Handleiding. Outlook Opgesteld door: Mirian van der Velden, Monica Sontrop Datum: 1 augustus 2005 Versie: 1.0

Handleiding Outlook 2003

Opgesteld door: Datum: Versie:

Mirian van der Velden, Monica Sontrop 1 augustus 2005 1.0

Handleiding Outlook 2003, Fontys Hogescholen

INLEIDING............................................................................................................................................................. 4 1

WIJZIGEN VAN JE WACHTWOORD EN VAN JE MAILADRES ............................................................ 4

2

OUTLOOK...................................................................................................................................................... 4

3

OUTLOOK STARTEN ................................................................................................................................... 5

4

WERKBALKEN ............................................................................................................................................. 5

5

ONTVANGEN BERICHTEN LEZEN ........................................................................................................... 6 5.1 5.2 5.3 5.4

6

EEN NIEUW BERICHT VERZENDEN ........................................................................................................ 9 6.1 6.2 6.3

7

AFSPRAAK PLANNEN MET MEER MENSEN ............................................................................................... 13 CONTROLE ACCEPTATIE AFSPRAAK ........................................................................................................ 14 HERHALENDE AFSPRAAK PLANNEN ........................................................................................................ 15 AFSPRAKEN/UITNODIGINGEN LEZEN EN BEANTWOORDEN ...................................................................... 16 AGENDA VAN EEN COLLEGA INZIEN ....................................................................................................... 17

POSTBUSBEHEER ...................................................................................................................................... 17 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5

9

EEN NIEUW BERICHT AANMAKEN ............................................................................................................. 9 BCC-VELD ............................................................................................................................................. 11 CONCEPTEN ............................................................................................................................................ 11

AFSPRAKEN PLANNEN ............................................................................................................................ 11 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

8

OPENEN VAN EEN BERICHT ....................................................................................................................... 6 BIJLAGE OPENEN ...................................................................................................................................... 7 WEERGAVE BEPALEN ............................................................................................................................... 8 E-MAILBERICHT SLUITEN.......................................................................................................................... 8

MAILBOXGROOTTE BIJ STUDENTEN ........................................................................................................ 17 MAILBOXGROOTTE BIJ MEDEWERKERS................................................................................................... 17 LIMIET BIJ HET VERSTUREN VAN BIJLAGEN............................................................................................. 17 VOLLE MAILBOX OPSCHONEN ................................................................................................................. 19 PRULLENBAK AUTOMATISCH LEGEN....................................................................................................... 19

GROEPEN MAKEN EN GEBRUIKEN ....................................................................................................... 20 9.1 9.2

PERSOONLIJKE DISTRIBUTIELIJSTEN ....................................................................................................... 20 GEAUTOMATISEERDE DISTRIBUTIELIJSTEN ............................................................................................. 21

10

MACHTIGINGEN .................................................................................................................................... 23

11

AFWEZIGHEIDSASSISTENT................................................................................................................. 25

12

REGELS INSTELLEN.............................................................................................................................. 27

13

DIVERSE OPTIES.................................................................................................................................... 28 13.1 13.2 13.3

SORTEREN VAN BERICHTEN .................................................................................................................... 28 E-MAILOPTIES ........................................................................................................................................ 29 AGENDA-OPTIES ..................................................................................................................................... 30

14

AUTOHANDTEKENING INSTELLEN (VOOR MEDEWERKERS) .................................................... 31

15

MEERDERE POSTBUSSEN TOEVOEGEN........................................................................................... 31

16

CONTACTPERSONEN............................................................................................................................ 32 16.1

EEN CONTACTPERSOON AANMAKEN ....................................................................................................... 32 2


16.2 16.3 16.4 16.5 17

GEGEVENS VAN EEN CONTACTPERSOON INZIEN ..................................................................................... 33 WEERGAVE GEGEVENS CONTACTPERSONEN ........................................................................................... 33 EEN CONTACTPERSOON ZOEKEN ............................................................................................................. 34 EEN DISTRIBUTIELIJST MAKEN ................................................................................................................ 34 TAKEN...................................................................................................................................................... 35

17.1 17.2

EEN TAAK AANMAKEN ........................................................................................................................... 35 EEN TERUGKERENDE TAAK MAKEN ........................................................................................................ 35

3

Handleiding Outlook 2003, Fontys Hogescholen Inleiding De nieuwe werkplek, die in 2005/2006 wordt ingevoerd, heeft een aantal veranderingen ten opzichte van de oude werkplek. Deze handleiding is bedoeld om jou als gebruiker wegwijs te maken bij het werken met het programma Outlook. Voor het leren werken met Webmail 2003 is een andere handleiding beschikbaar. Kijk ook regelmatig op www.fontys.nl/email voor actuele informatie.

1

Wijzigen van je wachtwoord en van je mailadres

Je automatisch uitgegeven e-mailadres mag je altijd laten wijzigen, binnen bepaalde grenzen: je nieuwe emailadres moet in elk geval voor het @-teken je achternaam inclusief je volledige voorvoegsels bevatten (zoals dit geregistreerd staat in het systeem van studentenzaken of personeelszaken). Voor deze voorvoegsel(s) en achternaam dient een punt te staan, maar binnen de fatsoensnormen (met andere woorden geen schuttingtaal). Waar regel je een ander e-mailadres? Voor studenten: geef de door jou gewenste e-mailnaam door aan de studentenhelpdesk Voor medewerkers: vraag de wijziging aan via de ICT-helpdesk. Let wel: Niet alles is wijzigbaar via de helpdesk. Het wel of niet tonen van de voornaam wordt geregistreerd in het systeem van personeelszaken of van de studentenadministratie. Ook (een fout in) de voorkeursnaam (bijvoorbeeld wel of niet tonen van de partnernaam) wordt daar bijgehouden. Wil je dit wijzigen? Neem dan contact op met je contactpersoon bij Personeelszaken of bij de Studentenadministratie. Overigens wordt je e-mailadres niet automatisch aangepast als je bijvoorbeeld gaat trouwen en/of scheiden (en dergelijke). Hiervoor is het dus altijd nodig dat je een verzoek indient bij de helpdesk!

2

Outlook

Op de nieuwe werkplek gebruik je Outlook om te e-mailen en om eventueel jouw agenda, taken en/of contactpersonen te beheren.

