HANDLEIDING coördinatoren 2014 pagina 5

HANDLEIDING coÖrdinatoren | 2014 | pagina 5



Inhoudsopgave Inleiding .............................................................................................................................................................................................................................................................. 4

DEEL I Over Jantje Beton ....................................................................................................................................................................... 6 1.1 Samenwerking en taakverdeling ............................................................................................................................................................................ 7

Deel II Opstarten .......................................................................................................................................................................................................... 8 2.1 Collectevergunning ................................................................................................................................................................................................................. 8 2.2 Collecterende jeugdclubs ............................................................................................................................................................................................. 8 2.3 Voldoende collectanten ............................................................................................................................................................................................... 10 2.4 Ondersteuning vanuit Jantje Beton................................................................................................................................................................ 11

DEEL III Voorbereiding ................................................................................................................................................................................... 12 3.1 Wijkindeling ....................................................................................................................................................................................................................................... 12 3.2 collectematerialen................................................................................................................................................................................................................. 13 3.3 Motiveren van collectanten...................................................................................................................................................................................... 15 3.4 ondersteuning vanuit jantje beton................................................................................................................................................................ 16

DEEL IV De Collecteweek ....................................................................................................................................................................... 17 4.1 diverse vormen van collecteren.......................................................................................................................................................................... 17 4.2 Publiciteit.............................................................................................................................................................................................................................................. 19

DEEL V Afronden van de collecte ............................................................................................................................. 20 5.1 FINANCIELE AFWIKKELING ....................................................................................................................................................................................................... 20 5.2 VEILIGHeID ................................................................................................................................................................................................................................................ 21 5.3 Administratieve verantwoording .................................................................................................................................................................... 22 5.4 materialen retourneren, bewaren, vernietigen enz............................................................................................................... 23 Tot slot............................................................................................................................................................................................................................................................. 23


Inleiding Wat fijn dat u coördinator voor de Jantje Beton Collecte bent. Dankzij uw tijd en inzet maakt u het mogelijk dat jeugdorganisaties lokaal kunnen collecteren en daarmee geld kunnen ophalen voor het speelplezier van hun eigen jeugdleden en dat van andere kinderen in heel Nederland. Want het unieke aan de Jantje Beton Collecte is dat 50% van de opbrengst voor de collecterende vereniging zelf is! Met de andere 50% initieert en faciliteert Jantje Beton buitenspeelprojecten door het hele land. U staat er als lokale collectecoördinator niet alleen voor. In Nederland zijn 750 coördinatoren actief. Zij zetten zich allemaal, net als u, vrijwillig in om de Jantje Beton Collecte plaatselijk te organiseren. Uiteraard helpen we u daarbij. Tijdens de collecteweek gaan zo’n 45.000 collectanten door het hele land met een collectebus langs de deuren. Vele handen maken licht werk dus zijn we altijd op zoek naar nieuwe jeugdverenigingen die met hun leden willen collecteren. Kent u nog clubs die mogelijk mee willen doen? Laat het ons weten!

Wist u dat… De collecte al sinds 1968, dus al bijna 50 jaar, gelopen wordt!


In deze handleiding Een goede voorbereiding vergroot de kans op een hoge opbrengst. Daarom hebben wij deze handleiding voor u samengesteld. Hierin proberen we u zoveel mogelijk informatie te geven om de collecte in uw gebied mogelijk te maken. Wij begrijpen dat het plannen, organiseren en coördineren van de jaarlijkse collecte tijd kost. Het doel van deze handleiding is dan ook om het u zo gemakkelijk mogelijk te maken. Daarom treft u hier niet alleen informatie over Jantje Beton, maar vooral ook veel praktische tips & tricks voor: het werven van nieuwe groepen het bestellen van materialen het behalen van plaatselijke publiciteit het motiveren van collectanten het proces van financiele afwikkeling. Als al deze zaken soepel verlopen, zal de coördinatie niet alleen makkelijker verlopen, de opbrengst van de collecte zal ook optimaal zijn. En dat is natuurlijk ons gezamenlijke doel: zo veel mogelijk geld ophalen voor het buitenspelende kind. Contact De handleiding is een uitgebreid document waar u even de tijd voor moet nemen. Wij adviseren nadrukkelijk om voor elke collecte de handleiding als naslagwerk te raadplegen. Zo gaat u altijd voor een succesvolle collecte. Mocht u na het lezen van deze handleiding nog vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op. Ook als u tijdens de organisatie van de collecte ondersteuning of een sparringpartner nodig heeft, horen wij het graag. Kunnen wij het coördineren van de collecte nóg leuker en gemakkelijker voor u maken? Wij denken graag met u mee!

CONTACT

Het Jantje Beton Collecteteam is op doordeweekse dagen bereikbaar van 08.30 tot 17.00 uur via de collectelijn: 030-2427265. [email protected] www.facebook.nl/jantjebetoncollecte twitter.com/jantjebetonline www.jantjebeton.nl/collecte


DEEL I Over Jantje Beton Kinderen willen graag buitenspelen. Op de speelplaats of het trapveldje, maar ook op weg van school naar huis. Of gewoon in de straat. Jammer genoeg is buitenspelen niet voor alle kinderen zo vanzelfsprekend als het lijkt. In veel buurten zijn de mogelijkheden beperkt. De straat is gevaarlijk, de stoep te smal en het plantsoen niet geschikt om in te spelen. De echte speelplekken zijn vaak fantasieloos ingericht, slecht bereikbaar of niet geschikt voor de favoriete spelletjes die kinderen buiten graag doen. Hiernaast is buitenspelen meer dan alleen leuk: buitenspelen is héél goed voor kinderen! Juist in een tijd waarin 80% van de kinderen onvoldoende beweegt*, houdt buitenspelen hen spelenderwijs in beweging. Samen buitenspelen helpt bij de ontwikkeling van empathie, flexibiliteit en zelfbewustzijn en dat is goed voor de sociale ontwikkeling en het zelfvertrouwen. Kinderen moeten immers tijdens het spelen allerlei dilemma’s en conflicten oplossen en compromissen sluiten.** Ook belangrijk: buitenspelen heeft een positief effect op het concentratievermogen en de leerprestaties op school.*** Samen met kinderen zorgt Jantje Beton voor avontuurlijke speelbuurten met kindvriendelijke routes, gezonde schoolpleinen en uitdagende speelplekken. We stimuleren gemeenten en professionals om dat op andere plaatsen in het land ook te doen en vooral: om kinderen daar bij te betrekken! Daarnaast organiseren we elk jaar onze Loterij en Collecte voor scholen en jeugdclubs, waarmee kinderen zelf geld kunnen ophalen voor het vergroten van het buitenspeelplezier in hun eigen buurt. Jantje Beton Collecte voor buitenspelen en bewegen in de buurt Jaarlijks zetten ruim 1500 jeugdverenigingen zich in voor de Jantje Beton Collecte en lopen van hen zo’n 45.000 collectanten mee om geld op te halen voor spelen en bewegen in de eigen buurt. De helft van de opbrengst mogen jeugdclubs zelf houden, bijvoorbeeld voor het opknappen van een speelplek, de aanschaf van speelmaterialen of de organisatie van buitenactiviteiten voor kinderen. De andere helft van de opbrengst zet Jantje Beton in voor buitenspeelprojecten in het hele land. *Minder dan een vijfde (2010: 17,3%; 2011: 17,5%) van de 4-17jarigen voldoet aan de Nederlandse Norm Gezond Bewegen (TNO Trendrapport Bewegen en Gezondheid 2010/2011, publicatiedatum 11 maart 2013). **TNS NIPO onderzoek buitenspelen 2013 en Facts belang kindvriendelijke buitenruimte 2013 [http://www.jantjebeton.nl/ nieuws/publicaties/] ***Bron: bewegen is beter leren, de effecten van beweging op leerprestaties van kinderen. Literatuurverwijzing; Vervoorn, C., Singh, A.S., & Visscher, C. [2011]. Amsterdam / Groringein: Hogeschool van Amsterdam / VUmc/ Rijksuniversiteit Groningen. CBF keurmerk In 1997 ontving Jantje Beton het officiële CBF-keurmerk. Dit is een certificering van het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF). Het keurmerk wordt toegekend aan instellingen die voldoen aan strenge criteria. Om in aanmerking te komen, toetst het CBF onder meer bestuurs- en beleidszaken, publiciteit en voorlichting en de besteding van de gelden. Een belangrijk aspect bij de beoordeling is het kostenbeleid. Volgens de daarvoor geldende normen mogen de kosten voor fondsenwerving maximaal 25% bedragen. Jantje Beton voldoet jaarlijks ruimschoots aan deze norm. Stichting Collectenplan Jantje Beton is lid van Stichting Collectenplan (SCP). Dankzij dit lidmaatschap mogen wij een landelijke collecte organiseren. Elk jaar wordt in de vergaderingen van het SCP bepaald in welke week dat gebeurt. In principe heeft Jantje Beton een vaste plek in maart. Het kan voorkomen dat in verband met vakanties of carnaval we van deze week moeten afwijken zoals in 2011 en 2014 het geval was. Elk goed doel heeft op deze manier een vaste week in het collecterooster. Het landelijke collecterooster is te bekijken op de website van het Centraal Bureau Fondsenwerving: www.cbf.nl/collecterooster Jantje Beton houdt zich aan het collecteprotocol dat door het SCP in 2010 is herzien en vastgesteld. Dit protocol is terug te vinden op de website via: www.jantjebeton.nl/collectecoordinator.


