Handleiding bij de OK!PI-vragenlijst (gegevens 2014)

Handleiding bij de OK!PI-vragenlijst (gegevens 2014)

Inhoud: 1. INLEIDING 2. OK!PI-GEGEVENS 2014: WHAT’S NEW? 3. INDICATOREN 4. BEREKENINSWIJZE INDICATOREN 5. DEFINITIES 6. LIJST VAN DEELNEMENDE INSTELLINGEN

OK!PI-2014

1

1. INLEIDING OK!PI (lees ‘Okapi’) is een benchmarking project voor wetenschappelijke bibliotheken, gebaseerd op cijferindicatoren. Via objectieve kwantitatieve metingen wil Okapi – in combinatie met andere tools - de basisgegevens van de bibliotheekwerking in kaart brengen om zo de meerwaarde hiervan aan beleidsmakers en gebruikers aan te tonen. Achtergrond In de wetenschappelijke bibliotheekwereld klinkt de roep naar benchmarking steeds luider. Het verzamelen en delen van statistische gegevens in Vlaanderen is echter geen evidentie. De stille dood van het LibEcon-project vormt hiervan een treffend voorbeeld. De Associatie KU Leuven startte in 2009 met een eigen, associatiebreed project dat wordt gecoördineerd door de BASSO-deelgroep Meten en Kwaliteit. De associatiecontext biedt als voordeel dat op een eenvormige, gecontroleerde en veelal gecentraliseerde manier aan gegevensverzameling kan worden gedaan. Dit leidt uiteindelijk tot meer volledige en meer betrouwbare gegevens. Benchmarking Okapi bestaat uit een vragenlijst met afgeleide indicatoren. Deze worden regelmatig geoptimaliseerd zodat ze de belangrijkste facetten van eigentijdse dienstverlening blijven meten. Op termijn dienen regionale/nationale referentiepunten te worden geselecteerd waartegen de eigen bibliotheekprestaties en kerncijfers kunnen worden gepositioneerd (benchmarking). In de huidige fase van het project worden gegevens intern (binnen de associatie) met elkaar vergeleken via zogenaamde profielfiches. Okapi2 Het succes van Okapi zorgde voor een hernieuwde belangstelling voor statistieken bij de andere wetenschappelijke bibliotheken in Vlaanderen. Het gemeenschappelijke inzicht dat een hoger aantal deelnemers meer perspectieven biedt, leidde in 2012 tot de opstart van een Vlaanderen-breed Okapi2-project. Inmiddels heeft Okapi2 onderdak gevonden bij de VVBAD-projectgroep Overleg Wetenschappelijke Bibliotheken (OWB). Tools Sinds 2011 beschikt Okapi over een door LIBIS ontwikkelde webapplicatie waar gegevens van onze associatieleden online ingevoerd, bewaard en berekend worden. Waar mogelijk zorgen UBD en LIBIS centraal voor cijfergegevens en laden deze op voorhand in. Op die manier worden de bibliothecarissen voor ruim de helft van de invulvelden vrijgesteld van opzoeken invoerwerk. De tool berekent op instellingsniveau een set indicatoren die de basis vormen voor een jaarlijks rapport op associatieniveau. Webapplicatie: https://associatie.kuleuven.be/okapi Website: https://associatie.kuleuven.be/p/okapi (let op de /p/ voor ‘okapi’)

OK!PI-2014

2

2. OK!PI-GEGEVENS 2014: WHAT’S NEW De gegevensverzameling 2015 (gegevens 2014) binnen onze Associatie wordt beïnvloed door 2 grote factoren: de integratie van de academische hogescholenopleidingen binnen de universiteit en de implementatie van het nieuwe bibliotheekbeheersysteem Alma dat Aleph, SFX en MetaLib vervangt.

1. In het academiejaar 2013-2014 integreerden de academische opleidingen (AO)

van de hogescholen in de universiteit waardoor een aantal hogescholencampussen (deels) tot het organigram van de universiteit behoren. In Okapi worden in principe enkel die locaties bij KU Leuven gerekend die 100% academisch zijn. De Okapi-accounts van de gemengde campussen (waar zowel academische als professionele opleidingen (PO) aangeboden worden) blijven ressorteren onder de hogeschool. Deze beslissing werd om pragmatische redenen genomen. Het is momenteel niet mogelijk om voor de gemengde campussen over te gaan tot het opsplitsen van o.a. collectie-aantallen en budgetten voor AO dan wel PO. Op termijn dienen de nodige stappen te worden gezet om dit alsnog mogelijk te maken.

2. De inkanteling heeft consequenties voor het berekenen van ‘per-capita’ indicatoren. Volgend onderscheid wordt gemaakt in het bepalen van de aantallen studenten en academisch/onderwijzend personeel (capita):  Het capita-aantal per bibliotheek/campus (niv. 1) wordt bepaald door de in de praktijk te bedienen gebruikersgroep, d.w.z. de aantallen studenten en academisch/onderwijzend personeel per campus, ongeacht of het academische dan wel professionele gebruikers betreft. Bibliotheekmedewerkers op gemengde campussen bedienen immers beide gebruikersgroepen.  Het capita-aantal op instellingsniveau (niv. 2) voor de universiteit wordt bepaald door de volledige academische populatie in rekening te nemen (studenten en academisch personeel voor de AO verspreid over zowel academische als gemengde campussen).  Het capita-aantal op instellingsniveau (niv. 2) voor een hogeschool wordt bepaald door de professionele populatie in rekening te nemen (studenten en onderwijzend personeel PO binnen de hogeschool).  Studenten CVO (Centrum voor Volwassenenonderwijs), HBO5 (Hoger BeroepsOnderwijs) en PV (Postgraduate Vorming) worden niet in de aantallen opgenomen.  De aantallen academisch personeel aan de universiteit zijn inclusief de nieuwe integratiekader-statuten 3. In de loop van 2014 werd overgestapt van Aleph naar Alma. Dit heeft een directe impact gehad op de manier waarop en het tijdstip waarin de statistieken werden gegenereerd. Overigens moet in de loop van dit jaar nog verder worden bekeken of en hoe de huidige queries annex zoekresultaten in Alma kunnen worden verfijnd en/of geoptimaliseerd. Het impliceert ook dat het vergelijken van 2013- en 2014-resultaten met de nodige omzichtigheid moet worden bekeken en geïnterpreteerd.

OK!PI-2014

3

4. Wijzigingen in invulvelden en definities:  Invulvelden domein 1: Organisatiegegevens o Geen wijzigingen.  Invulvelden domein 2: Collectie FYSIEKE COLLECTIE o Er worden enkel nog BIBLIOGRAFISCHE RECORDS (bibliografisch niveau) en ITEMS (exemplaarniveau) geteld. Het aantal HOLDINGS is niet langer opvraagbaar. o Losbladige publicaties: zijn momenteel niet apart opvraagbaar in Alma vanwege het niet-geïndexeerd zijn van de betrokken tag 340 ‘loose-leaf’. Die aantallen zitten vervat in de niet-seriële publicaties (velden 2.1 & 2.3). o Voor de 2014-totalen op instellingsniveau worden de aantallen bibrecords en items van de deelaccounts samengeteld. ELEKTRONISCHE COLLECTIE o E-books: moeilijk in kaart te brengen vanwege het ontbreken van een specifieke sleutel in Alma. Er is een tag 655 ‘electronic book’ voor Community Zone records en een tag 653 ‘e-book*’ voor lokale records maar dit dekt niet geheel de lading. Een aantal door Ex Libris in de CKB (MetaLib Central Knowledge Base) ter beschikking staande pakketten hebben een in tag 906 ondergebrachte ‘book’ sleutel maar deze is helaas niet via sets opvraagbaar. Andere pakketten bevatten zelfs helemaal geen book-vermelding (enkel in de Leader). De methode die het best in de buurt van de reële aantallen komt bestaat erin alle pakketten ‘electronic titles’ / ‘monographs’ uit het systeem te downloaden en daarin manueel te selecteren. Foutieve of onvolledige invoer in de CKB vanwege Ex Libris kan daarbij niet geheel opgevangen worden.  Invulvelden domein 3: Dienstverlening en gebruik OPENINGSUREN o Geen wijzigingen. IBL o Bijkomende subvraag 5.3.1 uitsluitend voor gemengde campussen (‘waarvan uitgaande vragen voor AO’) o Bijkomende subvraag 5.4.1 uitsluitend voor gemengde campussen (‘waarvan uitgaande vragen voldaan voor AO’) LEENGEGEVENS o Bijkomende subvraag 6.2.1 (‘aantal hernieuwingen’). Voor 2014 dienen de leengegevens voor de eerste jaarhelft (januarijuni) uit Aleph opgeteld te worden bij de leengegevens voor de tweede jaarhelft (juli-december) uit Alma. Er dient rekening te worden gehouden met ontbrekende aantallen voor de periode tussen juli 2015 en de effectieve ingebruikname van Alma aan uw instelling. o De antwoorden voor 6.1 en 6.2 kunnen geheel of gedeeltelijk worden opgehaald uit Alma Analytics. BEZOEKERS o Geen wijzigingen.

OK!PI-2014

4

RAADPLEGING E-COLLECTIE o Geen wijzigingen. o Vanwege de integratie van de AO valt te verwachten dat het aantal zoekacties en downloads voor de meeste hogescholen zal dalen ten voordele van de universiteit. o Onder invloed van nakende en/of lopende fusies tussen hogescholen is het bij sommige leveranciers moeilijk om nog opgesplitste aantallen searches en downloads per Okapi-account te bekomen (vb: geen aparte EBSCO-gegevens meer beschikbaar voor VIVES-Noord en VIVES-Zuid).  Invulvelden domein 4: Middelen RUIMTE o Er verandert niets voor de gemengde campussen. De betrokken ruimtes worden meegerekend in het hogeschooltotaal. BIBLIOTHEEKPERSONEEL o Geen wijzigingen. UITGAVEN COLLECTIE o Geen wijzigingen. UITGAVEN RECURRENTE WERKING / PERSONEEL / INVESTERINGEN o Bijkomende vraag 12.4: uitgaven jobstudenten (naar analogie met invulveld 10.2 ‘jobstudenten – aantal uren/jaar’). De gegevens per subaccount worden op niv. 2 (instelling) samengeteld. INKOMSTEN o Geen wijzigingen.

5. Wijzigingen betreffende het aantal accounts per instelling: o

Groep T (voorheen 2 accounts) wordt vanaf heden niet meer in de Okapibevraging meegenomen (voorheen 1 account enkel op instellingsniveau).

o

De academische campussen van Lessius Antwerpen (campus Carolus en campus Sint-Andries) worden geteld bij KU Leuven (van 17 naar 19 Okapiaccounts).

o

De accounts van Lessius Antwerpen (van 3 naar 1) en Thomas More Mechelen (2 accounts) worden samengevoegd in Thomas More MechelenAntwerpen (3 accounts).

o

De academische campus van LUCA (Architectuur St-Lucas Brussel) wordt om redenen van continuïteit NIET bij KU Leuven gevoegd aangezien er in Brussel een nieuwe gemeenschappelijke bibliotheek komt voor zowel academische als professionele gebruikers (blijft 4 accounts).

o

HUB en KAHO vormen samen Odisee. Om technische redenen worden de bestaande Okapi accounts (2 + 3) nog niet samengevoegd. Naar analogie met de opbouw binnen Alma en Limo worden beide deelinstellingen voorlopig in Okapi gecontinueerd als ‘Odisee Brussel’ (2 accounts) en ‘Odisee Oost-Vlaanderen’ (3 accounts).

OK!PI-2014

5

3. INDICATOREN Indicatoren zijn maatstaven om de prestaties van een organisatie op een cijfermatige manier zichtbaar te maken. Het werken met indicatoren is een essentiële stap in het proces van beleidsplanning. Ze geven inzicht in de werking van de bibliotheek, maar zijn vooral een beleidsinstrument om die werking te evalueren en bij te sturen. Voor bibliotheekdoeleinden onderscheiden we 4 groepen indicatoren: INPUT ● ● ●

indicatoren betreffen de aangewende middelen (budget, ruimte, personeel, collectie) zijn relatief makkelijk te meten / te controleren hebben een hoge mate van betrouwbaarheid

THROUGHPUT indicatoren ● betreffen de organisatie van diensten en activiteiten en de duur van processen (doorlooptijd materialen, opleiding personeel, …) ● zijn moeilijker te meten / te controleren ● hebben daardoor een lagere betrouwbaarheid want meer vatbaar voor meetfouten OUTPUT indicatoren ● betreffen resultaten, prestaties, het gebruik van de dienstverlening enz. (IBL, ontleningen, bezoeken, downloads, …) ● zijn niet altijd makkelijk en eenvormig te meten / te controleren ● de mate van betrouwbaarheid is afhankelijk van de meetmethode OUTCOME indicatoren ● betreffen het effect op de doelgroep en de organisatie als gevolg van het gebruik van de door de organisatie aangeboden dienstverlening, middelen, … (ROI = return on investment, marktpenetratie, verhoogde kennis en vaardigheden, professioneel succes, …) ● uitermate moeilijk te meten / te controleren

Bij het bepalen van de OK!PI-indicatoren stond het strategisch plan van de KU Leuven Universiteitsbibliotheek en het meerjarenplan van de werkgroep Bibliotheken Associatie KU Leuven (BASSO) centraal. Tevens lieten we ons inspireren door een aantal projecten uit ons omringende landen: ● Nederland: benchmarking van universiteitsbibliotheken (UKB) ● Duitsland: BIX – Der Bibliotheksindex (German Library Association) ● Duitsland: Deutsche Bibliothekstatistik: Wissenschaftliche Bibliotheken ● Verenigd Koninkrijk: Annual Library Statistics (SCONUL) ● Verenigd Koninkrijk: Annual Library Statistics (LISU) Daar de wens geuit werd om de eigen prestaties niet alleen onderling maar ook met buitenlandse instellingen te kunnen vergelijken werd bij het bepalen van de kernset indicatoren in grote mate rekening gehouden met het Nederlandse UKB/HBO-model.

OK!PI-2014

6

Er werd getracht om een over de 3 domeinen evenwichtig samengestelde set indicatoren op te stellen. Het OK!PI-model weerhoudt momenteel enkel input en output indicatoren. Troughput- en outcome-indicatoren zijn in het huidige model niet aanwezig. KERNINDICATOREN PER DOMEIN C = Collectie D = Dienstverlening en gebruik M = Middelen KERNINDICATOREN PER SOORT I = Input indicator O = Output indicator UKB = indicator die we delen met het Nederlandse model (UKB-kernindicator nr. xx) Domein C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8

Soort I I I I I I I I

UKB

D1

I

7

D2 D3 D4

O O O

10

D5

O

D6

O

13

D7

O

14

M1 M2 M3

I I I

5 4

M4

I

1

M5

I

M6

I

M7

I

OK!PI-2014

OK!PI-indicator niet-seriële publicaties (bibrecords) per capita seriële publicaties (bibrecords) per capita E-books (bibrecords) per capita E-seriële publicaties (bibrecords) per capita % aangroei niet-seriële publicaties (bibrecords) % aangroei seriële publicaties (bibrecords) % aangroei E-books (bibrecords) % aangroei E-seriële publicaties (bibrecords) openingsuren per week met personeelsomkadering per VTE bibliotheekpersoneel fysiek bibliotheekbezoek per capita virtueel bibliotheekbezoek per capita uitleen per capita % verhouding section requests Top 10 meest geraadpleegde E-books / section requests Totaal - voor Springer en BSL zoekacties (databanken) per capita - voor Thomson Reuters (WoK), EBSCO en Elsevier FT-downloads (E-seriële publicaties) per capita - voor EBSCO en Elsevier totaal uitgaven collectie per capita % verhouding uitgaven E-collectie / totaal uitgaven collectie capita per VTE bibliotheekpersoneel % verhouding uitgaven bibliotheek (collectie en personeel) / totaal uitgaven beherende entiteit kost per zoekactie (databanken) - voor Thomson Reuters (WoK), EBSCO en Elsevier kost per FT-download (E-seriële publicaties) - voor EBSCO en ScienceDirect nuttige bibliotheekoppervlakte per capita

7

Naast deze basisset gebruikt de universiteit nog een tiental extra indicatoren die uit de Okapi-gegevens kunnen worden afgeleid:

Domein E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7 E8

Soort O I I I I I I I

E9

I

E10

I

UKB

OK!PI-indicator totaal aantal fulltext downloads per capita aantal bibliotheekmedewerkers per 1000 capita org. VTE bibliotheekmedewerkers per 1000 capita zitplaatsen per 1000 capita uitgaven collectie per gebruik (*) uitgaven ‘collectie + werking’ per gebruik (*) uitgaven ‘collectie + werking + personeelskost’ per capita uitgaven ‘collectie + werking + personeelskost’ per student verhouding uitgaven ‘collectie’+’werking’ t.o.v. uitgaven personeel % verhouding totale oppervlakte voor bibliotheekdoeleinden / totale academische oppervlakte van de instelling

(*) Gebruik = aantal uitleningen + FT downloads TOTAAL + IBL binnenkomend (exclusief section requests e-books vanwege onvolledige gegevens uitgevers/providers)

OK!PI-2014

8

4. BEREKENINGSWIJZE INDICATOREN Onderstaande set Okapi-indicatoren wordt door de Webapplicatie berekend. Waar zinvol worden de waarden uitgedrukt tot 2 cijfers na de komma.

