HANDLEIDING: MENSURA ABSENTEISME KLANTENZONE

HANDLEIDING: MENSURA ABSENTEISME KLANTENZONE

Handleiding Klantenzone Mensura Absenteîsme

1

Inhoudstabel Inhoudstabel : ……………………………………………………………. Inleiding : …………………………………………………………….. Welke mogelijkheden voorziet de klantenzone? : ..………. Wat hebt u nodig om gebruik te maken van de klantenzone? Inloggen als lokale beheerder : ………………………………….. Het aanmaken van een eindgebruiker ( enkel voor de lokale Beheerder : ……………………………………………………. Inloggen als eindgebruiker : …………………………………………… Afwezigheden : …………………………………………………………….. Ingeven, wijzigen of wissen : ………………………………… .. Nieuwe afwezigheid ingeven : …………………………. Bestaande afwezigheid wijzigen : ……………………….... Afwezigheden wissen : ………………………………… .. Lijst van afwezigheden ( per periode ) : …………………………. Lijst van openstaande afwezigheden waarvoor geen doktersbriefje Werd verstuurd naar Mensura Absenteïsme : ………………… Attesten : …………………………………………………………………….. Lijst ingegeven attesten ( van/tem ) : …………………………. Lijst lopende attesten : …………………………………………… Controles : …………………………………………………………………….. Aanvragen : ……………………………………………………………. Ingeven van controles : …………………………………. Hercontrole : …………………………………………………… Controleaanvraag wissen : …………………………………. Opvolgen : ……………………………………………………………. Resultaten : ……………………………………………………………. Firmagegevens : ……………………………………………………………. Personeel : ……………………………………………………………. Afdelingen : …………………………………………………………….


2 3 3 3 4 5 9 13 13 14 20 20 21 22 23 23 24 25 25 25 30 30 31 32 33 33 36

2

Inleiding: Welke mogelijkheden voorziet de klantenzone?           

Opvragen of er al een ziektemelding voor een bepaald personeelslid is ingegeven; Opvragen van het ziekte- en/of controleoverzicht van een bepaald personeelslid van een bepaalde periode; Opvragen of er een controle werd gepland voor een personeelslid Een lijst opvragen van de ingegeven attesten van een bepaalde dag of periode; Kijken hoever het staat met een controle; Controleresultaten van een bepaalde dag opvragen; Controleresultaat van een personeelslid opvragen; Een lijst van de lopende attesten op een bepaalde dag opvragen; Meldingen ingeven, wijzigen en opvolgen Controles ingeven, wijzigen en opvolgen Personeelsgegevens beheren

Wat hebt u nodig om gebruik te maken van de klantenzone?  

Toegang tot het internet Gebruikerscode en wachtwoord

Er is een verschil in het gebruik van deze klantenzone naar gelang de functie die u toebedeeld kreeg. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de lokale beheerder en de eindgebruiker. Lokale beheerder: U bent verantwoordelijk voor het systeem voor uw onderneming. U beslist wie er wat te zien krijgt en wie wat kan doen in het systeem. U hebt zelf alle rechten om het systeem te gebruiken en te beheren. Als lokale beheerder kent u de gebruikerscodes en wachtwoorden toe aan de eindgebruikers. Indien u als lokale beheerder eveneens de klantenzone wenst te consulteren ( ziektemeldingen, controleresultaten, etc.) of gegevens wenst toe te voegen of te wijzigen, dient u voor u zelf ook codes als eindgebruiker aan te maken. Let wel: deze code MOET verschillend zijn aan diegene die u gebruikt om in te loggen als lokale beheerder! Eindgebruiker: U mag het systeem gebruiken, maar het is mogelijk dat u geen toegang heeft tot alle features vermeld in deze handleiding. Het is de lokale systeembeheerder die beslist wat u al dan niet kan bekijken, toevoegen of wijzigen in dit systeem.


3

Inloggen als lokale beheerder Via https://klantenzone.mensura.be/WD150AWP/WD150Awp.exe/CONNECT/OnlineCar e_V15 krijgt u volgend scherm: Hier vult u als lokale beheerder de code in die u door ons werd toegestuurd.

