Handleiding Ingis. Afnemer. Ontvanger van facturen. februari Initiatief van

Handleiding Ingis Afnemer Ontvanger van facturen

februari 2010

Initiatief van ING Bank, registered office Amsterdam Trade Register no. 33031431 Amsterdam

HANDLEIDING INGIS AFNEMER

INHOUDSOPGAVE 1

INLEIDING EN OPZET VAN DE HANDLEIDING ......................................... 3

2

ONTVANGER INGIS FACTUREN................................................................ 4

2.1

Ondersteunde Browsers ............................................................................. 4

2.2

Inloggen op Ingis ...................................................................................... 4

2.3

Wachtwoord vergeten ................................................................................ 5

2.4

Het startscherm ........................................................................................ 5

3

Hoofdstuk Help ....................................................................................... 7

3.1

Help Teksten ............................................................................................ 7

3.2

Ingis Support ........................................................................................... 7

4

Mijn profiel.............................................................................................. 8

4.1

Wijzigen van gebruikersinformatie Factuur Account ........................................ 8

4.2

Wijzigen van gebruikersinformatie Afnemer Beheerdersaccount ....................... 9

4.3

Wijzigen van wachtwoord ......................................................................... 11

5

NIEUWE FACTUREN............................................................................... 12

6

FACTUUR ARCHIEF ................................................................................ 14

6.1

Zoeken op factuurnummer ....................................................................... 14

6.2

Uitgebreid zoeken ................................................................................... 14

6.3

Bekijken en downloaden van zoekresultaten................................................ 15

6.4

Dispuutfunctie ........................................................................................ 16

7

ACCOUNT BEHEER ................................................................................. 18

7.1

Factuur accounts beheren en consolideren .................................................. 18 7.1.1

Afnemer beheerder aanmaken vanuit Factuur account

18

7.1.2

Overzicht Afnemer beheerders vanuit Factuur account

19

7.1.3

Factuur Accounts beheren vanuit Afnemer beheerder

19

7.1.4

Factuur account profiel wijzigen

21

7.1.5

Factuur account wachtwoord wijzigen

22

Initiatief van ING Bank, registered office Amsterdam Trade Register no. 33031431 Amsterdam

Handleiding Ingis Afnemer v255

page 2 of 26


1

INLEIDING EN OPZET VAN DE HANDLEIDING

Ingis is een platform voor elektronisch factureren. Uw leverancier zal u de facturen niet meer per post versturen, maar elektronisch via Ingis. Uw leverancier verstuurt zijn factuurdata naar de Ingis omgeving. Binnen deze omgeving wordt de factuur verwerkt en aan u gepresenteerd. Deze handleiding geeft inzicht in het elektronisch ontvangen van facturen met onderdelen als: • • • • •

Ontvangen van facturen Downloaden van factuurgegevens Zoeken in het factuurarchief Genereren van rapportages Maken van een afnemer beheeraccount

Wij hebben de handleiding met zorg samengesteld. Mist u desondanks essentiële punten, of heeft u vragen of opmerkingen, neem dan contact op met de afdeling Support via [email protected]. Om uw verzoek in behandeling te nemen, verzoeken wij u om ons standaard in de eerste e-mail aan ons de volgende gegevens op te nemen: • • • •

Bedrijfsnaam afnemer Naam Afnemer Beheerder Naam boekhoudpakket en dealer Uw gebruikersnaam in Ingis

Initiatief van ING Bank, registered office Amsterdam Trade Register no. 33031431 Amsterdam Handleiding Ingis Afnemer v25

Pagina 3 van 26


2 2.1

ONTVANGER INGIS FACTUREN Ondersteunde Browsers

Ingis is geoptimaliseerd om te werken onder de volgende webbrowsers: • •

Internet Explorer 6 en hoger Firefox 1 en hoger

Het is van belang dat u uw browser instelt op het toestaan van pop-ups. 2.2

Inloggen op Ingis

Ga naar URL: www.ingis.nl en klik op ‘Log-in’.

