Handleiding website
Handleiding aanvragen en website | Fonds Vrijetijdsparticipatie
Inhoudstafel Inhoudstafel ............................................................................ 1 Inleiding ................................................................................ 2 Website ................................................................................. 3 Lid worden? ............................................................................ 4 Starten met je aanvraag tot lidmaatschap .............................................. 4 Stap 1: je organisatiegegevens ............................................................ 5 Stap 2: Contactpersonen doorgeven ...................................................... 7 Stap 3: Gebruikersnaam en engagementsverklaring ................................... 9
Zelfgekozen activiteit aanvragen ................................................ 10 Starten met je zelfgekozen aanvraag .................................................. Stap 1: Algemene gegevens van de activiteit ......................................... Stap 2: Kosten doorgeven ................................................................ Stap 3: Vervoersonkosten doorgeven ................................................... Eventueel stap 4: financiële bewijsstukken gelijktijdig indienen ................. Aanvraag is doorgestuurd ................................................................ Goedkeuringsmail ......................................................................... Aanvraag aanpassen of annuleren ......................................................
10 11 13 13 14 15 16 16
Activiteit uit het vaste aanbod aanvragen ..................................... 18 Starten met het vaste aanbod ........................................................... Overzicht vast aanbod .................................................................... Een activiteit bekijken ................................................................... Hoe bestelt het Fonds bij de vrijetijdsaanbieder? ................................. Heeft de vrijetijdsaanbieder extra info nodig? ..................................... Prijsoverzicht ........................................................................... Wanneer aanvragen? ...................................................................... Aanvragen bundelen ...................................................................... Tickets bestellen? ......................................................................... Stap 1: Aantal tickets? Datum? Categorie? ............................................. Tickets uitverkocht? ...................................................................... Stap 2: Vervoersonkosten of babysit? Opmerkingen? .................................
18 19 20 20 21 21 22 22 22 22 24 25
‘Mijn activiteiten’ op de website ................................................ 27 Start ......................................................................................... Activiteit aanvragen ...................................................................... Overzicht aanvragen ...................................................................... Detail aanvraag ............................................................................ Financieel verslag indienen .............................................................. Je gegevens ................................................................................
27 28 28 29 29 32
Vragen? Foutje in website? ....................................................... 33
1
Inleiding In maart 2013 lanceerde het Fonds Vrijetijdsparticipatie haar nieuwe website. Sindsdien kunnen lidorganisaties (lokale sociale welzijnsorganisaties) hun aanvragen voor tussenkomsten online doorgeven. In deze handleiding vind je alle praktische tips in verband met de website en het aanvragen van activiteiten. Lees hem aandachtig door. Voor vragen kan je steeds bij ons terecht via telefoon (02 204 07 08) of per mail (
[email protected]). Veel vrijetijdsplezier!
2
Website Via www.fondsvrijetijdsparticipatie.be kom je op onze website terecht.
Wanneer je lid wordt bij het Fonds, kan je een gebruikersnaam kiezen. Nadien krijg je via mail een wachtwoord toegezonden. Met deze inloggegevens (gebruikersnaam + wachtwoord) kan je je aanmelden op de website. Eens aangemeld kan je aanvragen doen en je gegevens bekijken (zie verder in deze gids). Ben je je wachtwoord vergeten? Klik rechtsboven op ‘wachtwoord vergeten’ en typ je gebruikersnaam in. Je krijgt een nieuw wachtwoord per mail.
3
Lid worden? Alle organisaties die werken met of voor mensen in armoede, met uitzondering van overheidsinstellingen (zoals OCMW’s en stadsdiensten) en scholen, kunnen kosteloos lid worden van het Fonds Vrijetijdsparticipatie. Je lidmaatschap vraag je aan via de website.
Starten met je aanvraag tot lidmaatschap Je gaat naar het formulier om lid te worden. Dit kan via twee wegen: - Via de zijbalk: ‘lid worden’ - Via de grote groene bol op de homepagina
4
Stap 1: je organisatiegegevens In de eerste stap van het lid worden, vragen we je organisatiegegevens.