Hier kunt u uw taalkeuze doorgeven en inloggen op de klantenzone. Wanneer u uw codes heeft ingegeven, neemt het een tijdje in beslag vooraleer u effectief in de klantenzone terecht komt omwille van de volgende redenen :  we werken met een webtoepassing waarmee we een beroep doen op verscheidene servers, afhankelijk van de „verkeersdrukte‟ op de servers , komt u al dan niet snel op de klantenzone terecht.  In het begin van de toepassing laten we het systeem meteen alle autorisaties die aan u en uw bedrijf werden toegekend, verifiëren om zo wachttijden tijdens het gebruik van het programma te vermijden.


4

Het aanmaken van een eindgebruiker (enkel voor lokale beheerder) Als u als lokale beheerder inlogt, krijgt u volgend scherm:

Dit overzicht toont, voor de aan U toegewezen firma‟s, alle gedefinieerde eindgebruikers gesorteerd op de waarde van het veld „eindgebruiker‟ ( = code ). De ‘aan U toegewezen firma’s’ worden bepaald wanneer wij uw (de beheerder) gebruikers-id aanmaken. Dit zijn alle firma‟s waarvoor U eindgebruikers en hun bijhorende koppelingen kunt aanmaken en beheren. Meldingen worden voor iedereen toegankelijk gemaakt, de velden voor attesten en controles moeten worden toegekend door de lokale beheerder. Opgelet! U ziet hier alle eindgebruikers die U ooit heeft aangemaakt. U kunt geen eindgebruikers wissen, U kunt ze enkel deactiveren. U kunt vrij spelen met de periode gedurende welke een eindgebruiker kan aanmelden door de geldigheidsdatums (kolommen „Vanaf‟ „tem‟) te wijzigen. Indien een eindgebruiker niet meer kan aanmelden situeert de fout zich ofwel bij de geldigheidsdatums ofwel bij het opgebruikt aantal foutieve aanmeldingen. In de kolom „Max pogingen‟ staat het aantal keer dat een eindgebruiker foutief mag aanmelden. De kolom „# pogingen” geeft aan hoeveel keer de eindgebruiker effectief verkeerd heeft aangemeld. Indien het aantal pogingen groter dan of gelijk is aan het maximaal aantal pogingen kan de gebruiker niet meer aanmelden. U kunt de aanmelding opnieuw activeren indien U via de beheerfunctie „Wijzigen‟ de waarde van het veld „# pogingen‟ opnieuw op nul zet. U kunt een eindgebruiker aanduiden voor de beheerfunctie door er op te klikken. Handleiding Klantenzone Mensura Absenteîsme

5

De beheerfunctie: Toevoegen

Laat U toe nieuwe eindgebruikers te definiëren. Na de creatie van een nieuwe eindgebruiker springt het programma automatisch naar „Beheren eindgebruiker/firma‟. U bent verplicht de eindgebruiker minstens aan 1 firma te koppelen.

Wijzigen

Geeft U de mogelijkheid om de detailgegevens van een geselecteerde eindgebruiker te wijzigen.

Dupliceren

Met deze functie maakt U een nieuwe eindgebruiker op basis van de detailgegevens van een geselecteerde eindgebruiker. U kunt deze detailgegevens nog wijzigen. Na de creatie van een nieuwe eindgebruiker springt het programma automatisch naar „Beheren eindgebruiker/firma‟. U bent verplicht de eindgebruiker minstens aan 1 firma te koppelen.

Bekijken

Maakt het mogelijk om de detailgegevens van een geselecteerde eindgebruiker te raadplegen.

Refresh

Vernieuwen van de gegevens in het overzicht.

Link Roept het programma op dat U toelaat eindgebruikers te eindgebruiker/firma koppelen aan de aan U toegewezen firma‟s. beheren


6

Door op “Toevoegen” te klikken, krijgt u het volgende scherm:

Hier kunt u alle gegevens van de eindgebruiker invullen. De velden met * zijn verplichte velden. Als u op “OK” klikt, krijgt u volgend scherm:


7

Hier kunt u de bevoegdheden aanklikken voor de eindgebruiker. U hebt de keuze uit:  Creatie meldingen/attesten  Creatie Controleaanvragen  Opvolging meldingen  Opvolging attesten  Opvolging controles  Bekijken controleresultaten  Beheren personeelsgegevens  Beheren afdelingen