Wij hebben een account voor u aangemaakt. De inloggegevens zijn per e-mail aan u verstuurd. Bij uw 1e bezoek wordt u verzocht uw wachtwoord wijzigen. U kunt tevens uw gegevens op correctheid controleren en desgewenst gebruiksinstellingen wijzigen. Onze service wordt binnen een beveiligde webomgeving gepresenteerd. Controleer voordat u inlogt op het platform de URL altijd op de ‘s’ in ‘https’. Dit geeft u de garantie dat de service voldoet aan de beveiligingseisen.

De onderstaande pagina is het Ingis inlogscherm.

Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op ‘Login’. Als u drie keer foutief inlogt wordt uw account geblokkeerd. Ervaart u problemen bij het inloggen neem dan contact op met Ingis Support (zie onder menu optie ‘Support’).


Pagina 4 van 26


2.3

Wachtwoord vergeten

Maak gebruik van de functie ‘Wachtwoord vergeten’ om een nieuw wachtwoord aan te vragen. Het nieuwe wachtwoord wordt naar het door u verstrekte e-mailadres verstuurd, mits dat e-mail adres in het profiel van de gebruikersnaam is ingevuld. 2.4

Het startscherm

Het startscherm bestaat uit de volgende onderdelen:

1. Factuur overzicht & Nieuws Het factuur overzicht geeft de status van uw ontvangen facturen weer. • •

Totaal aantal nieuw ontvangen facturen: facturen die nog niet bekeken zijn; Totaal aantal reeds bekeken facturen: facturen die reeds door u bekeken zijn.

Het nieuwsoverzicht. •

Hier wordt nieuwe informatie over bijvoorbeeld onderhoud en nieuwe releases gepubliceerd.

2. Nieuwe facturen Hier ziet u uw nieuw ontvangen facturen. Hoofdstuk 5 geeft een beschrijving van deze functionaliteit. 3. Factuur archief Dit is uw factuurarchief van alle ontvangen facturen. Hoofdstuk 6 geeft een beschrijving van deze functionaliteit. Initiatief van ING Bank, registered office Amsterdam Trade Register no. 33031431 Amsterdam Handleiding Ingis Afnemer v25

Pagina 5 van 26


4. Account beheer Het Account beheer bevat twee overzichten: •

een overzicht van uw factuur accounts: in het geval dat meerdere leveranciers facturen via Ingis naar u versturen, beschikt u voor elk van deze leveranciers over een apart factuur account; u kunt deze samenvoegen in een Afnemer Beheerder.

•

een overzicht van de gebruikers van Ingis uit uw eigen organisatie (mits u de Multi-User service gebruikt).

Account beheer kent de volgende functionaliteiten: • • • • •

Statusoverzichten Gebruikersinformatie wijzigen Wachtwoord wijzigen Blokkeren/Deblokkeren Rechten toekennen aan gebruiker

Hoofdstuk 7 geeft een beschrijving van het Account beheer. 5. Mijn profiel Binnen uw profiel kunt u uw gebruikersinformatie en contactinformatie raadplegen en wijzigen. Deze functionaliteit wordt verder in hoofdstuk 4 behandeld. 6. Handleiding Hier kunt u deze handleiding downloaden. 7.Quick Reference Guide Hier kunt u een korte handleiding, die alleen de hoofdpunten bevat, downloaden. 8. Support Hier kunt informatie voor Support aangaande Ingis downloaden. 9. Services Hier kunt u informatie downloaden over het aanvragen van extra services. 10. Home, Help & Afmelden Rechts boven aan het scherm vindt u drie buttons: •

Via ‘Home’ komt u terug in het startscherm.

•

Via ‘Help’ kunt u de tips en tricks opvragen over de pagina waarop u zich bevindt.

•

U dient altijd gebruik te maken van de button ‘Afmelden’ om uw bezoek aan het Ingis platform te beëindigen.

