Handboek Kwaliteitszorgsysteem Integrale Kwaliteitszorg School of Social Work Haarlem Oktober 2006 Versie 2.0
Jacqueline Hoogenboom Centrale Coördinator Kwaliteitszorg .
INHOUDSOPGAVE 1
2
Inleiding 1.1
Doel van het handboek
1.2
Opbouw van het handboek
Kwaliteitssysteem 2.1
Integrale Kwaliteitszorg
2.2
Beleid en doelstellingen
2.3
Elementen van het Kwaliteitszorgsysteem
2.4
Bereik van het kwaliteitszorgsysteem
2.5
Actoren in het kwaliteitszorgproces
!
3
Inrichting Kwaliteitszorgsysteem
!
4
Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
!"
5
4.1
Inleiding
!"
4.2
TBV’s Centrale Coördinator Kwaliteitszorg
!"
4.3
TBV’s Beheerder Kwaliteitszorgsysteem
!
4.4
TBV’s Opleidingsmanager
4.5
TBV’s Managementteam
4.6
TBV’s Overige (Coördinatoren, Docenten, Studenten)
Procesbeschrijvingen 5.1
Proces (Digitale) Studentenevaluaties
5.2
Proces EFQM-meting Social Work
!
#
5.3
Proces accreditatie
5.4
Planning
$
6
Streefcijfers
$
7
Tot slot
$$
$
DOCUMENT VERSIE BEHEER Documentlocatie D:\DATA\0nderweg\Qzorg\Handboek kwaliteitszorgsysteem 2.0.doc Revisie Versie Datum
Aard van de wijzigingen
0.1.
25-04-05
Aanvullingen
0.1
29-04-05
Correcties en toevoegingen processen
0.2
02-05-05
Laatste toevoegingen en correcties: taaltechnisch en TBV’s
1.0
09-05-05
Kleine aanpassingen en redactionele aanpassingen
1.2
27-10-05
Aanpassingen aan realiteit en wensen
1.3
Jan. 2006
Toevoeging hoofdstuk streefcijfers
1.4
Sep 2006
Aanpassing rol coordinatoren, programmamanagers bij periodeevaluaties: hoofdstuk 5.1
2.0
Okt 2006
Volledig aangepast versie waarin de huidige situatie staat beschreven zonder historische feiten van 1,5 jaar geleden toen versie 1.0 van dit handboek verscheen. Het projectmatige karakter is dan ook uit het handboek verdwenen. Het is beschreven als deel van de standaard werkzaamheden binnen de School.
Vaststelling Versie Datum
Naam
2.0
Eric Westhoek
12 okt 2006
Handtekening
Functie Directeur
Distributie Versie Datum
Naam
Functie
0.1.
Paul P.J. Overvoorde
Projectmanager
22-04-05
#
0.2.
26-04-05
Paul P.J. Overvoorde
Projectmanager
1.0
02-05-05
Stuurgroep
1.0.
02-05-05
Dirk de Vreede
1.1
09-05-05
Stuurgroep + Dirk de Vreede
1.2
31-10-05
Van Jacqueline Hoogenboom Aan: Ingrid Wegman
CCK MT
7-11-05
Van Jacqueline Hoogenboom Aan: Janny van Tuyl, Elmer Koning
CCK project Mima
1.3
Jan 2006
Van Jacqueline Hoogenboom Aan: MT
CCK MT
1.4
Sep 2006
Van Jacqueline Hoogenboom Aan: MT
CCK MT
2.0
Okt 2006
Van Jacqueline Hoogenboom Aan: Ingrid Wegman Elly Mathijssen
CCK programmadirecteur, BK
2.0
Okt 2006
Van Jacqueline Hoogenboom Aan: MT
CCK MT
QA
"
1
INLEIDING
1.1
Doel van het handboek Het handboek heeft tot doel een beschrijving te geven van het systeem van Integrale Kwaliteitszorg voor de School of Social Work Haarlem (SSW-H). Dit handboek voor het kwaliteitszorgsysteem geeft inzicht in de structuur van het systeem, de inrichting en de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV’s) van de betrokken functionarissen.
1.2
Opbouw van het handboek Het eerste hoofdstuk geeft de onderdelen van het kwaliteitszorgsysteem kort weer. Het tweede hoofdstuk biedt een overzicht van de belangrijkste kenmerken van het kwaliteitssysteem. Het derde hoofdstuk geeft inzicht in de inrichting van het kwaliteitszorgsysteem. Daar wordt aangegeven hoe documenten in de diverse mappen van de kwaliteitsdocumentatiesysteem, conform de PDCA-cyclus, worden gearchiveerd. Het vierde hoofdstuk bevat de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV’s) van de functionarissen die betrokken zijn bij het bewaken, monitoren en beheren van het kwaliteitszorgsysteem. Tot slot volgt een beschrijving van onder andere de bestaande processen voor Studentenevaluaties en EFQM-positiebepalingen.
2
KWALITEITSSYSTEEM
2.1
Integrale Kwaliteitszorg Integrale Kwaliteitszorg (IKZ) of Total Quality Management (TQM) is een toepassing van kwaliteitsmanagement, gericht op het vervullen van de wensen van klanten en andere belanghebbenden en van toepassing op alle geledingen van de organisatie. INHOLLAND heeft een duidelijke keuze gemaakt voor Integrale Kwaliteitszorg. Er is een keuze gemaakt voor het EFQM-model en de uitwerking ervan in het Nederlandse INK-model. De integrale benadering is noodzakelijk, omdat de kwaliteit van het onderwijs op haar beurt weer sterk afhankelijk is van de kwaliteit van de organisatie. Om Integrale Kwaliteitszorg te kunnen realiseren binnen de School of Social Work Haarlem bestaat dit kwaliteitszorgsysteem. Een kwaliteitszorgsysteem heeft als doel te verzekeren dat producten in overeenstemming zijn met de gespecificeerde eisen en wensen van de klant en dat zij tot stand komen via processen die men onder controle heeft.
