Handboek penningmeester Houd de vinger aan de (financiële) pols

Handboek penningmeester Houd de vinger aan de (financiële) pols

Handboek penningmeester Houd de vinger aan de (financiële) pols

Over BDO CampsObers Accountants&Adviseurs

Met circa 2.000 medewerkers en ruim 30 vestigingen in Nederland is BDO CampsObers Accountants & Adviseurs marktleider in haar branche voor het Nederlandse middenbedrijf. Met een werkwijze die een meerwaarde toevoegt waar onze klanten (veelal de entrepreneurs onder de ondernemers) ons voor inschakelen. Als gids en als vertrouwenspersoon in de wereld van het middenbedrijf. Een groot deel van onze klanten bestaat uit (groeiende) familiebedrijven. Op basis van het BDO Groeimodel ontvangen ondernemers advies op maat. Naast accountants en belastingadviseurs heeft BDO CampsObers Accountants & Adviseurs professionals in huis op het gebied van onder andere Corporate Finance, Personeel & Organisatie, Informatietechnologie en Business Control. Wereldwijd is BDO operationeel met ruim 25.000 medewerkers in ruim 100 landen.

Deze publicatie is vervaardigd voor exclusief gebruik door BDO CampsObers Accountants & Adviseurs, haar klanten en andere relaties. Voor eventuele fouten of onvolkomenheden in deze publicatie kan de uitgever niet aansprakelijk worden gesteld. De tekeningen zijn van de hand van Teun Berserik, illustrator te Den Haag. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op enige andere wijze, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. Eerste druk, november 1996 – Tweede druk, maart 2001 – Derde druk, oktober 2003 – Vierde druk, december 2005 is een op naam van Stichting BDO te Amsterdam geregistreerd merk. CampsObers is een op naam van BDO CampsObers Holding B.V. te Eindhoven geregistreerd merk. In deze publicatie worden BDO en BDO CampsObers gebruikt ter aanduiding van de organisatie die onder de merknaam ‘BDO’ actief is op het gebied van de zakelijke dienstverlening (accountancy, belastingadvies en consultancy). BDO CampsObers Accountants & Adviseurs is een op naam van BDO CampsObers Holding B.V. te Eindhoven geregistreerde handelsnaam en wordt gebruikt ter aanduiding van een aantal met elkaar in een groep verbonden rechtspersonen, die ieder afzonderlijk onder de merknaam ‘BDO’ actief zijn op een bepaald terrein van de zakelijke dienstverlening (accountancy, belastingadvies en consultancy).

© 2005 BDO CampsObers Accountants & Adviseurs – ISBN-10: 90-73412-80-3 ISBN-13: 978-90-73412-80-4

Inhoudsopgave

Voorwoord

...................................................................................................................

7

8

1

Inleiding

2

Administratieve taken

................................................................................

11

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Procedures en scheiding van functies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De aansprakelijkheid van bestuursleden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Financiële administratie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Subadministraties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Begroting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

12 13 13 14 14

3

Verslaglegging

...............................................................................................

16

3.1 3.2 3.3

Periodiek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Jaarafsluiting en -rapportage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opbrengsten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Contributies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Kantine-opbrengsten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Subsidies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Sponsoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Advertenties en reclame . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Verhuur van accommodatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Overige opbrengsten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Bijdrage bond . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Trainers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Materialen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Huur accommodatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Overige uitgaven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

17 17 17 17 19 20 20 21 21 22 22 22 23 23 24 24

3.4

............................................................................................................

5

Inhoudsopgave

4

Kascommissie

...............................................................................................

25

4.1 4.2

Algemeen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opbrengsten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Contributies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Kantine-opbrengsten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Sponsoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Advertenties en reclame . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Verhuur van accommodatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Overige opbrengsten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Bijdrage bond . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Trainers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Materialen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Huur accommodatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Overige uitgaven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

26 27 27 27 27 28 28 28 28 28 29 29 29 29

Omzetbelasting

............................................................................................

30

Advertenties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Onvoorziene omstandigheden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kantine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Omzetbelastingtarief . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Investeringen in nieuwe accommodatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gelegenheid geven tot sportbeoefening . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Subsidies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sportcursussen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Controle door de fiscus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

32 32 32 33 33 33 34 34 35

Loonbelasting en premieheffing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Arbeidsverhouding/dienstbetrekking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Vrijwilligers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Controle door de fiscus en het UWV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

36 37 38 38

4.3

5

-

6

Bijlage Voorbeeld van een verslaglegging

6

.....................................................................

40

Voorwoord

Het uitoefenen van de functie van penningmeester wordt in onze snel veranderende en complexer wordende maatschappelijke omgeving steeds moeilijker. Verenigingsbestuurders moeten vaak moeilijke en, voor een vereniging ingrijpende, beslissingen nemen. De tijd hiervoor is meestal beperkt en de benodigde informatie in geringe mate aanwezig. Op de penningmeester wordt een steeds grotere druk uitgeoefend voor snelle en betrouwbare informatie. BDO CampsObers Accountants & Adviseurs, partner van de Koninklijke Nederlandse Hockey Bond, probeert penningmeesters in hun taak te ondersteunen. De voor u liggende brochure ‘Handboek Penningmeester’ is gericht op de (vrijwillige) penningmeester met zijn beperkte hoeveelheid beschikbare tijd. BDO CampsObers Accountants & Adviseurs KNHB

7

Hoofdstuk 1 Inleiding


De penningmeester heeft als één van de drie (naast voorzitter en secretaris) verplichte leden van het bestuur van de vereniging, een essentiële rol. Zijn voornaamste taak is het beheer van de financiën van de vereniging en het verstrekken van periodieke financiële informatie aan het bestuur. De uitvoering van de taak van de penningmeester kan per vereniging anders georganiseerd zijn. Afhankelijk van de grootte van de vereniging en de tijd die de penningmeester beschikbaar heeft, kan gekozen worden voor zelf administreren of gedeeltelijk tot volledig uitbesteden aan een administratie- of accountantskantoor. De penningmeester woont de vergaderingen van het (dagelijks) bestuur bij. Hij staat dicht bij de besluitvorming over allerlei beleidszaken binnen de vereniging. Daarnaast ziet hij als eerste de financiële consequenties van de genomen besluiten voor de koers die de vereniging volgt. Tevens is hij vanuit zijn positie binnen het bestuur vaak betrokken bij de organisatie van evenementen. Naast de beoordeling van de financiële haalbaarheid stelt hij de richtlijnen op voor de begroting en de afrekening van elk evenement, zodat een goede verantwoording afgelegd kan worden. De voornaamste eis die het bestuur moet stellen is dat zij tijdige en betrouwbare informatie ontvangt ten aanzien van de financiële positie van de vereniging. In het ‘Handboek penningmeester’ wordt op het voeren van een administratie en op het verstrekken van informatie ingegaan. Hierbij wordt uitgegaan van een minimale functiescheiding binnen het bestuur als voorwaarde voor de volledigheid van de verantwoorde opbrengsten en de juistheid van de verantwoorde kosten. Tevens komen opbrengsten- en kostencategorieën aan de orde die deel uit maken van de administratie en worden fiscale zaken belicht. Binnen elke sportvereniging stelt de kascommissie vast of de penningmeester het beheer van de financiën op een verantwoorde wijze heeft uitgevoerd. Het bestuur dient verantwoording af te leggen over het gevoerde beleid, waaronder het financieel beleid. De kascommissie, hét controle-orgaan van de leden, kan aan de ledenvergadering voorstellen de penningmeester te déchargeren voor zijn werk van het afgelopen seizoen. Vaak wordt gedacht dat de werkzaamheden van de kascommissie zich beperken tot een gezellig onderonsje met de penningmeester. Ook worden vaak, wegens gebrek aan ‘deskundigen’, vrijwilligers uit de ledenvergadering gekozen om in de kascommissie zitting te nemen zonder dat zij voor deze taak de benodigde vakkennis in huis hebben. In het ‘Handboek penningmeester’ zal op de taken en werkzaamheden van de kascommissie in een apart hoofdstuk worden ingegaan. Hierin wordt onder andere benadrukt dat van de kascommissie veel verwacht

9


mag en moet worden. Zij vormt het enige orgaan dat de leden kunnen gebruiken om de activiteiten van het bestuur (financieel) te toetsen. Het doel van deze brochure is om de penningmeester binnen zowel het bestuur als de vereniging in haar geheel te ondersteunen. Mochten er toch nog vragen onbeantwoord blijven, aarzel dan niet en neem contact op met één van onze kantoren. Onze medewerkers staan u graag te woord.