1.1 Samenwerking en taakverdeling De kracht van de collecte ligt in de samenwerking met de coördinatoren. Zonder uw inzet en enthousiasme zou de Jantje Beton Collecte niet mogelijk zijn. U zorgt er namelijk voor dat de collecte op lokaal niveau georganiseerd wordt. Vanuit ons kantoor in Utrecht wij ondersteunen wij u bij uw werkzaamheden op lokaal niveau. De taakverdeling ziet er als volgt uit: Jantje Beton Vergunningen voor het collecteren in alle gemeenten in Nederland aanvragen Landelijke administratie van coördinatoren en groepen Ondersteuning bij werving collecterende groepen Ondersteuning bij werven en motiveren van collectanten Landelijke publiciteit voor, tijdens en na de collecteweek verzorgen Voorbeelden van wervingsberichten voor social media opstellen Voorbeeld persberichten ontwikkelen Collectematerialen zoals posters, legitimatiekaarten, collectebussen en spandoeken verzorgen Geldtransport organiseren voor plaatsen met een hoge opbrengst Financiële administratie en terugstorten van 50% naar groepen die gecollecteerd hebben Verantwoording afleggen aan het CBF Coördinator Contact onderhouden met collecterende groepen Contact tussen Jantje Beton en groep verzorgen Wijzigingen in gegevens van groepen aan Jantje Beton doorgeven Groepen werven en motiveren Collectanten werven en motiveren Wijkindeling maken om te bepalen waar welke groep collecteert Materialen inventariseren, bestellen en uitdelen aan de groepen Financiële afwikkeling van de collecte (samen met de groepen) verzorgen Bovenstaande taken komen verderop in deze handleiding uitgebreider aan bod. Verzekering van vrijwilligers In de meeste gevallen zullen de collectanten verzekerd zijn via de vereniging of stichting waarbij zij zijn aangesloten. Voor kinderen geldt meestal dat zij via hun ouders of verzorgers (verplicht) zijn verzekerd middels een WA-verzekering en/of een ziektekostenverzekering. In een aantal bijzondere gevallen kan worden teruggevallen op de WA-verzekering van Jantje Beton. Dit geldt echter alleen voor de zogenaamde wettelijke aansprakelijkheid (schuld bij schadegevallen aan derden). Mocht zich een schadegeval voordoen, dan kunt u dit het beste meteen telefonisch en vervolgens schriftelijk bekend maken aan Jantje Beton. Gezamenlijk kan dan een oplossing gezocht worden. Verlies van inkomsten als gevolg van de gebeurtenis is niet verzekerd.


DEEL II Opstarten Een goed begin is het halve werk. Daarom begint het Collecteteam op het hoofdkantoor al driekwart jaar van tevoren aan de eerste voorbereidingen van de collecte. Wij vragen coördinatoren om vanaf oktober de eerste opstartactiviteiten te ondernemen. Ervaring leert ons dat een vroege start een soepeler en succesvoller verloop van de collecte betekent. Zodra u weet welke jeugdverenigingen komende collecte meedoen, kunt u beginnen met de praktische voorbereiding van de collecte. Het bestellen van de collectematerialen, het maken van een wijkindeling en het motiveren van alle deelnemers zijn daarbij het belangrijkste. Hierover leest u meer in hoofdstuk 3 van deze handleiding.

TIP

Zet belangrijke taken alvast in uw agenda. Zo kunt u ze niet vergeten en weet u zeker dat u goed van start gaat.

2.1 Collectevergunning Elke collecterende instelling moet per gemeente een collectevergunning aanvragen. In veel gemeentes heeft Jantje Beton een doorlopende vergunning. In gemeentes met een jaarlijkse vergunning vragen wij nieuwe vergunningen aan. De nieuwe vergunningen sturen wij naar alle betreffende coördinatoren in Nederland. U hoeft hiervoor dus niets te doen. Leest u de collectevergunning alstublieft zorgvuldig door. Hier staan namelijk alle voorwaarden in, bijvoorbeeld met betrekking tot het collecteren met intekenlijsten, de minimale leeftijd van collectanten, het organiseren van straatcollectes en het dragen van een legitimatiekaart. Leeftijd collectanten Veel gemeenten stellen als voorwaarde voor de vergunning dat jongere collectanten alleen onder begeleiding van een oudere collectant op pad mogen. Jantje Beton staat hier volledig achter. Onder begeleiding collecteren is niet alleen veiliger, maar ook een stuk gezelliger. Bovendien is met z’n tweeën of in een groepje collecteren een stuk langer vol te houden. In de meeste gemeenten ligt de leeftijdsgrens bij 16 jaar. In uw vergunning kunt u nalezen welke leeftijd dat in uw gemeente is. Straatcollectes Naast de gebruikelijke huis-aan-huis collecte kunt u ook kiezen voor straatcollectes. Op privéterreinen, zoals stations, winkelcentra, (voetbal)stadions en flatgebouwen kunt u alleen collecteren wanneer u daar van tevoren toestemming voor heeft gevraagd bij de eigenaar van het terrein. In winkelstraten is de gemeente vaak verantwoordelijk voor het geven van toestemming. Dit kunt u teruglezen in de vergunning.

2.2 Collecterende jeugdclubs Voor een vlotte communicatie is het noodzakelijk dat het Collecteteam van Jantje Beton beschikt over de juiste gegevens van jeugdclubs. Welke groepen collecteren mee dit jaar? Wie zijn de contactpersonen? Wat zijn de contactgegevens? En welke bankgegevens kunnen wij noteren? Het is de taak van de coördinator om de juiste gegevens door te geven. Van Jantje Beton ontvangt u in oktober een overzicht met daarop alle gegevens van de actieve collecterende jeugdclubs van de voorgaande collecteweek. In principe reken we erop dat alle groepen weer meelopen met de volgende collecteweek. Inventariseert u alstublieft of dit ook het geval is en of er eventuele wijzigingen in contactgegevens zijn opgetreden. Het is erg belangrijk om zo snel mogelijk te weten hoeveel groepen er eventueel afvallen, dus geef afmeldingen direct aan ons door. Wijzigingen kunt u aan ons doorgeven door gebruik te maken van de daarvoor bestemde formulieren op de website: www.jantjebeton.nl/collectecoordinator. Indien er geen sprake is van wijzigingen in deelnemers en/of gegevens, hoeft u niets te laten weten.


TIP

Neem in oktober contact op met de groepen die afgelopen jaar hebben gecollecteerd om te vragen of ze wijzigingen door willen geven en deelname voor volgend jaar willen bevestigen.

