HANDBOEK VOOR VRIJWILLIGERSORGANISATIES WAALWIJK

HANDBOEK VOOR VRIJWILLIGERSORGANISATIES WAALWIJK

3

COLOFON Redactie OndersteuningsPunt Sport en Welzijn Illustraties Marc Camps Vormgeving en drukwerk Raster40 Oplage 500 exemplaren Uitgave Gemeente Waalwijk, november 2005

Dit handboek is samengesteld met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Desondanks kunnen de redactie, tekstschrijvers en uitgever geen verantwoordelijkheid aanvaarden voor eventuele schade als gevolg van fouten in dit handboek. Overname van informatie uit dit handboek is toegestaan als u daarbij de bron vermeld: • Handboek voor Vrijwilligersorganisatie Veldhoven, februari 2005 (Gemeente Veldhoven en Stimulans Vrijwilligersbureau Veldhoven) • OndersteuningsPunt Sport en Welzijn - Gemeente Waalwijk, november 2005

4

VOORWOORD Hoe zou de samenleving er zonder vrijwilligers uitzien? Ondenkbaar en we zouden absoluut grote problemen hebben. We kunnen u niet genoeg prijzen voor wat u voor onze maatschappij betekent. Iedereen zou daar z’n steentje aan moeten bijdragen. U verricht fantastisch werk. Dank daarvoor! Het doet mij dan ook veel genoegen dit handboek, speciaal bedoeld ter ondersteuning van het vrijwilligerswerk, te mogen aanbevelen. Ik wil zowel de hoop als de verwachting uitspreken dat het in uw behoefte voorziet. En dat vrijwilligers zich er door zullen laten inspireren om hun goede werk met dezelfde inzet te blijven doen. Ik wens u veel gebruiksplezier! Jan van Baardwijk Wethouder Vrijwilligersbeleid Gemeente Waalwijk

5

6

INLEIDING Aansprakelijkheid, verzekeringen, onkostenvergoedingen, vergunningen, wetgeving: iedere vrijwilligersorganisatie heeft vroeg of laat vragen over deze en vele andere onderwerpen. Het antwoord op die vragen is niet altijd gemakkelijk te vinden. Soms moet u er ingewikkelde teksten voor lezen of veel telefoontjes plegen. Of is het nodig om uren door te brengen op het internet. Genoeg reden voor het OndersteuningsPunt Sport en Welzijn om alle belangrijke onderwerpen bij elkaar te brengen in één informatieve en praktische uitgave: het Handboek voor Waalwijkse vrijwilligersorganisaties. Dit handboek is eenmalig gedrukt. De geactualiseerde versie vindt u op www.waalwijk.nl (link Wonen & Leven / OndersteuningsPunt Sport en Welzijn) Heeft u na het lezen van dit handboek vragen of opmerkingen, aarzelt u dan niet en neem contact op met het OndersteuningsPunt Sport en Welzijn, telefoonnummer 0416-683615 of mail naar [email protected]

Gemeente Waalwijk OndersteuningsPunt Sport en Welzijn

7

INHOUD Trefwoordenregister DEEL 1 BESTUREN EN ORGANISEREN 1. 1.1 1.2

Het oprichten van een vrijwilligersorganisatie Rechtsvorm Statuten en huishoudelijk reglement

17 17 19

2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Besturen Samenstelling bestuur Bestuurdersaansprakelijkheid Einde of wijziging bestuurslidmaatschap Jaarvergadering Jaarverslag

22 22 24 25 25 27

3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.7.1 3.8 3.8.1 3.8.2

Vrijwilligersbeleid Vrijwilligersovereenkomst Werving van vrijwilligers Selectie van vrijwilligers Introductie en begeleiding Behoud van vrijwilligers Bij scholing/Deskundigheidsbevordering Promotie UITpunt Waalwijk Waardering Vrijwilligers onderscheidingen Jubileum

28 28 28 30 30 31 31 31 32 32 32 33

4. 4.1 4.2 4.3 4.3.1 4.4 4.5 4.6

Financiële zaken Jaarrekening Begroting Balans Overzicht voorzieningen en reserves Onkostenvergoedingen Belastingen Vrijwilligerswerk met een uitkering

34 34 36 37 38 40 41 41

5. 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.2 5.3

Subsidies, fondsen en sponsoring Subsidies gemeente Waalwijk Subsidies welzijn Subsidies sport Subsidies zorg Fondsen Sponsoring

42 42 42 42 42 42 43

8

DEEL 2 WET- EN REGELGEVING 1. 1.1 1.2 1.3 1.3.1 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8

Wetgeving Arbowetgeving Brandveiligheid Drank- en Horecawet/sociale hygiëne Instructie Verantwoord Alcohol Legionella Muziekrechten Tabakswet Verkeersregelaars Zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens

49 49 50 50 51 52 52 53 54 54

2. 2.1 2.2 2.3

Vergunningen Evenementen Gebruiksvergunning Milieuvergunning

55 55 55 56

3.

Verzekeringen

57

Belangrijke organisaties

59

Model vrijwilligersovereenkomst

65

9

TREFWOORDENREGISTER A Aansprakelijkheid bestuur Accountantsverklaring Alcohol Algemene Ledenvergadering Arbeidsinspectie Arbodienst Arbowet B Balans Bankrekening Begeleiding en introductie vrijwilligers Begroting Behoud van vrijwilligers Belastingen Bestuurdersaansprakelijkheid Bestuursleden Bestuurslidmaatschap Bestuursreglement Bewaren boekhouding Brandveiligheid Buma-Stemra BV/NV Bijscholing

24 18 50 25 50 49 49 37 34 30 36 31 41 24 23 25 50 27 50 52 19 31

C D Deskundigheidsbevordering Drank- en horecawet

31 50

E Ecotax/energiebelasting Evenementen • huur materialen • melding

41 55 55 55

F Financiële zaken Fondsen Fondsendisk

34 42 43

10

G Gebruiksvergunning Gemeentelijke onderscheiding

55 33

H Huishoudelijk reglement

19

I Introductie en begeleiding vrijwilligers Inschrijving Kamer van Koophandel Instructie Verantwoord Alcoholgebruik

30 18 51

J Jaarplan Jaarplanning Jaarrekening Jaarvergadering Jaarverslag Jubilea

23 23 34 25 27 33

K Kamer van Koophandel Koningklijke Erepenning

17 32

L Legionella

52

M Milieuvergunning Model vrijwilligersovereenkomst Muziekrechten N NV/BV Notaris

56 65 52 19 17

O WA-ongevallenverzekering Onkostenvergoedingen • algemeen • vervoer • uitkering Ontbinding Oprichting Organisaties (adresgegevens)

35 40 40 40 41 20 18 59

P Penningmeester Persoonsgegevens PR Promotie

23 54 30 31

Q R Rechtsvorm Reserves en Voorzieningen RI&E check Rookvrije werkplek

17 38 49 53

S Secretaris Selectie van vrijwilligers Sociale hygiëne Sponsoring Statuten Stemra (en Buma) Stichting Subsidies gemeente • welzijn • sport • zorg

23 30 50 43 19 52 18 42 42 42 42

T Tabakswet

53

U Uitkering UITpunt Waalwijk

41 32

V Vacature Vacaturebank Vereniging Verkeersregelaars Vervoerskosten Verzekering: • schaderegeling • bestuurdersaansprakelijkheid • evenementen • verkeersregelaars • WA-ongevallen • Auto-inzittendenverzekering Voorzieningen en reserves Voorzitter Vrijwilligersbeleid Vrijwilligersovereenkomst Vrijwilligersonderscheidingen

29 29 17 54 40 57 57 57 57 54 57 57 38 22 28 28 32

W Waardering WA-ongevallenverzekering Werving van vrijwilligers

32 57 28

X Y Z Zeggenschap

11

17

12

DEEL 1 BESTUREN EN ORGANISEREN

...en wilt u een vereniging oprichten? organisatie? statuten? medezeggenschap? vrijwilligers? rechtsvorm? belasting aansprakelijkheid? wetten? afspraken? keuzevorm? bestuur? ... blabla.. blabla! bla! BLA! BLABLA!!..

15

16

1. HET OPRICHTEN VAN EEN VRIJWILLIGERSORGANISATIE Bij het oprichten van een vrijwilligersorganisatie komt heel wat kijken. U moet kiezen voor een rechtsvorm, een naam bedenken, vergunningen regelen, een vrijwilligersbeleid opstellen en nog veel meer. Dit eerste hoofdstuk gaat over rechtsvormen, het opstellen van statuten en een huishoudelijk reglement. 1.1 RECHTSVORM U wilt graag een vrijwilligersorganisatie oprichten? Dan zult u allereerst moeten bepalen welke rechtsvorm voor uw organisatie de beste is. Vrijwilligersorganisaties kiezen meestal voor een organisatievorm die geen winst nastreeft: een vereniging of stichting. Een vereniging ontstaat als een groep mensen een gezamenlijk doel heeft en dat op een efficiënte manier wil bereiken. Dat kan van alles zijn, bijvoorbeeld het samen beoefenen van sport of het behartigen van gezamenlijke belangen. Stichtingen zijn vooral geschikt voor het beheren van een vermogen. Daarom zijn charitatieve instellingen meestal een stichting. Het doel dat u voor ogen heeft, bepaalt dus mede uw keuze voor een rechtsvorm. Het is altijd handig om te bekijken hoe andere, soortgelijke organisaties het een en ander geregeld hebben. Maar iedere situatie is uniek en daarom is het inwinnen van advies sterk aan te raden, bijvoorbeeld bij een notaris, jurist of de Kamer van Koophandel. Daar kunt u bovendien informatiemateriaal over dit onderwerp aanvragen. U kunt ook iedere werkdag van 9.00 tot 14.00 uur bellen met de notaristelefoon: 0900-3469393. Of kijk even op internet: www.notaris.nl of www.kvk.nl. Wilt u de notaristarieven vergelijken, dan bieden deze websites u een goed houvast: www.degoedkoopstenotaris.nl en www.notaristarieven.nl Tip: Meld uw organisatie na de oprichting ook aan bij koepelorganisaties, bonden of steunorganisaties. Dat is handig als u op de hoogte wilt blijven van nieuwe ontwikkelingen op uw ‘werk’terrein. De adressen vindt u op pagina 59. Geef de naam en adresgegevens van uw organisatie ook door aan het OndersteuningsPunt Sport en Welzijn. Dan ontvangt u de nieuwsbrief, informatie over deskundigheidsbevordering, etc. De belangrijkste verschillen tussen een vereniging en een stichting zijn: a. zeggenschap, aansprakelijkheid en controle; b. oprichting en financiën. ad a.) Zeggenschap, aansprakelijkheid en controle Vereniging Een vereniging heeft leden. Deze vormen in de Algemene Ledenvergadering de hoogste macht binnen de vereniging. De bestuursleden worden door hen gekozen. Ieder jaar legt het bestuur in een jaarverslag aan de Algemene Ledenvergadering verantwoording af over het door haar gevoerde beleid. Daarnaast dient de Algemene Ledenvergadering het financieel verslag goed te keuren.

17

Er zijn drie soorten verenigingen: a. opgericht bij notariële akte en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel; b. alleen ingeschreven bij de Kamer van Koophandel; c. niet ingeschreven en ook niet opgericht. Een a-vereniging heeft volledige rechtsbevoegdheid: zo’n vereniging kan erven en gebouwen en grond bezitten. Bovendien zijn de bestuursleden niet aansprakelijk voor de schulden van de vereniging. Een b-vereniging heeft beperkte rechtsbevoegdheid. Zij kan niet erven, geen gebouwen en grond bezitten en de bestuursleden staan borg voor de schulden van de vereniging. Een c-vereniging heeft geen rechtsbevoegdheid. Dat wil zeggen dat zo’n vereniging niet kan erven en geen gebouwen en grond kan verkrijgen. De bestuursleden en alle leden die namens deze vereniging een overeenkomst aangaan, zijn hoofdelijk aansprakelijk. In de meeste gevallen kiezen vrijwilligersorganisaties voor de a-vereniging, omdat die de meeste waarborgen biedt. Stichting Het bijzondere van een stichting is dat zo’n organisatie geen leden heeft. Alle andere rechtsvormen hebben leden of aandeelhouders die in meer of mindere mate het bestuur kunnen sturen. Bij een stichting bepaalt het bestuur het beleid, de aankopen, het sluiten van overeenkomsten etc. Dat wil echter niet zeggen dat er geen enkele vorm van controle is. Vaak krijgen stichtingen subsidie of gelden uit fondsen. De subsidieverstrekkers willen dan natuurlijk graag weten of het geld op een goede manier wordt besteed. Bij de subsidieverstrekking wordt dan ook vastgelegd dat de stichting zich daar aan het einde van het subsidiejaar over moet verantwoorden. Dat gebeurt in een jaarverslag dat is goedgekeurd door een accountant. Als het bestuur de statuten aan haar laars lapt of slecht bestuurt, kunnen ook de rechter en/of het openbaar ministerie er aan te pas komen. ad b.) Oprichting en financiën Vereniging In dit handboek beperken we ons tot de a-vereniging, omdat zo’n vereniging het meeste voorkomt. Voordat u naar de notaris gaat, moet u een aantal zaken op papier zetten: • het doel en de naam van de vereniging; • de verplichtingen van de leden tegenover de vereniging (bijvoorbeeld de contributie); • de benoeming van de bestuursleden; • de manier waarop alle leden bij elkaar worden geroepen voor een Algemene Ledenvergadering. De notaris verwerkt deze gegevens in een akte. Vervolgens schrijft u uw vereniging in bij de Kamer van Koophandel. Als u daarna een bankrekening opent (op naam van de vereniging), kunt u aan de slag.

