Handleiding: PRESENTATIES maken in Power Point 2007 DEEL II: EEN BLANKE PRESENTATIE over LEVENSKWALITEIT AANKLEDEN en VERRIJKEN met BEELD en KLANK Prof. W. Leirman
Stap 1: De presentatie in een kleurrijk Themamodel inpassen Net als de versie 2003 biedt Power Point 2007 een hele reeks uitgewerkte thema’s (daar wel Sjablonen genoemd). Zodra je een presentatie in een bepaald thema plaatst, veranderen zowel de lay-out als het kleurenpalet en het lettertype.
1.
2. 3.
We gaan eerst eens experimenteren met onze laatste zelfgemaakte presentatie. Open dus “Levenskwaliteit Ouderen–blank” Ga nu naar het Menu “Ontwerpen”. In de groep Thema’s klik je op het uitrolpijltje aan het einde van de balk met 10 Aa-blokjes (onderste pijltje!) Dit ziet er dan zo uit:
4.
Je krijgt 20 vierkante vakjes te zien met Aa en een kleurenpalet plus achtergrond. Standaard toont PPT het thema van de geopende presentatie. Bij een blanke presentatie toont men het eerste thema, namelijk het “Office-thema”. Elk van de thema’s heeft een naam. Ga met de muisaanwijzer rustig van thema naar thema, lees de naam, en kijk vooral hoe uw openingsdia telkens mee verandert.
5.
Kies nu het thema “Stroom”. Dat geeft een vrij sobere inkleding. Het resultaat ziet er zo uit, waarbij zowel de opmaak als de kleur en het lettertype verandert. Let wel: de titeldia heeft gevulde achtergrond, de overige alleen bovenaan. Kies dit thema, en sla op als “Levenskwaliteit – Stroom”. Al gemerkt dat bij opslaan, de extensie .pptx is, terwijl dit bij vorige versies .ppt was? Als je een presentatie krijgt met .pptx weet je meteen dat het om de versie 2007 gaat!
6.
Wil je de presentatie even “in het echt” bekijken? Ga eerst in Dia 1 staan. Kijk nu helemaal beneden rechts in het scherm:
Je staat standaard in “Normaal” (eerste pictogram, geel omrand). Daarnaast krijg je 4 vierkantjes, dit is de “Diasorteerder” die je alle dia’s in één keer toont, en waar je kunt kopiëren, dia’s van plaats wisselen, enzovoort. Het derde pictogram (scherm) is voor “Diavoorstelling”. Klik daarop en de eerste dia vult het scherm. Door telkens op Enter te drukken kom je op de volgende dia. De schuifbalk daarnaast wordt voorafgegaan door een getal (meestal 70%). Zoals gezegd kan je het venster kleiner maken (klik op -) of groter (+), of met de regelaar schuiven. We adviseren grootte 66%.
Stap 2: Kleur en Achtergrond bij een bepaalde presentatie aanpassen 7.
We hoeven ons niet zomaar neer te leggen bij wat Microsoft ons voorstelt – al is dat al een hele waaier. Open de presentatie “Stroom”. Ga in dia 2 staan. Ga naar het lint “Ontwerp”. Klik op de Knop “Kleuren” (boven naast 10e thema) en klik op het uitrolpijltje. Je krijgt een dialoogvenster met een 20-tal gevarieerde kleurenbalkjes, en daarnaast de naam van een thema. Die balkjes tonen de kleuren voor diverse combinaties van tekstachtergronden en accenten. Overloop ze langzaam met de muisaanwijzer: je ziet onmiddellijk het effect. Wij opteren voor “Oriel”. OK? Het ziet er nu zo uit: Sla dit op als “LevenskwaliteitStroom-Oriel”. Bevalt er u een ander? Klik dan op de gewenste kleurencombinatie, en sla op als “… XXX (naam)”
8.
We hebben nog steeds een blanke achtergrond! Naast “kleuren” heb je een knop “Achtergrondstijlen”. Klik op het uitrolpijltje. Je krijgt 12 stijlvariaties. Overloop ze één voor één. Wij kozen voor Stijl 7. Met het resultaat hiernaast. Je kunt ook voor een andere stijl kiezen. Waak echter voor het nodige contrast tussen achtergrond en letterkleur! Desgewenst kan je ook het Lettertype en de Letterkleur nog aanpassen.”Oriel” werkt wel met Calibri. Ziezo, we zijn stilaan schilders geworden die presentaties bijkleuren, van letters voorzien, kortom klaarmaken voor de show. Sla opnieuw op als “Levenskwaliteit – Stroom – OrielSt7”. En sluit Power Point af.