Enkele -
aandachtspuntjes en opmerkingen: Velden met een * zijn verplicht in te vullen. We vragen het Europese rekeningnummer (BE…). Dit zijn de algemene gegevens van de organisatie. Heb je geen ‘kantooradres’, dan geef je het adres in van de vrijwilliger die verantwoordelijk is voor de vrijetijdswerking binnen je organisatie. Dit geldt eveneens voor telefoon-/GSM nummer.
5
-
-
-
-
Het algemene e-mailadres van de organisatie wordt gebruikt voor algemene mailings zoals de nieuwsbrief of i.v.m. een aanbod. De goedkeuringsmails en specifieke communicatie wordt naar de contactpersonen gestuurd (zie stap 2). Het Fonds bundelt 3 maal per jaar het aanbod in de FondsGids. Je kan in de eerste stap kiezen om dit overzicht via mail te ontvangen (wordt naar het algemene mailadres gestuurd, in stap 2 kunnen de contactpersonen ook kiezen om dit te ontvangen). Je kan eveneens kiezen om het overzicht op papier per post te ontvangen. Sommige vrijetijdsaanbieders maken een flyer op om hun aanbod bekend te maken. Als je graag deze flyers ontvangt om te kunnen uitdelen aan je bezoekers/cliënten, kan je dat hier aangeven. Je geeft daarbij ook ineens door hoeveel flyers je wenst te ontvangen. Als je aanduidt dat je een regiowerking bent (voor uitleg over regiowerking: zie hoofdstuk ‘lokale netwerken vrijetijdsparticipatie’), opent er een vak waarin je kan doorgeven in welke steden/gemeenten je hoofdzakelijk actief bent.
6
Stap 2: Contactpersonen doorgeven In de tweede stap geef je door wie de contactpersonen zijn binnen je organisatie. Je kunt twee contactpersonen invoeren. Goedkeuringsmails zullen steeds naar beide contactpersonen gestuurd worden.
7
Enkele -
-
-
-
aandachtspuntjes en opmerkingen: Velden met een * zijn verplicht in de vullen. We vragen het Europese rekeningnummer (BE…). Het is niet verplicht om een tweede contactpersoon in te voeren. ‘Functie’ is niet verplicht in te vullen, maar soms wel handig. Het gaat over de functie die de contactpersoon uitoefent in de organisatie (bv. lesgever, coördinator, boekhouding). Eén van de twee contactpersonen moet de ‘hoofdcontactpersoon’ zijn. De hoofdcontactpersoon heeft twee functies: o De medewerkers van het Fonds weten met wie ze in eerste instantie contact mogen opnemen. o De hoofdcontactpersoon neemt de verantwoordelijkheid op zich om na te gaan of binnen de organisatie de engagementsverklaring (zie stap 3) wordt nageleefd. Per contactpersoon kan je kiezen of je de nieuwsbrief wilt ontvangen op je persoonlijk mailadres en of je het overzicht van het vaste aanbod per mail wilt ontvangen. Je kan eventueel extra documenten toevoegen met uitleg over je organisatie (bv. folder, jaarverslag…).
8
Stap 3: Gebruikersnaam en engagementsverklaring In stap 3 kies je een gebruikersnaam. Deze gebruikersnaam heb je in de toekomst nodig om je te kunnen aanmelden op de website. Als de gebruikersnaam die je kiest reeds in gebruik is, krijg je een foutmelding. Ten slotte lees je de engagementsverklaring en ga je ermee akkoord (of niet, maar dan kan je geen lid worden). Als je je inschrijving hebt voltooid, zullen de medewerkers van het Fonds je aanvraag bekijken en goed- of afkeuren. In beide gevallen krijgen de ingegeven contactpersonen een mail toegestuurd. Bij goedkeuring krijg je in de mail een wachtwoord toegewezen, dat je kan gebruiken om je aan te melden op de website. Nb. Je kunt dit wachtwoord niet zelf wijzigen!
9
Zelfgekozen activiteit aanvragen Zelfgekozen activiteiten kunnen enkel aangevraagd worden door organisaties, of voor individuen (door een regiowerking), die gevestigd zijn in een gemeente/stad zonder lokaal netwerk vrijetijdsparticipatie (zie het hoofdstukje ‘lokaal netwerk vrijetijdsparticipatie’ voor meer info). Een aanvraag kan je enkel doen als je bent aangemeld op de website. Organisaties uit een gemeente/stad met een lokaal netwerk vrijetijdsparticipatie hebben geen toegang tot het aanvraagformulier voor zelfgekozen activiteiten.
