Handleiding invullen internationale vrachtbrief

Handleiding invullen internationale vrachtbrief

Handleiding invullen internationale vrachtbrief

december 2002

Railion Benelux N.V. P.O. Box 2060 3500 GB Utrecht T +31 30 235 40 04 F +31 30 235 43 34 www.railion.nl

Handleiding voor het invullen van de internationale vrachtbrief

Handleiding voor het invullen van de internationale vrachtbrief Er bestaan twee soorten vrachtbrieven: • een internationale vrachtbrief • een vrachtbrief voor binnenlands vervoer. Deze handleiding is alleen gericht op de internationale vrachtbrief. De vrachtbrief dient als bewijs voor de overeenkomst die tussen u en Railion Benelux N.V. wordt gesloten. Er is een deel voor u als afzender en een deel voor de geadresseerde.

Aanleveren van de gegevens U kunt de gegevens voor de vrachtbrief op verschillende manieren aanbieden. Elektronisch

U voert uw gegevens dan via uw eigen computer in met behulp van een speciaal daarvoor ontwikkeld programma. Dit vereenvoudigt en versnelt de procedure. Railion Benelux vertelt u graag meer over het elektronisch aanleveren van uw gegevens. Per fax

Wanneer u gebruik maakt van de mogelijkheid de gegevens schriftelijk aan te bieden, kunt u deze vermelden op het enkelvoudig model ‘Gegevens ten behoeve van het vervoer’. Deze formulieren zijn verkrijgbaar bij de administratieve steunpunten van Railion Benelux. U zendt het ingevulde formulier als faxbericht naar het administratieve steunpunt. Ter bevestiging ontvangt u een kopie van dit formulier met een datumstempel van het station van afzending. Persoonlijk

Als het voor u niet mogelijk is gebruik te maken van de eerder genoemde procedures (bijvoorbeeld om douanetechnische redenen), dan kunt u zelf de vrachtbrief invullen en deze aanbieden.

Algemene bepalingen voor het invullen van een vrachtbrief Deze beschrijving heeft betrekking op alle vakken die moeten worden ingevuld indien u zelf uw internationale vrachtbrief invult en aanbiedt. Indien u gebruik maakt van aanbieden van de gegevens per fax of EDI-verbinding, hoeft u een aantal vakken niet in te vullen ; deze zijn gewaarmerkt met een *). Er zijn ook vakken die alleen bij het per fax of EDI aanbieden van gegevens moeten worden ingevuld; deze zijn gewaarmerkt met +). De aanduidingen op de vrachtbrief moeten in het Nederlands vermeld staan met een vertaling in het Frans of Duits. Wij raden u aan voor zendingen die via de zuidgrens ons land verlaten een Franse tekst en voor zendingen via de oostgrens een Duitse tekst te gebruiken.

3


Beschrijving van de in te vullen vakken Vak 9

In dit vak dient u door middel van een kruis in hokje 1 (CIM) aan te geven dat het internationaal vervoer betreft. Vak 9a +)

In dit vak vermeldt u het ordernummer dat u van het Customer Service Center van Railion Benelux heeft ontvangen. Vak 10

Hierin moet u, als afzender, uw naam en volledig adres vermelden. Het is gewenst in dit vak tevens uw telefoon- en/of faxnummer te vermelden. Als afzender mag slechts één natuurlijk- of rechtspersoon vermeld worden. Voor de uitwisseling van goederen tussen lidstaten van de EU moet u bovendien uw BTW-nummer vermelden, als u dat is toegewezen. Vak 11

Hier vermeldt u, indien u dit heeft, uw klantencodenummer. Vak 12 *)

Hier vermeldt u het klantencodenummer van de vrachtbetaler, indien de afzender niet de betaler van de gefrankeerde kosten is (conform de in de CIM artikel 8 par. 4 – f genoemde gevallen). Vak 13