Het werven van groepen In de zomervakantie inventariseert Jantje Beton in welke plaatsen nog niet of weinig gecollecteerd wordt. Vanaf ongeveer november tot en met januari bellen wij jeugdclubs in deze plaatsen om te vragen of ze mee willen doen aan de collecte. Hoe meer groepen deelnemen aan de Jantje Beton Collecte, hoe meer geld we samen op kunnen halen voor de jeugdclubs en het buitenspeelplezier van kinderen in heel Nederland. Afhankelijk van de grootte van uw collectegebied en het aantal collectanten per jeugdclub, heeft u allicht nog ruimte over voor extra groepen. Bij het indelen van de straten kan het bijvoorbeeld zijn dat u straten overhoudt doordat deelnemende groepen niet voldoende collectanten tot hun beschikking hebben. Of misschien is er afgelopen jaar een nieuwbouwwijk bijgekomen in uw woonplaats waardoor uw collectegebied is uitgebreid. Probeert u dan nieuwe groepen te werven om deze straten op te vullen. Alle jeugdverenigingen in Nederland kunnen extra inkomsten gebruiken door teruglopende subsidies. Het is voor u niet aanzienlijk meer werk, en u doet er de verenigingen een groot plezier mee. Wie mogen er collecteren? Alle jeugdverenigingen die zich inzetten voor de vrijetijdsbesteding van kinderen en jongeren in Nederland, mogen meedoen. Hierbij kunt u denken aan Scoutings, sportclubs (met jongerenafdeling), peuterspeelzalen, speel-o-theken, speeltuinverenigingen, buurtverenigingen en clubhuizen, kinderboerderijen, muziekverenigingen (met jongerenafdeling) of bijvoorbeeld een jongerenmajorettecorps. 50% van de opbrengst is voor de organisaties zelf. De andere helft gaat naar Jantje Beton. De Jantje Beton Collecte is specifiek bedoeld voor jeugdclubs en eigenlijk niet voor basisscholen. Speciaal voor scholen is de Jantje Beton Loterij ontwikkeld, met dezelfde formule: 50% van de opbrengst gaat direct naar de deelnemende scholen. Meer informatie over de loterij is te vinden op onze website.

TIPs

werven van groepen

Het werven van nieuwe groepen lijkt misschien veel werk, maar is eigenlijk heel simpel. Zoek op internet of in de gemeentegids welke jeugdclubs er zijn op uw collectelocatie(s) Noteer de naam, functie en het e-mail adres van de persoon die binnen de club verantwoordelijk is voor inkomsten (de penningmeester) en/of planning (bestuursvoorzitter of groepsleider) Stuur deze persoon een persoonlijke e-mail waarin u benoemt dat u dit doet op basis van zijn of haar titel. Dit laatste is belangrijk wegens het Bel Me Niet Register (dat heeft namelijk betrekking op particulieren, personen in functie mogen wel altijd benaderd worden). Op www.jantjebeton.nl/collectecoordinator vindt u een voorbeeldmail die u zo kunt kopiëren. Indien u geen reactie ontvangt van de door u aangeschreven clubs, bel ze dan na twee weken op om te vragen of ze de e-mail hebben ontvangen en interesse hebben in deelname aan de collecte. Indien de club mee wil doen aan de collecte, kunt u ze inschrijven via het online aanmeldformulier op www.jantjebeton.nl/collecte

TIP

Stel ook altijd even Jantje Beton op de hoogte van je wervingsacties zodat wij deze clubs niet ook gaan benaderen. Bovendien kunnen wij u voorzien van ondersteunende materialen en denken wij graag met u mee!

9


2.3 Voldoende collectanten Het werven van vrijwilligers kan een lastige klus zijn. Sommige groepen zien zich genoodzaakt op het laatste moment toch nog af te haken omdat ze te weinig collectanten op de been hebben kunnen krijgen. Dit is niet alleen zonde van uw werk, het is ook zonde van de kosten die dan al gemaakt zijn, zoals voor de nieuwsbrief en collectematerialen. En het is natuurlijk ontzettend jammer als de jeugdclub geen extra inkomsten kan genereren voor de activiteiten van haar jeugdleden. Begin daarom tijdig met (het ondersteunen in) het werven van vrijwilligers. Zowel volwassenen als kinderen mogen collecteren. De minimumleeftijd om zelfstandig te collecteren verschilt per gemeente en ligt meestal rond de 16 jaar. Bekijk de gemeentevergunning wat in uw gemeente wordt voorgeschreven. Jonge kinderen mogen onder begeleiding van een volwassene collecteren. Jonge kinderen halen bovendien vaak meer op. Onderstaande tips zijn vooral bedoeld voor contactpersonen van groepen. Een uitgebreide versie van deze tips kunt u vinden op www.jantjebeton.nl/tips-collecte.

TIPs

werven collectanten

Doe het samen Betrek de hele club bij de collecte Maak van het collecteren een vast onderdeel van het jaarprogramma van de club Laat vrijwilligers ook andere taken doen dan collecteren, zoals helpen met het uitdelen van de bussen of het ophangen van posters Als een collectant opzegt, vraag dan of hij/zij zelf een vervanger regelt voor de betreffende straten Overvraag vrijwilligers niet Eigen netwerk Informeer alle leden van uw club en alle ouders, opa’s en oma’s en andere betrokkenen over het doel en de noodzaak van de collecte en vraag of ze mee willen helpen Benader uw eigen familie, vrienden en kennissen of zij ook een uurtje willen helpen Maak gebruik van Social Media Op www.jantjebeton.nl/collecte vindt u handige voorbeeldteksten die u in uw status kunt kopiëren Nieuwe buurtbewoners kunnen door middel van collecteren op een leuke manier kennis maken met de buurt Vraag uw collectanten of zij nog familie, vrienden of kennissen hebben die ook mee willen collecteren Inzet communicatiemiddelen Benader lokale beroemdheden in uw woonplaats om te vragen of ze mee willen helpen met collecteren Hang wervingsposters op Plaats advertenties en online banners Stuur een oproepje naar de plaatselijke huis-aan-huis bladen

Wist u dat…

de gemiddelde groep in 2014 ongeveer € 864 ophaalde? de meeste groepen elk jaar stijgen met hun opbrengst? Dus dat vaker meedoen lucratief is?


2.4 Ondersteuning vanuit Jantje Beton Natuurlijk staat u er niet alleen voor. Jantje Beton heeft jarenlange ervaring met het werven van jeugdclubs voor de collecte. Daarom bieden wij naast handige tips ook praktische ondersteuning. Komt u ergens niet uit? Bel Jantje Beton: 030-2427265. Op www.jantjebeton/collectecoordinator vindt u: Wervende teksten voor Social Media. Deze kunt u direct kopiëren in uw eigen statusupdate. Advertentieteksten. Deze kunt u, met een kleine aanpassing om het persoonlijker te maken, laten plaatsen in de nieuws brief van de vrijwilligerscentrale in uw gemeente. Ook de nieuwsbrief van school is een goede plek om deze advertenties te verspreiden.Wilt u de advertentie naar huis-aan-huis bladen of andere media sturen? Informeer dan vooraf naar de kosten. Het plaatsen van een advertentie is namelijk meestal niet gratis (hoewel sommige redacties misschien bereid zijn voor een goed doel een uitzondering te maken in de vorm van sponsoring). Banners voor op de website. Deze kunt u plaatsen op de website van uw buurtvereniging of op de websites van deelnemen de jeugdclubs. De banners bieden wij aan in diverse maten. Nieuwsbericht. Deze kunt u, met een kleine aanpassing om het persoonlijker te maken, direct versturen naar plaatselijke huis-aan-huis bladen. In het persbericht wordt een oproep gedaan aan jeugdclubs om zich aan te melden voor de collecte. Er zijn ook nieuwsberichten die een oproep doen aan collectanten om zich aan te melden. Het versturen van een nieuwsbericht klinkt misschien ingewikkelder dan het is. Het enige dat u hoeft te doen is op internet zoeken naar de contactgegevens van de plaatselijke huis-aan-huisbladen. U stuurt het nieuwsbericht per mail naar de redactie. Aan het plaatsen van een nieuwsbericht zijn géén kosten verbonden. De redactie bepaalt of ze het artikel plaatst of niet. Bij het Collecteteam op het hoofdkantoor van Jantje Beton vindt u: Wervingsposters. Er zijn wervingsposter voor nieuwe groepen en wervingsposters voor collectanten. De wervingsposter voor nieuwe groepen heeft u gevonden in het welkomstpakket. Als u meer posters wilt ophangen, stuur dan een mailtje naar [email protected] met vermelding van uw naam en adres en het aantal en soort posters dat u wenst te bestellen. Facebook. Speciaal voor de Jantje Beton Collecte is er een Facebook pagina waarop u al uw vragen kunt stellen en ervaringen en tips omtrent werving uit kunt wisselen met andere coördinatoren: www.facebook.com/jantjebetoncollecte. Advies. Mocht u, op welke manier dan ook, problemen ondervinden met het werven van jeugdclubs, neem dan gerust contact op met het Jantje Beton Collecteteam. Wij zijn altijd bereid met u mee te denken.

Wist u dat… groepen met 6 tot 17 collectanten gemiddeld de hoogste opbrengst hebben? In 2014 haalden zij gemiddeld € 50 per persoon op!

