Handleiding Collectantenbestand & Collectantenbladen 2016

Handleiding Collectantenbestand & Collectantenbladen 2016

Nederlandse Brandwonden Stichting Afdeling Landelijke Collecte Zeestraat 29, Beverwijk (0251) 27 55 55 [email protected]

1. ORCA ORCA staat voor Online Realtime Collecte Administratie, en bestaat onder andere uit uw digitale collectantenbestand. Daarnaast kunt u via ORCA collectematerialen bestellen en uw digitale afrekenstaat invullen. Zie hiervoor de betreffende handleidingen In deze handleiding beperken we ons tot het digitale collectantenbestand. 1.1 Inloggen bij ORCA ORCA is een speciaal ontwikkelde website en u kunt ORCA dus gewoon via uw webbrowser (bijvoorbeeld Internet Explorer of Safari) bezoeken. ORCA vindt u via: orca.brandwondenstichting.nl U komt dan in onderstaand scherm.

1 2 4 3

Vul uw inlognaam in, dat is uw e-mailadres zoals dat bij ons bekend is (1). Vul daarna uw wachtwoord in (2) en klik vervolgens op de rode knop “Inloggen” (3). 1.2 Wachtwoord vergeten? Klik dan op de link “Wachtwoord vergeten”(4). Er verschijnt onderstaand schermpje. Vul opnieuw uw e-mailadres in (5) en klik op de rode knop “OK” (6). U ontvangt dan het wachtwoord per e-mail.

5 6

2

2. Collectantenbestand Het overzicht van uw collectanten bieden we digitaal aan. Zo heeft u altijd de meest actuele stand van zaken. U kunt het collectantenbestand niet alleen inzien, maar ook wijzigen. Zo houden we met elkaar het bestand zo actueel mogelijk. In dit hoofdstuk vindt u uitleg over het werken met het digitale collectantenbestand in ORCA 2.1 Locatieoverzicht Na het inloggen bent u in het hoofdscherm van ORCA. U kunt altijd terug naar dit hoofdscherm door de knop “Home” in de rode balk (1). Om uw collectantenbestand in te zien, klikt u in de linker kolom op “Locatieoverzicht” (2).

2

1

In het locatieoverzicht staan alle locaties vermeld waarvan u organisator bent. Als u organisator bent van één locatie, dan staat alleen die locatie hier vermeld. Als u het collectantenbestand wilt inzien, klikt u op het pijltje vóór de betreffende locatienaam (3).

3

3

2.2 Collectantenoverzicht Als u op het pijltje hebt geklikt, ziet u een overzicht van de collectanten in de betreffende locatie. Het aantal collectanten in de locatie staat bovenaan bij de locatienaam vermeld. De meest relevante gegevens van de collectanten ziet u in één overzichtsscherm. Zo kunt u bijvoorbeeld aan de hand van deze lijst al uw collectanten bellen.

1

2 3

Dit overzicht kunt u ook printen (1). Er opent een PDF die u kunt opslaan of openen en printen. ORCA geeft ook de mogelijkheid om in Google Maps te zien waar uw collectanten wonen (2). Een voorbeeldje ziet u hieronder. Dit kan u helpen bij het indelen van de te lopen straten.

Wilt u meer details van een collectant zien, dan klikt u op het zwarte pijltje voor de betreffende collectant (3). U ziet dan alle details. Meer uitleg hierover vindt u in paragraaf 2.3 “Collectantengegevens wijzigen”. Als uw collectantenbestand groter is dan op het scherm kan worden weergegeven, kunt u onderaan de pagina met pijltjes naar een volgende pagina gaan, of direct naar een paginanummer (4). Zo navigeert u door het digitale collectantenbestand.

4

4

2.3 Collectantengegevens wijzigen Om de gegevens van een collectant te wijzigen gaat u naar het collectantenoverzicht, zoals in paragraaf 1.2 staat beschreven. Klik in het overzicht op het zwarte pijltje voor de betreffende collectant. U ziet nu alle details van de collectant.

2

1

In deze detailweergave kunt u bijna alle gegevens wijzigen (1). De uitzonderingen zijn: -

broncode: een vast gegeven op welke wijze deze collectant is geworven startdatum: een vast gegeven op welke datum de collectant is ingeschreven einddatum: wordt automatisch ingevuld als u een collectant opzegt

Mocht u één van deze gegevens toch willen wijzigen, kunt u dat aangeven bij de landelijke collecteadministratie, het liefst per e-mail: [email protected].

3

Door bovenaan op “Locatie” te klikken (2) gaat u terug naar het collectantenoverzicht. De wijzigingen worden dan echter niet bewaard! Wilt u wijzigingen bewaren, dan klikt u op de rode knop “Opslaan”(3). De nieuwe gegevens zijn dan in het collectantenbestand opgeslagen.