In dit vak kunt u verklaringen vermelden die ingevolge de CIM zijn toegelaten, bijvoorbeeld met betrekking tot: • het vervullen van douaneformaliteiten: als het in het land van bestemming toegestaan is dat de zending direct, zonder tussenkomst van de douane, aan de geadresseerde wordt afgeleverd, dient dit te worden aangegeven door het aanbrengen van de vermelding “Destinataire agréé/Zugelassener Empfänger/Toegelaten geadresseerde”. Dit kan eventueel worden aangevuld met gegevens (toestemming van de douane enz.) die het mogelijk maken de vervulling van de douaneformaliteiten te vereenvoudigen; • de beschikkingsbevoegdheid van de geadresseerde; • het bij-ijzen onderweg; • het verzorgen van zendingen levende dieren; • de begeleiding van de zending. Vak 14

In dit vak kunt u eventueel uw referentienummer vermelden. Vak 15

In dit vak moet de naam en het volledige adres van de geadresseerde worden ingevuld. Als geadresseerde mag slechts één natuurlijk- of rechtspersoon vermeld worden. Het is gewenst in dit vak het telefoon- en/of faxnummer van de geadresseerde te vermelden. Voor de uitwisseling van goederen tussen lidstaten van de EU moet het BTW-nummer van de geadresseerde worden vermeld voor zover bekend. Vak 16

Als u het klantencodenummer van de geadresseerde kent, kunt u dit hier vermelden.

4


Vak 17 *)

Hier vermeldt u het klantencodenummer van de vrachtbetaler indien de geadresseerde niet de betaler van de ongefrankeerde kosten is (conform de in de CIM artikel 8 par. 4 – f genoemde gevallen). Vak 18

Dit vak dient voor het aanduiden van de gebruikte ladingsbenodigdheden (b.v. dekkleden, kettingen, bindtouwen, enz.) en laadkisten. De gebezigde pallets moeten niet in deze vakken worden vermeld. Vak 19

Dit vak dient voor het vermelden van het soort, eigendomsvermelding en nummer van een container, indien deze ten vervoer wordt aangeboden. Vak 20

In dit vak dient het aantal gebruikte EUR-uitwisselingspallets en -boxpallets te worden vermeld. Vak 21

Hier kunt u het 12-cijferige wagennummer invullen. Indien b.v. op de wagen het volgende opschrift voorkomt: 01 RIV 84NS 5083008-0 dan dient u te vermelden: 01845083008-0 Vak 22

Wanneer u de goederen in een particuliere wagen heeft geladen, moet hier de eigen massa van deze wagen worden vermeld. Vak 23

In deze rubriek kunt u inlichtingen voor de geadresseerde opnemen, zonder dat hier enige verplichting of verantwoordelijkheid voor Railion Benelux ontstaat. Bijvoorbeeld gegevens over de herkomst of uiteindelijke bestemming van de goederen. Vak 24

In dit vak moet u aangeven óf u kosten voor uw rekening neemt en welke kosten u voor uw rekening neemt. Naast de vracht bestaan de kosten uit de volgende elementen: • bijkomende kosten. Dit zijn de in het tarief genoemde kosten voor prestaties die niet direct met het vervoer te maken hebben; • douanerechten en door de douane geheven omzetbelasting. Onder douanerechten vallen alle kosten die de spoorweg aan de douane betaalt; • andere kosten. Deze kosten zijn niet in het tarief vermeld, het zijn door de spoorwegen gedane uitgaven ten behoeve van de zending. De mogelijkheden die u heeft om aan te geven welke kosten u voor uw rekening wilt nemen, zijn vastgesteld in de Uniforme regelen betreffende de overeenkomst van internationaal spoorwegvervoer van goederen (CIM) en in de Uniforme bijkomende bepalingen (DCU). De kosten die u naast de vracht betaalt, kunt u met woorden omschrijven. De beschikbare ruimte is echter beperkt. Daarom hebben de spoorwegen voor bijna alle denkbare kosten een lijst van uniforme codenummers opgesteld. Dit nummer heeft bij alle spoorwegmaatschappijen dezelfde betekenis, waardoor misverstanden worden voorkomen.