11


DEEL III Voorbereiding 3.1 Wijkindeling Voor collectanten/collecterende groepen is het uitermate belangrijk om te weten waar precies de grens loopt van hun collectegebied. Niets is vervelender dan collecteren in de straat waar net iemand anders al is geweest. Geeft u aan uw groepen door in welke straten ze mogen collecteren en zorg dat de contactpersonen deze verdeling in de collectantenflyer schrijven. Wees er zeker van dat alle straten ook daadwerkelijk gelopen worden door de groep. Welke straten u aan een bepaalde groep geeft, bepaalt u zelf en/of in overleg met de groepen. Elke coördinator doet dat op zijn eigen manier. Er zijn coördinatoren die al jaren een wijk aan dezelfde groep geven, andere coördinatoren dobbelen elk jaar met groepen om de wijkindeling. U kunt de aanpak kiezen waar u zich het prettigst bij voelt. Belangrijk is om bij uw keuze altijd de groepen duidelijk uit te leggen waarom voor een bepaalde wijkindeling is gekozen. De wijkindeling kan er ieder jaar weer anders uitzien, afhankelijk van het aantal deelnemende groepen. Dat vergt van u de nodige creativiteit en inventiviteit in het inpassen van alle deelnemers. Natuurlijk geldt hiervoor ook: vragen? Bel ons gerust om met u mee te denken.

TIP

TIPs

Laat alle collectanten 1 jaar bijhouden welke huisnummers en straten ze lopen. Dan weet je volgend jaar exact hoeveel er per wijk te verdelen is!

wijkindeling

Gebruik een plattegrond van uw woonplaats en deel deze op (kosten voor de aanschaf van een omgevingskaart kunt declareren bij Jantje Beton), of bekijk via Google Maps welke straten er naar welke groep gaan. De kaarten van Google Maps kunt u makkelijk uitprinten. Ook kunt u bijvoorbeeld een indeling maken aan de hand van postcodegebieden/ reeksen. Laat groepen een top 3 van voorkeurswijken / straten aangeven. Het is handig groepen een eerste, tweede en derde voorkeur te laten opgeven voor een bepaalde wijk of straten. Dan heeft u wat speelruimte bij het maken van de wijkindeling. Ga uit van het aantal collectanten per groep. Gemiddeld doet een collectant 60 tot 80 deuren aan op een avond. Dat is 1 tot 2 straten per collectant. Op basis van het aantal collectanten per groep kunt u berekenen hoeveel straten u hen kunt toewijzen voor de hele collecteperiode. Laat groepen indien mogelijk collecteren in de directe omgeving van hun clubhuis. Bekendheid van de club en haar collectanten zorgt vaak voor een hogere opbrengst. Bovendien is het voor veel groepen praktischer om de collecte rondom hun eigen activiteitengebied te organiseren. Kijk naar effectiviteit. Vergelijk bijvoorbeeld de opbrengst van voorgaande jaren van een groep, met de opbrengst van andere groepen in hetzelfde gebied en laat de meest effectieve groep in dat gebied lopen. Ook flatgebouwen indelen. Flatgebouwen kunnen ontzettend lucratief zijn in opbrengst! Voor gesloten flats loont het om collectanten te vinden die in het gebouw wonen. Bovendien kunt u door het ophangen van aankondigingsposters bewoners voorbereiden op de komst van de collectant. Als ze weten dat u komt, zullen ze sneller de voordeur openen. Vraag wel even aan de huismeester om toestemming. Zij of haar contactgegevens hangen meestal in de centrale hal of het portiek. In elke wijk wonen potentiele gevers. Ook wijken met veel minimale inkomens zijn bereid te doneren. Zij worden vaak overgeslagen door collectes en zijn daarom soms eerder bereid een gift te geven.

12


Als uw collectelocatie echt te vol wordt en u niet voldoende straten heeft voor alle groepen kunt u bijvoorbeeld afspreken dat sommige groepen gaan rouleren en om beurten een straatcollecte of huis-aan-huis collecte organiseren. Zo kan toch iedereen deelnemen. Neem in zulke situaties ook altijd even contact met ons op. Wie weet is er nog ergens in een buurdorp ruimte om te collecteren of weten we een andere oplossing. Noteer de de straatnamen in de collectantenflyers. Zo heeft elke collectant altijd zijn of haar route voor handen.

Wist u dat… mensen meer geld geven als er een bekende aan de deur staat?

3.2 Collectematerialen Jantje Beton verzorgt alle materialen die u nodig heeft om te kunnen collecteren. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Wij verzorgen onder andere buswikkels, legitimatiekaarten en posters. Deze materialen kunt u vanaf 1 december bestellen. Hiervoor is een online bestelformulier ontwikkeld. U krijgt de inlogcode elk jaar toegestuurd samen met de nieuwsbrief van november/december.

LET OP!

Bespreek, voordat u uw bestelling doorgeeft aan Jantje Beton, met uw groepen hoeveel collectanten zij hebben en hoeveel van elke materialen zij denken nodig te hebben. Zo voorkomt u dat u te weinig of te veel materialen bestelt en op het laatste moment nog extra materialen moet bestellen of veel over heeft. Bovendien kost het Jantje Beton (en dus de collectant) elk jaar veel geld als er materialen worden besteld die niet gebruikt worden.

Collectebussen Als u (extra) collectebussen nodig heeft dan verwijzen wij u in eerste instantie naar uw gemeente, waar u mogelijk gratis bussen kunt lenen en gebruiken. Dit om de simpele reden dat collectebussen huren bij Jantje Beton niet helemaal gratis is. Daarnaast gaan we er vanuit dat u zelf de opslag van de bussen verzorgt. Wanneer u besluit om voor uw groepen collectebussen bij Jantje Beton te huren dan kost ze dat elk jaar € 0,62 per bus. Deze kosten worden door Jantje Beton bij de uitbetaling van de 50% restitutie verrekend met de opbrengst van de groep(en). U gaat als coördinator een huurovereenkomst met Jantje Beton aan voor alle huurbussen voor een periode van 15 jaar. Daarna komen de collectebussen in uw bezit en worden ze, indien u het coördinatorschap overdraagt, toegewezen aan de nieuwe coördinator. Een huurcontract voor collectebussen kan tussentijds worden overgedragen aan een nieuwe coördinator. Indien u collectebussen wilt retourneren maakt u gebruik van het retourformulier. Dit vindt u op onze website. De verzendkosten kunt u bij Jantje Beton declareren. Verzegelingen Een collectebus kan alleen gebruikt worden wanneer deze is voorzien van een Jantje Beton verzegeling. U heeft dus de taak om alle collectebussen te verzegelen voordat u ze uitgeeft. Elke verzegeling is voorzien van een uniek nummer. Zo kunt u precies bijhouden welke groep welke bus heeft meegekregen. Let erop dat bij teruggave van de bussen, deze allemaal nog verzegeld zijn. U bent de enige persoon die voor het geld tellen de verzegelingen mag verwijderen. Reik daarom ook nooit losse verzegelingen uit aan de groepen. Wordt een bus te zwaar voor een collectant, dan kunt u een nieuw verzegelde collectebus overhandigen. Indien u het vermoeden heeft dat een collectant fraudeert, laat het ons dan direct weten.