Stap 3: Vormen zoals balken en tekstvakken invoegen Het is niet omdat een gekozen thema een bepaalde layout voor titel, tekst en eventueel afbeeldingen of tabellen aanbiedt, dat je niet zelf allerlei elementen kan toevoegen. Via het lint “Invoegen” krijg je een hele reeks mogelijkheden aangeboden: In totaal zijn er 17 mogelijkheden, die je activeert door op het betreffende pictogram te
klikken. Straks komen de veel gebruikte zoals Afbeelding, Illustraties en Koptekst en voettekst aan bod. Zoals de muisaanwijzer aangeeft zullen we het hier vooreerst hebben over Vormen. Klik je daarop dan krijg je een uitgebreide reeks, zoals de afbeelding laat zien. Wij kozen “rechthoek”, dat je makkelijk kan omvormen tot een balk (zie selectie en de uitleg “rechthoek”). Daarop klikkend kregen we eerst een rechthoek met de bekende 6 hoekgrepen, en we trokken de vorm naar rechts uit tot een balk:
hoort voorziet oranje voor ingevoegde vormen.
Eens je tevreden bent klik je ergens buiten de vorm, en hij staat er! Merk wel: de balk heeft al direct een kleur, want ons kleurenpalet dat bij “Oriel”
Verder worden in dia‟s ook dikwijls nog tekstvakken ingevoegd. Bij wijze van voorbeeld voegden we in de titeldia een tekstvak in met het woord “oefening”. In het lint “Invoegen” klikken we eerst op Tekstvak, kiezen in de dia een startpunt en slepen met de linkermuis ingedrukt naar rechtsonder: als we de muis loslaten krijgen we een dergelijk vak met weer 6 hoekgrepen. We klikten in het tekstvak, en schreven “oefening”.
Desgewenst kunnen we dat vak verder “opmaken”, en het bij voorbeeld met kleur opvullen. Daartoe plaatsen we de cursor in het vak, we krijgen de bekende “gekruiste pijlen”, klikken rechts, en meteen zien we een uitgebreid hulpmenu. Hier klikken we onderaan op
“vorm opmaken”, en kiezen in het nieuwe hulpmenu voor “Opvulling (standaard staan we daar). We klikken op “Opvulling, effen”, en daarna op “kleur”: het bekende kleurenschema verschijnt. Na de keuze van een kleur en klikken op OK wordt de vorm met die kleur opgevuld. De blauwe pijl die je onderaan de afbeelding met tekstvak “oefening” ziet hebben we trouwens ook op die wijze van kleur voorzien.
Het menu “Vorm” opmaken laat trouwens nog heel wat meer operaties toe. Zo kunnen we aan de vorm een andere dan de standaard zwarte lijnkleur geven, we kunnen de stijl van die lijn wijzigen, er een schaduw rond zetten en, voor de liefhebbers, kunnen we ook nog een 3D-opmaak plus ook nog een links-rechts draaiïng realiseren! Stap 4: Lettertype, grootte en kleur aanpassen We gaan naar de titeldia van de presentatie – of desnoods openen we opnieuw Power Point, ofwel via Start > ofwel via Start > Alle Programma’s > Microsoft Office > MS Power Point 2007
en daarna onze presentatie. Zorg ervoor dat je in “Start” staat.
Bekijk even de Titeldia. De kleur van de letters is bruinrood, en die contrasteert niet goed met de achtergrond. Klik in het titel-tekstveld, en je ziet volgende details: Type Calibri, grootte 36, in vet (B) en ook effect S(schaduw) staat aan. Verder staat de tekst te hoog. Dat gaan we wijzigen! Klik in het tekstveld, selecteer kader (klik op stippellijn die nu een volle lijn wordt), sleep het geheel naar beneden tot het centraal staat. In het vak Lettertype zie je boven een hoofdletter A met rood streepje onder. Klik op het uitrolpijltje naast die letter, en je krijgt het scherm “Themakleuren” met 10 x 6 kleurtinten, en onderaan een aantal Standaardkleuren. Ga met de muisaanwijzer over elke tint, en elke standaardkleur, en je ziet het effect. We kiezen voor standaardkleur Oranje. Selecteer vervolgens de ondertitel. In welk lettertype staat die? Juist: Constantia . We wijzigen dat in Verdana 32, (je weet nog wel: pijltje uitrollen onder Lettertype, en desnoods afdalen tot „Verdana”, of, als het er al staat, op “Verdana” klikken).
