HANDLEIDING WEBSITE VLAAMSE WETENSCHAPSWEEK 2016 Inleiding De URL van de website is http://beheer.wetenschapsweek.be. De loginnaam van een coördinator of activiteitenbeheerder is als volgt samengesteld: ft + 1ste letter voornaam + 2 eerste letters naam + 3 cijfers. Let wel: indien u achteraf via “Personen” de voornaam wijzigt van b.v. Chris naar Kris dan zal de loginnaam ftc... blijven. De c verandert niet in een k. Het paswoord is de 1ste maal hetzelfde als de loginnaam. Vergeet dus niet uw paswoord onmiddellijk te wijzigen. Sommige velden zijn verplicht. Indien een veld verplicht is en het is niet ingevuld, zal op het scherm verschijnen wat nog moet aangevuld worden. Probeer zoveel mogelijk velden (ook de velden die niet verplicht zijn) in te vullen. Hoe meer informatie men aan de leerkrachten kan geven, hoe beter. SLUIT EEN SCHERM ALTIJD VIA EEN KNOP ONDERAAN: VERDER, OPSLAAN OF ANNULEREN. NOOIT HET SCHERM BOVENAAN SLUITEN. ALS JE HET SCHERM BOVENAAN SLUIT, WORDEN DE GEGEVENS NIET BEWAARD. Paswoord vergeten? Indien een coördinator, een activiteitenbeheerder of een contactpersoon zijn of haar paswoord vergeten is, kan hij/zij via de homepage van de website http://beheer.wetenschapsweek.be de login en het paswoord opvragen. Verklaring icoontjes op de website
Toevoegen
Verwijderen
wijzigen
Verder - Opslaan
Annuleren
Lijst - Overzicht
Startscherm
Als u inlogt in de databank ziet u op uw startscherm een lijst met acties die gebeurd zijn in uw organisatie sinds de datum dat u het laatst inlogde. Ook als scholen zich inschrijven voor 1 van uw activiteiten of een inschrijving wijzigen krijgt u daar op dit scherm een melding van. U kunt steeds de volledige historiek bekijken door op "Bekijk hier het volledig logboek" te klikken.
Organisaties Beheer organisaties verschijnt alleen als men inlogt als coördinator.
knop “Organisatie toevoegen” Organisatiebeheer laat toe suborganisaties te creëren. B.v. organisatie X creëert suborganisatie “Departement Natuurkunde” met daaronder suborganisatie “Labo Optica”. Klik op “Organisatie toevoegen” om een suborganisatie toe te voegen. Let op dat u bij type de juiste organisatie selecteert waaronder u een suborganisatie wilt creëren. Zo niet creëert u alleen suborganisaties onder de overkoepelende instelling. De codes in de tabel van “Overzicht Organisaties” geven een duidelijk beeld van de structuur. Taken: knop “Organisatie wijzigen” Deze knop biedt de mogelijkheid om de gegevens van de overkoepelende instelling en de gegevens die bij “Organisatie toevoegen” (m.a.w. bij de suborganisaties) werden ingevuld te wijzigen. U kan ook klikken op de naam van de overkoepelende instelling of suborganisatie om de gegevens te wijzigen. Taken: knop “Organisatie verwijderen” Met deze knop kunt u een suborganisatie wissen. Let wel: u kunt nooit de overkoepelende organisatie of een suborganisatie met onderliggende suborganisaties wissen. Indien u toch een suborganisatie wenst te wissen moet u eerst de eventuele onderliggende suborganisaties van deze suborganisatie wissen.
Activiteiten
Klik bij “Overzicht Activiteiten Voor” op de organisatie of suborganisatie waarvoor u een activiteit wil toevoegen. Klik vervolgens bovenaan bij Taken op “Activiteit toevoegen voor … “ Standaard ziet u enkel de lijst met activiteiten van de organisatie of suborganisatie die u selecteerde. Als u de volledige lijst wenst te bekijken van alle activiteiten van alle suborganisaties tegelijk vinkt u de optie "Toon ook de activiteiten van eventuele deelorganisaties" aan. De velden gemarkeerd met een * zijn verplicht in te vullen
Titel activiteit : (verplicht veld)
Tip: korte titels zijn vaak beter en krachtiger dan lange. Referentienummer: (geen verplicht veld) Indien gewenst, kunt u de activiteiten van uw organisatie zelf nummeren. Hiervoor zijn vier (numerieke) karakters voorzien. Indien niets ingevuld wordt, wordt automatisch een willekeurig nummer toegekend. De 4 numerieke karakters worden op de website voor de leerkrachten wel voorafgegaan door een identificatiesymbool van de organisatie (bv. U01 (U staat voor universiteiten), H02 (H staat voor hogescholen), W03 (W staat voor wetenschappelijke instellingen), B04 (B staat voor bedrijven), M05 (M staat voor musea), A06 (A staat voor andere). Overleg m.b.t. deze nummering eventueel met de coördinator van de Vlaamse Wetenschapsweek binnen uw instelling. Inhoud : (verplicht veld) Maximaal 880 karakters. Bij het overschrijden van het aantal tekens wordt de activiteit niet aanvaard. U hebt er alle belang bij om zo beknopt mogelijk te schrijven, en zorgvuldig af te wegen welke informatie in welk veld thuishoort. In dit veld wordt omschreven waarover de activiteit gaat, en wat er behandeld zal worden. Op de website van de “Vlaamse Wetenschapsweek” zal op dit veld een zoekfunctie beschikbaar zijn. In het vakje bovenaan het veld kunt u zien hoeveel karakters u nog kunt typen.