COLLECTIE C1

niet-seriële publicaties (bibrecords) per capita = 2.1 (aantal niet-seriële publicaties – bibrecords) : 1.9 (totaal primaire bibliotheekgebruikers – per capita)

C2

seriële publicaties (bibrecords) per capita = 2.11 (aantal seriële publicaties – bibrecords) : 1.9 (totaal primaire bibliotheekgebruikers – per capita)

C3

E-books (bibrecords) per capita = 3.1 (aantal E-books – bibrecords) : 1.9 (totaal primaire bibliotheekgebruikers – per capita)

C4

E-seriële publicaties (bibrecords) per capita = 3.3 (aantal E-seriële publicaties – bibrecords) : 1.9 (totaal primaire bibliotheekgebruikers – per capita)

C5

procentuele aangroei of inkrimping van de niet-seriële publicaties = ( 2.1 (aantal niet-seriële publicaties – bibrecords) 2.1 (aantal niet-seriële publicaties van het jaar voordien)) / 2.1 (aantal niet-seriële publicaties van het jaar voordien) X 100 (uitgedrukt in procent)

C6

procentuele aangroei of inkrimping van de seriële publicaties = ( 2.11 (aantal seriële publicaties – bibrecords) 2.11 (aantal seriële publicaties van het jaar voordien)) / 2.11 (aantal seriële publicaties van het jaar voordien) X 100 (uitgedrukt in procent)

C7

procentuele aangroei of inkrimping van de E-books = ( 3.1 (aantal E-books – bibrecords) 3.1 (aantal E-books van het jaar voordien)) / 3.1 (aantal E-books van het jaar voordien) X 100 (uitgedrukt in procent)

C8

procentuele aangroei of inkrimping van de E-seriële publicaties = ( 3.3 (aantal E-seriële publicaties – bibrecords) 3.3 (aantal E-seriële publicaties van het jaar voordien)) / 3.3 (aantal E-seriële publicaties van het jaar voordien) X 100 (uitgedrukt in procent)

OK!PI-2014

9

DIENSTVERLENING EN GEBRUIK D1

openingsuren per week per VTE bibliotheekpersoneel = 4.4 (openingsuren per week met personeelsomkadering) : 10.1.1 (totaal organisatorische VTE contractueel bibliotheekpersoneel)

D2

fysiek bibliotheekbezoek per capita = 7.1 (aantal geregistreerde fysieke bezoeken) : 1.9 (totaal primaire bibliotheekgebruikers – per capita)

D3

virtueel bibliotheekbezoek per capita = 7.3 (aantal virtuele bezoeken) : 1.9 (totaal primaire bibliotheekgebruikers – per capita)

D4

uitleen per capita = 6.2 (aantal uitleningen) : 1.9 (totaal primaire bibliotheekgebruikers – per capita)

D5

procentuele verhouding section requests (E-books) TOP 10 meest geraadpleegde E-books/section requests TOTAAL - voor Springer en BSL = 8.1.1.3 (aantal section requests TOP 10 SpringerLink E-book collection) : 8.1.1.2 (aantal section requests TOTAAL SpringerLink E-book collection) X 100 (uitgedrukt in %) = :

D6

8.1.2.3 (aantal section requests TOP 10 BSL – via SpringerLink) 8.1.2.2 (aantal section requests TOTAAL BSL – via SpringerLink)

zoekacties (databanken) per capita - voor Thomson Reuters (WoK), EBSCO en ScienceDirect = ( 8.2.1.1 (Web of Knowledge (WoK) – queries via WoS interface) + 8.2.1.2 (Web of Knowledge (WoK) – queries via WoS web services) + 8.2.1.3 (Web of Knowledge (WoK) – queries via Inspec Interface) + 8.2.1.4 (Web of Knowledge (WoK) – queries via Inspec web services) + 8.2.1.5 (Web of Knowledge (WoK) – queries all databases (DR3) ) : 1.9 (totaal primaire bibliotheekgebruikers – per capita) =

(

+

8.2.2.1 (EBSCO - total searches run Academic Search Elite) Of 8.2.2.2 (EBSCO – total searches run Academic Search Premier) 8.2.2.3 (EBSCO – total searches run Business Source Elite) Of 8.2.2.4 (EBSCO – total searches run Business Source Premier)

) :

1.9 (totaal primaire bibliotheekgebruikers – per capita)

= :

8.2.3.1 (Elsevier – total searches run via ScienceDirect interface) 1.9 (totaal primaire bibliotheekgebruikers – per capita)

OK!PI-2014

10

D7

FT-downloads (E-seriële publicaties) per capita - voor EBSCO en ScienceDirect = ( 8.3.1.1.(EBSCO – FT article requests Academic Search Elite) Of 8.3.1.2 (EBSCO – FT Article requests Academic Search Premier) + 8.3.1.3 (EBSCO – FT Article requests Business Source Elite) Of 8.3.1.4 (EBSCO – FT Article requests Business Source Premier) ) : 1.9 (totaal primaire bibliotheekgebruikers – per capita) = :

OK!PI-2014

8.3.2.1 (Elsevier – FT Article requests ScienceDirect (JR1)) 1.9 (totaal primaire bibliotheekgebruikers – per capita)

11

MIDDELEN M1

totaal uitgaven collectie per capita = 11.11 (uitgaven collectie TOTAAL) : 1.9 (totaal primaire bibliotheekgebruikers – per capita) Uitgedrukt in €

M2

procentuele verhouding uitgaven E-collectie / totaal uitgaven collectie = ( 11.10 (uitgaven elektronische collectie TOTAAL) : 11.11 (totaal uitgaven collectie) ) X 100 (uitgedrukt in %)

M3

capita per VTE bibliotheekpersoneel = 1.9 (totaal primaire bibliotheekgebruikers – per capita) : 10.1.1 (vast en tijdelijk dienstverband – org. VTE)

M4

percentage uitgaven bibliotheekcollectie en personeel / totaal uitgaven beherende entiteit = ( 11.11 (uitgaven collectie TOTAAL) + 12.2 (uitgaven personeel payroll) ) : 1.3 (totaal uitgaven - beherende entiteit) X 100 (uitgedrukt in %)

M5

kost per zoekactie (databanken) - voor Thomson Reuters (WoK), EBSCO en ScienceDirect = 8.2.2.5 (EBSCO - kostprijs) : ( 8.2.2.1 (EBSCO - total searches run Academic Search Elite) En/of 8.2.2.2 (EBSCO – total searches run Academic Search Premier) + 8.2.2.3 (EBSCO – total searches run Business Source Elite) En/of 8.2.2.4 (EBSCO – total searches run Business Source Premier) ) = : = : + + + +

8.2.3.3 (Elsevier - kostprijs) 8.2.3.1 (Elsevier – total searches run via ScienceDirect interface)

(

8.2.1.6 8.2.1.1 8.2.1.2 8.2.1.3 8.2.1.4 8.2.1.5

(Web (Web (Web (Web (Web (Web

of of of of of of

Knowledge Knowledge Knowledge Knowledge Knowledge Knowledge

(WoK) (WoK) (WoK) (WoK) (WoK) (WoK)

- kostprijs) – queries via – queries via – queries via – queries via – queries via

WoS interface) WoS web services) Inspec Interface) Inspec webservices) all databases (DR3)

) Uitgedrukt in €

OK!PI-2014

12

M6

kost per FT-download (E-seriële publicaties) - voor EBSCO en ScienceDirect = 8.2.2.5 (EBSCO - kostprijs) : ( 8.3.1.1 (EBSCO FT article requests Academic Search Elite) Of 8.3.1.2 (EBSCO FT article requests Academic Search Premier) + 8.3.1.3 (EBSCO FT article requests Business Source Elite) Of 8.3.1.4 (EBSCO FT article requests Business Source Premier) ) = 8.2.3.3 (Elsevier - kostprijs) : 8.3.2.1 (Elsevier FT article requests Science Direct (JR1) Uitgedrukt in €

M7

bibliotheekoppervlakte per capita = 9.2.2 (Publieke bibliotheekruimte) : 1.9 (totaal primaire bibliotheekgebruikers – per capita)

OK!PI-2014

13

Naast bovenstaande basisset indicatoren gebruikt de KU Leuven in haar rapportering nog een tiental andere indicatoren die uit de Okapi-gegevens worden afgeleid. Deze extra indicatoren worden NIET door de Webapplicatie berekend. Waar zinvol worden de waarden uitgedrukt tot 2 cijfers na de komma.

EXTRA E1

totaal fultext downloads per capita = 8.5 (TOTAAL aantal FT-downloads) : 1.9 (totaal primaire bibliotheekgebruikers – per capita)

E2

aantal bibliotheekpersoneel per 1000 capita = 10.1.3 (vast en tijdelijk dienstverband – aantal medewerkers) : ( 1.9 (totaal primaire bibliotheekgebruikers – per capita) : 1000 )

E3

organisatorische VTE bibliotheekpersoneel per 1000 capita = 10.1.1 (vast en tijdelijk dienstverband – org. VTE) : ( 1.9 (totaal primaire bibliotheekgebruikers – per capita) : 1000 )

E4

zitplaatsen per 1000 capita = 9.3 (aantal zitplaatsen voor studie en raadpleging) : ( 1.9 (totaal primaire bibliotheekgebruikers – per capita) : 1000 )

E5

uitgaven collectie per gebruik = 11.11 (TOTAAL uitgaven collectie) : ( 6.2 (aantal uitleningen) + 8.5 (TOTAAL aantal FT-downloads) + 5.1 (IBL – binnenkomende vragen) )

E6

uitgaven ‘collectie + werking’ per gebruik = ( 11.11 (TOTAAL uitgaven collectie) + 12.1 (uitgaven recurrente werking zonder personeel payroll & jobstudent) ) : ( 6.2 (aantal uitleningen) + 8.5 (TOTAAL aantal FT-downloads) + 5.1 (IBL – binnenkomende vragen) )

E7

uitgaven ‘collectie + werking + personeelskost’ per capita = ( 11.11 (TOTAAL uitgaven collectie) + 12.1 (uitgaven recurrente werking zonder personeel payroll & jobstudent) + 12.2 (uitgaven personeel payroll) ) : 1.9 (totaal primaire bibliotheekgebruikers – per capita)

OK!PI-2014

14

E8

uitgaven ‘collectie + werking + personeelskost’ per student = ( 11.11 (TOTAAL uitgaven collectie) + 12.1 (uitgaven recurrente werking zonder personeel payroll & jobstudent) + 12.2 (uitgaven personeel payroll) + 12.4 (uitgaven jobstudent) : 1.7 (aantal studenten ingeschreven met een diplomacontract)

E9

ratio uitgaven ‘collectie + werking’ / uitgaven personeel (=1) = ( 11.11 (TOTAAL uitgaven collectie) + 12.1 (uitgaven recurrente werking zonder personeel payroll & jobstudent) ) : (12.2 (uitgaven personeel payroll) + 12.4 (uitgaven jobstudent))

E10

procentuele verhouding totale oppervlakte voor bibliotheekdoeleinden / totale academische oppervlakte van gebouwen van de instelling = ( 9.2.1 (totale oppervlakte voor bibliotheekdoeleinden) : 9.1 (totale oppervlakte van gebouwen van de instelling) ) X 100 (uitgedrukt in %)

OK!PI-2014

15

5. DEFINITIES-2014 DOMEIN 1. ORGANISATIEGEGEVENS Doel van dit luik is: - de instelling te identificeren - de ondernemingsnummers ondubbelzinnig in kaart te brengen - zicht te krijgen op het aantal bibliotheken / bibliotheekdiensten waarvan statistische gegevens zijn opgenomen - de primaire doelgroep in kaart te brengen >> voor bibliotheken van instellingen voor hoger onderwijs is dit normaal gesproken het totaal van de studenten en het academisch / onderwijzend personeel van de instelling. (bron: Measuring Quality, Performance Measurement in Libraries; 2nd revised edition / Roswitha Poll, Peter te Boekhorst; KG Saur München, 2007). - de bibliotheek of de bibliotheekdienst te identificeren - de plaatselijke verantwoordelijken in kaart te brengen zodat die desgevallend gecontacteerd kunnen worden. Ten einde het aantal organisatorische VTE van een bibliotheek of instelling te kunnen berekenen (zie Deeldomein 4. Middelen – Subdomein Bibliotheekpersoneel) wordt het contractueel bepaald aantal werkuren per week gevraagd (1.6). De instellingsgebonden vragen (1.1 t.e.m. 1.9) dienen enkel op instellingsniveau te worden ingevuld, en dus niet op bibliotheekniveau. Een aantal gegevens (vb. 1.7, 1.8) worden voor de Associatie KU Leuven door UBD verzameld en later op instellingsniveau aan de webapplicatie toegevoegd. Andere vragen worden door de webapplicatie automatisch berekend (1.9). U hoeft die gegevens dus NIET zelf op te zoeken, in te vullen of te berekenen. De studenten- en personeelsgegevens worden ‘per capita’ uitgedrukt om de benchmarking met internationale vragenlijsten mogelijk te maken. Voor de vragen m.b.t. bibliotheekgegevens (1.6 en 1.10 t/m. 1.12) kan het standaardantwoord uit de vorige bevraging gekozen of gewijzigd worden.

OK!PI-2014

16

Vragen gekoppeld aan indicatoren Vragen

Indicatoren

1.3: Totale uitgaven (beherende entiteit)

M4: percentage uitgaven bibliotheekcollectie en personeel / totaal uitgaven beherende entiteit C1: niet-seriële publicaties (bibrecords) per capita C2: seriële publicaties (bibrecords) per capita C3: E-books (bibrecords) per capita C4: E-seriële publicaties (bibrecords) per capita D2: fysiek bibliotheekbezoek per capita D3: virtueel bibliotheekbezoek per capita D4: uitleen per capita D6: zoekacties (databanken) per capita D7: FT-downloads (E-seriële publicaties) per capita M1: totaal uitgaven collectie per capita M3: capita per VTE bibliotheekpersoneel M7: nuttige bibliotheekoppervlakte per capita

1.9: Totaal primaire bibliotheekgebruikers (per capita)

1.1.1 Naam Instelling Voluit OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau - Standaardantwoord mogelijk (zie ook handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 7) Definitie:

Officiële juridische benaming van de instelling.

Voorbeeld:

GROEP T - Internationale Hogeschool Leuven

Bijkomende informatie: - Zie paragraaf 6 van deze handleiding: ‘Lijst van deelnemende instellingen’ 1.1.2 Naam Instelling Verkort OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau - Standaardantwoord mogelijk (zie ook handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 7) Definitie:

Officiële acroniem van de instelling

Voorbeeld:

GROEP T

OK!PI-2014

17

1.1.3 Adres Instelling OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau - Standaardantwoord mogelijk (zie ook handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 7) Definitie: Voorbeeld:

straat, huisnummer, postcode en gemeente van de hoofdzetel van de instelling Vesaliusstraat 13 – 3000 Leuven

1.2.1 Naam beherende entiteit OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau - Standaardantwoord mogelijk (zie ook handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 7) Definitie: Voorbeeld:

Rechtspersoon van de betrokken instelling waartoe de bibliotheek behoort (meerdere entiteiten zijn mogelijk) Odisee vzw

Bijkomende informatie: - De rechtspersoon wordt gevormd door de naam van de instelling, gevolgd door de rechtsvorm (afgekort), doorgaans ‘vzw’. 1.2.2 Ondernemingsnummer beherende entiteit OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau - Standaardantwoord mogelijk (zie ook handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 7) Definitie: Voorbeeld:

Ondernemingsnummer(s) van betrokken instelling waartoe de bibliotheek behoort (meerdere entiteiten zijn mogelijk) 0408.429.584

Bijkomende informatie: - Het ondernemingsnummer bevat 10 cijfers, beginnend met een nul. Na de eerste groep van vier cijfers en na de tweede groep van drie cijfers wordt een punt geplaatst. Het BTW-identificatie-nummer van de instelling wordt gevormd door dit ondernemingsnummer, voorafgegaan door de landencode BE. - Het ondernemingsnummer kan nagevraagd worden bij de boekhouding. In principe heeft elke instelling 1 BTW-nummer.