13


Buswikkels/busstickers Voor een goede herkenbaarheid en betrouwbaarheid is het belangrijk te collecteren met een collectebus die is voorzien van een Jantje Beton-logo. Hiervoor kunt u gebruik maken van busstickers of van buswikkels. Huurt u bussen bij Jantje Beton dan kunt u het beste busstickers bestellen. Deze plakt u eenmalig op uw collectebussen en kunt u gewoon laten zitten totdat de sticker versleten is. Leent u collectebussen bij de gemeente of bij een ander goed doel, maak dan gebruik van buswikkels. Deze dient u elk jaar opnieuw aan te brengen. Omdat niet alle collectebussen dezelfde afmetingen hebben, heeft Jantje Beton getracht de buswikkel een universele pasvorm te geven. Desondanks kunnen wij niet garanderen dat er afwijkende maten collectebussen in omloop zijn waar de wikkel lastiger omheen past. Legitimatiekaarten en hoesjes Iedere collectant is verplicht om zichtbaar een legitimatiekaart bij zich te dragen. U dient ervoor te zorgen dat deze kaarten goed worden ingevuld. In sommige gemeenten is het verplicht om de legitimatiekaarten te voorzien van een stempel van de gemeente of politie. Of dit voor uw plaats ook verplicht is, kunt u nalezen in de vergunning. Met de bijbehorende hoesjes kunnen de collectanten hun legitimatiekaart makkelijk en duidelijk zichtbaar aan hun jas bevestigen. Neemt u na af loop van de collecte alle legitimatiekaarten en hoesjes weer in. U dient ze te bewaren tot de eerstvolgende collecte. Collectantenpresentjes Indien we een sponsor kunnen vinden ontvangen alle collectanten die voor Jantje Beton collecteren een presentje. U kunt zelf bepalen of u de presentjes vooraf of achteraf uitdeelt. Het collectantenpresentje is een leuk aandenken aan de collecte en bovendien is het een leuke manier om onze vrijwilligers te bedanken. Dit zorgt er tevens voor dat collectanten gemotiveerd blijven om ook volgend jaar hun beste beentje voor te zetten. Collectantenf lyer Elk jaar wordt er een nieuwe collectantenflyer uitgegeven. Deze flyer is bedoeld om aan de collectanten uit te leggen waarom er gecollecteerd wordt voor Jantje Beton. Het helpt ze om eventuele vragen tijdens het collecteren te beantwoorden en er staan handige tips in om de opbrengst van de collecte te vergroten. Wij zorgen er voor dat u bij uw bestelling voldoende flyers ontvangt om onder uw collectanten te verspreiden. Stickervellen De kleine Jantje Beton-stickers zijn erg handig tijdens het collecteren. Uw collectanten kunnen deze stickertjes bij zowel huis-aan-huis als bij straatcollectes gebruiken. Tijdens de huis-aan-huis collecte kunnen de stickertjes gebruikt worden om op de voordeur te plakken van huizen waar een gift is gedaan. Uw collectanten kunnen dan makkelijk zien bij welke huizen ze nog een tweede maal langs kunnen gaan om te zien of er nu wel iemand thuis is. De stickertjes blijven net zo lang zichtbaar in de wijk tot ze vervaagd zijn. Tijdens de straatcollectes kunnen de stickertjes gebruikt worden om op de jas te plakken van elke giftgever. Zo worden zij niet een tweede maal (verderop in de straat) door een andere collectant benaderd. Bovendien levert elk stickertje reclame op voor Jantje Beton. Hoe meer mensen het logo van Jantje Beton tegenkomen, hoe meer mensen bereid zijn te doneren.Wij adviseren om voor elke collectant 1 velletje te bestellen, met daarop 50 stickertjes. Posters Natuurlijk wilt u ook in uw woonplaats kenbaar maken dat de Jantje Beton Collecte plaatsvindt. Meer bekendheid levert vaak een hogere opbrengst op omdat gevers dan niet verrast worden. De posters die Jantje Beton ter beschikking stelt kunt u bijvoorbeeld ophangen op locaties waar veel mensen tegelijk komen omdat gevers dan niet verrast worden door de collectant. Denkt u bijvoorbeeld aan de supermarkt, in de winkelstraat, het gemeentehuis, scholen en bij alle groepen die deelnemen aan de collecte. Vraag natuurlijk ook of de groepen/collectanten zelf wat tijd vrijmaken om de zondag voorafgaand aan de collecteweek zoveel mogelijk posters op te hangen. Vlaggen en spandoeken Voor een zo goed mogelijke zichtbaarheid van de collecte kunt u gebruik maken van vlaggen en/of spandoeken. Leest u, voordat u deze bij Jantje Beton bestelt, in de collectevergunning na of hiervoor toestemming is gegeven. U kunt de vlaggen en spandoeken door de groepen laten ophangen op openbare plekken. Na de collecteweek neemt u de vlaggen en spandoeken weer in.


TIP

Vraag de plaatselijke brandweer om u te helpen met het ophangen van spandoeken op moeilijk bereikbare, maar opvallende plaatsen (zoals boven een drukke weg).

Intekenlijsten In sommige gemeenten is het verplicht om te collecteren met een intekenlijst. Dit kunt u nalezen in uw vergunning. Op de intekenlijst laten de gevers hun naam, adresgegevens en het bedrag dat ze geschonken hebben achter. Het is belangrijk dat u alle uitgegeven intekenlijsten voorziet van een nummer en bijhoudt welke groep welk nummer heeft. Hiervoor kunt u gebruik maken van de controlelijst. Voorzie de intekenlijsten ook van uw handtekening en laat ze indien nodig stempelen door de gemeente. Ze zijn tenslotte geld waard!

TIP

Als u gebruikmaakt van intekenlijsten, laat dan de bovenste giftgevers (bijvoorbeeld uw partner, een familielid, etc.) een hoog bedrag doneren. Dit gebruiken veel mensen namelijk als richtlijn voor hun eigen bijdrage.

Controlelijst De controlelijst is heel handig voor de administratie van uw collecte. U kunt er op bijhouden hoeveel verzegelde collectebussen, intekenlijsten en legitimatiekaarten u aan de groepen meegeeft. De contactpersonen van de groepen dienen voor ontvangst van de materialen te paraferen op de controlelijst. Zo kunt u bij teruggave controleren of de aantallen kloppen en of u de juiste nummers heeft teruggekregen. Ook de contactpersonen van de groepen kunnen deze lijsten goed gebruiken. Zij kunnen hierop aangeven aan welke collectant zij welk zegelnummer of welke intekenlijst hebben meegegeven. U krijgt een aantal controlelijsten meegeleverd bij uw materialen. We vragen u om zelf de controlelijst in de juiste hoeveelheid te kopiëren.

3.3 Motiveren van collectanten Natuurlijk wilt u dat de groepen en collectanten die u geworven heeft elk jaar weer meedoen aan de collecte. Daarom is het belangrijk uw vrijwilligers goed te motiveren. Gemotiveerde collectanten halen bovendien meer geld op. Om collectanten te motiveren zijn er verschillende mogelijkheden. Onderstaande tips kunt u zelf gebruiken, maar u kunt ze ook doorgeven aan contactpersonen van groepen om ze zo te helpen met het motiveren van hun eigen achterban. Een uitgebreide toelichting op deze tips&tricks vindt u op www.jantjebeton.nl/tips-collecte.

TIPs

motiveren collectanten

Een echte belevenis Laat alle clubleden meebeslissen over wat er met de opbrengst gaat gebeuren Laat elke groep een doel en doelstelling formuleren Voeg een wedstrijdelement aan de collecte toe Maak van de collecte een speciale week met een gezamenlijke aftrap en afsluiting Laat collectanten in kleine groepjes collecteren, 2 tot 4 collectanten is meestal ideaal voor de opbrengst Collecto-app. Met deze gratis mobiele telefoon app kunnen collectanten onderling informatie, tips en ervaring uitwisselen. Dat maakt het collecteren extra leuk!


Inzet communicatiemiddelen Zorg voor publiciteit voor, tijdens en na de collecteweek Na afloop van de collecte kunt u uw groepen bedanken met de (digitale) bedankkaart Plaats een bedankbericht met een leuke foto en vermelding van de opbrengst op de website of in de nieuwsbrief van de deelnemende club(s) Geef jubilarissen door aan Jantje Beton via www.jantjebeton.nl/collecte. Jantje Beton zet collectanten graag in het zonnetje! Vrijwilligers die al 5, 10, 25 en zelfs 35 of 45 jaar meedoen met de Jantje Beton Collecte verdienen extra waardering. Zij krijgen van ons een leuk presentje. Vergeet u vooral ook niet de eventuele hulptroepen die u jaarlijks ondersteunen bij uw werkzaamheden als coördinator!

Wist u dat… de opbrengst het hoogst is als collectanten zelf hebben mogen meebepalen waar de opbrengst aan besteed wordt?

3.4 Ondersteuning vanuit Jantje Beton Ook voor het motiveren van collectanten heeft Jantje Beton diverse ondersteunende materialen ontwikkeld. Dit maakt het voor u nóg gemakkelijker om het beste uit uw vrijwilligers te halen. Op www.jantjebeton.nl/tips-collecte vindt u: Digitale bedankkaart. Als u de emailadressen van uw collectanten heeft, kunt u heel gemakkelijk iedereen persoonlijk bedanken. Vermeld gelijk de opbrengst van de collecte op de e-card. Bedankbericht. Deze kunt u, met een kleine aanpassing om het bericht persoonlijker te maken, op diverse websites laten plaatsen. U kunt het bericht ook in clubbladen plaatsen of naar de plaatselijke huis-aan-huisbladen sturen. Als u een leuke foto heeft van de collecte, plaats deze dan samen met de tekst. Dit trekt nog meer aandacht! Nieuwsberichten. Deze kunt u, met kleine aanpassingen om het persoonlijker te maken, versturen naar plaatselijke huis-aan-huisbladen. In het nieuwsbericht wordt de collecte aangekondigd. Het versturen van een nieuwsbericht klinkt misschien ingewikkelder dan het is. Het enige dat u hoeft te doen is op internet zoeken naar de contactgegevens van de plaatselijke huis-aan-huisbladen. U stuurt het nieuwsbericht per mail naar de redactie. Aan het plaatsen van een nieuwsbericht zijn géén kosten verbonden. De redactie bepaalt of ze het artikel wel of niet plaatst.