18

De vereniging mag haar winst niet onder de leden verdelen. Wel mogen zij een onkostenvergoeding en presentiegeld ontvangen. Stichting Een stichting kunt u bij testament of ‘gewoon’ oprichten. In dit handboek gaan we alleen in op de gewone oprichting. Zet voordat u naar de notaris gaat het volgende op papier: • de naam en het doel van de stichting (het woord ‘stichting’ moet onderdeel uitmaken van de naam); • de wijze waarop u de activiteiten van uw stichting gaat financieren; • hoe u de bestuursleden wilt benoemen. De notaris vult deze gegevens aan met de wettelijk verplichte bepalingen en maakt daarvan een akte. Met deze akte kunt u uw stichting inschrijven bij de Kamer van Koophandel en een bankrekening openen (op naam van de stichting). Een stichting mag geen uitkeringen doen aan de oprichters, bestuurders of anderen. Uitkeringen die een ideële of sociale strekking hebben zijn wel toegestaan. Denk bijvoorbeeld aan fondsen, geld voor natuurrampen etc. Personele kosten, onkostenvergoedingen en presentiegelden zijn uiteraard toegestaan. Tips bij het kiezen van een rechtsvorm: • wilt u gezamenlijke activiteiten ontplooien of belangen behartigen? Dan is de vereniging de beste rechtsvorm; • wilt u aan anderen geld of faciliteiten ter beschikking stellen? Als u dat in eigen beheer wilt doen, is de stichting de juiste keuze; • als u gebouwen en/of grond in bezit gaat krijgen en/of beheren, kunt u het beste kiezen voor een a-vereniging of stichting; • gaat het om grote belangen en/of risico’s? Kies dan voor een a-vereniging of stichting; • wilt u de persoonlijke aansprakelijkheid van bestuursleden afschermen? Dan is een a-vereniging of stichting de beste optie. Als een organisatie commerciële activiteiten gaat ontplooien, wordt steeds vaker gekozen voor een combinatie van een stichting of vereniging met een Besloten Vennootschap (BV). Bijvoorbeeld een gemeenschapshuis dat het horecagedeelte via een BV exploiteert of de ANWB die als vereniging haar commerciële activiteiten in een BV heeft ondergebracht. Ook zijn er stichtingen en verenigingen die zelfstandig - dus zonder BV - een onderneming drijven. Het voert te ver om daar in dit handboek op in te gaan. Eén tip willen we u wel geven: laat u vooraf goed informeren door de Kamer van Koophandel (telefoonnummer 013-5944122), een notaris en de Belastingdienst (telefoonnummer 0800–0543)

1.2 STATUTEN EN HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Hoe vriendschappelijk en plezierig het er binnen uw organisatie ook aan toe gaat, er kan toch een moment komen dat er onenigheid of misverstanden ontstaan. Dan is het handig als u een aantal regels en afspraken heeft vastgelegd in de statuten van uw organisatie en/of in het huishoudelijk reglement.

19

Statuten De statuten zijn eigenlijk het wetboek van uw stichting of vereniging. Het nakomen van de regels die daarin zijn vastgelegd, kan desnoods via de rechter worden afgedwongen. Bij een vereniging kan alleen de Algemene Ledenvergadering de statuten wijzigen, bij een stichting het bestuur. De nieuwe statuten moeten daarna worden vastgelegd bij de notaris en de Kamer van Koophandel. Omdat dit veel tijd en geld kost, is het belangrijk dat in de statuten geen regels staan die vaak veranderen. Die kunt u prima kwijt in het huishoudelijk reglement. Wel is het verstandig om iedere twee jaar even te kijken of de statuten nog optimaal zijn.

Zeg. Ik vond deze statuten nog. Is er nog een plekje op het prikbord?

Tip: Bel voor meer informatie over statuten even met de notaristelefoon of Kamer van Koophandel. Of kijk op www.notaris.nl of op www.kvk.nl Wat moet u bijvoorbeeld in de statuten vermelden? • de namen van de oprichters van uw organisatie; • de naam van uw organisatie; • de vestigingsplaats; • het doel; • de duur; • het bestuur: de namen van de bestuursleden, de manier waarop ze worden benoemd, de termijn van het bestuurslidmaatschap, de taken en bevoegdheden; • wat er gebeurt met het batig saldo als de organisatie ophoudt te bestaan en hoe dat wordt bepaald; • de rechtsbevoegdheid (volledig of beperkt); • bij een vereniging: hoe en hoe vaak de Algemene Ledenvergadering bijeen wordt geroepen;

20

• hoe de statuten kunnen worden gewijzigd; • de inschrijving bij de Kamer van Koophandel; Huishoudelijk reglement Het gebruik van ruimten en materialen, de gang van zaken in de kantine, regels op het gebied van kleding, afspraken over het bijeenroepen van vergaderingen en het bijhouden van de financiële administratie: dit zijn allemaal voorbeelden van dagelijkse, praktische regels en procedures die u in het huishoudelijk reglement kunt vastleggen. Het maken van zo’n reglement is niet verplicht, maar wel handig: als iedereen binnen uw organisatie weet welke regels er zijn, werkt dat een stuk prettiger en efficiënter en worden problemen voorkomen. Als uw organisatie een huishoudelijk reglement heeft, moet iedereen er zich aan houden. Het is gebruikelijk dat binnen een vereniging de Algemene Ledenvergadering en binnen een stichting het bestuur het huishoudelijk reglement opstelt en wijzigt. Als het strijdig is met de statuten, gaan de statuten voor. In de praktijk betekent dat meestal dat het huishoudelijk reglement zal worden aangepast.

21

2. BESTUREN Over het onderwerp besturen wordt veel gesproken en geschreven. Maar wat is nou een goede verdeling van taken en verantwoordelijkheden? En hoe zit het ook alweer precies met die aansprakelijkheid? Moeten we onze bestuursleden nou wel of niet bij de Kamer van Koophandel aanmelden? Op deze vragen krijgt u in dit hoofdstuk een antwoord. 2.1 SAMENSTELLING BESTUUR Het bestuur van een vrijwilligersorganisatie bestaat meestal uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en een aantal leden. Het bestuur mag uit een oneven of een even aantal personen bestaan. In het geval van een even aantal bestuursleden kan de stem c.q. het laatste woord van de voorzitter doorslaggevend zijn, als dat in de statuten is vastgelegd. Iedere bestuurder heeft zijn eigen taken en verantwoordelijkheden: Voorzitter: • Persoonlijkheid: heeft een goede spreek- en luistervaardigheid, kan enthousiasmeren, relativeren, delegeren en coördineren; • Taken/verantwoordelijkheden: • bewaakt de statuten; • ziet toe op een goede taakverdeling binnen het bestuur; • vertegenwoordigt de organisatie naar buiten toe, onderhoudt contacten met belangrijke instanties; • bereidt de bestuursvergaderingen voor; • stelt (samen met de secretaris) een agenda op; • zit de bestuursvergaderingen voor; • bevordert een efficiënt én plezierig vergaderklimaat; • vat duidelijk samen wat er besproken en besloten is; • checkt of de besluiten ook echt worden uitgevoerd; • is mede-ondertekenaar van officiële stukken.

ALS IK ZEG .......!! DAN BEDOEL IK OOK.........

22

Tip: Regeren is vooruitzien. Dit bekende spreekwoord is ook van toepassing op het besturen van een vrijwilligersorganisatie. Stel een meerjarenbeleidsplan op: welke doelen wil uw organisatie bereiken, op welke manier en met welke middelen. Van zo’n plan kunt u vervolgens een jaarplan en -planning afleiden. Dat werkt een stuk prettiger, efficiënter en voorkomt verrassingen. Bovendien komt het professioneel over bij mogelijke sponsors en subsidieverstrekkers. Secretaris: • Persoonlijkheid: kan goed hoofd- en bijzaken van elkaar onderscheiden, schrijft gemakkelijk, heeft plezier in ‘papierwerk’ en kan goed met de computer overweg; • Taken/verantwoordelijkheden: • stelt (samen met de voorzitter) een agenda op voor de bestuursvergaderingen; • notuleert die vergaderingen; • handelt de briefwisseling en het e-mailverkeer met derden af. Schrijft vaak ook de persberichten; • houdt het (knipsel)archief bij; • is verantwoordelijk voor de ledenadministratie; • geeft belangrijke informatie door aan het bestuur, de commissies, de leden etc.

Hoezo ‘niet de bedoeling van het knipselarchief ’?

Penningmeester: • Persoonlijkheid: is betrouwbaar en nauwkeurig, kan goed met de computer overweg, heeft verstand van boekhouden en plezier in ‘cijferwerk’; • Taken/verantwoordelijkheden: • bewaakt de binnenkomende en uitgaande geldstromen; • stelt de jaarlijkse begroting op en bewaakt deze; • voert een inzichtelijke financiële administratie en voorziet het bestuur van financiële rapportages; • stelt het financieel jaarverslag op; • vertaalt beleid en activiteiten in geld en in informatie over (on)mogelijkheden. Overige bestuursleden De andere bestuursleden hebben vaak een eigen aandachtsgebied, zoals bijvoorbeeld PR. Ook andere taken komen voor: het voorzitten van een commissie of bijvoorbeeld het vertegenwoordigen van de organisatie in een regionaal overleg.

23

Tip: Het is vaak lastig om bestuursleden te werven. In de ogen van veel mensen gaat het om een zware functie waar je lang aan ‘vast zit’. Probeer de taken goed over de bestuursleden te verdelen en leg de functiebeschrijving op één A4-tje vast. Kijk steeds kritisch of alle taken wel bij het bestuur thuishoren, of bijvoorbeeld ook door een andere vrijwilliger of een werkgroep kunnen worden gedaan.

2.2 BESTUURDERSAANSPRAKELIJKHEID Bestuurdersaansprakelijkheid kan zich voordoen bij zowel vennootschappen als verenigingen en stichtingen. De belangrijkste reden om een bestuurder aansprakelijk te stellen is onbehoorlijk bestuur. Ook bestuurders en toezichthouders van instellingen in de non-profit sector bezinnen zich steeds meer op de relatie tussen de door hen vervulde functie en de daarmee samenhangende mogelijke persoonlijke aansprakelijkheid. Bij vaststelling van de aansprakelijkheid speelt in beginsel geen rol van betekenis of, en zo ja in hoeverre, het een betaalde of vrijwillige functie betreft. Niet alleen de bestuurders en voormalige bestuurders, maar ook degenen die binnen de organisatie een behoorlijke ‘vinger in de pap’ hadden en het beleid binnen de organisatie hebben (mee)bepaald, kunnen aansprakelijk zijn. Er wordt wel onderscheid gemaakt tussen interne en externe aansprakelijkheid. Interne aansprakelijkheid Interne aansprakelijkheid is de aansprakelijkheid van bestuurders en/of toezichthouders ten opzichte van de rechtspersoon, als gevolg van het niet goed vervullen van hun taak (ook wel de onbehoorlijke taakvervulling of toerekenbare tekortkoming genoemd). Een bestuurder zal zich er in ieder geval niet van af kunnen maken door te zeggen dat hij niet beschikte over bepaalde kennis of vaardigheden. Hij wordt geacht zijn gehele bestuurderstaak goed uit te kunnen oefenen. Verder moet hij het belang van de organisatie dienen en niet alleen zijn persoonlijk belang. Externe aansprakelijkheid Bij externe aansprakelijkheid gaat het om de aansprakelijkheid ten opzichte van iedereen, behalve de rechtspersoon. Er is een onderscheid tussen verenigingen en stichtingen die vennootschapsplichtig zijn en verenigingen en stichtingen die dat niet zijn. Voor alle bestuurders en/of toezichthouders van verenigingen en stichtingen geldt dat zij aansprakelijk gesteld kunnen worden als er sprake is van een onrechtmatige daad. Bijvoorbeeld wanneer een bestuurder verplichtingen aangaat terwijl hij wist/behoorde te weten dat de vereniging of stichting deze verplichting niet na zou kunnen komen. Bestuurders en toezichthouders van vennootschapsplichtige verenigingen en stichtingen kunnen bovendien aansprakelijk worden gesteld op grond van balansaansprakelijkheid, (in geval van faillissement) de Anti Misbruikwetten en de rechtstreekse en persoonlijke aansprakelijkheid voor belastingen en premies.