2.2
Beleid en doelstellingen Het beleid van INHOLLAND is gebaseerd op de missie van de organisatie, zoals vastgelegd in het Instellingsplan en onder meer vermeld op Insite. Die missie luidt: "INHOLLAND staat dicht bij de student, markt en maatschappij en speelt gericht in op de vraag naar grenzeloos hoger onderwijs en toegepaste kennis." Het beleid van INHOLLAND is er op gericht om de handelwijze die past bij een kwaliteitsbewuste organisatie als INHOLLAND voor medewerkers en studenten een tweede natuur te laten worden. Er zijn hiervoor doelstellingen geformuleerd waaraan op diverse wijzen binnen de organisatie wordt gewerkt. Deze doelstellingen zijn verwerkt in de managementcontracten met de directeuren van de Schools. Om binnen de School of Social Work Haarlem te kunnen bijdragen aan de doelstellingen is een kwaliteitszorgsysteem voor deze School opgezet. Dit systeem borgt de uitvoering van kwaliteitsmetingen ( EFQM, Studentevaluaties, dataverzameling voor accreditatie/NVAO-criteria), de archivering van deze resultaten en de toegankelijkheid van de gearchiveerde gegevens mede met het oog op kwaliteitsverbeteringen c.q.
accreditatierondes. Het kwaliteitszorgbeleid is er op gericht om te kunnen voldoen aan c.q. bevredigen van de verwachtingen van de klant, te weten:
2.3
•
Studenten
•
Afnemers in het werkveld/werkgevers
•
Overheid/NVAO
Elementen van het Kwaliteitszorgsysteem Het kwaliteitszorgsysteem voor de School of Social Work Haarlem is geordend naar de PDCA-cyclus (Plan Do Check Act) van Deming. Het is in overeenstemming met het beoordelingskader van het NVAO (studentenevaluaties en aandachtspunten voor verbetering, het maakt gebruik van het EFQM-model. Met de aanwijzing van een aantal functionarissen/rollen maakt het een dynamische aansturing van kwaliteitszorg in de School mogelijk. Deze functionarissen/rollen kunnen snel, accuraat en flexibel reageren op actuele zaken. Het kwaliteitszorgsysteem van de School of Social Work Haarlem, bestaat uit de volgende elementen, namelijk: •
Periodieke evaluaties onder studenten van de diverse beroepskolommen HRM en Social Work, met respectievelijk de opleidingen P&A/HRM (voltijd, deeltijd en duaal) en SPH/MWD (voltijd, deeltijd en duaal) inclusief de daaraan voorafgaande MBOopleidingen.
•
Landelijke overzichten op basis van de overall overzichten van de locale evaluaties.
•
Kwaliteitspanels: studenten bespreken de evaluaties en formuleren relevante verbeterpunten t.b.v. de verbeterplannen die uiteindelijk door de programmamanger worden geformuleerd..
•
Corrigerende acties uitvoeren op incidentele afwijkingen (zie vb: procesbeschrijving. Dit heeft als doel om eventuele afwijkingen van de standaardprocedures vooraf te bespreken en gecontroleerd (eenmalig) door te voeren.
•
Monitoren en bewaking van de aanpak van de verbeterpunten alsmede het belasten van betrokken medewerkers hiermee.
•
Interne audit iedere twee jaar op basis van het EFQM/INK-model.
•
Interne audit op basis van de NVAO criteria (zie criteria/procedure beschikbaar bij OKR. Alsmede voorbereidingen treffen voor Accreditatie.
•
Archivering van documentatie conform de PDCA-cyclus.
•
Aansturing van het Kwaliteitszorgsysteem door een Centrale Coördinator Kwaliteitszorg. Verdere ondersteuning bij de processen, archivering, monitoren en bewaking ligt bij de beheerder van het Kwaliteitszorgsysteem.
De bewaking, beheersing en sturing op de elementen van het kwaliteitszorgsysteem valt onder de eindverantwoordelijkheid van de Centrale Coördinator Kwaliteitszorg ( zie ook de beschrijving van de TBV’s van functionarissen, Hoofdstuk 4). De Centrale Coördinator Kwaliteitszorg is tevens de initiator die t.a.v. de primaire processen ( EFQM, accreditatie en studentenevaluaties) en de daarbij behorende processen, besluiten neemt over eventuele aanpassingen en wijzigingen. De verwerking van de informatiestroom wordt gedaan door de beheerder van het kwaliteitszorgsysteem. Die functionaris zorgt ervoor dat de informatie, documenten, resultaten etc., voortkomend uit de bovenstaande activiteiten en metingen conform de PDCA-cyclus, ontstaan en worden gearchiveerd. Alle medewerkers binnen de School of Social Work Haarlem hebben leesrechten binnen het digitale systeem
2.4
Bereik van het kwaliteitszorgsysteem Het kwaliteitszorgsysteem is opgezet voor de School of Social Work Haarlem. De primaire processen omtrent studentenevaluaties, accreditatie en EFQMmetingen worden vanuit het kwaliteitszorgsysteem bewaakt, gemonitord, ondersteund, beheerst en gestuurd door de Centrale Coördinator Kwaliteitszorg. Het kwaliteitssysteem wordt gevoed door informatie voortkomende uit Studenttevredenheidsonderzoeken (STO), SWWstudentenevaluaties (Onderwijseenheden, lesperioden, curriculum), Kwaliteitspanels, zelfevaluaties, audits, Accreditaties/PKO’s (periodiek kwaliteitsonderzoek van het MBO), Medewerkerstevredenheidsonderzoeken (MTO) en in voorkomende gevallen vanuit OKR, de School Medezeggenschapsraad (SMR) dan wel HMR, of andere bronnen zoals hogeschoolstudiekeuzegidsen, HBO-monitor en dergelijke.
2.5
Actoren in het kwaliteitszorgproces Bij het continue proces van kwaliteitszorg zijn diverse functies en overlegvormen c.q. adviesraden betrokken. Hieronder volgt een korte beschrijving van de belangrijkste kenmerken van de betreffende actoren, zoals: •
Managementteam ( zie hoofdstuk 4)
•
Opleidingscommissies Een opleidingscommissie heeft tot taak: • schriftelijk advies uit te brengen over de onderwijs- en examenregeling(en) van de opleiding(en) (OER) alvorens tot vaststelling ervan in de SMR kan worden overgegaan; • het jaarlijks beoordelen van de wijze van uitvoeren van de onderwijs- en examenregeling(en); • desgevraagd of uit eigen beweging schriftelijk advies uit te brengen aan de deelraad en de directeur van de School (of deelraden en directeuren van de Schools, als meer Schools betrokken zijn) over alle andere aangelegenheden betreffende het onderwijs in de opleiding(en); • De commissie zendt de hierboven genoemde adviezen, ter kennisneming aan de hogeschoolmedezeggenschapsraad en het College van Bestuur.