Starten met je zelfgekozen aanvraag Je kan op twee manieren naar het aanvraagformulier gaan: 1. Via de zijbalk, door op ‘Activiteiten – Zelfgekozen activiteiten’ te klikken. Enkele opmerkingen: Als je nog niet bent aangemeld op de website, zal je op een aanmeldscherm komen. Organisaties uit een gemeente/stad met lokaal netwerk, zullen een foutmelding krijgen.
10
2. Via de bovenbalk als je reeds bent aangemeld. Organisaties uit een gemeente/stad met een lokaal netwerk vrijetijdsparticipatie zullen de keuze tussen zelfgekozen activiteiten en vaste aanbod niet krijgen, zij krijgen ineens het overzicht van het vaste aanbod op hun scherm.
Opgelet! Wil je een museumbezoek doen? Kijk dan eens eerst of dit museum niet in het vaste aanbod van het Fonds staat (zie verder). Als dat zo is, vraag het dan via dit vaste aanbod aan. Het kan namelijk zijn dat het museum een korting aanbiedt.
Stap 1: Algemene gegevens van de activiteit In de eerste stap bij het aanvragen van een zelfgekozen activiteit vragen we enkele algemene gegevens over de activiteit: Een omschrijving van de activiteit (activiteitnaam). De organisator van de activiteit. De organisator is belangrijk om te bepalen of een activiteit in aanmerking komt. Enkele aandachtspunten: De organisator mag niet commercieel zijn. Je kan niet zelf de organisator zijn. Ga je bv. op daguitstap, ben je niet de organisator, maar wel de instantie waar je naartoe gaat (bv. een museum, de stadsgids, het cultureel centrum…). Als in je omschrijving de organisator al duidelijk is (bv. de naam van het museum is reeds vermeld), hoef je de organisator niet in te vullen. De datum. De einddatum wordt automatisch op dezelfde dag als de begindatum gezet. Vraag je een tussenkomst aan voor een meerdaagse activiteit (bv. een cursus of kamp), dan verander je de einddatum. Doe je een aanvraag voor een individueel persoon uit een gemeente/stad zonder lokaal netwerk vrijetijdsparticipatie? Voer dan de postcode in van de persoon waarvoor je een aanvraag indient. Bij een groepsactiviteit voer je de postcode van jouw organisatie in. Het aantal mensen. Min. 2/3 van de deelnemers leeft in armoede. Max. 1/3 van de deelnemers leeft niet in armoede.
11
12
Stap 2: Kosten doorgeven In de tweede stap geef je een begroting weer van de kosten van de activiteit. Het gaat hier telkens om de totaalkost.
Stap 3: Vervoersonkosten doorgeven In de derde stap geef je aan of je een tussenkomst voor vervoersonkosten wenst te ontvangen. Hier zijn drie keuzes: ‘Zelf berekenen’: je weet zelf hoeveel je vervoer gaat kosten en geeft de kostprijs in. o ‘Openbaar vervoer’: er opent een vakje met een euroteken en je geeft de kostprijs van het openbaar vervoer in. o ‘Privé vervoer’: er opent een vakje met ‘km’, waarin je het totaal aantal kilometers van één wagen of bus ingeeft (heen en terug). Daarnaast moet je kiezen tussen: Auto: je geeft in met hoeveel auto’s je de verplaatsing doet. Gehuurde bus: je geeft de kostprijs van de huur van de bus in. ‘Door het Fonds laten schatten’: je hoeft zelf geen kostprijzen in te geven, het Fonds schat dit voor jou. Bij het indienen van je financieel verslag moet je dan wel de werkelijke kost doorgeven. Je geeft hierbij nog wel even de keuze aan tussen: o Openbaar vervoer. o Privé vervoer. Als je met een bus gaat, dan kan je dit niet kiezen. Het Fonds kan alleen een inschatting maken voor de verplaatsing met de auto. ‘We hebben geen vervoersonkosten’.