24

Beperken van risico’s De soep wordt nooit zo heet gegeten, maar het is wel zinvol om de risico’s in kaart te brengen en zo mogelijk te verzekeren. Hoe kunt u als bestuurslid de risico’s zoveel mogelijk beperken? • onderzoek de risico’s voordat u een bestuurslidmaatschap aanvaardt; • schrijf alle bestuursleden in in het handelsregister van de Kamer van Koophandel; • werk verantwoord, gewetensvol, loyaal en bewust binnen de regels van de wet, de statuten, het huishoudelijk reglement en de bestuursbesluiten; • blijf binnen uw bevoegdheden; • kijk mee met uw collega-bestuurders (en laat zaken die u constateert zo nodig schriftelijk vastleggen): u bent ook aansprakelijk als uw medebestuurders fouten hebben gemaakt; • leer van gemaakte fouten; • informeer naar een BTA-polis (Bestuurders en Toezichthouders Aansprakelijkheidspolis) bij een tussenpersoon of verzekeringsmaatschappij. Deze beschermt uw privé-vermogen als u persoonlijk aansprakelijk wordt gesteld omdat u als bestuurder of toezichthouder fouten heeft gemaakt en daardoor schade heeft toegebracht aan anderen (inclusief uw organisatie). Tip: Bestuurdersaansprakelijkheid is een lastige materie. Neem voor meer informatie even contact op met de helpdesk van Prisma Brabant: e-mail [email protected] of telefoonnummer 013-5441440. 2.3 EINDE OF WIJZIGING BESTUURSLIDMAATSCHAP Een bestuurslid kan worden aangesteld voor onbepaalde tijd of voor een vaste termijn (met een mogelijkheid tot herbenoeming tijdens de jaarvergadering). Dit ligt vast in de statuten van uw organisatie. Een bestuurslidmaatschap eindigt als de termijn verstreken is, door ontslag, doordat het bestuurslid zelf zijn functie neerlegt of bij overlijden. Als u in één van de laatste drie gevallen aantreedt in de plaats van een oud bestuurslid, ‘zit’ u de resterende termijn van uw voorganger uit. In de praktijk kan het dus voorkomen dat u bijvoorbeeld maar een halfjaar bestuurslid bent. Tip: Staat uw organisatie bij de Kamer van Koophandel ingeschreven, geef dan na een bestuurswisseling even de namen door van de nieuwe bestuursleden. U kunt daarvoor een formulier downloaden via www.kvk.nl 2.4 JAARVERGADERING Eén keer per jaar legt het bestuur officieel verantwoording af over de werkzaamheden en het gevoerde financiële beleid. Dat gebeurt bij de vereniging tijdens en aan de Algemene Ledenvergadering. Bij een stichting wordt daarvoor een bestuursvergadering gepland. In het algemeen wordt zo’n Algemene Ledenvergadering of bestuursvergadering gehouden binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. Bij de ene organisatie loopt de financiële administratie

25

van 1 januari tot en met 31 december, andere werken bijvoorbeeld per schooljaar (van 1 september tot en met 31 augustus). Bij de meeste vrijwilligersorganisaties is de jaarvergadering in april, mei of juni. Wat staat er op de agenda? • opening; • verslag van de vorige jaarvergadering; • verslag van de secretaris: het jaarverslag; • verslag van de penningmeester: de jaarrekening; • contributieregeling; • (her)benoeming van bestuursleden; • de kascontrole; • wat verder ter tafel komt; • rondvraag; • sluiting. Wat komt er praktisch gezien bij kijken? • de keuze van een goede locatie (bereikbaarheid, parkeerplaatsen, aantal zitplaatsen, consumpties, prijzen, schoonmaak, audiovisuele middelen etc.); • een tijdige uitnodiging, met daarbij een agenda. In de statuten staat hoe deze uitnodiging wordt verspreid. Dat kan in een brief of bijvoorbeeld het clubblad: als iedereen er maar kennis van kan nemen. Vermeld in de uitnodiging ook waar de stukken (jaarverslag, jaarrekening) ter inzage liggen en hoe het verslag na afloop van de vergadering wordt verspreid (of iedereen het krijgt toegestuurd, of het moet worden opgevraagd of dat het op een centrale plek ter inzage ligt). Tip: De animo om een jaarvergadering bij te wonen is meestal niet erg groot. Als u de vergadering koppelt aan een interessante workshop of u nodigt een leuke gastspreker uit, trekt u mensen een stuk sneller over de streep.

WELKOM op onze jaarvergadering! Programma m’neer? Drankje? Zit u lekker?

26

2.5 JAARVERSLAG Het samenstellen van het jaarverslag is meestal een taak van de secretaris. Het verslag is één van de agendapunten tijdens de Algemene Ledenvergadering van een vereniging. En natuurlijk ook tijdens de speciaal daarvoor geplande bestuursvergadering van een stichting. U bent niet verplicht om een jaarverslag te maken. Maar zo’n verslag moet u wel vaak meesturen als u subsidie aanvraagt of een mogelijke sponsor benadert. In een jaarverslag kunnen de volgende onderwerpen aan bod komen: • inleiding; • organisatiestructuur; • samenstelling bestuur; • activiteiten bestuur; • ledenvergaderingen; • activiteiten; • financiën; • vooruitblik (verwachtingen, plannen en cijfers). Tip: Een organisatie is wettelijk verplicht de boekhouding zeven jaar te bewaren. Omdat het jaarverslag geen wettelijk verplicht document is, is deze bewaartermijn daar niet op van toepassing.

27

3. VRIJWILLIGERSBELEID De meeste vrijwilligersorganisaties hebben regelmatig behoefte aan nieuwe vrijwilligers. Het is echter niet altijd even gemakkelijk om ze te vinden. Daarom is het des te belangrijker om goed na te denken over het onderwerp vrijwilligersbeleid. Zodat u uw vrijwilligers vindt én behoudt! In dit hoofdstuk brengen we u graag op ideeën. 3.1 VRIJWILLIGERSOVEREENKOMST Een overeenkomst voor iets wat je vrijwillig doet…. Is dit niet vreemd? Nee, zo’n overeenkomst is belangrijk voor zowel de organisatie als de vrijwilliger. Beide partijen kunnen er hun rechten en plichten in vastleggen en dat schept duidelijkheid. Een goede overeenkomst werkt voor een vrijwilliger niet drempelverhogend, maar juist drempelverlagend! Wat kunt u er bijvoorbeeld in vastleggen? • inwerkperiode/proefperiode (meestal twee maanden van beide kanten); • begeleiding; • evaluatiemomenten (na twee weken, na twee maanden en daarna bijvoorbeeld ieder jaar); • (als het gaat om een kort, afgebakend project) einddatum; • opzegtermijn; • WA-ongevallen-, autoinzittenden- en bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering; • onkostenvergoeding: procedure (verantwoording achteraf met bonnen of vooraf vragen), wat wordt wel/niet vergoed; • werktijden/uren per week of maand; • (verwijzing naar een) functiebeschrijving; • recht op bijscholing/deskundigheidsbevordering; • werkzaamheden/bevoegdheden/verantwoordelijkheden; • geheimhoudingsplicht; • klachtenregeling; • inspraak; • recht op informatie: blad, website, notulen e.d.; • arbeidsomstandigheden; • gevolgen voor uitkeringsgerechtigden; • vertrouwelijke behandeling gegevens vrijwilliger. In bijlage op pagina 65 vindt u een voorbeeld van een model vrijwilligersovereenkomst. Tip: Ga zorgvuldig om met de registratie van de persoonsgegevens van uw vrijwilligers. 3.2 WERVING VAN VRIJWILLIGERS Bent u op zoek naar een vrijwilliger? Dan realiseert u zich vast dat de vraag naar vrijwilligers groot is. Een goede aanpak leidt ook hier tot het beste resultaat: • maak eerst een inventarisatie van de werkzaamheden die gedaan moeten worden;

28

• bepaal of het gaat om een eenmalig project of een vacature voor onbepaalde tijd. Zoekt u bijvoorbeeld iemand die een folder wil schrijven of een PRfunctionaris? Heeft u het hele jaar door behoefte aan een begeleider van verstandelijk gehandicapten of aan een man of vrouw die in de winter wil schaatsen met een verstandelijk gehandicapte? Of zijn de werkzaamheden meer geschikt voor een groep vrijwilligers?; • bedenk over welke vaardigheden de vrijwilliger moet beschikken. En ook wat uw organisatie de vrijwilliger te bieden heeft; Tip: Vrijwilligers zetten zich niet alleen in vanwege ‘het goede doel’. De meest genoemde motieven om vrijwilligerswerk te doen: • leuk om te doen; • ervaring opdoen (curriculum vitae)/actief blijven; • goed voor het zelfvertrouwen; • mensen ontmoeten; • leren en oefenen van vaardigheden; • ontdekken van nieuwe talenten; • resultaat zien; • morele/religieuze/politieke overtuigingen; • sociale erkenning. • benader mensen die het werk zouden kunnen doen: familie, vrienden, buren, collega’s of kennissen van vrijwilligers, leden of donateurs, een stagiair van bijvoorbeeld Fontys of het ROC. Een persoonlijke benadering (rechtstreeks vragen) werkt nog altijd het beste; • kunt u geen geschikte vrijwilliger vinden, zoek dan de publiciteit. U kunt bijvoorbeeld een oproep doen in uw clubblad, een persbericht versturen of posters en folders verspreiden; • meld uw vacature aan bij de Vrijwilligersvacaturebank zodat uw vacature onder de aandacht wordt gebracht bij potentiële vrijwilligers. Tevens wordt uw vacature gepromoot door Maasstad Media en wordt het op de gemeentepagina van De Maasroute geplaatst. Het enige wat u hiervoor hoeft te doen is een aanmeldingsformulier in te vullen. Deze kunt u aanvragen via [email protected] of bel naar 0416-333445. De Vrijwilligersvacaturebank Waalwijk is een onderdeel van Mozaïek Welzijn Waalwijk.

Hoezo ‘bent u hier ook vrijwillig’?

29

Tip: Het werven van vrijwilligers lukt alleen als mensen uw organisatie al kennen en er een positief beeld van hebben. Continue PR is voor iedere vrijwilligers-organisatie daarom van levensbelang. Regelmatig in de publiciteit komen betekent bovendien dat u uw vraag om nieuwe vrijwilligers af en toe ‘subtiel’ kunt laten vallen (bijvoorbeeld als u een interview geeft over de activiteiten rondom uw tienjarig bestaan). Roep nooit dat uw organisatie ophoudt te bestaan als zich nu geen nieuwe vrijwilligers aanmelden. Mensen horen het liefst bij een organisatie die succes heeft, niet bij één die ‘ten dode’ is opgeschreven’. 3.3 SELECTIE VAN VRIJWILLIGERS Meldt zich een vrijwilliger aan, dan maakt u natuurlijk een afspraak voor een kennismakingsgesprek. Een paar tips: • stel de vrijwilliger op zijn gemak: zorg voor een prettige sfeer; • vertel eerst iets over uw organisatie: het doel, het aantal mensen, de activiteiten, de sfeer etc. Zorg dat u informatiemateriaal klaar heeft liggen; • bespreek wat u ‘in de aanbieding’ heeft: de taken, de uren, de begeleiding etc. Schets een reëel beeld; dat voorkomt onaangename verrassingen achteraf; • geef de vrijwilliger gelegenheid om vragen te stellen; • laat de vrijwilliger vertellen waar hij naar op zoek is en wat zijn motivatie is. • Bespreek de verdere aanpak: • is de vrijwilliger geschikt: eerste werkdag, vrijwilligersovereenkomst etc.; • is de persoon voor u niet geschikt: leg dan duidelijk uit waarom uw organisatie (op dit moment) niet de juiste plek is voor de vrijwilliger. Stimuleer de vrijwilliger om contact op te nemen met de Vrijwilligersvacaturebank om naar andere vacatures te informeren.

Klaar mensen? Let op! Daar komt ‘ie!

3.4 INTRODUCTIE EN BEGELEIDING Voor iedere werknemer is een eerste werkdag best spannend. Dat geldt ook voor een vrijwilliger. U kunt als organisatie heel veel doen om zo’n dag prettig te laten verlopen.

30

Denk bijvoorbeeld aan: • een prettige ontvangst door de begeleider: even bijpraten met een kopje koffie of thee; • het doornemen van de vrijwilligersovereenkomst, die de vrijwilliger ter plekke of thuis kan ondertekenen. En waarvan hij natuurlijk ook een exemplaar krijgt; • een voorstelronde; • een rustige kennismaking met het werk, samen met de begeleider; • het maken van afspraken over het vervolg: de werktijden, de taken, de begeleiding. Belangrijk is dat u bijvoorbeeld twee weken na de eerste ‘werkdag’ even met de vrijwilliger evalueert. Benadruk dan vooraf dat dit een evaluatie is van beide kanten. Vervolgens kunt u na twee maanden en daarna ieder halfjaar zo’n evaluatiegesprek voeren. 3.5 BEHOUD VAN VRIJWILLIGERS De tijd dat vrijwilligers hun hele leven bij één en dezelfde organisatie actief blijven, is voorbij. Hoe houdt u ze dan toch zo lang mogelijk vast? • met waardering, belangstelling en aandacht; • door een prettige werksfeer en een goede werksituatie (ruimte, materialen, begeleiding, tussentijdse evaluatie en afspraken); • met een goede, open communicatie; • door duidelijke afspraken over medezeggenschap en klachten; • met kleine attenties bij jubilea, verjaardagen, kerst, nieuwjaar en ziekte (een kaartje, bezoekje of telefoontje is vaak al voldoende). Heeft u dit allemaal gedaan en gaat een vrijwilliger toch weg? Bedenk dan dat een wisseling van de wacht ook voordelen biedt: frisse ideeën en nieuwe contacten. Bedank de vrijwilliger en geef hem als hij dat wil een getuigschrift. Tip: Houdt een eindgesprek met de vrijwilliger en vraag waarom hij uw organisatie verlaat. Misschien komt u zo nog op ideeën om uw vrijwilligersbeleid te verbeteren. 3.6 BIJSCHOLING/DESKUNDIGHEIDSBEVORDERING Aan de hand van vragen en wensen van vrijwilligersorganisaties organiseert het OndersteuningsPunt Sport en Welzijn themabijeenkomsten, cursussen en workshops, die speciaal voor vrijwilligersorganisaties zijn ontwikkeld. Informeer gerust even bij het OndersteuningsPunt Sport en Welzijn naar de mogelijkheden. 3.7 PROMOTIE Promotie van vrijwilligerswerk binnen uw organisatie verloopt vaak via mond op mond reclame. Zichtbaar tevreden en (voldoende) gewaardeerde vrijwilligers zullen dit ook uitdragen naar hun omgeving. Zorg voor naamsbekendheid van uw organisatie. Geef aan wat de vrijwilligersactiviteiten binnen uw organisatie inhouden. Gebruik hiervoor de mogelijkheden van de lokale media (de lokale kranten, Maasstad Media en UITpunt Waalwijk). Via deze kanalen kunt u uw organisatie en de vrijwilligersactiviteiten onder de aandacht brengen.

