Handboek Verzuimaanpak ongeoorloofd verzuim leerplichtige en 18 – 23 jr studenten zonder startkwalificatie
1
Inhoud 1. Inleiding: 1.1 Achtergrond 1.2 Inspectie
3 3 3
2. Verzuimaanpak 2.1 Registratie 2.2 On- of geoorloofd verzuim 2.3 Soorten verzuim 2.4 Verzuimprotocol
4 4 4 4 4
3. Melden bij het digitaal verzuimloket 3.1 Autorisatie 3.2 Stappen voorafgaand aan een melding 3.3 Kwaliteit van de melding 3.4 Verwijdering en schorsing 3.5 FAQ’s
5 5 5 5 5 5/6
4. Schoolcontrole 4.1 Voorbereiding op de schoolcontrole 4.2 De dag van de schoolcontrole 4.3 Na de schoolcontrole
7 7 8 9/10
5. Tips voor een juiste aanwezigheidsregistratie
2
11
1. Inleiding 1.1 Achtergrond Rotterdam doet er veel aan om schoolverzuim en voortijdig schoolverlaten te voorkomen. Signaleren, samenwerken en helder handhaven staan daarbij centraal. Om het aspect van handhaving verder invulling te geven heeft het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam en de Inspectie van het Onderwijs op 2 februari 2011, een samenwerkingsovereenkomst getekend. Doel van de samenwerkingsovereenkomst is de samenwerking in de keten gericht op het tegengaan van schoolverzuim en schooluitval te bevorderen. Dit vanwege aanhoudende zorg met betrekking tot schoolverzuim en voortijdig schoolverlaten (overheidsprogramma “Aanval op de uitval”).
1.2 Inspectie Op grond van de samenwerkingsovereenkomst heeft de gemeente de taak om voor de Inspectie van het Onderwijs bij scholen dan wel instellingen onderzoek te doen naar naleving van de Leerplichtwet. Als op grond van de bevindingen van de gemeente na een periode van herstelgelegenheid blijkt dat de wettelijke vereisten nog onvoldoende worden nageleefd, zal de Inspectie van het Onderwijs als ultiem middel een handhavingstraject aanvangen en indien noodzakelijk adviseren een bestuurlijke boete op te leggen. Scholen en instellingen hebben een belangrijke, eigen verantwoordelijkheid in de aanpak van het schoolverzuim. Wettelijke bepalingen zijn daarbij als een ondergrens vastgelegd in de Leerplichtwet 1969 en de verschillende sectorwetten. Hoewel de samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente en de Inspectie van het Onderwijs specifiek gericht is op toezicht op de Leerplichtwet 1969, zijn in dit toetsingskader ook enkele bepalingen uit de sectorwetten geïntegreerd.
3
2. Verzuimaanpak 2.1 Registratie Cruciaal in de aanpak van het voorkomen van schooluitval is het snel signaleren van ongeoorloofd verzuim. Hiervoor is er een sluitend registratiesysteem(AWR) dat verzuim zichtbaar maakt, signalen afgeeft bij 5, 8 en 16 uur ongeoorloofd verzuim waardoor het mogelijk is om snel en adequaat te reageren en tijdig te kunnen melden bij het digitale verzuimloket van DUO .
2.2. On- of Geoorloofd Verzuim Ieder verzuim dat van tevoren en conform de geldende afspraken gemeld is, is geoorloofd verzuim.
2.3 Soorten ongeoorloofd verzuim1 -
Knipperlicht verzuim: te laat komen, lessen niet volgen zonder af te melden Signaalverzuim: Een aantal ziekmeldingen in een korte periode2 Luxe verzuim: extra verlof buiten de schoolvakanties zonder toestemming van de opleiding3 Te laat komen4
2.4 Verzuimprotocol Vanaf het eerste uur ongeoorloofd verzuim van een student wordt het gezamenlijke verzuimprotocol MBO gemeenten, ROC’s en vakinstellingen regio Rijnmond gevolgd5.