Met het blauw gearceerde icoon start je Outlook 2003.

4


3

Outlook starten

• Klik op de knop Start • Klik op E-mail Natuurlijk kun je ook een snelkoppeling maken in je werkbalk als je dit prettig vindt werken.

4

Opbouw van het scherm

Standaard is je Postvak IN geselecteerd. Hierin staan al je binnenkomende mailberichten. Het basisscherm kent de volgende onderdelen: 4.1 • • •

Navigatie Links boven zit je Favorieten lijst. Deze wordt automatisch aangemaakt als je een map als je favoriet aanmaakt. Links midden staan al je e-mailpostbussen. Ook zelf aangemaakte mappen staan hier bij. Het plusteken naast een map geeft aan dat de map submappen bevat. Klik op het plusteken om de submappen weer te geven. Links onderin heb je met één klik toegang tot je Agenda, Contactpersonen en Taken, Notities en tot de Mappen.

4.2 Middendeel In het middengedeelte van het scherm vind je de inhoud van het geselecteerde onderdeel. Oftewel je mailberichten, je taken, je notities en dergelijke. 4.3 Werkbalk Boven in het scherm is een werkbalk met diverse knoppen. De mappen Postvak IN, Agenda, Contactpersonen, Taken en de openbare mappen hebben een eigen werkbalk, met knoppen die speciaal bestemd zijn voor die map. Er zijn hierbij ook knoppen die algemeen zijn. 5


5

Werkbalken

De weergave van de knoppen in de werkbalk van Outlook is afhankelijk van de functionaliteit waarmee je aan het werk bent. Heb je bijvoorbeeld Postvak IN geselecteerd, dan zie je alle knoppen die met e-mailen te maken hebben:

Heb je Agenda geselecteerd, dan zie je alle knoppen die te maken hebben met jouw agenda en afspraken:

De knop Nieuw heeft een andere functie, afhankelijk van de functionaliteit waarin je werkt: nieuwe afspraak, nieuwe e-mail, nieuw contactpersoon of nieuwe taak.

6

Ontvangen berichten lezen

Nieuwe berichten verschijnen in de map Postvak IN/Inbox. Hier kun je het bericht openen, om te lezen en om eventuele bijlagen te openen. Tussen haakjes staan het aantal nieuwe ongeopende berichten. 6.1

Openen van een bericht

•

Open de map Postvak IN/Inbox door erop te klikken.

De map Postvak IN/Inbox verschijnt in het rechtergedeelte van het venster. In de titelbalk van Outlook staat nu Postvak IN/Inbox, waaraan je kunt zien dat je de betreffende map geopend hebt. In de lijst met berichten herken je een ongeopend e-mailbericht aan het icoon met een gesloten envelop. Een reeds geopend bericht.

6


Een bericht dat je al hebt beantwoord, herken je aan het icoon met een pijl terugwijzend. Een bericht dat je al eens hebt doorgestuurd, herken je aan het icoon met een pijl vooruitwijzend.

Aan de laatste twee iconen kun je dus zien of je al actie hebt ondernomen op het bericht. Deze informatie is overigens ook te zien als je ook met webmail je mail afhandelt en vice versa. •

Dubbelklik op het bericht om het te openen.

Er wordt een nieuw venster geopend, met in de titelbalk het onderwerp van het bericht. In de werkbalk verschijnen dan de volgende opties: Je kunt het bericht beantwoorden door op de knop Beantwoorden te klikken of op de knop Allen beantwoorden te klikken of doorsturen via de knop Doorsturen Je verstuurt het bericht vervolgens op dezelfde wijze als bij het verzenden van een nieuw bericht (zie volgende paragraaf). 6.2 Bijlage openen In het venster verschijn(t)(en) ook de bijlage(n), achter Bijlagen. De bijlage open je door er op te dubbelklikken.

7


Vervolgens word je in een volgend venster gevraagd wat je wilt doen met het bestand. Je kunt kiezen voor de volgende opties: • •

Openen - het bestand wordt direct geopend, met een programma dat windows herkent Opslaan - je kunt het bestand eerst op schijf zetten en het daarna openen. Als je voor deze optie kiest, wordt er een nieuw venster geopend, waarin je gevraagd wordt waar je het bestand wilt opslaan.

Waarschuwing: Open een bijlage alleen als je de inhoud ervan en de persoon, die jou de bijlage heeft verzonden, vertrouwt. Bijlagen vormen een veelgebruikte methode voor het verspreiden van computervirussen. Daarom is het bij het gebruik van Outlook Web Access soms vereist om de bijlagen eerst op de vaste schijf van de computer op te slaan voordat je deze kunt openen. Dit is in ieder geval als de bijlage een bestand bevat met de volgende extensies: ade, adp, app, asp, aspx, asx, bas, bat, cer, chm, cmd, com, cpl, crt, csh, exe, fxp, hlp, hta, inf, ins, isp, its, js, jse, ksh, lnk, mad, maf, mag, mam, maq, mar, mas, mat, mau, may, maw, mda, mdb, mde, mdt, mdw, mdz, msc, msi, msp, mst, ops, pcd, pif, prf, prg, pst, reg, scf, scr, sct, shb, shs, url, tmp, vb, vbe, vbs, vsmacros, vss, vst, vsw, ws, wsc, wsf, wsh. De oplossing om een (geblokkeerde) bijlage te ontvangen? Laat deze eerst door de verzender “zippen” of “rarren”. Tip: Bijlagen worden niet mee teruggezonden, wanneer je een bericht beantwoordt. In plaats van het bestand verschijnt een tijdelijk pictogram. Als je de bijlage wilt blijven toevoegen, stuur je het bericht door in plaats van het te beantwoorden. 6.3 Weergave bepalen De weergave van je Postvak In kun je selecteren in de werkbalk.

6.4 E-mailbericht sluiten Je sluit het venster met het bericht weer door in het menu Bestand te kiezen voor de optie Sluiten, of te klikken op de knop Sluiten, rechtsboven in het venster.