5


Met enkele voorbeelden wordt geïllustreerd op welke wijze dit vak betaling van de kosten kan worden ingevuld. Sommige internationale tarieven bevatten echter bijzondere voorschriften ten aanzien van de betaling van de kosten. Bovendien zijn in verkeer met een aantal landen deze betalingsmogelijkheden beperkt. Voorbeelden:

1a Franco vracht U neemt voor uw rekening: de vracht én de bijkomende kosten die als bestanddeel van de vracht worden beschouwd’ voor het gehele parcours. 1b Franco vracht inclusief U neemt voor uw rekening: de vracht én de bijkomende kosten die als bestanddeel van de vracht worden beschouwd + de door middel van codes aangegeven overige kosten (bijvoorbeeld loon voor het vervullen van douaneformaliteiten in het land van vertrek en in doorvoerlanden: code 40 + 41) voor het gehele parcours. De kosten dienen zo mogelijk met codenummers te worden aangegeven, maar kunnen eventueel met name worden genoemd. 1c Franco vracht tot... U neemt voor uw rekening: uitsluitend de vracht én de bijkomende kosten die als bestanddeel van de vracht worden beschouwd voor een gedeelte van het parcours vanaf het vertrekstation (bijvoorbeeld tot Venlo grens). 1d Franco vracht inclusief tot... U neemt voor uw rekening: de vracht én de bijkomende kosten die als bestanddeel van de vracht worden beschouwd + de door middel van codes aangegeven overige kosten (bijvoorbeeld loon voor het vervullen van douaneformaliteiten in het land van vertrek: code 40) voor een gedeelte van het parcours vanaf het vertrekstation (bijvoorbeeld tot Venlo grens). de kosten dienen zo mogelijk met codenummers te worden aangegeven, maar kunnen eventueel met name worden genoemd; de beperking(in dit voorbeeld) ’tot Venlo grens’ heeft zowel betrekking op de vracht als op de met name genoemde kosten. Dit geldt echter niet voor kosten, die in één keer voor het gehele parcours worden berekend, bijvoorbeeld dekkledenhuur. Deze kosten dienen in dit geval geheel door de afzender te worden betaald. 2 Franco voor...(bepaald bedrag) U neemt voor uw rekening: een bepaald, door u zelf vastgesteld, bedrag (bijvoorbeeld EUR 500,=). 3 Franco alle kosten U neemt voor uw rekening: vracht + alle kosten zoals; bijkomende kosten die als bestanddeel van de vracht worden beschouwd, overige bijkomende kosten, douanerechten, door douane geheven omzetbelasting en andere kosten, voor het gehele parcours. 4 Ongefrankeerd Alle kosten komen voor rekening van de geadresseerde.

6


Vak 25

Dit vak hoeft niet te worden ingevuld. Vak 26

Wanneer u de toepassing van één of meer internationale tarieven verlangt, kunt u dat op deze plaats vermelden. Wilt u de te volgen route voorschrijven, dan kunt u dat eveneens in dit vak aangeven. U vermeldt dan de grenspunten of overgangsstations tussen de verschillende internationale spoorwegmaatschappijen. Bij bepaalde rechtstreekse internationale tarieven is het voorschrijven van (één van) de toegelaten route(s) verplicht. Vak 27

Dit vak is bestemd voor het vermelden van een contractnummer als u zelf, de geadresseerde of een derde bijzondere voordelen geniet op grond van een met de spoorweg gesloten overeenkomst. Vak 28

Dit vak hoeft niet te worden ingevuld. Vak 29

Aankruisen wat van toepassing is. Vak 30

Het is van groot belang dat u hier het station van bestemming vermeldt. Tevens moet u de plaats van aflevering invullen. Dit dient nauwkeurig te gebeuren om te voorkomen dat verschillende stations in dezelfde plaats of plaatsen met bijna dezelfde naam worden verward. Tenslotte kunt u aangeven waar de zending moet worden afgeleverd. Vak 31