•
Examencommissies •
•
De examencommissie zorgt voor een ordelijk verloop van summatieve toetsen. Zij ziet erop toe dat beschreven procedures voor summatieve toetsen en herkansingen correct worden toegepast. Daarnaast kan de examencommissie beoordelingsnormen ontwikkelen en klachten behandelen in geval van onreglementair gedrag tijdens toetsen. De directeur van de School of Social Work is voorzitter van de commissie, de Opleidingsmanagers van de beroepskolommen plaatsvervangend voorzitter. Behalve de examencommissie van de School of Social Work Haarlem zijn er schooloverstigende examencommissies voor de verschillende majors.
!
•
•
De examencommissies hebben een deel van de taken gedelegeerd aan toetscommissies/auditcommissies. Ook hiervan zijn er telkens twee varianten: één op Schoolniveau en één op majorniveau.
Beroepenveldcommissies De beroepenveldcommissie adviseert gevraagd en ongevraagd over:
•
•
het profiel, de competenties, het curriculum, de praktijkcomponenten, op hoofdlijnen en de middellange en lange termijn;
•
de aansluiting van het onderwijs op de arbeidsmarkt;
•
de voordracht van nieuwe kandidaten voor de adviesraad.
Kwaliteitspanels studenten & docenten •
•
Opleidingsmanagers •
•
De opleidingsmanagers zijn verantwoordelijk voor onderwijsinhoudelijke zaken. (zie hoofdstuk 4)
Locale docententeams o.l.v. coördinatoren •
•
De kwaliteitspanels analyseren en bespreken onder meer de evaluaties, en geven voorstellen voor verbeteringen.
Evalueren en adviseren op lokaal niveau en geven voorstellen voor verbeteringen..
Coördinatoren •
Dragen zorg voor afname en verwerking studentenevaluaties (distributie, afname door studenten, retourneren van formulieren, terugkoppeling resultaten evaluaties aan studenten en docenten).
•
Centrale Coördinator Kwaliteitszorg ( zie hoofdstuk 4)
•
Beheerder Kwaliteitszorgsysteem ( zie hoofdstuk 4)
!!
3
INRICHTING KWALITEITSZORGSYSTEEM Voor de School of Social Work Haarlem is een kwaliteitssysteem opgezet. Het archief kwaliteitsdocumentatiesysteem is zowel fysiek ( in een kast op de locatie Haarlem) ter inzage evenals digitaal: F:\School of Social Work Haarlem\KWALITEITSDOCUMENTATIE. In digitale vorm is het systeem toegankelijk voor iedereen. Het systeem is opgezet conform de Plan Do Check Act methodiek. Documentatie is verzameld van 2000 tot 2006. In het archief is tevens onderscheid gemaakt in deeltijd, duaal en voltijd. In de archiefkast op de locatie Haarlem bevinden zich witte combiordners met vier beugeltjes en insteeketiketten op de rug. Stukken in showtassen; witte gesloten tijdschriftencassettes voor grotere stukken. Rugetiketten in kleuren corresponderen met de domeinen van de PDCA methodiek. Het gaat hier om de volgende domeinen, namelijk: Plan (blauw): (Beleid en middelen op School niveau) Beleidsdocumenten op schoolniveau: o businessplan, plan van aanpak o managementcontracten o triaalrapportages o onderwijsvisie: Backbone (Part Two) o organisatiestructuur o nota' s kwaliteitsbeleid o handboek kwaliteitszorgsysteem Personeelsbeleid o documenten competentiegericht personeelsbeleid o CV' s o verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken o planning, opzet, verslagen en evaluaties scholingsbijeenkomsten
!
Middelen o begroting o kwaliteitsinstrumenten: EFQM-model, audit- en meetinstrumenten o procesbeschrijvingen ( Schematische weergave m.b.t. EFQM en studentenevaluaties) Do (groen): (Opleidingsrelevante informatie en studieprogramma’s) (digitaal in Blackboard courses en op Insite) Voor iedere opleiding per studiejaar ( totaal zes jaar): periodewijzers, studiehandleidingen, BPV/stage-handleidingen. Studiegids (OER) (inclusief Dublin descriptoren en HBO-kenmerken) Literatuurlijsten Beroepsprofielen
.
Eindcompetenties ( inclusief beheersingsniveau) Programmaonderdelen ( korte beschrijvingen) (docent, jaar, periode, leerdoelen, studiemateriaal, opzet en werkwijze, wijze van toetsing, becijfering, toetsingscriteria. Dit kan met behulp van een ontwerpformulier, studiewijzers van geringe omvang of in de studiegids) Bijbehorende toetsen en normering/uitwerking Formulieren ( te gebruiken formulier voor EFQM, Studentenevaluaties) Check (rood): (Kwaliteitszorg School en opleidingen, evaluaties en analyses) In map School: resultaten en analyses van: Externe evaluaties ( Keuzegids, Elsevier, zelfevaluatie- en visitatierapporten, studenttevredenheidsonderzoeken) Medewerkeronderzoeken Interviews en/of enquêtes werkgevers afgestudeerden
!$
Enquêtes afgestudeerden HBO-monitor Werkveldonderzoeken EFQM –positiebepaling Quick scans Rendementsgegevens en analyses daarvan(instroom, gemiddelde studieduur, uitval duur uitvallers, diplomarendementen) Onderwijsevaluaties Onderwijscommissie/Opleidingscommissie Werkveldcommissie Act (geel): (Bestuurlijke besluitvorming en projecten) In map School verslagen van: Projecten en de voortgangsrapportages ervan MT -overleggen Verslagen officiële onderwijscommissie/Opleidingscommissie Medezeggenschapsraad In map Opleiding verslagen van: (docenten) Teamoverleggen Docenten bijeenkomsten Werkveld: overleggen met stagebegeleiders en afstudeerbegeleiders in werkveld
!#
4
TAKEN, BEVOEGDHEDEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN
4.1
Inleiding Bij het bewaken, monitoren, verbeteren en het functioneren in het algemeen (processen) van het kwaliteitszorgsysteem zijn diverse functionarissen betrokken. Hier onder worden de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV’s) beschreven van de betrokken functies/rollen.
