Handleiding ShareCare Huiskamer

Handleiding ShareCare Huiskamer Inhoud Inleiding.......................................................................................................................... 3 Inloggen op je Huiskamer .............................................................................................. 4 Wachtwoord vergeten? ................................................................................................. 5 Het profiel van de Huiskamer invullen (voor Huiskamerbeheerders) ........................... 6 Je profiel invullen ........................................................................................................... 7 De ledenlijst ................................................................................................................... 9 De Huiskamerchat ........................................................................................................ 10 Het paperclipje: een plaatje, foto of bestand toevoegen ....................................... 10 De smiley .................................................................................................................. 10 De hulpvraag ............................................................................................................ 10 Een Chatbericht als hulpvraag plaatsen ...................................................................... 11 Inschrijven/uitschrijven op een hulpvraag .............................................................. 12 De agenda .................................................................................................................... 13 Dagtaken .................................................................................................................. 14 Contactpersoon per dag .......................................................................................... 14 Agendapunt bewerken/verwijderen ....................................................................... 15 Agenda herhalingen (voor Huiskamerbeheerders) ..................................................... 16 Agendapunten herhalen .......................................................................................... 16 Herhaling bewerken/verwijderen ............................................................................ 18 Een uitzondering maken op een herhaald agendapunt .......................................... 18 Agenda inschrijvingen .................................................................................................. 19 Taken open stellen voor inschrijven (voor Huiskamerbeheerders) ........................ 19 Als het agendapunt niet relevant is voor de hele groep (voor Huiskamerbeheerders) ............................................................................................ 20 Hoe zie ik voor welke activiteiten nog hulp nodig is? .............................................. 21 Jezelf inschrijven ...................................................................................................... 22 Andere leden inschrijven (alleen voor Huiskamerbeheerders) ............................... 23 Snel inschrijven via de jaarkalender ........................................................................ 23 Snel inschrijven via de jaarkalender (voor Huiskamerbeheerders) ......................... 24 Inschrijven van een zorgvrager zonder e-mailadres (voor Huiskamerbeheerders) 26 Het rooster ................................................................................................................... 27 Anderen inschrijven in een rooster ......................................................................... 27 Aanwezige personen tonen in de Huiskamerkop .................................................... 28 Leden zonder eigen e-mailadres inroosteren .......................................................... 29 De Alert Box ................................................................................................................. 30 Media ........................................................................................................................... 31 Het verschil tussen een Chatbericht en een Media bericht .................................... 31 ShareCare is een merk van Simac Healthcare te Veldhoven

Handleiding Huiskamer / versie oktober 2015

1

Hoe plaats je een bericht in de Media afdeling ....................................................... 31 Extra opties bij Media toevoegen ............................................................................ 33 Geluidsbestanden delen (via Youtube) .................................................................... 33 Het uploaden van bestanden (als je dat nog niet kunt) .............................................. 35 Punten .......................................................................................................................... 37 Groepsmail en groeps SMS .......................................................................................... 39 Instellingen ................................................................................................................... 40 Instellingen: Mijn Gegevens..................................................................................... 40 Instellingen: Persoonlijke instellingen ..................................................................... 40 Instellingen voor Huiskamerbeheerders ................................................................. 41 Zoekfunctie .................................................................................................................. 44 Problemen? Vragen?.................................................................................................... 44

ShareCare is een merk van Simac Healthcare te Veldhoven


2

Inleiding De Huiskamer is een web applicatie, speciaal gemaakt om mantelzorgers en vrijwilligers op een plezierige manier te betrekken bij het reilen en zeilen en de welzijnsactiviteiten van een zorgafdeling. Het mantelzorgen is leuker als je makkelijk kunt communiceren met de andere mantelzorgers en vrijwilligers en professionals. Zodat je makkelijk een activiteit kunt organiseren met elkaar. Of foto’s kunt delen van de gezamenlijk ondernomen activiteit. Of om elkaar snel te kunnen vinden als er belangrijk nieuws is. Iedereen gebruikt dezelfde ruimte om de niet zorggerelateerde zaken met elkaar te delen. Zo kan iedereen gemakkelijk, ook van een afstand, meeleven, meedoen, meehelpen, en leuke of minder leuke zaken met elkaar delen. De Huiskamer is bruikbaar op alle devices, dus PC, laptop, tablet of smartphone. De app past het beeld automatisch aan aan de schermgrootte. In deze handleiding vind je een korte omschrijving van de belangrijkste functies in de Huiskamer. Het uiterlijk van de plaatjes in deze handleiding kan qua kleur verschillen van dat van je eigen site, omdat zorgverleners die het product aanbieden, hun eigen naam en kleuren erop hebben laten zetten. Dit heeft geen invloed op de werking en mogelijkheden van de app.



3

Inloggen op je Huiskamer Je hebt een e-mail gekregen met je inloggegevens. Hierin staat met welk e-mailadres de Huiskamerbeheerder van je groep je heeft toegevoegd en welk wachtwoord daarbij hoort. Om in te loggen ga je naar www.sharecare.nl. Ook als je meedoet met meerdere sites of met een Huiskamer log je altijd daar in . ShareCare herkent je dan en stuurt je direct naar je site of vraagt naar welke site je wilt, als je er meer hebt.

Als je voordat je inlogt kikt op het vakje “Hou mij ingelogd” komt er een vinkje in het vakje te staan en ga je direct naar je eigen site of sites, zodra je naar www.sharecare.nl gaat. Houd er dan wel rekening mee dat ook anderen die je computer of telefoon gebruiken op de site kunnen.