Verhuizing buiten uw locatie? Als een collectant verhuist naar een andere plaats en daardoor niet meer voor u kan collecteren, is het belangrijk dat u deze collectant niet opzegt. Mocht u het nieuwe adres kennen, mail dit dan alstublieft naar [email protected]. Zo kunnen we de collectant indelen in de locatie van zijn nieuwe adres.

5

2.4 Collectant opzeggen Helaas komt het voor dat een collectant niet (meer) wil collecteren. Vraag altijd eerst of u volgend jaar wel weer contact mag opnemen, misschien komt het alleen dit jaar niet goed uit. Als een collectant echt helemaal wil stoppen (dus ook volgend jaar niet benaderd wenst te worden), kunt u in ORCA een collectant opzeggen. Ga hiervoor naar de detailweergave van de betreffende collectant, zoals beschreven in paragraaf 2.3.

1

Onderaan het scherm vindt u een rode knop “opzeggen” (1). Als u hier op klikt verschijnt onderstaande scherm:

3

2

4

Controleer een laatste keer of u de collectant echt wilt opzeggen. Zo niet, klikt u op de rode knop “Annuleer” (2). Vul bij einddatum, de datum in vanaf wanneer de collectant niet meer actief is (3). Dat is meestal de datum van vandaag. Nadat u de einddatum hebt ingevuld, klikt u op de rode knop “OK” (4). De collectant is nu opgezegd en verschijnt niet meer in uw collectantenoverzicht.

Overleden collectant Helaas komt het voor dat een collectant is overleden. Dat willen wij dan graag weten, zodat we er voor kunnen zorgen dat de nabestaanden niet meer door ons worden benaderd omtrent de collecte. Geeft u daarom alstublieft zo snel mogelijk aan de landelijke collecteadministratie door als u weet dat een (oud)collectant is overleden!

6

2.5 Nieuwe collectant invoeren Heeft u iemand gevonden die wil collecteren? U kunt deze nieuwe vrijwilliger direct aan uw locatieoverzicht toevoegen door zijn of haar gegevens in te voeren. Klik in de oranje balk op “Locatieoverzicht (1). Boven het overzicht van uw locatie(s) klikt u op “Nieuwe Collectant” (2) 1 2

Er verschijnt onderstaand scherm. Vul hier de postcode van de nieuwe collectant in (3) en klik op “OK” (4).

3 4

Valt de ingevoerde postcode binnen uw eigen locatie, dan komt u direct in een invoerscherm waar u alle gegevens van de nieuwe collectant kunt invullen:

5

7

U vult de gegevens van de collectant zo volledig mogelijk in. De voorletters vult u in zonder puntjes, deze voegt het systeem namelijk automatisch toe. De postcode voert u in met een spatie tussen cijfers en letters, het systeem vult dan zelf de straatnaam in. Als u de gegevens heeft ingevuld, klikt u op opslaan (5) om de gegevens vast te leggen. De nieuwe collectant staat dan op uw collectantenoverzicht vermeld. Valt de postcode van de nieuwe collectant niet binnen uw eigen locatie, dan krijgt u de volgende melding:

Klikt u nu op nee, dan volgt een melding in welke locatie de nieuwe collectant dan automatisch geplaatst zal worden. De organisator van die locatie zal deze nieuwe collectant dan op zijn collectantenoverzicht terugvinden, zodra u alle gegevens van de collectant heeft ingevoerd en opgeslagen. Wilt u de collectant toch in uw eigen locatie plaatsen, dan klikt u op ja. U vult vervolgens de gegevens van de collectant in en slaat deze op. De nieuwe collectant staat dan in uw collectantenoverzicht.

