Handhaving van archivistische principes bij de representatie van archieven via internet

Handhaving van archivistische principes bij de representatie van archieven via internet Archieven.nl en een vergelijking met het Nationaal Archief

Master Archiefwetenschap

Sarah Zomerdijk Studentnummer: 6143709

Begeleider: T. Thomassen Tweede lezer: M. Lulofs

6 augustus 2012

2

Voorwoord Met deze scriptie rond ik mijn studie archiefwetenschap af. In 2009 heb ik het diploma archivisiek B behaald. Het afronden van deze master betekent dus het einde van een lange studiecarrière. Hierbij wil ik iedereen die mij geholpen heeft met deze scriptie bedanken. Mijn begeleider Theo Thomassen wil ik bedanken voor zijn constructieve feedback. De mensen van DE REE Archiefsystemen wil ik bedanken voor de getoonde interesse in deze scriptie, voor de tijd voor het interview waarin zij mij veel aanvullende informatie hebben gegeven en voor hun feedback op de uitwerking van het interview en de analyse van de website archieven.nl. Ik hoop dat er door deze scriptie binnen het Nederlandse Archiefwezen meer aandacht zal komen voor grondslagen en archivistische principes en de handhaving hiervan bij de representatie van archieven en toegangen via internet.

3

Samenvatting Dit onderzoek naar de handhaving van archivistische principes bij de representatie van archieven en toegangen op archieven.nl en een vergelijking met gahetna.nl (Nationaal Archief) heb ik uitgevoerd onder de volgende probleemstelling: In hoeverre is de manier waarop archieven en toegangen op archieven.nl worden gerepresenteerd in overeenstemming met de archivistische principes? Hiervoor heb ik een literatuuronderzoek gedaan, aan de hand van criteria over het object, doel en methode van de archiefwetenschap de websites archieven.nl en gahetna.nl als geheel onderzocht, 50 toegangen onderzocht, van beide websites 25 en een interview gehouden met Erik de Ree en twee consultants van DE REE Archiefsystemen. Het concept handhaving van archivistische principes kan gezien worden als impliciet iets waarvan kan worden aangenomen dat archivarissen deze bij hun taakuitoefening zullen handhaven. Dit in plaats van het verantwoorden van archivistische keuzes en hierover uiteenzetten, bijvoorbeeld in uitleg aan gebruikers wat ik hier in eerste instantie onder verstaan heb. Ik ben uitgegaan van het post-custodiale paradigma als denkkader binnen de archiefwetenschap, waarbij archief wordt gezien als procesgebonden informatie, gebonden aan werkprocessen. Belangrijke begrippen zijn vorm, structuur en context. Vooral informatie over de (ontstaans)context is van essentieel belang voor interpretatie. Binnen het voorgaande klassieke paradigma zijn het herkomstbeginsel en structuurbeginsel belangrijk. Uit dit onderzoek is onvoldoende gebleken dat archivistische principes op archieven.nl en gahetna.nl archivistische principes niet worden gehandhaafd. Van archivarissen kan worden aangenomen dat zij archivistische principes zullen handhaven bij hun taakuitoefening. DE REE zegt dat zijn klanten het herkomstbeginsel onvoldoende handhaven, wat ze zelf erg belangrijk vinden. Van de onderzochte toegangen zijn in alle toegangen de vorm en in 46 toegangen de structuur van het archief zichtbaar. Over de ontstaanscontext staan meer gegevens in de toegangen dan de beheerscontext. In de onderzochte toegangen zijn het herkomst- en structuurbeginsel als archivistische keuzes onvoldoende verantwoord. Op de websites kunnen gebruikers vrij zoeken op trefwoorden, booleaans zoeken en filteren op onder andere periode. Door te klikken op titels van rubrieken en subrubrieken kunnen gebruikers bladeren door de toegangen. In toegangen is de oorspronkelijke archiefstructuur zichtbaar en raadpleegbaar. Voor het verwijt van DE REE dat contextgegevens niet worden meegeconverteerd heb ik geen bewijzen gevonden. Op beide websites wordt aan archivistische principes uit de denkkaders van het post-custodiale en klassieke paradigma, zoals archief als procesgebonden informatie, de binding met werkprocessen, vorm, structuur en context en het herkomst- en structuurbeginsel niet expliciet gerefereerd door hierover uiteen te zetten in de omschrijving van missie, doelstellingen en beleid of de informatieverstrekking aan gebruikers. Bij bovengenoemde zaken houdt men zich aan de beroepscode. De website archieven.nl is voor het overgrote deel het product is van de deelnemende archiefdiensten die het grootste deel van de aangeboden informatie aanleveren waar DE REE de benodigde software levert. Archiefdiensten moeten samen met DE REE eventuele tekortkomingen verbeteren.

4

Inhoud

Voorwoord Samenvatting 1 Inleiding 1.1 Probleemomschrijving 1.2 Doelstelling, onderzoeksvraag en deelvragen 1.3 Opbouw 2 Object en afbakening 3 Onderzoeksmethode 4 Principes van de archiefwetenschap 4.1 Object, doel en methode van de archiefwetenschap 4.1 Klassieke principes: herkomstbeginsel en structuurbeginsel 4.2 Wetenschappelijke discussies over het begrip fonds en het principle of provenance 4.3 Het begrip context 4.4 Taken van archiefdiensten en archivarissen 5 Archivistische beschrijven 5.1 Beschrijving 5.2 Representatie 5.3 (Klassieke) toegangen 5.4 Beschrijvingsstandaarden 5.5 Toegankelijkheid 5.6 Ontwikkelingen 6 Retrieval van archiefdocumenten 6.1 Retrieval van archiefdocumenten bij ontsluiting volgens het herkomst- en bestemmingsbeginsel 6.2 Zoeksystemen voor archieven en archiefbestanddelen 7 Gebruik van contextelementen bij archiefontsluiting in de praktijk 8 Resultaten website analyse archieven.nl (DE REE Archiefsystemen) 8.1 Doel, missie, beleid 8.2 Aanbod 8.3 Zoekmogelijkheden 8.4 Globale wijze aanbieden toegangen 8.5 Informatieverstrekking 8.5.1 Aanbod 8.5.2 Archief, toegangen, archiefdiensten en archiefwezen 8.5.3 Zoekmogelijkheden 9 Resultaten analyse website gahetna.nl (Nationaal Archief) 9.1 Missie, doelstellingen, beleid 9.2 Aanbod 9.3 Zoekmogelijkheden 9.4 Globale wijze aanbieden toegangen 9.5 Informatieverstrekking 9.5.1 Aanbod 9.5.2 Toegangen 9.5.3 Archiefonderzoek 9.5.4 Zoekmogelijkheden

3 4 7 7 8 9 11 12 15 15 16 17 18 19 22 22 22 23 24 25 26 29 29 30 32 34 34 34 35 36 37 37 37 37 39 39 39 40 41 42 42 42 42 43 5

10 Resultaten beoordeling toegangen 10.1 Band informatie werkproces 10.2 Vorm structuur en context 10.2.1 Ontstaanscontext 10.1.2 Context van beheer 10.3 Handhaving herkomst- en structuurbeginsel 11 Resultaten interview bij DE REE Archiefsystemen 11.1 Missie, doelstellingen en beleid 11.2 Archieven.nl 12 Conclusies 12.1 Theoretisch kader 12.2 Toegangen en hun representatie 12.3 Aanverwante zaken 12.4 Eindconclusies 12.5 Eigen mening 12.6 Aanbevelingen voor verder onderzoek 13 Literatuurlijst 14 Bijlagen 14.1 Bijlage 1: Criteria onderzoek websites 14.2 Bijlage 2: Criteria beoordeling individuele toegangen (inventarissen en plaatsingslijsten) 14.3 Bijlage 3: Mogelijke criteria eventueel onderzoek nadere toegangen 14.4 Bijlage 4: Opsomming onderzochte toegangen: inventarissen en plaatsingslijsten 14.5 Bijlage 5: Vragen interview bij DE REE Archiefsystemen 14.6 Bijlage 6: Wetenschappelijke discussies over (klassieke) archivistische principes: het fonds, het respect des fonds en (oorspronkelijke ordening) 14.7 Bijlage 7: Resultaten beoordeling individuele toegangen (inventarissen en plaatsingslijsten)

44 44 44 44 45 46 47 47 48 50 50 51 53 54 55 56 57 63 63 64 68 68 71 72 74

6

1 Inleiding Voor deze masterscriptie heb ik onderzoek gedaan naar de mate waarin op archiefportal archieven.nl geëxploiteerd door DE REE Archiefsystemen, bij de representatie van archieven door toegangen archivistische principes worden gehandhaafd. Naast deze casus heb ik een vergelijking gemaakt met de website gahetna.nl, waarop archieftoegangen en (toegangen tot) collecties van het Nationaal Archief aangeboden worden.

1.1 Probleemomschrijving ste

Gedurende bijna de gehele 20 eeuw gold binnen het Nederlandse Archiefwezen de handhaving van het herkomst- en bestemmingsbeginsel bij het maken van een klassieke inventaris met hierop een inleiding over de institutionele geschiedenis van de archiefvormer, de geschiedenis van het archief en een verantwoording van de uitgevoerde inventarisatie als belangrijk doel bij de ontsluiting van archieven. Het afgelopen decennium kwam door politieke doelstellingen over vergroting van het publieksbereik door archiefdiensten het principe in opkomst dat zij zich meer op de archiefgebruiker moeten richten. In een nieuwe definitie van toegankelijkheid kregen ook gebruikerscompetenties en de 1 maatschappelijke omgeving een plaats. Tussen het handhaven van archivistische principes en het “bevredigen” van archiefgebruikers lijkt een spanning ontstaan. 2

Romeijn-Wixley en de Vries betogen in hun scriptie dat klassieke inventarissen voor gebruikers onvoldoende toegankelijkheid bieden. Bij de ontsluiting en beschikbaarstelling (via internte) moet meer rekening gehouden worden met de competenties en zoekstrategieën van gebruiken. Bij de bevraging van archieven moet uitgegaan worden van de gebruiker in plaats van (of naast) de structuur van het materiaal. Representatie van de oorspronkelijke ordening is belangrijk, maar als de gebruiker met deze oorspronkelijke ordening en de representatie van het archief in een inventaris niet uit de 3 voeten kan schiet de archivaris doel voorbij. Voor hun weegt in dit geval het “bevredigen” van de gebruiker zwaarder dan handhaven van algemeen aanvaarde archivistische principes. 4

Volgens Thomassen echter ligt de nadruk binnen het archiefwezen te veel op de exploitatie van archief als erfgoed gericht op beleving in plaats van op de informatiewaarde van archieven als historische bron. Het beleid om het publieksbereik te vergroten noemt hij een politieke doelstelling, geen professionele plicht. Ook vindt er volgens hem politisering van archieven (erfgoed), waar archivarissen aan deelnemen bij het bewaren en bewerken van archieven en het handhaven van het toegekende gezag aan archieven. Bij bovenstaande vindt soms verregaande decontextualisering en recontextualisering van historische bronnen plaats, waarbij de ontstaanscontext verloren gaat. Archivarissen moeten zich hiertegen verzetten. Hieruit volgt dat bij de representatie van archieven via internet mogelijk (onomkeerbare) decontextualisering en recontextualisering plaatsvindt en de nadruk hierbij vooral ligt op de erfgoedwaarde, in plaats van de informatiewaarde van archieven. Ook worden contextgegevens over 1

Thomassen, T. (2001). “De veelvormigheid van de archiefontsluiting en de illusie van de toegankelijkheid”. In: Thomassen, T., B. Looper & J. Kloosterman. Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven. ‘s Gravenhage: 2001. P. 13-43, p. 17 2 Romeijn-Wixley, J. & A. de Vries. Eigentijdse toegankelijkheid. Rekening houden met de competenties van archief gebruikers (2009). Masterscriptie Archiefwetenschap. 3 Ibidem, 18-19. 4 Thomassen, T. (2010). Archiefwetenschap, erfgoed en politisering. Oratie uitgesproken bij de aanvaarding van het ambt van hoogleraar archiefwetenschap op 15 september 2010.

7

de herkomst/ ontstaan van archieven en de oorspronkelijke hiërarchische structuur van archieven mogelijk niet gerepresenteerd in toegangen. Deze problemen zijn mogelijk ontstaan met het presenteren van toegangen op archieven op internet. Deze scriptie behandelt de vraag of bovengenoemde zaken al dan niet plaatsvinden bij de representatie van archieven op archieven.nl en gahetna.nl en of hierbij algemeen aanvaarde archivistische principes worden gehandhaafd. Naar het onderwerp van deze scriptie is zowel nationaal als internationaal nog geen onderzoek 5 gedaan . Wel is onderzoek gedaan naar hoe gebruikers omgaan met het toegangenapparaat. In 6 7 Nederland door Romeijn-Wixley en de Vries en internationaal door onder andere Yakel . Ook is onderzoek gedaan naar strategieën voor het (re)presenteren van klassieke toegangen via internet en hoe daarbij bepaalde archivistische principes kunnen worden gehandhaafd, onder andere in het in 8 9 deze scriptie behandelde README project. Naar de vraag (toets) of bij de representatie van archieven door toegangen via internet archivistische principes worden gehandhaafd is dus nog geen onderzoek gedaan.

1.2 Doelstelling, onderzoeksvraag en deelvragen Dit onderzoek heb ik uitgevoerd op basis van de volgende doelstelling, onderzoeksvraag en deelvragen: Doelstelling Kunnen beschrijven in welke mate op de website archieven.nl archivistische principes worden nageleefd bij de representatie van archieven, in de vorm van toegangen. Onderzoeksvraag In hoeverre is de manier waarop archieven en toegangen op archieven.nl worden gerepresenteerd in overeenstemming met de archivistische principes? Deelvragen  Waaruit bestaan het doel, methode en principes binnen de archiefwetenschap vooral wat betreft de ontsluiting, toegankelijkheid en beschikbaarstelling van archieven, (uiteenzetting op hoofdlijnen)?  Welke van deze principes worden door DE REE (en de deelnemende archiefdiensten) nageleefd?  Welke van deze principes worden door DE REE (en de deelnemende archiefdiensten) in mindere mate nageleefd?  Welke van deze principes worden door DE REE (en de deelnemende archiefdiensten) niet (meer) nageleefd?  In hoeverre zijn de vorm, structuur en context van de informatie zichtbaar in de presentatie van toegangen via de website Archieven.nl?  In hoeverre wordt bij de representatie en ontsluiting van archiefdocumenten de band tussen document en context vastgehouden?  Hoe zie je de band tussen informatie (document) en werkproces terug in toegangen? 5

Hiervoor enkele relevante zoekacties gedaan in de catalogi van de archiefwetenschappelijke tijdschriften Archival Science, American Archivist en Archivaria en Google Scholar. 6 Romeijn-Wixley & de Vries. “Eigentijdse toegankelijkheid”. 7 Yakel, E. Encoded Archival Description: Are finding aids boundary spanners or barriers for users, Yournal of Archival Organization, 2 (2004), 63-77. 8 Fachry, K.N., Kamps, J & J. Zhang. Access to archival material in context. London: 2008. 9 Zhang, J., Fachry, N. & J. Kamps. Access to archival finding aids: context matters. ECDL (2008), 455-457

8

Website Archieven.nl:  Wat zijn de missie, visie en beleid van DE REE Archiefsystemen?  Welke zaken worden aangeboden op de website archieven.nl?  In hoeverre zijn de vorm, structuur en context van de informatie zichtbaar?  In hoeverre wordt er op archieven.nl contextgegevens aangeboden bij de inventarissen?  In hoeverre worden op archieven.nl de volledige oorspronkelijke inventarissen aangeboden?.  In hoeverre stuurt het zoeksysteem van archieven.nl het zoekgedrag van gebruikers?  Wat betekent het dat DE REE als private partij een Nederlands archievenoverzicht aanbiedt?  In hoeverre zijn bij DE REE werknemers met een archiefdiploma (archivistiek B of A) werkzaam of anderszins werknemers met kennis van het object, doel en methoden van de archiefwetenschap/archivistiek?  Welke definitie geeft DE REE op zijn website of op de website archieven.nl van archief?  Welke informatie geeft DE REE op de website archieven.nl aan gebruikers over wat archief is aan gebruikers?  Welke informatie geeft DE REE op de website archieven.nl aan gebruikers over het doen van archiefonderzoek?  Welke informatie geeft DE REE op de website archieven.nl aan gebruikers over de wijze waarop op de website in de databases gezocht kan worden. Website Nationaal Archief, gahetna.nl  Wat zijn de missie, visie en beleid van het Nationaal Archief?  Welke zaken worden aangeboden op de website gahetna.nl?  In hoeverre zijn de vorm, structuur en context van de informatie zichtbaar?  In hoeverre wordt er op archieven.nl contextgegevens aangeboden bij de inventarissen?  In hoeverre worden op archieven.nl de volledige oorspronkelijke inventarissen aangeboden?.  In hoeverre stuurt het zoeksysteem van archieven.nl het zoekgedrag van gebruikers?  Welke definitie geeft het nationaal archief op de website gahetna.nl van archief?  Welke informatie geeft informatie geeft het Nationaal Archief aan gebruikers over wat archief is?  Welke informatie geeft het Nationaal Archief over het doen van archiefonderzoek?  Welke informatie geeft het Nationaal Archief aan gebruikers over de wijze waarop op de website in de databases gezocht kan worden.

Vergelijking:  Welke overeenkomsten en verschillen zijn er aan te wijzen in de wijze van het presenteren van toegangen tussen DE REE en het Nationaal Archief.  Welke overeenkomsten en verschillen zijn er aan te wijzen in de mate waarin archivistische principes worden gehandhaafd?

1.3 Opbouw Hoofdstukken 2 en 3 bevatten een beschrijving van het onderzoeksobject en de onderzoeksmethode. In hoofdstuk 4 beschrijf ik het object, doel en methode van de archiefwetenschap, klassieke principes, het herkomst en structuurbeginsel, wetenschappelijke discussies hierover, het begrip context en (mogelijke) taken van archiefdiensten en archivarissen. Hoofdstuk 5 beschouwt de concepten beschrijving, representatie, (klassieke) toegangen, beschrijvingsstandaarden en belangrijke ontwikkelingen hierbinnen. In hoofdstuk 6 ga ik in op twee aanverwante zaken voor dit onderzoek

9

retrieval van archiefdocumenten en zoeksystemen. Hoofdstuk 7 beschrijft de resultaten van een 10 vergelijkbaar onderzoek. Hoofdstukken 8 en 9 bevatten de resultaten van de analyses van de websites archieven.nl en gahetna.nl. In hoofdstuk 10 staan de resultaten van de analyses van de toegangen beschreven. Hoofdstuk 11 bevat een uitwerking van het interview bij DE REE Archiefsystemen. In hoofdstuk 12 beschrijf ik de conclusies van dit onderzoek. Tot slot volgen in hoofdstuk 13 en 14 een literatuurlijst en enkele bijlagen.

10

Thomassen, T, H. Duits, J. Stroet, A. Vijn & R. van Vuuren .” Archiefontsluiting vanuit de context: een kwestie van kiezen”. In: Thomassen, T., B. Looper & J. Kloosterman. Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven. ‘s Gravenhage: 2001, 209-231.

10

2 Object en afbakening Het hoofdobject van onderzoek voor deze scriptie vormt archiefportal archieven.nl. Hierop worden (nadere) toegangen van een groot deel van het Nederlandse archiefwezen aangeboden, doorzoekbaar via een zoekinterface. Ik wil kijken in hoeverre op deze website archivistische principes worden nageleefd bij de (re)presentatie van archieven, in de vorm van (klassieke) toegangen. Bij archieven.nl zijn exploitant DE REE en zijn klanten (deelnemende archiefdiensten) betrokken. De klanten leveren de (nadere)toegangen aan die op archieven.nl worden aangeboden. Hiermee zijn zij verantwoordelijk voor de kwaliteit van deze representaties. Een subonderzoeksobject vormt de website gahetna.nl, van het Nationaal Archief. Ook hier wil ik kijken of zij zich bij de (re)presentatie van archieven aan archivistische principes houdt. Hoofdonderzoeksobjecten op beide websites zijn de aangeboden zaken uit het klassieke toegangenapparaat, (klassieke toegangen, nadere toegangen en onderzoeksgidsen, hun archivistische kwaliteit en de wijze van (re)presentatie: zoekmogelijkheden op beide websites en de wijze van bladeren door, raadplegen en presentatie van de toegangen. Subonderzoeksobjecten, zijdelings van belang voor dit onderzoek, vormen de websites als geheel, de begeleiding en informatieverstrekking aan gebruikers, missie, doelstelling en beleid van beide exploitanten en de gegeven informatie hierover. Naast handhaving van archivistische principes kunnen de verantwoording van archivistische keuzes en assisteren van gebruikers worden onderscheiden. De insteek van dit onderzoek is archivistisch van aard. Zo blijven bij de analyses van beide websites technische zaken, bijvoorbeeld over de benodigde software en de werking hiervan buiten beschouwing. Bij de analyse van zoekingangen zijn alleen de zoekingangen voor toegangen, nadere 11 toegangen en onderzoeksgidsen meegenomen. . Deze scriptie heeft betrekking op de archiveringsprocessen ordenen, beschrijven en beschikbaarstelling. De gebruiker en hoe deze omgaat met het toegangenapparaat en strategieën voor de (re)presentatie van toegangen via internet vormen geen onderwerp van het onderzoek. Deze zullen alleen zijdelings aan de orde komen wanneer aanvullend voor dit onderzoek. In de context van mijn scriptie is er sprake van afgesloten archieven die volgens de Archiefwet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht. In dit stadium hebben de archiefstukken geen direct nut meer voor de archiefvormer, maar wordt archief gebruikt in zijn secundaire functies: als historische bron en zijn waarde als cultureel erfgoed. De gebruikers zijn mensen die onderzoek willen doen in archieven zoals historici en genealogen, maar ook personen die toevallig op een archiefportal of website van een archiefdienst terecht komen. De betrokken professionals (archivarissen en anderen) zijn werkzaam bij het bedrijf DE REE Archiefsystemen, het Nationaal Archief en de bij archieven.nl aangesloten archiefdiensten.

11

Opgenomen naar aanleiding van commentaar van DE REE Archiefsystemen hierover.

11

3 Onderzoeksmethode

Voor deze scriptie heb ik een kwalitatief onderzoek gedaan. In het literatuuronderzoek heb ik het doel, object en de methode binnen de archiefwetenschap onderzocht en de belangrijkste theorieën op het gebied van ordening, beschrijving, ontsluiting, retrieval en zoeksystemen. Daarnaast heb ik gekeken naar ontwikkelingen binnen de archiefwetenschap. Doel van het literatuuronderzoek is erachter komen aan welke, algemeen geldende principes, archiefdiensten en bedrijven als DE REE zich moeten houden bij de representatie van archieven via internet. Het hoofddoel van mijn onderzoek vormt naar de mate waarin archiefdiensten binnen het Nederlands Archiefwezen zich aan archivistische principes houden bij de representatie van archieven, in de vorm van toegangen, via internet. Vooral in hoeverre vorm, structuur en context van de informatie worden gerepresenteerd. De casus om dit te onderzoeken vormt archiefportal archieven.nl, geëxploiteerd door DE REE Archiefsystemen. Het onderzoeken van individuele websites van archiefdiensten is door tijdgebrek niet mogelijk. Van de dienstverlening van DE REE wordt door ongeveer 45 archiefdiensten van 12 verschillende grootten gebruik gemaakt. Hiermee vormt de website mijns inziens een redelijke afspiegeling van het totale Nederlandse archiefwezen. Doordat de toegangen en zoekinterfaces ook op de websites van de archiefdiensten zijn te doorzoeken wordt ook een afspiegeling gegeven van de representatie van archieven op deze websites. Daarnaast heb ik een vergelijking gemaakt met de website gahetna.nl waarop de (nadere) toegangen op archieven en collecties van Nationaal Archief worden aangeboden. Dit om een breder beeld te krijgen van de situatie en om verschillen en overeenkomsten tussen beide partijen te kunnen analyseren. Ik heb onderzoek gedaan naar de twee websites als geheel en uit het totale aanbod op beide websites aan klassieke toegangen en hulpmiddelen, via een steekproef 50 toegangen onderzocht, om een voorbeeld te geven van hun karakteristieken. Toegangen vormen het belangrijkste element uit het klassieke toegangenapparaat wat op beide websites wordt aangeboden. Het onderzoeken van meer toegangen was door tijdgebrek niet mogelijk. De onderzochte toegangen zijn niet representatief voor het totaal van aangeboden toegangen op beide websites en bij archieven.nl ook niet voor het totaal van aan geboden toegangen van alle deelnemende archiefdiensten. Nadere toegangen heb ik wegens tijdgebrek niet onderzocht. Wel heb ik criteria geformuleerd voor aanvullend onderzoek hiernaar, zie bijlage 3. Onderzoeksgidsen worden op de website archieven.nl niet aangeboden, wat de representativiteit van het onderzoek zou ondermijnen. Voor het onderzoek van beide websites heb ik gekeken in hoeverre de exploitant (bij archieven.nl DE REE samen met haar klanten) zichzelf en hiermee zijn gebruikers rekenschap geeft van de belangrijkste archivistische principes met betrekking tot object, doel en methode van de archiefwetenschap, afkomstig uit het post-custodiale (voornamelijk) en klassieke paradigma binnen de archiefwetenschap. Dergelijke zaken kunnen blijken uit de missie, doelstellingen en beleid van de exploitant, informatieverstrekking aan gebruikers, de archivistische kwaliteit van de aangeboden (nadere) toegangen, zoekmogelijkheden op de website en de wijze van raadplegen, presentatie en bladeren door de toegangen.

12

http://www.de-ree.nl/klanten. Telling gedaan van aantal archiefbewaarplaatsen (gemeentearchieven, streekarchieven en RHC’s).

12

Concreet heb ik gekeken naar de missie, doelstellingen en beleid van de exploitant, het aanbod, de presentatie en zoekmogelijkheden van (nadere toegangen) en de mate waarin de exploitant zich rekenschap geeft van het bijzondere karakter van archieven als procesgebonden informatie, dat archieven bestaan uit vorm, structuur en context, het belang van contextgegevens voor interpretatie, het onderscheid tussen toegangen en nadere toegangen en de context van primair en secundair gebruik. Voor onderzoekscriteria zie bijlage 1. Het onderzoek naar aangeboden toegangen (inventarissen en plaatsingslijsten) heb ik uitgevoerd met enkele vragen op hoofdlijnen over de mate waarin vorm, structuur en context en de band tussen informatie en werkprocessen in de toegangen te zien zijn en een checklist met specifieke metadata. Deze komt overeen met het contextmodel van Hofman, met metadata over de ontstaans en beheerscontext en is aangevuld met ontbrekende metadata uit ISAD(G) en ISAAR(CPF) en criteria om te meten in hoeverre het herkomst- en structuurbeginsel zijn gehandhaafd in de aangeboden klassieke toegangen. Zie bijlage 2 voor onderzoekscriteria en contextmodel. 13

Hoewel uit het onderzoek van Thomassen e.a. bleek dat een generiek model als dat van Hofman niet geschikt is om te onderzoeken welke contextgegevens binnen toegangen aanwezig zijn heb ik er toch voor gekozen een dergelijk model te gebruiken, omdat ik vindt dat dit dergelijk onderzoek alleen uitgevoerd kan worden met concrete criteria, te vinden in dergelijke modellen. Bij elk criterium heb ik onderzocht of het wel of niet aanwezig is, impliciet (in de lopende tekst van de inleiding, het classificatieschema of beschrijvingen van bestanddelen) of expliciet (expliciet aangegeven dat het dat gegeven betreft bijvoorbeeld met “archiefvormer:”) aanwezig is en de plaats in de toegang waar de gegevens staan: de inleiding, het classificatieschema (hoofd- en subrubrieken) en beschrijvingen van bestanddelen. Hiervoor heb ik van elke toegang de inleiding (indien aanwezig) bestudeerd, het classificatieschema bekeken (rubrieken en subrubrieken uitgeklapt), en steekproefsgewijs beschrijvingen van bestanddelen bekeken. Voor de selectie van toegangen heb ik op archieven.nl gebladerd via de hoofdrubrieken. Op gahatna.nl heb ik gezocht op algemene zoektermen als gezondheidszorg, economie en onderwijs. Uit de resultaten heb ik willekeurig toegangen gepakt. Wel heb ik geprobeerd toegangen van verschillende soorten archiefvormers te selecteren. Op archieven.nl heb ik ook geprobeerd toegangen te onderzoeken afkomstig van verschillende archiefdiensten. Achteraf bleek ik echter ook meerdere keren toegangen van dezelfde bewaarplaats onderzocht te hebben. Voor een overzicht van onderzochte toegangen zie bijlage 4. 14

Zoals van te voren bekend uit het onderzoek van Thomassen e.a. was mijn checklist niet geheel bruikbaar voor het onderzoeken van klassieke toegangen. Deze zijn niet georiënteerd naar informatie en werkprocessen. Hierom heb ik zaken breder geïnterpreteerd. Niet alleen gekeken of criteria (impliciet) aanwezig zijn in de inleiding, classificatieschema of beschrijvingen, maar ook de een-opeen relatie tussen archiefvormer en archief en functies en werkprocessen meegenomen. Bij letterlijke interpretatie zouden veel minder aspecten aanwezig zijn geweest. Uiteraard is mijn interpretatie discussieerbaar. Een andere onderzoeker zal bij herhaling waarschijnlijk tot andere resultaten komen. In het gehouden interview met Erik de Ree en twee consultants van DE REE Archiefsystemen heb ik de missie, doel en beleid van het bedrijf onderzocht, de mate waarin zij en hun klanten zich confirmeren aan archivistische principes, de visie achter de zoekmogelijkheden en wijze van presenteren van (nadere) toegangen en de kennis binnen het bedrijf van archivistische principes. Voor interviewvragen zie bijlage 5. 13 14

Thomassen e.a. “Archiefontsluiting vanuit de context.” Ibidem.