10

Hoofdstuk 2 Administratieve taken


2.1 Procedures en scheiding van functies Het bestuur van een vereniging bestaat minimaal uit drie personen, namelijk de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Tussen deze drie personen bestaat een taakverdeling, waardoor van een minimale functiescheiding sprake is. De secretaris van de vereniging heeft als belangrijke taak het in- en uitschrijven van de leden (de ledenadministratie), terwijl het incasseren van de contributies voor de penningmeester een belangrijke taak is. Uit de registratie van de secretaris kan de penningmeester afleiden welk bedrag hij moet ontvangen. Naast de drie verplichte functies, zijn vaak andere bestuurders werkzaam binnen het bestuur. Zij zijn in de regel verantwoordelijk voor de organisatie van de wedstrijden, de kantine, de selectie, de toernooien, etc. In de bestuursvergaderingen zijn zij mede verantwoordelijk voor het bepalen van het beleid en het uitdragen hiervan naar de leden. Daarnaast kunnen zij verantwoordelijk gesteld worden voor het kostenbudget dat aan hun taak is verbonden. Voorwaarde is hierbij wel dat zij de kosten ook daadwerkelijk kunnen beïnvloeden. Bij de oprichting van een vereniging worden veelal de statuten en het huishoudelijk reglement opgesteld. Elke wijziging in de statuten en het reglement dient goedgekeurd te worden door de Algemene Leden Vergadering (ALV). Daarnaast komt het voor dat bepaalde beslissingen, zoals de aankoop van onroerende zaken, zijn voorbehouden aan de ALV. Door deze regels zijn de bevoegdheden van het bestuur tot een bepaalde mate beperkt. De regels in de statuten en het huishoudelijk reglement zijn er tot bescherming van de leden, maar tevens ter bescherming van het bestuur. Naast regels met betrekking tot bevoegdheden van het bestuur is het belangrijk de tekeningsbevoegdheid van de bestuursleden vast te leggen. Het gaat hierbij dan om wie, waarvoor en tot welke bedragen mag betalen en of dit alleen of gezamenlijk moet gebeuren. Deze bevoegdheden worden geregistreerd in het verenigingsregister van de Kamer van Koophandel. Het bestuur stelt vóór aanvang van het seizoen een begroting op die mede de basis vormt voor het contributievoorstel aan de leden. Goedkeuring van de begroting en vaststelling van de contributie vindt plaats in de jaarlijkse Algemene Leden Vergadering. Het bestuur dient binnen de begroting te blijven en daartoe alle maatregelen en besluiten te nemen. Overschrijding van de begroting wordt uitgelegd aan de leden. Bewaking van de realisatie van de begroting door het bestuur zelf is dus ook van groot belang. Aan het einde van het jaar wordt over het gevoerde beleid, zowel financieel als operationeel, verantwoording afgelegd aan de leden tijdens de ALV.

12


2.2 De aansprakelijkheid van bestuursleden Bestuursleden, en dus ook de penningmeester, zijn met hun vermogen aansprakelijk voor de gevolgen van sommige handelingen. Er is een interne aansprakelijkheid, maar ook een externe. De interne aansprakelijkheid kan ontstaan als de vereniging een bestuurslid aanspreekt voor schade die door hem is veroorzaakt. Bijvoorbeeld: de penningmeester laat na de door de vereniging verschuldigde loonbelasting af te dragen. De vereniging kan eisen dat de penningmeester de boete vergoedt die de Belastingdienst heeft opgelegd. De vereniging kan zich overigens wel tegen deze risico’s verzekeren. De externe aansprakelijkheid kan worden ingeroepen als sprake is van kennelijk onbehoorlijk bestuur. Normaliter kunnen bestuursleden in het algemeen niet aansprakelijk zijn tegenover derden als zij namens de vereniging handelen. Een vereniging is namelijk een rechtspersoon. Bij kennelijk onbehoorlijk bestuur kan dit dus echter wel. Hier is met name sprake van als een bestuurder heeft gehandeld buiten zijn bevoegdheden. Er zijn verbintenissen aangegaan die buiten het doel van de vereniging liggen. Een derde kan de bestuurder dan aanspreken en zelfs dagvaarden voor de rechtbank.

2.3 Financiële administratie Het financieel beheer van de vereniging behoort tot de taken van het bestuur. De penningmeester doet weliswaar het werk, maar het gehele bestuur is verantwoordelijk. De wet zegt hierover: ‘Het bestuur is verplicht tot het houden van zodanige aantekeningen omtrent de vermogenstoestand van de rechtspersoon, dat daaruit te allen tijde zijn rechten en verplichtingen kunnen worden gekend’. Er moet dus een behoorlijke boekhouding worden bijgehouden. Verplicht volgens de wet is ook het opstellen van een balans en een staat van baten en lasten, alsmede een toelichting (ofwel de jaarrekening). Het is de taak van de penningmeester om de financiën van de vereniging te beheren en de verantwoording aan de leden, in de vorm van een jaarrekening, voor te bereiden. Een goede verantwoording kan alleen opgesteld worden als een financiële administratie aanwezig is, waarin alle financiële mutaties van het verenigingsjaar worden geregistreerd en waaruit aan het einde van het verenigingsjaar het jaar-

13


verslag kan worden afgeleid. Alle administraties worden in de verantwoording aan de leden geïntegreerd, waardoor een totaaloverzicht mogelijk wordt. Er zijn diverse goedkope en goede standaard-softwareprogramma’s verkrijgbaar, waarmee op eenvoudige wijze een financiële administratie kan worden opgezet. In deze brochure wordt op de verschillende programma’s niet nader ingegaan. Ook is het goed mogelijk de financiën bij te houden via een spreadsheetprogramma, maar wordt bij wat grotere verenigingen niet aanbevolen. Binnen het bestuur is de penningmeester verantwoordelijk voor de inrichting en de uitvoering van de administratie. De kascommissie heeft echter toegang tot alle tot de vereniging behorende administraties. Zij mag hierin niet worden belemmerd. De financiële administratie en de jaarstukken moeten gedurende 7 jaren worden bewaard.

2.4 Subadministraties Afhankelijk van de grootte van de vereniging en de wens bepaalde zaken apart te registreren worden soms subadministraties bijgehouden. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan de afzonderlijke exploitatie van velden of de sponsoringadministratie. Daarnaast komt het regelmatig voor dat via een aparte stichting of vereniging specifieke onderdelen van de vereniging geëxploiteerd worden. Deze brochure gaat niet specifiek in op de inrichting van mogelijke subadministraties omdat de uitgangspunten hiervoor overeenkomen met de uitgangspunten voor een totale administratie.

2.5 Begroting Eén van de werkzaamheden van de penningmeester is de voorbereiding van de begroting voor het komende verenigingsjaar. Deze begroting moet gedragen worden door de medebestuursleden en wordt tijdens de ledenvergadering (ALV) door de leden goedgekeurd. Normaliter wordt de begroting opgesteld op basis van verwachte kostenontwikkelingen en het verwachte ledenbestand. Het is aan te bevelen regelmatig de kosten te analyseren. Dit resulteert in een betere kostenbewaking. Daarnaast ontstaat een beter inzicht in de kosten waardoor tijdig een voorstel tot bezuiniging gedaan kan worden. Niettemin blijven onzekere factoren in de begroting bestaan. Zo is bijvoorbeeld de kantine-opbrengst afhankelijk van de organisatie van toernooien en overige activiteiten.

14


Bij deze activiteiten speelt het weer vaak een belangrijke rol. Daarnaast kunnen subsidies en sponsorinkomsten plotseling wegvallen, waarvoor op korte termijn geen vervangende inkomstenbron te vinden is. Ook met vermogensontwikkeling voor plannen in de nabije of verre toekomst moet rekening gehouden worden. Privatisering (overdracht van clubgebouw/-velden door de gemeente aan de vereniging) kan hiervoor een belangrijke overweging zijn. Het is belangrijk dat de penningmeester en de andere bestuursleden dergelijke onzekere factoren betrekken in de begroting. Hierdoor wordt de continuïteit van de vereniging beter gewaarborgd. Om de kosten van eenmalige activiteiten te kunnen bewaken, is het aan te bevelen de commissie die verantwoordelijk is voor de activiteit, een begroting te laten opstellen. Deze dient vervolgens ter goedkeuring aan het bestuur voorgelegd te worden. De penningmeester ondersteunt de commissie door het eventueel aanreiken van gegevens en een beoordeling van de begroting op haalbaarheid en risico’s. Vaak blijkt dat eenmalige activiteiten de vereniging voor flinke financiële problemen kunnen stellen. Het bestuur dient dit te voorkomen omdat hierdoor de continuïteit van de vereniging in gevaar kan komen.