8

3. Werving De opbrengst van de landelijke collecte is geheel afhankelijk van het aantal vrijwilligers dat voor de Brandwonden Stichting wil collecteren. Het is daarom van groot belang dat het aantal vrijwilligers op peil blijft of, liever nog, stijgt. Wij doen er veel aan om collectanten te werven: we staan op landelijke beurzen, op grote evenementen en werven collectanten op vele andere manieren. Het blijkt echter dat we het niet redden zonder de werving door collecte-organisatoren. Vandaar altijd onze oproep om ons te helpen collectanten te werven. Als iedere organisator één persoon in zijn of haar omgeving vraagt om te collecteren, neemt de opbrengst al met meer dan €120.000 toe! Hieronder geven we u enkele tips om aan nieuwe collectanten te komen. 3.1 Schoolplein-werving De beste tip om te werven, is om te starten op een plaats waar u bekend bent. Vaak is dit op een schoolplein, waar mede-ouders staan te wachten tot hun kinderen uit school komen. Vandaar de naam ‘schoolplein-werving’. Maar u kunt ook denken aan bijvoorbeeld de sportclub, het buurthuis of de muziekvereniging. Niemand vindt het gek als u hen vraagt om te collecteren. Vaak werkt het om te vragen of ze ú willen helpen, zo maakt u het persoonlijk. Niet iedereen zegt ja, maar de ervaring leert dat u op deze wijze, soms vrij eenvoudig, nieuwe collectanten kunt werven. 3.2 Tijdens de collecte Een tip die we vaak horen van organisatoren, is het werven tijdens de collecte. Als u in een straat geen collectant hebt, kunt u deze straat zelf lopen. U belt bij ieder huis aan voor de collecte, waarbij u tegelijk kunt vragen of degene die een donatie doet volgend jaar zelf wil collecteren. 3.3 Uurtje buurtje kaarten Voor bijvoorbeeld nieuwe straten of zelfs nieuwe wijken is het soms handig om op een snellere manier te werven. We kennen hiervoor de zogenaamde ‘uurtje-buurtje-kaartjes’ die u via de landelijke collecteadministratie kunt bestellen. Deze kaartjes vragen iemand om mee te helpen met de collecte en kunt u huis-aan-huis in de brievenbus stoppen. Het aantal reacties op deze kaartjes is meestal niet zo hoog, maar als u ze in een hele wijk uitdeelt, levert dit meestal wel enkele nieuwe collectanten op. 3.4 Nieuwe media Steeds vaker worden collectanten gevonden via de nieuwe media, zoals Twitter en Facebook. Twitter werkt bijvoorbeeld goed als u persoonlijk een oproep plaatst voor mensen die ú willen helpen bij de collecte. Handig is om goede hashtags te gebruiken, zoals #uwWoonplaats en #uwWijk. Het komt zelfs voor dat organisatoren via Twitter hun eigen buren werven. Ook op Facebook kunt u een oproep plaatsen. U werft dan binnen uw eigen vrienden.

Tip: vraag e-mailadres We houden collectanten o.a. via een digitale nieuwsbrief op de hoogte van het werk van de Brandwonden Stichting. Dit zorgt vaak voor binding en daarmee blijft een collectant langer actief. Om de nieuwsbrief te kunnen verzenden hebben we wel het e-mailadres van de collectant nodig. Vandaar de tip: vraag altijd het e-mailadres van een (nieuwe) collectant. Ook voor uzelf is het handig om de e-mailadressen van uw collectanten te hebben!

9

Een voorbeeld van een Twitter-oproep:

Via nieuwe media kunt u natuurlijk reacties krijgen van collectanten buiten uw locatie, woonplaats of gemeente. Geen probleem! U kunt deze nieuwe collectanten, het liefst per e-mail doorgeven aan de landelijke collecteadministratie. 3.5 Adverteren Een gratis advertentie plaatsen in een huis-aan-huis blad, een lokale internetsite of op het prikbord bij de supermarkt, werkt soms ook. Wij bieden speciaal hiervoor persberichten aan, die u kunt downloaden via onze website, www.brandwondenstichting.nl/orca. Deze persberichten kunt u sturen naar de redacties van kranten en websites met het verzoek uw bericht te plaatsen. Het is niet toegestaan om betaald te adverteren.

Tip: vraag geboortedatum Wat is er leuker dan op je verjaardag een (digitale) verjaardagswens te ontvangen? Graag sturen wij uw collectanten een leuke felicitatie. Maar dan is het wel noodzakelijk dat we de geboortedatum van uw collectant kennen. Vandaar deze tip: Vraag altijd naar de geboortedatum van de (nieuwe) collectant.

10

3. Collectantenbladen

1

3

2

4

5

6

7

8

9

Weergave van het collectantenblad 2012. Het collectantenblad 2016 zal nauwelijks afwijken van deze weergave.