11. Algemene voorwaarden Hier kunt u de Algemene voorwaarden downloaden 12. Privacy Hier kunt u de Privacy informatie downloaden 13. Disclaimer Hier kunt u de Disclaimer downloaden 14. Veiligheid Deze link verwijst u naar de Veiligheidsmaatregelen van ING. Initiatief van ING Bank, registered office Amsterdam Trade Register no. 33031431 Amsterdam Handleiding Ingis Afnemer v25

Pagina 6 van 26


3 3.1

HOOFDSTUK HELP Help Teksten

Door op de Help link te klikken ziet u helpteksten die betrekking hebben op de op het scherm getoonde functies. De helpteksten zijn grotendeels overgenomen uit deze handleiding. 3.2

Ingis Support

De Ingis gebruikers kunnen op productie voor vragen contact opnemen met Ingis Support. De contactgegevens van Ingis Support zijn:

E-mail: [email protected] Telefoonnummer: 0900 6522500 Postadres: Ingis Support Locatiecode AMP M02.001 Postbus 1800 1000 BV AMSTERDAM Ingis Support ondersteunt alleen Ingis klanten op productie. Gedurende het testtraject kunnen Ingis klanten voor vragen contact opnemen met hun software partner.


Pagina 7 van 26


4

MIJN PROFIEL

In Mijn profiel kunt u uw gebruikersinformatie wijzigen en diverse instellingen controleren. Daarnaast kunt u hier ook de taalinstelling en het wachtwoord wijzigen. NB: Het profiel van een Factuur Account is minder uitgebreid dan het profiel van een Afnemer Beheerders Account. 4.1

Wijzigen van gebruikersinformatie Factuur Account

Mijn profiel>Tab Gebruikersinformatie NB: u dient ingelogd te zijn in het factuur account, niet in het beheerdersaccount. De velden waar een ‘*’ achter staat zijn verplichte invulvelden. De taalinstelling is eenvoudig in te stellen. Maak hiervoor gebruik van het drop-down menu en geef uw voorkeurstaal aan. Klik op ‘Bewaar’ om de wijzigingen op te slaan.

U kunt binnen uw profiel aangeven of u een notificatie wilt ontvangen en of u daarbij een PDF als bijlage wilt ontvangen.

Klik op ‘Bewaar’ om de wijzigingen op te slaan. Alle in de toekomst te ontvangen facturen zullen verwerkt worden zoals u dat in uw Profiel heeft aangegeven.


Pagina 8 van 26


4.2

Wijzigen van gebruikersinformatie Afnemer Beheerdersaccount

Mijn profiel>Tab Gebruikersinformatie NB: u dient ingelogd te zijn in het beheerdersaccount, niet in het factuur account. De velden waar een ‘*’ achter staat zijn verplichte invulvelden. De taalinstelling is eenvoudig in te stellen. Maak hiervoor gebruik van het drop-down menu en geef uw voorkeurstaal aan. Klik op ‘Bewaar’ om de wijzigingen op te slaan. U kunt zien voor welke extra services u bent aangemeld. U kunt deze niet zelf wijzigen. U kunt extra services aanvragen door een contract formulier in te vullen en dit naar Ingis Support te sturen. Dit contract formulier vindt u onder de menu optie ‘Services aanvragen’. Het adres van Ingis Support vindt u onder menu keuze ‘Support’. Zodra u bent aangemeld voor extra services, kunt u zelf de velden Bankrekening nummer, IBAN en BIC niet meer wijzigen. U kunt wijzigingen voor deze velden aanvragen door weer een contract formulier in te vullen en dit naar Ingis Support te sturen.


Pagina 9 van 26



Pagina 10 van 26


Indien u een afwijkend factuuradres heeft, dan kunt u dat hier aangeven.

Klik op ‘Bewaar’ om de wijzigingen op te slaan. 4.3

Wijzigen van wachtwoord

Mijn profiel>Tab Wachtwoord wijzigen Voor het wijzigen van het wachtwoord gaat u naar ‘Mijn profiel’ en vervolgens naar het tabblad ‘Wachtwoord wijzigen’.

Voer vervolgens eerst het huidige wachtwoord in, dan tweemaal het nieuwe wachtwoord en klik op ‘Wachtwoord wijzigen’. Houdt hierbij rekening dat het wachtwoord uit minimaal 8 karakters dient te bestaan en uit twee van de drie volgende groepen tekens moet worden opgebouwd: • • •

letters (a-z) cijfers (0-9) leestekens


Pagina 11 van 26


5

NIEUWE FACTUREN

Of u nou als Factuur Account of als Afnemer Beheerder bent ingelogd, het startscherm geeft u direct inzicht in het aantal nieuwe facturen.