13

De belangrijkste feedback van DE REE op de analyse van archieven.nl en het interview betreft de 15 archivistische benadering van de analyse en dat veel functies van de website niet zijn beschreven. Dit laatste heb ik niet meer kunnen verwerken. Kleinere opmerkingen heb ik wel verwerkt in de uitwerkingen. DE REE en het Nationaal Archief heb ik ook om feedback gevraagd op de totale scriptie. Deze heb ik van beiden niet ontvangen. Met bovengenoemde criteria voor de websites en toegangen heb ik het concept handhaving van archivistische principes met concretere criteria meetbaar willen maken. Dit heb ik willen doen door de archivistische kwaliteit van (nadere) toegangen, de verantwoording van archivistische keuzes bij de taakuitoefening en de uiteenzetting van archivistische principes op beide websites in uitleg (informatieverstrekking) aan gebruikers of de omschrijving van missie, doelstellingen en beleid, te meten. 16

Na feedback van mijn scriptiebegeleider ben ik tot de conclusie gekomen dat de handhaving van archivistische principes beschouwd kan worden als een impliciet concept. Van archivarissen kan aangenomen worden dat zij deze bij de taakuitoefening zullen handhaven. Handhaving van archivistische principes kan onderscheiden worden van de verantwoording van archivistische keuzes en dienstverlening aan gebruikers. De uiteenzetting van archivistische principes, bijvoorbeeld in uitleg aan gebruikers is geen taak van archiefdiensten en archivarissen. Keerzijde is echter dat archivistische principes als impliciet concept moeilijker meetbaar zijn.

15 16

Ree, E. de ([email protected], 21 juni 2012). Re: uitwerkingen interview en website analyse archieven.nl. Thomassen, T. ([email protected], 29 juni 2012). Re: tweede versie scriptie.

14

4 Principes van de archiefwetenschap

4.1 Object, doel en methode van de archiefwetenschap In dit hoofdstuk ga ik in op het object, doel en methode van de archiefwetenschap, belangrijke klassieke principes: het herkomst en structuurbeginsel, wetenschappelijke discussies over klassieke concepten, het begrip context en de taken van archiefdiensten en archivarissen. Voor deze scriptie beschouw ik archief als procesgebonden informatie: “informatie die door onderling samenhangende werkprocessen is gegenereerd en die zodanig ddoor die werkprocessen is gestructureerd en vastgelegd dat ze vanuit de context van die werkprocessen kan worden 17 bevraagd”. Belangrijk in deze definitie van Thomassen is dat archief een bijzonder soort informatie is, namelijk procesgebonden informatie, gegenereerd door en gebonden aan werkprocessen die uitgevoerd worden binnen een organisatie. De werkprocessen hangen met elkaar samen doordat ze gericht zijn op hetzelfde doel: realiseren van de missie van de organisatie. Essentieel is de band 18 tussen informatie (document) en de werkprocessen waarbinnen deze is ontstaan. Thomassen ziet procesgebonden informatie als het object van de archiefwetenschap. Haar doel is volgens hem de realisatie en handhaving van archivistische kwaliteit: de zichtbaarheid en duurzaamheid van de band tussen informatie en werkprocessen. Deze binding moet tot stand gebracht en gehouden worden. De archivistische kwaliteit is ervan afhankelijk. Dit kan met de methode van de archiefwetenschap: door het vastleggen, handhaven en analyseren van de 1920 samenhang tussen de functie van de informatie en de vorm, structuur en context hiervan . Belangrijke begrippen binnen de archiefwetenschap zijn vorm (interne structuur van de documenten), structuur (de relaties tussen de documenten waaruit een archief bestaat) en context (de omgevingselementen die bepalen hoe een archief wordt gegenereerd, gestructureerd en bevraagd). Vorm, structuur en context geven de documenten betekenis en zorgen ervoor dat men de in de documenten vastgelegde informatie kan interpreteren. Vooral gegevens over de (ontstaans)context zijn belangrijk voor interpretatie (door niet direct betrokkenen). Informatie over zijn (ontstaans)context en archiefbescheiden zijn onverbrekelijk met elkaar verbonden, onderscheiden archief van andere 21 documentvormen en waarborgen authenticiteit en identificatie. Bij de handhaving van de band tussen procesgebonden informatie en zijn vorm, structuur en context en het documenteren van veranderingen hierin moet men op het niveau van de individuele documenten respect hebben voor de vorm van de afzonderlijke documenten. Op niveau van het archief de handhaving van het structuurbeginsel (de externe structuur van het archief) en het structuurbeginsel/ bestemmingsbeginsel (de interne structuur van het archief). Op niveau van de omgeving van het archief moet men de relatie tussen de procesgebonden informatie en de 22 samenhangende werkprocessen die het archief hebben voortgebracht zichtbaar houden. De relatie 23 met de context is bij digitaal archief en volgens Kamps e.a. ook bij gecodeerde papieren toegangen van levensbelang.

17

Thomassen, T. “Een korte introductie in de archivistiek”. In: Horsman, P., F. Ketelaar & T. Thomassen. Paradigma. Naar een nieuw paradigma in de archivistiek. ‘s Gravenhage: 1999. P. 11-20, 11-12 18 Ibidem, 12. 19 Ibidem, 19. 20 Ibidem, 19-20. 21 Ibidem, 14-16. 22 Ibidem, 20. 23 Fachry, K.N., Kamps, J & J. Zhang. Access to archival material in context. London: 2008.

15

Bovengenoemd object, doel, methode zijn afkomstig uit het denkkader van het post-custodiale of 24 postmoderne paradigma binnen de archiefwetenschap. In het voorgaande (en nog steeds gepraktiseerde) klassieke paradigma wordt archief gezien als: “geheel van bescheiden ontvangen of 25 opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie”. Het object is hier het oud archief van een bestuur of ambtenaar, in plaats van procesgebonden informatie. De focus ligt op de fysieke archiefstukken in plaats van archief als logische of virtuele entiteit. Het doel is toegankelijkheid, door de handhaving van het herkomst- en bestemmingsbeginsel als ordeningsbeginselen (methode). Gebruikte technieken zijn het structuurbeginsel en beschrijvingstechnieken. In het post-custodiale paradigma is het doel kwaliteit. Het herkomst- en structuurbeginsel worden als kwaliteitsinstrumenten gezien. Gebruikte technieken zijn modelleringtechnieken (modellen) en 26 beschrijvingsstandaarden. Het gebruik van aspecten uit beide paradigma’s sluit elkaar niet uit. Volgens Thomassen neemt het nieuwe paradigma het oude in zich op. Zo ziet het postmoderne paradigma archiefdocumenten in de eerste plaats als logische dynamische entiteiten, maar kunnen ze nog steeds nog steeds als statische 27 fysieke documenten bekeken worden.

4.2 Klassieke principes: herkomstbeginsel en structuurbeginsel Het herkomstbeginsel en structuurbeginsel, ook wel bestemmingsbeginsel, internationaal: principle of provenance, zijn beginselen uit de klassieke archivistiek. Klassieke toegangen zijn gebaseerd op deze principes. Het principe bestaat uit twee componenten. Een uitwendige component het herkomstbeginsel/ respect des fonds, respect voor het archief als geheel en een inwendige component het structuurbeginsel, het respect voor de oude/ oorspronkelijke orde(ning). Beide delen 28 vormen een onafscheidelijk geheel. 29

Het grote belang van het principe is volgens Bearman en Lytle dat het zorgt voor de relatie tussen archiefvormende activiteiten en de informatie (archiefdocumenten) gevormd door de organisatie. Een belangrijke plaats waar deze principes worden gedefinieerd is de Handleiding voor ordenen en 30 beschrijven van Muller, Feith en Fruin. Deze is volgens Horsman e.a. lang gezien als een bijbel voor ste archivarissen en gedurende bijna de hele 20 eeuw door hen toegepast. Hoewel de archiefwetenschap zich heeft ontwikkeld zijn de principes nog steeds bruikbaar. Volgens de Handleiding is archief gevormd door de administratie of een van zijn medewerkers, in plaats van de gemeenschap uit de preklassieke archivistiek. Archieven mogen niet worden vermengt. Ook moet de interne structuur gerespecteerd worden. Andere revolutionaire kenmerken van de 24

Naar Thomassen in: Thomassen, T.H.P.M. Paradigmatische veranderingen in de archiefwetenschap. In: Horsman, P., F. Ketelaar & T. Thomassen. Paradigma. Naar een nieuw paradigma in de archivistiek. ‘s Gravenhage: 1999, 69-79. 25

Teuling, A.J.M. den. Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen. ’s Gravenhage: 2007. Lemma 10. Archief. 26 Thomassen, “Paradigmatische veranderingen in de archiefwetenschap”, 79. 27 Ibidem, 77. 28 Horsman, P. Taming the Elephant. An Orthodox Approach to the Principle of Provenance, in: Kerstin Abukhanfusa and Jan Sydback, The Principle of Provenance ,Report from the First Stockholm Conference on Archival Theory and the Principle of Provenance 2-3 september 1993. Stockholm, 1994, 51-60, 51. 29 Bearman, D. & R. Lytle. The power of the principle of provenance. Archivaria 21 (1985), 14-27, 14. 30 Horsman, Ketelaar & Thomassen. New Respect for the old order. The Americal Archivist (winter/spring 2003), 249-270, 268-270.

16

Handleiding zijn volgens Horsman e.a. de binding tussen archief en de functies van de archiefvormer, archivarissen bewustmaken van het respecteren van de grenzen en structuur van een archief en dat 31 de componenten van een archief alleen begrepen kunnen worden in hun oorspronkelijke context. De inventaris dient alleen als wegwijzer door de globale inhoud weer te geven, niet de precieze inhoud zelf.

4.3 Wetenschappelijke discussies over het begrip fonds en het principle of provenance ste

ste

32

33

34

3536

In de 20 en 21 eeuw zijn door onder andere Brothman, Cook , Duchein en Horsman bedenkingen geuit tegen de concepten fonds (archief als geheel), het principle of provenance en specifiek tegen het respect voor de oorspronkelijke ordening. Het respect des fonds is volgens de e auteurs sinds de 19 eeuw gezien als het universeel geaccepteerde basisprincipe binnen de 37 38 archiefwetenschap (bij ordenen en beschrijven). Onder andere Duchein en Cook zagen problemen bij toepassing op moderne, complexe, niet hiërarchische organisaties en niet afgesloten archieven. 39

Zo hecht Duchein hecht geen belang meer aan oorspronkelijke ordening en definieert 40 probleemgebieden met betrekking tot het respect des fonds. Brothman problematiseert de concepten provenance en (oorspronkelijke) ordening. Hij vindt onder andere dat de ordening zoals gereconstrueerd door archivarissen op geen enkele wijze overeenkomt met ordening zoals bij de archiefvormer. 41

Horsman vraagt zich af waarom en of archivarissen de oorspronkelijke orde zouden respecteren en hoe valide dit is. Het heeft praktische voordelen voor de archivaris, maar weinig voordelen voor de gebruiker. Wat dient de gebruiker het best, het oude administratieve ordeningssysteem, soms ingewikkeld en moeilijk te begrijpen, of een herontworpen generiek classificatieschema? De handleiding is op dit punt negatief en zegt dat een ordening gebaseerd op de oorspronkelijke het meest objectief is en niet de ene gebruiker boven de andere bevoordeeld. Ook vindt hij dat de gebruiker hiermee misleidt wordt met een monolithische ordening die in werkelijkheid nooit bestaan 42 heeft. 43

Cook beschrijft zijn visie op het concept archief (fonds) in het post-custodiale tijdperk/ paradigma. Hierbij wordt het fonds tot logische entiteit in plaats van een fysieke, met relaties tussen verschillende elementen. Voor uitgebreidere samenvattingen van deze artikelen zie bijlage 6.

31

Ibidem, 258-260, 268. Brothman, B. Orders of Value: Probing the theratical terms of archival practice. Archivaria 32 (summer 1991), 78-100. 33 Cook, T. The concept of the archival fonds in the post-custodial era: Theory, problems and solutions. Archivaria 35 (spring 1993), 24-37. 34 Duchein, M. Theoretical Principles and practical problems of respect des fonds in Archival Science. Archivaria 16 (summer 1983), 64-82 35 Horsman, “Taming the elephant”. 36 Horsman, P. The last dance of the Phoehix. The de-discovery of the Archival fonds. Archivaria 54 (fall 2002). 37 Duchein, “Theoretical principles and practical problems”. 38 Cook, “The concept of the archival fonds in the post-custodial era”. 39 Duchein, “Theoretical principles and practical problems”. 40 Brothman, “Orders of value”. 41 Horsman, “Taming the Elephant”, 56-58. 42 Horsman,” The last dance of the phoenix”, 22. 43 Cook, “The concept of the archival fonds in the post-custodial era.” 32

17

4.4 Het begrip context Als het gaat om archivistisch beschrijven is de aandacht verschoven naar de (ontstaans)context van 44 archiefstukken en het belang van kennis hiervan voor interpretatie. In Nederland gebeurde dit vanaf 45 de jaren ’90 door discussies over massaselectie (PIVOT) en beschrijvingsstandaarden. Thomassen ziet context samen met vorm en structuur als een van de concepten voor de analyse van een archief. Hij definieert de functionele (missie van de organisatie), organisatorische (organisatiestructuur), administratieve (structuur en inrichting van het archiveringsysteem) en 46 materiële context (locatie van documenten). 47

Hofman definieert de ontstaanscontext, beheerscontext en de context van gebruik. De ontstaanscontext bevat de functionele (uitgevoerde functies), organisatorische (organisatie die deze functies uitvoert), wettelijke (wet- en regelgeving die ten grondslag ligt aan de uitgevoerde functies), administratief-procedurele (het bedrijfsproces waardoor een functie wordt uitgevoerd) en technische context (technische middelen of infrastructuur). Zijn beschrijvingsmodel voor de ontstaanscontext bevat de entiteiten actor, functie, wettelijke basis en bedrijfsproces. Het bedrijfsproces bepaald hoe , 48 waar en wanneer een actor een functie uitvoert en leidt tot het ontstaan van archiefbescheiden. De beheerscontext betreft het beheersregime (beleid, verantwoordelijkheden, regels en procedures die de archivering en het beheer van archiefbescheiden regelen inclusief de eisen die eraan gesteld worden gedurende een bepaalde periode), de documentaire/ archivistische context (de samenhang tussen de archiefstukken en de wijze waarop dossiers worden gevormd en archiefbescheiden zijn geordend) en de technische context (de technische middelen voor de uitvoering van de 49 archiveringsfunctie) De context van ontstaan blijft hetzelfde de context van beheer en gebruik veranderen steeds in tijd en 50 plaats en de informatie hierover neemt toe. De context beïnvloedt de structuur van het archief door het ontstaan (maken en vastleggen) van documenten en door de wijze waarop de administratie ermee 51 omgaat (beheer). In zijn contextmodel definieert Hofman verschillende contextgegevens die 52 vastgelegd kunnen worden onderverdeeld naar bovengenoemde gebieden. 53

Horsman definieert naar Thomassen als object van context actoren, hun functies, werkprocessen en archiveringsprocessen. Bij archief als procesgebonden informatie zijn archiefdocumenten logisch via werkprocessen aan de (functionele) context gebonden. Het archiveringsproces maakt de binding expliciet. De context van een archief is nooit stabiel, maar veranderd voortdurend. Van geen enkele archief of archiefstuk is de context precies gelijk. Daar organisaties en actoren verschillend zijn, zijn 54 archieven en archiefstukken steeds uniek

44

Horsman,” Taming the elephant”, 56-57. Thomassen, T. (2000). “Het begrip context in de archiefwetenschap”. In: Horsman, P., F. Ketelaar & T.Thomassen. Context. Interpretatiekaders in de archivistiek. ‘s Gravenhage: 2000. 15-28. 15-16. 46 Thomassen,” Een korte introductie in de archivistiek”. 15-16 47 Hofman, H. “ Een uitdijend heelal? Context van archiefbescheiden”. In: Horsman, P., F. Ketelaar & T.Thomassen. Context. Interpretatiekaders in de archivistiek. ‘s Gravenhage: 2000, 45-65, 53 48 Ibidem, 54-55. 49 Ibidem, 55-57 50 Ibidem. 50-57. 51 Ibidem. 56. 52 Ibidem, 62-63. 53 Horsman, P. (2000). “De erfenis van Copernicus. Naar een model van context”. In: Horsman, P., F. Ketelaar & T.Thomassen. Context. Interpretatiekaders in de archivistiek. ‘s Gravenhage: 2000. P. 67-82 54 Ibidem. 68-69. 45

18

4.4 Taken van archiefdiensten en archivarissen Enkele wettelijke taken van archiefbewaarplaatsen zijn het in goede, geordende en toegankelijke staat 55 brengen van archiefbescheiden en deze openbaar en kosteloos beschikbaar stellen, behoudens 56 57 enkele beperkingen. Volgens Het Nationaal Archief hebben archiefbewaarplaatsen taken op het gebied van archief als cultureel erfgoed en informatiebron, verantwoordelijkheid voor het beheren van archiefbescheiden ouder dan 20 jaar die hier volgens de Archiefwet naartoe overgebracht zijn en moeten zij bronnen bijeenbrengen en veiligstellen waarmee individuen en organisaties hun geschiedenis kunnen ontdekken, het verleden van overheid en samenleving en hun onderlinge communicatie gereconstrueerd wordt. Hierom richten archiefdiensten zich, naast overheidsarchieven ook op 58 particuliere archieven. Het Nationaal Archief vindt dat archiefdiensten in een infocratie meer moeten doen dan het passief beschikbaar stellen, actief presenteren van archief en het bewaren, behoeden en presenteren van oud en nieuwe archief. Vooral omdat de nieuwe generatie archiefgebruikers een actieve rol wil in de waardering en beoordeling van de informatie. In het sociale web wordt de collectie onderdeel van het 59 publieke domein. Dit beïnvloed de kennistaak van informatie- en archiefprofessionals. Archieven.nl noemt archiefdiensten de zorgdrager van archieven, die honderden kilometers archief 60 beheren. 61

Uit de universele verklaring over archieven valt af te leiden dat archiefdiensten en archivarissen de volgende zaken moeten erkennen: het unieke karakter van archieven als getuigenis van bestuurlijk, cultureel en intellectueel handelen, het vitale belang van archieven voor de ondersteuning van bedrijfsvoering, bescherming van burgerrechten, verantwoord burgerschap, de vorming van intellectueel en collectief geheugen voor het begrijpen van het verleden en het documenteren van heden en toekomstig handelen te begeleiden, de verscheidenheid van archief in het vastleggen van elk gebied van menselijke handelen, de veelheid van (analoge en digitale) formaten waarmee archieven worden gevormd , de gezamenlijke rol van iedereen voor het beheer van archieven: werknemers en beslissers in de publieke sector, eigenaren of houders van publieke en private archieven, archivarissen en andere informatiespecialisten. Archivarissen moeten als professionals onder andere hun samenlevingen dienen bij het vormen, selecteren, behouden en beschikbaar stellen van archieven, archieven zodanig beheren dat authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid zijn gegarandeerd en archieven voor iedereen toegankelijk maken met inachtneming van relevante wetgeving en de rechten van individuen, archiefvormers, eigenaren en gebruikers.

55

Archiefwet 1995, Artikel 3. Geraadpleegd op: 9 juli 2012, van: http://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/geldigheidsdatum_09-07-2012#HoofdstukII. 56 Archiefwet 1995, Artikel 14. 57 Archiefwet 1995, Artikel 15. 58 Nationaal Archief, Archiefbestel in Nederland. Geraadpleegd op: 9 juli 2012, van: http://www.nationaalarchief.nl/organisatie/archiefbestel-nederland. 59 Nationaal Archief , Kerntaken. Geraadpleegd op: 9 juli 2012, van: http://www.nationaalarchief.nl/organisatie/kerntaken. 60 Archieven.nl, Wat doet een archiefdienst. Geraadpleegd op: 9 juli 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/help?cat=12&id=24. 61 International Counsil on Archives. Universal declaration on archives. (2010). Nederlandse vertaling. Geraadpleegd op: 21 juni 2012, van: http://www.kvan.nl/files/universele_verklaring_d.pdf.

19

62

De Beroepscode voor Archivarissen stelt normen vast voor de beroepsgroep. In het verlengde kan de beroepscode ook van toepassing verklaart worden op instellingen waar (veel) archivarissen werkzaam zijn, waaronder archiefdiensten. Volgens de beroepscode moeten archivarissen de integriteit van het archiefmateriaal beschermen en garanderen dat het betrouwbaar bewijsmateriaal van het verleden blijft (artikel 1).

Artikel 2 zegt dat archivarissen archiefmateriaal op waarde moeten schatten, selecteren en bewaren, in zijn historische, wettelijke en administratieve context en onder handhaving van het structuurbeginsel de oorspronkelijke samenhang tussen de documenten bewaren en zichtbaar maken. Hierbij dient men te handelen volgens de algemeen aanvaarde archivistische principes en praktijk bij alle voorkomende taken, waaronder ordening, beschrijven, bekend en toegankelijk maken van archief. Blijvend te bewaren archiefbescheiden moeten zo spoedig mogelijk geordend en beschrijven worden overeenkomstig archivistische principes, vooral het herkomst- en structuurbeginsel. Verder moeten archivarissen de archivistische waarde van archieven, waaronder hun authenticiteit, beschermen bij selectie, ordening, beschrijving, bewaring en gebruik van archieven (artikel 3). Volgens artikel 4 moeten archivarissen de blijvende toegankelijkheid en begrijpelijkheid van archiefmateriaal waarborgen. Selectie voor bewaring of vernietiging dient om een essentiële getuigenis te bewaren van de activiteiten van archiefvormer(s). Het omgaan met het archiefmateriaal moeten archivarissen documenteren en in staat zijn hierover rekenschap af te leggen door gedurende de hele levensloop van archieven samen met archiefvormers goede procedures te bepleiten, nieuwe procedures voor informatiebeheer te beschouwen en ervoor te zorgen dat huidige archiefsystemen vanaf het begin procedures bevatten om documenten van waarde van archieven te bewaren (artikel 5). Artikel 6 zegt dat archivarissen een zo breed mogelijk gebruik van archieven moeten bevorderen en onpartijdig aan alle gebruikers diensten moeten verlenen: ze moeten algemene en specifieke toegangen maken op de aan hun toevertrouwde archiefbestanden, onpartijdige en evenwichtige diensten verlenen, alle redelijke vragen bereidwillig beantwoorden, het optimale gebruik van archiefbescheiden aanmoedigen en onredelijke beperkingen in de openbaarheid en gebruik ontmoedigen. Hierbij wel rekening houdend met het beleid van de instelling en (wettelijke) beperkingen, bijvoorbeeld bescherming van de persoonlijke levenssfeer (artikel 7). Over artikel 6 is discussie ontstaan wat hieronder wordt begrepen. Archiefdiensten en archivarissen hebben dit artikel aangewend voor hun beleid ter vergroting van het publieksbereik, geïnitieerd door 63 het Rijk. Thomassen noemt dit in zijn oratie echter een politieke doelstelling en geen professionele plicht. Archivarissen moeten volgens artikel 8 het hun gegeven speciale vertrouwen aanwenden in het algemeen belang en niet zichzelf of anderen onbillijk bevoordelen door activiteiten die hun professionele integriteit, objectiviteit en onpartijdigheid zou kunnen schaden. Ze mogen niet toestaan dat personen vreemd van hun beroep zich mengen in hun werk en beroepsverplichtingen. Artikel 9 zegt dat archivarissen professionele deskundigheid moeten nastreven door voortdurend hun archivistische beroepskennis en deskundigheid te blijven ontwikkelen en anderen deelgenoot te maken van de resultaten van hun onderzoek en ervaring. 62

Beroepscode voor archivarissen. Vastgesteld door de General Assembly van de International Council on Archives (6 september 1996). In: Horsman, P., Ketelaar, E & T. Thomassen, Paradigma. Naar een nieuw paradigma in de archivistiek, ’s Gravenhage (1999) 225-229 63 Thomassen, T. “Archiefwetenschap, erfgoed en politisering”.

20

Volgens artikel 10 moeten archivarissen het behoud en gebruik van het documentair erfgoed bevorderen door (vergroting) van samenwerking met vakgenoten uit andere beroepsgroepen, zich hierbij houdend aan archivistische normen en de beroepscode. Mogelijk kan, gelet op de huidige visie op toegankelijkheid waarvan gebruikerscompetenties een 64 onderdeel vormen, ook het bijbrengen van competenties aan gebruikers, specifiek archivistische vaardigheden, als taak van archiefdiensten en archivarissen worden gezien. Deze hebben gebruikers 65 66 blijkens onderzoek van Yakel en Torres en Romeijn-Wixley en De Vries nodig bij archiefonderzoek, naast domeinkennis en interpretatiekennis, om de juiste vragen te kunnen stellen en de gevonden gegevens te kunnen begrijpen. Archivistische vaardigheden betreffen kennis van archivistische principes, praktijken, theorie en instituties, zoals het herkomst en structuurbeginsel, hoe archieven gevormd en toegankelijk gemaakt worden, hoe archieftoegangen werken, gestructureerd zijn en gelezen moeten worden, de vaardigheid om onzekere problemen te structureren en om onzekerheid en dubbelzinnigheid bij onderzoeksvragen te verminderen en de verhouding tussen primaire bronnen en representaties begrijpen (intellectuele vaardigheden).

64

Hierbij verwijs ik naar de definitie van toegankelijkheid van Thomassen waarin ook gebruikerscompetenties zijn meegenomen. 65 66

Yakel & Torres, “AI: Archival Intelligence”. Romeijn-Wixley & De Vries, “Eigentijdse toegankelijkheid”.

21

5 Archivistische beschrijven In dit hoofdstuk behandel ik het concept archivistisch beschrijven, de gerelateerde concepten representatie, (klassieke) toegangen en beschrijvingsstandaarden en de belangrijkste ontwikkelingen op deze gebieden.

5.1 Beschrijving Archivistisch beschrijven maakt het verband tussen de bestanddelen, archiefstructuur en context 67 expliciet. ISAD(G) ziet beschrijven als het vaststellen en verklaren van context en inhoud van met materiaal door het maken van nauwkeurige representaties en deze te rangschikken volgens vooraf bepaalde modellen. Volgens Duranti heeft het te maken met representatie, identificatie, de processen analyse, controle, retrieval en toegang en een product, wat archiefmateriaal, provenance, documentaire context en zijn relaties tussen de manieren hoe het geïdentificeerd en gebruikt wordt 68 kan illustreren.

5.2 Representatie Bij ordening, deze respecteren of niet en beschrijving door het vormen van hulmiddelen voor toegang, 69 worden representaties van archiefdocumenten gemaakt. Representatie verwijst volgens Yakel naar het proces van representeren en de hierbij geproduceerde producten. Ordening is representatie, omdat er altijd herordening plaatsvindt en context verloren gaat. De archivaris herordent, interpreteert en creëert en ontwerpt hierbij representatiesystemen voor de surrogaten (toegangen) die 70 archivistische materialen representeren. Archieven presenteren representaties en het proces van representatie vindt plaats vanuit de archiefvormer, archivaris en potentieel ook de gebruiker. Het structureren van de representatiepraktijk vindt plaats door archiefvormer, archivaris en systemen. Deze representeren de artefacten in 71 72 toegangen, inventarissen en indexen. Bij de archiefvormer draait representatie om ontstaan en bescherming van de oorsprong van archiefstukken. Als archiefstukken hun oorspronkelijke omgeving verlaten treedt verlies van context op en ontstaan problemen om de oorspronkelijke ordening te handhaven en zo provenance te 73 (re)presenteren. Bij representatie door archivarissen zijn organisatie- en classificatieschema’s belangrijk. Met onder andere EAD toegangen probeert men standaardisatie van representatie te bereiken. Handhaving van oudere inventarissen, (her)ontdekken van oudere representaties en weten dat verschillende representaties verschillende perspectieven geven en er soms meer representaties zijn, noemt Yakel 74 ook een verantwoordelijkheid van archivarissen.

67

ISAD (G): Algemene Norm voor Archivistisch beschrijven. Vertaling van de tweede uitgave. Antwerpen/Leuven/ Amsterdam: 2004, 3. 68 Duranti, L. “Origin and development of the concept of archival description.” In: Thomassen, T., B. Looper & J. Kloosterman. Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven. ‘s Gravenhage: 2001.. 95-102, 95. Origineel verschenen in: Archivaria, vol. 35, 1993, p. 47-54. 69 Yakel., E. Archival representation. Archival Science 3 (2003), 1-25, 1 70 Ibidem, 2-3 71 Ibidem, 5, 16 72 Ibidem, 16 73 Ibidem, 6-10 74 Ibidem, 10-16

22

De betekenissen van (evoluerende) representaties kunnen grenzen van tijd en gebruik overstijgen. Ze laten onder andere veranderende perspectieven op collectiemanagement en beschrijving zien. Elk succesvol representatiesysteem bouwt voort op zijn voorganger en gebruikt hierbij wat als waardevol wordt beschouwd. Daar representatieprocessen niet transparant en objectief zijn moeten archivarissen zich volgens Yakel bewuster zijn van de activiteiten rond het ontstaan van 75 representaties hun structuren, sociale constructies en gebruik.