31

Tip: Neem eens contact op met de lokale omroep Maasstad Media en informeer hen over de activiteiten van uw organisatie. Telefoonnummer van Maasstad Media 0416-652652 (op werkdagen van 9.00-12.00 uur) of mail naar [email protected] 3.7.1 UITPUNT WAALWIJK Organiseert u binnenkort een activiteit die u graag onder de aandacht wil brengen bij een breed publiek, denkt u dan eens aan de mogelijkheden die het UITpunt Waalwijk u biedt. Bij het UITpunt (gevestigd in de bibliotheek in Waalwijk) vindt u onder andere informatie over kunst en cultuur uit de regio. Op de site www.uitinwaalwijk.nl vindt u een overzichtelijke en complete lijst van alle activiteiten. Gratis promotiemiddel In de rubriek nieuwsberichten en agenda is uitgebreid aandacht voor het lokale aanbod. Om volledig en actueel te zijn, is het wel zaak dat u het UITpunt tijdig op de hoogte brengt van uw activiteiten, bijvoorbeeld via persberichten of een jaaragenda. In samenwerking met het UITpunt is het ook mogelijk om marketingacties te ontwikkelen die terug te vinden zijn op de site, zoals acties met vrijkaartjes of kortingsbonnen. Het UITpunt helpt u graag een handje bij het opzetten van uw marketingactie(s) en het promoten van uw activiteiten. Voor vragen kunt u contact opnemen het UITpunt, telefoonnummer: 0416-333787. 3.8 WAARDERING Met het organiseren van activiteiten kunt u vrijwilligers extra waarderen. Dit kan u doen door bijvoorbeeld de verjaardagskalender bij te houden en een felicitatiekaart met eventueel een cadeaubon op te sturen. Ook kan een activiteit zijn een uitstapje, een fietstocht, een ontspanningsavond of kerstviering. Dit wordt door uw organisatie aangeboden aan de actieve vrijwilligers. Gemeente Waalwijk vindt het ook belangrijk om uw organisaties en vrijwilligers te waarderen. Dit doen zij door onder andere vrijwilligers te onderscheiden. 3.8.1 VRIJWILLIGERSONDERSCHEIDINGEN Heeft uw organisatie of een vrijwilliger uit uw organisatie een jubileum te vieren? Of heeft iemand binnen uw organisatie voor een langere periode op maatschappelijk en/of cultureel terrein zich ingezet? Dan is het mogelijk hiervoor een Koninklijke of een gemeentelijke onderscheiding aan te vragen. Koninklijke Erepenning Het is mogelijk dat uw organisatie in aanmerking komt voor de Koninklijke Erepenning. Voor het aanvragen van een koninklijke erepenning geldt dat het moet gaan om een organisatie die een jubileum te vieren heeft van minimaal 50 jaar of met een volgend meervoud van 25 jaar.

32

Gemeentelijke erepenning/ereteken Om in aanmerking te komen voor een gemeentelijke erepenning/ereteken moet een vrijwilliger aan verschillende voorwaarden voldoen. Voor meer informatie of voor het verkrijgen van een aanvraagformulier kunt u contact opnemen met de afdeling Bestuur en Ondersteuning, telefoonnummer 0416-683829. Termijnen aanvraag onderscheiding De termijn voor het aanvragen van een gemeentelijke onderscheiding bedraagt 8 weken. De termijn voor een Koninklijke Onderscheiding (KO) bedraagt minstens 5 maanden. De aanvraagtermijn voor een KO bij Algemene Gelegenheid (de Lintjesregen voor Koninginnedag) sluit jaarlijks op 1 juli. Ten aanzien van de Koninklijke Erepenning moet rekening worden gehouden met een behandeltermijn van tenminste 6 maanden. Voor meer informatie kunt u terecht bij de afdeling Bestuur en Ondersteuning, telefoonnummer 0416-683829. 3.8.2 JUBILEUM Viert uw organisatie een jubileum? Er zijn vaste bijdragen als uw organisatie 10, 25, 40, 50, 60, 75, 100 of 125 jaar bestaat. Voorafgaand aan het jubileum dient u dan een uitnodiging te sturen aan het College van Waalwijk, Postbus 10150, 5140 GB in Waalwijk.

33

4. FINANCIELE ZAKEN Zodra er geld omgaat in uw organisatie, moet er worden nagedacht over de manier waarop de financiën worden geregeld. Niet alleen vanwege wettelijke verplichtingen, maar ook met het oog op de bestuurdersaansprakelijkheid. En niet te vergeten als ‘verantwoording’ naar bijvoorbeeld de leden, sponsors en subsidieverstrekkers. 4.1 JAARREKENING De wet eist dat het bestuur van een rechtspersoon een zodanige financiële administratie voert, dat de rechten en verplichtingen van die rechtspersoon te allen tijde op te vragen zijn. Eén keer per jaar moet het bestuur een balans en een staat van baten en lasten maken. Bij stichtingen en verenigingen is het meestal niet noodzakelijk dat een accountant de cijfers controleert. Bij een vereniging controleert de financiële commissie het financiële verslag. Als u subsidie wilt aanvragen, is een jaarrekening één van de documenten die de gemeente wil inzien. In de jaarrekening op de volgende pagina staan ongetwijfeld posten die op uw organisatie niet van toepassing zijn: misschien heeft u bijvoorbeeld geen afschrijvingen of voorzieningen. De bedragen zijn uiteraard fictief. Het voorbeeld is bedoeld als richtlijn om zelf een jaarrekening op te stellen. Tip: Zet de bankrekening van uw organisatie altijd op naam van de organisatie en nooit op die van één van de bestuursleden. Dat voorkomt dat een bestuurslid er ‘zo maar’ met de kas vandoor kan gaan. Laat bovendien altijd twee bestuursleden tekenen voor de uitgaven.

En als u mij dan allemaal naar de kelder wilt volgen voor het aankomende boekjaar...

34

JAARREKENING INKOMSTEN 2003

EURO

UITGAVEN 2003

EURO

Contributie

1500

Huur

5000

Bijdragen activiteiten

1000

Gas, water, elektra

1200

Overige bijdragen/donaties

100

Permanente verhuur

1200

Incidentele verhuur

800

Financiële acties (bijv. ophalen oud papier)

2000

Baropbrengsten/buffetexploitatie (*)

900

Subsidie gemeente

6000

Verzekeringen

250

Afschrijving inventaris Afschrijving kampeermaterialen

Reservering groot onderhoud

Onderhoudskosten

Groot onderhoud

Rent

Onttrekking aan voorziening groot onderhoud Onttrekking aan reserve inventaris

100

5000 750

1000 450

2500

450

5000

Administratie en bestuurskosten

100

Cursussen leiding/bestuur

300

Contributie koepelvereniging

50

Kamer van Koophandel/BUMA-Stemra

50

Aanschaf inventaris

750

Activiteitenkosten (u kunt deze post ook nader uitsplitsen, als u veel verschillende activiteiten heeft) Totale inkomsten Tekort (exploitatieresultaat) (**) Totale inkomsten

3000

19350 750 20100

Totale uitgaven

*

20100

hier is de netto baropbrengst opgenomen. U kunt er ook voor kiezen om bij de uitgaven de ‘inkoop’kosten van de bar op te nemen en bij de inkomsten de totale inkomsten. Het uiteindelijke resultaat blijft hetzelfde, maar het geeft wel meer inzicht in de ‘winstmarge’. ** als uw exploitatieresultaat positief is, dan staat deze post in de kolom uitgaven.

35

4.2 BEGROTING In de begroting maakt het bestuur (meestal de penningmeester) een schatting van de te verwachten inkomsten en uitgaven. De begroting is een belangrijk beleidsinstrument. Daarom is het handig om een meerjarenbegroting te maken (als onderdeel van uw beleidsplan). Misschien staan in de onderstaande begroting posten die niet op uw organisatie van toepassing zijn. Gebruik het voorbeeld daarom als richtlijn voor uw eigen begroting. Wat opvalt is dat in de jaarrekening en de begroting dezelfde posten staan. Dit maakt het eenvoudiger om de schatting te vergelijken met de werkelijke uitgaven. U kunt een jaarrekening en begroting ook in elkaar schuiven/ naast elkaar zetten. Zo kunt u goed zien of de begroting van een bepaald jaar goed ingeschat was of dat er onverwachte tegenvallers waren. Voor het nog komende jaar is goed te zien welke posten waarschijnlijk hoger of lager uitvallen dan in voorgaande jaren. INKOMSTEN 2005 Contibutie Bijdragen activiteiten Overige bijdragen/donaties

EURO 1815 1500 80

UITGAVEN 200 Huur Gas, water, elektra Verzekeringen

EURO 5150 1200 250

Permanente verhuur Incidentele verhuur

1200 800

Afschrijving inventaris Afschrijving kampeermaterialen

1000 450

Financiële acties

2150

Reservering groot onderhoud

2500

Baropbrengsten/buffetexploitatie

1350

Onderhoudskosten Aanschaf inventaris Groot onderhoud

750 750 500

Subsidie gemeente

6500 Administratie en bestuurskosten Cursussen leiding/bestuur Contributie koepelvereniging Kamer van Koophandel

150 450 60 60

125

Rente Onttrekking aan voorziening groot onderhoud

Onttrekking aan reserve inventaris

Totale inkomsten

500 *750

16770

Activiteitenkosten

3500

Totale uitgaven

16770

* moet gelijk zijn aan de post aanschaf inventaris bij de uitgaven.

36

4.3 BALANS Een balans is een jaaroverzicht van alle bezittingen (activa) en de manier waarop u deze heeft gefinancierd (passiva). Als u duurzame goederen of accommodaties/ toestellen in uw bezit heeft, is het zeer raadzaam om te reserveren (af te schrijven) en voorzieningen voor onderhoud aan te leggen. Ook kunt u reserves aanleggen voor andere doeleinden, bijvoorbeeld een jubileum. In de balans kunt u bovendien een post opnemen waaruit blijkt of u het jaar positief of negatief heeft afgesloten (het exploitatieresultaat). U kunt het exploitatieresultaat echter ook direct verwerken in uw eigen vermogen. Vaak staan in een balans de cijfers van twee opeenvolgende jaren. U kunt dan in één oogopslag zien hoe uw activa veranderd zijn ten opzichte van vorig jaar. Ook ziet u bijvoorbeeld hoeveel uw voorzieningen en reserves zijn toegenomen. In de overzichten reserves en voorzieningen (zie 4.3.1) staat vervolgens precies aangegeven hoe deze veranderingen tot stand zijn gekomen. Al met al is het opmaken van een balans zeer aan te raden. De onderstaande balans is een voorbeeld dat u kunt gebruiken voor uw eigen balans. Uiteraard is het mogelijk dat niet alle posten in uw eigen balans terugkomen, bijvoorbeeld als u geen afschrijvingen of voorzieningen heeft. ACTIVA

31-12-2003 31-12-2002

Boekwaarde invent

PASSIVA

31-12-2003 31-12-2002 13950

17000

5400

5150

1800

1350

Voorziening groot onderhoud 17500

20000

Exploitatieresultaat boekjaar - 750

150

Eigen vermogen

Boekwaarde e kampeermateriale

270

3150

Kas Ka

3100

900

Ban Bank

2800

3250

24700

26500

Reservering inventari aris ari Reservering

Spaarrekenin enin ening

Debiteuren/vorderingen

Schulden/crediteuren

(ik moet nog krijgen) 2000

2000

42900

43650

Totaal (*)

kampeermaterialen

(ik moet nog betalen

5000 42900

Totaal (*)

43650

* de totalen van de passiva en de activa moeten in de balans altijd gelijk zijn.