13
Onderaan stap 3 staat er veld dat specifiek voor je eigen organisatie is bedoeld: ‘Opmerkingen voor onze eigen organisatie’. Je kan ervoor kiezen om hier eventueel informatie voor jezelf te zetten om te herinneren voor wie of over wat de aanvraag gaat. Ben je bv. een thuisbegeleidingsdienst, dan kan je de naam van het gezin noteren waarvoor je de aanvraag deed. Ben je bv. een centrum voor basiseducatie, dan kan je de naam van de lesgever noteren die de aanvraag deed. Belangrijk: je gebruikt dit veld ook als je een boodschap hebt voor de vrijetijdsaanbieder of voor het Fonds. Bijvoorbeeld als je de namen moet doorgeven van de deelnemers aan een groot festival (met E-tickets op naam).
Eventueel stap 4: financiële bewijsstukken gelijktijdig indienen Na stap 3 krijg je de keuze tussen ‘aanvraag doorsturen’ en ‘financiële bewijsstukken reeds toevoegen’ (zie afbeelding). Bij sommige activiteiten is het mogelijk om je betalingsbewijsje gelijktijdig in te dienen. Dit zijn activiteit waar je als sociale organisatie zeker van bent dat ze in aanmerking komen bij het Fonds en waarvan de ouders vaak de betaling al hebben gedaan (bv. aansluiting sportclub of jeugdvereniging, inschrijving kamp, inschrijving cursus). Let wel op: je draagt hier een grote verantwoordelijkheid: als het niet binnen de criteria van het Fonds valt, kan het ook niet terugbetaald worden. Eveneens vragen we om in de meeste gevallen de aanvraag toch op voorhand te doen, zodat je zeker bent dat we voldoende middelen hebben om je aanvraag te kunnen uitbetalen.
14
Als je ervoor kiest om je financiële bewijsstukken gelijktijdig in te dienen, zal stap 4 openen. Hier kan je je bewijsstukken digitaal toevoegen. Of je kan ervoor kiezen je bewijsstukken per post op te sturen, en dan duidt je dat vakje aan. Het Fonds betaalt altijd terug op het rekeningnummer van je organisatie. Wil je graag dat de tussenkomst ineens gaat naar bv. de individuele persoon waarvoor de aanvraag bedoeld is, dan kan je hier het rekeningnummer van deze persoon doorgeven.
Aanvraag is doorgestuurd Als je je aanvraag hebt doorgestuurd, krijg je op de website een bevestiging, waarbij je onmiddellijk je dossiernummer krijgt te zien.
15
Goedkeuringsmail Als je je aanvraag hebt ingediend, zullen de medewerkers van het Fonds deze bekijken en beslissen of de activiteit in aanmerking komt. Daaropvolgend ontvang je een goed- of afkeuringsmail. In de goedkeuringsmail kan je lezen welke toelage je wordt toegekend. De mail is standaard opgesteld. Je kan bijvoorbeeld lezen dat ‘indien er toelage 0 euro is, kan het zijn dat de vrijetijdsaanbieder de voorfinanciering op zich neemt’ en ‘deze mail afprinten als je naar een museum gaat’. Dit zijn echter dingen die niets met de zelfgekozen activiteiten hebben te maken (wel met het vaste aanbod), en mag je dus negeren.
Aanvraag aanpassen of annuleren Zolang je activiteit nog niet gepasseerd, geannuleerd of uitbetaald is, kan je je aanvraag aanpassen op de website. Als je bent aangemeld, krijg je een plaats op de website speciaal voor jou, namelijk ‘mijn activiteiten’ (zie verder). Binnen deze ‘mijn activiteiten’, kan je gaan naar ‘overzicht aanvragen’.
Als je op een specifieke activiteit klikt, kan je deze activiteit aanpassen. Eveneens kan je hier je aanvraag annuleren. We vragen dit steeds zo snel mogelijk te doen, aangezien we dan de middelen van je aanvraag kunnen gebruiken voor andere tussenkomsten.
16
17
Activiteit uit het vaste aanbod aanvragen Activiteiten uit het vaste aanbod kunnen aangevraagd worden door alle sociale organisaties, ongeacht of ze een regiowerking zijn of gevestigd zijn in een gemeente/stad met of zonder lokaal netwerk vrijetijdsparticipatie.
Starten met het vaste aanbod Je kan op twee manieren naar het vaste aanbod gaan: 1. Via de zijbalk, door op ‘Activiteiten – Vast aanbod’ te klikken.