15

Hoofdstuk 3 Verslaglegging


3.1 Periodiek Het bestuur moet regelmatig de financiële ontwikkelingen kunnen beoordelen. Dit kan door periodieke verslagleggingen (bijvoorbeeld éénmaal per kwartaal), die worden opgesteld door de penningmeester. Belangrijk daarbij is dat dezelfde opzet gehanteerd wordt als bij de begroting en de jaarlijkse verslaglegging. Hierdoor is een vergelijking tussen werkelijkheid en begroting mogelijk en kan het bestuur, eventueel op voorstel van de penningmeester, corrigerende maatregelen treffen indien dat nodig is. Het kan gewenst zijn om in de vorm van specificaties een gedetailleerder inzicht te geven in de samenstelling van de vermelde posten.

3.2 Jaarafsluiting en -rapportage Jaarlijks, na afloop van een verenigingsjaar, legt het bestuur verantwoording af over haar beleid. Dat doet zij onder andere door het opstellen van een financieel verslag. Belangrijk is dat deze financiële verantwoording op dezelfde wijze gepresenteerd wordt als de begroting. Vergelijking tussen begroting en werkelijkheid wordt daardoor goed mogelijk. Een indeling naar activiteiten en commissies maakt voor alle leden goed zichtbaar wat met het geld is gebeurd. Substantiële afwijkingen tussen begroting en werkelijkheid moeten in het jaarverslag worden verklaard. De penningmeester stelt op basis van de financiële administratie het financieel verslag op. Deze bestaat uit de balans, de staat van baten en lasten en een doelgerichte toelichting op beide stukken. Ter afsluiting vergelijkt de penningmeester de cijfers van het boekjaar met die van het vorige boekjaar en de begroting en verklaart per onderdeel belangrijke afwijkingen. In de bijlage treft u een model voor verslaglegging aan. Hierbij zal per vereniging een andere benaming van de posten gehanteerd worden. Het is aan te bevelen om per post een korte toelichting te verstrekken, waardoor eventueel opgeroepen vragen meteen worden verduidelijkt.

3.3 Opbrengsten Contributies Om de juistheid en volledigheid van de inname van de contributiegelden te kunnen vaststellen is een tweetal administratieve maatregelen zeer belangrijk. Ten eerste keurt de Algemene Leden Vergadering (ALV), op basis van een voorstel van het bestuur, de hoogte van de contributie goed. Als regel volgt dit voorstel

17


rechtstreeks uit de begroting voor het komende seizoen. De hoogte van de contributie dient in notulen van de ALV te worden opgenomen. Ten tweede dient een ledenadministratie te worden bijgehouden door de secretaris. De minimaal hierin op te nemen gegevens zijn: lidmaatschapsnummer, n.a.w.gegevens en geboortedatum. In de bestuursvergadering meldt de secretaris de mutaties in het ledenbestand, die vervolgens in de notulen, of in een ander officieel orgaan zoals het clubblad, worden vastgelegd. De secretaris houdt tevens een standenregister bij, waarin hij maandelijks de mutaties verwerkt. Uit dit standenregister moet blijken in welke categorie de mutaties zich hebben voorgedaan en de eindtotalen per (opbrengst)categorie per maand. Een categorie is bijvoorbeeld: senioren, junioren, mini’s. Uiteraard is deze uitsplitsing alleen noodzakelijk als de contributiegelden per categorie verschillen. De penningmeester gebruikt de ledenadministratie voor de inname van contributiegelden. Als hiervoor gebruik wordt gemaakt van machtigingen, controleert de penningmeester of deze van alle leden zijn ontvangen. Leden die geen machtiging hebben afgegeven ontvangen een acceptgiro. Vóór verzending gaat de penningmeester de volgende zaken na: a is het totaal aantal ontvangen machtigingen en verzonden acceptgirokaarten gelijk aan het totaal aantal leden volgens het standenregister (denk hierbij aan speciale gezinscontributies)? b is het aantal ontvangen machtigingen en verzonden acceptgirokaarten per opbrengstcategorie gelijk aan het aantal leden in die opbrengstcategorie volgens het standenregister? c is de in rekening gebrachte contributie gelijk aan de vastgestelde contributie (zie notulen ALV)? De penningmeester kan vaststellen wat het te ontvangen contributiebedrag is door het aantal leden per opbrengstcategorie met het contributiebedrag van die opbrengstcategorie te vermenigvuldigen. De ontvangst van de contributie houdt de penningmeester per lid bij. Bij overschrijding van de betalingstermijn (vastgesteld door het bestuur en vastgelegd in de notulen) dient de penningmeester bij het desbetreffende lid te rappelleren. Na overschrijding van de tweede termijn volgt een schriftelijke aanmaning. Indien de contributie na herhaald verzoek nog niet wordt voldaan zal de penningmeester dit melden aan het bestuur. Het bestuur beslist in dat geval welke actie ondernomen moet worden (te denken valt aan inschakeling van een incassobureau of - afhankelijk van de statutaire bepalingen - in het uiterste geval royement. Dit laatste ook melden aan de sportbond).

18


Als de ledenvergadering een boete bij te late betaling heeft ingesteld, gaat de penningmeester na of de leden die te laat betalen ook de vastgestelde boete afdragen. Deze boetes dient hij apart te administreren, zodat de aansluiting in totalen van de te ontvangen contributies nog steeds gemaakt kan worden. Kantine-opbrengsten Voor veel verenigingen vormt de kantine-omzet, naast de contributie-inkomsten en sponsorbijdragen, één van de belangrijkste inkomstenbronnen. Meestal heeft een vereniging een kantine in eigen beheer en ligt de verantwoordelijkheid hiervoor bij het bestuur. De kantine wordt veelal bemand door vrijwilligers onder verantwoordelijkheid van een kantinebeheerder of barcommissie. De verkopen in de kantine genereren contant geld. Om ervoor te zorgen dat alle kantine-opbrengsten aan de vereniging toekomen zijn de volgende punten van belang: • Spreek ‘spelregels’ af met de vrijwilligers die bardienst hebben, bijvoorbeeld met betrekking tot eigen gebruik, registratie van het eigen gebruik en kasverantwoording (bijvoorbeeld door middel van een kasregister). Hiervoor kan een instructie worden toegevoegd aan het bardienstschema; • Houd als kantinebeheerder of commissie toezicht op de verrichtingen van de vrijwilligers; • Laat vrijwilligers rouleren volgens een bardienstschema; • Tel als vrijwilliger of kantinebeheerder het aanwezige kasgeld en maak hiervan een kasstaat op nadat een vast bedrag ten behoeve van wisselgeld ervan afgetrokken is. Berg het restant op in een kluis of stort dit af bij de bank. Geef de kasstaat aan de penningmeester; • Creëer een vaste voorraad in de bar en keuken. Sla deze op in een afgesloten ruimte waarvan alleen de kantinebeheerder een sleutel heeft. De voorraad moet door de kantinebeheerder en een vrijwilliger aan het eind van de kantinedienst of eenmaal per week (rekening houdend met evenementen, etc.) aangevuld worden tot de normale vaste hoeveelheid. De aanvullingen worden vastgelegd op een lijst die naar de penningmeester gaat. Deze bepaalt op basis van deze lijst, rekening houdend met een percentage eigen gebruik en afval, hoeveel de verkoopopbrengst zou moeten zijn. Daarna vergelijkt hij dit met het door de kantinebeheerder afgestorte bedrag. Eventuele verschillen worden uitgezocht. Voorgaande procedure gaat ver en zal in veel verenigingen slechts gedeeltelijk zijn doorgevoerd. Dit is echter een goede methode om vast te stellen dat de omzet volledig wordt verantwoord. Indien de procedure binnen de sportvereniging minder streng wordt opgesteld en nageleefd, is de kans op een onvolledige verantwoording groter. Daarnaast voert de penningmeester in samenspraak met de beheerder de volgende werkzaamheden uit:

19


•

•

•

•

Inventariseren van de voorraad. De vaste voorraad, de extra voorraad en het eventueel aanwezige kasgeld moeten gelijktijdig worden geïnventariseerd; Beoordelen van de behaalde bruto-winstmarges, per opbrengstcategorie. Opbrengstcategorieën zijn bijvoorbeeld: bier, frisdrank, koffie, snoep en snacks, gebaseerd op een ongeveer even hoge winstmarge; Beoordelen van het gebruik door vrijwilligers en door het bestuur (overweeg te werken met consumptiebonnen); Registreren van de inkopen aan de hand van de rechtstreeks ontvangen facturen van leveranciers. Deze facturen worden afgestemd met de door de kantinebeheerder bestelde hoeveelheden en verwerkt in de bar-administratie. Voorkom dat de inkoopfactuur ontvangen wordt door degene die de bestellingen pleegt.