Interactiviteit: (verplicht veld)
Maximaal 220 karakters. Bij het overschrijden van het aantal tekens wordt de activiteit niet aanvaard. Omschrijf in dit veld de interactiviteit met de leerlingen. Op de website voor de leerkrachten zal een zoekfunctie op dit veld beschikbaar zijn. Dagindeling : (geen verplicht veld) Dit veld moet de leerkracht een aanwijzing geven van de tijdsduur van de verschillende onderdelen van het programma. B.v. 10:00 10:15 12:00 13:00
10:15 12:00 13:00 16:00
: : : :
Inleiding Workshop 1 Lunch Workshop 2
U hebt 15 tijdsblokken om de dagindeling voor te stellen. De uren moeten volgens formaat 00:00 ingevuld worden.
Doelgroep: Duid aan voor welke doelgroep deze activiteit bestemd is. Het is slechts mogelijk om één doelgroep aan te duiden. Er is keuze tussen: 5e en 6e leerjaar basisonderwijs 1ste graad secundair onderwijs 2de graad secundair onderwijs 3de graad secundair onderwijs
Indien gewenst kan u ook nog de vereiste voorkennis van de leerlingen vermelden.
STEM: indien de activiteit een STEM-activiteit is, kun je dit hier aanvinken. Capaciteit : (verplicht veld) Het aantal leerlingen die aan de activiteit kunnen deelnemen. Het aantal begeleiders wordt dus niet meegeteld. Dit getal verschijnt op de website. Voor alle duidelijkheid 2 voorbeelden: voorbeeld 1: Aan activiteit X kunnen 20 leerlingen deelnemen. Deze activiteit wordt aangeboden op maandagvoormiddag. Dan vult u bij capaciteit 20 in. voorbeeld 2: Aan activiteit Y kunnen 150 leerlingen deelnemen. Deze activiteit wordt aangeboden op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag. Dan vult u bij de capaciteit 150 in (en niet 600). “Mag maximaal overschreden worden met …… aantal leerlingen” is geen verplicht veld. (Dit veld zal wel van toepassing zijn bij de inschrijvingen).
Verzamelpunt :
Indien het adres waar een activiteit zal plaatsvinden zich niet in de lijst bevindt, kunt u door te klikken op “Nieuwe locatie toevoegen” en de adresgegevens in te vullen, een nieuw adres toevoegen. Als de leerlingen ‘s avonds vanuit een andere locatie vertrekken kan dit op de website vermeld worden en moet het adres verzamelpunt uiteraard verschillen van het adres vertrekpunt. Indien u ook hier in de lijst het juiste adres niet terug vindt, kunt u door te klikken op “Nieuwe locatie toevoegen” en de adresgegevens in te vullen, een nieuw adres toevoegen. Tijdsduur : (verplicht veld) Ofwel duurt de activiteit een ganse dag ofwel een halve dag. Het is verplicht om minstens 1 dag of 1 halve dag aan te duiden. Indien een dagactiviteit aangeboden wordt, is men verplicht om een lunch aan te bieden
(lunch wordt nl. meegerekend in deelnameprijs). Hier moet het tijdstip van de lunch (volgens formaat 00:00) en de locatie waar de lunch plaatsvindt, ingevuld worden.
Bij een halve dagactiviteit kunt u kiezen of u de leerlingen en leerkrachten de mogelijkheid geeft om bij een lunch te reserveren. Indien een lunch mogelijk is, moet hier het tijdstip (volgens formaat 00:00) en de locatie waar de lunch plaatsvindt, ingevuld worden. Onderwerp : (hoofdonderwerp is een verplicht veld, nevenonderwerpen niet) Leerkrachten kunnen activiteiten zoeken op onderwerp. Hierbij wordt zowel gezocht op hoofdals op nevenonderwerp. Briefing : (geen verplicht veld). Hier kunt u aanduiden of een leerkracht al dan niet verwacht wordt op een voorafgaande briefing. Contactpersoon: Als nog geen contactpersonen toegevoegd zijn via “Personen” of via “Voeg een nieuwe contactpersoon toe”, staat de naam van de coördinator vermeld. Indien de contactpersoon voor de activiteit iemand anders is, klik dan op “Voeg een nieuwe contactpersoon toe”. Voornaam, naam, telefoon en e-mail zijn verplichte velden. De naam van de contactpersoon zal pas meegedeeld worden aan de leerkrachten na inschrijving op een activiteit. Medewerkers: (geen verplicht veld). Deze gegevens worden vermeld op de website. In deze velden kunt u de namen van uw medewerkers of de personen die meewerken aan de activiteit vermelden. U kunt hier maximum 10 namen invullen. Voornaam, naam en e-mail moeten verplicht ingevuld worden. Graag voornaam en naam voluit typen. Bij aanspreking kunt u kiezen tussen: De heer Dr. Dr. Ir. Dra. Drs. Ir. Ing. Mevrouw Kapt. Lic. Meester Prof. Prof. Dr.