2. Via de bovenbalk als je reeds bent aangemeld. Organisaties uit een gemeente/stad met een lokaal netwerk vrijetijdsparticipatie zullen de keuze tussen zelfgekozen activiteiten en vaste aanbod niet krijgen, zij krijgen ineens het overzicht van het vaste aanbod op hun scherm.
18
Overzicht vast aanbod Eens je in het vaste aanbod zit, krijg je een overzicht van alle activiteiten in het vaste aanbod.
In dit overzicht kan je zelf gaan zoeken, via de vier witte vakken bovenaan: Zoek op een specifieke datum. Sorteer op genre (je wilt bv. alleen maar de muziekfestivals of het aanbod voor families zien). Als je weet dat er een bepaalde activiteit in ons vaste aanbod zit, kan je specifiek op naam zoeken. En ten slotte kan je ervoor kiezen om enkel het aanbod van een specifieke vrijetijdsaanbieder (organisator) te bekijken. Daarnaast kan je de gehele lijst van het aanbod ook zelf sorteren, door op de blauwe titels boven de kolommen te klikken. ‘Van/Tot’: je krijgt het aanbod chronologisch volgens datum. ‘Activiteit’: je kan de lijst van het aanbod alfabetisch sorteren. ‘Genre’: je kan de lijst per genre zetten, de genres zullen elkaar alfabetisch opvolgen.
19
Een activiteit bekijken Als je vanuit de overzichtslijst van de activiteit op een activiteit klikt, krijg je al de nodige informatie.
In het detailoverzicht van een activiteit vind je alle nodige praktische informatie en het prijsoverzicht.
Hoe bestelt het Fonds bij de vrijetijdsaanbieder? We hebben in het algemeen genomen twee mogelijke manieren van samenwerken met een vrijetijdsaanbieder. In de praktische info zal steeds opgenomen worden op welke manier we samenwerken. 1. De vrijetijdsaanbieder legt geen participatielimieten op. De ticketverkoop via het Fonds, loopt dan gewoon naast de reguliere verkoop. Dat wil dan ook zeggen dat als een voorstelling in de reguliere verkoop is uitverkocht, je via het Fonds ook geen bestelling meer kan doen. Twee opmerkingen: o De vrijetijdsaanbieder doet de ticketing. Dit wil zeggen: hij/zij stuurt de factuur en de tickets op naar jou. Dit maakt dat het Fonds geen zicht heeft op de beschikbare tickets voor een voorstelling. Het kan dus zijn dat je
20
o
tickets bestelt op onze website, waarvoor eigenlijk geen plaatsen meer beschikbaar zijn. De vrijetijdsaanbieder zal dan contact met je opnemen. Bestellingen voor tickets die op de website van het Fonds worden gedaan, worden automatisch doorgestuurd naar de vrijetijdsaanbieder.
2. De vrijetijdsaanbieder legt een participatielimiet op, maar blokkeert deze tickets dan wel voor het Fonds. Drie opmerkingen: o Het Fonds heeft hierdoor wel een zicht op het aantal plaatsen die nog beschikbaar zijn. We kunnen het ook op onze website instellen, waardoor je mogelijks een foutmelding krijgt als je tickets voor een evenement bestelt, dat bij het Fonds reeds is uitverkocht. o Vaak vraagt de vrijetijdsaanbieder aan het Fonds om de bestellingen eerst te bundelen. Dit houdt dus in dat je bestelling van op de website niet direct wordt doorgestuurd naar de vrijetijdsaanbieder, maar pas op een bepaalde datum. Panikeer dus niet als je niet snel een antwoord krijgt van de vrijetijdsaanbieder, maar kijk op onze website (in de praktische info van de activiteit) vanaf wanneer de partner je bestelling doorkreeg van het Fonds. o Als het aantal beschikbare tickets dat we van de vrijetijdsaanbieder krijgen zeer beperkt is, passen we een limiet toe op het aantal tickets dat een lidorganisatie mag bestellen. Op deze manier is er solidariteit tussen de lidorganisaties en kunnen meerdere organisaties intekenen op het aanbod. Als er zo’n beperking is van aantal tickets per organisatie, wordt dit duidelijk in de algemene info meegedeeld. Hoewel je zelf niet meer rechtstreeks bij de vrijetijdsaanbieder moet bestellen, hebben we ervoor gekozen om de contactgegevens van de vrijetijdsaanbieder toch nog steeds weer te geven. Heb je een specifieke vraag of zijn er problemen bij de verdere ticketing, dan kan je met de vrijetijdsaanbieder contact opnemen.