Indien er nieuwe facturen zijn, dan kunt u direct in het overzicht op ‘Aantal nieuwe facturen’ klikken. Natuurlijk kunt u ook via het linkermenu op ‘Nieuwe facturen’ facturen klikken.

‘Nieuwe facturen’ bevat facturen die nog niet in detail bekeken zijn. Indien u uw account heeft geconsolideerd tot een Afnemer Beheerder account (zie paragraaf 7.1 Factuur accounts beheren en consolideren), dan staan alle nieuwe facturen van uw verschillende leveranciers in één overzicht.


Pagina 12 van 26


U kunt de details van een factuur bekijken door op het envelopje te klikken. U ziet dan de HTML versie van de factuur. Deze actie zal de status van uw factuur van ‘Nieuw’ naar ‘Bekeken’ veranderen. De factuur is hierna niet meer zichtbaar in het overzicht van de ‘Nieuwe facturen’, maar wel – net als alle andere nieuwe en bekeken facturen - in het ‘Factuur archief’. Uw leverancier ziet ook de factuur status ‘Nieuw/Bekeken’.

Voor verdere opties om facturen te bekijken en te downloaden verwijzen wij u naar hoofdstuk 6 FACTUUR ARCHIEF. De daar beschreven methodes zijn ook te gebruiken voor de functionaliteit ‘Nieuwe facturen’.


Pagina 13 van 26


6

FACTUUR ARCHIEF

Het online factuur archief bestaat uit alle ontvangen facturen. U kunt in het archief een eenvoudige of uitgebreide zoekopdracht doen. Een eenvoudige zoekopdracht houdt in dat u zoekt op factuurnummer. 6.1

Zoeken op factuurnummer

Factuur archief>Tab Zoeken op factuurnummer Vul het (gedeeltelijke) factuurnummer in en klik op ‘Zoeken’. Onderstaand scherm is een resultaat van een zoekopdracht.

Indien u met de muis over het ‘ ’ symbol gaat, wordt er informatie omtrent het factuurbedrag getoond.

U kunt de facturen in de zoekresultaten bekijken en downloaden in PDF, Microsoft Excel of XML formaat. U kunt ook betaalbestanden maken in CLIEOP03 of SEPA formaat. Voor meer informatie zie paragraaf 6.3 Bekijken en downloaden van zoekresultaten. 6.2

Uitgebreid zoeken

Factuur archief>Tab Uitgebreid zoeken Binnen de functionaliteit ‘Factuur archief’ kunt u een uitgebreide zoekopdracht uitvoeren. Ga hiervoor naar het tabblad ‘Uitgebreid zoeken’.


Pagina 14 van 26


U kunt facturen selecteren die voldoen aan een van de volgende statussen: Alles: Nieuw: Bekeken:

alle facturen ongeacht de status alle niet bekeken facturen alle facturen die door u bekeken zijn

U kunt facturen selecteren die voldoen aan een van de volgende dispuut statussen (zie 6.4 Dispuutfunctie): Alles: Geen: Openstaand: Gesloten:

alle alle alle alle

facturen facturen facturen facturen

ongeacht de dispuut status zonder dispuut met openstaand dispuut met gesloten dispuut

U kunt de selectie nog verder verfijnen door te zoeken op factuurdatum. Klik op de kalendertjes om een datum aan te klikken, of vul deze in het goede formaat zelf in.

Klik vervolgens op ‘Zoeken’ om de resultaten weer te geven. 6.3

Bekijken en downloaden van zoekresultaten

Elke factuur is standaard in detail te bekijken door op het envelop-icoon (‘ ’) te klikken. U krijgt dan de factuur in HTML view te zien. Mocht de factuur de status ‘Nieuw’ hebben, dan wijzigt de status door deze actie naar ‘Bekeken’. Indien u met de muis over het info-icoon ‘ ’ gaat, wordt er informatie omtrent de opbouw van het factuurbedrag getoond. U heeft de mogelijkheid om de selectie te rangschikken. De facturen kunnen door middel van de pijltjes in de kolomtitelrij (‘ ’) gerangschikt worden. Initiatief van ING Bank, registered office Amsterdam Trade Register no. 33031431 Amsterdam Handleiding Ingis Afnemer v25