4.2
TBV’s Centrale Coördinator Kwaliteitszorg De algehele eindverantwoordelijkheid voor het Kwaliteitszorgsysteem van de School of Social Work Haarlem ligt bij de Centrale Coördinator Kwaliteitszorg (CCK). De CCK heeft voldoende inzicht in beleidskwesties, wordt bij beleidsontwikkelingen ter zake betrokken, en is op de hoogte van de (lopende) zaken binnen de opleiding en ondersteunt in die hoedanigheid de beheerder. Het kwaliteitszorgsysteem is sturend, ondersteunend en vooral praktisch van aard. Een kast vol met documenten en een digitale map met verouderde documenten waar niemand iets mee doet, is niet wenselijk. De CCK zal hier dan ook nadrukkelijk voor moeten waken. Vanuit het systeem dient een aantal primaire processen, die periodiek terugkeren, zoals Onderwijsevaluaties, EFQM /INK-positiebepalingen en rapportage t.b.v. Accreditatierondes of Onderwijsinspecties te worden geïnitieerd. Hiervoor ligt de verantwoording weer bij de CCK van de School of Social Work Haarlem. Deze opereert op basis van beleid van het managementteam. De rol van Centrale Coördinator Kwaliteitszorg is een staffunctie. De functionaris heeft geen hiërarchische lijnbevoegdheid, maar wel procesbevoegdheid, hetgeen impliceert dat hij of zij vanuit zijn rol als CCK, medewerkers kan aanspreken en aansturen op hun rol en functioneren in de processen. Uiteraard zal de inzet van medewerkers worden afgestemd met de betreffende lijnmanager. TAKEN CCK
•
Het starten, coördineren, bewaken en monitoren van de procedures betreffende Onderwijsevaluaties, EFQM/INK en Accreditatie/ Inspectie.
•
Het bewaken en sturen op de uitvoering van de aandachtspunten ter verbetering resulterend uit de evaluaties.
!"
•
Afspraken maken binnen de School of Social Work Haarlem m.b.t. procedures voor de wijze van aanlevering documenten voor het kwaliteitszorgsysteem.
•
Communicatie verzorgen over kwaliteitszorg richting Managementteam, Opleidingsmanagers beroepskolom, docenten en studenten middels publicaties, presentaties en bijeenkomsten.
•
Afspraken met ICT maken over het maken van reguliere back-ups van het kwaliteitszorgsysteem. Alsmede beschikbaar stellen van bepaalde documenten, zoals resultaten studentenevaluatie, van het kwaliteitszorgsysteem via intranet: TEAMsite.
•
Spreekt de beheerder van het Kwaliteitszorgsysteem aan op uitvoering van de werkzaamheden.
•
Is aanspreekpunt voor alle zaken omtrent het kwaliteitszorgsysteem.
•
Neemt bij ontevredenheid over het kwaliteitssysteem contact op met de ‘klant’. (Studenten, Maatschappij (werkveld), Overheid (NVAO, PKO).
•
Bewaakt het totale kwaliteitszorgproces en zorgt waar nodig voor aanpassing van het proces.
•
Houdt overzicht over de trends en ontwikkelingen in: • Aandachtspunten en fasering in EFQM. • Aandachtspunten en verbeteracties vanuit studentenevaluaties.
•
Signaleert knelpunten in bestaande en nieuwe processen en procedures en stimuleert verbeteracties bij de verantwoordelijke functionarissen. Wijzigingen in procedures van de processen (EFQM, studentenevaluaties) gaan altijd
!
via de CCK. •
Onderneemt, waar nodig, actie via hiërarchische escalaties vanuit het Managementteam.
•
Rapporteert aan het Managementteam.
•
Onderhoudt contacten met stafafdelingen, externe partijen.
•
(Laten) wijzigen, maken van processen en procedures, handleidingen, procesbeschrijvingen, werkinstructies etc.
•
Opzetten van nauwere samenwerkingsverbanden op het gebied van kwaliteitszorg met andere schools. Rechtstreeks overleg ( bijv: kwartaaloverleg) tussen de Centrale Coördinator Kwaliteitszorg en vergelijkbare functionarissen op andere Schools, met projectmanagers e.d. is een stap in de goede richting.
•
Ontwikkkelen van formats voor periode-analyses, samenvattingen bij periode-analyses, verbeterplannen, meta-evaluaties enz.
BEVOEGDHEDEN
•
(= beslissingsruimte)
Directe procesmatige aansturing van de beheerder van het kwaliteitssysteem.
•
Directe procesmatige aansturing van coördinatoren, docenten m.b.t. processen en procedures betreffende EFQM, studentenevaluaties en Accreditatie/PKO.
•
Beslist over inrichting, aanpassing en bewerking van het Kwaliteitszorgsysteem.
•
Adviseert het MT over inrichting, aanpassing en bewerking van het handboek Kwaliteitszorg SSWH.
•
Adviseert het MT over de koers van kwaliteitszorg, prioriteiten van projecten/activiteiten en inzet van medewerkers.
•
De algemene eindverantwoordelijkheid voor het
VERANTWOOR-
!
kwaliteitszorgsysteem ligt bij de Centrale coördinator Kwaliteitszorg van de School of Social Work Haarlem.
DELIJKHEDEN
FUNCTIONELE CONTACTEN
4.3
•
De CCK heeft een procesbevoegdheid en geen lijn (hiërarchische)bevoegdheid t.a.v. de coördinatoren, beheerder van het kwaliteitszorgsysteem en docenten. Procesbevoegdheid impliceert een aansturing op de processen. De CCK kan/mag een medewerker hier op aanspreken. Hij of zij is echter niet de ‘baas’. Bij eventuele conflicten over inzet, oplevering van producten etc. zal er altijd worden afgestemd met de direct leidinggevende.
•
Verantwoordelijk voor de tijdige, volledige uitvoering van de processen voor EFQM, Studentenevaluaties en Accreditatie.