Heeft de vrijetijdsaanbieder extra info nodig? Soms heeft de vrijetijdsaanbieder extra info nodig, zoals festivals die de namen van festivalgangers nodig hebben voor E-tickets op naam. Daarom zetten we specifieke vragen in de praktische info. Lees deze altijd goed! Als je extra info moet meegeven aan de partner, dan zet je die in het vak ‘opmerkingen voor eigen organisatie’ tijdens je bestelling (zie verder).
Prijsoverzicht Aangezien de voorfinanciering vaak nog een grote drempel is, proberen we deze weg te werken. We trachten in de toekomst deze voorfinanciering bij de vrijetijdsaanbieder te leggen. Dit zal echter in het begin nog niet overal lukken, waardoor er twee systemen zullen zijn: 1. De voorfinanciering ligt bij de vrijetijdsaanbieder. Dit wil zeggen dat je slechts 20% van de originele prijs aan de vrijetijdsaanbieder moet betalen. De tussenkomst van het Fonds zal naar de vrijetijdsaanbieder gaan, in plaats van naar jou. Dit zorgt er dan ook voor dat in je goedkeuringsmail, je een toelage van ‘€ 0’ zal ontvangen.
21
Je kan natuurlijk nog wel steeds een tussenkomst voor het vervoer aanvragen, die wel aan jou uitbetaald zal worden. 2. De voorfinanciering ligt bij jou. Je betaalt aan de vrijetijdsaanbieder de kortingsprijs dat hij biedt (in de meeste gevallen is dat 50% van de originele prijs). Het Fonds zal een tussenkomst naar jou storten, aanvullend op de korting van de vrijetijdsaanbieder (meestal is dit 30%). Op het einde van de rit, na de terugbetaling van het Fonds, heb je telkens 20% van de kosten zelf betaald. Als de voorfinanciering bij jou ligt, wordt dit duidelijk op de website weergegeven (zie in het voorbeeld hiervoor).
Wanneer aanvragen? In de algemene info zal er een uiterste besteldatum vermeld worden. Als onze ticketverkoop samenloopt met de reguliere ticketverkoop, is het uiteraard aangeraden om niet te lang te wachten met je bestelling. Bij musea: als je een rondleiding wenst, dien je dit minstens 2 - 3 weken op voorhand aan te vragen (afhankelijk van museum).
Aanvragen bundelen Voor administratieve vereenvoudiging (zowel voor jezelf achteraf, voor onze vrijetijdsaanbieder en voor het Fonds) vragen we om zo veel mogelijk je aanvragen te bundelen en in één keer te bestellen.
Tickets bestellen? Klik op de knop ‘inschrijven’. Belangrijk om weten is dat je enkel via de website van het Fonds een bestelling kan plaatsen. Ga je rechtstreeks via de vrijetijdsaanbieder, dan kunnen we geen korting voorzien. Je moet enkel het bestelformulier op de website van het Fonds invullen. Wij sturen je bestelling automatisch door naar de vrijetijdsaanbieder.
Stap 1: Aantal tickets? Datum? Categorie? Tijdens de eerste stap van het bestellen van tickets moet je aangeven voor welke datum je tickets wilt bestellen, hoeveel tickets je wilt, en in welke categorie. Het is op de website praktisch niet mogelijk om in één bestelling voor meerdere dagen tickets te bestellen. Hiervoor dien je een nieuwe bestelling te doen. Je kan wel binnen één datum meerdere categorieën bestellen. Van het totale aantal tickets dat je bestelt, geef je aan hoeveel ervan zijn bedoeld voor mensen in armoede en hoeveel voor hun compagnons (‘anderen’). Daarnaast geef je aan of er rolstoelgebruikers bij zijn (belangrijk, want in veel zalen zijn hier specifieke plaatsen voor voorzien).