Pagina 15 van 26


Selecteer vervolgens de facturen die u wilt downloaden door gebruik te maken van de aanvinkboxen (‘ ’) en selecteer het download formaat PDF, XML of Excel. Klik vervolgens op ‘Download’. Klik op ‘Openen’ om het bestand te bekijken of op ‘Opslaan’ om het bestand op te slaan. De factuur in PDF formaat is ondertekend door middel van de handtekening.

geavanceerde digitale

Als u meerdere facturen download, wordt er een gecomprimeerd (zip) bestand gemaakt. Ook dit kunt u openen of opslaan. U kunt betaalbestanden genereren in ClieOp of SEPA formaat. Vink hiervoor de facturen voor het betaalbestand aan en kies ‘ClieOp 03’ of ‘SEPA XML’. • U krijgt een waarschuwing als een factuur al eens eerder is gebruikt in een betaalbestand. • U krijgt een foutboodschap als uw bankrekening nummer (voor ClieOp) of IBAN en BIC (voor SEPA) niet zijn ingevuld in uw profiel; vul deze eerst in. • Als een factuur niet geschikt is voor een betaalbestand, neem dan contact op met uw leverancier. 6.4

Dispuutfunctie

Ingis bevat een dispuutfunctie. De dispuutfunctie houdt in dat u als ontvanger van de factuur een vraag over de factuur via Ingis naar de leverancier kunt sturen. Uw leverancier ontvangt de vraag via e-mail. De afhandeling van de vraag zal vervolgens buiten Ingis plaatsvinden. De leverancier heeft wel de mogelijkheid om binnen Ingis aan te geven dat het dispuut gesloten is. Om een dispuut aan te maken dient u eerst de desbetreffende factuur in detail te openen door op het envelopje (‘ ’) te klikken en vervolgens op ‘Ik heb een vraag over mijn factuur’ te klikken. Initiatief van ING Bank, registered office Amsterdam Trade Register no. 33031431 Amsterdam Handleiding Ingis Afnemer v25

Pagina 16 van 26


Er wordt dan een invulscherm zichtbaar waarin u uw vraag over de factuur kan stellen. Uw contactgegevens worden, voor zover ingevuld, uit uw profiel overgenomen, maar zijn hier nog te wijzigen.

Na het invullen van uw vraag klikt u op ‘Verstuur vraag’ om het dispuut te versturen. In uw factuuroverzicht ziet u dat de dispuut status van de desbetreffende factuur op ‘Openstaande vraag’ staat door het dispuut-icoon (‘ ’) rechts van de factuur. Uw leverancier kan in Ingis aangeven dat het dispuut door hem gesloten is. In Ingis zal de desbetreffende factuur worden weergegeven met een afgesloten dispuut-icoon (‘ ’). Initiatief van ING Bank, registered office Amsterdam Trade Register no. 33031431 Amsterdam Handleiding Ingis Afnemer v25

Pagina 17 van 26


7 7.1

ACCOUNT BEHEER Factuur accounts beheren en consolideren

U kunt de bedrijven en organisaties waar u facturen van ontvangt, samenvoegen tot één Account. Het samenvoegen van de accounts betekent dat u niet voor de facturen van elke leverancier apart hoeft in te loggen, maar de facturen vanuit één account kunt bekijken en downloaden. U begint met het maken van de afnemer beheerder vanuit een van uw factuur accounts, zie paragraaf 7.1.1 Afnemer beheerder aanmaken vanuit Factuur account. Dit factuur account is dan gekoppeld aan de afnemer beheerder. De andere factuur accounts kunt u koppelen door in te loggen met uw nieuwe afnemer beheerder, zie paragraaf 7.1.3 Factuur Accounts beheren vanuit Afnemer beheerder. 7.1.1 Afnemer beheerder aanmaken vanuit Factuur account Account beheer>Tab Nieuwe afnemer beheerder maken De velden waar een * achterstaat zijn verplichte invulvelden. Voer vervolgens uw persoonlijke informatie en contact informatie in en klik op ‘Afnemer beheerder maken’. NB: De velden Bankrekening nummer, IBAN en BIC zijn, zodra u bent aangemeld voor extra services, niet door u zelf te wijzigen. U kunt wijzigingen voor deze velden aanvragen door een contract formulier in te vullen en dit naar Ingis Support te sturen. Dit contract formulier vindt u onder de menu optie ‘Services aanvragen’. Het adres van Ingis Support vindt u onder menu optie ‘Support’.