De penningmeester legt middels deze werkzaamheden het verband tussen de inkopen, de mutatie in de voorraad en de verkopen (opnieuw rekening houdend met een percentage eigen gebruik, morsen en bederf). Subsidies Subsidiebedragen kunnen zeer divers zijn. Het kan een jaarlijkse bijdrage, eenmalige bijdrage (bijvoorbeeld voor het organiseren van een bepaalde activiteit) of een doorlopende bijdrage (bijvoorbeeld subsidie in verband met het ophalen van oud papier) zijn. De vaste jaarlijkse en eenmalige bijdragen kunnen op dezelfde manier worden verwerkt als de sponsorbijdragen. Subsidiebijdragen moet u altijd melden aan het bestuur en schriftelijk vastleggen. Leg ook besluiten hierover vast in de notulen. Sponsoring Sponsoring is voor de meeste sportverenigingen een belangrijke inkomstenbron. Om ervoor te zorgen dat alle toegezegde sponsorgelden binnenkomen, is het van belang afspraken schriftelijk (bijvoorbeeld in de vorm van een contract) vast te leggen. De secretaris stelt deze op en bewaart ze. Periodiek (bijvoorbeeld maandelijks) geeft hij aan de penningmeester door hoeveel aan sponsorgelden binnen moet komen. Het is wenselijk om vooral incidentele sponsorbijdragen op te nemen in de notulen. Belangrijke sponsorcontracten (bijvoorbeeld voor lange duur of bij een hoog bedrag) dienen eerst in de bestuursvergadering te worden besproken. De secretaris en de voorzitter dienen het contract te ondertekenen. Leg contracten en incidentele sponsorbijdragen vast in de notulen. Criteria voor belangrijke sponsorcontracten dienen van te voren door de ledenvergadering of door het bestuur te worden vastgesteld. De penningmeester houdt, op basis van kopieën van sponsorcontracten, per sponsor bij of sponsorgelden worden betaald. Als de toegezegde bedragen niet

20


binnen komen stuurt de penningmeester een betalingsherinnering. Van kleinere sponsorbijdragen (bijvoorbeeld toernooisponsoring) maakt de penningmeester een lijst, die in het verenigingsblad wordt gepubliceerd. Eventueel kunnen sponsors aan het einde van het seizoen door middel van een advertentie bedankt worden. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat sponsors die niet op de lijst worden opgenomen contact opnemen met de secretaris voor rectificatie. Hierdoor wordt de genoemde advertentie een controlemiddel voor de volledigheid van de verantwoorde sponsoropbrengsten. In veel verenigingen houdt een sponsorcommissie zich namens het bestuur bezig met het werven van sponsors. De penningmeester moet met deze commissie goede afspraken maken. Advertenties en reclame Langs sportvelden hangen vaak reclameborden en in clubbladen worden vaak advertenties opgenomen. Tegenover deze vorm van reclame dienen opbrengsten te staan. Om de volledigheid van deze opbrengsten te waarborgen dient u een aantal organisatorische maatregelen te treffen. Allereerst stelt het bestuur per periode de opbrengst per reclamebord of per advertentie vast (eventueel afhankelijk van de grootte en ligging van het reclamebord). Deze bijdrage wordt jaarlijks vastgesteld en in de notulen opgenomen. De voorzitter of de secretaris sluit met diverse bedrijven overeenkomsten af voor het ophangen van één of meer reclameborden. Van de afgesloten overeenkomsten wordt door de secretaris periodiek een overzicht gemaakt dat hij aan de penningmeester overhandigt. De penningmeester gaat per overeenkomst na of de gelden voor reclame worden ontvangen. Het is aan te bevelen om in de overeenkomst een bepaling op te nemen dat betaling plaats moet vinden voor aanvang van elke nieuwe periode (eventueel op straffe van verwijdering of het niet ophangen van het reclamebord of niet opnemen van een advertentie). Niet tijdige betaling meldt de penningmeester aan de secretaris. Verhuur van accommodatie Om ervoor te zorgen dat de opbrengsten uit verhuur van accommodatie aan de vereniging ten goede komen moet u wederom enkele organisatorische maatregelen treffen. Het bestuur overweegt een tweetal zaken voordat zij de ruimte verhuurt. Ten eerste bepaalt zij wanneer de accommodatie kan worden verhuurd. Dit hangt af van de geplande eigen activiteiten en beschikbaarheid van vrijwilligers of een beheerder om de accommodatie open te stellen.

21


Ten tweede wordt het tarief vastgesteld en vastgelegd in de notulen. Tariefstelling wordt gebaseerd op onder andere concurrerende accommodaties en gemeentelijke bepalingen. Bereken of het tarief kostendekkend is. De secretaris sluit met alle gebruikers een huurovereenkomst af waarin onder andere wordt opgenomen: tarief per uur, dag, tijdstip gebruik, n.a.w.-gegevens van de gebruiker en regels met betrekking tot het gebruik van de ruimte. Ook voor eenmalige verhuur wordt een overeenkomst afgesloten. De secretaris let er hierbij op dat het veld/clubhuis niet dubbel wordt verhuurd. Een kopie van de planning voor de komende maand geeft hij aan de beheerder. Ten behoeve van de penningmeester maakt de secretaris een overzicht met betrekking tot de te ontvangen huursommen. Aan de hand van de planning ziet de beheerder toe op gebruik door de juiste personen en naleving van de overeengekomen regels. Spreek af dat betaling vooraf plaatsvindt. De penningmeester ziet er op toe dat voor alle overeenkomsten de huursom ontvangen wordt. De ontvangsten registreert hij hiervoor per overeenkomst. Kom overeen dat de huur vooraf wordt betaald. Bij te late betaling meldt de penningmeester dit aan de secretaris. De secretaris rappelleert de huurder in verband met de betaling. Overige opbrengsten Soms wordt een eenmalig bedrag aan inschrijfgeld betaald als iemand lid wordt van een vereniging. Voor de rol van de penningmeester en de kascommissie verwijzen wij naar de bij contributies vermelde punten. Op basis van de door de secretaris opgestelde en in de bestuursvergadering gemelde ledenmutaties worden maandelijks de inschrijfgelden door de penningmeester bij de nieuwe leden gedeclareerd. De hoogte van de te ontvangen inschrijfgelden kunt u vaststellen door vermenigvuldiging van het aantal nieuwe leden (zie standenregister) met het door de ledenvergadering vastgestelde inschrijfgeld. De penningmeester controleert de ontvangst per nieuw lid (zie verder onder taken penningmeester bij contributies).

3.4 Kosten Bijdrage bond Veel verenigingen zijn verbonden met een landelijke bond, bijvoorbeeld de KNHB (hockey), KNVB (voetbal) of KNLTB (tennis).