8


7

Een nieuw bericht verzenden

Je verzendt een nieuw bericht vanuit de map Postvak IN. In de vorige paragraaf is beschreven hoe je die map opent. 7.1

Een nieuw bericht aanmaken

•

Klik op de knop Nieuw

•

Klik op de knop Aan om de na(a)m(en) te selecteren uit een adressenlijst

9


• • • •

Selecteer eventueel in de lijst Namen weergeven uit een andere adreslijst om namen uit te selecteren Typ het eerste deel van de naam in het vak Typ of selecteer een naam, als de gewenste naam nog niet zichtbaar is in de lijst Selecteer de gewenste naam, als die nog niet geselecteerd is en klik op de knop Aan, CC of BCC Selecteer eventueel nog andere namen (uit bijvoorbeeld andere adreslijsten)

De na(a)m(en) verschijnen in de vakken onder Geadresseerden. Als je namen via de knop Aan selecteert, is het bericht direct gericht aan de betreffende persoon. De knop CC (afkorting van Carbon Copy) zorgt dat je iemand een kopie stuurt. •

Klik op de knop OK

Je kunt ook personen adresseren, zonder gebruik te maken van de knop Aan:

•

Typ in het vak Aan het volledige e-mailadres.

•

Of typ een deel van de naam in het vak Aan (zoals in voorgaande afbeelding).

Outlook zal de naam aanvullen, als je de naam al eerder gebruikt hebt. Heb je de naam nog niet eerder gebruikt en wil je dat Outlook de naam controleert dan kun je op de knop Naam controleren klikken. Outlook zal eerst zoeken in jouw adreslijst naar namen die overeenkomen met het eerste deel van de naam. Als geen van de namen in de adreslijsten voldoen, heb je de mogelijkheid een nieuw item te maken met de betreffende naam, of de naam te wijzigen.

• •

Typ in het vak Onderwerp het onderwerp van het bericht (in de titelbalk van het berichtvenster verschijnt dan het onderwerp). Typ in het tekstvenster de tekst van het bericht.

10


Als je een bijlage wilt toevoegen, klik je op de knop Bestand invoegen . Je kunt ook kiezen voor de optie Bestand in het menu Invoegen. Vervolgens kun je in het venster Bestand invoegen het betreffende bestand zoeken, selecteren en op de knop Invoegen klikken.

•

Klik op de knop Verzenden, om het bericht te verzenden

7.2 BCC-veld Naast de velden Aan en CC is er nog een derde optie BCC. De afkorting staat voor blind carbon copy en betekent dat deze geadresseerden een kopie ontvangen, maar dat hun naam niet wordt weergegeven in de lijst met geadresseerden. Ook kunnen BCC-geadresseerden de namen van andere BCC-geadresseerden niet zien. Het BCC-veld staat standaard niet op het scherm bij een nieuw mailbericht. Het activeren en uitzetten van dit veld doe je door in de werkbalk te kiezen voor de optie Opties. Selecteer vervolgens BCC. De BCC-optie is ook handig als je grote groepen mensen wilt mailen. De namen in het BCC-veld worden namelijk niet meegeprint, als er een schriftelijke afdruk van de mail wordt gemaakt. Zo voorkom je onnodige kopieën. 7.3 Concepten De map concepten/drafts (te vinden onder de map Postvak In) gebruik je wanneer je bezig bent met het opstellen van een nieuwe e-mail, maar je wilt deze nog niet meteen verzenden. Je kunt de mail dan tijdelijk in deze map opslaan, zodat je er later weer mee verder kunt gaan. Niet-verstuurde berichten worden, na het klikken op bewaren/save, altijd in de map Concepten/Drafts opgeslagen (voorheen werden deze opgeslagen in de Postvak In). Berichten in de map Concepten/Drafts zijn natuurlijk altijd verplaatsbaar naar een andere map als je dit handiger vindt.

8

Afspraken plannen

Afspraken die je maakt, verschijnen in de map Agenda.

•

Open de map Agenda door deze te selecteren in de Outlook-balk of Mappenlijst. 11


De map Agenda verschijnt in het rechtergedeelte van het venster en in de titelbalk van Outlook staat nu Agenda, waaraan je kunt zien dat je de betreffende map geopend hebt.

In de geopende agenda kun je een afspraak plannen.

•

Klik op de knop Nieuw

• •

Typ in het vak Onderwerp het onderwerp van de afspraak Typ in het vak Locatie de locactie van de afspraak 12


•

Selecteer de datum en tijden in de vakken Begintijd en Eindtijd

•

Klik op de knop Opslaan en sluiten om de afspraak op te slaan en het venster te sluiten

Als je vervolgens in de agenda de juiste datum selecteert, zie je dat de afspraak in jouw agenda staat. Je kunt ook direct het venster Afspraak openen, door op de gewenste dag de gewenste tijd te selecteren, vervolgens op jouw rechtermuisknop te klikken en voor Nieuwe afspraak te kiezen. 8.1 Afspraak plannen met meer mensen Als je een afspraak wilt plannen met meer mensen, wil je dus anderen uitnodigen voor jouw afspraak. Daarvoor open je weer het venster Afspraak, door te klikken op de knop Nieuw, als je de map Agenda geopend hebt. Vervolgens kun je het onderwerp, de locatie en de tijden aanpassen (zie vorige paragraaf).

•

Klik op de knop Deelnemers uitnodigen in het venster Afspraak

13


Het venster Afspraak is nu het venster Vergadering geworden en het vak Aan is verschenen. De knop Opslaan en sluiten is vervangen door de knop Verzenden. Je kunt nu op dezelfde manier mensen adresseren als bij het versturen van een nieuw bericht (zie paragraaf 2.4). Als je de gewenste namen hebt geselecteerd, kun je in het tabblad Planning zien wanneer de betreffende personen zouden kunnen.

Door te klikken op de knop Autoselectie volgende heb je de gelegenheid om automatisch het eerstvolgende tijdstip te zoeken waarop alle genodigden kunnen. Je verstuurt ten slotte de uitnodiging, door te klikken op de knop Verzenden. De afspraak zal dan ook in jouw eigen agenda verschijnen. Je kunt ook direct het venster Vergadering openen door: • Op de gewenste dag de gewenste tijd te selecteren, vervolgens op jouw rechtermuisknop te klikken en voor Nieuw vergaderverzoek te kiezen, of • in de agenda op het pijltje naast de knop Nieuw te klikken en te kiezen voor Vergaderverzoek. 8.2 Controle acceptatie afspraak Nadat je de uitnodigingen hebt verstuurd, kan de ontvanger jouw afspraak accepteren, voorlopig accepteren, weigeren of een nieuwe tijd voorstellen. Bovendien heeft de ontvanger de gelegenheid een toelichting mee te sturen. Dergelijke berichten verschijnen in jouw Postvak IN als een nieuw bericht. Je herkent berichten die met 14


afspraken te maken hebben, aan het betreffende icoon . Uiteraard kun je op die manier al controleren wie wel of niet bij de afspraak aanwezig zal zijn. Je kunt ook een overzicht krijgen van alle genodigden.