Pagina 18 van 26


7.1.2 Overzicht Afnemer beheerders vanuit Factuur account Account beheer>Tab Afnemer beheerders Onder de tab ‘Afnemer beheerders’ ziet u de lijst van de aan het factuur account gekoppelde afnemer beheerder (s).

U kunt door middel van het ontkoppel-icoon (‘ ’) het factuur account weer ontkoppelen van de afnemer beheerder. Zie ook paragraaf 7.1.3 Factuur Accounts beheren vanuit Afnemer beheerder. 7.1.3 Factuur Accounts beheren vanuit Afnemer beheerder Account beheer>Tab Factuur Accounts Met de gebruikersnaam en het nieuwe wachtwoord dat u aangemaakt heeft in paragraaf 7.1.1 Afnemer beheerder aanmaken vanuit Factuur account, kunt u voortaan met uw afnemer beheerders account inloggen. Het account waaronder u ingelogd was tijdens het aanmaken van de afnemer beheerder, is direct gekoppeld aan uw afnemer beheerders account. U kunt dit controleren door in te loggen met uw verzamelaccount en vervolgens naar de tab ‘Factuur Accounts’ te gaan.

Indien u een factuur account wilt ontkoppelen dan dient u op het ontkoppel-icoon (‘ direct achter de account te klikken.

’)


Pagina 19 van 26


U moet de ontkoppelingsactie nog wel bevestigen voordat deze definitief ontkoppeld is.

Na ontkoppeling kunt u natuurlijk nog altijd de facturen van dit factuur account bekijken onder het factuur account zelf, maar niet langer onder de nu ervan losgekoppelde afnemer beheerder. Aan uw afnemer beheerder account kunt u op een eenvoudige wijze factuur accounts toevoegen. Klik hiervoor op ‘Koppel een factuur account’. Er verschijnt dan een sectie waarin u de Gebruikersnaam en het Wachtwoord van het te koppelen factuur account kunt invullen.

Klik vervolgens op ‘Koppel factuur account’.


Pagina 20 van 26


Het factuur account is nu gekoppeld en u ziet het in uw overzicht. 7.1.4 Factuur account profiel wijzigen U kunt eenvoudig het profiel van uw gekoppelde account raadplegen en wijzigen door op het pen-icoon (‘ ’) naast de gebruikersnaam te klikken. Dit geeft u de mogelijkheid om uw persoonlijke en of contactinformatie te wijzigen. U kunt hier eventueel ook het emailadres waarop u de noificatie e-mail ontvangt, wijzigen. NB. Of u een notificatie ontvangt en of daar een bijlage van de factuur in PDF formaat bij zit, kunt u hier niet aangeven. Dit kan alleen als u inlogt in het factuur account zelf.


Pagina 21 van 26


7.1.5 Factuur account wachtwoord wijzigen Voor het wijzigen van het factuur account wachtwoord gaat u naar het tabblad ‘Wachtwoord wijzigen’.

Voer vervolgens tweemaal het nieuwe wachtwoord en klik op ‘Wachtwoord wijzigen’. Houdt hierbij rekening dat het wachtwoord uit minimaal 8 karakters dient te bestaan en uit twee van de drie volgende groepen tekens moet worden opgebouwd: • • •


Als u weer inlogt in het factuur account zult u gevraagd worden uw wachtwoord te wijzigen. 7.2

Afnemer gebruikers

Account beheer>Tab Afnemer gebruikers Indien u binnen Ingis de Service ‘Multi-user service’ heeft afgenomen, dan heeft u beschikking over de mogelijkheid om maximaal 10 gebruikers onder uw Afnemer beheerder account toe te voegen. NB. U kunt extra services aanvragen door een contract formulier in te vullen en dit naar Ingis Support te sturen. Dit contract formulier vindt u onder de menu optie ‘Services aanvragen’. Het adres van Ingis Support vindt u onder menu keuze ‘Support’. Voordat u extra services kunt aanvragen moet u een Afnemer beheerder maken, zie paragraaf 7.1.1 Afnemer beheerder aanmaken vanuit Factuur account.