We laten de kleur wit, en centreren de tekst, via “Alinea”. Doe hetzelfde voor de titel. Dat titelblad ziet er dan zo uit.
Sla dan de presentatie weer op.
Stap 5: Voettekst aanbrengen 9.
Open op de bekende wijze de laatst opgeslagen presentatie. Om elke dia naar thema en volgorde goed te kunnen onderscheiden, brengen we nu een Voettekst aan. We doen dat via het lint “Invoegen”, KNOP “Koptekst en Voettekst”. Als je daarop klikt krijg je het scherm hieronder:
10.
We hebben zelf al de nodige vakjes aangevinkt, en tekst ingebracht. Geef nu aan wat je wenst weer te geven op elke dia, telkens met een vinkje:
Datum: ofwel automatisch bijgewerkt, ofwel vast (best het eerste). Je kunt ook, via uitrolpijltje, verschillende types van datumweergave kiezen. De taal staat standaard op Nederlands.
Dianummer: aanvinken
11.
Voettekst: aanvinken Hier schrijven we “Levenskwaliteit Ouderen” Je kunt ervoor opteren om de titeldia al dan niet met die gegevens op te vullen (vinkje aangevinkt betekent: wordt niet op titeldia weergegeven). Klik nu op “Overal toepassen”. Je zult zien dat dit meteen onderaan elke dia verschijnt. Sla de presentatie opnieuw op.
Stap 6: Dia-indeling aanpassen en titels en kaders verslepen 12. 13.
Voor de dia’s 2-4 kiezen we een andere indeling, die ons zal toelaten om afbeeldingen toe te voegen.
14.
Ga naar het lint “Start”, selecteer in het dia- overzicht de dia’s 2-4 (klik op Dia 2, Hou Ctrl-toets ingedrukt, en klik vervolgens op 3,4,). Klik nu bovenaan op het uitrolpijltje naast “Indeling”. Je krijgt onderstaand scherm. Daarbinnen klik je op “Inhoud van twee”: 15.
Dat gaat niet zonder aanpassingen! We zien in een oogwenk dat de titel van de dia‟s soms lager komt te staan, en dat de lettergrootte aangepast wordt. Dus werk aan de winkel!
16.
Vooreerst gaan we de titels waar nodig naar boven toe verplaatsen. We weten al hoe dat moet. Ga naar dia 3. Klik in de titel, je krijgt een streepjeskader te zien. Zet de muisaanwijzer ergens op die rand, de aanwijzer verandert in een kruisje, en klik. Zo krijg je een volle lijn. Zet nu de muisaanwijzer ergens op de bovenrand, druk de linkermuisknop in, houd die ingedrukt en sleep naar boven tot je ongeveer dit krijgt:
17. 18. 19.
Tegelijk centreren we de titels, door in “Alinea” te klikken op “centreren” : 20.
We herhalen deze oefening overal waar nodig, en passen tekstkaders aan.
Stap 7: Raster en Liniaal gebruiken Om zowel tekst als afbeeldingen juist te kunnen plaatsen biedt PPT ons twee instrumenten aan: liniaal en raster. Klik op het tabblad “Beeld”, en onder dat woord zie je “Liniaal” en “Rasterlijnen” met een open vakje. Vink beide aan, en dan krijg je de liniaal in cm en een raster zoals je in de afbeeldingen boven en hieronder kan zien.