5.3 (Klassieke) toegangen Toegangen zijn (samenhangende) representaties van archiefstukken onder verwijzing naar hun 7677 vindplaats. Ook vormen ze de basis voor andere representaties, bijvoorbeeld EAD. De toegangen die worden aangeboden op de door mij onderzochte websites, zijn zogenaamde klassieke toegangen, gekoppeld aan een klassiek archiefbegrip. Tot het klassieke toegangenapparaat behoren onder andere klassieke inventarissen, nadere toegangen en (analytische) hulpmiddelen zoals en thematische archiefgidsen (onderzoeksgidsen), kopnoten en NB’s bij beschrijvingen. Klassieke toegangen bestaan op vier niveaus, overeenstemmend met de fysieke ordening van archieven: metaniveau (toegangen op toegangen, bijvoorbeeld overzichten van archievenoverzichten of inventarissen, nu overgenomen door archiefportals), macroniveau (archiefbewaarplaats, archievenoverzichten of depotlijsten), mesoniveau (archiefniveau, inventarissen en plaatsingslijsten) en microniveau (archiefbestanddelen, bijvoorbeeld klappers, inhoudsopgaven en trefwoordenindexen). Daarnaast worden toegangen (ontsluiting op archiefniveau), met een primaire functie en nadere toegangen (ontsluiting van archiefbestanddelen), met een secundaire functie, 78 onderscheiden. De klassieke inventaris vormt de kern van het klassieke ontsluitingssysteem. Andere zaken hebben een relatie met de klassieke inventaris. De inventaris is een representatie van een hiërarchisch systeem van bescheiden, die top-down worden beschreven van algemeen naar bijzonder, waar relaties worden gerepresenteerd door een natuurlijke classificatie, zoveel mogelijk overeenkomstig de 79 oorspronkelijke structuur van het archief en de activiteiten van de archiefvormer. Hij vormt een afbeelding van de vorm, structuur en context van een archief en is het meest geschikt voor ontsluiting 80 van overgedragen, afgesloten archief. Dit is ook terug te zien in het gehele toegangenapparaat waar ordening van stukken plaatsvindt door beschrijvingen in een toegang, de gerichtheid op (complete) afgesloten, overgedragen archief en bewerking vanuit de aanname dat de (fysieke) ordening van de bestanddelen een afbeelding is van hun ontstaanscontext. Deze is uitgangspunt van beschrijving (een op een relatie archiefvormer 81 archief). De toegang dient het fysieke en intellectuele beheer van het archief. Voor toepassing moeten omgeving of structuur geschikt zijn voor serie en stuksgewijze beschrijving. Hij is ongeschikt voor verbaal- of zaaksgewijs geordende archieven. Hoewel de methode hier wel op toegepast is. Het in twijfel trekken van zijn gebruiksvriendelijkheid, verkorting van de

75

Ibidem, 24-25 Thomassen, T. “Klassieke toegangen op archieven: een overzicht”. In: Thomassen, T., B. Looper & J. Kloosterman. Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven. ‘s Gravenhage: 2001. 103-126, 108. 77 Yakel, Archival representation, 18. 78 Thomassen, “Klassieke toegangen”, 104, 109, 112-117 79 Ibidem, 109-110. 80 Naar: Horsman, P. Beschrijvingsstandaarden ISAD(G) en ISAAR(CPF). Een introductie op de Nederlandse edities. Amsterdam: 2007, 11. 81 Ibidem. 76

23

overbrengingstermijn en ongeschiktheid voor digitaal archief betekenden volgens Thomassen 82 uiteindelijk zijn “doodvonnis”. Een index bevat een opgave van documenten of gegevens in een of meer archiefbestanddelen volgens een andere systematiek dan die heerst in die bestanddelen, onder verwijzing naar de 83 vindplaatsen, bijvoorbeeld naamklappers op akten van de burgerlijke stand. 84

Onderzoeksgidsen bevatten een systematisch overzicht van de archiefbronnen die het meest relevant worden geacht voor de beantwoording van een bepaalde vraag. Ze worden in de eerste plaats gestructureerd door een onderzoeksvraag en in de tweede plaats door de context, structuur en inhoud. De gegevens zijn niet geselecteerd op basis van formele kenmerken van het archiefmateriaal zelf, maar zijn selectief en subjectief in de afbakening van de onderzoeksvraag en relevante bronnen. Dit vraagt om een verantwoording van gemaakte keuzes. Traditionele archiefgidsen bevatten een algemene inleiding met een verantwoording van de werkwijze en keuzes, een historisch- institutioneel overzicht van relevante archiefvormers, een overzicht van belangrijke publicaties en gedrukte bronnen, een beschrijving van de specifieke context bij elk type archief, gegevens over de registratuur en een opsomming van relevante archiefbestanddelen.

5.4 Beschrijvingsstandaarden Beschrijvingsstandaarden zijn een vorm van een contextmodel. Bekende internationale beschrijvingsstandaarden zijn ISAD(G) en ISAAR(CPF). Ze zijn volgens Thomassen noodzakelijk door diversiteit aan toegankelijkheid. ISAD gaat over het beschrijven van het archief en zijn interne structuur. Met ISAAR kunnen de context waarin documenten zijn ontstaan, beheerd en gebruikt 8586 beschreven worden. ISAD(G) en ISAAR(CPF) gaan impliciet uit van de beschrijving van afgesloten archief en vormen een universele toepasbare set regels voor het beschrijven van 87 archiefbestanddelen. Conceptuele uitgangspunten zijn het herkomst- en structuurbeginsel. 88

Doelen van ISAD zijn het garanderen van de creatie van consistente, geschikte en voor zich sprekende beschrijvingen, terugvinden en uitwisselen van informatie over archiefmateriaal makkelijker maken, delen van authority data en integratie van archiefbeschrijvingen uit verschillende plaatsen in een informatiesysteem mogelijk maken. Er wordt uitgegaan van beschrijving in meerdere hiërarchische niveaus. Beschrijven begint op het hoogste niveau en daalt af naar beneden. Alle beschrijvingselementen worden toegepast op elk niveau, maar wat op hoger niveau al beschreven is 89 wordt op lagere niveaus niet herhaald. Het doel van ISAAR(CPF) is authority control, een eenduidige, geschikte en duidelijke naamgeving en beschrijving van archiefvormers voor meervoudig gebruik in verschillende omgevingen en voor verschillende doeleinden. Belangrijk hierbij is het documenteren van archiefvormers en de context van 90 archiefvorming.

82

Ibidem, 110-111 Ibidem, 104 84 Ibidem, 106-106 85 Horsman, “Beschrijvingsstandaarden”, 7. 86 Ibidem, 11-12. 87 Ibidem, 14. 88 “ISAD(G). Algemene internationale norm voor archvistisch beschrijven”, 3. 89 Horsman, “Beschrijvingsstandaarden ISAD(G) en ISAAR (CPF)”, 17. 90 Ibidem, 27-28. 83

24

91

ISAD(G) bevat beschrijvingselementen over identificatie van de beschrijvingseenheid, context (oorsprong en beheer), inhoud en structuur (onderwerp en ordening), voorwaarden voor raadpleging en gebruik (beschikbaarheid materiaal), materialen verwant aan de beschrijvingseenheid, aantekeningen en beheer. ISAAR(CPF) bevat gegevens over unieke identificatie van de entiteit met gestandaardiseerde ontsluitingstermen voor de geautoriseerde beschrijving, aard, context en activiteiten van de 92 archiefvormer, relaties met andere archiefvormers en beheer 93

Kritiek van Horsman op EAD en ISAD is dat er sprake is van oude wijn in nieuwe zalen, het model 94 van de Handleiding geschikt gemaakt voor een digitale omgeving , door gebruik van een documentaire benadering. Refererend aan actuele publicaties, vindt hij ISAD niet in lijn met het huidige archivistische denken. Het beginpunt is het statische archiefstuk (collectie) in plaats van de dynamische werkprocessen (de ontstaanscontext en documenten als bewijs van dynamische bedrijfstransacties). Dit vormt een beperking van de standaard. Verder vindt hij het topdown model met een hiërarchische structuur met archief aan de top en item als laagste niveau, te rigide een archivistische constructie die niet de realiteit van ontstaan reflecteert. Een archief wordt gevormd door archiefstukken die zijn ontstaan in series van oorspronkelijk onderling gerelateerde bedrijfsprocessen en moet bottum-up gedefinieerd worden. Het onderdeel bedrijfstransacties is onderontwikkeld in archivistische standaarden. Ze ondersteunen geen terminologie over functies, taken, transacties en competenties. In ISAAR is van bedrijfstransacties iets ingebouwd, maar niet als apart onderdeel van archivistische beschrijving. ISAAR mist een model voor 95 archiefvorming. 96

ISAAR maakt het volgens Thomassen (samen met standaarden voor functies) mogelijk om informatie over personen, families en organisaties die in klassieke toegangen deel zijn van de toegangen zelf in afzonderlijke databases op te slaan. Hierdoor kunnen gegevens over de ontstaanscontext afzonderlijk worden benut en kunnen complexere relaties tussen actoren, handelingen en archiefdocumenten beter worden gepresenteerd.

5.5 Toegankelijkheid Toegankelijkheid wordt in de klassieke benadering gezien als toegankelijke staat, waarbij archiefbescheiden binnen redelijke tijd gevonden en raadpleegbaar moeten kunnen worden 97 gemaakt. 98

Thomassen definieert de gebruiker zijn competenties, het archiveringssysteem, met de archivaris en de maatschappelijke omgeving (beleid) als parameters bij toegankelijkheid. De mate van toegankelijkheid is afhankelijk van de gebruiker, het archief en de archivaris. Van belang zijn de kwaliteit van het archiveringsysteem en de raadpleging en de door de omgeving gestelde

91

“ ISAD(G)”, 5. Ibidem, p. 28-33. 93 Horsman, P. Archival description from a Distant view. Geraadpleegd op: 6 juni 2012, van: http://www.asap.unimelb.edu.au/asa/stama/conf/WWKHorsman.htm. 94 Thomassen, “Klassieke toegangen”, 123. 95 Horsman, “Archival description from a Distant view.“ 96 Thomassen, “Klassieke toegangen”, 123, 97 Teuling, den “Archiefterminologie”, Lemma 145 Toegankelijke staat. 98 Thomassen, T. (2001). “De veelvormigheid van de archiefontsluiting en de illussie van de toegankelijkheid.” In: Thomassen, T., B. Looper & J. Kloosterman. Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven. ‘s Gravenhage: 2001, 13-43 92

25

beperkingen. Toegankelijkheid staat voor minimale manipuleerbaarheid, maximale interpreteerbaarheid en transparantie, niet alleen raadpleegbaarheid. 99

Romeijn-Wixley en De Vries zien toegankelijkheid als het vinden en als het begrijpen van originele informatiebronnen. Een inventaris verwijst naar de inhoud en de ontstaanscontext van de archiefbescheiden. De vraag is of een gebruiker begrijpt hoe hij een toegang moet lezen en of hij de vertaalslag kan maken naar zijn eigen vraagstelling. Bij digitale toegankelijkheid moeten, het toegangenapparaat, bemiddeling en gedigitaliseerde bronnen aansluiten bij de competenties van archiefgebruikers. 100·

Volgens de auteurs is er sprake van kloven tussen gebruikerscompetenties en het toegangen apparaat, die overbrugt moeten worden. Hierbij hebben onervaren gebruikers moeite met archiefmetadata, archivistische begrippen, om te begrijpen hoe een archief in elkaar zit en wat een inventaris zegt over een archief. Archieven werden verward met archiefbeschrijvingen (toegangen). De structuur van de inventaris (niveaus en boomstructuur) ontging ze volledig en contextinformatie werd vaak niet begrepen. Deze kennis is echter wel noodzakelijk is om effectief te kunnen zoeken en de zoekresultaten correct te interpreteren. Ook het maken van de vertaalslag van hun vraag en de query die gesteld moet worden aan het ontsluitingssysteem is lastig. Verder willen gebruikers zo snel mogelijk een antwoord, zoeken met trial and error, slaan handleidingen over en lange(re) teksten worden alleen gescand. Webgebruikers handelen en willen werken zoals zij gewend zijn, zoals in Google. Deze werkwijze werkt niet bij online zoeken naar archieven in specialistische zoeksystemen. Deze systemen moeten efficiënt en duidelijk 101 zijn ingericht. Digitale toegangen moeten handig, natuurlijk en intuïtief te gebruiken zijn. 102

Als oplossing zien de auteurs een systeem waarmee elke gebruiker overweg kan ongeacht zijn competentieniveau, dat competenties genereert, ervoor zorgt dat vaardigheden door de gebruiker aangeleerd kunnen worden en zoeken op maat mogelijk maakt. Uitleg en begeleiding (intermediaire functie) zijn geïntegreerd in de interface en worden overgenomen van de archivaris. De gebruiker moet begrijpen wat hij ziet en weten wat de mogelijkheden zij, zonder teleurgesteld te raken, omdat het systeem anders werkt dan Google. De auteurs bevelen aan om bij digitale toegangen EAD, ISAD en ISAAR te gebruiken, op elk niveau een toelichting van alleen de meest essentiële zaken aan te bieden om te voorkomen dat gebruikers toegangen verwarren met de archieven zelf. Gebruikers kunnen ook een bijdrage leveren aan de 103 ontsluiting van archieven.

5.6 Ontwikkelingen Het doel van archivistisch beschrijven is veranderd van onder andere het creëren van surrogaten naar bedienen van het geheugen van de maatschappij en garanderen van bestaan van een archiefstuk. 104 Eerder doelen zijn overgenomen door retrieval met toegangen De producten van beschrijving moesten niemand meer specifiek bedienen en documenten in gelijke diepte beschrijven, onafhankelijk van het soort onderzoek. Dat beschrijvingen eerder context dan

99

Romeijn-Wixley, J. & A. de Vries. Eigentijdse toegankelijkheid. Rekening houden met de competenties van archief gebruikers. (2009). Masterscriptie Archiefwetenschap, 13. 100 Ibidem, 56-63. 101 Ibidem, 56-59. 102 Ibidem, 64-65 103 Ibidem 104 Duranti, “Origin and development of the concept of archival description”, 101-102

26

content moesten presenteren betekende het einde van het surrogaat en het begin van conceptuele 105 beschrijving met standaarden. De relatie met ordenen is veranderd van controle en behoud van betekenis, naar beheer en 106 beschrijving die toegang en exploitatie van beschrijving door externe gebruikers mogelijk maakt. Bovenstaande heeft ook te maken met het gebruik van archieven door een algemeen, divers publiek dat het voor de archivaris onmogelijk maakte zich te richten op dit algemene publiek en specifieke 107 onderzoekers. Bij (de ontwikkeling van) toegangen is volgens Yakel begrip van de creatie (auteurschap en autoriteit), constructie (intellectuele boven fysieke ordening en meer contextinformatie in toegangen) componenten en gevolgen van toegangen belangrijk om deze en onderliggende systemen te 108 begrijpen. De ontwikkeling van beschrijving van bestanddelen zelf naar beschrijving van hun ontstaanscontext is ook in het klassieke toegangenapparaat te zien. Bij digitalisering, de toepassing van digitale informatietechnologie (ICT) worden klassieke inventarissen geconverteerd naar digitaal format, met onder andere integratie van mark-up en database technologieën en de toepassing van EAD. Dit zorgt voor bredere verspreiding, vergroting van de gebruiksmogelijkheden (en toegankelijkheid), verder gaande standaardisatie bij het vervaardigen en vereenvoudiging in de productie van toegangen (stroomlijnen van de ontsluiting) en informatie-uitwisseling, meer elementen, integratie van elementen grotere technische mogelijkheden, afscheid van de oorspronkelijke printmedia en effectiever kunnen uitvoeren van professionele 109 110 111 112 doelen. Bij gestandaardiseerde beschrijvingen is het makkelijker om de betekenis van archiefbeschrijvingen te begrijpen, gegevensuitwisseling wordt bevorderd en het maakt virtuele integratie van bestanddelen mogelijk. Dit is nodig om van een klassieke inventaris een digitale 113 inventaris te maken. ·

Volgens Yakel zijn standaarden moeilijker te veranderen en nieuwe praktijken worden moeilijker 114 gezien. Volgens Thomassen e.a. zijn positieve effecten van digitalisering alleen gegarandeerd in een digitaal ontsluitingssysteem. Standaardisatie van (klassieke- en digitale) toegangen en contextgegevens en expliciete, eenduidige benoeming hiervan vinden ze essentieel, daar deze standaardisatie niet wordt bevorderd. Door digitalisering kan een toegang zijn klassieke karakter verliezen, maar klassieke toegangen worden volgens Thomassen niet minder klassiek door vervaardiging met een computerprogramma of bewerking met standaarden. De ontwikkeling van documentgerichte ontsluiting naar functionele ontsluiting waarbij meervoudige relaties gerepresenteerd worden en digitaal archief, betekenen wel 115 het einde van het klassieke ontsluitingssysteem.

105

Ibidem 101 Ibidem, 102 107 Ibidem. 108 Yakel, “Archival Representation”, 19 109 Thomassen, “Klassieke toegangen”, 121-122. 110 Pitti, D.V. Technology and the Transformation of Archival Description. Journal of archival organization. (2-3, 2006), 9-22, 21. 111 Yakel, “Archival Representation”, 24-25 112 Thomassen, T, H. Duits, J. Stroet, A. Vijn & R. van Vuuren. ”Archiefontsluiting vanuit de context: een kwestie van kiezen.” In: Thomassen, T., B. Looper & J. Kloosterman. Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven. ‘s Gravenhage: 2001, 209-231, 231 113 Thomassen, “Klassieke toegangen”, 121-122. 114 Thomassen e.a. “Archiefontsluiting vanuit de context”, 231. 115 Ibidem, 121. 106

27

116

De huidige ontwikkelingen betekenen volgens Thomassen echter niet dat een einde is gekomen aan de bruikbaarheid van de klassieke benadering: er worden postklassieke toegangen ontwikkeld met een database structuur, ook in het informatietijdperk moeten de principes van de handleiding worden toegepast, het nieuwe paradigma neemt het oude in zich op en gebruikers zullen op grote schaal gebruik blijven maken van klassieke toegangen.

116

Ibidem, 125-126.

28

6 Retrieval van archiefdocumenten Dit hoofdstuk gaat over twee zaken aanpalend relevant voor dit onderzoek: retrieval van archiefdocumenten bij ontsluiting volgens het herkomst- en structuurbeginsel en informatie retrievalsystemen.

6.1 Retrieval van archiefdocumenten bij ontsluiting volgens het herkomst- en bestemmingsbeginsel 117

Lytle beschrijft twee methoden van retrieval om toegang te krijgen tot het onderwerp in archiefstukken (subject access): de provenance (P) methode en de content indexing (CI) methode, 118 waarbij query’s gekoppeld worden met het onderwerp uit een index of catalogus. De traditionele provenance methode is de gebaseerd op de principes van de administratie van het archief en de dienstverleningspraktijk van de archivaris. Deze methode lijkt binnen de archiefwetenschap de voorkeur te hebben. Hierbij zijn provenance en respect voor de oorspronkelijke ordening van belang. Archiefstukken zijn ontstaan door menselijke activiteit en het resulterende organische karakter de sleutel is tot hun intellectuele en fysieke controle. Volgens deze methode gaat informatie verloren als de organische kwaliteit van archieven wordt verstoord. De betekenis van een dossier is afhankelijk van de informatie in elk document en de informatie in deze documenten is afgeleid uit de context van de documenten in een dossier. De ordening van het dossier is gerelateerd 119 aan de ontstaanscontext, met provenance informatie. De principes zijn georiënteerd naar de documenten en de archiefvormer. De ordening van archieven reflecteert de structuur van de organisatie en moeten geïnterpreteerd worden in de context van de administratieve geschiedenis. Op deze manier wordt waarschijnlijk antwoord gegeven op de informatiebehoeften van functionarissen binnen de organisatie, de archiefvormers. De primaire toegang is een inventaris. Intellectuele toegang vormt een analyse van de archiefvormer. 120 Beschrijvingen relateren documenten aan hun oorspronkelijke doel of activiteiten van ontstaan. Query’s over een onderwerp moeten gekoppeld worden aan provenance gerelateerde informatie: de structuur van de organisatie en het archief. Hierbij ontstaan verbindingen naar de dossiers, die op basis van hun interne structuur doorzocht kunnen worden. Informatie kan alleen afgeleid worden uit wat bekend is over het dossier: de activiteiten van de archiefvormer en de structuur van het dossier 121 zelf. 122

Deze methode levert problemen op bij retrieval door gebruikers. Toegang op onderwerp is primair afhankelijk van het maken van een verbinding tussen de vraag over een onderwerp met provenance gerelateerde informatie, wat gebruikers niet zelf kunnen. Hoewel toegang op onderwerp met bepaalde technieken ondersteund wordt moet de gebruiker het systeem bijna net zo goed begrijpen als de archivaris om informatie (archieven) effectief terug te vinden. Ook wordt de gebruiker geacht zich aan te passen aan de excentriciteiten van deze methode en moet accepteren dat hij geen directe toegang krijgt tot de gewenste informatie (niet tot het gehele archief). De gebruiker moet de bewaarplaats

117

Lytle, R (1980). Intellectual access to archives: I. Provenance and content indexing methods of subject retrieval. The American Archivist (Winter 1980), 64-75. 118 Ibidem,64-65. 119 Ibidem, 64, 71. 120 Ibidem 121 Ibidem 122 Bearman & Lytle, “The Power of the Principle of Provenance”,19-21.

29

lokaliseren en daar de toegang en assistentie van de archivaris raadplegen. Hiermee is de archivaris 123 in het zoekproces een onmisbare factor. ·

Door uitbereiding kan het principe volgens Bearman en Lytle meer worden dan alleen voor iets 124 ordening en beschrijving en kan de effectiviteit bij retrieval worden verbeterd. Lytle stelt voor om ontsluitingstermen anders dan de oorspronkelijke ordening te creëren en provenance informatie te indexeren. Dit helpt de gebruiker in het maken van de verbieding tussen zijn vraag over een onderwerp en provenance informatie en om vervolgens relevante dossiers te identificeren. 125

Voorgestelde verbeteringen van Bearman en Lytle zijn om provenance informatie over functie en vorm van het materiaal zien als ontsluitingstermen om het object van de informatie te kunnen identificeren, geautoriseerde documenten maken voor het opnemen van provenance informatie (naam, bron, missie, functies van de entiteit, gerelateerde entiteiten), deze authority records scheiden van de beschrijving van de stukken zelf en in het systeem unieke gegevens op te nemen over de archiefvormer, zijn geschiedenis, structuur, processen en activiteiten. Lytle noemt beide methoden aanvullend en vindt dat deze gecombineerd moeten worden bij retrieval. De provenance methode dient om dossiers te selecteren, de content indexing methode om binnen 126 dossiers te zoeken.

6.2 Zoeksystemen voor archieven en archiefbestanddelen 127

Een geautomatiseerd retrieval systeem voor gebruikers moet volgens de Bearman en Lytle een informatie systeem zijn met volledige kennis over de administratieve geschiedenis en provenance informatie, in een flexibele database omgeving die de complexe relaties van moderne organisaties ondersteunt met software die het proces van het leggen van verbindingen tussen de vraag van een gebruiker en provenance informatie (provenance retrieval) overneemt van de archivaris. 128

Een archiefsysteem bestaat volgens Lytle uit de materialen in het systeem, gebruikers, toegangen, de aanbieder van het materiaal en de gene verantwoordelijk voor dienstverlening. Bij de ontwikkeling moet gedefinieerd worden wie de gebruikers zijn en wat voor wensen en eisen zij hebben. Belangrijke zoekingangen zijn namen, onderwerp, datum, geografische gebied of combinaties hiervan. De relatie tussen namen en provenance informatie kan belangrijk zijn. 129

130

Volgens Zang e.a. en Kamps e.a. beschrijven ISAD inventarissen in EAD een archief top-down in lange, complex gestructureerde documenten. Zij vragen zich af hoe toegang geboden moet worden tot deze informatie (digitale toegangen en het archiefmateriaal hierin) en meer algemeen tot gestructureerde tekst. 131

Kamps e.a. gaan voor hun zoekmachine README, uit van XML en focused retrieval. Toegangen in EAD bestaan uit veel elementen. Elk element kan deel zijn van een toegang. De logische structuur kan de gebruiker assisteren en directe toegang tot relevante informatie garanderen door naar het relevante element te verwijzen in plaats van naar het geheel, aldus de auteurs.

123

Lytle,” Intellectual Access to Archives”, 71-72. Ibidem 72-73. 125 Bearman & Lytle, “The power of the principle of provenance”, 21-24, 26-27. 126 Lytle, “Intellectual Access to Archives”, 75. 127 Bearman & Lytle, ”The power of the principle of provenance”, 24-26 128 Lytle, “Intellectual access to archives”, 65-69. 129 Zhang, J., Fachry, N. & J. Kamps. Access to archival finding aids: context matters. ECDL 2008, 455-457. 130 Fachry, K.N., Kamps, J & J. Zhang. Access to archival material in context. London: 2008. 131 Ibidem, 102-103 124

30

Bij de keuze voor het niveau van retrieval kan toegang gegeven worden tot het archief als geheel, individuele items op elk beschrijvingsniveau of kan archiefmateriaal gepresenteerd worden met behoud van zijn oorspronkelijke context (archiefmateriaal in context systeem. Hierbij worden de titel, een snippet, het resultaat in Xpath getoond en daarnaast is context toegevoegd. Resultaten van dezelfde archiefbeschrijvingen zijn gegroepeerd en gevoelige resultaten zijn gepresenteerd en geordend op de structuur van de documenten (toevoegen contextuele structuur). In de hitlijst bij het documenten worden titels, koppen en andere structurele elementen bij de relevante onderdelen van de toegang gepresenteerd. Oorspronkelijke trefwoorden worden gearceerd weergegeven. Hiermee wordt de oorspronkelijke structuur van toegangen in de presentatie en provenance informatie behouden. De documentstructuur wordt behouden door de oorspronkelijke ordening te reflecteren. 132 Door deep linking krijgt men direct toegang tot relevante archieven met behoud van context

132

Ibidem, 105.

31

7 Gebruik van contextelementen bij archiefontsluiting in de praktijk 133

Thomassen e.a. hebben een soortgelijk onderzoek gedaan naar de manier waarop contextgegevens worden gebruikt bij het toegankelijk maken van archieven, aan de hand van een checklist gebaseerd op het model van Hofman. Ze hebben verschillende typen toegangen onderzocht waaronder van De Staten van Utrecht, 15811810, meest relevant voor mijn onderzoek. De kern van het toegangensysteem vormt een klassieke inventaris, naast een archievenoverzicht, depotoverzicht en archiefbeheersysteem. Contextgegevens zijn te vinden in de beschrijvingen (herkomst en bestemming van de stukken), NB’s en kopnoten (bijzonderheden en fysieke kenmerken), het inventarisschema en de inleiding. De structuur is een afbeelding van de documentaire context van het archief. Alleen op de beheerscontext (in de inleiding) 134 wordt flink gescoord. Over de ontstaanscontext zijn weinig gegevens aanwezig. Klassieke toegangen zijn gemaakt voor onderzoek en beheer, waardoor gegevens voor ontsluiting niet in de 135 toegang zelf staan, maar de inleiding, gidsen en andere hulpmiddelen. 136

De onderzoekers concluderen dat bij de selectie van contextgegevens een keuzeprobleem bestaat, waarbij volledige en uniforme ontsluiting (op alle mogelijke ontsluitingstermen) onmogelijk is. Toegangensystemen verwijzen altijd maar naar een deel van mogelijke contextelementen, andere zijn fysiek aanwezig of in de hoofden van betrokkenen. Een geschikte ontsluitingsmethode is voor elk archief anders. Daarom zal standaardisatie zich beperken tot enkele contexttermen. Op de meeste elementen wordt niet gescoord, doordat een generiek ontwerpmodel gebruikt is met een alomvattende opsomming van belangrijke metadata bij toegankelijkheid. Toegangen zelf zijn 137 echter gemaakt voor een bepaald type archief en gebruiker. Alle archiefstukken hebben evenveel context, maar in het ene geval worden meer contextgegevens gepresenteerd dan in het andere. Gegevens zijn dan niet expliciet, maar alleen impliciet aanwezig. Als archiefstukken ouder worden moeten om toegankelijkheid over lange termijn te behouden, meer contextgegevens vastgelegd worden en groeit de behoefte aan ontsluitingstermen. Door bepaalde 138 contexttermen te gebruiken heeft de archiefvormer andere aan het zicht onttrokken of uitgesloten. Hierbij speelt ook de veranderlijkheid van vragen gesteld aan het archief een rol. Archieven vervullen steeds minder de oorspronkelijke functies en gebruikers gaan steeds meer vragen stellen waarop de archiefvormer het antwoord helemaal niet wilde weten en die bij de ontwikkelingen van het toegangenapparaat ook geen rol hebben gespeeld. Zo kunnen latere gebruikers steeds minder goed uit de voeten met toegangen die voor de oorspronkelijke gebruikers goed voldeden, doordat kennis 139 wordt verondersteld en hij steeds andere zoektermen moet gebruiken. Ook de omvang van de organisatie en het doel van de ontsluiting bepaald de keuze. Contextelementen betekenen alleen iets binnen een specifiek model, ontsluitingsparadigma en taal. Homogene toegangen maken met ontsluitingstermen uit verschillende modellen is onmogelijk. Het functiegerichte model van Hofman is daardoor niet toepasbaar op de klassieke inventaris, waarin wordt uitgegaan van de concepten oude orde en actoren en die een wegwijzer vormt naar de 140 archiefvormer. Hierdoor is volgens de onderzoekers vertaling noodzakelijk.

133

Thomassen e.a., “Archiefontsluiting vanuit de context”, 210-214. Ibidem, 216-217. 135 Ibidem, 222-223. 136 Ibidem, 220 137 Ibidem, 220, 226 138 Ibidem, 220-221, 226-227 139 Ibidem, 226-227 140 Ibidem, 223 134

32

8 Resultaten website analyse archieven.nl

8.1 Doel, missie, beleid DE REE Archiefsystemen biedt het collectiebeheersysteem MAIS-Flexis aan. Dit systeem ondersteunt volgens het bedrijf alle processtappen die binnen een archiefdienst uitgevoerd worden, onder andere het beschrijven, presenteren, beheren en beschikbaar stellen van materialen. Dit zijn volgens DE REE belangrijke taken van archiefdiensten. Als voordelen aan zijn eigen systeem noemt het bedrijf dat met het systeem alle uitgevoerde werkzaamheden bij een archiefdienst worden ondersteund: het beschrijven van alle soorten materiaal, het systeem heeft een modulaire opbouw, het systeem is flexibel en men kan op basis van een standaardrichting zelf verder bepalen hoe men het materiaal wil beschrijven en op welk niveau, de inrichting kan zelfstandig aangepast worden, meerdere mensen kunnen tegelijkertijd in MAIS-Flexis werken (multi-user), mogelijkheid tot uitwisseling van data (mogelijkheid archieftoegangen te exporteren naar word, Excel EAD, XML en MAIS internet), snelle uitbreiding van het systeem mogelijk en gratis beschikbaarheid van nieuwe versies en updates (archiefdiensten moeten altijd up-to- date zijn). Service en klantvriendelijkheid staan naar eigen 141 zeggen op de eerste plaats. DE REE biedt klanten (archiefdiensten, categorale instellingen, documentatiecentra en gemeenten) de volgende diensten: Archieftoegangen voor het systematisch beschrijven, beheren en ontsluiten via internet (met MAIS internet) van archief toegangen (inventarissen). Hierbij biedt DE REE ook conversie aan van bestaande toegangen en ander materiaal. Ook kan materiaal ontsloten worden met internationale standaarden: ISAD(G), ISAAR(CPF) en EAD/XML. Dit is de belangrijkste dienst waarop mijn scriptie betrekking heeft. Andere diensten zijn de archiefbank, film en geluid, beeldbank, bibliotheek, dossieradministratie, genealogie en webdesign.