OK!PI-2014

18

1.3

Totale uitgaven

OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau Dit cijfer wordt later op instellingsniveau aan de webapplicatie toegevoegd. Definitie: Voorbeeld:

Hiermee worden de totale werkingskosten of het totaal van de uitgaven bedoeld, zoals die is opgenomen in rubriek II van de resultatenrekening Odisee vzw (2014) = € 76.691.169

Bijkomende informatie: - De jaarrekening kan op basis van het ondernemingsnummer opgevraagd worden bij de Balanscentrale, zie www.nbb.be -> Balanscentrale. 1.4

Aantal bibliotheken/bibliotheekdiensten

OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Zelf in te vullen Definitie:

Een bibliotheek is: ▪ een entiteit die op een afzonderlijke locatie diensten aanbiedt voor een bepaalde gebruikersgroep (LibEcon, H16) ▪ een organisatie of afdeling die is belast met het opbouwen en in stand houden van dergelijke collecties en die beschikt over gespecialiseerd personeel om het gebruik ervan mogelijk te maken. (BDI-terminologie, 423) Een bibliotheekdienst is: ▪ een dienst die ondersteunend werkt aan de bibliotheken en die geen eigen bibliotheek beheert (bv. KU Leuven: Agora Leercentrum, Algemeen BibliotheekBeheer, Universiteitsbibliotheekdiensten).

Voorbeeld:

Vives-Zuid 2013 = 4

1.5

Aantal bibliotheken/bibliotheekdiensten die statistieken leverden


Het gaat over het aantal bibliotheken of bibliotheekdiensten uit 1.4 waarvoor cijfers beschikbaar zijn (LibEcon, H18)

Voorbeeld:

Vives-Zuid 2013 = 4

OK!PI-2014

19

1.6

Contractueel bepaald aantal werkuren per week

OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau - Standaardantwoord mogelijk (zie ook handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 7) Definitie:

Een volledige werkweek in dienstverband, uitgedrukt in aantal te presteren uren.

Voorbeeld:

Thomas More Mechelen-Antwerpen 2014 = 38

Bijkomende informatie: - Dit komt overeen met het aantal te presteren werkuren van een fulltime baan (1 VTE). - Dit getal ligt allicht begrepen tussen 36 en 41. - Indien er binnen uw instelling verschillende statuten bestaan, neemt u het aantal contractueel bepaalde uren zoals van toepassing bij nieuwe aanwervingen voor de bibliotheek. 1.7

Aantal studenten ingeschreven met een diplomacontract

OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau Dit cijfer wordt later op instellingsniveau aan de webapplicatie toegevoegd. Definitie:

Het aantal studenten ingeschreven met een diplomacontract, uitgedrukt in aantallen (per capita - niet per VTE), geteld op het einde van het betreffende academiejaar.

Voorbeeld:

Vives-Noord - academiejaar 2012-2013: 3.825

Bijkomende informatie: - Diplomacontract: een contract dat je als student kan aangaan met een hogeronderwijsinstelling. Hiermee schrijf je je als student in met het oog op het behalen van een graad of diploma van een opleiding of voor een volledig schakel- of voorbereidingsprogramma of voor een postgraduaatsopleiding. - Per capita: is per ‘hoofd’ of persoon; parttime studenten worden elk als 1 persoon geteld - De gegevens worden voor alle instellingen uit één centrale, officiële bron gehaald, met name het Statistisch jaarboek van het Vlaams onderwijs. Daarin wordt het aantal actieve inschrijvingen op 30 september weergegeven (cijfers na afloop van het academiejaar). - In het Jaarboek wordt het aantal inschrijvingen in zogenaamde evolutietabellen omgezet naar studentenaantallen. Deze tabellen bevatten een aantal dubbeltellingen (1 student kan meerdere inschrijvingen hebben). Om een vergelijking met vorige jaren mogelijk te maken worden die inschrijvingen opgesplitst over de participerende instellingen aan de hand van een verdeelsleutel. Dit kan resulteren in decimale getallen. Voor OK!PI worden deze decimalen afgerond naar gehele getallen. - BRON toelichting: Statistisch jaarboek van het Vlaams onderwijs – Academiejaar Y-1, Deel 1. Schoolbevolking, Hoofdstuk 5. Hoger Onderwijs, Duiding bij de cijfers.

OK!PI-2014

20

-

1.8

BRON cijfermateriaal: Statistisch jaarboek van het Vlaams onderwijs – Academiejaar Y-1, Deel 1. Schoolbevolking, Hoofdstuk 5. Hoger Onderwijs, Evolutie van het aantal studenten per instelling. Aantal academisch en onderwijzend personeel

OK!PI-webapplicatie - Instellingsniveau Dit cijfer wordt later op instellingsniveau aan de webapplicatie toegevoegd. Bron: Associatiewerkgroep KU Leuven - personeel Definitie:

Het onderwijzend en academisch personeel, geteld per capita (is per ‘hoofd’ of persoon; parttime personeelsleden worden elk als 1 persoon geteld)

Voorbeeld:

Vives-Noord 2013 = 295

Bijkomende informatie: - Voor de hogeschool: ● Alleen het totaal voor het onderwijzend personeel, zowel vastbenoemd als tijdelijk, wordt hier overgenomen en dit omwille van redenen van benchmarking. ● Worden NIET opgenomen: administratief en technisch personeel (vastbenoemd en tijdelijk) administratief en opvoedend personeel (vastbenoemd op persoonlijke titel) contractueel personeel (Gastprofessoren en Andere) personeelsleden ten laste van het centraal fonds (onderwijzend/administratief/opvoedend hulppersoneel) (meester-, vak- en dienstpersoneel) -

Voor de universiteit: ● wordt het ‘personeel betaald ten laste van werkingsuitkeringen’ geteld. ● vanaf 2014: inclusief nieuwe integratiekader-statuten: o ZAP: (Buiten)gewoon hoogleraar, Hoogleraar, Hoofddocent en Docent o OP3: Gewoon hoogleraar, Hoogleraar, Hoofddocent en Docent o AAP/OP: Assistent, Doctor-assistent, Praktijkassistent, Lector, Hoofdlector, Werkleider en Praktijklector ALO o BAP/COZ: Wetenschappelijk Medewerker e.a., Doctoraatsbursaal, Postdoctoraal bursaal en Bijz. Navorser FWO/IWT ● Worden NIET opgenomen: administratief en technisch personeel (ATP/IK/CBED)

OK!PI-2014

21

1.9

Totaal primaire bibliotheekgebruikers (per Capita)

OK!PI-webapplicatie - Instellingsniveau Dit cijfer wordt later op instellingsniveau automatisch berekend, op basis van de antwoorden uit vragen 1.7 en 1.8. Definitie:

Dit zijn de hoofdgebruikers van de eigen instelling, met name de reguliere studenten en het regulier onderwijzend personeel, of met andere woorden de hoofddoelgroep van ‘potentiële’ gebruikers

Voorbeeld:

Vives-Noord 2013: 3.825 + 295 = 4.120

Bijkomende informatie: - het eindgetal (de som van vragen 1.7 en 1.8) wordt automatisch door de webapplicatie berekend. Gelieve daarom dit veld niet te overschrijven! 1.10

Naam bibliotheek/bibliotheekdienst

OK!PI-webapplicatie – Bibliotheekniveau - Standaardantwoord mogelijk (zie ook handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 7) Definitie:

Officiële benaming van de bibliotheek/bibliotheekdienst

Voorbeeld:

Thomas More Kempen - campus Lier

Bijkomende informatie: - deze vraag wordt niet hernomen op instellingsniveau (webapplicatie) omdat die samenvalt met vraag 1.1 1.11.1 Naam verantwoordelijke bibliothecaris OK!PI-webapplicatie - Bibliotheek- en instellingsniveau Standaardantwoord mogelijk (zie ook handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 7) Definitie:

De verantwoordelijke bibliothecaris is degene die de eindverantwoordelijkheid draagt voor de werking van de bibliotheek of bibliotheekdienst

Voorbeeld:

op instellingsniveau: Dirk Smet, 015/36 93 47, [email protected] op bibliotheekniveau: Sophie Joos, 014/56 44 50, [email protected]

Bijkomende informatie: - De verantwoordelijke bibliothecaris hoeft niet noodzakelijk de contactpersoon /respondent te zijn

OK!PI-2014

22

1.11.2 Telefoon verantwoordelijke bibliothecaris OK!PI-webapplicatie - Bibliotheek- en instellingsniveau Standaardantwoord mogelijk (zie ook handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 7) Voorbeeld:

op instellingsniveau: [Ben Verloy] 014 56 23 24 op bibliotheekniveau: [Sophie Joos] 014 56 44 50

1.11.3 Email verantwoordelijke bibliothecaris OK!PI-webapplicatie - Bibliotheek- en instellingsniveau Standaardantwoord mogelijk (zie ook handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 7) Voorbeeld:

op instellingsniveau: [Dirk Smet] [email protected] op bibliotheekniveau: [Sophie Joos] [email protected]

1.12.1 Naam contactpersoon/respondent OK!PI-webapplicatie - Bibliotheek- en instellingsniveau Standaardantwoord mogelijk (zie ook handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 7) Definitie:

De contactpersoon of respondent is degene die de gegevens voor de bibliotheek of bibliotheekdienst heeft verzameld en verwerkt

Voorbeeld:

op instellingsniveau Dirk smet op bibliotheekniveau: Sophie Joos

Bijkomende informatie: - De contactpersoon/respondent kan maar hoeft niet dezelfde persoon te zijn als opgenomen in vraag 1.11 1.12.2 Telefoon contactpersoon/respondent OK!PI-webapplicatie - Bibliotheek- en instellingsniveau Standaardantwoord mogelijk (zie ook handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 7) Voorbeeld:

OK!PI-2014

op instellingsniveau: [Dirk Smet] 015 36 93 47 op bibliotheekniveau: [Sophie Joos] 014 56 44 50

23

1.12.3 Email contactpersoon/respondent OK!PI-webapplicatie - Bibliotheek- en instellingsniveau Standaardantwoord mogelijk (zie ook handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 7) Voorbeeld:

1.99

op instellingsniveau: [Dirk smet] [email protected] op bibliotheekniveau: [Sophie Joos] [email protected]

Opmerkingen

OK!PI-webapplicatie - Bibliotheek- en instellingsniveau – Zelf in te vullen Opmerkingsveld waarin u de gegevens uit dit subdomein eventueel kan toelichten. Indien u geen opmerkingen opneemt, vink dan ‘antwoord onbekend’ aan.

OK!PI-2014

24

DOMEIN 2. COLLECTIE Dit luik inventariseert de omvang en samenstelling van de collectie in een jaarlijkse momentopname (einde kalenderjaar). Uitgangspunten (Specifiek voor Associatie KU Leuven !!) - De 2014-statistieken zijn gebaseerd op door de instelling gemaakte queries (sets) in Alma. - De queries zijn voor elke instelling op dezelfde criteria/gegevens gebaseerd. - Ze worden gegenereerd op basis van gestandaardiseerde aanduidingen in de records. - De telling gebeurt in principe op basis van de toestand op 31/12. - Er wordt gefocust op algemene en globale tellingen. BELANGRIJKE OPMERKING!!! In de loop van 2014 werd overgestapt van Aleph naar Alma. - Dit heeft een directe impact gehad op de manier waarop en het tijdstip waarin de statistieken werden gegenereerd. - Overigens moet in de loop van dit jaar nog verder worden bekeken of en hoe de huidige queries annex zoekresultaten in Alma kunnen worden verfijnd en/of geoptimaliseerd. - Het impliceert ook dat het vergelijken van 2013- en 2014-resultaten met de nodige omzichtigheid moet worden bekeken en geïnterpreteerd. De jaarlijkse telling gebaseerd op het in Alma gegenereerd cijfermateriaal geldt als enige kwantitatieve bron. De Alma-records leveren afdoende eenduidige data aan als basis voor het genereren van betrouwbaar cijfermateriaal. Wat en hoe wordt gemeten ? A. Omvang en samenstelling van de collectie - Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de fysieke en de elektronische collectie - Er wordt bijkomend een onderscheid gemaakt naar documenttype (zie overzicht queries) - Volgende records worden geteld: o Bibliografische records (= bibliografisch niveau) o Items (= exemplaarniveau) o Holdings worden niet langer geteld vanwege niet opvraagbaar in Alma - Voor de fysieke collectie worden, per documenttype, zowel het totale aantal bibliografische records als het totale aantal items geteld. - Voor de elektronische collectie is enkel het totale aantal bibliografische records beschikbaar. Deze aantallen kunnen afwijken van de aantallen vermeld in de gebruikslicenties. - De telling gebeurde (o.i.v. de overgang naar Alma) op basis van de toestand in februari/maart 2015 (KU Leuven) of april 2015 (hogescholen). - Het betreft telkens het totale aantal records op dat moment.

OK!PI-2014

25

B. Mate van aangroei of inkrimping - Vergelijking met het voorgaande jaar gebeurt op basis van de totalen voor de twee jaren. Het verschil tussen beide levert de bruto aangroei- of inkrimpingsgegevens. Context cijfers – recordtype Het onderscheid tussen het bibliografische niveau en het exemplaarniveau is essentieel en inherent aan de kenmerken van een centrale catalogus. A. Bibliografische records (bibliografisch niveau) Bibliografische records staan voor de zgn. titelbeschrijvingen (synoniemen: documentbeschrijvingen, bibliografische beschrijvingen, publicaties). Ze worden gedeeld door de participerende bibliotheken en zijn gebaseerd op gemeenschappelijke afspraken en regelgeving. Bv. de manier waarop een vierdelige publicatie wordt beschreven en het aantal bibliografische records dat hiervoor wordt gecreëerd, is voor alle partnerbibliotheken identiek. B. Items (exemplaarniveau) Items zijn gerelateerd aan de individuele uitleen- en circulatiepolitiek van de individuele bibliotheek of instelling. Die invulling kan sterk verschillen van bibliotheek tot bibliotheek. Bv. bibliotheek A is een set van 30 posters één exemplaar, in bibliotheek B zijn dat 30 exemplaren. Onderscheid fysieke en elektronische collectie - Het onderscheid tussen de fysieke en elektronische collectie (de twee segmenten van de zgn. hybride bibliotheek) is in principe arbitrair. Het wordt op termijn wellicht overbodig. Ad hoc maakt elk document dat is vastgelegd op een fysieke drager deel uit van de fysieke collectie. Bv. een boek in gedrukte vorm, een luisterboek op cd, een boek op cd-rom, microvormen. - Voor de fysieke collectie zijn de tellingen in Alma gebaseerd op het niveau van de deelbibliotheken (Libraries), voor de elektronische collectie op het niveau van de instelling (Institutes). Documenttypes - Zowel voor de fysieke als voor de elektronische collectie worden verschillende documenttypes onderscheiden. Het begrip documenttype staat de facto los van de specifieke informatiedrager. De indeling naar documenttype is gebaseerd op het onderscheid in de MARC21 standaard: o niet-seriële (boek)publicaties (non serial language material) o [losbladige publicaties] (loose leaf language material)  Op dit moment NIET apart ‘opvraagbaar’ in Alma, maar vervat in het totaal van de niet-seriële publicaties. o seriële publicaties (serial language material) o statisch beeld (static image) o bewegend beeld (motion picture) o geluidsmateriaal (audio) o bladmuziek (printed music) o cartografisch materiaal (maps) o gemengde materialen en objecten (mixed materials) - De eerste drie types staan voor documenten die “tekstgebaseerd” zijn (letterlijk naar de Engelse term ‘language material’).

OK!PI-2014

26

-

De laatste zes documenttypes worden in de Okapi-vragenlijst gegroepeerd in rubriek ‘Andere fysieke documenten’.