Nadat u alles ingegeven hebt en op OK geklikt hebt, krijgt u volgend scherm:

Dit overzicht toont voor de door U geselecteerde eindgebruiker alle koppelingen met de aan U toegewezen firma‟s, gesorteerd op de velden „eindgebruiker‟, „firma‟ en „filiaal‟. De hier gedefinieerde actieve koppelingen bepalen de uiteindelijke lijst van firma‟s waaruit de eindgebruiker bij de aanmelding kan kiezen. Actieve koppelingen die verwijzen naar ‘gewiste’ firma‟s bij Mensura komen niet voor in de lijst. Wanneer u de toepassing wenst te verlaten , dient u in de titelbalk bovenaan in het scherm op ‘Afsluiten’ te klikken. Op deze manier wordt uw verbinding met ons systeem op een correcte manier afgesloten. Dit geldt trouwens voor ieder scherm waar bovenaan „Afsluiten‟ vermeld staat.


8

Inloggen als eindgebruiker: Via https://klantenzone.mensura.be/WD110AWP/WD110Awp.exe/CONNECT/Onlinecare. krijgt u volgend scherm: Hier vult u als eindgebruiker de code in die door de lokale beheerder aan u werd toegekend.

Hier kunt u uw taalkeuze doorgeven en inloggen op de klantenzone.


9

U krijgt dan volgend scherm:


10

Op elke pagina vindt u rechts onderaan een vraagteken : op deze manier bereikt u de helpfunctie die u pagina per pagina meer achtergrondinformatie verschaft, waardoor u telkens een antwoord op uw vragen vindt.

Gebruiker: hier ziet u steeds onder welke firma/filiaal u bent ingelogd. Selectie: hier ziet u telkens waar u zich in de Klantenzone bevindt. Afsluiten: hiermee verbreekt u de verbinding met ons systeem op een correcte manier Andere firma: Als u met verschillende afdelingen of entiteiten werkt, kan u hier één van die andere afdelingen of entiteiten openen. Enter/Refresh: op deze manier selecteert u uw keuze. Dit symbool laat u toe de gegevens te exporteren naar Excel waar u dan verder de informatie kan bewerken.


11

U selecteert in dit scherm de firma/het filiaal dat u wilt bekijken. Als u dan op Enter klikt, dan komt u in het volgende scherm.

Hier kunt u dan de verdere selectie maken onder Afwezigheden, Attesten, Controles of Firmagegevens:  Afwezigheden: is onderverdeeld in “Ingeven, wijzigen of wissen”, “Volledige lijst (per periode)” en “Lijst zonder doktersbriefje (per periode)”.  Attesten: is onderverdeeld in “Lijst ingegeven attesten (van/tem)” en “Lijst lopende attesten”  Controles: is onderverdeeld in “Aanvragen”, “Opvolgen” en “Resultaten (van/tem)”.  Firmagegevens : is onderverdeeld in “Ingeven, wijzigen personeel” en “Ingeven, wijzigen afdelingen” Als u als eindgebruiker geen toegang heeft tot een bepaald gedeelte, dan wordt dit gedeelte niet op het scherm getoond. Als u toch toegang hiertoe dient te hebben, kan u te rade gaan bij uw lokale beheerder. U kunt de zoekfunctie onderaan de pagina gebruiken om een bepaald personeelslid te zoeken op stamnummer, Afdeling(en) of Type afwezigheid.


12

AFWEZIGHEDEN Ingeven, wijzigen of wissen afwezigheden: Indien u klikt op Afwezigheden, Ingeven, wijzigen of wissen afwezigheden krijgt u in eerste instantie een leeg scherm. Met de zoekfuncties beneden aan het scherm (zie beneden) kunt u de personeelsleden opzoeken. Wanneer u bvb. het personeelsnummer ingeeft, dient u dit steeds te bevestigen met uw tab-toets zodat het systeem het personeelslid effectief gaat zoeken. Na enkele ogenblikken krijgt u een lijst van de afwezigheden van dat desbetreffend personeelslid. Deze afwezigheden geven u een volledig ziekteoverzicht van de persoon in kwestie. In eerste instantie ziet u enkel de oorspronkelijke meldingen. U kunt de lijst exporteren naar Excel om verder te bewerken.