4

Wachtwoord vergeten? Als je je wachtwoord niet meer weet, kun je op www.sharecare.nl waar je inlogt de knop “Wachtwoord vergeten? “ aanklikken. Volg daarna de instructies op het scherm en in je e-mail. Geen e-mail ontvangen? Misschien heb je een typefout gemaakt in je e-mailadres. Probeer het svp nog een keer. Als het niet lukt om een nieuw wachtwoord te krijgen, bel dan de helpdesk: 0800 0200115 (gratis) of stuur een e-mail naar [email protected]



5

Het profiel van de Huiskamer invullen (voor Huiskamerbeheerders) Zodra de site geopend is kun je deze personaliseren door het profiel van de Huiskamer in te vullen. Klik daarvoor op het grijs-zwarte vierkantje bovenin met een huisje en een boompje. Upload een foto van de Huiskamer. Dat kan een foto van het huis zijn of een typische foto va neen herkenbaar element van de fysieke Huiskamer of misschien een leuke groepsfoto van de bewoners of een collage van hun gezichten. Dit plaatje zal bovenin verschijnen in het grijze vierkantje in de kop. Vul het profiel verder in, bijvoorbeeld met een leuke omschrijving van de bewonersgroep of het leven in de groep. Alle leden kunnen deze informatie inzien.



6

Je profiel invullen Zodra je als gebruiker voor de eerste keer inlogt is het voor de andere gebruikers fijn als je je gegevens aanvult. Een fotootje zorgt ervoor dat anderen je snel leren kennen. Je telefoonnummer is fijn als anderen misschien eens met je willen overleggen over een te organiseren activiteit. Ga voor het aanvullen van je gegevens naar Instellingen (rechts bovenin). Je komt dan als eerste op de pagina waar je je gegevens aan kunt vullen. Deze worden gezien door de andere mantelzorgers, vrijwilligers en zorgmedewerkers, maar niet door buitenstaanders. Als je wilt kun je op deze pagina ook je wachtwoord aanpassen naar een voor jou makkelijk te onthouden wachtwoord of aangeven dat je geen nieuwsbrieven van ShareCare wilt ontvangen. Je krijgt dan nog wel mails uit de Huiskamer, maar die heb je nodig voor het gebruik.



7



8

De ledenlijst

Op de Home Page ziet de ledenlijst er zo uit. Als je op een fotootje klikt, krijg je meer gegevens te zien van deze persoon. Als je op de bekijken knop klikt zie je waarschijnlijk nog meer leden, maar dan in een lijst. Ook hier kun je op de personen klikken om meer gegevens te zien.



9

De Huiskamerchat De “Chat” is een berichten module. Hierin kan de hele groep korte berichtjes naar elkaar sturen of erop reageren. Zo kunnen de leden verslag doen van gebeurtenissen en ervaringen of vragen stellen aan elkaar. Je kunt een berichtje direct op de Home page plaatsen. Als je de hele berichtenstroom wilt zien kun je ook op de Bekijken knop klikken en daar je bericht intypen. Je kunt ook bovenin het menu voor Chat kiezen om waar je ook bent direct naar de Huiskamerchat pagina te gaan om iets in te typen. Onder het chatbericht staan een aantal mogelijkheden, die we hieronder bespreken.

Het paperclipje: een plaatje, foto of bestand toevoegen Bij ieder bericht kan één afbeelding of bestand toegevoegd worden door op het paperclipje te klikken. Het toe te voegen bestand kan aangeklikt worden in de Bestanden afdeling van de site, waar je automatisch naar toe gaat als je op het paperclipje geklikt hebt. Als het bestand dat je mee wilt sturen nog niet in de bestandenlijst staat, kun je een nieuw bestand uploaden in de bestandenlijst door op de “Uploaden” knop te klikken. Je kunt dan een bestand van bijvoorbeeld je computerschijf of je smart phone uploaden naar de bestandenlijst van je Huiskamer. De nieuwe upload wordt opgenomen in de Bestanden afdeling, waarna je deze in kunt voegen in je chat bericht. Vind je uploaden moeilijk? Zie verderop in de handleiding ook de uitgebreidere uitleg over het uploaden van bestanden.

De smiley Als je op de smiley klikt wordt een smiley geplaatst op de plaats waar op dat moment je cursor in de tekst van je nog niet verzonden berichtje staat. In je tekstbericht staat als je typt een “dubbele punt haakje”, maar na plaatsing van het bericht wordt dit een smiley. In de loop der tijd zullen meer emoticons ter beschikking gesteld worden.

De hulpvraag Er staat ook een vakje dat je aan kunt klikken voor Hulpvraag. Dit klik je aan als je bericht eigenlijk een hulpvraag is die je uit wilt zetten onder de leden. De hulpvraag leggen we uit in de volgende paragraaf.



10

Een Chatbericht als hulpvraag plaatsen Als je bij een Chat bericht een vinkje zet (klikken op het vakje) bij Hulpvraag, wordt je Chatbericht verwerkt als een Hulpvraag. Een hulpvraag stel je als je wilt dat iemand gaat helpen. Je wilt dan graag weten of iemand het gaat doen en wacht dus op reacties. In een chatlijst kun je snel de weg kwijt raken over die reacties. Er zullen immers allerlei reacties van leden komen, bijvoorbeeld dat ze niet kunnen, of niet op die dag kunnen, of misschien wel kunnen maar het nog niet zeker weten. Voor je het weet is de hulpvraag ver naar onderen geschoven en weet niemand meer dat er een hulpvraag was. Daarom heeft een hulpvraag een speciale status. Hulpvragen worden verzameld op een aparte lijst. De Hulpvragen lijst is te vinden in het menu (op de laptop of PC onder “Meer”). Zolang de hulpvraag nog niet voorzien is, staat er bovenin de agenda een rood bolletje met het aantal Overige Hulpvragen. Zie het volgende plaatje. Je kunt klikken op “1 overige hulpvraag” om rechtstreeks naar het overzicht van Hulpvragen te gaan. Je bereikt dit overzicht ook vanuit het Menu (op de desktop onder Meer..)