Gestandaardiseerde aanduidingen in de records - De jaarlijkse telling is gebaseerd op gestandaardiseerde aanduidingen in de records van LIBISnet. Op basis van die aanduidingen komen de records al dan niet in aanmerking voor een specifiek publicatietype. Daarop zijn de diverse tellingen van zowel de bibliografische records als de items per sublibrary gebaseerd. Bibrecords in Alma - aantallen Specifiek zoekplatform: - voor de fysieke collectie: ‘Physical titles’ (5 vragen) - voor de elektronische collectie: ‘Electronic titles’ (4 vragen) OF ‘Electronic collection’ (1 vraag) Systeemtechnisch gebeurt de telling als volgt op niveau 1 (=niveau van de individuele bibliotheek binnen de instelling): Vragen

2.1 Aantal niet-seriële publicaties 2.11. Aantal seriële publicaties 2.16 Aantal lopende abonnementen

2.19 Aantal andere fysieke documenten

2.24 Totaal voor fysieke collectie

OK!PI-2014

Elementen bibrecords met de ‘Tag Suppressed = Yes’ moeten uit alle tellingen geweerd worden. Alma zoekplatform = Physical titles’ LDR 06 = a AND LDR 07 = m Alma zoekplatform = Physical titles’ LDR 06 = a AND LDR 07 = s Alma zoekplatform = Physical titles’ LDR 06 = a AND LDR 07 = s AND HOL adm tag 949 $$a contains Okalopabo Alma zoekplatform = Physical titles’ LDR 06 = c OR d OR e OR f OR g OR i OR j OR k OR m OR o OR p OR r OR t AND LDR 07 = m OR s De som van 2.1, 2.11 en 2.19

27

3.1 Aantal E-books

3.2 Aantal databanken 3.3 Aantal E-seriële publicaties 3.4 Aantal andere elektronische documenten

3.5 Totaal voor elektronische collectie

Alma zoekplatform = Electronic titles LDR 06 = a AND LDR 07 = m  Op basis van dit resultaat wordt een set gecreëerd die verder moet worden bewerkt (zie ‘Bibrecords in Alma – queries (sets)’ Alma zoekplatform = Electronic collection 980__ contains ‘BASSO database’ Alma zoekplatform = Electronic titles LDR 06 = a AND LDR 07 = s Alma zoekplatform = Electronic titles LDR 06 = c OR e OR j OR 653_6 $$a contains : Theses OR 653_6 $$a contains : Working papers OR 653_6 $$a contains : Component parts De som van 3.1, 3.2, 3.3, 3.4

Voor de 2014-totalen op instellingsniveau worden (voor de fysieke collectie) de aantallen bibrecords per deelbibliotheek opgeteld. De elektronische collectie wordt sowieso enkel op instellingsniveau geteld.

OK!PI-2014

28

Bibrecords in Alma – queries (sets) 2.1. Okapi – bibrecords – niet-seriële publicaties (niv. 1)

(hierin zitten de losbladigen vervat – sleutel in tag 340 $$a wordt niet geïndexeerd) 2.11. Okapi – bibrecords – seriële publicaties (niv. 1)

2.16. Okapi – bibrecords – lopende seriële publicaties (okalopabo) – (niv. 1)

(= holding admin tag 949)

OK!PI-2014

29

2.19. Okapi – bibrecords – andere fysieke documenten – totaal (niv. 1)

3.1. Okapi – bibrecords - E-books (niv. 2) Blijkt in Alma moeilijk apart in kaart te brengen. Vertrek vanuit deze set:

Vervolgens in ALMA een JOB starten (Manage Jobs / Run a Job) om de aantallen te downloaden (lukt niet via ‘Tools’ aangezien de download via die weg beperkt blijft tot maximaal 5000 records). Export electronic portfolio's (geen 'export electronic titles' beschikbaar) >> het verkregen aantal zal daardoor iets hoger liggen dan in de oorspronkelijke set.  bovenstaande set selecteren om te koppelen  output TXT, Onfile, Profile Het txt-bestand downloaden en in excel laden (geeft overzicht van alle monographs die als ‘electronic’ in het systeem vermeld staan) Duplicaten verwijderen  'publication title' aanvinken  'print_identifier' aanvinken Filter op 'Collection_name'  uitvinken van pakketten die in principe geen ebooks bevatten  geen e-theses meetellen  Proceedings als ebook tellen  Protocols en Standards NIET meerekenen

OK!PI-2014

30

3.2. Okapi – bibrecords - databanken (niv. 2)

(= local field 980) 3.3. Okapi – bibrecords - e-seriële publicaties (niv. 2)

3.4. Okapi – bibrecords - andere elektronische documenten (niv. 2)

OK!PI-2014

31

ITEMS in Alma - aantallen Specifiek zoekplatform: - voor de fysieke collectie: Physical items (4 vragen) - voor de elektronische collectie: (niet van toepassing) Vragen

2.3 Totaal aantal items voor niet-seriële publicaties 2.13. Totaal aantal items voor seriële publicaties

2.21 Totaal aantal items voor andere fysieke documenten

2.26 Totaal voor fysieke collectie

Elementen BIB and HOL records met de ‘Tag Suppressed = Yes’ moeten uit alle tellingen geweerd worden. Alma zoekplatform = Physical items’ LDR 06 = a AND LDR 07 = m AND Item material type = (Copy OR Issue OR Bound Issue) Alma zoekplatform = Physical items’ LDR 06 = a AND LDR 07 = s AND Item material type = (Copy OR Issue OR Bound Issue) Alma zoekplatform = Physical items’ LDR 06 = c OR d OR e OR f OR g OR i OR j OR k OR m OR o OR p OR r OR t AND LDR 07 = m OR s AND Item material type = (Copy OR Issue OR Bound Issue) De som van 2.3, 2.13, 2.21

Voor de 2014-totalen op instellingsniveau worden (voor de fysieke collectie) de aantallen items per deelbibliotheek opgeteld.

OK!PI-2014

32

ITEMS in Alma – queries (sets) 2.3. Okapi – items – niet-seriële publicaties – totaal

2.13. Okapi – items – seriële publicaties – totaal

OK!PI-2014

33

2.21. Okapi – items – andere fysieke documenten – totaal

OK!PI-2014

34

DOMEIN 2. COLLECTIE Subdomein FYSIEKE COLLECTIE De fysieke collectie bevat de documenten die op een fysieke drager (papier, diskette, cd-rom, microvormen) zijn vastgelegd. De focus ligt bij de fysieke collectie op het documenttype. We onderscheiden er drie : niet-seriële publicaties, seriële publicaties en andere fysieke documenten. Gestandaardiseerde aanduidingen voor de fysieke collectie (zie overzicht supra) Vragen gekoppeld aan indicatoren Vragen 2.1: aantal niet-seriële publicaties – bibrecords 2.11: aantal seriële publicaties – bibrecords 2.1: aantal niet-seriële publicaties - bibrecords 2.11: aantal seriële publicaties - bibrecords

Indicatoren C1: niet-seriële publicaties (bibrecords) per capita C2: seriële publicaties (bibrecords) per capita C5: % aangroei niet-seriële publicaties C6: % aangroei seriële publicaties

Opmerking: Enkel de cijfers op bibrecordniveau (2.1, 2.11 en 2.16) leveren betrouwbare data voor het berekenen van de input-indicatoren van de fysieke collectie. A. (2.1 & 2.3)

Aantal niet-seriële publicaties (bibrecords-items)

OK!PI-webapplicatie -Bibliotheekniveau – Zelf in te vullen -Instellingsniveau – Zelf te sommeren en in te vullen Definitie: Monografieën en beperkt meerdelige werken die een inhoudelijk afgeronde informatie-eenheid vormen. In essentie gaat het om tekst/taalmateriaal, al dan niet gecombineerd met afbeeldingen. Maken hier voor de telling geen deel van uit: analytische bibliografische beschrijvingen binnen één fysieke publicatie (artikels, hoofdstukken, andere onderdeelbeschrijvingen en afzonderlijke beschrijvingen van tijdschriftnummers (issues). De documenten kunnen op diverse fysieke dragers zijn vastgelegd: papier, microvorm, diskette, cd-rom. Bijkomende informatie: - ISO 5127 hanteert de term monografie ook als overkoepelende term voor zowel eendelige als beperkt meerdelige documenten. Bibliografisch valt één nietseriële publicatie samen met één titelbeschrijving. - Bij monografieën en reeksen wordt er steeds uitgegaan van de individuele delen.

OK!PI-2014

35

B. (2.6-2.10)

Aantal losbladige publicaties (bibrecords-items)

Op dit moment niet apart ‘opvraagbaar’, maar vervat in het totaal van de niet-seriële publicaties. C. (2.11 & 2.13)

Aantal seriële publicaties (bibrecords-items)

OK!PI-webapplicatie -Bibliotheekniveau – Zelf in te vullen -Instellingsniveau – Zelf te sommeren en in te vullen Definitie:

Publicaties die verschijnen in opeenvolgende afleveringen, en waarvan het bij de uitgave opzet de bedoeling is dat ze blijven verschijnen in opeenvolgende afleveringen. De periodiciteit van verschijnen is al dan niet regelmatig. Bibliografisch valt de titel van één seriële publicatie in de regel samen met één titelbeschrijving. Het totale aantal omvat zowel de lopende als de afgesloten seriële publicaties. Maken hier voor de telling geen deel van uit: afzonderlijke beschrijvingen van tijdschriftnummers (issues), aanvullingen bij losbladige publicaties(zie hoger).

2.16

Aantal lopende abonnementen (bibrecords)


lopende seriële publicatie waarvan het bezit niet is afgesloten. Als uitgangspunt geldt qua documenttype dus dezelfde definitie als voor seriële publicaties (zie hoger).

De telling gebeurt op basis van de aanduiding ‘OKALOPABO’ in subveld a van tag 949 van het holdings record (HOL 949 $$a). Wanneer HOL 949 $$a Okalopabo toevoegen? De aanduiding ‘Okalopabo’ wordt niet aangebracht bij losbladige publicaties en individuele afleveringen van jaarboeken, jaarverslagen en dergelijke meer. De aanduiding wordt aangebracht per lopend abonnement, in de desbetreffende holding. Opgelet: het aantal lopende titels wordt geteld; d.w.z: als aan een bibliografische beschrijving (publicatieniveau) meerdere holdings hangen, waarvan er minstens één de Okalopabo-tag’ heeft, dan is deze titel lopend. Wanneer HOL 949 $$a Okalopabo verwijderen? De aanduiding moet manueel verwijderd worden als een abonnement wordt stopgezet. Ze mag pas verwijderd worden na het effectief aflopen van dat abonnement. M.a.w.: als een abonnement loopt tot 31/12/… en daarna stopgezet wordt, of vervangen door een E-only-abonnement, dan mag de tag pas ten vroegste dag na het aflopen van het abonnement verwijderd worden.

OK!PI-2014

36

D. (2.19 & 2.21)

Aantal andere fysieke documenten (bibrecords-items)


Alle documenttypes die buiten de gehanteerde scopes van nietseriële, losbladige of seriële publicatie vallen. Op basis van de hoger onderscheiden documenttypes gaat het om: A. Beeldmateriaal (statisch) Tweedimensionale, op zich staande documenten met afbeeldingen, al dan niet projecteerbaar en vastgelegd op een analoge fysieke drager (bv.: posters, affiches, foto’s, prenten, transparanten, dia’s). B. Beeldmateriaal (bewegend) Filmisch(e) beeld(en), vastgelegd op een analoge of digitale fysieke drager (bv. film, video, dvd) C. Audio Muzikale of niet-muzikale geluidsopnamen die zijn vastgelegd op een analoge of digitale fysieke drager (bv.: vinyl, audiocassette, audio-cd) D. Bladmuziek Handgeschreven of gedrukte partituren die zijn vastgelegd op een analoge of digitale fysieke drager (bv.: papier, microvorm, cd-rom) E. Cartografisch materiaal Kaarten als op zich staande documenten, vastgelegd op een analoge of digitale fysieke drager (bv.: papier, microvorm, cd-rom) F. Gemengde materialen en objecten Driedimensionale voorwerpen die een materiële, samenhangende informatie-eenheid vormen (bv. kits, spellen, multimediapakketten)

(2.24 & 2.26) TOTAAL FYSIEKE COLLECTIE (bibrecords-items) OK!PI-webapplicatie -Bibliotheekniveau – Zelf in te vullen -Instellingsniveau – Zelf te sommeren en in te vullen Definitie:

OK!PI-2014

De aantallen uit de deelcollecties opgeteld per gemeten niveau (bibliografische records & items)

37

2.29

Niet-ingevoerde items (raming) GEEN INDICATOR


Schatting van documenten behorend tot de collectie, maar nog niet ingevoerd in LIBISnet (Alma):

Bijkomende informatie: Hier kan het aantal items geraamd worden die nog niet zijn ingevoerd in LIBISnet (Alma):  documenten die wel al (ooit) zijn ontsloten via steekkaarten  documenten die wel al beschreven zijn in “eigen databases” (bv. Access), al dan niet toegankelijk voor de (lokale) gebruiker  documenten die op generlei wijze zijn ontsloten, maar waarvan het wel de bedoeling is dat ze later worden ingevoerd in LIBISnet (Alma).

2.99

Opmerkingen


OK!PI-2014

38

DOMEIN 2. COLLECTIE Subdomein ELEKTRONISCHE COLLECTIE De E-collectie bevat de documenten die in een online omgeving worden aangeboden. De focus ligt net als bij de fysieke collectie op het documenttype. We onderscheiden er vier: E-books, databanken (en websites), E-seriële publicaties, en andere elektronische documenten. OPGELET: alle documenten uit de fysieke collectie waarvan door de instelling een digitale versie of “kopie” is gemaakt en beschikbaar wordt gesteld, behoren in principe NIET tot de elektronische collectie. Gedigitaliseerde documenten (vb: boeken, prenten, eindwerken, stageverslagen, …) die niet meer in fysieke vorm aanwezig zijn kunnen wel tot de elektronische collectie gerekend worden. Op die manier worden “dubbele” tellingen maximaal vermeden. Gestandaardiseerde aanduidingen voor de elektronische collectie (zie overzicht supra) Vragen gekoppeld aan indicatoren Vragen

Indicatoren

3.1: aantal E-books – bibrecords 3.3: aantal E-seriële publicaties – bibrecords

C3: E-books (bibrecords) per capita C4: E-seriële publicaties (bibrecords) per capita

3.1

Aantal E-books – bibrecords


Een E-book is een inhoudelijk afgeronde, digitale informatie-eenheid, vaak analoog aan een gedrukt boek. Het kan naast doorzoekbare tekst ook aanvullende afbeeldingen, audio- en videobestanden bevatten. Consultatie is mogelijk met behulp van een off-line E-book reader of online via een webbrowser. Een aantal E-books is gratis toegankelijk en onbeperkt raadpleegbaar (publiek domein of open access), een ander deel wordt door commerciële uitgevers aangeboden (hetzij in eigen beheer, hetzij via aggregators) en is onderworpen aan DRM (Digital Rights Management: beperkingen qua simultaan gebruik, duur van beschikbaarheid, toegelaten hoeveelheid content die gekopieerd of afgedrukt kan worden, ...). Er bestaan tal van prijs- en businessmodellen voor de acquisitie van commerciële E-books: aanschaf per titel of in pakketten (inhoudelijk/per uitgever); via abonnement, licentie of eenmalige aankoop; met of zonder 'platform fee'; ...

Opmerking:

Tel hier de online versies van de Van Dale woordenboeken. De andere versies (boek / cd-rom) behoren tot de fysieke collectie. Worden NIET meegeteld: Theses, Working papers en Component parts

OK!PI-2014

39

3.2

Aantal databanken – bibrecords


Als databank wordt in aanmerking genomen een online aangeboden verzameling/collectie gegevens (feitelijke, bibliografische) of teksten, die doorzoekbaar zijn op een gemeenschappelijk raadpleegplatform met software voor het opzoeken en verwerken van de data. De aangeboden informatie kan zowel statisch als dynamisch (updates, migraties, ..) van aard zijn. Binnen LIBISnet hanteren we in Alma een objectieve sleutel om de databanken te onderscheiden (tag 980 $$a BASSO database). Dit impliceert ook dat we op die manier een strikt onderscheid maken met websites (die op die manier niet meer in de telling worden meegenomen)

Voorbeeld:

Hein Online Legal Classics; Elsevier Science Direct; GoPress

Bijkomende informatie: - worden NIET meegeteld: boektitels in een online database (zoals Early English Books Online – tel enkel de databank, niet de afzonderlijke titels). In dit specifieke voorbeeld gaat het bovendien om ‘component parts’ die worden geteld in 3.4). 3.3

Aantal E-seriële publicaties – bibrecords


OK!PI-2014

Onder E-seriële publicaties (E-serials) wordt verstaan: het aantal elektronische tijdschriften, kranten en magazines waartoe de bibliotheek toegang biedt (unieke titels). Indien tijdschriften onderdeel vormen van een pakket, telt u de afzonderlijke titels die het pakket bevat. Indien u via verschillende leveranciers een licentie heeft op eenzelfde Etijdschrift, dient dubbeltelling te worden vermeden.