In dit vak kunt u desgewenst de merken vermelden. Vervolgens dient u het aantal colli of wagens aan te geven en de aard van de verpakking en tenslotte de omschrijving van het goed. De aard van de goederen speelt in vele gevallen een belangrijke rol bij de vrachtberekening. Volgens de CIM moet de aard van de goederen als volgt worden omschreven: Voor goederen, die genoemd zijn in Bijlage I tot de CIM (RID - dit betreft de zgn. gevaarlijke stoffen), met de benaming die in deze bijlage voorkomt. Gevaarlijke goederen, die niet met name genoemd zijn in deze bijlage, met de benaming van de n.e.g.-positie (niet elders genoemd) of met de verzamelnaam, waaronder zij zijn ingedeeld en de chemische benaming van het goed. De benaming (juiste vervoersnaam) moet worden aangevuld met de vermelding van het nummer/de nummers van de voorgeschreven gevaarsetiketten, voor zover van toepassing, gevolgd door de vermelding van de verpakkingsgroep, b.v. 3(6.1)I. Vóór de juiste vervoersnaam moet steeds het UN-nummer worden vermeld. Bij vervoer in ketelwagens, tankcontainers, transporttanks en ook bij losgestort vervoer moet bovendien het gevaarsidentificatienummer worden vermeld, b.v. 336 UN 1093 ACRYLNITRIL, GESTABILISEERD, 3 (6.1) I. Bij vervoer van ontplofbare stoffen en voorwerpen moet de classificatiecode worden vermeld, b.v. UN 0336 VUURWERK, 1.4 G. Tenslotte moet bij vervoer van gevaarlijke stoffen in vak 32 (RID) een kruisje worden aangebracht. De goederen moeten worden omschreven overeenkomstig de internationale goederenclassificatie NHM. Voor gevaarlijke goederen moet echter de in het RID voorgeschreven juiste vervoersnaam (proper shipping name) worden gebruikt.

7


Tenslotte moeten in dit vak de nummers van de door u aangebrachte loden (voorzover niet door of namens Railion Benelux aangebracht) worden vermeld. Vak 32

U moet dit vak aankruisen als het RID-goederen betreft. Vak 33

U kunt hier het nummer van het douanetarief vermelden Vak 34

Hierin moet u achter de omschrijving van het goed in vak 31 de bruto massa van de goederen vermelden. Onder de bruto massa wordt verstaan de massa van de goederen, de massa van de verpakking en van de eventueel gebruikte pallets van particulieren die niet door de spoorweg zijn aanvaard. De massa van de pallets enz. die door de spoorwegen zijn aanvaard moet afzonderlijk worden vermeld. Dit geldt b.v. bij: • de in vakken 18 en 19 aangeduide ladingsbenodigdheden en laadkisten; • de in vak 20 vermelde EUR-uitwisselingspallets; • door de spoorweg aanvaarde pallets van particulieren; • stoffen en voorwerpen, die dienen ter beschutting tegen warmte of koude; • overige in de tarieven met name genoemde hulpmiddelen. Hierbij moet in vak 31 de daarbij behorende benaming (b.v. pallets, ijs, enz.) worden ingevuld. Worden verschillende soorten goederen in één wagen verzonden, dan verdient het aanbeveling bij elk soort goed de bruto massa afzonderlijk aan te geven; dit kan een lagere vracht tot gevolg hebben. Vak 36

Als afzender dient u bij de vrachtbrief alle documenten te voegen, die benodigd zijn voor de vervulling van formaliteiten, die vóór de aflevering van de goederen aan de geadresseerde moeten plaatsvinden bij de douane en andere overheidsinstanties. De bijgevoegde documenten moeten in vak 36 nauwkeurig omschreven worden, met nummer, datum en plaats van afgifte. Vak 36a +)

Datum en handtekening van de afzender. Vak 37

In dit vak kunt u in cijfers het bedrag van het belang bij de aflevering aangeven. In dit vak dient u eveneens de in aanmerking komende munteenheid te vermelden met gebruikmaking van de hierna vermelde afkortingen. Voor de behandeling van voorschotten en remboursementen wordt door Railion Benelux een provisie in rekening gebracht. Railion Benelux verstrekt graag inlichtingen in hoeverre in het verkeer met het buitenland voorschotten en remboursementen zijn toegelaten. Vak 38/39

Als u de zending wilt belasten met een voorschot of een remboursement, moet u het bedrag daarvan in cijfers vermelden. In deze vakken dient u eveneens de in aanmerking komende munteenheid te vermelden met gebruikmaking van de hierna vermelde afkortingen.