37

4.3.1 OVERZICHT VOORZIENINGEN EN RESERVES Hieronder ziet u een aantal voorbeelden van overzichten van voorzieningen en reserves. Het kan heel goed zijn dat deze overzichten geen betrekking hebben op uw organisatie. Misschien heeft u bijvoorbeeld geen afschrijvingen, voorzieningen of bestemmingsreserves. Als u die wel heeft, kunt u de voorbeelden gebruiken voor uw eigen overzichten. U ziet hier twee overzichten: 1. de stand van zaken van de waarde van de materialen: wanneer zijn ze aangeschaft, voor welke prijs, hoe lang gaan ze mee, hoeveel heb ik al gespaard met het oog op vervanging en wat zijn ze nu nog waard; 2. de wijzigingen in de reserveringen en voorzieningen (de spaarpotjes voor vervanging van materialen of het plegen van onderhoud) door toevoeging van geld (de afschrijving) of door onttrekking (bijvoorbeeld omdat er een nieuwe tafel is aangeschaft). Gezamenlijk geven deze overzichten goed aan welke materialen u heeft en hoe de spaarpotten voor vervanging of onderhoud er voor staan. Als u de jaarrekening, de balans en deze overzichten naast elkaar legt, zult u zien dat bepaalde bedragen in het ene overzicht precies zo zijn terug te vinden in het andere. Bijvoorbeeld: in de jaarrekening staat bij ‘uitgaven’ dat u € 2.500,reserveert voor groot onderhoud. In het overzicht van de voorziening groot onderhoud ziet u dat er € 2.500,- is toegevoegd. Er is ook € 5.000,- uitgegaan, zoals u in datzelfde overzicht kunt zien (er is in dit jaar groot onderhoud gepleegd voor € 5.000,-). Hiervoor heeft u uw voorziening aangesproken (‘geld uit uw spaarpot gehaald’). Uiteindelijk is uw voorziening daardoor € 2.500,- lager dan aan het begin van het jaar/eind van het vorig jaar. In de balans is dat ook goed te zien. Op uw jaarrekening ziet u bij de inkomsten het bedrag van € 5.000,- weer terugkomen (‘onttrekking voorziening groot onderhoud’). Omdat u uw spaarpot heeft aangesproken, heeft u als het ware in dat jaar extra inkomsten gehad en die zijn in de jaarrekening benoemd. Bij uitgaven ziet u in de jaarrekening ook € 5.000,- terugkomen als post ‘groot onderhoud’, want u heeft € 5.000,uitgegeven aan groot onderhoud. Op deze manier hebben u, uw bestuur, uw leden en bijvoorbeeld uw subsidieverstrekker goed inzicht in uw financiële situatie.

38

INVENTARIS PER 31-12-2003 Omschrijving

Jaar van aanschaf

Aanschafwaarde

Afschrijftermijn

Jaarlijkse Totaal Boekafschrijving afschrijving waarde

Kast

1992

500

10

50

5000

40 stoelen

1995

400

10

400

3200

800

5 tafels

1996

200

10

200

140

600

keukenkasten

1999

600

20

300

90

5100

servies/bestek

2000

500

10

50

150

350

kast

2003

750

10

75

totaal

13000

1000

0

6150

750

7600

KAMPEERMATERIALEN PER 31-12-2003 Omschrijving 10 Tenten

Jaar van aanschaf 1999

Aanschafwaarde

Afschrijf- Jaarlijkse Totaal Boektermijn afschrijving afschrijving waarde

4500

totaal

10

4500

450

1800

2700

450

1800

2700

RESERVERING INVENTARIS Stand per 1-1-2003 5150

Toevoeging i.v.m. afschrijvingen in 2003 1000

Onttrekking aan reserve in 2003 750 (kast, 10 jaar

Stand per 31-12-2003 5400

afschrijving m.i.v. 2004)

RESERVERING KAMPEERMATERIALEN Stand per 1-1-2003

Toevoeging i.v.m. afschrijvingen in 2003

1350

450

Onttrekking aan reserve in 2003 0

Stand per 31-12-2003 1800

VOORZIENING GROOT ONDERHOUD Stand per 1-1-2003 20000

Toevoeging i.v.m. afschrijvingen in 2003 2500

Onttrekking aan reserve in 2003

Stand per 31-12-2003

5000

17500

39

4.4 ONKOSTENVERGOEDINGEN Veel vrijwilligersorganisaties hebben vragen over het onderwerp ‘onkostenvergoedingen’. Daarom hebben we de belangrijkste regelingen voor u op een rijtje gezet. Wat is een vrijwilliger? Voor de Belastingdienst is een vrijwilliger iemand die zo nu en dan werkt voor een organisatie zonder winstoogmerk of voor een sportvereniging of sportstichting. Het is belangrijk dat hij dat werk niet voor zijn beroep doet. Werkt iemand voor een (sport)organisatie in de vorm van een BV of NV, dan is hij of zij geen vrijwilliger. Vergoeding van alleen de werkelijk gemaakte kosten De vergoeding die een vrijwilliger krijgt voor de gemaakte onkosten (bijvoorbeeld papier, postzegels en telefoontjes) is niet belast voor de loon- of inkomstenbelasting. Uw organisatie hoeft deze onkostenvergoeding niet door te geven aan de Belastingdienst. Hogere vergoeding Vergoedt de organisatie meer dan de werkelijk gemaakte kosten, dan geldt de volgende regeling. Als de totale vergoeding niet meer bedraagt dan € 21,- per week en maximaal € 735,- per jaar, is de vergoeding niet belast voor loonen inkomstenbelasting. Dan hoeft uw organisatie de vergoeding niet door te geven aan de Belastingdienst. Volgens het Belastingplan 2006 mogen de vrijwilligers voortaan € 1.500,- aan onkostenvergoeding ontvangen. De verwachte ingangsdatum van de nieuwe belastingregel is 1 januari 2006. Het verdubbelen van de belastingvrije onkostenvergoeding is bedoeld om meer mensen te stimuleren voor het vrijwilligerswerk. Kijk voor meer informatie op www.belastingdienst.nl Vergoeding van vervoerskosten Vrijwilligersorganisaties gaan ieder op hun eigen manier om met de vergoeding van vervoerskosten. De ene manier is administratief gezien ingewikkelder dan de andere. Het is maar waar u voor kiest. Een greep uit de varianten: • het vergoeden van de werkelijk gemaakte kosten (benzine, strippenkaart); • een woon-werkverkeervergoeding voor iedereen op basis van openbaar vervoer (strippenkaart), of je nu met de fiets komt, lopend of met de auto; • een vaste vergoeding per jaar of per week; • een kilometervergoeding (meestal tussen de € 0,20 en € 0,30 voor de auto en tussen de € 0,06 en € 0,08 voor de fiets.) Voor werknemers in loondienst geldt een belastingvrije kilometervergoeding van € 0,18, maar voor een vrijwilliger is er geen drempel. De kilometervergoeding mag kostendekkend zijn. Als u bijvoorbeeld kunt aantonen dat de werkelijke kosten van uw auto per kilometer € 0,40 bedragen, dan mag u dat bedrag belastingvrij ontvangen. Komt uw totale vergoeding (onkosten en werkzaamheden) uit boven € 21,- per week of € 735,per jaar, dan gelden er andere regels. Belastingplan 2006 Vrijwilligers mogen voortaan € 1.500,- aan onkostenvergoeding ontvangen. De verwachte ingangsdatum van de nieuwe belastingregel is 1 januari 2006. Kijk voor de actuele informatie even op www.belastingdienst.nl

40

En mijn vervoerskosten mocht ik gewoon zo terugvragen hoor AUTOHANDEL

Onkostenvergoeding en een uitkering Als een vrijwilliger een onkostenvergoeding krijgt, wordt dit niet als inkomsten gezien. De uitkeringsinstantie trekt de onkostenvergoeding daarom niet van de uitkering af. Wel kan die instantie om bewijs vragen dat het echt gaat om een onkostenvergoeding en niet om extra inkomsten. Overleg voor alle zekerheid even met uw uitkeringsinstantie als u vrijwilligerswerk wilt gaan doen. 4.5 BELASTINGEN Er zijn heel veel verschillende regelingen op belastinggebied. Welke op uw organisatie van toepassing zijn, is afhankelijk van de rechtsvorm en de activiteiten. Het beste is om even te informeren bij uw boekhouder of de Belastingdienst: www.belastingdienst.nl Teruggaaf energiebelasting Vrijwilligersorganisaties die actief zijn op maatschappelijk, cultureel of sociaal terrein en die geen winst nastreven, kunnen onder bepaalde voorwaarden een deel van hun energiebelasting op olie, gas en elektriciteit terugvragen. De Belastingdienst geeft u graag meer informatie: www.belastingdienst.nl 4.6 VRIJWILLIGERSWERK MET EEN UITKERING Er gaan stemmen op om mensen met een uitkering onder bepaalde voorwaarden vrij te stellen van sollicitatieplicht als ze een bepaald aantal uren per week vrijwilligerswerk doen. Voor de laatste informatie op dit gebied kunt u terecht bij de sociale dienst of op www.ministeries.nl Op dit moment is de regel in ieder geval dat een vrijwilliger altijd bij de uitkeringsinstantie dient te melden dat hij vrijwilligerswerk doet.

41

5. SUBSIDIES, FONDSEN EN SPONSORING Binnen de meeste vrijwilligersorganisaties bruist het van de ideeën en plannen. Jammer genoeg zijn de vaste inkomsten (bijvoorbeeld de lidmaatschapsgelden) meestal niet voldoende om die allemaal te realiseren. Dan is het de moeite waard om te bekijken of subsidies, fondsen of sponsoring uitkomst kunnen bieden. 5.1 SUBSIDIES GEMEENTE WAALWIJK Eén van de mogelijkheden is het aanvragen van subsidie. “Bij wie (en waarvoor) kan ik een subsidieaanvraag indienen?” is een veelgestelde vraag. Daarom hierbij in het kort informatie over subsidiemogelijkheden van de gemeente Waalwijk. 5.1.1 Subsidie Welzijn Deze afdeling is verantwoordelijk voor de volgende gemeentelijke producten en diensten: o.a. bibliotheekwerk, sociaal-cultureel werk, ouderenwerk, kinderopvang, kunst en kunstzinnige vorming, samenlevingsopbouw, jeugdwerk, minderhedenbeleid, maatschappelijk werk, gezondheidszorg, oudheidkunde en volksfeesten. De procedure van de aanvraag en voorwaarden zijn vastgelegd in de Algemene Subsidieverordening Waalwijk 1999 en de Subsidieregeling Welzijn 2000. Uw verzoek om subsidie dient u te richten t.a.v. het College van Waalwijk, Postbus 10150, 5140 GB in Waalwijk. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de afdeling Welzijn, telefoonnummer 0416-683587. 5.1.2 Subsidie Sport De producten en diensten van de afdeling sport zijn o.a.: de jeugdsportsubsidie en het sportfonds. De procedure van de aanvraag en voorwaarden zijn vastgelegd in de Subsidieverordening Sport en de nota Sportregels Zwart op Wit. Uw verzoek om subsidie dient u te richten t.a.v. het College van Waalwijk, Postbus 10150, 5140 GB in Waalwijk. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de afdeling Sport, telefoonnummer 0416-683598. 5.1.3 Subsidie Zorg Inwoners van de gemeente Waalwijk met een inkomen tot 112% van het sociaal minimum kunnen vanaf 1 januari 2006 korting krijgen op activiteiten die te maken hebben met sport, cultuur of educatie. Op vertoon van de “PasWijzer”, zoals de kortingspas gaat heten, kan de houder korting krijgen bij bijvoorbeeld theater De Leest, de bibliotheek of de muziekschool. Ook geeft de pas straks recht op een aantrekkelijke tegemoetkoming voor sportactiviteiten. De korting voor de contributie bij een sport- en/of culturele vereniging wordt op een andere manier geregeld: pashouders kunnen een declaratieformulier invullen waarmee ze via het Zorgloket Waalwijk Wijzer een maximum bedrag terugkrijgen op hun bank- of girorekening. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met het Zorgloket, 0416 – 317811 (op werkdagen van 9.00-12.30 uur) of mail naar [email protected] 5.2 FONDSEN Bij het aanschrijven van een fonds is het van belang dat u onder andere goed omschrijft wat uw project zo bijzonder maakt. Waarin onderscheidt het zich van andere projecten en wat is de toegevoegde waarde hiervan. Het aanschrijven van een fonds kunt u vergelijken met het schrijven van een sollicitatiebrief.