•
Informatievoorziening omtrent het kwaliteitszorgsysteem.
•
Managementteam SSW-Haarlem
•
Beheerder Kwaliteitszorgsysteem
•
Coördinatoren op locatie
•
Docenten
•
Studenten
•
Kwaliteitszorgmedewerkers overige Schools
•
OKR
•
ICT
TBV’s Beheerder Kwaliteitszorgsysteem De beheerder is de uitvoerende spil om er voor te zorgen dat alle kwaliteitszorgprocessen zorgvuldig verlopen.. Hij of zij werkt onder leiding van de CCK en vervult de spilfunctie bij alle processen die behoren tot het Kwaliteitszorgsyteem. Dat veronderstelt een brede kennis van omgang met
!
digitale archieven, het archiveren, het ontsluiten en toegankelijk maken van bronnen voor kwaliteitszorg, het uitzetten van evaluaties, publiceren van resultaten enz. Over de relevante ontwikkelingen in beleid die hun beslag behoeven in het kwaliteitszorgsysteem wordt de beheerder geïnformeerd door de Centrale Coördinator Kwaliteitszorg die deze ontwikkelingen uit hoofde van de functie volgt. TAKEN BK
•
In samenspraak met de CCK procedures uitvoeren voor wat betreft: EFQM, Onderwijs-/ Studentenevaluaties en Accreditatie/PKO, metaevaluatie.
•
Centraal aanspreekpunt voor aanlevering, opvragen van documenten.
•
Inhoudelijke check uitvoeren op bestaande documenten.
•
Actualiseren van de bestaande documenten zowel digitaal als fysiek.
•
Compleet maken van de documentatie voor de gehele School of Social Work.
•
Zorg dragen dat het systeem up-to-date blijft.
•
Invoeren, registreren en digitaal archiveren van nieuwe documenten.
•
Bewaken en monitoren aanlevering van documenten.
•
In samenspraak met de CCK, afspraken maken met ICT over back-ups en publiceren van documenten via intranet.
•
Aanlevering vanuit het kwaliteitszorgsysteem van gegevens t.b.v. accreditaties, PKO inspectieonderzoeken, audits en dergelijke.
•
In samenspraak met de CCK binnen de School of Social Work Haarlem werkafspraken maken over de aanlevering van documenten voor het kwaliteitszorgsysteem.
!
•
Communicatie c.q. informatievoorziening richting CCK t.a.v. aanleveren van de relevante informatie voor de kwaliteitsverbetering en voor de accrediteringsrondes, PKO inspectieonderzoeken, audits en dergelijke.
•
Processen, procedures, evaluaties en (project)resultaten uit het verleden vastleggen in het kwaliteitszorgsysteem.
•
Aanspreekpunt voor de archivering van documenten en aanvang van procedures omtrent het kwaliteitszorgsysteem.
•
Invullen van formats voor periode-analyses, samenvattingen bij periode-analyses, metaevaluaties enz.
BEVOEGDHEDEN
•
(= beslissingsruimte)
Directe procesmatige aansturing van docenten, m.b.t. aanlevering van documenten.
•
Adviseert de CCK over de inrichting, aanpassing en bewerking van het Kwaliteitszorgsysteem.
•
Adviseert de CCK over inrichting, aanpassing en bewerking van het handboek.
•
Adviseert de CCK over wijziging van processen en procedures.
•
Aanbrengen van wijzigingen, toevoegingen en verbeteringen aan het kwaliteitszorgsysteem en het handboek
•
Verantwoordelijk voor een actueel, juist en volledig kwaliteitssysteem ten einde een volledige uitvoering van de procedures over EFQM, Studentenevaluaties en Accreditatie te kunnen garanderen.
•
Informatievoorziening omtrent het kwaliteitszorgsysteem.
•
Ondersteunend waar nodig bij de uitvoering van de procedures omtrent EFQM, Accreditatie en
VERANTWOORDELIJKHEDEN
Studentenevaluaties, in samenspraak met CCK FUNCTIONELE CONTACTEN
4.4
•
OKR
•
Centrale Coördinator Kwaliteitszorg
•
Kwaliteitsmedewerkers overige Schools
•
ICT
•
Coördinatoren en secretariaten van de locaties van de School of Social Work Haarlem
TBV’s Opleidingsmanager TAKEN OM
BEVOEGDHEDEN
•
De OM zorgt er voor dat bij aanvang van het schooljaar de onderwijsplanning en inzet op alle locaties bekend is bij de CCK.
•
De OM wijst voorafgaande aan het jaar per locatie coördinatoren aan en geeft deze door aan de CCK en de beheerder.
•
De OM fungeert als escalatiepunt indien betrokken medewerkers niet blijken deel te nemen aan de primaire processen dan wel coördinatoren plichten verzaken.
•
De OM bepaalt, in overleg met de CCK, voorafgaande aan het schooljaar welke onderwijseenheden na afloop van een lesperiode dienen te worden geëvalueerd en op welke wijze (welke evaluaties, panelbijeenkomsten).
•
Ontwikkelen van verbetervoorstellen voor de programmadirecteur.
•
Beschikbaar stellen van voldoende uren aan medewerkers voor deelname aan de primaire processen.
•
Samen met de programmadirecteur verantwoordelijk voor het bewaken en sturen op de uitvoering van de verbeteracties voortkomend uit
(= beslissingsruimte)
VERANTWOORDELIJKHEDEN
!
EFQM traject alsmede studentenevaluaties.
FUNCTIONELE CONTACTEN
4.5
•
Adviseert de CCK omtrent kwaliteitszorg.
•
OKR
•
Centrale Coördinator Kwaliteitszorg
•
Kwaliteitsmedewerkers overige Schools
•
Coördinatoren
•
Docenten
TBV’s Managementteam De Directeur met het Managementteam is uiteraard eindverantwoordelijk voor alle zaken omtrent Kwaliteitszorg. Het Team heeft als voorzitter de directeur van de School of Social Work. De Centrale Coördinator Kwaliteitszorg voert zijn activiteiten uit op basis van de richtlijnen van het Managementteam. Het Managementteam adviseert, ondersteunt en beslist waar nodig over nieuwe of aangepaste processen, procedures, projectvoorstellen, aandachtspunten ter verbetering vanuit EFQM en Studentenevaluaties op basis van input van de CCK. Het managementteam is hierbij verantwoordelijk voor het jaarlijks invullen van een kwaliteitsagenda (zie 5.5). TAKEN MT
•
Vaststellen van beleid met betrekking tot Kwaliteitszorg en deze vastleggen in documenten en deze communiceren naar de organisatie.