Pagina 22 van 26


U kunt afnemer gebruikers zoeken op: •

Gebruikersnaam (of een deel ervan)

•

Bedrijfsnaam (of een deel ervan)

•

Rechten (Alles, Facturen zoeken en bekijken, Facturen downloaden, Factuur disputen beheren, Factuur accounts beheren, Facturen uploaden)

•

Status (Alles, Nieuw, Actief, Geblokkeerd)

U kunt controleren of u voor de ‘Multi-user service’ bent aangemeld door in ‘Mijn profiel’ te controleren of deze service aangevinkt staat.


Pagina 23 van 26


7.2.1 Afnemer gebruiker aanmaken U kunt een nieuwe afnemer gebruiker aanmaken door op ‘Maak afnemer gebruiker’ te klikken. Vervolgens moet u het profiel voor deze gebruiker vullen en op ‘Bewaar’ klikken.

Als dit succesvol is, verschijnt het onderstaande scherm.

Vervolgens kunt u in de tab ‘Rechten’ verschilllende rechten aan dit account toekennen en op ‘Rechten opslaan’ klikken.


Pagina 24 van 26


Sommige rechten komen pas beschikbaar nadat een ander recht toebedeeld is. Een gebruiker moet eerst ‘Facturen zoeken en bekijken’ tot zijn beschikking hebben voordat ‘Facturen downloaden’ en ‘Factuur disputen beheren’ toegevoegd kunnen worden. ‘Factuur-betaalbestanden downloaden’ komt pas beschikbaar als ‘Facturen downloaden’ aangevinkt is. Een recht is beschikbaar als het bijbehorende aanvinkhokje grijs is in plaats van wit (deze kleuren hangen af van de browser die u gebruikt).

Tenslotte kunt u in de tab ‘Accounts factuur accounts aan de nieuwe gebruiker koppelen; de facturen uit deze gekoppelde accounts worden zo toegankelijk voor de gebruiker. Selecteer de te koppelen factuur accounts en klik op ‘Koppel geselecteerde factuur accounts’. U kunt hier ook factuur accounts ontkoppelen, door de te ontkoppelen factuur accounts aan te vinken en op ‘Ontkoppel geselecteerde factuur accounts’ te klikken.

7.2.2 Afnemer gebruikers verwijderen U kunt een nieuwe afnemer gebruiker verwijderen door na het selecteren van één of meerdere accounts op ‘Verwijder afnemer gebruikers’ te klikken.

Na bevestiging is het account definitief verwijderd.


Pagina 25 van 26


7.2.3 Afnemer gebruikers (de)blokkeren U kunt de status van afnemer gebruikers aanpassen naar ‘Geblokkeerd’ of ‘Actief’, door de status te selecteren van het drop-down menu in de status kolom in het gebruikers overzicht. Als u een gebruiker blokkeert kan de gebruiker niet meer inloggen. Een gebruiker kan ook geblokkeerd raken door drie keer foutief in te loggen. U kan deze gebruiker weer deblokkeren door de status op ‘Actief’ te zetten.

7.2.4 Afnemer gebruikers aanpassen U kunt een afnemer gebruiker aanpassen door in het gebruikersoverzicht op het pen-icoon ‘ ’ naast de gebruikersnaam te klikken. Vervolgens kunt u wijzigingen doorvoeren op tabblad

‘Gebruikersinformatie’ en op ‘Bewaar’ klikken.

7.2.5 Afnemer gebruiker wachtwoord wijzigen Voor het wijzigen van het wachtwoord gaat u naar het tabblad ‘Wachtwoord wijzigen’. Voer vervolgens tweemaal het nieuwe wachtwoord en klik op ‘Wachtwoord wijzigen’. Houdt hierbij rekening dat het wachtwoord uit minimaal 8 karakters dient te bestaan en uit twee van de drie volgende groepen tekens moet worden opgebouwd: • • •


Als u weer inlogt als afnemer gebruiker zult u gevraagd worden uw wachtwoord te wijzigen.


Pagina 26 van 26

Handleiding Ingis. Afnemer. Ontvanger van facturen. februari Initiatief van

Recommend Documents