1
www.waarwasje.nu Informatie/Albeda/rubriek verzuimregistratie: ‘Wanneer is verzuim ongeoorloofd’ www.waarwasje.nu Informatie/Albeda/rubriek verzuimaanpak: ‘Aanpak verzuim via het CBZ’ 3 www.waarwasje.nu Informatie/Albeda/rubriek wet- en regelgeving: ‘ Regels aanvraag extra verlof buiten de schoolvakanties’ 4 www.waarwasje.nu Informatie/Albeda/rubriek verzuimaanpak: ‘ Te laat komen, hoe er mee om te gaan?’ 5 www.waarwasje.nu Informatie/Albeda/rubriek verzuimaanpak: ‘Werkafspraken ongeoorloofd schoolverzuim mbo regio Rijnmond’ 2
4
3. Melden bij het digitaal verzuimloket 3.1 Autorisatie Om ongeoorloofd verzuim bij DUO te kunnen melden moet men geautoriseerd zijn en heeft men een token nodig. Deze kunnen aangevraagd worden bij Martinie Wolf, e-mail
[email protected] .
3.2 Stappen voorafgaand aan een melding Het melden van verzuim van leerplichtige studenten en zonder startkwalificatie is wettelijk verplicht na ongeoorloofde afwezigheid van 16 klokuren, wel of niet aaneengesloten, in een periode van vier opeenvolgende lesweken. De periode begint te tellen vanaf het eerste moment van afwezigheid van de student, op welke dag van de week dan ook. Zodra de grens van 16 uur ongeoorloofd verzuim bereikt is moet een student binnen 5 werkdagen bij het verzuimloket van DUO gemeld worden. Ongeoorloofd verzuim tijdens de stage kan later geregistreerd zijn dan ongeoorloofd verzuim tijdens de theorielessen, men is immers afhankelijk van de werknemer of hij/zij dit tijdig meldt. Indien de melding dan iets later is dan 5 werkdagen wordt hier door de inspectie wel rekening mee gehouden. Dit neemt niet weg dat de opleidingen betreffende dit onderwerp goede afspraken met de werkgevers moeten maken om binnen 5 werkdagen te kunnen melden en zo aan de wet te voldoen. Voorafgaand aan de melding dient de opleiding echter een aantal inspanningen verricht te hebben.6 18 tot 23 jarige studenten moeten gemeld worden indien de opleiding de nodige inspanningen heeft verricht om het verzuim terug te dringen, doch het verzuim blijft aanhouden. De student krijgt een waarschuwingsgesprek bij leerplicht en krijgt nog éénmaal de mogelijkheid om zijn opleiding te voltooien.
3.3 Kwaliteit van de melding In de melding moeten o.a. een verzuimuren staat en de inspanningen die de school verricht heeft om de student weer in de schoolbanken te krijgen, vermeld worden.7
3.4 Verwijdering en schorsing Indien een student met toestemming van de onderwijsleider de toegang tot de lessen ontzegd wordt (verwijdering) moet dit onverwijld doch uiterlijk de volgende werkdag bij het verzuimloket gemeld worden. Hetzelfde geldt wanneer een student wegens onacceptabel gedrag geschorst wordt, onverwijld doch uiterlijk de volgende werkdag melden bij het verzuimloket.
3.5 FAQ’s
-
Wat is het verschil tussen een verwijdering en een schorsing? Bij een verwijdering volgt de student geen lessen meer en zal hij /zij ook niet meer terugkeren op de opleiding. De student is doorverwezen naar het trajectbureau. Bij schorsing is de student wegens gedrag de toegang tot de school ontzegd, doch kan eventueel wel weer zijn opleiding hervatten.
-
Zijn de 16 uur lesuren of klokuren?8
6
www.waarwasje.nu Informatie/Albeda/rubriek Melden bij DUO ‘Tijdsindicatie handelingen voorafgaand aan het melden van ongeoorloofd verzuim’ 7 www.waarwasje.nu Informatie/Albeda/rubriek Het meldingsformulier DUO invullen stap voor stap’ 8 www.waarwasje.nu Informatie/Albeda/rubriek: Schoolcontroles ‘ Klokuren of lesuren registratie’
5
-
Een student wil een andere opleiding volgen en volgt geen lessen meer, moet hij/zij nu ook gemeld worden? Ja, indien de student nl. niet gemeld wordt, wordt dit gezien als een verkapte verwijdering.