Als u het stamnummer niet kent, kan u op het vraagteken achter het veld klikken. U ziet dan volgend scherm:


13

Hier kunt u gewoon zoeken op naam en/of voornaam. U drukt op “Zoek” en het systeem zal een lijstje aanbieden van alle personeelsleden met deze achternaam en/ of voornaam . U klikt met de muis op de gewenste naam en drukt daarna op de knop “OK”

Nieuwe afwezigheid ingeven: U zoekt uw personeelslid op, zoals hierboven op pagina 13 gemeld. U ziet dan volgend scherm:


14

U kunt ook een persoon selecteren uit de lijst. In eerste instantie ziet u de oorspronkelijk ingegeven afwezigheden van dit personeelslid. Daar vindt u dan alle informatie die over die persoon in ons bezit is. Het verdere vervolg van deze afwezigheden kunt u via de knop “Extra info over geselecteerde lijn” opvragen. U krijgt dan volgend scherm:


15

Wenst u de inhoud te zien van iedere beweging die ingegeven werd op deze ziektemelding kunt u dat opvragen via de knop “Inhoud geselecteerde lijn”. Van een lijn met “attestgegevens” of “ controleresultaat” kunt u een mooi overzicht krijgen van de ingegeven gegevens door op te klikken hetgeen u eventueel kan gebruiken om in het personeelsdossier van desbetreffende persoon te bewaren.

Wanneer we nu een nieuwe afwezigheid wensen in te geven, moeten we dit via het volgend scherm doen.


16

In dit scherm kunt u een nieuwe afwezigheid ingeven of een afwezigheid wijzigen door op de knop “afwezigheden/ controles toevoegen of wijzigen” te klikken. Het volgend scherm verschijnt:


17

Dit scherm is opgedeeld in 3 kolommen: “Nieuwe afwezigheid”, “Aanvullen bestaande afwezigheid” en “Controle”. Indien u geen rechten werden verleend om een controle aan te vragen, zal dit blok leeg zijn. Indien u wel controleaanvragen moet kunnen ingeven, kunt u dit best opnemen met uw lokale beheerder. Indien u een nieuwe afwezigheid wilt toevoegen moet u altijd het gewenste type afwezigheid (afhankelijk van de afspraken met uw bedrijf ) kiezen, dit gegeven is achteraf niet meer wijzigbaar. U kan kiezen tussen Ziekte, Reis buitenland, Verminderde prestaties, Arbeidsongeval en Beroepsziekte. Nadat u het type afwezigheid hebt aangeduid drukt u op “Creatie M1” en komt u in volgend scherm:

In dit scherm ziet u verschillende tabbladen: Persoonsgegevens, Verblijfsadressen, Afwezigheid, Hosp./Blokk., Aanvraagtekst, Relatie getroffene-firma. U dient alle tabbladen te doorlopen, ook al is het niet nodig dat u gegevens op een bepaald tabblad toevoegt of wijzigt. Indien u klikt op de tab “Persoonsgegevens” kunt u de gegevens wijzigen van uw personeelslid ( enkel voor deze ziektemelding ). Met de pijltjes (>>) aan de rechterkant van het scherm kunt u naar het volgend tabblad gaan. Vervolgens komt u in het tabblad “Verblijfsadressen”. Het verblijfsadres is het adres waar de zieke tijdens zijn ziekteperiode verblijft en is altijd verschillend met het adres vermeld in de tab “Persoonsgegevens”. Het is belangrijk dit in te vullen als u weet Handleiding Klantenzone Mensura Absenteîsme