22


De bond zorgt voor het organiseren van wedstrijden (competitie/toernooien) en ondersteunt de aangesloten verenigingen op allerlei gebied. De secretaris geeft per 31 december de ledenspecificatie door aan de bond. De bond stuurt termijnnota’s voor de te betalen bondsbijdrage. Deze bijdrage stelt de Algemene Vergadering van de bond jaarlijks vast. De penningmeester controleert de factuur voor de bondsbijdragen op basis van de ledenlijst. De in rekening gebrachte bondsbijdrage per lid controleert de penningmeester aan de hand van de notulen van de bondsvergadering. De penningmeester controleert tevens de rekenkundige juistheid van de factuur. Trainers Verenigingen zijn over het algemeen afhankelijk van de inzet van een groot aantal vrijwilligers. Afhankelijk van de grootte en doelstellingen van de vereniging is er meestal een aantal betaalde krachten in dienst. Dit betreft dan met name gediplomeerde trainers en eventueel een bestuurslid in vaste (of parttime) dienst. Aanname, ontslag en salarisvaststelling vindt plaats op basis van een besluit van het bestuur. Bij aanname van een betaalde kracht stelt de secretaris een overeenkomst op, die door de betrokkene, de secretaris en de voorzitter wordt ondertekend. In hoofdstuk 6 zal nader worden ingegaan op het aspect loonheffing en sociale premies, alsmede de vrijwilligersregeling. Materialen Met materiaalaanschaffingen bedoelen we de aankoop van zaken die dienen om het hoofddoel van de vereniging doorgang te kunnen laten vinden. Voorbeelden hiervan zijn de aanschaf van machines, ballen, doelen, netten, etc. Deze uitgaven betekenen over het algemeen een aanzienlijke investering. Het is raadzaam dat de beslissing over aanschaf in de bestuursvergadering wordt genomen. Ter oriëntatie kan het bestuur besluiten om de bestuursverantwoordelijke een aantal offertes aan te laten vragen. Door de offertes in de bestuursvergadering te vergelijken kan een beslissing genomen worden, eventueel na voorbereiding door de bestuursverantwoordelijke. De beslissing wordt vastgelegd in de notulen. De bestuursverantwoordelijke plaatst vervolgens de bestelling. Het bestuur bepaalt tevens welke uitgaven in dit jaar direct als lasten genomen mogen worden en welke uitgaven geactiveerd (dat wil zeggen dat de lasten over meerdere jaren in de resultatenrekening komen) moeten worden. Het bestuur bepaalt tevens de afschrijvingsduur voor deze vaste activa. Deze beslissingen worden in de notulen vastgelegd. De taak van de penningmeester is dat hij de factuur vergelijkt met de bestelling. De ontvangst van de materialen dient hij afzonderlijk vast te stellen. De penning-

23


meester werkt het vaste activa-overzicht bij indien ervoor gekozen is het materiaal te activeren. Vaak is dit het geval als het om wat hogere bedragen gaat. Huur accommodatie De bestuursvergadering besluit over uitgaven met betrekking tot terrein- of zaalhuur (hieronder kunnen ook andere periodieke lasten vallen), waarna de secretaris en de voorzitter een huurovereenkomst met de verhuurder afsluiten. De penningmeester betaalt periodiek de huurtermijnen op basis van een kopie van het contract en de (eventueel) toegezonden factuur. De penningmeester houdt in een aparte administratie het aantal betaalde huurtermijnen bij, zodat hij eenvoudig vast kan stellen of aan alle verplichtingen (tijdig) is voldaan. Overige uitgaven Onder de overige uitgaven valt een groot aantal uitgavenposten die over het algemeen in te delen zijn als kosten voor: • het voeren van de administratie (bijvoorbeeld computer, papier); • het organiseren van nevenactiviteiten (bijvoorbeeld kaartavond, clinics met toptrainers, toernooien). Een belangrijk hulpmiddel om deze kosten op een goede manier te beheersen is de begroting en budgettering. Door de kosten voor overige uitgaven regelmatig te toetsen aan de begroting of het budget kunnen zij voldoende worden beheerst. Het is aan te bevelen om de betalingen van overige uitgaven zoveel mogelijk via de penningmeester te laten verlopen. Een kenmerk van deze uitgaven is namelijk dat zij door een vrijwilliger of door een bestuurslid worden gedaan, zonder dat hieraan een uitgebreide offerte- of bestelprocedure vooraf gaat. Als bijvoorbeeld het papier voor de printer op is, dan zal de secretaris dit aanvullen. Het bonnetje levert hij daarna in bij de penningmeester, die zorgt voor verwerking en betaling. Bij grotere uitgaven zal verzocht worden om de factuur aan de penningmeester te zenden. Nadat de penningmeester de factuur of declaratie ontvangen heeft, toetst hij de uitgave aan de begroting of het budget. Daarnaast beoordeelt hij het nut van de betreffende uitgave en rekent hij de facturen en declaraties na.

24

Hoofdstuk 4 Kascommissie


Veelal wordt de kascommissie gezien als een formeel ‘iets’ en wordt het belang ervan onderschat. De kascommissie is echter hét controle-orgaan van de vereniging en is voorgeschreven in de statuten. De commissie functioneert namens de leden als ‘waakhond’ over het financiële reilen en zeilen van de vereniging. Om die reden is het van belang dat leden van de kascommissie kennis van zaken hebben. Ze hebben een grote verantwoording naar de leden toe. Het is tevens van belang dat de kascommissie de tijd neemt voor het uitvoeren van de controle en dit niet vlak voor een ledenvergadering doet. De commissie bestaat meestal uit minimaal twee leden en een reservelid. Dit reservelid kan inspringen op het moment dat één van de leden niet aanwezig kan zijn bij de kascontrole. De kascommissie wordt gekozen door de Algemene Leden Vergadering (ALV), algemeen voor een periode van twee jaar. Tijdens de ALV kan de kascommissie aan de leden voorstellen de penningmeester te déchargeren voor zijn werk van het afgelopen seizoen. Daarnaast kan de commissie desgewenst het bestuur adviseren omtrent het beheer van de financiën.

4.1 Algemeen Allereerst stelt de kascommissie vast of alle bescheiden van alle administraties van de vereniging aanwezig zijn. Om snel en doelmatig te werk te gaan is het raadzaam om de werkzaamheden onderling te verdelen en afspraken te maken omtrent de grootte van de te nemen steekproeven. De kascommissie controleert de jaarstukken. In paragraaf 4.2 en 4.3 worden de te verrichten werkzaamheden uitvoerig behandeld. In enkele gevallen kunnen werkzaamheden door de penningmeester worden voorbereid. De afsluitende werkzaamheden die de kascommissie verricht zijn: • aansluiten van de jaarstukken met de financiële administratie; • aansluiten kas-, bank-, girosaldi met de jaarstukken; • vaststellen aanwezigheid van activa (bijvoorbeeld barvoorraad en materiaal); • vaststellen van de inbaarheid van vorderingen (door bijvoorbeeld ontvangsten in het nieuwe boekjaar na te gaan); • vaststellen van volledigheid van de verplichtingen (bijvoorbeeld door het beoordelen van betalingen in het nieuwe jaar en door het beoordelen van facturen in het volgende boekjaar op kosten die betrekking hebben op het te controleren boekjaar); • beoordelen van de verklaringen voor belangrijke afwijkingen ten opzichte van de begroting en het voorgaande boekjaar; • en ter afsluiting: rapporteren van de bevindingen aan de ALV en al of niet adviseren van décharge van de penningmeester.

26


4.2 Opbrengsten Contributies Aan de hand van het standenregister en de in de notulen vastgelegde mutaties in het ledenbestand stelt de kascommissie de volledigheid van de verantwoorde contributiegelden vast. Voor controle van het contributiebedrag gebruikt zij de notulen van de ledenvergadering waarin deze bijdrage is vastgelegd. Aan de hand van het standenregister per categorie stelt de kascommissie de positie ‘te ontvangen contributiegelden’ vast en vergelijkt deze met de door de penningmeester verantwoorde contributiegelden. Verschillen dient de penningmeester te verklaren (bijvoorbeeld verschillen door korting bij aanvang van lidmaatschap halverwege het seizoen of maand). Bij boetes wegens te late betaling dient de kascommissie als volgt te werk te gaan. Zij gaat de ontvangen contributies vóór de uiterste betaaldatum na. Het aantal tijdig betaalde contributies dient te worden afgetrokken van het totaal aantal te ontvangen contributies. Na vermenigvuldiging met het vastgestelde boetebedrag, is het bedrag aan te ontvangen boetegelden bekend. Dit bedrag dient overeen te komen met de door de penningmeester verantwoorde ontvangen boetes wegens te late betaling. Verschillen dient de penningmeester wederom te verklaren. Kantine-opbrengsten De kascommissie stelt vast welke maatregelen de penningmeester alsmede het bestuur hebben genomen om te komen tot een adequate registratie van de kantine-omzet: • welke spelregels zijn met de vrijwilligers achter de bar afgesproken?; • hoe is de kasverantwoording geregeld?; • wie is verantwoordelijk voor de inkoop?; • wie is verantwoordelijk voor het voorraadbeheer?; • wat is de precieze functie van de kantinebeheerder? Daarnaast stelt de kascommissie vast: • of de behaalde brutomarges zijn beoordeeld; • of een inventarisatie heeft plaatsgevonden; • of het eigen gebruik is beoordeeld; • of de penningmeester een verband heeft gelegd tussen inkopen, de mutatie in de voorraden en de verkoop. Al deze zaken geven de kascommissie een beeld van de registratie van de kantine-omzet. Sponsoring De kascommissie stelt voor de kleinere sponsorbijdragen vast of de penningmeester alle bedragen op de gepubliceerde lijst ook daadwerkelijk heeft ontvangen. Van gro-