8


Aanduidingen van de munteenheden en codes

ALL BAD BGL CHF CZK DKK DZD EUR GBP HRK HUF IQD IRR LBP LTL MAD MKD NOK PLN ROL RUB SEK SIT SKK SYP TND TRL UAH USD XDR YUM

Albanese Lek Bosnische Dinar Bulgaarse Leva Zwitserse Frank Tsjechische Kroon Deense Kroon Algerijnse Dinar EURO Engelse Pond Kroatische Kuna Hongaarse Forint Iraakse Dinar Iraanse Rial Libanees Pond Litouwse Litas Marokkaanse Dirham Macedonische Denar Noorse Kroon Poolse Zloty Roemeense Lei Russische Roebel Zweedse Kroon Sloveense Tolar Slowaakse Kroon Syrische Pond Tunesische Dinar Turkse Pond Oekraïense Hryvnia USA-Dollar Bijzonder trekkingsrecht Nieuwe Joegoslavische Dinar

9


Lijst van uniforme codenummers Deel I Kosten als bestanddeel van de vracht

(bij vermelding “franco vracht” worden de hierna vermelde kosten aan de afzender in rekening gebracht) Codenummer: Betekenis:

Verwijzingen:

10

laadkistenhuur

9)

11

havenkosten

1)

12

kosten voor het verwisselen van assen

13

kosten voor het gebruik veerponten

14

kosten voor onderweg ophouden wagens

2)

15

huur voor gebruik ladingsbenodigdheden

9)

16

palettenhuur

17

loon voor overladen/overgieten/aftappen

18

afhaalloon

19

bestelloon

20

huur voor gebruik van speciale wagens

21

kosten voor vervoer met een extra trein

22

huur voor het gebruik van draaistellen

23

toeslagen voor buitengewoon vervoer

24

huur koelwagens (andere dan van ICF)

25

huur ICF-wagens

26

toeslag voor vervoer door kanaaltunnel

27

andere bijkomende kosten

10)

3)

10


Deel II Overige bijkomende kosten, douanerechten en andere kosten Kosten voor de behandeling van goederen

Codenummer: Betekenis:

Verwijzingen:

30

loon voor het laden van de lading

31

loon voor het lossen van de lading

32

loon voor het herstellen van de lading

33

magazijngeld

34

weegloon

35

raccordementskosten op aankomststation

36

raccordementskosten op afzendstation

37

rangeerloon op afzendstation

4)

38

rangeerloon op aankomststation

4)

39

huur voor gebruik hijstoestellen

Kosten voor documentatie

Codenummer: Betekenis:

Verwijzingen:

40

loon vervullen douaneformaliteiten in het land van vertrek

41

loon vervullen douaneformaliteiten in doorvoerland(en)

42

loon vervullen douaneformaliteiten in het land van aankomst

43

kosten voor kennisgeving aankomst

44

kosten voor bewijs van aflevering

45

loon voor vervullen formaliteiten, door overheidsinstanties anders dan douane 5)

11)

11


Kosten voor het gebruik van transportmiddelen

Codenummer: Betekenis: 50

staangeld wagens

51

kosten bij overschrijden laad- en lostermijnen, of bij te late teruglevering met uitzondering van staangeld wagens

52

huur bij vertrek voor gebruik van een speciaal voertuig voor het vervoeren van spoorwagens over de weg

53

huur bij aankomst voor gebruik van een speciaal voertuig voor het vervoeren van spoorwagens over de weg

54

dekkledenhuur

55

huur voor gebruik verwarmingstoestellen

Verwijzingen:

9)

Douanerechten, belastingen en andere rechten


Douanerechten en andere bedragen die door de douane worden geïnd, met uitzondering van de onder code 61 bedoelde BTW

61

BTW die door de douane wordt geïnd

62

BTW over de door de spoorweg geïnde kosten verband houdend met de de uitwisseling van goederen tussen lidstaten van de EU

Verwijzingen:

12)

Andere kosten


kosten voor ijzen of bij-ijzen

71

kosten voor reinigen of ontsmetten

72

kosten voor verzekering, waarde-aangifte of voor aangifte van het belang bij aflevering

73

provisie voor voorschotten

74

provisie voor remboursementen

75

loon voor het verzorgen van dieren

Verwijzingen:

6)

12


76

kosten die ontstaan in afwachting van de door de afzender te leveren documenten die voor het vervullen van douane of andere overheidsinstanties vereiste formaliteiten benodigd zijn 13)