• •

Open de vergadering door er in de agenda op dubbel te klikken Klik op het tabblad Controleren.

Je ziet nu wie bijvoorbeeld geaccepteerd, geweigerd of nog niet geantwoord heeft. Je sluit het venster weer met de knop Sluiten (met het kruisje, rechtsboven in het venster) of met de optie Sluiten in het menu Bestand. 8.3 Herhalende afspraak plannen Als je een afspraak regelmatig terug wilt laten komen, bijvoorbeeld iedere maandagmorgen, kun je een herhalende afspraak plannen.

•

Klik in het venster Afspraak op de knop Terugkeerpatroon.

15


In het venster Terugkeerpatroon van afspraak kun je de volgende instellingen aanpassen: • In het vak Tijdstip van afspraak kun je de begintijd, eindtijd of de duur aanpassen. Op het moment dat je de begintijd aanpast, wordt de eindtijd automatisch aangepast aan de duur. De eindtijd wordt ook aangepast als je de duur aanpast. Net zoals de duur wordt aangepast als je de eindtijd aanpast. • In het vak Type terugkeerpatroon kun je de afspraak dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks laten terugkomen. Vervolgens heb je diverse opties, afhankelijk van het gekozen terugkeerpatroon. • In het vak Bereik van terugkeerpatroon kun je aangeven wanneer de afspraken eindigen, of hoe vaak een afspraak herhaald wordt. Je sluit het venster weer door op de knop OK te klikken. Het volgende venster sluit je door op de knop Opslaan en sluiten of de knop Verzenden te klikken (afhankelijk van of je een afspraak of een vergadering wilde plannen). 8.4 Afspraken/uitnodigingen lezen en beantwoorden Als je een uitnodiging ontvangt, verschijnt die als nieuw bericht in jouw Postvak IN. Je opent een uitnodiging op dezelfde manier als een bericht.

Als je de uitnodiging geopend hebt, kun je antwoorden door te klikken op de knop: • Accepteren - daarmee accepteer je de afspraak, zoals die is voorgesteld, • Voorlopig - daarmee accepteer je de afspraak voorlopig, • Weigeren - daarmee weiger je de afspraak, of • Nieuw tijdstip voorstellen - daarmee kun je direct een nieuw voorstel doen voor een ander tijdstip. Als je voor de laatste optie kiest, opent een venster met de agenda van de genodigden, waar je een nieuwe tijd kunt plannen. Als je voor één van de eerste drie opties kiest verschijnt het volgende venster:

16


• • •

Het antwoord bewerken voordat je het verzendt - daarmee geef je een toelichting op jouw keuze (accepteren/voorlopig accepteren/weigeren), Antwoord nu verzenden - daarmee stuur je alleen de acceptatie of de weigering van de afspraak, zonder dat je toelichting geeft, Geen antwoord verzenden - daarmee geef je geen antwoord en weet de organisator van de vergadering dus niet of je wel of niet aanwezig zult zijn.

Door op de knop OK te klikken, verschijnt de afspraak in jouw agenda en heb je dit antwoord verstuurd. Als je gekozen hebt om een toelichting mee te sturen, verschijnt een venster waarin je jouw toelichting kunt typen en verzenden. Je hebt in latere instantie ook altijd nog de keuze om een afspraak (voorlopig) te accepteren, te weigeren of een nieuw tijdstip voor te stellen. Klik daarvoor in jouw agenda met de rechtermuisknop op de afspraak en kies de optie die je wenst. 8.5 Agenda van een collega inzien Soms is het handig wanneer je de agenda van een collega kunt raadplegen. Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die de agenda van een manager beheren. Om anderen deze mogelijkheid te geven moet je als eigenaar van de agenda eerst een aantal zaken instellen. Pas daarna kan een collega deze agenda inzien. Ga naar paragraaf 10 voor meer informatie over het instellen van een machtiging.

9

Postbusbeheer

9.1 Mailboxgrootte bij studenten Studenten hebben 100 MB postbusruimte ter beschikking. De instellingen en meldingen over je e-mailpostbus zijn als volgt ingesteld: • bij 90 MB krijg je een waarschuwing dat je de maximale grootte dreigt te overschrijden; • bij 100 MB krijg je een tweede waarschuwing en mag je geen e-mail meer versturen; • bij 110 MB krijg je een derde waarschuwing en e-mail bestemd voor jou wordt geweigerd. 9.2 Mailboxgrootte bij medewerkers De standaardgrootte van de medewerkerspostbus is 100 MB. Bij (dreigende) overschrijding krijg je drie waarschuwingen: • bij 90 MB krijg je een waarschuwing dat 80% van de maximale grootte is overschreden; • bij 100 MB krijgt je een tweede waarschuwing en mag je geen e-mail meer versturen; • bij 100 MB krijgt je een derde waarschuwing en e-mail bestemd voor jou wordt geweigerd. 9.3 Limiet bij het versturen van bijlagen Er is geen limiet ingesteld voor het versturen van bijlagen bij e-mailberichten. Toch kan je ook hier tegen een grens aanlopen, te weten de limiet van de mailbox. Het betreft de limiet "mag geen post meer versturen". Voor medewerkers en voor studenten dus standaard ingesteld bij 100 MB. Voorbeeld: wanneer een student een postbus heeft die gevuld is met 100,1MB en vervolgens een mail wil sturen die een bijlage van 100 MB bevat, dan geeft het systeem de melding: "you have exceeded the storage limit on your mailbox...". Dat komt omdat het systeem het bericht wil opslaan in de map verzonden items. Deze maken onderdeel uit van de opslagcapaciteit van de mailbox.