8.2 Aanbod Op archieven.nl worden de volgende zaken aangeboden (zie homepage voor verwijzingen naar de verschillende zoekingangen):  Inventarissen en plaatsingslijsten op archieven van alle klanten van DE REE, onder zoekingang archieftoegangen.  Verwijzingen naar zoekingangen met soms meerdere nadere toegangen op bronnen voor genealogisch onderzoek, bouwvergunningen en hinderwetvergunningen. De eerste worden aangeboden onderzoekingang genealogie, 26 deelnemende organisaties. De tweede onder bouwdossiers en vergunningen 14 organisaties en de laatste onder zoekingangen vergunningen en overige, 12 deelnemende organisaties. Zo kan er een verwijzing zijn naar een zoekingang met alle gedigitaliseerde nadere toegangen op bronnen voor genealogisch onderzoek van een deelnemende organisatie of een bepaald soort bron bijvoorbeeld huwelijksakten van een organisatie, maar dan wel van alle gemeenten binnen het werkgebied of enkele bronnen bijvoorbeeld alle nadere toegangen op zowel bouwvergunningen of hinderwetvergunningen  Verwijzingen naar beeldbanken van deelnemende organisaties, onder beeld en geluid.  Verwijzingen naar catalogi met bibliothecair materiaal, van 20 deelnemende organisaties, onder bibliotheek.  Verwijzingen naar bijzondere collecties, waaronder briefhoofden en rouwbrieven van 27 deelnemende organisaties.

141

http://www.de-ree.nl/MAIS-flexis-collectiebeheer.

33

  

 

Verwijzingen naar databases met kranten van de 6 deelnemende organisaties waar deze fulltekst te doorzoeken zijn (onder krantencollecties) Verwijzingen naar een database (catalogus) met museale collecties, onder voorwerpen, 2 deelnemers. Zoekingang “overige”: bevat onder andere verwijzingen naar pamfletten, kranten, dagboeken, woordenboeken, verzetsgedichten, straatnamen, en verordeningen. Deze rubriek is een vergaarbak voor alles wat niet in een van de andere categorieën is onder te brengen (10 deelnemers). Overzichten van archiefvormers van 13 deelnemende archiefdiensten, onder archiefvormers. Systematische archievenoverzichten van de 38 deelnemende archiefdiensten, onder systematisch. Hier kunnen gebruikers bladeren door de systematisch ingedeelde archievenoverzichten van de verschillende deelnemende archiefdiensten.

Als er ergens naar wordt verwezen komt de gebruiker uit (door zoeken of bladeren) bij de verwijzing naar een zoekingang van een bepaalde instelling waarin een bepaalde collectie is ontsloten. Vervolgens kan de gebruiker hierin verder zoeken. Op archieven.nl wordt elk beschreven archief een archieftoegang genoemd. Ook als er geen toegang aanwezig is. Dit impliceert dat op elk archief een toegang aanwezig is. Het aantal daadwerkelijke toegangen is mogelijk ca. 10.005 van 40.086 aanwezige archieftoegangen. Zoveel resultaten uit 66.836.135 beschrijvingen levert een zoekactie op inventaris OR plaatsingslijst op wat een indicatie is 142 voor waarschijnlijke aanwezigheid van een toegang. Beschrijvingen staan op archieven.nl niet gelijk aan archieftoegangen. Op archieven.nl wordt nergens vermeld of de aangeboden toegangen en nadere toegangen het totale 143 beschikbare aanbod is van alle deelnemende archiefdiensten. Archieven.nl is volgens DE REE een verzameling bronnen, daarom worden er geen onderzoeksgidsen aangeboden. Mogelijk zijn bij de deelnemende archiefdiensten wel onderzoeksgidsen beschikbaar.

8.3 Zoekmogelijkheden Op de homepage van archieven.nl kunnen gebruikers zoeken door archieven en collecties, personen (genealogie) en adressen van geregistreerde historische instellingen. Bij eenvoudig zoeken kan men een of meer trefwoorden ingeven. Klikt een gebruiker op uitgebreid zoeken dan komt hij in een zoekscherm waarin ook de aangeboden bronnen worden getoond, 144 gesorteerd op laatste wijziging. Hij blijft dan (technisch) wel in eenvoudig zoeken. Naast bladeren door het overzicht van alle aangeboden bronnen kan de gebruiker filteren (specificeren) op (deelnemende) organisatie, materiaal en categorie. Onderscheiden materialen zijn archieftoegang, genealogie, beeld en geluid, bijzondere collecties, systematisch overzicht, bibliotheek, overige, archiefvormers, bouwdossiers, vergunningen, krantencollecties en museale collecties). Bij materiaal staat erachter vermeld hoeveel er van de betreffende bron aanwezig zijn, onder andere 40.86 archieftoegangen. De categorieën verwijzen vaak naar onderwerpen, bijvoorbeeld 145 gezondheidszorg, religie en levensbeschouwing of ruimtelijke ordening

142

Zoekactie uitgevoerd op 30 juli 2012. Feedback DE REE Archiefsystemen: Ree, E. de ([email protected], 21 juni 2012). Re: uitwerkingen interview en website analyse archieven.nl. 144 Ibidem. 145 http://www.archieven.nl/nl/zoeken. 143

34

Bij uitgebreid zoeken kan een gebruiker een of meer trefwoorden ingeven of filteren met OR, met een exacte woordcombinatie, toegangscode (identificatienummer toegang) en periode. Er kan gesorteerd worden op: laatste wijziging, titel, datering, organisatie en code en op aflopend (standaard) en oplopend. Dit kan per zoekingang aangegeven worden. Ook kunnen gebruikers zoeken op synoniemen. Daarnaast is er een terugknop en kan in het zoekformulier de query worden gewist. Op dezelfde wijze kunnen gebruikers ook zoeken binnen individuele categorieën, zoals archieftoegang. Geeft een gebruiker een woordcombinatie in dan komen relevante toegangen waarvan de zoektermen ergens in de toegangen voorkomen gearceerd/ vetgedrukt in beeld. Klikt een gebruiker op de titel van de inventaris dan ziet hij direct de relevante beschrijvingen (gevonden archiefbestanddelen) waarin de zoektermen voorkomen. Komen de zoektermen elders voor dan zijn steeds de betreffende rubrieken en subrubrieken vetgedrukt waarin een of meer van de zoektermen voorkomen. Zo kan hij makkelijker naar de relevante beschrijvingen van bestanddelen bladeren. In het systematische overzicht kan men per deelnemende archiefdienst bladeren door het systematische archievenoverzicht en ingedeeld naar categorieën en subcategorieën, waardoor men bij relevante archieven uit een categorie uitkomt. Dit bladeren werkt hetzelfde als bladeren door een archieftoegang. Voor het zoeken naar archiefvormers (onder zoekingang archiefvormers) krijgen gebruikers eerst een overzicht te zien van alle archiefvormers waar ze doorheen kunnen bladeren. Er kan rechts aan de zijkant gefilterd worden op soort archiefvormer, waaronder verenigingen, stichtingen, gemeentelijke instellingen, kerkgenootschappen, waterschappen. In de lijst die de gebruiker (na filteren) te zien krijgt staat de archiefvormer met een korte omschrijving van de archiefvormer (verschillende per organisatie) en een verwijzing naar de bijbehorende archieftoegang(en). Zoekt iemand in de nadere toegangen dan is het resultaat een database van een of meer nadere toegangen van een organisatie. Klikt iemand op de titel van de database dan komt hij uit bij de verwijzingen naar het zoekresultaat, de (relevante) detailbeschrijvingen. Ook na bladeren door het overzicht komt hij door klikken op de titel uit in de betreffende database, met het overzicht van alle detailbeschrijvingen. Hierin kan de gebruiker nog verder zoeken en bladeren. In verschillende databases kan de gebruiker filteren in het zoekresultaat, bijvoorbeeld op gemeente/ plaats of soort akte. Dit verschilt per zoekingang. Gebruikers kunnen zoeken door het gehele aanbod zoeken of filteren om alleen in archieftoegangen te zoeken of te bladeren door de systematische archievenoverzichten en archiefvormersoverzichten. Archieven worden genoemd als apart onderdeel van het totale aanbod archieven en collecties.

8.3 Globale wijze aanbieden toegangen Door op de titel met toegangsnummer ervoor te klikken komt men bij de archieftoegang uit. Eerst ziet de gebruiker wat archieven.nl kenmerken noemt. Hier zijn onder andere de volgende gegevens te vinden: datering, plaats, archiefnaam, categorie, openbaarheid en vindplaats (verschillend per archiefdienst). Hieronder staat de datum van laatste wijziging en het aantal beschreven archiefstukken. Onder de archieftitel kan men navigeren naar kenmerken of naar de inventaris, onderverdeeld in inleiding en inventaris. Door op de titels van hoofd- en subrubrieken te klikken kan men bladeren door de structuur van de inventaris (naar een lager of hoger niveau). Door op een inventarisnummer met omschrijving te klikken

35

ziet men de details van de beschrijving. Hierbij zijn bestanddelen gedeeltelijk in de hiërarchische structuur te zien door het afbeelden van de “weg” die de gebruiker heeft afgelegd, met hoofd- en subrubrieken. Niet het gehele classificatieschema is zichtbaar. In het detailscherm van een toegang kan de gebruiker binnen de toegang zoeken met hetzelfde zoekscherm. Zoekt iemand via vrij zoeken dan komt hij na klikken op de archieftitel direct uit bij de relevante bestanddelen. Hier kan hij bladeren naar kenmerken, de inleiding en de rest van de inventaris. De bestanddelen zijn in context te zien. De hiërarchie met rubrieken en subrubrieken wordt weergegeven en de contextgegevens, die in de top van de archieftoegang: archieftitel, periode en archiefbewaarplaats. De structuur van een toegang met hoofd- en subrubrieken is bij elke dienst en elk archief anders. Dit 146 komt volgens DE REE door de flexibiliteit en het onderscheid tussen oude en nieuwe stijl. Hierdoor zijn onder andere soms de inleidingen benoemd als apart onderdeel en soms als onderdeel van de inventaris. Ook de aangeboden contextinformatie en de wijze waarop deze wordt aangeboden verschilt hierdoor per dienst en toegang. Sommige diensten hebben hun toegangen meer gebaseerd op ISAD, anderen volgen het traditionele format. Op hoofdniveau, zonder de toegang zelf te bekijken, ziet men wel dat het een toegang op een archief betreft, maar nog niet de vorm van de bestanddelen, de structuur van het archief en het overgrote deel van de context. Wel is in elke toegang contextinformatie onder kenmerken opgenomen, minimaal de vindplaats, maar vaak ook de periode van het archief. Op hoofdniveau in het archievenoverzicht ziet men van elk archief wel het identificatienummer, de titel en periode van het archief en de vindplaats, maar nog niet de vorm van de bestanddelen. Op archieven.nl leveren zoekacties op de termen herkomstbeginsel, structuurbeginsel, bestemmingsbeginsel, “oude orde”, “oude ordening”, “oorspronkelijke orde” en oorspronkelijke ordening, respectievelijk 120, 143, 161, 53, 200, 118 en 214 zoekresultaten op uit 66.224.102 beschrijvingen en 40.035 toegangen. Hiermee kan af te leiden zijn of het herkomst en structuurbeginsel zijn gehandhaafd.

8.5 Informatieverstrekking 8.5.1 Aanbod Volgens DE REE begint Historisch onderzoek op archieven.nl. De gebruiker kan hier naar eigen zeggen honderden kilometers archiefmateriaal doorzoeken, 79 deelnemende archiefdiensten vinden, meer dan 64 miljoen beschrijvingen van archiefstukken, waarvan meer dan 37 miljoen personen en de adressen van meer dan 2550 historische instellingen. Ze wensen de gebruiker veel plezier en succes 147 op hun zoektocht door de historie. 8.5.2 Archief, toegangen, archiefdiensten en archiefwezen Een archief omschrijft DE REE als een verzameling van documenten bijeen gebracht door een instantie, familie of persoon (de archiefvormer). Dit is een klassiek georiënteerde definitie van archief. Een archief kan volgens de website onder ander bestaan uit agenda’s, notulen, dossiers, brieven, kaarten, tekeningen en foto’s. Op grond van de archiefwet kan men verplicht zijn deze documenten te 148 bewaren, maar er kunnen hiervoor ook andere redenen aldus het bedrijf.

146

Feedback DE REE. DE REE Archiefsystemen. Historisch onderzoek begint op archieven.nl, geraadpleegd op 7 juni van: http://www.archieven.nl/nl/. 148 DE REE Archiefsystemen, Wat is een archief? Geraadpleegd op 7 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/help?cat=12&id=22. 147

36

Een archieftoegang bevat volgens DE REE een overzicht van beschrijvingen van archiefstukken die deel uitmaken van dat archief en wordt een inventaris genoemd. Deze is in veel gevallen per archief beschikbaar. De inventaris vormt een overzicht van beschrijvingen van de inhoud van de verschillende dozen, mappen enzovoort en is hiërarchisch opgebouwd. De rubrieken geven structuur en kunnen 149 deel uitmaken van de beschrijving. Verder wordt gezegd dat een inventaris uit beschrijvingen bestaat. Voor iedere beschrijving staat een nummer, wat wordt gevolgd door de inhoud, datering en het noemen van de uiterlijke vorm. In veel gevallen bevat een toegang ook een inleiding met de geschiedenis van het archief en/ of de archiefvormer. Ook vormt een inleiding een toelichting en bevat een analyse van de bestanddelen. Deze inleiding bevat veel informatie. Er wordt niet expliciet gewezen op het belang van deze 150 informatie voor interpretatie van het archief en zijn bestanddelen. Ook wordt niets gezegd over de ordening van het archief en het feit dat de ordening een afspiegeling is van de (waarschijnlijke) oorspronkelijke ordening (structuurbeginsel). Ook het herkomstbeginsel wordt niet genoemd Als een archief nader toegankelijk is gemaakt zijn de afzonderlijke stuken nog uitgebreider beschreven. Op niet elk archief is een nadere toegangen aanwezig. Hiermee worden nadere 151 toegangen genoemd als afzonderlijke toegangen.. Zoeken en navigeren door een toegang wordt sinds kort ook uitgelegd in een kort filmpje.

152

8.5.3 Zoekmogelijkheden Op archieven.nl kunnen naar eigen zeggen door alle deelnemende diensten heen gezocht worden. Het materiaal wordt aangeleverd door deze grotere en kleinere archiefdiensten uit het hele land. Ze bieden archiefmateriaal, toegangen en collecties van de verschillende archiefdiensten aan bijvoorbeeld inventarissen en beeldbanken, genealogische akten, films, boeken en meer. Deze archiefstukken worden beheerd door de deelnemende archiefdiensten, die verantwoordelijk zijn voor de toegangen die online staan. Naar de archiefdienst kan een reactie gestuurd worden. Afbeeldingen worden door een archiefdienst gekoppeld aan de beschrijvingen. Soms ontbreekt de koppeling echter of is de afbeelding niet aanwezig. Hiermee wordt mijns inziens niet duidelijk aangegeven dat veel scans van archiefstukken nog niet aanwezig zijn, maar alleen de toegang. Over de aangeboden zoekmogelijkheden wordt gezegd dat bij eenvoudig zoeken een specifieker resultaat wordt verkregen. Er wordt geadviseerd te starten met een zoekterm en het resultaat daarna eventueel te verkleinen door meer zoektermen in te geven. Bij uitgebreid zoeken kan men volgens de website meerdere zoekvelden invullen en ook in iedere veld meerdere zoektermen invullen. Het resultaat zal dan voldoen aan de specifieke zoekactie. Bij het combineren van zoektermen worden deze automatisch gecombineerd met AND. Het gebruik van OR zorgt voor meer resultaten terwijl NOT het aantal resultaten beperkt. Archieven.nl adviseert voor het beginnen met zoeken te starten zonder zoektermen en te bladeren door alle toegangen van de deelnemende diensten. Verder wordt genoemd onder andere dat de sortering gewijzigd kan worden, worden de wildcards 153 beschreven en het gebruik van een stopwoordenindex genoemd. 149

DE REE Archiefsystemen, Wat is een archieftoegang? Geraadpleegd op 7 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/help?cat=12&id=23. 150 Ibidem. 151 Ibidem. 152 http://www.archieven.nl/nl/nieuws/64-archieftoegang-uitgelegd. 153 DE REE Archiefsystemen, Kan ik ook geavanceerd zoeken. Geraadpleegd op: 7 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/help?cat=13&id=31.

37

Op archieven.nl wordt archief gezien als een verzameling, en niet als informatie. Deze definitie is 154 ontleent aan het Lexicon. DE REE wil deze definitie aanpassen en meer kijken naar de Archiefwiki. De informatiewaarde van archieven als procesgebonden informatie wordt hiermee niet benadrukt. Op de website wordt niet gerefereerd aan het (essentiële belang van het handhaven van) de band tussen informatie (archief en archiefdocumenten) en werkprocessen (of in klassieke zin functies/ taken) en dat archieven bestaan uit vorm, structuur en context en het belang van handhaving hiervan. De functies van primair en secundair gebruik van archieven worden niet genoemd. Ook aan het belang van handhaving van het herkomst en structuurbeginsel bij klassieke toegangen wordt niet gerefereerd.

154

Feedback DE REE.

38

9 Resultaten analyse website gahetna.nl (Nationaal Archief)

Het Nationaal Archief heeft twee websites. Op de website nationaalarchief.nl wordt vooral informatie gegeven over de missie, doelstellingen en beleid, de organisatie, het Nederlandse Archiefwezen, archiefwetgeving en ontwikkelingen binnen het archiefwezen en het Nationaal Archief zoals het edepot. De tweede website gahetna.nl wordt geëxploiteerd door de Stichting Vrienden van het Nationaal Archief, het Nationaal Archief zelf en Spaarnestad Foto. Op deze website worden representaties van archieven (toegangen en nadere toegangen) en collecties van het Nationaal Archief aangeboden.

9.1 Missie, doelstellingen, beleid Het Nationaal Archief ziet als haar missie het dienen van ieders recht op informatie en het geven van inzicht in het verleden van ons land door zich in te zetten voor een sterk archiefbestel, een afgewogen beleid voor archiefwaardering en selectie en optimale zorg voor alle rijksarchieven, de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en deze offsite en online te presenteren. Hiermee benadrukt het Nationaal Archief de informatiewaarde van archieven, maar ziet archief ook als een 155 verzameling. In hun missie refereren ze aan de wisselwerking die ontstaat tussen de werelden van geschiedenis en actualiteit, de archiefvormer en de archiefgebruiker, oude en nieuwe media en het publieke en private domein. Deze wisselwerking wil het Nationaal Archief actief faciliteren. Hierbij willen ze actief zijn op het niveau van het archiefbestel als geheel, de gehele rijksarchiefcollectie en hun eigen collectie. In 2013 wil het Nationaal Archief bestaan uit een fysiek en digitaal archiefgebouw door verspreiding en vergroting van kennis over de unieke collectie, actieve openbaarmaking van informatie, het zijn van een digitaal knooppunt voor de digitale overheid (e-depot), inrichting van een digitale en fysieke werkplaats voor een groot publiek, versterking van de kennisfunctie voor de (inter)nationale 156 archiefwereld en een ondernemende dienst zijn met bijbehorende structuur. 157

Met betrekking tot hun doelstellingen vinden ze het mooie van archief dat de betekenis van archieven met de tijd kan veranderen en door (her)gebruik steeds weer opnieuw onderdeel van de en informatiecyclus kunnen zijn. Ook lang na het verlaten van de oorspronkelijke archiefvormer kunnen ze nog springlevend zijn. Archieven hebben volgens het Nationaal Archief een bijzonder karakter van zowel informatiebron als cultureel erfgoed. Hiermee wordt gerefereerd aan de verschillende betekenissen van archief en aan de context van primair en secundair gebruik. De gevolgen van het doen van archiefonderzoek in de context van secundair gebruik komen niet aan de orde. Naast heden en verleden vragen ook publiek en professie naar eigen zeggen aandacht. De aandacht voor verbreding van het publiek heeft het beleid en werkwijze veranderd in het richten op iedere inwoner van ons land.

9.2 Aanbod Op de website gahetna.nl worden de volgende zaken aangeboden:  Toegangen, inventarissen en plaatsingslijsten, op archieven.  Scans van originele archiefstukken. 155

Nationaal Archief, Missie. Geraadpleegd op: 7 juni 2012, van: http://www.nationaalarchief.nl/organisatie/missie. 156 Ibidem. 157 Nationaal Archief, Doelstellingen. Geraadpleegd op: 7 juni 2012, van: http://www.nationaalarchief.nl/organisatie/doelstellingen.

39

 

   

  

Nadere toegangen (indexen) op diverse soorten bestanddelen. Onderzoeksgidsen over het doen van onderzoek naar een persoon, plek, officieel document of onderwerp (onder “ik zoek een…”). Elke onderzoeksgids bevat een inleiding, tips voor een goede onderzoeksstrategie, een literatuuroverzicht, met relevante literatuur verwijzingen naar relevante archieven en relevante archiefbestanddelen (inventarisnummers) binnen deze archieven, relevante literatuur. In de verschillende onderzoeksgidsen wordt wel iets verteld over het betreffende archief en soms ook een klein stukje over een bepaalde archiefvormer, maar ze bevatten geen uitgebreide institutionele geschiedenis van de verschillende archiefvormers, beschrijving van de context van elk type archief, informatie over de registratuur en verantwoording van de gemaakte keuzes en inhoud. Beeldbank (database) met voornamelijk foto’s. (Verwijzingen naar) de kaarten collectie Verhalen over bepaalde historische onderwerpen door gebruikers (verhalen archief) Themapleinen over koloniaal en handelsverleden en de Tweede Wereldoorlog: overzichten van de belangrijkste bronnen binnen het Nationaal Archief het thema met onderzoeksstrategie, verwijzingen naar archieven en indexen, afbeeldingen en links. Tijdsbalken met hoogtepunten uit de Nederlandse geschiedenis en de tweede wereldoorlog Een webexpo met naar eigen zeggen bijzondere, aangrijpende en mooie archiefstukken onderverdeelt in thema’s. Verwijzingen naar beeldselecties over een thema op Flickr.

Bij het Nationaal Archief wordt elk beschreven archief een archiefinventaris genoemd, wat impliceert dat op elk archief een toegang aanwezig is. Mogelijk is bij het Nationaal Archief op 1522 van de 6561 mogelijk aanwezige archieven een daadwerkelijk een toegang aanwezig. Zoveel resultaten levert een zoekactie op “beschrijvingen van de series en archiefbestanddelen” op, wat wijst op de waarschijnlijke aanwezigheid van een inventaris of plaatsingslijst. Het Nationaal Archief zegt dat alle toegangen op archieven en nadere toegangen (indexen) digitaal 158 staan Dit is echter oncontroleerbaar. Over onderzoeksgidsen wordt niets gezegd.

9.3 Zoekmogelijkheden Op de website van het Nationaal Archief kunnen gebruikers eenvoudig zoeken door een of meer zoektermen in te voeren (vrij zoeken). Bij wat het Nationaal Archief geavanceerd zoeken noemt kunnen gebruikers vrij zoeken binnen de toegangen en filteren op periode, inventarisnummer, reactie (door gebruikers), fuzzy zoeken en aantal resultaten per pagina. Gebruikers kunnen ook binnen een toegang zoeken. Hierbij kan gefilterd worden op archieftitel, inventarisnummer en booleaans zoeken. De resultatenlijst die verschijnt na het zoeken bevat de volgende elementen: nummer archiefinventaris, naam van het archief en periode. Zoektermen die overeenkomen met de zoekvraag worden niet geaccentueerd. De resultaten worden weergegeven op naam van het archief en kunnen oplopend gesorteerd worden op toegangsnummer, naam van het archief of periode. Om in het detailscherm van de inventaris te komen moeten gebruikers klikken op de archieftitel. Bladeren door de inventaris kan door het klikken op de titels van rubrieken en subrubrieken. Na vrij zoeken is in de resultatenlijst het aantal relevante archiefbestanddelen en het aantal relevante archiefbeschrijving vermeld. Hierin komen de zoektermen voor overeenkomend met de zoekvraag. Door hierop te klikken komt de gebruiker hieruit. Ook komt de gebruiker door te klikken op de archieftitel in het detailscherm en ziet hier ook of er relevante archiefbestanddelen, 158

gahetna.nl. Welke gegevens heeft u digitaal? Geraadpleegd op: 02-08-2012, van: http://www.gahetna.nl/node/98.

40

archiefbeschrijvingen of scans beschikbaar zijn. Standaard komt de gebruiker uit bij de pagina met de gehele inventaris, onder archiefinventaris (inleiding en beschrijvingen) en moet zelf naar de bestanddelen gaan. Vanuit dit scherm kan de gebruiker naar de archiefbeschrijving, archiefbestanddelen, bestanden, scans en de inventaris en EAD en PDF en vanuit archiefbestanddelen ook weer terug naar archiefinventaris. Door het op de titels van hoofd- en subrubrieken kunnen gebruikers door de toegang bladeren. Van toegangen is het classificatieschema zichtbaar en raadpleegbaar. Beschrijvingen van bestanddelen zijn gedeeltelijk in context raadpleegbaar, doordat de “weg”, met hoofd- en subrubrieken, die de gebruiker heeft afgelegd is afgebeeld. Niet het gehele classificatieschema is zichtbaar. Zoekt een gebruiker via vrij zoeken dan ziet hij in de resultatenlijst hoeveel archieven er gevonden zijn en per resultaat hoeveel archiefbestanddelen en archiefbeschrijvingen er gevonden zijn. Door klikken komt men uit bij de relevante bestanddelen of archiefbeschrijvingen. Door op de titel van een archief te klikken komt hij in de detailbeschrijving van de toegang en kan hij navigeren naar relevante archiefbestanddelen, archiefbeschrijvingen, bestanddelen, scans en bladeren door de archieftoegang. Gebruikers kunnen met een account stukken digitaal aanvragen en scans tegen betaling raadplegen. Deze staan onder de inventarisnummers vermeld in het detailscherm van de archiefinventaris. De inventarissen zijn ook in PDF te raadplegen. Binnen de nadere toegangen kan de gebruiker vrij zoeken op een of meer trefwoorden en specificeren met periode van.. tot. Binnen een nadere toegang kan een gebruiker naar eigen zeggen eenvoudig zoeken met zoeken naar (vrij zoeken op een of meer trefwoorden en specificeren op periode van.. tot. In sommige nadere toegangen kan onder uitgebreid zoeken nog verder gespecificeerd worden met per toegang verschillende zoekvelden afhankelijk van de gebruikte ontsluitingstermen, bijvoorbeeld op onderwerp en trefwoord. In de nadere toegang wordt een verwijzing gemaakt naar de toegang op het archief als geheel en het betreffende inventarisnummer. Vanuit de toegang wordt een verwijzing naar de index gemaakt. Op de website van het Nationaal Archief kunnen gebruikers de niet bladeren door een systematisch ingedeeld archievenoverzicht. Er is wel en archievenoverzicht, maar door de grote omvang is bladeren ondoenlijk. Ook is er geen archiefvormersoverzicht. Op de homepage kan de gebruiker door het gehele aanbod zoeken Via archiefinventarissen kan hij alleen in inventarissen en plaatsingslijsten zoeken. Onder indexen zoekt hij alleen in indexen (nadere toegangen). Onder “hulp bij het onderzoek” kan hij binnen het overzicht van onderzoeksgidsen bladeren. Worden scans van archiefstukken in een andere context aangeboden dan de archieftoegang bij themapleinen, tijdsbalken en de webexpo dan staat bij de informatie met afgebeeld archiefstuk geen verwijzing vermeld naar het archief en inventarisnummer. Pas na klikken op “ga naar archiefstuk”komt de gebruiker uit bij de beschrijving van het bestanddeel uit de betreffende toegang. Hier ziet hij uit welk archief het stuk afkomstig is en kan hij navigeren naar de rest van de toegang. Het stuk wordt hier niet afgebeeld in het classificatieschema. Bij afbeeldingen en archiefstukken uit andere archiefbewaarplaatsen staat helemaal geen bronvermelding.

9.4 Globale wijze van aanbieden toegangen Elke inventaris bij het Nationaal Archief is opgebouwd volgens een standaard format. De twee hoofdrubrieken zijn beschrijving van het archief (inleiding) en beschrijving van series en bestanddelen (inventaris). Onder beschrijving van het archief staan de subrubrieken archiefvorming (geschiedenis van de archiefvormer en geschiedenis van het archiefbeheer), inhoud en structuur van het archief

41

(selectie en vernietiging en verantwoording van de bewerking) van het archief, aanwijzingen voor de gebruiker (openbaarheidsbeperkingen, beperkingen aan het gebruik, materiële beperkingen, aanvraaginstructie en citeerinstructie), verwant materiaal (beschikbaarheid van kopieën) en in sommige gevallen ook bijlagen (vermelding van relevante bronnen). Deze rubrieken en subrubrieken zijn duidelijk afgeleid van de beschrijvingsstandaard ISAD(G). De rubrieken en subrubrieken onder beschrijving van series en bestanddelen zijn variabel in aantal en benaming. Alle inventarissen van het Nationaal Archief zijn geconverteerd naar EAD. De gebruiker kan afzonderlijke de verschillende rubrieken uit de inleiding en de beschrijvingen van bestanddelen raadplegen. De contextgegevens onder beschrijving van het archief komen in elke toegang voor en zijn hierin (bijna altijd) volledig ingevuld), andere rubrieken komen niet allemaal in elke toegang voor. Op hoofdniveau in het archieven overzicht ziet een gebruiker van elk archief het archiefnummer, de titel en periode van het archief. Zonder de toegang te bekijken ziet de gebruiker nog niet de vorm, structuur en het overgrote deel van de context van het archief. Op gahetna.nl leveren zoekacties op de termen herkomstbeginsel, structuurbeginsel, bestemmingsbeginsel, “oude orde”, “oude ordening”, “oorspronkelijke orde” en “oorspronkelijke ordening”, respectievelijk 164, 12, 55, 147, 41, 59 en 28 zoekresultaten op uit 6561 toegangen, wat een indicatie is in hoeveel gevallen het herkomst- en structuurbeginsel zijn gerespecteerd.