27


tere sponsorbijdragen, waarvoor een overeenkomst is aangegaan, ontvangt de kascommissie van de secretaris een overzicht. De kascommissie controleert of alle belangrijke overeenkomsten (criteria vastgesteld in ledenvergadering of bestuursvergadering) zijn ondertekend door de secretaris en de voorzitter. In de notulen worden alle incidentele sponsorbijdragen vermeld. Daarna controleert de kascommissie of het totaal van de bijdragen, conform de afgesloten overeenkomsten en de incidentele bijdragen, overeenstemt met de door de penningmeester verantwoorde sponsorbijdragen. Een extra controlemiddel voor het vaststellen van het aantal bijdragen kan de gepubliceerde lijst aan het einde van het seizoen zijn. Advertenties en reclame De secretaris geeft de kascommissie een kopie van de lijst met overeenkomsten voor reclameborden en advertenties. Op basis van de aantallen, vermenigvuldigd met de prijs per bord (en periode) of advertentie, berekent de kascommissie het bedrag aan te ontvangen gelden. De kascommissie stelt daarna vast of het berekende bedrag overeenkomt met het door de penningmeester verantwoorde bedrag. Verschillen dient de penningmeester wederom te verklaren. De kascommissie kan als extra controlemaatregel steekproefsgewijs de borden langs het veld tellen. Het getelde aantal borden dient overeen te stemmen met de aantallen die zijn opgegeven door de secretaris. Daarnaast dient de kascommissie te letten op ‘vreemde’ reclameborden of reclameborden die slechts een zeer korte tijd zijn opgesteld. Verhuur van accommodatie De kascommissie controleert, op basis van het overzicht met huurovereenkomsten, of de verwachte huuropbrengst overeenkomt met het door de penningmeester verantwoorde bedrag aan huurontvangsten. Verschillen dient de penningmeester te verklaren. Overige opbrengsten (bijvoorbeeld inschrijfgelden en subsidies) De kascommissie controleert of de penningmeester het verband heeft gelegd tussen het aantal nieuwe leden volgens het standenregister en het aantal leden waaraan inschrijfgeld in rekening is gebracht. De kascommissie informeert bij de penningmeester hoe de volledigheid van de subsidie-ontvangsten is gewaarborgd.

4.3 Kosten Bijdrage bond De kascommissie stelt de volgende zaken vast: • dat de bijdrage per lid overeenkomt met het bedrag in de notulen van de bondsvergadering;

28


•

•

dat het aantal leden overeenkomt met het aantal leden volgens de ledenadministratie; dat een juiste presentatie gehanteerd is in de verantwoording.

Trainers De kascommissie stelt vast: • dat alleen uitbetalingen aan personeel plaatsvinden waarvoor een getekende overeenkomst aanwezig is; • dat eventuele deelbetalingen het overeengekomen totaalbedrag niet overschrijden; • dat de personeelskosten juist zijn opgenomen in de verantwoording van de penningmeester. Materialen De kascommissie gaat steekproefsgewijs na of de factuur is ondertekend en of de procedures rondom ontvangst en beheer goed functioneren. Huur accommodatie De kascommissie controleert of alle huurtermijnen zijn betaald en tevens kloppen met de in het contract bepaalde huur(termijnen). Daarnaast controleert de kascommissie steekproefsgewijs of de facturen met betrekking tot huurtermijnen correct zijn ondertekend. Overige uitgaven De kascommissie vergelijkt de overige uitgaven met de bedragen in de begroting of in de budgetten. Bij overschrijdingen gaat zij na of deze voorgelegd zijn aan en goedgekeurd zijn door het bestuur. Bovendien controleert zij of declaraties correct zijn ondertekend. Tevens bepaalt de kascommissie voor een aantal declaraties en facturen of deze ‘passen’ binnen de activiteiten van de vereniging en of een declaratie of factuur rekenkundig juist is.

29

Hoofdstuk 5 Omzetbelasting


Sportverenigingen zijn voor hun primaire activiteiten van omzetbelastingheffing vrijgesteld. De vrijstelling heeft uitsluitend betrekking op diensten aan de leden van de vereniging indien geen winst wordt beoogd. Feitelijk betekent dit dat over de contributie geen omzetbelasting is verschuldigd. Enkele diensten zijn niet van omzetbelastingheffing vrijgesteld, zoals het verlenen van toegang tot wedstrijden, demonstraties, etc. In principe geldt de vrijstelling niet voor diensten gericht op niet-leden. De omzetbelastingplicht van de vereniging geldt voor: Diensten • Inkomsten uit sponsoring; • Reclame-opbrengsten; • Verhuur zalen/velden indien voor BTW-heffing was geopteerd; • Entreegelden (van leden en derden). Leveringen • Verkoop van (sport)kleding, speldjes, etc.; • Verkoopopbrengst rommelmarkt, etc. Kantine • Omzet kantine De bovengenoemde omzetbelastingplicht hoeft niet direct ook omzetbelastingafdracht tot gevolg te hebben. De vereniging kan namelijk een beroep doen op de vrijstelling voor ‘fondswervende activiteiten’. Deze vrijstelling is afhankelijk van de gerealiseerde omzet in de volgende categorieën: • fondswervende diensten per 1-1-2003: € 31.765 • fondswervende leveringen per 1-1-2003: € 68.067 • kantine-omzet per 1-1-2003: € 68.067. Bij de kantine-omzet wordt geen onderscheid gemaakt tussen leveringen en diensten. De kantine-omzet wordt gevormd door alle opbrengsten voor leveringen en diensten welke in direct verband met de kantine-exploitatie worden gerealiseerd. Dit betekent dat niet alleen de omzet aan spijzen en dranken maar ook de opbrengst van de verkoop van tabaksproducten en de opbrengst uit de exploitatie van een eventuele speelautomaat, etc. tot die kantine-omzet behoren; de omzet van een eventuele speelautomaat kan dan ook niet als een aparte fondswervende activiteit worden aangemerkt. Ook vallen onder de kantine-omzet de ontvangsten die verband houden met de sportieve activiteiten van derden (bijvoorbeeld verhuur aan derden). Indien in één of meer categorieën de omzetgrens wordt overschreden, is de vere-

31


niging voor dat betreffende onderdeel verplicht omzetbelasting aan de fiscus af te dragen. Het is derhalve mogelijk dat een vereniging voor slechts één onderdeel, bijvoorbeeld de kantine, omzetbelastingplichtig is. Advertenties De staatssecretaris van Financiën vindt dat inkomsten die een amateursportvereniging verwerft door middel van het plaatsen van advertenties in het clubblad van de vereniging, buiten de heffing van omzetbelasting blijven. De advertentiekosten tellen niet mee voor het bepalen of de bovengenoemde grenzen voor fondswervende leveringen en diensten worden overschreden. De informatieverstrekking dient echter een bijkomstige activiteit te vormen in de totaliteit van diensten die de vereniging aan de leden verleent en de sportvereniging dient tevens af te zien van de aftrek van voorbelasting. Onvoorziene omstandigheden Indien men echter als gevolg van bijzondere éénmalige omstandigheden één of meer van de bovengenoemde grenzen overschrijdt, blijft de heffing in dat jaar achterwege. In andere gevallen blijft de heffing eveneens achterwege indien de overschrijding redelijkerwijs niet was te voorzien. Indien een vereniging echter in het daaropvolgende jaar de grenzen wederom overschrijdt, zal heffing in dat jaar in ieder geval plaats dienen te vinden. Een schrale troost is dat men geen terugwerkende kracht aan het eerste jaar van overschrijding geeft! Indien u omzetbelasting moet afdragen over een deel van de inkomsten, bestaat ook het recht om omzetbelasting terug te vorderen over de kosten/inkopen die aan deze belaste activiteiten zijn toe te rekenen. Als een vereniging bijvoorbeeld omzetbelastingplichtig is voor de kantine-omzet, dan kan zij de omzetbelasting op inkopen en kosten (gebouw, verwarming, verlichting, schoonmaken, etc.) van deze kantine als voorbelasting terugvorderen. Het is echter niet mogelijk om tevens de omzetbelasting op de kosten van de kleedkamers of andere kostenposten terug te vorderen! Kantine Het Ministerie van Financiën en vertegenwoordigers van sportbonden en horeca hebben ten aanzien van de omzetbelastingplicht van kantines van sportverenigingen de volgende afspraken gemaakt: 1 de kantine mag uitsluitend worden gebruikt voor de normale verenigingsactiviteiten, dus niet voor bruiloften, feesten en dergelijke voor derden of individuele leden; 2 de kantine-omzet moet onder de grens van € 68.067 per jaar blijven; 3 de ‘kantinewinst’ moet voor de primaire (sport)activiteiten van de vereniging worden aangewend.