18

dat uw personeelslid elders verblijft, zodat in geval van een controle de arts zich op het juiste adres aanbiedt. Het adres wordt enkel aangepast in deze afwezigheid en niet in het personeelsbestand. Men kan met de pijltjes (>>) weer naar het volgend tabblad gaan “Afwezigheid”. Op dit tabblad dient men alle gegevens van de afwezigheid in te vullen:  de oorzaak verlet (indien men klikt op het blauwe pijltje, verschijnen de verschillende keuzemogelijkheden)  toegelaten of verboden (hier kan men ook weer op het blauwe pijltje klikken)  soort attest (klik op blauwe pijltje om keuze te maken)  hoeveelste verlenging (enkel in te vullen in geval van verlenging)  ziek vanaf (begindatum ziekte)  eventueel dossiernummer  naam en telefoonnummer van de behandelende arts Het volgende tabblad is “Hospitalisaties/blokkering”. Hier kunt u de datums van een hospitalisatie ingeven. Bij een voorlopige blokkering (vb. verblijf in buitenland) kunt u uw keuze maken door op het blauwe pijltje te klikken. Op deze manier is uw personeelslid voor die bepaalde periode geblokkeerd en zal hij/zij geen controlearts op bezoek krijgen. Indien u klikt op de pijltjes (>>) komt u in het volgende tabblad “Aanvraagtekst”. In dit scherm kunt u een vrije tekst typen, vb. extra info van een attest. In het laatste tabblad “Relatie getroffene-firma” ziet u de firmagerelateerde gegevens van het personeelslid vermeld staan. Men kan steeds op de blauwe pijltjes achter de rubriek klikken om te zien wat de mogelijkheden zijn. Het heeft echter geen zin om hier wijzigingen door te voeren; dit scherm is enkel informatief bedoeld. U ziet ook de mogelijkheid vermeld staan of een personeelslid al dan niet mag gecontroleerd worden. Indien er vermeld staat dat het personeelslid mag gecontroleerd worden wil dit niet zeggen dat er nu automatisch een controle wordt georganiseerd; dit wil enkel zeggen dat via het personeelsbestand werd doorgegeven dat dit personeelslid vatbaar is voor controle als er controlewaardige attesten blijken te zijn. Deze info kunt u hier niet wijzigen. Indien firmagerelateerde info blijvend dient gewijzigd te worden, kunt u dit best bij de rubriek Firmagegevens, Ingeven, wijzigen personeel ( zie p.34 ) doen. Indien alle gegevens van de nieuwe melding zijn ingevuld, klikt men op “Verifiëren” en vervolgens op “Opslaan”. U krijgt dan de melding: “Gegevens zijn verwerkt”.


19

Bestaande afwezigheid wijzigen: Om een afwezigheid te kunnen wijzigen vertrekt men opnieuw vanaf het beginscherm “Ingeven, wijzigen of wissen afwezigheden”. U selecteert weer het gewenste personeelslid en in het overzicht van zijn/ haar afwezigheden klikt u de afwezigheid aan die u wil wijzigen: Druk op de knop “Afwezigheden/ controles ingeven of wijzigen” en maak een keuze uit de tweede kolom “Aanvullen bestaande afwezigheid”. U kan kiezen tussen “Aanvullen einddatum afwezigheid” ( enkel mogelijk indien het doktersbriefje nog niet werd ingegeven ), “ Toevoegen verblijfsadres”, “Toevoegen datum vervroegde werkhervatting”, “Toevoegen hospitalisatieperiodes”, “Toevoegen periodes blokkering voor controle” ( enkel geldig voor de geselecteerde afwezigheid ), en “Wissen afwezigheid” ( gelieve Mensura steeds te contacteren ). Na de wijziging klikken op “Verifiëren” en daarna op “Opslaan”. In het beginscherm kunt u via de knop “Extra info over geselecteerde lijn” de wijziging zien.

Afwezigheden wissen: Om een melding te kunnen wissen vertrekt men opnieuw vanaf beginscherm “Ingeven, wijzigen of wissen afwezigheden” (zie boven). Druk op de knop “Afwezigheden/controles toevoegen of wijzigen” en kies in de tweede kolom “Wissen afwezigheid”, ga vervolgens naar het tabblad “Afwezigheid”, druk op “Verifiëren” en dan op de knop “Opslaan”. De afwezigheid is nu gewist. U kunt nu op de gewiste lijn gaan staan en op de knop “Extra info over geselecteerde lijn” klikken, u ziet dan dat de afwezigheid gewist is.