9.5 Informatieverstrekking 9.5.1 Aanbod 159 Over haar “collectie” zegt het Nationaal Archief dat daar bijna duizend jaar geschiedenis van Nederland licht opgeslagen in 110 kilometer archieven., waaronder ook kaarten, tekeningen en foto’s. 160 Deze informatie staat ook op gahetna.nl. De archieven zijn (op hoofdcategorieën) afkomstig van de Centrale overheid, het Graafschap Holland en later provincie Holland en particulieren, instellingen en privé personen. Er wordt beschreven wat in de betreffende archieven op hoofdlijnen te vinden is, van welke instellingen en over welke onderwerpen. Gebruikers worden erop gewezen dat van deze archieven maar een heel klein deel digitaal beschikbaar is en dat men in het algemeen voor inzage naar het archief moet komen. Om te kijken wat er in huis is wordt men verwezen naar het archievenoverzicht op de website en de algemene zoekfunctie van de website. 9.5.2 Toegangen Het Nationaal Archief zegt niets specifiek over wat een archief is. In archiefinventarissen staan volgens het Nationaal Archief beschrijvingen, vaak heel in het algemeen, van de stukken uit dat 161 specifieke archief. Hiermee wordt wel gewezen op de wegwijzerfunctie van de inventaris. Over de indexen (databases) wordt gezegd dat de stukken zelf niet te zien zijn, maar wel de belangrijkste gegevens uit de stukken. Hierbij is niet het onderscheid tussen toegangen en nadere toegangen benoemd. 9.5.3 Archiefonderzoek Over het doen van archiefonderzoek zegt het Nationaal Archief dat voorbereiding belangrijk is. Een startpunt kunnen de onderzoeksgidsen zijn. Ook moet een goede vraagstelling geformuleerd worden. 159

Nationaal Archief, Over de Collectie van het Nationaal Archief. Geraadpleegd op: 7 juni 2012, van: http://www.nationaalarchief.nl/organisatie/over-collectie-het-nationaal-archief. 160 gahetNA. Over de collectie. Geraadpleegd op: 7 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/collectie/over-collectie. 161 gahetNA. Hoe werken de archiefinventarissen. Geraadpleegd op 7 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/vraagbaak/onderzoek-doen.

42

162

Soms moet eerst literatuur geraadpleegd worden, aldus het Nationaal Archief. Veel archiefstukken 163 staan niet digitaal, daarom is bezoek aan het Nationaal Archief noodzakelijk. Zelf onderzoek doen is kosteloos. Ook kan iemand tegen betaling onderzoek laten doen. 9.5.4 Zoekmogelijkheden 164 In de helpfunctie wordt een globale uitleg geboden over welke informatie het systeem bevat en de zoekmogelijkheden. De zoekvelden zijn niet expliciet beschreven. De helpfunctie wordt aangeboden in de vorm van veelgestelde vragen op hoofdcategorie. Hier kunnen gebruikers door navigeren door boven in op de vraag te klikken waar zij een antwoord van willen zien. Gebruikers worden niet op de onmogelijkheden van het zoeksysteem gewezen. Wel worden tips gegeven aan gebruikers als zij niets gevonden hebben. Op de website gahetna.nl en nationaalarchief.nl wordt aan archief gerefereerd als een collectie en als informatie, maar niet aan de bijzondere waarde van archief als procesgebonden informatie. Aan de band tussen archief en werkprocessen (of in klassieke zin functies) en dat archieven bestaan uit vorm, structuur en context en het belang van handhaving hiervan, specifieke van contextinformatie voor interpretatie wordt niet gerefereerd. Ook aan het belang van handhaving van het herkomst- en structuurbeginsel bij klassieke toegangen wordt niet gerefereerd.

162

gahetNA. Onderzoek doen. Geraadpleegd op: 7 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/vraagbaak/onderzoekdoen. 163 gahetNA. Welke gegevens heeft u digitaal? Geraadpleegd op: 7 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/vraagbaak/veelgestelde-vragen#t61n98. 164 gahetNA. Hoe werkt zoeken. Geraadpleegd op: 7 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/vraagbaak/onderzoekdoen.

43

10 Resultaten beoordeling toegangen 165

Ik heb 46 inventarissen en 4 plaatsingslijsten onderzocht. In 49 van de 50 toegangen bestaat het archief uit meerdere bestanddelen. Het archief van de Permanente Commissie van Toezicht op de Scheldevaart bestaat alleen uit notulen. De Collectie E. van Raalte betreft een collectie, geen archief. In 5 gevallen betreft het een toegang zonder inleiding met informatie over de ontstaans- en 166 beheerscontext. Op het archief van het Rijksinstituut Volksgezondheid is een zogenaamde institutionele toegang gebaseerd op de methodiek van PIVOT. In deze toegang is een duidelijke relatie met de beleidsterreinen waarop de actor actief is geweest en met de handelingen die deze uitvoerde.

10.1 Band informatie werkproces De band tussen informatie en werkproces is in de klassieke toegangen niet duidelijk te zien. Vaak zijn geen werkprocessen genoemd of beschreven. Wel zijn taken, functies of activiteiten beschreven in de inleiding en/ of af te leiden uit (sub)rubrieken onder taken, waaronder taakuitoefening, taakuitvoering, uitvoering of activiteiten. De onderliggende bestanddelen laten wel een koppeling tussen functies/ taken en informatie zien. In veel toegangen is eerder een koppeling te zien tussen informatie en actor.

10.2 Vorm structuur en context In toegangen waar de structuur aanwezig is betreft deze de logische structuur uit het classificatieschema, aanwezig in 46 toegangen. De vorm blijkt uit de uiterlijke vorm en redactionele vorm, genoemd bij de beschrijvingen van bestanddelen, aanwezig in alle toegangen. In 5 toegangen is de uiterlijke vorm niet genoemd bij de bestanddelen. 10.2.1 Ontstaanscontext De archiefvormer wordt in alle toegangen genoemd. In 38 expliciet en in 12 toegangen is deze alleen impliciet af te leiden uit de formele titel van het archief. In totaal is de archiefvormer in 49 toegangen (mede) uit de formele titel af te leiden, in 27 gevallen uit de inleiding en in 7 toegangen van archieven.nl genoemd in de kenmerken (formele gegevens) in de top van een toegang. Van de institutionele context zijn de bestaansperiode (36), vestigingsplaats (39), interne structuur/ biografie (31), geschiedenis van de archiefvormer (lotgevallen) (44 toegangen) en een relatie van de actor met zijn functies (45) in de meerderheid van de toegangen aanwezig. De relatie met functies is aanwezig als in de toegang functies zijn genoemd, waarna deze gekoppeld kunnen worden aan de archiefvormer. Aggregatieniveau, meestal op niveau van het archief als geheel, is nergens expliciet genoemd. Ook andere namen (9), soort actor (in 2 gevallen expliciet aanwezig), rechtsvorm (8) zijn in de meerderheid van de toegangen niet aanwezig. De vestigingsplaats wordt genoemd in 25 toegangen genoemd in de inleiding en in de formele titel. In 21 toegangen wordt verwezen naar een gerelateerde actor, maar niet op de manier zoals bedoeld in ISAAR blijkens de aanwezigheid van andere gegevens, alleen impliciet in 0, 10 en 1 toegangen. 165

Betreft toegangen op de archieven van Rotterdamse Voetbal- en Atletiekvereniging Sparta, Academisch Ziekenhuis te Leiden Afd. Inwendige Geneeskunde, Miinisterie van Landbouw: Rijkslandbouwproefstations en Nederlandse Sportfederatie (NSF). 166 Betreft toegangen op de archieven van Academisch Ziekenhuis te Leiden afd. Inwendige Geneeskunde, Ministerie van Landbouw: Rijkslandbouwproefstations, Stadsbestuur Tiel, Rijksscholengemeenschap Gouda en Waalwijkse Chroomlederfabriek, voorheen Van Dooren de Greeff.

44

Functies worden in 48 toegangen genoemd. In 43 toegangen in de inleiding. In 39 toegangen blijken de functies ook uit het classificatieschema (namen van rubrieken en subrubrieken). Er zijn ook toegangen waar de functies niet in de inleiding voorkomen, maar alleen uit het classificatieschema blijken. Een omschrijving van de functie (34), het gebied waarbinnen geldig (28) en de relatie met de actor (48) zijn in de meerderheid van de toegangen aanwezig. Een relatie met andere functies en de periode waarbinnen uitgevoerd zijn in 19 en 23 toegangen aanwezig. De onderlinge relatie tussen functies is aanwezig als deze in samenhang zijn genoemd in de inleiding of in samenhang aanwezig zijn in het classificatieschema. In 26 toegangen worden mandaten of gezagsbronnen genoemd. hieronder heb ik ook statuten en reglementen gerekend. Andere gegevens zijn in meerderheid niet aanwezig, respectievelijk in 19 (omschrijving mandaten), 9 (periode van geldigheid), 8 (geografische aanduiding), 16 (relatie mandaat naar actor en functie) en relatie mandaat naar (officiële) wet- en regelgeving in 21 toegangen. Hoewel bedrijfsprocessen niet worden genoemd zijn deze toch in 43 toegangen impliciet aanwezig, meest genoemd in archiefbestanddelen 39 toegangen of in functies of te herleiden uit functies . Een omschrijving (31), periode (29), plaats (26), relatie met functie (32) en relatie met actor (43) zijn in meerderheid aanwezig. Gebruikte systemen worden in geen enkele toegang genoemd en procedures in 15 toegangen. De relatie met functies is aanwezig door een koppeling te maken van beschrijvingen van bestanddelen waarin werkprocessen/ bedrijfsprocessen worden genoemd te koppelen met bovenliggende (sub)rubriek die verwijst naar taken/ functies. Bij de functies en werkprocessen zijn de geografische aanduiding en de periode van geldigheid aanwezig als deze expliciet zijn beschreven of als een koppeling gemaakt kan worden met het rechtsgebied (geografische aanduiding) of de bestaansperiode (periode van geldigheid). Dan moet uit de context van de inleiding wel blijken dat deze koppeling en geldig zijn. Dat functies en werkprocessen zijn uitgevoerd tijdens de gehele bestaansperiode en alleen binnen het rechtsgebied/ vestigingsplaats van de archiefvormer en niet daarbuiten. De relatie met de actor is bij beiden aanwezig in de een op een relatie met archiefvormer en functies of werkprocessen. Als de archiefvormer en de functies of werkprocessen bekend zijn, worden deze logischerwijs uitgevoerd door de archiefvormer. 10.1.2 Context van beheer Van het beheersregime zijn de meeste contextgegevens in de toegangen niet aanwezig: aanvullingen (4), verantwoordelijkheden (10), regels en procedures voor beheer (2), criteria voor waardering en selectie (11), eisen aan bewaring (1), selectiehandelingen (17), vernietiging (19), conservering (8), conversie en migratie (0). Ook is in geen van de toegangen expliciet het resultaat van alle beheershandelingen genoemd. Geschiedenis van het archief (lotgevallen) en overbrenging zijn met 33 en 36 toegangen in meerderheid wel aanwezig. Van de documentaire context bevatten 46 toegangen een classificatieschema. In 27 toegangen zijn ordeningskenmerken genoemd. Zie voor overige gegevens de paragraaf over de handhaving van het herkomst- en structuurbeginsel. In alle toegangen zijn de vorm, inhoud en bereik van de archiefdocumenten aanwezig. Bewaartermijnen zijn in 1 toegang genoemd. Hierbij moet aangetekend worden dat in 8 toegangen wordt verwezen naar een selectie- of vernietigingslijst, waarin deze zijn op te zoeken, maar de bewaartermijnen zelf worden niet expliciet genoemd. De soort toegang wordt in 13 gevallen genoemd, verwante archieven in 13 en verwante publicaties in 10 toegangen. Van het administratief beheer worden de identificatie, vindplaats, formele titel en datering archief in alle toegangen genoemd. De omvang en voorwaarden voor raadpleging (waaronder openbaarheid) zijn in 44 gevallen aanwezig. De raadpleegfrequentie en gebruik (in andere werkprocessen) zijn in geen van de toegangen aanwezig. Voorwaarden voor reproductie, fysieke kenmerken voor gebruik,

45

taal en schrift en afwijkingen, bijvoorbeeld vermissing, worden in respectievelijk 25, 24 en 18 toegangen genoemd. Het grootste deel van de context is impliciet aanwezig en beschreven in de (vaak lopende tekst) van de inleiding. Van de contextgegevens zijn er 65 van de 83 alleen of in meerderheid impliciet aanwezig. Van de 83 elementen zijn er 60 in alleen of in meerderheid beschreven in de (lopende tekst) van de inleiding.

10.3 Handhaving herkomst- en structuurbeginsel Om explicietere uitspraken te kunnen doen over handhaving van het herkomst- en structuurbeginsel moeten beiden als archivistische keuzes zijn verantwoord in de inleiding. In gevallen waar bovenstaande niet het geval is, is onbekend of met minder zekerheid te zeggen of beide principes zijn gehandhaafd. Of het herkomstbeginsel is verantwoord kan blijken uit het feit dat is beschreven dat een archief van een archiefvormer bij elkaar is gebleven en dat in de toegang onderscheid is gemaakt tussen archieven van verschillende (deel) archiefvormers. De mate van handhaving van het structuurbeginsel blijkt uit een verantwoording in de vorm van een beschrijving van de aangetroffen (mogelijke oorspronkelijke) ordening, een beschrijving en verantwoording van de gekozen ordening en een beschrijving van de mate waarin beiden overeenkomen, bij voorkeur in expliciete termen. In 24 toegangen is de aangetroffen ordening beschreven. De “gekozen” ordening is in 23 toegangen beschreven en in 13 toegangen verantwoord. Blijkens de context uit de inleiding is het structuurbeginsel (waarschijnlijk) in 13 archieven gehandhaafd. In slechts 1 geval wordt in expliciet termen gemeld dat deze is gehandhaafd. Blijkens de context uit de inleiding of het classificatieschema is waarschijnlijk in 21 gevallen het herkomstbeginsel gehandhaafd. In geen toegang wordt hier in expliciete termen naar verwezen.

Voor een tabellarische weergave van de resultaten zie bijlage 7.

46

11 Resultaten interview bij DE REE Archiefsystemen

Interview met E. de Ree, directeur en J. Waanders en L. van den Bout, consultants bij DE REE Archiefsystemen. Van de twee geïnterviewde consultants heeft er een Archivistiek B en de ander IDM gedaan. De consultant met Archivistiek B is werkzaam geweest bij een archiefdienst en is door haar opleiding en werk bekend met archivistische principes, maar naar eigen zeggen niet met postmoderne principes. De andere consultant heeft door praktijkervaring kennis van archivistische principes opgedaan. Erik de Ree zelf heeft een economische achtergrond. Inmiddels is hij 20 jaar werkzaam in disciplines aanpalend aan het archiefwezen, hiervoor als adviseur bij de CAS. Sinds 14 jaar is hij eigenaar van DE REE Archiefsystemen. Toen hij MAIS overnam van het Nationaal Archief. Over de reden om in deze business te stappen zegt hij dat je als ondernemer altijd op zoek bent naar een gat in de markt: er was 14 jaar geleden nog geen archieven.nl en stonden er nog geen inventarissen op internet. Het doel van MAIS is dat archiefmateriaal zo wordt ontsloten dat het goed beschreven wordt conform de aard van het materiaal. MAIS-Flexis en MAIS-Internet hebben zich naar eigen zeggen verder ontwikkeld, met archieven.nl als een van de grootste archiefportals ter wereld. Met MAIS-Flexis kan archiefmateriaal zo beschreven worden dat het goed ontsloten wordt, conform de aard van het materiaal. In MAIS-Database kan een archief beschreven worden zoals de klant dat wenst. Iedere archiefdienst stelt hier zijn eigen eisen aan. Het bedrijf hecht veel belang aan de toepassing van de standaarden ISAD, ISAAR en EAD. Wel vindt het bedrijf ISAD geen automatiseringsstandaard en ook geen datamodel. Het grootste probleem met de toepassing van standaarden is dat in het verleden al veel is beschreven volgens de principes van de Handleiding (ca. 38.000 toegangen op archieven.nl). Deze voldoen niet (volledig) aan standaarden en ze geschikt maken voor conversie naar ISAD is volgens de klanten van DE REE te veel werk. Het bedrijf pleit ervoor om meer gegevens op topniveau in de kenmerken vast te leggen in plaats van in de inleiding, die geldig zijn voor het hele archief, bijvoorbeeld taal, openbaarheid, een korte inhoudsomschrijving van het archief en een verantwoording van de inventarisatie. Deze worden dan niet bij elke enkelvoudige beschrijving vastgelegd en zo herhaald. ISAD noemt DE REE beschrijven volgens een hiërarchie van grof naar fijn. Het is niet moeilijk in te passen in een klassieke inventaris. Dit wordt al gedaan en op deze wijze wordt ook gezocht. Het bedrijf beschrijft niet zelf. Ze converteren letterlijk wat de klant aanlevert. In technische zin kan DE REE volledig aan de standaarden voldoen, maar ze kunnen de klant niet verplichten deze te gebruiken. Het bedrijf noemt dat ISAD gegevens verplicht stelt en deze afdwingt, terwijl een inleiding heel vrij is. Naar aanleiding van een vervolgvraag zegt Erik de Ree dat de inleiding ondergewaardeerd is en zeker moet blijven. Archiefdiensten laten wel eens inleidingen bij de inventarissen weg, omdat dit niet in EAD past of technisch niet mogelijk zou zijn. Dit noemt hij “bizar”. Een inleiding bevat veel informatie. Deze moet de geschiedenis van de archiefvormer en het archief bevatten. Er zijn geen beperkingen in het aantal gebruikte tekens (tekst).

11.1 Missie, doelstellingen en beleid De missie van DE REE is alle archieven van Nederland in een database en daarmee integrale toegangen verlenen in een database. Hiermee zijn ze naar eigen zeggen al een heel eind op weg. Een missie is volgens het bedrijf een leidraad. Ze verwachten niet alle archiefdiensten als klant, maar

47

streven hier uiteraard wel naar. Voor onderzoekers wil DE REE een platform bieden. Nu heeft het bedrijf naar eigen zeggen al 80% van het archiefmateriaal van Nederland op archieven.nl. Doelstellingen zijn applicaties leveren om archieven in een database aan te kunnen bieden, integrale toegang te verlenen en zo te kunnen voldoen aan de eisen van archiefdiensten of die waaraan zij zouden moeten voldoen. Doordat klanten veel waar voor hun geld krijgen is DE REE rendabel op de markt. In hun beleid willen het bedrijf zijn missie en doelstellingen bereiken. Ze kijken altijd naar buiten, willen voldoen aan standaarden een zijn zowel leidend als volgend, ze doen niets waar geen interesse voor is. Toen Erik de Ree met arcieven.nl wilde beginnen zagen anderen hier weinig kansen voor, maar nu willen archiefdiensten volgens het bedrijf niets anders (dan archieven.nl en MAIS). Het bedrijf probeert alles integraal aan te pakken. In grote lijnen zien ze geen verschillen tussen archiefdiensten. Ook het herstellen van de context rekent DE REE tot zijn missie. Het bedrijf vindt het jammer dat het respect voor het archief als geheel niet wordt gehandhaafd. Dat het archief als geheel bij elkaar moet blijven verstaan ze ook onder het respect des fonds. Het respect voor de oorspronkelijke ordening (volgorde) vinden ze moeilijker te begrijpen. Volledigheid is ook een drijfveer bij het systeem. Dit kan bijvoorbeeld niet bestaan zonder beeldbank. Onder andere beeldmateriaal, boeken en munten zijn uit het archief gehaald omdat ze anders beschreven moesten worden als aparte collectie of fysiek anders opgeborgen moesten worden. Deze fout wil DE REE herstellen. In archieftoegangen kunnen ook foto’s en verwijzingen naar nadere toegangen op genomen worden. De beschrijving kan teruggebracht worden in de inventaris zonder dat deze fysiek teruggebracht hoeft te worden. Daarmee breng je items weer terug in context en zo vindt herstel van de oude orde plaats. Bovenstaande heeft ook een historische reden: de stand van de automatisering. Dit had als gevolg dat eenvoudige dingen eerst werden gedaan, bijvoorbeeld foto’s. Archiefinventarissen die lastig waren te converteren zijn niet gedaan. Erik de Ree vraagt zich af hoe dit verwijderen van bestanddelen uit het archief in het verleden ging en noemt dit een goed onderwerp voor vervolgonderzoek. Met bovenstaande is het bedrijf al sinds 2003 bezig. De bedoelingen van DE REE en eigen fouten worden langzaam duidelijk bij klanten, maar het oplossen (realisatie) hiervan gaat moeizaam. Veel archiefdiensten hebben meerder systemen in gebruik. DE REE pleit voor het gebruik van een integraal systeem voor alle taken, uiteraard MAIS.

11.2 Archieven.nl De doelstelling van archieven.nl is, naast commerciële doeleinden, bezoekers de mogelijkheid bieden archieven te vinden ongeacht de dienst. Gebruikers weten niet altijd waar iets is, doordat dit van veel materiaal onbekend is, bijvoorbeeld familiearchieven. Het technisch representeren van inventarissen is volgens het bedrijf complex. Door de kosten te delen over alle deelnemende diensten wordt het betaalbaar. Ook investeert DE REE veel in software, meer dan de overheid. Zo’n 0,5 miljoen euro en 5000 manuren per jaar dankzij archieven.nl. De interface van de website is tot stand gekomen in samenwerking met de gebruikersvereniging. De gekozen zoek- en specificatiemogelijkheden zijn volgens het bedrijf afhankelijk van het materiaal. Daar de gebruiker niet weet wat hij op de website vinden kan moet hij grof kunnen zoeken. De gepresenteerde materiaalsoorten moeten de gebruiker nieuwsgierig maken en hem door het “push mechanisme” op ideeën brengen. Ook is er een geografische indeling en kunnen gebruikers een andere presentatievorm kiezen. Het semantisch web moet volgens het bedrijf bepaalde zaken omtrent retrieval oplossen, maar dan moet er wel exacter beschreven worden.

48

Feedback van klanten komt via gesprekken en de gebruikersvereniging van MAIS. Gebruikers van de website geven zelden feedback, hoewel dit wel mogelijk is. Samengevat is er sprake van een moeilijke materie, ze zijn al bezig met de zoveelste conversie. De bron van de informatie op archieven.nl aan gebruikers over archivistische principes (archief, archieftoegang, Nederlands Archiefwezen) is het Lexicon. De termen hieruit worden ook aangepast (gebruiksvriendelijker) op archieven.nl aangeboden. Op deze informatie hebben ze geen feedback van klanten gekregen. Over de terminologie uit het Lexicon noemt De Ree onder andere de omschrijving van archief onduidelijk, maar hij wil niet ingaan op een vraag over wat zijn omschrijving zou zijn. Naar aanleiding van een vraag waar het bedrijf informatie over archivistische principes vandaan haalt zeggen mijn gesprekspartners hun vakliteratuur bij te houden. Verder hebben we tijdens het gesprek enkele zoekacties gedaan op archieven.nl. Aan de hand van deze zoekacties op “Henk Plenter”, via Zeeuwen Gezocht en “jenever Perlstein” wil het bedrijf de mogelijkheden laten zien waarmee op archieven.nl archiefstukken in context beschreven kunnen worden. In het eerste en derde voorbeeld is vanuit de inventaris een koppeling gemaakt met de beeldbank en is bij de foto’s in de beeldbank een verwijzing teruggemaakt naar de inventaris. Hierbij kunnen in een enkelvoudige beschrijving ook foto’s staan. Goed beschrijven is afhankelijk van de beschrijvingen en de tijd die de dienst erin steekt. In het tweede voorbeeld zijn personen in de beeldbank afzonderlijk geïndexeerd op de afbeeldingen en kunnen zo gevonden worden. Ook laten het bedrijf zien dat vetgedrukte onderdelen in de inventaris de gebruiker geleiden naar relevante beschrijvingen. Probleem is volgens DE REE dat je in de tekst zoekt, waarbij afkortingen en rare constructies “dodelijk” zijn voor effectief zoeken. Deze moeten vermeden worden en zaken zo geschreven worden dat ze gevonden worden. Dat inventarissen gemaakt zijn in het papieren tijdperk en voor het digitale tijdperk niet geschikt zijn, is ook van invloed. Een andere beperking is dat het bedrijf converteert wat de dienst aanbiedt. Een dienst zou volgens DE REE voor conversie eerst de inventaris moeten herschrijven op afkortingen etc. Het bedrijf heeft met hun archiefvormersoverzichten archieven en archiefvormers in context gebracht. Hierbij is een koppeling gemaakt tussen archief en archiefvormer. Archiefvormers kunnen een of meer archieven vormen en archieven kunnen gevormd zijn door een of meer archiefvormers. Hierbij kan DE REE volledig voldoen aan ISAAR en ook voorgangers en opvolgers weergeven. Het aanbeiden van deze mogelijkheden is afhankelijk van de klant. Het bedrijf biedt technische mogelijkheden, maar het afnemen hiervan is de keuze van de klant. Klanten kunnen meedoen met de aangeboden mogelijkheden, maar het is geen verplichting. Bouwvergunningen moeten beschreven worden als collectie bouwvergunningen, waaruit een verwijzing naar het archief gemaakt wordt. Bouwdossiers zijn ook via Google te vinden in context. Op de website van het Nationaal Archief heeft DE REE kritiek. Deze betreft vooral dat er veel informatie in de rubrieken van de inleiding in vrije tekst is opgenomen, in plaats van in de top van de inventaris, dat na een zoekactie eerst de nadere toegangen worden gevonden en dat bij elke enkelvoudige beschrijving een citeerinstructie en een verwijzing naar scans is opgenomen, die er niet altijd zijn. Bij het opnemen van gegevens in de inleiding, in plaats van in de top, staat informatie onder of naast de hiërarchie. Dit is niet de bedoeling van een standaard. Gegevens kunnen dan niet overerven naar lagere niveaus en zoeken wordt moeilijker. Bij ISAD is volgens het bedrijf leggen van relaties met toegangen, voorlopers en opvolgers belangrijk. DE REE heeft velden uit ISAD gedefinieerd die minimaal noodzakelijk zijn en in de top opgenomen moeten worden, onder andere: dataring, verwerving, gebruik, inhoud, toegang, taal, geschiedenis archiefvormer, geschiedenis archief, vindplaats en soort toegang. Maar ze staan open voor andere mogelijkheden.

49

12 Conclusies Dit onderzoek naar de handhaving van archivistische principes bij de representatie van archieven en toegangen op archieven.nl en een vergelijking met gahetna.nl (Nationaal Archief) heb ik uitgevoerd onder de volgende probleemstelling: In hoeverre is de manier waarop archieven en toegangen op archieven.nl worden gerepresenteerd in overeenstemming met de archivistische principes? Hiervoor heb ik een literatuuronderzoek gedaan, de websites archieven.nl en gahetna.nl als geheel onderzocht aan de hand van criteria over het object, doel en methode van de archiefwetenschap, van beide websites 25 toegangen (inventarissen en plaatsinglijsten) onderzocht, vooral aan de hand van het contextmodel van Hofman en Erik de Ree en twee consultants van DE REE Archiefsystemen geïnterviewd. Door zowel websites als toegangen te onderzoeken heeft dit onderzoek achteraf gezien mogelijk een te breed en onevenwichtig karakter gekregen. Het handhaven van archivistische principes kan zoals gezegd in hoofdstuk 3 en 4 beschouwd worden als een impliciet iets, waarvan kan worden aangenomen dat archivarissen deze bij hun taakuitoefening zullen handhaven. In dit onderzoek heb ik het handhaven van archivistische principes echter meetbaar willen maken met concretere criteria. Hiermee heb ik vooral de verantwoording van archivistische keuzes bij de taakuitoefening en of over archivistische principes iets uiteengezet wordt op beide websites gemeten, bijvoorbeeld in een uitleg (informatieverstrekking) aan gebruikers of de omschrijving van missie, doelstellingen en beleid. Dit heb ik in eerste instantie ook verstaan onder handhaving van archivistische principes. Deze zaken kunnen echter onderscheiden worden van de handhaving van archivistische principes op zich. Het uiteenzetten van archivistische principes aan anderen, bijvoorbeeld in een uitleg aan gebruikers valt hier niet onder en kan redelijkerwijs niet gezien worden als taak van archiefdiensten en archivarissen. Het is geen onderdeel van de (wettelijke) taak van archiefdiensten en de beroepscode voor archivarissen. Voor mijn onderzoek geldt dit zeker met betrekking tot het onderzochte object, de websites van een archiefportal en een archiefdienst en de afnemers van de producten op deze websites, archiefgebruikers. Deze websites en hierbinnen zowel de uiteenzetting van missie, doelstellingen en beleid als informatieverstrekking aan gebruikers, zijn hiervoor een ongeschikt medium.

12.1 Theoretisch kader Voor deze scriptie ben ik uitgegaan van het post-custodiale paradigma als denkkader binnen de archiefwetenschap (zie hoofdstuk 4). Archief wordt gezien als procesgebonden informatie. Essentieel is handhaving van de band tussen informatie (archief) en werkprocessen. Belangrijke begrippen zijn vorm, structuur en context. Vooral informatie over de (ontstaans)context is van essentieel belang voor interpretatie van archief(documenten). In het voorgaande klassieke paradigma wordt archief gezien als een fysieke entiteit. Belangrijk binnen de klassieke archivistiek zijn het herkomst- en structuurbeginsel: respect voor het archief als geheel, respectievelijk de interne structuur ofwel oorspronkelijke ordening, van het archief. Uiteindelijk bleek het klassieke paradigma ongeschikt voor toepassing op digitaal archief en complexe organisaties zonder rechte hiërarchische structuur en werd het door Cook geconceptualiseerd als logische entiteit wat het begin vormde van het post-custodiale paradigma.