32


Als een vereniging aan één van deze voorwaarden niet voldoet dan vervalt de kantinevrijstelling! Onder de ‘normale nevenactiviteiten’ voor verenigingen vallen ook de activiteiten die in rechtstreeks verband staan met de sportieve activiteiten van derden: • het moet dan wel gaan om een sport die gelijk is aan de beoefende sport van de vereniging; • openstelling mag slechts 12 dagen per jaar; • de openstelling mag 1 uur voor de sportieve activiteit en 1 uur na de sportieve activiteit. Omzetbelastingtarief In de kantine kunnen verschillende tarieven worden toegepast (19% en 6%). Om die reden kan een beroep worden gedaan op een forfaitair tarief van 11% over het bedrag van de ontvangsten. Het kan interessant zijn om dit forfaitaire percentage niet toe te passen en terug te vallen op de wettelijke regeling. Deze situatie doet zich voor wanneer de kantine-omzet voor een groot deel bestaat uit de verkoop van spijzen en dranken. Dan is men immers 6% omzetbelasting verschuldigd over deze ontvangsten. Het verlenen van toegang tot wedstrijden wordt belast tegen het verlaagde tarief van 6%. Investeringen in nieuwe accommodatie Als een vereniging gaat investeren in een nieuwe accommodatie, velden, kleedruimten, kantine, etc. wordt zij geconfronteerd met de omzetbelasting die op de investeringskosten drukt. Deze omzetbelasting is door de vereniging in principe niet als voorbelasting terug te vorderen. Alleen de omzetbelasting die betaald is voor de met omzetbelasting belaste prestaties kan worden teruggevorderd. Denk hierbij aan de omzetbelasting op investeringen ten behoeve van de kantine. Zie ook de volgende alinea. Gelegenheid geven tot sportbeoefening Vanaf 1 januari 2002 geldt het 6% tarief voor het gelegenheid geven tot sportbeoefening. Hierbij gaat het om het verlenen van het recht gebruik te maken van een sportaccommodatie, niet zijnde de verhuur daarvan. De verhuur van sportaccommodaties blijft namelijk vrijgesteld als de verhuur van een onroerende zaak. De wijziging houdt in dat de commerciële en de niet-commerciële sportaccommodaties onder het verlaagde tarief zijn gebracht, terwijl de vrijstelling voor niet commerciële sportaccommodaties sterk is beperkt. Voor zover die vrijstelling niet meer geldt, kan het verlaagde tarief worden toegepast. Onder een sportaccommodatie wordt verstaan een onroerende zaak die specifiek en permanent is ingericht voor actieve sportbeoefening door de mens, zoals een ijs-, ski-, kart- en golfbaan, een manege, sporthal, atletiekbaan en fitnesscen-

33


trum. Er bestaat geen bezwaar tegen om ook ruimtes die tijdelijk voor sportbeoefening worden ingericht, bijvoorbeeld een zaal in een buurthuis, bij die gelegenheid als sportaccommodaties te beschouwen. Het 6% tarief voor sportaccommodaties geldt slechts, indien de accommodatie ter beschikking wordt gesteld voor sportbeoefening. Tevens geldt het 6% tarief voor het op of in de sportaccommodatie geven van les, instructie of begeleiding door de ondernemer die het recht verleent gebruik te maken van de sportaccommodatie. Indien deze prestatie van de ondernemer uitsluitend bestaat uit het geven van les, instructie of begeleiding, dan is het normale tarief van 19% van toepassing. BTW op investeringen in nieuwe accommodaties die tegen het 6% tarief gaan worden geëxploiteerd, komt voor teruggave in aanmerking. Subsidies Verenigingen kunnen van bijvoorbeeld gemeenten om uiteenlopende redenen subsidies ontvangen. Te denken valt aan exploitatiesubsidies en onderhoudssubsidies. Bij de ontvangst van subsidiebijdragen dient men zich te realiseren dat sprake kan zijn van heffing van omzetbelasting. Onderhoudssubsidies verstrekt door gemeenten zijn in een besluit van de staatssecretaris vrijgesteld van omzetbelasting. Met name wanneer de subsidie wordt ontvangen in direct verband met een (te veronderstellen) belaste prestatie zal omzetbelastingheffing aan de orde zijn. Subsidies die verstrekt worden ten behoeve van vrijgestelde prestaties zijn nooit belastbaar voor de omzetbelasting. Sportcursussen Binnen de sportwereld (d.w.z. de in verenigingsverband georganiseerde takken van sport) worden veelal ook sportcursussen verzorgd. Het gaat hierbij om de door (regionale afdelingen van) sportbonden jegens de bij hen aangesloten sportverenigingen en de door sportverenigingen jegens hun leden verzorgde sportcursussen. Deze cursussen zijn onder te verdelen in sporttechnische en niet-sporttechnische cursussen. Sporttechnische cursussen zijn gericht op het bijbrengen of het op peil houden van kennis en vaardigheden met betrekking tot het lesgeven en leidinggeven aan sportbeoefenaren in de functie van trainer, coach, leraar of instructeur. De nietsporttechnische cursussen zijn gericht op het bijbrengen of het op peil houden van kennis en vaardigheden die verband houden met functies, zoals scheidsrechters, jurylid, wedstrijdorganisator, materiaalbeheerder, bestuurslid van een sportvereniging, etc. Gelet op de binnen de georganiseerde sportwereld bestaande situatie, wordt vooralsnog goedgekeurd dat zowel de sporttechnische als de niet-sporttechnische cursussen die worden gegeven aan de binnen de georganiseerde sportwereld werkzame vrijwilligers en semi-professionals buiten de heffing blijven, op voorwaarde dat wordt afgezien van aftrek van de ter zake betrekking hebbende

34


voorbelasting. Deze goedkeuring geldt zowel voor de door de sportbonden en -verenigingen verzorgde cursussen als voor de door de provinciale sportraden, de sportstimuleringsorganisaties en de NFWS aangeboden cursussen. Controle door de fiscus Met regelmaat onderzoeken controleurs van de fiscus of op de juiste wijze omzetbelasting is afgedragen over alle ontvangsten. Hierbij leggen zij vaak forse naheffingsaanslagen op, omdat de vereniging niet in staat is de juiste informatie te leveren dan wel verklaringen te geven voor de door de controleurs geconstateerde ‘fouten’. Vaak berekenen de controleurs de kantine-omzet aan de hand van inkopen verhoogd met een voor de horeca gebruikelijk brutowinstpercentage. De werkelijke omzet is vaak aanzienlijk lager. De fiscus kan dan vervolgens stellen dat de ‘verzwegen’ omzet is gebruikt om aan spelers of trainers een geldelijke tegemoetkoming te geven. Dit laatste kan dan weer gevolgen hebben voor de loonheffing en sociale verzekeringen. De brutowinstmarges die de fiscus hanteert zijn echter meestal te hoog omdat geen rekening gehouden wordt met: • lagere marges in sportkantines; • tapverlies; • eigen gebruik; • gratis rondjes; • kortingskaarten. Het is dan ook zaak bovenstaande zaken zoveel mogelijk te registreren. Een door de fiscus opgelegde naheffingsaanslag moet met goede argumenten bestreden worden. Het advies van een deskundige kan uiteindelijk bepalend zijn voor vernietiging van de naheffingsaanslag.