20

Lijst van afwezigheden ( per periode ) Indien u klikt op Afwezigheden, Volledige lijst ( per periode ) komt u in volgend scherm:

In dit scherm kunt u beneden begin- en einddatum ingeven van de periode die u wenst te bekijken. Let wel: hier is een beperking van maximum 1 volledige maand (30 dagen). Daarna klikt u op “Zoek”. De registratiedatum toont u steeds de huidige datum en dus ook de afwezigheden die op die dag tot nog toe werden ingegeven. De verschillende acties die gebeurden op iedere ingegeven afwezigheid ( historiek) kunt u opvragen via de knop “Extra info over geselecteerde lijn”. U krijgt een overzicht van de acties die er op deze melding werden toegepast. Van ieder van deze acties kunt u de inhoud opvragen door op de knop “Inhoud geselecteerde lijn” te drukken. ( zie uitleg p.15-16 )


21

Lijst van de openstaande afwezigheden waarvoor geen doktersbriefje werd verstuurd naar Mensura Absenteïsme ( enkel voor de klanten waarvoor Mensura Absenteïsme de ziekteattesten beheert ): Indien u klikt op Afwezigheden, Lijst zonder doktersbriefje ( per periode ), ziet u een lijst van alle afwezigheden waarvoor we nog geen attest ontvangen hebben.

Links bovenaan het scherm ziet u het aantal lijnen/personen waarvoor we nog geen attest ontvangen hebben. Ook hier kunt u weer beneden begin- en einddatum ingeven van de periode die u wenst te bekijken. Let wel: hier is een beperking van maximum 1 volledige maand (30 dagen). Daarna klikt u op “Zoek”. U zult een lijst krijgen van alle afwezigheden van de opgevraagde periode waarvoor Mensura ABSENTEISME nog geen attest heeft ontvangen. De verschillende acties die gebeurden op iedere openstaande afwezigheid ( historiek) kunt u opvragen via de knop “Extra info over geselecteerde lijn”. U krijgt een overzicht van de acties die er op deze melding werden toegepast. Van ieder van deze acties kunt u de inhoud opvragen door op de knop “Inhoud geselecteerde lijn” te drukken. ( zie uitleg p.15-16) .


22

Attesten: Lijst Ingegeven attesten ( van /tem ): Indien u klikt op Attesten, Lijst ingegeven attesten ( van /tem ) komt u in volgend scherm:

Dit scherm toont u in eerste instantie de attesten die op de datum beneden in het scherm, werden ingegeven. In dit scherm kunt u beneden begin- en einddatum (registratiedatum) ingeven van de periode die u wenst te bekijken. Let wel: hier is een beperking van maximum 1 volledige maand (30 dagen). Daarna klikt u op “Zoek”. De verscheidene registraties van elk ingegeven attest ( historiek) kunt u opvragen via de knop “Extra info over geselecteerde lijn”. U krijgt een overzicht van de acties die er op dit attest werden toegepast. Van ieder van deze acties kunt u de inhoud opvragen door op de knop “Inhoud geselecteerde lijn” te drukken.


23

Als u op klikt ( enkel mogelijk voor de lijnen met attestgegevens en controleresultaten ), krijgt u een gedetailleerd overzicht dat u eventueel kan gebruiken om in het personeelsdossier van desbetreffende persoon te bewaren.

Lopende attesten: Indien u klikt op Attesten, Lijst lopende attesten, ziet u een lijst van alle personeelsleden waar momenteel een attest voor lopende is. Zo kunt u voor een bepaalde periode of een specifieke dag opzoeken wie er op dat moment allemaal ziek was. Let wel ! Op deze zoekroutine zit een beperking in de tijd : u kunt tot maximaal de eerste kalenderdag van de voorgaande maand teruggaan. Deze lijst kan u weer exporteren naar Excel om daar verder te bewerken. Ook daar kunt u weer een bepaalde persoon selecteren om de details te bekijken. Deze gegevens kunnen ook weer geëxporteerd worden naar Excel of gedrukt worden in .pdf.


24

Controles: Aanvragen:

Indien u klikt op Controles, Aanvragen krijgt u een lijst van controles die gepland zijn om uit te voeren. Deze lijst kan u weer exporteren naar Excel om verder te bewerken.