Werkposten: (geen verplicht veld).
Slechts mogelijk om 1 keuzerondje aan te klikken. Indien u de 1ste mogelijkheid aanklikt, vergeet dan niet om het aantal leerlingen in te vullen. Speciale kledij vereist: indien de leerlingen een labojas, veiligheidsbril, … dienen mee te brengen, gelieve dit hier te vermelden. Opmerkingen: indien u nog informatie wenst mee te delen aan de leerkracht die in geen enkel ander veld op het invulformulier thuishoort, kunt u dit hier vermelden. BELANGRIJK!!! Als u een activiteit toevoegt, mag u tijdens het invullen van de activiteit niet op een andere rubriek in het linker venster (bv. Personen, Locaties, …) klikken anders bent u de informatie die u ingevuld hebt bij de activiteit, kwijt.
Taken: “Activiteit wijzigen” Deze knop geeft u de mogelijkheid om alle velden van een activiteit die u reeds toegevoegd hebt te wijzigen. Of u kunt ook op de Titel van de activiteit klikken om deze activiteit te wijzigen. Locaties
Klik bij “Overzicht Locaties Voor” op de organisatie of suborganisatie waarvoor u een locatie wil toevoegen. Klik vervolgens bovenaan bij Taken op “Locatie toevoegen voor … “
Locatie toevoegen: o Selecteer de organisatie waarvoor u een locatie wenst aan te maken indien u dit via het vorig scherm niet gedaan hebt o Vervolledig volgende velden: Gebouw/Campus/Departement Adres (straat + huisnummer)* Postcode* Plaats (Gemeente)* Website en klik tot slot op “Opslaan”. * (verplicht in te vullen)
Locatie bewerken: Klik bij “Naam” op het icoon met het huisje of op het icoon “Locatie wijzigen” om het adres van de overkoepelende organisatie of suborganisatie(s) te wijzigen. Let wel: elke adreswijziging wordt automatisch aangepast bij alle activiteiten die het adres van deze organisatie als verzamel-, lunch- of vertrekpunt gebruiken. Locatie wissen: Klik bij Taken op “Locatie verwijderen” om een locatie te verwijderen. U kunt enkel locaties wissen, als zij niet gelinkt zijn aan een organisatie, activiteit of subactiviteit.
Personen Er zijn 3 functies:
coördinator activiteitenbeheerder (kan activiteiten toevoegen en wijzigen) contactpersoon (kan geen activiteiten toevoegen enkel activiteiten raadplegen). Deze persoon zal na de start van de inschrijvingen wel een overzicht kunnen opvragen van de inschrijvingen aan de activiteit waarvoor hij/zij de contactpersoon is.
De coördinator kan activiteitenbeheerders en contactpersonen aanmaken. Een activiteitenbeheerder kan enkel contactpersonen aanmaken. Een coördinator heeft toegang tot alle activiteiten, activiteitenbeheerders en contactpersonen. Een activiteitenbeheerder heeft enkel toegang tot de activiteiten, organisaties en contactpersonen waarvoor hij als gebruiker werd aangesteld. Een contactpersoon heeft enkel toegang tot het overzicht van de inschrijvingen en tot het bestellen van promomateriaal.
Knop “Gebruiker of contactpersoon toevoegen” Als coördinator kunt u een activiteitenbeheerder en/of een contactpersoon toevoegen. Een activiteitenbeheerder kan alleen contactpersonen toevoegen voor de organisatie waarvoor hij als gebruiker aangesteld werd, alsook voor de onderliggende organisaties.
Na het opslaan van de gegevens wordt een login en paswoord aangemaakt voor een activiteitenbeheerder. Klik op de naam van de activiteitenbeheerder om de login te bekijken. Het wachtwoord is bij het aanmaken gelijk aan de login. Knop “Bewerken” Klik op de naam van de gebruiker of contactpersoon om de gegevens te wijzigen of bij Taken op het icoontje “Gebruiker wijzigen”. Knop “Gebruiker verwijderen” Met deze knop kunt u functies verwijderen en toevoegen. De coördinator kan de functie van een activiteitenbeheerder en contactpersoon toevoegen of verwijderen. Een activiteitenbeheerder kan alleen de functie van een contactpersoon toevoegen of wissen, enkel voor de organisatie of onderliggende organisaties waarvoor hij als gebruiker werd aangesteld ! Hij kan ook zichzelf als activiteitenbeheerder niet wissen.
ALLEEN LEZEN paswoord Een coördinator of activiteitenbegeleider kan een "Alleen lezen" paswoord invullen in zijn of haar profiel gegevens. Dit paswoord kan samen met de login desgewenst doorgeven worden aan personen die wel inzage hebben in alle onderdelen maar niets dienen te wijzigen.