77

kosten die ontstaan omdat de door de afzender op de vrachtbrief vermelde aanduidingen onjuist, onnauwkeurig of onvolledig zijn of niet op de daarvoor bestemde plaats zijn aangebracht

13)

78

begeleidingskosten

7)

79

loon voor het tellen of onderzoeken van goederen of dieren

8)

80

stationskosten

81

kosten voor re-exepeditie wagenladingen

82

andere bijkomende kosten

83

andere uitgaven overeenkomstig CIM artikel 6 par. 9

84

andere kosten die ten laste van de geadresseerde komen

85

11)

bedragen die door andere overheidsinstanties worden geïnd

Verzamelcodenummers


alle kosten gezamenlijk voor de behandeling van goederen

3

alle kosten gezamenlijk voor documentatie

4

alle kosten gezamenlijk voor het gebruik van transportmiddelen

5

alle douanerechten, belastingen en andere rechten gezamenlijk

6

alle andere kosten gezamenlijk

Verwijzing:

13


Verklaring verwijzingen:

1) Worden geheven in sommige zeehavens voor bepaalde werkzaamheden (geen rangeerwerkzaamheden) bij overslag van wagens of goederen. 2) Wordt geheven als vergoeding voor bijzondere werkzaamheden verbonden aan het onderweg ophouden, b.v. om goederen bij te laden, om wagens gedeeltelijk te lossen of om dieren te verzorgen. 3) Deze kosten worden door bepaalde spoorwegen geheven voor bijvoorbeeld het plaatsen van een gesloten wagen of een schutwagen. 4) Wordt geheven indien bijzondere rangeerwerkzaamheden noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld voor het ter beschikking stellen, verplaatsen of afhalen van de wagen op of van een bepaalde plaats op het station of haven. Het is eveneens mogelijk dat dit loon wordt geheven indien voldaan wordt aan bepaalde verzoeken – vaak in samenhang met andere werkzaamheden, zoals bij een te laat gedaan verzoek om weging tezamen met weegloon. 5) Wordt geheven voor het vervullen van door overheidsinstanties vereiste formaliteiten door de spoorweg in plaats van de afzender, met uitzondering van douaneformaliteiten die een afzonderlijke post vormen – zoals formaliteiten in verband met deviezenbepaling, bepalingen voor de volksgezondheid, veterinaire voorschriften, belastingvoorschriften, statistische of justitiële voorschriften. 6) Worden geheven als premie voor de verzekering, waarde-aangifte of voor aangifte van het belang bij aflevering. Hieronder valt tevens de aanvullende verzekering tegen overschrijding van de leveringstermijn van lege particuliere wagens. 7) Wordt eventueel geheven indien in de tarieven niet is voorgeschreven dat voor de begeleider van goederen of dieren de vrachtprijs volgens het reizigerstarief verschuldigd is. 8) Behalve het tellen vallen hieronder de werkzaamheden die de spoorweg verricht bij het onderzoek of de zending overeenkomt met de aanduidingen in de vrachtbrief, bij het vaststellen of de afzender de veiligheidsvoorschriften voor bepaalde goederen in acht heeft genomen alsmede bij het door de afzender of de geadresseerde gevraagde toezicht bij het lossen. 9) Wordt berekend voor het gehele parcours en moet altijd in zijn geheel worden betaald. 10) Indien een bedrag is vastgesteld voor het gehele parcours, moet dit bedrag altijd in zijn geheel hetzij door de afzender hetzij door de geadresseerde worden betaald. 11) Kosten die de afzender niet voor zijn rekening kan nemen.

14


12) De BTW over de door de spoorweg geïnde kosten verband houdend met de uitwisseling van goederen tussen lidstaten van de EU, dient overeenkomstig de aanduiding met betrekking tot de betaling van deze kosten worden toegevoegd aan de aan elke vrachtbetaler in rekening gebrachte kosten zonder BTW. Dit geldt niet als door fiscale bepalingen de spoorweg van deze inning is vrijgesteld. 13) Kosten die de afzender voor zijn rekening moet nemen. Het station waar dergelijke kosten ontstaan, vermeldt deze op de frankeringnota (als die bij de vrachtbrief is gevoegd) of brengt ze aan het station van afzending in rekening.

15

Handleiding invullen internationale vrachtbrief

Recommend Documents