17


• •

Klik met de rechtermuisknop op het icoon van je mailbox in de Outlook-balk of in de Mappenlijst Selecteer de optie Eigenschappen voor mailbox <jouw naam>.

•

Klik in het venster Eigenschappen van Postbus - <jouw naam> op de knop Mapgrootte.

18


In het venster Mapgrootte zie je bij Totale grootte hoe groot jouw totale postbus is en in het vak met submappen hoe groot de verschillende submappen zijn. De totale grootte mag dus maximaal 100000 KB zijn. Je sluit de vensters weer door eerst op de knop Sluiten en in het volgende venster op de knop Annuleren te klikken. Je kunt jouw mappen op grootte selecteren, om op die manier gemakkelijker jouw postbus te schonen. 9.4 Volle mailbox opschonen Als je je e-mail intensief gebruikt en al je post met bestanden bewaart, kan het voorkomen dat je postbus 'volloopt'. Je krijgt daarvan dan een automatische melding. Je kunt het vollopen van je postbus gemakkelijk voorkomen: • je kunt ruimte vrijmaken door items - die je niet langer gebruikt - te verwijderen of te verplaatsen naar je persoonlijke mappen; • meestal ontstaat het 'vollopen van je postbus' door e-mailberichten met een attachment. Het is wellicht beter om deze documenten ergens anders op te slaan of te verwijderen; vergeet niet om - na het verwijderen van de e-mails - ook de map "Verwijderde Items" leeg te maken, anders komt de ruimte niet vrij; • schoon de map "Verzonden Items" ook regelmatig op en • je kunt alle e-mail berichten ook opslaan als een simpel tekstbestand (Kies: Bestand -> Opslaan als-> Opslaan als txt). 9.5 Prullenbak automatisch legen In Outlook kun je instellen dat de map Verwijderde Items automatisch wordt geleegd bij het afsluiten van het programma. • Kies in het menu voor Extra • Kies dan voor Opties. • Ga naar het tabblad Overige en vink bij Algemeen de optie Map verwijderde items leegmaken bij afsluiten aan. • Klik op OK. Bij de knop Geavanceerde opties kun je meer instellingen maken. Tip: • In Webmail 2003 wordt de map Verwijderde items niet automatisch leeggemaakt. Dit zorgt nogal eens voor een overvolle postbus. • Google mail (oftewel Gmail) biedt gratis een mailbox aan van 2 GB. Gebruik deze bijvoorbeeld om te archiveren.

19


10 Groepen maken en gebruiken 10.1 Persoonlijke distributielijsten Als je vaak dezelfde groep mensen een e-mail bericht of afspraak stuurt, is het handig daar een groep voor te maken. Een door jezelf gemaakte groep heet in Outlook een Persoonlijke distributielijst en wordt opgeslagen in jouw adresboek. Je collega’s kunnen daar dus geen gebruik van maken. Je herkent een distributielijst in een adresboek aan het icoon

voor de naam.

•

Kies in werkbalk voor de optie Nieuw en dan voor de optie Distributielijst.

•

Het volgende scherm verschijnt:

• •

Geef de distributielijst een naam. Klik op de button Leden selecteren …

20


Het volgende scherm verschijnt:

• • •

Selecteer in de namen van de leden die je aan de groep wilt toevoegen door op de button Leden -> te klikken. Klik op OK, als je alle gewenste namen hebt toegevoegd. Klik op Opslaan en sluiten.

De distributielijst is nu opslagen in je persoonlijke adresboek, bereikbaar via de optie Contactpersonen of via het adresboek. 10.2 Geautomatiseerde distributielijsten Fontys Hogescholen biedt een aantal geautomatiseerde distributielijsten aan. Deze zijn via het adresboek via de optie All Groups te gebruiken. De distributielijsten zijn ook via de andere views te gebruiken. Distributielijsten van studenten beginnen altijd met _s. Distributielijsten van medewerkers beginnen altijd met _m.

21


De volgende distributielijsten worden (geheel geautomatiseerd) aangeboden: Inhoud Alle studenten van een hogeschool Alle studenten van een hogeschool per opleiding Alle studenten van een hogeschool per opleiding in een lesplaats Alle studenten van een hogeschool per opleiding in een lesplaats per groep Alle medewerkers bij een hogeschool of afdeling Alle medewerkers bij een hogeschool of afdeling per subafdeling Alle medewerkers per locatie per gebouw

Voorbeeldnaam a.h.v. Bedrijfskader _sBKA _sBKA_BKADTECH _sBKA_BKADTECH_EHV _sBKA_BKADTECH_EHV_ 2ejaarsgroepB _mFPH _mFPH_MBRT _mHengelo_HR

Wet op de Privacy De geautomatiseerde distributielijsten voldoen aan de wet op de Privacy. Dit betekent dat je als student alleen mag mailen naar een lijst, waartoe je behoort. Voor medewerkers geldt deze beperking niet. Voor onderwijsdoeleinden is het gewenst dat zij naar alle lijsten mogen mailen. Zorgvuldigheid Om overlast en ergernis bij de gebruiker te voorkomen vragen we jullie om zorgvuldig met deze lijsten om te gaan. Misbruik van de distributielijsten kun je melden via [email protected]. Fontys.Mail.Service Het mailen naar de 'grote' distributielijsten - denk aan alle studenten en/of alle medewerkers - blijft alleen toegestaan voor medewerkers die rechten hebben op de postbus Fontys.Mail.Service. Dit betekent concreet dat je, net als voorheen, een Fontysbrede mailing aanvraagt via de redactie van FontysOnline ([email protected]). De medewerkers van de redactie bepalen of de mailing breed verzonden mag worden of dat andere communicatiekanalen misschien beter zijn. Natuurlijk gebeurt dit altijd in overleg met de aanvrager. Wijzigingen Zoals al gezegd komt de naamgeving van bovengenoemde lijsten tot stand aan de hand van gegevens uit People Soft S (studentenadministratie) en uit People Soft P (personeelsadminstratie). Wijzigen gebeuren daarom ook in die sytemen.