-
Wij hebben een student die minderjarig is. Hij is aangemeld bij het trajectbureau en heeft daar een afspraak. De afspraak is dat hij in de tussentijd naar school moet komen. Nu heeft hij zich ziek gemeld en komt dus niet naar school. Wij vertrouwen de ziekmelding niet, wat te doen? Een huisbezoek via het CBZ laten doen.9 Indien hierdoor blijkt dat de student niet ziek is dan als ongeoorloofd verzuim melden bij DUO en de situatie in het formulier vermelden.
-
Moet het ongeoorloofd verzuim van een BBL-er ook gemeld worden? Ja, verzuim van 16,17 jr leerplichtige en 18 -23 jr BBL studenten zonder startkwalificatie moet ook gemeld worden.
-
Een student zakt aan het eind van het schooljaar voor zijn/haar examen en kondigt aan dat hij het volgend schooljaar naar een andere school gaat. Moet deze gemeld worden? Ja, dan is hij/zij in beeld bij Leerplicht en kan hij/zij niet zomaar “verdwijnen”.
-
Een student zonder startkwalificatie zit in het 2e jaar doch komt niet opdraven aan het begin van het schooljaar. Tijdens telefonisch contact laat hij/zij weten dat hij/zij naar een andere school is gegaan. Moet ik deze melden? Ja, dan kan LP uitzoeken of hij/zij werkelijk bij een andere school is ingeschreven en de student geen vsv-er is.
-
Ik wil een leerplichtige student met problemen die al veel zorghulp heeft, niet melden want dat werkt averechts. Mag dat? Nee, bij 16 uur ongeoorloofd verzuim moet de student gemeld worden. Vermeld de omstandigheden van de student echter beknopt in het formulier en vermeld bovendien dat er geen actie vanuit leerplicht ondernomen hoeft te worden.
-
Een student verstoort voortdurend de lessen, is al diverse malen toegesproken, gedrag verbetert niet, hij/zij zit alleen maar op de opleiding omdat het “moet”. Wat te doen? Vermeld alle gesprekken in een dossier en ontzeg de student vervolgens met toestemming van de onderwijsleider de toegang tot de lessen = verwijdering. Meld deze verwijdering dezelfde dag bij DUO.
-
Een leerplichtige student verschijnt niet op school en heeft zich niet afgemeld. De opleiding belt hem/haar maar krijgt geen contact. De volgende dag wordt weer geprobeerd om contact te krijgen, doch lukt weer niet. De derde dag bedraagt het aantal uren ongeoorloofd verzuim inmiddels 16 uur dus moet de student bij DUO gemeld worden. De enige stappen die de opleiding vòòr de melding heeft kunnen nemen zijn 2 à 3 telefoontjes en een brief sturen. Wordt de kwaliteit van de melding nu als onvoldoende beschouwd omdat er weinig informatie in staat? Nee, de tijd tussen het begin van het verzuim en de grens van 16 uur was te kort om meer te kunnen doen. Een 18-23 jarige student zonder startkwalificatie moet na 5 dagen onafgebroken ongeoorloofd verzuim bij DUO gemeld worden.
- Ik ben mentor en werk alleen op ma en di. Op wo morgen wordt bij één van mijn studenten de grens van 16 uur ongeoorloofd verzuim bereikt. Ik zie dit pas de ma erop en ga dan melden. Dit is binnen 5 werkdagen dus op tijd. De student heeft echter vanaf de wo toen de 16 uur bereikt waren nog 9 uur in de rest van de week verzuimd. Wat nu? De mentor die de desbetreffende student op ma meldt vermeldt in de melding dat er 16 uur verzuimd is en de woensdag als eind van het verzuim. Na de grens van 16 uur begint een nieuwe periode en de 9 uur die in de rest van de week verzuimd zijn tellen derhalve voor de tweede melding. 9
6
www.waarwasje.nu Informatie/Albeda/rubriek Verzuimaanpak: ‘Aanpak verzuim via het CBZ’
4. De schoolcontrole 4.1 Voorbereiding op de schoolcontrole Onderstaande stukken moeten op de dag van de controle klaarliggen:
Interne procedure van verzuimmeldingen en van de aanwezigheidsregistratie van les- en praktijktijd. De legenda van de codes die voor de verzuimregistratie gebruikt worden.