Stap 8: Afbeeldingen in de dia invoegen en aanpassen We gaan naar dia 2. We zorgen ervoor dat als indeling (Start > Dia‟s > Indeling uitrollen) gekozen is voor “Inhoud van twee” In het rechter tekstvlak zien we in het midden 6 pictogrammen: dit zijn onze ankers om elementen toe te voegen aan de dia. Beweeg uw cursor over elk ervan: Tabel invoegen, Grafiek invoegen, SmartArt afbeelding invoegen, Afbeelding invoegen uit bestand, Illustraties, Mediaclip… Feit is nu wel dat je slechts één keer een dergelijk pictogram kan aanklikken. Voor volgende afbeeldingen moet je anders te werk gaan. Nu gaan we een aantal afbeeldingen invoegen (eventueel uit submap “Afbeeldingen PPT”) of uit dit document met de namen die we eraan gaven. Hier volgen enkele afbeeldingen:
Als je een digitale versie hebt van dit document, dan kan je ze van daaruit rechtstreeks in de presentatie inplakken. Klik op een afbeelding, doe Ctrl+c, ga naar de betreffende dia in uw presentatie, en doe Ctrl+v. Andere mogelijkheid: enkele afbeeldingen downloaden van onze website www.vinowalt.be/PPT07.html (rechtsklik> “Opslaan als”: ) We hebben ze ook op Picasaweb gezet: http://picasaweb.google.be/waleirman/AfbeeldingenPowerPoint072010# Afbeeldingen die op uw PC staan of op een extern medium worden ingevoegd via het tabblad “Invoegen”, Groep “Illustraties”, waarna je klikt op het pictogram “Afbeelding”. Standaard opent zich het dialoogvenster “(Mijn) Afbeeldingen”. Staan ze elders, ga dan naar de betreffende vindplaats. Je krijgt ze in hun ware grootte, en telkens voorzien van de “hoekgrepen”. Je kunt ook meerdere afbeeldingen in één keer binnenhalen, door ze met de Ctrl-toets te selecteren. Indien je meerdere afbeeldingen in één keer binnenhaalt, dan staan ze allemaal met de “hoekpunten” in je dia. Klik dan eerst in een vlak buiten de beelden. Zo deselecteer je ze. Klik nu op elke afbeelding, maak ze kleiner door op een hoekpunt te klikken, de linkermuisknop ingedrukt te houden, en naar binnen te slepen. Plaats de afbeeldingen bovenaan netjes op een rij, met behulp van het raster, in de volgorde van de tekst. Herhaal de operatie voor de overige afbeeldingen. Uiteindelijk ziet de dia er als volgt uit:
In dia 3 doen we één keer een beroep op de grote voorraad Illustraties van PPT 2007 (letterlijk 1000 afbeeldingen!). Klik op het pictogram Invoegen > “Illustraties”. Je krijgt een scherm met een rechterkolom waar je keuzes kan maken. In de zoekbalk schrijven we bijvoorbeeld “Technologie” en klikken op “Starten”. Dit is het bovenste gedeelte van wat we (waarschijnlijk, het hangt ook van je pc en de geïnstalleerde versie van Office af) te zien krijgen: We gaan even met de muisaanwijzer over de verschillende miniaturen. Telkens krijg je de naam, de grootte, en het bestandstype. De tweede miniatuur zegt dat het een “WMF”bestand is, dus eigenlijk een klein filmpje. Mocht je dat niet te zien krijgen, rol dan even “Geselecteerde mediabestandstypen” uit, en zorg dat “Film” ook aangevinkt staat. We kiezen even voor de tweede afbeelding boven rechts (schotelantenne). De makkelijkste manier om de afbeelding naar de dia over te brengen is dubbelklikken en die komt dan in de dia te staan. We plaatsen die afbeelding bovenaan rechts in de dia, en maken die iets groter. Je kunt de afbeelding ook aanklikken en met de muis ingedrukt naar het tekstvlak slepen. Sleep die afbeelding naar een geschikte plaats in het vak, bij voorbeeld bovenaan rechts. Om het effect in de presentatie te zien moet je onderaan even op het schermpictoram klikken: zo krijg je de dia in presentatievorm, en wat zien we: de antenne beweegt! Ontdek nu zelf verdere illustraties bij andere termen, zoals “filmpjes”, “video”, “dia”. Je zult voor sommige termen heel veel en voor andere weinig illustraties vinden. Andere
oplossing: via het internet (Google > Afbeeldingen) gaan of uw eigen voorraad aan illustraties aanspreken. Ga dan naar dia 5. Daar voeren we twee operaties uit. Vooreerst gaan we als achtergrond een lichte foto van een cursusgroep gebruiken. Titel: “Cursusgroep”. De foto zie je hier (verkleind). Klik erop, en je krijgt de grote foto, tevens verhelderd om als achtergrond te kunnen dienen. Je downloadt hem van onze websitepagina: www.vinowalt.be/PPT07.html
en slaat hem op in de map waar je afbeeldingen staan. Open tabblad Invoegen > Afbeelding > Cursusgroep: de foto komt in de dia. Gebruik de hoekgrepen, en sleep tot de foto de hele dia bedekt. Nu is de tekst verdwenen! Geen nood: ga met muis in de geselecteerde foto staan (hoekpunten zichtbaar!), klik rechts en in het hulpmenu kies je voor “Naar achtergrond > Naar achtergrond. Dit vraagt geduld! Na deze operatie komt de tekst weer bovenop te liggen. Nu moeten we wel de Letterkleur aanpassen! Selecteer titel- en tekstkader, ga naar Start > en kies Letterkleur donkerblauw! Hiernaast zie je hoe we te werk zijn gegaan.