22

Handleiding Outlook 2003, Fontys Hogescholen Meerdere werkplekken en/of studies Als medewerker kun je werken bij diverse onderdelen. Wil je om deze reden in meerdere distributielijsten opgenomen worden? Meld een detachering of tweede werkplek dan aan bij [email protected] en het wordt voor je geregeld. Als student kun je meerdere studies volgen. In de geautomatiseerde distributielijsten wordt hier rekening mee gehouden. Handmatige distributielijsten Naast de geautomatiseerde distributielijsten zijn er handmatige distributielijsten die door een gemachtigde medewerker worden gevuld. Deze handmatige lijsten blijven bestaan en via je ict-contactpersoon kun je deze als medewerker blijven aanvragen. Het voordeel van een handmatige distributielijst is dat je zelf bepaalt wie er in deze lijst staat, het nadeel is natuurlijk dat je de lijst zelf bij moet houden. Handmatige distributielijsten zijn door iedereen te gebruiken in het adresboek, dit in tegenstelling tot persoonlijke distributielijsten. Tip In de huidige Outlook 98 staat de naam van de distributielijst niet altijd in zijn geheel op het scherm. Klik je op de rechtermuisknop en kies je voor de optie Eigenschappen, dan zie je de hele naam. Met de komst van Outlook 2003 is dit euvel verholpen.

11 Machtigingen Outlook op de nieuwe werkplek is zo geïnstalleerd, dat niemand rechten heeft om de mailbox of agenda van iemand anders te lezen. Je moet dus iedereen die je rechten wilt geven op onderdelen van Outlook afzonderlijk machtigen. •

Klik met de rechtermuisknop in de Outlook-balk of de Mappenlijst op het onderdeel waar je iemand rechten op wilt geven

•

Klik op Eigenschappen

23


•

Klik op het tabblad Machtigingen

• • •

Klik op de knop Toevoegen. Kies in het bekende adresboek-scherm van Outlook degene(n) die je rechten wilt geven en klik op OK. Selecteer de na(a)m(en) in het venster Eigenschappen van (in de bovenstaande afbeelding is dat Postvak IN). Klik op OK. Selecteer het niveau van de machtiging.

• •

24


Eventuele toelichting op het niveau van de machtiging kunt je krijgen door eerst op het vraagteken linksboven in het venster te klikken en vervolgens op het betreffende onderdeel te klikken.

12 Afwezigheidsassistent In Outlook kun je diverse regels instellen, wat je met jouw ontvangen berichten wilt doen, bijvoorbeeld automatisch doorsturen of naar een specifieke map verplaatsen. In de volgende paragraaf kun je daar meer over lezen. In deze paragraaf krijg je uitleg over de Afwezigheidsassistent. Een speciale regel die je kunt instellen als je niet op jouw werkplek aanwezig bent, waarschijnlijk de meest voorkomende reden om deze mogelijkheid aan te zetten. Ook is het maken van een standaard antwoord op binnenkomende mailberichten een mogelijkheid. Dit wordt vaak gebruikt bij algemene e-mailadressen, zoals [email protected] en dergelijke.

•

Kies in het menu Extra voor de optie Wizard Afwezig.

In het venster Afwezigheidsassistent kun je aangeven dat je afwezig bent, door te klikken op de optie Ik ben afwezig. Je kunt ervoor zorgen dat ieder bericht dat naar je verstuurd wordt, automatisch beantwoord wordt met een bericht. Iedere afzender krijgt dat bericht eenmalig. Het bericht kun je typen in het tekstvak. Eventueel kun je meer regels toevoegen (bijvoorbeeld om al jouw berichten automatisch door te sturen), door op de knop Toevoegen te klikken.

25


In het venster Regel bewerken kun je regels toevoegen aan jouw aanwezigheidsassistent. In het bovenste gedeelte van het venster geef je aan, aan welke criteria de berichten moeten voldoen. In het onderste gedeelte geef je vervolgens aan wat er met de berichten moet gebeuren, die aan de criteria voldoen. Pas als je een optie hebt aangevinkt, wordt de knop erachter actief. Je kunt alle vensters sluiten door op de knop OK te klikken. Pas als je Outlook afsluit, treedt de Afwezigheidsassistent in werking. De volgende keer dat je Outlook weer opstart, verschijnt het volgende venster:

Als je klikt op de knop Ja, wordt de Afwezigheidsassistent uitgeschakeld. Als je tussendoor de afwezigheidsassistent wilt uitschakelen, kies je in het menu Extra voor de optie Afwezigheidsassistent. In het venster Afwezigheidsassistent (hetzelfde venster als van de eerste afbeelding van deze paragraaf) kun je aangeven dat je weer aanwezig bent, door te klikken voor de optie Ik ben aanwezig. Vervolgens klik je weer op de knop OK om het venster te sluiten. Let op bij mailinglijsten Het inschakelen van je afwezigheidsassistent tijdens je afwezigheid is natuurlijk erg klantgericht, maar heeft ook een groot nadeel. Veel mensen zijn lid van een mailinglijst. De (deelnemers van deze) mailinglijsten krijgen natuurlijk ook deze berichten in hun mailbox. Vooral in vakantieperiodes kan dit als storend worden ervaren. Om dit te voorkomen voer je de volgende handelingen uit. • Kies in het menu Extra voor de optie Wizard Afwezig. • Voer de hierboven beschreven acties uit. • Klik daarna op de button Toevoegen. Het scherm op de volgende bladzijde verschijnt:

26


• • •

Vink het vakje Rechtstreeks aan mij verzonden aan. Kies daarna voor de optie Melden. Bij actie hoef je niets in te vullen. Het is maar dat je iets aanvinkt. Druk daarna op OK.

13 Regels instellen In Outlook kun je diverse regels instellen. Hiermee bepaal je wat je met de ontvangen berichten wilt doen, bijvoorbeeld automatisch doorsturen of naar een specifieke map verplaatsen. Je kunt diverse criteria gebruiken om aan te geven wat er met welke berichten moet gebeuren. Regels instellen gebeurt in Outlook 2003 met behulp van de optie Regels.