40

3.4

Aantal andere elektronische documenten – bibrecords GEEN INDICATOR


Het betreft het aantal online en/of in digitale vorm aangeboden documenttypes die niet onder 3.1, 3.2 of 3.3 vallen. De documenten kunnen ‘van origine online zijn’ of dit geworden zijn op basis van digitalisering (van bv. papieren dragers). Hiertoe kunnen behoren:

A. Beeldmateriaal (statisch) Online aangeboden tweedimensionale, op zich staande documenten met afbeeldingen (bv.: gedigitaliseerde posters, affiches, foto’s, prenten, transparanten, dia’s, …) B. Beeldmateriaal (bewegend) Online aangeboden filmisch(e) beeld(en). C. Audio Online aangeboden muzikale of niet-muzikale geluidsopnamen. D. Bladmuziek Online aangeboden partituren. E. Cartografisch materiaal Online aangeboden kaarten als op zich staande documenten. 3.5

TOTAAL ELEKTRONISCHE COLLECTIE - bibrecords


3.99

De aantallen uit 3.1, 3.2, 3.3 en 3.4 opgeteld per gemeten niveau (bibliografische records)

Opmerkingen


OK!PI-2014

41

DOMEIN 3. DIENSTVERLENING en GEBRUIK Subdomein OPENINGSTIJDEN Openingstijden van bibliotheekdiensten die niet voor het publiek toegankelijk zijn, worden NIET mee in rekening gebracht. Vragen gekoppeld aan indicatoren Vragen

Indicatoren

4.4: openingsuren per week met personeelsomkadering

D1: openingsuren per week met personeelsomkadering per VTE bibliotheekpersoneel

4.1

Openingsuren per week

OK!PI-webapplicatie – Bibliotheekniveau - Standaardantwoord mogelijk (zie ook handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 7) OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Automatische sommatie Standaardantwoord mogelijk (zie ook Handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 3) Definitie:

Het aantal regelmatige openingsuren per week in de bibliotheek van een normale standaardweek.

Bijkomende informatie: Gebruik voor het bepalen van de openingsuren het gemiddelde van 2 standaard lesweken - met name de 3de lesweek in maart en de 3de lesweek in november. Indien deze in blok- of vakantieperiodes zouden vallen, neemt u de eerstvolgende volledige lesweek. De definitie geldt ongeacht het aantal ruimtes of personeel. M.b.t. de aanwezigheid van personeel werd vraag 4.4 aan de vragenlijst toegevoegd. Wanneer die bibliotheek departementen zou hebben met andere openingstijden, wordt de langste openingstijd genomen. Wanneer de openingstijden in de loop van het jaar veranderen, worden de openingsuren genomen op het eind van het jaar. Op instellingsniveau: de som van de openingsuren per standaardweek van alle lokale bibliotheken samen.

OK!PI-2014

42

4.2

Openingsdagen per week


Het aantal regelmatige openingsdagen van de bibliotheek in een normale standaardweek. Onder openingsdag wordt een dag verstaan waarop de normale dienstverlening wordt aangeboden (NIET Infodag e.d.).

Bijkomende informatie: Gebruik voor het bepalen van de openingsdagen 2 standaard lesweken - met name de 3de lesweek in maart en de 3de lesweek in november. Indien deze in blok- of vakantieperiodes zouden vallen, neemt u de eerstvolgende volledige lesweek. Wanneer die bibliotheek departementen zou hebben met andere openingsdagen, wordt het hoogste aantal genomen. Op instellingsniveau: de som van de openingsdagen per standaardweek van alle lokale bibliotheken samen.

4.3

Openingsdagen per jaar

OK!PI-webapplicatie – Bibliotheekniveau - Standaardantwoord mogelijk (zie ook handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 7) OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Automatische sommatie (zie ook Handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 3) Definitie:

Het aantal regelmatige openingsdagen van de bibliotheek tijdens het referentiejaar. Onder openingsdag wordt een dag waarop de normale dienstverlening wordt aangeboden (NIET infodag e.d.) verstaan.

Bijkomende informatie: Gebruik voor het bepalen van de openingsdagen per jaar eventueel het cijfer uit 4.2 en vermenigvuldig dit met het aantal weken dat uw bibliotheek/bibliotheekdienst effectief geopend is. Op instellingsniveau: de som van het aantal openingsdagen van dit referentiejaar van alle lokale bibliotheken samen.

OK!PI-2014

43

4.4

Openingsuren per week met personeelsomkadering


Het aantal openingsuren per week in een normale standaardweek waarin personeelsomkadering is voorzien.

Bijkomende informatie: - Jobstudenten/Werkstudenten worden ook bij de personeelsomkadering gerekend.

4.99

Opmerkingen


OK!PI-2014

44

DOMEIN 3. DIENSTVERLENING en GEBRUIK Subdomein IBL Vragen gekoppeld aan indicatoren Vragen

Indicatoren geen

5.1

IBL – binnenkomende vragen

OK!PI-webapplicatie – Bibliotheekniveau – Zelf in te vullen OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Automatische sommatie (zie ook Handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 3) Definitie:

Het aantal tijdens het refertejaar formeel geplaatste gevalideerde aanvragen (lending) voor boeken en artikelen door andere bibliotheken of eindgebruikers van andere bibliotheken - ingediend bij uw bibliotheek.

Bijkomende informatie: Aangezien deze aanvragen niet in de lending-module van Aleph/Alma geregistreerd kunnen worden, worden onder 'formeel geplaatst' alle gevalideerde aanvragen gerekend via mail, Impala, catalogi of IFLA-form. Het betreft IBL in de strikte zin van het woord (‘tussen bibliotheken’). Alle andere documentleverantie (zoals magazijnaanvragen, maar ook aanvragen van zgn. externe klanten) wordt NIET meegeteld. Zogenaamde 'interne IBL' (tussen bibliotheken van dezelfde instelling) wordt meegeteld.

5.2

IBL – binnenkomende vragen voldaan


Het aantal formeel geplaatste inkomende aanvragen die voldaan werden. Voldaan betekent dat het gevraagde ter beschikking is gesteld aan de aanvrager.

Bijkomende informatie: Items geleverd via fax of als elektronisch document worden meegeteld.

OK!PI-2014

45

5.3

IBL - uitgaande vragen


Het aantal tijdens het refertejaar in de IBL-module formeel geplaatste uitgaande aanvragen (borrowing) voor boeken en artikelen ingediend door uw bibliotheek bij andere bibliotheken ten behoeve van de eindgebruiker.

Bijkomende informatie: Onder 'formeel geplaatst' wordt verstaan: via Impala, via de catalogus, via mailaanvragen door eindgebruikers gericht aan de IBL-centrale/dienst, ... Het IBL-dossier vormt hier het criterium. Gelieve daarom per IBL-dossier telkens meerdere mogelijke leveranciers op te geven i.p.v. slechts 1 mogelijke leverancier per aanvraag. Dit laatste zou het aantal uitgaande vragen immers artificieel doen stijgen en geeft een te vertekend beeld van het werkelijk aantal IBL-aanvragen. Zogenaamde 'interne IBL' (tussen bibliotheken van dezelfde instelling) wordt meegeteld.

5.3.1 IBL - waarvan uitgaande vragen voor AO Bijkomende vraag sinds de bevraging van 2014, uitsluitend voor gemengde campussen. Niet gemengde campussen vinken ‘antwoord onbekend’ aan. OK!PI-webapplicatie – Bibliotheekniveau – Zelf in te vullen OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Automatische sommatie (zie ook Handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 3) Definitie:

Het aantal tijdens het refertejaar in de IBL-module formeel geplaatste uitgaande aanvragen (borrowing) voor boeken en artikelen ingediend door uw bibliotheek bij andere bibliotheken ten behoeve van de eindgebruiker van academisch niveau, zowel studenten als personeelsleden.

Bijkomende informatie: IBL-aanvragen die niet aan academische eindgebruikers kunnen toegewezen, worden niet meegeteld. IBL-aanvragen voor de aanvulling van de bibliotheekcollectie, ook al is die academisch, worden niet meegeteld.

OK!PI-2014

46

5.4

IBL - uitgaande vragen voldaan


Het aantal formeel geplaatste uitgaande aanvragen die voldaan werden. Voldaan betekent dat het gevraagde ter beschikking is gesteld aan de aanvrager.

Bijkomende informatie: Items geleverd via fax of als elektronisch document worden meegeteld.

5.4.1 IBL - waarvan uitgaande vragen voldaan voor AO OK!PI-webapplicatie – Bibliotheekniveau – Zelf in te vullen OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Automatische sommatie (zie ook Handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 3) Definitie:

5.99

Het aantal formeel geplaatste uitgaande aanvragen die voldaan werden. Voldaan betekent dat het gevraagde ter beschikking is gesteld aan de aanvrager, die van academisch niveau is.

Opmerkingen


OK!PI-2014

47

DOMEIN 3. DIENSTVERLENING en GEBRUIK Subdomein LEENGEGEVENS Vragen gekoppeld aan indicatoren Vragen

Indicatoren

6.2: aantal uitleningen

D4: uitleen per capita

Voorafgaande opmerking: De antwoorden op vragen 6.1, 6.2 en 6.4 kunnen geheel of gedeeltelijk opgehaald worden in Alma Analytics - okapi, zie afbeelding hieronder.

6.1

Uitleenbare exemplaren in de fysieke collectie

OK!PI-webapplicatie - Zelf in te vullen (zie ook Handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 1) Bron: Alma-Analytics - okapi - okapi_6_1 OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Automatische sommatie (zie ook Handleiding Webapplicatie 3.1, p. 3) Definitie:

Aantal items uit de fysieke collectie (zie Domein 2.) die uitleenbaar zijn.

Bijkomende informatie: - totaal samen te stellen op basis van gegevens in Alma Analytics -> okapi -> tabblad okapi_6_1, op basis van uitleenstatussen/item policy.

OK!PI-2014

48

6.2

Aantal uitleningen

OK!PI-webapplicatie – Bibliotheekniveau – Zelf in te vullen Bron: Aleph-CIRC-stats, jaarlijks aangeleverd door LIBIS Alma-Analytics - okapi - okapi_6_2 OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Automatische sommatie (zie ook Handleiding Webapplicatie 3.1, p. 3) Definitie: Aantal werken uit de fysieke collectie die uitgeleend werden. Bijkomende informatie: - Alle materialen (boeken, tijdschriften, manuscripten, audio-visueel materiaal…) worden meegeteld. - Worden NIET meegeteld: zogenaamde ‘bibliotheekmaterialen’ zoals sleutels van lockerkastjes, laptops, headsets, … - Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen uitleningen en verlengingen, beide worden meegeteld. - Reservaties en inname worden NIET meegeteld - De uitleenregistratie gebeurt op niveau ‘item’: een boek in 5 delen dat uitgeleend wordt geldt voor 5 uitleningen; een volume ingebonden tijdschriften geldt voor 1 uitlening. - Opgelet: voor 2014 moeten de leencijfers voor de eerste jaarhelft (januarijuni) uit Aleph opgeteld worden bij de leencijfers voor de tweede jaarhelft (julidecember) uit Alma.

6.2.1 Aantal hernieuwingen OK!PI-webapplicatie – Bibliotheekniveau – Zelf in te vullen Bron: Aleph-CIRC-stats, jaarlijks aangeleverd door LIBIS Alma-Analytics - okapi - okapi_6_2 OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Automatische sommatie (zie ook Handleiding Webapplicatie 3.1, p. 3) Definitie:

Aantal verlengingen (Aleph renewals en Alma renewals+auto renewals - voor wie deze optie gebruikt)

Bijkomende informatie: - Opgelet: voor 2014 moeten de leencijfers voor de eerste jaarhelft (januarijuni) uit Aleph opgeteld worden bij de leencijfers voor de tweede jaarhelft (julidecember) uit Alma.

OK!PI-2014

49

6.3

Aantal items in open rek

OK!PI-webapplicatie – Bibliotheekniveau – Zelf in te vullen OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Automatische sommatie (zie ook Handleiding Webapplicatie 3.1, p. 3) Definitie:

Een volume is een gedrukt document (één fysieke eenheid) dat bestaat uit een zeker aantal bladen onder één cover die samen een geheel of een onderdeel van een set vormen (ISO 2789). Met open rek wordt bedoeld dat de gebruiker vrije toegang heeft tot de bibliotheekmaterialen zonder beroep te moeten doen op bibliotheekpersoneel.

Bijkomende informatie: - Telling via raming: per meter schapruimte worden 50 boeken of 35 jaargangen tijdschriften verrekend (aantal legplanken x 50 (voor boeken) / aantal legplanken x 35 (voor tijdschriften).

6.4

Aantal reservaties

OK!PI-webapplicatie – Bibliotheekniveau – Zelf in te vullen Bron: Aleph-CIRC-stats, jaarlijks aangeleverd door LIBIS Alma - hold requests in mailbox mogelijks later via Alma Analytics - okapi - okapi_6_4 OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Automatische sommatie (zie ook Handleiding Webapplicatie 3.1, p. 3) Definitie:

Aantal reservaties die via het systeem geregistreerd staan, inclusief magazijnaanvragen van niet-uitgeleende werken.

Bijkomende informatie: - Opgelet: voor 2014 moeten de leencijfers voor de eerste jaarhelft (januarijuni) uit Aleph opgeteld worden bij de leencijfers voor de tweede jaarhelft (julidecember) uit Alma. - Maar: de aanvragen (‘requests’) worden momenteel niet correct geteld door Alma Analytics. Gelieve de in Alma Analytics - okapi - okapi_6_4 getoonde aantallen daarom NIET te gebruiken. Een oplossing wordt door Ex Libris in een van de volgende releases in vooruitzicht gesteld. - In afwachting van een oplossing door Ex Libris kunnen bibliotheken het aantal werkelijke requests tellen via de mailbox die gebruikt wordt om ‘request slips’ te printen.

6.99

Opmerkingen

OK!PI-webapplicatie - Bibliotheek- en instellingsniveau – Zelf in te vullen Opmerkingsveld waarin u de gegevens uit dit subdomein eventueel kan toelichten Indien u geen opmerkingen opneemt, vink dan ‘antwoord onbekend’ aan.

OK!PI-2014

50

DOMEIN 3. DIENSTVERLENING en GEBRUIK Subdomein BEZOEKERS Vragen gekoppeld aan indicatoren Vragen

Indicatoren

7.1: aantal geregistreerde fysieke bezoeken 7.3: aantal virtuele bezoeken

D2: fysiek bibliotheekbezoek per capita D3: virtueel bibliotheekbezoek per capita

7.1

Aantal geregistreerde fysieke bezoeken


Tel het aantal bezoeken per jaar aan de bibliotheek(-faciliteiten) gemaakt door personen. Bezoeken door externe gebruikers worden meegerekend.

Bijkomende informatie: - Er zijn 3 antwoordmogelijkheden voorzien: ● via numerieke telmethode (elke toegang wordt geteld) ● via toegangscontrole ● via raming: via manuele telling tijdens 2 standaard lesweken - met name de 3de lesweek in maart en de 3de lesweek in november – kan een gemiddeld aantal bezoekers per dag worden bekomen. Indien er in die weken blok- of vakantieperiodes zouden vallen, neemt u de eerstvolgende volledige lesweek. Vermenigvuldig dat gemiddelde met het totaal aantal openingsdagen per jaar (zie 4.3) - Per bibliotheek/bibliotheekdienst kan in principe maar 1 telmethode voor het gehele jaar in rekening worden genomen. - Voor de berekening van het instellingstotaal dient desnoods een geraamd totaal van de verschillend gebruikte telmethodes te worden opgegeven

OK!PI-2014

51

7.2

Aantal geregistreerde unieke bezoekers


Tel – indien mogelijk - het aantal unieke bezoekers per jaar aan de bibliotheek(-faciliteiten) gemaakt door personen. Bezoeken door externe gebruikers worden meegerekend.

Bijkomende informatie: - Er zijn 3 antwoordmogelijkheden voorzien: ● via numerieke telmethode (elke toegang wordt geteld) ● via toegangscontrole (unieke bezoeken kunnen zo worden geteld) ● via raming: via manuele telling tijdens 2 standaard lesweken - met name de 3de lesweek in maart en de 3de lesweek in november – kan een gemiddeld aantal bezoekers per dag worden bekomen. Indien er in die weken blok- of vakantieperiodes zouden vallen, neemt u de eerstvolgende volledige lesweek. Vermenigvuldig dat gemiddelde met het totaal aantal openingsdagen per jaar (zie 4.3) - Per bibliotheek/bibliotheekdienst kan in principe maar 1 telmethode voor het gehele jaar in rekening worden genomen. - Voor de berekening van het instellingstotaal dient desnoods een geraamd totaal van de verschillend gebruikte telmethodes te worden opgegeven.