We halen ook één filmpje binnen. Ga naar “Invoegen”, Klik bovenaan rechts op “Film”, daarna op “Film uit bestand”. Bij veel Windows gestuurde computers krijg je dan o.m. “Bear.wmv” te zien. Dat is een “Windows Media Bestand”. Je krijgt meteen het startbeeld van het filmpje met een vraag: hoe afspelen? Je kunt kiezen voor “automatisch” of “wanneer erop wordt geklikt”. We kiezen voor dit laatste, omdat je dan zelf kan beslissen wanneer het filmpje start. Verklein de afbeelding, en klik
er dan maar op: het filmpje van de beer op zoek naar zalm in de rivier wordt afgespeeld! Zo hebben we dat ooit in het echt gezien aan de Fraser River in British Columbia. Om dat te kunnen afspelen moet je de Windows Media Player geïnstalleerd hebben. Vaak staat die al geïnstalleerd. Zoniet ga je naar microsoft.nl, en schrijf in de zoekbalk “Windows Media Player”, en downloadt de laatste versie. Na dit werk, ziet er bij ons de dia als volgt uit (met toegevoegd zinnetje):
Onze openingsdia is nu nog “beeldloos”. We gaan naar dia 1, en voegen er de onderstaande afbeelding “GlobeBlauwGroen” in:
Sla opnieuw op als “Levenskwaliteit Afbeeldingen” Zoals in het vorige deel, kunnen we nu voor dit geheel weer de operatie “Thema, Kleur, Achtergrondstijl, eventueel ook Lettertype” toepassen. Aan u de keuze. Sla dan de presentatie op als “Levenskwaliteit – beeld+thema”. Let echter op: de keuze voor een bepaald Thema-Kleur-Lettertype kan voor gevolg hebben dat de lay-out van sommige dia’s verandert. Controleer daarom nog even alle dia‟s vooraleer op te slaan. In het volgende deel zullen we dit geheel nu gaan “animeren”, zodat er “leven in de brouwerij” komt… Maar eerst nog iets over het Diamodel
Stap 9: Diamodel bewerken en toepassen via sjabloon/thema Alles wat we tot nog toe gedaan hebben gaat eigenlijk verder dan gewoon een bestaand thema of sjabloon toepassen. Hoewel: we hebben bij voorbeeld de layout van de voetteksten (datum, titel presentatie, dianummer) gewoon overgenomen. Dat kunnen we aanpassen. De moeizaamste weg is die van het werken dia-per-dia: je klikt in bij voorbeeld dia 2 in de voettekst, je selecteert hem (kader), klikt rechts, en je kunt lettertype,
kleur, grootte, enzovoort aanpassen:
Maar we kunnen het systematisch doen, via het tabblad Beeld > Model > Modelindeling. Dan krijg je bijgaand scherm. Hier kan je alles aanpassen: Titel en tekstblok (Lettertype, grootte, kleur, uitlijning), en verder ook nog de voetteksten. Daarvoor klik je bij voorbeeld op “Datum”, of beter, met Ctrl-toets ingedrukt selecteer je de drie elementen, rechtsklik en je krijgt bovenstaand venstertje. Pas aan, en Ga je gang! Je kunt deze oefening herhalen (best) voor de andere dia-indelingen, zeker bij voorbeeld voor “Inhoud van twee” waar je links tekst kan plaatsen, en rechts afbeeldingen of filmpjes. Eens dit alles klaar is kan je dit opslaan (Officeknop > Opslaan als), en wel als Thema. Je geeft het thema wel een eigen naam (bij voorbeeld “Mijn presentatie”). Ga dan terug naar je geopende presentatie, kies tabblad ontwerpen, en zie: je Thema staat het eerst! Klik daarop, en je presentatie wordt aan het model aangepast! Succes! Leuven, januari 2010.