• •

Kies in het menu Extra voor de optie Regels en Waarschuwingen Klik op de knop Nieuwe Regel

27


In de vensters van de wizard Regels kun je de beschrijving volgen. In het bovenste gedeelte van het venster kun je de regel selecteren, die je wilt instellen. In het onderste gedeelte staat de omschrijving van de geselecteerde regel. Als er tekst onderstreept is in de omschrijving, moet je daarop klikken, om een instelling aan te geven. Door op de knop Volgende te klikken, kun je de hele wizard doorlopen. Je hebt eventueel ook gelegenheid om aan te geven in welke situaties er een uitzondering op de regel is. In het laatste venster kun je een naam geven aan de regel, zodat de regel gemakkelijk is te herkennen, als je meer regels hebt gemaakt. Door in het laatste venster te klikken op de knop Voltooien, wordt de regel voltooid. In het eerste venster Wizard Regels kun je aangeven welke regels actief zijn, door ze aan te vinken. Een bijzondere regel is de Afwezigheidsassistent, die je kunt instellen als je niet op jouw werkplek aanwezig bent. Het gebruik van die regel is in de vorige paragraaf uitgelegd.

14 Diverse opties In Outlook heb je diverse mogelijkheden om de weergave aan te passen, zodat het voor je persoonlijk prettig is om mee te werken. In deze paragraaf komen de belangrijkste instellingen aan de orde. Uiteraard heb je de mogelijkheid nog diverse andere instellingen aan te passen. Vooral via het venster Opties heb je nog diverse andere instellingen, dan in deze paragraaf aan de orde komen. 14.1 Sorteren van berichten In jouw Postvak In heb je diverse mogelijkheden om de berichten te sorteren.

In jouw Postvak IN herken je aan het naar beneden of naar boven wijzend pijltje op welk onderdeel de berichten gesorteerd zijn. In het bovenstaande voorbeeld zijn de berichten gesorteerd op ontvangen datum, met de laatste datum bovenaan. Je kunt eenvoudig op andere onderdelen sorteren door op de naam van de kolom te klikken. Als je nogmaals klikt, worden de berichten in omgekeerde volgorde gesorteerd (de eerste bovenaan versus de laatste bovenaan).

28

Handleiding Outlook 2003, Fontys Hogescholen Als je op Grootte selecteert, heb je op een gemakkelijke manier de mogelijkheid om jouw postbus op te schonen, als deze te groot dreigt te worden. 14.2 Toevoegen van velden in de balk. Wil je bijvoorbeeld in de onderwerpbalk het veld Grootte toevoegen, dan gaat dit als volgt: • Klik met je rechtermuisknop op de balk. • Kies voor de optie veldkiezer. • Sleep het knopje Grootte naar een plaats die je wilt.

14.3 E-mailopties Je kunt diverse opties instellen voor jouw e-mailberichten. •

Klik op de optie Opties in het menu Extra

Via het venster Opties heb je toegang tot diverse instellingen in Outlook. •

Klik op de knop E-mailopties.

Het volgende venster wordt geopend.

29


Als je nog meer instellingen voor e-mailberichten wilt aanpassen, kun je klikken op de knop Geavanceerde emailopties. Je hebt dan bijvoorbeeld de mogelijkheid om een geluidje te laten horen als je een nieuw bericht ontvangt. Nadat je de instellingen hebt aangepast, sluit je het venster door op de knop OK te klikken. Als je jouw aanpassingen niet wilt doorvoeren, klik je op de knop Annuleren. 14.4 Agenda-opties Je kunt ook de instellingen van de agenda wijzigen. •

Klik op de knop Agenda-opties in het venster Opties (als je die gesloten had, open je die weer door te kiezen voor de optie Opties in het menu Extra)

Ook in dit venster kun je weer toelichting krijgen op de diverse opties, als je klikt op de knop met het vraagteken (rechtsboven in het venster) en vervolgens klikt op het onderdeel waar je meer informatie over wilt. 30


15 Autohandtekening instellen (voor medewerkers) Wanneer je een e-mailbericht verstuurt, sluit je deze vaak af met dezelfde handtekening. Voor het gemak kun je ervoor zorgen dat deze handtekening voortaan automatisch onder aan je bericht wordt gezet. Dit gaat via de functie Autohandtekening in het menu. Let wel: Deze handtekening wordt op de c-schijf van je computer bewaard. Wanneer je op een andere computer inlogt, dan zal deze handtekening dus ontbreken. Ook in Webmail 2003 moet je eenmalig je autohandtekening instellen, deze wordt dus niet overgenomen van Outlook 2003 (en vice versa). • • • • • • • • •

Klik in het menu op Extra en kies vervolgens op Opties. Kies hier voor de tab E-mailindeling. Klik in de lijst Deze berichtindeling gebruiken op de indeling waarmee je de handtekening wil maken. Klik onder Handtekening op de button Handtekeningen en klik vervolgens op Nieuw. Typ een naam in het vak Geef een naam op voor uw nieuwe handtekening. Selecteer onder Kies hoe u uw handtekening wilt maken de gewenste optie Klik op Volgende. Typ in het vak Tekst voor handtekening de tekst die je wilt opnemen. Je kunt ook een tekst uit een ander document plakken. Klik op Voltooien.

De Fontys Huisstijl voor een autohandtekening is als volgt: Arial Westers met een lettergrootte van 8 punts: Met vriendelijke groet, Voornaam Achternaam Functieomschrijving Afdeling of instituut Fontys Hogescholen Gebouw X, kamer xxx Postbus xxx Postcode Plaats tel. 0877 875 xxx fax. 0877 87x xxx

16 Meerdere postbussen toevoegen In Outlook kun je meerdere postbussen toevoegen. Dit is met name gemakkelijk als je naast je persoonlijke postbus ook een groepsmailbox hebt. Deze groepsmailbox kan bij meerdere mensen geïnstalleerd worden in hun persoonlijke Outlookprogramma's. • • • • •

Ga met de muis naar de naam van je postbus (dus niet op de map Postvak In of Inbox!) en klik op de rechtermuisknop. Klik onderaan op Eigenschappen. Klik op Geavanceerd en daarna op het tabblad Geavanceerd. Met Toevoegen kan een extra postvak toegevoegd worden. Typ hier de naam van de gewenste postbus en klik op OK.

31


17 Contactpersonen Contactpersonen is het persoonlijke adresboek waarin je het e-mailadres, het adres, het telefoonnummer en andere gewenste informatie over jouw contactpersoon kunt opslaan, zoals bijvoorbeeld een webpagina, een faxnummer of een mobiel telefoonnummer. • 17.1 •

Klik op Contactpersonen in de navigatie als je contactpersonen wilt openen. Een contactpersoon aanmaken Klik op Nieuw in de werkbalk van Contactpersonen. Vul de gegevens die je wilt toevoegen voor de contactpersoon op het tabblad Algemeen van het venster Nieuwe contactpersoon in.