50

167

Als het gaat om context maakt Hofman in zijn, contextmodel onderscheid tussen de ontstaanscontext, met de organisatorische, functionele, wettelijke en administratief- procedurele context, de beheerscontext, met het beheersregime, documentaire- en technische context en de context van gebruik. Enkele taken van archiefdiensten zijn het toegankelijk maken van archieven met algemene en specifieke toegangen en deze voor iedereen beschikbaar stellen, behoudens (wettelijke) beperkingen. 168

Andere concepten van belang bij dit onderzoek zijn beschrijving, wat de band tussen bestanddelen, archiefstructuur en context expliciet maakt, representatie en klassieke toegangen. Deze worden aangeboden op de door mij onderzochte websites. In het klassieke ontsluitingssysteem bestaat een onderscheid tussen toegangen (archiefniveau) met een primaire functie en nadere toegangen (niveau archiefbestanddelen) met een secundaire functie. Voorbeelden van klassieke toegangen en hulpmiddelen zijn inventarissen, nadere toegangen en onderzoeksgidsen. Kern van het system vormt de klassieke inventaris. Deze is een representatie van een hiërarchie van bescheiden top-down beschreven van algemeen naar bijzonder. Relaties worden gerepresenteerd door een natuurlijke classificatie, zoveel mogelijk overeenkomstig de oorspronkelijke structuur van het archief en activiteiten van de archiefvormer. Trends van het afgelopen decennium zijn het digitaliseren (converteren) van klassieke toegangen naar digitaal format, wat zorgt voor bredere verspreiding en verdergaande standaardisatie en het gebruik van de beschrijvingsstandaarden ISAD en ISAAR bij het opstellen van toegangen. Bij retrieval van archiefdocumenten over op onderwerp (subject retrieval) levert de traditionele provenance methode, waarbij een verbinding gemaakt moet worden tussen de vraag over een onderwerp en provenance informatie, problemen op. Gebruikers kunnen dit niet zelf en moeten het systeem bijna net zo goed beheersen als de archivaris, waarmee deze een onmisbare schakel in het 169170 zoekproces is (zie hoofdstuk 6).

12.2 Toegangen en hun representatie Over het hoofdonderzoeksobject voortvloeiend uit de onderzoeksvraag, de toegangen, hun 171 archivistische kwaliteit en de (re)presentatie hiervan, kan over de onderzochte toegangen worden geconcludeerd dat in alle onderzochte toegangen de vorm en in 46 toegangen de structuur van het archief zichtbaar is in de uiterlijke en redactionele vorm en de logische structuur in het classificatieschema. Over de context zijn van de ontstaanscontext, meer elementen aanwezig dan de beheerscontext, waaronder de archiefvormer in alle toegangen, functies in 48, mandaten in 28 en werkprocessen, hoewel niet expliciet genoemd, in 43 toegangen. De band tussen informatie en werkproces is in de toegangen niet duidelijk te zien. Werkprocessen zijn meestal niet genoemd of beschreven en alleen te zien in beschrijvingen van bestanddelen. Functies of taken zijn wel beschreven in de inleiding of af te leiden uit het classificatieschema. Hiermee is eerder een koppeling van informatie met actor en functies aanwezig.

167

Hofman, “Een uitdijend heelal?” Zie hoofdstuk 5. 169 Lytle, ”Intellectual Acces to Archives.” 170 Bearman & Lytle, “The Power of the Principle of Provenance” 171 Zie voor resultaten hoofdstuk 11. 168

51

172

Overeenkomstig het onderzoek van Thomassen e.a. is de meerderheid van de contextgegevens alleen impliciet aanwezig in de lopende tekst van de inleiding of te herleiden uit de een-op-een relatie tussen archiefvormer en functies of werkprocessen. In dit onderzoek is gemeten in hoeverre het herkomst- en structuurbeginsel, als archivistische keuzes zijn verantwoord. In 21 toegangen is verantwoording afgelegd over de handhaving van het herkomstbeginsel en in 13 toegangen over de handhaving van het structuurbeginsel, waarbij de aangetroffen ordening is beschreven en de “gekozen” ordening is beschreven en verantwoord. Over beide principes wordt in de toegangen op beide websites weinig in expliciete termen gesproken, zoals herkomstbeginsel, structuurbeginsel, bestemmingsbeginsel, oude orde(ning) of oorspronkelijke orde(ning). Dit blijkens de onderzochte toegangen en uitgevoerde zoekacties op bovengenoemde termen op beide websites. Het niet verantwoorden van representatiebeslissingen is niet in strijd met de beroepscode. Artikel 2 zegt wel dat de oorspronkelijke structuur zichtbaar gemaakt moet worden, onder handhaving van het herkomst- en structuurbeginsel, maar niet dat deze representatie beslissingen verantwoord moeten worden. Vorm, structuur en context, de band tussen informatie en werkprocessen en handhaving van het herkomst- en structuurbeginsel zijn voor het overgrote deel alleen te zien door de toegangen zelf te bekijken. Enkele contextgegevens zijn op hoofdniveau in de toegang te zien. Op beide websites kan full-text gezocht worden door de toegangen door vrij zoeken op een of meer trefwoorden, met booleaans zoeken en filteren op onder andere periode. Van de toegangen is de oorspronkelijke structuur in het classificatieschema zichtbaar en raadpleegbaar. Bladeren door de inventarissen kan aan de hand van het classificatieschema door te klikken op titels van hoofd- en subrubrieken. Individuele bestanddelen zijn op beide websites gedeeltelijk in context te raadplegen, doordat de contextgegevens uit de top te zien zijn en een deel van de hiërarchische structuur uit de toegang. Voor het verwijt van DE REE dat archiefdiensten inleidingen op inventarissen bewust niet (laten) meeconverteren heb ik geen bewijzen gevonden. Op beide websites wordt archief samen met andere informatie aangeboden en is samen met deze informatie doorzoekbaar volgens een aan Google verwante zoekmethode. Hiermee wordt het doorzoeken van archieven aan de hand van de oorspronkelijke hiërarchie niet bevorderd. Hoewel archieftoegangen en nadere toegangen ook afzonderlijk zijn te doorzoeken. Bij het Nationaal Archief is geen systematisch ingedeeld archievenoverzicht en geen archiefvormersoverzicht. Op archieven.nl kunnen gebruikers wel zoeken in de archiefvomersoverzichten en systematische archievenoverzichten van de deelnemende 173 archiefdiensten . Bij het aanbieden van nadere toegangen wordt op beide websites vanuit de nadere toegang een verwijzing naar de toegang en inventarisnummer gemaakt en omgekeerd. Op gahetna.nl vindt bij het aanbieden van informatie met hierbij archiefstukken, wel decontextualisering plaats doordat ze uit de oorspronkelijke context van de toegang zijn gehaald. Hoewel bij de informatie zelf geen archief en inventarisnummer vermeld staan kunnen gebruikers met enige inspanning wel bij de beschrijving van het bestanddeel uitkomen waarzij naar de bijbehorende toegang kunnen navigeren. 174

DE REE vindt, blijkens het gehouden interview , handhaving van het herkomstbeginsel belangrijk. Een archief moet als geheel bij elkaar blijven. Ze pleiten al enkele jaren voor reconstructie van archieven waar om beschrijftechnische of praktische redenen bestanddelen uitgehaald zijn. Technisch 172

Thomassen e.a., “Archiefontsluiting vanuit de context”. Zie hoofdstuk 9 en 10. 174 Zie hoofdstuk 12. 173

52

bieden ze de mogelijkheden om bestanddelen weer in context te presenteren met archiefvormersoverzichten en in toegangen kunnen verwijzingen naar foto’s en nadere toegangen gemaakt worden en omgekeerd. Hoewel het bedrijf bovenstaande belangrijk vindt blijft het de keuze van de klant om bepaalde diensten af te nemen. DE REE doet wat de klanten willen. Als deze het anders willen proberen ze (technische) oplossingen te zoeken. Daar archieven grotendeels in hun oorspronkelijke structuur te raadplegen en te doorzoeken zijn (hoewel dit niet wordt bevorderd) en in archieftoegangen de context (in de inleiding) indien beschikbaar is weergegeven en hierin in meer of mindere mate is beschreven wordt niet in strijd met de beroepscode gehandeld.

12.3 Aanverwante zaken Archieven.nl en het Nationaal Archief refereren op hun websites niet expliciet aan archief als procesgebonden informatie, (het belang van handhaving van) de band tussen informatie en werkprocessen en dat archieven bestaan uit vorm, structuur en context. Alleen archieven.nl wijst op het belang van contextinformatie uit de inleiding. Archieven.nl refereert op haar website niet aan de informatiewaarde en verschillende functies van archief. Archief wordt blijkens de informatieverstrekking aan gebruikers gezien als een collectie/ verzameling. Het Nationaal Archief refereert in haar doelstelling en missie wel aan de informatiewaarde en de verschillende functies van archief. In hun missie refereren ze aan de wisselwerking tussen geschiedenis en actualiteit en archiefvormer en archiefgebruiker. Ze vinden het mooie van archief dat de betekenis van archieven met de tijd kan veranderen, archief door (her)gebruik steeds weer onderdeel kan zijn van de informatiecyclus en lang na het verlaten van de oorspronkelijke archiefvormer nog springlevend kan zijn. Zij ziet archief echter ook als een collectie/ verzameling. Beiden zeggen niets over dat archiefonderzoek plaatsvindt in de context van secundair gebruik. Op beide websites wordt uitleg gegeven over de werking van inventarissen en nadere toegangen. Alleen archieven.nl geeft een (klassieke) definitie van archief. Op zowel archieven.nl als gahetna.nl worden toegangen, nadere toegangen (wel op verschillende soorten bestanddelen) en databases met verwijzingen naar andere collecties met bijvoorbeeld beeldmateriaal aangeboden. Op gahetna.nl worden ook onderzoeksgidsen en diverse (historische) informatie met topstukken uit de “collectie” aangeboden. Verschillen in het aanbod komen vooral voort uit het verschil in doel van beide websites. Archieven.nl is als archiefportal vooral een gegevensplatform voor het kunnen doorzoeken van databases van verschillende archiefdiensten om integrale toegang te verlenen tot archieven en informatie te vinden ongeacht de plaats waar deze zich bevindt (missie van DE REE en doelstelling van archieven.nl). Op beide websites wordt elk gedefinieerd archief als beschrijvingseenheid gezien als een archieftoegang. Dit impliceert dat op elk archief een toegang aanwezig is, hoewel dit waarschijnlijk 175 onjuist is. Volgens mijn berekening bedraagt het mogelijk aantal archieven waarop daadwerkelijk een toegang aanwezig is op beide websites minder dan de helft. Als dit daadwerkelijk het geval is

175

Op archieven.nl is mogelijk op 10.005 van de 40.086 aanwezige archieven daadwerkelijk een toegang aanwezig, bij het Nationaal Archief mogelijk op 1522 van de 6561 mogelijk aanwezige archieven.

53

wordt in strijd met artikelen 2 en 6 van de beroepscode gehandeld door geen algemene toegangen op de archieven te maken. Volgens het Nationaal Archief biedt zij alle beschikbare toegangen en nadere toegangen online aan, maar dit is oncontroleerbaar. Over nadere toegangen en onderzoeksgidsen wordt niets gezegd. Op archieven.nl worden geen uitspraken gedaan over de representativiteit van het aanbod, of het aanbod op de website het totaal aan beschikbare klassieke toegangen is. Daar nadere toegangen op beide websites en onderzoeksgidsen op gehetna.nl vooral betrekking hebben op veel gevraagde informatie/ onderzoeksgebieden, voornamelijk genealogie is bij het maken van deze keuzes in het ontsluitingsbeleid in strijd met artikel 6 en 8 van de beroepscode gehandeld door vooral onderzoek naar populaire onderzoeksonderwerpen te bevorderen in plaats van een zo breed mogelijk gebruik (diverse onderwerpen) en dergelijke gebruikers te bevoordelen boven mensen die naar minder gevraagde informatie op zoek zijn. De website archieven.nl is een product van exploitant DE REE in samenwerking met zijn klanten die het grootste deel van de informatie aanleveren, waaronder toegangen en nadere toegangen. DE REE levert de benodigde techniek. Aangeboden informatie wordt door het bedrijf letterlijk geconverteerd, ook als deze niet aan archivistische principes voldoet. De zoekmogelijkheden en interface van de website komen samen met de klanten in een gebruikersvereniging tot stand. Hiermee is de kwaliteit van de website als geheel en de aangeboden informatie, waaronder ook het handhaven van archivistische principes voor het grootste deel de verantwoordelijkheid van de deelnemende archiefdiensten. Bij eventuele tekortkomingen moeten zij samen met DE REE zorgen 176 voor verbetering.

12.4 Eindconclusies In dit onderzoek heb ik weinig aanwijzingen gevonden dat op archieven.nl en gahetna.nl archivistische principes niet worden gehandhaafd. Van archivarissen en hiermee ook van organisaties waar zij werkzaam zijn kan worden aangenomen dat zij archivistische principes zullen handhaven bij hun taakuitoefening. Wel zegt DE REE dat zijn klanten het herkomstbeginsel onvoldoende handhaven. Niet alle archiefdiensten nemen diensten af om archieven (meer) in context te representeren. Archieven zijn grotendeels in hun hiërarchie te doorzoeken en te raadplegen en indien aanwezig worden contextgegevens in de inleiding gerepresenteerd waarbij de context in meer of mindere mate is beschreven. Bij het aanbieden van archiefstukken op gahetna.nl in een andere context dan de toegang vindt decontextualisering plaats, maar deze is niet onomkeerbaar. In de onderzochte toegangen zijn het herkomst- en structuurbeginsel als archivistische keuzes (representatie beslissingen) onvoldoende verantwoord. Op beide websites wordt aan archivistische principes uit de denkkaders van het post-custodiale en klassieke paradigma, zoals archief als procesgebonden informatie, de binding met werkprocessen, vorm, structuur en context en het herkomst- en structuurbeginsel niet expliciet gerefereerd door hierover uiteen te zetten in de omschrijving van missie, doelstellingen en beleid of uitleg aan gebruikers. Archieven.nl wijst niet op de informatiewaarde van archief, het Nationaal Archief doet dit wel.

176

Zie voor bijbehorende resultaten hoofdstukken 9, 10 en 12.

54

Bij alle bovengenoemde zaken wordt, zoals eerder beschreven in dit hoofdstuk, niet in strijd gehandeld met de beroepscode. Ook heb ik geen bewijzen gevonden dat het bevredigen van gebruikers bij het representeren van toegangen op beide websites voorrang krijgt boven de handhaving van archivistische principes. Wel biedt het Nationaal Archief ook algemene “hapklare” (historische) informatie aan, gericht op beleving. Verder kan geconcludeerd worden dat gebreken in het al dan niet aanbieden van toegangen, de archivistische kwaliteit van toegangen en keuzes in het ontsluitingsbeleid niet zijn ontstaan met het aanbieden van (nadere) toegangen via internet. Aangenomen kan worden dat de meeste toegangen en gemaakte keuzes in het ontsluitingsbeleid van langer geleden zijn. Keuzes bij de conversie van toegangen, hoe gebruikers door de toegangen kunnen bladeren, deze kunnen raadplegen en de zoekmogelijkheden op beide websites zijn dit wel. Voor dit onderzoek ben ik uitgegaan van denkkader uit het post-custodiale paradigma van de archiefwetenschap. De door mij onderzochte klassieke toegangen zijn toegangen op fysiek archief. Hierop is het klassieke paradigma, goed toe te passen. Het nieuwe paradigma neemt het oude echter wel in zich op. Hierdoor kunnen klassieke inventarissen gemaakt volgens archivistische principes gezien worden als afspiegeling van vorm, structuur en context van een archief (zichtbaar in de 177 toegang). Bij het bekijken van klassieke toegangen vanuit een post-custodiale bril zullen niet alle zaken even goed zichtbaar zijn bijvoorbeeld de band tussen informatie en werkprocessen. Om deze zaken eventueel wel zichtbaar te maken zullen toegangen anders benaderd moeten worden. Verder is het bij het opstellen van toegangen niet altijd mogelijk bepaalde contextgegevens zichtbaar te maken, bijvoorbeeld werkprocessen. Dat ik uit dit onderzoek niet heb willen halen wat ik in eerste instantie had verwacht (gebreken in het handhaven van archivistische principes) komt vooral door een verkeerde interpretatie van het concept handhaving van archivistische principes. In plaats van als een impliciet concept waarvan kan worden aangenomen dat archivarissen dit bij hun taakuitoefening zullen handhaven heb ik het beschouwd als de verantwoording van archivistische keuzes en het uiteenzetten van archivistische principes op beide websites, bijvoorbeeld in uitleg aan gebruikers. Doordat archivistische principes hiermee niet onomstotelijk verantwoord hoeven te worden heb ik weinig bewijzen voor eventuele gebreken gevonden.

12.5 Eigen mening Ik vind dat archivarissen archivistische keuzes gemaakt bij de taakuitvoering beter moeten verantwoorden. Anders is onvoldoende vast te stellen of archivistische principes zijn gehandhaafd, wat (wetenschappelijke en professionele) kritiek en analyse onmogelijk maakt. Aan de belangrijkste archivistische principes moeten archiefdiensten en portals naar mijn mening op hun websites explicieter refereren, vooral om de unieke waarde van hun product en hun eigen positie als informatieprofessionals en aanbieders meer te benadrukken. Op dit moment worden gebruikers niet geïnformeerd over het meest essentiële gegeven van archief als procesgebonden informatie waar de archiefwetschap zich volgens het post-custdodiale paradigma, mee bezig houdt: de band tussen informatie en werkprocessen. Ook wordt hiermee niet duidelijk gemaakt waarin archief, als informatie, zich onderscheidt van andere informatie op hun websites en op internet. Dit doet mijns inziens afbreuk aan de archivistische kwaliteit van de informatie.

177

Naar: Horsman, “Beschrijvingsstandaarden”, 11

55

Om dit wel te doen moet in een lekenomschrijving van archief ook de band tussen archief als procesgebonden informatie, en werkprocessen of in klassieke zin functies en begrippen als integriteit en authenticiteit, worden beschreven. Gebeurt dit niet dan wordt mijns inziens geen procesgebonden informatie beschikbaar gesteld, maar “gewone” informatie zonder toegevoegde waarde. Ook wordt de unieke waarde van archieven als procesgebonden informatie ondermijnt doordat archieven samen met andere informatie aan te bieden en impliciet een full-tekst zoekmethode herkenbaar van Google te propageren. Hiermee probeert men tevens de complexiteit van archiefonderzoek te verhullen. Deze methode is prominent aanwezig op beide websites, waardoor gebruikers waarschijnlijk als eerste hiervoor zullen kiezen. Naar mijn mening moet meer aandacht komen voor de beperkingen van deze zoekmethode en moet de traditionele zoekmethode volgens de provenance methode (eerst zoeken naar relevante archieven en hierbinnen naar relevante archiefbestanddelen) meer gepropageerd worden. Met de huidige stand van de techniek wordt nog niet alle mogelijk relevante informatie gevonden. Voor het vinden van synoniemen (bij geen synoniemenlijst), afkortingen, spellingsvarianten, oude spelling, en bestanddelen waarvan relevantie blijkt uit de context is de traditionele methode nog steeds het geschiktst. De full-tekst zoekmethode is nog te veel afhankelijk van het toeval: of zoektermen in de beschrijving voorkomen. Een betere benutting van het informatiepotentieel van archiefdiensten kan mogelijk plaatsvinden met een combinatie van beide methoden (en dit propageren aan gebruikers). In de informatieverstrekking aan gebruikers moet ter ondersteuning van hun archivistische vaardigheden en als verklaring voor de mogelijke complexiteit van archiefonderzoek ook informatie worden gegeven over het herkomst- en structuurbeginsel bij het ordenen en beschrijven van archieven, de verhouding tussen toegangen en primaire bronnen en dat archiefonderzoek voor de gebruiker plaats vindt in de context van secundair gebruik, met een verwijzing naar ontstaan en gebruik van archiefstukken voor een andere doeleinden bij de oorspronkelijke archiefvormer, waardoor de gebruiker aan het archief andere vragen zal stellen. In dit onderzoek heb ik geen structurele tekortkomingen in het handhaven van archivistische principes geconstateerd. Archivarissen moeten er echter voor waken dat bij de beschikbaarstelling van archieven via internet en bij dienstverlening aan gebruikers die een steeds grotere voor zichzelf zullen opeisen, waarmee archivarissen hun expertise anders zullen inzetten, archivistische principes gehandhaafd blijven.

12.6 Aanbevelingen voor verder onderzoek In een vervolgonderzoek kan het concept handhaving van archivistische principes mogelijk meer duiding krijgen. Hierin moet het onderscheid tussen handhaving van archivistische principes en verantwoording van archivistische keuzes worden geconcretiseerd en bepaald worden wat archivarissen moeten doen om archivistische principes te handhaven. Kan worden aangenomen dat zij deze zullen handhaven bij hun taakuitoefening of moet zij zich hier explicieter rekenschap van geven? Als blijkt dat archivistische principes alleen impliciet gehandhaafd hoeven te worden, in hoeverre is handhaving hiervan dan nog meetbaar voor belanghebbenden en vakgenoten? Een mogelijk vervolgonderzoek, refererend aan de scriptie van Romeijn-Wixley en de Vries heeft betrekking op het concretiseren van de spanning die lijkt te bestaan tussen het handhaven van archivistische principes en het “bevredigen” van gebruikers. Hierin kan onder andere aan de orde komen welke zaken met betrekking tot gebruiksvriendelijkheid de verantwoordelijkheid zijn van de archiefdienst en welke tot de competenties van de gebruiker gerekend kunnen worden, bijvoorbeeld het al dan niet ontwikkelen van zoeksystemen die lijken op Google (en ook zo werken) of het beknopt aanbieden van informatie.

56

13 Literatuurlijst

  

   

 





   





  

Archiefwet 1995. Geraadpleegd op: 9 juli 2012, van: http://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/geldigheidsdatum_09-07-2012. Bearman, D. & R. Lytle. The power of the principle of provenance. Archivaria 21 (1985), 1427. Beroepscode voor archivarissen. Vastgesteld door de General Assembly van de International Council on Archives (6 september 1996). In: Horsman, P., Ketelaar, E & T. Thomassen, Paradigma. Naar een nieuw paradigma in de archivistiek, ’s Gravenhage (1999) 225-229. Brothman, B. Orders of Value: Probing the theoretical terms of archival practice. Archivaria 32, summer 1991. P. 78-100. Cook, T. The concept of the archival fonds in the post-custodial era: Theory, problems and solutions. Archivaria 35, spring 1993, 24-37. Duchein, M. Theoretical Principles and practical problems of respect des fonds in Archival Science. Archivaria 16 (summer 1983), 64-82. Duranti, L. “Origin and development of the concept of archival description”. In: Thomassen, T., B. Looper & J. Kloosterman. Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven. ‘s Gravenhage: 2001. P. 95-102. Origineel verschenen in: Archivaria, vol. 35, 1993, p. 47-54. Fachry, K.N., Kamps, J & J. Zhang. Access to archival material in context. London: 2008. Hofman, H. “Een uitdijend heelal? Context van archiefbescheiden”. In: Horsman, P., F. Ketelaar & T. Thomassen. Context. Interpretatiekaders in de archivistiek. ‘s Gravenhage: 2000, 45-65. Horsman, P. Taming the Elephant. An Orthodox Approach to the Principle of Provenance, in: Kerstin Abukhanfusa and Jan Sydback, The Principle of Provenance, Report from the First Stockholm Conference on Archival Theory and the Principle of Provenance 2-3 september 1993. Stockholm, 1994. 51. Horsman, P. (2000). “De erfenis van Copernicus. Naar een model van context”. In: Horsman, P., F. Ketelaar & T. Thomassen. Context. Interpretatiekaders in de archivistiek. ‘s Gravenhage: 2000, 67-82. Horsman, P. The last dance of the phoehix. The de-discovery of the Archival fonds. Archivaria 54 (fall 2002). Horsman, P. Beschrijvingsstandaarden ISAD(G) en ISAAR(CPF). Een introductie op de Nederlandse edities. Amsterdam: 2007 Horsman, P., E. Ketelaar & T. Thomassen. New respect for the old order: The context of the Dutch Manual. The Americal Archivist, vol 66 (winter/spring 2003), 249-270. International Counsil on Archives. Universal declaration on archives (2010). Nederlandse vertaling. Geraadpleegd op: 21 juni 2012, van: http://www.kvan.nl/files/universele_verklaring_d.pdf. ISAD(G). Algemene internationale norm voor archivistisch beschrijven. Vertaling van de tweede uitgave door E. Hokke, P. Horsman, M. Nelissen en W. Vanneste (Antwerpen/Leuven/Amsterdam: 2004). ISAAR(CPF): Internationale Norm voor Archivistische Geautoriseerde Beschrijvingen van Organisaties, Personen en Families. Vertaling van de tweede uitgave door E. Hokke, P. Heyrman, P. Horsman, M. Nelissen en W. Vanneste (Antwerpen / Leuven / Amsterdam: 2006). Lytle, R. Intellectual access to archives: I. Provenance and content indexing methods of subject retrieval. The American Archivist (Winter 1980), 64-75. Teuling, A.J.M. den. Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen. ’s Gravenhage: 2007

Thomassen, T. “Een korte introductie in de archivistiek”. In: Horsman, P., F. Ketelaar & T. Thomassen. Paradigma. Naar een nieuw paradigma in de archivistiek. ‘s Gravenhage: 1999, 11-20.

57









Thomassen, T. “Paradigmatische veranderingen in de archiefwetenschap”. In: Horsman, P., F. Ketelaar & T. Thomassen. Paradigma. Naar een nieuw paradigma in de archivistiek. ‘s Gravenhage: 1999, 69-88. Thomassen, T. (2000). “Het begrip context in de archiefwetenschap”. In: Horsman, P., F. Ketelaar & T. Thomassen. Context. Interpretatiekaders in de archivistiek. ‘s Gravenhage: 2000, 15-28. Thomassen, T. (2001). “De veelvormigheid van de archiefontsluiting en de illussie van de toegankelijkheid.” In: Thomassen, T., B. Looper & J. Kloosterman. Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven. ‘s Gravenhage: 2001, 13-43. Thomassen, T. “Klassieke toegangen op archieven: een overzicht.” In: Thomassen, T., B. Looper & J. Kloosterman. Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven. ‘s Gravenhage: 2001, 103-126.



Thomassen, T. (2010). Archiefwetenschap, erfgoed en politisering. Oratie uitgesproken bij de aanvaarding van het ambt van hoogleraar archiefwetenschap op 15 september 2010.



Thomassen, T, H. Duits, J. Stroet, A. Vijn & R. van Vuuren. “Archiefontsluiting vanuit de context: een kwestie van kiezen”. In: Thomassen, T., B. Looper & J. Kloosterman. Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven. ‘s Gravenhage: 2001, 209-231. Romeijn-Wixley, J. & A. de Vries. Eigentijdse toegankelijkheid. Rekening houden met de competenties van archief gebruikers (2009). Masterscriptie Archiefwetenschap. Yakel., E. Archival representation. Archival Science 3 (2003), 1-25. Yakel, E & D. Torres. AI: Archival intelligence and user expertice. The American Archivist 66 (Spring/ Summer 2003). 51-78. Zhang, J., Fachry, N. & J. Kamps. Access to archival finding aids: context matters. ECDL (2008), 455-457.

   

Websites  Nationaal Archief: www.nationaalarchief.nl  Vrienden van het Nationaal Archief, Nationaal Archief & Spaarnestad Foto: www.gahetna.nl  DE REE Archiefsystemen: www.archieven.nl Toegangen  Gemeentearchief Waalwijk. N.V. Waalwijksche Chroomlederfabriek, voorheen van Dooren de Greef. Toegangsnummer 163. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=128&micode=1 63&milang=nl&mizk_alle=waalwijksche+chroomlederfabriek.  Erfgoedcentrum DIEP te Dordrecht. Raad van Arbied te Dordrecht. Toegangsnummer 519. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=46&micode=51 9&milang=nl&mizk_alle=raad+van+arbeid+dordrecht.  Tresoar. Provinciale- en Gedeputeerde Staten Friesland 191-1961. Toegangsnummer: 12-01. Geraadpleegd op: 7 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=36&micode=1201&milang=nl&mizk_alle=provinciale+staten+gedeputeerde+staten+friesland.  Drents Archief. Archief Provinciale Plancommissie Drenthe (1954) 1956-1980, Voorheen Provinciale Commissie Ontwikkelingsgebieden Drenthe. Toegangsnummer: 0914. Geraadpleegd op: 7 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=34&micode=09 14&milang=nl&mizk_alle=provinciale+plancommissie+drenthe.  Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC). Raad van Brabant, 1586-1811. Toegangsnumer 19. Geraadpleegd op: 7 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=235&micode=1 9&milang=nl&mizk_alle=raad+van+brabant.

58

























Haags Gemeentearchief. Stichting Haagsche Sport- en speelterreinen. Toegangsnummer 0634-01. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=59&micode=06 34-01&milang=nl&mizk_alle=haagsche+sport. Historisch Centrum Overijssel (HCO). Twentsche, Later Overijsselsche Landbouwmaatschappij (OLM). Toegangsnummer 0330.1. Geraadpleegd op; 8 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=141&micode=0 330.1&milang=nl&mizk_alle=overijsselsche+landbouwmaatschappij. Het Utrechts Archief. Museum Hedendaagse Kunst te Utrecht. Toegangsnummer1126. Geraadpleegd op; 8 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=39&micode=11 26&milang=nl&mizk_alle=museum+hedendaagse+kunst+utrecht. Noord-Hollands Archief. Classis Haarlem van de Nederlands Hervormde Kerk. Toegangsnummer 378. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=236&micode=3 78&milang=nl&mizk_alle=classis+haarlem. Regionaal Archief Rivierenland. Archief van het Stadsbestuur Tiel. Toegangsnummer 0006. Geraaadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=102&micode=0 006&milang=nl&mizk_alle=stadsbestuur+Tiel. Archief Eemland. Waterschap Soesterveen, 1906-1977. Toegangsnummer 0743. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=28&micode=07 43&milang=nl&mizk_alle=waterschap+soesterveen. Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers. Gasthuis- en Provisorie, later Gasthuis- en Provisoriefonds Groenlo, 1387-1967. Toegangsnummer 0137. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=26&micode=01 37&milang=nl&mizk_alle=provisoriefonds. Noord-Hollands Archief. Lorentz,l prof. Dr. H.A. te Haarlem. Toegangsnummer 364. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=236&micode=3 64&milang=nl&mizk_alle=lorentz+prof. Het Utrechts Archief. Familie des Tombes. Toegangsnummer 26. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=39&micode=26 &milang=nl&mizk_alle=familie+tombes. Gemeente Steenwijkerland. Gemeentepolitie Steenwijk (1880) 1913-1994. Toegangsnummer 37. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=1648&micode= 37&milang=nl&mizk_alle=gemeentepolitie+steenwijk. Zeeuws Archief. Marine- Etablissement Vlissingen. Toegangsnummer 95.1. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=239&micode=9 5.1&milang=nl&mizk_alle=marine+vlissingen. Regionaal Historisch Centrum Limburg. Bank van Haffmans en Steegh NV te Venlo van 18961919, voorheen Bank van Haffmans en Steegh VOF. Toegangsnummer EAN_0826. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van; http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=38&micode=EA N_0826&milang=nl&mizk_alle=steegh+venlo.

