Animana ASP Facturen doorsturen van Petplan verzekerden
Animana B.V. [Pick the date]
Animana B.V.
Inhoudsopgave 1
2
3
4
Instellen.................................................................................................................................. 3 1.1
Introductie........................................................................................................................... 3
1.2
DFA relatienummer............................................................................................................. 3
1.3
Cliëntgegevens................................................................................................................... 3
1.4
patiëntgegevens en polisnummer.......................................................................................4
Factureren.............................................................................................................................. 5 2.1
Maken van de factuur......................................................................................................... 5
2.2
Geen betaling..................................................................................................................... 5
2.3
Factuur meegeven.............................................................................................................. 5
Doorsturen............................................................................................................................. 6 3.1
Batch aanmaken................................................................................................................. 6
3.2
Batch doorsturen................................................................................................................. 7
3.3
Factureren van niet verzekerde huisdieren.........................................................................7
3.4
Vergoeding eigen bijdrage Petplan verzekerden.................................................................7
3.5
Administratiekosten ............................................................................................................ 7
3.6
Niet verzekerde producten..................................................................................................7
Ontvangst boeken................................................................................................................. 8 4.1
Boeken van de ontvangst...................................................................................................8
factureren doorsturen van petplan verzekerden
1 Instellen 1.1
INTRODUCTIE Petplan biedt de mogelijkheid om facturen voor Petplan verzekerde huisdieren vanuit Animana ASP direct door te sturen en betaald te krijgen. Petplan werkt hiervoor samen met factoring organisatie DFA service (DFA). Dit document beschrijft hoe u met Animana facturen via DFA naar Petplan kunt doorsturen.
1.2
DFA RELATIENUMMER Om facturen direct te kunnen doorsturen moet uw DFA relatienummer geregistreerd zijn in Animana ASP. U kunt hiervoor de helpdesk bellen of een email sturen naar
[email protected] met uw relatienummer.
1.3
CLIËNTGEGEVENS Bij de cliënt moet het adres volledig zijn ingevoerd. De beste manier om dit te controleren is om bij adres wijzigen de postcode opnieuw in te voeren. Animana ASP vult dan de straatnaam en plaats opnieuw in op basis van de postcode tabel. Zo weet u zeker dat de straatnaam juist is. Tevens wil DFA graag dat per client de correcte voorletters worden vastgelegd.
DFA heeft daarnaast de geboortedatum van de cliënt nodig. Deze kunt u invullen bij de cliëntdata in het tabblad 'info'.
3
factureren doorsturen van petplan verzekerden
1.4
PATIËNTGEGEVENS EN POLISNUMMER
Bij het huisdier moeten het transpondernummer en polisnummer ingevuld zijn. Polisnummer: Animana ASP vraagt polisnummers on-line op bij Petplan. De cliënt hoeft het polisnummer dus niet zelf te weten. Het enige dat u hoeft te doen is 'Petplan' kiezen bij de patiëntdata. Nadat u dat heeft gekozen zoekt Animana ASP automatisch het polisnummer op. (Een Petplan polisnummer begint altijd met PP.) In rood krijgt u een waarschuwing te zien als de gegevens zoals die bij Petplan bekend zijn niet overeenkomen zodat u deze eventueel kunt controleren.
4
factureren doorsturen van petplan verzekerden
2 Factureren 2.1
MAKEN VAN DE FACTUUR Bij de facturatie voor verzekerde huisdieren is het belangrijk om erop te letten dat er geen andere huisdieren op de factuur van een verzekerd huisdier staan. Als een client dus met twee huisdieren langskomt dan moeten twee facturen worden gemaakt. Dit kan met behulp van de vinkjes of met de knop “maak deelfactuur”. Probeer zo veel mogelijk de ongefactureerde items pas te factureren op het moment dat de behandeling is afgerond. Zo krijgt de klant een factuur voor de eigen bijdrage en het niet verzekerde deel in plaats van meerdere losse facturen.
2.2
GEEN BETALING Facturen die u doorstuurt naar Petplan dienen door cliënt niet betaald te worden. Kies dus voor 'geen betaling' bij het afrekenen.
2.3
FACTUUR MEEGEVEN U kunt de factuur printen en meegeven aan de cliënt. Op de factuur staat automatisch de melding dat de factuur direct wordt doorgestuurd naar uw verzekeraar.
5
factureren doorsturen van petplan verzekerden
3 Doorsturen 3.1
BATCH AANMAKEN Voor Petplan verzekerden is met DFA afgesproken gemiddeld 1x per twee weken een batch aan te leveren. Mocht het aantal verzekerden toenemen dan kan deze aanleverfre quentie wekelijks gaan plaatsvinden: De facturen kunnen worden doorgestuurd vanuit het financiële menu onder maandrekenin gen:
extra > financieel > maandrekeningen > factoring dfa / petlan
Kies “nieuwe dfa batch toevoegen”
Vink de facturen aan die u wilt doorsturen en kies opslaan. Als u nog geen grootboekrekening “tussenrekening Petplan / DFA” heeft, maak deze alsnog aan. Het grootboeknummer en de naam kan ten alle tijden worden aangepast. 6
factureren doorsturen van petplan verzekerden
extra > financieel > grootboekschema > kas / bankrekeningen
3.2
BATCH DOORSTUREN Om de aangemaakte batch naar DFA door te sturen downloadt u deze naar uw PC. Daarna logt u in op de DFA website en uploadt u de batch. (www.DFAservice.nl)
3.3
FACTUREREN VAN NIET VERZEKERDE HUISDIEREN Uitsluitend wanneer u een uitgebreider contract heeft afgesloten met DFA kunt u ook van niet verzekerde dieren facturen aanleveren. U kunt dan elke factuur naar Petplan / DFA doorsturen. DFA zorgt dan voor de afwikkeling van de factuur met uw cliënt. Hiervoor brengt DFA uw kliniek kosten in rekening.
3.4
VERGOEDING EIGEN BIJDRAGE PETPLAN VERZEKERDEN Petplan brengt bij de cliënt een vaste eigen bijdrage in rekening per declaratie. Wanneer u als dierenarts kiest om de nota via Animana ASP aan te leveren zal Petplan echter maximaal 1x per verzekeringsjaar de eigen bijdrage bij cliënt in rekening brengen.
3.5
ADMINISTRATIEKOSTEN De DFA dienst voor huisdieren die bij Petplan zijn verzekerd is voor u volledig kosteloos. Het is niet de bedoeling dat u hiervoor nog apart administratiekosten in rekening brengt. Deze worden niet vergoed en apart gefactureerd aan cliënt.
3.6
NIET VERZEKERDE PRODUCTEN Ook wanneer u vooraf al weet dat een handeling of product niet onder de verzekering valt, hoeft u deze niet lost te factureren en contact door de cliënt te laten betalen. Petplan zal deze producten afwijzen en de cliënt zal een factuur ontvangen voor het niet verzekerde deel. 7
factureren doorsturen van petplan verzekerden
4 Ontvangst boeken 4.1
BOEKEN VAN DE ONTVANGST Bij ontvangst van de betaling door DFA op uw bankrekening boekt u deze in uw bankboek in als “overboeking van tussenrekening protect / dfa”.
8