32


Tip In sommige velden kun je met behulp van de vervolgkeuzelijsten meerdere vermeldingen invoeren. Zoals maximaal drie verschillende e-mailadressen, meerdere adressen en meerdere telefoonnummers. • Als je meerdere adressen hebt opgeslagen voor een contactpersoon, kun je één van de adressen instellen als het adres voor de adressenlijst. • Je kunt aanvullende gegevens voor een contactpersoon invoeren op het tabblad Details. • Klik op Opslaan en Sluiten. 17.2 •

Gegevens van een contactpersoon inzien Dubbelklik op de contactpersoon om alle gegevens van de contactpersoon weer te geven die je hebt opgeslagen.

17.3 Weergave gegevens contactpersonen Je kunt je contactpersonen op verschillende manieren sorteren en weergeven, zodat je bepaalde gegevens voor alle contactpersonen samen kunt bekijken. •

Klik in de hoofdwerkbalk van Contactpersonen op de selectiebox Weergave:

Adreskaartjes

De standaardweergave, met de basisgegevens van elke contactpersoon.

Gedetailleerde adreskaartjes Telefoonlijst

Alle gegevens die je voor een contactpersoon hebt opgeslagen. De naam van de contactpersoon met alle telefoonnummers die hierbij zijn opgeslagen.

Op bedrijf

De naam van elk contactpersoon met de bedrijfsgegevens.

Op locatie

Elk contactpersoon met de adresgegevens.

Op opvolgingsmarkering

Elke contactpersoon voor wie je een vervolgactie moet uitvoeren, zodat je urgente of belangrijke zaken kunt bijhouden.

33

Handleiding Outlook 2003, Fontys Hogescholen 17.4 Een contactpersoon zoeken Wanneer je een contactpersoon zoekt om deze een e-mail te sturen, dan kun je het makkelijkste zoeken vanuit het nieuwe e-mailbericht zelf. • •

Maak een nieuwe e-mail. Wanneer je in de nieuwe e-mail op één van de knoppen Aan, CC of BCC klikt, kom je in het volgende venster:

• •

Kies bij Namen weergave uit voor de keuze Contactpersonen. Je kunt hier in alle velden zoeken door een naam of woord te typen in een veld en vervolgens op Enter of op Zoeken te klikken. Ook de eerste paar letters van het woord volstaan om te zoeken. Selecteer de persoon die je zoekt en klik op één van de knoppen Aan, CC of BCC, om de persoon in je emailbericht te plaatsen.

•

17.5 Een distributielijst maken Als je regelmatig e-mailberichten verzendt aan een groep personen kun je een distributielijst maken om makkelijker geadresseerden te kunnen toevoegen aan berichten en vergaderverzoeken. Je kunt iedereen met een geldig e-mailadres toevoegen aan een distributielijst. • • • •

Klik op de hoofdwerkbalk op de pijl naast Nieuw en kies vervolgens voor Distributielijst. Typ in het tekstveld Naam de naam van de nieuwe distributielijst. Als je een contactpersoon of iemand van buiten de organisatie wilt toevoegen aan de distributielijst, klik je op Nieuw lid toevoegen, daarna typ je de naam van de contactpersoon of het e-mailadres van de persoon. Herhaal deze stap voor elke persoon die je wilt toevoegen. Als je een Fontysmedewerker of student wilt toevoegen aan de distributielijst, klik je op Leden selecteren. Zoek in het venster Namen weergeven uit in de algemene adreslijst een persoon door één van de zoekvelden in te vullen en te klikken op Leden. Dit doe je voor elke persoon die je wilt toevoegen. Klik tenslotte op OK.

Tip • Je kunt een distributielijst verwijderen vanuit het venster Distributielijst, door te klikken op Verwijderen in de werkbalk. • In het adresboek zitten al veel voorgeprogrammeerde distributielijsten. Deze beginnen met _s als het een lijst met adressen van studenten betreft. Lijsten met adressen van medewerkers beginnen met _m.

34


18 Taken Een taak is een persoonlijk of zakelijk karwei dat je wilt volgen totdat het is voltooid. Een taak kan eenmalig of periodiek voorkomen (oftewel een terugkerende taak). Een terugkerende taak kan met regelmaat worden herhaald of kan worden herhaald op basis van de datum waarop je de taak als voltooid markeert. •

Klik op Taken in de navigatie als je jouw taken wilt weergeven.

Tip Taken kunnen ook prima gepland worden in de Agenda. Zo heb je een optimaal beheer van je werken studietijd. Deze manier van werken is ook heel handig al anderen een vergadering met jou willen plannen. Zo voorkom je dat je ‘volloopt ‘ met afspraken. 18.1 • • • •

Een taak aanmaken Klik op Nieuw op de werkbalk van Taken. Typ een naam voor de taak in het veld Onderwerp. Selecteer de gewenste opties voor de taak. Je kunt een einddatum, begindatum, status en prioriteit instellen voor je taak. Ook kun je er een bijlage aan toevoegen en een herinnering instellen voor je taak. Voor taken die regelmatig plaatsvinden stel je een terugkeerpatroon in. Klik op Opslaan en sluiten.

18.2 Een terugkerende taak maken Voor taken die op regelmatige basis plaats vinden kun je in plaats van telkens een afzonderlijke taak te maken, één taak maken die binnen een bepaalde periode steeds terugkeert. • Maak een nieuwe taak of open een bestaande taak in Taken. • Klik op Terugkeerpatroon in de werkbalk. • Stel onder Type terugkeerpatroon in hoe vaak en op welke dagen de taak moet plaatsvinden. • Selecteer onder Bereik van terugkeerpatroon wanneer je het terugkeerpatroon wilt laten beginnen en eindigen. • Klik op OK. • Vul indien gewenst de overige gegevens in het taakvenster in (bijvoorbeeld de einddatum en de prioriteit). • Klik op Opslaan en sluiten.

35

Handleiding. Outlook Opgesteld door: Mirian van der Velden, Monica Sontrop Datum: 1 augustus 2005 Versie: 1.0

Recommend Documents