11

Sinds 2009 maakt de Brandwonden Stichting gebruik van zogenaamde ‘Collectantenbladen’. Dit zijn stickervellen op A4-formaat waarop u per collectant de administratie kunt bijhouden. De collectantenbladen ontvangt u samen met de collectematerialen in de tweede week van september. U hoeft ze niet apart te bestellen. De collectantenbladen dient u minimaal 1 jaar te bewaren. Zij maken deel uit van de officiële collecteadministratie. Onze accountant kan elk jaar willekeurig bij een aantal organisatoren deze administratie opvragen. Omdat het collectantenblad is geprint met de gegevens per collectant, scheelt het u veel schrijfwerk! Een goede collectantenadministratie via ORCA (hoofdstuk 1 en 2) scheelt fouten en nog meer schrijfwerk! 3.1 Collectantengegevens Links boven (1) staan de gegevens van de betreffende collectant. Deze gegevens kunt u ook in ORCA vinden en in ORCA wijzigen. Er is per collectant één collectantenblad. Daarnaast sturen we enkele blanco exemplaren. Is er voor een collectant géén collectantenblad, dan kunt u op een leeg blad met pen de gegevens van de betreffende collectant schrijven. Het is raadzaam deze collectant in ORCA in te voeren, zodat er volgend jaar wél een ingeprint collectantenblad is. 3.2 Sponsorsticker ‘Collecteverdubbelaar’ Rechts boven (2) is een sticker die u kunt gebruiken voor de ‘collecteverdubbelaar’. U vindt een sponsor voor de collectebus en schrijft de naam van deze sponsor met stift op sticker. Deze sticker plakt u bovenop de collectebus (A), zodat gevers zien dat hun gift wordt ‘verdubbeld’ door de sponsor. Deze actie is al een paar jaar succesvol en heeft al meer dan €50.000 opgebracht! Meer hierover leest u in de handleiding Collecteverdubbelaar op www.brandwondenstichting.nl/orca.

A

3.3 Handtekeningen voor ontvangst Hoewel niet verplicht, kunt u op het collectantenblad (3) een collectant laten tekenen voor ontvangst van de collectebus en het legitimatiebewijs. Als de collectant de bus retour brengt, tekent u voor ontvangst. Dit is geen verplichting, maar wordt wel aangeraden. U heeft dan altijd een bewijs dat de collectant een collectebus heeft ontvangen. 3.4 Telbriefje - verplicht Sinds 2009 is het verplicht om per collectant een telbriefje (4) te gebruiken, waarop u minimaal het totaalbedrag vermeldt dat u samen met een andere teller handmatig heeft geteld. Als u wilt, kunt u per muntsoort noteren hoeveel u heeft geteld.

Up-to-date met ORCA U ontvangt collectantenbladen voor alle collectanten die eind augustus in ons bestand staan. Vrijwilligers die later worden geworven, staan wél in ORCA, maar daar heeft u geen collectantenblad voor. Kijk dus altijd in ORCA voor het meest actuele overzicht! Voor nieuwe collectanten kunt u de lege collectantenbladen gebruiken.

12

3.5 Handtekeningen tellers - verplicht Elk collectantenblad, ook als de opbrengst €0,- is, dient getekend te zijn door minimaal twee tellers die onderling geen familie zijn. Eén van die tellers kunt u zelf zijn, de andere teller is bij voorkeur de collectant. Op het collectantenblad noteert u bij (5) de namen van de tellers en laat hen hun handtekening zetten. Hiermee heeft u altijd het bewijs dat de collecteopbrengst volgens protocol is geteld. 3.6 Gecollecteerd? Voor uw eigen administratie kunt u aankruisen (6) of een collectant al dan niet heeft gecollecteerd. 3.7 Legitimatiebewijs - verplicht Dit legitimatiebewijs (7) moet u aan de voorzijde van de collectebus plakken (B). Het is verplicht dat collectanten zichtbaar het legitimatiebewijs bij zich dragen. Op het legitimatiebewijs staan de naam en woonplaats van de collectant geprint. Voor nieuwe collectanten kunt u een blanco collectantenblad gebruiken en de naam en woonplaats zelf in het witte vlak noteren.

B

C

3.8 Route en inleveren De sticker met de te lopen route en het inleveradres (8) kunt u aan de zijkant van de collectebus plakken (C). U kunt hier de te lopen straten noteren, zodat het voor de collectant altijd duidelijk is in welke straten hij collecteert. De onderste helft van deze sticker kunt u gebruiken om de afspraak te noteren wanneer en waar de collectant de collectebus weer inlevert. Als dat bij u is, kunt u hier een adressticker (9) met uw adres plakken. 3.9 Adresstickers Voor uw gemak hebben alle collectantenbladen zes adresstickers (9); drie met naam en adres van de collectant, drie met uw naam en adres. Deze stickers kunt u bijvoorbeeld gebruiken voor de herinneringskaartjes of de bedankkaartjes. Ook dit scheelt u veel schrijfwerk!

Bus terug, stickers eraf Alle stickers zijn van een materiaal dat waterproof is en na gebruik weer verwijderd kan worden. Onze tip: verwijder de stickers direct bij het retournemen van de collectebussen. Hoe langer de stickers op de bus zitten, hoe moeilijker zij te verwijderen zullen zijn.

13