11

Inschrijven/uitschrijven op een hulpvraag Als je op het overzicht van Hulpvragen staat, zie je de Open hulpvragen altijd bovenaan. Als je een taak op je wilt nemen, kun je bij de hulpvraag op het vakje met het vraagteken klikken. Je foto komt dan in het vakje te staan, zodat iedereen ziet dat de hulpvraag voorzien is en wie het gaat doen. Als je jezelf weer uit wilt schrijven klik je op de foto en komt het vraagteken weer terug.



12

De agenda De agenda is voor een overzicht van de gezamenlijke activiteiten. Hij werkt zoals de meeste online agenda’s. De Huiskamerbeheerder zal de agenda vullen met de activiteiten die wekelijks plaats vinden. Andere leden kunnen ook agendapunten toevoegen (Knop Toevoegen aanklikken) om bijvoorbeeld aan de groep te laten zien wanneer ze een activiteit hebben georganiseerd. Bijvoorbeeld samen boodschappen doen met enkele bewoners of een keertje samen zingen. Zo kun je aan elkaar laten zien dat je iets georganiseerd hebt en misschien laten weten dat er nog mensen mee kunnen doen. Of dat er nog mensen nodig zijn om mee te helpen. Als je wilt dat mensen zich in kunnen schrijven voor het agendapunt, zul je dat aan de Huiskamerbeheerder moeten vragen. Deze kan taken open stellen voor inschrijving. Hij kan er ook voor zorgen dat de taak boven in de alert box verschijnt, zodat het het eerste is dat iedereen ziet als hij de Huiskamer binnenkomt. Als je na plaatsing van zo’n agendapunt ook nog een chatbericht plaatst met de tekst: “Ik heb op 25 september nog hulp nodig bij de boswandeling, schrijf je in!” is de kans groot dat de mede mantelzorgers of een vrijwilliger zich meldt door zich in te schrijven op de taak in de agenda. Zo heeft iedereen overzicht en inzicht in wat er allemaal te doen is en waarbij nog hulp nodig is. Bovenin de agenda kun je kiezen of je een weekoverzicht of een maandoverzicht wilt zien. Met de pijltjes rondom het weeknummer of de maanden blader je vooruit en achteruit door de weken en maanden.



13

Dagtaken Bij het toevoegen van een agendapunt kun je aanklikken dat het een dagtaak betreft. Een dagtaak is een taak die wel op die dag plaats gaat vinden, maar niet op een specifiek tijdstip. Bijvoorbeeld de was wordt opgehaald of die dag worden de ramen gewassen. Dagtaken worden bovenin het agendaoverzicht op de betreffende dag getoond.

Contactpersoon per dag De grijze vraagtekenplaatjes bovenin (zie plaatje agenda hierboven) zie je alleen als je Huiskamerbeheerder de functie “Contactpersoon per dag” heeft aangezet. Deze functie is alleen door de Huiskamerbeheerder te vinden bij Instellingen/Site instellingen.



14

. Je plant jezelf in door op het grijze plaatje te klikken. Je fotootje verschijnt dan in het vakje, wat betekent dat jij die dag contactpersoon bent. Als je jezelf weer uit wilt schrijven klik je nog een keer op het plaatje (je foto dus). Als iedereen zichzelf ingepland heeft, ziet het er als volgt uit:

Agendapunt bewerken/verwijderen De Huiskamerbeheerder kan alle agendapunten bewerken of verwijderen. Overige leden kunnen alleen de agendapunten die ze zelf geplaatst hebben bewerken of verwijderen. Je kunt dit doen door in de ballon op de knop Details te klikken. Je ziet dan het volgende scherm. Zie je de knoppen bewerken en verwijderen niet? Dan ben je niet bevoegd. Vraag het dan aan de Huiskamerbeheerder.



15

Agenda herhalingen (voor Huiskamerbeheerders) Alleen de Huiskamerbeheerder kan wekelijkse of dagelijkse herhalingen aanmaken, zodat hij snel de hele agenda kan vullen met alle standaard agendapunten. Ook kan de Huiskamerbeheerder agendapunten open stellen voor inschrijving, zodat de Huiskamerleden zichzelf in de agenda in kunnen schrijven op activiteiten waaraan zij bij willen dragen. Alle Huiskamerleden hebben zo een overzicht van de georganiseerde activiteiten en kunnen zelf kijken bij welke activiteiten nog hulp van mantelzorgers of vrijwilligers nodig is. Zo kan iedereen voor zichzelf bepalen waaraan en wanneer hij een bijdrage levert. Het inzicht in wat anderen allemaal doen, motiveert vaak sterk om zelf ook wat te doen.

Agendapunten herhalen Agendapunten die iedere dag of week terugkomen kunnen in één keer geplaatst worden voor een jaar vooruit (of korter). Kies in de week- of maandview de knop Toevoegen rechts boven. Je komt dan op dit formulier.