7.3

Aantal virtuele bezoeken

OK!PI-webapplicatie – Bibliotheekniveau – Zelf in te vullen (Indien alleen op instellingsniveau gekend: vink ‘antwoord onbekend’ aan) (Indien bibwebsite enkel op instellingsniveau: antwoord = 0) OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Zelf in te vullen of Automatische sommatie indien ingevuld op bibliotheekniveau (zie ook Handleiding Webapplicatie 3.1, p. 3) Definitie:

Tel het aantal virtuele bezoeken per jaar aan de Nederlandstalige website van de bibliotheek of bibliotheekdienst (niet enkel de openingspagina). Wordt dus NIET gevraagd: het aantal hits of het aantal paginaweergaves. Wordt NIET meegeteld: de intranetversie van de website, enkel toegankelijk voor de eigen personeelsleden.

Bijkomende informatie: - Voor het meten van het aantal bezoeken kan men o.a. gebruik maken van gratis software zoals Google Analytics (is een mogelijkheid, geen verplichting). Voor een algemeen overzicht:

OK!PI-2014

52

zie http://www.google.com/analytics/nl-NL/features.html Sla de code op in een txt.-bestandje en plak ze in de broncode van alle pagina’s van uw website die gemeten moeten worden.

OK!PI-2014

53

7.4

Aantal unieke virtuele bezoekers

OK!PI-webapplicatie – Bibliotheekniveau – Zelf in te vullen (Indien alleen op instellingsniveau gekend: vink ‘antwoord onbekend’ aan) (Indien bib-website enkel op instellingsniveau: antwoord = 0) OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Zelf in te vullen of Automatische sommatie indien ingevuld op bibliotheekniveau (zie ook handleiding Webapplicatie 3.1, p. 3) Definitie:

Tel het aantal unieke virtuele bezoekers per jaar aan de Nederlandstalige website van de bibliotheek of bibliotheekdienst (niet enkel de openingspagina). D.w.z. ‘X aantal mensen hebben deze website bezocht’) Wordt dus NIET gevraagd: het aantal hits, het aantal paginaweergaves of het aantal bezoeken. Wordt NIET meegeteld: de intranetversie van de website, enkel toegankelijk voor de eigen personeelsleden.

Bijkomende informatie: - Voor het meten van het aantal unieke bezoekers kan men o.a. gebruik maken van gratis software zoals Google Analytics (is een mogelijkheid, geen verplichting). Voor een algemeen overzicht: zie http://www.google.com/analytics/nl-NL/features.html ●

OK!PI-2014

Sla de code op in een txt.-bestandje en plak ze in de broncode van alle pagina’s van uw website die gemeten moeten worden.

54

7.99

Opmerkingen


OK!PI-2014

55

DOMEIN 3. DIENSTVERLENING en GEBRUIK Subdomein RAADPLEGING E-COLLECTIE Vragen gekoppeld aan indicatoren Vragen

Indicatoren

8.1.1.2 t/m 3: Springer – aantal section requests 8.1.2.2 t/m 3: BSL – aantal section requests 8.2.1.2 t/m 5: Web of Knowledge (WoK) – queries 8.2.2.1 t/m 4: EBSCO – total searches run 8.2.3.1 t/m 2: Elsevier – total searches run 8.3.1.1 t/m 4: EBSCO – FT article requests 8.3.2.1: Elsevier – FT Article requests

D5: % verhouding section requests (E-books) TOP 10 meest geraadpleegde E-Books / section requests TOTAAL

8.2.1.6: kostprijs Web of Knowledge (WoK) 8.2.2.5: kostprijs EBSCO 8.2.3.3: kostprijs Elsevier

OK!PI-2014

D6: zoekacties (databanken) per capita M5: kost per zoekactie (databanken)

D7: FT-downloads (E-seriële publicaties) per capita M6: kost per FT-download (E-seriële publicaties) M5: kost per zoekactie (databanken) M6: kost per FT-download (E-seriële publicaties)

56

8.1

Section requests (E-books)

OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau Dit cijfer wordt later aan de webapplicatie toegevoegd. Bron: Springer Definitie:

Sections zijn de verschillende onderdelen van het boek of het referentiewerk.

Bijkomende informatie: - De belangrijkste E-books leveranciers zijn compliant met release 1 (maart 2006) van de Counter Code of Practice for Books and Reference Works. Gebruik het Book Report 2: ‘Number of Successful Section Requests by Month and Title’, ook voor de berekening van top-10 raadplegingen per pakket. - Volgende pakketten worden in deze bevraging weerhouden: o SpringerLink E-book collection Engelstalig (vanaf 2005) o BSL (BohnStafleuVanLoghum) Nederlandstalige E-books Medische collectie via SpringerLink (vanaf 2008) 8.1.1.1

SpringerLink E-book collection (alle collecties) - aantal titels in pakket

8.1.1.2

SpringerLink E-book collection (alle collecties) - aantal section requests TOTAAL

8.1.1.3

SpringerLink E-book collection (alle collecties) - aantal section requests TOP 10

8.1.2.1

BSL (via SpringerLink) - aantal titels in pakket

8.1.2.2

BSL (via SpringerLink) - aantal section requests TOTAAL

8.1.2.3

BSL (via SpringerLink) - aantal section requests TOP 10

8.1.99

Opmerkingen

OK!PI-webapplicatie - Bibliotheek- en instellingsniveau – Zelf in te vullen Opmerkingsveld waarin u de gegevens uit dit subdomein eventueel kan toelichten. Indien u geen opmerkingen opneemt, vink dat ‘antwoord onbekend’ aan.

OK!PI-2014

57

8.2

Aantal zoekacties (databanken)

OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau Dit cijfer wordt later aan de webapplicatie toegevoegd. Bron: Elektron Definitie:

Zoekopdrachten ingegeven in een online zoekformulier of door het aanklikken van een hyperlink waardoor een zoekactie start. Het aantal zoekacties wordt gevormd door het aantal keren dat een gebruiker in abstracts en fulltext bestanden zoekt.

Bijkomende informatie: Associatie KU Leuven: in oktober 2012 namen ook de hogescholen uit deze associatie de search & discovery tool Limo in gebruik in opvolging van LibriSoucePlus. Via Limo kunnen diverse types bronnen gelijktijdig doorzocht worden, waaronder records uit PrimoCentral. Dit is een centrale metadata index van publicaties uit een groot aantal wetenschappelijke databanken en Etijdschriftencollecties. Om het correct aantal zoekacties in de geselecteerde databanken te bepalen dienen de zoekacties op de native interface van de bron (Counter-gegevens) bij de zoekacties binnen PrimoCentral te worden geteld. Die laatste kunnen momenteel (nog) niet in kaart worden gebracht waardoor het aantal weergegeven zoekacties noodgedwongen beperkt blijft tot de Elektrongebruiksgegevens (Counter). Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen on- en off-campus zoekacties. Bijna alle gevraagde gebruikscijfers kunnen door Elektron geleverd worden op basis van COUNTER-rapporten uit de statistiekenmodule van het Elektron consortium. Kostprijsberekening: inclusief BTW / er dient geen rekening te worden gehouden met eventuele refunds e.d. aangezien dit meestal om verwaarloosbare aantallen gaat in vergelijking met de betaalde factuur. Voor de hogescholen wordt een theoretisch aandeel in het Elektronbedrag berekend op basis van de procentuele verdeelsleutel die in het refertejaar gehanteerd werd binnen VLHORA. Het betreft volgende selectie aan databanken die via consortium worden aangeschaft. o Academic Search Elite (EBSCO) o Academic Search Premier (EBSCO) o Business Source Elite (EBSCO) o Business Source Premier (EBSCO) o Inspec (THOMSON REUTERS) o Web of Science (THOMSON REUTERS) o ScienceDirect (ELSEVIER)

OK!PI-2014

58

Thomson Reuters: Voor het correct bepalen van het aantal queries in WoK en voor het berekenen van de indicatoren D6 & M5 dienen volgende gegevens te worden samengeteld: o 8.2.1.1: WoK queries via de WoS interface o 8.2.1.2: WoK queries via webservices (LibriSource+ e.d.) > (Database 3 rapport). o 8.2.1.3: Inspec queries via Inspec interface o 8.2.1.4: Inspec queries via webservices (LibriSource+ e.d.) o 8.2.1.5: Simultaneous queries = de federatieve zoekprocedure op het WoK-platform zelf > via Database 3 rapport “all databases”. 8.2.1.1

Web of Knowledge (WoK) – queries via WoS interface

8.2.1.2

Web of Knowledge (WoK) – queries via WoS web services

8.2.1.3

Web of Knowledge (WoK) – queries via Inspec interface

8.2.1.4

Web of Knowledge (WoK) – queries via Inspec web services

8.2.1.5

Web of Knowledge (WoK) – all Databases (DR 3)

8.2.1.6

Web of Knowledge (WoK) – kostprijs

-

Enkel de kost per zoekactie voor WoK (Web of Knowledge) kan worden berekend. Er is immers geen kostprijs per product bekend (WoS en Inspec). Vermeld enkel de prijs voor WoK bepaald in de Elektronfactuur voor het refertejaar.

OK!PI-2014

59

EBSCO: Voor het correct berekenen van het aantal zoekacties volstaan de gebruiksgegevens ‘total searches run’ aangezien deze inclusief federatief zoeken zijn. -

Voor het berekenen van de indicatoren D6 & M5 dienen volgende gegevens te worden samengeteld: o 8.2.2.1: Academic Search Elite EN/OF o 8.2.2.2: Academic Search Premier met o 8.2.2.3: Business Source Elite EN/OF o 8.2.2.4: Business Source Premier

8.2.2.1

EBSCO – total searches run Academic Search Elite

8.2.2.2

EBSCO – total searches run Academic Search Premier

8.2.2.3

EBSCO – total searches run Business Source Elite

8.2.2.4

EBSCO – total searches run Business Source Premier

8.2.2.5

EBSCO – Kostprijs

-

-

Ook voor EBSCO kan enkel een kost per zoekactie worden berekend op het ‘totaalpakket’. Er is immers geen kostprijs per product gekend (ASE of ASP, BSE of BSP). Vermeld de prijs vermeld op de Elektronfactuur + eventuele bijkomende betaling (‘eigen bijdrage’)

OK!PI-2014

60

Elsevier: Voor het berekenen van het aantal zoekacties op Elsevier ScienceDirect en de indicatoren D6 & M5 volstaat het cijfer geleverd door Elektron. 8.2.3.1 8.2.3.2 -

Elsevier – total searches run via ScienceDirect interface Het totaal aantal zoekacties is inclusief 'federated and automated searches'. EBSCO – total searches run federated searches Het betreft een deelcijfer dat kan worden gehaald uit het Counter Database Report 3. Dit wordt niet geleverd door Elektron (zelf op te vragen via Elsevier Admin).

8.2.3.3

Elsevier – Kostprijs -

Het bedrag vermeld op de Elektronfactuur betreft enkel het E-gedeelte. Vermeld daarom de Elektronprijs voor uw instelling + het bedrag dat door uw instelling aan print-abonnementen bij Elsevier werd besteed !!

OK!PI-2014

61

8.3

Aantal FT-downloads (E-seriële publicaties)

OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau Dit cijfer wordt later aan de webapplicatie toegevoegd. Bron: Elektron Definitie:

Elke fulltext van een digitaal document of elektronische bron dat geüploaded werd, of elk catalogus record of database entry die volledig getoond wordt tijdens een online zoekactie.

Bijkomende informatie: - De belangrijkste informatieleveranciers zijn compliant met release 2 (april 2005) of release 3 (augustus 2008) van de Counter Code of Practice for Journals and Databases. Gebruik de totaalcijfers voor uw instelling uit de Journal Reports 1: ‘Number of Successful Full Text Article Requests by Month and Journal’ - Het betreft volgende tijdschriftpakketten die via het Elektron consortium werden aangeschaft: o Academic Search Elite (EBSCO) o Academic Search Premier (EBSCO) o Business Source Elite (EBSCO) o Business Source Premier (EBSCO) o ScienceDirect (ELSEVIER) - Voor het correct bepalen van het aantal FT-downloads en het berekenen van de indicatoren D7 & M6 volstaan de gegevens die ons door Elektron bezorgd worden. 8.3.1.1

EBSCO –FT article requests Academic Search Elite

8.3.1.2

EBSCO –FT article requests Academic Search Premier

8.3.1.3

EBSCO –FT article requests Business Source Elite

8.3.1.4

EBSCO –FT article requests Business Source Premier

8.3.2.1

Elsevier –FT article requests ScienceDirect (JR1)

OK!PI-2014

62

8.4

Totaal aantal zoekacties - FACULTATIEF

OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Zelf in te vullen Voor KU Leuven wordt dit cijfer door UBD later aan de webapplicatie toegevoegd. Bron: COUNTER-gegevens van alle content leveranciers Definitie:

De som van alle beschikbare (veelal) COUNTER-compliant gebruiksgegevens betreffende de zoekopdrachten (searches) op de elektronische informatiebronnen die uw instelling aan haar gebruikers aanbiedt.

Bijkomende informatie: - Het betreft het zoekacties op de native interfaces van de informatiebronnen. - Het gebruik via Limo/PrimoCentral kan nog niet in kaart worden gebracht. Het eindgegeven (enkel op basis van COUNTER rapporten) is mede daardoor onvolledig.

8.5

Totaal aantal FT-downloads - FACULTATIEF

OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Zelf in te vullen Voor KU Leuven wordt dit cijfer door UBD later aan de webapplicatie toegevoegd. Bron: COUNTER-gegevens van alle content leveranciers Definitie:

De som van alle beschikbare (veelal) COUNTER-compliant gebruiksgegevens inzake het downloaden van fulltext bestanden op de elektronische informatiebronnen die uw instelling aan haar gebruikers aanbiedt.

Bijkomende informatie: Het gebruik van Limo/PrimoCentral is hier niet relevant aangezien de index enkel bibliografische records bevat waarin gezocht kan worden. Het aantal via COUNTER verkregen FT-downloads kan daardoor worden beschouwd als volledig.

8.99

Opmerkingen


OK!PI-2014

63

DOMEIN 4. MIDDELEN Subdomein RUIMTE Vragen gekoppeld aan indicatoren Vragen

Indicatoren

9.2.2: publieke bibliotheekoppervlakte

M7: nuttige bibliotheekoppervlakte per capita

9.1

Totale oppervlakte van gebouwen van de instelling

OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau Dit cijfer wordt later aan de webapplicatie toegevoegd. Bron: Technische Diensten KU Leuven Definitie:

De totale netto oppervlakte van de gebouwen van de instelling waar de bibliotheken deel van uitmaken

Bijkomende informatie: - Het betreft enkel de zogenaamde nuttige oppervlakte (netto oppervlakte) die aan een dienst, faculteit, … toegewezen werd (de ‘academische ruimte’). - Volgende ruimtesoorten (hier alfabetisch geordend) kunnen daarbij worden gerekend: ● Bibliotheekruimte ● Handelsruimte (winkel, cursusdienst) ● Kantoorruimte ● Logistieke ruimte (kopie, server, printer, reprografie) ● Onderwijslokalen (leslokaal, practicum) ● Onderzoekslokalen (labo, werkplaats, medische ruimte) ● Opslagruimte ● Restoruimte (en bijhorende lokalen) ● Socio-culturele ruimte (toneelzaal, repetitieruimte, lokaal voor eredienst) ● Vergaderruimte -

Volgende ruimtesoorten worden best niet meegeteld (eveneens alfabetisch geordend): ● Circulatieruimte (daaronder wordt verstaan: inkomhal, trap, gang, liftkokers, … en dus niet de ruimte tussen de bibliotheekrekken) ● Dierenverblijven ● Parkeer- en fietsruimte ● Sanitaire ruimte ● Serres ● Sportinfrastructuur ● Technische ruimte ● Woonruimte

OK!PI-2014

64

9.2.1 Totale oppervlakte voor bibliotheekdoeleinden OK!PI-webapplicatie (zie ook handleiding OK!PI-webapplicatie (zie ook handleiding Definitie:

– Bibliotheekniveau -Standaardantwoord mogelijk Webapplicatie 3.1, pag. 7) – Instellingsniveau – Automatische sommatie Webapplicatie 3.1, pag. 3)

De totale netto oppervlakte van de nuttige ruimte die aan de bibliothe(e)k(en) van de instelling toegewezen werd. Hieronder wordt verstaan alle ruimten die onder toezicht van de bibliotheek vallen en nodig zijn in functie van de dienstverlening in haar geheel : leeszaal, magazijnen (open, gesloten, extern), balie, kantoor, vestiaire, vergaderruimte enz. Sanitaire ruimtes mogen eventueel meegerekend worden indien deze zich duidelijk binnen de contouren van de bibliotheek bevinden en in hoofdzaak enkel door bibliotheekbezoekers (kunnen) gebruikt worden.