Ingeven van controles: Via dit scherm kunt u eveneens controles aanvragen via de knop “Ingeven, wijzigen of wissen afwezigheden”. U kunt een controle aanvragen voor een reeds eerder ingegeven afwezigheid of een u kunt een controle aanvragen voor een volledig nieuwe afwezigheid. Een controle aanvragen voor een volledig nieuwe afwezigheid : In bovenstaand scherm kiest u de knop “Ingeven, wijzigen of wissen afwezigheid”. U krijgt dan het volgende scherm :


25

In bovenstaand scherm gaat u het personeelslid zoeken waarvoor u een controle wil aanvragen ( zie zoekprocedure p.13 ) of tikt u het stamnummer in in het daartoe voorzien veld. U komt dan terecht in het scherm “Ingeven, wijzigen of wissen afwezigheden” en klikt op de knop “Afwezigheden/ Controles toevoegen of wijzigen” Zie onderstaand scherm :


26

Het volgend scherm verschijnt :

Hier gaat u dus “Toevoegen controle” kiezen, waarna u in het volgende scherm de nodige gegevens kunt aanvullen :


27

Dit scherm toont u de volgende tabbladen: “Persoonsgegevens”, “Afwezigheid”, “Controleinformatie”, “Aanvraagtekst”, “Verblijfsadressen” en “Relatie getroffenefirma”. U dient elk tabblad te doorlopen om de controle te kunnen registreren. U kan op elk tabblad gegevens invullen of wijzigen. Om naar een volgend tabblad te gaan dient u op de pijltjes >> te klikken. Indien het toekennen van de opdrachten reeds is afgesloten, verschijnt er een rode tekst in dit venster. De controle verschuift dan naar de datum die het systeem voorstelt. U kunt de opdrachtdatum dan wel nog wijzigen, maar indien de controle toch nog de dag zelf dient uitgevoerd te worden, kunt u ons best een seintje geven. Om de controle te bevestigen dient men eerst op “Verifiëren” te klikken en nadien op “Opslaan”. Een controle aanvragen voor een periode van een reeds ingegeven afwezigheid U kunt vertrekken vanuit het blok Afwezigheden of vanuit het blok Controles. U gaat het personeelslid zoeken waarvoor u een controle wenst aan te vragen ( zie p.13 of p.26 ). Wanneer u het personeelslid geselecteerd heeft, gaat u de afwezigheid in het overzicht aanduiden waarvoor u een controle wenst aan te vragen. Zie onderstaand scherm.


28

U klikt op de knop “Afwezigheden/controles toevoegen of wijzigen” en komt terecht in het volgende scherm :


29

Hier kiest u “Toevoegen controle op bestaande afwezigheid” en herhaalt de procedure van p.28.

Hercontrole: Voor een hercontrole geldt dezelfde procedure als voor een controle. U kan slechts éénmaal een hercontrole ingeven voor dezelfde afwezigheidsperiode. U kunt geen nieuwe hercontrole vragen voor een reeds aanvaarde afwezigheid door de controlearts.

Controleaanvraag wissen: U kunt vertrekken vanuit het blok Afwezigheden of vanuit het blok Controles. U gaat het personeelslid zoeken waarvoor u een controle wenst te wissen ( zie p.13 of p.26 ). Wanneer u het personeelslid geselecteerd heeft, gaat u de afwezigheid met de aangevraagde controle in het overzicht aanduiden. U drukt op de knop “Afwezigheden/ controles toevoegen of wijzigen” In de derde kolom kiest u in de tabel “Controle” voor “Wissen controleaanvraag”. Het volgend scherm verschijnt:


30

Op dit scherm is er een tabblad “Persoonsgegevens” en een tabblad “Afwezigheid”. U kunt weer wisselen tussen de verschillende tabbladen met de pijltjes >>. Als u op het tabblad “Afwezigheid”, op “Verifiëren” klikt en nadien op “Opslaan” is de controle gewist. U komt terug terecht in het scherm met het overzicht van de afwezigheden van uw personeelslid. Indien u de afwezigheid met de controle die u gewist heeft , aanklikt en beneden in het scherm klikt u op de knop “Extra info over geselecteerde lijn” kunt u zien dat de controle effectief werd gewist.