16

Als je een agendapunt wilt herhalen, vul je eerst de datum en tijd in van de eerste keer dat dit agendapunt voorkomt. Kies dan bij Herhaling voor dagelijks of wekelijks. Een dagelijkse herhaling gaat om een agendapunt dat alle dagen van de week op hetzelfde tijdstip plaats vindt, bijvoorbeeld “uit bed helpen”. Zodra de herhaling alleen op bepaalde dagen of om de zoveel dagen of weken moet plaats vinden, kies je voor wekelijks. Dan klappen de overige keuzemogelijkheden uit.

Je kunt dan dagen van de week kiezen, maar ook een frequentie van om de zoveel dagen of weken. Ook kun je een einddatum geven waarop dit agendapunt moet stoppen. Standaard worden alle herhaalde agendapunten een jaar vooruit herhaald, tenzij je een einddatum hebt ingevoerd.



17

Herhaling bewerken/verwijderen Je kunt een herhaling bewerken door vanuit de ballon van het agendapunt in de weekview naar het Detail scherm te gaan (Zie hieronder). In dit scherm kun je kiezen voor bewerken of verwijderen. Let op!!! Als je een herhaalde taak verwijdert, verwijder je alle herhalingen en inschrijvingen van die taak, zowel in het verleden als in de toekomst!

Een uitzondering maken op een herhaald agendapunt

Soms moet je een enkele uitzondering maken op een herhaling. Je kunt dat doen door vanuit de ballon van het agendapunt in de weekview naar het Detail scherm te gaan (Zie hierboven). In dit scherm kun je kiezen voor Uitzondering maken. Met deze knop kom je op een scherm waarin je het agendapunt alleen op deze dag kunt verwijderen, of de tijd alleen op deze dag kunt aanpassen, terwijl de rest van de herhaling in stand blijft. Als je andere zaken alleen op deze datum aan wilt passen, zoals de titel of de omschrijving of wie het mag doen, kun je het beste via deze functie (Uitzondering maken) het agendapunt alleen op deze datum verwijderen en een nieuw los agendapunt aanmaken voor alleen deze datum.



18

Agenda inschrijvingen In de activiteitenagenda kunnen agendapunten ingevoerd worden, waar leden zich op in kunnen schrijven. Als een lid zichzelf inschrijft op zo’n agendapunt, betekent dat dat hij zegt dat hij dit gaat doen.

Taken open stellen voor inschrijven (voor Huiskamerbeheerders) De Huiskamerbeheerder bepaalt of een agendapunt opengesteld wordt voor inschrijving en bepaalt tevens of iedereen dit mag doen of slechts een beperkt groepje of bepaalde leden. Zie het scherm hieronder.



19

Als het agendapunt niet relevant is voor de hele groep (voor Huiskamerbeheerders) Als een taak of een agendapunt niet door iedereen gedaan kan worden, kan de Huiskamerbeheerder er voor zorgen dat de inhoud alleen zichtbaar is voor degenen die bevoegd zijn tot de taak. Dat zijn dan tevens de enigen die zich er op in kunnen schrijven. De voor die taak bevoegden zien dus alle informatie en kunnen zich erop inschrijven. De niet bevoegden zien op die plaats in de agenda alleen een grijs vakje met de term Privé erin. Zij zien geen ballon, geen titel, geen taakomschrijving en kunnen zich ook niet inschrijven. Zij zien ook niet wie zich er wel op ingeschreven heeft. Zie het plaatje.



20

Hoe zie ik voor welke activiteiten nog hulp nodig is? Het gekleurde driehoekje rechts boven in het agendablokje in het weekoverzicht bepaalt of er nog hulp nodig is bij een activiteit. Als er geen driehoekje staat is het een agendapunt waarbij geen inschrijving mogelijk is. Staat er wel een driehoekje, dan betekenen de kleuren:   

Donkergroen: Hulp is geregeld. Je kunt je niet meer inschrijven Lichtgroen: er zijn voldoende inschrijvingen, maar als je wilt, kun je er nog bij. Oranje: er is nog iemand nodig, anders is het niet geregeld.



21

Jezelf inschrijven Zodra je in de weekagenda met je muis op een agendapunt klikt, verschijnt er een informatieballon. Hierin kun je informatie over de activiteit lezen en jezelf inschrijven. Het aantal vraagtekens geeft aan hoeveel mensen zich nog in kunnen schrijven. Als je op de knop inschrijven geklikt hebt, verschijnt je fotootje in de taak. Dat fotootje zien alle leden die in de agenda kijken. Jij zelf ziet ook een ster in het driehoekje van het agendapunt in de weekagenda. Dat betekent dat je zelf ingeschreven staat op die activiteit. Zodra je ingeschreven bent, verandert de knop in Uitschrijven, zodat je je ook weer uit kunt schrijven indien nodig. Als je wilt kun je nog een opmerking plaatsen bij het agendapunt of je inschrijving. Als er meer informatie beschikbaar is bij het agendapunt of als je wilt bewerken of verwijderen, klik je op de knop Details.



22

Andere leden inschrijven (alleen voor Huiskamerbeheerders) Als je Huiskamerbeheerder bent kun je naast jezelf ook andere leden inschrijven op taken. Dat doe je op het detail scherm van een taak. Dit kan handig zijn als er ook mantelzorgers meewerken die geen computer hebben. Je kunt hen dan toch inschrijven op de activiteiten zodat de anderen zien wie die taak doet.

Je kiest de knop Inschrijvingen wijzigen en kunt dan kiezen wie je op deze dag op die taak inschrijft. Deze functie kan bijvoorbeeld ook gebruikt worden om bewoners in te schrijven op activiteiten in de agenda.