22
Ga je naar een museum uit het vaste aanbod, dan krijg je de mogelijkheid om een rondleiding aan te vragen. Als je dit vakje aankruist, krijg je drie extra vragen om te beantwoorden. Opgelet! Je moet je rondleiding niet zelf aanvragen bij het museum. Het Fonds stuurt je aanvraag door naar het museum en het museum zal contact met je opnemen bij extra vragen. Zorg ervoor dat je je museumbezoek tijdig aanvraagt als je een rondleiding wenst, zodat de gidsen geregeld kunnen worden.
23
Tickets uitverkocht? Zoals reeds werd uitgelegd in deze handleiding hanteren sommige vrijetijdsaanbieders een participatielimiet. Deze limieten kunnen we instellen op de website. Het is dus mogelijk dat je een foutmelding krijgt als je een activiteit wil aanvragen waarvoor er geen tickets meer beschikbaar zijn.
Het is wel mogelijk om dan nog steeds je bestelling door te geven per mail. Op deze manier kom je op de wachtlijst terecht. Deze wachtlijst heeft twee functies: - Als er een groep toch niet naar de activiteit kan gaan, of de vrijetijdsaanbieder geeft toch meer tickets, dan kunnen we je contacteren om te horen of je nog tickets wil. - De wachtlijst kan door de medewerkers van het Fonds gebruikt worden in onderhandelingen met de vrijetijdsaanbieder, als signaalfunctie voor de grote nood aan meer tickets.
24
Stap 2: Vervoersonkosten of babysit? Opmerkingen? In de tweede stap geef je aan of je een tussenkomst voor vervoersonkosten wenst te ontvangen. Hier zijn drie keuzes: ‘Zelf berekenen’: je weet zelf hoeveel je vervoer gaat kosten en geeft de kostprijs in. o ‘Openbaar vervoer’: er opent een vakje met een euroteken en je geeft de kostprijs van het openbaar vervoer in. o ‘Privé vervoer’: er opent een vakje met ‘km’, waarin je het totaal aantal kilometers van één wagen of bus ingeeft (heen en terug). Daarnaast moet je kiezen tussen: Auto: je geeft in met hoeveel auto’s je de verplaatsing doet. Gehuurde bus: je geeft de kostprijs van de huur van de bus in. ‘Door het Fonds laten schatten’: je hoeft zelf geen kostprijzen in te geven, het Fonds schat dit voor jou. Bij het indienen van je financieel verslag moet je dan wel de werkelijke kost doorgeven. Je geeft hierbij nog wel even de keuze aan tussen: o Openbaar vervoer. o Privé vervoer. Als je met een bus gaat, dan kan je dit niet kiezen. Het Fonds kan alleen een inschatting maken voor de verplaatsing met de auto. ‘We hebben geen vervoersonkosten’. Verder in stap 2 staat het veld ‘Opmerkingen voor je eigen organisatie’. Dit veld is: - Enerzijds specifiek voor je eigen organisatie bedoeld. Je kan ervoor kiezen om hier eventueel informatie voor jezelf te zetten om te herinneren voor wie of over wat de aanvraag gaat. Ben je bv. een thuisbegeleidingsdienst, kan je de naam van het gezin zetten waarvoor je de aanvraag deed. Ben je bv. een centrum voor basiseducatie, kan je de naam van de lesgever zetten die de aanvraag deed. - Anderzijds bedoeld om extra informatie aan de vrijetijdsaanbieder door te geven. In de praktische informatie van de activiteit lees je of je extra info moet doorgeven bij je bestelling (zoals de namen van festivalgangers). Heb je een heel specifieke vraag aan de vrijetijdsaanbieder, dan bel of mail je beter met hem/haar. Onderaan stap 2 kan je doorgeven of je een tussenkomst wilt in de babysitkosten van een erkende babysit.
25
26
‘Mijn activiteiten’ op de website Als je je aanmeldt op de website, kom je op ‘mijn activiteiten’ terecht. De gegevens die je hier terugvindt zijn specifiek van je eigen organisatie. Als je, terwijl je aangemeld bent, ergens anders op de site surft, verdwijnt de donkerblauwe balk bovenaan. Je kan er terug naartoe gaan door op ‘mijn activiteiten’ te klikken.