Bijkomende informatie: - Deze gegevens kunnen uit het zogenaamde ‘Atlasplan’ worden gehaald dat in elke instelling aanwezig zou moeten zijn. Gelieve hiervoor de technische diensten van uw instelling te contacteren. - Gelieve op instellingsniveau de som van de resultaten per (deel)bibliotheek te maken. 9.2.2 Publieke bibliotheekruimte OK!PI-webapplicatie (zie ook handleiding OK!PI-webapplicatie (zie ook handleiding Definitie:

– Bibliotheekniveau - Standaardantwoord mogelijk Webapplicatie 3.1, pag. 7) – Instellingsniveau – Automatische sommatie Webapplicatie 3.1, pag. 3)

De totale netto oppervlakte van de nuttige ruimte, die aan de bibliotheken werd toegewezen, dat publiek toegankelijk is. Het betreft de lokalen voor het aanbieden en raadplegen van de collectie, uitgezonderd bijlokalen en opslagruimte (tenzij deze publiek toegankelijk zijn).

Bijkomende informatie: - Voor het bepalen van deze ruimtes wordt de definitie genomen die de Technische Diensten hanteren in hun Atlasplannen (generieke ruimtesoort 19: bibliotheekruimte). - Hieronder worden verstaan: leeszaal, leescel, cataloguszaal, mediatheek, documentatielokaal, cartotheek, opslagruimte voor boeken (enkel indien publiek toegankelijk), …

OK!PI-2014

65

9.3

Aantal zitplaatsen voor studie en raadpleging in de publieke bibliotheekruimte

OK!PI-webapplicatie (zie ook handleiding OK!PI-webapplicatie (zie ook handleiding Definitie:

– Bibliotheekniveau -Standaardantwoord mogelijk Webapplicatie 3.1, pag. 7) – Instellingsniveau – Automatische sommatie Webapplicatie 3.1, pag. 3)

Zitplaatsen voor gebruikers voor raadpleging of studie in de ruimtes die aan de bibliothe(e)k(en) toegewezen zijn.

Bijkomende informatie: - Alle zitplaatsen in de totale oppervlakte publieke bibliotheekruimte zijn inbegrepen. - Zitplaatsen in lokalen of auditoria, bedoeld voor publiek tijdens speciale evenementen zijn NIET inbegrepen.

9.4

Aantal werkstations ter beschikking van de gebruiker in de publieke bibliotheekruimte



Werkstations ter beschikking van de eindgebruiker.

Bijkomende informatie: - Bedoeld wordt het aantal werkstations die onder de verantwoordelijkheid van de bibliotheek aan de gebruiker ter beschikking wordt gesteld. Onder werkstations verstaat men zowel computers, standalone of in netwerk, als computerterminals.

9.6

Aantal meter schapruimte in gesloten opstelling



Totaal aantal meter beschikbare schapruimte (gevulde en lege leggers) ter beschikking in gesloten opstelling (in magazijnen of bibliotheekarchieven).

Bijkomende informatie: - Gesloten opstelling betekent dat enkel het bibliotheekpersoneel toegang tot de materialen heeft.

OK!PI-2014

66

9.7

Aantal meter schapruimte in gesloten opstelling in gebruik

OK!PI-webapplicatie – Bibliotheekniveau – Zelf in te vullen OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Automatische sommatie (zie ook handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 3) Definitie:

Aantal meter beschikbare schapruimte (leggers) in gesloten opstelling (in magazijnen of bibliotheekarchieven) die effectief in gebruik zijn

Bijkomende informatie: - Gesloten opstelling betekent dat enkel het bibliotheekpersoneel toegang tot de materialen heeft

9.8

Aantal meter schapruimte in gesloten opstelling in gebruik voor losbladigen en tijdschriften (ingebonden of jaargangen)


Aantal meter beschikbare schapruimte (leggers) in gesloten opstelling (in magazijnen of bibliotheekarchieven) in gebruik voor losbladigen en tijdschriften (ingebonden of jaargangen)

Bijkomende informatie: - Gesloten opstelling betekent dat enkel het bibliotheekpersoneel toegang tot de materialen heeft - Deze vraag past in de diverse projecten rond depotservice (VVBAD-OWB, Associatie KU Leuven, …).

9.9

Aantal meter schapruimte in open opstelling



Totaal aantal meter beschikbare schapruimte in open opstelling.

Bijkomende informatie: - Open opstelling betekent dat eenieder toegang tot de materialen heeft zonder tussenkomst van het bibliotheekpersoneel

OK!PI-2014

67

9.10

Aantal meter schapruimte in open opstelling in gebruik


Aantal meter schapruimte (rekken) in open opstelling die effectief in gebruik zijn

Bijkomende informatie: - Open opstelling betekent dat eenieder toegang tot de materialen heeft zonder tussenkomst van het bibliotheekpersoneel 9.11

Aantal meter schapruimte in open opstelling in gebruik voor losbladigen en tijdschriften (ingebonden of jaargangen)


Aantal meter schapruimte (rekken) in open opstelling in gebruik voor losbladigen en tijdschriften (ingebonden of jaargangen)

Bijkomende informatie: - Open opstelling betekent dat eenieder toegang tot de materialen heeft zonder tussenkomst van het bibliotheekpersoneel - Deze vraag past in het kader van diverse depotprojecten (VOWB, Associatie KU Leuven, …) 9.99

Opmerkingen

OK!PI-webapplicatie - Bibliotheek- en instellingsniveau – Zelf in te vullen Opmerkingsveld waarin u de gegevens uit dit subdomein eventueel kan toelichten. Indien u geen opmerkingen opneemt, vink dat ‘antwoord onbekend’ aan.

OK!PI-2014

68

DOMEIN 4. MIDDELEN Subdomein BIBLIOTHEEKPERSONEEL Vragen gekoppeld indicatoren Vragen

Indicatoren

10.1.1: totaal organisatorische VTE bibliotheekpersoneel

D1: openingsuren per week met personeelsomkadering per VTE bibliotheekpersoneel M3: capita per VTE bibliotheekpersoneel

A. Contractueel bibliotheekpersoneel 10.1.1

Vast en tijdelijk dienstverband – org. VTE


Het aantal organisatorische VTE dat gedurende de maand december in de bibliotheek effectief bezet werd door personeel. Organisatorische VTE = aantal VTE voorzien in het organigram van de bib/dienst (= functies / ‘papieren’ formatie) Eén voltijdse tewerkstelling in december = 1 organisatorische VTE.

Bijkomende informatie: - Het aantal org. VTE wordt beïnvloed door deeltijds werken, tijdskrediet of bijzondere verlofstelsels. - Voorbeeld: Iemand met tijdskrediet in december wordt, ook al is hij/zij theoretisch nog 100 % contractueel in dienst, nooit als 1 org. VTE actief geteld, hoogstens 0,8 of 0,5 in functie van het percentage tijdskrediet. - De som van de deelvelden 10.1.4 tot en met 10.1.7 dient overeen te komen met het aantal opgegeven in 10.1.1

OK!PI-2014

69

10.1.2

Vast en tijdelijk dienstverband – verbruiks-VTE - FACULTATIEF


10.1.3

Het aantal effectief bezette VTE (exclusief structurele afwezigheidsperiodes tgv. verlofstelsels, tijdskrediet, langdurige ziekte, …) op jaarbasis. (= effectieve formatie) Eén voltijdse tewerkstelling op jaarbasis = 12 verbruiks-VTE. Vast en tijdelijk dienstverband - aantal medewerkers


10.1.4

Het totaal aantal medewerkers (koppen/capita) behorend tot het formatiepersoneel dat binnen het organigram contractueel in dienst is tijdens de maand december van het refertejaar (= ‘papieren’ formatie) Hogeschool (niv. A);Universiteit (graden 7 t/m 13) – org. VTE


10.1.5

Het aantal organisatorische VTE op A-niveau / in graad 7, 8, 9, 10, 11, 12 of 13 dat gedurende de maand december in de bibliotheek effectief bezet werd door personeel. Hogeschool (niv. B);Universiteit (graden 5 + 6) – org. VTE


OK!PI-2014

Het aantal organisatorische VTE op B-niveau / in graad 5 of 6 dat gedurende de maand december in de bibliotheek effectief bezet werd door personeel.

70

10.1.6

Hogeschool (niv. C);Universiteit (graden 3 + 4) – org. VTE


10.1.7

Het aantal organisatorische VTE op C-niveau / in graad 3 of 4 dat gedurende de maand december in de bibliotheek effectief bezet werd door personeel. Hogeschool (niv. D);Universiteit (graden 1 + 2) – org. VTE

OK!PI-webapplicatie – Bibliotheekniveau - Zelf in te vullen OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Automatische sommatie (zie ook handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 3) Definitie:

10.2

Het aantal organisatorische VTE op D-niveau / in graad 1 of 2 dat gedurende de maand december in de bibliotheek effectief bezet werd door personeel. Jobstudenten (uren/jaar)

OK!PI-webapplicatie – Bibliotheekniveau - Zelf in te vullen OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Automatische sommatie (zie ook handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 3) Definitie:

Het totaal aantal betaalde werkuren, gepresteerd door alle jobstudenten samen in het refertejaar. (geen cijfers na de komma)

B. Niet-contractueel bibliotheekpersoneel (niet op de payroll)

10.3

Vrijwilligers/Stagiairs (uren/jaar)

OK!PI-webapplicatie – Bibliotheekniveau - Zelf in te vullen OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Automatische sommatie (zie ook Handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 3) Definitie:

Het totaal aantal niet-betaalde werkuren, gepresteerd door alle vrijwilligers en stagiairs samen in het refertejaar. (geen cijfers na de komma)

10.99 Opmerkingen OK!PI-webapplicatie - Bibliotheek- en instellingsniveau - Zelf in te vullen Opmerkingsveld waarin u de gegevens uit dit subdomein eventueel kan toelichten. Indien u geen opmerkingen opneemt, vink dat ‘antwoord onbekend’ aan.

OK!PI-2014

71

DOMEIN 4. MIDDELEN Subdomein FINANCIËN - uitgaven collectie Vragen gekoppeld aan indicatoren Vragen

Indicatoren

11.10: uitgaven Elek. collectie TOTAAL 11.11: uitgaven Collectie TOTAAL

M2: procentuele verhouding uitgaven E-collectie / totaal uitgaven collectie M1: totaal uitgaven collectie per capita M2: procentuele verhouding uitgaven E-collectie / totaal uitgaven collectie M4: percentage uitgaven bibliotheekcollectie en personeel / totaal uitgaven beherende entiteit

Algemeen De uitgaven collectie betreffen de financiële middelen die in het refertejaar aan de bibliotheek/-dienst toevertrouwd werden om de collectievorming te financieren. De uitgaven worden primair onderverdeeld in uitgaven voor de fysieke en elektronische collecties. Een secundair onderscheid wordt gemaakt op documenttype. KU Leuven-bibliotheken baseren zich hiervoor op de SAP decentrale UBK-C.. rubrieken. Hogescholen maken gebruik van het lokale boekhoudkundig rekeningenstelsel. Aanbeveling voor de hogescholen: passende rekeningen voorzien in de rubriek 61 van het rekeningenstelsel voor de uitgaven collectie, zodat de gevraagde gegevens in de OK!PI-vragenlijst rechtstreeks en eenvoudig uit de boekhouding kunnen gehaald worden. Andere oplossing: passende rubrieken voorzien in de analytische boekhouding. De structuur van de vragenlijst (subdomein: Uitgaven collectie) is hiervoor de basis.

OK!PI-2014

72

Een voorbeeld van hoe het rekeningenstelsel er kan uitzien:

OK!PI

Rek.nr.

Omschrijving

11.1 11.2 11.3

611101 611102 611103

11.4

611104

Niet-seriële publicaties (kan ook op cd, dvd, …) Losbladige werken Seriële publicaties (ook kranten, jaarboeken, abonnementen) Andere fysieke documenten (bv. spelmateriaal)

Meer rekeningen zijn mogelijk indien wenselijk. Voor het invullen van de vragenlijst zal er samengeteld moeten worden. Een voorbeeld. 11.4 611105 Spelmateriaal 11.1 611106 Mixed materials (bv. boek+dvd+website) Elektronische collectie OK!PI

Rek.nr.

Omschrijving

11.6 11.7 11.8 11.9

611107 611108 611109 611110

E-books Databanken en websites E-seriële publicaties Andere elektronische documenten

Bijkomende informatie voor gebruikers van de webapplicatie: - De webapplicatie bevat voor dit subdomein heel wat totaalvelden, zowel op niveau 1 (bibliotheek) als op niveau 2 (instelling). Bovendien worden totaalgegevens vanuit niveau 1 na statuswijziging automatisch naar niveau 2 meegenomen om ook daar totalen op instellingsniveau mee te berekenen. - Het is daarom aan te raden om die totaalvelden niet zelf in te vullen, maar de applicatie hierin het rekenwerk te laten doen. Dat gebeurt steeds na wijziging van de domeinstatus (van ‘to do’ naar ‘done’ naar ‘closed’). Enkel wanneer er geen deelgegevens voorhanden zijn (telkens ‘antwoord onbekend’ ) maar het totaalbedrag wel door u gekend is, mogen die totaalvelden manueel overschreven worden. - De geüpdate ‘Handleiding webapplicatie versie 3’ bevat vanaf pg. 4 een uitgebreide, stapsgewijze ‘ten geleide’ voor wat betreft het invullen van de antwoordvelden voor dit subdomein.

OK!PI-2014

73

Fysieke collectie -

Wat precies onder de fysieke collectie wordt begrepen, kan u lezen bij Deeldomein 2. Collectie (deel Fysieke collectie)

11.5

Uitgaven fys. coll. TOTAAL

OK!PI-webapplicatie – Bibliotheekniveau - Zelf in te vullen of Automatische sommatie indien deelvelden ingevuld OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Automatische sommatie (zie ook Handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 3) Definitie:

Totale uitgaven in het referentiejaar met betrekking tot het verwerven van de fysieke collectie van de bibliotheek/bibliotheekdienst.

Bijkomende informatie: Dit totaal wordt door de webapplicatie automatisch berekend, gelieve dit veld niet te overschrijven indien u waarden ingaf in de betrokken deelvelden ! WAARVAN: 11.1 Uitgaven fys. coll. Niet-seriële publicaties OK!PI-webapplicatie – Bibliotheekniveau – Zelf in te vullen OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Automatische sommatie (zie ook Handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 3) Definitie:

Totale uitgave voor niet-seriële publicaties in monografievorm tijdens het referentiejaar

Bijkomende informatie: zie Resultantenrekening: rubriek 61 – Diensten en diverse goederen, deelrubriek ‘Boeken’ KU Leuven: UBK-CFM 11.2

Uitgaven fys. coll. Losbladige werken


Totale uitgave voor losbladige aanvulwerken tijdens het referentiejaar

Bijkomende informatie: zie Resultatenrekening: rubriek 61 – Diensten en diverse goederen, deelrubriek ‘Losbladigen’ KU Leuven: UBK-CFL

OK!PI-2014

74

11.3

Uitgaven fys. coll. Seriële publicaties


Totale uitgave voor lopende, gedrukte seriële publicaties tijdens het referentiejaar.

Bijkomende informatie: zie Resultatenrekening: rubriek 61 – Diensten en diverse goederen, deelrubriek ‘Tijdschriften’ KU Leuven: UBK-CFP + CFR 11.4

Uitgaven fys. coll. Andere fysieke documenten


Totale uitgave tijdens het referentiejaar voor fysieke documenten die niet behoren tot de categorieën niet-serieel, serieel en losbladig.

Bijkomende informatie: zie Resultatenrekening: rubriek 61 – Diensten en diverse goederen, deelrubriek ‘Andere’ KU Leuven: UBK-CFA

OK!PI-2014

75

Elektronische collectie -

Wat onder de elektronische collectie wordt begrepen kan u lezen bij Deeldomein 2. Collectie (deel E-collectie)

11.10 Uitgaven E-collectie TOTAAL OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Automatische sommatie van Bibliotheekniveau (11.10.1) en Instellingsniveau (11.10.2) (zie ook Handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 3-6) Definitie:

Totale uitgaven met betrekking tot het verwerven van de digitale collectie van de bibliotheek.