42

Fondsendisk Het OndersteuningsPunt Sport en Welzijn is in het bezit van een Fondsendisk. Hierin staan alle relevante Nederlandse fondsen op een rij, zoals onder andere het Prins Bernard Cultuurfonds, het Prinses Beatrix Fonds, het Oranje fonds, het Nationaal Fonds Ouderenhulp en het VSB fonds. Via een trefwoordenlijst wordt voor u naar een geschikt fonds gezocht. Dat is belangrijk, want als uw activiteit aansluit bij het fonds heeft u meer kans dat uw aanvraag wordt gehonoreerd. De fondsen vinden het belangrijk dat uw aanvraag kort en bondig is, dat u duidelijk uitlegt wie u bent en waarom u juist dit fonds benadert. Bovendien moet u financiële gegevens meesturen, zoals een begroting, balans en de jaarrekening van uw organisatie. Soms wordt ook om de statuten en een uittreksel van de Kamer van Koophandel gevraagd. Het OndersteuningsPunt Sport en Welzijn helpt u graag met uw zoektocht naar geschikte fondsen. Tip: Bij het OndersteuningsPunt Sport en Welzijn kunt u een fondsen– en sponsorhandleiding opvragen. 5.3 SPONSORING Veel bedrijven en organisaties hebben een sponsorbeleid. Zij hebben een bewuste keuze gemaakt welke doelen zij nastreven (b.v. sport, gezondheid, welzijn). Dit dragen zij ook uit naar de buitenwereld. Het is een deel van hun reclame-uitingen om hun imago en naamsbekendheid te vergroten. Van belang bij sponsoring is dan ook om goed na te gaan welk sponsorbeleid een bedrijf er op na houdt. Kiest uw organisatie voor het werven van sponsors? De ervaring leert dat bedrijven overspoeld worden met sponsorverzoeken. Alvast een paar praktische tips om op te vallen: • u heeft de meeste kans van slagen bij lokale bedrijven. Zij vinden lokale publiciteit belangrijker dan bedrijven die in heel Nederland werken; • als u een lijst maakt van bedrijven die u wilt benaderen, houdt dan steeds in gedachten dat uw ‘product’ moet passen bij een eventuele sponsor; • bedenk een tegenprestatie waar een sponsor wat aan heeft. Voor de hand ligt natuurlijk naamsvermelding of het uitnodigen van relaties tijdens uw evenement. Maar een sponsor vindt het misschien ook interessant als hij tijdens uw evenement kortingsbonnen neer mag leggen en zo in contact kan komen met nieuwe klanten; • sponsoring betekent niet altijd geld of goederen. Wat te denken van sponsoring in mensen: een bedrijf dat haar medewerkers een dagje uitleent om het clubhuis van uw vereniging op te knappen?; • via-via werven biedt kansen, bijvoorbeeld als uw leden hun werkgever benaderen met een originele brief. Tip: Probeer uw organisatie niet afhankelijk te laten zijn van één geldbron. Zegt een sponsor zijn contract op of valt een subsidie weg, dan hoeft dat niet meteen het einde van uw organisatie te betekenen. Het is ook goed om een noodscenario achter de hand te hebben: wat te doen als een sponsor wegvalt.

43

44

DEEL 2 WET- EN REGELGEVING

...dan vindt u hier alles op het gebied van wet- en regelgeving!

47

48

1. WETGEVING Vrijwilligerswerk is niet vrijblijvend, ook niet voor de wet. U kunt als organisatie te maken hebben met wetgeving op allerlei gebieden. In dit hoofdstuk komen de belangrijkste aan de orde. En omdat de wetgeving nogal eens verandert, laten we u natuurlijk ook zien waar u terecht kunt voor meer en actuele informatie. 1.1 ARBOWETGEVING Alle vrijwilligersorganisaties moeten aandacht besteden aan arbeidsomstandigheden: • omdat zij daar wettelijk toe verplicht zijn; • om problemen te voorkomen: minder financiële risico’s bij calamiteiten, minder ziekteverzuim en uitval door arbeidsongeschiktheid; • om vrijwilligers te motiveren: prettige werkplek, uiting van waardering en respect. Ten onrechte wordt wel eens gedacht dat een organisatie zonder eigen ‘honk’ (zoals een kantine, kantoor of blokhut) niets te maken heeft met de Arbowet. Maar het tegendeel is waar! De Arbowet gaat immers niet alleen over vluchtroutes en rampenbestrijding, maar ook over zaken als werktijden, ongewenst gedrag en lichamelijke belasting. En daar heeft iedere vrijwilligersorganisatie mee te maken. Dus ook bij activiteiten buitenshuis moet u aandacht schenken aan de arbeidsomstandigheden. En de wet geldt echt voor alle organisaties, ook bijvoorbeeld voor buurtverenigingen. Risico-inventarisatie Iedere organisatie is verplicht om een RI&E toets (risico-inventarisatie & evaluatie) uit te voeren. Organisaties die (vrijwel) uitsluitend met vrijwilligers werken hoeven geen Arbodienst in te schakelen om die RI&E te toetsen. De voorwaarde is dan wel dat er in een jaar in geen enkele week meer dan veertig uur per week betaalde arbeid wordt verricht. Wanneer u nog geen risico-inventarisatie hebt opgesteld kunt u gebruik maken van de digitale arbo-check. Deze kunt u downloaden van de website www.waalwijk.nl (link Wonen & Leven / OndersteuningsPunt Sport en Welzijn / Arbocheck). Wanneer u niet beschikt over een computer kunt u de arbo-check opvragen bij het OndersteuningsPunt Sport en Welzijn. Voor ondersteuning bij het invullen van de arbo-check kunt u hier ook terecht.

Volgende!

49

In een RI&E toets komen vijf vragen aan de orde: • wat zijn de gevaren; • hoe groot zijn deze; • wat zijn de mogelijke gevolgen als er iets fout gaat; • hebben wij voldoende voorzorgsmaatregelen getroffen; • welke aanvullende maatregelen zijn nodig. Aan de hand van de RI&E toets formuleert u een actieplan, met een tijdschema om de geconstateerde risico’s aan te pakken. Ieder jaar bekijkt u of de omstandigheden zijn veranderd en of het nodig is om uw plan aan te passen. De Arbeidsinspectie controleert of uw organisatie zich houdt aan de Arbowet. Heeft uw organisatie geen schriftelijke RI&E toets, of bent u in overtreding op het gebied van arbeidsomstandigheden, dan krijgt u direct een boete. 1.2 BRANDVEILIGHEID Gaat uw organisatie verbouwen of verhuizen naar een ander (nieuw) gebouw, dan is het belangrijk om vooraf de brandveiligheid kritisch onder de loep te nemen. (Zie ook ‘Gebruiksvergunningen’, deel 2, hoofdstuk 2, paragraaf 2.2). Verhuist u niet naar een ander pand, dan is het sowieso ook verstandig om ieder jaar even stil te staan bij dit onderwerp. Ook als u een evenement organiseert, is brandveiligheid een belangrijk onderwerp.

Ja sorry hoor! Ik dacht waar rook is, is vuur.. Blussen!!

Zucht

1.3 DRANK- EN HORECAWET/SOCIALE HYGIËNE Schenkt uw organisatie alcohol, dan heeft u te maken met de Drank- en Horecawet en het onderwerp sociale hygiëne: • als u binnen uw inrichting (bijvoorbeeld een clubhuis of blokhut) tegen een vergoeding alcohol schenkt, heeft u een drank- en horecavergunning nodig. Als u die aanvraagt, moet u het bestuursreglement (ondertekend door het bestuur) en een overzicht van de barvrijwilligers meesturen; Tip: Het is verstandig om in het bestuursreglement vast te leggen welke kwaliteitseisen u stelt aan barmedewerkers; wanneer en aan wie er alcohol wordt geschonken en hoe dat zichtbaar wordt gemaakt in de bar; welke vrijwilligers het diploma sociale hygiëne hebben en wie toezicht houdt op de naleving van het reglement. Elke barvrijwilliger dient een Instructie Verantwoord Alcoholgebruik gevolgd te hebben.

50

• bij activiteiten binnen de inrichting waarbij alcohol wordt geschonken, moeten twee leidinggevenden het diploma sociale hygiëne hebben (dit kunnen ook leden of vrijwilligers zijn). Gedurende de tijden dat alcohol wordt geschonken, dient één leidinggevende met sociale hygiëne aanwezig te zijn of een barvrijwilliger die door het bestuur goed is geïnstrueerd over verantwoord alcoholgebruik. Bij de volgende paragraaf 1.3.1 vindt u hier meer informatie over. De barvrijwilligers moeten minimaal 16 jaar oud zijn; • heeft uw organisatie geen drank- en horecavergunning, maar verkoopt u tijdens een evenement alcoholhoudende drank, dan moet u een ontheffing op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet aanvragen. Met deze ontheffing is het mogelijk dat gedurende een bepaalde tijd toch bedrijfsmatig alcohol geschonken wordt. Er mogen alleen zwak-alcoholische dranken geschonken worden. Het schenken van alcohol moet altijd onder leiding staan van iemand die in het bezit is van de ‘Verklaring sociale hygiëne’. Deze persoon moet op de vergunning vermeld staan en tijdens het evenement zelf aanwezig zijn; • als het evenement plaatsvindt in een horecagelegenheid of sportkantine is een ontheffing niet nodig, omdat de uitbater al een drank- en horecavergunning heeft; • de personen met het diploma sociale hygiëne mogen niet van slecht levensgedrag zijn; • u moet altijd duidelijk zichtbaar aangeven dat u: • geen sterke alcohol schenkt aan personen beneden de 18 jaar • zwak-alcholische dranken alleen verkoopt aan personen van minimaal 16 jaar • geen alcohol schenkt aan personen die jonger zijn dan 16 jaar De STIVA (Stichting Verantwoord Alcolholgebruik) verstrekt gratis stickers die u in uw bar kunt bevestigen (0900-45678482, € 0,35 per minuut); • u mag geen alcohol schenken aan mensen die onder invloed zijn van alcohol, drugs of medicijnen. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de afdeling Bestuur en Ondersteuning van de gemeente, telefoonnummer 0416-683829. Tip: Meer informatie over cursussen sociale hygiëne en een model alcoholbestuursreglement kunt u opvragen bij de helpdesk van Prisma Brabant ([email protected] of telefoonnummer 013-5441440) of bij het platform voor gemeenschapshuizen’t Heft (www.theft.nl). Het ROC en Horeca Nederland bieden cursussen sociale hygiëne aan. 1.3.1 INSTRUCTIE VERANTWOORD ALCOHOLGEBRUIK Schenkt uw organisatie alcohol dan moet er iemand aanwezig zijn die beschikt over de Verklaring Sociale Hygiëne of een barvrijwilliger die een instructie heeft gevolgd over verantwoord schenken van alcohol. Barvrijwilligers (minimale leeftijd 16 jaar) dienen te weten aan welke wettelijke voorschriften zij tijdens hun rol als barmedewerker moeten voldoen. Hiervoor moeten zij een instructie volgen. Voor de ongeveer 2,5 uur durende instructie hoeft de barvrijwilliger geen examen af te leggen. De instructie is geen vervanging van de cursus voor de Verklaring Sociale Hygiëne. Tip: Meer informatie over de Instructie Verantwoord Alcoholgebruik of andere cursussen kunt u opvragen bij het OndersteuningsPunt Sport en Welzijn. Kijk voor meer informatie op www.alcoholvoorlichting.nl of bel de Alcohol infolijn 0900-5002021, € 0,22 cent per minuut.

51

1.4 LEGIONELLA Legionella besmetting kan ernstige tot zeer ernstige en soms zelfs dodelijke gevolgen hebben. Sportcomplexen, kindercentra, onderwijsinstellingen, kantoren, horecainstellingen en bedrijven worden gezien als laag-risicocategorie. Zij vallen niet onder de wetgeving op het gebied van legionella. Dat geldt dus ook voor nagenoeg alle vrijwilligersorganisaties. Dit betekent echter niet dat het niet belangrijk is om stil te staan bij het voorkomen van legionella besmetting. U heeft namelijk wel een zogenoemde zorgplicht: • stel de boiler af op een temperatuur boven de 60 graden Celsius; • laat de boiler bij afwezigheid van één week of langer aan staan, of laat hem leeg lopen; • geisers en combiketels zonder voorraadvat moeten water van minimaal 55 graden Celsius aan het tappunt leveren; • gebruik alle tappunten waar koud of warm water wordt geleverd minimaal één keer per week; • laat de leidingen en boilers tijdens seizoenssluitingen leeglopen en spoel deze voordat u ze in gebruik neemt twintig minuten door; • voorkom dat de koudwaterleiding opwarmt. Plaats geen warmteafgevende apparatuur of warmwaterleidingen naast of tegen koudwaterleidingen; • verwijder tappunten die u niet of weinig gebruikt. Datzelfde geldt voor dode leidingtakken; • het is niet nodig om watermonsters te laten controleren op legionella. Dat hoeft alleen als er indicaties zijn dat er een probleem is en in overleg met de GGD. Als u de bovenstaande maatregelen neemt, is het niet nodig om wekelijks thermisch te desinfecteren of uitgebreid te spoelen. De GGD Hart voor Brabant staat u graag te woord als u vragen heeft over legionella. Telefoonnummer: 0900-4636443 (€ 0,10 cent per minuut). 1.5 MUZIEKRECHTEN Aan het ten gehore brengen van muziek zijn in veel gevallen kosten verbonden. Via Buma en/of Stemra betaalt u de mensen die de muziek hebben ‘bedacht’ (componisten, tekstschrijvers). Als iemand muziek draait of speelt in huiselijke kring, bij bruiloften en familiebijeenkomsten, dan zijn daar geen kosten aan verbonden. Ook als u muziek (af)speelt waarvan de maker meer dan zeventig jaar dood is, bent u de maker niets verschuldigd. Iedereen die buiten de familie- of vriendenkring muziek ten gehore brengt, moet wel betalen: symfonieorkesten, amateurkoren, horecabedrijven, sportclubs, bejaardentehuizen, ziekenhuizen, sportscholen, dansscholen, omroepen etc. Ook als het slechts om achtergrondmuziek gaat, zoals in winkels, fabrieken en kantoren. Of om een eenmalige gelegenheid, zoals een feest van de voetbalclub. In al deze situaties betaalt u aan Buma. Voor het vastleggen van een muziekstuk op een beeld- of geluidsdrager (ook vertalingen en imitaties) moet u de maker altijd betalen, behalve als deze meer dan zeventig jaar dood is. Stemra is de organisatie tot wie u zich moet wenden. Legt u muziek vast op een geluidsdrager én brengt u deze ten gehore buiten de familieof vriendenkring, dan betaalt u aan Buma én aan Stemra. Meer informatie: www.buma-stemra.nl

52

1.6 TABAKSWET Volgens de Tabakswet moeten openbare gebouwen rookvrij zijn en heeft iedere werknemer recht op een rookvrije werkplek. Gelden deze regels ook voor vrijwilligersorganisaties? Werkt u als vrijwilliger in een gesubsidieerde accommodatie (bijvoorbeeld een buurthuis), dan zijn deze regels van toepassing. Heeft uw organisatie een eigen (niet gesubsidieerd) pand, dan is de Tabakswet niet helemaal duidelijk. De Arbowet zegt echter dat werknemers recht hebben op een rookvrije werkplek. Omdat deze wet ook op vrijwilligers organisaties van toepassing is, zouden vrijwilligers dus in een rookvrije omgeving moeten kunnen werken. Er heeft zich nog geen rechter gebogen over dit onderwerp. Zeker is wel dat het roken in de toekomst steeds strenger zal worden aangepakt. De Voedsel- en Waren Autoriteit (kijk voor informatie op www.vwa.nl) kan bij overtredingen zelfs boetes opleggen van duizenden euro’s. Als u er binnen uw organisatie voor zorgt dat mensen die niet roken in een rookvrije ruimte hun werk kunnen doen en er bovendien een ruimte is waar wel gerookt mag worden, zit u altijd goed. Tip: Stivoro (Stichting Volksgezondheid en Roken) heeft diverse folders over dit onderwerp. Bovendien kunt u daar terecht met al uw vragen: www.stivoro.nl

En hoezo kunnen wij geen rookvrije werkplek krijgen??