59



























Westfries Archief. Gemeentebestuur Midwoud, 1927-1978. Toegangsnummer 1767. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=136&micode=1 767&milang=nl&mizk_alle=gemeentebestuur+midwoud. Zeeuws Archief. Permanente Commissie van Toezicht op de Scheldevaart. Toegangsnummer 199.3. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=239&micode=1 99.3&milang=nl&mizk_alle=toezicht+scheldevaart. Gemeentearchief Zaanstad. Maatschappij tot Nut van ’t Algemeen, departement Krommenie. Toegangsnummer PA-00108. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=137&micode=P A-0108&milang=nl&mizk_alle=maatschappij+nut+krommenie. Gelders Archief. Huis de Cannenburg. Toegangsnummer 0407. Geraadpleegd op: 7 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=37&micode=04 07&milang=nl&mizk_alle=cannenburg+huis. Erfgoedcentrum de Achterhoek en Liemers. Drukkerij de IJselstroom te Ultf, 1935-1989. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=26&micode=01 94&milang=nl&mizk_alle=drukkerij+ulft. Gemeentearchief Rotterdam. Rotterdamse Voetbal- en Atletiekvereniging Sparta. Toegangsnummer 257. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=184&micode=2 57&milang=nl&mizk_alle=sparta+rotterdam. Historisch Centrum Leeuwarden. Besturen Openbare Armenzorg te Leeuwarden. Toegangsnummer 30. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=76&micode=30 &milang=nl&mizk_alle=armenzorg+leeuwarden. Archief Eemland. Stichting Nederlands Hervormde Gezondheidszorg “De Wijkverpleging”, het Oranje- Groene Kruis te Soest, 1915-1985. Toegangsnummer 0905. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.archieven.nl/nl/zoeken?miview=inv2&mivast=0&mizig=210&miadt=28&micode=09 05&milang=nl&mizk_alle=wijkverpleging+soest. Nationaal Archief, Den Haag, Prins Bernhard Fonds, 1940-1979 (1990), nummer toegang 2.19.034. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/zoekterm/brins%20bernhard%20fonds/aantal /20/eadid/2.19.034. Nationaal Archief, Den Haag, Provinciale Waterstaat Zuid-Holland, nummer toegang 3.02.27. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/zoekterm/provinciale%20waterstaat%20zuid %20holland/aantal/20/eadid/3.02.27. Nationaal Archief, Den Haag, Nederlandse Sport Federatie (NSF), 1959-1993, nummer toegang 2.19.138. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/zoekterm/nederlandse%20sportfederatie/aan tal/20/eadid/2.19.138. Nationaal Archief, Den Haag, College van de Grote Visserij, 1578-1857 (1859), nummer toegang 3.11.03. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/zoekterm/college%20van%20grote%20visser ij/aantal/20/eadid/3.11.03. Nationaal Archief, Den Haag, Griffie van de provincie Zuid-Holland, nummer toegang 3.02.22. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van:

60













 











http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/zoekterm/griffie%20zuid%20holland/aantal/2 0/eadid/3.02.22. Nationaal Archief, Den Haag, Ministerie van Financiën: Directie Staatsloterij 1950-1990, nummer toegang 2.08.86. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/zoekterm/staatsloterij/aantal/20/eadid/2.08.8 6. Nationaal Archief, Den Haag, Directie van de Landbouw: Proefstations, nummer toegang 2.11.08.04. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/zoekterm/rijkslandbouwproefstations/aantal/2 0/eadid/2.11.08.04. Nationaal Archief, Den Haag, Rijksscholengemeenschap te Gouda, nummer toegang 3.12.18. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/zoekterm/rijksscholengemeenschap%20gou da/aantal/20/eadid/3.12.18. Nationaal Archief, Den Haag, Provinciaal Bestuur, 1796-1798, nummer toegang 3.02.02. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/zoekterm/Provinciaal%20Bestuur%2C%2017 96-1798/aantal/20/eadid/3.02.02. Nationaal Archief, Den Haag, Rijksinstituut voor Volksgezondheid (RIV), nummer toegang 2.27.5310. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/zoekterm/Rijksinstituut%20Volksgezondheid/ aantal/20/eadid/2.27.5310. Nationaal Archief, Den Haag, Hoofdinspectie der Volkshuisvesting, 1920-1946, nummer toegang 2.17.01. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/zoekterm/volkshuisvesting%20inspectie/aant al/20/eadid/2.17.01. Nationaal Archief, Den Haag, Staten van Holland, nummer toegang 3.01.04.01. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/collectie/archief/pdf/NL-HaNA_3.01.04.01.ead.pdf. Nationaal Archief, Den Haag, Academisch Ziekenhuis te Leiden, afdeling Inwendige Geneeskunde, nummer toegang 3.12.07. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/zoekterm/academisch%20ziekenhuis%20leid en/aantal/20/eadid/3.12.07. Nationaal Archief, Den Haag, Stoomvaart Maatschappij Nederland (SMN), 1869-1972, nummer toegang 2.20.23. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/zoekterm/stoomvaartmaatschappij%20nederl and/aantal/20/eadid/2.20.23. Nationaal Archief, Den Haag, Ministerie van Onderwijs en Wetenschappen: Afdeling Lager Onderwijs; Kleuter- en Basisonderwijs, (1880) 1935-1975, nummer toegang 2.14.39. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/zoekterm/okw%20lager%20ond/aantal/20/ea did/2.14.39. Nationaal Archief, Den Haag, Nederlandse Vereniging voor Psychiatrie, nummer toegang 2.19.221. Geraadpleegd op 7 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/zoekterm/Nederlandse%20Vereniging%20Ps ychiatrie/aantal/20/eadid/2.19.221. Nationaal Archief, Den Haag, Nationale Raad voor Maatschappelijk Welzijn, 1899-1989, nummer toegang 2.19.099. Geraadpleegd op: 7 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/zoekterm/nationale%20raad%20maatschapp elijk%20welzijn/aantal/20/eadid/2.19.099. Nationaal Archief, Den Haag, Microfiches Eerste Algemene Volkstelling Suriname (1921), nummer toegang 2.10.19.01. Geraadpleegd op, 7 juni 2012, van:

61















http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/zoekterm/eerste%20volkstelling%20surinam e/aantal/20/eadid/2.10.19.01. Nationaal Archief, Den Haag, Algemene Staatssecretarie, nummer toegang 2.02.01. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/zoekterm/algemene%20staatssecretarie/aant al/20/eadid/2.02.01 Nationaal Archief, Den Haag, Stichting Het Nederlands Studenten Orkest, 1952-1999 (2002), nummer toegang 2.19.042.44. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/zoekterm/nederlands%20studentenorkest/aa ntal/20/eadid/2.19.042.44. Nationaal Archief, Den Haag, Kamer van Koophandel en Fabrieken voor 's-Gravenhage, 1922-1979, nummer toegang 3.17.13.05. Geraadpleegd op: 9 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/zoekterm/kvk%27s%20%27s%20gravenhag e/aantal/20/eadid/3.17.13.05. Nationaal Archief, Den Haag, Collectie 285 E. van Raalte, 1912-1975, nummer toegang 2.21.134. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/zoekterm/raalte/aantal/20/eadid/2.21.134. Nationaal Archief, Den Haag, Familiearchief Jordaan, nummer toegang 2.21.413. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/zoekterm/familie%20jordaan/aantal/20/eadid/ 2.21.413. Nationaal Archief, Den Haag, Hoge Militaire Rechtspraak, 1795-1813 (1818), nummer toegang 2.01.11. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/zoekterm/hoge%20militaire%20rechtspraak/ aantal/20/eadid/2.01.11. Nationaal Archief, Den Haag, Bisdom Rotterdam, ca.1850-1971, nummer toegang 3.18.01.02. Geraadpleegd op: 8 juni 2012, van: http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/zoekterm/bisdom%20rotterdam/aantal/20/ea did/3.18.01.02.

Interview en feedback  

Ree, E. de., J. Waanders & L. van den Bout. Persoonlijk interview. 5 juni 2012. Ree, E. de ([email protected], 21 juni 2012). Re: uitwerkingen interview en website analyse archieven.nl

Feedback scriptiebegeleider 

Thomassen, T. ([email protected], 29 juni 2012). Re: tweede versie scriptie.

62

14 Bijlagen 14.1 Bijlage 1: Criteria onderzoek websites De exploitant (aanbieder, organisatie) moet zichzelf en hiermee ook de gebruikers rekenschap geven van zaken met betrekking tot de handhaving van archivistische principes (zie onder). Dit moet blijken uit zijn doelstelling, missie en beleid, de informatieverstrekking aan gebruikers en communicatie met gebruikers, de wijze waarop toegangen op archieven en andere zaken worden aangeboden en gepresenteerd en uit overige zaken op de website:    

 

De bijzondere aard van archieven als informatie, namelijk procesgebonden informatie De band van informatie met de samenhangende werkprocessen die gericht zijn op het realiseren van de missie van de organisatie (doel). Dat archieven bestaan uit vorm, structuur en context. Het belang van gegevens over de context van het archief voor de interpretatie van het archief en zijn bestanddelen (dat archieven zonder deze gegevens niet adequaat geïnterpreteerd kunnen worden) Het essentiële belang van het zichtbaar maken en het handhaven van de band tussen informatie (archiefstukken werkproces(sen) waarbinnen het document is ontstaan. Belang van de handhaving van het herkomst- en struktuurbeginsel in het maken van toegangen bij ordenen beschrijven (bij het aanbieden en presenteren van klassieke toegangen).

Tijdens het onderzoek op de website heb ik de volgende concrete zaken geanalyseerd:  Doelstellingen van de exploitant  Missie  Beleid op hoofdlijnen  Welke zaken worden op de website aangeboden, bijvoorbeeld toegangen ,nadere toegangen, collecties afbeeldingen.  Welke beschikbare zaken uit het toegangen apparaat zijn digitaal beschikbaar (representativiteit van het aanbod)  Welke zoekmogelijkheden zijn beschikbaar voor het zoeken binnen toegangen (databases)  Welke specificatiemogelijkheden worden aangeboden.  In hoeverre is zoeken vanuit de context (bijvoorbeeld systematisch zoeken) mogelijk.  Welke informatie wordt gegeven over archief, definitie etc.  Op welke wijze worden de toegangen gepresenteerd op de website.  Op welke wijze kunnen gebruikers bladeren door de toegangen.  Welke informatie wordt gegeven over de toegangen (inventarissen)  Welke informatie wordt gegeven over archiefdiensten.  Welke informatie wordt gegeven over de aangeboden zaken (producten)  Welke informatie wordt gegeven over het doen van archiefonderzoek  Welke informatie wordt gegeven over de zoekmogelijkheden op de website.  Wordt onderscheid het onderscheid tussen toegangen en nadere toegangen expliciet genoemd.  Wordt het onderscheid tussen de primaire en secundaire functies van archief expliciet genoemd.  Worden de gevolgen van het doen van archiefonderzoek in de context van secundair gebruik beschreven.  Wordt aan archief expliciete bijzondere waarde als procesgebonden informatie toegedicht.  In hoeverre wordt archief als een apart onderdeel van de totale collectie met informatie gezien, los van andere “collecties” met bijvoorbeeld afbeeldingen en bibliothecair materiaal.

63

       

Wordt het belang de structuur vorm en context van het archief beschreven. Wordt het essentiële belang van informatie over de context van het archief beschreven voor het kunnen interpreteren van het archief en zijn bestanddelen. Wordt de band tussen archiefstukken en werkprocessen beschreven. Is op hoofdlijnen de vorm, structuur en context van het archief zichtbaar, onder andere in de presentatie van de toegangen (zonder individuele toegangen expliciet te bekijken). In hoeverre worden contextgegevens aangeboden bij de inventarissen (op hoofdlijnen, zonder de toegangen zelf te bekijken). In hoeverre zijn de theorieën over archief en toegangen in overeenstemming met gangbare theorieën uit de archivistiek/ archiefwetenschap. In hoeverre zijn de termen en definities in overeenstemming met wat binnen de archiefwetenschap/ archivistiek gangbaar is. In hoeverre wordt het zoekgedrag van de gebruiker gestuurd?

14.2 Bijlage 2: Criteria beoordeling individuele toegangen (inventarissen en plaatsingslijsten) Op hoofdlijnen:  De band tussen informatie (archiefdocumenten) en werkprocessen is zichtbaar.  De structuur van het archief is zichtbaar.  De vorm van de archiefdocumenten is zichtbaar.  Er is informatie gegeven over de context van het archief.  Bij het ordenen en beschrijven van het archief zijn het herkomst- en structuurbeginsel gehandhaafd. Daarnaast heb ik beoordeeld of hierna genoemde contextgegevens in de toegangen aanwezig zijn. Deze kunnen in een klassieke toegang zijn te vanden in de inleiding, kan blijken uit de totale structuur van het archief/classificatieschema of de individuele beschrijvingen van series en bestanddelen, kopnoten, NB’ s etc. Per contextgegeven zal bekeken worden of deze wel of niet aanwezig is, of deze expliciet (expliciet genoemd) of impliciet (bijvoorbeeld in de lopende tekst van een inleiding) aanwezig is. Ook zal de plaats in de toegang bekeken worden. Het model is gebaseerd op het contextmodel van Hofman en de beschrijvingsstandaarden ISAD(G) en ISAAR(CPF). Contextgegeven/ metadata

Aanwezigheid (ja/nee)

Impliciet/ expliciet aanwezig

Plaats in toegang

Opmerkingen

1 Ontstaanscontext 1.1 Institutionele context/ actor (organisatie) Aggregatie Naam actor/ archiefvormer Geautoriseerde, parallelle namen, namen gestandaardiseerd volgens andere regels of andere namen Soort actor (organisatie, persoon, familie) Bestaansperiode (Vestigings)plaats/ rechtsgebied Rechtsvorm (Interne) structuur organisatie/ genealogie familie

64

Geschiedenis actor/archiefvormer/ biografie Relatie actor met functie/ mandaat 1.1.1 Relaties met andere actoren/ archiefvormers Naam gerelateerde actor Relatiecategorie (hiërarchisch, chronologisch, familie, associatief Beschrijving van de relatie Datering van de relaties 1.2 Functies(s) Benoeming/ identificatie functies of beroepen uitgevoerd door de actor Aggregatieniveau Omschrijving functie(s) Relatie met andere functies/onderlinge relaties functies Gebied waarbinnen geldig Periode waarbinnen uitgevoerd Relatie naar verantwoordelijke organisatie(s) (actor) en mandaat/ wettelijke basis 1.3 Mandaten Benoeming/identificaties mandaten/gezagsbronnen van de actor (m.b.t. hun bevoegdheden, functies, verantwoordelijkheden of werkgebied) Omschrijving mandaat(en) Periode van geldigheid Geografische aanduiding Relatie mandaat naar actor en functie Relatie mandaat naar wet- en regelgeving 1.4 Administratief-procedurele context Benoeming/identificatie uitgevoerde bedrijfsprocessen/ activiteiten bij de archiefvormer Omschrijving (naam, doel, producten etc.) Wanneer uitgevoerd Plaats Beschrijving geldende procedures Gebruikte systemen Al dan niet geautomatiseerd Relatie naar functie Relatie naar (verantwoordelijke) organisatie (actor) 2 Context van beheer 2.1 Beheersregime Omschrijving geschiedenis van het

65

archief/ beheerseenheid(algemene beheercontext) Vermelding of aanvullingen op de beheereenheid te verwachten zijn Verdeling van verantwoordelijkheden Regels en procedures voor beheer met periode van geldigheid Criteria voor waardering en selectie met periode van geldigheid Eisen aan bewaring Uitgevoerde selectiehandelingen Uitgevoerde handelingen m.b.t. beschrijving Uitgevoerde handelingen m.b.t. vernietiging of overdracht (hierbij ook verwerving door de archiefbewaarplaats) Uitgevoerde handelingen m.b.t. conservering of restauratie Uitgevoerde handelingen m.b.t. conversie of migratie (bij digitaal archief) Omschrijving resultaat bij alle beheershandelingen. In de situatie van klassieke toegangen is expliciet de verantwoording van de gemaakte toegang, handelingen m.b.t. beschrijving van belang (hoe en door wie) Regels of afspraken waarop de toegang/ beschrijving is gebaseerd. Datering (aanmaak, herziening of verwijdering. Onderhoud (creatie en wijzigingen) Status (ontwikkelingsstadium) 2.2 Documentaire context 2.2.1 Ordening Classificatieschema inclusief wijzigingen is zichtbaar Aangetroffen “oorspronkelijke ordening/ structuur is beschreven Gekozen ordening structuur tijdens bewerking archief is beschreven en verantwoord Er is expliciet een relatie gelegd (in expliciete bewoordingen) over de mate waarin de oorspronkelijke ordening/ oude orde wel of niet is gehandhaafd De mate van handhaving van het bestemmingsbeginsel is beschreven

66

Ordeningskenmerken Vorm archiefdocumenten Inhoud archief(documenten) (redactionele vormen, onderwerp, administratieve processen) Bereik archief (geografisch gebied, periode) Bewaartermijnen Toegangen en daarin genoemde bronnen. Archieven verwant aan beheereenheid/ archief. Bestaan en bewaarplaats van originelen als het kopieën van archiefdocumenten betreft. Bestaan en bewaarplaats van evenruele kopieën van originele archiefdocumenten. Publicaties (over of gebaseerd op gebruik bestudering of analyse van de beheereenheid) 2.3 Administratief beheer (en logistiek) Identificatie archief/ beheereenheid Vindplaats/ naam archiefbewaarplaats (locatie) Omvang Formele titel beheereenheid (titel archief) Raadpleegfrequentie Autorisatie van toegang (tot systeemfuncties en tot archiefbescheiden). In de situatie van een archiefbewaarplaats te interpreteren als voorwaarden voor gebruik. Voorwaarden voor raadpleging Voorwaarden voor reproductie Fysieke kenmerken en technische vereisten voor gebruik Taal en schrift archief Geconstateerde afwijkingen (onder andere vermissingen, toegangsbeveiliging, verloren gaan van archiefbescheiden Gebruik (o.a. in andere bedrijfsprocessen).

67

14.3 Bijlage 3: Mogelijke criteria eventueel onderzoek nadere toegangen Mogelijke criteria waarop eventueel nadere toegangen kunnen worden beoordeeld:  Identificatie/ benoeming archiefbestanddelen (wat is nader ontsloten)  Omschrijving archiefbestanddeel  Periode archiefbestanddeel  Geografische aanduiding  Archiefvormer archief  Verwijzing naar archief waaruit afkomstig (identificatie, titel)  Verwijzing naar betreffende archiefbestanddeel zoals omschreven in inventaris.  Verwijzing naar toegang op archief als geheel  Verwijzing naar betreffende inventarisnummer(s) archiefbestande(e)l(en)  Verwijzing naar plaats archiefbestanddeel in ordening/ structuur rest van het archief/ plaats in toegang op archief als geheel.  Verwijzing naar toegang op archief als geheel  Verwijzing naar betreffende inventarisnummer(s)  Verwijzing uit toegang op archief naar nadere toegang  Verantwoording bewerking toegang  Vindplaats archief  Soort toegang (bijv. index)  Ontsluitingstermen

14.4 Bijlage 4: Opsomming onderzochte toegangen: inventarissen en plaatsingslijsten Archieven.nl:  Waalwijkse Chroomlederfabriek voorheen van Dooren de Greeff, Gemeentearchief Waalwijk  Raad van Arbeid te Dordrecht, Erfgoedcentrum Diep Dordrecht  Provinciale- en Gedeputeerde Staten Friesland, 1919-1961, Tresoar  Provinciale Plancommissie Drenthe (1954 1956-1980, voorheen provinciale commissie ontwikkelingsgebieden Drenthe, Drents Archief  Raad van Brabant, 1586-1811, Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC)  Stichting Haagsche Sport- en speelterreinen, Haags Gemeentearchief  Twentsche, later Overijsselssche Landbouwmaatschappij (OLM), Historisch Centrum Overijssel  Museum hedendaagse kunst te Utrecht, Utrechts Archief  Classis Haarlem Nederlands Hervormde Kerk, Noordhollands Archief  Stadsbestuur Tiel,, Regionaal Archief Rivierenland  Waterschap Soesterveen, 1906-1977, Archief Eemland  Gasthuis- en Provisorie, later gasthuis- en Provisoriefonds Groenlo,, 1387-1967  Lorentz, prof. dr. H.A. te Haarlem, Noord-Hollands Archief  Familie des Tombe, Utrechts  Archief Gemeentepolitie Steenwijk (1880)1913-1994, Gemeente Steenwijkerland  Marine-Etablissement Vlissingen, Zeeuws Archief  Bank van Haffmans en Steegh NV te Venlo van 1896-1919, voorheen Bank van Haffmans en Steegh VOF, RHC Limburg  Gemeentebestuur Midwoud, 1927-1978, Westfries Archief  Permanente Commissie van toezicht op de scheldevaart, Zeeuws Archief  Maatschappij tot Nut van het Algemeen, departement Krommenie, Gemeentearchief Zaanstad  Huis De Cannenburg, Gelders Archief

68

   

Drukkerij de IJsselstroom te Ulft, 1935-1989, Erfgoedcentrum de Achterhoek en Liemers Rotterdamse, Voetbal- en Atletiekvereniging Sparta, Gemeentearchief Rotterdam Besturen Openbare Armenzorg te Leeuwarden Stichting Nederlands Hervormde Gezondheidszorg “De Wijkverpleging”, het Oranje- Groene Kruis te Soest, 1915-1985, Archief Eemland

Gahetna.nl (Nationaal Archief):  Prins Bernhard fonds  Provinciale Waterstaat Zuid-Holland  Nederlandse Sportfederatie  College van de grote Visserij  Griffie Zuid Holland  Staatsloterij  Landbouw/ Rijkslandbouw Proefstations  Rijksscholengemeenschap Gouda  Provinciaal Bestuur, 1796-1798  Rijksinstituut Volksgezondheid  Hoofdinspectie Vokshuisvesting  Staten van Holland na 1572-1795  Academisch Ziekenhuis te Leiden, afdeling inwendige geneeskunde  Stoomvaartmaatschappij Nederland (SMN)  Miniserie van Onderwijs en wetenschappen, afdeling Lager Onderwijs: Kleuter en basisonderwijs OKW/ Lager ond.  Nederlandse Vereniging Psychiatrie  Nationale Raad Maatschappelijk Welzijn  Eerste algemene volkstelling, Suriname [1921]  Algemene Staatssecretarie  Nederlands Studenten Orkest  KVK’s ’s Gravenhage  Raalte, van (Collectie)  Jordaan, familie  Hoge militaire rechtspraak  Bisdom Rotterdam Voor de verwijzingen zie literatuurlijst.

14.5 Bijlage 5: Vragen interview bij DE REE Archiefsystemen         

Hoe zo u de missie van De Ree Archiefsystemen omschrijven? Wat zijn de belangrijkste doelstellingen van De Ree archiefsystemen? Wat zijn momenteel de belangrijkste pijlers in het beleid van De Ree? Wat is de reden dat u in deze business bent gestapt/ wat spreekt u aan in de wereld van het Nederlands Archiefwezen? Wat zijn de belangrijkste doelstellingen van de website archieven.nl? Op welke wijze is de interface van archieven.nl tot stand gekomen? Op welke wijze zijn de zoekfuncties van archieven.nl tot stand gekomen? Op welke wijze is de wijze van raadplegen van de toegangen en bladeren door de toegangen tot stand gekomen? Op welke wijze zijn de verschillende tapbladen op de homepage gedefinieerd?

69

                 

Op uw website geeft u informatie over wat een archief is (onder andere een definitie), wat inventarissen zijn, over het Nederlands archiefwezen, wat is de bron van deze informatie? Heb u op deze informatie wel eens feedback gekregen van klanten (archiefdiensten)? Wat is de rede geweest om deze, en andere informatie, aan te bieden in de vorm van een FAQ? In hoeverre krijgt de Ree feedback op de website archieven.nl van de klanten (het archiefwezen)? Wat is er de afgelopen jaren gedaan met deze feedback? In hoeverre krijgt de Ree feedback op de website archieven.nl van gebruikers van de website? Wat is er de afgelopen jaren gedaan met deze feedback? Hoe zou u de contacten met uw klanten (het archiefwezen) in het algemeen omschrijven? Hoe omschrijft u de contacten met de gebruikers van archieven.nl omschrijven (voor zover die er zijn)? In hoeverre noemt u zichzelf bekend met het object, doel en methode van de archiefwetenschap/ archivistiek? Bent u hierover wel eens opzoek gegaan naar informatie of hebt u informatie gevraagd aan archiefwetenschappers/ archivarissen (de experts)? Hebt u hierover wel eens informatie gekregen van klanten (archiefwezen) of andere experts? Wat zou u omschrijven als het object van de archiefwetenschap? Wat zou u omschrijven als het doel van de archiefwetenschap? Wat zou u omschrijven als de methode van de archiefwetenschap? Waar denkt u aan bij het begrip archief (meer zaken op te noemen)? Welke opleiding (globale richting) hebben u en uw medewerkers genoten? Zijn er binnen uw bedrijf ook medewerkers werkzaam met een diploma archivistiek A of B of eventueel een aanverwant diploma bijvoorbeeld SOD/ HMDI?

14.6 Bijlage 6: Wetenschappelijke discussies over (klassieke) archivistische principes: het fonds, het respect des fonds en (oorspronkelijke ordening) ste

ste

178

179

180

181182

In de 20 en 21 eeuw zijn door onder andere Brothman , Cook , Duchein en Horsman bedenkingen geuit tegen de concepten fonds , het principle of provenance en (oorspronkelijke) ordening. 183

Duchein definieert probleemgebieden betreffende het respect des fonds met een set regels voor het definiëren van een archief. Over de definitie van het fonds vraagt hij zich af of er bij complexe organisaties sprake is van het archief van de hele organisatie of archieven van verschillende organisatieonderdelen en wanneer er sprake is van een zelfstandige archiefvormer. Hierbij gaat het erom wat bij elkaar (gerespecteerd) moet blijven. Andere probleemgebieden zijn de gevolgen van administratieve veranderingen (in de jurisdictie van archiefvormende organisatieonderdelen) op de samenstelling van het archief (transport naar nieuwe of tijdelijke jurisdictie), wat wordt bedoeld met de term provenance van een archief (een archief als geheel van archieven met dezelfde herkomst), waar archieven van verschillende oorsprong kunnen

178

Brothman, “Orders of value”. Cook, “The Concept of the Archival Fonds in the Post-Custodial Era”. 180 Duchein, “Theoretical principles and practical problems”. 181 Horsman, “Taming the Elephant”. 182 Horsman, “The Last Dance of the Phoenix”. 183 Duchein, “Theoretical principles and practical problems”. 179

70

zijn overgenomen door een organisatie en wanneer er sprake is van een open of afgesloten archief 184 (wanneer een organisatie ophoudt te bestaan). Over het respect voor de interne integriteit, de oorspronkelijke (interne) ordening van het archief zegt Duchein dat archiefvormende organisatieonderdelen vaak geen respect hebben voor de oorspronkelijke ordening, er vele manieren van ordening zijn, er sprake kan zijn van geen, een vermengde of wanordening en ordening nooit over langere tijd hetzelfde blijft. De geconstrueerde ordening is niet logisch, maar functioneel en pragmatisch. 185

Duchein concludeert dat de meeste problemen met de toepassing van het principe van respect des fonds volgen uit de tegenstelling die bestaat tussen de oorsprong van het archief dat een levende creatie is van de afdeling die het vormde en de behoeften voor onderzoek die methodisch en systematisch zijn. Dankzij toegangen kan reconstructie van de continuïteit plaatsvinden door documenten te plaatsen in de ordening van het archief en veranderingen in de structuur en jurisdictie gerelateerd aan organisatieonderdelen te documenteren. Met de computer kunnen indexen vervaardigd worden, terwijl de ordening van de documenten gerespecteerd blijft. Ook kunnen archieven samengebracht worden zonder de integriteit te verstoren. Archieven moeten ook een inleiding moeten bevatten, gebaseerd op adequaat onderzoek, waarin de organisatie, waar het archief vandaan komt, zijn geschiedenis, jurisdictie en veranderingen hierin, de 186 geschiedenis van het archief zijn formatie en ordening zijn gedocumenteerd. 187

Brothman problematiseert de concepten provance en (oorspronkelijke) ordening. Archivarissen willen de oorspronkelijke ordening handhaven, maar beroven archiefstukken hiermee van hun plaats in de permanente sociale orde(s), door het creëren van een ordening die de waarden van de maatschappij reflecteert, door dingen op hun juiste plaats te zetten. De oorspronkelijke ordening noemt hij essentieel voor het behoud van de entiteit van de structuur en de belangrijkste manier om de distributie en organisatie van sociale informatie te bewerkstellingen volgens de entiteiten die het gevormd (of georganiseerd) hebben. Hij vraagt zich af of je met het vormen van groepen documenten echt het structurele behoud (van de oorspronkelijke ordening) bereikt of de structuren die archivarissen behouden echt degenen zijn die het beste de realiteit vangen van de structurele/ organisatorische geschiedenis en of dit de beste manier is om historische 188 informatie te garanderen. Verder vindt hij dat de archivistische organisatie de realiteit simplificeert en zo een versie voor ander mogelijke versies van het informatie-universum produceert, waardoor de complexiteit van context en ordening wordt versimpeld, dat ordening in groepen niet neutraal is, maar historisch en sociaal en afgebakend door de grenzen van de keuzes van archivarissen, individuen en structuren binnen 189 organisaties. Daarnaast reflecteert de geconstrueerde ordening (gemeente, bedachte, oorspronkelijke ordening) een archivistische ordening, die in werkelijkheid nooit bestaan heeft en niet correspondeert met de oorspronkelijke ordening. De ordening van archivarissen creëert voorwaarden die de habitus van gebruik van informatie versterkt. Archieven zijn permanente tussenpersonen in de 190 informatiementaliteit, geen interpretatie naar de waarheid.