Een overzicht van de schoolvakanties en vrije dagen van het huidige cursus jaar.
Een overzicht van de klassen/klassenlijsten waarop in ieder geval naam, geboortedatum en adres van iedere student vermeld is. Hieruit worden de 3 klassen geselecteerd welke die dag onderzocht worden.
Lijst met de meldingen bij DUO vanaf het begin van het schooljaar t/m de dag van onderzoek. Hiervoor de crebonummers van de opleiding naar
[email protected] mailen, deze lijst wordt dan tezamen met onderstaande lijst door Martinie Wolf aan geleverd.
Een schoolgids/studiehandleiding waarin het verzuimbeleid is beschreven. N.B. In de schoolgids/studiehandleiding moet daarbij ook expliciet vermeld worden dat het ongeoorloofd verzuim van 16,17 jarige leerplichtige studenten zonder startkwalificatie en van 18 tot 23 jarige studenten zonder startkwalificatie , bij leerplicht wordt gemeld. De consequenties voor de student dienen ook te worden vermeld.
Map met studenten die het huidige schooljaar extra verlof hebben gekregen ( aanvraag + beschikkingen). Tijdens het onderzoek selecteert de onderzoeker hieruit 5 verlofaanvragen, hiervan moeten relevante stukken, zoals de aanvraag en beschikking, door de school beschikbaar worden gesteld. Standaard formulieren en richtlijnen voor extra verlofaanvragen staan op www.waarwasje.nu : Knop Informatie/ Protocollen en Brieven/Albeda/rubriek wet- en regelgeving.
Indien van toepassing: lijst met alle dit schooljaar verwijderde studenten. Tijdens het onderzoek selecteert de onderzoeker hieruit 5 verwijderingen, hiervan moeten relevante stukken, zoals brieven aan ouders, melding verzuim en verwijdering aan LPA, door de school beschikbaar worden gesteld. NB: onder verwijdering verstaat LP dat de student de toegang tot de lessen is ontzegd, derhalve iets anders dan uitschrijving.
Indien van toepassing: lijst met alle dit schooljaar geschorste studenten. hiervan moeten relevante stukken, zoals brieven aan ouders, melding verzuim en schorsing aan LPA, door de school beschikbaar worden gesteld.
Lijst met uitschrijvingen studenten zonder startkwalificatie DUO vanaf het begin van het schooljaar t/m de dag van onderzoek. Deze lijst wordt tezamen met de lijst met DUO meldingen door Martinie Wolf aangeleverd.
M.b.t. BPV: er wordt gevraagd hoe het verzuim geregistreerd wordt, ziekmeldingen e.d. doch dit wordt niet in de beoordeling meegenomen.
7
4.2 De dag van de schoolcontrole
Het is belangrijk dat de onderwijsleider en de verzuimmedewerker op de controledag aanwezig zijn, opdat specifieke vragen van de onderzoekers tijdens die dag beantwoord kunnen worden.
De onderzoeker selecteert drie klassen en, indien van toepassing, 5 tijdens dit schooljaar verwijderde studenten.
Indien van toepassing: van de 5 geselecteerde verwijderde studenten de persoonlijke verzuimadministratie van de 16 weken voorafgaande aan de verwijdering.
De onderzoeker wil de roosters van de les- en praktijktijd en de verzuimregistratie van de afgelopen 16 weken vanaf de dag van de controle van de geselecteerde klassen inzien (weekoverzichten waarop per student de aanwezigheid per dag kan worden gezien). Als men ziet dat een student uit deze klassen de grens van 16 klokuren ongeoorloofd verzuim bereikt had, kijkt men op de lijst of deze bij DUO gemeld is. Is dit niet binnen 5 werkdagen gebeurd, is de melding te laat en is dit onderdeel van het onderzoek onvoldoende.
Vervolgens gaat de onderzoeker “koppen” tellen.
De onderzoeker vraagt de verzuimregistratie van uitgeschreven studenten op om te zien of er juist gehandeld is (meldingen bij DUO, e.d.).