53

1.7 VERKEERSREGELAARS Organiseert uw organisatie een evenement dat ook gevolgen heeft voor het verkeer (parkeren, omleidingroute), dan heeft u verkeersregelaars nodig. Bij een evenementenvergunning, onder de noemer ‘verkeer’, wordt aangegeven of en zo ja hoeveel verkeersregelaars voor het evenement dienen te worden aangewezen. Verkeersregelaars hebben een taak in het (veilig) regelen van het verkeer en het parkeren bij een evenement. De politie verzorgt hiervoor de instructie. Voor meer informatie hierover kunt u contact opnemen met de politie, team Waalwijk (telefoonnummer: 0900-8844). Nadat de instructie is gevolgd worden de deelnemers door de burgemeester aangewezen als verkeersregelaar. Belangrijk is dat u de volgende stappen onderneemt: • werf de verkeersregelaars; • sluit bij de Stichting Verkeersbrigadiers van het 3VO een (verplichte) verzekering af voor WA, zaak- en persoonsschade en huishoudelijke hulp; • regel kleding en uitrusting: een oranje fluorescerende hes, met voor- en achterop (minimaal 8 centimeter hoog) het woord verkeersregelaar. Deze zijn te huur bij de Stadswacht Waalwijk, telefoonnummer 0416-650999. Eventueel ook een fluit en lamp met kegel, maar in ieder geval geen stopbord; • maak met de politie een afspraak voor een instructie. 1.8 ZORGVULDIG OMGAAN MET PERSOONSGEGEVENS. Elke vrijwilligersorganisatie werkt met persoonsgegevens: van leden, vrijwilligers of bijvoorbeeld sponsors. Het is belangrijk dat u zorgvuldig met die gegevens omgaat. Verstrek ze niet zomaar aan derden, zeker niet als ze voor commerciële doeleinden worden gebruikt. En vernietig ze als u ze twee jaar niet meer heeft gebruikt.

54

2. VERGUNNINGEN Veel mensen zien een vergunning als iets vervelends: een opsomming van regels waar ze zich aan moeten houden. Terwijl een vergunning in feite een verduidelijking is van ‘wat je allemaal mag’. Zo krijgt het begrip een geheel andere, positieve lading. Betrek de gemeente vroegtijdig bij uw plannen. Zo komt u op nieuwe ideeën en voorkomt u extra werk. 2.1 EVENEMENTEN Op dit moment werkt de gemeente aan een nieuw evenementenbeleid. Mogelijk gaat er in de toekomst op dit gebied dus het een en ander veranderen. Kijk voor actuele informatie even op de website. Op het moment dat dit handboek gedrukt werd, golden de volgende regels: Evenementen altijd aanmelden Het hele jaar door zijn er allerlei soorten evenementen. Hierbij kunt u denken aan rommelmarkten, optochten, concerten, buurtfeesten, etc. Als u een evenement wilt organiseren is er in veel gevallen ook een vergunning nodig. Sommige vergunningen zijn wettelijk verplicht, andere komen voort uit de Algemene Plaatselijke Verordening (APV). Voor het organiseren van een evenement dient u tenminste 8 weken van tevoren een evenementenvergunning aan te vragen. Voor grootschalige evenementen (met meer dan 1.600 bezoekers) moet u rekening houden met een aanvraagtermijn van 16 weken, waarbij o.a. een draaiboek moet worden opgesteld. In het algemeen geldt dat u al uw evenementen bij de gemeente moet aanmelden. Want voor diensten als politie en brandweer is het handig om te weten wat er speelt. U hoeft die diensten zelf niet te informeren: die afstemming doet de afdeling Bestuur en Ondersteuning. Ondersteuning vanuit de gemeente De gemeente Waalwijk draagt evenementen een warm hart toe. Daarom kunt u een beroep doen op de gemeente voor: • het huren van hekken, podia, vlaggenmasten, kliko’s e.d.; • publiciteit: op uw melding van een evenement wordt uw evenement opgenomen in de evenementenkalender op de website van de gemeente. Formulieren Via www.waalwijk.nl kunt u de formulieren downloaden die u nodig heeft om uw evenement aan te melden. Ook het formulier voor het huren van gemeentelijke materialen kunt u hier downloaden (www.waalwijk.nl link naar: actueel/evenementen/ aanvraag evenement) of opvragen bij de afdeling Bestuur en Ondersteuning, telefoonnummer: 0416-683830. 2.2 GEBRUIKSVERGUNNING Een gebruiksvergunning heeft alles te maken met de brandveiligheid en ontruiming van een gebouw. Daarin staat aan welke voorschriften u zich moet houden om het risico van brand zoveel mogelijk te beperken. Wanneer u zo’n vergunning moet aanvragen hangt af van het aantal personen dat gelijktijdig aanwezig zullen zijn in een gebouw. Op de website www.waalwijk.nl (link brandweer/gebruiksvergunningen) kunt u de formulieren downloaden die u nodig heeft om een gebruiksvergunning aan te vragen. Hier vindt u

55

ook een controlelijst brandveiligheid en een toelichting van het aanvraagformulier. De gemeente controleert of uw organisatie de gebruiksvergunning naleeft. Tip: Het is belangrijk om de controlelijst brandveiligheid regelmatig door te nemen. Neem voor advies contact op met de Brandweer Waalwijk, telefoonnummer: 0416-568187. Ook kunt u hier de controlelijst brandveiligheid en formulieren gebruiksvergunning opvragen. 2.3 MILIEUWETGEVING Vrijwel alle vrijwilligersorganisaties hebben te maken met het milieu: activiteiten waarbij geluid en afval worden geproduceerd, water en elektriciteit worden gebruikt, opslagen worden uitgevoerd en dergelijk. Zodra er sprake is van een inrichting (bijvoorbeeld bij een clubhuis of bij een afgebakend buitenterrein) dan valt uw organisatie onder de Wet Milieubeheer of onder de AMvB Milieu (Algemene Maatregel van Bestuur Milieu). In het eerste geval bent u milieuvergunningplichtig en in het tweede geval bent u meldingsplichtig. Bij deze processen is een groot verschil in het doorlopen van de proceduretermijn. Wanneer een aanvraag/melding indienen? • bij het aanvragen van een evenementenvergunning (dit komt meestal automatisch aan de orde); • het vestigen van een inrichting. Indien u meldingsplichtig bent in het kader van de milieuwetgeving, kunt u via www.infomail.nl/regelgeving een standaardmeldingsformulier downloaden; • bent u als inrichting reeds gevestigd, dan is het verstandig na te gaan of er al een vergunning/melding is en deze voldoet aan de gestelde milieuvoorschriften. Zo niet, neem dan contact op met de afdeling Milieu- en Bouwzaken. Tijdig overleg Indien uw organisatie van plan is nieuwe activiteiten te ontwikkelen of te organiseren, of bijvoorbeeld een nieuw pand te bouwen, dan is het verstandig tijdig te overleggen met de afdeling Milieu- en Bouwzaken. Zij kunnen u behulpzaam zijn op het gebied van de Milieuwetgeving en de mogelijke coördinatieplicht bouwvergunning. Voor meer informatie kunt u terecht bij de afdeling Milieu- en Bouwzaken, telefoonnummer 0416 - 683750.

56

3. VERZEKERINGEN Al doen vrijwilligers nog zo zorgvuldig hun werk, er kan altijd iets mis gaan. Dan is het prettig als uw organisatie goed verzekerd is. We zetten de belangrijkste verzekeringen voor u op een rij. Schaderegeling Veel vrijwilligers maken bij het uitoefenen van hun vrijwilligerswerk gebruik van hun eigen auto. Krijgen zij tijdens de rit een ongeluk(je), dan dekt de eigen verzekering vaak maar een deel van de schade. Het overige deel (verlies no-claim, eigen risico, niet casco verzekerd zijn) komt voor eigen rekening. Deze schade is meestal niet te verhalen op de vrijwilligersorganisatie, simpelweg omdat er niet genoeg geld is. Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering In deel 1 Besturen en Organiseren leest u in hoofdstuk 2, paragraaf 2.2 over de aansprakelijkheid van het bestuur van een vrijwilligersorganisatie. En over de mogelijkheid deze aansprakelijkheid te verzekeren. Evenementenverzekering Veel vrijwilligersorganisaties informeren bij verzekeringsmaatschappijen naar een evenementenverzekering. Over het algemeen is de premie erg hoog en keert de verzekering slechts in een beperkt aantal gevallen uit. Wettelijke aansprakelijkheidsverzekering (WA) De WA-verzekering verzekert de aansprakelijkheid van het bestuur, beroepskrachten en vrijwilligers voor schade die is toegebracht aan anderen. De dekking voor vrijwilligers is secundair. Dat wil zeggen dat eerst de schade dient te worden verhaald bij de dader of zijn/haar WA-verzekering. Onderlinge aansprakelijkheid is meeverzekerd. WA-ongevallenverzekering Deze verzekering biedt uitkomst als: • een vrijwilliger een ongeval krijgt, lichamelijk letsel oploopt en als gevolg daarvan blijvend invalide wordt of overlijdt. De verzekering geldt tijdens het verrichten van werkzaamheden en het deelnemen aan activiteiten in opdracht van een vrijwilligers organisatie. En bovendien tijdens de heen- en terugreis vanaf het woonadres van de vrijwilliger; • de vrijwilliger tijdens het verrichten van werkzaamheden of het deelnemen aan activiteiten in opdracht van een vrijwilligersorganisatie lichamelijk letsel of materiële schade veroorzaakt aan derden of aan andere vrijwilligers. Auto-inzittendenverzekering Wanneer vrijwilligers in opdracht van de organisatie personen vervoeren, zijn zij verplicht in het bezit te zijn van een auto-inzittendenverzekering. Wanneer een vrijwilliger personen vervoert zonder overleg en niet in het bezit van een autoinzittendenverzekering, is de organisatie daar niet verantwoordelijk voor. Tip: Vraag bij meerdere verzekeringsmaatschappijen een offerte aan. Laat u goed informeren over de polisvoorwaarden en uitkeringen.