184

Ibidem. Ibidem. 186 Ibidem. 187 Brothman, Orders of value, 188 Ibidem. 189 Ibidem. 190 Ibidem. 185

71

191

Brothman begrijpt niet hoe professionele archivarissen punten en teksten over vormen van een ordening van waarde, ordening, provenance, autoriteit, documenten kunnen negeren waanneer het ingaat tegen de oorspronkelijke ordening. Is er sprake van een ordening van provenane of een ordening door het plaatsen van waarde op archiefstukken? Hij vindt dat de betekenis van de termen oorspronkelijke ordening, provenance, archiefstuk en archief heroverwogen moet worden. Ze bestaan alleen in de context van zijn historische cultuur, inclusief die 192 van archivarissen. Archivarissen moeten dus bemiddelen tussen hun eigen praktijk, die een deel vormt van het archiefstuk. Archieven zijn deelnemers in die geschiedenis. Ze moeten volgens Brothman gezien worden als objecten van historische en culturele analyse door (archief)wetenschappers en hij pleit voor het verstreken van het culturele en historisch bewustzijn van de eigen positie van archivarissen 193 en het cultureel belang voor de archivistische praktijk. 194

Over de vraag of de oorspronkelijke ordening gerespecteerd moet worden zegt Horsman dat ordening in de Handleiding de fysieke ordening betreft. Het archief waarin items zijn ondergebracht en de ordening komt overeen met hoe deze was in het actieve leven van de documenten. De administratie is echter een levende organisatie, waarvan het archief organisch meegroeit. Deze reflecteert de veranderingen in de organisatie, zijn competenties en archiefvormende praktijken. Er zijn geen rechte relaties tussen de activiteiten, de gevormde archiefstukken en de gegeven structuur aan het archief, dat een ingewikkeld resultaat is van de activiteiten van de archiefvormer, politieke beslissingen, gedrag van de organisatie, archiefbeherende methoden en vele onverwachte 195 gebeurtenissen. 196

Naar de mening van Horsman leidt het idee van behoud van een fonds als fysieke entiteit het vormen van een ideaal archief met bijbehorende structuur tot vragen en problematische constructies. De toepassing van beide is in complexe gestructureerde of digitaal archiefvormende organisaties meer conceptueel dan fysiek en betekend het reconstrueren van de oorspronkelijke relaties tussen archiefbeherende afdelingen en vastgelegde informatie. De oorspronkelijke ordening vormt de (uit veel lagen bestaande) intellectuele ordening, die door de archivaris gereconstrueerd moet worden. Een organisatie is onlogisch vanuit archivistisch punt een levende entiteit waarvan de omgeving veranderd en die continu informatie vormt, gebruikt, vastlegt en verwijderd. Behouden en beschrijven van de context en oorspronkelijke ordening betekend het beschrijven van de archiefvormer, zijn competenties, functies, structuur, de veranderingen hierin, de structuur van het archief, relaties tussen 197 afdelingen, zijn eigenschappen en archiefstukken. Het principe is het geloof van de archivaris (geen voorschrijving van de archiefvormer) en geeft ze heen raamwerk om het beste van de situatie te maken. Positief gezien is het de taak van de archivaris om een repressentatie van de oorspronkelijke context te maken zodat onderzoekers in staat zijn om niet alleen informatie (terug) te vinden, maar deze vooral te interpreteren in hun oorspronkelijke, 198 administratieve en functionele context aldus Horsman. 199

Cook beschrijft het zijn visie op het concept archief (fonds) in het post-custodiale tijdperk/ paradigma. Voor digitaal archief met databases en netwerksystemen (series gegevens gerelateerd 191

Ibidem. Ibidem. 193 Ibidem. 194 Horman, “Taming the Elephant”. 195 Ibidem 196 Ibidem. 197 Ibidem. 198 Ibidem. 199 Cook, The concept of the archival fonds in the post-custodial era, 192

72

aan verschillende functies) en papieren archief gegenereerd in complexe organisaties waar archief niet meer bestaat uit fysieke archiefstukken van een enkele archiefvormer, ontstaat een probleem in de toepassing van klassieke principes: het zien van archief als een theoretisch product van zowel het ontstaan (provenane) en (oorspronkelijke) ordening en als belichaming met een fysieke en logische integriteit en de traditionele benadering van statische archiefvormers. Er ontstaat hier spanning tussen functie, proces en een dynamische activiteit op dat moment en een concreet product (archiefstuk) aan de andere. Bij het zien van archief als conceptueel in plaats van fysiek kunnen archiefdocumenten meerdere archiefvormers hebben. In zijn post-custodiale paradigma is er sprake van logische of virtuele entiteiten in tegenstelling tot fysieke groeperingen archiefstukken. Archief is hierbij een concept, hupmiddel en beschrijvende fundering. Archief is de resulterende organische relatie van archiefstukken als aggregatie van documentair materiaal die hun juridische status als archiefvormers reflecteren. Centraal staan de functie of activiteiten van de archiefvormer. Begrip van de oorsprong, focus en autoriteit van de 200 archiefvormer en het archiefvormende proces is noodzakelijk. Niet meer de fysieke documenten met een fysieke ordening en intellectuele constructie staan centraal bij archief maar het conceptuele paradigma, met archief als abstract concept met logische en functionele realiteit, waar archief gekoppeld wordt aan de archiefvormer met contextgegevens (metadata) om blijk, provenance, contextuele processen te reflecteren en handhaven. Begrip van conceptuele relaties tussen productiesystemen waarbij archief ontstaat, functies informatiesystemen en resulterende archiefstukken is belangrijk. Een informatiesysteem moet meerdere elementen 201 combineren in een relationele database. Door ontstaanscontext en archiefstukken te scheiden kan de archivaris zich concentreren op de relaties in oorsprong van en tussen beide. Hierdoor ontstaat zicht op het geheel. Archief wordt een conceptuele samenvatting van beschrijvingen van fysieke entiteiten en beschrijvingen van het administratieve, historische en functionele karakter van archiefvormers en het archiefvormende proces. Hierbij reflecteert archief het organische proces waarin de archiefvormer documenten produceert als natuurlijke eenheid gebaseerd op een gedeelde functie, vorm of gebruik. De kern is het koppelen van archiefvormer aan archiefstukken. Dit is ook de kern van respect des fonds en waar ook 202 beschrijvingssystemen zich volgens Cook moeten bevinden. 203

Horsman noemt het concept fonds complexer dan het lijkt. Zowel historisch als conceptueel levert het problemen op. Het respect des fonds is zwaar uitgedaagd en zelden geaccepteerd als een archivistische orthodox. Het principe staat volgens Horsman nog steeds als kernprincipe van de archivistische theorie en is leidend voor de identiteit en werk van de archivaris, maar er is moeilijk controle over te krijgen in vele theoretische discussies. De eerste critici, Brenneke Schellenberg, Duchein en Muller relateerden volgens Horsman primair aan de externe dimsnsie van archief en wilden de documenten tot een observeerbaar geheel bij elkaar brengen. Ook ordening wordt als fys8ek gezien. Een ideaal fonds is volgens de definities een geheel, maar hoeveel is hiervan overgebleven vraagt Horsman zich af. Scott stelt beschrijving boven ordening 204 en Cook conceptualiseerde het fonds zelf (non-custodiale benadering). Naar aanleiding van de theorie van Cook vraagt Horsman zich af welk doel dient het concept fonds 205 dan en wat moeten archivarissen respecteren of niet van eerdere ordeningen . Post-custodiaal betekend niet non-custodiaal en archivarissen zijn volgens Horsman ook custodians . Elke type 200

Ibidem, Ibidem 202 Ibidem, 203 Horsman, The last dance of the phoenix. 204 Ibidem, 205 Ibidem, 201

73

ordening kent betekenis toe aan het archief en stelt gebruikers in staat de archiefstukken te integreren, hoe de documenten begrepen kunnen worden of waren geïnterpreteerd. Door visualisatie of reconstructie van eerdere ordeningen kunnen gebruikers eerdere communicatiepatronen en beslissingen ontdekken. Het meest betekenisvol is de ordening het dichtst bij de oorspronkelijke operationele transacties en de functionaliteit van de archiefvormer. Een functionele ordening maakt het meest duidelijk over de archiefvormer door te tonen hoe de archiefstukken waren gevormd en gebonden aan bedrijfsprocessen. Elke interventie van ordenen en beschrijven wordt deel van de geschiedenis van het archiefstuk en nieuwe ordeningen verduisteren eerdere. Dit moet volgens Horsman gedocumenteerd worden. Het respecteren van de oorspronkelijke ordening noemt hij meer dan bevriezen of herstellen. In een complex archief zijn meerdere lagen van ordening. Archieven zijn door hun oorsprong zo dynamisch als hun ontstaans- of gebruikscontext voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats waar archieven groeperingen van archiefstukken worden. Het respecteren van de oorspronkelijke ordening is volgens Horsman meer dan het bevriezen of herstellen. In een complex archief meerdere lagen van ordening. Archieven zijn in hun oorsprong als hun ontstaans- en gebruikscontext, gereflecteerd in hun ontstaans- en gebruikscontext, voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats, waar archieven 206 groeperingen archiefstukken zijn. 207

Zijn conclusie dat archief structuur reflecteert blijft voor Horsman een paradox. Theoretici ingingen tegen het respect voor de oorspronkelijke ordening, maar het fonds bleven zien als een fysieke entiteit ondermijnden volgens hem hun eigen verdediging. Een fonds als fysieke entiteit kan zelfden uit een geheel bestaan. Hierdoor blijft bij de oorspronkelijke ordening een zwak provenance over, met een geheel wat nooit bestaan heeft (gevoeld, waargenomen, gebruikt of georganiseerd door personen in plaats en tijd). De realiteit van hoe documenten zijn gevormd gebruikt en waargenomen in hun ontstaanscontext en de provenance die archivarissen willen beschermen wordt hierbij genegeerd. Door verduisteren van het functionele bedrijfsproces door het overgebleven fysieke restant als fonds wordt provenance ondermijnd. Horsmans oplossing is om het fonds in te krimpen een op te vatten als een custodiale constructie. Deze record groep is in zijn benadering het resultaat van series archiefvormende activiteiten en archivistische interventie. Een archivistische constructie met betekenissen, maar niet langer het uiteindelijke doel voor archivarissen. De archivistische theorie moet geregeerd worden door visualisatie door beschrijving van functionele, interne en externe structuur en (virtueel) provenance in plaats van het fonds. Met deze archivistische narratieven over deze vele relaties van ontstaan en gebruik kunnen onderzoekers de documenten echt begrijpen en wordt de archivistische traditie van het respecteren van de context van archiefstukken volgens hem het beste 208 voortgezet.

14.7 Bijlage 7: Resultaten beoordeling individuele toegangen (inventarissen en plaatsingslijsten) Contextgegeven/ metadata 1 Ontstaanscontext 1.1 Institutionele context/ actor (organisatie) Aggregatie

Aanwezigheid (ja/nee)

Expliciet/ impliciet aanwezig

Plaats in toegang

Opmerkingen

Ja: 0 Nee: 50

206

Ibidem, Ibidem, 208 Ibidem, 207

74

Naam actor(en)/ archiefvormer(s)

Ja: 50 Nee:0

Expliciet:32 Impliciet:18

Inleiding: 27 Af te leiden uit (formele) titel archief:49 Kenmerken: 7

Geautoriseerde, parallelle namen, namen gestandaardiseerd volgens andere regels of andere namen

Ja:9 Nee:41

Expliciet: 2 Impliciet:7

Soort actor (organisatie, persoon, familie)

Ja:2 Nee:48

Expliciet:0 Impliciet:2

Bestaansperiode

Ja:36 Nee: 14

Expliciet:2 Impliciet:34

(Vestigings)plaats/ rechtsgebied

Ja:39 Nee:11

Expliciet:2 Impliciet:37

Rechtsvorm

Ja:8 Nee: 42

Expliciet:0 Impliciet:8

(Interne) structuur organisatie/ genealogie familie

Ja:31 Nee:19

Expliciet:0 Impliciet:31

Geschiedenis actor/archiefvormer/ biografie (lotgevallen archiefvormer)

Ja:44 Nee:6

Expliciet:24 Impliciet:12

(Lopende tekst) inleiding: 4 Af te leiden uit (formele) titel archief: 3 Kenmerken:2 (Lopende tekst) inleiding:2 Titel archief: 2 Inleiding: 2 (Lopende tekst) inleiding: 35 Kenmerken: 2 (Lopende tekst) inleiding:40 (Formele) titel archief: 26 Kenmerken: 2 (Lopende tekst) inleiding: 5 Af te leiden uit (formele) titel archief:4 (Lopende tekst) inleiding: 28 Classificatieschem a/(sub)rubrieken inventaris: 3 (Lopende tekst) inleiding: 44

Archiefvormer is bestuur: 1 Archieven van familie en diverse aanverwante families: 1 Vele archiefvormers (families): 1 Uit (formele) titel archief een van de archiefvormers (belangrijkste archiefvormer) af te leiden: 2

Deels in classificatiesche ma inventaris

(Zeer) beknopt: 10 Voor (institutionele) geschiedenis archiefvormer verwijzing naar externe

75

publicatie: 3 Relatie actor met functie/ mandaat

1.1.1 Relaties met andere actoren/ archiefvormers Naam gerelateerde actor

Relatiecategorie (hiërarchisch, chronologisch, familie, associatief Beschrijving van de relatie Datering van de relaties 1.2 Functies(s) Benoeming/ identificatie functies of beroepen uitgevoerd door de actor

Aggregatieniveau Omschrijving functie(s)

Ja: 45 Nee:5

Expliciet:0 Impliciet:45

Gelegde relatie tussen actor met beschreven functies die hij heeft uitgevoerd (als deze aanwezig zijn) (beschreven in de inleiding): 45

In gevallen waar geen mandaat aanwezig is, is alleen sprake van een relatie met functie

Ja: 21 Nee:29

Expliciet:0 Impliciet:

(Lopende tekst) inleiding: 22 Classificatieschem a: 1

Eerder sprake van onderlinge relaties verschillende actoren (families): 3

Ja: 10 Nee: 40 Ja:1 Nee:49

Expliciet:0 Impliciet: Expliciet: Impliciet:

(Lopende tekst) inleiding:10 (Lopende tekst) inleiding:1

Ja: 43 Nee: 5

Expliciet: Impliciet:28

(Lopende tekst) inleiding:40 Namen (sub)rubrieken in classificatieschem a:30 Beschrijvingen bestanddelen:5 In omschrijving handelingen in toegang: 1 Bijlage bij inventaris: 1 Kenmerken: 1

Ja: 0 Nee: 50 Ja: 30 Nee:18

Expliciet:0 Impliciet:11

(Lopende tekst) inleiding:30 In omschrijving handelingen in toegang: 1

Ja:0 Nee:50

Functies in familie archief, maar van een lid beschreven niet van alle leden: 1 In bijlage bij inventaris functies groepen personeelsleden (werkvolk) genoemd: 1 Taken per bestuurslid omschreven; 1

76

Relatie met andere functies/onderlinge relaties functies

Ja:24 Nee: 24

Expliciet: Impliciet:4

Gebied waarbinnen geldig

Ja:31 Nee:17

Expliciet: Impliciet:15

Periode waarbinnen uitgevoerd

Ja:19 Nee: 30

Expliciet:0 Impliciet:3

Relatie naar verantwoordelijke organisatie(s) (actor) en mandaat/ wettelijke basis 1.3 Mandaten Benoeming/identificaties mandaten/gezagsbronnen van de actor (m.b.t. hun bevoegdheden, functies, verantwoordelijkheden of werkgebied)

Ja: 43 Nee: 5

Expliciet: Impliciet:2

Ja: 27 Nee:21

Expliciet: Impliciet:9

(Lopende tekst) inleiding:21 Beschrijvingen bestanddelen: 7 Classificatieschem a (rubrieken): 1

Omschrijving mandaat(en)

Ja: 14 Nee:34 Ja:11 Nee:38

Expliciet:0 Impliciet:2 Expliciet: Impliciet:7

Ja:5

Expliciet:0

(Lopende tekst) inleiding: 14 (Lopende tekst) inleiding:11 Beschrijvingen bestanddelen: 1 (Lopende tekst)

Periode van geldigheid

Geografische aanduiding

Functies in samenhang genoemd in inleiding:22 In samenhang aanwezig in classificatieschem a: 4 Koppeling functies met vestigingsplaats/ rechtsgebied archiefvormer als duidelijk uit de inleiding blijkt dat de functies alleen in het rechtsgebied zijn uitgeoefend en niet daarbuiten:31 Expliciet omschreven in inleiding:2 Koppeling functies met bestaansperiode van de archiefvormer (indien geldig): 19 Expliciet periodes van uitvoering verschillende functies genoemd in inleiding: 4 Koppeling functies met archiefvormer en indien aanwezig mandaten: 42 (Deels) geen mandaat: 1 Ook statuten en wetten archiefvormer.

77

Relatie mandaat naar actor en functie

Nee:41 Ja:13 Nee:33

Impliciet:1 Expliciet:0 Impliciet:3

Relatie mandaat (officiële) naar wet- en regelgeving

Ja:17 Nee:31

Expliciet:0 Impliciet:6

Ja: 38 Nee:9

Expliciet:0 Impliciet:6

Omschrijving (naam, doel, producten etc.)

Ja: 13 Nee:35

Expliciet:0 Impliciet:

Wanneer uitgevoerd

Ja:6 Nee:42

Expliciet:0 Impliciet:

Plaats

Ja: 17 Nee:31

Expliciet:0 Impliciet: 7

Beschrijving geldende procedures voor een of meer processen Gebruikte systemen, al dan niet geautomatiseerd Relatie naar functie

Ja: 7 Nee:41

Expliciet: 0 Impliciet: 1

Ja:1 Nee: 49 Ja:23 Nee: 25

Expliciet: 0 Impliciet: Expliciet: 0 Impliciet:4

Relatie naar (verantwoordelijke)

Ja:39 Nee:9

Expliciet: 0 Impliciet:28

1.4 Administratiefprocedurele context Benoeming/identificatie uitgevoerde bedrijfsprocessen/ activiteiten bij de archiefvormer

inleiding:5 Koppeling mandaat met functies en archiefvormer, blijkend uit (lopende tekst) inleiding:13 (Lopende tekst) inleiding:17 Classificatieschem a: 2 Beschrijvingen bestanddelen: 1

(Lopende tekst) inleiding:6 Rubrieken inventaris:33 Beschrijvingen bestanddelen: 37 Omschrijving handelingen: 1 Kenmerken: 1 (Lopende tekst) inleiding:10 Beschrijvingen bestanddelen: 2 NB’s beschrijvingen: 1 Koppeling bestaansperiode archiefvormer (indien geldig): 6 (Lopende tekst) inleiding: Koppeling met vestigingsplaats/ rechtsgebied: 17 (Lopende tekst) inleiding:7

Koppeling met bijbehorende rubriek(en) verwijzend naar functies/ taken: 23 Koppeling processen met

Vaak onder (sub)rubrieken onder/ als taakuitvoering, taakuitoefening taken of activiteiten.

Classificatiesche ma ingedeeld

78

organisatie (actor)

2 Context van beheer 2.1 Beheersregime Omschrijving geschiedenis van het archief/ beheerseenheid (algemene beheercontext, lotgevallen archief) Vermelding of aanvullingen op de beheereenheid te verwachten zijn Verdeling van verantwoordelijkheden

archiefvormer/ actor: 39 Classificatieschem a (rubrieken en subrubrieken): 3

naar familielid (actor): 1 Classificatiesche ma ingedeeld per actor, beleidsterrein en handeling (werkproces): 1

Beknopt: 5

Ja: 33 Nee:17

Expliciet:18 Impliciet:10

(Lopende tekst) inleiding:33

Ja:4 Nee:46

Expliciet: 0 Impliciet:4

(Lopende tekst) inleiding:4

Ja:10 Nee:40

Expliciet: 0 Impliciet:10

(Lopende tekst) inleiding:10

Regels en procedures voor beheer met periode van geldigheid

Ja:2 Nee:48

Expliciet: 0 Impliciet:2

(Lopende tekst) inleiding:2

Criteria voor waardering en selectie met periode van geldigheid

Ja:11 Nee:39

Expliciet: 0 Impliciet:11

(Lopende tekst) inleiding:11

Eisen aan bewaring

Ja:1 Nee:49 Ja:17 Nee:33 Ja:32 Nee:18

Expliciet: 0 Impliciet:1 Expliciet: Impliciet:17 Expliciet: Impliciet:32

(Lopende tekst) inleiding:1 (Lopende tekst) inleiding:17 (Lopende tekst) inleiding:32

Ja: 19 Nee: 31

Expliciet: 0 Impliciet: 19

(Lopende tekst) inleiding: 19 Bijlage bij inventaris: 1

Ja:36 Nee:14

Expliciet: 0 Impliciet:36

(Lopende tekst) inleiding:36

Ja:8

Expliciet: 0

(Lopende tekst)

Uitgevoerde selectiehandelingen Uitgevoerde handelingen m.b.t. beschrijving Uitgevoerde handelingen m.b.t. vernietiging of overdracht (hierbij ook verwerving door de archiefbewaarplaats) Uitgevoerde handelingen m.b.t. overdracht (ook verwerving door de archiefbewaarplaats Uitgevoerde handelingen

Betreft verdeling verantwoordelijkh eden bij de oorspronkelijke archiefvormer. Betreft procedures voor beheer bij de oorspronkelijke archiefvormer. Selectielijst/ vernietigingslijst:8 Bij opsomming handelingen periode van geldigheid (met bewaartermijn) vermeld).

Lijst van vernietigde stukken in bijlage inventaris: 1

79

m.b.t. conservering of restauratie Uitgevoerde handelingen m.b.t. conversie of migratie (bij digitaal archief) Omschrijving resultaat bij alle genoemde beheershandelingen. In de situatie van klassieke toegangen is expliciet de verantwoording van de gemaakte toegang, handelingen m.b.t. beschrijving van belang (hoe en door wie)

Nee:42

Impliciet:8

inleiding:8

Ja:32 Nee:18

Expliciet: 0 Impliciet:32

(Lopende tekst) inleiding:32

Regels of afspraken waarop de toegang/ beschrijving is gebaseerd. Datering (aanmaak, herziening of verwijdering.

Ja:7 Nee:43

Expliciet: 0 Impliciet:7

(Lopende tekst) inleiding:7

Ja:44 Nee:6

Expliciet: 0 Impliciet:44

Onderhoud (creatie en wijzigingen) Status (ontwikkelingsstadium)

Ja:6 Nee:44 Ja:1 Nee:49

Expliciet: 0 Impliciet:6 Expliciet: 0 Impliciet:1

(Lopende tekst) inleiding:42 Kenmerken: 2 (Lopende tekst) inleiding:6 Kenmerken: 1

Ja:46 Nee: 4

Expliciet: 0 Impliciet:46

Ja: 0 Nee: 50 Ja:0 Nee:50 Alleen auteur genoemd, geen verantwoording bewerking/ beschrijving:16 Geen directe auteur genoemd (met voornaam/ voorletters en achternaam): 3 Basisarchiefcode gevolgd bij bewerking: 4

Vermelding in titel inventaris dat het een voorlopige inventaris betreft: 1

2.2 Documentaire context 2.2.1 Ordening Classificatieschema inclusief wijzigingen is zichtbaar

Hiërarchische structuur in toegang (indeling in rubrieken en subrubrieken):46

Komt overeen met de logische structuur. Ordening naar familie en hierbinnen per persoon: 1 Hoewel er geen classificatiesche ma (hiërarchische structuur met indeling in(sub) rubrieken) is zijn stukken betreffende hetzelfde gebied (functie/

80

Aangetroffen “oorspronkelijke” ordening/ structuur is beschreven “Gekozen” ordening structuur tijdens bewerking archief is beschreven Gekozen ordening/ structuur tijdens bewerking is verantwoord Structuurbeginsel (oude/ oorspronkelijke ordening) (waarschijnlijk) wel gehandhaafd blijkens context uit de inleiding

Ja: 24 Nee:26

Expliciet: 0 Impliciet:24

(Lopende tekst) inleiding:24

Ja:23 Nee:27

Expliciet: 0 Impliciet:23

(Lopende tekst) inleiding:23

Ja:13 Nee:37

Expliciet: 0 Impliciet:13

(Lopende tekst) inleiding:13

Ja: 13 Nee/onbekend: 37

onderwerp) wel bij elkaar geplaatst Classificatiesche ma naar actoren beleidsterreinen: 1 Structuur wel aanwezig maar moeilijk zichtbaar: 1 Rubrieken naar soort rrechtspraak/ zaken (bijvoorbeeld civiel en crimineel): 1 Onderverdeling naar oorspronkelijke ordening, stukken wel en niet geordend volgens code VNG: 1 Ordening verloren gegaan/ geen ordening:2

Oude orde vermeld bij beschrijvingen bestanddelen, met verklaring van coderingen bij oude orde in bijlage: 1 Archief teruggeordend naar (waarschijnlijke) oude ordening: 1 Archief was deels ongeordend, herordening: 1

81

Er is expliciet een relatie gelegd in exacte bewoordingen (termen oude, oorspronkelijke of aangetroffen ordening) over de mate waarin de oorspronkelijke ordening/ oude orde (structuurbeginsel) wel of niet is gehandhaafd De mate van handhaving van het herkomstbeginsel is beschreven/ herkomstbeginsel waarschijnlijk gehandhaafd

Ja:1 Nee:49

Expliciet: 0 Impliciet:1

(Lopende tekst) inleiding:1

Ja:21 Nee/ onbekend: 29

Expliciet:0 Impliciet:21

(Lopende tekst) inleiding: 21

Onderscheid archief organisatie en gedeponeerde archieven: 3 Verschillende (deel)archieven per archiefvormer gedefinieerd:7 Archief afgescheiden als historisch archief: 1 Onderscheid verschillende meegenomen archieven verantwoord: 2 Meerdere families gedefinieerd: 1 Meerdere archieven beschreven in inventaris, niet verantwoord: 1 Archief bevat een archiefblok: 1 Verschillende (deel)archieven gedefinieerd in toegang en verantwoord: 2 Afbakening en censuur archief beschreven en verantwoord: 1 Vermelding welke stukken wel en niet in andere archieven zijn teruggeplaatst Verschillende

82

families niet te splitsen: 1 Onderscheid verschillende archiefvormers (families) beschreven: 1

Handhaving van het herkomstbeginsel is beschreven in expliciete termen (herkomstbeginsel)

Ja:0 Nee: 50

Ordeningskenmerken

Ja:27 Nee:23

Verwijzing naar bestemmingsbegi nsel: 1

Expliciet: 0 Impliciet:27

Classificatieschem a in combinatie met beschrijving en verantwoording

83

over de ordening/ structuur Beschrijvingen bestanddelen: 50 Inleiding: 1

Vorm archiefdocumenten

Ja: 50 Nee:0

Expliciet:0 Impliciet: 50

Inhoud archief(documenten) (redactionele vormen, onderwerp, administratieve processen)

Ja: 50 Nee:0

Expliciet:25 Impliciet: 50

Inleiding (globale omschrijving inhoud): 26 Beschrijvingen bestanddelen: 50

Bereik archief(documenten) (geografisch gebied, periode) Bewaartermijnen

Ja: 50 Nee:

Expliciet:0 Impliciet: 50

Beschrijvingen bestanddelen: 50

Ja:1 Nee: 50

Expliciet:0 Impliciet:1

Toegangen en daarin genoemde bronnen

Ja: 13 Nee:37

Expliciet:0 Impliciet:12

Archieven verwant aan beheereenheid/ archief. Bestaan en bewaarplaats van originelen als het kopieën van archiefdocumenten betreft. Bestaan en bewaarplaats van eventuele kopieën van originele archiefdocumenten. Publicaties (over of gebaseerd op gebruik bestudering of analyse van de beheereenheid) 2.3 Administratief beheer (en logistiek) Identificatie archief/ beheereenheid Vindplaats/ naam archiefbewaarplaats (locatie)

Ja:13 Nee:37 Ja:2 Nee:48

Expliciet: 0 Impliciet:13 Expliciet:0 Impliciet:2

(Lopende tekst) inleiding:4 Kenmerken: 9 (Lopende tekst) inleiding:13 (Lopende tekst) inleiding:2

Ja:3 Nee: 47

Expliciet: 0 Impliciet:3

(Lopende tekst) inleiding:3

Ja:10 Nee:40

Expliciet:0 Impliciet:10

(Lopende tekst) inleiding: 10

Ja: 50 Nee:0 Ja: 50 Nee:

Expliciet:0 Impliciet:50 Expliciet: 50 Impliciet: 0

Titel archief: 50

Uiterlijke vorm en (vaak ook) redactionele vorm Uiterlijke vorm niet vermeld in beschrijvingen: 5

In toegang verwijzing naar selectielijst/ vernietigingslijst waaruit deze zijn af te leiden, maar bewaartermijnen zelf niet (expliciet) genoemd: 8

(Lopende tekst) inleiding:25 Kenmerken: 25

84

Omvang

Ja:44 Nee:6

Expliciet:44 Impliciet: 0

Formele titel beheereenheid (titel archief) Datering beheereenheid (periode archief)

Ja:50 Nee:0

Expliciet:31 Impliciet:20

Ja: 50 Nee: 0

Expliciet: 47 Impliciet:3

Raadpleegfrequentie

Ja: 0 Nee: 50

2.3.1 Autorisatie van toegang (tot systeemfuncties en tot archiefbescheiden). In de situatie van een archiefbewaarplaats te interpreteren als voorwaarden voor gebruik Voorwaarden voor raadpleging (onder andere openbaarheid) Voorwaarden voor reproductie Fysieke kenmerken en technische vereisten voor gebruik Taal en schrift archief Geconstateerde afwijkingen (onder andere vermissingen, toegangsbeveiliging, verloren gaan van archiefbescheiden Gebruik (o.a. in andere bedrijfsprocessen).

(Lopende tekst) inleiding: 24 Kenmerken: 20 (Lopende tekst) inleiding:25 Kenmerken: 5 Kenmerken: 22 (Formele) titel archief:13 (Lopende tekst) inleiding:25

Ja:44 Nee: 6

Expliciet: 0 Impliciet:44

Ja:25 Nee: 25 Ja:24 Nee:26

Expliciet: 0 Impliciet:25 Expliciet: 0 Impliciet:24

Kenmerken: 15 (Lopende tekst) inleiding: 25 (Lopende tekst) inleiding:25 (Lopende tekst) inleiding:24

Ja:25 Nee: 25 Ja:18 Nee:32

Expliciet:25 Impliciet: 0 Expliciet: 0 Impliciet:18

(Lopende tekst) inleiding: 25 (Lopende tekst) inleiding:18

Ja: 0 Nee: 50

85