofdmenu naar Vergadering Klik op achter de vergadering waarvan u de actiepunten wilt afdrukken Klik op Afdrukken

THAR Design

Pagina 7 van 14

Openstaande acties Aan elke vergadering kunnen actiepunten gekoppeld worden. Van deze actiepunten kan worden aangegeven of ze zijn afgehandeld of niet. De niet afgehandelde actiepunten kunnen in dit onderdeel worden beheerd.

Actiepunten wijzigen    

Ga naar Vergadering en kies voor Openstaande acties De openstaande actiepunten van ALLE vergaderingen worden nu getoond. Door op het onderwerp van het actiepunt te klikken, komt u meteen in het scherm waarin het actiepunt gewijzigd kan worden. U kunt hier aanpassingen maken en opslaan. U kunt hier ook eenvoudig actiepunten als Afgehandeld markeren, door het betreffende keuzevakje aan te vinken. Het actiepunt verdwijnt dan meteen uit het overzicht van openstaande punten! Om dit ongedaan te maken, zult u bij de betreffende vergadering het actiepunt weer moeten opzoeken en aanpassen. Bij actiepunten waarvan de datum Gepland reeds is verstreken, wordt deze datum in het rood weergegeven.

Openstaande actiepunten afdrukken   

Ga naar Vergadering Klik in het menu op Openstaande acties Klik op Afdrukken

Vergadering toevoegen in het menu Om de diverse vergaderingen op de website zichtbaar te maken, moeten deze in het menu worden opgenomen:  Ga naar Pagina’s en maak een nieuwe pagina aan  Geef een naam, titel en bestandsnaam op  Kies bij Speciale pagina voor “Vergadering”  Klik op Opslaan en zet de menuoptie op de juiste plek

Pagina 8 van 14


Forum Met de module Forum kunt u een interactieve website maken, waar geregistreerde gebruikers hun mening kunnen geven over allerlei onderwerpen. Ook kan er op de verschillende onderwerpen gereageerd worden. U kunt Forum per taal instellen. Wanneer er vanuit het hoofdmenu voor de module Forum wordt gekozen, worden de reeds aanwezige forums getoond:

Nieuw forum aanmaken  

Ga via het hoofdmenu naar Forum Klik op Toevoegen (rechtsboven of links in het menu)

o o o o

o

Geef de Naam van het forum op Geef een Korte beschrijving om aan te duiden voor welke berichten het forum is bedoeld Met Tonen bepaalt u of het forum op de website zichtbaar is Als een forum Publiek is, kan iedere bezoeker de berichten lezen. Indien Publiek niet is aangevinkt, dan verschijnt de kolom Zichtbaar voor. Hier kunt u bepalen welke ledengroepen het forum mogen bekijken. Als Reageren mogelijk is aangevinkt, kan er op de berichten worden gereageerd. In de kolom Reageren mogelijk voor kunt u bepalen welke ledengroepen op de berichten mogen reageren. In de kolom Beheerder vinkt u de ledengroepen aan die berichten en reacties mogen aanmaken en/of wijzigen. Overigens kan iedere bezoeker altijd zijn/haar eigen reacties bewerken, beheerders kunnen echter ook reacties van anderen aanpassen. Klik op Opslaan

THAR Design

Pagina 9 van 14

o o

Forum wijzigen  

Ga via het hoofdmenu naar Forum Klik op de naam van het forum dat u wilt wijzigen



Pas de gegevens aan en klik op Opslaan

Forum verwijderen  

Ga via het hoofdmenu naar Forum Klik op achter het forum dat u wilt verwijderen

LET OP:

als u een forum verwijdert, worden ook ALLE berichten en reacties die aan dit forum gekoppeld zijn verwijderd!

Forum toevoegen in het menu Om de bezoekers de mogelijkheid te bieden om onderwerpen en reacties in te voeren, moet het Forum in het menu worden opgenomen. • Ga naar Pagina’s en maak een nieuwe pagina aan • Geef een naam, titel en bestandsnaam op • Kies bij Speciale pagina voor “Forum” • Klik op Opslaan en zet de menuoptie op de juiste plek

Pagina 10 van 14


Forum op de website Zodra er een of meerdere forums aangemaakt zijn en Forum in het menu is opgenomen, kunnen bezoekers zich aanmelden als lid van de groep ‘Forum gebruikers’. Zodra ze lid zijn van een groep die rechten heeft in één of meerdere forums kunnen ze berichten aanmaken of reacties op berichten plaatsen.

Overzicht aanwezige forums De speciale pagina ‘Forum’ laat alle aanwezige forums zien. De forums die als ‘Publiek’ zijn aangemerkt worden altijd getoond. Als er geen publieke forums zijn, is het overzicht leeg en moet de bezoeker eerst inloggen om forums te zien.

Nieuw bericht plaatsen Als een bezoeker een nieuwe discussie wil starten, dient hij een nieuw bericht toe te voegen. Dit kan hij doen door eerst bij het betreffende forum op Meer berichten…. te klikken. In het vervolgscherm klikt hij dan op Maak nieuw bericht aan.

Er verschijnt een vervolgscherm, waarin het Onderwerp en het Bericht moeten worden ingevoerd. Door op Plaats bericht te klikken, wordt het bericht aan het betreffende forum toegevoegd en kunnen andere bezoekers op het bericht reageren.

THAR Design

Pagina 11 van 14

Een bericht wijzigen Berichten kunnen worden gewijzigd door de ‘eigenaar’ van het bericht en alle leden die in groepen zitten die als ‘Forum beheerders’ zijn aangemerkt. Om een bericht te wijzigen klikt de bezoeker eerst bij het betreffende forum op Meer berichten…. . In het vervolgscherm klikt hij op het bericht dat hij wil wijzigen. Als hij voldoende rechten heeft, of als het een eigen bericht betreft, dan staat er op de eerste regel het volgende icoontje:

Door op het icoontje te klikken, verschijnt het bericht in een vervolgscherm. Daar kan de beheerder/eigenaar het aanpassen en vervolgens weer het Bericht opslaan.

Pagina 12 van 14


Een reactie plaatsen Bezoekers kunnen op bestaande berichten reageren. Dit kunnen ze doen door eerst bij het betreffende forum op Meer berichten…. te klikken. In het vervolgscherm klikt men dan op het bericht waarop gereageerd gaat worden. Alle reeds aanwezige reacties worden getoond. Met behulp van de knop Plaats reactie kan de bezoeker een reactie invoeren en de Reactie opslaan.

Een reactie wijzigen Reacties kunnen worden gewijzigd door de ‘eigenaar’ van de reactie en alle leden die in groepen zitten die als ‘Forum beheerders’ zijn aangemerkt. Om een reactie te wijzigen klikt de bezoeker eerst bij het betreffende forum op Meer berichten…. . In het vervolgscherm klikt hij op het bericht waarop hij heeft gereageerd. Als hij voldoende rechten heeft, of als het een eigen reactie betreft, dan staat er in de kopregel van de reactie het volgende icoontje:

Door op het icoontje te klikken, verschijnt de reactie in een vervolgscherm. Daar kan de beheerder/eigenaar de tekst aanpassen en vervolgens weer de Reactie opslaan.

THAR Design

Pagina 13 van 14

Zoeken in forum Op een aantal plekken is de knop Zoeken beschikbaar. Hiermee kan in alle aanwezige forums, berichten en reacties worden gezocht. De resultaten worden afzonderlijk weergegeven. Door op een bericht of reactie te klikken, wordt meteen het bijbehorende scherm geopend.

Pagina 14 van 14


Handleiding Site to Edit Modules Vergadering & Forum

Recommend Documents