Snel inschrijven via de jaarkalender Bovenin de weekweergave kun je naast de maandweergave ook kiezen voor een jaarweergave. De jaarkalender is eigenlijk een jaaroverzicht waar je je snel in kunt schrijven op verschillende activiteiten. Stel je voor dat je normaal op alle dinsdagen helpt bij het handwerken, behalve als je op vakantie bent. Je kunt dan via de jaarkalender snel klikken op alle dinsdagen, behalve die van je vakantie(s). Een klik betekent dat je je ingeschreven hebt. Heb je je vergist? Klik nog een keer op de datum en je bent weer uitgeschreven. De kleurtjes van de vakjes betekenen hetzelfde als in de weekagenda, dus:  Donkergroen: de taak is vol. Er kan niemand meer bij.  Lichtgroen: er zijn voldoende inschrijvingen, maar als je wilt, kun je er nog bij.  Oranje: er is nog iemand nodig, anders is het niet geregeld. Let op!! Je kiest eerst bovenin voor de activiteit (taak), waarop je je in wilt schrijven. Daarna klik je op de betreffende dagen. Ook voor een andere activiteit snel ShareCare is een merk van Simac Healthcare te Veldhoven


23

inschrijven? Kies dan bovenin weer voor die andere taak en klik weer op de datumvakjes. Je kunt ook gebruik maken van de knoppen “Inschrijven op alle data” en “Uitschrijven op alle data”. Dan kun je altijd nog die paar data van je vakantie eruit klikken. Let steeds op dat je eerst de juiste taak selecteert bovenin. Let op, als het richting einde jaar gaat, zie je alleen nog taken aan het einde van het kalenderjaar. De grijze vakjes zijn de taken van de gekozen taaksoort, die al voorbij zijn. In december zie je dus alleen nog open taken (oranje) staan in december. Je kunt wel doorbladeren naar een volgend kalenderjaar door bovenin op de pijlen naast het jaargetal te klikken.

Snel inschrijven via de jaarkalender (voor Huiskamerbeheerders) Als Huiskamerbeheerder kun je jezelf inschrijven zoals de leden (lees hiervoor), maar kun je ook andere leden inschrijven via de jaarkalender. Je moet dan zowel een taak selecteren, als het lid dat je op die taak in wilt schrijven. Zie het keuzeveld rechts boven waarin leden gekozen kunnen worden. Je kunt op dezelfde manier ook weer jezelf of andere leden uitschrijven, dus gewoon nog eens op het betreffende vakje klikken (als de juiste taak en het juiste lid geselecteerd zijn bovenin).



24



25

Inschrijven van een zorgvrager zonder e-mailadres (voor Huiskamerbeheerders) Als je bij het registreren van een bewoner of lid geen e-mailadres hebt vermeld, heeft deze een gefingeerd, niet werkend e-mailadres toegewezen gekregen, waardoor je als Huiskamerbeheerder de zorgvrager toch in kunt schrijven op taken/activiteiten.



26

Het rooster Het rooster is voor andere zaken dan de activiteitenagenda. Het rooster kan gebruikt worden om mensen in te schrijven (of zichzelf in te laten schrijven) op taken die altijd met een bepaalde frequentie voorkomen. Denk aan het dienstrooster van de zorgmedewerkers, maar ook aan bijvoorbeeld een mantelzorgrooster, waar bij bepaalde vaste dagonderdelen, zoals de maaltijden, hulp van mantelzorgers zeer gewenst is. Iedereen kan zichzelf in deze roosters inklikken, door op het plusje te klikken. Vergissing gemaakt? Klik gewoon nog een keer en je bent weer uitgeschreven..

Anderen inschrijven in een rooster De sitebeheerder kan ook andere leden inschrijven door eerst een lid uit te kiezen bij “Wie wil je inschrijven?”. Als hij de eerste drie letters van een naam intypt en even ShareCare is een merk van Simac Healthcare te Veldhoven


27

wacht, verschijnen de leden die die drie letters in hun naam hebben en kan hij de goede uitkiezen. Daarna kan hij deze persoon inplannen door op de plusjes te klikken.

Aanwezige personen tonen in de Huiskamerkop Van iedereen die op een bepaalde tijd ingeroosterd staat, wordt op dat tijdstip een foto bovenin de kop getoond, zolang hij of zij aanwezig is. Dat geldt dus voor zowel professionals als mantelzorgers als vrijwilligers, als voor hun aanwezigheid gebruik gemaakt wordt van de roosters. Zie het voorbeeld hieronder, waar rechts in de grijze bovenbalk twee foto’s worden getoond van twee mensen die op dat moment volgens het rooster aanwezig zijn in de Huiskamer.



28

Leden zonder eigen e-mailadres inroosteren Alleen bij de roosters is het mogelijk om mensen in te roosteren die geen eigen account hebben. Dit speelt bij sommige zorginstellingen, waar niet iedere medewerker een eigen account krijgt en meerdere medewerkers gebruik maken van één “teamaccount”. Het is mogelijk om zogenaamde “roosterleden” toe te voegen. Dit zijn in de rest van de Huiskamer geen zelfstandige leden, maar in de roosters kunnen zij toch onder hun eigen naam ingeroosterd worden. De Huiskamerbeheerder kan deze leden aanmaken, door op de knop “+Roosterleden” te klikken (zie vorige plaatje). Hij komt dan op een pagina waar hij medewerkers kan toevoegen met alleen een voornaam, achternaam en foto.

Deze leden staan dan ook in de lijst als hij drie letters invoert bij “Wie wil je inschrijven”.