Bijkomende informatie: De som op instellingsniveau wordt gevormd door de uitgaven voor E-collectie op bibliotheekniveau samen te tellen met de uitgaven die gebeurden op instellingsniveau. Dit totaal wordt door de webapplicatie automatisch berekend, gelieve dit veld niet te overschrijven indien u waarden ingaf in de betrokken deelvelden ! WAARVAN: 11.10.1 Uitgaven E-collectie (som niv. 1) OK!PI-webapplicatie – Bibliotheekniveau – Automatische sommatie van 11.6.1, 11.7.1, 11.8.1, 11.9.1, OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau - Automatische sommatie vanuit niveau 1 (zie ook Handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 3-6) 11.10.2

Uitgaven E-collectie (som niv. 2)

OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Automatische sommatie van 11.6.2, 11.7.2, 11.7.3, 11.8.2, 11.9.2 (zie ook Handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 3-6)

OK!PI-2014

76

WAARVAN: 11.6.1 Uitgaven E-collectie E-books (niv. 1) OK!PI-webapplicatie – Bibliotheekniveau - Zelf in te vullen OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau - Automatische sommatie (zie ook Handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 3-6) Definitie:

Totale uitgave voor E-books tijdens het referentiejaar besteed door de deelbibliotheken (som van niveau 1)

Bijkomende informatie: zie Resultatenrekening: rubriek 61 – Diensten en diverse goederen, deelrubriek ‘E-books’ Dit totaal wordt door de webapplicatie automatisch berekend, gelieve dit veld niet te overschrijven indien de betrokken deelvelden op niveau 1 ingevuld werden ! 11.6.2

Uitgaven E-collectie E-books (niv. 2)


Totale uitgave voor E-books tijdens het referentiejaar besteed op instellingsniveau (uitgaven niv. 2).

Bijkomende informatie: zie Resultatenrekening: rubriek 61 – Diensten en diverse goederen, deelrubriek ‘E-books’ hetzij eigen aankoop, hetzij via consortia waarbij een consortium een tijdelijke vereniging van instellingen is om voor gezamenlijke rekening E-books aan te kopen KU Leuven: UBK-CEB 11.7.1

Uitgaven E-collectie Databanken en websites (niv. 1)

OK!PI-webapplicatie – Bibliotheekniveau – Zelf in te vullen OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau - Automatische sommatie (zie ook Handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 3-6) Definitie:

Totale uitgave voor databanken en websites tijdens het referentiejaar besteed door de deelbibliotheken (som van niveau 1)

Bijkomende informatie: zie Resultatenrekening: rubriek 61 – Diensten en diverse goederen, deelrubriek ‘Databanken en websites’

OK!PI-2014

77

11.7.2

Uitgaven E-collectie Databanken en websites (niv. 2 excl. ELEKTRON)


Totale uitgave voor databanken en websites tijdens het referentiejaar besteed op instellingsniveau (uitgaven niveau 2), met uitzondering van het gedeelte dat via Elektronmiddelen betaald werd. Dit bedrag dient apart te worden vermeld in veld 11.7.3

Bijkomende informatie: zie Resultatenrekening: rubriek 61 – Diensten en diverse goederen, deelrubriek ‘Databanken en websites’ hetzij een eigen aankoop, hetzij via consortia andere dan Elektron, waarbij een consortium een tijdelijke vereniging van instellingen is om voor een gezamenlijke rekening databanken aan te kopen KU Leuven: UBK-CED 11.7.3

Uitgaven E-collectie Databanken en websites (niv. 2–ELEKTRON)


Totale uitgave voor databanken en websites tijdens het referentiejaar besteed op instellingsniveau met Elektronmiddelen.

11.8.1

Uitgaven E-collectie E- seriële publicaties (niv. 1)


Totale uitgave voor elektronische seriële publicaties tijdens het referentiejaar besteed door de deelbibliotheken (som van niveau 1).

Bijkomende informatie: zie Resultatenrekening: rubriek 61 – Diensten en diverse goederen, deelrubriek ‘Digitale serïele publicaties’ Dit totaal wordt door de webapplicatie automatisch berekend, gelieve dit veld niet te overschrijven indien de betrokken deelvelden op niveau 1 ingevuld werden ! 11.8.2

Uitgaven E-collectie E- seriële publicaties (niv. 2)


Totale uitgave voor elektronische seriële publicaties tijdens het referentiejaar besteed op instellingsniveau (uitgaven niveau 2). Bijkomende informatie: zie Resultatenrekening: rubriek 61 – Diensten en diverse goederen, deelrubriek ‘Digitale serïele publicaties’ KU Leuven: UBK-CEP

OK!PI-2014

78

11.9.1

Uitgaven E-collectie Andere elektronische documenten (niv. 1)


Totale uitgave van de andere elektronische documenten tijdens het referentiejaar besteed door de deelbibliotheken (som van niv. 1).

Bijkomende informatie: Onder deze categorie worden alle documenten opgenomen die niet behoren tot de voorgaande categorieën. Dit totaal wordt door de webapplicatie automatisch berekend, gelieve dit veld niet te overschrijven indien de betrokken deelvelden op niveau 1 ingevuld werden ! 11.9.2

Uitgaven E-collectie Andere elektronische documenten (niv. 2)


Totale uitgave van de andere elektronische documenten tijdens het referentiejaar besteed op instellingsniveau (uitgaven niv. 2).

Bijkomende informatie: Onder deze categorie worden alle documenten opgenomen die niet behoren tot de voorgaande categorieën. KU Leuven: UBK-CEA 11.11

Uitgaven Collectie TOTAAL

OK!PI-webapplicatie – Bibliotheekniveau - Automatische sommatie van 11.5 en 11.10.1 OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Automatische sommatie van 11.5 en 11.10 (zie ook Handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 3) Definitie:

Totale uitgave voor het verwerven van zowel de fysieke als de elektronische collectie van de bibliotheek/bibliotheekdienst tijdens het referentiejaar

Bijkomende informatie: Dit totaal wordt door de webapplicatie automatisch berekend, gelieve dit veld niet te overschrijven indien u waarden ingaf in de betrokken deelvelden ! 11.99 Opmerkingen OK!PI-webapplicatie - Bibliotheek- en instellingsniveau – Zelf in te vullen Opmerkingsveld waarin u de gegevens uit dit subdomein eventueel kan toelichten. Indien u geen opmerkingen opneemt, vink dan ‘antwoord onbekend’ aan.

OK!PI-2014

79

DOMEIN 4. MIDDELEN Subdomein FINANCIËN - uitgaven recurrente werking /personeel/investeringen Vragen gekoppeld aan indicatoren Vragen

Indicatoren

12.2: totaal uitgaven personeel payroll 12.4: totaal uitgaven jobstudenten

M4: percentage uitgaven bibliotheekcollectie en personeel / totaal uitgaven beherende entiteit

12.1

Uitgaven recurrente werking (zonder personeel payroll)


Alle ‘lopende’ uitgaven – andere dan collectievorming - voor de reguliere jaarwerking van de bibliotheek.

Bijkomende informatie: Facultatief in te vullen voor de hogescholen. KU Leuven bibliotheken baseren zich hiervoor op de SAP decentrale UBK-W.. rubrieken. Deze vraag wordt mogelijk tijdens latere bevragingen verder uitgesplitst. In de huidige vragenlijst volstaat één (totaal)cijfer. Oplijsting van mogelijke rubrieken: Bindwerk, restauratie, conservatie - het geheel van activiteiten dat erop gericht is om bibliotheekmaterialen duurzaam in goede staat te behouden Uitrusting - de uitgaven voor zowel de apparaten als voor onderhoud en wisselstukken - volgende rubrieken kunnen hierin opgenomen worden: - Beveiliging (vb. antidiefstal, toegangscontrole) - Elektronica apparatuur (vb. verdeelautomaten) - Gebouw (vb. vestiaire, signalisatie in het gebouw) - Informatica (hardware, vb. computers en randapparatuur) - Leesapparaten (voor vb. microfilm en microfiche) - Meubilair (vb. bureaustoelen, kasten) - Reprografie (vb. fotokopieerapparaten) - Telecommunicatie (vb. fax) - Vervoer (vb. eigen transportmiddelen)

OK!PI-2014

80

Personeel (niet op de payroll) - het betreft hier o.a. de uitgaven voor: - Jobstudenten - Opleiding - Representatiekosten (vb. receptie, gelegenheidsgeschenk, onthaalkosten) - Verplaatsingskosten (vb. reis- en extra vergoedingen) Administratie- en beheerskosten - het betreft hier o.a. de uitgaven voor: - Bankkosten - Communicatie (vb. telefoonkosten, fax) - Douane - Drukwerk - Overeenkomsten (vb. onderhoudscontracten, verzekeringen) - Portkosten - Programmatuur (vb. software, informaticadiensten) Verbruik - voorraad - het betreft hier o.a. de uitgaven voor: - AV-materiaal - Beveiligingsmateriaal (vb. magneetstrips) - Boekverzorgingsmaterialen - Digitale gegevensdragers - Kantoorbenodigdheden - Toner - Waardekaarten (vb. kopieerkaarten) Documentaire dienstverlening - het betreft hier de uitgaven in het kader van interbibliothecair leenverkeer (IBL) 12.2

Uitgaven bibliotheekpersoneel payroll


De totale loonkost van het bibliotheekpersoneel in vast en tijdelijk dienstverband (cfr. rubriek 10.1 van de vragenlijst). De loonkosten van jobstudenten (cfr. Rubriek 10.2 van de vragenlijst) worden niet meegeteld. De totale loonkost bestaat uit bezoldigingen (di. inclusief vakantiegeld, en eindejaarspremies), rechtstreekse sociale voordelen en werkgeversbijdragen voor sociale verzekeringen (RSZ).

Bijkomende informatie: Het cijfer Totaal uitgaven personeel payroll dient opgevraagd te worden bij de personeelsdienst van de instelling.

OK!PI-2014

81

12.3

Uitgaven investeringen (kapitaalgoederen) - FACULTATIEF


het betreft de investeringen van het refertejaar ten behoeve van de werking van de bibliotheek (kapitaalgoederen) die over meerdere jaren afgeschreven worden.

Bijkomende informatie: Neem hier enkel die investeringskosten op waarvan de financiering door bibliotheekbudgetten gedragen wordt. Facultatief in te vullen voor de hogescholen. Investeringen gedragen door de instelling of een andere hiërarchische overheid worden hier NIET meegeteld. 12.4

Uitgaven jobstudenten


De totale loonkosten van jobstudenten (cfr. Rubriek 10.2 van de vragenlijst). De totale loonkost bestaat uit bezoldigingen, rechtstreekse sociale voordelen en werkgeversbijdragen voor sociale verzekeringen (RSZ).

Bijkomende informatie: Het cijfer Totaal uitgaven jobstudenten dient opgevraagd te worden bij de personeelsdienst van de instelling. 12.99 Opmerkingen OK!PI-webapplicatie - Bibliotheek- en instellingsniveau – Zelf in te vullen Opmerkingsveld waarin u de gegevens uit dit subdomein eventueel kan toelichten. Indien u geen opmerkingen opneemt, vink dan ‘antwoord onbekend’ aan.

OK!PI-2014

82

DOMEIN 4. MIDDELEN Subdomein FINANCIËN - inkomsten Doel van dit luik is om zicht te krijgen op de financiële middelen die in het refertejaar aan de bibliotheek/-dienst toevertrouwd en/of door hen verworven werden om de collectievorming en dienstverlening te financieren. Voor de cijfers wordt uitgegaan van rubriek 7 van het rekeningstelsel. Elke instelling kan deze deelrubrieken nogmaals verder opdelen naar deelrubrieken zodat aan de hand van de webapplicatie ook aan interne benchmarking kan gedaan worden. Omdat gebleken is dat velen hun inkomsten niet steeds in detail kunnen opsplitsen krijgen de deelvelden 13.1 t.e.m. 13.3 voorlopig de status ‘FACULTATIEF in te vullen’. Vragen gekoppeld aan indicatoren Vragen

Indicatoren geen

13.1

Inkomsten - vanwege beherende entiteit - FACULTATIEF


13.2

gelden door de beherende entiteit overgemaakt aan de bibliotheek voor de realisatie van haar doel

Inkomsten - toelagen van derden - FACULTATIEF


13.3

subsidies door andere publieke instanties (zie LibEcon, F95)

Inkomsten - gerealiseerde ontvangsten - FACULTATIEF


prestaties voor derden (o.m. lidgelden en inningen) eigen inkomsten van de bibliotheek vanuit lidgelden, inningen (bv. boetes en fotokopieën) en betaalde diensten Bijkomende informatie: Voor KU Leuven vanaf 2010: UBO-W..

OK!PI-2014

83

13.4

Inkomsten TOTAAL

OK!PI-webapplicatie – Bibliotheekniveau – Automatische sommatie OK!PI-webapplicatie – Instellingsniveau – Automatische sommatie (zie ook Handleiding Webapplicatie 3.1, pag. 3) Definitie:

totale inkomsten tijdens het referentiejaar ten behoeve van of voortspruitend uit de werking van de bibliotheek/bibliotheekdienst

Bijkomende informatie: de som van vragen 13.1, 13.2 en 13.3 Dit totaal wordt automatisch berekend, gelieve dit veld niet te overschrijven indien u waarden ingaf in de betrokken deelvelden ! 13.99 Opmerkingen OK!PI-webapplicatie - Bibliotheek- en instellingsniveau – Zelf in te vullen Opmerkingsveld waarin u de gegevens uit dit subdomein eventueel kan toelichten. Indien u geen opmerkingen opneemt, vink dan ‘antwoord onbekend’ aan.

OK!PI-2014

84

6. LIJST VAN DEELNEMENDE INSTELLINGEN OK!PI – Associatie KU Leuven 2014 Benaming voluit Benaming verkort Adres zetel H O G E S C H O L E N* GroepT-KHLeuven-KHLim Groep T Internationale Hogeschool Leuven GroepT 3000 Leuven Katholieke Hogeschool Leuven KHLeuven 3001 Leuven Katholieke Hogeschool Limburg KHLim 3590 Diepenbeek Katholieke Hogeschool VIVES Katholieke Hogeschool VIVES Noord VIVES Noord 8000 Brugge Katholieke Hogeschool VIVES Zuid VIVES Zuid 8500 Kortrijk LUCA School of Arts LUCA 1000 Brussel Odisee Odisee Brussel Odisee 1000 Brussel Odisee Oost-Vlaanderen Odisee 1000 Brussel Thomas More Thomas More Kempen TMK 2440 Geel Thomas More Mechelen-Antwerpen TMMA 2800 Mechelen UNIVERSITEIT Katholieke Universiteit Leuven KU Leuven 3000 Leuven (*) De hogescholen werden in dit overzicht geordend volgens de clusters die zich sinds 2012 aan het vormen waren.

OK!PI-2014

85

OK!PI2 – VOWB 2014 Associatie Antwerpen – AUHA Benaming voluit H O G E S C H O L E N* Artesis Plantijn Hogeschool Antwerpen Hogere Zeevaartschool Karel de Grote-Hogeschool UNIVERSITEIT Universiteit Antwerpen

Benaming verkort

Adres zetel

AP Hogeschool HZS KdG UA

Associatie Brussel - UAB Benaming voluit HOGESCHOLEN Erasmushogeschool Brussel UNIVERSITEIT Vrije Universiteit Brussel

Benaming verkort

Adres zetel

EhB VUB

Associatie Gent - AUGent Benaming voluit HOGESCHOLEN Arteveldehogeschool Hogeschool Gent Hogeschool West-Vlaanderen UNIVERSITEIT Universiteit Gent

Benaming verkort

Adres zetel

Artevelde HoGent Howest UGent

Associatie Limburg - AUHL Benaming voluit HOGESCHOLEN Hogeschool PXL Provinciale Hogeschool Limburg Xios Hogeschool Limburg UNIVERSITEIT Universiteit Hasselt

Benaming verkort

Adres zetel

PHL Xios UHasselt

Andere VOWB-leden Benaming voluit HOGER ONDERWIJS Vlerick Business School W E T. I N S T E L L I N G E N Instituut voor Tropische Geneeskunde

OK!PI-2014

Benaming verkort

Adres zetel

Vlerick

9000 Gent

ITG

2000 Antwerpen

86

Handleiding bij de OK!PI-vragenlijst (gegevens 2014)

Recommend Documents