57

58

BELANGRIJKE ORGANISATIES GEMEENTE WAALWIJK Raadhuisplein 2 Postbus 10150 5140 GB Waalwijk telefoon 0416-683456 e-mail [email protected] website www.waalwijk.nl Bezoekadres OndersteuningsPunt Sport en Welzijn: Taxandriaweg 8d 5141 PA Waalwijk Directe telefoonnummers: OndersteuningsPunt Sport en Welzijn Bestuur en Ondersteuning Milieu- en Bouwzaken

0416-683615 0416-683829/683830 0416-683750

BELASTINGDIENST/OOST-BRABANT Prof. Cobbenhagenlaan 9 Postbus 90400 5000 MP Tilburg telefoon 00800-0543 website www.belastingdienst.nl BOTS (1 oktober 2005 overgegaan in Sportbedrijf Tilburg als afdeling Sportontwikkeling) Postbus 90155 5000 LH Tilburg telefoon 013-5325858 website www.botstilburg.nl / www.sportintilburg.nl Bezoekadres: Stappegoorweg 1 5022 DA Tilburg BOZ (BRABANTS ONDERSTEUNINGSINSTITUUT ZORG) Willem II-straat 23 5038 BA Tilburg telefoon 013-5352625 e-mail [email protected] website www.boznet.nl BUMA-STEMRA www.buma-stemra.nl

59

CIVIQ INSTITUUT VRIJWILLIGE INZET Plompetorengracht 17 Postbus 12080 3501 AB Utrecht telefoon 030-7509000 e-mail [email protected] website www.civiq.nl GGD HART VOOR BRABANT Postbus 3166 5203 DD ‘s-Hertogenbosch telefoon 0900-4636443 (€ 0,10 cent per minuut) website www.ggdhvb.nl Bezoekadres: Ringbaan West 227 5037 PC Tilburg Bezoekadres steunpunt Waalwijk: Taxandriaweg 12a 5142 PA Waalwijk KAMER VAN KOOPHANDEL MIDDEN-BRABANT Reitseplein 1 Postbus 90154 5000 LG Tilburg telefoon 013-5944122 e-mail [email protected] website www.kvk.nl K2 (BRABANTS KENNISCENTRUM JEUGD) Wolvenhoek 10 Postbus 2347 5202 CH Den Bosch telefoon 073-6141774 e-mail [email protected] website www.k2.nl MAASSTAD MEDIA Grotestraat 409a 5142 CB Waalwijk Telefoon 0416-652652 (werkdagen van 9.00-12.00 uur) e-mail info.maasstadmedia.nl www.maasstadmedia.nl

60

MINISTERIE VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN EN SPORT Parnassusplein 5 Postbus 20350 2500 EJ Den Haag telefoon 070-3407911 website www.minvws.nl NISB (NEDERLANDS INSTITUUT VOOR SPORT EN BEWEGEN) Postubs 64 6720 AB Bennekom Telefoon 0318-490900 e-mail [email protected] website www.nisb.nl NOC*NSF (NEDERLANS OLYMPISCH COMITÉ*NEDERLANDSE SPORT FEDERATIE) Papendallaan 60 Postbus 302 6800 AH ARNHEM Telefoon: 026-4834659 e-mail [email protected] website www.nocnsf.nl NOTARISTELEFOON Iedere werkdag van 9.00 tot 14.00 uur. telefoon 0900-3469393 (€ 0,25 per minuut) website www.notaris.nl NOV (VERENIGING NEDERLANDSE ORGANISATIES VRIJWILLIGERSWERK) Plompetorengracht 17 Postbus 12080 3512 CB Utrecht telefoon 030-7509095 e-mail [email protected] website www.nov.nl PALET (STEUNPUNT VOOR MULTICULTURELE ONTWIKKELING IN NOORDBRABANT)

Willemstraat 59 5611 HC Eindhoven telefoon 040-2359999 e-mail [email protected] website www.palet.nl

61

POG (BRABANTS CENTRUM VOOR GEHANDICAPTENBELEID) Piushaven 1 5017 AN Tilburg telefoon 013-5355255 e-mail [email protected] website www.pogbrabant.nl PRISMA BRABANT Spoorlaan 460 Postbus 10346 5000 JH Tilburg telefoon 013-5441440 e-mail [email protected] website www.prisma-brabant.nl PROVINCIE NOORD-BRABANT Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC Den Bosch telefoon 073-6812812 e-mail [email protected] website www.brabant.nl SPORTSERVICE NOORD-BRABANT Nieuwkerksedijk 21-A Postbus 106 5050 AC Goirle telefoon 013-5349027 e-mail [email protected] website www.ssnb.nl STIVA (STICHTING VERANTWOORD ALCOHOLGEBRUIK) Benoordenhoudseweg 22-23 2596 BA Den Haag telefoon 070-3142480 e-mail [email protected] website www.stiva.nl Stickeraanvraag: Telefoon 0900-45678482 (€ 0,35 per minuut) e-mail [email protected] STIVORO (STICHTING VOLKSGEZONDHEID EN ROKEN) Telefoon 0800-0600 website www.stivoro.nl

62

UITPUNT WAALWIJK Bibliotheek Waalwijk Wilhelminastraat 4a 5141 HK Waalwijk telefoon 0416-333787 e-mail [email protected] website www.uitinwaalwijk.nl VRIJWILLIGERSVACATUREBANK Mozaïek Welzijn Waalwijk De Coubertinlaan 10 5143 AB Waalwijk telefoon 0416-333445 e-mail [email protected] website www.mww.nl

63

64

Model

VRIJWILLIGERSOVEREENKOMST De ondergetekenden: De organisatie ………………………………………… gevestigd te ………………………………………… Vertegenwoordigd door: …………………………………………………………………………………………… En de vrijwilliger Naam: Adres: Postcode en woonplaats: Telefoonnummer: Geboortedatum:

………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………

Datum van in dienst treden:

………………… / ………………… / ………………

Verklaren het navolgende te zijn overeengekomen: Het statuut zelf alsmede de toelichting daarop zijn – voorafgaande aan een eerste kennismakingsgesprek – aan de aspirant-vrijwilliger toegestuurd of overhandigd. Door invulling en ondertekening van dit statuut geeft de vrijwilliger te kennen hiervan kennis te hebben genomen en mede in te stemmen met de inhoud van de toelichting. 1.

GEDRAGSCODE

De vrijwilliger onderschrijft de doelstelling(en) van de organisatie. Zowel de organisatie als de vrijwilliger zullen zich gedragen als van een goed opdrachtgever respectievelijk een goed uitvoerder verwacht mag worden. 2.

VRIJWILLIGERSWERK EN UITKERING

De vrijwilliger wordt ervan op de hoogte gesteld dat het vrijwilligerswerk gevolgen kan hebben voor een eventuele uitkering die hij/zij ontvangt of gaat ontvangen. Indien het vrijwilligerswerk gevolgen heeft voor de uitkering is de vrijwilliger op de hoogte gesteld.

65

3.

WERKZAAMHEDEN

De vrijwilliger zal de volgende werkzaamheden verrichten ……………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………… a. b. c. 4.

De vrijwilliger verricht zijn werkzaamheden gedurende ten minste ………… uren en ……………… dagdelen en maximaal ………………………… uren/dagdelen per week/ maand. Wanneer het voor de vrijwilliger niet mogelijk is zijn/haar werkzaamheden te verrichten wegens ziekte/vakantie informeert hij/zij de organisatie zo spoedig mogelijk, zodat voor vervanging kan worden gezorgd. Indien de vrijwilliger of de organisatie de samenwerkingsrelatie wil beëindigen wordt dit zo spoedig mogelijk medegedeeld aan elkaar. ONKOSTENVERGOEDING

Op verzoek ontvangt de vrijwilliger een onkostenvergoeding voor door hem/haar gemaakte kosten in het kader van zijn/haar werkzaamheden als vrijwilliger. Deze kosten kunnen betreffen: ❒ reiskosten woon- werkverkeer: ❒ overige reiskosten: ❒ ❒ ❒ ❒ ❒ ❒ ❒

❒ ja / ❒ neen ❒ openbaar vervoer eerste/tweede klasse ❒ gereden km á € ………. per km.

telefoonkosten verblijfskosten, vergoed worden ❒ lunchkosten / ❒ hotelkosten anders, nl.: ............................................................................................ kosten voor scholing kosten voor kleding kosten voor kinderopvang andere kosten, nl. ...................................................................................

De kosten kunnen worden gedeclareerd volgens een daartoe bestemd formulier. Voor de inkomstenbelasting is er een vrijwilligersregeling, waarbinnen men belastingvrij een bedrag per week aan onkostenvergoeding mag ontvangen. Vanaf 2006 geldt dat men als vrijwilliger niet meer dan maximaal € 1.500,- per jaar mag ontvangen. De KM-vergoeding volgens richtlijn van de belasting. Van de extra gemaakte onkosten moet men bewijzen kunnen overleggen. 5.

VERZEKERINGEN

Vrijwilligerswerk kan extra risico’s met zich meebrengen. Vrijwilligers kunnen tijdens hun werk schade aanrichten of ze kunnen zelf (persoonlijke) schade oplopen. De volgende verzekeringen kunnen door de organisatie worden afgesloten: • Wettelijke aansprakelijkheidsverzekering (WA) De WA verzekering verzekert de aansprakelijkheid van het bestuur, beroepskrachten en vrijwilligers voor schade die is toegebracht aan anderen. De dekking voor vrijwilligers is secundair. Dat wil zeggen dat eerst de schade dient te worden verhaald bij de dader of zijn/haar WA-verzekering. Onderlinge aansprakelijkheid is meeverzekerd. • Ongevallen verzekering

66

Indien van toepassing. Er is soms voor het afsluiten van deze verzekering een registratie van de deelnemers noodzakelijk. • Auto-inzittendenverzekering Wanneer vrijwilligers in opdracht van de organisatie personen vervoeren, zijn zij verplicht in het bezit te zijn van een auto-inzittendenverzekering. Wanneer een vrijwilliger personen vervoert zonder overleg en niet in het bezit van een autoinzittendenverzekering, is de organisatie daar niet verantwoordelijk voor. De organisatie heeft voor haar vrijwilligers: ❒ ❒

zelfstandig via de subsidiegever (gemeente/provincie)

de volgende verzekeringen afgesloten: ❒ ❒

aansprakelijkheidsverzekering ongevallenverzekering

6.

DESKUNDIGHEIDSBEVORDERING/SCHOLING

Indien gewenst, wordt de vrijwilliger in staat gesteld scholing te volgen ten behoeve van het verrichten van zijn/haar werkzaamheden als vrijwilliger. Deze scholing bestaat uit: ................................................................................ ..................................................................................................................... De kosten voor deze scholing, bestaande uit: ..................................................... ..................................................................................................................... worden door de organisatie vergoed tot maximaal € ................ per ...................... 7.

BEGELEIDING/ONDERSTEUNING

a.

De vrijwilliger wordt vanuit de organisatie begeleid/ondersteund door: ........................................................................................................ De eerste ……………. weken/maanden worden beschouwd als inwerkperiode waarna partijen de mogelijkheid hebben de samenwerking voort te zetten of te beëindigen. Tussen partijen vindt regelmatig overleg plaats, zodat de wederzijdse verwachtingen op elkaar afgestemd kunnen worden en blijven. Dit overleg vindt plaats: ❒ maandelijks ❒ halfjaarlijks ❒ jaarlijks ❒ anders, nl. ...................................................................................... Wanneer de vrijwilliger zijn/haar werkzaamheden beëindigt volgt een afsluitend gesprek. Op verzoek ontvangt de vrijwilliger een getuigschrift.

a. b.

c.

67

8.

RECHTEN EN PLICHTEN

• Informatieplicht De vrijwilliger ontvangt alle voor hem/haar relevante informatie met betrekking tot de organisatie en zijn werkzaamheden. Dit gebeurt door middel van ............................. ........................................................................................................................ • Geheimhoudingsplicht De vrijwilliger geeft interne informatie niet door aan derden. Indien men zich niet houdt aan de afspraak kunnen er passende maatregelen genomen worden. • Legitimatiebewijs De vrijwilliger ontvangt van de organisatie een legitimatiebewijs/pasje indien dit regel is. 9.

VRIJWILLIGERSACTIVITEITEN

Voor vrijwilligers worden er (soms) activiteiten georganiseerd. Hiermee kan men de vrijwilliger extra waarderen. Dit kan men doen door bijv. de verjaardagskalender bij te houden en een felicitatiekaart met eventueel een cadeaubon op te sturen. Ook kan een activiteit zijn b.v. uitstapje, fietstocht, ontspanningsavond of kerstviering. Dit wordt door de organisatie aangeboden aan de actieve vrijwilligers. Daarnaast is er een afspraak over consumpties, koffie en thee. 10.

INSPRAAK/MEDEZEGGENSCHAP

De vrijwilliger wordt in staat gesteld zijn/haar mening weer te geven ten aanzien van: ❒ het instellingsbeleid ❒ het vrijwilligersbeleid ❒ anders, nl. .................................................................................................... De inspraak vindt plaats: ❒ via het reguliere overleg met de begeleider ❒ via jaarlijks overleg met de directeur van de organisatie ❒ via jaarlijks overleg met het bestuur van de organisatie ❒ via (oprichting van) een raad van vrijwilligers ❒ op andere wijze, nl. ....................................................................................... 11.

KLACHTEN

Wanneer er bij de vrijwilliger gevoelens van onvrede of ongenoegen ontstaan kan hij/zij deze in de vorm van een klacht kenbaar maken bij: ❒ zijn/haar begeleider de Hr./Mw. ....................................................................... ❒ daartoe aangesteld persoon binnen de organisatie, de Hr./Mw. ............................ ❒ een andere instantie, nl. ................................................................................ 12.

ARBOCHECK

De Arbocheck is uitgevoerd door de organisatie en is wel/niet voldaan aan de eisen die wettelijk gesteld kunnen worden ten behoeve van de veiligheid van de vrijwilliger tijdens het werken.

68

13.

GIFTEN

De vrijwilliger maakt een afspraak met de organisatie over persoonlijk te ontvangen giften. ❒ men mag wel/niet een beloning in geld, goederen of diensten aanvaarden. ❒ bij bedragen die een waarde van € ……………….. te boven gaan, treedt men in overleg met de organisatie. 14.

BESCHERMING PERSOONSGEGEVENS

De gegevens van de vrijwilliger die bekend zijn bij de organisatie worden vertrouwelijk behandeld. Deze gegevens kunnen onder meer betreffen de personalia, de privé omstandigheden en aard en vorm van de te verrichten werkzaamheden, alsmede de wijze van uitoefening hiervan. Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en (voor gezien) ondertekend te ............................................. op .................................................20...... Namens de organisatie

De vrijwilliger

Naam.............................

Naam ..........................................

69

70

Dit is een uitgave van:

Gemeente Waalwijk

OndersteuningsPunt Sport en Welzijn

Raadhuisplein 2 Postbus 10150 5140 GB Waalwijk

Taxandriaweg 8d 5141 PA Waalwijk

0416-683456 [email protected] www.waalwijk.nl

0416 - 683615 [email protected] www.waalwijk.nl>Wonen&Leven> OndersteuningsPunt Sport en Welzijn