•
Initiëren van projecten, lijnactiviteiten ter ondersteuning van het beleid.
•
Aanstellen Centrale Coördinator Kwaliteitszorg.
•
Aanstellen Beheerder Kwaliteitszorgsysteem.
•
Aandachtspunten en verbeterpunten resulterend uit EFQM, Accreditatie en Studentenevaluaties omzetten in concrete acties en deze ook beleggen in de organisatie en hierover ook communiceren naar alle betrokken partijen.
•
Tijdig feedback geven, goedkeuren en vaststellen
van processen, procedures en verbeteracties komende uit het kwaliteitssysteem. Informatievoorziening loopt via de CCK. •
Jaarlijks invullen van een kwaliteitsagenda.
BEVOEGDHEDEN
•
(= beslissingsruimte)
Adviseert over inrichting, aanpassing, bewerking en toepassing van het Kwaliteitszorgsysteem.
•
Beslist over inrichting, aanpassing, van het handboek.
•
Beslist over koers van kwaliteitszorg, prioriteiten van projecten/activiteiten en inzet van medewerkers.
•
Beslist over koers van kwaliteitszorg, prioriteiten van projecten/activiteiten en inzet van medewerkers.
•
Zorg dragen voor een helder, duidelijk en uitvoerbaar beleid ten aanzien van Kwaliteitszorg en dit communiceren.
•
Het creëren van de juiste voorwaarden om het kwaliteitssysteem optimaal te kunnen laten functioneren.
•
De totale kwaliteit van het onderwijs van de School of Social Work Haarlem.
•
Het behalen van de vastgelegde afspraken in het managementcontract.
•
Jaarlijks invullen van de kwaliteitsagenda.
•
Centrale Coördinator Kwaliteitszorg
•
Beheerder Kwaliteitszorgsysteem
•
Programmadirecteur
•
Coördinatoren op locaties
•
OKR
VERANTWOORDELIJKHEDEN
FUNCTIONELE CONTACTEN
$
4.6
•
ICT
•
Stafafdelingen
•
Docenten
•
Studenten
TBV’s Overige (Coördinatoren, Docenten, Studenten) TAKEN
BEVOEGDHEDEN
•
Tijdig en volledig aanleveren via email van de juiste gewenste documenten (beleid, processen / procedures, rapportages etc) aan de beheerder van het Kwaliteitssysteem na afronding van activiteiten voortkomend uit Accreditatie, EFQM en Onderwijs-/studentenevaluaties.
•
Het participeren in de uitvoering van processen/procedures m.b.t. Onderwijs-/Studentenevaluaties, Accreditatie en EFQM.
•
Adviseren en aandragen van verbeterpunten op (bestaande) processen/procedures en processen, documenten en informatie uitgaande van NVAO criteria.
•
Participatie in kwaliteitspanels, opleidingscommissies, onderwijscommissies, werkveldcommissie, onderwijsteams.
•
Adviseert over inrichting, aanpassing, bewerking en toepassing van het Kwaliteitszorgsysteem en de daarbij behorende processen en procedures.
•
Lees- en informatierecht (toegang tot kwaliteitszorgsysteem.
(= beslissingsruimte)
#
VERANTWOORDELIJKHEDEN
FUNCTIONELE CONTACTEN
•
Tijdig leveren van documenten gewenst voor het kwaliteitszorgsysteem of/en ter ondersteuning van de procedures aan de beheerder van het Kwaliteitszorgsysteem.
•
Correct uitvoeren van de procedures m.b.t. Accreditatie, Studentenevaluatie en EFQM.
•
OKR
•
Beheerder Kwaliteitszorgsysteem
•
Centrale Coördinator Kwaliteitszorg
•
Coördinatoren op locatie
•
Overige stafafdelingen
•
Docenten
•
Studenten
"
5
PROCESBESCHRIJVINGEN Onderstaand vindt u een schematische weergave van de processen over Studentenevaluaties en EFQM meting. Belangrijke documentatie t.a.v. de accreditatie procedure (OKR) is tevens ingevoegd. De gebruikte formulieren voor de procedures zijn opgeslagen in het kwaliteitssysteem. Legenda: Activiteit
Document
Beslissing
Test
Start / Einde/ Vervolg
c
5.1
Proces (Digitale) Studentenevaluaties Bevoegdheden: U = Uitvoeren
B = Beslissen A = Adviseren I = Geïnformeerd worden O = Document
1. De centrale coordinator kwaliteitszorg stelt -na overleg met de beheerder kwaliteitszorg- met het managementteam vast welke onderdelen (onderwijseenheden, lesperiode, curriculum, slb) worden geëvalueerd & op basis van het jaarrooster resulteert de planning voor afname, verwerking en oplevering analyses, forumbesprekingen, docentenbesprekingen, coordinatorenoveleg en het definitieve verbterplan. Tevens worden procedures vastgesteld omtrent panelbesprekingen 2. De beheerder kwaliteitszorg maakt op basis van de planning, afspraken met OKR over verwerking en oplevering analyses. 3. De opleidingsmanagers zorgen er voor dat op basis van de vastgestelde data de coordinatoren de bijeenkomsten van de studentenpanels plannen. 4. 1e week na afsluiten lesperiode worden Studenten via hun INHOLLAND e-mailadres uitgenodigd om het evaluatieformulier binnen 2 weken digitaal* in te vullen op een internetsite. OKR verwerkt de resultaten en levert 2 weken na sluiting van de periode het evaluatierapport op aan de beheerder kwaliteitszorg. De beheerder kwaliteitszorg verspreidt deze Schoolbreed via Insite, met een nieuwsbericht en een plaatsing in de nieuwsbrief. * Deze werkwijze gaat in zodra het digitaal evalueren INHOLLAND-breed mogelijk is. Tot die tijd worden de evaluaties schriftelijk uitgevoerd en plannen coordinatoren en secretariaat de afname 5. De opleidingsmanagers zorgen er voor dat de coordinatoren panelbesprekingen houden op de locaties. Studenten maken het verslag. 