De onderzoeker wil de administratie van de ziek – en afmeldingen inzien ( Dossiervorming). Bovendien wil hij/zij weten wat het ziektebeleid (bij simulanten, maar ook bij werkelijke ziekte) en het te laat kom beleid van de opleiding is.
Van de gedane verzuimmeldingen bij DUO binnen de onderzoeksgroep vraagt de onderzoeker daadwerkelijke prints uit het verzuimloket. Deze worden op de dag zelf uitgeprint, hetzij door de verzuimmedewerker, hetzij door Martinie Wolf.
8
4.3 Na de schoolcontrole
Eerste onderzoek: De onderzoeker stuurt na het onderzoek een schriftelijke rapportage aan de branchedirecteur en onderwijsleider, deze krijgen in het kader van hoor en wederhoor vervolgens 10 werkdagen om een reactie te geven. Vervolgens wordt door de onderzoeker een definitief rapport opgemaakt. De onderzoeker start met het aanleggen van een dossier van de instelling/opleiding. Melding aan de Inspectie van het Onderwijs vindt niet plaats.
Tweede onderzoek: Na minimaal drie maanden beoordeelt de onderzoeker of de opleiding de eerder geconstateerde tekortkomingen heeft weggewerkt. Als de opleiding nu voldoet aan alle wettelijke bepalingen maakt de onderzoeker hier een aantekening van in het dossier en wordt het dossier gesloten. De opleiding krijgt wederom een schriftelijk rapportage. De branchedirecteur en onderwijsleider krijgen in het kader van hoor en wederhoor vervolgens 10 werkdagen om een reactie te geven. Vervolgens wordt door de onderzoeker een definitief rapport opgemaakt. Indien de opleiding nog steeds niet voldoet aan de wettelijke bepalingen dan zal de onderzoeker de opleiding aansporen om alsnog aan de eisen te voldoen en aangeven dat hij/zij bij wederom niet voldoen een signaal zal afgeven aan de Inspectie van het Onderwijs. De onderzoeker bevestigt schriftelijk de resultaten van het onderzoek aan de branchedirecteur en onderwijsleider. Deze krijgen in het kader van hoor en wederhoor vervolgens 10 werkdagen om een reactie te geven. Vervolgens maakt de onderzoeker het definitieve rapport op. Alle schriftelijke stukken worden opgenomen in het dossier van de school.
Derde onderzoek indien er bij het tweede onderzoek wederom tekortkomingen waren : De onderzoeker beoordeelt na minimaal drie maanden of de opleiding de eerder geconstateerde tekortkomingen heeft weggewerkt. Als de opleiding nu voldoet aan alle wettelijke bepalingen maakt de onderzoeker hier een aantekening van in het dossier en wordt het dossier gesloten. Wel wordt een schriftelijke rapportage aan de opleiding gezonden. De branchedirecteur en onderwijsleider krijgen in het kader van hoor en wederhoor vervolgens 10 werkdagen om een reactie te geven. Vervolgens maakt de onderzoeker het definitieve rapport op. Als de onderzoeker constateert dat de opleiding bij de derde controle nog steeds niet voldoet aan de wettelijke vereisten, volgt een melding aan de Inspectie van het Onderwijs. De onderzoeker zendt bij de melding een kopie van alle relevante informatie (dossier) aan de Inspectie van het Onderwijs. Hiermee start het officiële toezicht- en handhavingstraject vanuit de Inspectie van het Onderwijs en komt de instelling in de rode fase terecht. De onderzoeker stelt de instelling schriftelijk in kennis van de melding en stuurt een schriftelijke rapportage. De branchedirecteur en de onderwijsleider krijgen in het kader van hoor en wederhoor 10 werkdagen om een reactie te geven. Vervolgens wordt door de onderzoeker een definitief rapport opgemaakt. De Inspectie van het Onderwijs hanteert de melding als urgent signaal en beoordeelt het dossier. Wanneer het dossier in de ogen van de Inspectie onvoldoende is onderbouwd, verzoekt de inspectie de onderzoeker het dossier aan te vullen. Als het dossier vervolgens compleet en het
9
juridisch handhaafbaar is, start de inspectie het handhavingstraject en legt een bestuurlijke boete op. Is het dossier nog steeds niet compleet, dan voert de Inspectie zelf onderzoek uit. Zij stuurt zo nodig een brief met gelegenheid tot herstel. De opleiding(en) kom(en) onder geïntensiveerd toezicht en moet verbeteracties plegen. De Inspectie informeert de onderzoeker van het schoolcontroleteam. Na drie maanden voert de Inspectie het onderzoek op instelling opnieuw uit, indien gewenst met de onderzoeker van het schoolcontroleteam. Voldoet de instelling nu aan de wettelijke bepalingen dan sluit de Inspectie het dossier. Als de instelling na de hersteltermijn niet voldoet, legt de Inspectie dit vast in een conceptrapport en na hoor- en wederhoor in een definitief rapport. Daarna legt de Inspectie een bestuurlijke boete op. De instelling blijft onder geïntensiveerd inspectietoezicht totdat zij de zaken op orde heeft conform de wettelijke bepalingen.