29

De Alert Box Bovenin de site vind je altijd als eerste de zogenaamde “Alert Box”. Dit is wat iedere gebruiker altijd als eerste ziet als hij de site opent. De Huiskamerbeheerder kan deze ruimte gebruiken voor vragen of nieuws waarvan het op dat moment belangrijk is dat iedereen het direct ziet. De Huiskamerbeheerder kan zelf een bericht invoeren en dat laten verschijnen, maar hij kan ook gebruik maken van de automatische mogelijkheid om altijd de eerstvolgende agendataak te laten zien, waar nog hulp nodig is. Of hij kan kiezen voor een bepaalde hulpvraag die nog open staat. Let op! In het dropdown menu staan alleen de hulpvragen die nog niemand op zich heeft genomen.



30

Media Op de Home Page staat in het midden een afdeling Media.

In de media afdeling kun je verhalen, verslagen van uitjes, foto’s en Youtube video’s opnemen, die je wilt delen met de groep.

Het verschil tussen een Chatbericht en een Media bericht In de Chat én in de Media kun je een bericht met een bestand of een foto opnemen. Wat is dan het verschil? Waar plaats je je berichten? Het verschil zit hem vooral in de “vluchtigheid” van het bericht en of je misschien meerdere bestanden/foto’s bij het bericht wilt insluiten. Met vluchtigheid bedoelen we dat Chat berichten meestal kort zijn en weer snel naar onderen verschuiven. Ze zijn dus maar kort actueel, terwijl misschien niet eens iedereen het gezien heeft. Belangrijker zaken of zaken die wat meer tijd kosten om kennis van te nemen passen daarom beter in de Media. Denk aan wat langere verslagjes of teksten, die in de chat niet tot hun recht zouden komen, of die je graag wat langer en uitgebreider zichtbaar wilt maken. Ook fotoreportages passen beter in de Media, omdat het leuk is om die in een carrousel te tonen en omdat men die doorgaans langer bereikbaar wil houden. En omdat je in de chat maar 1 plaatje of bestand per bericht kunt plaatsen, ook niet onbelangrijk natuurlijk.

Hoe plaats je een bericht in de Media afdeling Als je in het menu bovenin kiest voor Media, of op de Home Page klikt op de Bekijken knop in de media afdeling, kom je op het overzicht van alle Media berichten. ShareCare is een merk van Simac Healthcare te Veldhoven


31

Als je een bericht wilt toevoegen klik je rechts boven op de knop Toevoegen. Je komt dan op het volgende scherm.

Je kunt hier 3 soorten berichten toevoegen, tekst, foto’s of een filmpje: 1. Je kunt zomaar een tekst intypen of kopiëren en plakken uit een document. Geef wel een titel op. Je kunt ook een plaatje bij het tekstbericht zetten. Dat staat vriendelijk, maar op de Home page toont dan alleen je titel en je plaatje en niet de tekst. Als je dus wilt dat leden je tekst lezen, kun je in de titel zetten: “Lees hier over het nieuwe geheugenspel” of iets dergelijks. Het toevoegen van een plaatje doe je door op het paperclipje te klikken en het plaatje van je keuze aan te klikken in de Bestandenlijst. Heb je het juiste plaatje nog niet in je Bestanden staan? Ga dan naar Het uploaden van bestanden (als je dat nog niet kunt) 2. Je kunt een enkele foto of een plaatje plaatsen of een fotoreportage tonen in een fotocarrousel. Hiertoe kun je in één media bericht meerdere foto’s/plaatjes opnemen. Er wordt dan automatisch een carrousel van aangemaakt. Deze kun je laten lopen (hij toont om de zoveel seconden een nieuwe foto), maar je kunt deze ook zelf met ShareCare is een merk van Simac Healthcare te Veldhoven


32

je muis bedienen of swipen op je telefoon. Voor de muisbediening staan er bolletjes onderin de foto’s die je aan kunt klikken. 3. Je kunt een plaatje en een tekstje tonen die verwijzen naar een filmpje op Youtube. Als je de link van Youtube opneemt bij Het uploaden van bestanden (als je dat nog niet kunt) wordt er automatisch een plaatje aangemaakt, dat in de Bestanden lijst wordt opgenomen en bij het Mediabericht kan worden gevoegd.

Extra opties bij Media toevoegen Onderin de balk bij Media toevoegen staan een aantal extra opties.

Als je op de paperclip klikt krijg je de mogelijkheid om een bestand uit de Bestanden lijst toe te voegen aan je bericht. Als je klikt in het vakje bij Vastpinnen, komt dit bericht bovenaan te staan en daar blijft het, ook als er andere berichten geplaatst worden. Ook op de Home Page staat dit bericht altijd als eerste bericht in de Media. Je kunt meerdere berichten vast pinnen. Met het smiley tekentje plaats je een smiley in de tekst. Je ziet in je eigen tekst een dubbele punt haakje, maar na het plaatsen verschijnt een smiley. Hier zullen in de loop van de tijd meerdere emoticons bij geplaatst worden.