6. De opleidingsmanagers zorgen er voor dat de coordinatoren op lokatie de resultaten bespreken van de panelbesprekingen met docenten en komen tot voorstellen voor verbeteracties. 7 De opleidingsmanagers zorgen er voor dat de coordinatoren de resultaten van de lokale panelbesprekingen en de voorstellen voor verbeteracties bespreken in locatie-overstijgend coördinatie-overleg en komen tot een locatieoverstijgend voorstel voor verbeteracties (Incl. een tekst voor nieuwsbrieven van docenten en studenten) en stellen dit ter beschikking aan de programmadirecteur. 8. De programmadirecteur brengt de verbetervoorstellen in in de projectgroep die het onderwijs ontwikkelt. 9. De projectgroep zorgt voor verbeteringen van het onderwijsmateriaal (NB voor de hele procesgang voor het verbeteren van het onderwijs is een afzonderlijk plan van aanpak) 10 De audit-/toetscie checkt bij de vaststelling van het onderwijsmateriaal of in de ontwikkelde producten de verbetervoorstellen zijn opgenomen 11. de beheerder kwaliteitszorg archiveert dit in het kwaliteitszorgsysteem, verspreidt dit Schoolbreed via INsite. Bekendmaking hiervan gebeurt via Insite
Toetscie
Projectgroep
OKR
Opleidingsmanager
Studentenpanel
I
Managementteam
I
Coordinatoren
U
Secretariaat
I
Docenten
A
Studenten
U
Program,ma directeur
Beheerder kwaliteitszorg
Betrokken medewerkers (functies)
Centrale corrdinator waliteitszorg
ontvangen
B
U I
I
U
O
U
& I
U
I
I
I
I
I
I
I
I
I
U U I
I
I
I
I
U
I
U
U
U
U
U
O
U
U
U
O
O
O
U
O
O
I
U
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
5.2
Proces EFQM-meting Social Work HRM (vt, dt en duaal)
OKR-medewerkers: Consensusleiders
SW (vt, dt en duaal)
Per groep 2 metingen met clusters aandachtsgebieden
Managementteam (apart)
BETROKKEN MEDEWERKERS (functies) A. CCK (verantwoordelijke) en Beheerder Kwaliteitszorgsysteem (uitvoerende werkzaamheden) B. OKR C. Salarisadministratie D. Consensusleiders E. Geselecteerde medewerkers
Start
1. Opstellen planning
Planning EFQM -meting beroepskolom & MT
2. Opstellen beschikbaarheids lijst + consensusleiders
Beschikbaarheidslijst
3. Versturen databrieven planning
Ingevulde databrieven
Vastgestelde consensus bijeenkomsten Aangepaste score formulieren
Ingevulde score formulieren
Concept Rapport met aanbevelingen
4. Vaststelling EFQM-meting + scoreformulieren
5. Dig. versturen uitnodiging + scoreformulieren
6. Consensus bijeenkomst
7. Terugkoppeling resultaten
F. Notulist G. Secretariaat H. Managementteam
Planning EFQM -meting beroepskolom & MT
Beschikbaarheidslijst
Ingevulde databrieven
Vastgestelde consensus bijeenkomsten Aangepaste score formulieren
Ingevulde score formulieren
Concept Rapport met aanbevelingen
Einde
1. (A) en (B) stellen de planning vast per beroepskolom.
BEVOEGDHEDEN A B C D E F G H I
U U
2. (A) vraagt bij (C) een lijst per geplande beroepskolom van alle medewerkers. Hieruit selecteert (A) medewerkers met 0.2 fte of meer. (A) en (B) stellen (D) aan.
U
U I
3. (A) stelt databrieven (opties voor 3-4 weken) op, verstuurt deze met een introductie/ toelichting EFQM naar (D) en (E). (D) en (E) sturen binnen 1 week de ingevulde databrieven retour naar (A).
U & O
I
4. (A) stelt o.b.v. de ingevulde databrieven een beschikbaarheidslijst vast van (D) en (E). Beschikbaarheid van (D) is bindend. (A) regelt een (F) voor de bijeenkomsten via (H). (A) past de scoreformulieren aan en laat fase 4&5 weg. Formulieren worden gescand en opgestuurd naar (E)
U
5. (A) stelt de locatie vast voor de bijeenkomsten en verstuurt de uitnodiging + de scoreformulieren (+toelichting) per e-mail naar (E). (E) vult de scoreformulieren in en stuurt deze 2 weken na ontvangst retour naar (A). (A) verwerkt de resultaten met scores tot een overzicht en stuurt deze naar (D).
U & O
O U
6. (D) licht aanpak toe, waarna de fase wordt vastgesteld & onder-bouwd, per aspect, per aandachts-gebied + verbeterpunten samen met (E). (F) maakt verslag bijeenkomst en stuurt dit binnen 1 week naar (D). (D) maakt concept rapport en stuurt dit binnen 2 weken na de bijeenkomst naar (A).
O
U & U U O
7. (A) Keurt het rapport goed of af, eventuele aanpassingen worden nog door (D) gemaakt. Definitieve rapport wordt door (A) doorgestuurd naar (H). (A) overhandigt de formulieren en rapportages etc. aan (G) voor archivering.
O
U
U = Uitvoeren B = Beslissen A = Adviseren I = Geïnformeerd worden O = Document ontvangen
# = OF & = EN ---- Volgorde is variabel en/of optioneel.
I
O I
A
U
O & I U
J
5.3
Proces accreditatie Bijgevoegd de procedure zoals beschikbaar gesteld door OKR.
Onderstaand formulier wordt ingevuld door de studenten deelnemers aan de kwaliteitspanels en de docenten die de onderwijseenheid hebben gegeven en uit hoofde daarvan betrokken zijn bij het overleg over de evaluatieresultaten.
Onderstaand formulier is een beknopte weergave van de NVAO-criteria zoals beschikbaar gesteld door OKR.
!