Start Als je je aanmeldt op de website, kom je automatisch op je eigen startscherm terecht. In dit startscherm zit een herinnering ingebouwd: de aanvragen van activiteiten die reeds voorbij zijn, worden hier getoond. Zo zie je meteen van welke activiteiten je nog een financieel verslag moet indienen.
27
Activiteit aanvragen Als je een activiteit wil aanvragen, kan dat via de balk ‘activiteit aanvragen’ (zie eerder: zelfgekozen aanvragen en vaste aanbod).
Overzicht aanvragen Bij ‘overzicht aanvragen’ krijg je de volledige lijst van aanvragen die je reeds indiende.
In de lijst kan je zoeken op: - Status: je kan de aanvragen sorteren op status. Volgende statussen kunnen voorkomen: o aanvraag ingediend o aanvraag in wacht (er is nog iets niet duidelijk) o goedgekeurd o afgekeurd o doorgegeven aan partner (dit is een status voor het Fonds, voor lidorganisaties betekent het dat de aanvraag is goedgekeurd) o financieel verslag ingediend o financieel verslag in wacht (er is nog iets onduidelijk of er ontbreekt een bewijsstuk) o aanvraag deels uitbetaald (bv. inschrijvingsgeld kamp werd reeds terugbetaald, maar het vervoer kan pas na de activiteit) o aanvraag volledig uitbetaald o geannuleerd
28
o
-
Je kunt -
dossier afgesloten zonder uitbetaling (het financieel bewijs werd te laat naar ons doorgestuurd).
Opmerking: de website zoekt in de opmerkingen die je zelf hebt ingegeven in de aanvraagformulieren (bv. naam lesgever die de aanvraag deed of naam van het gezin waarvoor je de aanvraag deed). de lijst ook sorteren, door op de blauwe titels te klikken: Dossiernummer: de lijst wordt chronologisch volgens dossiernummer gesorteerd. Naam activiteit: alle aanvragen komen alfabetisch te staan. Status: alle aanvragen komen op status te staan. Datum activiteit: alle aanvragen komen chronologisch volgens de datum van de activiteit te staan.
Detail aanvraag Als je vanuit ‘overzicht activiteiten’ op een activiteit klikt, krijg je hier een detail van te zien.
Als de activiteit nog niet voorbij of uitbetaald is, kan je ze nog aanpassen. Als je op de knop ‘aanpassen’ klikt, zal je opnieuw de drie stappen van de aanvraag doorlopen. Eveneens kan je vanuit dit detail ook de aanvraag annuleren. Tot slot kan je hier ook het financieel verslag indienen.
Financieel verslag indienen In het financieel verslag zijn alle gegevens van de aanvraag reeds ingevuld. Bedoeling is dat je deze gegevens nakijkt en aanpast waar nodig en onderaan je financiële bewijsstukken toevoegt. Enkele opmerkingen:
29
-
-
-
De terugbetaling gebeurt automatisch op het rekeningnummer van je organisatie. Wil je graag dat de terugbetaling gebeurt op een ander rekeningnummer, dan vul je dit in het financieel verslag in. Indien je tijdens de aanvraag hebt aangegeven dat je het vervoer liet schatten door het Fonds, dan dien je hier je werkelijke vervoerskost door te geven. Onderaan het formulier kan je documenten toevoegen. Dit doe je door op ‘browse’ (of bladeren) te klikken. Dan kom je in je computermappen terecht en kan je het juiste documenten toevoegen. Heb je de bewijsstukken niet digitaal en wil je ze liever per post opsturen? Geen enkel probleem, duid dan het vinkje ervan aan. Uitbetalingen worden één keer per week verwerkt. Het is dus mogelijk dat je na het indienen van je financieel verslag niet onmiddellijk de status van je aanvraag ziet veranderen.
30
31
Je gegevens In het meest rechtse donker blauwe balkje kan je je gegevens raadplegen die gekend zijn bij het Fonds en ze eventueel aanpassen. Eén keer per jaar zal je bij het aanmelden op de website gevraagd worden je gegevens na te kijken.
32
Vragen? Foutje in website? Aarzel dan niet ons te contacteren! Fonds Vrijetijdsparticipatie Sainctelettesquare 19 1000 Brussel 02/204.07.08
[email protected]
33