TIP

Geef elke collectant een grafiekje mee waarin staat wat er de afgelopen jaren in zijn/haar wijk is opgehaald.

Bij het Collecteteam op het hoofdkantoor van Jantje Beton vindt u: Bedankkaartjes. Deze kunt u, net als de e-cards, gebruiken om uw groepen te bedanken en de opbrengst te communiceren. Let op dat u deze kaartjes samen met de andere collectematerialen bestelt. Aankondigingsposter. Gebruik deze poster om op zoveel mogelijk plaatsen mensen te attenderen op de naderende komst van de Jantje Beton collectant aan de deur. Vraag alle deelnemende groepen zelf zo veel mogelijk posters op te hangen. Jubilarispresentjes. Voor alle vrijwilligers die 5, 10, 25, 35 of 45 jaar actief zijn voor de Jantje Beton Collecte. Informeer vooraf bij uw groepen of er collectanten zijn die jubileren. Facebook. Speciaal voor de Jantje Beton Collecte is er een Facebook pagina waarop u al uw vragen kunt stellen en ervaringen en tips uit kunt wisselen omtrent het motiveren van collectanten met andere coördinatoren: www.facebook.com/jantjebetoncollecte. Advies. Kunt u hulp gebruiken of komt u ergens niet uit? Neem dan gerust contact op met het Jantje Beton Collecteteam. Wij zijn altijd bereid met u mee te denken


DEEL IV De Collecteweek Spannend, het is bijna zo ver. De jeugdclubs in uw regio gaan de straten op om te collecteren. Dit kunnen zij op verschillende manieren doen. De gewone huis-aan-huiscollecte is de collectevorm waarmee het grootste gedeelte van de opbrengst wordt binnengehaald. Straatcollectes worden echter ook vaak leuk gevonden. Voor alle vormen van collecteren is het belangrijk dat de collectanten tijdig voorzien worden van de juiste collectematerialen. De vooravond van de collecteweek is het ideale moment om publiciteit te genereren. Controleren en uitdelen van materialen Zodra u de door u bestelde materialen ontvangt, controleer dan eerst de levering op volledigheid. Bel ons direct indien u iets mist. Zo kunnen we samen voorkomen dat er hoge kosten ontstaan wegens spoedbestellingen. Vervolgens kunt u beginnen met het in elkaar zetten van de collectebussen, de collectebussen voorzien van een buswikkel of -sticker en de collectebussen verzegelen. Maak het uzelf vooral niet te moeilijk. Roep hiervoor bijvoorbeeld de hulp in van uw vrienden of familie en maak er een gezellig avondje van. Nu kunt u de contactpersonen van uw groepen uitnodigen om de materialen op te halen. Hiervoor kunt u persoonlijke afspraken maken, maar u kunt er ook voor kiezen een speciale avond te organiseren. Dit is waarschijnlijk het laatste moment waarop u contact heeft met uw vrijwilligers voordat ze de straat op gaan. Maak hier vooral gebruik van! Noteer op de controlelijst welke verzegelnummers met welke groep of collectant wordt meegegeven. Ook het aantal legitimatiekaarten, -hoesjes en eventuele vlaggen en spandoeken registreert u. Zo weet u altijd wie welke materialen heeft en kunt u makkelijk controleren of u na afloop alles heeft teruggekregen van de groep(en).

TIP

Gebruik het moment waarop u de collectematerialen uitdeelt om een laatste peptalk en collectetips te geven om de opbrengst van de collecte zo hoog mogelijk te krijgen.

4.1 DIVERSE VORMEN VAN COLLECTEREN Huis-aan-huis collecte Bij een huis-aan-huis collecte gaat u met de collectebussen langs deuren. Dit is de meest bekende manier van collecteren. Straatcollecte Een andere interessante methode om te collecteren is een straatcollecte organiseren. In de gemeentevergunning kunt u meer lezen over de voorwaarden van een straatcollecte in uw gebied. Jeugdclubs kunnen op veel verschillende locaties collecteren, bijvoorbeeld in het (winkel-) centrum van uw woonplaats, voor een supermarkt, voor de bioscoop of bij een theater. Overdekte winkelcentra, supermarkten en treinstations zijn privédomein. Om te collecteren moet u van tevoren toestemming vragen aan de eigenaar. Dit is vaak een huismeester of een vastgoedontwikkelaar. Om op een markt te kunnen collecteren heeft u toestemming nodig van de marktmeester of het aangrenzende winkelcentrum. De contactgegevens van deze eigenaren kunt u vaak online vinden. Maar laat dit u niet weerhouden om toestemming aan te vragen. Vaak is dit namelijk geen probleem, u collecteert per slot van rekening voor een goed doel. Andere vormen van collecteren Ga een samenwerking aan met lokale winkels tijdens de collecteweek. Vraag hen of er gedurende de collecteweek een collectebus bij de kassa mag staan, of dat er collectanten met een collectebus voor de deur mogen staan. Collecteer bij bedrijven of winkels. Bestel hiervoor bij Jantje Beton kwitanties. Een ondernemer wil vaak graag een kwitantie voor de eigen financiële administratie. U kunt bij bedrijven vaak ook goed gebruik maken van intekenlijsten. Zorg er voor dat de eerste paar donateurs een fiks bedrag opschrijven, dat stimuleert anderen ook een hoger bedrag te doneren. Vraag uw collectanten dit op hun eigen werk te doen.


Organiseert uw vereniging zelf een evenement in de collecteweek? Bijvoorbeeld een toernooi of een open dag? Gebruik dan de collectebussen om te collecteren onder de bezoekers! Zelf ideeën? Laat het ons weten!

TIPs

voor een hogere opbrengst

Collecteer met een glimlach. Blijf beleefd, ook als mensen niets willen geven. Zorg dat uw id-kaartje goed zichtbaar is. Bevestig hem met behulp van het plastic hoesje op uw jas. Collecteer, indien mogelijk, in clubuniform. Hierdoor ben je beter herkenbaar voor de buurt. Vertel waarvoor u collecteert. Namelijk: het belang van buitenspelen voor kinderen in Nederland. Benoem dat de helft van de opbrengst voor uw eigen club is en de andere helft voor Jantje Beton. Vertel, indien mogelijk, wat jullie club met de opbrengst wil gaan doen. Wees goed voorbereid: lees de collectantenflyer en de veelgestelde vragen op onze website vooraf door zodat u eventuele vragen goed kunt beantwoorden. Als mensen niet weten hoeveel geld ze moeten geven en u om advies vragen, noem dan geen bedrag. Maar zeg bij voorbeeld ‘wat u kunt missen’ of ‘we zijn blij met elke bijdrage’. Bedank altijd voor iemands bijdrage en/of tijd. Ook als iemand geen geld wil geven. Collecteer meerdere dagen. Stop vooraf zelf alvast wat geld in de collectebus zodat deze niet leeg klinkt.

TIPs

aan de deur

Collecteer tussen 16.00 en 19.30 uur, dan zijn de meeste mensen thuis. Vooral gezinnen met kinderen kunnen vaak al aan het eind van de middag de deur open doen. Collecteer liever niet meer na 20.00 uur. De meeste mensen vinden het niet prettig als u na die tijd nog aanbelt. Doe na het aanbellen een stap achteruit zodat u niet te dicht op de deuropening staat. Mensen kunnen dit als opdringerig ervaren. Als mensen geen kleingeld in huis hebben, vraag dan of u terug mag komen op een later tijdstip.. Laat collectanten bijhouden bij welke deuren niet open gedaan is, en loop later in de week nog eens deze huizen langs. Collectanten kunnen in hun collectantenflyer of achterop de buswikkel noteren welke huisnummers ze nogmaals langs kunnen gaan. U kunt vragen of collectanten elkaar willen afwisselen. De ene collectant loopt bijvoorbeeld op maandag, en op woensdag loopt een andere collectant op dezelfde route de deuren langs waar maandag niet open werd gedaan. Jantje Beton deurstickertjes helpen om zichtbaar te maken waar al is gecollecteerd. Laat collectanten samen collecteren, dat is veiliger en gezelliger dan alleen. Bovendien kunt u dan een wedstrijdje maken wie de meeste deuren heeft gelopen of de zwaarste collectebus heeft. Dat werkt vooral bij kinderen en jongeren heel motiverend. Houd de groepjes wel klein, maximaal 4 personen. Zo voorkomt u dat collectanten op elkaar moeten wachten. Kinderen kunnen alleen onder begeleiding van een volwassene collecteren, maar laat dit u er niet van weerhouden om juist met uw jeugdige leden te collecteren. Dit levert vaak veel positieve reacties aan de deur op. Voor het collecteren in appartementencomplexen, flatgebouwen en bejaardencentra moet vaak ongeveer 2 weken van tevoren toestemming gevraagd worden aan de conciërge of receptie. Na goedkeuring kan er een aankondigingsposter van datum, tijdstip en verenigingsnaam worden voorzien en in de centrale hal van de betreffende locatie opgehangen worden. Deze extra inspanning verdient zich vaak terug omdat het collecteren op deze locaties snel en droog kan gebeuren. Veel oudere mensen die in bejaardencentra wonen dragen Jantje Beton een warm hart toe. Laat u niet ontmoedigen als iemand niet positief reageert! Een deur verderop kunt u misschien weer een heel enthousiast iemand ontmoeten! Neem eventueel even een time-out als u een vervelende ervaring aan de deur heeft gehad.