"
5.4
Planning
In onderstaande tabel is aangegeven welke instrumenten met welke frequentie per doelgroep worden ingezet om de kwaliteit van de opleiding te monitoren. Doelgroep
Evaluatie-instrument
Afname
Medewerkers
Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO)
Elke 2 jaar
Periode-evaluatie met docenten
Na elke periode
Studententevredenheidsonderzoek (STO)
Elk jaar
Evaluatie periode
Elke periode
Studenten
Evaluatie stage en praktijk
Jaarlijks (bij stage/werkbezoek)
Evaluatie afstuderen
Elke 2 jaar (periode 3 of 4)
Evaluatie studieloopbaanbegeleiding (SLB)
Elke periode waarin SLB afzonderlijk onderscheiden aanwezig is
Evaluatie vooropleiding
e
Elke 2 jaar bij 1 jaars (periode 1)
Exit-interviews Alumni
Bij exit
Hbo-monitor
Hbo-monitor verschijnt elk jaar
Alumni-onderzoek
Elke 2 jaar
Werkveld
Werkveldonderzoek
Elke 2 jaar
Overheid/bestuur
EFQM positiebepaling
Elke 3 jaar
Accreditatiescan
Elke 2 jaar
Triaalrapportages
Drie keer per jaar
Voor projecten waarvoor extra budget is toegekend worden triaalrapportages gemaakt om de voortgang te controleren. Extra evaluaties
Meta-evaluatie
Elk jaar
Elke periode bestaat de mogelijkheid een aantal extra
Iedere periode (met ingang van
evaluaties te laten plaatsvinden.
digitale evaluaties)
Opleidingsmanagers kunnen voor elke periode aangeven welke formulieren ze extra willen gebruiken om nieuw onderwijs, of het functioneren van nieuwe docenten of van docenten die het jaar ervoor niet zijn geëvalueerd te evalueren.
Jaarlijks maakt de School op basis van bovengenoemd schema een jaarplan ‘De Kwaliteitsagenda’, waarin de planning van de onderwijsevaluaties is opgenomen.
De Kwaliteitsagenda Jaarlijks maakt het MT een kwaliteitsagenda conform het volgende format:
$
Datum
Doelgroep
Soort bijeenkomst
Onderwerp
Wie verantwoordelijk
MT
MT-vergadering
Programmadirecteur
MT
MT-vergadering
Uitzetten opdracht tot opstellen evaluatie beleid kwaliteitszorg evaluatie • Vaststellen Agenda Opleidingsevaluatiies • Vaststellen jaarplan opleidingevaluaties onderwijsprogramma’s
Programmadirecteur
Centrale coordinator kwaliteitszorg in overleg met MT
Auditcie
Audit achteraf
• Audit toetsen en programma periode 3 en vaststellen verbeteracties
Programmadirecteur
MT
Mt Vergadering
• Scholingsplan en brochure vaststellen
Programmadirecteur Directeur
MT
Triaalgesprekken
Verzamelen input triaalrapportage
Auditcie
Audit vooraf
Audit toetsen en programma periode 2 Programmadirecteur
Studenten en medewekers School
• Plaatsen evaluaties periode 4 op Insite
Beheerder kwaliteitszorg
MT
MT beleidsdag
• Bespreken STO ’06, vaststellen verbeterplan Opleidingsmanagers
Directeur
Studenten
Panelbijeenkomsten
• Bespreken resultaten evaluaties periode 4 & analyse
Opleidingsmanager
MT
MT-beleidsdag
• Jaarplan Opleidingsevaluatiie
Directeur
• Bespreken verbeterplan STO 2006 • Bespreken HBO-monitor • Verbeteracties : bespreken projectplannen • Bespreken projectplannen onderwijsontwikkeling HBO-SW, MBO en P&A Directeur
triaalgesprekken
Managementcontract
directeur
Curatorium
Overleg met werkveld
• Bespreken HBO-monitor
Directeur & Programma directeur
MT
MT vergadering
• Bespreken resultaten accreditatiescan MWD
Directeur & Programmadirecteur
• Vaststellen bijgesteld Handboek Kwaliteitszorg • Vaststellen verbeterplan periode 3 • Bespreken verbeterplan STO 06 • Bespreken HBO-monitor • Bespreken resultaten accreditatiescan MWD • Bespreken verbeterplan STO ‘06 ENZ.
$!
6
STREEFCIJFERS In het managementcontract worden streefcijfers vastgelegd ten aanzien van: Onderwijsontwikkeling 1. Implementatie backbone (part two) 2. Integratie t.a.v. internationale aspecten in curriculum 3. Differentiatieminors 4. Relatie School/Kenniskring/Lectoraten (aantal docenten in % omvang school) Studententevredenheid 1. Tijdige publicatie cijfers volgens OER 2. Stimuleren buitenlandse stage 3. Optimaliseren klachtenafhandeling 4. Inhoudelijke terugkoppeling op toetsen 5. Kwaliteit en tijdigheid studieroosters Personeel 1. Status PCM 2. Ziekte verzuim 3. Invoering Hay 4. Scholingsplan 5. MTO-score 6. Positionering opleidingsmanagers Strategie en beleid 1. Regionale contacten/inbedding 2. Instroom studenten 3. Businessplan (ontwikkeling) 4. Doelstellingen impulsprojecten 5. Gebruik ICT onderwijs-applicaties 6. Werkwijze directeur en MT Holding/ contract activiteiten 1. Omzet in Holding (verdeling naar aard en onderdelen) 2. Rendementsdoelstelling 3. Aansturing van medewerkers in Holding 4. Kwaliteitsbewaking
$
7
TOT SLOT Kwaliteit is een continu proces en het kwaliteitszorgsysteem zal de komende maanden verder moeten worden uitgebreid met procesbeschrijvingen van aanvullende procedures (documentbeheer, projectbeheer, digitalisering studentenevaluaties, verbeterpunten implementeren, beschrijving TBV’s/functiebeschrijvingen etc.) alsmede door het versterken en aanscherpen van samenwerkingsverbanden met kwaliteitszorgafdelingen van andere schools. Dit gebeurt door het bijwonen van OKR-bijeenkomsten voor de kwaliteitszorgambassadeurs, door het volgen van trainingen en door onderlinge contacten. Het kwaliteitszorgsysteem en de procedures die hier bij horen worden zelf ook regelmatig geëvalueerd en bijgesteld.
$$