Geluidsbestanden delen (via Youtube) Het is ook mogelijk om geluidsbestanden te delen. Dit doe je als volgt: 1. Zorg ervoor dat je het geluidsbestand opslaat in MP3 formaat. Wanneer je alleen een WAV bestand kunt maken, kun je dit omzetten naar MP3 met het eenvoudig en gratis programma "Wav2mp3 wizard" http://sourceforge.net/projects/wav2mp3lame/ 2. Maak een account aan bij Youtube als je dat nog niet hebt. 3. Ga naar: http://www.tunestotube.com/ en volg de instructies daar om je Youtube account te koppelen. Na het koppelen kom je weer terug bij Tunestottube.com om je MP3-bestand te uploaden. 4. Omdat Youtube niet alleen geluid, maar ook beeld heeft zul je naast een geluidsbestand ook een afbeelding moeten uploaden. Dit mag iedere



33

afbeelding zijn die je wilt. Deze afbeelding is zichtbaar als het geluidsbestand afspeelt. 5. Bij het uploaden geef je een titel, omschrijving en sleutelwoorden op. Je uploadt je Mp3 en het plaatje en klikt op "Send video to Youtube". 6. Nu heb je een Youtube filmpje van je geluidsbestand. Dit kun je uploaden in de Bestandenlijst van je Huiskamer en daarna plaatsen bij een Media bericht.



34

Het uploaden van bestanden (als je dat nog niet kunt) Als je foto’s of plaatjes bij je berichten wilt zetten, zul je deze eerst moeten uploaden vanaf het apparaat waarop ze staan (je computer, je telefoon of je fototoestel). Als je geen ervaren computer gebruiker bent, kan dit bestandsbeheer een struikelblok zijn. Je kunt dan het beste het uploaden van plaatjes, foto’s en bestanden loskoppelen van het plaatsen van je berichten. Dus: eerst je bestanden uploaden in de afdeling Bestanden, pas daarna je bericht plaatsen en het bestand erbij voegen. We zullen je hieronder in een aantal stappen uitleggen hoe je kunt uploaden. 1. Uploaden betekent niets anders dan inladen. Inladen van een bestand, zodat ShareCare het bestand dat eerst alleen op jouw computer of telefoon stond, ook in de ShareCare database heeft en jij ze dus bij je berichten in je Huiskamer kunt plaatsen. 2. Waar we hier in het algemeen praten over bestanden, bedoelen we tekstbestanden, plaatjes of foto’s. Video’s zijn een iets ander verhaal. 3. Staat je plaatje of foto al bij de bestanden in ShareCare? Dan hoef je het dus niet meer te uploaden en kun je het rechtstreeks invoegen bij je bericht door op het paperclipje onder het bericht te klikken en in de bestandenlijst het betreffende plaatje aan te klikken. 4. Staat je plaatje of foto of tekst nog niet in de ShareCare Bestanden, maar wel op je computer? Dan moet je uploaden. Als je foto of plaatje of tekst niet op je computer of tablet of telefoon staat waarop je ShareCare gebruikt, en je bent niet zo handig met computers, kun je misschien beter een kennis of vriend vragen de bestanden te uploaden in ShareCare. 5. Je plaatje staat op je computer en je wilt het uploaden in ShareCare. Je gaat dan naar de afdeling Bestanden. Deze vind je op je computer in het hoofdmenu onder MEER . Op je smartphone of tablet onder de knop MENU. 6. Als je op de pagina Bestanden staat klik je op de knop Uploaden. Op je tablet of smartphone kies je de knop Met het > pijltje rechts boven. 7. Je kunt nu kiezen tussen het uploaden van een bestand (foto, plaatje, Word document, PDF, etc) of een Youtube video. Maak je keuze. 8. Als je op de knop “Foto of bestand” klikt, verschijnt er een balkje.



35

9. Klik op de knop Bestand kiezen. Dan opent de verkenner van je computer en kun je het betreffende bestand opzoeken in je eigen mappenstructuur. Als je het gevonden hebt, klik je erop en sla je je keuze op. De naam van het bestand verschijnt dan in het vakje waar eerst stond “Geen bestand gekozen”.

10. Klik vervolgens op de knop Opslaan op de pagina Bestand Uploaden van ShareCare en je zult zien dat het bestand in de bestandenlijst is opgenomen. 11. Nu kun je een chat- of media bericht plaatsen en het betreffende bestand invoegen via het paperclipje.



36

Punten Op de Home page staat rechts onder de ledenlijst een vak dat verschillend kan heten in verschillende Huiskamers. In dit voorbeeld heet het Familieavond, maar er had ook Bespreekpunten of Algemene Leden Vergadering kunnen staan. Het onderdeel dient ertoe om vergaderpunten of bespreekpunten te verzamelen voor overleg. Ieder lid kan bespreekpunten aandragen en de Huiskamerbeheerder kan deze agenderen, bespreken of archiveren voor een te organiseren overleg.

Het onderdeel correspondeert met “Punten” in het Hoofdmenu, maar kan dus door de Huiskamerbeheerder een naam gegeven worden, die iedereen in die situatie kent. De Huiskamerbeheerder ziet een potloodje (zie plaatje volgende pagina)vachter de titel op de Puntenpagina en kan daar op klikken om de term aan te passen. Ook kan hij een omschrijving geven die op de Home page in het vak te zien is. De term “Punten” blijft wel altijd in het Menu staan, die past niet mee aan. Als leden een punt inbrengen kunnen ze ook een korte omschrijving van het punt invoeren, zodat het voor iedereen duidelijk is waarom het lid hierover wil praten. Alle leden kunnen deze punten zien. Alleen de Huiskamerbeheerder kan bepalen wat er mee gebeurt. ShareCare is een merk van Simac Healthcare te Veldhoven


37

In het plaatje zie je de lijst van Punten. Als je op een punt klikt wordt de omschrijving zichtbaar. Als er punten ingebracht zijn door leden ziet iedereen dat doordat er achter de Punten in het menu een cijfer tussen haakjes staat: Punten (3).