35

Hoofdstuk 6 Loonbelasting en premieheffing


In bepaalde gevallen is sprake van een arbeidsovereenkomst in de zin van de Wet op de Loonbelasting. Met het aangaan van een dergelijke arbeidsovereenkomst hangt een groot aantal verplichtingen samen. Deze verplichtingen hebben onder andere betrekking op het bijhouden van een loonadministratie en de inhouding en afdracht van loonbelasting en sociale premies. De penningmeester betaalt periodiek of jaarlijks de overeengekomen salarissen en overige vergoedingen aan de trainer(s) of vaste krachten. Betalingen verricht de penningmeester alleen als hij een kopie van de door alle partijen getekende overeenkomst heeft ontvangen. Arbeidsverhouding/dienstbetrekking In de sport kunnen tal van arbeidsverhoudingen ontstaan. In een aantal gevallen is duidelijk sprake van een arbeidsovereenkomst. In andere situaties is wellicht alleen sprake van het verrichten van enkele diensten. Het onderscheid is vaak moeilijk te maken, maar wel van groot belang. Indien namelijk de arbeidsverhouding fiscaal- en premierechtelijk wordt gezien als een dienstbetrekking, ontstaat premieplicht voor de werknemersverzekeringen en inhoudingsplicht voor de loonbelasting en premie volksverzekeringen. De vereniging wordt dan inhoudingsplichtig en premieplichtig met als gevolg een groot aantal administratieve handelingen en verplichtingen. Bij onjuiste naleving van de regelgeving loopt u risico op naheffingen en boetes. Zodra sprake is van persoonlijk verrichte arbeid tegen betaling van loon, waarbij een gezagsverhouding bestaat als tussen werkgever en werknemer, dan geldt dat voor de loonbelasting en sociale premies als arbeidsovereenkomst - en die hoeft helemaal niet op schrift te staan. Een arbeidsverhouding kan voor de toepassing van de Wet op de Loonbelasting en de sociale verzekeringswetten op drie manieren gekwalificeerd worden als een dienstbetrekking. Er kan sprake zijn van een ‘echte’ (privaatrechtelijke) dienstbetrekking, of de arbeidsverhouding kan wettelijk beschouwd worden als een dienstbetrekking of (onder bepaalde voorwaarden) maatschappelijk gelijkgesteld worden met een dienstbetrekking (fictieve dienstbetrekking). Deze volgorde is dwingend. Behoort bijvoorbeeld een arbeidsverhouding tot de eerstgenoemde categorie, dan hoeft u niet na te gaan of zij ook binnen een van de andere categorieën valt: er is immers reeds sprake van een dienstbetrekking. Voor het antwoord op de vraag of een arbeidsverhouding een dienstbetrekking is, zijn de feitelijke omstandigheden doorslaggevend. Noch de naam die partijen geven aan de arbeidsverhouding, noch de vorm waarin deze (al of niet) is vastgelegd, is daarbij van belang. Zo heeft de term ‘freelance-contract’ bijvoorbeeld geen zelfstandige fiscale betekenis.

37


Vrijwilligers Zeker in de sportwereld is het gebruikelijk om allerlei hand- en spandiensten te laten verrichten door vrijwilligers. Er is zelfs een specifieke regeling in het leven geroepen. Als vrijwilliger is te beschouwen iemand die niet bij wijze van beroep, arbeid verricht. Een bijkomende voorwaarde is dat die werkzaamheden worden verricht voor een privaatrechtelijk lichaam (bijvoorbeeld een vereniging of een stichting) dat niet aan vennootschapsbelasting is onderworpen, of voor een sportorganisatie (waarbij niet van belang is of die organisatie aan de vennootschapsbelasting is onderworpen). Ook aan de hoogte van de vrijwilligersvergoeding, althans voor het onbelaste karakter ervan, worden eisen gesteld. De vergoeding mag momenteel (2006) niet meer bedragen dan € 150 per maand en op jaarbasis niet meer dan € 1.500. Tot en met 2005 golden overigens aanzienlijk lagere bedragen (2005: € 21 per week en maximaal € 735 per jaar). U kunt de vergoeding zonder inhoudingen uitbetalen indien u aan deze voorwaarden voldoet. De fiscus neemt dan aan dat voor de loon- en inkomstenbelasting sprake is van een kostenvergoeding. Dit is ook het geval indien de vergoeding alleen bestaat uit een kilometervergoeding of andere vergoedingen die zijn gebaseerd op de werkelijke kosten. In dat geval bent u bijvoorbeeld niet gebonden aan het genormeerde bedrag van € 0,18 per kilometer (2005). Wel dient van de uitbetaalde bedragen opgave te worden gedaan bij de Belastingdienst via het formulier ‘opgaaf van uitbetaalde bedragen aan een derde’. Bij toepassing van de vrijwilligersregeling hoeft u dit formulier niet in te vullen, maar bent u wel verplicht om bij de betreffende instantie opgave te doen van de uitbetaalde bedragen als deze hoger zijn dan de hiervoor genoemde bedragen. De bedoelde instantie gaat dan na of de bedragen invloed hebben op een eventuele uitkering op grond van de Wet werk en bijstand. Overigens mag de vergoeding niet lijken op een echte beloning voor arbeid. Als een vrijwilliger bijvoorbeeld € 20 per week krijgt voor 2 uurtjes bardienst is de vrijwilligersregeling niet van toepassing. Het is niet noodzakelijk vrijwilligers in de loonadministratie op te nemen. Het is echter wel aan te bevelen de namen van de eventueel aanwezige vrijwilligers te registreren. Op deze wijze kunt u aannemelijk maken dat inderdaad betaling aan vrijwilligers heeft plaatsgevonden. Controle door de fiscus en het UWV Ook verenigingen worden met enige regelmaat bezocht door controleurs van de Belastingdienst en het UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen). Deze controleurs onderzoeken of over alle vergoedingen op de juiste wijze loonbelasting en premies zijn afgedragen. Hierbij leggen zij vaak forse naheffingsaanslagen op, omdat de vereniging niet in staat is de juiste informatie te leveren dan wel verklaringen te geven voor de door de controleurs geconstateerde ‘fouten’. Een door de fiscus en/of UWV opgelegde naheffing moet met goede

38


argumenten bestreden worden. Het advies van een deskundige kan uiteindelijk bepalend zijn voor vernietiging van de naheffing.

39


Staat van baten en lasten Werkelijk 2004/2005 1.1 1.2 1.3 1.4

contributies entreegelden donateurs af: bijdrage bond

1

netto contributie-inkomsten

2.1 2.2 2.3

subsidies sponsorbijdragen advertenties en reclame

2

bijdragen derden

3.1 3.2

baropbrengsten af: kostprijs baropbrengsten

3

barexploitatie

4.1 4.2 4.3

toernooien verhuur accommodatie overige opbrengsten

4

overige inkomsten

5.1 5.2

saldo rente en bankkosten af: rente langlopende leningen

5

rente en bankkosten

Inkomsten Begroot 2004/2005

Werkelijk 2003/2004

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

——————

——————

——————

1 t/m 5 totaal inkomsten

40


Werkelijk 2004/2005 6

trainerskosten

7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11

secretariaat ledenadministratie wedstrijdsecretariaat scheidsrechterscommissie barcommissie feestcommissie sponsorcommissie jeugdactiviteiten administratie bestuur vrijwilligersavond(en)

7

commissies en bestuur

8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9 8.10

telefoon gas water elektriciteit schoonmaakkosten verzekering clubhuis onderhoud/reparatie clubhuis zakelijke belastingen afschrijvingen clubhuis af: huuropbrengsten clubhuis

8

exploitatie clubhuis

9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7

boetes kleding diverse materialen gedeclareerde vervoerskosten kosten elftallen verzekering leden afschrijving technische middelen

9

technische zaken

Uitgaven Begroot 2004/2005

Werkelijk 2003/2004

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

41


Werkelijk 2004/2005 —————————————

Uitgaven (vervolg) Begroot Werkelijk 2004/2005 2003/2004 —————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

——————

——————

——————

—————————————

—————————————

—————————————

——————

——————

——————

10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6

huur (kunst/gras)velden/banen onderhoud velden/banen onderhoud materiaal elektriciteit verlichting afschrijving materiaal af: huuropbrengsten velden/banen

10

exploitatie velden/banen

11.1 11.2 11.3

clubblad abonnementen diverse algemene kosten

11

overige kosten

6 t/m 11 totaal uitgaven

totaal inkomsten totaal uitgaven resultaat

42


Balans 30-06-2005

30-06-2004

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

——————

——————

Activa vaste 1.1 1.2 1.3 1.4

activa clubhuis inventaris machines/gereedschappen overig

vlottende activa 2.1 nog te ontvangen contributies 2.2 voorraden 2.3 overige vorderingen 2.4 overlopende activa liquide middelen totaal activa

43


Balans (vervolg) 30-06-2005

30-06-2004

—————————————

—————————————

—————————————

—————————————

——————

——————

Passiva verenigingsvermogen 3.1 tot en met vorig jaar 3.2 resultaat dit jaar voorzieningen 4.1 vervanging kunstgras 4.2 groot onderhoud 4.3 overige voorzieningen langlopende leningen kortlopende schulden totaal passiva

44

www.bdo.nl BC0547

Handboek penningmeester Houd de vinger aan de (financiële) pols

Recommend Documents