TIPs

bij een straatcollecte

De beste tijd om een straatcollecte te houden is op zaterdag tussen 12.00 en 16.00 uur en tijdens koopavonden tussen 18.00 en 21.00 uur. Organiseer er eventueel een evenement omheen zodat extra aandacht van het langslopende publiek wordt getrokken. Bijvoorbeeld met spelletjes voor kinderen of een informatiestand. Hiermee krijgt u ook aandacht voor uw eigen vereniging. Aankleding voor een stand, ballonnen, spandoeken en flyers bijvoorbeeld, kunt u bij Jantje Beton opvragen. Bekijk wanneer er voorstellingen zijn in de bioscoop of theaters, en zorg dat er voor of na de voorstelling collectanten in de buurt staan. Gebruik de collectestickertjes bij elke gift. Iemand die zo’n stickertje op zijn jas heeft, hoeft dan door een andere collectant niet meer te worden aangesproken.

4.2 Publiciteit Publiciteit voeren rondom de collecte is zeker de moeite waard. Bekend maakt immers bemind. Om de bekendheid van Jantje Beton en de Jantje Beton Collecte te vergroten, wordt door Jantje Beton ieder jaar publiciteit rondom de collecte gegenereerd op radio, tv en Social Media. In de periode naar de collecteweek toe houden we u als coördinator goed op de hoogte van de campagne. Radiospotje Jantje Beton Collecte Periodiek wordt er door Jantje Beton een radiospotje ontwikkeld dat rondom de collecte gedraaid wordt op landelijke, regionale en lokale radiostations. In de periode dat de Jantje Beton Collecte plaatsvindt, wordt het spotje gedraaid. We bieden het spotje altijd aan als zogenaamde ‘stopper’. Dit houdt in dat radiostations het draaien als zij ruimte over hebben in de reclameblokken. Hiernaast kopen wij zendtijd in voor een gereduceerd tarief. Nieuwsberichten Voorafgaand aan de Jantje Beton Collecte worden er persberichten verstuurd naar diverse media, ook op regionaal niveau. Ook hopen wij dat u zelf zoveel mogelijk lokale pers benadert. Op www.jantjebeton.nl/collectecoordinator kunt u een voorbeeldpersbericht vinden dat u als uitgangspunt kunt gebruiken. Adressen van lokale media vindt u in de (digitale) gemeentegids. Maar u kunt natuurlijk ook een redactie bellen of een persoonlijke e-mail sturen.


DEEL V Afronden van de collecte 5.1 financiële afwikkeling

LET OP

STAP 1.

Geef vooraf duidelijkheid bij de groepen aan waar en wanneer ze verwacht worden om hun collectebussen in te leveren. Het is belangrijk dat er een contactpersoon van de groep bij de telling aanwezig is om zijn of haar paraaf te zetten voor akkoord.

Innemen van collectebussen en intekenlijsten

Houdt u bij het inleveren van alle collectebussen en intekenlijsten uw controlelijst bij de hand. Hierop kunt u namelijk direct controleren of de aantallen kloppen en of u de juiste nummers heeft teruggekregen. Let er ook op dat alle bussen verzegeld terugkomen. Als dit niet het geval is, spreekt u de persoon erop aan en leg uit wat de procedure is. Komt u er niet uit, bel dan met het Jantje Beton Collecteteam. U parafeert de controlelijst ook voor retour van de materialen. Tevens raden wij u aan om bij intekenlijsten te controleren of de totaaltellingen kloppen en de juiste bedragen zijn overgedragen. Mocht u tegen bepaalde problemen aanlopen en u zou graag advies hierover willen hebben, dan kunt u te allen tijde hierover contact met ons opnemen.

STAP 2. Tellen doe je samen!

Het tellen van het geld gebeurt onder uw begeleiding in bijzijn van de (verschillende) groepsvertegenwoordiger(s). Wanneer er per groep geteld wordt, registreert u in aanwezigheid van een contactpersoon van een groep de opbrengst. Zij dienen ook een paraaf te zetten bij de genoteerde opbrengst op de afrekenstaat. Soms - als dat gewenst is – wordt zelfs per collectant geteld. Dit doet u door de opbrengst per bus te noteren op het telbriefje en deze meteen te koppelen aan de naam van de collectant en de groep. Let er bij het tellen van de bussen altijd goed op dat er geen geld in achterblijft, vooral papiergeld blijft weleens achter.

TIPs

Zet voor de teldag alvast de volgende dingen klaar: handdoek en föhn om natgeregend geld te drogen een teiltje om de collectebussen in te legen uitdraai van de financiële handleiding (www.jantjebeton.nl/collectecoordinator)

STAP 3. Noteren opbrengst

Voor het noteren van de opbrengst, kunt u gebruikmaken van de telbriefjes die u op onze website kunt downloaden. Op deze briefjes staan alle muntsoorten en bankbiljetten vermeld. Indien u iedere bus apart telt, heeft u net zoveel telbriefjes nodig als u bussen heeft uitgereikt. Telt u de gehele opbrengst per groep, dan kunt u volstaan met een briefje per groep.


STAP 4. Controleren afrekenstaat

Van Jantje Beton ontvangt u vlak voor de collecte uw afrekenstaat. Hierop staan alle groepen vermeld die gecollecteerd hebben. Het is van groot belang dat u de afrekenstaat juist en volledig invult! Dit voorkomt dat u de afrekenstaat van ons retour krijgt en u achter de groepen aan moet zitten om ontbrekende informatie te achterhalen. Vraag de groepen daarom tijdens het innemen van de collectebussen of zij direct hun gegevens op de afrekenstaat willen controleren. Het betreft met name de bankgegevens, het aantal collectanten en het aantal gebruikte (huur)bussen.

Wist u dat… Jantje Beton geen restitutie mag uitbetalen naar particuliere rekeningnummers? Alleen de zakelijke rekening van deelnemende jeugdclubs mag gebruikt worden.

STAP 5. Afstorten van de opbrengst

Jantje Beton heeft met het hoofdkantoor van de Rabobank afspraken gemaakt over het storten van de opbrengst. Die afspraak houdt in dat Jantje Beton de stortingskosten eenmaal per persoon achteraf terugkrijgt. U kunt dus met de opbrengst bij uw lokale Rabobank terecht. Maak 14 dagen voor de collecteweek een afspraak met de Rabobank in uw woonplaats om het afstorten te bespreken. Op de site voor coördinatoren vindt u een voorbeeldbrief met het verzoek aan de plaatselijke Rabobank om te kunnen storten.

Als alles geteld is, stort u binnen 14 dagen de volledige collecteopbrengst samen met een getuige (de getuige mag geen familielid zijn, een bankmedewerker mag wel) af bij de bank, rechtstreeks op de rekening van Jantje Beton. Het rekeningnummer is: IBAN: NL 86 RABO 0156 9198 69.

Voor het storten van de opbrengst heeft u een bankpasje nodig. Bij sommige Rabobankfilialen kunt u met de filiaalpas storten. Als dat niet mogelijk is kunt u uw eigen bankpas gebruiken, dat kan ook een bankpas van een andere bank zijn. Met een Rabobankpas kunt u tot € 3.000 in één keer storten. Met andere bankpassen is het maximum € 2.000. Let u wel op dat u altijd het bankrekeningnummer van Jantje Beton invoert: IBAN: NL 86 RABO 0156 9198 69. Voer ook altijd een betalingskenmerk in, deze vindt u op de afrekenstaat.