Opvolgen Indien u klikt op Controles, Opvolgen krijgt u een lijst van controles die op dat moment in uitvoering zijn: d.w.z. voor die dag gepland zijn of controles die al uitgevoerd zijn, maar waarvan het resultaat nog niet bekend is (normaal gezien de dag na controle voor 12u). Hier kan men ook weer de lijst exporteren naar Excel en de details per persoon bekijken. Deze details kunnen weer naar Excel geëxporteerd of in .pdf geprint worden om zo bij te houden.


31

Resultaten Indien u klikt op Controles, Resultaten van/tem krijgt u een lijst van de resultaten voor de periode die onderaan het scherm vermeld is. Let wel: de resultaten van vandaag tonen u de controles die gisteren uitgevoerd werden! U kunt die periode veranderen om aan uw specifieke wensen tegemoet te komen. De verkregen lijst kunt u weer exporteren naar Excel om daar verder te bewerken.


32

Firmagegevens: Personeel: Indien u klikt op Firmagegevens, Ingeven, wijzigen personeel komt u in volgend scherm:

We willen toch benadrukken dat het bedoeling blijft dat u op regelmatige basis een elektronische update van het volledige personeelsbestand aan onze diensten bezorgt. Indien u echter dringend een afwezigheid of controle wenst door te geven van een nieuw personeelslid, of er werd tegelijk met een afwezigheid een definitieve adreswijziging doorgegeven, dan kunt u deze personeelsgegevens snel via Firmagegevens, Ingeven, wijzigen personeel aanpassen. Hier kan u uw personeelsgegevens gemakkelijk beheren: U kunt eveneens firmagerelateerde gegevens aanpassen (vb. stamnummer, andere afdeling, statuut, …). U zoekt het desbetreffende personeelslid op stamnummer of op naam. U selecteert de persoon en klikt op “Algemene gegevens”. U krijgt dan volgend scherm:


33

De gegevens met een sterretje zijn verplichte velden. U vult ze aan en klikt op OK. Het veld rijksregisternummer is nu ook een verplicht veld geworden !!. Via dit scherm kan u ook de firmagerelateerde gegevens aanpassen. U selecteert “Firmagerelateerde gegevens” en komt in volgend scherm:


34

De gegevens met een sterretje zijn verplichte velden. U vult ze aan en klikt op OK.

Indien u een nieuw personeelslid wenst in te geven, dan klikt u op “Nieuw personeelslid”. Ook hier vult u weer alle gegevens met een sterretje in en klikt op OK.

Dan komt u automatisch in het scherm terecht waar u de firmagerelateerde gegevens kunt u invullen. Wanneer u alle nodige gegevens in dit scherm heeft ingevuld, klikt u op OK.


35

U heeft het personeelslid toegevoegd.


36

Afdelingen: Indien u klikt op Firmagegevens, Ingeven, wijzigen afdelingen komt u in volgend scherm:

In dit scherm kan u de bestaande afdelingen beheren: U kunt de namen van de verschillende afdelingniveau‟s wijzigen door op de knop “Wijzigen omschrijving” te drukken. Elk van deze onderverdeling kan op zijn beurt aangepast, gedupliceerd, gedeactiveerd worden. U kan dit doen door op de knop “Detail” te klikken. U komt dan in het volgende scherm terecht:


37

U vindt beneden aan de pagina de verschillende keuzemogelijkheden (Toevoegen, Wijzigen, Dupliceren, Bekijken, Refresh, Annuleren. Let wel !! Indien u afdelingen toevoegt dat dit steeds volgens dezelfde indeling gebeurt zoals de afdelingen die al in dit afdelingniveau werden opgenomen. Dit is van belang voor eventuele statistieken of analyses die aan de hand van deze informatie worden gemaakt. Indien er een andere indeling van afdelingen moet ingegeven, raden we aan om dit te doen bij het begin van een nieuw kalenderjaar.

Hierbij zijn we bij het einde gekomen om de klantenzone stap voor stap met u te doorlopen. Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben, mag u ons steeds contacteren; Met vriendelijke groeten,

MENSURA ABSENTEISME Taxandria center ( gelijkvloers ) Gouverneur Roppesingel 25 3500 Hasselt Tel: 011/301252 Fax: 011/301262


38

HANDLEIDING: MENSURA ABSENTEISME KLANTENZONE

Recommend Documents