38

Groepsmail en groeps SMS Onder Meer… of onder de Menuknop vind je ook de Groepsmail en de groeps SMS. Deze functies spreken voor zich. Een paar tips: -

-

-

De groepsmails die je uit de site verstuurt worden niet bewaard. Daarom staat je eigen naam al aangevinkt, zodat er automatisch ook een mail naar jezelf gaat. Dan heb je een kopie van de verstuurde mail in je inbox. Je kunt alleen SMS versturen als er ook SMS-tegoed is aangeschaft. Dit kan de Huiskamerbeheerder doen onder Instellingen bij Lidmaatschap. Maak wel afspraken over wie SMS mag versturen voor welke doelen. SMS kost immers geld. Je kunt alleen SMS sturen naar leden die hun 06-nummer ingevuld hebben onder Instellingen bij Mijn Gegevens. Als ze dat niet gedaan hebben, verschijnen ze niet in de lijst. Leden beheren hun eigen gegevens, dus zelfs de Huiskamerbeheerder kan die gegevens niet aanvullen.



39

Instellingen Instellingen: Mijn Gegevens Achter “Instellingen” in de rechter bovenhoek naast je eigen foto vind je een aantal functies: Bij “Mijn Gegevens” (linker menu) kun je je eigen gegevens aanvullen of aanpassen, zoals je wachtwoord veranderen of een foto toevoegen De Huiskamerbeheerder kan alles in de site, maar niet jouw gegevens aanpassen. Die beheer je altijd zelf en neem je mee naar andere Huiskamers of ShareCare sites als je die hebt. Het kan voor andere groepsleden fijn zijn als je al je gegevens invult, zodat jullie elkaar snel kunnen vinden. Sommige mensen maken gebruik van een uitgeprinte ledenlijst in hun tas voor onderweg; als je je gegevens niet invult staan die daar niet op. De site werkt overal met fotootjes; als je geen foto toevoegt, is het niet erg herkenbaar van wie een actie komt.

Instellingen: Persoonlijke instellingen



40

Je kunt je “Persoonlijke instellingen” (linker menu) aanpassen, zoals van welke acties je een e-mail bericht wilt ontvangen. Ook kun je jezelf hier uitschrijven als je niet meer wilt deelnemen aan deze Huiskamer.

Instellingen voor Huiskamerbeheerders Huiskamerbeheerders hebben meer instellingsmogelijkheden. Zie het linker menu in het plaatje. De Alert Box is al eerder in deze handleiding besproken. Bij “Site instellingen” kan de Huiskamerbeheerder diverse zaken instellen, zie plaatje. De functie Contactpersoon per dag is al eerder in deze handleiding besproken. Als je er voor kiest om een aantal uren voordat een taak begint uitschrijven onmogelijk te maken, dan krijgt het lid dat zich wil uitschrijven de melding: Uitschrijven kan niet meer. Neem contact op met de Huiskamerbeheerder.

Bij Huiskamer kan de eventuele ShareCare site van een familie gekoppeld worden aan de Huiskamer van de zorginstelling. De ShareCare site lijkt op de Huiskamer, maar is bedoeld voor een familiegroepje rond één bewoner. In relatie met de Huiskamer noemen we de ShareCare site dan ook Familiesite om het onderscheid goed duidelijk te hebben. Hoewel natuurlijk ook de buurvrouw en een goede vriend erin kunnen. ShareCare is een merk van Simac Healthcare te Veldhoven


41



42

Bij Bevoegdheden kan de Huiskamerbeheerder eventueel iemand de toegang tot de Huiskamer ontnemen. Andere bevoegdheden worden beheerd op het niveau van de zorginstelling, die daarvoor een zogenaamde partner inlogcode heeft gekregen van ShareCare. De partner inlog is een overkoepelende beheerfunctie waarin Huiskamers aangemaakt of gesloten kunnen worden, mensen Huiskamerbeheerder gemaakt kunnen worden, of namen aangepast kunnen worden. In de partnerinlog kun je meerdere personen Huiskamerbeheerder maken. Je kunt jezelf nooit het Huiskamerbeheer ontnemen. Dat moet degene doen die de partner inlog heeft en dus beheerder is op het niveau van de zorginstelling. Bij Lidmaatschap vind je informatie over de geldigheid van je licentie en eventueel de gelegenheid om je licentie te verlengen. Dat geldt niet voor iedereen. Soms wordt deze functie op zorginstelling niveau met ShareCare geregeld. Je kunt bij Lidmaatschap ook SMS tegoed kopen als dat voor jouw groep relevant is. SMS tegoed kan met IDeal betaald worden. In sommige situaties is het fijn om een download van de inhoud van de site te maken. Hiervan kunnen herinneringsboekjes gemaakt worden, of nieuwsbrieven die naar mensen zonder computer gestuurd kunnen worden. Ook deze functie vind je onder Lidmaatschap.



43

Zoekfunctie

Als je een bepaald bericht zoekt in de site vind je onder de knop Meer.. (laptop) of in het Menu (smartphone of tablet) de functie ZOEKEN. Hier kun je een zoekterm invullen en in welke categorie je zoekt. In het bovenstaande voorbeeld was de zoekterm Efteling. Er is een bericht gevonden en je kunt daar op klikken om er naar toe te gaan.

Problemen? Vragen? Bij problemen, vragen of opmerkingen bij het gebruik van de Huiskamer, kun je contact opnemen met onze helpdesk via 0800 0200115 (gratis). De helpdesk is tijdens kantooruren te bereiken. Mailen kan ook: [email protected]



44

Handleiding ShareCare Huiskamer

Recommend Documents