Let op: bij elke storting wordt automatisch kosten in rekening gebracht. We verzoeken u daarom om het aantal stortingen tot een minimum te beperken. U kunt tussentijds de opbrengst noteren op een blaadje om zo de groepsopbrengst bij te houden. Neemt u na af loop van het storten altijd het stortingsbewijs mee. Deze heeft u nodig voor de administratieve verantwoording en dient u mee te sturen met de afrekenstaat. Maak voor uw eigen administratie een kopie van het stortingsbewijs.

5.2 veiligheid Veel contant geld in huis hebben is voor niemand prettig. Neemt u daarom de volgende richtlijnen in acht voor uw veiligheid: Tel nooit alleen en breng het geld nooit alleen naar de bank. Zorg dat er altijd minimaal een ander persoon aanwezig is. Houd de tellocatie privé. Zorg er voor dat alleen de hoogst noodzakelijke betrokkenen weten waar en wanneer het geld geteld wordt. Indien uw opbrengst hoger is dan € 8.000 kan Jantje Beton geldtransport voor u organiseren. Kies een bankfiliaal voor het storten van het geld die voor u makkelijk bereikbaar is. Let er bijvoorbeeld op dat u niet een stuk hoeft te lopen van de auto naar de deur van de bank of vraag een bankmedewerker met je mee te lopen. Indien u het geld meerdere dagen in huis heeft, bewaar het dan in een afgesloten ruimte, liefst in een kluis of afgesloten kist. Als u al het geld zo bij elkaar bewaard, wordt het te zwaar om eventueel mee te nemen. Informeer, in overleg met uw groepen (!), bij uw plaatselijke bank voor mogelijkheden tot het huren van een mobiele kluis. De kosten kunt u declareren en verrekenen wij met de groepen.


5.3 Administratieve verantwoording De afrekenstaat is de schriftelijke verantwoording van de collecteopbrengst van Jantje Beton en is tevens een belangrijk controlemiddel voor de controlerende accountant van Jantje Beton en het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF). Per collectelocatie wordt via dit formulier officieel geregistreerd wat het behaalde resultaat is. In de week vóór de Jantje Beton Collecte ontvangt u de afrekenstaat thuis. Hierop staan alle groepen en locaties vermeld waarvan u coördinator bent.

LET OP

Jantje Beton kan alleen volledig en juist ingevulde afrekenstaten in behandeling nemen. Controleer daarom voordat u de afrekenstaat kopieert en verstuurt of alles erop staat (parafen, opbrengst, aantal collectanten) en vraag eventueel de contactpersonen van uw groepen om aanvullende informatie.

Het is belangrijk dat u alle papieren bij elkaar houdt en het volgende invult en /of meestuurt: De collecteopbrengst(en) per plaats. Het originele stortingsbewijs. Op de achterzijde het aantal collectanten per groep, de opbrengst per groep en het aantal collectebussen dat gebruikt is per groep. Per groep wordt de informatie voorzien van een paraaf van een vertegenwoordiger van de groep zelf. Dit laatste is erg belangrijk. Zonder paraaf per groep kunnen wij het formulier niet in behandeling nemen! Twee handtekeningen: één van u als coördinator en één van een tweede persoon die als getuige bij de telling en het afstorten aanwezig is geweest. Heeft u meerdere groepen, stem dan met hen af dat één persoon als getuige van alle groepen fungeert. Zonder deze twee handtekeningen kunnen wij het formulier niet in behandeling nemen! Indien u collectebussen bij Jantje Beton huurt worden de kosten van eventuele huur van collectebussen door Jantje Beton verrekend met de opbrengst per groep. NB. Het komt vaak voor dat er bijvoorbeeld een huurcontract is voor 100 bussen en er slechts 85 zijn gebruikt. De kosten van de niet gebruikte 15 bussen worden naar rato doorberekend aan de groepen. Uitgebreide informatie over het invullen van de afrekenstaat en de financiële afwikkeling is te vinden in de Financiële handleiding die u kunt downloaden op www.jantjebeton.nl/collectecoordinator

TIPs

Maak een kopie van de afrekenstaat en uw bonnen/stortingsbewijs voor uw eigen administratie. Mocht er iets misgaan bij de post, dan heeft u altijd uw gegevens nog. Als u veel groepen coördineert kunt u de contactpersonen vooraf laten paraferen voor akkoord voor de door uw team getelde opbrengst. Zo hoeven ze niet te blijven wachten tot de opbrengst van alle collectebussen geteld is.

Kosten declareren Jantje Beton neemt de kosten van collecte- en spandoekvergunningen en zo goed als alle collectematerialen zoals presentjes voor de collectanten, buswikkels, legitimatiekaarten, telbriefjes en verzegelingen voor haar rekening. Lokale kosten zoals portokosten, kopieerkosten en de huur van collectebussen, zijn voor rekening van de groepen en worden voor de restitutie verrekend. U kunt gemaakte kosten declareren via een declaratieformulier. Wij zorgen ervoor dat dit naar rato wordt doorberekend bij de uitbetaling aan de groepen. Het is vanzelfsprekend dat de kosten van het organiseren van de collecte maar een heel klein deel mogen vormen van de collecteopbrengst. Er zitten daarom richtlijnen aan de kosten die gedeclareerd worden. Deze kunt u nalezen in uw vrijwilligersovereenkomt. Restitutie 50% van de opbrengst Zodra alle documentatie (ingevulde afrekenstaat en stortingsbewijs) bij Jantje Beton binnen is gaan wij over tot uitbetaling van de 50% van de opbrengst aan de groepen. Onze administratie is zo ingericht dat de 50% van de opbrengst rechtsreeks naar de groep overgemaakt wordt. Wij streven er naar om binnen vier weken na ontvangst van de papieren de opbrengst aan de groepen terug te storten. U ontvangt na de restitutie een overzicht van wat er precies overgemaakt is naar alle groepen die onder uw hoede vallen.


5.4 materialen retourneren, bewaren, vernietigen en opbergen Na de collecte demonteert u de collectebussen zodat ze makkelijk op te bergen zijn. Bewaart u ze tot volgend jaar op een afgesloten plek om misbruik te voorkomen. Indien u leenbussen heeft van bijvoorbeeld de gemeente, brengt u de bussen uiteraard terug naar de afgesproken locatie. Naast de collectebussen neemt u ook de legitimatiekaartjes van elke collectant en de bijbehorende plastic hoesjes in. De hoesjes bewaart u tot volgend jaar, de legitimatiekaartjes mag u vernietigen om misbruik te voorkomen. Heeft u vlaggen en/of spandoeken uitgedeeld aan de groepen? Ook deze neemt u na de collecte weer in. Zo voorkomt u dat deze dure materialen kwijtraken. Bewaart u uw administratie alstublieft goed. De financiële administratie bent u verplicht 7 jaar te bewaren. Maar ook gegevens van collectanten zijn erg handig om op te slaan, bijvoorbeeld om uw jubilarissen in het oog te houden. Collectantengegevens kunnen ook van pas komen als u nieuwe collectanten wilt werven, zij kunnen u hiermee goed helpen! Was dit uw laatste collecte? Dan vragen wij u alle collectebussen, legitimatiekaarthoesjes, vlaggen en spandoeken aan Jantje Beton te retourneren. Gebruikt u hiervoor het retourformulier. Deze ontvangt u automatisch van ons na uw opzegging en is tevens te downloaden op www.jantjebeton.nl/collectecoordinator.. Ten slotte: het is leuk om zowel uw collectanten als de giftgevers te bedanken. Hiervoor kunt u de bedankposters ophangen bij elke club. Laat de bedankposters vooral lekker lang hangen. Dat motiveert de club(s) en collectanten om zich volgend jaar weer in te zetten.

Tot slot We hebben geprobeerd om in deze handleiding zo helder mogelijk toe te lichten wat er komt kijken bij het lokale coördinatorschap voor de collecte. Voor aanvullende informatie kunt u terecht op onze speciale website voor coördinatoren: www.jantjebeton.nl/collectecoordinator Uiteraard kunt u altijd contact met ons opnemen als er zaken onduidelijk voor u zijn of u wilt sparren of uw ervaringen kwijt wilt.

Veel succes en plezier met de Jantje Beton Collecte en alvast super bedankt voor uw inzet! Hartelijke groet, Jantje Beton Collecteteam

Volg ons! www.facebook.nl/jantjebetoncollecte twitter.com/jantjebetonline www.jantjebeton.nl

HANDLEIDING coördinatoren 2014 pagina 5

Recommend Documents