Afspraken in convenanten De afspraken die de gemeente in convenanten of anderszins met instellingen heeft gemaakt met betrekking tot de reductie van schoolverzuim en schooluitval kunnen door de gemeente in de onderzoeken meegenomen en gerapporteerd worden. In de handhaving door de Inspectie van het Onderwijs zullen die bevindingen echter niet worden meegewogen. In de handhaving door de Inspectie van het Onderwijs zijn alleen de wettelijke bepalingen het uitgangspunt.
10
5 Tips voor een juiste aanwezigheidsregistratie (zoals geëist bij een schoolcontrole)
Controleer iedere week of tijdens alle ingeroosterde uren de aanwezigheid van de studenten geregistreerd is. Van 2 à 3 willekeurige klassen wordt nl. de aanwezigheidsregistratie van drie maanden voorafgaand aan het onderzoek gecontroleerd en als er één of twee uur niet geregistreerd is wordt de verzuimregistratie als onvolledig beoordeeld.
Indien er een lesuur uitvalt en niet vervangen wordt, haal het lesuur uit AWR. Als dit niet gedaan wordt staat er een uur zonder aanwezigheidsregistratie op het rooster en is voor de controleurs de verzuimregistratie onvoldoende.
Indien een student de grens van 16 uur ongeoorloofd verzuim bereikt heeft meld dit dan binnen 5 werkdagen. Als de controleurs constateren dat een student te laat gemeld is wordt het melden van relatief verzuim als onvoldoende beoordeeld.
Let erop dat op de dag van de schoolcontrole de docenten de aanwezigheid aan het begin van het lesuur registreren, dit i.v.m. het zgn. “koppentellen” door de controleurs.
Indien een kwalificatie plichtige student verwijderd wordt moet dit uiterlijk de volgende werkdag bij DUO gemeld worden. Zo niet, is deze melding te laat en derhalve een onvoldoende in de rapportage. Het is logisch dat de officiële brief met de argumenten voor de verwijdering niet onmiddellijk verzonden kan worden daar deze eerst door de juridische afdeling goedgekeurd moet worden.
Hetzelfde geldt als een kwalificatie plichtige student geschorst wordt, dit moet ook onmiddellijk via het loket van DUO gemeld worden.
Maak een dossier van iedere verzuimende student. D.w.z.: noteer het telefoongesprek bij het eerste uur verzuim, maak een kopie van de brief die wordt verzonden na 5 uur verzuim, maak een gespreksverslag, etc. Neem deze gespreksverslagen en brieven op in DsDo.
Bij het verlenen van “vrijstelling geregeld schoolbezoek” of te wel extra verlof zorg dat de aanvraag en de beslissing op papier staan en dat er bewijsstukken overlegd kunnen worden, zoals een kopie van een trouwkaart van een 25-jarig huwelijk ouders of van een rouwkaart, schriftelijke toestemming om een Islamitische feestdag te vieren, etc.. Zie ook aanvraagformulieren en richtlijnen extra verlof op www.waarwasje.nu : knop informatie/ protocollen & brieven Albeda/ rubriek wet- en regelgeving.
11
